Do vậy, nó đòi hỏi những quyết định đảm bảo hài hoà các yêu cầu, các chi phí và các yếu tố khác như: tầm quan trọng của tiến bộ công nghệ; các loại kỹ thuật và mức thành thạo chuyên môn
lOMoARcPSD|38895030 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH _ BÀI TẬP CÁ NHÂN Tổng quan về Quản lý dự án và triển khai các giai đoạn của chu trình quản lý dự án trong công tác quản lý thông tin Môn học: Quản lý dự án Giảng viên: PGS.TS Nguyễn Hồng Sinh Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Minh Tính MSSV: 2156210131 Lớp: QLTT-A Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 3 năm 2022 1|P a g e Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Mục lục Mở đầu 3 Chương I TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 3 I Dự án 3 1 Khái niệm 3 2 Đặc trưng của dự án 3 3 Những nhân tố ràng buộc dự án 4 II Quản lý dự án 4 1 Khái niệm 4 2 Nội dung quản lý dự án 5 3 Các giai đoạn trong chu trình quản lý dự án 6 III Giá trị của quản lý dự án đối với công tác quản lý thông tin 7 IV Công cụ sử dụng trong quá trình quản lý dự án 7 Chương II: TRIỂN KHAI CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ THÔNG TIN 8 I Giai đoạn khởi đầu 8 II Giai đoạn lên kế hoạch chi tiết 11 III Giai đoạn triển khai tiến hành dự án 13 IV Giai đoạn kết thúc 14 Tài liệu tham khảo 15 2|P a g e Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Mở đầu Trong những năm gần đây, nhờ thành quả tăng trưởng kinh tế cao mà nhu cầu cải thiện về mọi mặt của hoạt động quản lý dự án đã được các nước đang phát triển, trong đó có Việt Nam đặc biệt quan tâm Có rất nhiều dẫn chứng về sự thất bại dự án khắp nơi trên thế giới vì các kỹ năng cần thiết cho công tác quản lý dự án chưa được trang bị một cách hệ thống Mỗi dự án được hình thành và phát triển đều trải qua một chu trình quản lý chặt chẽ nằm đạt được mục tiêu ban đầu khi đề ra dự án Do vậy, công tác quản lý dự án chứng tỏ một vài trò rất đặc biệt và quan trọng, góp phần đảm bảo thành công cho dự án Quản lý dự án từ chỗ là một nghệ thuật, đã được nghiên cứu, tổng kết và phát triển thành một môn khoa học Đây là một môn học mang nhiều yếu tố của khoa học xã hội, và được ứng dụng trong cả khoa học tự nhiên Chương I TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN I Dự án 1 Khái niệm Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được triển khai trong một khuôn khổ, một khoảng thời gian nhất định, những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng Kết quả của dự án có thể là sản phẩm hoặc dịch vụ vô hình, không ổn định về chất lượng và bị phụ thuộc vào các bên liên quan Mục tiêu của một dự án thường nhắm đến cải tiến hoạt động của tổ chức thông qua việc triển khai những đổi mới trong cách làm của tổ chức 2 Đặc trưng của dự án Tính mục tiêu: Dự án phải được xác định mục tiêu rõ ràng trước khi thực hiện Đó có thể là mục tiêu dài hạn, mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu trước mắt và lâu dài, một mục tiêu cụ thể xác định hay một tập hợp mục tiêu Chúng được xác định thông qua một hệ thống các chỉ tiêu kinh tế xã hội, biểu thị năng lực sản xuất, quy mô kinh doanh hay hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và dự án Mục tiêu không được thay đổi trừ khi tổ chức hay các yếu tố bên ngoài tác động đến bắt buộc dự án phải thay đổi để phù hợp với nhu cầu và kết cuối cùng Tính đặc thù: Khác với công việc thường ngày, mỗi dự án cần mang tính độc nhất Dự án có phương thức tổ chức, cơ chế phối hợp, có quy tắc… do vậy các công việc và điều kiện triển khai sẽ không lặp lại chính xác những gì đã từng có Tính ràng buộc: Công việc phải được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, có thời điểm bắt đầu và kết thúc với ngân sách và nguồn lực có hạn Kết quả cuối cùng phải có chất lượng đáp ứng đúng yêu cầu thực tế Tính trình tự: Thực hiện dự án theo trình tự công việc và trình tự giai đoạn Khi kết thúc hợp đồng và bàn giao sản phẩm thì kết thúc dự án Dự án không phải là nhiệm vụ được lặp đi lặp lại Tính rủi ro: Trong suốt quá trình làm dự án, không tránh khỏi những yếu tố bên ngoài, bên trong tác động vào dự án, những sự kiện xảy ra bất ngờ, không lường trước được ví dụ như những vấn đề về nhân sự, thời gian… Tính bất biến: Các sai lầm trong dự án không thể được sửa chữa vì các điều kiện để triển khai thực hiện đã được xác định và không thể thay đổi 3|P a g e Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Người ủy quyền/người đầu tư/khách hàng: Người đưa yêu cầu và cung cấp nguồn lực để thực hiện dự án Ngoài ra, một dự án còn mang các đặc trưng: + Tính phức tạp: Tính phức tạp của dự án thể hiện ở chỗ nó liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau của tổ chức Một dự án bao gồm nhiều công việc liên quan đến nhiều lĩnh vực, có khi con số liên quan lên tới hàng trăm, hàng ngàn… mà tất cả đều phải kết thúc bằng một kết quả cụ thể như giao nộp một sản phẩm, một kế hoạch hiệu quả nhất Do vậy, nó đòi hỏi những quyết định đảm bảo hài hoà các yêu cầu, các chi phí và các yếu tố khác như: tầm quan trọng của tiến bộ công nghệ; các loại kỹ thuật và mức thành thạo chuyên môn cần thiết; số lượng các nhân tố liên quan và thái độ của khách hàng, nhà cung ứng, nhà tài trợ; những đòi hỏi về giá cả và thời hạn; tính phức tạp trong hệ thống điều hành… + Tính sáng tạo: Một dự án luôn đòi hỏi phải có các quyết định, hành động sáng tạo, biết đón trước thời cơ và nắm bắt cơ hội 3 Những nhân tố ràng buộc dự án Sự đánh giá của khách hàng: Chỉ khi khách hàng đồng ý nghiệm thu thì dự án mới thành công Cần làm rõ yêu cầu và coi đó là căn cứ để xác định kế hoạch cho dự án Kế hoạch phải cụ thể và chi tiết: công việc, giá thành, thời gian Phạm vi dự án: Phạm vi dự án là một phần của kế hoạch dự án liên quan đến việc xác định và ghi lại danh sách các mục tiêu dự án cụ thể, các công việc, nhiệm vụ, chi phí và thời hạn Tài liệu phạm vi của dự án, được gọi là tuyên bố phạm vi hoặc các điều khoản tham chiếu, giải thích các ranh giới của dự án, thiết lập trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm và các quy trình xác minh cũng như phê duyệt công việc đã hoàn thành liệu chất lượng có đúng với yêu cầu, tiêu chuẩn khách hàng đưa ra hay không Chi phí dự án: Chi phí hoàn thành dự án không được vượt qua khoản tiền mà khách hàng cung cấp, phải dựa trên phạm vi dự án đề ra Tiến độ dự án: Dự án phải được thực hiện và hoàn thành đúng thời gian cam kết Đảm bảo sắp xếp thời gian cho từng hạng mục công việc và thực hiện đúng tiến độ II Quản lý dự án 1 Khái niệm Quản lý dự án ồm việc lập kế hoạch, tổ chức, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án là đảm bảo công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và đạt chất lượng đề ra, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi Quản lý dự án là sự vận hành các kỹ năng, công cụ, và quy trình quản lý cần thiết để thực hiện dự án thành công: + Các kỹ năng: kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm để giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai dự án và gia tăng được khả năng thành công + Các công cụ phù hợp: nhiều loại công cụ được sử dụng để tăng cường cơ hội thành công cho dự án, như là biểu mẫu, phần mềm lập kế hoạch, phần mềm mô hình hóa, phiếu kiểm tra (audit checklist), phiếu nhận xét, đánh giá (review form) + Các bộ quy trình/ các quá trình: cần các quy trình và kỹ thuật khác nhau để thúc đẩy và 4|P a g e Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 kiểm soát thời gian, chi phí, chất lượng và phạm vi trong dự án Cần kĩ thuật và quy trình quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, quản lý thay đổi, quản lý rủi ro và các vấn đề quản lý 2 Nội dung quản lý dự án • Quản lý tổng thể: Lập kế hoạch tổng thể là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic và việc chi tiết hóa các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau được kết hợp một cách chặt chẽ • Quản lý phạm vi: Phạm vi là điều gì cần làm và điều gì không làm Quản lý phạm vi dự án là việc xác định và kiểm soát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định các công việc nào thuộc về dự án, công việc nào không thuộc phạm vi dự án • Quản lý thời gian: Quản trị thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối thời gian và kiểm soát tiến độ các công việc của dự án nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án, bao gồm những quy trình nhằm bảo đảm hoàn thành dự án đúng thời hạn Quy trình quản lý thời gian gồm: o Xác định các hoạt động; o Sắp xếp thứ tự các hoạt động; o Dự tính nguồn lực cho từng công việc; o Ước lượng thời gian cho mỗi hoạt động; o Phát triển lịch biểu; o Điều khiển lịch biểu • Quản lý chi phí: Chi phí là tài nguyên được hy sinh hay tính trước để thực hiện một mục tiêu rõ ràng hoặc trao đổi cái gì đó Quản lý chi phí là quá trình lập kế hoạch chi phí, kiểm soát chi phí theo tiến độ công việc và theo hạn mức • Quản lý chất lượng: Quản trị chất lượng là quá trình lập kế hoạch chất lượng dự án, triển khai, kiểm soát các tiêu chuẩn chất lượng, các công việc và toàn bộ dự án, đảm bảo chất lượng dự án theo đúng tiêu chuẩn đã hoạch định • Quản lý nhân lực: Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực dự án là quá trình xác định và tài liệu hóa các vai trò (project roles), trách nhiệm (responsibilities), kỹ năng cần thiết, mối quan hệ giữa các roles và tạo kế hoạch quản lý nhân viên trong một dự án Lợi ích chính yếu của quá trình này là nó thiết lập được vai trò, trách nhiệm trong dự án cho mỗi cá nhân, sơ đồ tổ chức dự án, và kế hoạch quản lý nhân sự bao gồm việc khi nào thì cần người đổ vào dự án khi nào thì rút người ra Việc lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực được sử dụng để xác định và nhận biết nguồn nhân lực cùng các kỹ năng cần thiết cho sự thành công của dự án • Quản lý thông tin: 5|P a g e Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Quy trình kiểm soát và quản lý thông tin dự án bao gồm các bước: thu thập, phân loại, kiểm soát, đánh giá, lưu trữ và báo cáo thông tin Việc này giúp đảm bảo thông tin được cung cấp là chính xác, nhanh chóng, đáp ứng được yêu cầu lấy và chiết xuất thông tin của các bên tham gia vào dự án • Quản lý rủi ro: Quản trị rủi ro dự án giúp doanh nghiệp lường trước phát sinh có thể xảy ra để chuẩn bị phương án phòng tránh kịp thời, tránh tình trạng tắc nghẽn, trong trường hợp xấu nhất là phải kết thúc dự án sớm vì không thể giải quyết triệt để rủi ro và hậu quả nó gây ra • Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán: Là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thương lượng, quản lý các hoạt động và điều việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ cần thiết cho dự án Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề: Bằng cách nào dự án nhận được hàng hóa và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài? Tiến độ cung, chất lượng cung ra sao? • Quản lý việc chuyển giao: Đảm bảo bàn giao kết quả đúng như cam kết Hỗ trợ vận hành sản phẩm của dự án vào thực tiễn 3 Các giai đoạn trong chu trình quản lý dự án • Giai đoạn khởi đầu • Giai đoạn lên kế hoạch triển khai dự án: • Giai đoạn tiến hành triển khai dự án: • Giai đoạn kết thúc dự án: Dự án nhỏ Dự án vừa Dự án lớn Khởi đầu + Thiết lập điều + Phát triển một + Phát triển một trường khoản tham chiếu trường hợp kinh hợp kinh doanh + Chỉ định nhóm + Thực hiện một nghiên dự án doanh cứu khả thi + Thiết lập văn + Thiết lập điều khoản phòng dự án + Thiết lập Điều tham chiếu khoản tham chiếu + Chỉ định nhóm dự án + Chỉ định nhóm dự + Thiết lập văn phòng dự án án + Thiết lập văn phòng dự án + Thực hiện đánh giá giai + Thực hiện đánh giá đoạn giai đoạn Lên kế hoạch + Tạo một kế + Tạo một kế hoạch + Tạo một kế hoạch dự án, hoạch dự án dự án, chất lượng, rủi tài nguyên, tài chính, chất + Tạo một kế ro, truyền thống lượng, rủi ro, truyền hoạch chất lượng + Nhà cung cấp, hợp thông… + Tạo một kế đồng + Nhà cung cấp hợp đồng hoạch truyền + Thực hiện đánh giá + Xác định quy trình đấu thống giai đoạn thầu + Ban hành tuyên bố công việc + Đưa ra yêu cầu thông tin + Đưa ra yêu cầu đề xuất 6|P a g e Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Tiến hành + Xây dựng phân + Xây dựng phân + Đàm phán hợp đồng với Kết thúc phối phối nhà cung cấp + Giám sát và + Giám sát và kiểm + Thực hiện đánh giá giai kiểm soát soát đoạn + Xây dựng phân phối + Thực hiện + Thực hiện quản lý + Giám sát và kiểm soát đóng dự án thời gian, chi phí, + Thực hiện quản lý thời + Xem xét hoàn chất lượng, thay đổi, gian, chi phí, chất lượng, thành dự án rủi ro, vấn đề, truyền thay đổi, rủi ro, vấn đề, thông truyền thông + Thực hiện quản lý đấu + Thực hiện đánh giá thầu giai đoạn + Thực hiện đánh giá giai + Thực hiện đóng dự đoạn án + Thực hiện đóng dự án + Tài liệu, báo cáo + Báo cáo kết thúc dự án kết thúc dự án + Hoàn thành các hoạt + Hoàn thành các động đóng dự án + Xém xét hoàn thành dự hoạt động đóng dự án án + Xem xét hoàn + Thực hiện đánh giá thành dự án III Giá trị của quản lý dự án đối với công tác quản lý thông tin 1 Công tác quản lý thông tin a) Nội dung QLTT: - Hoạt động quản lý vòng đời thông tin của tổ chức/cơ quan: quản lý và vận hành HTTT để đảm bảo thông tin được thu thập, tạo lập, sắp xếp, bảo quản, truy hồi, sử dụng, tiêu huỷ sao cho hỗ trợ được một cách tốt nhất cho mọi hoạt động của tổ chức - Nhiệm vụ: Xây dựng chiến lược QLTT, Lập kế hoạch triển khai, Xác định và đề xuất lựa chọn hạ tầng công nghệ, Quản trị các hoạt động trong vòng đời thông tin b) Thành tố của QLTT + Con người + Công nghệ + Chính sách, quy trình + Thông tin, dữ liệu 2 Quản lý dự án và công tác QLTT - Công tác QLTT luôn cần giải pháp/ý tưởng cải tiến - Thực hiện các dự án là một cách phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ - Chuyên viên QLTT cần có kiến thức và kỹ năng về QLDA, để có thể là người tham gia phê duyệt, quản lý và thực hiện các dự án IV Công cụ sử dụng trong quá trình quản lý dự án 1 Các phần mềm quản lý dự án - Hệ thống biểu mẫu 7|P a g e Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 - Phần mềm Excel - Phần mềm quản lý dự án chuyên dụng như: + Trello: phần mềm quản lý dự án miễn phí + Microsoft Project: phần mềm quản lý tiến độ dự án + Basecamp: phần mềm quản lý dự án đầu tư tổng thể + Jira: phần mềm quản trị dự án của đơn vị Atlassian + Smartsheet: phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể + Podio: giúp ứng dụng hiệu quả quy trình quản lý doanh nghiệp + Proworkflow: phần mềm quản lý dự án theo quy trình + Redbooth: phần mềm quản lý project + Easy Project: quản lý công việc và đánh giá nhân sự đơn giản + Freedcamp: tổ chức và lên kế hoạch công việc + Project Place: quản lý công việc trên một giao diện duy nhất + Project Manager: quản lý tiến độ dự án theo thời gian thực + Redmine: quản lý tổng thể toàn bộ thông tin dự án 2 Tiêu chí lựa chọn phần mềm Chương II: TRIỂN KHAI CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ THÔNG TIN I Giai đoạn khởi đầu - Tính chất: 8|P a g e Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 • Rất quan trọng, quyết định giá trị và tính khả thi của dự án • Mất nhiều thời gian để cân nhắc, tìm hiểu, xác định, định hướng - Những lưu ý: • Xác định rõ giá trị, lợi ích và chi phí • Tính khả thi của giải pháp được chọn • Xác định rõ và phù hợp mục tiêu, phạm vi, kết quả chuyển giao, phương thức đánh giá/nghiệm thu • Cần thực hiện tất cả công việc của khâu khởi đầu để đảm bảo thực hiện được các khâu sau của chu trình quản lý và dự án đạt được thành công 1 Business Case – Phân tích vấn đề - Đặt vấn đề Mục đích: Xác định ý tưởng cho dự án và đưa ra các giá trị mà dự án sẽ mang lại Nhiệm vụ: • Xác định vấn đề cần giải quyết: o Phân tích bối cảnh/thực trạng vấn đề cần giải quyết và chỉ rõ o Trình bày bản phân tích vấn đề • Tìm hiểu các phương án có thể giúp giải quyết vấn đề: o Xác định các giải pháp và mô tả chi tiết từng giải pháp o Lượng hóa các lợi ích o Dự đoán chi phí o Đánh giá tính khả thi o Xác định rủi ro o Nêu lên các giả thuyết/điều kiện giả định • Đề xuất phương án: o Xếp hạng các phương án có sẵn o Chỉ ra phương án được chọn/đề xuất • Mô tả cách triển khai: o Mô tả các việc cần thực hiện trong từng giai đoạn của dự án 2 Feasibility study – Nghiên cứu tiền khả thi 9|P a g e Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 3 Terms of reference – Điều khoản tham chiếu/đặt ra đối với dự án Mục đích: Ban hành văn bản chính thức làm cơ sở cho việc triển khai và nghiệm thu dự án Nhiệm vụ: • Xác định mục đích, phạm vi, kết quả cần chuyển giao của dự án: o Xác định đích đến của dự án o Những thứ dự án phải đạt được o Phạm vi dự án được áp dụng trong khuôn khổ cụ thể (Sản phẩm, dịch vụ, công nghệ, bộ phận nào) o Những kết quả từ dự án được chuyển giao để đưa vào sử dụng • Mô tả cơ cấu tổ chức (Các bên tham dự/liên quan của dự án): o Khách hàng o Các bên hữu quan: Các bộ phận/người liên quan đến các khía cạnh (chính sách, chủ trương, tài chính, pháp lý, ) o Vai trò và trách nhiệm của các nhân sự liên quan đến dự án: Đơn vị tài trợ, đơn vị giám sát/thẩm định/thẩm tra dự án quản lý dự án, thành viên của dự án • Xây dựng kế hoạch tổng thể của dự án-chỉ ra nguồn lực, tài chính, chất lượng: o Đưa ra hướng thực hiện cho từng giai đoạn của dự án o Đưa ra kế hoạch khung: Các khâu, hoạt động, khung thời gian thực hiện o Đưa ra kế hoạch tài chính, chuẩn bị nguồn lực 10 | P a g e Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 o Đưa ra cách quản lý đảm bảo dự án được triển khai thành công, chất lượng đảm bảo • Chỉ ra các mục cần xem xét/lưu ý của dự án: o Xác định và đánh giá các rủi ro, vấn đề có thể gặp phải, các giả thuyết, ràng buộc o Đưa ra hướng khắc phục 4 Starting of project manager (project team and office) – Bắt đầu hoạt động quản lý dự án 5 Phase assessment - Đánh giá giai đoạn khởi đầu • Đánh giá những công việc đã thực hiện • Đảm bảo hoàn tất những việc cần thiết để thực hiện khâu tiếp theo II Giai đoạn lên kế hoạch chi tiết 1 Kế hoạch thực hiện dự án: kế hoạch tổng thể • Lập kế hoạch để làm rõ các hoạt động, nhiệm vụ phải thực hiện để triển khai dự án • Sắp xếp các hoạt động và nhiệm vụ theo trình tự tối ưu, phân bổ nguồn lực và thời gian cho từng hoạt động • Kế hoạch này sẽ là công cụ giúp trưởng nhóm theo dõi và đánh giá tiến độ của dự án trong suốt chu trình quản lý dự án 2 Kế hoạch quản lý nguồn lực: chi tiết hoá việc phân bổ nguồn lực • Các loại nguồn lực: nhân sự, thiết bị, vật tư • Số lượng của từng loại nguồn lực • Vai trò, trách nhiệm, kỹ năng của nguồn nhân sự • Các đặc điểm cụ thể của các thiết bị • Các loại và số lượng của vật tư 11 | P a g e Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 3 Kế hoạch quản lý tài chính: xác định rõ tổng số tiền cần thiết để thực hiện từng bước của dự án • Tính toán chi phí của từng mục và thiết lập lịch chi tiêu • Kế hoạch này giúp trưởng nhóm theo dõi giữa dự toán và thực chi • Kế hoạch giúp khách hàng hình dung ngân sách cần đầu tư cho từng sản phẩm của dự án 4 Kế hoạch quản lý chất lượng: làm rõ chất lượng sản phẩm đầu ra và chất lượng của quá trình quản lý • Định nghĩa thế nào là “chất lượng” trong khuôn khổ của dự án • Liệt kê rõ ràng các mục tiêu chất lượng của từng sản phẩm đầu ra; nêu rõ tiêu chí và tiêu chuẩn để đạt được chất lượng như kỳ vọng • Đưa ra kế hoạch đảm bảo chất lượng – các hoạt động để đảm bảo với khách hàng rằng các mục tiêu chất lượng sẽ được đáp ứng 5 Kế hoạch quản lý rủi ro: lường trước rủi ro quan trọng trước khi triển khai • Thể hiện thành văn bản tất cả dự báo rủi ro của dự án • Chỉ ra những hành động cần thiết để ngăn ngừa rủi ro từ khi xảy ra, và giảm thiểu những tác động của rủi ro 6 Kế hoạch phê chuẩn: làm rõ yêu cầu đầu ra để dự án được nghiệm thu • Nêu tất cả các tiêu chí đối với từng sản phẩm đầu ra • Cung cấp lịch trình cho việc xem xét phê duyệt các sản phẩm này • Cơ sở để khách hàng đánh giá từng sản phẩm theo tiến độ và đánh giá chính thức khi dự án hoàn tất 7 Kế hoạch trao đổi thông tin: cách thức bên liên quan sẽ tương tác, thu nhận được thông tin về từng bước tiến triển của dự án • Các loại thông tin sẽ được phổ biến đến các bên liên quan, phương pháp phổ biến, chu kỳ phổ biến và trách nhiệm của từng nhân sự trong việc phổ biến thông tin 8 Kế hoạch quản lý thu mua vật tư • Xác định các phần của dự án sẽ do đơn vị bên ngoài cung cấp • Mô tả chi tiết các sản phẩm, dịch vụ do các nhà cung cấp bên ngoài thực hiện, làm rõ cách thức, lịch trình của việc cung cấp từng thứ này • Cách lựa chọn nhà cung cấp, cách đặt hàng, giao nhận hàng 9 Lập hợp đồng với các nhà cung cấp bên ngoài • Tìm kiếm, chọn sơ bộ các nhà cung cấp phù hợp, chính thức lựa chọn và ký hợp đồng 10 Đánh giá giai đoạn lập kế hoạch • Đánh giá những công việc đã thực hiện • Đảm bảo hoàn tất những việc cần thiết để thực hiện khâu tiếp theo 12 | P a g e Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 III Giai đoạn triển khai tiến hành dự án Thực hiện việc thúc đẩy và kiểm tra các hoạt động, nguồn lực, chi phí theo yêu cầu để tạo ra được các sản phẩm của dự án Công việc cần thực hiện: o Tạo lập sản phẩm của dự án o Điều khiển và kiểm soát quá trình tạo lập ra sản phẩm của dự án phù hợp với kế hoạch, quy trình quản lý đã được xác lập trong giai đoạn lập kế hoạch o Đánh giá giai đoạn triển khai điều hành dự án Tính chất: o Giai đoạn dài nhất của một dự án o Giai đoạn tạo ra sản phẩm được sự chấp thuận của người đặt hàng o Đảm bảo dự án được triển khai theo đúng các điều kiện giao kèo cần thực hiện trọn vẹn quá trình quản lý và cần thông báo tiến trình triển khai rõ ràng cho cách thành viên nhóm thực hiện dự án • Quản lý thời gian: o Điều khiển để công việc diễn ra đúng theo thời gian cho phép o Ghi lại thời gian thực tế và đối sánh với kế hoạch của dự án o Tính toán thời gian cho từng công việc, từng nhiệm vụ o Điều phối nguồn lực và nhân sự theo tiến độ thời gian o Theo dõi, đánh giá tiến độ thời gian o Sử dụng các loại bảng biểu theo dõi thời gian (timesheet) với các ghi chú – timesheet forms o Mỗi vị trí công việc (thành viên, quản lý dự án, quản trị hành chính) có vai trò khác nhau trong việc quản lý thời gian – thiết lập và thực hiện, phê duyệt và điều khiển, kiểm soát và điều phối • Quản lý chi phí: o Thực hiện việc xác định chi phí, phê duyệt, chi trả cho từng hạng mục (nhân công, vật tư) o Ghi lại chính xác quá trình chi tiêu thực tế trong suốt thời kỳ diễn ra dự án o Bảng theo dõi chi tiêu thể hiện rõ thời điểm chi, loại chi phí, nội dung chi, người duyệt, người chi, người nhận, chứng từ hoá đơn • Quản lý chất lượng: o Căn cứ vào kế hoạch thực hiện việc kiểm soát mục tiêu chất lượng bằng các kỹ thuật phù hợp o Thực hiện các hành động cải tiến để nâng cao chất lượng, khắc phục những hạn chế o Vai trò: người quản lý chất lượng, người đánh giá chất lượng (hoạt động, của thành phẩm) • Quản lý thay đổi: 13 | P a g e Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 o Theo dõi các thay đổi (thời gian, phạm vị, nguồn lực …) xảy ra trong quá trình triển khai dự án: o Thủ tục: xác định các thay đổi, phê duyệt phương án thay đổi, thực hiện sự thay đổi • Quản lý rủi ro: o Thực hiện ngăn ngừa trên cơ sở xác nhận tính chất rủi ro và hành động ngăn ngừa phù hợp • Quản lý thu mua: o Điều khiển/thực hiện và kiểm soát quy trình đặt hàng, nhận hàng, thanh toán, chuyển/ bàn giao cho bộ phận sử dụng hàng/vật tư • Quản lý liên lạc: o Thực hiện và kiểm soát nội dung thông tin liên lạc o Thực hiện và kiểm soát quá trình truyền tin đến đúng và đủ các bên liên quan • Quản lý nghiệm thu: o Sản phẩm của dự án phải được kiểm tra chất lượng theo đúng các tiêu chí theo yêu cầu o Khi chất lượng được kiểm tra đáp ứng yêu cầu, chuyển cho người đặt hàng kiểm tra o Thực hiện nghiệm thu IV Giai đoạn kết thúc - Lập các bảng trình bày cho thấy : + Mức độ hoàn thành của các hạng mục, công việc và mức độ chấp nhận của người đặt hàng + Mục tiêu, lợi ích, sản phẩm + Đối sánh giữa kết quả và kế hoạch/yêu cầu ban đầu - Lập bảng tổng hợp các vấn đề tiêu biểu/nổi bật cần tiếp tục xem xét - Các rủi ro, vấn đề tiêu biểu cần xem xét và phân công người phụ trách 1 Kết thúc dự án - Xác định các tiêu chí đã đạt hoặc chưa đạt của dự án - Chỉ ra những hoạt động, rủi ro và vấn đề nổi bật của dự án - Chuyển giao sản phẩm và văn bản, giấy tờ, ký kết với khách hang - Thanh lý hợp đồng với các bên cung cấp vật tư - Thông báo cho các bên liên quan về việc kết thúc dự án - Báo cáo kết thúc dự án bằng văn bản và gửi cho các bên có thẩm quyền phê chuẩn 2 Đánh giá dự án - Đối sánh tất cả kết quả của dự án với bản phân tích vấn đề và điểu khoản tham chiếu của dự án - Đối sánh kết quả triển khai với các bản kế hoạch của dự án 14 | P a g e Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 - Đánh giá mức độ hoàn thành dự án, thuận lợi, khó khăn, bài học - Báo cáo đánh giá bằng văn bản các thành tựu, bài học và trình bày báo cáo đến các bên có thẩm quyền Tài liệu tham khảo PGS.TS Nguyễn Hồng Sinh, (2022) Bài giảng 1: Tổng quan về quản lý dự án [Bài trình chiếu PowerPoint] PGS.TS Nguyễn Hồng Sinh, (2022) Bài giảng 2: Triển khai các khâu của chu trình quản lý dự án thuộc hoạt động TT-TV [Bài trình chiếu PowerPoint] Lê Thị Mỹ Hiền, (2020) Giáo trình quản lý dự án Xã hội, Đại học Mở TP.HCM, Thành phố Hồ Chí Minh Thanh Bình, (2009) Sự cần thiết của quản lý dự án, Báo Người Lao Động, Kinh tế, 02/12/2009 Truy xuất từ: https://nld.com.vn/kinh-te/su-can-thiet-cua-quan-ly-du-an-2009120710360932.htm Viện CNTT-ĐHQGHN, Giáo trình quản lý dự án, Viện CNTT-ĐHQGHN, Hà Nội Truy xuất từ: https://www.academia.edu/20278285/GI%C3%81O_TR%C3%8CNH_QU%E1%BA %A2N_L%C3%9D_D%E1%BB%B0_%C3%81N TS.Nguyễn Hồng Minh, Bài giảng 4: Tổng quan về quản lý dự án [Bài trình chiếu PowerPoint] Truy xuất từ: http://eldata3.neu.topica.vn/TXDTKT02/PDF_Slide/NEU_TXDTKT02_Bai4_v1.001 5105226.pdf Bài giảng 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án [Bài trình chiếu PowerPoint] Truy xuất từ: http://eldata11.topica.edu.vn/HocLieu/v1.0/MAN306/Giao%20trinh/04- MAN306-Bai%201-v1.0.pdf 7 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý dự án Truy xuất từ: https://resources.base.vn/productivity/so-sanh-phan-mem-quan-ly-du-an-microsoft- project-voi-3-giai-phap-thay-the-tot-nhat-329 15 | P a g e Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com)