ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG TRONG THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ š ¯ š BÀI TIỂU LUẬN MÔN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG TRONG THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT GVGD: Lớp: Họ và tên sinh viên: Nguyễn Lan Anh MSSV: 2223403010956 Vũ Song Bảo Ngọc 2223401010212 Đào Nguyên Phương Anh 2223401010544 Bình Dương, tháng 10 năm 20022 PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN Tên học phần: Quản trị hành chính văn phòng Họ tên sinh viên thực hiện: Nguyễn Lan Anh – 2223403010956 Vũ Song Bảo Ngọc - 2223401010212 Đào Nguyên Phương Anh - 2223401010544 Đề tài: Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng trong thư viện trường đại học Thủ Dầu Một BẢNG GHI ĐIỂM Rubric đánh giá nội dung tiểu luận Tiêu chí Trọn Tốt Khá Trung Kém g số 100% 75% bình 0% Cấu trúc % 50% 05 Cân đối, Khá cân Không cân Nội dung Nêu vấn 10 hợp lý đối, hợp Tương đối đối, thiếu đề lý cân đối, hợp lý 10 Phân tích Phân tích hợp lý Phân tích Nền rõ ràng khá rõ chưa rõ tảng lý 40 tầm quan ràng tầm Phân tích ràng tầm thuyết 10 trọng của quan tương đối quan trọng vấn đề trọng của rõ ràng của vấn đề Các nội 15 vấn đề tầm quan dung 05 Trình Trình trọng của Trình bày thành bày quan bày quan vấn đề chưa rõ phần 05 điểm lý điểm lý quan điểm Lập thuyết thuyết Trình bày lý thuyết luận phù hợp khá phù quan điểm phù hợp hợp lý thuyết Ghi thang điểm cụ thể tương đối phù hợp cho từng phần nội dung Kết luận Hoàn Khá chặt Tương đối Không toàn chặt chẽ, chặt chẽ, chặt chẽ, Hình thức trình Format chẽ, logic; logic; có logic bày (font chữ, logic còn sai phần chưa căn lề, sót nhỏ đảm bảo Không fomat…) Phù hợp không gây ảnh phù hợp và đầy gây ảnh hưởng và đầy đủ Lỗi đủ hưởng Rất nhiều chính tả Nhất Khá phù Tương đối chỗ không quán về hợp và phù hợp và nhất quán format đầy đủ đầy đủ trong Vài sai Vài chỗ Lỗi rất toàn bài sót nhỏ không nhất nhiều và Không về format quán do sai có lỗi chính tả và chính tả Một vài Lỗi chính typing cẩu lỗi nhỏ tả khá thả nhiều Rubric chấm thái độ và tổ chức vận hành tiểu luận STT Tiêu chí đánh (0 (0,2 (0,35 giá điểm) điểm) điểm) (0,5 điểm) Nêu ý Không Chọn ý Tìm kiếm Tích cực tìm tưởng và đưa ra kiếm và chủ tưởng quan tâm lựa trong số được ý động đưa ra Thái (0,5 chọn ý được gợi tưởng khá ý tưởng độ điểm) tưởng ý tốt mang tính tham mới gia Lập Không Chưa Khá hợp Hoàn toàn 0,5 tích kế hợp lý hợp lý, lý, điều hợp lý, cực hoạch và có điều chỉnh không cần không chỉnh chút ít điều chỉnh hiện thực điều theo góp theo góp (0,5 theo góp chỉnh ý ý điểm) ý 0,5 Nộp Nộp Trễ 3 Trễ 2 Trễ 1 Đúng ngày tên đề tên đề ngày trở ngày ngày quy định tài, đề tài đi cương (0,5 Trễ 3 Trễ 2 Trễ 1 Đúng ngày sơ bộ, điểm) ngày trở ngày ngày quy định đề đi cương Nộp chi đề tiết cương đúng chi hạn tiết (0,5 điểm) KẾ HOẠCH THỰC HIỆN TIỂU LUẬN Họ và tên: Nguyễn Lan Anh – 2223403010956 Vũ Song Bảo Ngọc - 2223401010212 Đào Nguyên Phương Anh - 2223401010544 Thời gian Mô tả công việc Dự kiến hoàn thành -Tìm kiếm ý tưởng và liên hệ giảng viên đăng ký đề tài -Viết mở đầu -Liên hệ giảng viên sửa lời mở đầu -Viết chương 1 (tìm kiếm thông tin về tình hình công ty, cơ sở lý thuyết liên quan đề tài) -Liên hệ giảng viên sửa chương 1 -Viết chương 2 (tìm kiếm các thực trạng mà công ty đang gặp phải liên quan đến vấn đề đang nghiên cứu và tìm nguyên nhân, đánh giá sự việc -Liên hệ giảng viên sửa chương 2 -Viết chương 3 ( đề xuất các kiến nghị và giải pháp phù hợp cho những vấn để được nhắc đến ở chương 2) -Liên hệ giảng viên sửa chương 3 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài A PHẦN MỞ ĐẦU Văn phòng được biết đến là nơi phụ trách những công việc hành chính, giấy tờ của một đơn vị hoặc cơ quan Công việc chủ yếu của văn phòng bao gồm như lưu trữ hồ sơ, giấy tờ cho quản lý và lãnh đạo, tổ chức văn thư, đảm bảo cơ sở vật chất Văn phòng không chỉ đơn giản là nơi làm việc của toàn thể, cán bộ mà còn thể hiện giá trị thương hiệu của cơ quan, doanh nghiệp Chính vì thế, bên cạch việc nâng cao chất lượng chuyên môn, các doanh nghiệp cũng rất quan tâm đến việc thiết kế văn phòng hiện đại, phù hợp với môi trường làm việc 2 Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu cơ sở lý thuyết về các yếu tố cấu thành văn phòng trong thư viện - Tìm hiểu thực trạng, phân tích các yếu tố cấu thành văn phòng trong thư viện Trường Đại học Thủ Dầu Một - Đưa ra những giải pháp, nâng cao chất lượng làm việc tại thư viện 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: các yếu tố cấu thành văn phòng trong thư viện (yếu tố con người, trang thiết bị, nguyên tắc thủ tục, nghiệp vụ hành chính văn phòng) - Phạm vi nghiên cứu: thư viện Trường Đại học Thủ Dầu Một 4 Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu Phương pháp nghiên cứu: phương pháp nghiên cứu khảo sát, mô tả, đối chiếu, suy luận logic Nguồn dữ liệu: thu thập tài liệu từ báo chí, thư viện để làm đề tài nghiên cứu 5 Ý nghĩa đề tài Đề ra những đề xuất để hoàn thiện hành chính văn phòng của thư viện 6 Kết cấu đề tài Kết cấu đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý thuyết về các yếu tố cấu thành văn phòng Chương 2: Thực trạng về các yếu tố cấu thành văn phòng của thư viện Trường Đại học Thủ Dầu Một Chương 3: Các giải pháp và đề xuất B.NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm Văn phòng là bộ máy là việc tổng hợp chủ yếu việc giấy tờ của một cơ quan nhằm phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo; là nới thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý; đồng thời bảo quản về vật chất của hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp 1.2 Chức năng của văn phòng - Lên chương trình, kế hoạch, lịch làm việc - Theo dõi hoạt động của các đơn vị thực hiện kế hoạch - Tổ chức, phân công các hoạt động chung của bộ phận, cơ quan - Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện, điều kiện làm việc của cơ quan 1.3 Các yếu tố cấu thành văn phòng Yếu tố con người: Nhân tố con người là yếu tố quan trọng trong văn phòng, là trung tâm, chủ thể của văn phòng Do đó, người lao động trong văn phòng thường được đào tạo có chuyên môn cao, có kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp ứng xử Trang thiết bị: Là một yếu tố không thể thiếu trong văn phòng bao gồm: máy móc văn phòng, trang bị kĩ thuật, yếu tố vật chất… Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, hệ thống trang thiết bị văn phòng ngày càng hiện đại giúp cho văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác Nguyên tắc thủ tục: Là những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân Những nguyên tắc thủ tục này là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có văn phòng Nghiệp vụ hành chính văn phòng: Các nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng, làm cho cấu trúc văn phòng trở nên hài hòa CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 2.1 Một vài nét về thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một Tên trường: Trường Đại học Thủ Dầu Một, viết tắt: TDM Loại hình trường: Công lập Địa chỉ: số 06 đường Trần Văn Ơn, Phú Hòa, Thủ Dầu Một, Bình Dương Điện thoại:0274-383-4512 Sự hình thành và cơ cấu tổ chức của thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một Sự hình thành của thư viện: Trung tâm Thông tin Thư viện là đơn vị trực thuộc Trường Đại học Thủ Dầu Một, được thành lập theo Quyết định số 89/QĐ-ĐHTDM ngày 27 tháng 10 năm 2009 của Hiệu trưởng Trường Đại học Thủ Dầu Một Địa chỉ: dãy A2 phòng 201 và 301 trong khuôn viên Trường Đại học Thủ Dầu Một Thời gian hoạt động: thứ 2 đến thứ 7 mở cửa từ 7h30 đến 19h; chủ nhật mở cửa từ 7h30 đến 14h Cơ cấu tổ chức của thư viện: Thư viện là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của Trường, có lãnh đạo Thư viện và các Tổ chuyên môn, nghiệp vụ - Thư viện có 1 Giám đốc và không quá 2 phó giám đốc - Các tổ chuyên môn nghiệp vụ gồm: bổ sung trao đổi, xử lý kĩ thuật, dịch vụ và tham khảo, bảo quản - Tổ Công tác các bạn đọc: có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ, tổ chức hướng dẫn bạn đọc - Tổ văn phòng: thực hiện các công tác hành chính, văn thư lưu trữ, xây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính kế toán, cung ứng trang thiết bị cho hoạt động thư viện - Tổ công nghệ thông tin: nghiên cứu và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Thư viện, quản trị mạng và các phần mềm tiện ích, bảo trì, bảo dưỡng máy móc, số hóa tài liệu, xuất bản tài liệu điện tử - Tùy theo yêu cầu phát triển của Thư viện trong từng thời điểm, Giám đốc Thư viện trình Hiệu trưởng quyết định điều chỉnh hay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp Chế độ hội họp, báo cáo: - Giám đốc Thư viện có trách nhiệm báo cáo với Hiệu trưởng về kết quả thực hiện nhiệm vụ theo quy định của Trường, báo cáo với các cơ quan quản lý nhà nước về công tác Thư viện theo sự chỉ đạo của Hiệu trưởng - Thư viện họp định kỳ mỗi tháng một lần để đánh giá nhiệm vụ trong tháng và triển khai kế hoạch hoạt động tháng tiếp theo Trường hợp thực hiện các chỉ đạo từ Trường hoặc có vấn đề đột xuất cần giải quyết Lãnh đạo Thư viện triệu tập họp - Thư viện chịu sự kiểm tra, thanh tra của Trường và các cơ quan có thẩm quyền trong việc thực hiện nhiệm vụ của Thư viện Cơ sở vật chất gồm các hạng mục sau: - Nguồn lực thông tin của Thư viện bao gồm các vật mang tin dưới dạng vật chất gồm tài liệu in trên giấy, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, cơ sở dữ liệu trực tuyến và được tổ chức thành các kho, phòng, cơ sở dữ liệu phục vụ bạn đọc của Thư viện - Trang thiết bị phục vụ cho nhiệm vụ của Thư viện, các phần mềm ứng dụng và website Thư viện - Trụ sở của Thư viện do trường bố trí, nằm trong khuôn viên trường, có vị trí thuận lợi cho việc học tập và nghiên cứu của bạn đọc, được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn kiến trức và phù hợp với quy mô hoạt động của thư viện; diện tích kho của Thư viện được ấn định theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 56/2003/TT- BVHTT ngày 16 tháng 9 năm 2003 của Bộ Văn hóa – Thông tin hướng đãn chi tiết về điều kiện thành lập thư viện và thủ tục hoạt động Thư viện Nhiệm vụ của thư viện: - Thư viện có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của Trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong Thư viện - Phân phối và phát hành các loại tài liệu do Trường xuất bản Đối tượng phục vụ: - Cán bộ, giảng viên, nhân viên và các cá nhân đang theo học các khóa đào tạo dài hạn của Trường, có hồ sơ dữ liệu lưu trữ tại Phòng Đào tạo - Các nhà nghiên cứu khoa học và chỉ đạo sản xuất, doanh nghiệp, doanh nhân và người sản xuất thuộc Trường - Các đối tượng khác ngoài Trường chấp thuận các nội quy, quy định của Trường và của Thư viện 2.2 Thực trạng các yếu tố cấu thành văn phòng trong thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một 2.2.1 Yếu tố con người Để làm một thủ thư thì công việc yêu cầu phải có - Cẩn thận, chịu khó - Có trách nhiệm với công việc được giao - Có ý định nghiêm túc và muốn gắn bó lâu dài với công việc - Ưu tiên sinh viên năm nhất và năm hai Nội dung công việc - Sắp xếp tài liệu lên kệ theo đúng vị trí - Vệ sinh kệ và kho sách - Dán nhãn và vận chuyển tài liệu - Hướng dẫn và giúp đỡ bạn đọc tìm hiểu tài liệu Thời gian làm việc Gồm 2 ca: - Ca 1: sáng từ 7h00 - 11h30 - Ca 2: 13h30 - 17h30 Lịch trực sẽ linh động theo lịch học (nếu đó là sinh viên) và có đăng ký theo từng tháng 2.2.2 Thiết bị văn phòng Để một thư viện có thể hoạt động một cách hiệu quả nhất thì trang thiết bị là yếu tố rất được chú trọng Với dịch vụ cho mượn sách và tạo không gian học tập cho sinh nên trang thiết đóng vai trò quan trọng Trang thiết bị văn phòng có trong thư viện như: máy mượn sách, máy tính lưu trữ dữ liệu, máy quét thẻ sinh viên, hệ thống máy tính cho sinh viên sử dụng và một số thiết bị khác Một số thiết bị ở thư viện 2.2.3 Hệ thống nguyên tắc thủ tục - Lấy người sử dụng thư viện làm trung tâm; tạo lập môi trường thân thiện, bình đẳng; bảo đảm quyền tiếp cận và sử dụng thư viện của tổ chức, cá nhân - Tài nguyên thông tin được thu thập, xử lý, lưu giữ, bảo quản và phổ biến tuân thủ tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và chuẩn nghiệp vụ liên quan trong lĩnh vực thư viện - Thường xuyên đổi mới sáng tạo về quy trình, sản phẩm thông tin, dịch vụ thư viện trên cơ sở ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến - Thực hiện liên thông thư viện - Tuân thủ quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ, khoa học và công nghệ, công nghệ thông tin, an ninh mạng và quy định khác của pháp luật có liên quan 2.2.4 Nghiệp vụ hành chính văn phòng - Thủ tục mượn sách đơn giản nhưng đầy đủ các bước, mua sách, quyên góp sác, có quy định rõ thời gian mượn sách và phải có thẻ sinh viên khi đi mượn, cách gia hạn tài liệu 2.3 Đánh giá thực trạng các yếu tố cấu thành văn phòng trong thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một 2.3.1 Ưu điểm 2.3.2 Khuyết điểm CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT Về con người: Đề xuất cho yếu tố con người: Về trang thiết bị: Thiết bị là công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong văn phòng Những yếu tố nhỏ như bụi bẩn, dây điện cũ, đứt có thể ảnh hưởng đến toàn bộ đến toàn bộ thư viện Chính vì thế, việc tăng cường cơ sở vật chất, sửa chữa, bổ sung trang thiết bị là điều vô cùng cần thiết Đề xuất cho trang thiết bị tại thư viện: - Thường xuyên bảo dưỡng, kiểm tra chất lượng các trang thiết bị như máy tính, ổ cắm để tránh hư hỏng ảnh hưởng đến chất lượng văn phòng - Cải thiện và nâng cao chất lượng trang thiết bị: nên bổ sung thêm hệ thống máy tính cho sinh viên tự học vì số lượng sinh viên đông nhưng máy tính còn ít KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Thân (2012), Quản trị hành chánh văn phòng, Nhà xuất bản lao động- xã hội Trương Hoàng Hoa Duyên (2014), Những yếu tố quyết định một văn phòng hiện đại, Đại học Duy Tân Sổ tay sinh viên năm học 2020 –2021, Trường Đại học Thủ Dầu Một