Tiểu luận tổng hợp kiến thức tổng quan về quản lý dự án

Dự án.Trước khi đề cập đến khái niệm quản lý dự án, ta sẽ làm rõ những vấn đề liên quan đến dự án để hiểu rõ một dự án có những gì, đặc điểm là gì và những nhântố có thể tác động, ràng b

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THƯ VIỆN- THÔNG TIN HỌC

************

TIỂU LUẬN TỔNG HỢP KIẾN THỨC TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Giáo viên :Nguyễn Hồng Sinh…………

Sinh viên :Hoàng Xuân Quốc…………

MSSV:2156210125………

1

MỤC LỤC

I.NHỮNG KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN LÝ DỰ ÁN 3

1 Dự án 3

2 Đặc điểm của dự án 4

3.Các ràng buộc của dự án 5

4.Quản lý dự án là gì 5

a.Khái niệm 5

b.Các nội dung quản lý dự án 7

II.CÁC GIAI ĐOẠN TRONG CHU TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN 8

1.Khởi đầu 8

Phân tích vấn đề - Đặt vấn đề 8

Nghiên cứu tính khả thi 9

Điều khoản tham chiếu 9

Bắt đầu hoạt động của người quản lý dự án .10

Đánh giá giai đoạn khởi đầu 10

2.Lập kế hoạch quản lý dự án 10

Kế hoạch thực hiện dự án: kế hoạch tổng thể 11

Kế hoạch quản lý nguồn lực: 11

Kế hoạch quản lý tài chính 11

Kế hoạch quản lý chất lượng 11

Kế hoạch quản lý rủi ro 11

Kế hoạh phê chuẩn 11

Kế hoạch trao đổi thông tin 11

Cấu trúc phân rã công việc 12

Kế hoạch quản lý thu mua vật tư 12

Xác định hệ thống kiểm soát 12

Lập hợp đồng với các nhà cung cấp bên ngoài 12

Đánh giá giai đoạn lập kế hoạch 13

3.Triển khai quản lý dự án 13

Tạo ra sản phẩm chuyển giao 13

Thúc đẩy và kiểm tra 13

Đánh giá giai đoạn triển khai 13

4.Kết thúc dự án 13

Kết thúc dự án 13

Đánh giá dự án 13

III.QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ THÔNG TIN 13

1.Công tác quản lý thông tin 13

2.Quản lý dự án và công tác quản lý thông tin 14

IV.CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN 14

V.TÀI LIỆU THAM KHẢO 15

1 Dự án.

Trước khi đề cập đến khái niệm quản lý dự án, ta sẽ làm rõ những vấn đề liên quan đến dự án để hiểu rõ một dự án có những gì, đặc điểm là gì và những nhân

tố có thể tác động, ràng buộc đến dự án

Dự án được rất nhiều người am hiểu về nó định nghĩa và minh chứng cho khái niệm đó một cách rất rõ ràng:

“ Dự án là việc thực hiện các công việc nhằm đạt được mục đích hay nhiệm vụ

đề ra Kết quả của dự án có thể là sản phẩm hoặc dịch vụ mong muốn”.1

“Dự án là các hoạt động với thông số được xác định chính xác với khung thời gian và các hoạt động với mục đích riêng của nó” 2Hay đối với Andy Bruce trong cuốn quản lý dự án đề cập đến dự án như sau “ Dự án là một chuỗi các hoạt dộng được sắp xếp nhằm đạt được một kết quả cụ thể trong phạm vi ngân sách và thời gian nhất định”

Tuy có nhiều ý kiến về dự án của rất nhiều tác giả trong và ngoài nước nhưng chung quy lại dự án có thể được định nghĩa là một chuỗi các công việc được sắp xếp có trật tự, với việc sử dụng các nguồn lực nhằm đạt được một nhiệm vụ hoặc kết quả đề ra Dự án bị ràng buộc và tác động bởi các nhân tố như thời gian, nhân lực, tài chính.Trong những hoàn cảnh khác nhau, mục đích của dự án có thể khác nhau nhưng điểm chung là đều nhằm cải tiến hoạt động

và thay đổi cách làm của một tổ chức đối với một vấn đề nhất định Dự án được tạo ra với nhiệm vụ chủ chốt là đáp ứng lợi ích của tổ chức “dự án có một chút khác biệt, đặc biệt, nằm ngoài tiến trình thông thường"3 Dự án không có các công việc lặp lại mà sẽ có tiến trình công việc cụ thể, có điểm khời đầu,các điểm giữa và điểm kết thúc Có thể minh họa cho điều đó qua dự án sau:

Ví dụ về dự án xây dựng đê chống xâm nhập mặn ở Quảng Ninh Chúng ta sẽ bao gồm những thông tin trong dự án như:

1 Nguyễn Hồng Sinh (2020), Quản lý dự án trong lĩnh vực quản lý thông tin

2 Campbell, Clark A (2008) Quản lý dự án trên một trang giấy

3 Campbell, Clark A (2008) Quản lý dự án trên một trang giấy

3

+ Nhân lực: Gồm chủ đầu tư, đội ngũ thiết kế, đội ngũ thi công.

+ Ban điều hành: Gồm chủ đầu tư, đội ngũ thiết kế

+ Bản mô tả: Bao gồm bản vẽ chi tiết về hệ thống đê xây dựng, sơ đồ quy hoạch

+ Thời gian thực hiện: Từ tháng … năm … đến tháng … năm …

+ Kinh phí dự kiến: Vài trăm triệu hay vài tỷ đồng

Vậy rõ ràng dự án không phải là một công việc bình thường trong tổ chức nó là một chuỗi công việc được tạo ra những vấn đề mà trước đây chưa từng tồn tại,

nó đáp ứng được nhu cầu của tổ chức hoặc cũng có thể làm thay đổi cách hoạt động của tổ chức đó

2 Đặc điểm của dự án.

Dự án thông thường sẽ có những điểm về nguồn lực, cách thức thực hiện và ý

đồ của người thi hành dự án Vấn đề của một dự án khi đưa ra là nhằm đáp ứng những mục đích khác nhau của nhà thi hành cho nên việc chúng mang những đặc trưng cụ thể khác biệt là điều không tránh khỏi Tuy vậy, những dự án vẫn

có những điểm chung để nhận biết như sau:

- Đặc trưng rất chung củ dự án là thường được thực hiện bởi một nhóm người, mang tính chất đồng đội rất cao.Các dự án mang lại những trải nghiệm cho người thực hiện nó

- Tính mục tiêu : Mục tiêu của dự án được xác định rõ ràng và rất khó thay đổi.Một dự án thường mang lại cách làm việc mới, mang lại một điều gì đó mà trước đây chưa từng xuất hiện

- Tính đặc thù : Một dự án có tính đặc thù riêng , những công việc được triển khai sẽ không lặp lại những công việc đã có một cách chính xác

- Tính ràng buộc : Mọi dự án đều có những ràng buộc nhất định đặc biệt là

về thời gian Dự án nào cũng cần có điểm khởi đầu và điểm kết thúc

- Tính trình tự : Thực hiện dự án theo trình tự công việc và trình tự giai đoạn.Khi kết thúc hợp đồng và bàn giao sản phẩm thì kết thúc dự án; Không phải là nhiệm vụ được lặp đi lặp lại

- Tính rủi ro :Tính rủi ro của dự án cũng là điều không thể tránh khỏi Mọi

dự án đều tiềm ẩn nguy cơ thất bại, trì trệ trong đó

- Tính bất biến : Dự án mang tính bất biến, khi sai sót xảy ra thì không thể sửa chữa được

- Một dự án thường có người ủy quyền đầu tư và khách hàng

- Nguồn lực của mọi dự án là tách biệt

- Kế hoạch thực hiện dự án đã được tổ chức, tiếp cận với nhiều phương pháp nhằm đạt được mục tiêu của dự án

Dự án có những điểm chung và những điểm riêng biệt Dự án có những điều đặc biệt, mang đến đặc trưng của nó, điều tuyệt vời nhất là dự án “đưa các cá nhân trong nhiều lĩnh vực, công việc khác nhau lại với nhau và đem lại cho họ

cơ hội cộng tác theo một cách thức riêng biệt.”4 Dự án là những nỗ lực nhằm đưa ra một kết quả, một sản phẩm mong muốn Nó có thể là một chuối công việc đơn giản hoặc là một tấn công việc phức tạp với quy mô lớn, nhân sự lên đến hàng trăm Vì nó trái lại với công việc hàng ngày là lặp đi lặp lại theo quy trình có sẵn nên sự sáng tạo, đột phá trong một dự án là rất cao Một dự án mang rủi ro là điểu thường thấy, đó là chậm tiến độ, thiếu tài chính,… điều đó được Joshep heagne chứng minh trong cuốn Quản trị Dự án- những nguyên tắc căn bản Phần lớn điều đó đến từ những ràng buộc của dự án và khâu lập kế hoạch cho dự án

3 Các ràng buộc của dự án

Một dự án khi đánh giá được thất bại hay thành công thì phần lớn đến từ những ràng buộc của nó Sau đây là những ràng buộc thường thấy ở một dự án :

Việc một dự án có những ràng buộc và đặc trưng đặc biệt nên nó được cần được quản lý, giám sát để hoạt động có hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể hay các mục đích đề ra

4 Quản lý dự án là gì?

a Khái niệm

4 Campbell, Clark A (2008) Quản lý dự án trên một trang giấy

5

Một dự án được hoàn thành cần được phát triển, giám sát có trình tự và cụ thể Những người quản lý và phát triển dự án đã đưa ra những khái niệm khác nhau

về dự án Điều đó có thể được định nghĩa qua nhiều người nhưng chung quy lại được khái quát như sau :

Quản lý dự án là tổng hợp những công việc như lập kế hoạch, tổ chức hệ thống, giám sát sử dụng nguồn lực trong suốt quá trình phát triển nhằm đạt được mục tiêu, mục đích đề ra một cách có hiệu quả

“Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án là đảm bảo công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và đạt được chất lượng đề ra trong phạm vi được duyệt,đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi”5.Hoạt động quản lý dự án bố trí cách hoạt động bằng cách bố trí nhân sự hoạt động theo chuyên môn chức năng trong một tổ chức

“Quản lý dự án cung cấp cho các nhóm dự án một quy trình nhằm giúp họ phối hợp với nhau để tạo ra đứng sản phẩm vào đúng thời điểm cho đúng đối tượng trong giới hạn nguồn lực của tổ chức.”6Việc sử dụng những nguồn lực, điều tiết

nó theo đúng quy trình, kế hoạch là ưu tiên của quản lý dự án chỉ nhằm mục đích tối ưu là đưa dự án đi đúng hướng để đáp ứng yêu cầu của nhà đầu tư dự án.Việc sử dụng những kĩ năng, kinh nghiệm của người quản lý dự án lão làng

sẽ giúp dự án giảm thiểu rủi ro, gia tăng khả năng thành công

5 Nguyễn Hồng Sinh (2020), Quản lý dự án trong lĩnh vực quản lý thông tin

6

Ngoài ra còn có các công cụ biểu mẫu, phần mềm, phiếu kiểm tra đánh giá,… đều nhằm mục đích tạo cơ hội thành công cho dự án.Việc lên kế hoạch rõ ràng cho việc phát triển dự án là ưu tiên hàng đầu nhằm đưa dự phát triển đúng tiến

độ, tránh trễ nại, thất thoát nguồn kinh phí, đáp ứng yêu cầu của chủ dự

án.Quản trị dự án “thiết lập mối quan hệ logic giữa các hoạt động cụ thể cần tiến hành trong quá trình thực hiện dự án, đặc biệt là những mốc quan trọng định hướng cho các hoạt động khác và để kiểm tra quá trình thực hiện dự án”7

b Các nội dung quản lý dự án:

Các nội dung quản lý dự án có thể là : quản lý phạm vi dự án, thời gian thực hiện dự án, chi phí trong quá trình thực hiện, yêu cấu của khách hàng và

ngưỡng chất lượng dự án đảm bảo, nguồn nhân lực, việc trao đổi thông tin, rủi

ro trong quá trình tiến hành, quản lý chuyển giao dự án khi gặp tình huống, quản lý thu mua nguồn lực thực hiện,…

7 Nguyễn Văn Phúc, Quản lý dự án (2008)

7

II. Các giai đoạn trong chu trình quản lý dự án

Hình 2 Một bảng công việc quản lý dự án 8

Các công việc trong quản lý dự án thường được chia theo những quy tắc khác nhau nhưng có quy trình chung nhất của nó là từ việc phát triển những ý tưởng-xác định vẫn đề,lập kế hoạch triển khai dự án, điều hành triển khai dự án,cuối cùng là kết thúc dự án và nghiệm thu.Quy trình đó được mô ta sơ lược dưới biểu đồ sau :

8 Campbell, Clark A (2008) Quản lý dự án trên một trang giấy

1 Giai đoạn khởi đầu

Một dự án thường bắt đầu bởi một ý tưởng, một vấn đề mà trước đây tổ chức, công ty chưa đề cập tới hoặc đang gặp nhức nhối Việc lên ý tưởng của dự

án sẽ định nghĩa việc dự án sẽ giải quyết vấn đề gì Ý tưởng của dự án được thử nghiệm cẩn thận để chắc chắn dự án đó mang lại lợi ích cho doanh nghiệp tổ chức hay không Trong giai đoạn này cũng xác định nhóm người đưa ra quyết định dự án có khả năng triển khai.Bản chất của dự án là xác định các vấn đề đang tồn tại trong tổ chức, thực hiện dự án giúp hoàn thiện ,thay đổi cách làm

từ đó thay đổi cục diện của hoạt dồng bên trong

Từ việc xác định mục tiêu dự án, xác đinh rằng dự án được tiến hành nhằm những tiêu điểm cụ thể nào, có được nhưng lợi ích cụ thể nào cho công ty/tổ chức.Những mục tiêu của dự án được rút ra từ việc xác định vấn đề xảy ra của dự án là gì? Dự án này sẽ đem lại thay đổi gì cho tổ chức?.Bên cạnh đó là việc tìm ra các tiêu chuẩn của nhà đầu tư, chủ dự án về dự án của mình thực hiện là điều tiên quyết để xác định xem dự án đã thực sự có khả năng thực hiện hay không Tiếp đó, xác định vấn đề còn đem tới quá trình xác định nhiệm vụ của một dự án có thể xảy ra Cuối cùng là xác định trách nhiệm của các bên liên quan

Cụ thể công việc của người quản lý dự án được xác định theo danh sách công việc :

- Phân tích vấn đề - Đặt vấn đề

 Xác định và phân tích vấn đề: việc cần giải pháp/cơ hội cần tận dung

 Xác định các giải pháp liên quan phù hợp để giải quyết vấn đề

- Nghiên cứu tính khả thi

 Xem xét tính khả thi của việc giải quyết các vấn đề đã nêu và các giải pháp đã có

9

Giai đoạn khởi đầu

Lập kế hoạch triển Khai

Điều tiết thực hiện

Nghiệm thu-kết thúc

 Xếp hạng chỉ ra kết quả đánh giá tính khả thi của vấn đề.Đưa ra giải pháp lựa chọn

- Điều khoản tham chiếu/đặt ra đối với dự án

 Đưa ra mục tiêu, phạm vi, cấu trúc, hoạt động, nguồn lực, kinh phí, các rủi ro, giả định của dự án, đồng thời chỉ ra/bổ nhiệm người quản lý dự án

- Bắt đầu hoạt động của người quản lý dự án

 Tuyển chọn nhân sự và thành lập đội QLDA

 Thiết lập văn phòng, công cụ, môi trường làm việc

 Chuẩn bị đầy đủ các văn bản, quy định, tiêu chuẩn, biểu mẫu liên quan

- Đánh giá giai đoạn khởi đầu

 Đánh giá những công việc đã thực hiện

 Đảm bảo hoàn tất những việc cần thiết để thực hiện khâu tiếp theo

2 Lập kế hoạch

Lập kế hoạch triển khai dự án trải qua những bước phức tạp Cụ thể, trong quá trình này, những nhà quản lý dự án phải thực hiện hàng loạt những công việc để đảm bảo dự án đạt tiến độ và hiệu quả cao nhất.Những công việc

đó có thể bao gồm : Quản lý các nguồn lực, quản lý tiến độ, quản lý nhân sự, ngân sách và quản lý rủi ro

Kế hoạch chi tiết là rất quan trọng, nó như là công tác hậu cần và chiến thuật của cả chiến dịch : “ Nếu bạn định đóng tàu theo hướng úp ngược, bạn phải tìm ra được các bước thực hiện việc đó Bạn phải xây dựng một cột trụ cố định để giữ vững con tàu trong quá trình đóng và khi lộn ngược trở lại thì con tàu không hề hấn gì”9

- Kế hoạch thực hiện dự án: kế hoạch tổng thể

 Lập kế hoạch để làm rõ các hoạt động, nhiệm vụ phải thực hiện để triển khai dự

án

9 Joshep heaghney, Quản trị dự án-Những nguyên tắc căn bản(2014)

 Sắp xếp các hoạt động và nhiệm vụ theo trình tự tối ưu, phân bổ nguồn lực và thời gian cho từng hoạt động

 Kế hoạch này sẽ là công cụ giúp trưởng nhóm theo dõi và đánh giá tiến độ của

dự án trong suốt chu trình quản lý dự án

- Kế hoạch quản lý nguồn lực: chi tiết hoá việc phân bổ nguồn lực

 Các loại nguồn lực: nhân sự, thiết bị, vật tư

 Ước tính tài nguyên hoạt động

 Số lượng của từng loại nguồn lực

 Vai trò, trách nhiệm, kỹ năng của nguồn nhân sự

 Các đặc điểm cụ thể của các thiết bị

 Các loại và số lượng của vật tư

- Kế hoạch quản lý tài chính: xác định rõ tổng số tiền cần thiết để

thực hiện từng bước của dự án

 Tính toán chi phí của từng mục và thiết lập lịch chi tiêu

 Kế hoạch này giúp trưởng nhóm theo dõi giữa dự toán và thực chi

 Kế hoạch giúp khách hàng hình dung ngân sách cần đầu tư cho từng sản phẩm của dự án

- Kế hoạch quản lý chất lượng: làm rõ chất lượng sản phẩm đầu ra và

chất lượng của quá trình quản lý

 Định nghĩa thế nào là “chất lượng” trong khuôn khổ của dự án

 Liệt kê rõ ràng các mục tiêu chất lượng của từng sản phẩm đầu ra; nêu rõ tiêu chí và tiêu chuẩn để đạt được chất lượng như kỳ vọng

 Đưa ra kế hoạch đảm bảo chất lượng – các hoạt động để đảm bảo với khách hàng rằng các mục tiêu chất lượng sẽ được đáp ứng

- Kế hoạch quản lý rủi ro: lường trước rủi ro quan trọng trước khi

triển khai

 Thể hiện thành văn bản tất cả dự báo rủi ro của dự án

 Chỉ ra những hành động cần thiết để ngăn ngừa rủi ro từ khi xảy ra, và giảm thiểu những tác động của rủi ro

- Kế hoạch phê chuẩn: làm rõ yêu cầu đầu ra để dự án được nghiệm thu

 Nêu tất cả các tiêu chí đối với từng sản phẩm đầu ra

 Cung cấp lịch trình cho việc xem xét phê duyệt các sản phẩm này

 Cơ sở để khách hàng đánh giá từng sản phẩm theo tiến độ và đánh giá chính thức khi dự án hoàn tất

- Kế hoạch trao đổi thông tin: cách thức bên liên quan sẽ tương tác, thu nhận được thông tin về từng bước tiến triển của dự án

 Các loại thông tin sẽ được phổ biến đến các bên liên quan, phương pháp phổ biến, chu kỳ phổ biến và trách nhiệm của từng nhân sự trong việc phổ biến thông tin

- Có thể sử dụng cấu trúc phân rã công việc(WBS): (tiếng Anh: Work

breakdown structure, (WBS)) trong quản lý dự án và trong kỹ thuật hệ

thống, là một công cụ xác định một dự án và hợp nhóm các yếu tố công

11