Thảo luận phân tích nghiệp vụ phần mềm đề tài phân tích và thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên

Phần mềm giúp quản lý các thông tin cá nhân khác nhau của nhân viên như: Thông tin cá nhân, trình độ học vấn, quá trình làm việc, …và cho phép cập nhật các thông tin liên quan đến nhân s

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ & THƯƠNG MẠI

1.1 Mô tả bài toán 32

1.2 Phân tích các yêu cầu 33

1.2.1 Yêu cầu chức năng 33

1.2.2 Yêu cầu phi chức năng 33

II MÔ HÌNH HÓA NGHIỆP VỤ 34

2.1 Use case quy trình quản lý hồ sơ nhân viên 34

2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 36

2.3 Đặc tả 37

2.3.1 Chức năng Quản lý xác thực người dùng 37

2.3.1.1 Use case Quản lý xác thực người dùng 37

2.3.1.2 Đặc tả use case Quản lý xác thực người dùng 37

2.3.1.3 Activity diagram quy trình Quản lý xác thực người dùng 40

2.3.2 Chức năng Quản lý bảo mật 42

2.3.2.1 Use case Quản lý bảo mật 42

2.3.2.2 Đặc tả use case Quản lý bảo mật 43

2.3.2.3 Activity diagram Quản lý bảo mật 46

2.3.3 Chức năng Quản lý tài khoản 48

2.3.3.1 Use case Quản lý tài khoản 48

2.3.3.2 Đặc tả use case Quản lý tài khoản 48

2.3.3.3 Activity diagram quy trình Quản lý tài khoản 51

2.3.4 Chức năng Quản lý hồ sơ 53

2.3.4.1 Use case Quản lý hồ sơ 53

2.3.4.2 Đặc tả use case Quản lý hồ sơ 53

2.3.4.3 Activity diagram quy trình Quản lý hồ sơ 60

2.3.5 Chức năng Thông báo 63

2.3.5.1 Use case Thông báo 63

2.3.5.2 Đặc tả use case Thông báo 64

2.3.5.3 Activity diagram quy trình Thông báo 69

III THIẾT KẾ GIAO DIỆN 72

3.1 Thiết kế giao diện Quản lý xác thực người dùng 72

3.1.1 Thiết kế giao diện Đăng nhập/Đăng xuất 72

3.1.2 Thiết kế giao diện Quên mật khẩu 74

3.2 Thiết kế giao diện Quản lý bảo mật 75

3.2.1 Thiết kế giao diện Thiết lập bảo mật hai lớp 2FA 75

3.2.2 Thiết kế giao diện Đổi mật khẩu 80

3.3 Thiết kế giao diện Quản lý tài khoản 82

3.3.1 Thiết kế giao diện Kích hoạt tài khoản 82

3.3.2 Thiết kế giao diện Ngừng kích hoạt tài khoản… 85

3.4 Thiết kế giao diện Quản lý hồ sơ 86

3.4.1 Thiết kế giao diện Khai báo lần lượt hồ sơ 86

3.4.2 Thiết kế giao diện Khai báo bằng nhận diện tự động 89

3.4.3 Thiết kế giao diện Theo dõi hồ sơ 92

3.4.4 Thiết kế giao diện Tìm kiếm hồ sơ 97

3.4.5 Thiết kế giao diện Cập nhật hồ sơ 100

3.4.6 Thiết kế giao diện Xóa hồ sơ 106

3.5 Thiết kế giao diện Thông báo 108

3.5.1 Thiết kế giao diện Nhận thông báo 108

3.5.2 Thiết kế giao diện Quản lý thông báo 109

3.5.3 Thiết kế giao diện Thêm thông báo 110

3.5.4 Thiết kế giao diện Phê duyệt cập nhật 112

KẾT LUẬN 115

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 3.1.1.1: Giao diện đăng nhập 70

Hình 3.1.1.2: Giao diện nhập mã xác thực (áp dụng với tài khoản có thiết lập bảo mật) 70Hình 3.1.1.3: Giao diện Đăng xuất 71

Hình 3.1.2.1: Giao diện Quên mật khẩu 72

Hình 3.2.1.1: Giao diện lựa chọn chức năng Bảo mật 74

Hình 3.2.1.2 Giao diện chọn phương thức xác thực 74

Hình 3.2.1.3: Giao diện Thiết lập xác thực 2 yếu tố qua QR hoặc nhập mã 75

Hình 3.2.1.4: Giao diện Nhập mã xác thực 75

Hình 3.2.1.5: Giao diện Nhập lại mã xác thực 76

Hình 3.2.1.6: Giao diện Thông báo xác thực 2 yếu tố đang hoạt động 76

Hình 3.2.1.7: Giao diện nhập mật khẩu để tiếp tục quá trình xác thực 77

Hình 3.2.1.8: Giao diện sai mật khẩu 77

Hình 3.2.1.9: Giao diện Thiết lập bảo mật hai lớp thành công 78

Hình 3.2.2.1: Giao diện chọn chức năng đổi mật khẩu 79

Hình 3.2.2.2: Giao diện nhập mã xác thực ( áp dụng đối với tài khoản đã cài thiết lập bảo mật 2 FA) 80

Hình 3.3.1.1: Giao diện màn hình hiển thị trạng thái tài khoản 81

Hình 3.3.1.2: Giao diện kích hoạt một tài khoản 81

Hình 3.3.1.3: Giao diện kích hoạt nhiều tài khoản 82

Hình 3.3.1.4: Giao diện thông báo kích hoạt tài khoản thành công 83

Hình 3.3.2.1: Giao diện ngừng kích hoạt tài khoản 84

Hình 3.4.1.1: Giao diện khai báo lần lượt hồ sơ 85

Hình 3.4.2.1: Giao diện Nhận diện và thêm tự động 89

Hình 3.4.2.2: Giao diện thông báo nhận diện và thêm hồ sơ thành công 89

Hình 3.4.3.1: Giao diện Theo dõi hồ sơ theo dạng danh sách 91

Hình 3.4.3.2: Giao diện Theo dõi hồ sơ dạng chi tiết 93

Hình 3.4.4.1: Giao diện Tìm kiếm hồ sơ trên thanh tìm kiếm 96

Hình 3.4.4.2: Giao diện Tìm kiếm hồ sơ dạng theo tiêu chí 98

Hình 3.4.5.1: Giao diện lựa chọn chức năng cập nhật hồ sơ 99

Hình 3.4.5.2: Giao diện hồ sơ trước khi cập nhật 99

Hình 3.4.5.3: Giao diện hồ sơ khi đã cập nhật 100

Hình 3.4.5.4: Giao diện nhân viên tự cập nhật hồ sơ và gửi yêu cầu phê duyệt 102

Hình 3.4.6.1: Giao diện chọn chức năng Xóa hồ sơ 105

Hình 3.4.6.2: Giao diện thông báo “ Bạn có chắc muốn xóa hồ sơ”? 105

Hình 3.4.6.3: Giao diện Xóa hồ sơ thành công 106

Hình 3.5.1.1: Giao diện Nhận thông báo 107

Hình 3.5.2.1: Giao diện Quản lý thông báo 108

Hình 3.5.3.1: Giao diện Thêm thông báo 109

Hình 3.5.4.1: Giao diện Thông báo yêu cầu cập nhật 111

Hình 3.5.4.2: Giao diện từ chối/ phê duyệt yêu cầu 112

ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong thời đại hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, ngày càng có nhiều doanh nghiệp ứng dụng hệ thống thông tin vào hoạt động quản lý kinh doanh để tối ưu hóa các nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất, chi phí để giúp cho hoạt động kinh doanh được hiệu quả và tối ưu hơn Từ đó có thể giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh với các doanh nghiệp khác đồng thời cũng giúp cho doanh nghiệp nâng cao chất lượng và vươn tầm với thế giới Để có thể tạo hệ thống thông tin ứng dụng trong doanh nghiệp thì cần phải có một bản phân tích thiết kế, bản phân tích thiết kế theo thời gian thì cũng cần phải đòi hỏi chi tiết, tỉ mỉ, chính xác và mô tả được những trường hợp xảy ra trong vòng đời và có thể dựa vào đó để nắm bắt được sự thay đổi của hệ thống, khắc phục các sự cố và đặc biệt là có khả năng sử dụng lại cao mà hầu hết các ứng dụng ngày nay đòi hỏi.

Ngày nay, phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo hướng đối tượng là hình thức phân tích thiết kế được sử dụng phổ biến nhất do tính hiệu quả và có nhiều lợi ích nổi trội của nó sơ với các hình thức khác như khả năng sử dụng lại, miền sử dụng rộng,

Bằng các kiến thức được học trong môn học “Phân tích nghiệp vụ phần mềm”,nhóm đã tiến hành nghiên cứu và thực hiện đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ

sơ nhân viên” Trong quá trình thực hiện và hoàn thiện bài báo cáo, chắc hẳn sẽ không

tránh khỏi những thiếu sót, nhóm rất mong sẽ nhận được những ý kiến đóng góp từ giảng viên và các bạn bởi sự đóng góp của mọi người chính là nền tảng giúp nhóm có thể hoàn thiện bài báo cáo một cách tốt nhất.

PHIẾU KHẢO SÁT

Dự án: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên của công ty TMU

1.THÔNG TIN CHUNG

Nội dung khảo sát: Thông tin và yêu cầu của doanh nghiệp đối với phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên

Thời gian khảo sát: 21/10/2023 Địa điểm: Cầu giấy Thành viên tham gia khảo sát:

1 Nguyễn Thị Phượng Phòng nhân sự 2 Lê Thị Phương Thanh Phòng nhân sự 3 Bùi Thị Thủy Phòng kĩ thuật

2.NỘI DUNG KHẢO SÁT* Cơ cấu tổ chức

Câu1: Mô tả cơ cấu tổ chức của công ty, bao gồm các bộ phận, phòng ban và chức vụ

quản lý? Nhiệm vụ chức năng các phòng ban?

- Nhiệm vụ: Phát triển và thực hiện chiến lược kinh doanh, tìm kiếm cơ hội thị trường và quản lý mối quan hệ khách hàng.

- Nhiệm vụ: Nắm bắt xu hướng công nghệ mới, nghiên cứu và phát triển sản phẩm/dịch vụ mới.

Câu 2: Đối tượng sử dụng chính của phần mềm là bộ phận/ phòng ban nào?

1 Bộ phận Nhân Sự:

- Quản lý nhân sự: Sử dụng để theo dõi thông tin cá nhân, quá trình làm việc, và lịch sử công tác của nhân viên.

- Tuyển dụng: Dùng để quản lý hồ sơ ứng viên, đơn xin việc, và tiến trình tuyển dụng 2 Quản lý Cấp Cao:

- Lãnh đạo và quản lý: Kiểm soát hiệu suất nhân sự, đánh giá nhân viên, và đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu nhân sự.

3 Nhân Viên:

- Tự quản lý hồ sơ cá nhân: Cập nhật thông tin cá nhân, theo dõi lịch sử làm việc và các khóa học đào tạo.

* Hiện trạng phần mềm đang sử dụng

Câu 3: Công ty đã sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên chưa? Nếu đã sử dụng,

vui lòng mô tả ngắn gọn về phần mềm hiện tại (giao diện, chức năng, ).

Chúng tôi hiện có sử dụng một phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên Giao diện của phần mềm đơn giản, dễ dùng Phần mềm giúp quản lý các thông tin cá nhân khác nhau của nhân viên như: Thông tin cá nhân, trình độ học vấn, quá trình làm việc, …và cho phép cập nhật các thông tin liên quan đến nhân sự như: Loại công việc, tính chất công việc, chức vụ, kiêm nhiệm

Tuy nhiên quyền truy cập chưa được kiểm soát tốt, người dùng không được ủy quyền hoặc tin tưởng có thể truy cập vào thông tin nhạy cảm của nhân viên Và tốc độ truy xuất và xử lý dữ liệu còn chậm khi xử lý nhiều thông tin nhân viên cùng một thời điểm.

Câu 4: Phạm vi sử dụng phần mềm?

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên có phạm vi sử dụng rộng rãi, chủ yếu dùng cho bộ phận nhân sự, ban quản lý cấp cao và nhân viên công ty Dưới đây là một số phạm vi sử dụng chính của phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên:

- Quản lý thông tin cá nhân: Theo dõi và lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên, bao gồm họ tên, địa chỉ, ngày sinh, quốc tịch, và các thông tin khác.

- Quản lý hồ sơ công việc: Lưu trữ và cập nhật thông tin về vị trí công việc, mô tả công việc, và các nhiệm vụ cụ thể của nhân viên.

- Quản lý bảo mật: Thiết lập chế độ bảo mật tốt để đảm bảo an toàn thông tin

- Quản lý xác thực: Thực hiện quá trình đăng nhập, đăng xuất để thực hiện công việc - Thông báo: Quản lý các thông báo có liên quan

Câu 5: Cách thức tổ chức và quản trị phần mềm?

1 Triển Khai Phần Mềm:

- Xây dựng kế hoạch triển khai, bao gồm việc cài đặt phần mềm, thiết lập cấu trúc dữ liệu, và đào tạo nhân viên Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu cách sử dụng phần mềm.

2 Quy Trình Làm Việc:

- Xây dựng quy trình làm việc chi tiết cho việc quản lý hồ sơ nhân viên Bao gồm cách nhập liệu, cập nhật thông tin, và các bước liên quan đến quy trình làm việc hàng ngày 3 Đào Tạo Nhân Sự:

- Tổ chức buổi đào tạo cho nhân viên để họ có thể sử dụng phần mềm hiệu quả Điều này giúp giảm thiểu lỗi và tối ưu hóa sự sử dụng các tính năng.

4 Bảo Mật Thông Tin:

- Bảo vệ thông tin nhân viên bằng cách thiết lập các biện pháp bảo mật như quản lý quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, và theo dõi hoạt động.

5 Quản Lý Thay Đổi:

- Đối mặt với thay đổi trong tổ chức và đảm bảo rằng phần mềm được cập nhật để đáp ứng nhu cầu mới.

6 Đánh Giá Hiệu Suất:

- Thực hiện các đánh giá định kỳ về hiệu suất của phần mềm để đảm bảo rằng nó vẫn đáp ứng yêu cầu và đưa ra các cải tiến nếu cần thiết.

7 Hỗ Trợ Người Dùng:

- Thiết lập hệ thống hỗ trợ để giải quyết vấn đề và trả lời câu hỏi từ nhân viên sử dụng phần mềm.

Câu 6: Tốc độ xử lý của phần mềm như thế nào ?

- Tốc độ xử lý chậm: Khi cơ sở dữ liệu quá lớn hoặc khi hệ thống không được tối ưu, thời gian xử lý dữ liệu có thể bị kéo dài, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và trải nghiệm người dùng.

- Truy xuất dữ liệu chậm: Nếu phần mềm không được thiết kế tối ưu hoặc cấu trúc dữ liệu không được tổ chức một cách hiệu quả, quá trình truy xuất dữ liệu từ hồ sơ nhân viên có thể trở nên chậm chạp Điều này có thể ảnh hưởng đến thời gian phản hồi và hiệu suất trong việc truy xuất thông tin quan trọng.

Câu 7: Các vấn đề về an ninh, bảo mật của phần mềm như thế nào ?

- Quyền truy cập không được kiểm soát: Một trong những khó khăn phổ biến là việc kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu nhân viên Nếu không có cơ chế kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ, người dùng không được ủy quyền hoặc tin tưởng có thể truy cập vào thông tin nhạy cảm của nhân viên, dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin hoặc sử dụng sai mục đích - Rủi ro bị xâm nhập: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên có thể trở thành mục tiêu của các cuộc tấn công mạng và xâm nhập Nếu hệ thống không được bảo vệ và cập nhật đủ, tin tặc có thể tìm cách xâm nhập vào hệ thống để truy cập, thay đổi hoặc đánh cắp thông tin nhân viên Điều này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho cá nhân và tổ chức.

- Rủi ro đánh cắp danh tính: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên chứa nhiều thông tin nhạy cảm về nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, số Bảo hiểm Xã hội, thông tin tài chính và hồ sơ công việc Nếu không có các biện pháp bảo mật đủ, tin tặc có thể đánh cắp danh tính của nhân viên và sử dụng thông tin này cho mục đích gian lận hoặc lừa đảo -Rủi ro mất dữ liệu: Mất dữ liệu có thể xảy ra do lỗi hệ thống, sự cố kỹ thuật, tấn công mạng hoặc sự cố không mong muốn khác Nếu không có các biện pháp sao lưu và khôi

phục dữ liệu chính xác, mất dữ liệu có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho tổ chức và quản lý hồ sơ nhân viên.

Câu 8: Tính đáp ứng của các chức năng trên phần mềm đáp ứng như thế nào với nhu cầu

sử dụng của quý khách hàng? Những khó khăn gặp phải trong quá trình sử dụng phầnmềm?

Tính đáp ứng các chức năng trên phần mềm chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu sử dụng của khách hàng ( an ninh bảo mật chưa tốt, tốc độ xử lý chậm, chưa có sự·kết nối chặt chẽ với phân hệ chấm công, tính lương để cập nhật đồng thời các số liệu về công, lương, phụ cấp được hưởng, số thuế thu nhập cá nhân phải nộp…)

Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên, người dùng có thể gặp phải một số khó khăn về hệ thống, bao gồm:

1 Độ ổn định: Một khó khăn thường gặp là độ ổn định của hệ thống phần mềm Nếu phần mềm gặp lỗi thường xuyên, gây gián đoạn hoặc mất dữ liệu, người dùng sẽ gặp khó khăn trong việc sử dụng và tin tưởng vào tính đáng tin cậy của phần mềm.

2 Tốc độ và hiệu suất: Nếu hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên chạy chậm hoặc không đáp ứng nhanh đủ, người dùng có thể gặp khó khăn trong việc truy cập và xử lý thông tin Điều này có thể gây ra sự chậm trễ và gián đoạn trong quá trình làm việc.

3 Tương thích và tích hợp: Một khía cạnh quan trọng là tính tương thích và tích hợp với các hệ thống khác trong tổ chức Nếu phần mềm không tương thích hoặc không tích hợp tốt với các hệ thống khác như hệ thống quản lý tài chính, email, hay hệ thống quản lý dự án, người dùng có thể gặp khó khăn trong việc chia sẻ và truy cập thông tin liên quan 4 Bảo mật và quyền riêng tư: Bảo mật thông tin nhân viên là một yếu tố quan trọng Nếu hệ thống không đảm bảo đủ biện pháp bảo mật, có thể xảy ra việc truy cập trái phép hoặc rò rỉ thông tin nhạy cảm Điều này có thể gây lo ngại và ảnh hưởng đến quyền riêng tư của nhân viên.

5 Hỗ trợ kỹ thuật: Trong quá trình sử dụng, người dùng có thể gặp phải các vấn đề kỹ thuật như lỗi phần mềm, khó khăn trong cấu hình hệ thống hoặc tương tác với phần mềm Để giải quyết các vấn đề này, người dùng cần có sự hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp phần mềm hoặc đội ngũ IT nội bộ.

* Sự mong đợi về phần mềm mới

Câu 9: Phần mềm quản lý mới này có mục tiêu cụ thể hướng đến là gì và chức năng như

thế nào ?

Mục tiêu cụ thể:

1 Tăng cường quản lý hồ sơ nhân viên: Mục tiêu chính của phần mềm này là cung cấp một hệ thống quản lý hiệu quả cho hồ sơ nhân viên Nó giúp tổ chức lưu trữ, quản lý và truy cập thông tin về nhân viên một cách dễ dàng và hiệu quả.

2 Tối ưu hóa quy trình làm việc: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên có thể nhằm mục tiêu tối ưu hóa quy trình làm việc liên quan đến hồ sơ nhân viên Nó giúp tổ chức tự động hóa các công việc, giảm thiểu thủ tục thủ công và tối đa hóa hiệu suất làm việc.

3 Cải thiện tính khả dụng và truy cập dữ liệu: Một mục tiêu quan trọng là đảm bảo rằng dữ liệu hồ sơ nhân viên có sẵn và truy cập được một cách nhanh chóng và dễ dàng Phần mềm này giúp cải thiện tính khả dụng và truy cập dữ liệu thông qua chức năng tìm kiếm, sắp xếp và lọc thông tin.

Chức năng:

1 Quản lý thông tin cá nhân: Phần mềm cho phép lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân của nhân viên bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc, thông tin gia đình, quá trình công tác và bằng cấp.

2 Quản lý quyền truy cập: Chức năng này cho phép quản lý quyền truy cập dữ liệu dựa trên vai trò và cấp bậc của từng người dùng Nó giúp đảm bảo tính bảo mật và ngăn chặn truy cập trái phép vào thông tin nhân viên.

3 Quản lý tài liệu: Hỗ trợ lưu trữ, tìm kiếm và quản lý tài liệu liên quan đến nhân viên, bao gồm hồ sơ, văn bản và tài liệu khác.

4 Tích hợp hệ thống: Có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong tổ chức, chẳng hạn như hệ thống email, quản lý tài chính hoặc hệ thống quản lý nhân sự khác.

Câu 10: Quý khách muốn hiệu suất và hiệu năng của phần mềm mới như thế nào ?

1 Tốc độ xử lý nhanh: Hiệu suất của phần mềm được đo bằng tốc độ xử lý các tác vụ và truy xuất dữ liệu Một phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả nên có khả năng xử lý nhanh chóng các thao tác như tìm kiếm, thêm, chỉnh sửa và xóa dữ liệu Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.

2 Khả năng xử lý dữ liệu lớn: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên cần có khả năng xử lý dữ liệu lớn và đáp ứng đồng thời cho nhiều người dùng Nếu phần mềm không đáp ứng được trong tình huống có nhiều người dùng truy cập cùng lúc, nó có thể dẫn đến sự gián đoạn trong quy trình làm việc và giảm hiệu suất.

3 Tối ưu hóa cơ sở dữ liệu: Hiệu suất của phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên phụ thuộc vào cách cơ sở dữ liệu được tổ chức và tối ưu hóa Các tác vụ thường xuyên như truy xuất dữ liệu, tìm kiếm và sắp xếp nên được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả Cơ sở dữ liệu cần được thiết kế và cấu trúc tốt để đảm bảo hiệu suất cao.

4 Khả năng mở rộng: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên nên có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu của tổ chức Nếu tổ chức mở rộng hoặc thay đổi quy mô, phần mềm cần có khả năng mở rộng linh hoạt mà không ảnh hưởng đến hiệu suất hoặc hiệu năng.

5 Tính ổn định và bảo trì: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên cần đảm bảo tính ổn định và ít gặp lỗi Nếu phần mềm thường xuyên gặp sự cố hoặc lỗi, nó có thể gây gián đoạn và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc Hơn nữa, việc cung cấp cập nhật và bảo trì định kỳ giúp duy trì hiệu năng tốt của phần mềm.

Câu 11: Có yêu cầu đặc biệt nào về giao diện người dùng để dễ sử dụng và trực quan

hơn không?

1 Đơn Giản và Gọn Gàng: Tạo giao diện đơn giản và gọn gàng, tránh quá nhiều thông tin trên màn hình.

2 Sử Dụng Biểu Đồ và Hình Ảnh: Sử dụng biểu đồ và biểu đồ Gantt để hiển thị thông tin một cách trực quan.

3 Hướng Dẫn và Trợ Giúp: Cung cấp hướng dẫn sử dụng rõ ràng và dễ hiểu, bao gồm tính năng trợ giúp trong phần mềm.

4 Phản Hồi Ngay Lập Tức: Cung cấp phản hồi ngay khi người dùng tương tác với giao diện Ví dụ, khi nhấp vào một nút, hãy hiển thị một thông báo xác nhận hoặc hiệu ứng để cho người dùng biết rằng họ đã thực hiện thành công một hành động 5 Tích Hợp Tính Năng Kéo Và Thả: Cho phép kéo và thả các mục dễ dàng.

6 Thử Nghiệm Người Dùng: Thử nghiệm giao diện với người dùng để đo lường sự dễ sử dụng.

7 Thời Gian Đào Tạo Ngắn: Mục tiêu giảm thiểu thời gian đào tạo cho người dùng mới.

8 Tùy Chọn Tùy Biến: Cho phép tùy chỉnh giao diện theo nhu cầu cá nhân.

Câu 12: Công ty cần có các tính năng bảo mật như thế nào để bảo vệ thông tin nhân

1 Quản lý quyền truy cập: Có khả năng quản lý và kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu nhân viên Ví dụ, chỉ những người có quyền truy cập cụ thể mới có thể xem thông tin nhạy cảm.

2 Mã hóa dữ liệu: Dữ liệu nhân viên được mã hóa đủ mạnh khi lưu trữ và truyền tải, để ngăn chặn truy cập trái phép.

3 Đăng nhập an toàn: Hệ thống cần hỗ trợ đăng nhập an toàn bằng một loạt các yếu tố xác thực như mật khẩu mạnh, xác thực hai yếu tố, hoặc sử dụng công nghệ nhận diện sinh trắc học.

4 Ghi nhật ký : Sử dụng để theo dõi và ghi lại mọi hoạt động trên hệ thống để phát hiện và ứng phó với các hành vi đáng ngờ hoặc truy cập trái phép.

5 Khả năng sao lưu và phục hồi: Có khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo rằng thông tin nhân viên luôn an toàn và có thể khôi phục sau sự cố.

6 Tuân thủ quy định: Đảm bảo rằng hệ thống phần mềm tuân thủ tất cả các quy định liên quan đến bảo mật dữ liệu nhân viên, chẳng hạn như GDPR nếu áp dụng.

* Các quy tắc nghiệp vụ, quy trình xử lý

Câu 13: Mô tả, liệt kê các công việc hàng ngày quý khách hàng đang thực hiện về nghiệp

vụ ?

 Kiểm tra và sắp xếp hồ sơ: Đảm bảo tính đầy đủ và cập nhật Sau đó, sắp xếp hồ sơ theo các tiêu chí như phòng ban, vị trí, hoặc theo thời gian.

 Lưu trữ và bảo quản hồ sơ: Đảm bảo rằng hồ sơ được lưu trữ an toàn và cẩn thận Hồ sơ bản cứng được đặt trong các thư mục và tủ lưu trữ phù hợp để đảm bảo tiện lợi và dễ dàng truy cập.

 Cập nhật thông tin: Nếu có thay đổi về thông tin cá nhân của nhân viên, thực hiện cập nhật thông tin này vào hồ sơ Điều này bao gồm việc thay đổi thông tin liên hệ, hồ sơ bảo hiểm, hoặc các giấy tờ khác liên quan đến hồ sơ nhân viên.

 Tìm kiếm và cung cấp thông tin: Khi cần, thực hiện việc tìm kiếm và cung cấp thông tin từ hồ sơ nhân viên cho các bộ phận hoặc người liên quan Điều này có thể bao gồm việc sao chép hoặc gửi thông tin cần thiết.

Câu 14: Quy trình nghiệp vụ gồm các mảng quy trình nào?

 Thu thập hồ sơ nhân viên

 Kiểm tra, xác minh thông tin trong hồ sơ  Khai báo hồ sơ lên hệ thống phần mềm  Lưu trữ hồ sơ và quản lý khi có thay đổi

 Thông báo cho nhân viên khi cần bổ sung thông tin hồ sơ

Câu 15: Mô tả luồng thực hiện của quy trình ( tên quy trình) ?

- Tạo tài khoản cho nhân viên: Giúp HR kích hoạt hoặc ngừng kích hoạt tài khoản đăng nhập cho nhân viên.

Có 4 loại trạng thái tài khoản của nhân viên:

o Chưa kích hoạt: nhân viên chưa được tạo tài khoản

o Chờ xác nhận: nhân viên đã được tạo tài khoản nhưng chưa xác nhận email kích

hoạt (chưa đăng nhập được)

o Đang hoạt động: nhân viên đã có tài khoản và đăng nhập được vào hệ thống Ngừng hoạt động: nhân viên đã bị ngừng kích hoạt tài khoản (không đăng nhập

được nữa) Trong đó:

o Nếu trạng thái là Chưa kích hoạt hoặc Ngừng hoạt động: có thể kích hoạt tài khoản cho nhân viên

o Nếu trạng thái là Chờ xác nhận: có thể kích hoạt tài khoản

o Nếu trạng thái là Đang hoạt động: có thể ngừng kích hoạt tài khoản

- Khai báo hồ sơ: Khi tiếp nhận nhân viên mới và yêu cầu nhân viên nộp hồ sơ, HR có thể thực hiện khai báo hồ sơ bằng cách:

+Thêm mới từng hồ sơ: Áp dụng khi chỉ có một số ít hồ sơ nhân viên cần thêm mới Tại phân hệ Hồ sơ, chọn “Thêm” và nhập các thông tin nhân viên bắt buộc gồm: Mã nhân viên,họ và tên, đơn vị công tác, vị trí công tác, trạng thái lao động, tính chất lao động +Nhận diện và thêm hồ sơ tự động: Áp dụng khi đã có sẵn các tài liệu như CV, Đơn xin việc, Hồ sơ, bản word hoặc PDF của nhân viên để tải lên hệ thống phần mềm nhận diện Chọn “Thêm” và chọn “Nhận diện hồ sơ tự động”, Chương trình hiển thị form tải tệp để nhận diện Sau đó, chọn tệp và tải lên từ thiết bị Sau khi tải tệp lên, nhấn “Nhận diện”, chương trình sẽ đọc file và tự động thêm thông tin nhân viên mới.

- Quản lý hồ sơ: Giúp HR quản lý danh sách hồ sơ nhân viên đã khai báo và tìm kiếm, tra cứu hồ sơ dễ dàng

+ Tại phân hệ Hồ sơ sẽ hiển thị danh sách các hồ sơ nhân viên đã khai báo theo dạng danh sách và dạng chi tiết

+ Khi cần tìm kiếm và xem hồ sơ nhân viên, click biểu tượng kính lúp (tìm kiếm) và nhập mã nhân viên hoặc họ tên, vào ô tìm kiếm để tìm hồ sơ Hoặc chọn “bộ lọc” ở chức năng tìm kiếm và thiết lập các tiêu chí như giới tính, vị trí công việc, nơi sinh,….và nhấn “Áp dụng” để lọc hoặc “Bỏ lọc” để dừng.

+ Khi cần Cập nhật hồ sơ: Nhấn “ Cập nhật ” tại phân hệ hồ sơ để thêm hồ sơ cần thiết Sau đó HR gửi thông báo xác nhận hồ sơ đã cập nhật đến tài khoản nhân viên, nếu nhân viên đồng ý thì hồ sơ sẽ được lưu Nếu nhân viên từ chối thì hệ thống sẽ gửi lại thông báo từ chối cho HR.

+ Khi cần Xóa hồ sơ, Nhấn “ xóa” tại phân hệ hồ sơ để xóa hồ sơ.

- Quản lý xác thực người dùng: Thực hiện Đăng nhập, Đăng xuất để quản lý hồ sơ

- Thông báo: Cho phép chọn “Xem thông báo”, “ Thêm thông báo”, “ Xóa thông báo” và “ Phê duyệt cập nhật” khi có thông báo từ nhân viên

Câu 16: Các vấn đề, thực trạng tồn tại của quy trình ( tên quy trình) ?

Một số vấn đề và thực trạng tồn tại của quy trình quản lý hồ sơ nhân viên gồm:

1 Thiếu sự nhất quán và chính xác: Các lỗi nhập liệu, mất thông tin quan trọng dẫn đến sự không chính xác và thiếu đáng tin cậy trong quản lý hồ sơ nhân viên Đặc biệt là việc thay đổi thông tin không được cập nhật đồng bộ Thông tin nhân viên thường xuyên thay đổi mà không được cập nhật đồng bộ trong các hệ thống và cơ sở dữ liệu khác nhau, gây khó khăn cho việc tìm kiếm và truy cập thông tin

2 Khó khăn trong tìm kiếm và truy cập thông tin: Nguyên nhân chính là do hệ thống lưu trữ không hiệu quả Hồ sơ nhân viên được lưu trữ theo thứ tự thời gian và không tuân thủ một tiêu chí cụ thể, làm mất thời gian và gây bất tiện khi cần truy xuất thông tin.

Câu 17:Các thông tin đầu vào và đầu ra của quy trình ( tên quy trình) ?

Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên có các thông tin đầu vào và đầu ra như sau: 1 Thông tin đầu vào:

*Thêm mới từng hồ sơ:

Thông tin nhân viên (Mã nhân viên; Họ và tên; Đơn vị công tác; Vị trí công tác; Trạng thái lao động; Tính chất lao động )

*Nhận diện hồ sơ tự động:

- Tệp tin CV, Đơn xin việc, Hồ sơ (gồm Thông tin gia đình, Quá trình công tác, Bằng cấp, Chứng chỉ,…)

- File Excel chứa thông tin nhân viên 2 Thông tin đầu ra:

- Danh sách các hồ sơ nhân viên đã khai báo - Thông tin tìm kiếm và tra cứu hồ sơ - Hồ sơ theo dạng danh sách hoặc chi tiết

- Thông tin tài khoản, mật khẩu của nhân viên khi được kích hoạt

* Ràng buộc về pháp lý và các tiêu chuẩn

Câu 18: Liệt kê các tiêu chuẩn, quy định đang được áp dụng tại đơn vị?

Các tiêu chuẩn, quy định đang được áp dụng trong quy trình quản lý hồ sơ nhân viên:  Tính bắt buộc: Khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động 2019

 Giấy tờ, thông tin liên quan đến hồ sơ nhân viên: Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP

 Việc lưu trữ và bảo quản: Việc lưu trữ giấy tờ liên quan đến hồ sơ nhân viên cần tham chiếu tới quy định của:

 Khoản 4 Điều 9 Thông tư 11/2012/TT-BNV  Điều 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

 Luật Kế toán 88/2015/QH13  Luật Lao động 45/2019/QH14

 Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 và các luật chuyên ngành khác

Trong đó, văn bản thường được nhắc tới nhiều nhất là quy định tại thông tư

Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

 Yêu cầu về đảm bảo an toàn bảo mật: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên cần đáp ứng tiêu chuẩn ISO/IEC 27001, đây là tiêu chuẩn quốc tế hàng đầu về triển khai hệ thống quản lý toàn diện về an toàn thông tin.

Câu 20: Các chế tài xử lý đối với vi phạm?

* Quy định xử phạt đối với doanh nghiệp không lập sổ quản lý lao động

Doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng theo điểm d khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP với hành vi không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.

* Các mức xử phạt hành chính liên quan đến sổ quản lý lao động của doanh nghiệp

Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt hành chính từ 01 triệu đến 3 triệu đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:

- Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;

- Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Câu 21: Quy tắc nghiệp vụ và quy trình xử lý có thể thay đổi theo thời gian không? Làm

thế nào để bạn cập nhật chúng?

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên có thể thay đổi theo thời gian Quy tắc nghiệp vụ và quy trình xử lý có thể phải điều chỉnh hoặc cập nhật để phản ánh sự thay đổi trong quy định, quy chế, hoặc quy trình làm việc của công ty Điều này có thể xảy ra khi có sự thay đổi trong luật pháp, chính sách nội bộ của công ty hoặc khi cần phải tối ưu hóa hoặc điều chỉnh quy trình làm việc để đáp ứng nhu cầu kinh doanh mới.

- Để cập nhật quy tắc nghiệp vụ và quy trình xử lý, công ty có thể thực hiện các bước sau:

 Xác định nhu cầu cập nhật: Đầu tiên, công ty cần xác định các nhu cầu cụ thể cho việc cập nhật quy tắc nghiệp vụ và quy trình xử lý Điều này có thể dựa trên các thay đổi trong môi trường làm việc hoặc các yêu cầu mới của công ty.

 Thực hiện nghiên cứu: Công ty có thể thực hiện nghiên cứu để tìm hiểu các quy định mới, tiêu chuẩn hoặc pháp lý mới có ảnh hưởng đến quy trình quản lý hồ sơ nhân viên.

 Đề xuất và thiết kế cập nhật: Dựa trên nhu cầu cụ thể, công ty có thể đề xuất và thiết kế các cập nhật cho quy tắc nghiệp vụ và quy trình xử lý trong phần mềm  Kiểm duyệt và phê duyệt: Các cập nhật đề xuất cần được kiểm duyệt và phê duyệt

bởi các bộ phận liên quan hoặc cơ quan quản lý nội bộ.

 Triển khai và đào tạo: Sau khi cập nhật đã được phê duyệt, công ty cần triển khai các thay đổi này trong phần mềm amis.misa.vn và đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo về những thay đổi này.

 Theo dõi và đánh giá: Công ty cần thường xuyên theo dõi hiệu quả của các cập nhật và đảm bảo rằng chúng đáp ứng nhu cầu và tuân theo các quy định và tiêu chuẩn.

 Tương tác với nhà cung cấp phần mềm: công ty cần tương tác với nhà cung cấp để đảm bảo rằng phần mềm có thể được cập nhật một cách hiệu quả và an toàn

* Các loại mẫu biểu, báo cáo và tài liệu kèm theo

Câu 22: Công ty hiện đang sử dụng loại mẫu biểu, báo cáo nào trong việc quản lý hồ sơ

nhân viên?

Biểu mẫu thông tin cá nhân: Đây là biểu mẫu để nhập và quản lý thông tin cá nhân của nhân viên như tên, địa chỉ, số điện thoại, email, v.v.

Biểu mẫu xác nhận thông tin: Được sử dụng để xác nhận thông tin nhân viên, ví dụ như thông tin tài khoản ngân hàng

Biểu mẫu biên nhận hồ sơ: Được sử dụng để ghi lại quá trình biên nhận hồ sơ

Biểu mẫu xin nghỉ phép: Cho phép nhân viên nộp đơn xin nghỉ phép hoặc nghỉ việc tạm thời.

Biên bản truy cập hồ sơ: Ghi lại thời gian và mục đích truy cập hồ sơ

Báo cáo quá trình làm việc: Các báo cáo về quá trình làm việc của nhân viên, bao gồm dự án hoặc nhiệm vụ mà họ đang thực hiện.

Các mẫu biểu và báo cáo cụ thể có thể được tùy chỉnh và thiết lập theo nhu cầu cụ thể của công ty trong phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên Điều này giúp công ty quản lý thông tin nhân viên một cách hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu của họ.

Câu 23:Mô tả nội dung các các mẫu biểu, báo cáo (tiêu chí đầu vào, đầu ra, điều kiện

truy xuất…)?

- Biểu mẫu thông tin cá nhân:

 Tiêu chí đầu vào: Tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, email, CMND, hình ảnh, vị trí công việc, số bảo hiểm xã hội, số tài khoản ngân hàng, v.v.

 Tiêu chí đầu ra: Biểu mẫu phải hoàn chỉnh, đầy đủ thông tin của từng nhân viên  Điều kiện truy xuất: Tìm kiếm thông tin cá nhân của nhân viên dựa trên tên, mã

nhân viên hoặc vị trí công việc - Biểu mẫu xin nghỉ phép:

+Tiêu chí đầu vào: Loại nghỉ phép, ngày bắt đầu và kết thúc, lý do, v.v.

+Tiêu chí đầu ra: biểu mẫu xin nghỉ phép yêu cầu cập nhật đủ thông tin của nhân viên và lịch nghỉ phép tương ứng

+Điều kiện truy xuất: Tìm kiếm theo nhân viên hoặc thời gian nghỉ - Biểu mẫu báo cáo quá trình làm việc:

+Tiêu chí đầu vào:Mô tả các thành phần, nguồn lực và thông tin đầu vào cần thiết cho quá trình làm việc, Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu suất của đầu vào.

+Tiêu chí đầu ra:Thông tin về những gì đã được tạo ra sau quá trình làm việc, Mô tả cụ thể về sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cuối cùng.

+Điều kiện truy xuất:Đặc điểm về cách thông tin được lưu trữ, tổ chức và truy cập, bao gồm cả các quy tắc và quy định về bảo mật và quản lý thông tin.

Các mẫu biểu và báo cáo trong phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên thường được thiết kế để ghi nhận và quản lý thông tin liên quan đến quá trình làm việc và quản lý nhân viên, đồng thời giúp quản lý và nhân viên theo dõi tiến độ công việc và đánh giá hiệu suất Cụ thể về nội dung và tiêu chí đầu vào có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu của công ty.

Câu 24: Các biểu mẫu, báo cáo và tài liệu của phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên

thường trích xuất dưới loại định dạng nào?

 PDF (Portable Document Format): PDF là định dạng phổ biến để trình bày dữ liệu một cách đẹp và không thay đổi định dạng ban đầu Nó thường được sử dụng để tạo báo cáo chuyên nghiệp, biểu mẫu và tài liệu đào tạo.

 Excel (XLS, XLSX): Định dạng Excel thường được sử dụng cho báo cáo và biểu đồ Nó cho phép dễ dàng sắp xếp và phân tích dữ liệu.

 Word (DOC, DOCX): Định dạng Word thường được sử dụng để tạo tài liệu văn bản, biểu mẫu và báo cáo.

 CSV (Comma-Separated Values): Định dạng CSV là một tùy chọn phổ biến cho việc truyền dữ liệu giữa các hệ thống hoặc phần mềm Nó chứa các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy, thường được sử dụng cho dữ liệu số liệu hoặc danh sách  HTML (Hypertext Markup Language): HTML thường được sử dụng để tạo báo

cáo trực tuyến hoặc tài liệu trực tuyến có thể xem trên trình duyệt web.

 XML (Extensible Markup Language): XML thường được sử dụng để lưu trữ và truyền tải dữ liệu có cấu trúc, và nó thường được sử dụng trong các hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên để tương tác với các hệ thống khác.

 Các định dạng này cho phép dễ dàng truy cập, lưu trữ và chia sẻ thông tin trong các môi trường khác nhau Cụ thể về định dạng trích xuất có thể thay đổi tùy theo phần mềm cụ thể và yêu cầu của công ty.

Câu 25: Các loại tài liệu tham khảo kèm theo?

+Chính sách và Quy định Nhân sự: Mô tả các quy tắc, chính sách và quy định liên quan đến việc quản lý nhân viên, bao gồm cả quy định về nghỉ phép, bảo hiểm, và an toàn lao động.

+Hướng dẫn Sử dụng Phần mềm và Hệ thống:Tài liệu này giúp nhân viên và quản lý hiểu cách sử dụng các phần mềm và hệ thống quản lý nhân sự để nâng cao hiệu suất làm việc

+Tài liệu đào tạo và phát triển: Các giấy tờ liên quan đến khóa đào tạo và phát triển mà nhân viên đã tham gia, bao gồm chứng chỉ và bằng khen.

+Biểu mẫu xin nghỉ phép: Biểu mẫu xin nghỉ phép hoặc nghỉ việc tạm thời của nhân viên.

+Tài liệu về bảo mật thông tin: Chính sách và tài liệu liên quan đến bảo mật thông tin của công ty và nhân viên.

+Chứng chỉ và bằng cấp, bản sao chứng minh thư nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy khám sức khỏe

+Các giấy tờ liên quan đến bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế: Bản sao các giấy tờ liên quan đến các khoản đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế của nhân viên.

Những tài liệu này thường được lưu trữ và quản lý trong phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên để đảm bảo tính bảo mật và sẵn sàng cho việc xem xét, quản lý, và tuân theo các quy

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

Thứ bảy , ngày 21 tháng 10 năm 2023

BIÊN BẢN KHẢO SÁT

Tên dự án: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên của Công ty Cổ phần TMU

(Transportation Management Unlimited)

Mục đích buổi khảo sát: Khảo sát yêu cầu về xây dựng hệ thống Quản lý hồ sơ nhân

viên Công ty Cổ phần TMU (Transportation Management Unlimited)

1 Nguyễn Thị Phượng Phòng nhân sự 2 Lê Thị Phương Thanh Phòng nhân sự 3 Bùi Thị Thủy Phòng kĩ thuật

I Nội dung khảo sát1.1 THỰC TRẠNG

Công ty Cổ phần TMU (Transportation Management Unlimited) là một công ty hoạt động trong lĩnh vực vận tải, với quy mô khoảng 500 nhân sự Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự của công ty hiện tại có giao diện đơn giản, dễ dùng; giúp công ty quản lý các thông tin cá nhân của nhân viên và cho phép cập nhật các thông tin liên quan đến nhân sự Tuy nhiên, hệ thống đang gặp một số vấn đề như quyền truy cập chưa được kiểm soát tốt, người dùng không được ủy quyền hoặc tin tưởng có thể truy cập vào thông tin nhạy cảm của nhân viên, tốc độ truy xuất và xử lý dữ liệu còn chậm khi xử lý nhiều thông tin nhân viên cùng một thời điểm Bên cạnh đó, tính đáp ứng các chức năng trên phần mềm chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu sử dụng của khách hàng.

1.2 MONG MUỐN

- Quản lý hồ sơ nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác.

- Xây dựng hệ thống giống phần mềm hiện có tuy nhiên vẫn cần cải tiến thêm

- Chức năng: Quản lý xác thực người dùng, Quản lý bảo mật, Quản lý tài khoản, Quản lý hồ sơ, Thông báo.

-Tốc độ truy cập cao, tốc độ xử lý và tải dữ liệu ổn định, bảo mật tốt, hạn chế bị sập web - Giao diện phần mềm dễ dàng sử dụng, màu sắc trang nhã, thiết kế logic

- Bàn giao phần mềm trong 2 giai đoạn:

 Giai đoạn 1: Chức năng Quản lý xác thực người dùng và Quản lý bảo mật trong 1 tháng đầu

 Giai đoạn 2: Chức năng Quản lý Quản lý tài khoản, Quản lý hồ sơ và Thông báo trong 2 tháng tiếp theo·

- Thiết kế triển khai website nâng tầm thương hiệu

1.3 HỒ SƠ TÀI LIỆU BÀN GIAO

BIỂU MẪU, CHỨNG TỪ CÓ LIÊN QUAN

Phòng quản lý Giám đốc điều hành

STT Trường dữ liệu Kiểu dữ liệu Ghi chú

1 Mã nhân viên Kiểu số và kiểu chữ Bắt Buộc

6 Trình độ học vấn Kiểu chữ Bắt Buộc

7 Thời gian HĐ Kiểu số Bắt Buộc

8 Vị trí trong phòng ban Kiểu chữ Bắt Buộc

9 Hợp đồng lao động Kiểu số và kiểu chữ Bắt Buộc

10 Số điện thoại Kiểu số Bắt Buộc

11 Email Kiểu số và kiểu chữ Bắt Buộc

12 Trạng thái hoạt động Kiểu chữ Bắt Buộc

13 Thời gian phục vụ Kiểu số Bắt Buộc

14 Phòng quản lý Kiểu chữ Bắt Buộc

15 Giám đốc điều hành Kiểu chữ Bắt Buộc

16 Ngày… tháng… năm Kiểu chữ và kiểu số Bắt buộc

nv Họ và tên Giới tính Ngày sinh Nơi sinh Trình độ học vấn SĐT Email

Ngày… tháng… năm

Bên A Bên B

STT Trường dữ liệu Kiểu dữ liệu Ghi chú

1 Mã nhân viên Kiểu số và kiểu chữ Bắt Buộc

5 Nơi sinh Kiểu chữ Bắt Buộc

6 Trình độ học vấn Kiểu chữ Bắt Buộc

7 Số điện thoại Kiểu số Bắt Buộc

8 Email Kiểu số và kiểu chữ Bắt Buộc

11 Thời gian truy cập Kiểu số Bắt Buộc

12 Mục đích truy cập Kiểu chữ Bắt Buộc

13 Ngày… tháng… năm Kiểu chữ và kiểu số Bắt buộc

Biểu mẫu BM03

BIỂU MẪU BIÊN NHẬN HỒ SƠ

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨCCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

STT Trường dữ liệuKiểu dữ liệuGhi chú

1 Tên cơ quan tổ chức Kiểu chữ Bắt buộc

3 …Ngày…tháng…năm Kiểu chữ và kiểu số Bắt buộc

9 Kí tên

Kiểu chữ

Bắt buộc

STTTrường dữ liệuKiểu dữ liệuGhi chú

3 Mã nhân viên Kiểu số và kiểu chữ Bắt buộc

9 Địa chỉ hiện tại Kiểu số và kiểu chữ Bắt buộc

10 Lý do nghỉ việc Kiểu chữ Bắt buộc

11 Đã hoàn tất thủ tục nghỉ việc hay chưa Kiểu số và kiểu chữ Bắt buộc

13 Email Kiểu số và kiểu chữ Bắt buộc

I TỔNG QUAN HỆ THỐNG 1.1 Mô tả bài toán

Công ty Cổ phần TMU (Transportation Management Unlimited) là một công ty hoạt động trong lĩnh vực vận tải, với quy mô khoảng 500 nhân sự Là một trong những đơn vị hàng đầu trong ngành, công ty đã cung cấp các dịch vụ vận tải đa dạng và chất lượng cao cho khách hàng trong nước và quốc tế, công ty Với quy mô nhân sự lớn, công ty đã có một hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên góp phần tối đa hóa hiệu quả của quy trình quản lý nhân sự Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự của công ty hiện tại có giao diện đơn giản, dễ dùng; giúp công ty quản lý các thông tin cá nhân của nhân viên và cho phép cập nhật các thông tin liên quan đến nhân sự Tuy nhiên, hệ thống đang gặp một số vấn đề như quyền truy cập chưa được kiểm soát tốt, người dùng không được ủy quyền hoặc tin tưởng có thể truy cập vào thông tin nhạy cảm của nhân viên, tốc độ truy xuất và xử lý dữ liệu còn chậm khi xử lý nhiều thông tin nhân viên cùng một thời điểm Bên cạnh đó, tính đáp ứng các chức năng trên phần mềm chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu sử dụng của khách hàng.

Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty:

Ban Giám Đốc: Lãnh đạo toàn bộ công ty, đề xuất chiến lược tổng thể và đảm bảo

sự liên kết giữa các bộ phận.

Phòng Nhân Sự: Quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và duy trì môi trường làm

việc tích cực.

Phòng Kinh Doanh: Phát triển và thực hiện chiến lược kinh doanh, tìm kiếm cơ

hội thị trường và quản lý mối quan hệ khách hàng.

Phòng Tài Chính: Quản lý tài chính, dự báo ngân sách, và bảo đảm tuân thủ các

quy định về tài chính.

Phòng Kỹ Thuật: Quản lý các dự án kỹ thuật, phát triển sản phẩm và duy trì hệ

thống công nghệ thông tin.

Phòng Tiếp Thị: Phát triển chiến lược tiếp thị, xây dựng thương hiệu và quảng bá

sản phẩm/dịch vụ.

Phòng Nghiên Cứu và Phát Triển: Nắm bắt xu hướng công nghệ mới, nghiên cứu

và phát triển sản phẩm/dịch vụ mới.

Bài toán mà công ty TMU đặt ra là tạo ra một hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên mới có thể tăng cường quản lý hồ sơ nhân viên, tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện tính khả dụng và truy cập dữ liệu so với phần mềm mà công ty đang sử dụng Ngoài ra, phần mềm mới phải đáp ứng tốt yêu cầu về bảo mật của người dùng, tốc độ xử lý nhanh khi có nhiều thông tin truy xuất cùng một thời điểm, giao diện dễ sử dụng và không mất nhiều thời gian huấn luyện người dùng Công ty yêu cầu các chức năng:

 Quản lý xác thực người dùng  Quản lý bảo mật

 Quản lý tài khoản  Quản lý hồ sơ  Quản lý thông báo

1.2 Phân tích các yêu cầu

1.2.1 Yêu cầu chức năng

- Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên yêu cầu có chức năng Quản lý xác thực người dùng Trong đó đảm bảo các chức năng quản lý đăng nhập, đăng xuất và quên mật khẩu.

- Phần mềm yêu cầu chức năng Quản lý bảo mật để đảm bảo việc bảo vệ tài khoản và thông tin nhân viên Yêu cầu xây dựng bảo mật 2 lớp 2FA và cho phép nhân viên lấy lại mật khẩu khi quên mật khẩu

- Phần mềm Quản lý hồ sơ nhân viên yêu cầu chức năng Quản lý tài khoản phải có đủ 2 nội dung là kích hoạt tài khoản cho nhân viên và ngừng kích hoạt tài khoản, để đảm bảo việc nhân viên mới sẽ được cấp tài khoản ngay khi nhận việc và nhân viên nghỉ làm sẽ ngừng kích hoạt tài khoản tránh tránh xảy ra các sai sót trong việc lộ thông tin.

- Phần mềm yêu cầu chức năng Quản lý hồ sơ phải hoàn thiện đầy đủ các nội dung sau:

+ Khi HR khai báo hồ sơ sẽ có 2 lựa chọn là thêm lần lượt hồ sơ và Nhận diện, thêm hồ sơ tự động, nhằm tiết kiệm thời gian và giảm tỷ lệ sai sót

+ Khi HR theo dõi hồ sơ cũng sẽ có 2 lựa chọn là xem toàn bộ danh sách để nắm bắt thông tin cơ bản của toàn bộ nhân viên, và xem chi tiết để xem toàn bộ thông tin nhân viên.

+ Đảm bảo đầy đủ các chức năng tìm kiếm hồ sơ, cập nhật hồ sơ khi có sự thay đổi và xóa bỏ hồ sơ khi nhân viên nghỉ việc

- Phần mềm yêu cầu hoàn thiện thêm chức năng Thông báo, đảm bảo đủ các chức năng : Thêm thông báo, xóa thông báo, tìm kiếm, xem thông báo và thông báo phê duyệt cập nhật khi nhân viên gửi yêu cầu.

1.2.2 Yêu cầu phi chức năng

- Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên cần có khả năng xử lý dữ liệu lớn và đáp ứng đồng thời cho nhiều người dùng Nếu phần mềm không đáp ứng được trong tình huống có nhiều người dùng truy cập cùng lúc, nó có thể dẫn đến sự gián đoạn trong quy trình làm việc và giảm hiệu suất.

- Cung cấp phản hồi ngay khi người dùng tương tác với giao diện Ví dụ, khi nhấp vào một nút, hãy hiển thị một thông báo xác nhận hoặc hiệu ứng để cho người dùng biết rằng họ đã thực hiện thành công một hành động

- Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên nên có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu của tổ chức Nếu tổ chức mở rộng hoặc thay đổi quy mô, phần mềm cần có khả năng mở rộng linh hoạt mà không ảnh hưởng đến hiệu suất hoặc hiệu năng.

- Phần mềm cần ổn định và ít lỗi, tạo sự tin cậy trong việc quản lý hồ sơ nhân viên Tốc độ truy cập cao, tốc độ xử lý và tải dữ liệu ổn định, bảo mật tốt, hạn chế bị sập web

- Giao diện dễ sử dụng, màu sắc trang nhã và không mất nhiều thời gian hướng dẫn người dùng

II MÔ HÌNH HÓA NGHIỆP VỤ

2.1 Use case quy trình quản lý hồ sơ nhân viên

1 Nộp hồ sơ Là nhân viên, tôi muốn nộp hồ sơ cá nhân của mình lên hệ thống.

2 Tổng hợp hồ sơ Là nhân viên HR, tôi muốn tổng hợp tất cả hồ sơ của nhân viên

4 Khai báo hồ sơ Là nhân viên HR, tôi muốn khai báo chính xác hồ sơ của nhân viên bao gồm việc khai báo lần lượt từng hồ sơ và khai báo bằng

Là nhân viên HR, tôi muốn lưu trữ tất cả hồ sơ của nhân viên trên hệ thống và quản lý nó bao gồm các tính năng thêm, sửa, xóa.

7 Gửi thông báo Là nhân viên HR, tôi muốn gửi thông báo của mình đến toàn bộ nhân viên trên hệ thống.

8 Nhận thông báo Là nhân viên, tôi muốn nhận được nhanh nhất tất cả các thông báo mà nhân viên HR gửi đến.

9 Cập nhật hồ sơ cá nhân

Là người dùng đã xác thực, tôi muốn cập nhật chính xác tất cả các thông tin liên quan đến tôi lê hệ thống.

2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

2.3 Đặc tả

2.3.1 Chức năng Quản lý xác thực người dùng

2.3.1.1 Use case Quản lý xác thực người dùng

2.3.1.2 Đặc tả use case Quản lý xác thực người dùng a, Đăng nhập

Use Case ID UC 1 Use Case Name Đăng nhập

UC description Người dùng thực hiện đăng nhập vào hệ thống Actor Nhân viên HR, Nhân viên khác, authenticator Priority Must have

Trigger Người dùng muốn đăng nhập vào hệ thống Pre-condition  Tài khoản được kích hoạt và phân quyền.

 Thiết bị của người dùng được kết nối internet khi đăng nhập

Post-condition Người dùng đăng nhập thành công vào hệ thống Basic flow 1 Người dùng chọn chức năng đăng nhập

2 Hệ thống hiển thị giao diện đăng nhập

3 Người dùng nhập tài khoản là mã nhân viên và mật khẩu,

sau đó chọn lệnh đăng nhập

4 Hệ thống xác thực thông tin đăng nhập thành công và cho phép người dùng truy cập ứng dụng

5 Hệ thống ghi nhận hoạt động đăng nhập thành công.

Alternative flow N/A

Exception flow 2a Hệ thống lỗi, hiển thị thông báo: “Lỗi hệ thống, vui lòng truy cập lại sau”

4a Hệ thống xác thực thông tin đăng nhập không thành công và hiển thị thông báo

Business rules N/A Non-Functional

requirements N/A

b, Quên mật khẩu

Use Case ID UC 2

Use Case Name Quên mật khẩu

UC description Người dùng lấy lại mật khẩu để đăng nhập hoặc để xác thực danh tính khi thiết lập bảo mật

Actor Nhân viên HR, Nhân viên khác, Gmail Priority Must have

Trigger Người dùng muốn lấy lại mật khẩu để đăng nhập

Pre-condition Người dùng cần phải có tài khoản hệ thống và đã quên mật khẩu.

Post-condition Người dùng đã đổi sang mật khẩu mới và có thể đăng nhập vào hệ thống

Basic flow 1 Người dùng truy cập trang đăng nhập 2 Người dùng chọn "Quên mật khẩu".

3 Hệ thống yêu cầu người dùng nhập địa chỉ email đã dùng kích hoạt tài khoản.

4 Người dùng nhập địa chỉ email và xác nhận.

5 Hệ thống kiểm tra sự tồn tại của địa chỉ email trong hệ thống.

6 Nếu địa chỉ email hợp lệ, hệ thống sẽ gửi mã xác nhận đến địa chỉ email của người dùng.

7 Người dùng kiểm tra hộp thư và lấy mã xác nhận để nhập

8 Hệ thống xác nhận mã

9 Người dùng cập nhật mật khẩu mới và lưu lại Alternative flow N/A

Exception flow 5.1 Địa chỉ email không tồn tại trong hệ thống, quay lại bước 3

6.1 Lỗi trong quá trình gửi mã tới địa chỉ email và thông báo “Vui lòng quay lại sau”

6.2 Thư bị chuyển vào hòm thư rác

Business rules Mật khẩu mới phải tuân thủ các quy tắc bảo mật nhất định (độ dài, ký tự đặc biệt, chữ hoa/chữ thường, số, v.v…)

Non-Functional

requirements Hệ thống phải đảm bảo tính bảo mật của mật khẩu trong quá trình xử lý.

c, Đăng xuất

Use Case ID UC 3 Use Case Name Đăng xuất

UC description Người dùng muốn đăng xuất khỏi hệ thống Actor Nhân viên HR, Nhân viên khác

Priority Must have

Trigger Người dùng chọn tùy chọn Đăng xuất trong giao diện người dùng.

Pre-condition Người dùng đã đăng nhập vào hệ thống.

Post-condition Người dùng không còn đăng nhập vào hệ thống Basic flow 1 Người dùng chọn đăng xuất

2 Hệ thống hỏi xác nhận 3 Người dùng xác nhận “OK”

4 Hệ thống đăng xuất tài khoản cho người dùng

Alternative flow N/A Exception flow N/A Business rules N/A

Non-Functional

requirements N/A

2.3.1.3 Activity diagram quy trình Quản lý xác thực người dùng

a, Activity diagram Đăng nhập

b, Activity diagram Quên mật khẩu