Tìm hiểu về 5S trong công việc

Tìm hiểu về 5S khái niệm 5S là gì, lời ích của 5S trong công việc, đời sống của người Nhật, cách thực hiện 5S (thành lập ban 5S, quy định chức năng, nhiệm vụ thông báo, tuyên truyền, đào tạo nhân viên, tiến hành kiểm tra chấm điểm, tuyên dương, khen thưởng ví dụ thực tiễn để áp dụng quy tắc 5S vào công việc, những lợi ích 5S mang lợi, ví dụ và ứng dụng 5S, Kết luận lợi ích 5S

1.3.2 Bước 2: Quy định chức năng, nhiệm vụ - trách nhiệm, quyền hạn của Ban 5S và các thành viên chủ yếu 7

1.3.3 Bước 3: Thông báo và tuyên truyền, đào tạo về 5S trong đơn vị 7 1.3.4 Bước 4: Phát lệnh tổng vệ sinh trong toàn đơn vị 8

1.3.5 Bước 5: Tiến hành kiểm tra, chấm điểm 8

1.3.6 Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng 8

1.4 Những lợi ích mang lại của 5S 9

II Trường hợp về ứng dụng trong quy trình 5S 11

2.1 Ví dụ về ứng dụng 5S 11

2.1.1 Phân tích về ứng dụng và nêu ý kiến về ứng dụng 5S 11

2.1.2 Kết luận lợi ích của 5S 13

III Kết luận 15

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Hình ảnh về quy trình 5S 3Hình 2 Hình ảnh về quá trình phân loại sàng lọc những thứ cần thiết và không cần thiết 4Hình 3 Hình ảnh về quá trình sắp xếp theo đúng trật tự và ngăn nắp 5Hình 4 Hình ảnh về quá trình kiểm tra vệ sinh và cải tiến được duy trì Hình 10 Hình ảnh bên trong phân xưởng luôn đảm bảo sạch sẽ tạo cảm không gian thoải mái 12Hình 11 Hình ảnh nhân viên kiểm tra máy móc trước khi bàn giao 13Hình 12 Hình ảnh các chiếc ô tô đã hoàn thiện bên trong phân xưởng 13

CHƯƠNG I CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ CẢI TIẾN – TÌM HIỂU VỀ 5S

I Tổng quát về 5S

1.1 Khái niệm 5S

5S được thực hành trong nhiều năm với ý nghĩa phổ biến là Seiri, Seiton để hỗ trợ cho hoạt động an toàn, chất lượng, hiệu suất và môi trường Năm 1986, cuốn sách đầu tiên về 5S được xuất bản.

5S là nền tảng cơ bản thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng xuất phát từ quan điểm: “Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi; tinh thần người công nhân sẽ thoải mái, năng suất lao động sẽ cao và có điều kiện để áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn”

5S là chữ cái đầu của các từ:

 Theo tiếng Nhật là: “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO”, “SEIKETSU” và

Hình 1 Hình ảnh về quy trình 5S

1.2 Nội dung 5S

ë SEIRI (sàng lọc): là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc, loại bỏ những dụng cụ không cần thiết, máy móc không dùng đến, sản phẩm không phù hợp, tài liệu - hồ sơ lỗi thời

S1: Sàng lọc = Hiệu quả

 Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết  Loại bỏ những thứ không cần thiết

 Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết.

Hình 2 Hình ảnh về quá trình phân loại sàng lọc những thứ cần thiết và khôngcần thiết

ë SEITON (sắp xếp): là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để nhận biết dễ dàng, nhanh chóng khi cần sử dụng Khi sắp xếp nên sử dụng

những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm các dụng cụ, có nhãn giúp nhận biết dễ dàng tránh nhầm lẫn, thời gian tiềm kiếm lâu.

S2: Sắp xếp = Ngăn nắp, thuận tiện

 Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự ngăn nắp và có đánh ký hiệu để dễ tìm

 Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ

 Sắp xếp vị trí dụng cụ, máy móc, công nhân sao cho tiến trình làm việc trôi chảy

Hình 3 Hình ảnh về quá trình sắp xếp theo đúng trật tự và ngăn nắp

ë SEISO (sạch sẽ): là giữ gìn vệ sinh, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp.

S3: Sạch sẽ = Kiểm tra

 Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ, nhà xưởng luôn sạch sẽ  Hạn chế nguồn gây dơ bẩn, bừa bãi

 Lau chùi có ý thức

 Kiểm tra hỏng hóc, rò rỉ thiết bị tránh những nguy cơ tiềm ẩn

Hình 4 Hình ảnh về quá trình kiểm tra vệ sinh và cải tiến được duy trì sạch sẽ

ë SEIKETSU (săn sóc): là liên tục duy trì, cải tiến nơi làm việc bằng seiri, seiton và seiso để đạt được hiệu quả cao hơn Nhằm xác lập một hệ thống trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc, bên cạnh đó tạo ra môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.

S4: Săn sóc = Giảm căng thẳng

 Duy trì thành quả đạt được “liên tục phát triển 3S”  Sàng lọc

 Sắp xếp

 Sạch sẽ mọi lúc, mọi nơi

ë SHITSUKE (sẵn sàng): là giáo dục mọi người có ý thức tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc, kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hóa trong đơn

Hình 5 Hình ảnh minh họa về S4 và S5

1.3 Cách thực hiện 5S

Quy trình 5S giới thiệu để tham khảo và áp dụng linh hoạt với các bước sau:

1.3.1 Bước 1: Thành lập Ban 5S

Xác định rõ mục tiêu triển khai 5S, sau đó thành lập Ban 5S Nên chọn ra mỗi bộ phận có 2 người để cử vào Ban 5S Thành viên được lựa chọn vào Ban 5S phải là những người có tính kỷ luật cao, có trách nhiệm trong công việc, có tầm ảnh hưởng, khuyến khích là nữ Đơn vị nên cử một số cán bộ quản lý chủ chốt trong Ban 5S tham gia các khóa đào tạo về thực hành 5S Đồng thời tham khảo các tổ chức tương tự đã triển khai 5S để học hỏi trước khi triển khai tại đơn vị.

1.3.2 Bước 2: Quy định chức năng, nhiệm vụ - trách nhiệm, quyền hạncủa Ban 5S và các thành viên chủ yếu

Chức năng chính của Ban 5S là tuyên truyền về 5S, đào tạo và đánh giá 5S Quyết định Trưởng ban, Phó ban, Thư ký, Phụ trách ảnh:

 Trưởng ban sẽ là người rất nghiêm minh, đi đầu trong hoạt động thực hiện 5S

 Phó ban là người giúp việc cho Trưởng ban trong thực thi và giám sát hoạt động triển khai.

 Thư ký có trách nhiệm tổng kết tình hình thực hiện 5S tại đơn vị và tổng hợp các ý kiến, nhận xét, đóng góp một cách trung thực, khách quan

 Phụ trách ảnh có vai trò rất lớn vì ảnh là minh chứng rõ nhất và mọi người nhận ra ngay các lỗi của mình Người phụ trách ảnh phải thường xuyên quan sát, phát hiện những nơi có vấn đề, sai sót và chụp lại làm bằng chứng và lưu trong hồ sơ triển khai 5S Sau một thời gian, xem lại hồ sơ sẽ thấy sự khác biệt giữa trước và sau cải tiến Nên dán những tấm ảnh 5S lên bảng tin để tất cả mọi người cùng biết và hỗ trợ nhau cải tiến Còn lại là các ủy viên có trách nhiệm tuyên truyền, đôn đốc các bộ phận trong đơn vị thực hiện tốt hoạt động 5S.

1.3.3 Bước 3: Thông báo và tuyên truyền, đào tạo về 5S trong đơn vị

Chính sách và mục tiêu áp dụng 5S cần được thông báo chính thức đến tất cả mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức Sau đó tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng bá về 5S Ban 5S phối hợp với các chuyên gia bên ngoài mở các lớp đào tạo về 5S để tất cả mọi người cùng nhận thức đúng, nắm rõ quy trình và cách thức triển khai Lưu ý là 100% cán bộ nhân viên phải tham gia.

1.3.4 Bước 4: Phát lệnh tổng vệ sinh trong toàn đơn vị

Lập sơ đồ mặt bằng toàn công ty, kể cả phần bao quanh bên ngoài, quy định khu vực được phân công Nên chia thành các tổ để dễ theo dõi và quản lý Mỗi người phụ trách nơi làm việc của mình và kiểm tra chéo lẫn nhau

 Các khu vực chung như nhà xe, cầu thang, hành lang, nhà ăn, nhà vệ sinh, … cũng phải phân công về các tổ cho hợp lý

 Ban 5S đề xuất mua các dụng cụ cần thiết như máy ảnh, bảng tin, tủ đồ, giá, chổi lau,… và phát cho các tổ Ban 5S cần hướng dẫn cặn kẽ, khuyến khích tất cả các tổ hăng hái thi đua, đề ra các khẩu hiệu về thực hành 5S

 Các tổ nên treo các khẩu hiệu ngay tại tổ mình để chuẩn bị cho ngày tổng vệ sinh Đây là bước quan trọng vì nó đánh dấu bước đầu thực hiện 5S Ngày tổng vệ sinh phải được tổ chức rầm rộ, khí thế, sôi nổi, tạo sự phấn khởi và thi

đua cho mọi người Yêu cầu tất cả các cán bộ, công nhân viên kể cả lãnh đạo cấp cao nhất cũng phải tham gia

 Người phụ trách ảnh cần ghi lại những hình ảnh mọi người làm việc trong ngày đầu tiên này để kịp thời rút kinh nghiệm.

1.3.5 Bước 5: Tiến hành kiểm tra, chấm điểm

Hàng tháng, Ban 5S tiến hành kiểm tra đồng loạt nơi làm việc, ghi nhận các vấn đề, tổng hợp các góp ý, chấm điểm và đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu của từng bộ phận Đồng thời đưa ra những vấn đề cần cải tiến trong tháng tiếp theo Sau khi cải tiến nên chụp ảnh để so sánh Nên tiến hành trong giờ làm việc, kết quả sẽ thực tế hơn và dễ dàng đưa ra các góp ý ngay lập tức Sau khi kiểm tra chấm điểm theo các tiêu chí đã đưa ra, Ban 5S cộng điểm và công bố kết quả Hàng tháng nên chọn ra các đơn vị xuất sắc làm mô hình điểm Chỉ ra các đơn vị thực hiện chưa tốt để nhắc nhở, theo dõi sát sao hơn.

1.3.6 Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng

Hàng tháng, khen thưởng các đơn vị xuất sắc nhất, trao giấy khen và cúp trước toàn đơn vị Cúp 5S nên luân lưu qua các đơn vị xuất sắc nhất để tạo ra sự thi đua giữa các đơn vị Kết thúc năm, khen thưởng đơn vị xuất sắc nhất trong năm, tặng quà và ghi nhận công lao đóng góp của từng cá nhân trong đơn vị đó.

1.4 Những lợi ích mang lại của 5S

 Nơi làm việc sẽ sạch sẽ và ngăn nắp hơn.

 Kết quả thấy ngay đối với mọi người, cả bên trong lẫn bên ngoài  Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến.

 Mọi người có tính kỷ luật hơn.

 Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho mọi công việc  Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.

 Cán bộ công nhân viên tự hào hơn về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp  Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.

Hình 6 Hình ảnh sự khác biệt giữa trước và sau khi thực hiện quy trình 5S

 Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Thực hiện tốt 5S sẽ mang lại nhiều lợi ích thông qua các yếu tố PQCDSME Các doanh nghiệp sẽ nhận thấy:

 Cải tiến năng suất (P: Productivity)  Nâng cao chất lượng (Q: Quality)  Giảm chi phí (C: Cost)

 Giao hàng đúng hạn (D:Delivery)  Đảm bảo an toàn (S: Safety)  Nâng cao tinh thần (M: Morale)

 Thể hiện trách nhiệm đối với cộng đồng (E: Environment)

Hình 7 Hình ảnh các lợi ích của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khi áp dụng quytrình 5S

II Trường hợp về ứng dụng trong quy trình 5S

2.1 Ví dụ về ứng dụng 5S

VD1: Honda là một trong những nhà sản xuất xe máy lớn nhất thế giới đã triển khai bước đầu trong quy tắc 5S

2.1.1 Phân tích về ứng dụng và nêu ý kiến về ứng dụng 5S

Quy trình 5S được áp dụng vào nhiều loại hình, nhiều lĩnh vực khác nhau (y tế, sản xuất, giáo dục,…) có mong muốn cải tiến môi trường làm việc, học tập trở nên dễ dàng và lành mạnh hơn.

 Sàng lọc: Lọc ra tất cả những thứ cần thiết và không cần thiết tại nơi làm việc, dọn bỏ các linh kiện bị hỏng, sản phẩm lỗi, các tài liệu không còn giá trị => nhằm tạo nơi làm việc trở nên gọn gàng hơn.

Hình 8 Hình ảnh các linh kiện được sàng lọc những thứ cần thiết cho quá trình sảnxuất

 Sắp xếp: Các linh kiện dùng để lắp ráp sửa chữa, các tài liệu phải được sắp xếp theo các dòng xe Linh kiện nào sử dụng nhiều nhất thì đặt gần vị trí làm việc để trong lúc cần tới nó thì chúng ta có thể dễ tìm, dễ lấy để phục vụ cho công việc một cách nhanh chóng Các dòng xe phải được sắp xếp cùng với nhau để thuận tiện cho việc khách hàng vào mua dễ nhìn được dòng xe mình chọn.

Hình 9 Hình ảnh các máy móc và linh kiện được bố trí thuận tiện phục vụ choquá trình lắp ráp

 Sạch sẽ: Các nhân viên phải quét dọn, lau chùi, dọn dẹp các dụng cụ, vật dụng, kiểm tra tất cả mọi thứ đặt đúng như vị trí ban đầu sau mỗi ngày làm việc tạo nên môi trường làm việc luôn sạch sẽ và thoải mái.

Hình 10 Hình ảnh bên trong phân xưởng luôn đảm bảo sạch sẽ tạo cảm khônggian thoải mái

 Săn sóc: Đảm bảo việc lặp đi lặp lại của 3 bước đầu, đặt các biển báo chỉ dẫn để mọi người làm theo, khuyến khích đánh giá sự tham gia và nỗ lực của tất cả mọi người.

Hình 11 Hình ảnh nhân viên kiểm tra máy móc trước khi bàn giao

 Sẵn sàng: Chúng ta phải luôn duy trì và tiếp tục cho việc cải tiến hơn nữa Chia sẻ cho nhau về quy tắc 5S để mọi người hiểu đúng và làm theo một cách nhanh chóng.

Hình 12 Hình ảnh các chiếc ô tô đã hoàn thiện bên trong phân xưởng

=> Tạo nên môi trường làm việc nhanh chóng, gọn gàng, sạch sẽ và tăng hiệu quả và năng suất trong công việc.

VD2: Công ty sản xuất mì C đã thực hiện quy tắc 5S nhằm cải thiện môi trường làm việc, tăng năng suất, hiệu quả trong quá trình sản xuất.

2.1.2 Phân tích về ứng dụng và nêu ý kiến về ứng dụng 5S

- Sàng lọc: Loại bỏ những thứ không còn giá trị (vd: dầu chiên, nước hấp mì, …) và tìm cách tái chế lại những thứ còn giá trị tại nơi sản xuất.

- Sắp xếp: Các nguyên vật liệu cần làm ở công đoạn nào thì sắp xếp ở công đoạn đó, các dụng cụ nào thường xuyên sử dụng thì đặt tại những nơi dễ lấy để giúp cho việc sản xuất trở nên dễ dàng hơn.

- Sạch sẽ: Trang bị dụng cụ vệ sinh, phát động và lên kế hoạch tổng vệ sinh cho nơi sản xuất theo từng khu vực cho từng nhóm (khu phối trộn, cán tấm, tạo sợi, hấp, chiên, đóng gói, cá nhân cũng cần có tinh thần tự giác vệ sinh tại khu vực làm việc của mình.

- Săn sóc: Tìm và xử lý các trường hợp vi phạm cũng như tuyên dương và khen thưởng cho những cá nhân làm tốt.

- Sẵn sàng: Duy trì và chia sẻ cho mọi người trong công ty, đặc biệt tại nơi sản xuất để hiểu đúng hơn về quy tắc 5S để mọi người thực hiện dễ dàng, tạo nên môi trường làm việc thoải mái, tăng năng suất cũng như hiệu quả trong công việc.

2.1.2 Kết luận lợi ích của 5S

Lợi ích của việc áp dụng quy tắc 5S vào ví dụ trên:

 Xây dựng ý thức làm việc tự giác toàn bộ nhân viên  Giảm thiểu được chi phí

 Dễ dàng, tiết kiệm thời gian tìm kiếm  Tạo nên môi trường làm việc sạch sẽ  Đảm bảo được sức khỏe

 Tăng tính đoàn kết giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên

=> Quy tắc 5S là phương pháp được lựa chọn nhằm tạo nên môi trường làm việc trở nên lành mạnh, nâng cao được tinh thần làm việc của nhân viên mang lại năng suất cao cho công ty.

III Kết luận

Tầm quan trọng phương pháp 5S áp dụng vào hệ thống quản lý chất lượng đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp giúp loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc, sắp xếp môi trường tiện lợi, khuyến khích tinh thần tập thể giúp công nhân lao động có thái độ tích cực trách nhiệm.

Có thể kết luận rằng 5S là một công cụ quản lý chất lượng hữu ích để các công ty, tổ chức có thể áp dụng và nâng cao chất lượng môi trường làm việc của mình nhằm tạo ra một hiệu quả làm việc tốt hơn Nguyên lý của 5S không khó nhưng để thực hiện hiệu quả thì cần có sự nổ lực của toàn công ty.

Ngày nay khi đất nước ngày càng hội nhập, tất yếu những tiêu chuẩn đặt ra phải có tính định hướng và các doanh nghiệp tự giác tham gia thực hiện, việc học hỏi cho các cách thức quản lý từ các nước vừa tạo ra cái mới cho các công ty vừa tạo uy tín cho chính công ty khi tham gia các mối quan hệ hợp tác với các đối tác nước ngoài.