Xây dựng giải pháp hỗ trợ ra quyết định trong quản lý nguồn lực nhân sự tại công ty tnhh phần mềm fast

Phần 3 trình bày kết quả nghiên cứu từ việc khảo sát và phân tích hiện trạng công ty; Đề xuất giải pháp và thiết kế mô hình hỗ trợ ra quyết định phù hợp dựa trên nền tảng Kinh doanh thôn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ NGUỒN LỰC NHÂN SỰ

TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FAST Ngành: Hệ thống thông tin quản lý

2

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

KHÓA LUẬN

TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ NGUỒN LỰC NHÂN SỰ

TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FAST Ngành: Hệ thống thông tin quản lý

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 12

1.3 Nội dung nghiên cứu 13

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 13

1.5 Phương pháp nghiên cứu 13

1.6 Câu hỏi nghiên cứu 14

1.7 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài: 14

1.8 Nội dung tóm lược của các chương tiếp theo 14

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 15

2.1 Tổng quan nghiên cứu 15

2.2 Cơ sở lý thuyết 17

2.3 Khoảng trống tri thức 32

CHƯƠNG 3: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 34

3.1 Nội dung nghiên cứu 34

3.2 Tổng quan công ty 34

3.3 Phương pháp tiếp cận 37

3.4 Quá trình phát triển BIS tại công ty 39

4

3.5 Bảng điều khiển 59

3.6 Kết quả nghiên cứu 65

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 66

4.1 Kết luận 66

4.2 Hướng phát triển 68

TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

5

TÓM TẮT

Trong thời gian gần đây, lĩnh vực kinh doanh đang đối mặt với nhiều thách thức đáng kể, đặc biệt là với sự xuất hiện bất ngờ của các vấn đề như đại dịch COVID-19, làm nổi bật đặc tính của hiện tượng VUCA (Zhang, 2022) Nguồn lực nhân sự được coi là một tài sản quý giá, không thể sao chép được và trở thành điểm mạnh cạnh tranh của tổ chức (Grant, 2021) Nhu cầu khai thác các dữ liệu từ các hệ thống thông tin nhân sự và sử dụng cho việc hỗ trợ ra quyết định ngày càng tăng Tuy nhiên, quá trình triển khai các hệ hỗ trợ ra quyết định chưa thực sự hiệu quả vì còn nhiều rào cản

Để giải quyết tồn tại trên, nghiên cứu này tiếp tục phát triển một lĩnh vực nghiên cứu liên ngành giữa quản trị nguồn lực nhân sự và hệ thống thông tin Bài luận văn với mục tiêu tìm hiểu các lý thuyết liên quan tới DSS, từ đó đề xuất mô hình và giải pháp hệ hỗ trợ ra quyết định trong quản trị nguồn lực nhân sự thực nghiệm tại công ty phần mềm FAST Kết quả phân tích được trực quan hóa trên các bảng điều khiển với các vai trò chức năng khác nhau thuộc quản lý nhân sự và quản lý tuyển dụng giúp hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn

Recently, the business landscape has been facing significant challenges, notably with the unexpected emergence of issues like the COVID-19 pandemic, highlighting the VUCA phenomenon (Zhang, 2022) Human resources are considered invaluable assets, unreplicable, and have become a competitive strength for organizations (Grant, 2021) The demand for harnessing data from human resource information systems for decision support is on the rise However, the implementation of decision support systems hasn't been entirely effective due to various barriers

To address these existing issues, this study further develops an interdisciplinary field between human resource management and information systems The thesis aims to explore theories related to DSS, proposing models and solutions for decision support systems in practical human resource management at FAST software company Analyzed results are visualized on dashboards serving different functional roles in HR and recruitment management, aiding managers in making quicker and more effective decisions

6

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Xây dựng giải pháp hỗ trợ ra quyết định trong quản lý nguồn lực nhân sự tại Công ty TNHH Phần mềm FAST” là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của ThS Hồ Thị Linh và ThS Nguyễn Thị Tường Vi Các nội dung nghiên cứu cũng như các kết quả thu được trong đề tài này là trung thực và chưa được công bố dưới bất kì hình thức nào trước đây Những thông tin được trình bày và số liệu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét và đánh giá được chính tác giả thu thập từ nhiều nguồn khác nhau cà có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo

Cùng với đó, bài luận này có sử dụng một số những nhận xét, đánh giá cũng như các số liệu của các tác giả, các công trình nghiên cứu khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn trích dẫn Nếu phát hiện có bất kì gian lận nào, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung đề tài của mình Trường Đại học Ngân hàng TP Hồ Chí Minh không liên quan đến những vi phạm tác quyền, bản quyền do tôi gây ra trong quá trình thực hiện

khóa luận của mình (nếu có)

7

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn đến các ThS Hồ Thị Linh và ThS Nguyễn Thị Tường Vi, đã dẫn dắt và hướng dẫn em để khóa luận được hoàn thành và thu được thành quả Sự nhiệt tình và tận tâm của các cô đối với sinh viên đã tiếp thêm động lực cho em cố gắng nhiều hơn, chăm chút cho bài luận của mình hơn và hiểu được ý nghĩa thực sự của việc lựa chọn làm khóa luận Có thể nói rằng, khóa luận tốt nghiệp này là một cột mốc để đánh dấu hành trình bốn năm cố gắng học tập tại Trường Đại học Ngân hàng TP Hồ Chí Minh Em cũng gửi lời cảm ơn đến tất cả các thầy cô trong các khoa, các bộ môn khác vì đã cho em những kiến thức nền tảng để em có thể hoàn thành được khóa luận tốt nghiệp này

Nguyễn Quốc Đạt

Hình 3: Mô hình BIS hỗ trợ ra quyết định 23

Hình 4: Bốn giai đoạn phát triển và trưởng thành dữ liệu của Dell 29

Hình 5: Quy trình tuyển chọn nhân lực trong công ty 31

Hình 6: Sơ đồ tổ chức của tổng công ty FAST 35

Hình 7: Biểu đồ tăng trưởng nhân sự 2016-2020 36

Hình 8: Sản phẩm FAST HRM Online 37

Hình 9: Quy trình phát triển BIS 38

Hình 11: Mối quan hệ cơ sở dữ liệu HRIS của Thông tin nhân viên 50

Hình 12: Mối quan hệ cơ sở dữ liệu HRIS của Thông tin ứng viên 51

Hình 13: Bảng điều khiển 01 tổng quan thông tin nhân sự 59

Hình 14: Bảng điều khiển 02 tra cứu thông tin nhân sự 60

Hình 15: Bảng điều khiển 03 tổng quan thông tin tuyển dụng 61

Hình 16: Bảng điều khiển 04 phân tích hoạt động tuyển dụng 62

Hình 17: Bảng điều khiển 05 theo dõi tuyển dụng theo nguồn 63

Hình 18: Bảng điều khiển 06 theo dõi tuyển dụng theo giai đoạn 64

Bảng 4: Bản tóm tắt thông tin nhân sự tại tệp dữ liệu DATA_HR 45

Bảng 5: Bản tóm tắt thông tin ứng viên và quá trình tuyển dụng tại tệp dữ liệu DATA_HR 46 Bảng 5: Bản tóm tắt thông tin ứng viên và quá trình tuyển dụng tại tệp dữ liệu

9

Bảng 6: Danh sách các gói dữ liệu 52 Bảng 7: Danh mục tên trường trong HRIS với kiểu dữ liệu và tên hiển thị trên BIS ứng với dữ liệu HR 52 Bảng 8: Danh mục tên trường trong HRIS với kiểu dữ liệu và tên hiển thị trên BIS ứng với dữ liệu DR 53 Bảng 9: Bảng so sánh hai công cụ BI 57

10

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, VIẾT TẮT

nhân sự

Human Resource Information Systems

phức tạp và sự mơ hồ

Volatility, Uncertainty, Complexity, and Ambiguity

11

CHƯƠNG 1: PHẦN MỞ ĐẦU

1.1 Lý do chọn đề tài

Quản lý nguồn lực nhân sự trong mọi hệ thống kinh doanh đều trở nên khác biệt hoàn toàn so với trước đây Những năm gần đây, hoạt động kinh doanh và các lĩnh vực liên quan đang phải đối mặt với nhiều thách thức bất ngờ hơn bao giờ hết (Porkodi, 2022) Như đại dịch COVID 19 tạo nên cuộc khủng hoảng toàn cầu đã làm nhấn mạnh lên sự biến động, không chắc chắn, phức tạp và mơ hồ chính là đặc trưng của hiện tượng VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity hay VUCA) (Zhang, 2022) “Chương trình nghị sự 2030 về phát triển bền vững” của Liên Hợp Quốc và tổ chức lao động quốc tế đã phát triển khái niệm quản lý nguồn lực nhân sự “lấy con người làm trung tâm” để hỗ trợ đạt được các SDG (Cooke, 2019) Các công ty công nghệ cao nói riêng có hàm lượng tri thức cao và chủ yếu phụ thuộc vào nguồn lực nhân sự để tạo ra giá trị (Qaiyum, 2018) Trong đó, nguồn lực nhân sự của các tổ chức được đánh giá là những tài sản nội bộ quý hiếm, có giá trị, là nguồn lực không thể bắt chước được và trở thành nguồn lợi thế cạnh tranh bền vững của tổ chức (Grant, 2021) Theo Zang (2022), sự quan tâm ngày càng tăng về quản lý nguồn lực nhân sự vai trò dẫn đầu trong chiến lược kinh doanh chứ không chỉ là vận hành trong tổ chức

HRM đã chuyển một chặng đường dài từ các phương pháp truyền thống sang sử dụng công nghệ trong quản lý nguồn lực nhân sự Tại Việt Nam, ngày càng nhiều công ty quan tâm đến việc chuẩn hóa hệ thống quản trị dựa trên nền tảng CNTT đó là việc ứng dụng các hệ thống hoạch định nguồn lực công ty ERP (Ho, 2016) Mặc dù các tổ chức sử dụng hệ thống quản lý có thể thu thập, lưu trữ, thao tác, phân tích, truy xuất và phân phối thông tin (Sousa, 2020) Đầu ra của các hệ thống này hiện chỉ dừng ở các yêu cầu kết xuất báo cáo nghiệp vụ đơn thuần của các phòng ban Các dữ liệu hoạt động và báo cáo liên quan đến quản lý tiền lương và lương thưởng không phù hợp để ra quyết định ở cấp quản lý (Meinert, 1989) Mặc dù các dữ liệu đầu ra sẵn sàng phục vụ việc phân tích Tuy nhiên, việc khai phá các dữ liệu này chưa được chú trọng, hệ quả là khá nhiều thông tin quan trọng cho người ra quyết định và lập kế hoạch chiến lược đã bị bỏ

12

qua do thiếu công cụ tổng hợp, phân tích dữ liệu và trực quan hóa Và vấn đề của công ty phần mềm FAST cũng không nằm ngoài những hạn chế trên

Điều này đã làm nảy sinh nhu cầu cần có sự hỗ trợ công nghệ mạnh mẽ cho các chức năng quản lý nguồn lực nhân sự để hỗ trợ những thay đổi năng động Hệ thống kế nhiệm DSS là đã thu hút rất nhiều sự chú ý từ các nhà nghiên cứu, cả cộng đồng công ty và giới học thuật về sự phát triển đáng kể trong vài năm qua chính là hệ thống kinh doanh thông minh (Priya, 2022) Tầm quan trọng đến từ thông tin và kiến thức mà hệ thống này cung cấp cho các cấp hành chính khác nhau, bỏ qua các phương pháp ra quyết định truyền thống, ngẫu nhiên và ngẫu hứng (Eid, 2022) BIS được thiết kế để hỗ trợ cho việc ra quyết định trong HRM, dựa trên mối liên hệ giữa BIS và HRM Trên cơ sở đó và xuất phát từ thực tế tại công ty, cho thấy được BIS cần cho hầu hết các tổ chức nhằm giúp tổ chức dễ dàng có được ngay các thông tin và tri thức để hỗ trợ ra quyết định

Để giải quyết tồn tại trên, nghiên cứu này tiếp tục phát triển một lĩnh vực nghiên cứu liên ngành giữa quản trị nguồn lực nhân sự và hệ thống thông tin Bài luận văn với mục tiêu tìm hiểu các lý thuyết liên quan tới DSS, từ đó đề xuất mô hình và giải pháp hệ hỗ trợ ra quyết định trong quản trị nguồn lực nhân sự thực nghiệm tại công ty phần mềm FAST Kết quả phân tích được trực quan hóa trên các bảng điều khiển giúp hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

Xây dựng giải pháp hỗ trợ ra quyết định trong quản lý nguồn lực nhân sự tại công ty TNHH phần mềm FAST Cụ thể như sau:

- Xây dựng Bảng điều khiển quản lý nguồn lực nhân sự, quản lý tuyển dụng - Áp dụng lý thuyết hệ hỗ trợ quyết định và kinh doanh thông minh trong việc giải quyết bài toán quản lý nguồn lực nhân sự và tuyển dụng tại công ty thực nghiệm

13

1.3 Nội dung nghiên cứu

Các vấn đề cần giải quyết: 1 Xác định vấn đề nghiên cứu

2 Tìm hiểu về lý thuyết Ra quyết định (DM), Quản trị nhân sự (HRM), hệ thống kinh doanh thông minh (BIS), hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS), hệ thống thông tin quản lý nguồn lực nhân sự (HRIS) và các lý thuyết liên quan

3 Khảo sát hiện trạng HRIS và xác định nhu cầu quản trị tại công ty thực nghiệm 4 Phân tích, thiết kế và xây dựng tài liệu giải pháp, mô hình BIS nhằm hỗ trợ ra quyết định trong chức năng tuyển dụng tại Công ty TNHH Phần mềm FAST

6 Xây dựng Bảng điều khiển quản lý nguồn lực nhân sự và quản lý chức năng tuyển dụng

7 Đề xuất giải pháp và hướng phát triển

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: hệ thống hỗ trợ ra quyết định trong quản lý chức năng tuyển dụng tại công ty TNHH phần mềm FAST

Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung hệ thống hóa lý thuyết liên quan và xây dựng Bảng điều khiển liên quan tới quản lý nhân sự và tuyển dụng, đồng thời đề xuất giải pháp xây dựng các bước kế tiếp (dữ liệu đầu vào, cách xử lý,…, kết quả)

Thời gian nghiên cứu: Đề tài sử dụng số liệu thu thập từ tháng 01/2017 đến 01/2020

1.5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu thực nghiệm - Quá trình thực hiện bao gồm các hoạt động:

+ Tiến hành thu thập và nghiên cứu các tài liệu, lý thuyết về DM, HRM, BIS, DSS, HRIS và lý thuyết khác liên quan tới đề tài

14

+ Khảo sát định tính thông qua các quy trình nghiệp vụ của HRIS và xác định nhu cầu quản trị tại công ty thực nghiệm

+ Xây dựng mô hình BI từ dữ liệu đầu ra của phân hệ nhân sự và tuyển dụng trong HRIS tại công ty thực nghiệm

1.6 Câu hỏi nghiên cứu

- Làm thế nào để lựa chọn giải pháp ra quyết định hiệu quả trong hoạt động quản trị nhân sự và tuyển dụng?

- Làm thế nào để triển khai hệ thống hỗ trợ quyết định hiệu quả?

1.7 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài:

Mô hình nghiên cứu và giải pháp đề xuất được đưa vào thực nghiệm trường hợp cụ thể thông qua việc thu thập, chuyển dạng, tích hợp dữ liệu và phân tích các KPIs trong các hoạt động nhân sự từ tháng 01/2017 đến tháng 01/2020 tại Công ty FAST Kết quả phân tích được trực quan hóa trên các Bảng điều khiển giúp nhà quản trị ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn

1.8 Nội dung tóm lược của các chương tiếp theo

Phần đầu tiên của báo luận văn gồm trình bày lý do lựa chọn đề tài, mục tiêu và nội dung nghiên cứu Đồng thời làm rõ đối tượng và phạm vi nghiên cứu, cùng mô tả phương pháp sẽ được thực hiện cho bài luận văn này

Phần 2 sẽ được mô tả theo cấu trúc sau: đầu tiên là cơ sở lý thuyết nhằm thu thập các nghiên cứu, các tài liệu, lý thuyết và các nghiên cứu liên quan đến đề tài

Phần 3 trình bày kết quả nghiên cứu từ việc khảo sát và phân tích hiện trạng công ty; Đề xuất giải pháp và thiết kế mô hình hỗ trợ ra quyết định phù hợp dựa trên nền tảng Kinh doanh thông minh và trình bày bảng điều khiển nhân sự, tuyển dụng gồm hệ thống các chỉ số được thể hiện trên bảng điều khiển

Cuối cùng là Phần 4 với kết luận, đánh giá tính hoàn thiện của giải pháp và các khuyến nghị cho quá trình phát triển hệ thống tiếp theo

15

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Chương 2 nhằm hệ thống hóa các lý thuyết liên quan đến hệ hỗ trợ ra quyết định trong quản lý nguồn nhân sự cũng như các cơ sở lý thuyết có vai trò là tiền đề trong quá trình phát triển hệ thống Ngoài đề cập đến các cơ sở lý thuyết, còn tìm hiểu các phương pháp tiếp cận và phát triển cho tới những xu hướng hiện nay có liên quan đến đề tài nghiên cứu này

2.1 Tổng quan nghiên cứu

Theo Köchling (2020), động lực chính cho việc ra quyết định bằng hệ thống hỗ trợ là tiết kiệm cả chi phí và thời gian, giảm thiểu rủi ro, nâng cao năng suất và tăng độ chắc chắn trong việc ra quyết định Bên cạnh những lý do kinh tế, các công ty còn tìm cách giảm bớt những thành kiến của con người, phụ thuộc vào kiến thức, kinh nghiệm và khả năng phán đoán của con người dẫn đến những quyết định không chính xác, không nhất quán, không công bằng và không lường trước được Từ đó tăng tính khách quan, nhất quán và công bằng trong quá trình tuyển dụng nhân sự cũng như các quyết định về nhân sự

Nhiều nghiên cứu đánh giá sự phát triển của công nghệ phần cứng, phần mềm và khả năng tích hợp ngày nay, cùng tính truyền tải thông tin nhanh (Fitriana, 2019) giúp đáp ứng điều quan trọng trong các ngành công nghiệp toàn cầu ngày nay là thu thập dữ liệu chính xác và đánh giá dữ liệu đó vì lợi ích cho sự phát triển là động lực chuyển đổi trong kinh doanh (Abdelhay, 2023)

Các công ty thuộc mọi quy mô và loại hình đều sử dụng hệ thống thông tin quản lý nguồn lực nhân sự để giúp quản lý tài nguyên nhân sự của họ và cung cấp một nơi trung tâm để lưu trữ dữ liệu nhân viên Nền tảng hệ thống thông tin quản lý nguồn lực nhân sự thu thập và lưu trữ tất cả thông tin của nhân viên, sau đó có thể truy cập được cho nhiều nhiệm vụ khác nhau Các ứng dụng hệ thống hỗ trợ ra quyết định cho lĩnh vực nhân sự đã được phát triển bằng việc sử dụng trích xuất thông tin do hệ thống thông tin quản lý nguồn lực nhân sự cung cấp để hỗ trợ người dùng đưa ra quyết định

16

Hệ thống kinh doanh thông minh được mô tả như một kiến trúc, công cụ, công nghệ hoặc hệ thống thu thập và lưu trữ dữ liệu, phân tích dữ liệu bằng các công cụ phân tích, hỗ trợ báo cáo và truy vấn, đồng thời cung cấp thông tin và kiến thức cho phép các tổ chức cải thiện việc ra quyết định (Bharadiya, 2023) Hệ thống kinh doanh thông minh được xem là một công cụ trong hệ hỗ trợ ra quyết định, các nghiên cứu chỉ ra hoạt động ra quyết định đòi hỏi ít thời gian hơn để đưa ra những quyết định có chất lượng tốt hơn Tuy nhiên quá trình tìm hiểu, triển khai và ứng dụng các công cụ này vào thực tế vẫn đạt hiệu quả chưa cao hoặc hạn chế hơn là xác định kế hoạch từ bắt đầu tới triển khai thành công

Nghiên cứu này giúp đạt được sự rõ ràng về mặt cấu trúc, từ đó cung cấp cơ sở vững chắc hơn cho nghiên cứu trong tương lai và cho phép tổng hợp các phát hiện tốt hơn Bài luận văn cũng xây dựng nghiên cứu sâu hơn bằng cách xem xét một số phương pháp tiếp cận lý thuyết và phương pháp luận đã được sử dụng trong nghiên cứu triển khai trên nhiều lĩnh vực, bao gồm cả quản lý nguồn nhân sự Từ các lý thuyết nền tảng đó, tiến hành phát triển thực nghiệm một hệ hỗ trợ ra quyết định trong quản lý nguồn lực nhân sự Nhìn chung, nghiên cứu này nhằm mục đích thiết lập nghiên cứu triển khai như một nhiệm vụ mang tính học thuật và thực tiễn có liên quan cao không chỉ trong lĩnh vực quản lý nguồn lực nhân sự mà còn trong các tài liệu quản lý khác

Để giúp đạt được sự rõ ràng về mặt cấu trúc, từ đó cung cấp cơ sở vững chắc hơn cho bài nghiên cứu này Trước tiên sẽ bắt đầu tìm hiểu, đánh giá và trình bày các lý thuyết liên quan tới chủ đề một cách có hệ thống phục vụ làm cơ sở cho quá trình xây dựng, phát triển hệ hỗ trợ ra quyết định trong quản lý nguồn lực nhân sự trong các phần tiếp theo của bài

17

2.2 Cơ sở lý thuyết

2.1.1 Ra quyết định (Decision Making)

2.1.1.1 Khái niệm Ra quyết định

Theo Bohane (2009), ra quyết định (Decision Making - DM) được định nghĩa là một quá trình tinh thần, bao gồm việc đánh giá nhiều lựa chọn hoặc giải pháp thay thế Có hai thành phần chính liên quan đến việc ra quyết định: tập hợp các phương án thay thế, được người ra quyết định đánh giá và các mục tiêu cần được thỏa mãn với việc lựa chọn một phương án thay thế Kết quả của quá trình này có thể là một hành động hoặc một ý kiến lựa chọn

2.1.1.2 Phân loại Ra quyết định

Bản chất của quyết định được thể hiện bằng ba loại liên quan đến cấp độ cơ cấu của các vấn đề quyết định được mô tả ở hình 1 gồm quyết định có cấu trúc, quyết định bán cấu trúc và quyết định phi cấu trúc Cụ thể:

Hình 1: Phân loại các vấn đề quyết định theo phạm vi (trái) và tính chất (phải) Nguồn: Mallach (2000)

18

2.1.1.3 Vấn đề của Ra quyết định

Trong quá trình ra quyết định, sự phức tạp của môi trường là yếu tố ảnh hưởng đến chức năng nhận thức (Crovini, 2021) Các khái niệm về tính duy lý có giới hạn (Simon, 1955) và lý thuyết triển vọng (Kahneman, 2013) đã góp phần mô tả quan điểm về việc ra quyết định của con người Trong đó, con người thường đưa ra ít quyết định tùy chọn hơn theo quan điểm hợp lý (Wren, 2019) Theo Crovini và cộng sự (2021), những thành kiến có thể và thường làm giảm lượng suy nghĩ và xử lý mà một người thực hiện để đưa ra lựa chọn, đặc biệt là trong những tình huống căng thẳng hoặc bị giới hạn thời gian

2.1.2 Quản trị nhân sự (Human Resource Management)

2.1.2.1 Định nghĩa Quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự (Human Resource Management - HRM) là việc sử dụng hiệu quả nguồn lực nhân sự để đạt được mục tiêu của tổ chức thông qua nhiều hoạt động liên quan với nhau như lập kế hoạch nguồn lực, tuyển dụng, tuyển chọn, quản lý hiệu suất, đào tạo và phát triển, lương thưởng (Mohamed, 2021)

2.1.2.2 Phân tích trong quản lý nguồn lực nhân sự

Phân tích nhân sự (HR Analytics) là một quy trình chiến lược nhằm mặc dù dựa vào các mô hình dữ liệu và thống kê, nhưng nó vượt xa các số liệu và thước đo nhân sự (Fernandez, 2021) Phân tích trong HRM giúp quản lý trực tiếp và các chuyên gia nhân sự để giải thích, ra quyết định ưu tiên và cải thiện nhân sự tốt hơn, nâng cao tính chặt chẽ trong việc ra quyết định (Ulrich, 2015)

2.1.3 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems)

2.1.3.1 Định nghĩa hệ thống hỗ trợ ra quyết định

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems - DSS) là một hệ thống thông tin cụ thể nhằm hỗ trợ nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định liên quan đến các vấn đề bán cấu trúc (Akhif, 2023)

19

2.1.3.2 Thành phần trong hệ thống hỗ trợ ra quyết định

Một hệ hỗ trợ quyết định gồm có ba thành phần chính được mô tả trong hình 2, bao gồm quản lý dữ liệu, quản lý mô hình và quản lý giao diện người dùng

Trong đó, thành phần chính trong DSS bao gồm: quản lý dữ liệu, quản lý mô hình và quản lý giao diện người dùng

2.1.3.3 Phân loại hệ hỗ trợ ra quyết định

Hệ hỗ trợ ra quyết định được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí Theo Power (2000), DSS được phân loại thành hai loại chính là DSS dựa trên mô hình và DSS dựa trên dữ liệu Mặc dù chưa thống nhất cách phân loại, nghiên cứu được chấp nhận rộng rãi nhất trong tài liệu gần đây (Arnott, 2014), được mô tả tại bảng 1 với 6 loại DSS khác nhau

Hình 2: Các thành phần của Hệ hỗ trợ ra quyết định Nguồn: Tripathi (2011)

Kinh doanh thông minh (Business Intelligence - BI)

Các hệ thống lớn hơn, thường dựa trên kho dữ liệu hoặc các dạng dữ liệu lớn khác, hiển thị dữ liệu và phân tích theo cách hỗ trợ việc ra quyết định ở nhiều cấp quản lý

Hệ thống hỗ trợ nhóm

(Group Support Systems - GSS)

Sự kết hợp giữa DSS và các công cụ truyền thông để hỗ trợ quá trình ra quyết định của

DSS sử dụng các kỹ thuật trí tuệ nhân tạo (AI)

DSS dựa trên quản lý tri thức (Knowledge Management-based DSS - KMDSS)

Hỗ trợ quyết định được thực hiện thông qua các kỹ thuật quản lý kiến thức : lưu trữ, truy xuất, chuyển giao và ứng dụng kiến thức

Hỗ trợ bộ nhớ tổ chức Nguồn: Pretorius (2017) 2.1.3.4 Phát triển hệ thống hỗ trợ ra quyết định

Theo Turban và cộng sự (2008), có ba cách tiếp cận cơ bản để phát triển ứng dụng DSS bao gồm: tự xây dựng hệ thống nội bộ, mua một ứng dụng hiện có và thuê phần mềm từ nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng

21

Phát triển DSS gồm một số phương pháp và kỹ thuật phát triển Trong đó, ba kỹ thuật phổ biến nhất là các kỹ thuật vòng đời phát triển hệ thống (System Development Life Cycle), phát triển ứng dụng nhanh (Rapid Application Development) như kỹ thuật tạo nguyên mẫu, và phát triển người dùng cuối (Turban và cộng sự, 2008)

2.1.3.5 Vai trò của hệ thống hỗ trợ ra quyết định trong quản lý nguồn lực nhân sự Mặc dù các tổ chức sử dụng HRIS để tạo ra dữ liệu hoạt động và báo cáo liên quan đến quản lý tiền lương và lương thưởng nhưng chúng không phù hợp để ra quyết định ở cấp quản lý (Meinert, 1989) Hoặc quá trình ra quyết định khi căng thẳng và thiên vị được biết là có tác động đến việc ra quyết định Việc học hỏi từ kinh nghiệm khi biết được kết quả từ những trải nghiệm trước đó và việc chuyển đổi giữa các yếu tố của cả phán đoán và phân tích là cố hữu trong hành vi ra quyết định của con người (Wren, 2022) Các ứng dụng DSS cho lĩnh vực nhân sự ở các cấp độ ra quyết định đã và đang được nghiên cứu phát triển ngày càng sâu rộng hơn, tạo ra cơ hội hỗ trợ người ra quyết định khi có khả năng truy cập nhanh chóng dựa trên dữ liệu liên quan là một phần của cấu trúc phân tích và thông tin kinh doanh trong DSS (Wren, 2021)

Theo Phillips và cộng sự (2022), các phương pháp mới xuất hiện để thu thập dữ liệu và phát triển thông tin chi tiết, hệ thống sẽ tiến đến việc hỗ trợ trực giác của nhà quản lý Các tác giả chỉ ra rằng các mô hình phân tích, chẩn đoán và thống kê là ba mô hình mà hệ thống hỗ trợ quyết định nhân sự sẽ sử dụng để trích xuất thông tin do HRIS cung cấp nhằm hỗ trợ người dùng đưa ra quyết định Những kinh nghiệm trong các trường hợp ra quyết định trước đó, khi kết hợp với các công cụ hỗ trợ quyết định, có thể dẫn đến kết quả được cải thiện (Wren, 2019)

2.1.4 Hệ thống kinh doanh thông minh (Business Intelligence Systems)

2.1.4.1 Định nghĩa Kinh doanh thông minh (Business Intelligence)

Kinh doanh thông minh (Business Intelligence - BI) được định nghĩa là một từ được sử dụng trong giới học thuật và nghiên cứu để chỉ một số kỹ thuật quản lý thông tin và hoạt động tìm kiếm thông tin cũng như thông tin thu được từ những hành động

22

này (Wieder, 2015) BI là một từ rộng bao gồm cơ sở hạ tầng, công cụ, cơ sở dữ liệu, công cụ phân tích, các ứng dụng và quy trình để cho phép truy cập tương tác vào dữ liệu, cho phép sửa đổi dữ liệu và cung cấp cho các nhà quản lý và nhà phân tích công ty khả năng thực hiện các phân tích phù hợp (Wieder, 2015) Theo Sharda và cộng sự (2014), quy trình BI dựa trên việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin, sau đó đưa ra quyết định và cuối cùng là hành động

2.1.4.2 Định nghĩa Hệ thống kinh doanh thông minh (Business Intelligence Systems)

Hệ thống kinh doanh thông minh (Business Intelligence Systems - BIS) được hiểu là tập hợp các công nghệ và ứng dụng hữu ích để truy xuất và phân tích một lượng lớn thông tin với mục tiêu tạo ra kiến thức hữu ích để ra quyết định kinh doanh hiệu quả (AlSondos, 2023)

BIS mặc dù chưa có định nghĩa thống nhất chung, nhưng chúng đều có một chủ đề chung được áp dụng trong bài luận văn này là BIS liên quan đến việc sử dụng các hệ thống và công cụ trong các tổ chức để cung cấp thông tin chính xác và có ý nghĩa cho những người ra quyết định thông qua việc đánh giá và phân tích dữ liệu từ cả nguồn bên trong và bên ngoài (Trieu, 2023) Sự phát triển của BI với 3 thời đại được đặt tên là BI 1.0, BI 2.0 và BI 3.0 (Olszak, 2015)

2.1.4.3 Phương pháp tiếp cận trong phát triển BIS

Việc triển khai BI có bản chất khá phức tạp nó tích hợp dữ liệu từ các cấp độ khác nhau của một tổ chức và nhiều yếu tố phải được xem xét để tích hợp dữ liệu như làm sạch dữ liệu, lập mô hình kho dữ liệu, tạo báo cáo, bảng điều khiển, (Sanaa, 2016)

Hai phương pháp tiếp cận phổ biến trong quá trình phát triển các hệ thống thông tin có thể kể đến là tiếp cận từ dưới lên (Bottom-up) và từ trên xuống (Top-down) Tuy nhiên, các dự án BI liên quan đến con người và dữ liệu từ các cấp tổ chức khác nhau nên việc sử dụng các phương pháp truyền thống để triển khai các dự án BI có thể gặp phải vấn đề (Howson, 2007)

23

2.1.4.4 Vòng đời phát triển BIS

Việc xây dựng các ứng dụng BI thành công dựa trên bốn yếu tố (Fernández, 2012): khả năng thích ứng, chức năng chéo, đa dự án, phân phối ngắn và sự tham gia của người dùng cuối Việc triển khai BIS cần có sự kết hợp giữa các phương pháp linh hoạt và BI Vì vậy, vòng đời phát triển truyền thống không phù hợp với yêu cầu BI Quá trình phát triển có thể được chia thành các bước lặp nhỏ dựa trên câu chuyện của người dùng, cần nhiều thời gian cho việc khơi gợi những yêu cầu chưa được xác định đầy đủ trong giai đoạn đầu của dự án (Sanaa, 2016)

2.1.4.5 Thành phần BIS

BIS bao gồm một số công cụ hoạt động trong các phần tử được tích hợp và phối hợp Bài luận văn này phân loại BIS thành 4 hệ thống con sau (Sousa, 2020): quản lý dữ liệu, phân tích, quản lý hiệu suất và cung cấp thông tin

2.1.4.6 Mô hình BIS hỗ trợ ra quyết định

Cho tới nay đã có nhiều nghiên cứu về BIS, trong đó mô hình BIS hỗ trợ ra quyết định của (Laudon, 2009), được đánh giá là đầy đủ các nhân tố Hình 3 mô tả mối quan hệ giữa các nhân tố trong môi trường BIS:

Hình 3: Mô hình BIS hỗ trợ ra quyết định Nguồn: Laudon (2009)

24

2.1.4.7 Thực tế triển khai BIS ở trên thế giới

Gần đây, BIS đã nổi lên nhờ những đột phá gần đây về MIS và công nghệ (Gurcan, 2023) Cho phép người dùng đưa ra hành động ngay lập tức dựa trên thông tin chi tiết và BIS hoạt động để thu thập dữ liệu và chuyển nó thành xu hướng và hình ảnh (Orji, 2023) Do đó, BIS được coi là một loại ứng dụng CNTT độc đáo gắn liền với chức năng của công ty trong việc cung cấp thông tin chất lượng cao cho người ra quyết định (Kulkarni, 2017)

Tuy nhiên, bất chấp sự tăng trưởng lớn về đầu tư BI (Newman, 2018) và thị trường mở rộng, nhưng bằng chứng cho thấy nhiều tổ chức không thu được lợi ích từ các BIS được triển khai (Audzeyeva, 2016), gần 85% dự án BI thất bại (Newman, 2018) và mang lại ít hoặc không mang lại lợi ích nào cho các tổ chức (Yeoh, 2016) Các tổ chức đang liên tục đấu tranh để tìm ra cách tốt nhất để tận dụng giá trị từ các BIS và giúp việc triển khai của họ thành công (Visinescu, 2017)

2.1.4.8 Thực tế triển khai BIS ở Việt Nam

Việt Nam cũng bắt đang kịp xu hướng này của thế giới Theo ông Quang Trần, Giám đốc Giải pháp Business Intelligence của Oracle Việt Nam, có một số công ty ở Việt Nam đã triển khai BIS (Pham, 2016) Giá trị giải pháp BI mà công ty cung cấp cho khách hàng tăng trưởng khoảng 100% mỗi năm trong 5 năm qua Ngoài ra, số lượng nhân sự bán hàng của Oracle BI cũng tăng từ hai hoặc ba thành viên cách đây 5 năm lên sáu hoặc bảy thành viên hiện nay

Theo Pham và cộng sự (2016) nhận định, xu hướng các công ty vừa và nhỏ (SME) áp dụng giải pháp BI từ nguồn mở như Pentaho, Odoo, Python cũng tăng lên do chi phí bản quyền thấp Tuy nhiên, chi phí phát triển và duy trì sự ổn định của hệ thống không hề nhỏ so với các giải pháp thương mại Một số công ty tư vấn giải pháp BI tại Việt Nam có thể kể đến như: Accenture Vietnam IBM Vietnam, HP Vietnam, Cybersoft Vietnam, Elite Technology, Gimasys, SSG, FPT, CSC, Global Cybersoft (viettel), Vietsoft, Pythis,…

25

2.1.4.9 Vấn đề trong quá trình triển khai BIS

Một dự án BI ở Việt Nam thường được thực hiện trong vòng sáu tháng đến một năm Sau đó, họ xem xét nhu cầu và quyết định có tiếp tục nâng cấp hệ thống hay không Một số công ty đã đầu tư cơ sở hạ tầng, bộ khung (framework), cho một giải pháp BI đầy đủ mặc dù họ chỉ sử dụng một phần nhỏ của BI Không nhiều công ty ở Việt Nam thừa nhận thất bại trong việc triển khai BI Tỷ lệ thất bại khi triển khai BI là khoảng 70-80% Theo ông Cường Vũ, Phó Giám đốc đối tác vàng của Oracle tại Việt Nam, tỷ lệ công ty thực sự triển khai BI tại Việt Nam chỉ khoảng 10%

2.1.5 Hệ thống thông tin quản lý nguồn lực nhân sự (Human Resource Information Systems)

2.1.5.1 Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý nguồn lực nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nguồn lực nhân sự (Human Resource Information Systems - HRIS hay Human Resource Management Systems - HRMS) là một phương pháp được thiết kế tốt để thu thập, lưu trữ, duy trì và khôi phục thông tin mà công ty cần biết về nguồn lực nhân sự, hoạt động của người lao động và các khía cạnh tổ chức của họ (Alkashami, 2023)

2.1.5.2 Ưu và Nhược điểm của HRIS

HRIS về cơ bản là điểm giao thoa giữa nguồn lực nhân sự và đổi mới dữ liệu thông qua phần mềm nhân sự Điều này cho phép các hoạt động và thủ tục nhân sự được thực hiện bằng điện tử Mặc dù HRIS đang trở nên rất phổ biến nhưng nó vẫn có những ưu điểm và nhược điểm nhất định

Ưu điểm HRIS

Tự động hóa các quy trình nhân sự của họ như theo dõi điểm danh, tuyển dụng và lựa chọn, tính lương, do đó thu được lợi ích về việc giảm bớt giấy tờ, giảm rắc rối của quy trình thủ công, giám sát hiệu quả, (Gautam, 2018)

26

Theo Mohammed (2019), tích hợp cơ sở dữ liệu cung cấp kết nối cấu trúc giữa các hệ thống con để đạt được tốc độ nhanh hơn Tạo ra một tổ chức ảo có thể truy cập được ở mọi nơi, giúp giảm chi phí

HRIS cải thiện chất lượng và tốc độ thông tin sẵn có và giảm bớt các nhiệm vụ hành chính Mang lại sự linh hoạt về thông tin hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh và cải thiện dịch vụ cung cấp cho người lao động

Nhược điểm HRIS

Mặc dù hạn chế không nhiều nhưng chúng vẫn có thể không khuyến khích việc sử dụng HRIS Một số hạn chế đáng chú ý của HRIS được thảo luận dưới đây:

An ninh mạng và dữ liệu là điều cần cân nhắc Pháp luật mới cần cảnh giác thông tin cá nhân đó được lưu trữ hoàn toàn bảo mật Các bộ phận nhân sự và có thể gặp khó khăn trong việc tuân thủ Quy định của EU (Dahlbom, 2020), hay Nghị định 13/2023/NĐ-CP theo pháp luật Việt Nam về việc bảo vệ an toàn dữ liệu cá nhân của nhân sự (Chính phủ, 2023)

Rào cản về công nghệ đối với các cấp quản lý cao hơn việc vận hành HRIS, hay các cấp ra quyết định vì đây là hệ thống phức tạp, nếu thiếu hiểu biết về cách thức vận hành HRIS dẫn đến việc họ không được sử dụng đúng mức (Maruru, 2014)

Thiếu các tính năng hỗ trợ ra quyết định Vai trò của HRIS chỉ giới hạn ở các hoạt động vận hành hàng ngày

2.1.5.3 Xu hướng ứng dụng HRIS

Ngày nay, việc các nhà quản lý nguồn lực nhân sự triển khai hệ thống thông tin nguồn lực nhân sự ngày càng trở nên phổ biến (Angrave, 2016) Xu hướng khai thác dữ liệu trong ứng dụng nhân sự xuất phát từ việc hầu hết thông tin nhân sự có thể được thu thập và nhập vào chương trình HRIS khi nhân sự được thuê và hệ thống sẽ giúp mọi người dễ dàng thực hiện thay đổi hoặc thêm dữ liệu mới vào hồ sơ của nhân viên

27

2.1.6 Các lý thuyết liên quan

2.1.6.1 Chỉ số đo lường hiệu suất (Key Performance Indicator)

Chỉ số đo lường hiệu suất (Key Performance Indicator - KPI) là những chỉ số tập trung vào các khía cạnh hiệu quả hoạt động của tổ chức, là chỉ số quan trọng nhất đối với sự thành công hiện tại và tương lai của tổ chức (Parmenter, 2020)

Các kỹ thuật nghiên cứu vận hành đã hỗ trợ sự phát triển của BIS theo nhiều cách (Mortenson, 2015) Theo dõi và trực quan hóa các KPI là một chức năng truyền thống của BIS và nghiên cứu vận hành đã được sử dụng để phát triển và cấu trúc KPI đó (Pape,

Trung bình thâm niên = Tổng (Ngày hiện tại - Ngày vào)/365 của nhân sự / Tổng nhân

28

nhân sự (%)

([Tổng nhân sự đầu kì - Tổng nhân sự đã nghỉ trong kì]/Tổng nhân sự đầu kì) * 100

= Tổng nhân sự tuyển dụng thành công từ nguồn / Tổng nhân sự ứng tuyển từ nguồn

(Abbasi, 2022) 2.1.6.2 Xu hướng dịch vụ tự thân BI (Self-Service Business Intelligence)

Dịch vụ tự thân BI (Self-Service Business Intelligence - SSBI) là các tiện ích trong môi trường BI cho phép người dùng BI trở nên tự chủ hơn và ít phụ thuộc hơn vào tổ chức công nghệ thông tin Các cơ sở này tập trung vào bốn mục tiêu chính: truy cập dễ dàng hơn vào dữ liệu nguồn để báo cáo và phân tích, hỗ trợ dễ dàng và cải tiến hơn cho các tính năng phân tích dữ liệu, các tùy chọn triển khai nhanh hơn như thiết bị và điện toán đám mây cũng như giao diện người dùng cuối đơn giản hơn, có thể tùy chỉnh và hợp tác (Imhoff, 2018)

SSBI có vai trò trong việc tìm cách trao quyền cho người dùng công ty để họ tự chủ hơn và ít phụ thuộc hơn vào người dùng thành thạo (Imhoff, 2018) Có vai trò là cho người dùng thông thường khả năng tự xử lý và phân tích số liệu mà không cần nhiều kiến thức chuyên môn về lập trình hay phân tích Với đặc thù về lĩnh vực nhân sự, việc bảo mật dữ liệu của một công ty, nhà quản trị công ty luôn có mong muốn tự kiểm soát dữ liệu của công ty trong phạm vi mà họ có thể đáp ứng thông qua sự tương tác với nhiều ứng dụng và công cụ

2.1.6.3 Mô hình trưởng thành dữ liệu (Data Maturity Model)

Các tổ chức khác nhau có mức độ hoàn thiện dữ liệu khác nhau, phản ánh khả năng của họ trong việc triển khai các hệ thống quản lý đó Ngay cả trong các tổ chức,

29

sự trưởng thành sẽ khác nhau giữa các đội và nhóm khác nhau Để cải thiện mức độ sẵn sàng của dữ liệu, điều quan trọng là phải đánh giá cấp độ của một tổ chức cụ thể và hành động cần thiết để cải thiện các phương pháp hiện tại thông qua việc sử dụng mô hình trưởng thành làm thước đo để đánh giá khả năng của một tổ chức trong việc đạt được mục tiêu được xác định trước (Siew, 2013)

Mô hình trưởng thành được sử dụng làm hướng dẫn để đánh giá tình hình hiện tại, đưa ra và ưu tiên các biện pháp cải tiến cũng như kiểm soát tiến độ thực hiện Ngoài ra, nó cung cấp một lộ trình để các tổ chức cải thiện mức độ trưởng thành của họ Có thể được sử dụng để phát triển một phương pháp tiếp cận có thể giúp tổ chức nâng cao khả năng của một lĩnh vực cụ thể (Siew, 2013) Có rất nhiều mô hình trưởng thành dữ liệu khác nhau, nghiên cứu toàn diện của (Nda, 2020) Tuy nhiên, các mô hình trưởng thành hiện nay đều xoay quanh dữ liệu lớn, có quy trình và phương pháp đánh giá phức tạp Thiếu các nghiên cứu về các mô hình trưởng thành đang được ứng dụng rộng rãi ở các công ty bắt đầu triển khai BIS

Trong số đó, mô hình trưởng thành dữ liệu của Dell được ứng dụng thực tế phổ biến nhất hiện nay, trong các dự án dữ liệu có quy mô không quá phức tạp và tầm cỡ hình 4 mô tả giai đoạn trong quá trình phát triển và trưởng thành dữ liệu của tổ chức

Hình 4: Bốn giai đoạn phát triển và trưởng thành dữ liệu của Dell Nguồn: Konsek (2023)

30

Giai đoạn 1: Nhận biết dữ liệu (Data Aware)

Công ty nhận ra giá trị của dữ liệu và bắt đầu thu thập dữ liệu theo cách thủ công từ các hệ thống khác nhau Có rất nhiều công cụ hoặc phần mềm đã được sử dụng trong vận hành nhưng lại thiếu quy hoạch cơ sở dữ liệu Dữ liệu bị phân mảnh, chất lượng dữ liệu không nhất quán, các báo cáo được điều chỉnh theo nhu cầu nhưng độ chính xác thấp do thiếu đối chiếu dữ liệu đa chiều từ nhiều nguồn

Giai đoạn 2: Thành thạo dữ liệu (Data Proficient)

Chất lượng dữ liệu đã được cải thiện và công ty đã chuẩn hóa dữ liệu tại nơi sản xuất Các bộ phận trong công ty đều có những quy định rõ ràng và nghiêm ngặt về loại dữ liệu nào cần truy cập và những yêu cầu về chất lượng Công ty cũng bắt đầu theo dõi các KPI và thử nghiệm việc ra quyết định dựa trên dữ liệu Tuy nhiên, hầu hết dữ liệu được sử dụng vẫn là dữ liệu có cấu trúc, các công ty còn thiếu kinh nghiệm trong việc kiểm soát và sử dụng dữ liệu phi cấu trúc (dữ liệu hình ảnh, giọng nói, )

Giai đoạn 3: Am hiểu dữ liệu (Data Savvy)

Ở giai đoạn này, các công ty đang sử dụng dữ liệu để đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng Các bộ phận được liên kết chặt chẽ với sự hỗ trợ của lãnh đạo bộ phận để loại bỏ tình trạng phân mảnh dữ liệu trong toàn tổ chức

Giai đoạn 4: Dựa trên dữ liệu (Data Driven)

Mọi quyết định trong tổ chức đều dựa trên cơ sở dữ liệu ở giai đoạn này Mục tiêu là mở rộng chiến lược dữ liệu đồng thời tiếp tục cắt giảm chi phí Các bộ phận trong tổ chức hoạt động như một công ty chặt chẽ, gắn kết Hệ thống CNTT có khả năng tích hợp tất cả các nguồn dữ liệu trong và ngoài nền tảng, áp dụng các phương pháp phân tích tiên tiến Công ty đã xác định vị trí và cách thức nhúng phân tích vào quy trình của mình

31

2.1.6.4 Tuyển dụng nhân sự (Recruitment)

Tuyển dụng là một chuỗi các quy trình thu ứng các ứng viên để lấp đầy vào các vị trí còn trống trong một công ty (Sameen, 2016) Theo Susanto (2019), tuyển dụng còn là hoạt động nhằm lựa chọn và đánh giá nhân sự mà công ty có nhu cầu Các chuyên gia nhân sự ước tính, một lần tuyển dụng thất bại sẽ làm cho công ty tổn thất một khoản chi phí từ 3 đến 6 lần tổng thu nhập hằng năm của nhân sự đó Việc tuyển dụng và lựa chọn có mối tương quan chặt chẽ với lợi nhuận

2.1.6.5 Phân tích nhân sự (HR Analytics)

Phân tích nhân sự có nghĩa là cung cấp khuôn khổ dựa trên dữ liệu để giải quyết các vấn đề kinh doanh bằng cách sử dụng thông tin hiện có để thúc đẩy những hiểu biết mới (Kiran, 2018) Được thực hiện bằng sự kết hợp giữa phần mềm, phần cứng và phương pháp áp dụng các mô hình thống kê vào dữ liệu liên quan đến công việc (Kiran, 2018) Phân tích nhân sự có thể được phân loại thành phân tích mô tả, dự đoán và tối ưu hóa (Mohammed, 2019)

2.1.6.6 Quy trình tuyển chọn nhân lực trong công ty

Quy trình tuyển chọn nhân lực trong công ty tại hầu hết công ty đều trải qua các giai đoạn như hình 5 cho thấy các giai đoạn khác nhau trong quá trình tuyển dụng

Hình 5: Quy trình tuyển chọn nhân lực trong công ty Nguồn: Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Vân Điềm (2012)

32

2.3 Khoảng trống tri thức

Dựa trên hệ thống nghiên cứu đã đề cập cho thấy, trong các cuộc khủng hoảng phức tạp, những người ra quyết định thường được khuyến khích đưa ra quyết định nhanh chóng (Walle và cộng sự, 2016) Các công ty trong thời đại kỹ thuật số đang buộc phải suy nghĩ lại chiến lược kinh doanh của mình để cạnh tranh trong môi trường thương mại toàn cầu và có tính cạnh tranh cao (Fathima, 2023) Người sử dụng lao động và đặc biệt là các nhà quản lý nguồn lực nhân sự phải nhạy cảm với sự khác biệt về văn hóa, đạo đức và sự thay đổi để tồn tại và duy trì tính cạnh tranh (Gulliford và Dixon, 2019) Do đó, các nhà lãnh đạo nhân sự cần tiến hành phân tích mới và cơ cấu lại các kế hoạch hoạt động nhằm giữ chân nhân sự và thúc đẩy hiệu suất trong điều kiện không chắc chắn (Porkodi, 2022) BIS đã được chứng minh rằng có thể phát triển để trở thành hệ hỗ trợ ra quyết định trong lĩnh vực nhân sự (Rikhardsson và Yigitbasioglu, 2018) Cho phép hỗ trợ và tăng cường việc ra quyết định bằng lợi thế cung cấp khả năng đánh giá thông tin (Elbashir và cộng sự, 2011) cùng kiến thức chuyên sâu về các yếu tố quan trọng để đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược chất lượng cao (Delen và cộng sự, 2018) Ngoài ra, nó còn đẩy nhanh tốc độ ra quyết định, dẫn đến hiệu suất vượt trội (Li và cộng sự, 2022)

Hiện nay, các bài viết trong lĩnh vực quản lý thông tin nhân sự hầu hết đều mang tính khái niệm và có rất ít bài viết có bằng chứng thực nghiệm (Joseph, 2017) Khiến quá trình triển khai BIS cho tổ chức không thực sự dễ dàng vì còn khá mới và các công ty có rất ít kiến thức cùng kinh nghiệm trong quá trình phát triển Các tổ chức rơi vào tình thế tiến thoái lưỡng nan không biết nên lưu trữ cái gì, lưu trữ bao nhiêu và liệu nó có hữu ích cho tương lai hay không Bất chấp tất cả các nghiên cứu được thực hiện trong lĩnh vực này, các tổ chức muốn phát triển một hệ thống hiệu quả hơn trong lĩnh vực nhân sự vẫn phải đối mặt với thách thức gay gắt và sự thất bại có thể xảy ra khi triển khai hệ thống khi thiếu các nghiên cứu có khả năng cung cấp các thông tin và hướng dẫn cho quá trình triển khai một hệ thống hỗ trợ ra quyết định hữu ích cho công ty Các khó khăn công ty thường gặp phải là không biết bắt đầu từ đâu và những gì công ty có

33

thể đáp ứng ở hiện tại và định hướng cho sự phát triển hệ thống trong tương lai phù hợp với nhu cầu của từng tổ chức Theo Ain và cộng sự (2019), các ý định triển khai này không mang lại lợi nhuận như mong đợi hoặc mang lại ít hoặc không mang lại lợi ích nào cho các tổ chức thậm chí là chỉ nằm trên những dự định Rào cản cho việc chuyển đổi là việc thiếu người có kỹ năng phân tích, cùng với với việc thiếu phần mềm và công nghệ phù hợp Nghiên cứu nhấn mạnh thực tế rằng các thành phần của hệ hỗ trợ ra quyết định trong lĩnh vực nhân sự được đề cập trong quá trình triển khai có khả năng cung cấp các thông tin và định hướng cho quá trình chuyển đổi từ các hệ thống đơn thuần kém hiệu quả trong cung cấp thông tin cho nhà quản lý sang các hệ thống có khả năng cung cấp thông tin tốt hơn nhằm tăng hiệu quả trong việc ra quyết định trong tổ chức, đặc biệt là đối với bộ phận nhân sự Bài luận văn này hướng tới việc cung cấp thêm sự hiểu biết về quá trình phát triển hệ hỗ trợ ra quyết định và một hướng dẫn cách triển khai thông qua nghiên cứu thực nghiệm tại một công ty là công ty đang hoạt động cụ thể

Tóm tắt chương 2

Trong phần này, bài luận văn trình bày hệ thống các lý thuyết HRM, DM, BI, HRIS, DMM, SSBI, KPI, HRA sử dụng cho quá trình nhận biết các kiến thức liên quan đến quá trình lựa chọn, phương pháp tiếp cận hiệu quả cho tới hướng phát một DSS cho tổ chức Bên cạnh đó cũng tìm hiểu về thị trường vi mô, vĩ mô đối với mức độ quan tâm và những xu hướng hiện nay đối với lĩnh vực HRM, từ đó có thể hỗ trợ tổ chức đề ra một giải pháp phù hợp từ bên trong đến bên ngoài tổ chức muốn tìm hiểu và triển khai Phần đầu cũng đã mô tả tổng quan về tổ chức mà bài luận văn này sẽ nghiên cứu thực nghiệm thông qua quá trình phát triển DSS dựa trên BIS cho công ty Phần tiếp theo, bài luận văn sẽ tiến hành khảo sát công ty thực nghiệm và dựa trên các lý thuyết cùng các kỹ thuật đã tìm hiểu ở phần này nhằm phát triển hệ thống hỗ trợ ra quyết định trong lĩnh vực nhân sự

34

CHƯƠNG 3: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Chương này, vận dụng các phương pháp và kiến thức trình bày đã đưa ra và sự hỗ trợ của phần mềm Tableau để xây dựng hệ thống hỗ trợ ra quyết định thực nghiệm Mô tả quy trình phát triển và các kết quả sau khi thực hiện nghiên cứu sau khi hoàn thành

3.1 Nội dung nghiên cứu

Vì phát triển dựa trên giải pháp HRIS, nên tập trung xử lý giao dịch và yếu về phân tích Các báo cáo của hệ thống với mục tiêu tính toán các chỉ số cần theo dõi, các hoạt động hiện tại và nội bộ hoặc báo cáo hàng ngày Cùng mức độ chi tiết của báo cáo dạng liệt kê, tóm tắt và tổng hợp theo thành phần ở thời điểm trong hiện tại và trong quá khứ Mang lại mức độ hiệu quả không cao trong việc ra quyết định dựa trên các báo cáo có khả năng cung cấp thông tin cấp độ trung bình, chỉ phù hợp với hoạt động vận hành Vì vậy, ở phần này bài luận văn dựa vào kết quả phần trước để trình bày quá trình phát triển cho đến kết quả nghiên cứu Việc khảo sát và phân tích hiện trạng công ty thực nghiệm đến đề xuất giải pháp và thiết kế mô hình hỗ trợ ra quyết định phù hợp dựa trên nền tảng Kinh doanh thông minh, cuối cùng là trình bày bảng điều khiển nhân sự, tuyển dụng gồm hệ thống các chỉ số được thể hiện trên bảng điều khiển sẽ được khái quát lại trong phần nội dung này

3.2 Tổng quan công ty 3.2.1 Giới thiệu công ty

Tên công ty: Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Công ty Tên quốc tế: FAST Software Joint Stock Company

Tên viết tắt: FAST Jsc

Thông tin liên hệ: thông qua website www.FAST.com.vn hoặc email info@FAST.com.vn

35

3.2.2 Sơ đồ tổ chức

Cơ cấu tổ chức công ty FAST được chia thành các Văn phòng tương ứng với các chi nhánh, cùng với các bộ phận chuyên trách như trung tâm nghiên cứu và phát triển (R&D), tiếp thị và quan hệ công chúng (Marketing và PR), phòng trợ lý giám đốc Sơ đồ tổ chức tổng công ty FAST được thể hiện tại hình 6

Hình 6: Sơ đồ tổ chức của tổng công ty FAST Nguồn: Công ty FAST (2023)

Mô hình công ty cổ phần với trụ sở và các văn phòng tương ứng các chi nhánh của FAST bao gồm 3 văn phòng là: văn phòng tại TP Hà Nội, văn phòng tại Đà Nẵng và văn phòng tại TP HCM Đứng đầu là các giám đốc với vai trò quản lý hoạt động, định hình và thúc đẩy sự phát triển toàn diện cho các bộ phận, chi nhánh hiện có nhằm hướng tới sự phát triển tối ưu nhất, đạt được mục tiêu đề ra cho toàn bộ công ty

3.2.3 Đặc điểm nhân sự của công ty

Công ty hiện có trụ sở tại Hà Nội và 03 chi nhánh văn phòng tại Thủ đô Hà Nội, Thành phố Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh Với tốc độ tỷ lệ tăng trưởng kép nhân sự hàng năm (CARG) dựa trên số liệu 3 năm từ 2017 - 2019 là 3,07% và chưa từng tăng trưởng âm trong 10 năm trở lại đây

36

Hình 7: Biểu đồ tăng trưởng nhân sự 2016-2020 Nguồn: Công ty FAST (2023)

3.2.4 Hoạt động quản lý nguồn lực nhân sự tại công ty

Hoạt động quản lý nguồn lực nhân sự tại FAST thông qua hệ thống FAST HRM Online Hệ thống là phần mềm quản lý nguồn lực nhân sự trên nền tảng website, hỗ trợ các công việc trong quản lý nguồn lực nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá, cho thôi việc, dựa trên giải pháp HRIS Cho phép cung cấp các thông tin nhiều chiều về nhân sự như thông tin cá nhân, các kỹ năng, quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc, các thành tích,

Sản phẩm FAST HRM Online do FAST phát triển Là giải pháp giải pháp hệ thống thông tin nguồn lực nhân sự cung cấp cho các công ty hoạt động tại thị trường Việt Nam Với các phân hệ chính tương ứng các chức năng của HRM gồm: Quản lý nhân

37

sự; Quản lý tuyển dụng; Quản lý chấm công; Quản lý tính lương; Quản lý bảo hiểm; Quản lý bảo hiểm

Hình 8 mô tả giao diện và các phân hệ chính của sản phẩm FAST HRM Online:

Hình 8: Sản phẩm FAST HRM Online Nguồn: Tác giả tổng hợp (2023)

3.3 Phương pháp tiếp cận

Khi chọn phương pháp tiếp cận để phát triển BIS, một số yếu tố quan trọng phải được xem xét Mục tiêu của dự án, độ phức tạp của việc ra quyết định, yêu cầu dữ liệu, sự tham gia của người dùng, ngân sách, tiến trình và khả năng chấp nhận rủi ro đóng vai trò then chốt trong việc xác định phương pháp tiếp cận Bằng cách đánh giá cẩn thận các yếu tố này và tiến hành phân tích kỹ lưỡng, các tổ chức có thể chọn phương pháp phát triển phù hợp nhất với các mục tiêu Thông thường, cách tiếp cận kết hợp kết hợp các yếu tố từ các phương pháp khác nhau có thể là giải pháp phù hợp nhất để đáp ứng các yêu cầu riêng của dự án trong khi vẫn đảm bảo khả năng thích ứng, sự hài lòng của người dùng và thành công của dự án

Có nhiều phương tiếp cận đã được sử dụng và phổ biến trên thế giới Nhưng thông dụng nhất là 2 phương pháp tiếp cận sau: từ trên xuống (Top-down) và từ dưới lên (Bottom-up) Tuy nhiên, cách tiếp cận từ trên xuống có thể kém linh hoạt hơn trong quá

38

trình phát triển BIS vì các quyết định được đưa ra ở cấp cao và quy trình có cấu trúc chặt chẽ hơn, trong khi cách tiếp cận từ dưới lên cho phép khả năng thích ứng và lặp lại cao hơn dựa trên phản hồi và yêu cầu thay đổi Ngoài ra còn có thể rủi ro hơn vì các quyết định được đưa ra ở cấp độ cao và có thể không tính đến tất cả các chi tiết và độ phức tạp của vấn đề, trong khi cách tiếp cận từ dưới lên giải quyết rủi ro bằng cách tập trung vào các chi tiết và lặp lại dựa trên nhận xét

Dựa trên nghiên cứu các thực tiễn tốt nhất của các dự án BI (Sanaa, 2016), ở bài luận văn này sẽ ứng dụng phương pháp tiếp cận theo khung BI linh hoạt bao gồm hai giai đoạn chính, đó là tạo ra BIS và sử dụng BIS

Giai đoạn đầu tiên là tạo ra BIS trong đó giai đoạn này có bốn giai đoạn bao gồm: xác định chiến lược phát triển BIS, xác định và chuẩn bị dữ liệu, lựa chọn công cụ BIS, thiết kế và triển khai BIS Quá trình xây dựng BIS được thể hiện trong hình 9

Hình 9: Quy trình phát triển BIS Nguồn: Wibowo (2020)

39

3.4 Quá trình phát triển BIS tại công ty 3.4.1 Xác định chiến lược phát triển BIS

Giai đoạn này nhằm xác định tầm nhìn chung về BIS sẽ triển khai BIS phải liên quan đến mục tiêu kinh doanh và nhu cầu thông tin của các tổ chức Xếp hạng nhu cầu thông tin sẽ thực hiện dựa trên mức độ quan trọng để làm nổi bật các chỉ số quan trọng trong khi thực hiện (Olszak, 2007)

Dựa trên các vấn đề đã được đề cập ở phần nội dung nghiên cứu gồm thông qua khảo sát hiện trạng HRIS và xác định nhu cầu quản trị đối với phạm vi quản lý nguồn lực nhân sự, tuyển dụng tại công ty nhằm xác định chiến lược phát triển BIS tại FAST

Khảo sát HRIS của công ty

Quá trình khảo sát gồm 2 thành phần chính, bao gồm: đánh giá quy trình, dữ liệu hoạt động quản lý dữ liệu nghiệp vụ của công ty dựa trên HRIS và khảo sát nhóm quản lý quan tâm tới thông tin bộ phận HRM

Tổng quan báo cáo từ HRIS

Các báo cáo nhân sự và tuyển dụng mặc định của HRIS, theo thống kê có khoảng 150 loại báo cáo khác nhau Trong đó:

Nội dung các báo cáo: chia thành 3 nhóm báo cáo chính là Báo cáo diễn biến hay tình hình, Báo cáo thống kê, Các báo cáo nhân sự theo luật định hay theo nhu cầu đặc thù

Hình thức báo cáo: Báo cáo dạng số liệu, các báo cáo đặt riêng lẻ với nhau Khi truy cập, dữ liệu từ nhiều bảng lưu dữ liệu hoạt động khác nhau trên hệ thống được trích xuất theo quy tắc và xử lý tính toán ngầm định tùy theo loại báo cáo để lấy ra loại báo cáo

Khảo sát nhóm quản lý sử dụng thông tin bộ phận HRM

HRIS phục vụ tốt các nghiệp vụ thuộc chức năng nhân sự và tuyển dụng với tốc độ xử lý cao và phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ thực tế tại công ty Tuy nhiên, các báo