TIỂU LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CÔNG TY THIẾT BỊ Y TẾ LỘC AN

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1.1. Giới thiệu chung 1.1.1. Khái quát chung Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ Y TẾ LỘC AN Tên Tiếng anh: LOC AN INSTRUMENT JOINT STOCK COMPANY Ngày thành lập: 27092001 Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 24, Tòa nhà ICON 4, 243A Đê La Thành, Phường Láng Thượng, Quận Đống đa, Hà Nội Người đại diện: Vũ Thị Thúy Hằng GCN ĐKDN số: 0101178800 Mã số thuế: 010117880 Ngành nghề kinh doanh chính: mua bán, cho thuê Thiết bị y tế, lắp đặt, sửa chữa, bảo trì Thiết bị y tế Vốn điều lệ: 6 tỷ đồng (vào năm 2001) tăng lên 1.125 tỷ đồng (vào năm 2015) Mã niêm yết: JVC Ngày niêm yết: 21062011 1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển: Công ty Cổ phần Thiết Bị Y tế Lộc An được thành lập vào ngày 27092001 với ngành nghề kinh doanh chính là mua bán, cho thuê Thiết bị y tế, lắp đặt, sửa chữa, bảo trì Thiết bị y tế. Năm 2002, Công ty Cổ phần Thiết Bị Y Tế Lộc An thức trở thành nhà phân phối độc quyền các dòng sản phẩm chẩn đoán hình ảnh của Hitachi Healthcare tại thị trường Việt Nam. Năm 2003, Công ty Cổ phần Thiết Bị Y Tế Lộc An trở thành nhà phân phối sản phẩm máy bơm thuốc cản quangcản từ tự động của hang Nemoto tại Việt Nam Năm 2004, Công ty Cổ phần Thiết Bị Y Tế Lộc An thành lập văn phòng đại diện tại Tp. Hồ Chí Minh Năm 2007, Công ty Cổ phần Thiết Bị Y Tế Lộc An cho ra mắt hệ thống xe khám lưu động đầu tiên tại Việt Nam và trở thành nhà phân phối của hãng Fujifilm, chuyên cung cấp các sản phẩm film, hệ thống đọc và xử lí hình ảnh XQuang kỹ thuật số tại Việt Nam. 1 2 Ngày 21062011, cổ phiếu của công ty chính thức niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh. Ngày 72012 Nâng vốn điều lệ từ 322 tỷ lên thành 354 tỷ, tương đương với 35 419 999 cổ phiếu. Ngày 21.11.2012 Công ty đã thông qua phương án phát hành cổ phần riêng lẻ để hoán đổi cho các cổ đông của Công ty CP Kyoto Medical Science (KMS) và phương án phát hành cổ phần cho cổ đông hiện hữu. Ngày 352013 Công ty đã hoàn thành đợt chào bán 13.987.600 cổ phiếu. Ngày 24102013 Công ty đã tiến hành đợt trả cổ tức cho cổ đông bằng cổ phiếu, nâng vốn điều lệ từ 494 tỷ lên 568 tỷ, tương đương với 56.818.530 cổ phiếu. Năm 2014, Công ty Cổ phần Thiết Bị Y Tế Lộc An trở thành nhà phân phối các sản phẩm DR, CR, máy in phim, phim khô y tế của hãng Konita Minolta tại thị trường Việt Nam Năm 2015, Công ty Cổ phần Thiết Bị Y Tế Lộc An tăng vốn điều lệ lên 1.125 tỷ đồng

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

01 Huỳnh Nguyễn Thúy Hạnh 21010961 thống quản lý Triển khai hệ 100%

02 Vũ Minh Hải 21036201 nguồn nhân lực Hoạch định 100%

03 Nguyễn Thị Hồng Nhung 21038581 nguồn nhân lực Hoạch định 100%

06 Nguyễn Thị Thu Phương 21038981 thống quản lý Triển khai hệ 100%

07 Nguyễn Thị Hoài Vy 21016571 An ninh trong HRMIS 100%

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1

1.1 Giới thiệu chung 1

1.1.1 Khái quát chung 1

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển: 1

1.2 Mô hình kinh doanh 2

1.3 Cơ cấu tổ chức 3

CHƯƠNG 2 HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC 5

2.1 Đánh giá các nhu cầu và tầm nhìn kinh doanh dài hạn của doanh nghiệp 5

2.1.1 Dự báo nhu cầu dài hạn 5

2.1.2 Tầm nhìn kinh doanh dài hạn của doanh nghiệp: 6

2.1.3 Thực trạng và khả năng đáp ứng nhu cầu nhân sự từ đội ngũ hiện có của doanh nghiệp.7 2.1.4 Đánh giá tình hình và xác định những khó khăn 8

2.2 Các bước trong quy trình quản lý nhân sự và xác định những điểm cải thiện bằng phần mềm 10

2.2.1 Quy trình 10

2.2.2 Xác định những điểm cải thiện bằng phần mềm 12

2.3 Xác định ROI- Lợi tức hoàn vốn khi áp dụng phần mềm 14

CHƯƠNG 3 TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN LÝ 17

4.1.2 Quản lý an ninh thông tin cho HRMIS 23

4.1.3 Luật an toàn mạng hiện nay 23

4.1.4 Vai trò của HR trong an ninh thông tin 24

4.2 An ninh trong Odoo Đám mây (nền tảng) 24

4.2.1 Sao lưu/Khôi phục sau Thảm họa 24

4.2.2 Bảo mật Cơ sở dữ liệu 25

4.3.2 Thiết kế cho Bảo mật 28

4.3.3 Kiểm tra Bảo mật Độc lập 28

4.3.4 Truy cập, Cập nhật hoặc Xóa Thông tin Cá nhân 28

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1.1 Giới thiệu chung

1.1.1 Khái quát chung

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ Y TẾ LỘC AN Tên Tiếng anh: LOC AN INSTRUMENT JOINT STOCK COMPANY

Ngày thành lập: 27/09/2001

Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 24, Tòa nhà ICON 4, 243A Đê La Thành, Phường Láng Thượng, Quận Đống đa, Hà Nội

Người đại diện: Vũ Thị Thúy Hằng

- Công ty Cổ phần Thiết Bị Y tế Lộc An được thành lập vào ngày 27/09/2001 với ngành nghề kinh doanh chính là mua bán, cho thuê Thiết bị y tế, lắp đặt, sửa chữa, bảo trì Thiết bị y tế - Năm 2002, Công ty Cổ phần Thiết Bị Y Tế Lộc An thức trở thành nhà phân phối độc quyền các dòng sản phẩm chẩn đoán hình ảnh của Hitachi Healthcare tại thị trường Việt Nam

- Năm 2003, Công ty Cổ phần Thiết Bị Y Tế Lộc An trở thành nhà phân phối sản phẩm máy bơm thuốc cản quang/cản từ tự động của hang Nemoto tại Việt Nam

- Năm 2004, Công ty Cổ phần Thiết Bị Y Tế Lộc An thành lập văn phòng đại diện tại Tp Hồ Chí Minh

- Năm 2007, Công ty Cổ phần Thiết Bị Y Tế Lộc An cho ra mắt hệ thống xe khám lưu động đầu tiên tại Việt Nam và trở thành nhà phân phối của hãng Fujifilm, chuyên cung cấp các sản phẩm film, hệ thống đọc và xử lí hình ảnh X-Quang kỹ thuật số tại Việt Nam

- Ngày 21/06/2011, cổ phiếu của công ty chính thức niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh

- Ngày 7/2012 Nâng vốn điều lệ từ 322 tỷ lên thành 354 tỷ, tương đương với 35 419 999 cổ phiếu

- Ngày 21.11.2012 Công ty đã thông qua phương án phát hành cổ phần riêng lẻ để hoán đổi cho các cổ đông của Công ty CP Kyoto Medical Science (KMS) và phương án phát hành cổ phần cho cổ đông hiện hữu

- Ngày 3/5/2013 Công ty đã hoàn thành đợt chào bán 13.987.600 cổ phiếu

- Ngày 24/10/2013 Công ty đã tiến hành đợt trả cổ tức cho cổ đông bằng cổ phiếu, nâng vốn điều lệ từ 494 tỷ lên 568 tỷ, tương đương với 56.818.530 cổ phiếu

- Năm 2014, Công ty Cổ phần Thiết Bị Y Tế Lộc An trở thành nhà phân phối các sản phẩm DR, CR, máy in phim, phim khô y tế của hãng Konita Minolta tại thị trường Việt Nam

- Năm 2015, Công ty Cổ phần Thiết Bị Y Tế Lộc An tăng vốn điều lệ lên 1.125 tỷ đồng

1.2 Mô hình kinh doanh

Đối tác chính Hoạt động chính Mục tiêu giá trị Quan hệ khách hàng khách hàng Phân khúc tư tiêu hao - Đầu tư liên kết phân phối vật tư tiêu hao, đầu tư liên kết,

- Truyền thông thu hút khách hàng, tạo sự gắn kết với

Cơ cấu tổ chứ Công ty Cung cấp Thiết bị Y tế Lộc An có Giám đốc và gồm 6 phòng ban khác nhau:

Giám đốc: có toàn quyền quyết định và điều khiển mọi hoạt động của công ty Chịu trách

nhiệm về mọi hoạt động của Công ty Tổ chức thực hiện kế hoạch, phương án đầu tư của Công ty, bảo toàn và phát triển vốn Quyết định các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp khuyến khích mở rộng sản xuất,…

Phòng Nhân sự: Bộ phận nhân sự hiện tại ở công ty có 5 thành viên: 1 trưởng phòng, 2

nhân viên hành chính và 2 chuyên viên Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút, giữ chân nhân tài và góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.Với đội ngũ 6 thành viên, phòng nhân sự thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, đảm bảo công tác quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Phòng Pháp chế: Bộ phận pháp chế hiện tại ở công ty có 5 thành viên: 1 trưởng phòng, 1

phó phòng và 3 chuyên viên Bộ phận pháp chế có vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho ban lãnh đạo, các phòng ban về các vấn đề pháp luật liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp Soạn thảo, thẩm định hợp đồng, văn bản pháp lý và phát hiện, đánh giá rủi ro pháp lý trong hoạt động của doanh nghiệp

Phòng Kế toán: Bộ phận kế toán hiện tại ở công ty có 5 thành viên: 1 trưởng phòng, 1

chuyên viên và 3 nhân viên Bộ phận kế toán có vai trò quan trọng trong việc ghi chép sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính và quản lí tài chính của công ty

Phòng Bán hàng: Bộ phận bán hàng hiện tại ở công ty có 5 thành viên: 1 trưởng phòng và

4 nhân viên Bộ phận bán hàng có vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng, tư vấn và kí kết hợp đồng

Phòng Truyền thông: Bộ phận truyền thông hiện tại ở công ty có 5 thành viên: 1 trưởng

phòng, 2 chuyên viên và 2 nhân viên Bộ phận truyền thông có vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược truyền thông, tạo nội dung truyền thông và phát triển hình ảnh thương hiệu công ty

Phòng Dịch vụ - Kĩ thuật: Bộ phận dịch vụ kĩ thuật hiện tại ở công ty có 5 thành viên:1

trưởng phòng, 1 phó phòng và 1chuyên viên và 2 nhân viên Bộ phận dịch vụ kĩ thuật có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ kĩ thuật, phát triển kĩ thuật Giải đáp thắc mắc, hướng dẫn sử dụng sản phẩm, dịch vụ cho khác

CHƯƠNG 2 HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC 2.1 Đánh giá các nhu cầu và tầm nhìn kinh doanh dài hạn của doanh nghiệp

2.1.1 Dự báo nhu cầu dài hạn Môi trường vĩ mô

Kinh tế : Toàn cầu hóa đang là một thực tế, các quốc gia đang cấu trúc lại nền kinh tế, tổ chức lại thị trường cho nên nước ta không thể đứng ngoài xu thế chung đó, phải hội nhập kinh tế quốc tế để mở rộng thị trường, tranh thủ vốn và công nghệ thông qua đầu tư trực tiếp từ nước ngoài Những năm trở lại đây, nền kinh tế Việt Nam duy trì tốc độ tăng trưởng ở mức khá cao so với các nước trong khu vực và trên thế giới Thu nhập người dân tăng Chất lượng cuộc sống của người dân được cải thiện, việc chăm sóc sức khỏe của cộng đồng được chú trọng Chính điều đó gây ảnh hưởng lớn đến nhu cầu khám chữa bệnh của người dân ngày một nhiều Tình trạng quá tải của các bệnh viện gia tăng Chính từ thực tế trên nhà nước đã và đang tiến hành xã hội hóa ngành y tế, xây dựng thêm nhiều bệnh viện, phòng khám cả nhà nước và tư nhân để phục vụ công tác khám chữa bệnh cho người dân Nhu cầu về trang thiết bị và dịch vụ y tế là vô cùng lớn Pháp luật: Theo công văn số 2384/BTC-TCT ngày 03/03/2009, thuế suất thuế thu nhập Doanh nghiệp áp dụng từ năm 2009 là 25% Mức thuế này đã giảm so với giai đoạn năm 2004 (28%), do đó Công ty đã tiết kiệm thêm được một khoản chi phí để có thể đầu tư thêm vào việc mở rộng kinh doanh thương mại

Văn hóa xã hội: Công ty có lợi thế là ngoài việc nắm được công nghệ hiện đại, công ty còn hiểu rõ môi trường văn hóa xã hội, tập quán sinh hoạt và tâm lý của người dân Chính việc đó đã giúp công ty đưa ra các chính sách kinh doanh cụ thể phù hợp với từng giai đoạn, từng đối tượng khách hàng, mang lại hiệu quả cao Một trong các minh chứng rõ nhất là công ty đã nắm bắt như cầu khám chữa bệnh của các khu công nhân tại khu công nghiệp và đã đưa ra giải pháp về gói dịch vụ khám chữa bệnh lưu động đưa dịch cụ đến tận nơi khách hàng yêu cầu

Quốc tế: Năm 2007 Việt Nam đã trở thành thành viên của WTO, đây chính là điều kiện thuận lợi để Công ty nhập khẩu máy móc, trang thiết bị hiện đại Tuy nhiên, nó cũng đặt ra khó khăn cho Công ty do cạnh tranh gay gắt trên thị trường, buộc công ty phải nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, thị trường

Môi trường ngành:

Đối thủ cạnh tranh: Đó là những Công ty trong nước, nước ngoài ( như Công ty Quang Anh,

Công ty thiết bị y tế Thien Viet, cong ty TNHH trang thiet bị y tế BMS, Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Hàn, công ty CP thiết bị y tế và thương mại Hoa Cẩm Chướng ) Các sản phẩm trang thiết bị của họ đa dạng hơn, và thời gian hoạt động của họ lớn hơn công ty do đó mà về uy tín cũng như khách hàng của họ chắc chắn có nhiều lợi thế hơn Đứng trước vấn đề này công ty muốn đạt thị phần thì buộc phải đẩy mạnh công tác nghiên cứu phát triển thị trường để nắm bắt kịp thời xu hướng phát triển

Áp lực của khách hàng: Đối với bất kỳ ngành nghề kinh doanh nào thì mục đích cuối cùng là thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, khách hàng là người quyết định sự thành công hay thất bại hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Đặc biệt trong nền kinh tế phát triển, mức sống của người dân được nâng cao, việc chăm sóc sức khỏe cũng được quan tâm hơn, do đó đòi hỏi về chất lượng của trang thiết bị y tế ngày càng phải nâng cao và hiện đại hơn Do đó, công ty phải đẩy mạnh công tác dự đoán nhu cầu để kịp thời nắm bắt được những gì mà khách hàng mong đợi ở họ

Áp lực của nhà cung ứng: Do công ty nhập khẩu trang thiết bị bên Nhật Bản nên việc vận chuyển gặp không ít khó khăn Dẫn đến trường hợp nhà cung ứng tạo áp lực để nâng cao giá thành sản phẩm, điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới lợi ích của công ty vì khi giá nhập khẩu đầu vào tăng sẽ tác động làm giá bán ra tăng lên Điều này là trái với những mong muốn của Công ty luôn muốn hạ giá thành sản phẩm để nâng cao vị thế cạnh tranh

Sản phẩm thay thế: Hiện nay, cả nước đã chế tạo được một số sản phẩm trang thiết bị y tế (TTBYT) đạt tiêu chuẩn Việt Nam Nhưng, có tới khoảng 80% TTBYT còn phải nhập khẩu Chính sách quốc gia về TTBYT giai đoạn 2002 - 2010 có nêu giải pháp để thực hiện mục tiêu đến năm 2005, TTBYT sản xuất trong nước đáp ứng 40% nhu cầu Công ty cũng đang từng bước hướng tới mục tiêu chung đó

2.1.2 Tầm nhìn kinh doanh dài hạn của doanh nghiệp:

Mục tiêu:

+ Trở thành nhà cung cấp thiết bị y tế hàng đầu Việt Nam trong vòng 10 năm tới + Mở rộng thị trường sang các nước láng giềng như Lào, Campuchia và Myanmar + Nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng

+ Góp phần nâng cao chất lượng ngành y tế Việt Nam

+ Chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm + Tận tâm: Luôn lắng nghe và đáp ứng nhu cầu của khách hàng

+ Trách nhiệm: Góp phần nâng cao chất lượng ngành y tế Việt Nam

2.1.3 Thực trạng và khả năng đáp ứng nhu cầu nhân sự từ đội ngũ hiện có của doanh nghiệp

Công ty Cung cấp Thiết bị Y tế Lộc An được thành lập năm 2001 chuyên cung cấp các thiết bị y tế cho các bệnh viện, phòng khám và các cơ sở y tế khác trên toàn quốc Lộc An là một trong những công ty cung cấp thiết bị y tế uy tín và chất lượng tại Việt Nam Hiện nay số lượng nhân sự của các phòng ban tại doanh nghiệp có 30 người Cơ cấu độ tuổi nhân viên đa dạng, tại công ty hiện tại, tỷ lệ lao động dưới 30 tuổi chiếm 26% trong tổng số lao động, tỷ lệ lao động trên 40 tuổi chiếm 16% và từ 30 đến 40 tuổi chiếm 58% tổng số lao động, là thành phần lao động chính trong công ty

Phân tích theo mô hình SWOT:

Điểm mạnh (Strengths):

- Uy tín và thương hiệu: Lộc An đã xây dựng được uy tín và thương hiệu trong ngành thiết bị y tế trong nhiều năm qua

- Sản phẩm chất lượng cao: Lộc An cung cấp các sản phẩm thiết bị y tế chất lượng cao, đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế

- Đội ngũ nhân viên: Lộc An sở hữu đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và chuyên môn cao trong lĩnh vực thiết bị y tế

- Mạng lưới phân phối rộng khắp: Lộc An có mạng lưới phân phối rộng, giúp đưa sản phẩm đến tay khách hàng một cách nhanh chóng và tiện lợi

Điểm yếu (Weaknesses):

- Nguồn vốn hạn chế: Lộc An là doanh nghiệp vừa và nhỏ, do đó nguồn vốn còn hạn chế, ảnh hưởng đến khả năng đầu tư và mở rộng hoạt động

- Khả năng tiếp cận thị trường quốc tế: Lộc An chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tiếp cận thị trường quốc tế

- Công tác marketing còn hạn chế: Công tác marketing của Lộc An chưa được chú trọng đúng mức, ảnh hưởng đến việc quảng bá thương hiệu và sản phẩm đến khách hàng

Cơ hội (Opportunities):

- Nhu cầu về thiết bị y tế ngày càng tăng: Nhu cầu về thiết bị y tế ngày càng tăng do dân số già hóa và sự phát triển của ngành y tế

- Chính sách ưu đãi của Chính phủ: Chính phủ có nhiều chính sách ưu đãi cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thiết bị y tế

- Sự phát triển của công nghệ: Sự phát triển của công nghệ giúp Lộc An có thể cải tiến sản phẩm và nâng cao chất lượng dịch vụ

Thách thức (Threats):

- Sự cạnh tranh gay gắt: Ngành thiết bị y tế là ngành có sự cạnh tranh gay gắt, với nhiều doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước tham gia thị trường

- Sự thay đổi của chính sách: Sự thay đổi của chính sách về thuế, ban hành luật của chính phủ có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Lộc An

- Dịch bệnh: Dịch bệnh có thể ảnh hưởng đến nhu cầu về thiết bị y tế và hoạt động kinh doanh của Lộc An

2.1.4 Đánh giá tình hình và xác định những khó khăn

Dựa trên phân tích SWOT, Lộc An có thể triển khai một số chiến lược phát triển sau: • Tăng cường đầu tư vào nghiên cứu và phát triển: Lộc An cần tập trung nghiên cứu và

phát triển các sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm cũ để nâng cao chất lượng và khả năng cạnh tranh

• Mở rộng mạng lưới phân phối: Lộc An cần mở rộng mạng lưới phân phối, đặc biệt là ở các khu vực thị trường tiềm năng

• Tăng cường công tác marketing: Lộc An cần chú trọng công tác marketing để quảng bá thương hiệu và sản phẩm đến khách hàng

• Tăng cường hợp tác quốc tế: Lộc An cần tăng cường hợp tác, trao đổi với các doanh nghiệp quốc tế để tiếp cận thị trường quốc tế

• Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: Lộc An cần tập trung đào tạo và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp

Bên cạnh đó, các phòng ban chuyên môn có cơ cấu và kế hoạch rõ ràng Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự vẫn có một số khó khăn So với các mục tiêu sắp tới, doanh nghiệp chưa đủ linh hoạt và chuyên nghiệp để năng suất của nhân viên đáp ứng các kế hoạch đề ra Công ty đối mặt với những khó khăn chung như số lượng nhân viên ít (30 người) so với quy mô công ty (6 phòng ban) sẽ khó khăn trong việc tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân tài, đặc biệt là các vị trí chuyên môn cao Việc xây dựng và duy trì quy trình, thủ tục làm việc hiệu quả dẫn đến nguy cơ xảy ra sai sót, chậm trễ trong công việc

Khó khăn trong việc đào tạo, phát triển năng lực cho nhân viên Nguy cơ thiếu hụt nguồn nhân lực chất lượng cao Chưa có sự phân công công việc rõ ràng dẫn đến chồng chéo, lãng phí thời gian và nguồn lực Hệ thống quản lý nhân sự chưa thật sự hoàn thiện gây khó khăn trong việc theo dõi, giám sát hiệu quả hoạt động của nhân viên, chưa theo kịp sự phát triển của công ty Thiếu các quy trình, thủ tục làm việc hiệu quả Nguồn vốn đầu tư hạn chế, ảnh hưởng đến việc mở rộng hoạt động kinh doanh.Khó khăn trong việc quản lý tài chính hiệu quả Ngoài ra việc đánh giá các nhân viên vẫn còn gặp nhiều khó khăn do quy trình đánh giá còn rườm rà và chưa đủ khách quan Song, việc thống kê các kết quả của nhân viên để xếp hạng vẫn chưa được tự động hóa một cách có hệ thống

Khó khăn riêng ở những phòng ban có thể kể đến như:

Phòng Nhân sự đối mặt với khối lượng công việc lớn với số lượng nhân viên ít; Khó khăn trong việc xây dựng và duy trì quy trình, thủ tục làm việc về nhân sự hiệu quả; Nguy cơ xảy ra sai sót, chậm trễ trong công việc giải quyết các vấn đề chấm công, lương thưởng, các yếu tố nhân sự mang tính nước ngoài…

Phòng Pháp chế đối mặt với khó khăn trong việc giải quyết khối lượng công việc lớn; Nguy cơ xảy ra sai sót, chậm trễ các giấy tờ về mặt pháp lý trong công việc; Khó khăn trong việc cập nhật luật pháp thường xuyên Khó khăn khi tiếp cận với các luật mang tính quốc tế

Phòng Kế toán đối mặt với khó khăn trong việc đào tạo, phát triển năng lực hoạch toán cho nhân viên; Nguy cơ thiếu hụt nguồn nhân lực chất lượng cao để kiểm soát chặt chẽ nguồn thu – chi của công ty nếu tham gia các hoạt động thương mại mang tính quốc tế

Phòng Bán hàng đối mặt với khó khăn trong việc giải quyết khối lượng công việc lớn về phát triển kế hoạch tiêu thụ sản phẩm; Nguy cơ bỏ lỡ cơ hội bán hàng; Khó khăn trong việc cạnh tranh với các đối thủ có đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, có quy trình rõ ràng

Phòng Truyền thông đối mặt với khó khăn trong việc quảng bá, giới thiệu sản phẩm cũng như làm thế nào để nâng cao hình ảnh của công ty vươn tầm thế giới; Nguy cơ không đáp ứng được yêu cầu lớn hơn của ban quản lý công ty; Khó khăn trong việc quản lý và giám sát hiệu quả hoạt động của nhân viên

Phòng Dịch vụ - Kĩ thuật đối mặt với khó khăn trong việc giải quyết khối lượng công việc lớn Nguy cơ chậm trễ trong việc hỗ trợ khách hàng về kỹ thuật hạ tầng thông tin trên hệ thống Khó khăn trong việc khắc phục sự cố kỹ thuật cho khách hàng với các đơn hàng lớn

2.2 Các bước trong quy trình quản lý nhân sự và xác định những điểm cải thiện bằng phần mềm

2.2.1 Quy trình

Bước 1: Lập kế hoạch nhân sự

Đây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý nhân sự, trong đó các nhà quản lý nhân sự phải đánh giá nhu cầu nhân sự của công ty và lập kế hoạch để đáp ứng nhu cầu đó

Bước 2: Tuyển dụng

Sau khi lập kế hoạch nhân sự, công ty sẽ tiến hành tuyển dụng nhân viên mới Quá trình này bao gồm đăng tải thông tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và chọn lựa ứng viên phù hợp

Bước 3: Đào tạo và phát triển

Sau khi tuyển dụng được nhân viên mới, công ty cần đào tạo và phát triển nhân viên để họ có thể hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả Đào tạo và phát triển có thể bao gồm các khóa học, đào tạo nội bộ, hoặc các chương trình đào tạo khác

Lập kế hoạch đào tạo nhân viên mới Quản lý

Phân công cho người phụ trách Quản lý

Giới thiệu quy trình và hướng dẫn công việc

Hỗ trợ và giúp nhân viên nâng cao năng suất Người huấn luyện Định hướng và đánh giá nhân viên Quản lý

Bảng 1 Ví dụ Kế hoạch chào đón nhân viên mới Bước 4: Đánh giá hiệu suất

Đánh giá hiệu suất là bước quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự, giúp đánh giá năng lực và đóng góp của nhân viên trong công việc Các nhà quản lý nhân sự có thể sử dụng các phương pháp đánh giá hiệu suất khác nhau để đánh giá nhân viên

Bước 5: Quản lý lương và phúc lợi

Quản lý lương và phúc lợi là bước quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự, giúp đảm bảo rằng nhân viên được trả lương và các phúc lợi phù hợp với công việc của họ

Bước 6: Quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên là bước cuối cùng trong quy trình quản lý nhân sự, giúp đảm bảo rằng nhân viên hoạt động hiệu quả và đóng góp vào sự phát triển của công ty Quản lý nhân viên bao gồm các hoạt động như giám sát, hỗ trợ và định hướng cho nhân viên

**Mục tiêu của quy trình quản lý nhân sự

Thu hút, tuyển dụng và giữ chân nhân tài: Tìm kiếm và tuyển chọn những ứng viên phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng, đồng thời tạo môi trường làm việc tốt để giữ chân nhân tài

Phát triển năng lực nhân viên: Nâng cao năng lực và kỹ năng của nhân viên thông qua các chương trình đào tạo và phát triển, giúp họ hoàn thành tốt công việc và phát huy tiềm năng của bản thân

Đảm bảo hiệu quả hoạt động của kế hoạch tuyển dụng: Tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc quản lý nhân sự hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược Tuân thủ pháp luật lao động: Đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật lao động, bảo vệ quyền lợi của nhân viên và doanh nghiệp

**Khó khăn trong quy trình quản lý nhân sự

Về mặt lưu trữ:

+ Lượng hồ sơ nhân viên lớn: Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên của một lượng lớn nhân viên có thể gặp khó khăn về mặt không gian và chi phí

+ Bảo mật thông tin: Cần đảm bảo bảo mật thông tin cá nhân của nhân viên theo quy định của pháp luật

Về mặt xử lý:

+ Đánh giá hiệu quả công việc: Việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên một cách khách quan và chính xác có thể gặp khó khăn do sự thiếu thông tin và sự thiên vị của người đánh giá

+ Giải quyết tranh chấp lao động: Việc giải quyết tranh chấp lao động có thể gặp khó khăn do sự phức tạp của luật lao động và sự thiếu kinh nghiệm của bộ phận nhân sự

2.2.2 Xác định những điểm cải thiện bằng phần mềm

* Đánh giá bằng phương pháp so sánh chi phí và hiệu quả

So sánh Odoo và SAP về chi phí và hiệu quả

Odoo và SAP là hai phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) phổ biến trên thị trường hiện nay Tuy nhiên, hai phần mềm này có những điểm khác biệt về chi phí và hiệu quả phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp khác nhau

* Về chi phí:

- Odoo: + Cấp miễn phí: Có bản cộng đồng miễn phí với các tính năng cơ bản + Bản trả phí: Odoo Online: Từ 6$/tháng/người dùng;

Odoo On-Premise: Giá tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp - SAP: + Giá bản quyền: SAP Business One: Từ 20.000$/năm

SAP Business ByDesign: Từ 2.500$/tháng/người dùng SAP S/4HANA: Giá tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp + Chi phí triển khai: Cao hơn Odoo do tính phức tạp của hệ thống

* Về hiệu quả:

- Odoo: + Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, dễ dàng cài đặt và sử dụng + Tính linh hoạt: Có thể tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp

+ Cộng đồng hỗ trợ lớn: Nhiều tài liệu hướng dẫn và cộng đồng người dùng hỗ trợ

+ Phù hợp cho: Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) với ngân sách hạn hẹp - SAP: + Tính năng mạnh mẽ: Hệ thống ERP toàn diện với nhiều tính năng cao cấp

+ Khả năng mở rộng: Có thể mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp

+ Phù hợp cho: Doanh nghiệp lớn với nhu cầu quản lý phức tạp

Bảng so sánh

Chi phí bản quyền Miễn phí hoặc từ 6$/tháng/người dùng Từ 20.000$/năm

Ta có thể sử dụng phần mềm Odoo là phần mềm hỗ trợ cải tiến quy trình quản lý nhân sự vừa tiết kiệm vừa phù hợp với công ty

Tuyển dụng:

+ Quản lý hồ sơ ứng viên: Odoo giúp lưu trữ, tìm kiếm và quản lý hồ sơ ứng viên hiệu quả

+ Tạo và đăng tin tuyển dụng: Odoo hỗ trợ tạo và đăng tin tuyển dụng trên nhiều kênh khác nhau, thu hút ứng viên tiềm năng

+ Đánh giá ứng viên: Odoo cung cấp các công cụ đánh giá năng lực, kỹ năng và tính cách của ứng viên một cách khách quan

+ Sắp xếp phỏng vấn: Odoo giúp sắp xếp lịch phỏng vấn và gửi lời mời đến ứng viên Đào tạo:

+ Quản lý chương trình đào tạo: Odoo giúp tạo và quản lý các chương trình đào tạo,