GIÁM SÁT THEO DÕI HỌAT ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH PHÒNG CHỐNG SUY DINH DƯỠNG TRẺ EM

GIÁM SÁT là một quá trình thu thập thông tin để giúp nâng cao khả năng của nhân viên hay chất lượng của công việc Ví dụ: giám sát khả năng huấn luyện của những huấn luyện viên tuyến huyện hay khả năng giáo dục sức khoẻ về dinh dưỡng của nhân viên y tế xã. THEO DÕI là một quá trình thu thập thông tin để xem xét mọi việc có diễn ra đúng như kế hoạch đã đề ra hay không để từ đó có quyết định cụ thể. Ví dụ: theo dõi việc thực hiện kế hoạch của quí 1 để có quyết định nên điều chỉnh kế hoạch trong quí 2 hay không ÐÁNH GIÁ là quá trình thu thập thông tin đễ tìm xem mục tiêu đề ra có đạt được hay không. Có những đánh giá mất nhiều thời gian và tốn kém nhưng cũng có thể thực hiện những đánh giá nhỏ trên từng lĩnh vực để phục vụ cho quá trình nâng cao chất lượng quản lý dự án, chương trình. Theo thời gian chúng ta có loại đánh giá giữa kỳ và cuối kỳ

Bài 1

THẾ NÀO LÀ THEO DÕI, GIÁM SÁT VÀ ÐÁNH GIÁ?

(Monitoring) Làm khá thường xuyên Số liệu, công việc

qua các báo cáo,

Gián tiếp qua các hồ sơ, báo cáo

GIÁM SÁT

là một quá trình thu thập thông tin để giúp nâng cao khả năng của nhân viên hay chất lượng của công việc

Ví dụ: giám sát khả năng huấn luyện của những huấn luyện viên tuyến huyện hay khả năng giáo dục sức khoẻ về dinh dưỡng của nhân viên y tế xã.

THEO DÕI

là một quá trình thu thập thông tin để xem xét mọi việc có diễn ra đúng như kế hoạch đã đề ra hay không để từ đó có quyết định cụ thể.

Ví dụ: theo dõi việc thực hiện kế hoạch của quí 1 để có quyết định nên điều chỉnh kế hoạch trong quí 2 hay không

ÐÁNH GIÁ

là quá trình thu thập thông tin đễ tìm xem mục tiêu đề ra có đạt được hay không Có những đánh giá mất nhiều thời gian và tốn kém nhưng cũng có thể thực hiện những đánh giá nhỏ trên từng lĩnh vực để phục vụ cho quá trình nâng cao chất lượng quản lý dự án, chương trình

Theo thời gian chúng ta có loại đánh giá giữa kỳ và cuối kỳ

BÀI TẬP 1: GIÁM SÁT, THEO DÕI HAY ÐÁNH GIÁ?

1 Ở làng A Y tế ấp trực tiếp gặp gở người dân về nguy hiểm của trẻ bị suy dinh dưỡng Ở làng B thì ngược lại, Y tế ấp đến gặp từng nhóm để giải thích Bạn làm gì để biết cách làm nào thì hiệu quả hơn?

2 Cán bộ phụ trách dinh dưỡng của huyện có lập kế hoạch mở 5 lớp tập huấn cho 60 Y tế ấp trong vòng tháng tới Bạn làm thế nào đễ biết được những công việc này có được thực hiện như kế hoạch không?

3 Bạn nghe rằng một vài Y tế xã đã truyền đạt những thông tin không chính xác về một số nội dung trong chương trình phòng chống suy dinh dưỡng Bạn sẽ dùng phương pháp nào sửa chữa những lổi lầm này?

4 Sau lớp huấn luyện bạn cần biết nhân viên y tế xã có thực hiện những hoạt động của chương trình hành động về dinh dưỡng mà bạn vừa huấn luyện cho họ hay không Bạn sẽ làm gì?

5 Sau lớp huấn luyện bạn muốn tìm biết xem cần phải giúp đỡ thêm gì để những nhân viên y tế xã có thể làm bản kế hoạch hàng năm với một chất lượng tốt hơn Bạn sẽ làm gì?

6 Bạn cần biết các phương tiện, vật tư, trang bị cấp phát trong năm qua của Chương trình phòng chống phòng chống suy dinh dưỡng đã được dùng tới đâu và còn lại bao nhiêu Bạn sẽ làm gì?

7 Ðể có thể đưa ra những quyết định kịp thời một số biễu mẫu thu thập thông tin đã được tập huấn cho nhân viên y tế huyện từ đầu năm Bạn cần biết những biểu mẫu này có thực sự mang lại lợi ích trong việc đưa ra những quyết định hay không Bạn sẽ làm gì?

8 Có 15 Ban Chỉ Ðạo chương trình được thành lập ở 15 xã từ đầu năm Bạn cần biết sẽ tập huấn những nội dung nào cho lớp huấn luyện nâng cao về kỹ năng quản lý chương trình Bạn sẽ làm gì?

Bài 2

XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN GIÁM SÁT

Khi thực hiện giám sát bạn có thể trả lời người được giám sát đã làm điều gì tốt và điều gì chưa tốt Nhờ kết quả này mà bạn có thể biết chính xác cần phải làm gì nữa để giúp họ làm việc được tốt hơn

Thực tế là sau huấn luyện có người chưa làm tốt được hết những nhiệm vụ được giao và cũng có người hoàn thành công việc gần như hoàn hảo Công việc của người huấn luyện là giúp cho những người làm chưa tốt trở thành những người có khả năng hơn

Nhưng làm thế nào để kết luận rằng một người nào đó làm tốt hoặc chưa tốt Muốn vậy, trước hết phải xác định công việc mà họ phải làm Từ đó, xây dựng được các tiêu chuẩn giám sát để đo lường mức độ hoàn thành công việc của Y tế phụ trách các tuyến

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CỦA NGƯỜI ĐƯỢC GIÁM SÁT

Phân tích công việc của người được giám sát gồm 2 bước:

 B ư ớc 1: Mô tả những nhiệm vụ chủ yếu của người được giám sát

 B ư ớc 2 : Căn cứ vào từng nhiệm vụ của họ để chia nhỏ thành những công việc cụ thể mà họ phải làm để hoàn thành nhiệm vụ.

XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN GIÁM SÁT

Xây dựng tiêu chuẩn giám sát là xác định xem người được giám sát phải thực hiện công việc như thế nào thì được coi là hoàn thành nhiệm vụ.

BÀI TẬP THEO NHÓM:

Dựa trên nhiệm vụ của cán bộ phụ trách chương trình phòng chống suy dinh dưỡng ở các tuyến Học viên làm việc theo nhóm để phân tích công việc và xây dựng tiêu chuẩn giám sát Mỗi nhóm phụ trách một tuyến.

Khi các nhóm trình bày kết quả thảo luận, cần giúp nhóm cân nhắc xem những nhiệm vụ để ra có phù hợp với khả năng, trình độ hay không.

Bài 3

XÂY DỰNG BẢNG KIỂM BẢNG KIỂM LÀ GÌ?

Bảng kiểm là một công cụ dùng để giám sát Nó bao gồm những tiêu chuẩn hoàn thành công việc được mô tả dưới dạng các đề mục Người đi giám sát sẽ dựa vào các đề mục này để xem xét xem người được giám sát đã hoàn thành công việc ở mức độ nào.

CÁCH XÂY DỰNG BẢNG KIỂM

Bảng kiểm được xây dựng từ những tiêu chuẩn hoàn thành công việc bằng cách biến những tiêu chuẩn này thành những câu hỏi.

Mỗi bảng kiểm chỉ nên có tối đa khoảng 10 đến 14 câu hỏi Nếu bảng kiểm có quá nhiều câu hỏi thì sẽ khó áp dụng trong thực tế.

Chúng ta không thể xây dựng hoàn hảo ngay một bảng kiểm Người đi giám sát còn phải sữa chữa bổ sung nhiều lần khi tiến hành tại thực địa để bảng kiểm trở nên phù hợp và nhạy hơn.

BÀI TẬP THEO NHÓM:

Học viên làm việc theo nhóm để hoàn chỉnh bảng kiểm (checklist) dựa trên các nhiệm vụ của cán bộ phụ trách chương trình Mỗi nhóm phụ trách một tuyến

Bài 4

THU THẬP THÔNG TIN

Thu thập thông tin trong hoạt động giám sát là một công việc có kế hoạch Cần xác định trước, người giám sát sẽ thu thập những thông tin cần thiết từ ai, ở đâu và bằng cách nào?

THU THẬP THÔNG TIN TỪ AI?

Đối tượng chính cung cấp thông tin là bản thân người được giám sát

Ngoài ra, chúng ta còn có thể thu thập thông tin từ những người có liên quan:  Lãnh đạo y tế huyện

 Chánh quyền địa phương

 Nhân viên y tế huyện, xã, y tế ấp  Ðối tượng hưởng lợi từ chương trình 

Một nguồn thông tin quan trọng khác là các hồ sơ.

 Sổ sách, hồ sơ, báo cáo, văn bản của CBPT chương trình huyện, xã, cộng tác viên dinh dưỡng,

 Các nghiên cứu liên quan 

THU THẬP THÔNG TIN BẰNG CÁCH NÀO?

Chúng ta có thể thu thập thông tin bằng cách:  Quan sát cách họ tiến hành công việc  Phỏng vấn trực tiếp

 Đọc các tài liệu, báo cáo, sổ sách… của họ

BÀI TẬP THEO NHÓM:

Sau khi hoàn chỉnh bảng kiểm (checklist), bạn hãy xây dựng kế họach thu thập thông tin để chuẩn bị công việc giám sát

Bài 5

CÁC BƯỚC CỦA QUÁ TRÌNH GIÁM SÁT

1 Khởi đầu là thu thập thông tin qua một số phương pháp như: quan sát, phỏng vấn, thảo luận.

2 Công việc kế tiếp là phân tích các thông tin đã thu thập được

3 Kế đó là xác định những gi những nhân viên đã làm tốt và chưa tốt Trong bước này cần phản hồi với nhân viên về những mặt mạnh, mặt yếu

4 Bước tiếp theo là (cùng với nhân viên) phân tích xem những nguyên nhân nào khiến họ chưa hoàn thành tốt những công việc đó Những nguyên nhân này có thể được chia làm 4 nhóm khác nhau:

 Thiếu phương tiện để hổ trợ cho công việc  Thiếu các kiến thức hoặc kỹ năng

 Thất bại trong việc sử dụng những kiến thức, kỹ năng đã có  Các trở ngại do cung cách quản lý, do cơ chế hay trong đời tư

5 Sau khi xác định nguyên nhân thì công việc tiếp theo là (thảo luận với nhân viên để) quyết định xem phải làm gì để giúp họ làm việc được tốt hơn.

Ví dụ:

 Cung cấp phương tiện dụng cụ  Huấn luyện bổ sung

 Khuyến khích, động viên

 Làm giảm các trở ngại như thay đổi cung cách quản lý 6 Ghi chép những biện pháp hành động đã được chọn và nhất trí

SƠ ĐỒ CÁC BƯỚC CỦA QUÁ TRÌNH GIÁM SÁT

TÓM TẮT

1 Quá trình giám sát gồm 6 bước Các bước trên cho thấy huấn luyện đóng một vai trò quan trọng nhưng theo dõi, giám sát còn quan trọng hơn Nếu thiếu theo dõi giám sát thì sẽ không đảm bảo được rằng những nhân viên được huấn luyện sẽ hoạt động có hiệu quả.

2 Ðôi khi chúng ta hiểu giám sát là một công việc và chỉ làm một lần là đủ Thực sự giám sát là công việc có là một chu kỳ

Bài 6

CHU TRÌNH GIÁM SÁT

TRƯỚC KHI XUỐNG THỰC ÐỊAXác định ngày đi thực địa

Thông báo cho cộng đồng

Xem lại các ghi chép của chuyến đi lần trước

Xem lại những hoạt động nào đã được thực hiện theo thoả thuậnXác định những vấn đồ nào cần ưu tiên giám sát trong đợt thực địa này

SAU THỰC ÐỊA

Ghi chép lại các thông tin theo một cách đơn giản nhưng hữu íchThông báo kết quả đi thực địa với

Thông báo với nhân viên về những gì đã làm theo thoả thuận của lần thăm viếng trước

Thảo luận về những gì mà nhân viên làm được

Thu thập thông tin về những công việc thường nhật và những vấn đề cần ưu tiên giám sát

Phân tích thông tin

Xác định những phần việc nhân viên đã làm tốt và chưa tốtPhản hồi cho nhân viên biết, biểu dương những việc đã làm tốtThảo luận về những nguyên nhân khiến chưa làm tốt.

Ðạt đến thỏa thuận về những gì chúng ta và nhân viên cần làm

Bài 7

XÂY DỰNG MỘT BIỂU MẪU GIÁM SÁT ÐƠN GIẢN

 Ðể công việc giám sát có hiệu quả những công cụ cần có là: 1 Bảng kiểm

2 Các biểu mẫu giám sát

 Các biểu mẫu giám sát nên được trình bày riêng trên một tờ giấy khác với các bảng kiểm

 Mổi biểu mẫu nên có ít nhất 3 phần:  Phần trước khi thu thập thông tin  Phần kết quả sử dụng bảng kiểm  Phần sau khi thu thập thông tin

 Nếu được người đi giám sát nên để lại một bản (các biểu mẫu này) cho nhân viên được giám sát nhưng điều quan trọng là phải chuyển các bản sao cho những cán bộ hoặc bộ phận có liên quan.

BÀI TẬP

Thử xây dựng một biểu mẫu giám sát đơn giản để giám sát nhân viên y tế huyện về chương trình phòng chống suy dinh dưỡng mà bạn đang phụ trách.

BIỂU MẪU GIÁM SÁT

- Tên người được giám sát: - Địa điểm giám sát:

- Tên cán bộ giám sát: - Ngày giám sát:

TRƯỚC KHI THU THẬP THÔNG TIN 1 Thông tin cụ thể về vấn đề cần giám sát: 2 Những điều cán bộ giám sát đã thoả thuận: 3 Những điều nhân viên đã thoả thuận thực hiện:

SỬ DỤNG CHECKLIST TẠI THỰC ÐỊA

SAU KHI ÐI THỰC ÐỊA

4 Những công việc mà người được giám sát hoàn thành tốt 5 Những công việc người được giám sát chưa làm tốt

6 Phản hồi và thảo luận với nhân viên về cách giải quyết các tồn tại 7 Những điều người giám sát cần làm trong thời gian tới

Bài 8

KỸ NĂNG GIÁM SÁT

ÐỂ TRỞ THÀNH MỘT NGƯỜI CÓ KỸ NĂNG GIÁM SÁT BẠN SẼ PHẢICHUẨN BỊ NHƯ THẾ NÀO?

Giám sát thực chất là quá trình thu thập thông tin và cho những nhận xét phản hồi Mục đích của phản hồi là giúp nhân viên nhận ra những mặt tốt cũng như chưa tốt để họ có thể hoàn thiện các kỹ năng làm việc.

Muốn phản hồi có hiệu quả thì người giám sát cần lưu ý:

1 Am hiểu chủ đề đang tiến hành giám sát Người giám sát phải thực sự am hiểu về những chủ đề mà bạn đang định giám sát

2 Phải tiến hành công việc giám sát có hệ thống Tốt nhất là viết ra những những điểm mà bạn có ý định xem xét theo một trật tự hợp lý Tránh làm theo lối tùy hừng.

3 Luôn luôn khen ngợi những điểm tích cực trước 4 Chọn thời điểm thích hợp nhất để phản hồi

5 Muốn phản hồi có hiệu quả cần lưu ý những kỹ năng giao tiếp sau:  Dùng lời lẽ đơn giản, dễ hiểu

 Tìm hiểu xem những gì mà người được giám sát đã hiểu sau khi phản hồi.

 Chỉ đề cập từ 1 đến 3 điểm Không nên phản hồi cùng một lúc quá nhiều vấn đề.

 Hãy lắng nghe nhân viên một cách kiên nhẫn

6 Hãy chuẩn bị để học hỏi nơi nhân viên bằng cách cố gắng khuyến khích họ phát biểu và chia xẻ ý kiến, kinh nghiệm

Như vậy người giám sát cần nâng cao kỹ năng giám sát để có thể thực sự nâng đỡ nhân viên của mình làm việc tốt hơn Trong thực hành người giám sát có thể sử dụng những tiêu chuẩn đơn giản trên đây để xây dựng thành một

BẢNG KIỂM

KỸ NĂNG GIÁM SÁT CỦA GIÁM SÁT VIÊN

Chưalàm

1 Có am hiểu chủ đề đang tiến hành giám sát? 2 Có tiến hành công việc giám sát có hệ

3 Luôn luôn khen ngợi những điểm tích cực trước?

4 Chọn thời điểm thích hợp nhất để phản hồi? 5 Có kỹ năng giao tiếp trong lúc phản hồi

 Có dùng lời lẽ đơn giản, dễ hiểu?  Có tìm hiểu xem người tình nguyện

đã hiểu những gì vừa phản hồi?  Chỉ đề cập 1- 3 điểm Không phản hồi

Bài 9

KỸ NĂNG THEO DÕI THEO DÕI LÀ GÌ?

Theo dõi là quá trình thu thập thông tin để biết những công việc đang tiến hành có đúng như kế hoạch đã đề ra hay không Từ đó người quản lý đưa ra những quyết định thích hợp Khác với giám sát, theo dõi không để ý nhiều đến yếu tố con người.

Thu thập thông tin là công việc khởi đầu và quan trọng của theo dõi Tuy nhiên có nhiều vấn đề cấn đặt ra khi thu thập số liệu

CÁC VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI THEO DÕI

Thu thập số liệu cho ai?

Những số liệu được thu thập cho những người quản lý chương trình, dự án Thường thì cộng đồng và những người tham gia thu thập số liệu lại không biết số liệu này sẽ được dùng để làm gì và có ích như thế nào cho người dân trong cộng đồng Nếu như họ nghĩ rằng những số liệu đó chỉ phục vụ cho người ngoài cộng đồng thì họ sẽ cảm thấy không hứng thú và không sẳn sàng gánh vác trách nhiệm Thậm chí các số liệu thu thập được rất nhiều nhưng lại ít có giá trị tin cậy.

Thu thập những số liệu nào?

Người quản lý thường cần nhiều loại số liệu, điều này có thể có ích cho công việc quản lý Nhưng có rất nhiều nơi người ta đòi hỏi rất nhiều số liệu khác nhau nhưng chính những người quản lý cũng không biết sẽ dùng những số liệu này vào việc gì

Mặt khác có những loại số liệu mà độ tin cậy của nó rất thấp do trình độ của cán bộ tuyến cơ sở hoặc do khó thu thập

Do vậy cần phải cân nhắc xem thực sự chúng ta cần những loại số liệu nào?

Bài tập:

Hãy thảo luận nhóm và cho biết các chỉ số nào cần thu thập trong chương trình

- Tuyến xã

- Y tế ấp, cộng tác viên dinh dưỡng.

LẬP KẾ HOẠCH THEO DÕI

Theo dõi cái gì?

Cái chúng ta cần theo dõi là khối lượng công việc hoàn thành, tiến độ công việc, kinh phí được cấp hoặc đã sử dụng… Muốn xác định cụ thể xem chúng ta cần theo dõi cái gì thì phải dựa vào kế hoạch và các chỉ số đã đề ra.

Theo dõi vào lúc nào?

Việc theo dõi cần phải dựa vào cột mốc thời gian nhất định Việc theo dõi là để biết vào thời điểm này công việc nào đã hoàn thành ở mức độ nào và cần phải có quyết định gì trong khoảng thời gian sắp tới Vì vậy người quản lý phải xác định cột mốc thời gian cần theo dõi.

Thu thập số liệu từ đâu?

Có hai cách thu thập số liệu:

 Qua hệ thống thu thập số liệu thường xuyên, ví dụ: dựa vào các báo cáo hàng tháng, hàng quí…

 Qua hệ thống thu thập số liệu ngắn hạn Hệ thống này được xây dựng cho mục đích theo dõi và chỉ tồn tại trong thời gian tiến hành theo dõi Ví dụ: thu thập số liệu qua các báo cáo bổ sung, báo cáo đặc biệt.

Ra quyết định trong quá trình theo dõi

Các số liệu được xử lý và được đối chiếu với các định mức, chỉ tiêu đã đề ra Người quản lý phải trả lời:

 Với những kết quả này người quản lý phải làm gì để điều chỉnh công việc?  Với những kết quả này có cần tiếp tục theo dõi hay không?

PHỤ LỤC

(DÀNH CHO GIẢNG VIÊN)Ph

ụ l ụ c 1:

Hướng dẫn phòng chống suy dinh dưỡng trẻ em

Suy dinh dưỡng thường xảy ra ngay tại các hộ gia đình và ở những xã, phường nghèo Do đó, hoạt động phòng chống suy dinh dưỡng ở tuyến cơ sở là một công việc quan trọng hàng đầu Theo dõi và trợ giúp cho trẻ em phát triển được bình thường và có các can thiệp khi cần thiết là công việc quan trọng cần thực hiện ngay từ các cấp hộ gia đình và tuyến cơ sở.

I.Mục tiêu giảm suy dinh dưỡng trẻ em

1 Tỷ lệ suy dinh dưỡng (cân nặng theo tuổi) ở trẻ em dưới 5 tuổi tính chung cả nước mỗi năm giảm 1,5% để giảm còn dưới 25% vào năm 2005 và dưới 20% vào năm 2010.

2 Tỷ lệ chiều cao theo tuổi ở trẻ em dưới 5 tuổi tính chung cho cả nước giảm mỗi năm 1,5%.

3 Giảm tỷ lệ thiếu năng lượng trường diễn ở phụ nữ tuổi sinh đẻ tính chung toàn quốc giảm mỗi năm 1%.

II.Nội dung hoạt động phòng chống suy dinh dưỡng trẻ em

1 Thực hiện chăm sóc sức khoẻ và dinh dưỡng cho phụ nữ

- Mọi phụ nữ cần được chăm sóc, ưu tiên chăm sóc bà mẹ có thai để sinh con khoẻ mạnh Mọi bà mẹ cần được chăm sóc và theo dõi ở giai đoạn cho con bú.

- Trong chăm sóc thai sản cần phối hợp với theo dõi tăng cân, hướng dẫn thực hành ăn uống, bổ sung viên sắt phòng chống thiếu máu, đề phòng các tai biến sản khoa

- Cụ thể là chăm sóc ăn uống của phụ nữ có thai để đạt mức tăng cân 10 - 12 kg trong thời gian có thai Khám thai ít nhất 3 lần, tiêm đủ 2