Do vậy, nó đòi hỏi những quyết định đảm bảo hài hoà các yêu cầu, các chi phí và các yếu tố khác như: tầm quan trọng của tiến bộ công nghệ; các loại kỹ thuật và mức thành thạo chuyên môn
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
_
Môn h ọc: Quản lý dự án
Gi ảng viên: PGS.TS Nguyễn Hồng Sinh Sinh viên th ực hiện: Nguyễn Thị Minh Tính MSSV: 2156210131
L ớp: QLTT-A
Thành ph ố Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 3 năm 2022
Trang 2M ục lục
M ở đầu 3
Chương I TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 3
I D ự án 3
1 Khái ni ệm 3
2 Đặc trưng của dự án 3
3 Nh ững nhân tố ràng buộc dự án 4
II Qu ản lý dự án 4
1 Khái ni ệm 4
2 N ội dung quản lý dự án 5
3 Các giai đoạn trong chu trình quản lý dự án 6
III Giá tr ị của quản lý dự án đối với công tác quản lý thông tin 7
IV Công c ụ sử dụng trong quá trình quản lý dự án 7
Chương II: TRIỂN KHAI CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG CÔNG TÁC QU ẢN LÝ THÔNG TIN 8
I Giai đoạn khởi đầu 8
II Giai đoạn lên kế hoạch chi tiết 11
III Giai đoạn triển khai tiến hành dự án 13
IV Giai đoạn kết thúc 14
Tài li ệu tham khảo 15
Trang 3M ở đầu
Trong những năm gần đây, nhờ thành quả tăng trưởng kinh tế cao mà nhu cầu cải thiện về mọi mặt của hoạt động quản lý dự án đã được các nước đang phát triển, trong đó
có Việt Nam đặc biệt quan tâm Có rất nhiều dẫn chứng về sự thất bại dự án khắp nơi trên thế giới vì các kỹ năng cần thiết cho công tác quản lý dự án chưa được trang bị một cách
hệ thống Mỗi dự án được hình thành và phát triển đều trải qua một chu trình quản lý chặt chẽ nằm đạt được mục tiêu ban đầu khi đề ra dự án Do vậy, công tác quản lý dự án chứng
tỏ một vài trò rất đặc biệt và quan trọng, góp phần đảm bảo thành công cho dự án Quản lý
dự án từ chỗ là một nghệ thuật, đã được nghiên cứu, tổng kết và phát triển thành một môn khoa học Đây là một môn học mang nhiều yếu tố của khoa học xã hội, và được ứng dụng trong cả khoa học tự nhiên
Ch ương I TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
I D ự án
1 Khái ni ệm
Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được triển khai trong
một khuôn khổ, một khoảng thời gian nhất định, những nguồn lực đã được giới hạn; nhất
là nguồn tài chính để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng Kết quả của dự án có thể là sản phẩm hoặc dịch vụ vô hình, không ổn định về chất lượng và bị phụ thuộc vào các bên liên quan
Mục tiêu của một dự án thường nhắm đến cải tiến hoạt động của tổ chức thông qua
việc triển khai những đổi mới trong cách làm của tổ chức
Tính mục tiêu: Dự án phải được xác định mục tiêu rõ ràng trước khi thực hiện
Đó có thể là mục tiêu dài hạn, mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu trước mắt và lâu dài, một mục tiêu cụ thể xác định hay một tập hợp mục tiêu Chúng được xác định thông qua một hệ
th ống các chỉ tiêu kinh tế xã hội, biểu thị năng lực sản xuất, quy mô kinh doanh hay hiệu
quả kinh doanh của doanh nghiệp và dự án Mục tiêu không được thay đổi trừ khi tổ chức hay các yếu tố bên ngoài tác động đến bắt buộc dự án phải thay đổi để phù hợp với nhu
cầu và kết cuối cùng
nh ất Dự án có phương thức tổ chức, cơ chế phối hợp, có quy tắc… do vậy các công việc
và điều kiện triển khai sẽ không lặp lại chính xác những gì đã từng có
Tính ràng buộc: Công việc phải được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất
định, có thời điểm bắt đầu và kết thúc với ngân sách và nguồn lực có hạn Kết quả cuối
cùng phải có chất lượng đáp ứng đúng yêu cầu thực tế
Tính trình t ự: Thực hiện dự án theo trình tự công việc và trình tự giai đoạn Khi
kết thúc hợp đồng và bàn giao sản phẩm thì kết thúc dự án Dự án không phải là nhiệm
vụ được lặp đi lặp lại
ngoài, bên trong tác động vào dự án, những sự kiện xảy ra bất ngờ, không lường trước
được ví dụ như những vấn đề về nhân sự, thời gian…
Tính bất biến: Các sai lầm trong dự án không thể được sửa chữa vì các điều kiện
để triển khai thực hiện đã được xác định và không thể thay đổi
Trang 4Người ủy quyền/người đầu tư/khách hàng: Người đưa yêu cầu và cung cấp
nguồn lực để thực hiện dự án
Ngoài ra, một dự án còn mang các đặc trưng:
+ Tính ph ức tạp: Tính phức tạp của dự án thể hiện ở chỗ nó liên quan đến nhiều
bộ phận khác nhau của tổ chức Một dự án bao gồm nhiều công việc liên quan đến nhiều lĩnh vực, có khi con số liên quan lên tới hàng trăm, hàng ngàn… mà tất cả đều phải kết thúc bằng một kết quả cụ thể như giao nộp một sản phẩm, một kế hoạch hiệu quả nhất
Do vậy, nó đòi hỏi những quyết định đảm bảo hài hoà các yêu cầu, các chi phí và các yếu
tố khác như: tầm quan trọng của tiến bộ công nghệ; các loại kỹ thuật và mức thành thạo chuyên môn cần thiết; số lượng các nhân tố liên quan và thái độ của khách hàng, nhà cung ứng, nhà tài trợ; những đòi hỏi về giá cả và thời hạn; tính phức tạp trong hệ thống điều hành…
+ Tính sáng t ạo: Một dự án luôn đòi hỏi phải có các quyết định, hành động sáng
tạo, biết đón trước thời cơ và nắm bắt cơ hội
S ự đánh giá của khách hàng: Chỉ khi khách hàng đồng ý nghiệm thu thì dự án mới
thành công Cần làm rõ yêu cầu và coi đó là căn cứ để xác định kế hoạch cho dự án Kế
hoạch phải cụ thể và chi tiết: công việc, giá thành, thời gian
Ph ạm vi dự án: Phạm vi dự án là một phần của kế hoạch dự án liên quan đến việc
xác định và ghi lại danh sách các mục tiêu dự án cụ thể, các công việc, nhiệm vụ, chi phí
và thời hạn Tài liệu phạm vi của dự án, được gọi là tuyên bố phạm vi hoặc các điều khoản tham chiếu, giải thích các ranh giới của dự án, thiết lập trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm và các quy trình xác minh cũng như phê duyệt công việc đã hoàn thành liệu chất lượng có đúng với yêu cầu, tiêu chuẩn khách hàng đưa ra hay không
Chi phí d ự án: Chi phí hoàn thành dự án không được vượt qua khoản tiền mà
khách hàng cung cấp, phải dựa trên phạm vi dự án đề ra
Ti ến độ dự án: Dự án phải được thực hiện và hoàn thành đúng thời gian cam kết
Đảm bảo sắp xếp thời gian cho từng hạng mục công việc và thực hiện đúng tiến độ
II Qu ản lý dự án
1 Khái ni ệm
Quản lý dự án ồm việc lập kế hoạch, tổ chức, giám sát quá trình phát triển của dự
án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra
Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án là đảm bảo công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và đạt chất lượng đề ra, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và
giữ cho phạm vi dự án không thay đổi
Quản lý dự án là sự vận hành các kỹ năng, công cụ, và quy trình quản lý cần thiết
để thực hiện dự án thành công:
+ Các kỹ năng: kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm để giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai dự án và gia tăng được khả năng thành công
+ Các công cụ phù hợp: nhiều loại công cụ được sử dụng để tăng cường cơ hội thành công cho dự án, như là biểu mẫu, phần mềm lập kế hoạch, phần mềm mô hình hóa, phiếu kiểm tra (audit checklist), phiếu nhận xét, đánh giá (review form)
+ Các bộ quy trình/ các quá trình: cần các quy trình và kỹ thuật khác nhau để thúc đẩy và
Trang 5kiểm soát thời gian, chi phí, chất lượng và phạm vi trong dự án Cần kĩ thuật và quy trình quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, quản lý thay đổi, quản lý rủi ro và các vấn đề quản lý
• Quản lý tổng thể:
Lập kế hoạch tổng thể là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic và việc chi tiết hóa các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình
để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau được kết hợp một cách chặt chẽ
• Quản lý phạm vi:
Phạm vi là điều gì cần làm và điều gì không làm Quản lý phạm vi dự án là việc xác định và kiểm soát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định các công việc nào thuộc về dự án, công việc nào không thuộc phạm vi dự án
• Quản lý thời gian:
Quản trị thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối thời gian và kiểm soát tiến độ các công việc của dự án nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án, bao gồm những quy trình nhằm bảo đảm hoàn thành dự án đúng thời hạn Quy trình quản lý thời gian gồm:
o Xác định các hoạt động;
o Sắp xếp thứ tự các hoạt động;
o Dự tính nguồn lực cho từng công việc;
o Ước lượng thời gian cho mỗi hoạt động;
o Phát triển lịch biểu;
o Điều khiển lịch biểu
• Quản lý chi phí:
Chi phí là tài nguyên được hy sinh hay tính trước để thực hiện một mục tiêu rõ ràng hoặc trao đổi cái gì đó Quản lý chi phí là quá trình lập kế hoạch chi phí, kiểm soát chi phí theo tiến độ công việc và theo hạn mức
• Quản lý chất lượng:
Quản trị chất lượng là quá trình lập kế hoạch chất lượng dự án, triển khai, kiểm soát các tiêu chuẩn chất lượng, các công việc và toàn bộ dự án, đảm bảo chất lượng dự án theo đúng tiêu chuẩn đã hoạch định
• Quản lý nhân lực:
Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực dự án là quá trình xác định và tài liệu hóa các vai trò (project roles), trách nhiệm (responsibilities), kỹ năng cần thiết, mối quan hệ giữa các roles và tạo kế hoạch quản lý nhân viên trong một dự án Lợi ích chính yếu của quá trình này là nó thiết lập được vai trò, trách nhiệm trong dự án cho mỗi cá nhân, sơ đồ tổ chức
dự án, và kế hoạch quản lý nhân sự bao gồm việc khi nào thì cần người đổ vào dự án khi nào thì rút người ra
Việc lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực được sử dụng để xác định và nhận biết nguồn nhân lực cùng các kỹ năng cần thiết cho sự thành công của dự án
• Quản lý thông tin:
Trang 6Quy trình kiểm soát và quản lý thông tin dự án bao gồm các bước: thu thập, phân loại, kiểm soát, đánh giá, lưu trữ và báo cáo thông tin Việc này giúp đảm bảo thông tin được cung cấp là chính xác, nhanh chóng, đáp ứng được yêu cầu lấy và chiết xuất thông tin của các bên tham gia vào dự án
• Quản lý rủi ro:
Quản trị rủi ro dự án giúp doanh nghiệp lường trước phát sinh có thể xảy ra để chuẩn
bị phương án phòng tránh kịp thời, tránh tình trạng tắc nghẽn, trong trường hợp xấu nhất
là phải kết thúc dự án sớm vì không thể giải quyết triệt để rủi ro và hậu quả nó gây ra
• Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán:
Là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thương lượng, quản lý các hoạt động và điều việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ cần thiết cho dự
án Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề: Bằng cách nào dự án nhận được hàng hóa và
dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài? Tiến độ cung, chất lượng cung ra sao?
• Quản lý việc chuyển giao:
Đảm bảo bàn giao kết quả đúng như cam kết Hỗ trợ vận hành sản phẩm của dự án vào thực tiễn
• Giai đoạn khởi đầu
• Giai đoạn lên kế hoạch triển khai dự án:
• Giai đoạn tiến hành triển khai dự án:
• Giai đoạn kết thúc dự án:
Khởi đầu + Thiết lập điều
khoản tham chiếu + Chỉ định nhóm
dự án + Thiết lập văn phòng dự án
+ Phát triển một trường hợp kinh doanh
+ Thiết lập Điều khoản tham chiếu + Chỉ định nhóm dự
án + Thiết lập văn phòng
dự án + Thực hiện đánh giá giai đoạn
+ Phát triển một trường hợp kinh doanh
+ Thực hiện một nghiên cứu khả thi
+ Thiết lập điều khoản tham chiếu
+ Chỉ định nhóm dự án + Thiết lập văn phòng dự
án + Thực hiện đánh giá giai đoạn
Lên kế hoạch + Tạo một kế
hoạch dự án + Tạo một kế hoạch chất lượng + Tạo một kế hoạch truyền thống
+ Tạo một kế hoạch
dự án, chất lượng, rủi
ro, truyền thống + Nhà cung cấp, hợp đồng
+ Thực hiện đánh giá giai đoạn
+ Tạo một kế hoạch dự án, tài nguyên, tài chính, chất
lượng, rủi ro, truyền thông…
+ Nhà cung cấp hợp đồng + Xác định quy trình đấu thầu
+ Ban hành tuyên bố công việc
+ Đưa ra yêu cầu thông tin + Đưa ra yêu cầu đề xuất
Trang 7+ Đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp
+ Thực hiện đánh giá giai đoạn
Tiến hành + Xây dựng phân
phối + Giám sát và kiểm soát
+ Xây dựng phân
phối + Giám sát và kiểm soát
+ Thực hiện quản lý thời gian, chi phí,
chất lượng, thay đổi, rủi ro, vấn đề, truyền thông
+ Thực hiện đánh giá giai đoạn
+ Xây dựng phân phối + Giám sát và kiểm soát + Thực hiện quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, thay đổi, rủi ro, vấn đề, truyền thông
+ Thực hiện quản lý đấu thầu
+ Thực hiện đánh giá giai đoạn
Kết thúc + Thực hiện
đóng dự án + Xem xét hoàn thành dự án
+ Thực hiện đóng dự
án + Tài liệu, báo cáo
kết thúc dự án + Hoàn thành các
hoạt động đóng dự án + Xem xét hoàn thành dự án
+ Thực hiện đóng dự án + Báo cáo kết thúc dự án + Hoàn thành các hoạt động đóng dự án + Xém xét hoàn thành dự
án + Thực hiện đánh giá
III Giá tr ị của quản lý dự án đối với công tác quản lý thông tin
a) Nội dung QLTT:
- Hoạt động quản lý vòng đời thông tin của tổ chức/cơ quan: quản lý và vận hành HTTT
để đảm bảo thông tin được thu thập, tạo lập, sắp xếp, bảo quản, truy hồi, sử dụng, tiêu huỷ sao cho hỗ trợ được một cách tốt nhất cho mọi hoạt động của tổ chức
- Nhiệm vụ: Xây dựng chiến lược QLTT, Lập kế hoạch triển khai, Xác định và đề xuất lựa chọn hạ tầng công nghệ, Quản trị các hoạt động trong vòng đời thông tin
b) Thành tố của QLTT
+ Con người
+ Công nghệ
+ Chính sách, quy trình
+ Thông tin, dữ liệu
- Công tác QLTT luôn cần giải pháp/ý tưởng cải tiến
- Thực hiện các dự án là một cách phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ
- Chuyên viên QLTT cần có kiến thức và kỹ năng về QLDA, để có thể là người tham gia phê duyệt, quản lý và thực hiện các dự án
- Hệ thống biểu mẫu
Trang 8- Phần mềm Excel
- Phần mềm quản lý dự án chuyên dụng như:
+ Trello: phần mềm quản lý dự án miễn phí
+ Microsoft Project: phần mềm quản lý tiến độ dự án
+ Basecamp: phần mềm quản lý dự án đầu tư tổng thể
+ Jira: phần mềm quản trị dự án của đơn vị Atlassian
+ Smartsheet: phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể
+ Podio: giúp ứng dụng hiệu quả quy trình quản lý doanh nghiệp
+ Proworkflow: phần mềm quản lý dự án theo quy trình
+ Redbooth: phần mềm quản lý project
+ Easy Project: quản lý công việc và đánh giá nhân sự đơn giản
+ Freedcamp: tổ chức và lên kế hoạch công việc
+ Project Place: quản lý công việc trên một giao diện duy nhất
+ Project Manager: quản lý tiến độ dự án theo thời gian thực
+ Redmine: quản lý tổng thể toàn bộ thông tin dự án
I Giai đoạn khởi đầu
- Tính chất:
Trang 9• Rất quan trọng, quyết định giá trị và tính khả thi của dự án
• Mất nhiều thời gian để cân nhắc, tìm hiểu, xác định, định hướng
- Những lưu ý:
• Xác định rõ giá trị, lợi ích và chi phí
• Tính khả thi của giải pháp được chọn
• Xác định rõ và phù hợp mục tiêu, phạm vi, kết quả chuyển giao, phương thức đánh giá/nghiệm thu
• Cần thực hiện tất cả công việc của khâu khởi đầu để đảm bảo thực hiện được các khâu sau của chu trình quản lý và dự án đạt được thành công
Mục đích: Xác định ý tưởng cho dự án và đưa ra các giá trị mà dự án sẽ mang lại
Nhiệm vụ:
• Xác định vấn đề cần giải quyết:
o Phân tích bối cảnh/thực trạng vấn đề cần giải quyết và chỉ rõ
o Trình bày bản phân tích vấn đề
• Tìm hiểu các phương án có thể giúp giải quyết vấn đề:
o Xác định các giải pháp và mô tả chi tiết từng giải pháp
o Lượng hóa các lợi ích
o Dự đoán chi phí
o Đánh giá tính khả thi
o Xác định rủi ro
o Nêu lên các giả thuyết/điều kiện giả định
• Đề xuất phương án:
o Xếp hạng các phương án có sẵn
o Chỉ ra phương án được chọn/đề xuất
• Mô tả cách triển khai:
o Mô tả các việc cần thực hiện trong từng giai đoạn của dự án
2 Feasibility study – Nghiên cứu tiền khả thi
Trang 103 Terms of reference – Điều khoản tham chiếu/đặt ra đối với dự án
Mục đích: Ban hành văn bản chính thức làm cơ sở cho việc triển khai và nghiệm thu dự
án
Nhiệm vụ:
• Xác định mục đích, phạm vi, kết quả cần chuyển giao của dự án:
o Xác định đích đến của dự án
o Những thứ dự án phải đạt được
o Phạm vi dự án được áp dụng trong khuôn khổ cụ thể (Sản phẩm, dịch vụ, công nghệ, bộ phận nào)
o Những kết quả từ dự án được chuyển giao để đưa vào sử dụng
• Mô tả cơ cấu tổ chức (Các bên tham dự/liên quan của dự án):
o Khách hàng
o Các bên hữu quan: Các bộ phận/người liên quan đến các khía cạnh (chính sách, chủ trương, tài chính, pháp lý, )
o Vai trò và trách nhiệm của các nhân sự liên quan đến dự án: Đơn vị tài trợ, đơn vị giám sát/thẩm định/thẩm tra dự án quản lý dự án, thành viên của dự
án
• Xây dựng kế hoạch tổng thể của dự án-chỉ ra nguồn lực, tài chính, chất lượng:
o Đưa ra hướng thực hiện cho từng giai đoạn của dự án
o Đưa ra kế hoạch khung: Các khâu, hoạt động, khung thời gian thực hiện
o Đưa ra kế hoạch tài chính, chuẩn bị nguồn lực