Bài tập cá nhân số 1 tổng quan về quản lý dự án

Kết quả củadự án có thể là sản phẩm hoặc dịch vụ mong muốn.- Chuỗi công việc cần đạt được trong khuôn khổ nhất định/ điều kiện nhất định/ sự ràng buộc về thời gian, nguồn lực và chất lượ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN HỌC

- -BÀI TẬP CÁ NHÂN SỐ 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

GVHD: PGS.TS Nguyễn Hồng Sinh

Môn: Quản lý dự án

SVTH: Phạm Thảo Mi

MSSV: 215620039

Lớp: Quản lý thông tin B – K3

Ngày 28 tháng 9 năm 2022

MỤC LỤC

I KHÁI NIỆM VÀ THUẬT NGỮ LIÊN QUAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 3

1 Tổng quan về dự án 3

2 Quản lý dự án 5

II CÁC GIAI ĐOẠN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 5

1 Giai đoạn khởi đầu 6

1 Business Case 6

2 Feasibility study 7

3 Terms of reference 7

4+5 Starting of project manager (project team and office) 7

6 Phase assessment 7

2 Giai đoạn Lập kế hoạch triển khai dự án 7

1 Kế hoạch thực hiện dự án 7

2 Kế hoạch quản lý nguồn lực 7

3 Kế hoạch quản lý tài chính 7

4 Kế hoạch quản lý chất lượng 8

5 Kế hoạch quản lý rủi ro 8

6 Kế hoạh phê chuẩn 8

7 Kế hoạch trao đổi thông tin 8

8 Kế hoạch quản lý thu mua vật tư 8

9 Lập hợp đồng với các nhà cung cấp bên ngoài 8

10 Đánh giá giai đoạn lập kế hoạch 8

3 Giai đoạn điều hành triển khai dự án 9

4 Giai đoạn kết thúc dự án 10

1 Kết thúc dự án 10

2 Đánh giá dự án 11

III GIÁ TRỊ CỦA QLDA ĐỐI VỚI CÔNG TÁC QLTT 11

1 Công tác quản lý thông tin 11

2 Quản lý dự án và công tác quản lý thông tin 11

IV CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN 12

V TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

I KHÁI NIỆM VÀ THUẬT NGỮ LIÊN QUAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

1 Tổng quan về dự án

a) Khái niệm dự án

- Là việc thực hiện các công việc để đạt được mục đích hay nhiệm vụ được đề ra Kết quả của

dự án có thể là sản phẩm hoặc dịch vụ mong muốn

- Chuỗi công việc cần đạt được trong khuôn khổ nhất định/ điều kiện nhất định/ sự ràng buộc

về thời gian, nguồn lực và chất lượng

- Mục tiêu của các dự án thường để cải tiến hoạt động của tổ chức thông qua việc triển khai những cải tiến/ thay đổi trong cách làm của tổ chức.b) Đặc trưng của dự án

b) Đặc trưng của dự án

 Tính mục tiêu:

- Xác định rõ ràng, khó thể thay đổi

- Dụa trên phạm vi công việc, kế hoạch tiến độ, sự ràng buộc về thời gian, nguồn lực, chất lượng

 Tính đặc thù:

- Mỗi dự án mang tính độc nhất, chưa có tiền lệ.

- Các công việc và điều kiện triển khai sẽ không lặp lại chính xác những gì đã từng có

 Tính ràng buộc:

- Được thực hiện (chỉ có giá trị) trong khoảng thời gian nhất định từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, trong đó cần thực hiện những kết quả với chất lượng đáp ứng các yêu cầu cụ thể của khách hàng

- Được phê duyệt ngân sách nhất định Được sử dụng nguồn nhân lực có giới hạn: nhân công, thiết bị, vật tư

 Tính trình tự:

- Thực hiện dự án theo trình tự công việc và trình tự giai đoạn

- Khi kết thúc hợp đồng và bàn giao sản phẩm thì kết thúc dự án, không phải nhiệm vụ được lặp đi lặp lại

 Tính rủi ro:

- Xảy ra những vấn đề không lường trước được (thay đổi trong điều kiện, hạn mức thời gian…)

 Tính bất biến:

- Các sai lầm trong dự án không thể sửa chữa được vì các điều kiện để triển khai thực hiện đã được xác định và không thay đổi được

 Người ủy quyền/người đầu tư/khách hàng:

- Người yêu cầu và cung cấp nguồn lực để thực hiện dự án.

c) Những nhân tố ràng buộc dự án

Sự đánh giá của khách hàng

 Chỉ khi khách hàng đồng ý nghiệm thu thì dự án mới thành công

 Cần làm rõ yêu cầu và coi đó là căn cứ để xác định kế hoạch cho dựa án

 Kế hoạch phải cụ thể và chi tiết: công việc, giá thành, thời gian

Phạm vi dự án

 Hạng mục các công việc phải hoàn thành với chất lượng đúng như tiêu chuẩn đặt ra

Chi phí dự án

 Không được vượt quá các khoản tiền khách hàng cung cấp để thực hiện dự

án dựa trên phạm vi dự án (nhân công, vật tư, thiết bị, phương tiện sản xuất,…)

Tiến độ dự án

 Dự án phải được thực hiện và hoàn thành theo đúng thời hạn cam kết

 Đảm bảo sắp xếp thời gian cho từng hạng mục công việc và thực hiện đúng tiến độ

2 Quản lý dự án

a) Khái niệm quản lý dự án

 Quản lý dự án:

- Gồm việc lập kế hoạch, tổ chức, giám sát quá trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra

- Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án là đảm bảo công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và đạt chất lượng đề ra, trong phạm vi chỉ được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi

 Quản lý dự án là sự vận hành các kỹ năng, công cụ và quy trình quản lý cần thiết để thực hiện dự án thành công

- Các kỹ năng: kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm để giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai dự án và gia tăng được khả năng thành công

- Các công cụ phù hợp: nhiều loại công cụ được sử dụng để tăng cường cơ hội thành công cho dự án, như là biểu mẫu, phần mềm lập kế hoạch, phần mềm mô hình hóa, phiếu kiểm tra (audit checklist), phiếu nhận xét, đánh giá (review form)

-Các bộ quy trình/các quá trình: cần các quy trình và kỹ thuật khác nhau để thúc đẩy

và kiểm soát thời gian, chi phí, chất lượng và phạm vi trong dự án Cần kĩ thuật và quy trình quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, quản lý thay đổi, quản

lý rủi ro và các vấn đề quản lý

b) Các nội dụng quản lý dự án

Quản lý phạm vi - Phân chia, quy hoạch, điều chỉnh phạm vi của dự án

- Đảm bảo các hoạt động tập trung vào các công việc với các giới hạn đã xác định

Quản lý thời gian

- Xác định các hoạt động cụ thểm sắp xếp trình tự, bố trí thời gian, khống chế thời gian

và tiến độ

- Đảm bảo chắc chắn dự án sẽ hoàn thành đúng thời gian quy định

Quản lý chi phí - Bố trí nguồn lực, dự tính giá thành và khống chế chi phí

- Đảm bảo hoàn thành dự án và chi phí không vượt mức trù bị

Quản lý

chất lượng

- Xác định chất lượng, khống chế chất lượng và đảm bảo chất lượng

- Đảm bảo đáp ứng được yêu cầu chất lượng do khách hàng yêu cầu

Quản lý nguồn

nhân lực

- Sắp xếp tổ chức, xây dựng đội ngũ, tuyển chọn nhân viên, thành lập các ban dự án

- Đảm bảo phát huy năng lực, tính sáng tạo, tích cực của mọi thành viên

Quản lý việc

trao đổi thông tin

- Đảm bảo việc truyền đạt, thu thập, trao đổi thông tin một cách hợp lý cho việc thực hiện cũng như báo cáo tiến độ dự án

Quản lý rủi ro

- Nhận biết, phân biệt rủi ro, cân nhắc tính toán rủi ro, xây dựng đối sách và khống chế rủi ro

- Tận dụng tối đa những yếu tố có lợi, giảm thiểu yếu tố có hại bất ngờ xảy ra

Quản lý việc

thu mua

- Lên kế hoạch thu mua, lựa chọn và trưng thu các nguồn vật liệu

- Đảm bảo việc thu mua và sử dung hiệu quả các hoàng hoá, vật liệu cho dự án

Quản lý việc

chuyển giao

- Đảm bảo bàn giao kết quả đúng như cam kết

- Hỗ trợ vận hành sản phẩm của dự án vào thực tiễn

II CÁC GIAI ĐOẠN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Các giai đoạn trong chu trình QLDA

1 Khởi đầu - Lên ý tưởng - Xác định vấn đề và định hướng giải quyết

1 Lập kế hoạch triển khai dự án

2 Điều hành triển khai dự án

3 Kết thúc dự án

Khởi đầu - Thiết lập điều khoản

tham chiếu

- Chỉ định nhóm dự án

- Thiết lập văn phòng dự

- Phát triển một trường hợp kinh doanh

- Thiết lập Điều khoản tham chiếu

- Phát triển một trường hợp kinh doanh

- Thực hiện một nghiên cứu khả thi

án - Thiết lập văn phòng dự án

- Thực hiện đánh giá giai đoạn

- Thiết lập Điều khoản tham chiếu

- Chỉ định nhóm dự án

- Thiết lập văn phòng dự án

- Thực hiên đánh giá giai đoạn

Lên kế

hoạch

- Tạo một kế hoạch dự án

- Tạo một kế hoạch chất lượng

- Tạo một kế hoạch truyền thông

- Tạo một kế hoạch dự án, chất lượng, rủi ro, truyền thông

- Nhà cung cấp hợp đồng

- Thực hiện đánh giá giai đoạn

- Tạo một kế hoạch dự án, tài nguyên, tài chính, chất lượng, rủi

ro, chấp nhận, truyền thông, mua sắm

- Nhà cung cấp hợp đồng

- Xác định quy trình đấu thầu

- Ban hành Tuyên bố công việc

- Đưa ra yêu cầu thông tin

- Đưa ra yêu cầu đề xuất

- Đàm phán hợp đồng nhà cung cấp

- Thực hiện đánh giá giai đoạn

Tiến hành - Xây dựng phân phối

- Giám soát và kiểm soát

- Xây dựng phân phối

- Giám sát và khiểm soát

- Thực hiện quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, thay đổi, rủi ro, vấn đề, truyền thông

- Thực hiện đánh giái giai đoạn

- Xây dựng phân phối

- Giám sát và khiểm soát

- Thực hiện quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, thay đổi, rủi ro, vấn đề, truyền thông

- Thực hiện quản lý chấp nhận

- Thực hiện quản lý đấu thầu

- Thực hiện đánh giá giai đoạn

Kết thúc - Thực hiện đóng cửa dự

án

- Xem xét hoàn thành dự án

- Thực hiện đóng cửa dự án

- Tài liệu với Báo cáo kết thúc

dự án

- Hoàn thành các hành động đóng cửa dự án

- Xem xét hoàn thành dự án

- Thực hiện đóng cửa dự án

- Tài liệu với Báo cáo kết thúc dự án

- Hoàn thành các hành động đóng cửa dự án

- Xem xét hoàn thành dự án

- Thực hiên đánh giá sau khi thực hiện

1 Giai đoạn khởi đầu

1 Business Case – Phân tích vấn đề - Đặt vấn đề

• Xác định và phân tích vấn đề: việc cần giải pháp/cơ hội cần tận dung

• Xác định các giải pháp liên quan phù hợp để giải quyết vấn đề

2 Feasibility study – Nghiên cứu tính khả thi

• Xem xét tính khả thi của việc giải quyết các vấn đề đã nêu và các giải pháp đã có

• Đưa ra đề xuất giải pháp nên lựa chọn

Develop a

Business Case

Undertake a Feasibility Study

Establish the Terms of Reference

Appoint a Project Team

Setup a Project Office

Perform Phase Review

3 Terms of reference – Điều khoản tham chiếu/đặt ra đối với dự án

• Đưa ra mục tiêu, phạm vi, cấu trúc, hoạt động, nguồn lực, kinh phí, các rủi ro, giả

định của dự án, đồng thời chỉ ra/bổ nhiệm người quản lý dự án

4+5 Starting of project manager (project team and office) – Bắt đầu hoạt động của

người quản lý dự án

• Tuyển chọn nhân sự và thành lập đội quản lý dự án

• Thiết lập văn phòng, công cụ, môi trường làm việc

• Chuẩn bị đầy đủ các văn bản, quy định, tiêu chuẩn, biểu mẫu liên quan

6 Phase assessment - Đánh giá giai đoạn khởi đầu

• Đánh giá những công việc đã thực hiện

• Đảm bảo hoàn tất những việc cần thiết để thực hiện khâu tiếp theo

2 Giai đoạn Lập kế hoạch triển khai dự án

1 Kế hoạch thực hiện dự án: kế hoạch tổng thể

• Lập kế hoạch để làm rõ các hoạt động, nhiệm vụ phải thực hiện để triển khai dự án

• Sắp xếp các hoạt động và nhiệm vụ theo trình tự tối ưu, phân bổ nguồn lực và thời

gian cho từng hoạt động

• Kế hoạch này sẽ là công cụ giúp trưởng nhóm theo dõi và đánh giá tiến độ của dự án

trong suốt chu trình quản lý dự án

2 Kế hoạch quản lý nguồn lực: chi tiết hoá việc phân bổ nguồn lực

• Các loại nguồn lực: nhân sự, thiết bị, vật tư

• Số lượng của từng loại nguồn lực

• Vai trò, trách nhiệm, kỹ năng của nguồn nhân sự

• Các đặc điểm cụ thể của các thiết bị

• Các loại và số lượng của vật tư

3 Kế hoạch quản lý tài chính: xác định rõ tổng số tiền cần thiết để thực hiện từng bước

của dự án

• Tính toán chi phí của từng mục và thiết lập lịch chi tiêu

• Kế hoạch này giúp trưởng nhóm theo dõi giữa dự toán và thực chi

• Kế hoạch giúp khách hàng hình dung ngân sách cần đầu tư cho từng sản phẩm của dự

án

Lập kế hoạch

quản lý dự án

Lập kế hoạch quản lý nguồn lực

Lập kế hoạch quản lý tài chính

Lập kế hoạch quản lý chất lượng

Lập kế hoạch quản lý rủi ro

Lập kế hoạch nghiệm thu

Lập kế hoạch quản lý liên lạc

Lập kế hoạch

quản lý thu mua

4 Kế hoạch quản lý chất lượng: làm rõ chất lượng sản phẩm đầu ra và chất lượng của quá trình quản lý

• Định nghĩa thế nào là “chất lượng” trong khuôn khổ của dự án

• Liệt kê rõ ràng các mục tiêu chất lượng của từng sản phẩm đầu ra; nêu rõ tiêu chí và tiêu chuẩn để đạt được chất lượng như kỳ vọng

• Đưa ra kế hoạch đảm bảo chất lượng – các hoạt động để đảm bảo với khách hàng rằng các mục tiêu chất lượng sẽ được đáp ứng

5 Kế hoạch quản lý rủi ro: lường trước rủi ro quan trọng trước khi triển khai

• Thể hiện thành văn bản tất cả dự báo rủi ro của dự án

• Chỉ ra những hành động cần thiết để ngăn ngừa rủi ro từ khi xảy ra, và giảm thiểu những tác động của rủi ro

6 Kế hoạh phê chuẩn: làm rõ yêu cầu đầu ra để dự án được nghiệm thu

• Nêu tất cả các tiêu chí đối với từng sản phẩm đầu ra

• Cung cấp lịch trình cho việc xem xét phê duyệt các sản phẩm này

• Cơ sở để khách hàng đánh giá từng sản phẩm theo tiến độ và đánh giá chính thức khi

dự án hoàn tất

7 Kế hoạch trao đổi thông tin: cách thức bên liên quan sẽ tương tác, thu nhận được thông tin về từng bước tiến triển của dự án

• Các loại thông tin sẽ được phổ biến đến các bên liên quan, phương pháp phổ biến, chu

kỳ phổ biến và trách nhiệm của từng nhân sự trong việc phổ biến thông tin

8 Kế hoạch quản lý thu mua vật tư

• Xác định các phần của dự án sẽ do đơn vị bên ngoài cung cấp

• Mô tả chi tiết các sản phẩm, dịch vụ do các nhà cung cấp bên ngoài thực hiện, làm rõ cách thức, lịch trình của việc cung cấp từng thứ này

• Cách lựa chọn nhà cung cấp, cách đặt hàng, giao nhận hàng

9 Lập hợp đồng với các nhà cung cấp bên ngoài

• Tìm kiếm, chọn sơ bộ các nhà cung cấp phù hợp, chính thức lựa chọn và ký hợp đồng

10 Đánh giá giai đoạn lập kế hoạch

• Đánh giá những công việc đã thực hiện

• Đảm bảo hoàn tất những việc cần thiết để thực hiện khâu tiếp theo

3 Giai đoạn điều hành triển khai dự án

Thực hiện việc thúc đẩy và kiểm tra các hoạt động, nguồn lực, chi phí theo yêu cầu để tạo ra được các sản phẩm của dự án

1 Tạo ra sản phẩm chuyển giao

• Quản lý công việc và hoạt động chuyên môn tạo ra sản phẩm

• Đảm bảo chất lượng của sản phẩm đáp ứng đúng những gì khách hàng đã yêu cầu

2 Thúc đẩy và kiểm tra

• Quản lý thời gian

• Quản lý chi phí

• Quản lý sự thay đổi

• Quản lý rủi ro

• Quản lý vấn đề phát sinh

• Quản lý thu mua

• Quản lý việc chấp thuận

• Quản lý việc trao đổi thông tin

3 Đánh giá giai đoạn triển khai

4 Giai đoạn kết thúc dự án

Sau khi được nghiệm thu, các sản phẩm được khách hàng chấp nhận

1 Kết thúc dự án

• Xác định các tiêu chí đã đạt hoặc chưa đạt của dự án

• Chỉ ra những hoạt động, rủi ro và vấn đề nổi bật của dự án

• Chuyển giao sản phẩm và văn bản, giấy tờ, ký kết với khách hang

• Thanh lý hợp đồng với các bên cung cấp vật tư

• Thông báo cho các bên liên quan về việc kết thúc dự án

• Báo cáo kết thúc dự án bằng văn bản và gửi cho các bên có thẩm quyền phê chuẩn

2 Đánh giá dự án

• Đối sánh tất cả kết quả của dự án với bản phân tích vấn đề và điểu khoản tham chiếu của dự án

• Đối sánh kết quả triển khai với các bản kế hoạch của dự án

• Đánh giá mức độ hoàn thành dự án, thuận lợi, khó khăn, bài học

• Báo cáo đánh giá bằng văn bản các thành tựu và bài học được trình bày đến các bên có thẩm quyền

III GIÁ TRỊ CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ THÔNG TIN

1 Công tác quản lý thông tin

a) Nội dung quản lý thông tin:

• Hoạt động quản lý vòng đời thông tin của tổ chức/cơ quan: quản lý và vận hành HTTT

để đảm bảo thông tin được thu thập, tạo lập, sắp xếp, bảo quản, truy hồi, sử dụng, tiêu huỷ sao cho hỗ trợ được một cách tốt nhất cho mọi hoạt động của tổ chức

• Nhiệm vụ: Xây dựng chiến lược QLTT, Lập kế hoạch triển khai, Xác định và đề xuất lựa chọn hạ tầng công nghệ, Quản trị các hoạt động trong vòng đời thông tin

b) Thành tố của QLTT

• Con người

• Công nghệ

• Chính sách, quy trình

• Thông tin, dữ liệu

c) Môi trường thông tin

• Công nghệ: Đa dạng, Thay đổi

• Con người, tổ chức

• Thông tin, dữ liệu

2 Quản lý dự án và công tác quản lý thông tin

• Công tác QLTT luôn cần giải pháp/ý tưởng cải tiến

• Thực hiện các dự án là một cách phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ

• Chuyên viên QLTT cần có kiến thức và kỹ năng về QLDA, để có thể là người tham gia

- Phê duyệt,

- Quản lý

- Thực hiện các dự án