Các loại văn bản hành chính trong cơ quan Nhà nước

Các loại văn bản hành chính trong cơ quan Nhà nước; Các loại văn bản hành chính trong cơ quan Nhà nước; Các loại văn bản hành chính trong cơ quan Nhà nước; Các loại văn bản hành chính trong cơ quan Nhà nước; Các loại văn bản hành chính trong cơ quan Nhà nước; Các loại văn bản hành chính trong cơ quan Nhà nước; Các loại văn bản hành chính trong cơ quan Nhà nước

Các loại văn bản hành chính?

Theo Căn cứ Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định các loại văn bản hành chính gồm các nội dung sau:

- Nghị quyết (cá biệt): Nghị quyết là một loại văn bản hành chính mang tính quyết

định, thường được ban hành bởi các cơ quan quản lý có thẩm quyền như các cơ quan hành pháp, hội đồng quản trị, ủy ban nhân dân, và có tầm quan trọng đối với việc ra quyết định về các vấn đề cụ thể trong quản lý và hoạt động của cơ quan hoặc tổ chức

- Quyết định (cá biệt): Quyết định là một văn bản hành chính có tính quyết định,

thường được sử dụng để ra lệnh, quyết định, hoặc điều chỉnh các vấn đề cụ thể trong

hệ thống quản lý

- Chỉ thị: Chỉ thị là văn bản hành chính có tính chỉ dẫn, hướng dẫn cụ thể về việc thực

hiện các quy định, chính sách, hoặc quy trình

- Quy chế: Quy chế là các quy tắc, quy định được thiết lập để quản lý và điều hành

các hoạt động, quy trình trong một tổ chức, cơ quan hoặc lĩnh vực cụ thể

- Quy định: Quy định là văn bản hành chính chứa các quy tắc, quy chế chi tiết về

việc thực hiện một quyết định, luật, hoặc chính sách cụ thể

- Thông cáo: Thông cáo là văn bản hành chính thông báo thông tin quan trọng đến

người dùng, khách hàng, hoặc công chúng

- Thông báo: Thông báo là văn bản hành chính dùng để thông báo các quyết định,

thông tin, hoặc yêu cầu đối với các đối tượng cụ thể

- Hướng dẫn: Hướng dẫn là văn bản hành chính chứa các chỉ dẫn, hướng dẫn về

việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể

- Chương trình: Chương trình là văn bản hành chính đề ra kế hoạch thực hiện một

chuỗi hoạt động cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định

- Kế hoạch: Kế hoạch là văn bản hành chính chứa chi tiết các hoạt động, biện pháp

thực hiện một mục tiêu cụ thể trong tương lai

- Phương án: Phương án là văn bản hành chính chứa các giải pháp, cách tiếp cận

để giải quyết một vấn đề hay mục tiêu cụ thể

- Đề án: Đề án là văn bản hành chính chứa kế hoạch chi tiết về việc thực hiện một dự

án hoặc mục tiêu lớn hơn

- Dự án: Dự án là văn bản hành chính mô tả chi tiết về các hoạt động, nguồn lực và

kế hoạch thực hiện một mục tiêu cụ thể

- Báo cáo: Báo cáo là văn bản hành chính chứa thông tin, dữ liệu, và đánh giá về một

tình hình, hoạt động, hoặc kết quả đã đạt được

- Biên bản: Biên bản là văn bản hành chính ghi chép lại nội dung của một cuộc họp,

sự kiện, hoặc thảo luận cụ thể

- Tờ trình: Tờ trình là văn bản hành chính trình bày một vấn đề hoặc đề xuất cho cơ

quan hoặc tổ chức có thẩm quyền xem xét, quyết định

- Hợp đồng: Hợp đồng là văn bản hành chính chứa các điều khoản, điều kiện về

quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia trong một giao dịch

- Công văn: Công văn là văn bản hành chính sử dụng để trao đổi thông tin, yêu cầu

hoặc trình bày quan điểm giữa các cơ quan, tổ chức

- Công điện: Công điện là văn bản hành chính dùng để truyền đạt thông tin, yêu cầu

từ cơ quan hoặc tổ chức cấp cao đến cơ quan hoặc tổ chức cấp dưới

- Bản ghi nhớ: Bản ghi nhớ là văn bản hành chính thể hiện sự đồng ý hoặc thỏa

thuận giữa các bên về việc thực hiện một hoặc nhiều hành động cụ thể

- Bản thỏa thuận: Bản thỏa thuận là văn bản hành chính chứa các điều khoản,

điều kiện mà các bên đã thỏa thuận để thực hiện một giao dịch, hợp tác, hoặc hoạt động cụ thể

- Giấy ủy quyền: Giấy ủy quyền là văn bản hành chính chứng nhận quyền và nghĩa

vụ của người được ủy quyền thực hiện một số hành động thay mặt người

ủy quyền.

- Giấy mời: Giấy mời là văn bản hành chính dùng để mời người hoặc tổ chức tham

gia một sự kiện, cuộc họp, hoặc hoạt động cụ thể

- Giấy giới thiệu: Giấy giới thiệu là văn bản hành chính dùng để giới thiệu, giới

thiệu người hoặc tổ chức cho các mục đích cụ thể

TÌM KIẾM QUẢNG CÁO

Cao Lãnh: Ghế văn phòng tồn kho được bán với giá gần như miễn phí

TÌM HIỂU THÊM

- Giấy nghỉ phép: Giấy nghỉ phép là văn bản hành chính xác nhận cho phép người

hoặc tổ chức nghỉ làm trong một khoảng thời gian cụ thể

- Phiếu gửi: Phiếu gửi là văn bản hành chính dùng để ghi chép việc gửi hàng hóa, tài

liệu, hoặc thông tin từ một địa điểm đến địa điểm khác

- Phiếu chuyển: Phiếu chuyển là văn bản hành chính ghi chép việc chuyển tài liệu,

hàng hóa, hoặc thông tin từ một bên đến bên khác

- Phiếu báo: Phiếu báo là văn bản hành chính thông báo về việc thay đổi, điều

chỉnh, hoặc cập nhật thông tin cụ thể

- Thư công: Thư công là văn bản hành chính thông tin, giao tiếp giữa các cơ quan, tổ

chức thông qua thư tín hoặc email

Các loại văn bản hành chính này được sử dụng để thể hiện, truyền đạt thông tin, quyết định, hướng dẫn, và quản lý các hoạt động trong hệ thống hành chính, đảm bảo sự tuân thủ quy định và tương tác hiệu quả giữa các bên tham gia

 

2 Thể thức trình bày văn bản hành chính chuẩn nhất theo Nghị Định 30

Nghị định 30 quy định cụ thể về thể thức văn bản như sau:

Quốc hiệu và Tiêu ngữ

- Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng

chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12 - 13 Chữ in đậm và nằm ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản

- Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường,

kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13 - 14 Chữ in đậm và canh giữa dưới Quốc hiệu Chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, và có gạch nối (-) giữa các cụm từ, với khoảng cách giữa chúng Dưới Tiêu ngữ có đường kẻ ngang, nét liền, có chiều dài bằng độ dài của dòng chữ

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau bằng dòng đơn

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành là tên chính thức và đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành bao gồm cả tên của cơ quan, tổ chức ban hành và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản ở địa phương, có thêm tên tỉnh, thành hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố ban hành văn bản đóng trụ sở Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể được viết tắt những cụm từ thông dụng

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12

-13, kiểu chữ đứng, đậm, và canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp Dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành có đường kẻ ngang, nét liền, chiều dài từ 1/3 - 1/2

độ dài của dòng chữ và được đặt cân đối so với dòng chữ

- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12 - 13

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau bằng dòng đơn

- Trong trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp quá dài, có thể trình bày thành nhiều dòng để bảo đảm sự rõ ràng và cân đối

Số, ký hiệu của văn bản

- Số của văn bản là số thứ tự văn bản trong 01 năm, do cơ quan, tổ chức ban hành và được đăng ký tại Văn thư cơ quan Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập Trong trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu, chữ

ký số để ban hành văn bản, họ cần có hệ thống số riêng

- Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan,

tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản Đối với công văn,

ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn, và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực liên quan

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể để đảm bảo tính ngắn gọn và dễ hiểu

- Số và ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

+ "Từ 'Số'" được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Sau từ "Số"

có dấu hai chấm (:) Với các số nhỏ hơn 10, cần thêm số 0 phía trước

+ Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không có khoảng cách

Địa danh và thời gian ban hành văn bản

- Địa danh trên văn bản do cơ quan Nhà nước ở trung ương ban hành là tên chính thức của tỉnh, thành phố nơi cơ quan ban hành văn bản đặt trụ sở Địa danh trên văn bản do

cơ quan Nhà nước ở địa phương ban hành là tên chính thức của đơn vị hành chính nơi

cơ quan ban hành văn bản đặt trụ sở Nếu tên đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử, thì cần ghi tên đơn vị hành chính đầy đủ

- Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành, phải được viết đầy đủ Sử dụng chữ số Ả Rập cho ngày, tháng, năm Với các số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2, cần thêm số 0 phía trước

- Địa danh và thời gian ban hành trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ nghiêng

Các chữ cái đầu của địa danh viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung: Tên loại văn bản là tên đặt cho từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ tóm lược nội dung chính của văn bản

- Trình bày tên loại văn bản: Tên loại văn bản được sắp xếp bằng chữ in hoa, cỡ chữ

13 - 14, kiểu chữ đứng và được đặt ở phía trên của phần trích yếu

- Trình bày trích yếu nội dung: Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản Trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng và được đặt trong cùng một dòng với tên loại văn bản Dưới trích yếu nội dung, có đường kẻ ngang với độ dài tương đối, khoảng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ, và được đặt cân đối

so với dòng chữ

TÌM KIẾM QUẢNG CÁO

Cao Lãnh: Ghế văn phòng tồn kho được bán với giá gần như miễn phí

TÌM HIỂU THÊM

Nội dung văn bản:

- Căn cứ ban hành văn bản: Căn cứ ban hành văn bản bao gồm các văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành, cũng như các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản

- Căn cứ ban hành văn bản được ghi rõ: Thông tin về căn cứ ban hành văn bản phải bao gồm đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung (trừ khi là Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành)

- Căn cứ ban hành văn bản được trình bày cụ thể: Thông tin về căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13 - 14, và được đặt dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản Sau mỗi căn cứ, phải xuống dòng và kết thúc bằng dấu chấm phẩy (;), với dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.)

- Viện dẫn văn bản có liên quan: Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, cơ quan ban hành và trích yếu nội dung (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh) Trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó

- Bố cục của nội dung văn bản: Tùy theo tên loại và nội dung, văn bản có thể được chia thành các phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm, hoặc được phân chia thành các phần từ lớn đến nhỏ theo một trình tự cụ thể

- Trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều: Từ “Phần,” “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng và đậm Tiêu đề của phần, chương trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng và đậm

- Trình bày mục, tiểu mục: Từ “Mục,” “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng và đậm Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng và đậm

- Trình bày điều và các mục con: Từ “Điều,” số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 01 cm hoặc 1,27 cm Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập

Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Chữ ký của người có thẩm quyền có thể là chữ ký trên văn bản giấy hoặc chữ ký số trên văn bản điện tử

- Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

+ Ký thay mặt tập thể: Ghi thêm chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức

+ Được giao quyền cấp trưởng: Ghi thêm chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

+ Ký thay người đứng đầu cơ quan: Ghi thêm chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu

+ Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành, ký như cấp phó ký thay cấp trưởng

+ Ký thừa lệnh: Ghi thêm chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

+ Ký thừa uỷ quyền: Ghi thêm chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

- Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký:

+ Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong

cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định

+ Chức danh ghi trên văn bản do tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn

+ Đối với tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức + Đối với tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn

+ Đối với văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo

Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng, ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký

+ Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản Không ghi thêm học hàm, học vị, danh hiệu trước họ tên, trừ trường hợp các đơn

vị vũ trang nhân dân, tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học quy định

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png), nền trong suốt Đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký

Nơi nhận

- Nơi nhận văn bản gồm:

+ Nơi nhận để thực hiện

+ Nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết

+ Nơi nhận để lưu văn bản

- Đối với Tờ trình, Báo cáo và Công văn, nơi nhận bao gồm:

+ Phần thứ nhất: Bắt đầu bằng từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc

+ Phần thứ hai: Bắt đầu bằng từ “Nơi nhận”, tiếp theo là từ “Như trên”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản

- Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản

Các thành phần thể thức khác:

- Phụ lục:

+ Trong trường hợp văn bản đi kèm với Phụ lục, văn bản phải chứa chỉ dẫn về Phụ lục tương ứng Khi văn bản có từ hai Phụ lục trở lên, các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã

+ Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày ở một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng và đậm Tên của Phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và đậm

+ Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục gồm số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

+ Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trình bày cân đối phía dưới tên của Phụ lục, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 - 14, kiểu chữ nghiêng, sử dụng phông chữ giống với nội dung văn bản, màu đen

+ Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục có dạng: "Kèm theo văn bản

số / - ngày tháng năm ", được ghi đầy đủ cho văn bản giấy Đối với văn bản điện tử, không cần điền thông tin tại các vị trí này

+ Đối với các Phụ lục đi kèm với văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không ký số trên Phụ lục

+ Số trang của Phụ lục được đánh số riêng cho từng Phụ lục

- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành:

Dấu chỉ độ mật:

+ Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), cũng như dấu tài liệu thu hồi cho văn bản có nội dung bí mật nhà nước phải tuân theo quy định hiện hành

+ Dấu chỉ độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu tài liệu thu hồi được thiết

kế theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

Dấu chỉ mức độ khẩn:

+ Trong quá trình soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản phải đề xuất mức độ khẩn để người ký văn bản quyết định Tuỳ thuộc vào mức

độ cần được giao phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo các mức: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn

+ Dấu chỉ các mức độ khẩn (HỎA TỐC, THƯỢNG KHẨN, KHẨN) được khắc sẵn trên hình chữ nhật với kích thước tương ứng 30 mm x 8 mm, 40 mm x 8 mm và 20 mm x 8

mm Trong hình chữ nhật, các từ “HỎA TỐC,” “THƯỢNG KHẨN,” và “KHẨN” được viết

bằng chữ in hoa, sử dụng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và đậm Hình chữ nhật này được đặt cân đối bên trong viền đơn

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành:

+ Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, hoặc sử dụng hạn chế, cần sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI” hoặc “LƯU HÀNH NỘI BỘ”

+ Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, sử dụng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13

-14, kiểu chữ đứng và đậm

Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành:

Ký hiệu người soạn thảo văn bản được viết bằng chữ in hoa, số lượng bản phát hành được sử dụng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng

Địa chỉ, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, số Fax:

Các thông tin này được trình bày ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 - 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản

 

3 Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên sự chuyên nghiệp, dễ đọc và thống nhất trong cách trình bày thông tin Dưới đây là chi tiết nội dung liên quan đến kỹ thuật trình bày văn bản hành chính:

- Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang:

+ Khổ giấy: Chọn kích thước giấy phù hợp, thường sử dụng A4

+ Kiểu trình bày: Tuân theo cách trình bày thống nhất, sắp xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới

+ Định lề trang: Đảm bảo định lề trang hợp lý để tạo không gian trống và dễ đọc

- Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ:

+ Phông chữ: Sử dụng phông chữ đơn giản, dễ đọc như Arial, Times New Roman + Cỡ chữ: Sử dụng cỡ chữ phù hợp, thường là 12 hoặc 14

+ Kiểu chữ: Dùng kiểu chữ bình thường, không sử dụng kiểu chữ in đậm hay nghiêng quá mức

- Vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản:

+ Các thành phần thể thức như quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, số ký hiệu, chữ ký người có thẩm quyền, nơi nhận, được sắp xếp theo vị trí chuẩn để tạo sự khoa học

và gọn gàng

+ Số trang văn bản được đặt ở cuối văn bản, thường ở góc dưới bên phải

- Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định:

Thực hiện kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo các hướng dẫn tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP Điều này đảm bảo sự thống nhất và nhất quán trong việc

trình bày các văn bản hành chính

- Viết hoa trong văn bản hành chính:

Tuân theo quy định tại Phụ lục II của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về việc sử

dụng chữ viết hoa trong các trường hợp cụ thể như tiêu đề, tên cơ quan, v.v

- Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính:

Sử dụng chữ viết tắt theo quy định tại Phụ lục III của Nghị định

30/2020/NĐ-CP để ghi tên loại văn bản một cách rõ ràng và ngắn gọn.

Như vậy, thông qua Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được hướng dẫn một cách cụ thể, thay vì phải tuân theo các hướng dẫn trong các thông tư như trước đây Điều này giúp tạo ra sự thống nhất, chất lượng và tính chuyên nghiệp trong việc trình bày văn bản hành chính