Scrum quản lý dự án nước rút phương pháp scrum là bộ khung làm việc giúp các công ty, tổ chức chia nhỏ công việc thành những phần nhỏ hơn

Phương pháp Scrum là bộ khung làm việc giúp các công ty, tổ chức chianhỏ công việc thành những phần nhỏ hơn, để quản lý dễ dàng hơn và được hoànthành bởi một nhóm liên chức năng cross-fu

5 SCRUM – Quản lý dự án nước rút

Scrum là giải pháp và phương pháp luận quản lý dự án nhanh nhẹn, có thể nó giống như một khuôn khổ hơn là một phương pháp hiệu quả Với Scrum, công việc sẽ được chia thành những chu kỳ ngắn hạn được gọi là “nước rút”, nó thường kéo dài tầm khoảng 1 - 2 tuần

Phương pháp Scrum là bộ khung làm việc giúp các công ty, tổ chức chianhỏ công việc thành những phần nhỏ hơn, để quản lý dễ dàng hơn và được hoànthành bởi một nhóm liên chức năng (cross-function) trong một khoảng thời gianquy định (còn gọi là Sprint trong 2-4 tuần) Nhóm Scrum thường sử dụng bảng để

theo dõi công việc của từng thành viên trong nhóm (luồng chảy công việc – flow of work)

Phương pháp quản lý dự án Scrum có vai trò hỗ trợ các doanh nghiệp chianhỏ nhiệm vụ Do đó, khi sử dụng Scrum, nhà quản trị sẽ dễ dàng theo dõi và đánh

giá công việc hơn Thông thường, doanh nghiệp áp dụng phương pháp quản lý Scrum thường sẽ phân chia công việc cho một nhóm liên chức năng theo khung thời gian cố định.

5.1/ Ưu điểm của Scrum:

- Các thành viên trong nhóm có một bức tranh rõ ràng hơn về nhiệm vụ củahọ Họ biết phải làm gì và đưa ra câu hỏi nào có thể được giải quyết trong lần

chạy nước rút tiếp theo.

- Các dự án lớn được chia thành các phần nhỏ hơn để dễ quản lý và hoànthành.

- Scrum có thể giúp bạn quản lý dự án hiệu quả hơn, sử dụng thời gian vàngân sách tốt hơn

- Scrum đảm bảo tính minh bạch của tất cả các giai đoạn của dự án.

- Một trong những nguyên tắc của Scrum là tập trung vào việc giảm thiểu lỗi.

Nhờ cách tiếp cận này (ví dụ như chạy nhiều thử nghiệm), bạn có thể chắc chắn rằng dự án được duy trì ở mức chất lượng cao nhất.

- Scrum là một phương pháp rất linh hoạt Nếu khách hàng muốn thực hiện bất

kỳ thay đổi hoặc mở rộng sản phẩm với các chức năng mới, thường thì không có vấn đề gì với điều đó

- Các cuộc họp hàng ngày giúp xác định các mối đe dọa và vấn đề mới nổi

có thể được giải quyết nhanh chóng.

5.2/ Nhược điểm của Scrum:

- Scrum phụ thuộc vào việc có những người lao động có năng lực, tận tâm vàsẵn sàng làm việc trong nhóm Thành công của dự án của bạn có thể gặp rủiro nếu một thành viên trong nhóm không tham gia hoặc trì hoãn.

- Vai trò Scrum Master rất quan trọng Nếu họ không thực hiện nhiệm vụ củamình một cách chuẩn chỉnh có thể dẫn đến sự chậm trễ trong dự án.

- Scrum thường chỉ lý tưởng cho các nhóm 3-9 người Với các nhóm dự án lớn

hơn có thể gặp vấn đề về hiệu quả quản lý.

- Các cuộc họp hàng ngày có thể gây khó chịu cho các thành viên trong

- Ngày giao sản phẩm và giới hạn thời gian chạy nước rút sẽ không áp dụng cho Scrum.

5.3/ Scrum phù hợp với dự án nào và cách xây dựng:

5.3.1 Cách thức để quản lý dự án theo phương pháp quản lý Scrum

Phương pháp quản lý Scrum đề cao tầm quan trọng về lịch trình Các nhómScrum sẽ được cung cấp một danh sách ưu tiên của các task cần được hoàn thành,

hoàn chỉnh chức năng và sẵn sàng chuyển giao cho khách hàng Các nhóm phải quyết định nhận task nào mà họ nhận thấy có thể được hoàn tất trong vòng một sprint Bất kỳ việc nào ngoài phạm vi công việc mà họ đã cam kết sẽ được đưa vào sprint sau.

Sau đó, mỗi hai tuần (hoặc tùy theo giai đoạn sprint) các nhóm sẽ cho ra mộtsản phẩm hoàn thiện sẵn sàng chuyển giao cho khách hàng Sau đó các bên sẽ họpcải tiến (một trong những đặc điểm của phương pháp Scrum) để thảo luận về việc tối

ưu hóa quá trình, và chuyển sang sprint tiếp theo Quá trình này được lặp đi lặp lại và

cho phép ước tính chính xác dòng chảy công việc và quản lý dự án hiệu quả.

Phương pháp quản lý Scrum theo nhóm:

Trong một nhóm Scrum, có ít nhất ba bên được phép chỉ định xử lý công việc:PO, Scrum Master và nhóm phát triển Mỗi bên bị ràng buộc bởi về trách nhiệm

riêng biệt và họ phải làm việc cùng nhau để đạt được một sự cân bằng giữa yêu cầu và sản phẩm cuối Nhóm Scrum bắt buộc là nhóm liên chức năng, hay nói cách khác nhóm Scrum phải có tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc

Trên một bảng Scrum, các cột được dán nhãn để phản ánh các giai đoạncủa dòng chảy công việc Các task lần lượt theo thứ tự, làm tất cả mọi việc mỗi sprint

trong một vài tuần (khoảng thời gian thông thường cho sprint) và chuyển chúng sang trạng thái hoàn thành (cột Done) và cuối cùng sẽ xử lý hết những sprint còn ở trạng thái chờ.

5.3.2 Scrum phù hợp với dự án nào?

Phương pháp quản lý dự án SCRUM được sử dụng nhiều nhất bởi các nhà quản lý hoặc trưởng nhóm có vai trò như một nhà lãnh đạo Nhà lãnh đạo sẽ thực hiện vai trò của mình một cách tích cực nhất và góp phần vào việc tạo động lực cho nhân viên.

Bên cạnh đó, SCRUM cũng thường được sử dụng trong quá trình phát triển sản phẩm mà doanh nghiệp vẫn chưa xác định được mục tiêu cuối cùng Mỗi doanh nghiệp sẽ tiến hành áp dụng Scrum với những phương cách thức khác nhau.

5.3.3 Cách sử dụng Scrum trong quản lý dự án:

Scrum chia dự án thành các vòng lặp phát triển gọi là các sprint Mỗi sprint thường mất 2-4 tuần (30 ngày) để hoàn thành Nó rất phù hợp cho những dự án có nhiều sự thay đổi và yêu cầu tốc độ xử lý cao.

5.3.3.1 Tổ chức Backlog (Backlog Grooming)

Product Owner (PO) - người định hướng sản phẩm hướng tới tầm nhìn đã được đề ra PO cần có sự nhạy bén với thị trường, khách hàng để đưa ra sự thay đổi khi cần thiết PO là cầu nối quan trọng giữa khách hàng và nhóm sản xuất Họ sẽ tiếp nhận ý kiến từ 2 chiều và được ra các công việc phù hợp trong tương lai.

5.3.3.2 Kế hoạch nước rút (Sprint Planning)

Lên kế hoạch định hướng cho đội ngũ phát triển Việc lập kế hoạch bao gồm việc lựa chọn các yêu cầu phải phát triển Sau đó, phân tích, nhận biết các công việc phải làm kèm theo thời gian để hoàn thành các tác vụ.

Kế hoạch không diễn ra duy nhất một lần mà sẽ cần được lặp đi lặp lại, có sự thích nghi với các tình hình thực tiễn trong tiến trình đi đến sản phẩm.

5.3.3.3 Cuộc họp hàng ngày (Daily Meeting)

Cuộc họp ngắn được tổ chức vào một khung giờ nhất định và diễn ra hàng ngày Nội dung thảo luận trong cuộc họp để trao đổi về các công việc đã làm của hôm trước và đưa ra công việc phải làm trong ngày hôm nay, các khó khăn đang gặp phải.

5.3.3.4 Đánh giá Sprint (Sprint Review)

Sprint Review là cuộc họp kế hoạch cuối của Sprint nhằm dùng thử đánh giá sản phẩm và thảo luận hướng đi tiếp theo và mọi thứ cần điều chỉnh.

5.3.3.5 Họp cải tiến (Sprint Retrospective)

Với sự hỗ trợ của Scrum, nhóm phát triển dự án sẽ rà soát lại toàn diện Sprint vừa qua và tìm cách cải tiến quy trình làm việc cũng như bản thân sản phẩm nâng cao hiệu suất công việc Dựa trên kết quả đánh giá và xác định tiến độ, Product Owner và nhóm phát triển sẽ hợp tác để lập kế hoạch cho Sprint tiếp theo.

Ví dụ về pp quản lý nước rút SCRUM:

Nhóm 5 áp dụng mô hình Scrum vào dự án phát triển các tính năng mớicho ứng dụng K bán vé máy bay

Sprint 1: nhóm 5 sẽ phát triển những tính năng cơ bản của ứng dụng K bán vé

Sprint 2: Đội ngũ sẽ tập trung phát triển những tính năng nâng cao:

● Đặt vé máy bay● Thanh toán

● Theo dõi chuyến bay

Sprint 3: nhóm 5 sẽ cải thiện chất lượng của ứng dụng K:

● Thử nghiệm ứng dụng● Sửa lỗi

Từ đó, thông qua mô hình Scrum, dự án đã được nhóm 5 hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách Ứng dụng đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng và được đánh giá cao.

6 Phương pháp quản lý chất lượng dự án Six Sigma1 số khái niệm cơ bản về 6 Sigma

Định nghĩa:

6 Sigma được Bob Galvin, Giám đốc điều hành hãng Motorola định nghĩa:“6 Sigma là một phương pháp khoa học tập trung vào việc thực hiện một cáchphù hợp và có hiệu quả các kỹ thuật và các nguyên tắc quản lý chất lượng đãđược thừa nhận Tổng hợp các yếu tố có ảnh hưởng đến kết quả công việc, 6Sigma tập trung vào việc làm thế nào để thực hiện công việc mà không (hay gầnnhư không) có sai lỗi hay khuyết tật”.

“Ý tưởng cơ bản đằng sau 6 Sigma là nếu bạn có thể đo lường bao nhiêu “khuyết tật” bạn có trong một quá trình, bạn có thể chỉ ra giải pháp để loại bỏ chúng một cách có hệ thống và kết quả là tiến tới gần như là “không khuyết tật.” - GE Six Sigma

Hiệp hội Chất lượng Mỹ (AQC) định nghĩa “6 Sigma là một hệ thống linhhoạt và toàn diện để thực hiện, duy trì và tối đa hóa sự thành công trong kinhdoanh 6 Sigma là hệ thống được tiến hành bởi sự hiểu biết kỹ lưỡng về các nhu

cầu của khách hàng, sử dụng các cơ sở lập luận, số liệu, các phân tích thống kêvà chú trọng vào quản lý, cải tiến, thiết kế lại các quá trình kinh doanh".

Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO) định nghĩa, “6 Sigma là mộtphương pháp tiếp cận cải tiến hoạt động kinh doanh dựa trên thống kê nhằm tìmkiếm và loại bỏ các khuyết tật và nguyên nhân của chúng từ các quá trình củamột tổ chức, tập trung vào kết quả đầu ra quan trọng cho khách hàng”.

Sigma, độ lệch chuẩn và loại trừ sự biến động:

Như đã nói ở trên, chữ “sigma” trong bảng thứ tự alphabet - σ là một ký hiệusử dụng trong kỹ thuật thống kê để chỉ “độ lệch chuẩn” của một tập hợp Độ lệchchuẩn cho biết “sự biến động” của một hoạt động hoặc quá trình hay sản phẩm.

Trong cuộc sống của chúng ta có rất nhiều ví dụ về sự biến động Tâm trạng của chúng ta khi ra khỏi nhà vào mỗi buổi sáng đều khác nhau, ly cà phê chúng ta uống hàng ngày có độ ngọt, nhạt khác nhau Hoặc nếu ta mua ba cái áo sơ mi cùng một cỡ 39, nhưng khi đem mặc thử thì có một chiếc hơi bó một chút Đấy là những ví dụ cụ thể về sự biến động đang xảy ra trong cuộc sống của chúng ta, sự biến động là một phần tất nhiên của cuộc sống.

Ý

nghĩa đo lường mức Sigma

Mục đích của 6 Sigma là nâng cao chất lượng của quá trình cho ra thành phẩm bằng cách nhận diện và loại bỏ những nguyên nhân gây lỗi, khuyết tật và giảm thiểu tối đa sự dao động trong sản xuất và hoạt động kinh doanh Đây là hệ thống các phương pháp quản lý chất lượng, bao gồm các phương pháp thống kê, và tạo ra một nền tảng kiến thức đặc biệt cho những người quản lý trong tổ chức Mỗi dự án của một tổ chức áp dụng 6 Sigma theo các bước xác định và phải định lượng ra được các mục tiêu, ví dụ: giảm thời gian sản xuất, mức độ thỏa mãn của khách hàng, giảm chất thải gây ô nhiễm môi trường, giảm chi phí sản xuất và / hoặc nâng mức lợi nhuận.

6.1/ Ưu điểm :

- Giảm thiểu và loại bỏ lãng phí: Lãng phí sẽ được xác định và loại bỏ, mang

lại giá trị và lợi ích cho công ty.

- Giảm thiểu sai sót và chi phí sửa chữa: Việc áp dụng Six Sigma sẽ giúp các

công ty tối ưu hóa chi phí để nâng cao quy trình và chất lượng sản phẩm của dự án.

- Xây dựng hệ thống quản lý ổn định: Để giảm thiểu sai sót trong quá trình sản

xuất, các công ty cần xây dựng một hệ thống quản lý hoàn thiện và ổn định hơn.

- Giảm thiểu sai sót và phụ thuộc vào con người: Six Sigma giúp các công ty

giảm chi phí lao động và giảm bớt hoặc loại bỏ sự phụ thuộc của dự án vào những nhân viên có tay nghề cao.

- Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực: Nguồn nhân lực có kiến thức tốt là

cơ sở để công ty đạt được nhiều mục tiêu hơn trong tương lai.

- Tăng sự hài lòng của khách hàng: Sản phẩm cuối cùng có chất lượng cao làm

tăng sự hài lòng của khách hàng Nhờ đó, thị phần của công ty sẽ tăng lên đáng kể.

6.2/ Nhược điểm :

- Six Sigma chỉ tập trung vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm Vì vậy,

các công ty cần đầu tư nhiều hơn vào máy móc thiết bị để cải tiến sản phẩm tốt nhất Khoản đầu tư này có thể tốn rất nhiều chi phí kinh doanh.

- Phương pháp này không phù hợp với các lĩnh vực lợi nhuận thấp vì Six

Sigma mất nhiều thời gian và chi phí để thực hiện.

- Nguyên tắc của Six Sigma là hoạt động theo quy trình nên phương pháp nàyhạn chế tối đa sự đổi mới, sáng tạo trong quá trình làm việc.

- Six Sigma đòi hỏi nguồn nhân lực có tay nghề cao.

- Việc áp dụng các lý thuyết vào thực tế của Six Sigma gặp rất nhiều rào cảnvề thời gian.

6.3/ Six Sigma phù hợp với dự án nào?

Six Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng được sử dụng rộng rãi trong các công ty và tổ chức để cải thiện hiệu suất quy trình và giảm sự biến động trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ Phương pháp này có thể áp dụng cho nhiều loại dự án khác nhau trong các lĩnh vực khác nhau Dưới đây là những dự án mà Six Sigma có thể được áp dụng:

- Cải thiện quy trình sản xuất: Six Sigma có thể được sử dụng để tối ưu hóa quy

trình sản xuất, làm giảm sự biến động và tăng hiệu suất sản xuất.

- Cải thiện chất lượng sản phẩm: Six Sigma có thể giúp nâng cao chất lượng sản

phẩm bằng cách giảm sự biến động và lỗi trong quá trình sản xuất.

- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Six Sigma có thể được áp dụng để tối ưu hóa các

quy trình dịch vụ, giảm thời gian phục vụ và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

- Cải thiện quy trình vận hành: Six Sigma có thể giúp tối ưu hóa quy trình vận hành

tổ chức, giảm thời gian xử lý, tăng năng suất và giảm lỗi.

- Cải thiện quy trình tiếp thị: Six Sigma có thể được áp dụng trong các chiến dịch

tiếp thị để cải thiện hiệu quả tiếp thị, tăng tỷ lệ chuyển đổi và giảm lãng phí trong chiến dịch.

- Giảm chi phí sản xuất: Với tỷ lệ khuyết tật trong thành phẩm giảm đáng kể, nhà

máy dễ dàng loại bỏ những lãng phí về nguyên vật liệu và việc sử dụng nhân công kém hiệu quả Điều này góp phần làm giảm bớt chi phí hàng bán trên từng đơn vị sản phẩm cũng như làm tăng lợi nhuận mà doanh nghiệp có được.

- Giảm chi phí quản lý:Từ việc loại bỏ gần như hoàn toàn tình trạng hàng hóa

lỗi/hỏng/kém chất lượng thông qua loại bỏ các khuyết tật phổ biến, doanh nghiệp có thể giảm bớt thời gian xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất Điều này cũng giúp cấp quản lý có nhiều thời gian cho các hoạt động mang lại giá trị cao hơn.

- Gia tăng sự hài lòng của khách hàng:Bằng cách làm giảm đáng kể tỷ lệ lỗi/hỏng

của sản phẩm, doanh nghiệp sẽ có tỷ lệ khách hàng quay lại cao hơn do những trải nghiệm chất lượng mà họ nhận được Từ việc gia tăng sự hài lòng, các công ty có thể giảm thiểu rủi ro bị chấm dứt đơn đặt hàng từ phía khách hàng cũng như duy trì được lượng khách hàng thường xuyên Ngoài ra việc duy trì nguồn khách hàng thường xuyên sẽ giúp mỗi doanh nghiệp giảm được chi phí kinh doanh một cách đáng kể Cụ thể là giảm chi phí cho việc tìm kiếm khách hàng mới, chi phí tiếp thị, quảng bá, chi phí chào hàng

- Giúp doanh nghiệp mở rộng sản xuất dễ dàng hơn: Từ việc có thể giảm thiểu rủi

ro về vấn đề chất lượng, mỗi doanh nghiệp sẽ đạt sự gia tăng về sản lượng, khách hàng, doanh thu, thị phần, lợi nhuận cũng gia tăng đầu tư phát triển mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh Thực tế, vấn đề chất lượng luôn là tiêu chí được đặt lên hàng đầu để mỗi tổ chức có thể tăng trưởng và phát triển một cách mạnh mẽ trong lâu đời.

Tuy nhiên, sản xuất trong thời đại 4.0 ngày càng đòi hỏi sự phức tạp vàchính xác cao Vì vậy, nếu chỉ ứng dụng phương pháp Six Sigma thông thường,doanh nghiệp sẽ khó lòng tạo được sức cạnh tranh trên thị trường

5 bước áp dụng Six Sigma vào doanh nghiệp bằng quy trình DMAIC truyền thống

Quy trình truyền thống và cơ bản nhất để áp dụng hệ phương pháp Six Sigma

vào hầu hết các loại hình doanh nghiệp là DMAIC bao gồm 5 bước:

● D – Define (Xác định) là bước nhận định về khách hàng và các yêu

cầu chất lượng quan trọng cần có ở sản phẩm và dịch vụ Sau khi tự đánh giá xem doanh nghiệp đã đạt được yêu cầu ở mức độ nào, bạn cần xác định các khu vực kinh doanh trọng điểm cần triển khai Six Sigma.

● M – Measure (Đo lường) là công đoạn thu thập dữ liệu, đánh giá và

nhận dạng các vấn đề phát sinh để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các khiếm khuyết.

● A – Analyze (Phân tích) là việc bạn xác định khoảng cách giữa mục

tiêu kế hoạch và kết quả thực hiện công việc hiện tại, xác định cơ hội cho doanh nghiệp Các giải pháp được đưa ra từ đây, với điều kiện phải được kiểm nghiệm chặt chẽ và có biện pháp dự phòng.

● I – Improve (Cải tiến) là lúc bắt đầu triển khai thực hiện giải pháp cải

tiến Bạn cần theo dõi sát sao để có thể đưa ra quyết định bổ sung hoặc thay đổi khi cần thiết.

● C – Control (Kiểm soát) là kế hoạch giám sát và kiểm soát mục tiêu

đã đề ra ban đầu, tránh quay lại lối mòn cũ hoặc đi sai định hướng.

Ví dụ minh hoạ về quản lý chất lượng dự án Six Sigma

Tập đoàn Samsung được thành lập năm 1938 tại Hàn Quốc, được công nhận là

tập đoàn sản xuất, tài chính và dịch vụ hàng đầu toàn cầu Năm 1993, Samsung SH-700 có tỷ lệ lỗi quá cao, đến 11,8% Dẫn đến việc thu hồi và tiêu hủy toàn bộ hơn 150.000 sản phẩm.

Bước ngoặt cho việc thay đổi phương châm của Samsung, chuyển đổi trọng tâm từ số lượng sang chất lượng và đáp ứng được các tiêu chuẩn toàn cầu.

Six Sigma của Samsung: Cải thiện quy trình để giành lợi thế dẫn đầu

Six Sigma của Chuỗi cung ứng Samsung được xây dựng dựa trên 2 nền tảng chính: