Chu trình thanh toán các chi phí dịch vụ (điện, điện thoại, nước, thuê nhà xưởng )

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘIKHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

BÀI TẬP LỚN CUỐI KỲ

Giảng viên hướng dẫn : TS.Đậu Hoàng Hưng

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Kinh Tế -ĐHQGHN đã đưa học phần Hệ Thống Thông Tin Kế Toán vào chương trình giảng dạy

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Giảng viên bộ môn TS.Đậu Hoàng Hưng – đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt quá trình học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học phần Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, em đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập có hiệu quả, nghiêm túc Đây sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang để em có thể vững bước sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

I.ĐỀ BÀI

2.1.4.4 Chu trình thanh toán các chi phí dịch vụ (điện, điện thoại, nước, thuênhà xưởng )

Căn cứ vào chứng từ chi phí dịch vụ do các bộ phận liên quan chuyển đến, phỏng hành chính nhân sự làm giấy đề nghị thanh toán kèm theo chứng từ chi phí dịch vụ chuyên cho kê toán trưởng và giám đốc Kế toán trưởng và giám đốc duyệt chi Sau khi giám đốc ký duyệt chuyển lại chứng từ cho kế toán thanh toán Kế toán thanh toán căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán được duyệt và chứng từ chi phí dịch vụ lập phiếu chi 2 liên và chuyển lại cho thủ quỹ Thủ quỹ chi tiền và ghi sổ quỹ tiền mặt Sau đó, thủ quỹ lưu lại 1 liên phiếu chi, các chứng từ còn lại chuyển cho kế toán thanh toán – tiền lương Kế toán thanh toán – tiền lương ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK và lưu trữ chứng từ theo số hiệu

Nghiệp vụ minh họa:

Nghiệp vụ 1: Ngày 20/01/N, thanh toán tiền điện thoại tháng 01/N cho tập đoàn

viễn thông quân đội (MST: 0105008774, Địa chỉ: Số 1, Hoàng Đạo Thúy, Thanh

Xuân, Hà Nội), tổng số tiền trên hóa đơn GTGT chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 6,100.000, trong đó, tiền điện thoại phục vụ cho phân xưởng sản xuất là 1.500.000, phục vụ bán hàng là 2.300.000, phục vụ quản lý là 2.300.000 (Biết thông tin về nghiệp vụ như sau: Giấy đề nghị thanh toán số 001, hóa đơn GTGT 1752463, Số seri: VN/18P, phiếu chi số 003)

Nghiệp vụ 2: Ngày 25/01/N, thanh toán tiền điện tháng 01/N cho Công ty cổ phần

điện lực Hà Nội (MST: 0103849210, Địa chỉ: Số 5, đường Xuân Thủy, quận Cầu Giấy, Hà Nội), tổng số tiền trên hóa đơn GTGT bao gồm cả thuế GTGT 10% là 7.810.000, trong đó, tiền điện phục vụ nhà xưởng chiếm 60%, phục vụ bán hàng 15%, còn lại là chi phí quản lý doanh nghiệp (Biết thông tin về nghiệp vụ như sau: Giấy đề nghi thanh toán số 002, hóa đơn GTGT 0432864, Số seri: DL/18P, phiếu chi số 004)

Nghiệp vụ 3: Ngày 26/01/N, thanh toán tiền dịch vụ ăn uống, tiếp khách theo HĐ

0000234 cho công ty cổ phần SHC Việt Nam (MST: 0106748027, Địa chỉ: Số 52, đường Hàm Nghi, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội) số tiền trước thuế

4.500.000, thuế GTGT 10%, (Biết thông tin về nghiệp vụ như sau: Giấy đề nghị thanh toán số 004, hóa đơn GTGT 0000234, Số seri: SH/17P, phiếu chi số 005)

Nghiệp vụ 4: Ngày 27/01/N, thanh toán tiền thuê văn phòng cho công ty cổ phần

phát triển nhà ở UDIC (MST: 010576380, Địa chỉ: Số 3, đường Lê Văn Lương, quận Thanh Xuân, Hà Nội) số tiền trước thuế 15.000.000, thuế GTGT 10% (Biết thông tin về nghiệp vụ như sau: Giấy đề nghị thanh toán số 005, hóa đơn GTGT

0005432, Số seri: UD/17P, phiếu chi số 006)

Nghiệp vụ 5: Ngày 29/01/N, thanh toán tiền nước sạch cho công ty cổ phần nước

sạch Hà Nội (MST: 0105762890, Địa chỉ: Số 82, phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình, tp Hà Nội) số tiền trên hóa đơn đã bao gồm thuế GTGT 10% là 4.950.000 (Biết thông tin về nghiệp vụ như sau: Giấy đề nghị thanh toán số 008, hóa đơn GTGT 0006531, Số seri: SV/17P, phiếu chi số 007)

II.BÀI LÀM

Yêu cầu 1: Với mỗi chu trình được phân công cho từng bạn sinh viên, cần vẽ đầy đủ các hoạt động và các yếu tố đầu vào, xử lý, đầu ra, lưu trữ của các hoạtđộng, và đặt tên cho sơ đồ luận chuyên dữ liệu và lưu đồ tài liệu Trình bày đẹp sơ đồ luân chuyển dữ liệu và lưu đồ tài liệu.

 Sơ đồ luân chuyển dữ liệu: Quy trình thanh toán chi phí dịch vụ và tiền

lương

 Lưu đồ tài liệu: Quy trình xử lý và lưu trữ chứng từ chi phí dịch vụ và tiền

Yêu cầu 2: Trình bày rõ ràng các hoạt động, mục tiêu, rủi ro và các thủ tục kiểm soát cho từng hoạt động xử lý trong chu trình kinh doanh.

Chu trình kinh doanh trên được mô tả bao gồm các hoạt động, mục tiêu, rủi ro và các thủ tục kiểm soát như sau:

1) Hoạt động: Chuyển chứng từ chi phí dịch vụ và giấy đề nghị thanh toán đến kế toán trưởng và giám đốc.

 Mục tiêu: Cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về các chi phí dịch vụ để chuẩn bị cho việc thanh toán và ghi sổ.

 Rủi ro: Chứng từ không được chuyển đúng địa chỉ hoặc bị mất mát dẫn đến việc thiếu sót thông tin và kéo dài quá trình thanh toán.

 Thủ tục kiểm soát: Xác định người chịu trách nhiệm chuyển chứng từ và giấy đề nghị thanh toán Áp dụng hệ thống mã số hoặc mã số phiếu để ghi nhận việc chuyển và nhận chứng từ.

2) Hoạt động: Duyệt chi từ kế toán trưởng và giám đốc.

 Mục tiêu: Đảm bảo các chi tiêu được kiểm soát và phê duyệt bởi các cấp quản lý có thẩm quyền.

 Rủi ro: Việc duyệt chi không tuân thủ quy trình hoặc không được thực hiện bởi người có thẩm quyền có thể dẫn đến chi tiêu không cân nhắc.

 Thủ tục kiểm soát: Xác định quy trình duyệt chi và mức giới hạn chi tiêu của từng cấp quản lý Cần thiết phải có chữ ký/cờ hiệu của các cấp quản lý để chứng thực việc duyệt chi.

3) Hoạt động: Kế toán thanh toán căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán được

 Thủ tục kiểm soát: Kiểm tra thông tin trên giấy đề nghị thanh toán và chứng từ chi phí dịch vụ, so sánh với dữ liệu trong hệ thống kế toán và sổ cái trước khi thực hiện thanh toán.

4) Hoạt động: Thủ quỹ chi tiền và ghi sổ quỹ tiền mặt.

 Mục tiêu: Đảm bảo sự hợp lệ và đầy đủ của các khoản chi và ghi sổ đúng đắn.

 Rủi ro: Rủi ro về mất trộm tiền mặt hoặc việc chi tiêu không hợp lệ.

 Thủ tục kiểm soát: Áp dụng chính sách tiền mặt, tạo sổ quỹ tiền mặt để ghi nhận tất cả các giao dịch tiền mặt Thủ quỹ cần báo cáo và kiểm tra sổ sách định kỳ.

5) Hoạt động: Lưu lại 1 liên phiếu chi và chuyển chứng từ còn lại cho kế toán thanh toán - tiền lương.

 Mục tiêu: Xác nhận và lưu trữ thông tin về các khoản chi tiêu liên quan đến tiền lương và bảo vệ chứng từ cho việc kiểm tra sau này.

 Rủi ro: Mất mát chứng từ hoặc việc không lưu trữ đầy đủ thông tin có thể gây khó khăn trong việc xác minh và giải quyết các tranh chấp.

 Thủ tục kiểm soát: Xác định vị trí và phương pháp lưu trữ chứng từ Áp dụng hệ thống mã số hoặc mã số phiếu để ghi nhận việc lưu trữ và xử lý chứng từ.

6) Hoạt động: Kế toán thanh toán - tiền lương ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK và lưu trữ chứng từ theo số hiệu.

 Mục tiêu: Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các giao dịch liên quan đến tiền lương trong hệ thống kế toán.

 Rủi ro: Sai sót trong ghi sổ hoặc mất mát chứng từ có thể dẫn đến không chính xác trong báo cáo tài chính hoặc rủi ro pháp lý.

 Thủ tục kiểm soát: Kế toán cần kiểm tra và ghi nhận đúng thông tin trong sổ nhật ký chung và sổ cái TK Ngoài ra, tạo hệ thống lưu trữ chứng từ có thể tra cứu và kiểm tra sau này.

Yêu cầu 3: Thiết kế và trình bày lưu đồ tài liệu với trường hợp phòng kế toán

ứng dụng phần mềm kế toán, quy trình đầy đủ và trình bày đẹp.

Yêu cầu 4: Liệt kê và mã hóa đầy đủ, logic các hệ thống danh mục liên quanđến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh