1. Tính cấp thiết của đề tài Như chúng ta đều biết trong bất kể các loại hình doanh nghiệp, tổ chức thì bộ phận kế toán là bộ phận đóng vai trò cực kỳ quan trọng quyết định đến tính trung thực và chính xác của các thông tin kinh tế mà tổ chức công bố, ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhà quản trị tại đơn vị, tổ chức đó. Chính vì vậy việc tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) một cách khoa học và hợp lý tại các đơn vị, doanh nghiệp không những đảm bảo cho việc thu thập thông tin, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp, mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản, hoạt động của doanh nghiệp. TCCTKT trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn với đặc thù của hạch toán kế toán. Đây vừa là môn khoa học, vừa là nghệ thuật ứng dụng để việc tổ chức kế toán bảo đảm được tính linh hoạt, hiệu quả và đồng bộ nhằm đạt tới mục tiêu chung là tăng cường được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty TNHH Mai Thanh Dung là một doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh chính ở lĩnh vực buôn bán phụ tùng ô tô trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Trong những năm vừa qua, cùng với sự phát triển và chuyển đổi loại hình từ doanh nghiệp tư nhân thành công ty TNHH, công ty đã thực hiện việc TCCTKT một cách bài bản nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong việc thu thập, hệ thống hóa thông tin nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách đầy đủ, kịp thời tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý tài chính; giúp quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản, tiền vốn của Công ty; ... Tuy nhiên trong điều kiện hệ thống văn bản của Nhà nước về kế toán, thuế, hóa đơn có sự cập nhật và thay đổi, yêu cầu của Ban giám đốc đối với việc cải thiện quy trình công việc nâng cao hiệu quả trong cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định…Chính vì vậy TCCTKT của công ty cũng cần phải có những cải tiến và hoàn thiện. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn nêu trên tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Mai Thanh Dung” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ của mình. Mục đích của nghiên cứu này là nhằm đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán của Công ty sao cho vừa phù hợp với cơ chế chính sách của Nhà nước vừa phù hợp với thực tiễn hoạt động của Công ty. 2. Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu các vấn đề lý luận về TCCTKT trong doanh nghiệp. Nghiên cứu thực trạng TCCTKT tại Công ty TNHH Mai Thanh Dung trong thời gian vừa qua. Đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện TCCTKT tại Công ty Công ty TNHH Mai Thanh Dung trong thời gian đến 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH Mai Thanh Dung. Thời gian nghiên cứu: Thực trạng TCCTKT giai đoạn 20182020 và giải pháp cho giai đoạn từ năm 2022 trở về sau. 4. Phương pháp nghiên cứu 4.1 Phương pháp thu thập tài liệu Thu thập dữ liệu thứ cấp: Thực hiện việc nghiên cứu các tài liệu chuyên ngành, thực hiện chọn lọc các nội dung cần thiết và trình bày lại các nội dung đó một cách khoa học làm cơ sở cho việc đưa ra các đánh giá, nhận xét. Thu thập các tài liệu kế toán: chứng từ, sổ sách, báo cáo,.... của Công ty TNHH Mai Thanh Dung liên quan đến TCCTKT. Thu thập dữ liệu sơ cấp: + Phương pháp quan sát: Quan sát thực tế quy tình xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các công việc liên quan diễn ra tại doanh nghiệp có ảnh hưởng đến nội dung nghiên cứu. + Phương pháp phỏng vấn: Quá trình phỏng vấn sẽ được thực hiện trực tiếp tại Công ty, có thể thực hiện phỏng vấn Kế toán trưởng và các nhân viên kế toán. Các câu hỏi phỏng vấn dự kiến cần được xây dựng phù hợp nhằm thu thập thông tin về các vấn đề sau: Các thông tin về doanh nghiệp: loại hình doanh nghiệp, quy mô vốn, hình thưc tổ chức bộ máy quản lý, số lượng lao động. Các thông tin về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp: tổ chức bộ máy nhân sự, tổ chức các phần hành kế toán, ứng dụng công nghệ thông tin trong hạch toán kế toán, tổ chức kiểm tra kế toán. Mức độ quan tâm của nhà quản lý, đội ngũ kế toán đối với việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp. Mục đích của phương pháp: Thu thập được những thông tin chính xác, kịp thời về tổ chức bộ máy kế toán nói chung, về chính sách kế toán, ưu nhược điểm của các nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. 4.2. Phương pháp phân tích dữ liệu Qua việc thu thập các dữ liệu thứ cấp, dữ liệu sơ cấp, việc phân tích dữ liệu trên và trình bày kết quả phân tích nhằm đạt được các mục tiêu đề ra khi thực hiện đề tài. Đối với những dữ liệu về tình hình lao động, tình hình tài sản, kết quả kinh doanh, đề tài sữ dử dụng các chỉ tiêu tính toán về số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân, tốc độ phát triển bình quân... để phân tích mức độ và xu hướng biến động về tình hình hoạt động của các doanh nghiệp từ đó có được những nhận xét đánh giá. Đối với các dữ liệu thu thập được liên quan trực tiếp đến nội dung tổ chức công tác kế toán, sau khi tiến hành phản ánh, đề tài sẽ tập trung vào việc đánh giá, phân tích những kết quả đạt được và những tồn tại của doanh nghiệp. Việc phân tích phải dựa trên việc so sánh với cơ sở lý luận đã được tổng hợp, trình bày nhằm đưa ra những nhận định chính xác, có cơ sở khoa học hướng tới việc đề xuất các giải pháp hợp lý để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp. 5. Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung luận văn được kết cấu gồm 3 chương với nội dung như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về TCCTKT trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng TCCTKT tại Công ty TNHH Mai Thanh Dung Chương 3: Giải pháp hoàn thiện TCCTKT tại Công ty TNHH Mai Thanh Dung 6. Tổng quan nghiên cứu về đề tài Trong quá trình nghiên cứu về TCCTKT của các doanh nghiệp, để đảm bảo tính phù hợp và toàn diện, tác giả đã khảo cứu một số công trình khoa học nghiên cứu về TCCTKT đã công bố. Thông qua các công trình nghiên cứu này tác giả sẽ kế thừa một số lý luận cơ bản về TCCTKT trong doanh nghiệp vào bài nghiên cứu của mình. Một số các nghiên cứu tiêu biểu có thể kể đến đó là : (1) Luận văn “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần dệt may 293”, của tác giả Phạm Thị Mến, luận văn thạc sỹ năm 2020. Qua nghiên cứu, tác giả đã hệ thống hóa và phát triển những vấn đề lý luận về TCCTKT ở các doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, khảo sát thực trạng TCCTKT tại Công ty cổ phần dệt 293 một cách hệ thống. Luận văn phản ánh một cách khách quan những kết quả đã đạt được cũng như những vấn đề còn tồn tại cần hoàn thiện và lý giải những nguyên nhân khách quan và chủ quan của tình trạng trên. Từ đó, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty. (2) Luận văn thạc sĩ với đề tài “Hoàn thiện TCCTKT tại Công ty TNHH Chiêu Bấu” của tác giả Lâm Bảo Trung (2018). Đây là đề tài đi sâu vào trình bày lý luận về TCCTKT trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa. phân tích sâu các đặc điểm trong TCCTKT tại một công ty kinh doanh tổng hợp trên địa bàn tình Kiên Giang và đề xuất một số các giải pháp hoàn thiện về bộ máy, tổ chức sổ sách, hệ thống báo cáo quản trị. (3) Luận văn thạc sĩ với đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Trường Tài Phát” của tác giả Trần Thị Hà My (2019). Trong đề tài tác giả đã nghiên cứu thực trạng của tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Trường Tài Phát và đưa ra những tồn tại, hạn chế về tổ chức công tác kế toán tại công ty như: Công ty vẫn còn hiện tượng thiếu chữ ký ở các chứng từ như giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, phiếu thu...; hệ thống tài khoản còn một số tài khoản chưa được mở chi tiết... Tác giả đã đề xuất một số phương hướng, giải pháp cụ thể như: quy định lại các nội dung cơ bản của việc kiểm tra, luân chuyển chứng từ; mở chi tiết tài khoản công nợ phải trả để từ chi tiết đó có thể theo dõi được hạn mức công nợ và tuổi nợ chi tiết của từng khách hàng… (4) Luận văn thạc sĩ với đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Yên Thịnh” (2017) của tác giả Nguyễn Thị Trúc Quỳnh. Đề tài phân tích thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Yên Thịnh. Qua thực tế cho thấy, tổ chức công tác kế toán tại Công ty này còn tồn tại một số hạn chế như: Việc cập nhật những thay đổi trong chính sách, chế độ về tài chính kế toán còn chưa phù hợp với quy mô của Công ty; chưa thiết lập được mối liên quan các công việc của các phần hành kế toán với nhau trong Công ty; việc ghi chép nội dung trên hóa đơn, chứng từ còn chưa đầy đủ; chưa thiết lập hệ thống kiểm tra kế toán một cách bài bản;… Trên cơ sở nghiên cứu và phân tích thực trạng tại Công ty tác giả đã đưa ra một số giải pháp kiến nghị đối với Công ty như: đề xuất Công ty nên sử dụng hóa đơn điện tử để tránh việc ghi chép sai sót trên hóa đơn; xây dựng bộ máy nhận sự kiểm tra kế toán và xây dựng nội dung công tác kiểm tra kế toán …Tuy nhiên, tác giả chưa đưa ra nhu cầu thông tin quản trị trong tổ chức kế toán tại đơn vị. Qua quá trình đánh giá tổng quan các nghiên cứu và tài liệu liên quan đến TCCTKT, tác giả nhận thấy rằng mỗi một phạm vi nghiên cứu khác nhau các nghiên cứu đi trước đều nêu ra những vấn đề chưa hoàn thiện và từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp với phạm vi nghiên cứu đó. Từ trước cho đến nay, tại Công ty TNHH Mai Thanh Dung chưa có bất kỳ công bố nào có liên quan.
Tính cấp thiết của đề tài
Như chúng ta đều biết trong bất kể các loại hình doanh nghiệp, tổ chức thì bộ phận kế toán là bộ phận đóng vai trò cực kỳ quan trọng quyết định đến tính trung thực và chính xác của các thông tin kinh tế mà tổ chức công bố, ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhà quản trị tại đơn vị, tổ chức đó. Chính vì vậy việc tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) một cách khoa học và hợp lý tại các đơn vị, doanh nghiệp không những đảm bảo cho việc thu thập thông tin, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp, mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản, hoạt động của doanh nghiệp TCCTKT trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn với đặc thù của hạch toán kế toán Đây vừa là môn khoa học, vừa là nghệ thuật ứng dụng để việc tổ chức kế toán bảo đảm được tính linh hoạt, hiệu quả và đồng bộ nhằm đạt tới mục tiêu chung là tăng cường được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Mai Thanh Dung là một doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh chính ở lĩnh vực buôn bán phụ tùng ô tô trên địa bàn thành phố Đà Nẵng Trong những năm vừa qua, cùng với sự phát triển và chuyển đổi loại hình từ doanh nghiệp tư nhân thành công ty TNHH, công ty đã thực hiện việc TCCTKT một cách bài bản nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong việc thu thập, hệ thống hóa thông tin nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách đầy đủ, kịp thời tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý tài chính; giúp quản lý chặt chẽ tài sản,tiền vốn ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản, tiền vốn của Công ty; Tuy nhiên trong điều kiện hệ thống văn bản của Nhà nước về kế toán, thuế, hóa đơn có sự cập nhật và thay đổi, yêu cầu của Ban giám đốc đối với việc cải thiện quy trình công việc nâng cao hiệu quả trong cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định…Chính vì vậy TCCTKT của công ty cũng cần phải có những cải tiến và hoàn thiện.
Xuất phát từ lý luận và thực tiễn nêu trên tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Mai Thanh Dung” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ của mình Mục đích của nghiên cứu này là nhằm đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán của Công ty sao cho vừa phù hợp với cơ chế chính sách của Nhà nước vừa phù hợp với thực tiễn hoạt động của Công ty.
Mục tiêu nghiên cứu
- Nghiên cứu các vấn đề lý luận về TCCTKT trong doanh nghiệp.
- Nghiên cứu thực trạng TCCTKT tại Công ty TNHH Mai Thanh Dung trong thời gian vừa qua.
- Đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện TCCTKT tại Công ty Công ty TNHH Mai Thanh Dung trong thời gian đến
Phương pháp nghiên cứu
4.1 Phương pháp thu thập tài liệu
- Thu thập dữ liệu thứ cấp: Thực hiện việc nghiên cứu các tài liệu chuyên ngành, thực hiện chọn lọc các nội dung cần thiết và trình bày lại các nội dung đó một cách khoa học làm cơ sở cho việc đưa ra các đánh giá, nhận xét Thu thập các tài liệu kế toán: chứng từ, sổ sách, báo cáo, của Công ty TNHH Mai Thanh Dung liên quan đến TCCTKT.
- Thu thập dữ liệu sơ cấp:
+ Phương pháp quan sát: Quan sát thực tế quy tình xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các công việc liên quan diễn ra tại doanh nghiệp có ảnh hưởng đến nội dung nghiên cứu.
+ Phương pháp phỏng vấn: Quá trình phỏng vấn sẽ được thực hiện trực tiếp tại Công ty, có thể thực hiện phỏng vấn Kế toán trưởng và các nhân viên kế toán Các câu hỏi phỏng vấn dự kiến cần được xây dựng phù hợp nhằm thu thập thông tin về các vấn đề sau:
Các thông tin về doanh nghiệp: loại hình doanh nghiệp, quy mô vốn, hình thưc tổ chức bộ máy quản lý, số lượng lao động.
Các thông tin về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp: tổ chức bộ máy nhân sự, tổ chức các phần hành kế toán, ứng dụng công nghệ thông tin trong hạch toán kế toán, tổ chức kiểm tra kế toán.
Mức độ quan tâm của nhà quản lý, đội ngũ kế toán đối với việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp.
Mục đích của phương pháp: Thu thập được những thông tin chính xác,kịp thời về tổ chức bộ máy kế toán nói chung, về chính sách kế toán, ưu nhược điểm của các nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
4.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Qua việc thu thập các dữ liệu thứ cấp, dữ liệu sơ cấp, việc phân tích dữ liệu trên và trình bày kết quả phân tích nhằm đạt được các mục tiêu đề ra khi thực hiện đề tài. Đối với những dữ liệu về tình hình lao động, tình hình tài sản, kết quả kinh doanh, đề tài sữ dử dụng các chỉ tiêu tính toán về số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân, tốc độ phát triển bình quân để phân tích mức độ và xu hướng biến động về tình hình hoạt động của các doanh nghiệp từ đó có được những nhận xét đánh giá. Đối với các dữ liệu thu thập được liên quan trực tiếp đến nội dung tổ chức công tác kế toán, sau khi tiến hành phản ánh, đề tài sẽ tập trung vào việc đánh giá, phân tích những kết quả đạt được và những tồn tại của doanh nghiệp Việc phân tích phải dựa trên việc so sánh với cơ sở lý luận đã được tổng hợp, trình bày nhằm đưa ra những nhận định chính xác, có cơ sở khoa học hướng tới việc đề xuất các giải pháp hợp lý để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp.
Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung luận văn được kết cấu gồm
3 chương với nội dung như sau:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về TCCTKT trong doanh nghiệp
- Chương 2: Thực trạng TCCTKT tại Công ty TNHH Mai Thanh Dung
- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện TCCTKT tại Công ty TNHH Mai ThanhDung
Tổng quan nghiên cứu về đề tài
Trong quá trình nghiên cứu về TCCTKT của các doanh nghiệp, để đảm bảo tính phù hợp và toàn diện, tác giả đã khảo cứu một số công trình khoa học nghiên cứu về TCCTKT đã công bố Thông qua các công trình nghiên cứu này tác giả sẽ kế thừa một số lý luận cơ bản về TCCTKT trong doanh nghiệp vào bài nghiên cứu của mình Một số các nghiên cứu tiêu biểu có thể kể đến đó là :
(1) Luận văn “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần dệt may 29/3”, của tác giả Phạm Thị Mến, luận văn thạc sỹ năm 2020 Qua nghiên cứu, tác giả đã hệ thống hóa và phát triển những vấn đề lý luận về TCCTKT ở các doanh nghiệp Trên cơ sở đó, khảo sát thực trạng TCCTKT tại Công ty cổ phần dệt 29/3 một cách hệ thống Luận văn phản ánh một cách khách quan những kết quả đã đạt được cũng như những vấn đề còn tồn tại cần hoàn thiện và lý giải những nguyên nhân khách quan và chủ quan của tình trạng trên Từ đó, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty.
(2) Luận văn thạc sĩ với đề tài “Hoàn thiện TCCTKT tại Công ty
TNHH Chiêu Bấu” của tác giả Lâm Bảo Trung (2018) Đây là đề tài đi sâu vào trình bày lý luận về TCCTKT trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa phân tích sâu các đặc điểm trong TCCTKT tại một công ty kinh doanh tổng hợp trên địa bàn tình Kiên Giang và đề xuất một số các giải pháp hoàn thiện về bộ máy, tổ chức sổ sách, hệ thống báo cáo quản trị.
(3) Luận văn thạc sĩ với đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại
Công ty TNHH Trường Tài Phát” của tác giả Trần Thị Hà My (2019) Trong đề tài tác giả đã nghiên cứu thực trạng của tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Trường Tài Phát và đưa ra những tồn tại, hạn chế về tổ chức công tác kế toán tại công ty như: Công ty vẫn còn hiện tượng thiếu chữ ký ở các chứng từ như giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, phiếu thu ; hệ thống tài khoản còn một số tài khoản chưa được mở chi tiết
Tác giả đã đề xuất một số phương hướng, giải pháp cụ thể như: quy định lại các nội dung cơ bản của việc kiểm tra, luân chuyển chứng từ; mở chi tiết tài khoản công nợ phải trả để từ chi tiết đó có thể theo dõi được hạn mức công nợ và tuổi nợ chi tiết của từng khách hàng…
(4) Luận văn thạc sĩ với đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty
TNHH thương mại và dịch vụ Yên Thịnh” (2017) của tác giả Nguyễn Thị Trúc
Quỳnh Đề tài phân tích thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Yên Thịnh Qua thực tế cho thấy, tổ chức công tác kế toán tại Công ty này còn tồn tại một số hạn chế như: Việc cập nhật những thay đổi trong chính sách, chế độ về tài chính kế toán còn chưa phù hợp với quy mô của Công ty; chưa thiết lập được mối liên quan các công việc của các phần hành kế toán với nhau trong Công ty; việc ghi chép nội dung trên hóa đơn, chứng từ còn chưa đầy đủ; chưa thiết lập hệ thống kiểm tra kế toán một cách bài bản;…
Trên cơ sở nghiên cứu và phân tích thực trạng tại Công ty tác giả đã đưa ra một số giải pháp kiến nghị đối với Công ty như: đề xuất Công ty nên sử dụng hóa đơn điện tử để tránh việc ghi chép sai sót trên hóa đơn; xây dựng bộ máy nhận sự kiểm tra kế toán và xây dựng nội dung công tác kiểm tra kế toán …Tuy nhiên, tác giả chưa đưa ra nhu cầu thông tin quản trị trong tổ chức kế toán tại đơn vị.
Qua quá trình đánh giá tổng quan các nghiên cứu và tài liệu liên quan đến TCCTKT, tác giả nhận thấy rằng mỗi một phạm vi nghiên cứu khác nhau các nghiên cứu đi trước đều nêu ra những vấn đề chưa hoàn thiện và từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp với phạm vi nghiên cứu đó Từ trước cho đến nay,tại Công ty TNHH Mai Thanh Dung chưa có bất kỳ công bố nào có liên quan.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1 Các khái niệm có liên quan
Theo nội dung của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 thì : ”Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin nghiệp vụ kinh tế, tài chính dưới hình thái giá trị, hiện vật và thời gian lao động” Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán.
- Đơn vị kế toán: Đơn vị kế toán có thể hiểu là một thực thể kế toán Một thực thể kế toán là bất kỳ một đơn vị kinh kế kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế Mỗi cá nhân có thể là một thực thể kế toán Một đơn vị bất kể được tổ chức như một doanh nghiệp, một công ty là một thực thể kế toán Các cơ quan Nhà nước cũng như tất cả các câu lạc bộ hay tổ chức không thu lợi nhuận là một thực thể kế toán.
Tất cả các đơn vị nói chung và các doanh nghiệp nói riêng đều phải tổ chức thực hiện công tác kế toán, những đơn vị này được gọi là đơn vị kế toán.
Có thể nói rằng ở đâu có sự quản lý độc lập hay có sự phân cấp quản lý thì ở đó phải hình thành đơn vị kế toán.
Các đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh được phân chia thành 3 cấp:
+ Đơn vị kế toán cấp chủ quản.
+ Đơn vị kế toán cấp cơ sở (doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập).
+ Đơn vị kế toán phụ thuộc (chỉ hạch toán kinh tế nội bộ).
- Tổ chức công tác kế toán:
Theo giáo trình TCCTKT doanh nghiệp của Trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh năm 2012 thì ”TCCTKT là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ 2phận phòng ban khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế toán đáp ứng được các yêu cầu của đơn vị”.
Trong khi đó theo Giáo trình TCCTKT của Học viện tài chính năm 2009 thì ”TCCTKT là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của đơn vị”
TCCTKT cần được hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kỹ thuật hạch toán, tổ chức vận dụng các chế độ, thể lệ kế toán… mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng của hệ thống các yếu tố đó.
TCCTKT được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác.
TCCTKT là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế toán cơ sở. TCCTKT là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho mục đích quản lý.
TCCTKT là tổ chức một khối lượng công tác kế toán và bộ máy nhân sự của kế toán trên cơ sở vận dụng chế độ kế toán trong điều kiện cụ thể của từng đơn vị (yêu cầu là phải gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý).
1.1.2 Sự cần thiết của tổ chức công tác kế toán
Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hàng hóa, lúc đầu hình thành từ việc ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu mà kế toán ngày càng phát triển và hình thành các hình thức kế toán như ngày nay. Ngày nay sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi nền tài chính quốc gia phải được đổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn định của môi trường kinh tế, hệ thống pháp luật tài chính kế toán, lành mạnh hóa quan hệ và các hoạt động tài chính.
Công tác kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế tài chính đảm nhiệm vai trò cung cấp thông tin có ích cho các quyết định kinh tế Vì vậy kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tài chính của Nhà nước và rất cần thiết, quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp. 1.1.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
Cơ cấu tổ chức kế toán phải là một bộ phận thống nhất về mặt quản lý doanh nghiệp và có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác;
Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế độ kế toán hiện hành;
Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm bảo sự so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh;
Bảo đảm tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán(phương pháp kế toán hàng tồn kho, phương pháp kế toán tính giá thành, phương pháp hạch toán ngoại tệ).
+ Phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị; + Phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước, bộ, ngành;
+ Phù hợp với khả năng, trình độ của các kế toán viên;
+ Phù hợp với thông lệ quốc tế.
- Nguyên tắc hiệu quả: Đảm bảo thu thập, hệ thống hóa thông tin và cung cấp thông tin hiệu quả về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp;
Tính toán sao cho chi phí ít nhất vẫn đảm bảo được công việc kế toán đạt hiệu quả cao nhất.
Trên đây là những nguyên tắc cơ bản có tính bao quát toàn bộ quá trình tổ chức công tác kế toán Trong quá trình triển khai TCCTKT, các doanh nghiệp phải tuân thủ và thực hiện một cách đầy đủ các nguyên tắc này nhằm tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý và hiệu quả nhất Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng điều kiện cụ thể, các doanh nghiệp còn phải tuân theo những nguyên tắc cũng như dựa vào các căn cứ cụ thể trong từng nội dung tổ chức để đảm bảo tính khoa học của tất cả các nội dung trong TCCTKT doanh nghiệp.
NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TCCTKT có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác quản lý nói chung và trong công tác quản lý tài chính nói riêng của các doanh nghiệp Do đó,việc nghiên cứu nội dung TCCTKT tại doanh nghiệp là vấn đề cần thiết trong giai đoạn hiện nay Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn bảo đảm cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau Nội dung của TCCTKT bao gồm:
- Tổ chức bộ máy kế toán và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán;
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán;
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán;
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán;
- Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán;
- Tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ.
1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán và ứng dụng khoa học CNTT vào công tác kế toán
1.2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Theo quy định tại Điều 49 của Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam:
"Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê người làm kế toán".
Bộ máy kế toán là một tập hợp các cán bộ, nhân viên kế toán nhằm bảo đảm thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán của doanh nghiệp, tổ chức bộ máy kế toán được hiểu như là việc cơ cấu nhân sự, phân công lao động cho các thành viên trong bộ máy kế toán (lao động kế toán) Tổ chức bộ máy kế toán còn bao gồm cả việc tổ chức phương tiện, thiết bị cho lao động kế toán. Mỗi nhân viên trong bộ máy kế toán đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trong quá trình công tác kế toán, các mối quan hệ nghiệp vụ qua lại với nhau trong quá trình thực hiện công việc của mỗi người, mỗi bộ phận.
Khi tổ chức bộ máy kế toán, các đơn vị kế toán phải bố trí cán bộ đúng chức danh, tiêu chuẩn quy định cán bộ kế toán phải được đảm bảo quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ quy định trong chế độ kế toán, phù hợp với khả năng chuyên môn và khối lượng công việc kế toán Người làm kế toán phải đảm bảo các tiêu chuẩn quy định trong Luật kế toán; có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán; thực hiện công việc theo sự phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn nghiệp vụ của mình Khi thay đổi người làm kế toán phải thực hiện việc bàn giao kế toán, kế toán mới chịu trách nhiệm về công việc của mình kể từ ngày nhận bàn giao công việc, cán bộ kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc trong thời gian mình phụ trách Tất cả các bộ phận và mọi người trong đơn vị có liên quan đến công tác kế toán đều phải nghiêm chỉnh chấp hành các nguyên tắc, chế độ kế toán có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng từ và tài liệu cần thiết cho công tác kế toán và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các chứng từ và tài liệu do mình cung cấp Đảm bảo công việc một cách đồng thời, giảm thời gian chờ đợi công việc để tăng năng xuất lao động.
Căn cứ vào tính chất, nội dung công việc chuyên môn nghiệp vụ, lao động kế toán có thể được chia thành:
+ Nhân viên hạch toán: Là nhân viên kế toán làm việc tại các đơn vị kế toán cơ sở, thực hiện từng công việc kế toán cụ thể, độ phức tạp thấp (hạch toán ban đầu), trình độ đào tạo thấp;
+ Kế toán viên: Là nhân viên có nghiệp vụ kế toán, làm việc tại đơn vị kế toán Kế toán viên phải có trình độ chuyên môn nghề nghiệp, được đào tạo chuyên ngành kế toán;
+ Chuyên viên kế toán: Là nhân viên chuyên môn nghiệp vụ kế toán trong hệ thống quản lý nhà nước, thực hiện các công việc nghiên cứu, soạn thảo chế độ kế toán , căn cứ vào tính chất và nội dung công việc chuyên viên kế toán có thể được chia thành nhiều cấp bậc chuyên viên khác nhau, có chuyên viên chính và chuyên viên cao cấp.
Trong doanh nghiệp kế toán viên có thể có các chức danh sau:
+ Kế toán phần hành: Là kế toán viên được chuyên môn hoá sau theo từng phần hành hoặc có thể kiêm nghiệm một số phần hành có trách nhiệm phản ánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm tra thông qua việc ghi chép đối tượng kế toán phụ trách từ khâu hạch toán ban đầu đến việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra cuối cùng là lập báo cáo phần hành được giao Kế toán phần hành còn có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành việc ghi sổ tổng hợp hoặc lập báo cáo kế toán chung khác ngoài báo cáo kế toán phần hành;
+ Kế toán tổng hợp: Có chức năng nhiệm vụ tổng hợp các phần hành kế toán tại đơn vị kế toán, lập bảng báo cáo kế toán tổng hợp;
+ Kế toán trưởng: Tổ chức chỉ đạo các phần hành kế toán, kiểm tra, giám sát toàn bộ các mặt hoạt động tài chính tại đơn vị, tham mưu cho lãnh đạo đơn vị để có thể đưa ra quyết định hợp lý.
Hình thức TCCTKT là việc lựa chọn, sắp xếp bộ máy đó làm việc theo dạng nào cho phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với trình độ tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của doanh nghiệp Một số căn cứ để lựa chọn hình thức tổ chức kế toán hợp lý như:
+ Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh, lĩnh vực sản xuất kinh doanh;
+ Qui mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp (không gian bố trí các đơn vị);
+ Đặc điểm về tổ chức doanh nghiệp, mức độ phân cấp quản lý kế toán tài chính;
+ Biên chế và năng lực trình độ của đội ngũ kế toán của đơn vị;
+ Trình độ, trang thiết bị phương tiện kỹ thuật;
+ Điều kiện về thị trường và chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Hiện nay có 3 hình thức tổ chức: TCCTKT tập trung, tổ chức công tác kế toán phân tán, tổ chức công tác kế toán nửa tập trung nửa phân tán. a Tổ chức công tác kế toán tập trung:
Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có hoặc không có đơn vị trực thuộc, có quy mô vừa và nhỏ, công việc hạch toán không nhiều, hoặc đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng địa bàn tập trung, phương tiện thông tin liên lạc dễ dàng Theo hình thức này toàn doanh nghiệp (Công ty, Tổng công ty) chỉ có một phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở, còn các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng Trong trường hợp này đơn vị trực thuộc chưa được phân cấp quản lý kế toán tài chính nội bộ ở mức độ chưa cao.
Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê tài chính trong toàn doanh nghiệp Tại đơn vị trực thuộc có các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập và kiểm tra chứng từ để hàng ngày hoặc định kỳ chuyển về phòng kế toán kiểm tra, luân chuyển và ghi sổ kế toán.
Tổ chức theo hình thức này thì bộ máy kế toán ở doanh nghiệp là chủ yếu có thể chia làm nhiều bộ phận như sau:
+ Bộ phận tài chính kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán;
+ Bộ phận kế toán tài sản cố định và hàng tồn kho;
+ Bộ phận kế toán chi phí nhân công và bảo hiểm xã hội;
+ Bộ phận tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành;
+ Bộ phận kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh;
+ Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra. Ưu điểm của hình thức này là có thể chỉ đạo kịp thời công tác kế toán, giúp cho công tác quản lý được chặt chẽ hơn, dễ ứng dụng CNTT và hiện đại hoá công tác kế toán Tuy nhiên cũng có nhược điểm là công tác kế toán không gắn liền với sản xuất kinh doanh ở cơ sở, không nâng cao hiệu lực quản lý ở cấp cơ sở. b Tổ chức công tác kế toán phân tán:
Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, có các đơn vị trực thuộc mà mỗi đơn vị trực thuộc đều được hạch toán tương đối hoàn chỉnh, địa bàn phân tán Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vừa có một phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở (ở đơn vị chính: Công ty, tổng công ty ), vừa tổ chức phòng kế toán ở đơn vị trực thuộc Các đơn vị trực thuộc trong trường hợp này đã được phân cấp quản lý kế toán tài chính nội bộ ở mức độ cao như được giao vốn, hạch toán kết quả kinh doanh.
Trong trường hợp này toàn bộ công việc kế toán tài chính của doanh nghiệp được phân công như sau:
+ Phòng kế toán trung tâm: Thực hiện các phần công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và báo cáo kế toán phần công việc thực hiện Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính, hướng dẫn thực hiện công tác kế toán và thống kê, hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc, thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc để tổng hợp lập báo cáo kế toán toàn doanh nghiệp;
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Hoạt động kinh doanh thương mại có những đặc điểm chủ yếu sau:
- Hoạt động thương mại trong các doanh nghiệp có nhiều đặc điểm riêng, khác biệt với các hoạt động sản xuất vật chất tạo ra sản phẩm Chính việc mua đi để bán lại cho thấy doanh nghiệp thương mại thông thường không chỉ tập trung vào một vài loại hàng hóa mà đa phần các công ty thường kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau Ví dụ doanh nghiệp kinh doanh phụ tùng ô tô thì các loại sản phẩm và chi tiết của phụ tùng ô tô rất nhiều có khi lên đến hàng trăm loại Chính đặc điểm này dẫn đến thực tế là quá trình kinh doanh và quản lý hoạt động kinh doanh trong các công ty thương mại thường phải theo dõi chi tiết giá mua vào, bán ra, chi phí và doanh thu cho từng loại mặt hàng, việc quản lý hàng tồn kho, mã hóa và theo dõi đối tượng trên các tài khoản để thực hiện công tác kế toán tương đối khó khăn và đòi hỏi kế toán phải đạt được các trình độ và năng lực cao trong công việc.
- Các doanh nghiệp thương mại đa phần đều sử dụng phương thức bán hàng kết hợp vừa bán buôn và bán lẻ do đó đối tượng nhà cung cấp đặc biệt là khách hàng của họ rất đa dạng Đây cũng chính là đặc điểm dẫn đến trong công tác kế toán, nội dung liên quan đến việc theo dõi, phản ánh các đối tượng kế toán mà đặc biệt là công nợ trong doanh nghiệp thương mại khá phức tạp Bởi lẽ các phần hành rất quan trọng trong đơn vị như mua vào, bán ra đều phải được theo dõi chi tiết, phát sinh thường xuyên và liên tục Hệ thống các chứng từ kế toán phải được tổ chức khoa học, logic tránh nhầm lẫn và luân chuyển kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị
- Hoạt động thương mại không mang tính thời vụ mà diễn ra liên tục ở tất cả các thời điểm trong năm, đồng thời lại phụ thuộc nhiều vào các điều kiện thị trường bên ngoài như chính sách thuế, tỷ giá nhập khẩu, cầu của thị trường, mức độ sản xuất và cung ứng của nhà cung cấp, nhà sản xuất Chính đặc điểm này đòi hỏi tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại phải tổ chức bộ máy kế toán khoa học, phù hợp với việc phân tán theo hệ thống kho bãi, chi nhánh, cửa hàng bán hàng mà công ty kinh doanh.
- Tùy theo yêu cầu của quản lý doanh nghiệp, công ty thương mại đều phải theo dõi và tính toán, lập các báo cáo bộ phận, báo cáo nhập xuất tồn cung cấp thông tin về hàng tồn kho, doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo từng mặt hàng kinh doanh, từng cửa hàng theo từng thời điểm để kịp thời điều chuyển hàng hóa nội bộ, phục vụ việc bán hàng và cung ứng hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng Chính vì vậy trong quá trình thực hiện, các công ty thương mại đều phải tiến hành việc mã hóa các đối tượng hàng hóa, cửa hàng và áp dụng các phần mềm hỗ trợ công tác kế toán và quản lý vật chất Việc tin học hóa công tác kế toán là điều cần thiết phải thực hiện để đảm bảo việc theo dõi, hạch toán và lập các báo cáo một cách kịp thời nhanh chóng.
TCCTKT là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp TCCTKT một cách hợp lý với điều kiện về quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp TCCTKT không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp, mà nó còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ qua lại, các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kế toán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có của mình TCCTKT trong doanh nghiệp bao gồm những nội dung sau đây:
- Tổ chức bộ máy kế toán và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán;
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán;
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán;
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán;
- Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán;
- Tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY TNHH MAI THANH DUNG
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MAI THANH DUNG
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Từ tháng 08/2004 đến tháng 05/2006: Giai đoạn hình thành đặt nền móng đầu tiên cho hoạt động sản xuất kinh doanh, lấy tên là “Doanh nghiệp tư nhân Mai Thanh Dung” Doanh nghiệp chính thức thành lập vào ngày
07/08/2004, giấy phép đăng ký kinh doanh lần số 320001768 thuộc sở kế hoạch đầu tư Đà Nẵng, ngành nghề hoạt động là kinh doanh phụ tùng ô tô như xăm, lốp, bình điện, ắc quy… Đây là giai đoạn doanh nghiệp ổn định bộ máy tổ chức và lên kế hoạch cho các hoạt động kinh doanh, thiết lập các mối quan hệ với bạn hàng đầu vào, đầu ra.
Từ tháng 05/2006 đến tháng 09/2008: Giai đoạn tạo dựng thương hiệu và tìm kiếm, mở rộng thị trường Dù mới hoạt động nhưng nhờ sự đảm bảo về chất lượng hàng hóa và tạo dựng các mối quan hệ tốt với khách hàng, doanh nghiệp sớm trở thành thương hiệu uy tín trong lĩnh vực kinh doanh phụ tùng ô tô Doanh nghiệp kí hợp đồng với một số nhà cung cấp mới với lượng hàng lớn, chất lượng ổn định, giá cả hợp lý nên lượng hàng tiêu thụ ra thị trường tăng lên đáng kể, các trường hợp về thiếu hụt hàng xuất kho, chất lượng kém cũng được giảm thiểu
Từ tháng 09/2008 đến nay: Giai đoạn doanh nghiệp đi vào quỹ đạo hoạt động, doanh thu và lợi nhuận tương đối ổn định Việc mở rộng quy mô kinh doanh dẩn đến nhu cầu nguồn vốn phát sinh, do đó để thuận lợi hơn cho các hoạt động như vay vốn ngân hàng, tổ chức, ngày 26/11/2018, doanh nghiệp chuyển đổi từ doanh nghiệp tư nhân thành công ty TNHH với tên gọi đầy đủ là Công ty TNHH Mai Thanh Dung
Tên đầy đủ: Công Ty TNHH Mai Thanh Dung
Địa chỉ: 455 Trường Chinh, Tổ 2, Tân Hòa, Phường An khê, Quận Thanh Khê, TP Đà Nẵng
Vốn điều lệ: 6.000.000.000 VNĐ (Sáu tỷ đồng chẵn)
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH Mai Thanh Dung
Thực hiện chức năng lưu chuyển hàng hóa.
Thực hiện chức năng lưu thông hàng hóa một cách chuyên nghiệp, doanh nghiệp tổ chức quá trình lưu thông một cách hợp lý, nhanh chóng, đảm bảo thỏa mãn nhu cầu của khách hàng Doanh nghiệp luôn quan tâm đến giá trị sử dụng của hàng hóa và chi phí lưu thông hàng hóa để có giá cả hợp lý, khách hàng có thể chấp nhận được.
Trong quá trình trao đổi hàng hóa, lưu thông sản phẩm từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng, doanh nghiệp luôn thực hiện phân loại, chọn lọc, đóng gói, vận chuyển, dự trữ, bảo quản sản phẩm, hướng dẫn sử dụng sản phẩm, sửa chữa, lắp ráp, bảo hành sản phẩm…Đây chính là chức năng tiếp tục quá trình sản xuất trong quá trình lưu thông Chức năng này nhằm hoàn thiện sản phẩm ở dạng tốt nhất để sản phẩm thích hợp với nhu cầu của người tiêu dùng.
Chức năng dự trữ hàng hóa và điều hòa cung – cầu.
Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên công ty luôn chú trọng đến mua bán hàng hóa vào để cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng chất lượng, số lượng, ở những nơi thuận tiện cho khách hàng Nhờ có hàng hóa dự trữ mà doanh nghiệp có thể thỏa mãn đầy đủ, kịp thời về nhu cầu hàng hóa của khách Doanh nghiệp có thể đảm bảo thuận lợi cho khách hàng mua những hàng hóa cần thiết, vừa tiết kiệm được thời gian, vừa không phải đi quá xa.
Hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu của thị trường;
Thực hiện đầy đủ các cam kết đối với khách hàng về sản phẩm, dịch vụ, giải quyết thỏa đáng các mối quan hệ lợi ích với các chủ thể kinh doanh theo nguyên tắc bình đẳng, cùng có lợi;
Bảo toàn và tăng trưởng vốn, mở rộng kinh doanh;
Bảo vệ môi trường, bảo vệ sản xuất, bảo đảm an ninh, an toàn và trật tự xã hội;
Chấp hành pháp luật, thực hiện chế độ hạch toán thống kê thống nhất và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước.
Kinh doanh phụ tùng ô tô là chức năng, nhiệm vụ chính của công ty dưới các hình thức:
Thực hiện việc bán buôn, bán lẻ các mặt hàng phụ tùng ô tô mà đặc biệt là các mặt hàng xăm lốp, bình ắc quy, linh kiện chi tiết ô tô…phục vụ nhu cầu của mọi khách hàng tổ chức, cá nhân.
Thực hiện việc tư vấn, lắp đặt, sửa chữa, bảo hành…các sản phẩm phụ tùng ô tô theo nhu cầu của khách hàng.
Làm đại lý phân phối và đại diện cho một số các hãng sản xuất các thiết bị, phụ tùng ô tô.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty
(Nguồn: Bộ phận kinh doanh & nhân sự)
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Mai Thanh Dung
Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận
Là người lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm điều hành, tổ chức mọi hoạt động của doanh nghiệp, là người có tư cách pháp nhân ký các hợp đồng kinh tế mua bán giao dịch với các đối tác trên danh nghĩa doanh nghiệp cũng như chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.
Thu thập thông tin thị trường, thiết lập các mối quan hệ với khách hàng và người cung ứng trên thị trường cả nước.
Lập kế hoạch kinh doanh, có biện pháp khắc phục những điểm hạn chế và phát huy được những lợi thế trong kinh doanh của doanh nghiệp, làm thế nào để đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng một cách nhanh nhất.
Có trách nhiệm quản lý công tác tài chính Kế toán, tổ chức hạch toán kinh tế phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty.
Xây dựng kế toán tài chính theo đúng chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
BỘ PHẬN CỬA HÀNG, KHO HÀNG
BỘ PHẬN KINH DOANH VÀ NHÂN SỰ
Tích cực thu hồi công nợ, không để thất thoát tài sản của công ty.
Tổ chức kiểm kê, cân đối tiền – hàng và báo cáo kịp thời phục vụ cho công tác lãnh đạo của công ty.
Thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo thống kê, quyết toán đúng kỳ hạn hằng tháng, quý và năm.
Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán theo quy định của nhà nước.
Có nhiệm vụ lập các kế hoạch kinh doanh, các kế hoạch phương pháp đầu tư, khai thác và kí kết hợp đồng mua bán hàng hóa; đồng thời đội ngũ nhân viên bán hàng có nhiệm vụ giao và bốc dỡ hàng hóa.
Bộ phận cửa hàng, kho hàng
Lưu trữ bảo quản hàng hóa, theo dõi số lượng cũng như chất lượng hàng ở từng loại sản phẩm hàng hóa trong kho nhằm tránh tồn, hư hỏng các mặt hàng trong kho, đảm bảo cho quá trình kinh doanh được ổn định.
Bộ phận tại cửa hàng có trách nhiệm tổ chức, sắp xếp hàng hóa hợp lý để thuận tiện cho quá trình nhập, xuất hàng hóa; tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, quản lý chặt chẽ về chất lượng, chủng loại các mặt hàng
Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm nhận và xử lý các đơn đặt hàng, tư vấn, hỗ trợ khách hàng để tiêu thụ hàng hóa hiệu quả, mang lại doanh thu, lợi nhuận cho công ty.
2.1.4 Năng lực hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Mai Thanh Dung
2.1.4.1 Đặc điểm về nhân lực
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại Công ty tổ chức theo mô hình tập trung tại văn phòng Công ty phù hợp với quy mô của một công ty nhỏ có các hoạt động buôn bản hàng hóa phụ tùng ô tô chủ yếu trong phạm vi thành phố Đà Nẵng và các tỉnh lân cận Kế toán thực hiện việc ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh và chủ yếu tập trung vào các phân hệ phần hành chủ yếu của công ty đó như là các nghiệp vụ liên quan đến mua và nhập hàng hóa từ các nhà máy, các công ty phân phối phụ tùng ô tô; các nghiệp vụ bán hàng hóa cho các khách hàng là các tổ chức, cá nhân có nhu cầu; các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán công nợ phải thu và phải trả Các nghiệp vụ khác về TSCĐ, tiền lương, các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài xảy ra song với tần suất thấp hơn.
Kế toán bán hàng kiêm kế toán kho
Kế toán thanh toán và ngân hàng
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH
Mai Thanh Dung a) Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp :
- Là người phụ trách chung tổ chức kế toán công ty Có trách nhiệm chỉ đạo công tác kế toán theo đúng Luật kế toán và các chế độ chính sách hiện hành của Nhà nước, lập BCTC tuân thủ chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán.
Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và pháp luật về chứng từ số liệu kế toán;
- Chỉ đạo, điều hành Bộ phận Kế toán thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo đúng quy định của pháp luật và các Quy định về quản trị nội bộ của Công ty;
- Là người thay mặt Giám đốc Công ty điều hành và chịu trách nhiệm trước, Giám đốc Công ty và pháp luật về mọi hoạt động của Bộ phận kế toán; Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc Công ty và chịu sự hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc về chuyên môn, nghiệp vụ của các cơ quan chức năng để giải quyết các vấn đề có liên quan;
- Phân tích một cách chi tiết từng khoản mục chi phí, từ đó đề xuất các biện pháp tiết giảm chi phí hiệu quả Tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền mặt, thành phẩm, hàng hóa, từ kết qủa kiểm kê, đánh giá tình hình sử dụng và quản lý vốn cũng như phát hiện kịp thời các trường hợp làm sai nguyên tắc quản lý tài chính kế toán hoặc làm mất mát, gây hư hỏng, thiệt hại, đề ra các biện pháp xử lý và quản lý phù hợp;
- Phân công công việc cho các Kế toán tổng hợp; phân cấp, ủy quyền cho các kế toán viên thuộc của Bộ phận kế toán thực hiện một số công việc cụ thể trong khuôn khổ thuộc thẩm quyền, chủ động phối hợp với các Phòng/Ban chức năng và đơn vị trực thuộc công ty để xử lý các vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của Bộ phận kế toán hoặc các vấn đề do Giám đốc phân công hoặc ủy quyền;
- Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của các nhân viên thuộc
Bộ phận kế toán trong việc thực hiện nhiệm vụ đã phân công, phân cấp;
Bên cạnh các nhiệm vụ của Kế toán trưởng thì người này kiêm nhiệm chức năng của kế toán tổng hợp với các nhiệm vụ chính:
- Chịu trách nhiệm tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của Nhà nước và công ty Kiểm tra, tổng hợp báo cáo của các Bộ phận thuộc công ty bảo đảm tính chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh toàn đơn vị Kiểm tra, kiểm soát, giám sát, tự kiểm tra nội bộ, hậu kiểm tình hình hoạt động tài chính, kiểm tra việc chấp hành các quy định ghi chép sổ sách, chứng từ Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản và các báo cáo khác theo đúng quy định Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Giám Đốc khi được yêu cầu
- Chịu trách nhiệm về công tác kế toán thuế của công ty với các nhiệm vụ là kiểm tra, đối chiếu bảng kê thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu ra, đầu vào với sổ kế toán, tình hình sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng để báo cáo Cục thuế. Lập bảng kê danh sách lưu trữ, bảo quản hóa đơn GTGT theo thời gian, thứ tự số quyển không để thất thoát, hư hỏng Cập nhật kịp thời các thông tin về Pháp luật thuế, thông báo các nghiệp vụ quy định của Pháp luật thuế có liên quan đến hoạt động của Công ty để các cá nhân, bộ phận biết và thực hiện Theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách, hoàn thuế của Công ty.
- Ngoài ra kế toán trường cũng phụ trách các phần hành về kế toán tiền lương, vật tư, TSCĐ và các phần hành khác với thanh toán, công nợ trong công ty. b) Kế toán thanh toán và ngân hàng:
Bao gồm kế toán thanh toán tiền mặt, lập chứng từ thu- chi cho các khoản thanh toán của Công ty đối với các phòng ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc và các khoản thanh toán nội bộ Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, hàng ngày và cuối tháng Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chúng từ Thực hiện các nhiệm vụ do Kế toán trưởng phân công, lưu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, quy định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
Riêng đối với mảng các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng, người này chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của đề nghị thanh toán và lập lệnh chi tiền, uỷ nhiệm chi, công văn mua ngoại tệ (đối với lệnh chi ngoại tệ) và nộp ra ngân hàng; Lập hồ sơ vay vốn ngân hàng, trả nợ vay ngân hàng theo quy định của ngân hàng và mục đích của từng lần vay; Chuyển giao hồ sơ cho ngân hàng và theo dõi tình hình nhận nợ và trả nợ vay ngân hàng; Nhận chứng từ từ các ngân hàng, xắp xếp theo nội dung; Kiểm tra chứng từ báo nợ, báo có, báo vay, báo trả vay của các ngân hàng.- Định khoản, vào máy các chứng từ tiền gửi, ký cược, ký quỹ, tiền vay ngân hàng; Kiểm tra số dư tiền gửi các ngân hàng để xem tăng giảm của tiền gửi ngân hàng, báo cáo để Kế toán trưởng kiểm soát và thực hiện kế hoạch dòng tiền;
Thực hiện các nhiệm vụ do Kế toán trưởng phân công, lưu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, quy định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ. c) Kế toán công nợ
Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của Công ty với nhà cung cấp Lập danh sách khoản nợ, sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn đốc, theo dõi các khoản nợ chưa thanh toán Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả, nợ tám ứng của Công ty Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công Thực hiện lưu trữ các chứng từ, sổ sách, các công văn quy định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
2.2.2 Thực trạng tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là khâu đầu tiên trong công tác kế toán Tổ chức tốt nhiệm vụ vận dụng hệ thống chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính pháp lý và độ tin cậy của thông tin kế toán, tăng cường chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán Do đó tổ chức vận dụng chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MAI THANH DUNG
MỤC ĐÍCH VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MAI THANH DUNG
3.1.1 Mục đích hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là một công cụ quan trọng, hữu hiệu giúp cho các nhà quản lý nắm được thực trạng tài chính, quản lý vốn, tài sản, nắm được cơ hội nhằm hoạch định kế hoạch phát triển cho doanh nghiệp Để doanh nghiệp ngày càng phát triển thì mỗi doanh nghiệp phải có biện pháp cụ thể để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị mình Các thông tin kế toán được coi là một trong những thông tin quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả và khà năng mang lại thành công cho các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay, các thông tin kế toán còn là thông tin hết sức cần thiết và quan trọng đối với các nhà quản lý, điều hành, kiểm soát và ra quyết định kinh tế Đồng thời cung cấp các thông tin quan trọng cho Nhà nước để điều hành vĩ mô nền kinh tế Vì vậy muốn các thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác, kịp thời và có độ tin cậy cao đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn quan tâm và có những biện pháp cụ thể để tổ chức công tác kế toán tại công ty ngày càng hoàn thiện hơn.
3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải dựa trên các nguyên tắc:
- Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp phải đúng theo quy định của chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp theo Thông tư 133/2016/TT-
BTC ngày 26/08/2016 do Bộ Tài chính ban hành và các văn bản hướng dẫn chế độ kế toán Nhà nước hiện hành;
- Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, chức năng, nhiệm vụ; phù hợp với quy mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp nhằm phục vụ tốt yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp;
- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của người làm công tác kế toán, trình độ trang bị, công nghệ và kỹ thuật tính toán xử lý thông tin của doanh nghiệp;
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, tài liệu thông tin kế toán phải đầy đủ, chính xác, kịp thời, có những bằng chứng tin cậy, các chứng từ ghi sổ kế toán phải hợp pháp, hợp lệ;
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, thiết thực và có hiệu quả, nâng cao năng suất lao động của kế toán;
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý, tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức bộ máy quản lý.
3.2 MỘT SỐ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MAI THANH DUNG
Nhìn chung TCCTKT của Công ty TNHH Mai Thanh Dung được tổ chức và hoạt động tương đối hiệu quả, hoàn thành tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong việc thu thập, xử lý, ghi chép, kiểm tra, phân tích và cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin kinh tế, tài chính cho Ban giám đốc và các cơ quan chức năng Bên cạnh đó, cũng còn một số tồn tại trong việc tổ chức vận dụng tại Công ty còn chưa linh hoạt nên tổng thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty tác giả xin có một số đề xuất để góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán như sau:
3.2.1 Hoàn thiện bộ máy kế toán và ứng dụng CNTT trong công tác kế toán
Với mục tiêu và định hướng trở thành một trong những công ty có quy mô lớn với thế mạnh chủ lực là kinh doanh mặt hàng phụ tùng ô tô mà chủ lực là các loại săm lốp, bình điện đồng thời đa dạng hóa hình thức kinh doanh theo hướng mở rộng sang một số các mặt hàng khác phục vụ nhu cầu của khách hàng Theo đó, tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Mai Thanh Dung trong thời gian đến cần có sự hoàn thiện tương ứng với quy mô công tác kế toán và khối lượng công việc kế toán cần thực hiện cũng như số lượng và chất lượng của người làm kế toán.
Mặc dù về cơ bản công ty nên duy trì mô hình kế toán tập trung như hiện nay tuy nhiên, nên có sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong các phần hành của bộ máy kế toán Để thực hiện được điều đó cần giải quyết các vấn đề:
- Xác lập khối lượng và phân công công việc kế toán cho phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của từng kế toán viên và phụ trách kế toán tại các trung tâm giao nhận Giám đốc cũng nhận được nhiều ý kiến phản hồi từ phía nhân viên đó là việc mô tả công việc của các phần hành tương đối chưa rõ ràng, cụ thể, nhiều phần hành chỉ dồn công việc vào cuối mỗi tháng hoặc quý.
- Xác định số lượng và chất lượng của đội ngũ người làm kế toán trong từng phần hành kế toán hợp lý Để đảm bảo nguyên tắc, tiết kiệm, hiệu quả trong tổ chức bộ máy kế toán cần xem xét, sắp xếp nhân viên kế toán sao cho hợp lý, phù hợp với yêu cầu công việc;
- Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ của đội ngũ kế toán viên trong toàn Công ty Công ty cần nhận thức được vai trò của công tác kế toán và có sự đầu tư thích đáng vào hoạt động đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cũng như trình độ ứng dụng công nghệ thông tin, cập nhật thông tin về lĩnh vực kế toán cho nhân viên kế toán dưới hình thức mở các lớp tập huấn, gửi đi đào tạo,
- Công ty cần xem xét sử dụng 1 phần mềm kế toán chuyên dụng phù hợp với sự phát triển của quy mô công ty và sự đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh trong thời gian đến
- Công ty phải đồng thời đầu tư và nâng cấp trang thiết bị, máy tính hiện đại và nâng cấp trình độ sử dụng của các kế toán viên để khai thác hiệu quả các thiết bị đó;
- Lựa chọn, sử dụng, nâng cấp phần mềm cầm đảm bảo tính khoa học, hợp lý và tiết kiệm;
- Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế của doanh nghiệp kịp thời, đồng bộ và tự động hóa cao;
- Khi lựa chọn áp dụng một phần mềm kế toán phục vụ công tác kế toán thì việc xây dựng danh mục tài khoản kế toán cũng như việc mở chi tiết các tài khoản kế toán cần được chú trọng Đó là cơ sở để mã hóa, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán;