Chuyên đề thực tập tốt nghiệp: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bài viết tại Thời báo kinh tế Việt Nam

ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DAN

VIEN CONG NGHE THONG TIN VA KINH TE SO

CHUYEN DE

Tên dé tai: Xây dựng hệ thống thông tin quan ly bài viếttại Thời báo kinh tế Việt Nam

Sinh viên thực hiện: Đào Hoàng Sơn

Giảng viên hướng dẫn: TS Phạm Minh Hoàn

HÀ NỘI, NĂM 2020

ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DAN

VIEN CONG NGHE THONG TIN VA KINH TE SO

CHUYEN DE

Tên đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quan lý bài viết

tại Thời báo kinh tế Việt Nam

Sinh viên thực hiện: Đào Hoàng Sơn

Chuyên ngành: Công nghệ thông tin

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan kết quả đạt được trong báo cáo là sản phâm nghiên cứu, tìm hiểu của riêng cá nhân em Trong toàn bộ nội dung của báo cáo, những điều được trình bày hoặc là của cá nhân hoặc là được tổng hợp từ nhiều nguồn tài liệu Tất cả các tài liệu tham khảo đều có xuất xứ rõ ràng và được trích dẫn hợp pháp.

Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm và chịu mọi hình thức kỷ luật theo quy

định cho lời cam đoan của mình.

SINH VIÊN THỰC HIỆN

Đào Hoàng Sơn

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian qua với sự nỗ lực của bản thân, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình

của thầy, cô giáo và các bạn đã giúp em hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành Công nghệ thông tin — Đại học Kinh tế quốc dân với đề tài: “ Xây dung hệ

thống thông tin quản lý bài viết của Thời báo kinh tế Việt Nam ”.

Lời đầu tiên em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới thay 7.8 Pham Minh

Hoàn đã hướng dẫn em thực hiện đề tài Thầy đã hướng dẫn em không chỉ mang

tính chất trách nhiệm được Viện Công nghệ thông tin và Kinh tế số giao phó mà là tam lòng yêu thương sinh viên, tận tụy với sinh viên của người nhà giáo Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trong Viện Công nghệ thông tin và Kinh tế số đã tạo điều kiện tốt nhất dé em hoàn thành đề tài thực tập này.

Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị, cô chú công tác tại Thời báo kinh tế Việt Nam đã giúp đỡ em trong việc thu thập số liệu, nắm bắt các thông tin về quá trình hoạt động kinh doanh cũng như tình hình ứng dụng công nghệ

thông tin tại Thời báo.

Em rat mong nhận được sự nhận xét, góp ý của các thay cô trong Viện và các

anh chị, cô chú của Thời báo kinh tế Việt Nam đề bài báo cáo của em được hoàn

thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

SINH VIÊN THỰC HIỆN

Đào Hoàng Sơn

MỤC LỤC

687100055 - ,ÔỎ 5

0:0019)ie075 6

TONG QUAN DON VI THỰC TẬP VÀ BÀI TOÁN GIẢI QUYÉT 6

1.1 Tổng quan đơn vị thực (Ậ -s- 5< 5° 5° se se se se ssessessessessessesseessese 6 1.1.1 Giới thiệu chung về Thời báo kinh tế Việt Nam .: 2 5:-: 6

1.1.2 Cơ cầu tô chức và chức năng nhiệm VỤ +5 +55 s‡+s+sxsseseerseeres 7

1.1.3 Thành tích và dau ấn của Thời báo kinh tế Việt Nam - - 9

1.2 Bài toán giải QUYEt -. s-s- se se se tseEsEseSsEssEseEssessessessesserseree 12

1.2.1 LY do chon 0›8ï9):)ADDỊDmađmamađaắầaầa 12

1.2.2 Thực trạng hệ thống và dé xuất các giải pháp thực hiện 14 1.2.3 Xác định yêu cầu bài toán -:- + 5s2x+SEEEEEEEEEEEEEE 21211211 15 1.2.4 Yêu cầu chức năng - 2 + +£++x£EE£EEESEEEEEESEEE7EE2E171 21121 EEecrk 15 1.3 Đánh giá tính khả thi của hệ thống -.- 2-2 << ssssessessessesse 16

1.3.1 Kha thi kinh nnäạịi.- 16

1.5.1 Quy trình tong thỂ - ¿2 ¿5£ E+EE+EE£E2E12E121121121121122171 21111 xe 23

1.5.2 Quy trình phân công nhiỆm VỤ 5 <5 11+ 1+ ng ee 251.5.3 Quy trinh 09:0: 261.5.4 Quy trinh phan D160 oo 271.5.5 Quy trinh duyét bai 29

1.6 Đánh giá quy trình quản lý bài viết hiện tại -s-s-csses 29 1.6.1 Những thành công trong hoạt động quản lý bài viết hiện tại 29 1.6.2 Những mặt hạn chế và biện pháp khắc phục - 2 s2 s2: 30

0:19) 31

PHAN TÍCH VA THIET KE HỆ THÓNG -s 2< ssessess 31

2.1 Mô hình phân rã chic năIØ d- 55-5 5° 2° S9 9% 9 9993595890555 31

"2C dé hoat na nh 32 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu .- 2-5 << s s©s££sexseseEseEsessessrsessessrsers 34

2.3.1 Biéu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh - 2-2 2 s+++£x+£xeExerxerxee 34

2.3.2 Biéu đồ luồng dữ liệu mức ( ¿2+ ¿+ £+E+E£E££E£EEEzEEzErrerreee 36 2.4 Thiết kế hệ thống << se ©ss++ss©ssevseEseEvserserkstrserssrrserssrrsrrssrre 37 2.4.1 Kiến trúc hệ thong ¿- ¿+ +22 2 12E12E121121122127121 71212 rxee 37 2.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu - 2-2 52+SE‡2Et2EEEEEEEEEEEEEEEEEEEerkrrrrrrkrree 38

0:i190)i600005 — 48

THỰC NGHIEM VÀ ĐÁNH GIÁ KET QUA -.5 5- se se se seese=se 48

3.1 CAL 5 sa 48

3.2 Thr ng hiÏỆIT - <5 << 5< 5 9 9 9 09.0 T000 00040080408963.3 Đánh gÌá << HỌC TH 00.000 00 00060080084008800 880

Cu 011107

MỞ ĐẦU

Ngày nay, công nghệ thông tin dang bùng nỗ và phát triển mạnh mẽ trên toàn thé giới cũng như ở Việt Nam, tin học đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn Nó là một ngành khoa học kĩ thuật không thé thiếu ở nước ta hiện nay, việc ứng

dụng tin học trong việc quản lí các doanh nghiệp, công ty hay bat cứ tổ chức nào đều

rất phô biến và cấp thiết.

Sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay đã đem lại khả năng tuyệt vời trong việc quản lý, thu thập và xử lý những khối dữ liệu khổng lồ với tốc độ cao mà con người có khả năng làm được Đề làm được điều này không chỉ cần đến các thiết bị phần cứng mà quan trọng hơn đó là các phần mềm ứng dụng phù hợp với yêu cầu

quản lý thực tế của các t6 chức.

Dé có được một phần mềm quản lý tốt thì chúng ta cần phải có những kỹ năng

cơ bản về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phù hợp với những yêu cầu của nghiệp vụ và của các nhà quản lý Khi đó, sẽ có được một hệ thống thông tin thân thiện với người dùng, tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu các khâu kỹ thuật

phức tạp.

Qua khảo sát thực tế tại Thời báo kinh tế Việt Nam thì công việc quản lý bài

viết đã thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin một phần nhưng mới chỉ thực hiện

bước đầu qua email và một số ứng dụng đơn lẻ của từng bộ phận Điều này dễ dẫn đến việc quản lý các bài viết, tác giả và các cá nhân có liên quan thường xảy ra sai

sót và khó kiểm soát Vì vậy, nhằm tạo cho Thời báo một môi trường chuyên nghiệp,

giúp người quan lý dé dang quản lý các bài viết và các thông tin có liên quan từ đó có những quyết định quản lý đạt hiệu qua cao thi em đã thực hiện đề tài: “Xây dung hệ thống thông tin quản lý bài viết của Thời báo kinh tế Việt Nam”.

Em xin chân thành cảm on!

CHƯƠNG I

TỎNG QUAN ĐƠN VI THỰC TẬP VÀ BÀI TOÁN GIẢI QUYẾT

Đối với mỗi bài toán cụ thé cần phân tích cũng như xác định đối tượng chính xác Mô ta bài toán quan cụ thé, rõ ràng thì những giai đoạn tiếp theo sẽ chính xác

và thuận lợi.

1.1 Tổng quan đơn vị thực tập

1.1.1 Giới thiệu chung về Thời báo kinh tế Việt Nam

Thời báo kinh tế Việt Nam (TBKTVN) là cơ quan trực thuộc Hội Khoa học

Kinh tế Việt Nam, hoạt động theo Giấy phép xuất bản báo chí của Bộ Thông tin &

Truyền thông.

Vào dau năm 1991, khi đất nước bước vào thời kỳ đổi mới, Thời báo Kinh tế

Việt Nam, cơ quan ngôn luận trung ương của Hội Khoa học Kinh tế Việt Nam ra mắt bạn đọc.

Gần 30 năm qua, từ một tờ Thông tin kinh tế hàng tháng, Thời báo Kinh tế Việt Nam đã phát triển thành một cơ quan báo chí có nhiều ấn phẩm, một tổ hợp báo

chí kinh tế phục vụ cho các đối tượng bạn đọc về kinh tế: tờ Thời báo Kinh tế Việt

Nam tiếng Việt xuất bản hàng ngày, với cả chục vạn bản phát hành trong cả nước, Tờ Tư vấn Tiêu & Dùng một tháng 2 số cho các doanh nhân và độc giả nữ, các tạp chí tiếng Anh, tiếng Hoa, tiếng Nhật, phục vụ cho bạn đọc người nước ngoài Báo điện tử Vneconomy cập nhật những thông tin kinh tế bé ích và nóng bỏng, có lượng

bạn đọc truy cập hàng chục vạn lượt nguoi/ngay.

Từ năm 2003 đến nay, Thời báo Kinh tế Việt Nam chuyên trụ sở về địa chỉ

96 — 98 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy, Thành phó Hà Nội.

Ngoài trụ sở chính tại Hà Nội, Thời báo Kinh tế Việt Nam còn có Cơ quan đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh và Văn phòng đại diện tại Hải Phòng, Đà Nẵng.

Thời báo Kinh tế Việt Nam là cơ quan trực thuộc Hội Khoa học Kinh tế Việt Nam, hoạt động theo Giấy phép xuất bản báo chí của Bộ Thông tin và Truyền thông.

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ

- Cơ cấu tổ chức: Thời báo Kinh tế Việt Nam tính đến năm 2016 (sau 25 năm) có 14 phòng, ban, bộ phận công tác, với một tập thé hơn 200 cán bộ, phóng viên,

nhân viên tiêu biểu, xuất sắc trong lao động sáng tạo, có trình độ chuyên môn giỏi, có bản lĩnh vững vàng, có nghiệp vụ báo chí đủ sức hoàn thành tốt nhiệm vụ, trong

đó có 75 phóng viên, biên tập viên (có 10 người có trình độ trên đại học, 65 người

có trình độ đại học) Báo có một tập thé hàng chục giáo su, tiến sĩ, các nhà khoa hoc làm cố vấn và xây dựng được một đội ngũ cộng tác viên có trình độ chuyên môn cao

trong các lĩnh vực kinh tế - xã hội, có tâm huyết gắn bó chặt chẽ với Tòa báo, giúp Tòa báo hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của đất nước trong suốt 25 năm qua Mọi cán bộ, phóng viên, nhân viên Thời báo Kinh tế Việt Nam đều thực hiện nghiêm túc chủ trương, chính sách

của Đảng, pháp luật của Nhà nước.

Tuy nhiên do quá trình sắp xếp lại, đặc biệt là từ sau khi có chủ trương về quy

hoạch báo chí, Báo ta dự kiến chuyên về cơ quan chủ quản mới là Bộ Thông tin &

Truyền thông thì tổ chức và biên chế của TBKTVN đã thay đổi Hiện nay, Báo chỉ

- 2 Ban Bién tap cac an pham tiéng Viét va tiéng Anh

- 7 phong, ban truc thudc

- 3 Văn phòng đại diện tại Tp Hồ Chí Minh, Hai Phòng, Da Nang

- Với 179 cán bộ, phóng viên, nhân viên

Toa báo có 28 đảng viên, có tô chức Dang cơ sở, có Chi hội Nhà báo trực thuộc TW Hội Nhà báo Việt Nam và tô chức Công đoàn cơ sở, có Chi hội Nha báo

trong sạch, vững mạnh được cơ quan câp trên công nhận.

- Cơ sở vật chất: Tòa báo đã xây dựng được trụ sở làm việc khang trang với đầy đủ trang thiết bị tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh (Tòa nhà trụ sở số 96,

98 Hoàng Quốc Việt, quận Cầu Giấy, Hà Nội; Tòa nhà trụ sở số 1/1 Hoàng Việt, phường 4, quận Tân Binh, Tp Hồ Chí Minh; Bãi xe số 1 đường Nguyễn Văn Huyén, quận Cầu Giấy, Hà Nội).

- Chức năng, nhiệm vụ:

Chức năng, nhiệm vụ của Thời báo Kinh tế Việt Nam được quy định tại Quyết định số 32/QD-HKHKT ngày 19/5/2011 và nay là Quyết định số 90/QD-HKHKT

ngày 29/12/2017 của Chủ tịch Hội Khoa học Kinh tế Việt Nam về việc ban hành

Điều lệ (sửa đổi) t6 chức và hoạt động của TBKTVN Cu thể như sau:

Thông tin về đường lối, chính sách kinh tế của Đảng và Nhà nước, về tình

hình kinh tế của đất nước và của thế giới, nhăm nâng cao hiểu biết của nhân dân,

động viên nhân dân hăng hái phát triển kinh tế xã hội theo hướng xây dựng xã hội

dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công băng, văn minh;

Là diễn đàn của giới khoa học kinh tế Việt Nam và của các nhà kinh tế Việt Nam nói chung, đem lý luận soi sáng cho thực tiễn kinh tế đúc kết thành kinh nghiệm, thành lý luận, góp phần giải quyết các vấn đề kinh tế của đất nước; Đề cao những mô hình thành công, những người tốt, việc tốt, phê phán những hành vi sai

trái, tiêu cực trong kinh tế.

1.1.3 Thành tích và dau ấn của Thời báo kinh tế Việt Nam

Trải qua gần 30 năm xây dựng, trưởng thành và phát triển, từ một tờ Thông tin

kinh tế, xuất bản hàng tuần năm 1991, đến nay, Thời báo Kinh tế Việt Nam đã là một tô hợp báo kinh tế mạnh với các ấn phẩm:

- Thời báo Kinh tế Việt Nam (tiếng Việt) xuất bản hàng ngày với hàng vạn bạn đọc - Báo Điện tử VnEconomy tiếng Việt hàng ngày với hàng chục vạn người truy cập - An pham Vietnam Economic Times (VET) tiếng Anh, xuất bản tháng 1 kỳ.

- Chuyên trang Điện tử tiếng Anh VET online hàng ngày - An phẩm The Guide tiếng Anh, xuất bản tháng 1 kỳ.

- An phẩm Tu van Tiêu & Dùng tiếng Việt, xuất ban tháng 1 kỳ.

Gan đây, do yêu cau sắp xếp lại ấn phẩm, Tổng biên tập đã quyết định không

xuất bản riêng ấn phẩm Tu vấn Tiêu & Dùng mà lồng ghép nội dung ấn phẩm này

vào tờ Thời báo Kinh tế Việt Nam và Báo Điện tử VnEconomy tiếng Việt; an phẩm The Guide cũng được rút xuống 24 trang và xuất bản lồng ghép vào ấn phẩm

Vietnam Economic Times hàng tháng.

Trong suốt giai đoạn gần 30 năm vừa qua (1991 — 2019), các ấn phẩm của Thời báo Kinh tế Việt Nam, đặc biệt là ấn phẩm Thời báo Kinh tế Việt Nam (tiếng Việt) và báo Điện tử VnEconomy hàng ngày đã bám sát các van dé chính trị, kinh tế, xã hội của đất nước dé phản ánh kịp thời trên các ấn phẩm.

Quán triệt nhiệm vụ chính trị là công việc thường xuyên của Thời báo Kinh

tế Việt Nam, vì vậy, trên các an phẩm của mình, Thời báo Kinh tế Việt Nam đã tập

trung đưa tin, bài vào các chủ đề kinh tê - xã hội chủ yêu sau đây:

- Các hoạt động của Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, Ban, Ngành có liên quan nhiều đến vấn đề kinh tế - xã hội, đặc biệt là các ky hop

của Quốc hội, Chính phủ.

- Hoạt động của tat cả các ngành kinh tế - xã hội, các doanh nghiệp, doanh

nhân ở cả trong nước và nước ngoài Các đê tài được xem là thê mạnh của Báo.

- Phục vụ kip thời các chủ trương, đường lối đổi mới và hội nhập quốc tế của Đảng, Nhà nước và các chủ trương phát triển kinh tế - xã hội trong từng thời kỳ, trong từng giai đoạn phát triển của đất nước.

- Biéu đương các doanh nghiệp kinh doanh tốt trong các lĩnh vực kinh tế - xã hội của đất nước.

- An phâm VET va The Guide tiếng Anh và gần đây là báo Điện tử tiếng Anh

đã đảm trách và hoàn thành tốt việc tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Việt Nam,

những vấn đề về kinh tế - xã hội của Việt Nam đến với không những cộng đồng người nước ngoài đang hoạt động và làm việc tại Việt Nam mà nay đã vươn xa đến

với đông đảo bạn đọc trên toàn thế giới Với những tin, bài đó đã giúp chính giới,

giới ngoại giao, giới nghiên cứu kinh tế và giới doanh nghiệp nước ngoài hiểu rõ

hơn và đánh giá tích cực về Việt Nam và tăng cường gắn kết hoạt động kinh tế, xã

hội, giao thương với Việt Nam nhiều hơn.

Ra đời trong thời kỳ đổi mới và hội nhập kinh tế của đất nước, trong mỗi thời

kỳ, Tòa báo đều có nhận thức, nắm bắt kịp thời và có chủ trương, bước di, có nội

dung tuyên truyền phù hợp Từ việc xin phép ra số báo đầu tiên để thông tin kịp thời, toàn diện sự nghiệp đổi mới của Dang và Nhà nước (năm 1991) đến suốt cả thời kỳ phát triển, hội nhập kinh tế của đất nước, thời kỳ hợp tác với Công ty In ấn và phát hành Ringier AG của Thụy Sỹ, Báo đã kịp thời thông tin, tuyên truyền đáp ứng được

yêu câu của bạn đọc, được các đông chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước, các Bộ, Ban,

10

ngành, các doanh nghiệp đánh giá cao và đã thực sự trở thành bạn đồng hành của các doanh nghiệp, được các doanh nghiệp tin cậy, gắn bó.

Ngoài việc đưa tin, bài trên các ấn phẩm, dé phục vụ công tác tuyên truyền về các chủ đề kinh tế - xã hội, Thời báo Kinh tế Việt Nam còn trực tiếp tổ chức nhiều

sự kiện thường niên như Chương trình Liên hoan các doanh nghiệp Rồng Vàng (đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài), Thương hiệu mạnh (đối với

các doanh nghiệp trong nước), Liên hoan các doanh nghiệp du lịch toàn quốc (dành

cho các doanh nghiệp, các tổ chức, cá nhân có nhiều thành tích xuất sắc và đóng góp

cho sự phát triển ngành du lịch tại Việt Nam), Chương trình công bố các sản phẩm

Tin & Dùng được bạn đọc bình chọn; phối hợp các bộ, ban, ngành tổ chức nhiều diễn đàn, hội thảo như các Hội thảo kịch bản kinh tế (tổ chức định kỳ hàng năm), Diễn đàn Kinh tế miền Trung, Hội thảo Phát triển kinh tế vùng Tây Nguyên, Diễn đàn Logistics, Hội thảo Chống hàng giả, hàng nhái v.v Các chương trình nói trên

đã được Lãnh đạo nhiều Bộ, Ban, ngành, các doanh nghiệp trong và ngoài nước tham

gia hưởng ứng và đánh giá cao.

Song song với các hoạt động nói trên, Thời báo Kinh tế Việt Nam cũng xuất bản nhiều cuốn sách để giới thiệu về các thành tựu kinh tế của Việt Nam và thế giới, các doanh nghiệp, doanh nhân có thành tích xuất sắc trên mặt trận kinh tế xã

hội được bạn đọc hoan nghênh đón nhận như các Cuốn Niên giám Kinh tế Việt Nam và thé giới, Cuốn sách giới thiệu các doanh nghiệp xuất sắc đạt danh hiệu Rồng Vang và Thương hiệu mạnh (cả 3 cuốn này đều xuất bản định kỳ hàng năm) Đặc biệt,

Thời báo Kinh tế Việt Nam đã tham gia phối hợp với Nhà xuất ban Văn hóa — Thông tin xuất bản bộ sách Tổng tập Nghìn năm Văn hiến Thăng Long, với 4 tập gồm 10.204 trang đúng dip cả nước kỷ niệm trọng thé Nghin năm Thăng Long được Hội Xuất bản Việt Nam trao giải thưởng đặc biệt sách hay Việt Nam Thời báo Kinh tế Việt Nam phối hợp với Bộ Ngoại giao biên soạn và xuất bản định kỳ cuốn sách bằng

II

tiếng Anh “Gateway to Viet Nam”, mỗi lần hàng nghìn cuốn, phục vụ cho công tác tuyên truyền quảng bá về Việt Nam đến bạn bè quốc tế Bám sát các hoạt động đối

ngoại của Lãnh đạo Dang va Nhà nước và các đợt tuyên truyền xúc tiền quan hệ kinh

tế, đối ngoại, Thời báo Kinh tế Việt Nam với sự phối hợp của Bộ Ngoại giao, hàng

năm nhiều lần xuất bản các số báo đặc biệt, chuyên trang bằng tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Hàn được Bộ Ngoại giao đánh giá cao về hiệu quả tuyên truyền.

Nhìn chung, trong suốt gần 30 năm qua (1991 — 2019), Thời báo Kinh tế Việt

Nam đã thực hiện đúng tôn chỉ mục đích, đưa tin kip thời, chính xác, trung thực,

phát hành rộng rãi, kip thời đến tay bạn đọc, không dé xay ra sai sot gi lon.

Đạt duoc các thành tích xuất sắc nói trên là nhờ có sự nỗ lực rat lớn của đội

ngũ cán bộ, phóng viên, biên tập viên đoàn kết, nhất trí, sự chỉ đạo sát sao của các

cơ quan chỉ đạo báo chí, Ban Tuyên giáo Trung ương, Bộ Thông tin và Truyền thông,

Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam, của Cơ quan chủ quản Trung ương

Hội Khoa học Kinh tế Việt Nam và của Bộ Biên tập, Tổng Biên tập Thời báo Kinh

tế Việt Nam, sự phối hợp chặt chẽ, rất có hiệu quả của nhiều Bộ, Ban, ngành, nhiều

doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp đầu tư của nước ngoài ở Việt Nam v.v 1.2 Bài toán giải quyết

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bài viết của Thời báo kinh tế Việt Nam

1.2.1 Lý do chọn bài toán

Ngày nay, việc ứng dụng tin học để truyền dữ liệu và thông tin đã trở nên rất

phổ biến Tất cả các viên chức trong nhà nước, người làm việc văn phòng đều sử dụng rat thành thạo tin học văn phòng va Internet Người ta ứng dụng tin học hàng ngày, hang giờ, dùng nó trong công việc cũng như để trao đổi thông tin, giải trí sau mỗi giờ làm việc vất vả Các ứng dụng công nghệ thông tin đặc biết là Internet đã

trở nên gân gũi với dân văn phòng Nó giúp cho công việc của người văn phòng

12

giảm đi rất nhiều và đơn giản hơn Ta có thê lấy ví dụ như: ngày xưa khi thời Internet chưa thịnh hành chúng ta vẫn phải viết thư bằng tay rồi gửi qua bưu điện, thư có thể bị thất lạc, hư hỏng, mắt nội dung Còn ngày nay chỉ với một vài thao tác đơn giản

người ta đã có thể nói chuyên với nhau, trao đổi thông tin với nhau khi ngồi cách xa

nhau rất nhiều Ví dụ các phần mềm ứng dụng như Skype, Zalo, Facebook

Chính vì vậy, việc đưa ra các sản phẩm phần mềm tin học vào quản lý công

việc và sử dụng chúng như một công cụ sẽ giúp cho con người cắt giảm được chi

phí, công sức Ngoài ra nó còn đem lại sự tin tưởng tuyệt đối cho người dùng về bảo

mật thông tin toàn vẹn.

Trong thời gian thực tập tại Thời báo kinh tế Việt nam, em nhận thấy việc quản lý bài viết của các cá nhân, bộ phận vẫn còn thực hiện bán thủ công chưa có hệ thống quản lý tập trung nên việc quản lý thường có xảy ra sai sót, khó kiểm soát được tiễn độ, các thông kê thường mat thời gian, phức tap và thiếu chính xác kịp thời Một số

bất cập trong quản lý bài viết theo quy trình và hệ thống hiện tại mà Thời báo kinh

tế Việt Nam phải đối mặt là:

Thứ nhất là bất cập trong quản lý: quá trình quản lý các bài viết từ lúc các phóng viên, tác giả viết bài đến lúc biên tập, phản biện, chấp nhận biên tập, biên tập bản thảo và hiệu đính, chỉ định đăng bai, xuất bản đã có quy trình cụ thé tuy nhién lai

được thực hiện thủ công Với một lượng lớn các bài viết hàng ngày cho các ấn pham

báo in và báo điện tử như hiện nay thi các bộ phận của Thời báo mat rat nhiều thời gian, chỉ phí Không chỉ có vậy, khối lượng bài viết tăng lên việc xử lý bằng các quy trình thủ công hiện tại sẽ dẫn đến việc cất trữ, tìm kiếm tra cứu thông tin gặp nhiều

khó khăn.

Thứ hai là bất cập trong việc quản trị: việc làm báo cáo, thống kê hàng ngày,

hàng tháng, hàng năm sẽ gặp nhiều khó khăn Mỗi khi làm báo cáo hay thống kê lại

ra soát lại hồ sơ, gây tốn kém mất thời gian, không đưa ra được quyết định một cách

chính xác, kịp thời Quản lý các cấp khi muốn biết thông tin tình trạng các bài viết

13

thường phải kiểm tra qua rất nhiều khâu ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả quản trị

thời gian.

Xuất phát từ những vấn đề trên trong quy trình và cách thức quản lý bài viết

hiện tại của Thời báo kinh tế Việt Nam em lay bài toán “Xây dựng hệ thống thông

tin quản lý bài viết của Thời báo kinh tế Việt Nam” làm nội dung chính cho quá trình thực tập tốt nghiệp.

1.2.2 Thực trạng hệ thống và dé xuất các giải pháp thực hiện

Hiện nay Thời báo kinh tế Việt Nam đang sử dụng ứng dụng quản lý bài viết bang Excel và phan mềm ứng dụng mã nguồn mở Open Journal Systems (OJS)

- Ưu điểm:

+ Không mất nhiều chi phí

+ Mang lại độ chính xác cao hơn so với quản lý thủ công thông thường.

- Nhược điểm:

+ Dễ sai sót khi nhập thông tin: Việc nhập số liệu trên file Excel dễ gây sai sót.

+ Dữ liệu không được bảo mật an toàn: tất cả các thông tin được cập nhật trên

file Excel và lưu trữ trên máy tính thường khó bảo mật, dữ liệu không an toàn Các

file bài viết thường phải lưu chung trên các thư mục chia sẻ chung và phải nhập tên theo từng cấp độ biên tập, phê duyệt và đăng bài nên đôi khi dé gây nhằm lẫn nghiêm

trọng như lay nhằm file bài viết chưa được phản biện hoặc chưa được biên tập đăng bài để đưa vào đăng.

+ Các tính năng hỗ trợ quản lý, quản trị bài viết theo thời gian thực thường không được Excel, OJS hỗ trợ tốt dẫn đến lãng phí thời gian của các cấp quản lý,

không hỗ trợ tốt cho quá trình ra quyết định của các cấp quản lý.

Từ những vấn đề đặt ra của việc quản lý bài viết thì thời báo cần một giải pháp phần mềm quản lý bài viết, những phần mềm này phải đảm bảo:

- Quản ly dit liệu tập trung, đồng nhất

- Tính an toàn và bảo mật đữ liệu cao

14

- Khả năng tông hợp số liệu nhanh chóng, chính xác - Giảm thiểu tối đa các công việc thủ công

- Khả năng tùy biến cao dé thích ứng với các thay đổi từ chính sách của công

ty cũng như của Nhà nước

- Có thé truy cập thông tin mọi lúc

- Có khả năng mở rộng

- Việc nâng cấp, bảo trì hệ thống nhanh chóng, đạt chất lượng và hiệu quả

1.2.3 Xác định yêu câu bài toán e Mục tiêu cần đạt được

Đề tài được tiến hành nghiên cứu với các mục tiêu chính như sau:

- Nghiên cứu trên cơ sở lý thuyết việc phát triển hệ thống thông tin quản bài

viết tại Thời báo kinh tế Việt Nam.

- Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác quản lý bài viết tại Thời báo kinh

tế Việt Nam.

- Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bài viết tại Thời báo kinh tế Việt Nam 1.2.4 Yêu cầu chức năng

Dé việc quản bài viết tại Thời báo kinh tế Việt Nam.được đơn giản, nhanh chóng, chính xác, phần mềm quản lý bài viết tại Thời báo kinh tế Việt Nam.phải đạt

được các yêu cầu sau:

- Quản lý thông tin tác giả: Cập nhật thông tin tác giả, tìm kiếm thông tin tác giả khi có yêu cầu

- Quản lý thông tin biên tập viên: Cập nhật thông tin biên tập viên, phân vai tròbiên tập viên theo từng mảng, lĩnh vực

- Quản lý thông tin phản biện: Cập nhật thông tin phản biện theo từng mảng,

từng lĩnh vực cụ thể

15

- Quản lý bài viết: Cập nhật thông tin quá trình biên tập bài viết: Quyết định

biên tập, phản hồi sửa chữa tác giả, phản biện, sửa chữa sau phản biện, biên tập bản

thảo, trình bày, soát lỗi, quyết định xuất bản,

- Quản lý các lịch hẹn: Lịch biên tập, lịch phản biện, lịch phản hồi sửa chữa, lịch quyết định xuất bản,

- Quản lý thanh toán: Thanh toán nhuận bút cho tác giả, thống kê khối lượng

thanh toán cho từng phóng viên, biên tập, phản biện.

- Chức năng tổng hợp — báo cáo gồm có truy xuất dữ liệu, tính toán và lên báo

- Chức năng tìm kiếm: Tìm kiếm và hiển thị kết qua theo yêu cau 1.3 Đánh giá tính khả thi của hệ thống

1.3.1 Khả thi kinh tế

e Lợi nhuận từ việc xây dựng hệ thống quản lý bài viết

- Lợi nhuận hữu hình

Bảng 1: Bảng tổng hợp lợi nhuận hữu hình Bảng tổng hợp lợi nhuận hữu hình

Dự án xây dựng hệ thống thông tin quản lý bài viết tại Thời báo kinh tế Việt Nam.

Lợi nhuận Năm 1—5

Giam chi phí lượng của 1-3 nhân viên quản lý

Giảm chi phí lương : oo,hô sơ bai việt

Giảm chi phí điều chỉnh sai sót _ | Giảm chi phí làm thêm giờ, thuê thêm nhân

trong tính toán viên tới điêu chỉnh sai sót sô liệu

16

Giảm chi phí số sách giấy tờ,hồ | -

Giảm chi phí giây tờ sô sách hang năm

Gia tăng tốc độ hoạt động,tính | Tăng tốc độ quản lý giảm chi phí thời gian khi hiệu quả trong quản lý quản lý băng cách thủ công

Trong đó, nếu hệ thống quản lý bài viết tại Thời báo kinh tế Việt Nam mới được triển khai thi công việc làm bản ghi thông tin bài viết, lịch hẹn sẽ giảm từ 1- 3 người.

Lương của các nhân viên này có thể dao động từ khoảng 10- 15 triệu/Itháng như

vậy mỗi năm ở mức thấp nhất công ty chi phí đã giảm được 30 triệu, còn ở mức cao nhất thời báo chi phí đã giảm được 45 triệu.

Trong quá trình phân tích, tìm hiểu tỷ lệ sai sót trong quản lý bài viết khoảng

5-8%, chủ yếu xảy ra ở bộ phận biên tập, chế bản Như vậy có thé nhận thấy rằng

khi áp dụng hệ thống phần mềm quan lý bài viết tại Thời báo kinh tế Việt Nam ước tính sẽ giảm tỷ lệ sai sót xuống dưới 1% chỉ phí điều chỉnh sai sót cũng sẽ giảm từ

3- 5 lần.

Việc sử lý trên máy tính sẽ làm giảm đi hàng năm số lượng giấy tờ, số sách dé

lưu trữ thông tin từ 5- 7 triệu.

Ngoài ra còn các lợi nhuận từ việc tăng tốc độ xử lý thông tin, mở rộng quy mô

hoạt động.

Từ những phân tích trên có thê thấy lợi nhuận từ việc phát triển hện thống thông tin quản lý bài viết tại Thời báo kinh tế Việt Nam hang năm có thé lên đến 40-120

- Lợi nhuận vô hình

Bảng 2: Bảng tổng hợp lợi nhuận vô hình

Dự án xây dựng hệ thống thông tin quản lý bài viết tại Thời báo kinh tế Việt Nam.

17

STT Loi nhuan

Hệ thống hỗ trợ tối đa cho đội ngũ biên tập, quan lý bài viết theo thời gian

I thuc

2 | Hỗ trợ tối da quá trình ra quyết định của các cấp quan lý đối với các bài viết

3 | Cung cấp thông tin kịp thời, hiệu quả

4 | Nâng cao tính chuyên nghiệp trong quá trình biên tập bài viết

5 Hỗ trợ tối đa cho các bộ phận khác của tạp chí: thanh toán, chế bản, tạo chỉ

18

- Chi phí xây dựng

Bảng 3: Bảng chỉ phí xây dựng

Chỉ phí ban đầu

STT Chỉ phí Năm đầu 1 | Chi phí phát triển phan cứng

Máy chủ: Số lượng 01 70 triệu Máy trạm: Tùy theo số lượng nhân viên có thê cài đặt từ

03-05 máy trạm.

2 | Chi phí phát triển phần mềm 50 triệu

3 | Chi phí đào tạo 10 triệu

1 | Chi phi bảo hành 5 triệu

2 | Chi phí phần cứng mới 0 triệu Tổng cộng 5 triệu 1.3.2 Khả thi về kĩ thuật

- _ Đánh gia rủi ro ki thuật

Bảng 4: Bảng đánh giá rúi ro kỹ thuật

Dự án: Hệ thống thông tin quản lý bài viết tại Thời báo kinh tế Việt Nam

Rủi ro Mô tả Mô tả khắc phục

19

Sự quen thuộc Một số biên tập viên, | Xây dựng kế hoạch

1 cua người với Trung | nhân viên chưa biết đào tạo cho các biên

những hệthống | bình | cách sử dụng phan tập viên, nhân viên tương tự mềm máy tính chưa biết sử dụng Sự nhận thức và Xây dựng kế hoach

; Có thê trong quá trình „ ;

thiện trí của ; , | phỏng vân, khảo sát

; ~ Trung | đi khảo sát không thê os

2 | người dùng nỗ ` ' _ | chi tiệt

| bình | tiép xúc trực tiép với X bó

lực tham gia dự ; Thiết lập môi quan

các nhân viên quản lý

án hệ

, Cần tham khảo,

Kích thước hệ , Sô lượng danh mục „ L.

3 , Thâp phỏng vân các đôithông không quá lớn

tượng liên quan

1.3.3 Khả thi về hoạt động

Bảng 5: Bảng đánh giá khả thi về hoạt động

Dự án: Hệ thống thông tin quản lý bài viết tại Thời báo kinh tế Việt Nam STT Khả thi Đánh Mô tả Mô tả khắc

giá phục

1 Giải quyết được van đề về

quản lý bài viết và quá ¬ :

/ Một sô biên tập|Xây dựng kêtrình biên tập bài viet của ; ` ‹

viên chưa biệt | hoạch đào tạo cho

thời báo Cao ` ;

cách sử dụng phân | các biên tập viên

mềm máy tính chưa biết sử dụng

20

Hạn chế sai sót trong quá

trình quản lý biên tập bài

việt của thời báo.

2 Không làm thay đổi cau Hệ thống được | Điêu chỉnh các

trúc thủ tục, các quy trình xây dựng dựa trên |chức năng sao

nghiệp vụ trong cách quản cao nghiệp vụ của thời | cho phù hợp với

ly trước và sau khi xây báo thời báo

1.3.4 Kha thi về thực hiện

- Dự án được phát triển theo kế hoạch đã được lập trước thông qua ước lượng

về các chi phí, nhân lực, thời gian Các điều chỉnh khi có thay đổi nên việc hoàn

thành dự án đúng thời gian là có khả thi.

1.3.5 Khả thi về hợp đông và luật

- Thống nhất về bản quyền, vi phạm bản quyên, vi phạm bảo mật, giấy phép

kinh doanh, các chuân báo cáo tài chính.

21

1.4 Khảo sát hệ thống

Nhìn chung, quy trình quản lý bài viết của thời báo kinh tế Việt Nam tương

đối đầy đủ và chặt chẽ tuy nhiên việc quản lý lại được thực hiện thủ công với sự hỗ trợ của các bộ công cụ văn phòng như MS Word, Excel, và một số hệ thống phần

mềm mã nguồn mở nên dẫn đến dữ liệu được quản lý rời rạc, thiếu sự tập trung nhất quán trong quá trình cập nhật và khai thác Cần hoàn thiện quy trình quản lý bài viết để đảm bảo tính linh hoạt, tính tối ưu Dưới đây là một số quy trình tổng quát của Thời báo kinh tế Việt Nam.

Quy trình tổng thể cho thấy sự tương tác, hỗ trợ giữa các bộ phận trong thời

báo kinh tế Việt Nam trong quá trình biên tập quản lý bài viết từ lúc nhận bài đến lúc xuất bản Quy trình quản lý bài viết tại Thời báo kinh tế Việt Nam bao gồm:

Bước 1: Tổng biên tập thiết lập cấu hình các số báo và phân nhiệm vụ cho các

phòng ban chuyên môn.

Bước 2 Các phòng ban chuyên môn phân nhiệm vụ viết bài cho các phóng viên Các phóng viên thực hiện viết bài, nộp cho lãnh đạo các phòng ban Các phòng ban nhận các bài viết theo chuyên môn từ các tác giả bên ngoài thời báo.

Bước 3 Lãnh đạo các phòng ban nộp các bài viết cho các ban biên tập Các ban

biên tập phân bài viết cho các biên tập viên chuyên mục quản lý theo dõi quá trình

biên tập.

Bước 4 Các biên tập viên mời các phản biện bài viết.

Bước 5 Các phản biện thực hiện phản biện bài viết và gửi nhận xét, các yêu

cầu chỉnh sửa bài viết cho biên tập viên.

Bước 6 Biên tập viên gửi nhận xét phản biện của bài viết và các yêu cầu chỉnh

sửa đến tác giả bài viết.

Bước 7 Biên tập viên nhận lại bài viết chỉnh sửa từ tác giả bài viết và gửi lại

phản biện nêu có yêu câu.

22

Bước 8 Sau khi nhận kết quả đồng ý của phản biện biên tập viên ra quyết định

biên tập bản thảo, trình bày soát lỗi.

Bước 9 Bài viết sau khi được biên tập bản thảo được gửi cho trưởng ban biên

tập cho vào chuyên mục của số xuất bản.

Bước 10 Xuất bản: Bài viết được chuyên cho bộ phận chế bản thực hiện xuất

bản trên báo giây hoặc báo mạng.

1.5 Phân tích các quy trình quản lý bài viết tại Thời báo kinh tế Việt Nam

1.5.1 Quy trình tổng thé

Bảng 6: Bảng mô tả chỉ tiết quy trình quản lý bài viết

Người lập bảng: Đào Hoàng Sơn

HDI Tổng biên tập Thiết lập cấu hình các số báo: Số chuyên mục, số bài trong các chuyên mục, mã số báo, mã số bài

(số trang cho từng bài, thời hạn nộp

bài, thời hạn biên tập, thời hạn xuất

Phân nhiệm vụ cho các ban chuyênmôn, ban biên tập

Phân nhiệm vụ viết bài cho các

phòng viên trong ban.

Nhận các bài viết liên quan đến

chuyên môn của các tác gia/chuyéngia bên ngoài.

Tổng hợp các bài viết cho gửi cho

Ban biên tập

Biểu mẫu phân

công nhiệm vụcho từng cá nhân.

Biéu mẫu nhận bài

và duyệt bài của

tác giả bên ngoài

23

Biểu mẫu tổng hợp bài viết gửi

ban biên tập

HĐ3 | Trưởng ban biên | Nhận bài viết từ các ban chuyên | Bảng phân công

tập môn biên tập viên các

Phân công biên tập viên thực hiện | bài viết

biên tập và mời phản biện

HĐ4 | Biên tập viên Biên tập bài viết Biểu mẫu theo dõi Phản biện Gửi phản biện và nhận kết quả | tình trạng bài viết

phản biện trong quá trình

Tác giả Gửi kết quả phản biện cho các tác | biên tập

Nhận sửa đổi của các tác giả

Biên tập viên Biên tập và gửi lại phản biện góp ý

Nhận ý kiến chấp nhận bài viết của

phản biện

Ra quyết định biên tập bản thảo,

trình bày soát lỗi

HDS | Trưởng ban biên | Nhận các bài viết đã có quyết định |Quyết định chế

tập biên tập bản thảo và ra quyết định | bản

vào các số xuất bản

Giao các bài viết, câu trúc các

chuyên mục trong số báo cho bộ

1.5.2 Quy trình phân công nhiệm vụ

Bảng 7: Bảng mô tả chỉ tiết quy trình phân công nhiệm vụ

Người lập bảng: Đào Hoàng Sơn

Ngày lập: 25/02/2020

STT Người thực Nội dung thực hiện Biểu mẫu liênhiện l l l quan

HĐI | Tổng biên tập Lập kế hoạch các số báo xuất bản: | Kế hoạch xuất bản Tổng biên tập thiết lập cau hình các | các số báo

số báo: Số chuyên mục, số bài

trong các chuyên mục, mã số báo,

mã số bài (số trang cho từng bài,

thời hạn nộp bài, thời hạn biên tập,

thời hạn xuất bản).

HĐ2 | Tổng biên tập Phân nhiệm vụ cho các ban chuyên | Bảng phân công

môn, ban biên tập nhiệm vụ của cácban chuyên môn

HĐ3 | Trưởng các ban | Phân nhiệm vụ viết bài cho các |Biểu mẫu phân

chuyên môn phòng viên trong ban công nhiệm vụcho từng cá nhân,

phóng viên trongcác ban chuyênmôn

HD4 | Trưởng các ban | Nhận các bài viết liên quan đến | Biểu mẫu nhận bài

chuyên môn chuyên môn của các tác giả/chuyên | và duyệt bài của

gia bên ngoài tác giả bên ngoài

HĐ5 | Trưởng các ban | Tổng hợp các bài viết từ phóng |Biểu mẫu tổng

chuyên mônviên và tác giả/chuyên gia biên

ngoài phù hợp với các kê hoạch cácsô báo gửi cho gửi cho Ban biên tập

hợp bài viết gửi

ban biên tập

25

HD6Truong ban bién

Nhận bai việt từ các ban chuyên Bảng phân côngbiên tập viên các

bài việt

HD7Truong ban bién

Phân công biên tập viên thực hiện Bảng phân côngbiên tập viên các

bài việt

1.5.3 Quy trình biên tập

Bảng 8: Bảng mô tả chỉ tiết quy trình biên tập

Người lập bảng: Đào Hoàng Sơn

Phân công biên tậpviên thực hiện biên

HD4 Bién tap vién Bién tap bai viét Biểu mẫu theo dõi tình trạng bài

viết trong quá trình biên tập

HDS Bién tap vién Xét duyệt bài viết:

Biên tập viên thực

hiện xét duyệt lần 1 các bài viết đạt yêu

cầu dé gửi phản biện.

Biểu mẫu theo dõi tình trạng bài

viết trong quá trình biên tập

HD6 Bién tap viénGui lại các tác gia các

yêu cầu chỉnh sửa sau

biên tập hoặc thông

tin từ chối bài viết

Biểu mẫu theo dõi tình trạng bài

viết trong quá trình biên tập

26