GIÁM SÁT THEO DÕI HỌAT ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH PHÒNG CHỐNG SUY DINH DƯỠNG TRẺ EM

GIÁM SÁT là một quá trình thu thập thông tin để giúp nâng cao khả năng của nhân viên hay chất lượng của công việc Ví dụ: giám sát khả năng huấn luyện của những huấn luyện viên tuyến huyện hay khả năng giáo dục sức khoẻ về dinh dưỡng của nhân viên y tế xã. THEO DÕI là một quá trình thu thập thông tin để xem xét mọi việc có diễn ra đúng như kế hoạch đã đề ra hay không để từ đó có quyết định cụ thể. Ví dụ: theo dõi việc thực hiện kế hoạch của quí 1 để có quyết định nên điều chỉnh kế hoạch trong quí 2 hay không ÐÁNH GIÁ là quá trình thu thập thông tin đễ tìm xem mục tiêu đề ra có đạt được hay không. Có những đánh giá mất nhiều thời gian và tốn kém nhưng cũng có thể thực hiện những đánh giá nhỏ trên từng lĩnh vực để phục vụ cho quá trình nâng cao chất lượng quản lý dự án, chương trình. Theo thời gian chúng ta có loại đánh giá giữa kỳ và cuối kỳ

BỘ Y TẾ VIỆN VỆ SINH Y TẾ CÔNG CỘNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Tài liệu huấn luyện

NHỮNG CHỨC NĂNG CỦA QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH Y TẾ

Lập

kế hoạch

Triển khai thực hiện

Theo dõi và giám sát Ðánh giá

Bài 1

THẾ NÀO LÀ THEO DÕI, GIÁM SÁT VÀ ÐÁNH GIÁ?

Giám sát

(Supervision) Làm thường xuyên Con người

bằng cách gặp trực tiếp

Theo dõi

(Monitoring) Làm khá thường xuyên Số liệu, công việc

qua các báo cáo,

hồ sơ, nhật ký công việc

Ðánh giá

(Evaluation) Ít thường xuyên hơn

Con người

Kế hoạchHuấn luyện, dụng cụ giáo dục

Trực tiếpGián tiếp qua các

hồ sơ, báo cáo

là quá trình thu thập thông tin đễ tìm xem mục tiêu đề ra có đạt được hay không

Có những đánh giá mất nhiều thời gian và tốn kém nhưng cũng có thể thực hiệnnhững đánh giá nhỏ trên từng lĩnh vực để phục vụ cho quá trình nâng cao chấtlượng quản lý dự án, chương trình

Theo thời gian chúng ta có loại đánh giá giữa kỳ và cuối kỳ

BÀI TẬP 1: GIÁM SÁT, THEO DÕI HAY ÐÁNH GIÁ?

1 Ở làng A Y tế ấp trực tiếp gặp gở người dân về nguy hiểm của trẻ bị suydinh dưỡng Ở làng B thì ngược lại, Y tế ấp đến gặp từng nhóm để giảithích Bạn làm gì để biết cách làm nào thì hiệu quả hơn?

2 Cán bộ phụ trách dinh dưỡng của huyện có lập kế hoạch mở 5 lớp tậphuấn cho 60 Y tế ấp trong vòng tháng tới Bạn làm thế nào đễ biết đượcnhững công việc này có được thực hiện như kế hoạch không?

3 Bạn nghe rằng một vài Y tế xã đã truyền đạt những thông tin không chínhxác về một số nội dung trong chương trình phòng chống suy dinh dưỡng.Bạn sẽ dùng phương pháp nào sửa chữa những lổi lầm này?

4 Sau lớp huấn luyện bạn cần biết nhân viên y tế xã có thực hiện nhữnghoạt động của chương trình hành động về dinh dưỡng mà bạn vừa huấnluyện cho họ hay không Bạn sẽ làm gì?

5 Sau lớp huấn luyện bạn muốn tìm biết xem cần phải giúp đỡ thêm gì đểnhững nhân viên y tế xã có thể làm bản kế hoạch hàng năm với một chấtlượng tốt hơn Bạn sẽ làm gì?

6 Bạn cần biết các phương tiện, vật tư, trang bị cấp phát trong năm quacủa Chương trình phòng chống phòng chống suy dinh dưỡng đã đượcdùng tới đâu và còn lại bao nhiêu Bạn sẽ làm gì?

7 Ðể có thể đưa ra những quyết định kịp thời một số biễu mẫu thu thậpthông tin đã được tập huấn cho nhân viên y tế huyện từ đầu năm Bạncần biết những biểu mẫu này có thực sự mang lại lợi ích trong việc đưa

ra những quyết định hay không Bạn sẽ làm gì?

8 Có 15 Ban Chỉ Ðạo chương trình được thành lập ở 15 xã từ đầu năm.Bạn cần biết sẽ tập huấn những nội dung nào cho lớp huấn luyện nângcao về kỹ năng quản lý chương trình Bạn sẽ làm gì?

Bài 2

XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN GIÁM SÁT

Khi thực hiện giám sát bạn có thể trả lời người được giám sát đã làm điều gì tốt

và điều gì chưa tốt Nhờ kết quả này mà bạn có thể biết chính xác cần phải làm

gì nữa để giúp họ làm việc được tốt hơn

Thực tế là sau huấn luyện có người chưa làm tốt được hết những nhiệm vụđược giao và cũng có người hoàn thành công việc gần như hoàn hảo Công việccủa người huấn luyện là giúp cho những người làm chưa tốt trở thành nhữngngười có khả năng hơn

Nhưng làm thế nào để kết luận rằng một người nào đó làm tốt hoặc chưa tốt.Muốn vậy, trước hết phải xác định công việc mà họ phải làm Từ đó, xây dựngđược các tiêu chuẩn giám sát để đo lường mức độ hoàn thành công việc của Y

tế phụ trách các tuyến

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CỦA NGƯỜI ĐƯỢC GIÁM SÁT

Phân tích công việc của người được giám sát gồm 2 bước:

 B ư ớc 1: Mô tả những nhiệm vụ chủ yếu của người được giám sát

 B ư ớc 2 : Căn cứ vào từng nhiệm vụ của họ để chia nhỏ thành những côngviệc cụ thể mà họ phải làm để hoàn thành nhiệm vụ

XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN GIÁM SÁT

Xây dựng tiêu chuẩn giám sát là xác định xem người được giám sát phải thựchiện công việc như thế nào thì được coi là hoàn thành nhiệm vụ

BÀI TẬP THEO NHÓM:

Dựa trên nhiệm vụ của cán bộ phụ trách chương trình phòng chống suy dinhdưỡng ở các tuyến Học viên làm việc theo nhóm để phân tích công việc và xâydựng tiêu chuẩn giám sát Mỗi nhóm phụ trách một tuyến

Khi các nhóm trình bày kết quả thảo luận, cần giúp nhóm cân nhắc xem nhữngnhiệm vụ để ra có phù hợp với khả năng, trình độ hay không

Bài 3

XÂY DỰNG BẢNG KIỂM BẢNG KIỂM LÀ GÌ?

Bảng kiểm là một công cụ dùng để giám sát Nó bao gồm những tiêu chuẩnhoàn thành công việc được mô tả dưới dạng các đề mục Người đi giám sát sẽdựa vào các đề mục này để xem xét xem người được giám sát đã hoàn thànhcông việc ở mức độ nào

BÀI TẬP THEO NHÓM:

Học viên làm việc theo nhóm để hoàn chỉnh bảng kiểm (checklist) dựa trên cácnhiệm vụ của cán bộ phụ trách chương trình Mỗi nhóm phụ trách một tuyến

Bài 4

THU THẬP THÔNG TIN

Thu thập thông tin trong hoạt động giám sát là một công việc có kế hoạch Cầnxác định trước, người giám sát sẽ thu thập những thông tin cần thiết từ ai, ởđâu và bằng cách nào?

THU THẬP THÔNG TIN TỪ AI?

Đối tượng chính cung cấp thông tin là bản thân người được giám sát

Ngoài ra, chúng ta còn có thể thu thập thông tin từ những người có liên quan:

 Lãnh đạo y tế huyện

 Chánh quyền địa phương

 Nhân viên y tế huyện, xã, y tế ấp

 Ðối tượng hưởng lợi từ chương trình



Một nguồn thông tin quan trọng khác là các hồ sơ

 Sổ sách, hồ sơ, báo cáo, văn bản của CBPT chương trình huyện, xã, cộng tác viên dinh dưỡng,

 Các nghiên cứu liên quan



THU THẬP THÔNG TIN BẰNG CÁCH NÀO?

Chúng ta có thể thu thập thông tin bằng cách:

 Quan sát cách họ tiến hành công việc

Bài 5

CÁC BƯỚC CỦA QUÁ TRÌNH GIÁM SÁT

1 Khởi đầu là thu thập thông tin qua một số phương pháp như: quan sát,phỏng vấn, thảo luận

2 Công việc kế tiếp là phân tích các thông tin đã thu thập được

3 Kế đó là xác định những gi những nhân viên đã làm tốt và chưa tốt Trongbước này cần phản hồi với nhân viên về những mặt mạnh, mặt yếu

4 Bước tiếp theo là (cùng với nhân viên) phân tích xem những nguyên nhânnào khiến họ chưa hoàn thành tốt những công việc đó Những nguyênnhân này có thể được chia làm 4 nhóm khác nhau:

 Thiếu phương tiện để hổ trợ cho công việc

 Thiếu các kiến thức hoặc kỹ năng

 Thất bại trong việc sử dụng những kiến thức, kỹ năng đã có

 Các trở ngại do cung cách quản lý, do cơ chế hay trong đời tư

5 Sau khi xác định nguyên nhân thì công việc tiếp theo là (thảo luận vớinhân viên để) quyết định xem phải làm gì để giúp họ làm việc được tốthơn

Ví dụ:

 Cung cấp phương tiện dụng cụ

 Huấn luyện bổ sung

 Khuyến khích, động viên

 Làm giảm các trở ngại như thay đổi cung cách quản lý

6 Ghi chép những biện pháp hành động đã được chọn và nhất trí

SƠ ĐỒ CÁC BƯỚC CỦA QUÁ TRÌNH GIÁM SÁT

TÓM TẮT

1 Quá trình giám sát gồm 6 bước Các bước trên cho thấy huấn luyện đóngmột vai trò quan trọng nhưng theo dõi, giám sát còn quan trọng hơn Nếuthiếu theo dõi giám sát thì sẽ không đảm bảo được rằng những nhân viênđược huấn luyện sẽ hoạt động có hiệu quả

2 Ðôi khi chúng ta hiểu giám sát là một công việc và chỉ làm một lần là đủ.Thực sự giám sát là công việc có là một chu kỳ

Ghi chép các biện pháp và thông báo

Thảo luận các biện pháp khắc phục

Phân tích Nguyên nhân

Xác định những điểm chưa

tốt và phản hồi

Phân tích thông tin Thu thập

thông tin

Bài 6

CHU TRÌNH GIÁM SÁT

TRƯỚC KHI XUỐNG THỰC ÐỊA

Xác định ngày đi thực địa

Thông báo cho cộng đồng

Xem lại các ghi chép của chuyến đi

lần trước

Xem lại những hoạt động nào đã

được thực hiện theo thoả thuận

Xác định những vấn đồ nào cần ưu

tiên giám sát trong đợt thực địa này

SAU THỰC ÐỊA Ghi chép lại các thông tin theo một cách đơn giản nhưng hữu ích Thông báo kết quả đi thực địa với những cán bộ có liên quan

Thực hiện những công việc mà bạn đã cam kết

Chuẩn bị cho lần đi thức địa kế tiếp

TẠI THỰC ÐỊA

Thông báo với nhân viên về những gì đã làm theo thoả thuận của

lần thăm viếng trước

Thảo luận về những gì mà nhân viên làm được

Thu thập thông tin về những công việc thường nhật và những vấn

đề cần ưu tiên giám sát

Phân tích thông tin

Xác định những phần việc nhân viên đã làm tốt và chưa tốt

Phản hồi cho nhân viên biết, biểu dương những việc đã làm tốt

Thảo luận về những nguyên nhân khiến chưa làm tốt.

Ðạt đến thỏa thuận về những gì chúng ta và nhân viên cần làm

Bài 7

XÂY DỰNG MỘT BIỂU MẪU GIÁM SÁT ÐƠN GIẢN

 Ðể công việc giám sát có hiệu quả những công cụ cần có là:

1 Bảng kiểm

2 Các biểu mẫu giám sát

 Các biểu mẫu giám sát nên được trình bày riêng trên một tờ giấy khácvới các bảng kiểm

 Mổi biểu mẫu nên có ít nhất 3 phần:

 Phần trước khi thu thập thông tin

 Phần kết quả sử dụng bảng kiểm

 Phần sau khi thu thập thông tin

 Nếu được người đi giám sát nên để lại một bản (các biểu mẫu này) chonhân viên được giám sát nhưng điều quan trọng là phải chuyển các bảnsao cho những cán bộ hoặc bộ phận có liên quan

BÀI TẬP

Thử xây dựng một biểu mẫu giám sát đơn giản để giám sát nhân viên y

tế huyện về chương trình phòng chống suy dinh dưỡng mà bạn đang phụtrách

BIỂU MẪU GIÁM SÁT

- Tên người được giám sát:

- Địa điểm giám sát:

- Tên cán bộ giám sát:

- Ngày giám sát:

TRƯỚC KHI THU THẬP THÔNG TIN

1 Thông tin cụ thể về vấn đề cần giám sát:

2 Những điều cán bộ giám sát đã thoả thuận:

3 Những điều nhân viên đã thoả thuận thực hiện:

SỬ DỤNG CHECKLIST TẠI THỰC ÐỊA

1

2

3

4

5

SAU KHI ÐI THỰC ÐỊA

4 Những công việc mà người được giám sát hoàn thành tốt

5 Những công việc người được giám sát chưa làm tốt

6 Phản hồi và thảo luận với nhân viên về cách giải quyết các tồn tại

7 Những điều người giám sát cần làm trong thời gian tới

Muốn phản hồi có hiệu quả thì người giám sát cần lưu ý:

1 Am hiểu chủ đề đang tiến hành giám sát Người giám sát phải thực

sự am hiểu về những chủ đề mà bạn đang định giám sát

2 Phải tiến hành công việc giám sát có hệ thống Tốt nhất là viết ranhững những điểm mà bạn có ý định xem xét theo một trật tự hợp

lý Tránh làm theo lối tùy hừng

3 Luôn luôn khen ngợi những điểm tích cực trước

4 Chọn thời điểm thích hợp nhất để phản hồi

5 Muốn phản hồi có hiệu quả cần lưu ý những kỹ năng giao tiếp sau:

 Dùng lời lẽ đơn giản, dễ hiểu

 Tìm hiểu xem những gì mà người được giám sát đã hiểu saukhi phản hồi

 Chỉ đề cập từ 1 đến 3 điểm Không nên phản hồi cùng một lúcquá nhiều vấn đề

 Hãy lắng nghe nhân viên một cách kiên nhẫn

6 Hãy chuẩn bị để học hỏi nơi nhân viên bằng cách cố gắng khuyếnkhích họ phát biểu và chia xẻ ý kiến, kinh nghiệm

Như vậy người giám sát cần nâng cao kỹ năng giám sát để có thể thực

sự nâng đỡ nhân viên của mình làm việc tốt hơn Trong thực hành người giámsát có thể sử dụng những tiêu chuẩn đơn giản trên đây để xây dựng thành một

BẢNG KIỂM

KỸ NĂNG GIÁM SÁT CỦA GIÁM SÁT VIÊN

tốt

Chưa làm

1 Có am hiểu chủ đề đang tiến hành giám sát?

2 Có tiến hành công việc giám sát có hệ

thống?

3 Luôn luôn khen ngợi những điểm tích cực

trước?

4 Chọn thời điểm thích hợp nhất để phản hồi?

5 Có kỹ năng giao tiếp trong lúc phản hồi

 Có dùng lời lẽ đơn giản, dễ hiểu?

 Có tìm hiểu xem người tình nguyện

đã hiểu những gì vừa phản hồi?

 Chỉ đề cập 1- 3 điểm Không phản hồi

Bài 9

KỸ NĂNG THEO DÕITHEO DÕI LÀ GÌ?

Theo dõi là quá trình thu thập thông tin để biết những công việc đang tiến hành

có đúng như kế hoạch đã đề ra hay không Từ đó người quản lý đưa ra nhữngquyết định thích hợp Khác với giám sát, theo dõi không để ý nhiều đến yếu tốcon người

Thu thập thông tin là công việc khởi đầu và quan trọng của theo dõi Tuy nhiên

có nhiều vấn đề cấn đặt ra khi thu thập số liệu

CÁC VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI THEO DÕI

Thu thập số liệu cho ai?

Những số liệu được thu thập cho những người quản lý chương trình, dự án.Thường thì cộng đồng và những người tham gia thu thập số liệu lại không biết

số liệu này sẽ được dùng để làm gì và có ích như thế nào cho người dân trongcộng đồng Nếu như họ nghĩ rằng những số liệu đó chỉ phục vụ cho người ngoàicộng đồng thì họ sẽ cảm thấy không hứng thú và không sẳn sàng gánh váctrách nhiệm Thậm chí các số liệu thu thập được rất nhiều nhưng lại ít có giá trịtin cậy

Thu thập những số liệu nào?

Người quản lý thường cần nhiều loại số liệu, điều này có thể có ích cho côngviệc quản lý Nhưng có rất nhiều nơi người ta đòi hỏi rất nhiều số liệu khác nhaunhưng chính những người quản lý cũng không biết sẽ dùng những số liệu nàyvào việc gì

Mặt khác có những loại số liệu mà độ tin cậy của nó rất thấp do trình độ của cán

bộ tuyến cơ sở hoặc do khó thu thập

Do vậy cần phải cân nhắc xem thực sự chúng ta cần những loại số liệu nào?

Bài tập:

Hãy thảo luận nhóm và cho biết các chỉ số nào cần thu thập trong chương trình

- Tuyến xã

- Y tế ấp, cộng tác viên dinh dưỡng

LẬP KẾ HOẠCH THEO DÕI

Theo dõi cái gì?

Cái chúng ta cần theo dõi là khối lượng công việc hoàn thành, tiến độ công việc,kinh phí được cấp hoặc đã sử dụng… Muốn xác định cụ thể xem chúng ta cầntheo dõi cái gì thì phải dựa vào kế hoạch và các chỉ số đã đề ra

Theo dõi vào lúc nào?

Việc theo dõi cần phải dựa vào cột mốc thời gian nhất định Việc theo dõi là đểbiết vào thời điểm này công việc nào đã hoàn thành ở mức độ nào và cần phải

có quyết định gì trong khoảng thời gian sắp tới Vì vậy người quản lý phải xácđịnh cột mốc thời gian cần theo dõi

Thu thập số liệu từ đâu?

Có hai cách thu thập số liệu:

 Qua hệ thống thu thập số liệu thường xuyên, ví dụ: dựa vào các báo cáohàng tháng, hàng quí…

 Qua hệ thống thu thập số liệu ngắn hạn Hệ thống này được xây dựng chomục đích theo dõi và chỉ tồn tại trong thời gian tiến hành theo dõi Ví dụ:thu thập số liệu qua các báo cáo bổ sung, báo cáo đặc biệt

Ra quyết định trong quá trình theo dõi

Các số liệu được xử lý và được đối chiếu với các định mức, chỉ tiêu đã đề ra.Người quản lý phải trả lời:

 Với những kết quả này người quản lý phải làm gì để điều chỉnh công việc?

 Với những kết quả này có cần tiếp tục theo dõi hay không?

PHỤ LỤC (DÀNH CHO GIẢNG VIÊN) Ph

ụ l ụ c 1:

Hướng dẫn phòng chống suy dinh dưỡng trẻ em

Suy dinh dưỡng thường xảy ra ngay tại các hộ gia đình và ở những xã,phường nghèo Do đó, hoạt động phòng chống suy dinh dưỡng ở tuyến cơ sở làmột công việc quan trọng hàng đầu Theo dõi và trợ giúp cho trẻ em phát triểnđược bình thường và có các can thiệp khi cần thiết là công việc quan trọng cầnthực hiện ngay từ các cấp hộ gia đình và tuyến cơ sở

I Mục tiêu giảm suy dinh dưỡng trẻ em

1 Tỷ lệ suy dinh dưỡng (cân nặng theo tuổi) ở trẻ em dưới 5 tuổi tínhchung cả nước mỗi năm giảm 1,5% để giảm còn dưới 25% vào năm

2005 và dưới 20% vào năm 2010

2 Tỷ lệ chiều cao theo tuổi ở trẻ em dưới 5 tuổi tính chung cho cả nướcgiảm mỗi năm 1,5%

3 Giảm tỷ lệ thiếu năng lượng trường diễn ở phụ nữ tuổi sinh đẻ tínhchung toàn quốc giảm mỗi năm 1%

II Nội dung hoạt động phòng chống suy dinh dưỡng trẻ em

1 Thực hiện chăm sóc sức khoẻ và dinh dưỡng cho phụ nữ

- Mọi phụ nữ cần được chăm sóc, ưu tiên chăm sóc bà mẹ có thai đểsinh con khoẻ mạnh Mọi bà mẹ cần được chăm sóc và theo dõi ởgiai đoạn cho con bú

- Trong chăm sóc thai sản cần phối hợp với theo dõi tăng cân, hướngdẫn thực hành ăn uống, bổ sung viên sắt phòng chống thiếu máu, đềphòng các tai biến sản khoa

- Cụ thể là chăm sóc ăn uống của phụ nữ có thai để đạt mức tăng cân

10 - 12 kg trong thời gian có thai Khám thai ít nhất 3 lần, tiêm đủ 2

2 Thực hiện cho trẻ đẻ ra bú hoàn toàn bằng sữa mẹ 6 tháng đầu

- Tư vấn nuôi con bằng sữa mẹ tại xã Quản lý và giúp đỡ tại nhà đốivới các bà mẹ nuôi con bú, nhất là trong 6 tháng đầu

- Cụ thể là cho tre bú sớm trong nửa giờ đầu sau khi sinh, bú hoàntoàn sữa mẹ trong 6 tháng đầu và tiếp tục cho bú đến 18 - 24 tháng

3 Hướng dẫn ăn bổ sung hợp lý từ tháng thứ 6 và tiếp tục cho bú mẹ đến

24 tháng

- Tư vấn về ăn bổ sung tại xã: hướng dẫn bà mẹ chế biến thức ăn bổsung dựa vào thực phẩm có sẵn ở địa phương thông qua thực hành,trình diễn hai lần cho tất cả các bà mẹ có con dưới 2 tuổi

- Quản lý, giúp đỡ theo dõi trẻ ăn bổ sung tại nhà hoặc ở các nhà trẻ,nhóm trẻ gia đình về cách chế biến thức ăn đa dạng, thêm chất béo,quan tâm tới số lần ăn và vệ sinh ăn uống

- Cho trẻ ăn bổ sung (ăn sam, ăn dặm) từ tháng thứ 6 Tô màu đĩa bột,tăng thêm chất béo (dầu, mỡ, lạc, vừng), cho trẻ ăn nhiều bữa

4 Cải thiện tình trạng vitamin A cho trẻ em và bà mẹ

- Đảm bảo cho trẻ 6 - 36 tháng tuổi được uống vitamin A một năm 2lần, đặc biệt là những trẻ mẹ mất sữa hoặc ít sữa, con nuôi

- Đảm bảo cho mọi bà mẹ được uống vitamin A trong vòng 1 thángsau đẻ

- Hướng dẫn sử dụng nguồn thực phẩm giàu vitamin A và sắt trongbữa ăn hàng ngày

5 Chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ tốt hơn trong và sau khi mắc bệnh

- Giúp bà mẹ phát hiện, xử trí, chăm sóc sức khoẻ tại nhà, chú ý khitrẻ mắc tiêu chảy, viêm đường hô hấp (như uống dung dịch bù nướcđiện giải Oresol, giữ ấm cho trẻ vào mùa đông, cho trẻ uống vitamin

A khi bị tiêu chảy, viêm đường hô hấp

- Hướng dẫn bà mẹ tiếp tục cho trẻ bú và ăn tăng cường trong và saukhi bị ốm