Tháng ……… Năm 2023GIẢNG VIÊN Trang 3 PHIẾU PHÂN CÔNG NHIỆM VỤNhóm 11, gồm 5 thành viên1Vũ Thị Thanh Thư Nhóm trưởng2Nguyễn Xuân Quyết3Chu Văn Sơn4Đặng Minh ThịnhTTNgườithựchiệnCông việc
Cải thiện kỹ năng giao tiếp giữa các thành viên
Làm việc nhóm chính là lúc các thành viên trong doanh nghiệp phải giao tiếp với nhau Đây là lúc mọi người đưa ra những ý tưởng mới lạ, ý kiến hay phục vụ cho công việc chung Đây cũng là lúc các thành viên có cơ hội được giao tiếp với nhiều người, được trình bày ý kiến trước đám đông giúp cải thiện và rèn luyện kỹ năng giao tiếp.
Nếu thường xuyên tham gia làm việc nhóm bạn sẽ hình thành được kỹ năng phản biện khi các đồng nghiệp đưa ra ý kiến Làm việc nhóm thường xuyên cũng là cách giúp bạn rèn luyện được nghiệp vụ và nâng cao kỹ năng giao tiếp mỗi ngày.
Ngoài ra kỹ năng này cũng giúp bạn gắn kết được với các thành viên trong nhóm, từ đó chia sẻ, giúp đỡ nhau trong công việc và cuộc sống.
Giải quyết vấn đề và tăng năng suất công việc
Một trong những lợi ích lớn nhất của làm việc nhóm là giải quyết được vấn đề một cách hiệu quả và tăng năng suất công việc.
Trong quá trình làm việc nhóm sẽ giúp bạn tăng nguồn cảm hứng và các ý tưởng sáng tạo được tạo ra từ kết quả của việc thảo luận nhóm Nhiều ý kiến góp lại sẽ giúp các thành viên trong nhóm cùng nhau góp ý, cùng nhau chỉnh sửa và cuối cùng sẽ giải quyết được vấn đề, tăng được hiệu quả làm việc hơn.
Làm việc nhóm mang lại rất nhiều lợi ích cho cá nhân, cho doanh nghiệp, giúp hiệu quả công việc cao hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức hơn khi làm việc độc lập Chính vì thế mỗi công ty đều yêu cầu cá nhân có năng lực hòa đồng và làm việc nhóm.
Làm việc nhóm mamg lại lợi ích cho cả cá nhân và doanh nghiệp
Thúc đẩy sự sáng tạo và đưa ra quyết định đúng đắn 9 2.4 Rèn tính kỷ luật
Làm việc nhóm là cùng nhau chia sẻ trách nhiệm, cùng nhau tạo ra nguồn cảm hứng và các ý tưởng sáng tạo hầu hết đều được tạo ra từ kết quả của các cuộc làm việc nhóm. Ý tưởng từ cá nhân chỉ là viên ngọc thô nhưng nếu có sự góp ý, mài giũa từ nhiều thành viên thì nó sẽ trở thành một viên ngọc sáng.
Cũng trong buổi làm việc nhóm bạn sẽ đưa ra được các ý kiến rồi nhiều người cùng thảo luận sau đó sẽ đưa ra được kết quả cuối cùng Làm việc nhóm cũng sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ được những quyết định sai lầm từ đó đúc kết ra được quyết định đúng đắn có sự đóng góp của nhiều người.
Khi làm việc trong một tập thể, một nhóm bạn sẽ không thể làm theo ý mình mà phải tuân theo quy định chung của nhóm Đây cũng chính là một trong những lợi ích tuyệt vời của làm việc nhóm.
Làm việc nhóm bạn sẽ phải hoạt động một cách có tổ chức, có kỷ luật và điều duy nhất bạn phải làm đó là tuân theo Bạn sẽ phải chấp nhận sự khác biệt và tôn trọng các thành viên.
Một nhóm hoạt động có tính kỷ luật thì công việc sẽ hoàn thành một cách hiệu quả hơn.
III – NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ:
Tất cả đều hướng tới một mục tiêu chung
Khi đã tham gia làm việc nhóm, điều đầu tiên bạn cần là gạt bỏ cái tôi cá nhân, không tự ý làm việc một mình theo cảm tính mà phải đặt mục tiêu chung lên trên hết Trong trường hợp bạn muốn quyết định một điều gì đó, hãy đảm bảo là mọi thành viên trong nhóm đều đã đồng thuận với ý kiến đó, vì chỉ một sai lầm nhỏ xảy ra cũng có thể ảnh hưởng đến lợi ích chung.
Không ngại thể hiện quan điểm cá nhân
Việc các thành viên trong nhóm có thể có những ý kiến khác nhau về một vấn đề là không thể tránh khỏi Đó là bởi vì, mỗi người trong chúng ta đều có những suy nghĩ và cảm nhận khác nhau Nhiều ý kiến và quan điểm được đưa ra sẽ giúp các thành viên có một góc nhìn đa chiều về vấn đề Hơn nữa, việc này cũng sẽ giúp nhóm của bạn tìm ra những hướng giải quyết sáng tạo, độc đáo và ấn tượng nữa đó
Vì vậy, hãy mạnh dạn chia sẻ ý kiến và đưa ra lời góp ý nếu bạn không đồng tình với một vấn đề nào đó Hãy luôn thẳng thắn nên lên quan điểm khi bạn có những luận cứ và dẫn chứng rõ ràng.
Biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến trái chiều
Khi tham gia làm việc nhóm thì mọi ý kiến đều sẽ được lắng nghe một cách bình đằng, công bằng và ý kiến của bạn đôi khi sẽ bị phản bác Hãy luyện tập lắng nghe nhiều hơn, tôn trọng những lời phản bác và tìm ra thiếu sót của bản thân để hoàn thiện chính mình Chính vì thế, làm việc nhóm đôi khi không chỉ đem lại lợi ích cho công việc chung Nó sẽ đem lại cho bạn rất nhiều cơ hội để hoàn thiện và phát triển bản thân đấy.
Có tinh thần trách nhiệm cao
Mỗi người trong nhóm đều đóng một vai trò rất quan trọng trong thành công chung của cả nhóm Vậy nên, trong môi trường tập thể, bạn cần phải giữ cho mình những nguyên tắc làm việc và tuân thủ theo nó Đừng để sự thiếu trách nhiệm của bản thân làm gián đoạn, ảnh hưởng đến tiến độ làm việc chung của cả nhóm.
Sự tin tưởng
Môi trường làm việc nhóm hiệu quả là nơi mọi người thoải mái chấp nhận rủi ro hợp lý trong giao tiếp, ủng hộ các quan điểm và thực thi hành động Các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau và lắng nghe ý kiến của nhau.
Việc đặt niềm tin vào thành viên của mình, là một động lực rất lớn để thành viên của mình cố gắng công việc Làm thành viên có ý thức tự giác, trách nhiệm với công việc được giao hơn
Giao tiếp hiệu quả
Các thành viên trong nhóm nên giao tiếp thoải mái với nhau một cách trực tiếp và hướng tới mục tiêu đạt được thành công cho dự án Việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau và với trưởng nhóm nên là một quá trình hai chiều Điều này sẽ giúp họ hiểu nhau hơn đồng thời giải quyết những vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng nhất.
Giao tiếp cởi mở, trung thực và tôn trọng Các thành viên tự do bày tỏ suy nghĩ, ý kiến và các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề Mọi người cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu Các thành viên nên hỏi các câu hỏi để làm rõ ý kiến chứ không nên tìm cách phản bác đồng nghiệp của họ.
Quản lý xung đột
Ngay cả đối với những vấn đề quan trọng, nếu biết xử lý một cách chuyên nghiệp sẽ ít gây ra tổn hại cho người khác hơn Không nên để những ý kiến bất đồng gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc nhóm.
Nhóm cần thỏa thuận quy trình xem xét, phân tích, đánh giá và giải quyết các vấn đề trong nhóm cũng như những xung đột Không nên ủng hộ những xung đột cá nhân hoặc chia bè kết phái khi xảy ra xung đột Thay vào đó, các thành viên nhóm cần hướng đến một giải pháp chung
Khả năng lãnh đạo của trưởng nhóm
Một nhóm làm việc có hiệu quả hay không phụ thuộc khá nhiều vào tố chất của người lãnh đạo Một người lãnh đạo tốt sẽ dẫn dắt cả đội đi nhanh và đúng hướng hơn Bên cạnh đó, trong một số trường hợp có mâu thuẫn xảy ra, trưởng nhóm sẽ là người đứng ra giải quyết và đưa ra kết luận cuối cùng
IV – CÁC GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN NHÓM:
4.1 Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả
- Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm có sự đồng thuận cao trong cả nhóm Mỗi thành viên hiểu rõ mục tiêu công việc, trách nhiệm cá nhân và nguyên tắc làm việc;
- Các thành viên trong nhóm đều có chuyên môn phù hợp với nội dung và yêu cầu làm việc của nhóm;
- Kết quả cuối cùng của nhóm thỏa mãn được mục tiêu công việc, đúng tiến độ, chi phí tiết kiệm nhất;
- Kết thúc chương trình làm việc, các thành viên đều thu nhận được nhiều giá trị tích cực từ sự tham gia hoạt động nhóm của mình.
Dựa trên những yêu cầu công việc cụ thể với các điều kiện khác nhau sẽ hình thành những tiêu chí khác nhau Trong phạm vi chuyên đề này chúng tôi chỉ giới thiệu một số tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả cơ bản sau:
- Cụ thể hóa các tiêu chí đánh giá hiệu quả nhóm trên cơ sở sự cam kết làm việc hiệu quả của mỗi thành viên, mỗi người sẽ là một chủ thể trong nhóm Các thành viên chủ động hoàn thành nhiệm vụ của mình trong nhóm, chủ động đưa ý kiến và ra quyết định;
- Mọi vấn đề kết luận cuối cùng đều có sự thỏa thuận thông qua nhất trí hoặc biểu quyết, hạn chế ý kiến cá nhân Trường hợp có xung đột phải được giải quyết dựa trên sự nhất trí của đa số các thành viên Xung đột và sáng tạo đảm bảo lành mạnh Xung đột là sự thúc đẩy sáng tạo Xung đột phải được kiểm soát tránh dẫn đến tác động tiêu cực.
- Mọi quyết định và chiến lược hành động không bị chi phối bởi một cá nhân Nhóm hiệu quả là nhóm luôn tạo tiền đề cho sự sáng tạo và thành quả cao;
- Giao tiếp trong nhóm hiệu quả phải nhằm kích thích tinh thần trách nhiệm và cách cư xử của mỗi thành viên và giúp họ hiểu rõ cách cư xử, ý kiến và hành động của nhau Chấp nhận cả những ý kiến tiêu cực và tích cực Sẵn sàng cộng tác dựa trên nỗ lực chung và chia sẻ thông tin;
- Nhóm hiệu quả luôn có sự chia sẻ quyền lực Các thành viên đều nhận thức được vai trò của mình, đều có cảm giác là người gây ảnh hưởng, kích thích thành viên ra quyết định và thực thi quyết định Nhờ đó kích thích phát triển năng lực, cá nhân và sở thích;
Năm bước hình thành và phát triển nhóm
Giai đoạn Hình thành (Forming)
Đây là giai đoạn được thành lập, các thành viên trong nhóm còn lạ lẫm với nhau và bắt đầu tìm hiểu nhau để cộng tác vì công việc trước mắt Ở giai đoạn này, các thành viên có thể chưa hiểu rõ mục đích chung của cả nhóm cũng như nhiệm vụ cụ thể của từng người trong nhóm Nhóm có thể đưa ra những quyết định dựa trên sự đồng thuận, hiếm có các xung đột gay gắt do mọi người vẫn đang còn dè dặt với nhau Tâm lý chung ở giai đoạn này đó là: Hưng phấn với công việc mới; Dè dặt trong việc tiếp cận và chia sẻ với các thành viên khác; Quan sát và thăm dò mọi người xung quanh; Tự định vị mình trong cấu trúc của nhóm.
Trong giai đoạn này, người trưởng nhóm phải thể hiện vai trò dẫn dắt của mình, bởi vì các thành viên khác vẫn chưa định vị và xác định rõ nhiệm vụ của mình trong nhóm.
Giai đoạn này được phân loại theo:
• Phụ thuộc cao vào người lãnh đạo để được hướng dẫn và chỉ đạo.
• Ít đồng ý về các mục tiêu của nhóm ngoại trừ những mục tiêu nhận được từ lãnh đạo.
• Vai trò và trách nhiệm cá nhân không rõ ràng.
• Người lãnh đạo phải được chuẩn bị để trả lời rất nhiều câu hỏi về mục đích, mục tiêu và các mối quan hệ bên ngoài của nhóm Các quy trình thường bị bỏ qua.
• Các thành viên kiểm tra khả năng chịu đựng của hệ thống và người lãnh đạo.
Giai đoạn Sóng gió (Storming)
Giai đoạn này xảy ra khi các thành viên bắt đầu bộc lộ mình và có thể phá vỡ những quy tắc của nhóm đã được thiết lập từ đầu Đây là giai đoạn rất khó khăn đối với nhóm và dễ dẫn đến kết quả xấu. Ở giai đoạn này, có thể xảy ra xung đột giữa các thành viên do những nguyên nhân khác nhau như: phong cách làm việc, cách cư xử, tranh cãi về các vấn đề hay giải pháp, văn hóa,… Các thành viên cũng có thể không hài lòng về công việc của nhau, dễ có các so sánh giữa mình với người khác,… Nhóm khó đi đến các quyết định dựa trên sự đồng thuận.
Các thành viên cũng có thể bắt đầu chất vấn về các quy tắc đã được thiết lập, muốn chỉnh sửa, thử nghiệm và có thể phá vỡ các quy tắc đó Tệ hơn nữa, một số thành viên có thể tỏ ra không hợp tác, không cam kết trong công việc, và không hài lòng với cách làm việc hiện tại Sự trao đổi, hỗ trợ trong nhóm không thực sự tốt.
Tinh thần của một số thành viên có thể đi xuống, có thể dẫn đến căng thẳng hay stress.
Trong giai đoạn này, các thành viên không còn đủ tập trung vào công việc hướng đến mục tiêu chung Tuy nhiên, họ cũng bắt đầu hiểu nhau hơn Điều quan trọng trong giai đoạn này là nhóm phải nhận diện và đối mặt với tình trạng của mình.
Giai đoạn này được phân loại theo:
• Thiếu sự thống nhất khi đưa ra các quyết định của nhóm Các thành viên trong nhóm cố gắng thiết lập bản thân và vị trí của họ trong mối quan hệ với các thành viên khác trong nhóm và trưởng nhóm; trưởng nhóm có thể nhận được thách thức từ các thành viên trong nhóm.
• Sự rõ ràng về mục đích của đội tăng lên nhưng nhiều điều không chắc chắn vẫn tồn tại.
• Các hội và phe phái hình thành Điều này có thể dẫn đến tranh giành quyền lực Nhóm cần tập trung vào mục tiêu của mình để tránh bị phân tâm bởi các mối quan hệ và các vấn đề tình cảm.
• Có thể cần phải có những thỏa hiệp để tạo ra sự tiến bộ.
Giai đoạn Ổn định (Norming)
Giai đoạn này đến khi mọi người bắt đầu chấp nhận nhau, chấp nhận sự khác biệt, cố gắng giải quyết các mâu thuẫn, nhận biết thế mạnh của các thành viên khác và tôn trọng lẫn nhau.
Các thành viên bắt đầu trao đổi với nhau suôn sẻ hơn, tham khảo ý kiến lẫn nhau và yêu cầu sự trợ giúp khi cần thiết Có thể bắt đầu có các ý kiến mang tính xây dựng Mọi người bắt đầu nhìn vào mục tiêu chung và có cam kết mạnh mẽ hơn trong công việc
Có thể có các quy tắc mới được hình thành và tuân thủ để giảm thiểu mâu thuẫn, tạo không gian thuận lợi để các thành viên làm việc và cộng tác.
Giai đoạn Norming có thể đan xen lẫn với giai đoạn Storming vì khi có vấn đề mới (công việc mới, quyết định mới, mâu thuẫn mới,…) thì các thành viên có thể rơi vào trạng thái xung đột như trước đó Hiệu quả làm việc trong giai đoạn này sẽ được nâng lên, bởi vì bây giờ nhóm đã có thể tập trung hơn vào công việc hướng đến mục tiêu chung.
Giai đoạn này được phân loại theo:
• Sự đồng thuận và đồng thuận phần lớn hình thành giữa nhóm, những người phản ứng tốt với sự thúc đẩy & điều phối của lãnh đạo.
• Vai trò và trách nhiệm rõ ràng và được chấp nhận.
• Các quyết định lớn được thực hiện theo thỏa thuận của nhóm Các quyết định nhỏ hơn có thể được giao cho các cá nhân hoặc nhóm nhỏ trong nhóm.
• Sự cam kết và đoàn kết rất mạnh mẽ Nhóm có thể tham gia vào các hoạt động xã hội vui vẻ.
• Nhóm thảo luận và phát triển các quy trình và phong cách làm việc của nhóm.
• Có sự tôn trọng chung đối với người lãnh đạo và trách nhiệm lãnh đạo hiện được chia sẻ trong cả nhóm.
Giai đoạn Hoạt động hiệu quả (Performing)
Đây là giai đoạn nhóm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc Sự công tác diễn ra dễ dàng mà không có bất cứ sự xung đột nào Đây là một giai đoạn mà không phải nhóm nào cũng đạt tới được. Ở giai đoạn này, các quy tắc được tuân thủ mà không gặp bất cứ khó khăn nào Các cơ chế hỗ trợ lẫn nhau trong nhóm phát huy hiệu quả tốt Sự nhiệt tình và cam kết của các thành viên với mục tiêu chung là không còn nghi ngờ gì nữa.
Các thành viên cảm thấy rất thoải mái khi làm việc trong nhóm Các thành viên mới gia nhập cũng sẽ nhanh chóng hòa nhập và làm việc hiệu quả Nếu có thành viên rời nhóm thì hiệu quả làm việc của nhóm cũng không bị ảnh hưởng nghiêm trọng Tinh thần chủ đạo được thể hiện ở giai đoạn này là tinh thần đồng đội.
Giai đoạn này được phân loại theo:
• Nhóm đã nâng cao nhận thức về chiến lược Bây giờ đã rõ lý do tại sao nhóm đang làm những gì họ đang làm.
• Tầm nhìn chung của nhóm Bây giờ nó độc lập và không cần sự can thiệp hay tham gia của người lãnh đạo.
• Tập trung vào các mục tiêu và nhóm đưa ra hầu hết các quyết định dựa trên các tiêu chí đã thống nhất với lãnh đạo Đội ngũ có tính tự chủ cao.
• Bất đồng quan điểm Tuy nhiên, hiện chúng đã được giải quyết tích cực trong nhóm và những thay đổi cần thiết đối với quy trình và cấu trúc đã được nhóm thực hiện.
• Nhóm có thể làm việc để đạt được mục tiêu và tham gia vào các vấn đề về mối quan hệ, phong cách và quy trình trong quá trình thực hiện.
• Các thành viên trong nhóm chăm sóc lẫn nhau.
• Nhóm yêu cầu các nhiệm vụ được ủy quyền từ người lãnh đạo.
• Nhóm nghiên cứu không cần được hướng dẫn hoặc hỗ trợ Các thành viên trong nhóm có thể yêu cầu người lãnh đạo hỗ trợ trong việc phát triển cá nhân.
Giai đoạn Thoái trào (Adjourning)
Điều này xảy ra trong các tình huống khác nhau, ví dụ như khi dự án đã kết thúc, khi phần lớn thành viên rời bỏ nhóm để nắm các vị trí khác, khi tổ chức được tái cấu trúc,… Đối với các thành viên tâm huyết của nhóm, đây là một giai đoạn “đau thương”, “lưu luyến”, “tiếc nuối”,… nhất là đối với các thành viên mà chưa nhìn thấy một tương lai tốt đẹp hơn.
Trên đây là 5 giai đoạn phát triển của nhóm được đặc biệt áp dụng cho các nhóm tương đối nhỏ khoảng từ 3 đến 12 người,
Bruce Tuckman cũng không đưa ra lời khuyên nào về khung thời gian quy định cho từng giai đoạn, do đó, nhà quản lý có thể tùy theo tình trạng nhóm của mình mà áp dụng sao cho phù hợp.
V – CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM:
Chọn không gian làm việc nhóm hợp lý
Thực tế không gian ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả làm việc nhóm Bạn sẽ khó có thể tập trung tinh thần để thảo luận, bàn bạc các vấn đề nếu như làm việc nhóm ở không gian ồn ào, nhiều người qua lại, nóng bức, không có các trang thiết bị điện tử phục vụ cần thiết.
Tại các văn phòng làm việc, doanh nghiệp nên bố trí phòng làm việc nhóm riêng, có cửa cách âm và trang thiết bị: máy chiếu, micro, loa âm thanh… Không gian phòng làm việc nhóm nên rộng rãi, có ánh sáng đầy đủ, nên có thêm cây xanh để không gian thoáng mát.
Thay vì những bộ bàn ghế khô cứng thì bên trong của khu vực này sẽ được bày trí rất nhiều bộ bàn ghế gỗ và sofa với đầy đủ các gam màu tươi tắn trẻ trung không khác gì một quán cà phê thu nhỏ để tạo cảm hứng làm việc nhóm được tốt nhất.
Trường hợp nhóm muốn thay đổi không gian thì hoàn toàn có thể chọn những quán cafe yên tĩnh một chút, view đẹp Hiệu quả làm việc nhóm sẽ tăng lên đáng kể khi thảo luận trong không gian phù hợp.
Luôn đến đúng giờ
Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành viên khác trong nhóm làm việc không phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận cho bạn.
Xác định mục tiêu chung
Để đạt được mục tiêu chung trong cả nhóm thì cần xác định mục tiêu rõ ràng, tránh nói chuyện về những chủ đề không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung Cả team phải luôn bám sát mục tiêu của mình đưa ra để thay vì chú trọng quan điểm của từng cá nhân thì thống nhất một quan điểm chung để làm việc.
Trưởng nhóm cần có năng lực quản lý
Một thủ lĩnh có bản lĩnh và năng lực là một thủ lĩnh biết cách khuyến khích, tạo động lực, điều kiện cho các thành viên trong nhóm phát triển cá nhân ngay trong đội của mình Trưởng nhóm cần phải hoạch định kế hoạch cụ thể và rõ ràng để tất cả thành viên có thể hiểu được chu trình làm việc:
Kế hoạch hay chương trình đó dùng để làm gì?
Kế hoạch đó xuất phát từ đâu, ở đâu ra?
Khi nào thì bắt đầu tiến hành?
Ai sẽ là người thực hiện hay phụ trách việc này?
Tại sao phải tiến hành hoạt động này?
Chúng ta sẽ thực hiện nó như thế nào?
Biết lắng nghe
Đừng bao giờ cho rằng mọi ý kiến của mình là đúng và mình có thể giải đáp được tất cả các vấn đề Ai cũng có những hiểu biết giới hạn ở lĩnh vực nào đó do vậy cần lắng nghe người khác nói Lắng nghe giúp mọi người hiểu nhau hơn, tôn trọng nhau hơn.
Khi lắng nghe bạn sẽ học hỏi được nhiều kiến thức từ người khác để bổ sung cho phần kiến thức mà bạn bị thiếu Đó là cách hoàn thiện những thiếu sót của bản thân mà bạn cần bổ sung cho mình.
Hỗ trợ, giúp đỡ nhau
Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau vì trong một nhóm, có người sẽ mạnh lĩnh vực này, nhưng người khác lại mạnh lĩnh vực khác Và nhiều khi, vấn đề mà nhóm đang phải giải quyết cần kiến thức ở nhiều lĩnh vực, mức độ và đòi hỏi các kỹ năng khác nhau Đây là kỹ năng mà mỗi người cần rèn luyện để sẵn sàng đóng góp vào thành quả chung của nhóm.
Mỗi thành viên phải tương trợ, sát vai nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra Cả nhóm cần phải hiểu rõ mục đích của nhóm cần đạt được là gì, và có cùng chung khao khát hoàn thành nó “Hãy tưởng tượng, chúng ta đang cùng ở trên một con thuyền, tất cả đều phải cùng chèo để đưa con thuyền về đến đích!”.
Tôn trọng ý kiến
Nếu trong nhóm liên tục xảy ra những tranh cãi, mâu thuẫn, chẳng ai chịu nhường nhịn, tôn trọng ý kiến của ai thì chắc chắn hiệu quả làm việc sẽ bị ảnh hưởng theo, không đạt được mục tiêu đề ra lúc ban đầu.
Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác, điều này thể thể hiện qua việc biết lắng nghe, động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực Khi các thành viên trong nhóm thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau nghĩa là đang đóng góp sức mình vào sự thành công trong việc tổ chức các hoạt động của nhóm.
Tăng cường giao tiếp
Để nhóm làm việc hiệu quả, các thành viên cần giao tiếp với nhau nhiều hơn, tăng cường các hoạt động giúp xây dựng mối quan hệ thân thiết và sự hiểu ý đồng đội Chỉ khi có sự gắn kết và đồng thuận, nhóm của bạn mới tạo ra những kỳ tích tuyệt vời trong công việc.
Có trách nhiệm với công việc được giao
Không chỉ có trách nhiệm với công việc được giao mà bản thân mình cần có trách nhiệm với công việc của cả nhóm Làm việc nhóm cần phối hợp với các thành viên khác để hiệu quả công việc đạt cao nhất và đúng tiến độ.
Thiếu đi sự trách nhiệm, ỷ lại hoặc không hoàn thành nhiệm vụ được giao nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả tập thể nhóm Khi đó, chỉ một cá nhân có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ của tất cả mọi người.
Không nể nang các mối quan hệ
Chúng ta thường lẫn lộn giữa tình cảm cá nhân hay sự tôn trọng vị trí của các thành viên trong nhóm để không đưa ra những góp ý, chất vấn hay tranh luận nhằm đạt đến những kết quả tốt nhất Thái độ “dĩ hòa vi quý” sẽ tốt tùy trường hợp, là yếu tố để tạo sự đồng thuận chứ không phải sự xuề xòa, dễ dãi trong các khi làm việc nhóm.
Luôn thẳng thắn
Khi làm việc nhóm bạn hãy bỏ qua hết sự ích kỷ cá nhân, không chấp nhất những chuyện nhỏ, tỵ nạnh với đồng đội của mình, trách va chạm, mâu thuẫn… Hãy thẳng thắn nêu quan điểm cá nhân của bản thân mình, góp ý cho bạn sửa đổi Có như thế, người khác hay chính bản thân mình mới nhận biết được những lỗi lầm cần sửa chữa Tránh việc nói xấu, tỵ nạnh sẽ làm ảnh hưởng đến tình đoàn kết của cả nhóm.
Báo cáo tiến độ làm việc
Trong mô hình của Horenso nổi tiếng tại Nhật, đầu tiên bạn phải nhận thức rằng Báo Cáo là một nhiệm vụ Nếu không nhận được báo cáo, sếp của bạn sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang diễn biến như thế nào Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi?” Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn Nhưng phải báo cáo điều gì? Thời điểm và cách thức báo cáo ra sao? Điều làm nên tính hiệu quả của quy tắc Hourensou chính là việc bạn báo cáo vấn đề một cách nhanh chóng, cả nhóm biết được công việc bạn đang làm Trường hợp gặp bất cứ khó khăn và rắc rối gì cả nhóm có thể cùng nhau đổi hướng, đưa ra những phương pháp giải quyết vấn đề tốt Giữ lại vấn đề để giải quyết một mình sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian và gặp khó khăn.
Trong làm việc nhóm nếu thiếu đi những nguyên tắc làm việc thì khó có thể đạt được kết quả mong đợi Tuân thủ 12 nguyên tắc làm việc nhóm trên đây là tiền đề để mang đến những hiệu quả công việc ngoài sức mong đợi.
VI – CÁC YẾU TỔ CẢN TRỞ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM:
Không có sự gắn kết trong nhóm
Điều đầu tiên cần được nhắc đến, chính là các thành viên trong nhóm gắn kết với nhau như thế nào? Một khi có sự liên kết chặt chẽ, phấn đấu vì mục tiêu chung thì nhóm mới có thể vận hành một cách hiệu quả nhất Sự gắn kết của toàn nhóm được đánh giá dựa vào mức độ hòa hợp, tin tưởng và tôn trọng ý kiến của nhau giữa các thành viên, đây cũng là cách làm việc nhóm hiệu quả nhất. Điều này vốn rất khó quan sát nhưng các nhà quản lý có thể nhận thấy thông qua các dấu hiệu giữa các cá nhân khi bàn thảo về một chủ đề nào đó Ngoài ra, là trưởng nhóm, bạn còn có thể thúc đẩy việc đóng góp ý kiến giữa các thành viên lại, để họ chia sẻ những suy nghĩ và ý tưởng cùng nhau.
Giao tiếp kém dẫn đến làm việc nhóm kém hiệu quả
Để cùng đạt được một mục tiêu và đồng ý quan điểm với mục tiêu đó, nhóm cần phải có sự giao tiếp hiệu quả Thế nhưng, nhiều thành viên trong nhóm sẽ có những cách bày tỏ ý kiến khác nhau Giao tiếp kém sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy trong cách làm việc, đặc biệt nó sẽ gây ra mâu thuẫn và là yếu tố cản trở làm việc nhóm.
Quá trình giao tiếp trong công việc có thể xảy ra nhiều xung đột và làm việc nhóm kém hiệu quả Vì thế cần có một hướng giải quyết trong trường hợp nhóm không thể có tiếng nói chung Là trưởng nhóm, bạn cần phải có trách nhiệm dẫn dắt và là tiếng nói chính cho toàn nhóm, đây cũng là cách làm việc nhóm hiệu quả nhất Như vậy mới có thể loại bỏ được loại bỏ những khó khăn khi làm việc nhóm.
Xung đột ý tưởng và cách làm việc nhóm kém hiệu quả
Với nhiều thành viên cùng hoạt động trong một nhóm, những xung đột về ý tưởng là điều khó tránh khỏi Đây là một trong những yếu tố cản trở làm việc nhóm hàng đầu Do đó, người đứng đầu cần tổng hợp những ý kiến lại, đưa ra một ý tưởng chung để ngăn chặn sự xung đột và bảo vệ tính khách quan của các thành viên trong nhóm làm việc.
Ngoài ra, người đứng đầu cần có trách nhiệm tìm ra sự cân bằng giữa các thành viên trong nhóm Hãy luôn nhớ rằng, thành viên trong nhóm bạn là tập hợp từ nhiều người đến từ những vùng miền khác nhau, hoàn cảnh và trình độ hoàn toàn khác nhau
Chính vì vậy, bạn cần xem xét các điểm tương đồng và khác biệt về đặc điểm cá nhân, trình độ học vấn, kỹ năng, khả năng…Cách làm việc nhóm hiệu quả nhất là khi nhóm có sự đồng nhất sẽ gắn kết chặt chẽ, dễ dàng giao tiếp và giảm bớt khó khăn khi làm việc nhóm.
Quá coi trọng những mối quan hệ
Xây dựng mối quan hệ trong nhóm là yếu tố rất quan trọng, tuy nhiên điều đó lại dễ dẫn đến việc quá coi trọng những mối quan hệ này mà vị nể, không muốn nêu ra ý kiến đóng góp xây dựng.
Trong quá trình làm việc nhóm, việc tranh luận để chọn lọc ra ý kiến tốt nhất thì hết sức cần thiết, nếu quá vị nể người khác sẽ không thể tranh luận một cách thực sự được Đừng để những vấn đề này gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc và chất lượng cuối cùng.
Đẩy trách nhiệm cho người khác
Yếu tố cản trở làm việc nhóm cuối cùng khiến cho hiệu quả làm việc của bạn kém đi, chính là quá trình phân chia công việc không minh bạch, dễ dẫn đến chồng chéo trong công việc được giao Tình trạng người làm nhiều việc và người không có việc làm thường xuyên xảy ra Điều này dẫn đến cách thức giao việc và quá trình làm việc luôn gặp nhiều khó khăn khi làm việc nhóm, gây bức xúc và tạo nên mâu thuẫn trong nhóm của bạn.
Sự hiện diện của thái độ tiêu cực
Trong một đội, thái độ là điều dễ lây lan Nếu một hoặc nhiều thành viên trong nhóm có thái độ không tốt, bầu không khí này có thể lan tỏa đến các thành viên còn lại Chỉ cần sự tiêu cực của một người dẫn đến các hành vi gây rối là có thể hạ gục một cả đội tuyệt vời Nếu có một trong những người như thế này trong nhóm và họ không thể thay đổi, việc chấm dứt hợp tác vì lợi ích của nhóm có lẽ là cần thiết.
VII – CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ :
Đối với các cá nhân
Đối với mỗi cá nhân phải hình thành một số kỹ năng cơ bản sau: a Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng (hay xây dựng) ý kiến giữa các thành viên Thực hiện kỹ năng lắng nghe trong nhóm làm việc gắn liền với sự quan tâm tới vấn đề nhóm cần giải quyết Lắng nghe không chỉ tiếp nhận ý kiến mà còn thanh lọc, phân tích và lựa chọn ý kiến Cần thể hiện thái độ khi lắng nghe bằng cử chỉ, ánh mắt và tư thế Khi người trình bày ý kiến cảm nhận được cử tọa đang chú ý sẽ cảm thấy tự tin và phấn khích hơn; Cần thể hiện thái độ lắng nghe với sự quan tâm thực sự. b Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác của họ Nguyên tắc chất vấn phải trên tinh thần tôn trọng đối tác, giàu thiện chí; không chất vấn quá dài; không chất vấn bằng thái độ gay gắt; mội dung chất vấn cần rõ ràng, không mơ hồ. c Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình Khả năng thuyết phục rất quan trọng trong trường hợp có những ý kiến khác nhau khi giải quyết vấn đề của nhóm Sức thuyết phục không chỉ ở ngôn ngữ, cử chỉ, hành vi mà còn cả ở sự chân thành, thân thiện. d Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực Thực chất tôn trọng người khác cũng tức là tôn trọng chính mình Tôn trọng cũng là một hình thức khích lệ tinh thần, hỗ trợ cho lòng nhiệt tâm đối với công việc. đ Trợ giúp: Các thành viên trong nhóm phải biết giúp đỡ nhau và biết cách tiếp nhận sự giúp đỡ; Sự trợ giúp làm tăng cường khả năng của các cá nhân, tạo mối liên kết giữa các thành viên trong nhóm. e Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và trình bày, chia sẻ những suy nghĩ của mình cho nhau Việc tham khảo ý kiến của người khác và sẵn sàng nhận sự sẻ chia của các thành viên khác trong nhóm là điều tối cần thiết Sẻ chia khiến mỗi thành viên trong nhóm có cơ hội tự hoàn thiện chính mình Sẻ chia là yếu tố dễ dẫn đến sự gắn kết mọi người với nhau; g Phối hợp: Đây là kỹ năng rất quan trọng trong quá trình làm việc nhóm Thiếu khả năng phối hợp nhóm sẽ rời rạc, mục tiêu làm việc nhóm sẽ không thể thực hiện Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra Sự phối hợp đòi hỏi phải biết rõ công việc của mình và mối quan hệ tương tác giữa mình với các thành viên trong nhóm Phối hợp cần đồng bộ và nhất quán.
Đối với tổ chức nhóm
Trước hết cần xây dựng nguyên tắc làm việc của nhóm với những nội dung sau:
- Cần chia sẻ thông tin và nguồn lực
- Thống nhất về phương thức thực hiện
- Tôn trọng và khích lệ nhau
- Cộng tác chứ không cạnh tranh
- Nhận diện xem nhóm hoặc cá nhân mình đang ở đâu, nhanh chóng chuyển sang sự thay đổi
Các kỹ năng chung trong tổ chức nhóm
a Thiết kế nhóm làm việc
Muốn đảm bảo sự thành công của một nhóm, tiến hành thiết kế nhóm làm việc cũng tức là sự bao quát toàn bộ hoạt động với những khâu cốt lõi nhất trong quá trình làm việc Các bước thiết kế nhóm làm việc được cụ thể hóa như sau:
+ Xác định mục tiêu, quyền hạn và thời gian tồn tại nhóm Khi nhóm đang hình thành, nó cần những mục tiêu để tập trung vào nỗ lực của mình Như trên đã nêu, các mục tiêu cần cụ thể, có tính khả thi, có ý nghĩa thực tiễn và phù hợp với tầm nhìn và giá trị của tổ chức Cần có hạn định rõ ràng về thời gian để nhóm xây dựng kế hoạch hợp lý đảm bảo việc thực hiện theo mục tiêu và kết quả công việc đã đề ra;
+ Xác định vai trò và trách nhiệm Đây là bước tiếp theo cần được tiến hành để đảm bảo cho mỗi thành viên trong nhóm thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ được giao và phối hợp hiệu quả vì mục tiêu chung của nhóm; Cần có sự cam kết của các thành viên về việc thực hiện nhiệm vụ và yêu cầu tuân thủ quy chế trong quá trình làm việc.
+ Xác định tiêu chí đánh giá Các thành viên trong nhóm cần phải biết và thống nhất các tiêu chí đánh giá công việc trên cả phương diện năng lực, phẩm chất và hiệu quả công việc Điều này rất quan trọng trong việc đảm bảo sự công bằng đối với từng thành viên Đồng thời có tác dụng khích lệ, động viên, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh cho khả năng cống hiến của mỗi thành viên;
+ Chọn thành viên cho nhóm Đây được coi là khâu quan trọng nhất trong việc thiết kế nhóm làm việc Sự thành bại của nhóm chính là ở bước lựa chọn các thành viên có phù hợp với nhiệm vụ của nhóm hay không Nhìn chung, những người có các phẩm chất sau đây phù hợp với hoạt động nhóm:
• Biết từ chối những lời đề nghị khi quỹ thời gian làm việc của họ đã bị sử dụng hết;
• Chuyển giao và nhận ý kiến phản hồi có tính xây dựng, cả đối với những ý kiến tích cực hay tiêu cực;
• Mạnh dạn đưa ra đề xuất với lãnh đạo cấp trên những vấn đề cần thiết để hỗ trợ nhóm;
• Có khả năng thương lượng;
• Chịu trách nhiệm về hành động của mình;
• Có trình độ và năng lực chuyên môn phù hợp hoặc tôn trọng chuyên môn theo yêu cầu công việc của nhóm.
Tùy theo mục tiêu và yêu công việc của nhóm để hạn định số thành viên trong nhóm Thông thường đối với nhóm nhỏ tối đa là
10 thành viên gắn với những nhiệm vụ phức tạp và đòi hỏi kỹ năng cụ thể Các nhóm lớn hơn khoảng trên 20 thành viên phù hợp với những nhiệm vụ đơn giản Khó khăn đối với nhóm lớn là sự phối hợp, sự đồng thuận của tất cả các thành viên. b Kỹ năng giải quyết xung đột
Xung đột là vấn đề thường xảy ra trong các nhóm làm việc
Lý do của xung đột xuất phát từ sự khác biệt về trình độ, năng lực,kinh nghiệm, nền tảng văn hóa, hay bất đồng về quan điểm, quyền lợi, trách nhiệm.
Xung đột có thể tạo động lực, nhưng cũng có thể là nhân tố phá hoại hoạt động nhóm Chính vì vậy, để đảm bảo cho hoạt động nhóm diễn ra thuận chiều cần nhanh chóng và tích cực giải quyết xung đột Tránh việc đẩy những xung đột nhỏ lên thành xung đột lớn, hoặc phát sinh thêm những xung đột mới.
Cách giải quyết xung đột tốt nhất là tất cả các thành viên đều “gặp nhau ở điểm giữa” Chia sẻ và thông cảm với nhau vì một mục tiêu chung Không tìm cách xoáy sâu vào điểm khác biệt. Trong thực tế có nhiều cách giải quyết xung đột:
+ Bằng biện pháp áp đảo: Thể hiện sự cứng rắn, cương quyết của số đông hoặc số có uy tín trong nhóm, áp đặt các thành viên còn lại theo quan điểm, hướng giải quyết của mình Biện pháp này dễ dẫn tới hai kết quả:
• Khiến các thành viên bị áp đảo không thoải mái, ấm ức, thậm chí dẫn đến thù địch.
• Có một giải pháp rõ ràng, tạo sự thay đổi; thậm chí tiến bộ vượt bậc.
+ Bằng biện pháp né tránh: Ngại va chạm, sẵn sàng đồng ý giải pháp dung hòa cho các bên mà không ảnh hưởng đến quyền lợi của bên nào, không quan tâm đến chất lượng, hiệu quả của vấn đề được đưa ra giải quyết Thực chất biện pháp này các bên tham gia đều không hài lòng nhưng đành chấp nhận.
+ Biện pháp nhường nhịn: Đây là biện pháp mà quyết định cuối cùng được đưa ra nhằm xoa dịu sự căng thẳng, giải quyết căn bản mối quan hệ hơn là đáp ứng yêu cầu công việc ở mức cao nhất Biện pháp này thường được thực hiện khi một bên chấp nhận hi sinh, thiệt thòi phần mình Thực tế có những trường hợp bên
“thua” nhận thấy giải pháp của mình là tối ưu, tuy nhiên vì sợ mất quan hệ nên họ đành nhường nhịn Dẫn tới tình trạng hoạt động nhóm khó đạt được kết quả tốt nhất.
+ Biện pháp hợp tác “cộng hòa”: Xung đột nảy sinh khi các bên không đồng quan điểm, nhưng trong trường hợp các bên đều cùng một mục tiêu chung là đạt được hiệu quả công việc cao nhất, nỗ lực phân tích, đánh giá và đồng thuận với những giải pháp cho kết quả tốt nhất Đây là biện pháp lý tưởng mà mọi xung đột diễn ra trong nhóm đều mong muốn đạt được Thắng lợi cuối cùng thuộc về tập thể nhóm làm việc.
+ Giải quyết xung đột là một vấn đề khá phức tạp Đòi hỏi trước hết là khả năng điều hành hoạt động nhóm của người nhóm trưởng Tiếp đó là sự hưởng ứng tích cực của chính các thành viên trong nhóm vì một mục tiêu chung Để quản lý xung đột cần tiến hành các bước sau:
• Xác định xung đột: Vấn đề gây xung đột là gì? Thuộc loại xung đột nào?
• Những ai tham gia vào xung đột đang diễn ra;
• Tiên liệu về xung đột: Xung đột đơn giản hay phức tạp? Nguy cơ về gia tăng xung đột;
Một số phương pháp sử dụng trong làm việc nhóm
a Phương pháp cây vấn đề Đây là phương pháp giúp chúng ta phân tích sâu, toàn diện và logic vấn đề đang diễn ra để tìm nguyên nhân gốc rễ và nhận thức được hậu quả của vấn đề đó Phương pháp này ứng dụng hữu hiệu khi liệt kê được nhiều vấn đề mà nhóm đang phải giải quyết Ngoài mục đích phân tích vấn đề để tìm nguyên nhân, phương pháp cây vấn đề còn dùng để phân tích mục tiêu và phân tích chiến lược Phương pháp cây vấn đề còn giúp cho các thành viên trong nhóm hình dung rõ nét hơn những nội dung cơ bản cần được giải quyết, những vấn đề liên đới, những vấn đề là nguyên nhân và những vấn đề là hệ quả Từ đó có sự lựa chọn những giải pháp hợp lý nhằm giải quyết tốt nhất công việc mà nhóm đang phải triển khai.
Mô hình phương pháp “Cây vấn đề” b Phương pháp khung xương cá Đây là một công cụ phân tích vấn đề đơn giản và hiệu quả Đó là bức tranh miêu tả mối quan hệ logic giữa một vấn đề và các nguyên nhân gây ra vấn đề đó, giúp nhóm làm việc dễ thống nhất cách phân tích để tìm ra nguyên nhân của vấn đề cần giải quyết Áp dụng mô hình khung xương cá sẽ giúp phân tích vấn đề bao quát, kín kẽ, xem xét một cách toàn diện từ đó tránh được những thiếu sót, khiếm khuyết khi giải quyết vấn đề của nhóm.
Mô hình khung xương cá c Phương pháp “Bể cá vàng”
Phương pháp này thường được áp dụng nhằm khai thác năng lực tư duy của một số thành viên trong nhóm, trao đổi thảo luận theo chủ đề hoặc góp ý, giúp đỡ nhau Thực hiện phương pháp bể cá sẽ tạo được bầu không khí thân mật, gần gũi, rèn luyện kỹ năng qua sát và kiềm chế Có thể chọn ra từ 4 đến 5 thành viên của nhóm ngồi vào vòng trong cùng với người điều hành và 1 ghế
Ng.nhân 1 trống, Các thành viên còn lại số ngồi vòng ngoài đóng vai trò thẩm định, đánh giá, tạo thành mô hình bể cá Những người ngồi vòng trong sẽ tham gia thảo luận vấn đề được đưa ra, những người ngồi ngoài quan sát, lắng nghe Khi những người ngồi vòng ngoài có nhu cầu phát biểu, họ sẽ ngồi vào chiếc ghế còn trống ở vòng trong Phát biểu xong họ lại ra vòng ngoài để nhường cơ hội cho người khác Sau khi các thành viên vòng trong kết thúc vấn đề bàn luận, các thành viên vòng ngoài có thể đưa ra nhận xét, đánh giá và bổ sung ý kiến.
Một số phương pháp khác có thể sử dụng trong kỹ năng làm việc nhóm như phương pháp nêu ý kiến ghi lên bảng; phương pháp làm việc theo công đoạn; phương pháp phỏng vấn, phương pháp sàng lọc…