ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG TRONG THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu cơ sở lý thuyết về các yếu tố cấu thành văn phòng trong thư viện - Tìm hiểu thực trạng, phân tích các yếu tố cấu thành văn phòng trong thư viện Trường Đại

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KINH TẾ

š ¯ š

BÀI TIỂU LUẬN MÔN HỌC

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG TRONG

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

GVGD:

Lớp:

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Lan Anh MSSV: 2223403010956

Vũ Song Bảo Ngọc 2223401010212 Đào Nguyên Phương Anh 2223401010544

Bình Dương, tháng 10 năm 20022

PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN

Tên học phần: Quản trị hành chính văn phòng

Họ tên sinh viên thực hiện:

Nguyễn Lan Anh – 2223403010956

Vũ Song Bảo Ngọc - 2223401010212

Đào Nguyên Phương Anh - 2223401010544

Đề tài: Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng

trong thư viện trường đại học Thủ Dầu Một

BẢNG GHI ĐIỂM

Rubric đánh giá nội dung tiểu luận

g số

%

Tốt 100% 75% Khá Trung bình

50%

Kém 0%

hợp lý Khá cân đối, hợp

lý

Tương đối cân đối, hợp lý

Không cân đối, thiếu hợp lý Nội dung Nêu vấn

đề 10 Phân tíchrõ ràng

tầm quan trọng của vấn đề

Phân tích khá rõ ràng tầm quan trọng của vấn đề

Phân tích tương đối

rõ ràng tầm quan trọng của vấn đề

Phân tích chưa rõ ràng tầm quan trọng của vấn đề

Nền tảng lý thuyết

10 Trình

bày quan điểm lý thuyết phù hợp

Trình bày quan điểm lý thuyết khá phù hợp

Trình bày quan điểm

lý thuyết tương đối phù hợp

Trình bày chưa rõ quan điểm

lý thuyết phù hợp

Các nội dung thành phần

40 Ghi thang điểm cụ thể cho từng phần nội dung

Lập luận 10 Hoàn toàn chặt

chẽ, logic

Khá chặt chẽ, logic;

còn sai sót nhỏ không gây ảnh hưởng

Tương đối chặt chẽ, logic; có phần chưa đảm bảo gây ảnh hưởng

Không chặt chẽ, logic

và đầy đủ

Khá phù hợp và đầy đủ

Tương đối phù hợp và đầy đủ

Không phù hợp

và đầy đủ Hình thức trình

bày (font chữ,

căn lề,

fomat…)

Format 05 Nhất

quán về format trong toàn bài

Vài sai sót nhỏ

về format

Vài chỗ không nhất quán

Rất nhiều chỗ không nhất quán

Lỗi chính tả 05 Không có lỗi

chính tả

Một vài lỗi nhỏ Lỗi chính tả khá

nhiều

Lỗi rất nhiều và

do sai chính tả và typing cẩu thả

Rubric chấm thái độ và tổ chức vận hành tiểu luận

STT Tiêu chí đánh

giá

(0 điểm)

(0,2 điểm)

(0,35 điểm) (0,5 điểm)

0,5

Thái

độ tham

gia

tích

cực

Nêu ý tưởng (0,5 điểm)

Không quan tâm lựa chọn ý tưởng

Chọn ý tưởng trong số được gợi

ý

Tìm kiếm

và đưa ra được ý tưởng khá tốt

Tích cực tìm kiếm và chủ động đưa ra

ý tưởng mang tính mới

Lập kế hoạch thực hiện (0,5 điểm)

Không hợp lý và không điều chỉnh theo góp

ý

Chưa hợp lý,

có điều chỉnh theo góp ý

Khá hợp

lý, điều chỉnh chút ít theo góp ý

Hoàn toàn hợp lý, không cần điều chỉnh

tên đề

tài, đề

cương

sơ bộ,

đề

cương

chi

tiết

đúng

hạn

Nộp tên đề tài (0,5 điểm)

Trễ 3 ngày trở đi

Trễ 2 ngày

Trễ 1 ngày

Đúng ngày quy định

Nộp đề cương chi tiết (0,5 điểm)

Trễ 3 ngày trở đi

Trễ 2 ngày

Trễ 1 ngày

Đúng ngày quy định

KẾ HOẠCH THỰC HIỆN TIỂU LUẬN

Họ và tên:

Nguyễn Lan Anh – 2223403010956

Vũ Song Bảo Ngọc - 2223401010212

Đào Nguyên Phương Anh - 2223401010544

hoàn thành

-Tìm kiếm ý tưởng và liên hệ giảng viên đăng ký

đề tài -Viết mở đầu -Liên hệ giảng viên sửa lời mở đầu -Viết chương 1 (tìm kiếm thông tin về tình hình công ty, cơ sở lý thuyết liên quan đề tài)

-Liên hệ giảng viên sửa chương 1 -Viết chương 2 (tìm kiếm các thực trạng mà công

ty đang gặp phải liên quan đến vấn đề đang nghiên cứu và tìm nguyên nhân, đánh giá sự việc -Liên hệ giảng viên sửa chương 2

-Viết chương 3 ( đề xuất các kiến nghị và giải pháp phù hợp cho những vấn để được nhắc đến ở chương 2)

-Liên hệ giảng viên sửa chương 3

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Văn phòng được biết đến là nơi phụ trách những công việc hành chính, giấy tờ của một đơn vị hoặc cơ quan Công việc chủ yếu của văn phòng bao gồm như lưu trữ hồ

sơ, giấy tờ cho quản lý và lãnh đạo, tổ chức văn thư, đảm bảo cơ sở vật chất

Văn phòng không chỉ đơn giản là nơi làm việc của toàn thể, cán bộ mà còn thể hiện giá trị thương hiệu của cơ quan, doanh nghiệp Chính vì thế, bên cạch việc nâng cao chất lượng chuyên môn, các doanh nghiệp cũng rất quan tâm đến việc thiết kế văn phòng hiện đại, phù hợp với môi trường làm việc

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lý thuyết về các yếu tố cấu thành văn phòng trong thư viện

- Tìm hiểu thực trạng, phân tích các yếu tố cấu thành văn phòng trong thư viện Trường Đại học Thủ Dầu Một

- Đưa ra những giải pháp, nâng cao chất lượng làm việc tại thư viện

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: các yếu tố cấu thành văn phòng trong thư viện (yếu tố con

người, trang thiết bị, nguyên tắc thủ tục, nghiệp vụ hành chính văn phòng)

- Phạm vi nghiên cứu: thư viện Trường Đại học Thủ Dầu Một

4 Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Phương pháp nghiên cứu: phương pháp nghiên cứu khảo sát, mô tả, đối chiếu, suy luận logic

Nguồn dữ liệu: thu thập tài liệu từ báo chí, thư viện để làm đề tài nghiên cứu

5 Ý nghĩa đề tài

Đề ra những đề xuất để hoàn thiện hành chính văn phòng của thư viện

6 Kết cấu đề tài

Kết cấu đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về các yếu tố cấu thành văn phòng

Chương 2: Thực trạng về các yếu tố cấu thành văn phòng của thư viện Trường Đại học Thủ Dầu Một

Chương 3: Các giải pháp và đề xuất

B.NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN

PHÒNG

1.1 Khái niệm

Văn phòng là bộ máy là việc tổng hợp chủ yếu việc giấy tờ của một cơ quan nhằm phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo; là nới thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý; đồng thời bảo quản về vật chất của hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

1.2 Chức năng của văn phòng

- Lên chương trình, kế hoạch, lịch làm việc

- Theo dõi hoạt động của các đơn vị thực hiện kế hoạch

- Tổ chức, phân công các hoạt động chung của bộ phận, cơ quan

- Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện, điều kiện làm việc của cơ quan

1.3 Các yếu tố cấu thành văn phòng

Yếu tố con người:

Nhân tố con người là yếu tố quan trọng trong văn phòng, là trung tâm, chủ thể của văn phòng Do đó, người lao động trong văn phòng thường được đào tạo có chuyên môn cao, có kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp ứng xử

Trang thiết bị:

Là một yếu tố không thể thiếu trong văn phòng bao gồm: máy móc văn phòng, trang

bị kĩ thuật, yếu tố vật chất… Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, hệ thống trang thiết bị văn phòng ngày càng hiện đại giúp cho văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác

Nguyên tắc thủ tục:

Là những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân Những nguyên tắc thủ tục này là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có văn phòng

Nghiệp vụ hành chính văn phòng:

Các nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng, làm cho cấu trúc văn phòng trở nên hài hòa

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 2.1 Một vài nét về thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một

Tên trường: Trường Đại học Thủ Dầu Một, viết tắt: TDM

Loại hình trường: Công lập

Địa chỉ: số 06 đường Trần Văn Ơn, Phú Hòa, Thủ Dầu Một, Bình Dương

Điện thoại:0274-383-4512

Sự hình thành và cơ cấu tổ chức của thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một

Sự hình thành của thư viện:

Trung tâm Thông tin Thư viện là đơn vị trực thuộc Trường Đại học Thủ Dầu Một,

được thành lập theo Quyết định số 89/QĐ-ĐHTDM ngày 27 tháng 10 năm 2009 của Hiệu trưởng Trường Đại học Thủ Dầu Một

Địa chỉ: dãy A2 phòng 201 và 301 trong khuôn viên Trường Đại học Thủ Dầu Một

Thời gian hoạt động: thứ 2 đến thứ 7 mở cửa từ 7h30 đến 19h; chủ nhật mở cửa từ 7h30 đến 14h

Cơ cấu tổ chức của thư viện:

Thư viện là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của Trường, có lãnh đạo Thư viện và

các Tổ chuyên môn, nghiệp vụ

- Thư viện có 1 Giám đốc và không quá 2 phó giám đốc

- Các tổ chuyên môn nghiệp vụ gồm: bổ sung trao đổi, xử lý kĩ thuật, dịch vụ và tham khảo, bảo quản

- Tổ Công tác các bạn đọc: có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ, tổ chức hướng dẫn bạn đọc

- Tổ văn phòng: thực hiện các công tác hành chính, văn thư lưu trữ, xây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính kế toán, cung ứng trang thiết bị cho hoạt động thư viện

- Tổ công nghệ thông tin: nghiên cứu và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Thư viện, quản trị mạng và các phần mềm tiện ích, bảo trì, bảo dưỡng máy móc, số hóa tài liệu, xuất bản tài liệu điện tử

- Tùy theo yêu cầu phát triển của Thư viện trong từng thời điểm, Giám đốc Thư viện trình Hiệu trưởng quyết định điều chỉnh hay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp

Chế độ hội họp, báo cáo:

- Giám đốc Thư viện có trách nhiệm báo cáo với Hiệu trưởng về kết quả thực hiện nhiệm vụ theo quy định của Trường, báo cáo với các cơ quan quản lý nhà nước về công tác Thư viện theo sự chỉ đạo của Hiệu trưởng

- Thư viện họp định kỳ mỗi tháng một lần để đánh giá nhiệm vụ trong tháng và triển khai kế hoạch hoạt động tháng tiếp theo Trường hợp thực hiện các chỉ đạo từ Trường hoặc có vấn đề đột xuất cần giải quyết Lãnh đạo Thư viện triệu tập họp

- Thư viện chịu sự kiểm tra, thanh tra của Trường và các cơ quan có thẩm quyền trong việc thực hiện nhiệm vụ của Thư viện

Cơ sở vật chất gồm các hạng mục sau:

- Nguồn lực thông tin của Thư viện bao gồm các vật mang tin dưới dạng vật chất gồm tài liệu in trên giấy, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, cơ sở dữ liệu trực tuyến

và được tổ chức thành các kho, phòng, cơ sở dữ liệu phục vụ bạn đọc của Thư viện

- Trang thiết bị phục vụ cho nhiệm vụ của Thư viện, các phần mềm ứng dụng và website Thư viện

- Trụ sở của Thư viện do trường bố trí, nằm trong khuôn viên trường, có vị trí thuận lợi cho việc học tập và nghiên cứu của bạn đọc, được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn kiến trức và phù hợp với quy mô hoạt động của thư viện; diện tích kho của Thư viện được ấn định theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 56/2003/TT-BVHTT ngày 16 tháng 9 năm 2003 của Bộ Văn hóa – Thông tin hướng đãn chi tiết

về điều kiện thành lập thư viện và thủ tục hoạt động Thư viện

Nhiệm vụ của thư viện:

- Thư viện có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của Trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong Thư viện

- Phân phối và phát hành các loại tài liệu do Trường xuất bản

Đối tượng phục vụ:

- Cán bộ, giảng viên, nhân viên và các cá nhân đang theo học các khóa đào tạo dài hạn của Trường, có hồ sơ dữ liệu lưu trữ tại Phòng Đào tạo

- Các nhà nghiên cứu khoa học và chỉ đạo sản xuất, doanh nghiệp, doanh nhân và người sản xuất thuộc Trường

- Các đối tượng khác ngoài Trường chấp thuận các nội quy, quy định của Trường và của Thư viện

2.2 Thực trạng các yếu tố cấu thành văn phòng trong thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một

2.2.1 Yếu tố con người

Để làm một thủ thư thì công việc yêu cầu phải có

- Cẩn thận, chịu khó

- Có trách nhiệm với công việc được giao

- Có ý định nghiêm túc và muốn gắn bó lâu dài với công việc

- Ưu tiên sinh viên năm nhất và năm hai

Nội dung công việc

- Sắp xếp tài liệu lên kệ theo đúng vị trí

- Vệ sinh kệ và kho sách

- Dán nhãn và vận chuyển tài liệu

- Hướng dẫn và giúp đỡ bạn đọc tìm hiểu tài liệu

Thời gian làm việc

Gồm 2 ca:

- Ca 1: sáng từ 7h00 - 11h30

- Ca 2: 13h30 - 17h30

Lịch trực sẽ linh động theo lịch học (nếu đó là sinh viên) và có đăng ký theo từng tháng

2.2.2 Thiết bị văn phòng

Để một thư viện có thể hoạt động một cách hiệu quả nhất thì trang thiết bị là yếu tố rất được chú trọng Với dịch vụ cho mượn sách và tạo không gian học tập cho sinh nên trang thiết đóng vai trò quan trọng Trang thiết bị văn phòng có trong thư viện như: máy mượn sách, máy tính lưu trữ dữ liệu, máy quét thẻ sinh viên, hệ thống máy tính cho sinh viên sử dụng và một số thiết bị khác

Một số thiết bị ở thư viện

2.2.3 Hệ thống nguyên tắc thủ tục

- Lấy người sử dụng thư viện làm trung tâm; tạo lập môi trường thân thiện, bình đẳng; bảo đảm quyền tiếp cận và sử dụng thư viện của tổ chức, cá nhân

- Tài nguyên thông tin được thu thập, xử lý, lưu giữ, bảo quản và phổ biến tuân thủ tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và chuẩn nghiệp vụ liên quan trong lĩnh vực thư viện

- Thường xuyên đổi mới sáng tạo về quy trình, sản phẩm thông tin, dịch vụ thư viện trên cơ sở ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến

- Thực hiện liên thông thư viện

- Tuân thủ quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ, khoa học và công nghệ, công nghệ thông tin, an ninh mạng và quy định khác của pháp luật có liên quan

2.2.4 Nghiệp vụ hành chính văn phòng

- Thủ tục mượn sách đơn giản nhưng đầy đủ các bước, mua sách, quyên góp sác, có quy định rõ thời gian mượn sách và phải có thẻ sinh viên khi đi mượn, cách gia hạn tài liệu

2.3 Đánh giá thực trạng các yếu tố cấu thành văn phòng trong thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một

2.3.1 Ưu điểm

2.3.2 Khuyết điểm

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT

Về con người:

Đề xuất cho yếu tố con người:

Về trang thiết bị:

Thiết bị là công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong văn phòng Những yếu tố nhỏ như bụi bẩn, dây điện cũ, đứt có thể ảnh hưởng đến toàn bộ đến toàn bộ thư viện Chính vì thế, việc tăng cường cơ sở vật chất, sửa chữa, bổ sung trang thiết bị là điều vô cùng cần thiết

Đề xuất cho trang thiết bị tại thư viện:

- Thường xuyên bảo dưỡng, kiểm tra chất lượng các trang thiết bị như máy tính, ổ cắm để tránh hư hỏng ảnh hưởng đến chất lượng văn phòng

- Cải thiện và nâng cao chất lượng trang thiết bị: nên bổ sung thêm hệ thống máy tính cho sinh viên tự học vì số lượng sinh viên đông nhưng máy tính còn ít

KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Nguyễn Hữu Thân (2012), Quản trị hành chánh văn phòng, Nhà xuất bản lao

động-xã hội

Trương Hoàng Hoa Duyên (2014), Những yếu tố quyết định một văn phòng hiện đại,

Đại học Duy Tân

Sổ tay sinh viên năm học 2020 –2021, Trường Đại học Thủ Dầu Một