Tìm hiểu các công cụ soạn thảo văn bản online hoặc offline vàso sánh ưu khuyết điểm

Trang 1 CÁC CÔNG CỤ SOẠN THẢO VĂN BẢNTRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊNKHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TINBÀI TẬP VỀ NHÀĐỀ TÀI:TÌM HIỂU CÁC CƠNG CỤ SOẠN THẢOVĂN BẢN ONLINE HOẶC OFFLINE VÀSO SÁNH ƯU

CÁC CÔNG CỤ SOẠN THẢO VĂN BẢN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÀI TẬP VỀ NHÀ

ĐỀ TÀI:

TÌM HIỂU CÁC CÔNG CỤ SOẠN THẢO VĂN BẢN ONLINE HOẶC OFFLINE VÀ

SO SÁNH ƯU KHUYẾT ĐIỂM

Sinh viên: Lý Anh Quân-22127344 Lớp: 22CLC05

Ngưởi hướng dẫn: ĐẶNG HOÀI THƯƠNG

LÊ NGUYỄN TƯỜNG NHI

MÔN HỌC: NHẬP MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TP HCM, tháng 10 năm 2022

PHẦN A: TÌM HIỂU VỀ CÁC CÔNG CỤ SOẠN THẢO VĂN BẢN 2

I SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN LÀ GÌ? 2

II Các công cụ soạn thảo văn bản và sơ lược các thao tác cơ bản: 3

1 Microsoft Word 3

1.1 Cách định dạng chữ trong văn bản 3

1.2 Định dạng đoạn văn bản 4

1.3 Cách chèn các công cụ trực quan vào văn bản (picture, table, smart art) 5

1.4 Lưu tài liệu đã soạn thảo: 7

2 Google Docs: 7

2.1 Cách sử dụng google docs: 8

2.2 Cách tạo tài liệu mới: 11

2.3 Cách tải file lên với Google docs: 13

2.4 Cách kiểm tra chính tả trong google docs: 14

2.5 Cách chia sẻ file với người khác: 15

PHÀN B: SO SÁNH ƯU KHUYẾT ĐIỂM CỦA TỪNG CÔNG CỤ 17

ĐÁNH GIÁ M C Đ HOÀN THÀNH Ứ Ộ 19

CÁC CÔNG CỤ SOẠN THẢO VĂN BẢN

PHẦN A: TÌM HIỂU VỀ CÁC CÔNG CỤ SOẠN THẢO VĂN BẢN

I SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN LÀ GÌ?

oạn thảo văn bản được hiểu là một trong các kỹ năng tin học văn phòng cho phép người sử dụng làm được những thao tác như gõ văn bản, nhập văn bản hay sửa đổi nội dung Ví dụ Hình 1.a

S

Định dạng văn bản là từ nội dung văn bản “thô” đã được soạn thảo, ta thay đổi kiểu chữ, thước chữ, kẻ khung, tô màu, thêm hình ảnh, … để làm cho văn bản đẹp mắt, dễ nhìn và dễ truyền đạt thông tin đến người đọc

Hình 1 Ví dụ về trước và sau khi soạn thảo & định dạng văn bản

II Các công cụ soạn thảo văn bản và sơ lược các thao tác cơ bản:

1 Microsoft Word

Microsoft Word là chương

trình soạn thảo, xử lý văn bản

phổ biến với tất cả mọi người

dùng máy tính trên toàn thế

giới, được phát triển bởi

Microsoft và thuộc bộ ứng

dụng Microsoft Office

Thông qua các công cụ định

dạng Microsoft Word giúp

bạn tạo ra các tài liệu có chất

lượng chuyên nghiệp một cách hiệu quả Bên cạnh đó, Word còn bao gồm các công

cụ chỉnh sửa và sửa đổi giúp bạn có thể cộng tác với mọi người một cách dễ dàng

1.1 Cách định dạng chữ trong văn bản

Trước khi chỉnh sửa hoặc định dạng văn bản, bạn cần bôi đen vùng văn bản cần chỉnh Sau đó lựa chọn các công cụ định dạng chữ tại tab Trang đầu (Home):

Màu phông Thay đổi màu chữ văn bản Hiệu ứng văn bản Hiệu ứng cho văn bản, như đổ

bóng, phản chiếu

Ý nghĩa một số nút định dạng chữ trong công cụ MS Word

CÁC CÔNG CỤ SOẠN THẢO VĂN BẢN

1.2 Định dạng đoạn văn bản

Một số tác vụ định dạng đoạn văn bao gồm:

 Giãn cách dòng: Để thay đổi khoảng cách giữa các dòng và giữa các đoạn văn, bạn bôi đen vùng văn bản cần giãn cách, nhấn chọn tab Design (Thiết kế) => Paragraph Spacing (Giãn cách Đoạn văn)

=> Chọn khoảng cách phù hợp

 Căn chỉnh đoạn văn: Bôi đen đoạn văn bản cần căn chỉnh, sau đó, tại tab Home, nhìn vào khu vực Paragraph và lựa chọn một trong các tùy chọn như sau:

 Căn lề trái

 Căn lề giữa

 Căn lề phải

 Căn lề đều hai bên

Căn đều

Căn lề phải Căn giữa

Căn trái

 Thụt lề: Bôi đen các đoạn văn cần thụt lề, chọn tab Home

=> bấm vào biểu tượng mũi tên ở dưới cùng bên phải của nhóm Paragraph > nhấp vào mục Indents and Spacing

=> nhập khoảng cách muốn thụt lề ở hộp Left (thụt lề trái) hoặc Right (thụt lề phải) Hoặc bạn có thể nhấn vào biểu

tượng thụt lề trái và thụt lề phải nằm trên nhóm Paragraph (Xem ảnh minh họa)

1.3 Cách chèn các công cụ trực quan vào văn bản (picture,

table, smart art)

a Cách chèn bảng

Chọn Insert => Table => Di

chuyển con trỏ chuột để đánh dấu

số cột và số hàng bạn muốn tạo,

sau đó nhấn chuột trái

ví dụ như hình là tạo

ra bảng 2 cột 2 dòng

b Cách chèn ảnh(picture)



Chọn Insert Picture

Hoặc chọn

insert

shapes để

có các ký

tự hình học

Lựa chọn This Device để tải ảnh từ thiết bị máy tính chèn vào trang văn bản Word.

Hoặc chọn Bing để tìm kiếm ảnh trực tiếp từ web (có kết nối mạng internet).

1.4 Lưu tài liệu đã soạn thảo:

Bước 1: Chọn

File > Save

Bước 2: Cửa sổ

Lưu hiện ra, chọn

đường dẫn thư

mục để lưu tệp tài

liệu

Bước 3: Đặt tên

file cho tệp tài

liệu ở mục File

Name

Bước 4: Chọn

định dạng tài liệu

ở mục Save as

type

Bước 5: Bấm nút

Save để hoàn tất

việc lưu tài liệu

vào máy

2 Google Docs:

là một một trong những công cụ xử lý văn bản online của Google Công

cụ này cho phép người dùng soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, cũng như trình chiếu văn bản một cách dễ dàng trên Internet

2.1 Cách sử dụng google docs:

Để mở và sử dụng Google Docs, người dùng phải đảm bảo có tài khoản email để đăng nhập

 Tạo tài khoản gmail để sử dụng google docs:

o Bước 1: Đầu tiên hãy truy cập vào Gmail => bấm vào mục Tạo tài khoản => Cho bản thân tôi.

o Bước 2: Khi được chuyển đến trang tiếp theo, hãy lần lượt cung

cấp một số thông tin cần thiết để đủ điều kiện tạo tài khoản Các thông tin này về cơ bản chỉ là họ và tên, tên người dùng bạn

muốn đặt và mật khẩu cho tài khoản => bấm vào Tiếp theo.

o Bước 3: Tiến hành xác minh số điện thoại bạn đã đăng ký theo

yêu cầu để đảm bảo bạn là chủ sở hữu thực sự của số điện thoại này chứ không phải một máy tính nào đó

o Bước 4: Sau khi hoàn tất đầy đủ các thông tin cá nhân thì bạn đã

sở hữu 1 tài khoản gmail riêng để có thể sử dụng google docs

Để sử dụng Google Docs thông qua tài khoản gmail:

o Bước 1: Truy cập vào tài khoản gmail của bản thân

o Bước 2: Tại góc trên bên phải màn hình bạn nhấn vào biểu tượng chấm nằm cạnh avatar => Sau đó nhấn chọn Tài liệu (Google Docs).

2.2 Cách tạo tài liệu mới:

 Cách 1:

-Bước 1: Truy cập vào gmail  google docs

 Cách 2:

Bước 1: Bạn hãy truy cập vào Google Drive và nhấn chọn Mới.

Bước 2: Tiếp đến bạn chọn Google tài liệu.

Bước 3: Giao diện tài liệu xuất hiện, tại góc trái trên màn hình bạn hãy nhập tiêu đề và thực hiện các thao tác soạn thảo thông thường.

2.3 Cách tải file lên với Google docs:

Cách 1:

Bước 1: Truy cập vào Google Drive, sau đó nhấn chọn mục Drive của tôi.

Bước 2: Tại giao diện đó bạn hãy chọn mục Tải tệp lên => Chọn tệp bạn muốn tải và nhấn Open.

2.4 Cách kiểm tra chính tả trong google docs:

Bước 1: Chọn vào mục Công cụ (Tool) Chính tả và ngữ pháp

(Spell) Kiểm tra chính tả và ngữ pháp (Spell check)

Bước 2: Sau đó sẽ hiện ra một thanh công cụ có chức năng chỉnh sửa

chính tả và ngữ pháp sẽ hiện ra Chức năng đó sẽ kiểm tra lại toàn bộ văn bản, những lỗi sai chính tả sẽ được gợi ý nhanh chóng để sửa

2.5 Cách chia sẻ file với người khác:

Bước 1: Chọn nút Chia sẻ nằm ở góc trên cùng phía bên phải màn hình

làm việc của google docs

Bước 2: Tại đây Google docs sẽ cho phép bạn được quyền chia sẻ tài

liệu trong nội bộ với một vài người, hoặc cũng có thể chia sẻ công khai tài liệu của mình với một số người không giới hạn bằng cách:

 Trong ô Chia sẻ với mọi người và nhóm, hãy nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ:

Bên cạnh đó, khi bấm chuột vào ô Nhận đường liên kết, bạn có thể

thực hiện việc chỉnh sửa mức độ ảnh hưởng của người dung được share quyền đối với tài liệu bằng cách chọn một trong các tùy chọn dưới đây:

 Tắt: chia sẻ sẽ bị tắt, trong trường hợp bạn đã từng chia sẻ liên kết

này đến một/nhiều người khác,việc tắt nó đi sẽ khiến liên kết đó không còn hoạt động nữa cũng như thu hồi toàn bộ các quyền mà bạn từng cấp cho họ

 Bất kì ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa: nếu bạn muốn cấp cho

người dung quyền được thoải máu chia sẻ quyền đọc, ghi, nhận xét

và chỉnh sửa đầy đủ

 Bất kì ai có liên kết đều có thể nhận xét: nếu bạn muốn cấp cho

người dung quyền được chia sẻ và để lại nhận xét nếu muốn

 Bất kì ai có liên kết đều có thể xem: nếu bạn muốn cấp cho người

được chia sẻ quyền chỉ có thể xem tệp mà không thể chỉnh sửa tệp theo bất cứ hình thức nào

PHÀN B: SO SÁNH ƯU KHUYẾT ĐIỂM CỦA TỪNG CÔNG CỤ

Google docs -có thể sử dụng miễn phí ở bất

kỳ mọi nơi miễn có mạng Internet, không cần phải cài đặt và tiết kiệm thời gian khá nhiều

-Nhiều người có thể làm việc cùng lúc trên tài liệu giúp quá trình làm việc nhóm trở nên thuận lợi hơn

- cung cấp khá đầy đủ các chức năng của Microsoft Word, người dùng có thể dễ dàng chỉnh sửa văn bản hay đưa ra nhận xét

-Mọi thay đổi luôn được lưu trữ trong thời gian thực và nếu liên kết với Google Drive, những dữ liệu đó có thể thấy

dễ dàng khi mở file

-có thể thiết lập quyền chia sẻ tài liệu đó cho những người dùng khác nhau, cho phép họ

có thể xem, chỉnh sửa hoặc thực hiện nhiều việc khác trực tiếp trên văn bản

- Dễ dàng lưu trữ và chỉnh sửa lại trên Microsoft Word

-Giao diện đôi khi có thể bị lỗi, đặc biệt khi người dùng chèn ảnh vào trong văn bản,

họ đôi khi có thể không chỉnh sửa được tài liệu

-không có quá nhiều lựa chọn tính năng như Microsoft Word khi sử dụng với Google Docs -Thiếu hỗ trợ font chữ dành cho Tiếng Việt

dễ dàng tìm kiếm ngay trong văn bản

Microsoft

word

-Microsoft Word ổn định hơn nhiều về hiệu năng đặc biệt ít lỗi vặt

-Giao diện đày đủ và hoàn thiện hơn so với những công

cụ rút gọn khác

- Có thể lưu trữ và xuất dưới nhiều định dạng khác nhau, dễ dàng tương thích với các công

cụ soạn thảo văn bản khác

-Chức năng AutoCorrect thông minh và chức năng tự động lưu văn bản sau một khoảng thời gian nhất định

- Chức năng AutoCorrect có thể là dễ sử dụng đối với nhiều người, tuy nhiên những người không quen với tính năng này

có thể bị khó chịu với việc Microsoft Word tự động chỉnh sửa các từ không cần thiết

- Khi so sánh Microsoft Word

và Google Docs về khoản đồng bộ, người dùng sẽ gặp một chút khó khăn khi họ phải đồng bộ dữ liệu với One Drive

để lưu trữ trực truyến, khá mất thời gian

- Bạn sẽ phải trả tiền cho bộ phần mềm này với giá khá đắt, tất nhiên chi phí để sử dụng bản Office 365 sẽ rẻ hơn và dễ dàng được nâng cấp hơn nhưng nếu sử dụng về lâu dài không mang tính kinh tế

Lý Anh Quân – 22127344 – 22CLC05

ĐÁNH GIÁ M C Đ HOÀN THÀNH Ứ Ộ

STT Nội dung Mức độ hoàn

thành

Ghi chú

11 Đánh giá mức độ hoàn

thành

100%