Trong đó, không thể không nói đến đó là kế toán phải thu luôn là một sự quan tâm hàng đầu vì nó liên quan mật thiết đến nhiều khoản mục, có sự ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình thanh toá
GIỚI THIỆU
Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Với một nền kinh tế cạnh tranh như hiện tại, để phát triển và tăng sức cạnh tranh trước các đối thủ trong ngành thì các doanh nghiệp cần xác định được thế mạnh kinh doanh của mình so với đối thủ Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải bắt buộc cải tiến về cả phương thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp kể cả là khâu quản lý của Công ty, trong đó đặc biệt phải quan tâm đến công tác kế toán
Công tác kế toán trong một doanh nghiệp luôn giữ một vai trò vô cùng quan trọng, vì công tác kế toán bao gồm rất nhiều việc và phần hành mà trong đó kế toán phải thu là phần kế toán đặc biệt cần chú trọng Việc hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời, trung thực và được quản lý tốt sẽ tạo bước đà tốt giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác được tình hình tài chính của doanh nghiệp, tạo nên sự phát triển, mở rộng của doanh nghiệp Ngược lại, nếu khâu quản lý kế toán phải thu không tốt sẽ dẫn đến trường hợp xấu là phải thu quá hạn tồn đọng nhiều, nếu là nợ phải thu của doanh nghiệp có khả năng mất trắng thì Công ty có thể đối mặt với việc chấm dứt hoạt động kinh doanh, giải thể doanh nghiệp vì không có khả năng thanh toán Nếu là nợ phải trả quá hạn thì doanh nghiệp sẽ có khả năng bị phạt vi phạm hợp đồng, ảnh hưởng đến danh tiếng và uy tín của Công ty trong ngành, nghề
Nhận thấy được tầm quan trọng trong quy trình kế toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến phải thu đối với doanh nghiệp, tôi đã đưa ra quyết định lựa chọn đề tài:
“Quy trình Kế toán các khoản phải thu tại Công ty TNHH Tùy Anh” làm khóa luận tốt nghiệp.
Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu thực trạng quy trình kế toán các khoản phải thu tại Công ty Tùy Anh, đưa ra các nhận xét, đánh giá về quy trình kế toán các khoản phải thu của Công ty, sau đó đề xuất các kiến nghị nhằm cải thiện quy trình kế toán Công ty Mục tiêu cụ thể
- Phân tích quy trình kế toán các khoản phải thu tại Công ty TNHH Tùy Anh
- Đề xuất những kiến nghị nhằm cải thiện những hạn chế và hoàn thiện quy trình kế toán các khoản phải thu tại Công ty.
Câu hỏi nghiên cứu
Khóa luận hướng đến các câu hỏi sau:
- Thực trạng quy trình kế toán các khoản phải thu tại Công ty TNHH Tùy Anh như thế nào?
- Trên cơ sở phân tích và đánh giá, đưa ra những giải pháp nào để hoàn thiện quy trình kế toán các khoản phải thu tại Công ty TNHH Tùy Anh.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quy trình kế toán các khoản phải thu
- Đi sâu tìm hiểu và đánh giá nội dung, phương pháp, đặc điểm quy trình kế toán các khoản phải thu tại Công ty TNHH Tùy Anh
- Về không gian: tại Công ty TNHH Tùy Anh, số liệu thu thập từ phòng kế toán của Công ty TNHH Tùy Anh
- Về thời gian: 3 năm trong giai đoạn 2020 – 2022.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu bao gồm:
- Phương pháp thu thập dữ liệu:
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: các số liệu liên quan đến quy trình kế toán các khoản phải thu của tông ty từ báo cáo tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh, sổ chi tiết từng tài khoản liên quan hằng năm của Công ty Bên cạnh đó, tìm hiểu được quy trình kế toán các khoản phải thu của Công ty, cách vận hành của quy trình các khoản phải thu trong Công ty, các thông tin liên quan
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: quan sát cách thực hiện quy trình kế toán các khoản phải thu của anh chị nhân sự trong Công ty và sử dụng bảng câu hỏi đối với nhân viên trong Công ty
- Phương pháp phân tích xử lý số liệu
Phân tích và tổng hợp, xử lý số liệu: dựa trên các số liệu đã thu thập được từ các nguồn và thực tế quy trình, tiến hành phân tích số liệu để khắc họa được bức tranh toàn cảnh hành động của Công ty trong quá trình nghiên cứu
Phương pháp kết hợp thống kê và so sánh: qúa trình này bao gồm kiểm tra chứng từ và số sách kế toán để phát hiện những sai sót trong quy trình kế toán các khoản phải thu, và so sánh quy trình kế toán các khoản phải thu của Công ty với những câu trả lời từ bài khảo sát thu thập được.
Ý nghĩa và tính thực tiễn của đề tài
- Kết quả nghiên cứu giúp doanh nghiệp cần phải hiểu rõ được quy trình kế toán các khoản phải thu của Công ty để có thể đưa ra được các chiến lược, kế hoạch hoạt động nhằm cải thiện quy trình kế toán các khoản phải thu một cách hợp lý
- Quy trình kế toán các khoản phải thu được thực hiện tốt sẽ phản ứng kịp thời, chính xác các khoản phải thu tránh tình trạng chiếm dụng vốn quá lâu
- Từ đó, ta có thể thấy rằng, kế toán các khoản phải thu là yếu tố quan trọng trong việc duy trì hoạt động của doanh nghiệp ổn định.
Kết cấu đề tài
Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải thu
Chương 3: Thực trạng kế toán các khoản phải thu của Công ty TNHH Tùy Anh Chương 4: Kết luận và kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nợ phải thu tại Công ty TNHH Tùy Anh
Chương 1 cung cấp lý do chọn đề tài, đi sâu vào kế toán các khoản phải thu của Công ty TNHH Tùy Anh Mục tiêu chính của khóa luận là tìm hiểu và hoàn thiện quy trình kế toán các khoản phải thu hiện tại của Công ty Chương 1 đã giới thiệu các phương pháp nghiên cứu khoa học được sử dụng, bao gồm thu thập dữ liệu và phân tích xử lý dữ liệu tập trung vào đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU
Một số vấn đề chung về kế toán các khoản phải thu
Các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp luôn tồn tại và diễn ra bên cạnh các mối quan hệ khác của doanh nghiệp, với các tổ chức, cá nhân và các cơ quan ban ngành, các cơ quan quản lý Nhà nước, mối quan hệ thanh toán này sẽ là nguồn gốc dẫn đến các khoản phải thu được hình thành trong doanh nghiệp
Theo PGS.TS Võ Văn Nhị (chủ biên), giáo trình Kế toán tài chính Nợ phải thu là một khoản mục quan trọng trong tài sản của bất kì doanh nghiệp nào, và khoản mục này được phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp khi thực hiện các hoạt động sản xuất, hàng hóa, dịch vụ cũng như một số trường hợp khác khiến cho một bộ phận tài sản của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời
Các khoản phải thu trong doanh nghiệp bao gồm: Phải thu khách hàng, Phải thu nội bộ thuế GTGT được khấu trừ, Phải thu khác, Nợ phải thu khó đòi, Tạm ứng…
Căn cứ vào điều 18 TT 200/2014/TT-BTC – Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về các hoạt động phát sinh của doanh nghiệp khi thực hiện các hoạt động sản xuất, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác khi XDCB hoàn thành Không được phát sinh những hoạt động của doanh nghiệp vào tài khoản này khi thu tiền ngay Bên cạnh đó, khoản nợ phải thu còn phản ánh các khoản nợ cũng như tình hình thanh toán từng khoản nợ phải thu của đơn vị với các tổ chức tham gia BHTG về phí BHTG, tiền phạt, số tiền nộp phí, thời hạn nộp phí BHTG theo quy định Tài khoản phải thu khách hàng được sử dụng cho các Trụ sở chính và các Chi nhánh của BHTG Việt Nam (Số: TT 177/2015/TT-BTC ngày 12/11/2015 – Hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng đối với bảo hiểm tiền gửi Việt Nam, Điều 5: Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng)
Các khoản phải thu cần được hạch toán và được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, theo thời hạn thu, theo loại nguyên tệ thu và các ghi chép theo từng lần thanh toán
Phải thu khách hàng gồm các khoản phải thu từ các khách hàng có hoạt động kinh tế liên quan đến doanh nghiệp về việc mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, những khoản tiền phạt vi phạm về xác định số phí BHTG phải nộp, thời hạn nộp theo quy định Đối với các khoản phải thu, kế toán cần tiến hành bước phân loại nợ, phân loại các khoản nợ theo nợ phải thu ngắn hạn, dài hạn, nợ phải thu khó đòi, và nợ phải thu không có khả nawg thu hồi để từ đó trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi, giúp doanh nghiệp có biện pháp xử lý hợp lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được
Trong quá trình lập BCTC, kế toán sẽ dựa vào thời hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại các khoản phải thu theo ngắn hạn, dài hạn, đó có thể là những khoản phải thu khách hàng, trả trước cho người bán, phải thu khác và các khoản dự phòng phải thu khó đòi Trên Bảng cân đối, các chỉ tiêu phản ánh các khoản phải thu khách hàng thường bao gồm các khoản mục như: khoản cho vay phản ánh ở TK 1283, khoản kỹ quỹ, kỹ cược phản ảnh ở TK 244, tạm ứng ở TK 141… việc xác định các khoản cần lập dự phòng phải thu khó đòi được căn cứ vào các khoản mục đã được phân loại theo ngắn hạn hoặc dài hạn trước đó trên Bảng cân đối kế toán
Kế toán phải xác định các khoản phải thu thỏa mãn các định nghĩa và điều kiện liên quan đến các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ để doanh nghiệp tiến hành đánh giá lại cuối kỳ khi lập BCTC
2.1.3 Nhiệm vụ của kế toán các khoản phải thu
Phản ánh và theo dõi các nghiệp vụ phát sinh trong kinh doanh của doanh nghiệp theo từng khách hàng, từng hợp đồng, từng khoản nợ, thời gian thanh toán một cách chi tiết và chính xác
Ghi chép kịp thời, nhanh chóng lên hệ thống chứng từ theo quy trình của Công ty hoặc phần mềm, lên các sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, tổng hợp của phần hành các khoản phải thu
Giám sát việc thực hiện các giao dịch thanh toán có đúng theo chế độ và quy trình thanh toán các khoản phải thu của khách hàng, tình hình chấp hành các kỷ luật thanh toán các khoản tài chính, tính dụng
Tổng hợp chi tiết và theo dõi chặt chẽ các khoản nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và nợ có khả năng không thể thu hồi nhằm quản lý tốt, góp phần cải thiện khả năng thanh toán của doanh nghiệp
2.1.4 Các biện pháp quản lý nợ phải thu
Bộ phận kế toán phải phối hợp với các bộ phận có liên quan nhằm tăng cường khả năng theo sát các khoản nợ phải thu khách hàng Cần nắm được chi tiết từng nội dung nợ, khoản nợ, đơn hàng, các chứng từ ghi nhận và theo dõi theo ngày tháng rõ ràng để kế toán các khoản phải thu có căn cứ giải trình với lãnh đạo hoặc là với các khách hàng khi có khiếu nại
Bộ phận kế toán các khoản phải thu sẽ kết hợp cùng bộ phận bán hàng, bộ phân kinh doanh tiến hàng nhắc nhở khách hàng trả nợ theo đúng kỳ hạn, khoản nợ, kịp thời báo cáo với các cấp lãnh đạo nếu xảy ra những trường hợp xấu
Kế toán các khoản phải thu cần phải đặc biệt cẩn thận đối với những thông tin liên quan đến khoản nợ, phạt, vì trên thực tế đây là khoản mục rất nhạy cảm, nếu trong quá trình theo dõi không chính xác dễ xảy ra những sai sót gây hiểu nhầm giữa khách hàng và Công ty
Nội dung kế toán các khoản phải thu
2.2.1 Kế toán các khoản phải thu khách hàng a Khái niệm:
Theo PGS.TS Võ Văn Nhị (2018): “Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, được phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp khi thực hiện việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ cũng như một số trường hợp
8 khác liên quan đến một bộ phận vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng chẳng hạn như cho mượn ngắn hạn, chi hộ cho đơn vị, ” b Chứng từ sử dụng
Hợp đồng bán hàng, hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT, đơn đặt hàng đã được xét duyệt, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, biên bản giao nhận hàng, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng, biên bản xác nhận phải thu, sổ chi tiết
TK 131… c Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 131 để theo dõi nợ phải thu khách hàng
Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng
- Số tiền phải thu khi phát sinh các hoạt động bán sản phẩm, dịch vụ… của doanh nghiệp cho khách hàng
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
- Số tiền cuối năm đánh giá lại các khoản phải thu bằng tiền tệ (tỷ giá tăng so với VND)
- Số tiền phạt, số phí BHTG phải thu phát sinh trong kỳ của tổ chức tham gia BHTG
- Số tiền khách hàng đã trả
- Số tiền nhận ứng trước, trả trước của khách
- Các khoản giảm giá, chiết khấu
- Doanh thu số hàng đã bán bị trả lại
- Số tiền đánh giá lại các khoản ngoại tệ (tỷ giá giảm so với VND)
- Số phí BHTG, tiền phạt đã thu của tổ chức tham gia BHTG
Số tiền còn phải thu
Số phí BHTG và số tiền phạt còn phải thu
Số tiền nhận tiền trước, số đã thu nhiều hơn số phải thu
Số tiền phí, tiền phạt nộp thừa
Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền, kế toán ghi nhận doanh thu ghi như sau:
Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (Đã bao gồm VAT)
Có TK 5111, 5112, 5113,… - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Bán hàng thường sẽ có những khoản tiền chiết khấu thương mại hoặc hàng bán bị khách hàng trả lại, được hạch toán như sau:
Nợ TK 5213 – Hàng bán bị trả lại (Gía chưa VAT)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Có TK 131 – Phải thu khách hàng
Trong trường hợp người mua thanh toán trước thời hạn quy định, sẽ có những khoản chiết khấu, được hạch toán:
Nợ TK 111, 112 – Tài khoản tiền mặt/ tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (số tiền chiết khấu cho khách hàng)
Có TK 131 – Phải thu khách hàng d Phương pháp hạch toán
Sơ đồ 2.1 - Kế toán các khoản phải thu khách hàng
Nguồn: Thư viện pháp luật 2.2.2 Kế toán thuế GTGT được khấu trừ a Khái niệm
Kế toán tài khoản thuế GTGT được khấu trừ phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau theo đúng quy định về khấu trừ thuế GTGT của doanh nghiệp b Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Kế toán phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ theo quy định Nếu trường hơp không thể hạch toán riêng được thuế GTGT đầu vào thì số tiền thuế đầu vào này sẽ được hạch toán vào tài
11 khoản 133 Cuối kỳ, kế toán tiến hành phân loại và xác định số thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ
Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ sẽ được tính trực tiếp vào giá trị tài sản được mua, giá vốn của hàng bán ra hoặc đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh tùy theo từng trường hợp cụ thể của doanh nghiệp
Việc xác định đúng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kê khai, quyết toán và nộp thuế phải tuân thủ quy định của pháp luật về thuế GTGT về thời gian, cách kê khai, quyết toán c Tài khoản sử dụng
Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
- Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ
- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
- Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại,
- Số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa đã mua nhưng bị trả lại
Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách Nhà nước chưa hoàn trả
Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
Khi mua hàng nhập kho, TSCĐ, BĐS đầu tư, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 152/153/156 – Nguyên vật liệu/ Công cụ, dụng cụ/ Hàng hóa (giá chưa VAT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332)
Có các TK 111/112/331 – Tiền mặt/ Tiền gửi ngân hàng/ Phải trả người bán (bao gồm VAT)
Khi mua hàng hóa giao bán ngay (không qua nhập kho),nếu thuế GTGT được khấu trừ, ghi nhận như sau:
Nợ TK 621/627/641 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp/ Chi phí sản xuất chung/ Chi phí bán hàng (giá chưa VAT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có các TK 111/112/331 – Tiền mặt/ Tiền gửi ngân hàng/ Phải trả người bán)
Khi nhập khẩu vật tư, hàng hóa: Kế toán phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa nhập khẩu gồm tổng số tiền phải thanh toán cho người bán (theo tỷ giá giao dịch thực tế), thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), chi phí vật chuyển, ghi:
Nợ TK 152/153/156 – Nguyên vật liệu/ Công cụ, dụng cụ/ Hàng hóa (giá chưa VAT)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (trong trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu dùng TK 33312)
Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt
Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu
Có TK 33381 – thuế bảo vệ môi trường
Có TK 111/112 – Tiền mặt/ tiền gửi ngân hàng
Cuối tháng, kế toán xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ vào số thuế GTGT đầu ra khi xác định số thuế GTGT phải nộp trong kỳ:
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ d Phương pháp hạch toán
Sơ đồ 1.2 - Kế toán khấu trừ thuế GTGT
Nguồn: Thư viện pháp luật 2.2.3 Kế toán các khoản phải thu khác a Khái niệm
Kế toán các khoản phải thu khác phản ánh các khoản phải thu không đề cập trong nội dung phải thu khách hàng ở TK 131 – Phải thu khách hàng b Tài khoản sử dụng
Tài khoản 138 – Phải thu khác có 3 tài khoản cấp 2 sau: (Điều 21 TT 200/2014/TT-BTC)
- Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: thường dùng để phản ánh tài sản thiếu chưa được xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý từ doanh nghiệp
Theo nguyên tắc trong mọi trường hợp khi phát hiện thiếu tài sản, phải tìm hiểu nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý cụ thể Chỉ dùng tài khoản này khi rơi vào trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp phải chờ xử lý Trường hợp đã biết được nguyên nhân cụ thể, đã có biên bản xử lý thì ghi nhận vào các tài khoản liên quan, không đưa vào tài khoản
- Tài khoản 1385 – Phải thu về cổ phần hóa: phản ánh số phải thu về cổ phần hóa mà doanh nghiệp đã chi ra, như: Chi phí cổ phần hóa, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc,…
- Tài khoản 1388 – Phải thu khác: phản ánh các khoản phải thu khác của doanh nghiệp ngoài những khoản phải thu được nhắc đến ở trên như các TK 131, 1381, 1385
Ví như các khoản: phải thu cổ tức, tiền lãi, các khoản bồi thường do làm mất tài sản, mất tiền…
Tài khoản 138 – Phải thu khác
- Tài sản thiếu chờ xử lý
- Phải thu với tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân
- Phải thu lãi tiền gửi, cổ tức, lãi cho vay, lợi nhuận…
- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu chờ xử lý vào các tài khoản liên quan
- Số tiền phải thu được từ các khoản nợ phải thu khác
- Kết chuyển các khoản phải thu về các tài khoản liên quan
Các khoản nợ phải thu khác chưa được thu
Số tiền đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể)
Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu Định kỳ khi xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia phải thu, ghi:
Nợ các TK 111/112 – Tiền mặt/ Tiền mặt ngân hàng
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 515 – Doanh thu hoạt độngt ài chính
Khi xử lý nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (số bồi thường của cá nhân, tập thể liên quan)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 229 – Dự phòng tốn thất tài sản (2293 nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 138 – Phải thu khác d Phương pháp hạch toán
Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, biên bản xác nhận tài sản thiếu, giấy bảo Nợ, biên bản xử lý tài sản thiếu…
Sơ đồ 2.3 - Kế toán các khoản phải thu khác
Nguồn: Thư viện pháp luật
2.2.4 Kế toán các khoản tạm ứng a Khái niệm
Tài khoản 141 – Tạm ứng thường được dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và phản ánh tình hình của từng tài khoản thanh toán các khoản tạm ứng đó
Cụ thể, khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp nhận tạm ứng để thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh hay một công việc cụ thể nào đó đã được phê duyệt như ứng công tác phí…
Chứng từ sử dụng gồm: giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn thuế GTGT,… b Tài khoản sử dụng
- Các khoản tiền vật tư đã tạm ứng
- Các khoản tạm ứng đã thanh toán
- Số tiền, vật tư tạm ứng dùng không hết và hoàn lại cho Công ty
Số tạm ứng chưa thanh toán
Số dư Có c Phương pháp hạch toán
Sơ đồ 2.2 – Kế toán tạm ứng
Nguồn - Thư viện pháp luật
Một số nghiệp vụ chủ yếu:
THỰC TRẠNG quy trình KẾ TOÁN PHẢI THU CỦA CÔNG TY
Tổng quan về Công ty TNHH Tùy Anh
3.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Tùy Anh
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Tùy Anh
Tên giao dịch: TÙY ANH
Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)
Nơi đăng ký quản lý: Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh Địa chỉ: Số 1xx Võ Thị Sáu, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP Hồ Chí Minh Đại diện pháp luật: Nguyễn Ngọc A
Ngày bắt đầu hoạt động: 03/11/2013
Tầm nhìn: tập trung vào lĩnh vực thể dục thể thao và sức khỏe để chăm sóc sức khỏe cho con người, giá trị là cung cấp dịch vụ tốt nhất nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng Chia sẻ để đạt được tốc độ tăng trưởng và lợi nhuận, chia sẻ với khách hàng, nhân viên, cổ đông và cộng đồng
Sứ mệnh: khuyến khích và tạo yêu thích cho khách hàng bằng những sản phẩm thật sự cải tiến, chất lượng vượt trội, và dịch vụ khách hàng tốt nhất bởi một tổ chức có đẳng cấp trên thế giới
Mục tiêu: chú trọng chất lượng, trải nghiệm tốt nhất, nơi làm việc tốt nhất, cơ cấu tổ chức tối ưu, dẫn đầu thị trường, kinh doanh, hoạt động vượt trội
3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Tùy Anh – chi nhánh con của tập đoàn Tùy Anh – được thành lập năm 2013 với văn phòng chính tại Thành phố Hồ Chí Minh
Là một phần của Tùy Anh với hơn 40 năm lịch sử (thành lập 1975), chúng tôi cam kết cung cấp những sản phẩm chất lượng và cải tiến dưới những thương hiệu khác nhau – Mỗi thương hiệu là những thiết kế chuyên biệt nhằm thỏa mãn những nhu cầu khắt khe của khách hàng thương mại hoặc cá nhân
Tùy Anh được thành lập vào năm 2013 có Trụ sở đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh Việt Nam Đây là chi nhánh thứ 19 của Công ty Tùy Anh, một trong những nhà sản xuất lớn nhất và phát triển nhanh nhất trên thế giới chuyên về thiết bị tập luyện tại nhà và kinh doanh
Là một phần của Công ty Tùy Anh, cung cấp các sản phẩm tiên tiến và chất lượng cao với một số nhãn hiệu khác nhau – mỗi loại được thiết kế riêng đáp ứng yêu cầu của từng thị trường phục vụ, từ cơ sở thương mại đến các cửa hàng hiệu và chuỗi bán lẻ
3.1.3 Các hoạt động kinh doanh của Công ty
Doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện và thực hiện thủ tục cấp giấy phép kinh doanh theo quy định tại Nghị định 23/2007/NĐ-CP ngày 12/02/2007 của Chính phủ và Thông tư số 08/2013 của Bộ công thương Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài chỉ được thực hiện hoạt động mua bán hàng hóa sau khi được cấp giấy phép kinh doanh
Với nền tảng vững chắc hơn 40 năm lịch sử (được thành lập từ 1975), Công ty TNHH Tùy Anh chuyên cung cấp thiết bị thể thao và chăm sóc sức khỏe chất lượng cho hộ gia đình và thương mại Sản phẩm chính bao gồm:
- Các dòng xe máy thể lực: máy chạy bộ, xe đạp thể thao trong nhà, máy tập liên hoàn, máy leo cầu thang,…
- Các dòng máy tập cơ: máy tập cơ đa năng, máy tập đơn năng, máy tập đa năng, máy tập free weights, tạ đĩa, khung tập tạ đa năng và Sàn
- Ghế massage toàn thân Nhật Bản và phụ kiện massage, thiết bị chăm sóc sức khỏe người lớn tuổi…
Trong quá trình hoạt động, Công ty TNHH Tùy Anh đã được vinh dự khi nhận được những sự công nhận liên tục từ các tổ chức và lãnh đạo trong ngành Công ty đã nhận được rất nhiều giải thưởng cho những giai đoạn trong quá trình sản xuất của mình, từ phát triển, quản lý sản phẩm đến những thiết kế kỹ thuật và quan hệ đối tác bán lẻ đối với các khách hàng đã tin tưởng Công ty
3.1.4 Tổ chức quản lý Công ty
3.1.4.1 Sơ đồ tổ chức Công ty
Sơ đồ 3.1 - Tổ chức Công ty
Nguồn - Sổ tay nhân viên Công ty TNHH Tùy Anh 3.1.4.2 Tổng quan bộ phận kế toán a Sơ đồ bộ phận kế toán
Phòng hành chính nhân sự Phòng kinh doanh
Sơ đồ 3.2 - Bộ phận kế toán
Nguồn: Sổ tay nhân viên Công ty TNHH Tùy Anh b Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận kế toán
- Phó giám đốc: phụ trách các hợp đồng kế toán, đưa ra những chính sách, quyết định liên quan đến nhân sự, tài chính, khách hàng Quản lý, điều hành và giám sát mọi hoạt động của Công ty, liên lạc với các khách hàng từ đó đưa ra các đánh giá về rủi ro trong hợp đồng…
- Kế toán trưởng: là người phụ trách chính và quan trọng nhất trong quy trình kế toán của Công ty, điều hành toàn bộ quy trình kế toán, thống kê và phối hợp với việc tổ chức kinh doanh của Công ty Ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác tình hình hoạt động của Công ty để đánh giá một cách chính xác tình hình kết quả và hiệu quả hoạt động của bộ phận kế toán
- Kế toán tổng hợp: thu thập, tiến hành tổng hợp, xử lý, kiểm tra, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong Công ty, cũng như chịu trách nhiệm liên quan đến số liệu chi tiết cho đến tổng hợp trên sổ kế toán của Công ty Cung cấp các báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng và các bộ phận liên quan
Kế toán phải trả, phải thu
- Kế toán phải trảp, phải thu: chịu trách nhiệm theo dõi tình hình phải thu, phải trả với các cán bộ kinh doanh về các khoản phải thu, phải trả của khách hàng, phản ánh tình hình biến động kịp thời của các khoản tăng, giảm của các tài khoản liên quan để đảm bảo chấp hành đầy đủ chế độ thanh toán về chế độ tài vụ của Công ty Hơn hết hỗ trợ kế toán phải thu nắm bắt được tình hình nợ phải thu khó đòi, các khoản phải thu nhằm tránh tình trạng chiếm dụng vốn, khó kiểm soát
Thực trạng quy trình kế toán các khoản phải thu tại Công ty
Dựa trên tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, Công ty TNHH Tùy Anh chủ yếu phát sinh những nghiệp vụ liên quan đến kế toán phải thu như: phải thu khách hàng, kế toán thuế GTGT được khấu trừ, các khoản phải thu khác và dự phòng các khoản phải thu khó đòi Đối với kế toán với khoản Nợ phải thu có gốc ngoại tệ, vì Công ty TNHH Tùy Anh đối tượng khách hàng hướng đến là người tiêu dùng Việt, nên hiện tại Công ty vẫn chưa có hướng phát triển quốc tế, chỉ có những khoản phát sinh ngoại tệ như nhận hỗ trợ từ Công ty mẹ, hàng nhập khẩu, nên trong phần thực trạng sẽ không đề cập đến Nợ phải thu có gốc ngoại tệ mà tập trung vào các mục nợ phải thu khác như: phải thu khách hàng, kế toán thuế GTGT được khấu trừ, các khoản
30 phải thu khác và dự phòng các khoản phải thu Bên cạnh đó, vì thời gian thực tập tại công ty có hạn nên chưa tiếp xúc được với quy trình trong phần Kế toán tạm ứng trên thực tế, nên phần thực trạng tác giả sẽ không đề cập đến phần Kế toán các khoản tạm ứng
3.2.1 Tổng quan về quy trình bán hàng – thu tiền tại Công ty
Mặt hàng mua bán chủ yếu: thiết bị thể thao, dụng cụ tập tài nhà nguồn gốc từ Nhật Bản…
Các hình thức bán hàng của Công ty: bán hàng cho các Công ty, đại lý, bán hàng cho khách lẻ,
Chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty hiện tại đang được diễn ra như sau:
Nội dung công việc Bước xử lý
Lập lệnh bán hàng Khách hàng đặt đơn hàng => Phòng kế toán xét duyệt đơn đặt hàng => Lập lệnh bán hàng
Duyệt đơn đặt hàng Phòng kế toám đánh giá tình hình tài chính của khách hàng => Duyệt đơn bán hàng khi khách hàng đáp ứng được các tiêu chí tín dụng
Xuất kho bán hàng hóa Phòng kế toán kiểm tra lại đơn đặt hàng và lệnh bán hàng => Phòng kho xác nhận và chuẩn bị hàng hóa => Xuất kho và ghi nhận vào sổ kế toán
Gửi hàng Phòng kế toán xác nhận hàng hóa đã được xuất kho => Phòng giao hàng gửi hàng đến khách hàng và nhận chứng từ giao nhận
Lập và kiểm tra hóa đơn Lập hóa đơn dựa trên lệnh bán hàng và chứng từ giao nhận => Phòng kế toán kiểm tra lại hóa đơn và ghi nhận vào sổ kế
Nội dung công việc Bước xử lý toán
Theo dõi thanh toán Phòng kế toán theo dõi các khoản nợ phải thu, gửi thông báo thanh toán đến khách hàng và xác nhận việc thanh toán khi nhận được tiền
Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng mua
Phòng kế toán nhận thông tin về hàng bị trả lại hoặc giảm giá từ phòng bán hàng
=> xác nhận và điều chỉnh các khoản nợ tương ứng
Cho phép xóa nợ đối với các khoản nợ không thu hồi được
Phòng kế toán đánh giá các khoản nợ không thu hồi được => Lập hội đồng xem xét việc xóa nợ => Thực hiện xóa nợ sau khi được hội đồng đồng ý
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền cần được kiểm tra và đánh giá định kỳ để đảm bảo nó hoạt động hiệu quả và tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn kế toán
3.2.2 Đặc điểm các khoản phải thu tại Công ty
Với mặt hàng buôn bán chủ yếu là các sản phẩm thể dục thể thao, khách hàng chủ yếu là các khách sạn, phòng gym, cá nhân… khách hàng chủ yếu sử dụng phương thức chuyển khoản, thanh toán cho Công ty thông qua Ngân hàng
Các khoản phải thu thể hiện giá trị ghi sổ của các khoản phải thu khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại xuất phát từ việc cung cấp hàng hóa – dịch vụ và các khoản phải thu khác không có tính thương mại Phải thu khác như tạm ứng, hoàn lại thuế, bồi thường bảo hiểm, tiền đặt cọc, tiền lãi, cổ tức,…
Dự phòng các khoản phải thu khó đòi được lập cho từng khoản thu căn cứ vào thời gian quá hạn trả nợ theo cam kết ban đầu trên hợp đồng (không tính đến phụ lục gia hạn nợ giữa hai bên), hoặc căn cứ vào mức tổn thất dự kiến có thể xảy ra Các khoản phải thu sau khi được họp và thông qua được xác định là không thể thu hồi sẽ bị xóa sổ
Các nghiệp vụ phát sinh ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ngân hàng phát sinh ngoại tệ tại ngày phát sinh nghiệp vụ, chênh lệch tỷ giá phát sinh từ các nghiệp vụ này được ghi nhận là thu nhập hoặc chi phí trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
3.2.3 Kế toán các khoản phải thu khách hàng
Các khoản phải thu khách hàng sẽ đến từ những giao dịch bán hàng thanh toán sau, vì thế trước khi thực hiện các công tác liên quan đến khoản mục này, kế toán cần phải bắt đầu với việc phát hành hóa đơn bán hàng cho khách hàng tương ứng với mõi lần hoặc mỗi đợt (gồm nhiều lần) giao hàng
Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chúng từ, đối chiếu hóa đơn nháp với bộ phận chứng từ đã tạo xem nội dung có khớp với các thông tin trong hợp đồng và các phụ lục đi kèm (nếu có) hay không, các nội dung cần chú ý là thông tin khách hàng, số hợp đồng, ngày ký kết, giá bán và số lượng của hàng hóa
Sau khi đã ghi nhận những thông tin về hợp đồng và thông báo giao nhận hàng từ bộ phận tàu và vận chuyển, kế toán sẽ tiến hành phát hành hóa đơn bán hàng khi có biên bản giao nhận hàng hóa, tùy theo phương thức giao hàng Hóa đơn GTGT được sử dụng tại Công ty là hóa đơn điện tử
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, có những nội dung trong hóa đơn cần được lưu ý như sau:
Khảo sát ý kiến của nhân viên Công ty về quy trình kế toán phải thu tại Công
Công ty TNHH Tùy Anh
Khảo sát này được thiết kế nhằm mục tiêu chính sau:
Tìm hiểu về mức độ tuân thủ quy định của Công ty khi thiết kế quy trình kế toán phải thu có phù hợp với chế độ luật và thông tư đi kèm hay không Thông qua khảo sát tôi muốn đánh giá được thực trạng việc áp dụng quy trình kế toán phải thu tại Công ty có tốt hay không, có được tuân thủ một cách thống nhất và chặt chẽ không Kết quả của khảo sát sẽ cho thấy được những điểm tốt và điểm cần cải thiện trong quá trình triển khai thực hiện quy trình kế toán phải thu của Công ty thời điểm hiện tại
Kết quả khảo sát sẽ cung cấp thông tin quan trọng giúp hoàn thiện quy trình kế toán phải thu phù hợp với đặc thù Công ty và nâng cao năng lực chuyên môn của kế toán viên, qua đó góp phần thúc đẩy và phát triển quy trình hoạt động kế toán phải thu tại Công ty
Khảo sát được tiến hành trên đội ngũ nhân viên phòng kế toán của Công ty TNHH Tùy Anh thông qua tất cả các câu hỏi nằm trong bảng khảo sát Mục tiêu của câu hỏi để hiểu rõ hơn về quan điểm, nhận định và trải nghiệm thực tế của phòng kế
50 toán đối với quy tình kế toán phải thu thông qua các câu hỏi được thiết kế dưới dạng chọn mức độ hài lòng như sau:
- Mức độ 1: Thể hiện thái độ hoàn toàn không hài lòng
- Mức độ 2: Thể hiện thái độ không hài lòng
- Mức độ 3: Thể hiện thái độ bình thường
- Mức độ 4: Thể hiện thái độ hài lòng
- Mức độ 5: Thể hiện thái độ hoàn toàn hài lòng
Bộ câu hỏi khảo sát gồm:
- Anh/ chị đã gắn bó với Công ty được bao lâu ?
1 Quy trình kế toán phải thu của cong ty đã được thiết kế theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành
2 Quy trình kế toán phải thu của Công ty phù hợp với tình hình và hoạt động kinh doanh của Công ty
3 Tôi không gặp khó khăn trong việc thực hiện quy trình kế toán phải thu do Công ty quy định
4 Trong quá trình làm việc, tôi đã luôn áp dụng đầy đủ các bước, quy trình kế toán phải thu tại Công ty
Bên cạnh những câu hỏi thể hiện mức độ hài lòng của nhân viên còn có những câu hỏi để thu thập ý kiến và những đề xuất từ nhân viên để cải thiện quy trình kế toán phải thu
5 Anh/ chị gặp khó khăn nào khi áp dụng quy trình kế toán phải thu tại Công ty?
- Quy trình phức tạp, khó áp dụng
- Chưa có kinh nghiệm làm việc
- Áp lực vì khối lượng công việc
6 Để nâng cao hiệu quả khi áp dụng quy trình kế toán phải thu, Công ty cần ?
- Tăng cường đào tạo, hướng dẫn
- Giản lược hóa quy trình
- Bổ sung các buổi training
- Tăng cường việc giám sát thực hiện quy trình
7 Anh/ chị có ý kiến hoặc đóng góp nào để hoàn thiện quy trình kế toán phải thu tại Công ty không?
Sau khi thu thập được 21 khảo sát đến từ bộ phận kế toán của Công ty, thì kết quả bảng khảo sát như sau:
Biểu đồ 3.1 - Kết quả khảo sát
Biểu đồ 3.2 - Kết quả khảo sát câu hỏi số 1
Biểu đồ 3.3 - Khảo sát câu hỏi số 2
Biểu đồ 3.4 - Khảo sát câu hỏi số 3
Biểu đồ 3.5 - Khảo sát câu hỏi số 4
Biểu đồ 3.6 - Khảo sát câu hỏi số 6
Biểu đồ 3.7 - Khảo sát câu hỏi số 6
Cuộc khảo sát đã thu thập được những ý kiến/ đóng góp của đội ngũ nhân viên để hoàn thiện quy trình kế toán phải thu:
Tên Nhân Viên Anh/ chị có ý kiến hoặc đóng góp nào để hoàn thiện quy trình kế toán phải thu tại Công ty không? Trần Thị Thúy Phượng Không có
Huỳnh Thị Bích Trinh Giản lược bớt những bước không cần thiết
Nguyễn Trần Lan Thảo Cần có những hướng dẫn chi tiết hơn cho từng bước thực hiện Nguyễn Hoa Thiên Cần được tăng cường hướng dẫn, đào tạo về quy trình làm việc, lên sổ sách
Tên Nhân Viên Anh/ chị có ý kiến hoặc đóng góp nào để hoàn thiện quy trình kế toán phải thu tại Công ty không? Nguyễn Huỳnh Tuyết Vi Giảm bớt các bước và thủ tục không cần thiết
Võ Thị Ngân Tâm Bổ sung những khóa đào tạo, hướng dẫn cùng với các chuyên gia, kế toán lâu năm trong Công ty
Nguyễn Anh Thơ Cần tăng cường việc giám sát quy trình kế toán phải thu, để chắc chắn rằng nhân viên thực hiện đúng quy trình
Nguyễn Huỳnh Khánh Châu Hoàn thiện thủ tục lên sổ sách phải thu khách hàng, làm theo từng đối tượng chi tiết cụ thể Nguyễn Thảo Vi Có chính sách chặt chẽ hơn trong việc dự phòng phải thu khó đòi
Vũ Ngọc Anh Thư Cần nên chặt chẽ hơn trong khâu kiểm định khách hàng Đỗ Thùy Linh Tăng cường việc giám sát các bước làm việc, nhân viên tuân thủ quy trình một cách nghiêm ngặt
Lê Nguyễn Thảo Vi Thêm những buổi training về quy trình báo cáo tuổi nợ của khách hàng Văn Thái Kỳ Duyên Lược bớt những quy trình không cần thiết, đẩy nhân việc nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
Hồ Thị Thúy Hằng Không có
Dương Kiến Lân Bỏ bớt những bước không cần thiết
Lê Văn Quốc Tăng cường những khóa học chuyên sâu, đào tạo kỹ năng trong quy trình làm việc như excel Nguyễn Phúc Bảo Luận Không có
Lê Hoàng Sanh Không có
Võ Đức Tường Không có
Diệc Lệ Bình Tôi thấy hài lòng với quy trình hiện tại
Phạm Minh Hiêu Không có
Nhận xét: sau khi tổng hợp tất cả ý kiến và đóng góp của đội ngũ phòng kế toán, có thể thấy được rằng quy tình kế toán phải thu vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề Điều này đòi hỏi ban lãnh đạo của Công ty cùng các cấp quản lý cần phải cải tiến quy
55 trình kế toán phải thu, tăng cường hiệu quả và tính chính xác trong công việc Để nâng cao việc cải tiến quy trình, ban lãnh đạo và các cấp quản lý cần phải lắng nghe ý kiến và góp ý kiến của nhân viên trong quy trình kế toán phải thu như: giản lược những bước không cần thiết, bổ sung các buổi đào tạo chuyên sâu
Trong chương này tôi đã đưa ra cách nhìn tổng quan nhất của Công ty về quá trình thành lập, hình thành, bộ máy kế toán Bên cạnh đó còn quan sát được thực trạng quy trình kế toán phải thu của Công ty cũng như cái nhìn tổng quan và những góp ý, đánh giá của nhân viên đối với quy trình kế toán phải thu của Công ty Với những thông tin đó tôi sẽ có được những nhận xét về ưu điểm, nhược điểm về quy tình kế toán phải thu của Công ty, để đưa ra được những biện pháp nhằm nâng cao quy trình kế toán phải thu tại Công ty TNHH Tùy Anh
4.1.1 Ưu điểm
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên thì trong kế toán phải thu của Công ty vẫn không tránh khỏi những sai sót, điều này dẫn đến những hạn chế như:
Khó khăn trong việc cấn trừ công nợ cho khách hàng và dễ gây những hiểu lầm giữa hai bên Việc không thường xuyên theo dõi kiểm tra các số liên quan đến tài khoản 131 sẽ có thể gây ra những khó khăn cho việc kiểm soát khoản nợ phải thu của Công ty Đội ngũ kế toán chưa thành lập được bảng theo dõi chi tiết, tỉ mỉ về các hóa đơn đầu ra của Công ty, dẫn đến khâu quản lý các khoản phải thu thông qua các hóa đơn đã xuất bị nhầm lẫn hoặc là trùng lặp các hóa đơn, nghiệp vụ trước
Phương pháp để ước chừng khoản nợ dự phòng phải thu khó đòi hiện nay còn kém, đơn giản, trên thực tế chỉ dựa vào tình hình của Công ty hiện tại để trích lập Dẫn đến tình trạng, một số cán bộ kinh doanh tại Công ty có quan hệ mật thiết với một số khách hàng, nên khi tiến hành thẩm định thường có thái độ tin tưởng và chủ quan, dẫn đến việc đánh giá khách hàng chưa được thực hiện một cách nghiêm túc Ngoài ra, Công ty chưa có một quy định cụ thể nào về điều kiện và mức trích lập dự phòng cho nợ phải thu khó đòi
Tuy đã có sự phân chia rõ ràng và sự hỗ trợ từ phần mềm kế toán cho việc ghi chép, xử lý tại bộ phận, nhưng đối lúc vẫn còn xảy ra trường hợp công việc chồng chéo như nhân viên kế toán phải thực hiện quá nhiều quy trình, khiến cho bộ phận kế toán đôi lúc trở nên quá tải trong quá trình xử lý công việc và có thể xảy ra những nhầm lẫn trong quá trình thực hiện
Về chứng từ và nghiệp vụ ghi sổ
Việc sử dụng hình thức kế toán “Nhật ký – Chứng từ” sẽ gia tăng công việc của kế toán trở nên nhiều hơn, vì công việc kiểm tra cũng như đối chiếu số liệu đều dồn vào cuối kỳ và nếu quá trình xử lý số liệu gặp bất kỳ khó khăn gì, sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến thời hạn lên báo cáo cho Công ty
Việc ghi chép các nghiệp vụ kế toán và các thông tin kinh tế phát sinh trong Công ty dễ trùng lặp, khối lượng ghi chép nhiều, công việc kiểm tra dồn vào cuối kỳ nên việc tính toán rất vất vả
Về việc quản lý thu hồi nợ phải thu
Một số khách hàng vẫn còn trễ hẹn trong việc thanh toán, khiến việc thu hồi vốn của Công ty diễn ra chậm hơn so với dự tính
Mua bán trả sau là điều không thể tránh khỏi bối cảnh kinh doanh hiện nay ở hầu hết mọi loại hình doanh nghiệp, nhưng nếu số tiền mà khách hàng chiếm dụng của Công ty khá lớn và trậm trễ trong một thời gian quá dài, sẽ dần ảnh hưởng đến việc thanh toán của Công ty đối với các khoản nợ khác
Khối lượng công việc lớn, phức tạp nhưng hiện nay số lượng nhân viên trong bộ phận kế toán không nhiều, dễ xuất hiện tình trạng công việc bị ứ đọng, gây nhầm lẫn, dẫn đến hậu quả khó lường như sai sót trong việc nhập số liệu thông tin chứng từ, bỏ sót chứng từ chưa được rà soát hoặc ghi sổ, làm ảnh hưởng đến các quy trình kế toán tiếp theo như khi lên BCTC, khiến thông tin sai lệch, phải rà soát lại từ đầu, dẫn đến việc mất thời gian của phòng kế toán và thiếu tính chuyên nghiệp, khiến hiệu quả của công việc bị giảm đi
Nhân sự bộ phận kế toán của Công ty còn trẻ, qua bảng khảo sát có thể thấy được nhân viên gắn bó với Công ty dưới 1 năm chiếm 28,6% điều này thấy được rằng đội ngũ nhân sự còn chưa có nhiều kinh nghiệm, việc xử lý dữ liệu, thực hiện quy trình kế toán công nợ còn chậm, kéo dài thời gian, khối lượng công việc lớn và sẽ dễ chịu áp lực công việc vì chưa quen việc
