Tiểu Luận - Kỹ Năng Thương Lượng - Đề Tài - Kỹ Năng Ký Kết Hợp Đồng Lao Động

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA LAO ĐỘNG VÀ CÔNG ĐOÀN - R BÀI THUYẾT TRÌNH Chủ đề KỸ NĂNG KÝ KẾT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH 1 Khái niệm HĐLĐ Hợp đồng lao động (HĐLĐ) là sự thoả thuận giữa người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ) về việc làm có trả lương, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động 2 Tầm quan trọng của việc ký kết HĐLĐ - Quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ lao động (người lao động và người sử dụng lao động) được thiết lập và xác định rõ ràng - Quy định trách nhiệm thực hiện hợp đồng và nhờ đó đảm bảo quyền lợi của NLĐ (vốn luôn ở thế yếu hơn so với NSDLĐ) - Cơ sở để giải quyết tranh chấp - Cơ sở để các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân tuyển chọn lao động phù hợp với yêu cầu của mình - Việc làm việc có HĐLĐ giúp cho NLĐ được đảm bảo được quyền lợi của mình khi tham gia quan hệ mua bán sức lao động, đồng thời còn tạo nên sự ổn định trong quá trình làm việc cho NLĐ 3 Đối tượng ký kết - Người lao động: từ đủ 15 tuổi trở lên, có khả năng lao động - Người sử dụng lao động: là doanh nghiệp cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân NSDLD là cá nhân phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ (phải đủ 18 tuổi trở lên); có đủ điều kiện về sử dụng lao động và trả công lao động Vai trò của tổ chức Công đoàn trong việc ký kết HĐLĐ - Giám sát NSDLĐ trong việc thực hiện, ký kết HĐLĐ cho NLĐ - Tư vấn và hỗ trợ cho NLĐ ký kết HĐLĐ 4 Kỹ năng ký kết HĐLĐ 4.1 Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính HĐLĐ là văn bản đã được ban hành mẫu, nên khi phía NSDLĐ soạn thảo HĐLĐ, cũng như bên phía đại diện NLĐ là tổ chức Công đoàn hỗ trợ NLĐ ký kết HĐLĐ cần lưu ý một số vấn đề sau: - Thiếu, sai thể thức cấu tạo nên văn bản đó: quốc hiệu; tên cơ quan ban hành; số, ký hiệu; địa danh và ngày tháng năm ban hành, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, Nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên của người ký; nơi nhận; thành phần khác - Sử dụng nhiều chữ viết tắt không phổ biến trong văn bản: viết tắt một cụm từ quá dài, viết tắt một cụm từ không thông dụng sẽ làm người đọc khó chịu vì phải suy luận xem chữ viết tắt đó là gì Theo quy định, chỉ được viết tắt một số cụm từ thông dụng như UBND, HĐND - Trích yếu: quá dài, trích yếu không phản ánh đúng nội dung chính của văn bản - Lỗi chính tả Lỗi soạn thảo: Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung - Sử dụng ngôn ngữ, văn phong không phù hợp: Soạn thảo văn bản hành chính cần sử dụng văn phong hành chính, trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu Không nên sử dụng văn nói, từ lóng, từ nước ngoài (trừ những từ không có từ thay thế tương đương trong tiếng Việt) Nhiều người khi soạn thảo văn bản mắc bệnh sáo rỗng, bệnh hình thức cho nên nội dung văn bản rất dài mà vẫn không rõ ý khiến người đọc rất mất thời gian - Nơi nhận chưa phù hợp: Nơi nhận là phần quan trọng của văn bản, đặc biệt là với các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo điều hành vì nó quyết định những đơn vị nào sẽ nhận được văn bản để biết và thực hiện Thường xảy ra 2 trường hợp: (1) Thiếu đơn vị, cá nhân cần có; (2) Thừa đơn vị, cá nhân nhận chỉ để biết, không thực sự cần thiết Để xác định đúng, đủ thành phần nhận cần phải có kinh nghiệm và hiểu rõ về vấn đề nêu trong văn bản, có thể tham khảo các mẫu văn bản tương tự để rút ra kinh nghiệm - Dẫn thiếu thành phần của văn bản: Ví dụ phải nêu đầy đủ “Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính” khi nhắc đến lần đầu và “Thông tư số 01/2011/TT-BNV” khi nhắc lại trong văn bản, nói Thông tư 01 là chưa đầy đủ; Đánh số thứ tự các phần, chương, mục, điều, khoản, điểm chưa thống nhất hoặc đánh nhầm thứ tự - Sai kỹ thuật trình bày văn bản: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, + Nhầm khổ giấy và định lề trang văn bản: Trong các máy tính, máy in hiện nay, do chế độ mặc định khổ giấy và lề ở nước ngoài khác ở Việt Nam, nên nếu khi soạn thảo văn bản không chú ý đặt lại thì rất sẽ mắc phải lỗi này Văn bản in ra giấy A4 mà để cỡ giấy Letter thì thường chữ sẽ bị bé đi, lề trên, lề dưới to, văn bản sẽ mất cân đối + Sai phông chữ: Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Quy định trước đây là dùng phông VnTime của bộ mã TCVN (ABC) nhưng hiện nay để đảm bảo truyền số liệu qua mạng mà không bị xảy ra hiện tượng lỗi phông chữ, đa số mọi ngươi đã chuyển sang dùng phông Times New Roman thuộc bộ mã Unicode (Thông tư số 01/2011/TT-BNV có quy định điều này) Tuy nhiên một số người khi copy lại mẫu văn bản cũ không biết hoặc không có ý thức chuyển mã phông văn bản nên dẫn đến một số văn bản hiện nay vẫn sử dụng phông VnTime, tệ hơn là trong một văn bản lẫn lộn cả 2 loại phông chữ Điều này làm người sau muốn thực hiện thao tác chuyển mã phông cũng rất bất tiện - Đánh số thứ tự các phần, chương, mục, điều, khoản, điểm chưa thống nhất hoặc đánh nhầm thứ tự - Quên đánh số trang với những văn bản có từ 2 trang trở lên - Quên điền số, ngày công văn vào phụ lục kèm theo văn bản 4.2 Kỹ năng thu thập thông tin - Phải xác định được cần có những thông tin gì liên quan và hỗ trợ cho việc ký kết hợp đồng lao động - Thu thập những thông tin về lương, thưởng, các chế độ chính sách… của các công ty cùng ngành - Các chính sách pháp luật liên quan đến NLĐ, những đổi mới, bổ sung về các văn bản pháp luật Ví dụ: khi ký kết HĐLĐ thì phải tìm hiểu mức lương cơ bản có đúng với pháp luật quy định tại thời điểm đó hay không? Chính sách phúc lợi có phù hợp với tình hình của doanh nghiệp, so sánh với công ty cùng ngành Thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, ngày nghĩ lễ, tết như thế nào? Có đúng theo luật hoặc trong bản thỏa ước lao động tập thể không? - Kiểm tra kỹ nguồn thông tin, đảm bảo về độ chính xác và có căn cứ cần thiết, nếu có tài liệu gốc thì càng tốt - Phải biết cân nhắc, lựa chọn các thông tin, số liệu có sức thuyết phục cao nhất để sử dụng, tránh dùng những thông tin số liệu có khả năng làm chệch hay phản lại chủ ý của mình 4.3 Kỹ năng xử lý thông tin - Khi thông tin đã thu thập được chính xác và có nguồn khai thác, thu nhập nhất định, cần phân loại thông tin theo kênh tiếp nhận để lần nữa đánh giá tính chân thực của thông tin, gửi lên cho cấp trên xem xét kỹ càng nguồn tin và phân loại tính chất thông tin theo từng cấp bậc, bao gồm: thông tin phải biết, thông tin cần biết và thông tin nên biết để có thể phân loại tính cần thiết của từng thông tin - Cần phân loại thông tin theo từng phạm vi và lĩnh vực hoạt động riêng, phân loại thông tin theo tính chất thời điểm cũng như nội dung thông tin có thể ước lượng giá trị của thông tin một cách hiệu quả nhất Ví dụ: phòng nhân sự trong công ty dệt may A tiến hành thu thập thông tin về các phần thưởng của các công ty cùng ngành trong khu vực và sau đó xử lý thông tin Phòng nhân sự đã thu thập thông tin từ nhiều nguồn: hỏi người quen trong công ty khác, hỏi NLĐ,… từ những thông tin đó, phòng nhân sự so sánh và đánh giá độ chính xác để thiết kế HĐLĐ mục liên quan đến phần thưởng cho NLĐ 4.4 Kỹ năng đặt câu hỏi Các bên ký HĐLĐ cần đọc kỹ HĐLĐ để xác định rõ những vấn đề, điều khoản chưa hiểu Từ đó đặt những câu hỏi đóng hoặc mở tùy vào từng vấn đề cần giải đáp Ví dụ: Câu hỏi đóng “Ngoài khoảng thời gian làm việc theo giờ hành chính được ghi cụ thể trong HĐ thì có làm thêm ngoài giờ?” Câu hỏi mở: “Theo như HĐLĐ của công thì thời gian làm việc là linh hoạt, và có chia ca kíp Vậy thì bên phía công ty tạo điều kiện cho NLĐ linh hoạt về việc lựa chọn thời gian làm việc như thế nào?” Khi đặt câu hỏi cần mang tính xây dựng, góp ý hoặc làm rõ vấn đề, tránh dồn 1 phía vào thế bí hoặc mang tính phê bình Ví dụ: Tôi thấy thời gian làm việc của công ty cần phải thay đổi, vì không đảm bảo sức khỏe cho NLĐ, mà lực lượng lao động chiếm trên 50% là nữ 4.5 Kỹ năng lắng nghe - Khi ký hợp đồng lao động thì hai bên cần tập trung lắng nghe những vấn đề mà các bên đặt câu hỏi thắc mắc về HĐLĐ - NSDLĐ nên lắng nghe những ý kiến, thắc mắc của NLĐ Tôn trọng danh dự, nhân phẩm của NLĐ, không nên có hành động xem thường, xúc phạm đến NLĐ Không nên lấy quyền lực ra để de dọa, bắt NLĐ phải làm theo trong HĐLĐ - Những cử chỉ để thấy được mình lắng nghe tập trung, có thiện chí: gật đầu nhẹ khi bên khia thắc mắc vấn đề; mỉm cười; thẳng lưng hoặc hơi chúi người về phía trước Tránh: khoanh tay, ngả người về phía sau, nét mặt nhăn nhó, cau mày,… khi bên kia đặt câu hỏi - Có thể áp dụng 6 mức độ lắng nghe: (1) Tập trung; (2) Tham dự; (3) Hiểu; (4) Ghi nhớ; (5) Hồi đáp; (6) Phát triển 4.6 Kỹ năng phân tích vấn đề - Khi ký kết HĐLĐ, muốn phân tích được vấn đề thì ta phải tìm hiểu các văn bản pháp luật liên quan để khi đọc vào HĐLĐ có thể nhận ra được những chỗ sai và yêu cầu chỉnh sửa lại cho phù hợp với luật quy định - Khi đưa ra những điểm sai thì nên căn cứ vào pháp luật chứ không được nói chung chung, sẽ ảnh hưởng đến độ tin cậy của chúng ta - Đọc đi đọc lại HĐLĐ đến khi hiểu rõ, đọc cẩn thận, tránh đọc qua loa, để có thể hiểu được và xử lý những câu hỏi được đặt ra - Khi phân tích vấn đề cần lưu ý là vấn đề đó chúng ta có hiểu rõ không? Để từ đó đưa ra hướng giải quyết cho phù hợp 4.7 Kỹ năng diễn đạt - Nguyên tắc: 5W + 1H Who (Ai), Why (Tại sao), What (Cái gì), How (Như thế nào), Where (Ở đâu), When (Khi nào) Khi 2 bên diễn đạt câu hỏi hoặc ý nghĩ của mình thì cần áp dụng nguyên tắc trên để làm rõ vấn đề muốn diễn đạt Ví dụ đại diện NSDLĐ điện thoại hẹn NLĐ đến công ty ký kết HĐLĐ “Mời anh A sáng mai tới ký HĐLĐ” thì sẽ không rõ thông tin, mà câu “Mời anh A tới công ty X ký HĐLĐ lúc 9h00, ngày 10/8/2016 tại phòng nhân sự” thì thông tin truyền đạt sẽ rõ hơn + Tuân theo nguyên tác này, giúp cho NSDLĐ thiết kế HĐLĐ một cách cụ thể và rõ ràng hơn, biết được đối tượng thực hiện HĐLĐ là ai; nội dung HĐLĐ là gì; làm việc như thế nào, bằng phương tiện gì; làm việc tại đâu, môi trường như thế nào; khi nào thì bắt đầu thực hiện công việc, khi nào HĐLĐ có hiệu lực… - Khi diễn đạt nội dung trong HĐLĐ cho bên kia hiểu thì cần phải diễn đạt trôi chảy, không nói quá nhanh, mà cũng không nên nói quá chậm; tóm lược những ý quan trọng trong HĐLĐ một cách ngắn gọn, dễ hiểu - Nên dùng từ ngữ phổ thông, không nên dùng từ ngữ địa phương để tránh gây tình trạng khó hiểu cho 2 bên Nguyên tắc 2S Say what you mean – nói điều có nghĩa, sử dụng ngôn từ, câu chữ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu Say what you want – nói điều bạn muốn, đưa ra yêu cầu/ý kiến/mong muốn của mình một cách rõ ràng và trực tiếp 5 Những lỗi thường mắc phải khi ký kết HĐ và khắc phục 5.1 Nguyên nhân Nguyên nhân nhân khách quan: do không hiểu biết rõ quy định luật lao động; trình độ chuyên môn cán bộ, nhân viên phụ trách nhận sự của doanh nghiệp còn non kém Nguyên nhân chủ quan: vì mục đích giảm chi phí, tăng lợi nhuận, để tránh thực hiện các nghĩa vụ với NLĐ của doanh nghiệp, nếu không giao kết hợp đồng lao đồng sẽ không phải đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cố tình lách luật để thuê NLĐ ký hợp đồng theo mùa vụ hoặc công việc nhất định với thời hạn dưới 12 tháng, nhưng thực chất là công việc thường xuyên, liên tục nhiều năm; … 5.2 Những lỗi thường mắc phải khi ký kết HĐ Về hình thức - Trình bày văn bản HĐLĐ sai hoặc thiếu các thông tin, hình thức trình bày không đạt yêu cầu như một văn bản hành chính (như nhóm đã trình bày trong Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính) - Ký kết HĐ bằng lời nói với những công việc thường xuyên, liên tục nhiều năm - Ký kết HĐ bằng văn bản: + Thay đổi tên HĐ để ký kết (HĐ cộng tác viên…) + HĐ thử việc kéo dài và các trình độ đều áp dụng đối với HĐ thử việc 90 ngày (3 tháng) Về nội dung - Nội dung HĐ sai qui định của pháp luật - Không làm rõ, cụ thể những nội dung trong HĐLĐ: a) Công việc phải làm: Không nêu rõ những hạng mục công việc cụ thể, đặc điểm, tính chất công việc và những nhiệm vụ chủ yếu, khối lượng và chất lượng phải bảo đảm b) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Không nêu rõ một số giờ làm việc hàng ngày, hàng tuần theo giờ hành chính hay ca, kíp ngày nghỉ hàng tuần, hàng năm, ngày nghỉ lễ, việc làm thêm giờ c) Tiền lương: Không nêu rõ mức lương, các loại phụ cấp, hình thức trả lương, các loại tiền thưởng, các loại trợ cấp, thời gian trả lương, các loại phúc lợi tập thể, điều kiện nâng bậc lương, việc giải quyết tiền lương và tiền tàu xe trong những ngày đi đường khi nghỉ hàng năm d) Địa điểm làm việc: Không nêu rõ địa điểm chính thức, làm tại chỗ, đi làm lưu động xa hay gần, phương tiện đi lại, ăn, ở trong thời gian lưu động đ) Thời hạn hợp đồng: Không nêu rõ loại hợp đồng, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hợp đồng (Ví dụ: hợp đồng lao động này có hiệu lực từ ngày 22 tháng 6 năm 2008) e) Điều kiện an toàn vệ sinh lao động: Không nêu rõ các tiêu chuẩn an toàn vệ sinh lao động, cụ thể trong công việc phải làm, các công việc phòng hộ lao động mà NLĐ tuân thủ và NSDLĐ phải bảo đảm cung cấp, tạo điều kiện g) Bảo hiểm xã hội: Không nêu rõ trách nhiệm của mỗi bên trong việc đóng góp, thu nộp bảo hiểm xã hội, quyền, lợi ích của NLĐ về bảo hiểm xã hội Thẩm quyền ký kết - Đối với NLĐ: + Một nhóm NLĐ nhất định cũng có thể uỷ quyền cho một NLĐ (cùng nhóm) giao kết HĐLĐ Tuy nhiên việc uỷ quyền của một nhóm NLĐ cho một NLĐ giao kết HĐLĐ chỉ áp dụng đối với HĐLĐ có xác định thời hạn + Những NLĐ dưới 15 tuổi vẫn có thể tự mình giao kết HĐLĐ nhưng phải có sự xác nhận bằng văn bản của cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp mới có giá trị - Đối với NSDLĐ: người ký HĐLĐ không đúng thẩm quyền + Người đại diện theo pháp luật quy định tại Điều lệ của doanh nghiệp hoặc người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền đối với doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh nghiệp; + Người đại diện theo pháp luật quy định tại Điều lệ hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã hoặc người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền đối với hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã hoạt động theo Luật hợp tác xã; + Người đứng đầu cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, đơn vị, tổ chức ủy quyền đối với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội có sử dụng lao động làm việc theo chế độ hợp đồng lao động; + Người đứng đầu tổ chức hoặc người được người đứng đầu tổ chức ủy quyền đối với cơ quan, tổ chức, chi nhánh, văn phòng đại điện của nước ngoài hoặc quốc tế đóng tại Việt Nam; + Chủ hộ hoặc người đại diện hộ gia đình có thuê mướn, sử dụng lao động; + Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động 5.3 Khắc phục - Các bên cần nâng cao kỹ năng ký kết, kiến thức về qui định của pháp luật liên quan đến HĐLĐ - HĐLĐ sai về nội dung (vô hiệu) thì các bên phải hủy bỏ và ký kết mới Đối với HĐ vô hiệu từng phần thì sửa đổi phần vô hiệu đó