QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ KIỂM TOÁN PHI LỢI NHUẬN TRUNG TÂM HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN CỘNG ĐỒNG LIN VÀ DỰ ÁN IRISH AID

Biểu Mẫu - Văn Bản - Kinh tế - Quản lý - Kiểm toán 1 QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ KIỂM TOÁN PHI LỢI NHUẬN TRUNG TÂM HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN CỘNG ĐỒNG LIN VÀ DỰ ÁN IRISH AID 2 MỤC LỤC Giới thiệu3 Lời tri ân 4 1. Các vấn đề về quản lý tài chính5 1.1 Báo cáo tài chính5 1.2 Quản lý chứng từ kế toán5 1.2.1 Chứng từ kế toán5 1.2.2 Quy định về lưu chứng từ kế toán6 1.2.3 Cách lưu chứng từ kế toán6 2. Các vấn đề về quản lý tiền7 2.1 Tiền gửi ngân hàng7 2.2 Quản lý tiền mặt tại quỹ7 3. Các vấn đề trong mua sắm9 4. Tạm ứng và hoàn tạm ứng10 4.1 Tạm ứng10 4.2 Hòan ứng10 5. Ngân sách dự án11 6. Kiểm tóan báo cáo tài chính13 7. Các câu hỏi thường gặp14 Bảng kê phụ lục17 Về Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Cộng đồng30 2 3 Dưới sự tài trợ từ dự án Irish Aid trong năm 2011, 9 tổ chức phi lợi nhuận TP.HCM đã tham gia khóa huấn luyện về Quản lý tài chính và Kiểm toán phi lợi nhuận. Đây là dự án được Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Cộng đồng LIN (LIN) kết hợp với công ty kiểm toán và tư vấn ECOVIS thực hiện. Dưới đây là danh sách 9 tổ chức tham gia dự án này. Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Cộng đồng LIN (LIN); Cơ Sở Xã Hội Bình Lợi; Cơ Sở Xã Hội Hóc Môn; Trung tâm Mồ côi Khánh Hội; Quỹ học bổng Huỳnh Tấn Phát; Trung tâm Nghiên cứu, Tư vấn Đào tạo Người Khiếm thính (CED); Trung tâm Khuyết tật và Phát triển (DRD); Cơ sở Dạy nghề Người khuyết tật Thiện Tâm Hương; Nhóm Nụ Cười Mục tiêu chính của dự án là hỗ trợ nâng cao năng lực về quản lý tài chính và kiểm toán giúp tổ chức minh bạch hóa các hoạt động tài chính của mình nhằm phát triển tổ chức và tìm kiếm các nguồn tài trợ. Với sự tham gia của các tổ chức thông qua 4 ngày tập huấn và tiến hành việc kiểm toán (được Irish Aid hỗ trợ 80 chi phí kiểm toán), ECOVIS đã hệ thống hóa các nội dung và biểu mẫu nhằm giúp tổ chức hiểu rõ hơn về quy trình, cơ chế và cách xây dựng tổ chức minh bạch trong việc báo cáo quyết toán phi lợi nhuận. Thông qua dự án này, Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Cộng đồng LIN đã tổng hợp toàn bộ tài liệu quá trình 4 ngày tập huấn, các đúc kết và chia sẻ kinh nghiệm khi tiến hành việc kiểm toán. Việc tổng hợp này có mục đích giúp: (1) 9 tổ chức tham gia dự án sử dụng như là tài liệu tham khảo; (2) các tổ chức phi lợi nhuận không tham gia tập huấn có thể sử dụng để nâng cao tính minh bạch về tài chính của tổ chức mình; và (3) các chuyên gia có thể đóng góp ý kiến phù hợp để hoàn thiện bộ tài liệu này hỗ trợ các tổ chức phi lợi nhuận. GIỚI THIỆU 3 4 LỜI CẢM ƠN Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Cộng đồng LIN chân thành cảm ơn tổ chức Irish Aid đã hỗ trợ toàn bộ cho dự án nâng cao năng lực về Quản lý tài chính và kiểm toán phi lợi nhuận và từ đó hỗ trợ xây dựng bộ tài liệu này. Chúng tôi cũng chân thành cảm ơn các giảng viên của công ty ECOVIS, đối tác tham gia việc biên soạn tài liệu và tham gia tập huấn cho các tổ chức. Từ tài liệu biên soạn đó đã giúp chúng tôi tổng hợp cuốn sách này. Cuối cùng, chúng tôi cũng cảm ơn 8 tổ chức: Cơ Sở Xã Hội Bình Lợi; Cơ Sở Xã Hội Hóc Môn; Trung tâm Mồ côi Khánh Hội; Quỹ học bổng Huỳnh Tấn Phát; Trung tâm Nghiên cứu, Tư vấn Đào tạo Người Khiếm thính (CED); Trung tâm Khuyết tật và Phát triển (DRD); Cơ sở Dạy nghề Người khuyết tật Thiện Tâm Hương và Nhóm Nụ Cười đã tham gia dự án và giúp chúng tôi đóng góp ý kiến trong việc xây dựng bộ tài liệu này. 4 5 Lựa chọn một phương pháp hạch toán kế toán phù hợp với chức năng hoạt động của tổ chức để áp dụng hợp lý là yêu cầu cơ bản của quản lý tài chính kế toán của tổ chức. Tổ chức áp dụng phương pháp đã đăng ký trong suốt quá trình hoạt động, trừ khi chức năng hoạt động thay đổi đáng kể hoặc việc áp dụng sự thay đổi của quyết định từ cơ quan có thẩm quyền. Lập và trình bày báo cáo tài chính của tổ chức đúng thời gian quy định, Báo cáo quyết toán dự án cũng cần thực hiện đúng thời hạn. Khi ghi nhận chi phí cần ghi nhận đúng dòng ngân sách của loại chi phí đó. Tránh trường hợp các chi phí dự án không được ghi nhận theo đúng nguồn vốn của nhà tài trợ. Nên theo dõi khỏan thuế giá trị gia tăng được hoàn lại để tiện việc hoàn thuế sau này. (Biểu mẫu – Phụ lục 1). 1.1. BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.2. QUẢN LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 1.2.1 Chứng từ kế toán Chứng từ kế toán phải có những nội dung chủ yếu sau đây: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Vì một số tổ chức hoạt động nhiều dự án cùng một lúc, để đảm bảo chi phí của được ghi nhận theo đúng nguồn của từng nhà tài trợ cần tuân thủ một số lưu ý khi quản lý chứng từ kế tóan như sau: Đối với dự án sử dụng phương 1 CÁC VẤN ĐỀ VỀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận 6 Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận Việc các hóa đơn thanh toán không mang tên Dự án có thể dẫn đến rủi ro là khoản chi đó đã xảy ra nhưng không phục vụ cho các hoạt động của Dự án hoặc được sử dụng cho các Dự án khác trong trường hợp cơ quan thực hiện nhiều Dự án cùng lúc “ pháp kế toán thực thu, thực chi: Chứng từ đã ghi sổ phải đóng dấu “Đã thanh toán” và “tên của Dự án”, việc đóng dấu “Đã thanh toán” nhằm giảm rủi ro hóa đơn dùng chi trả nhiều lần; Việc các hóa đơn thanh toán không mang tên Dự án có thể dẫn đến rủi ro là khoản chi đó đã xảy ra nhưng không phục vụ cho các hoạt động của Dự án hoặc được sử dụng cho các Dự án khác trong trường hợp cơ quan thực hiện nhiều Dự án cùng lúc; Chứng từ đã ghi sổ nên đóng dấu “Đã ghi sổ”; Việc các chứng từ không có dấu “Đã ghi sổ” có thể dẫn đến rủi ro là khoản chứng từ đó có thể bị ghi trùng hai lần. 1.2.2 Quy định về lưu chứng từ kế toán Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ; Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán; Đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán; Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây: a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. 1.2.3 Cách lưu chứng từ kế toán Phân biệt chứng từ thu chi; Thiết lập ký hiệu chứng từ theo từng loại hình; Đánh số tham chiếu và sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian. Vd: PT201100001; Những chứng từ liên quan đến mua tài sản cố định cần phải lưu riêng. 7 2.1. TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Các khoản chi tiêu thông thường bằng tiền gửi ngân hàng: Thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp dịch vụ hoặc mua sắm tài sản; Chuyển quỹ sang giai đoạn khác hoặc địa điểm thực hiện khác, rút tiền về Quỹ tiền mặt; Chi phí lương cho nhân viên; Chi phí lương cho giảng viên, chuyên gia bên ngoài. Một số lưu ý về sử dụng tiền gửi ngân hàng: Cần phải mở tài khoản ngân hàng dưới tên dự án – không dưới tên cá nhân. Việc theo dõi dự án bằng tài khoản riêng biệt sẽ dễ dàng trong việc quản lý tiền nhận từ nhà tài trợ và hạn chế việc sử dụng tiền của Dự án sai mục đích; Cần có hai chữ ký mẫu đăng ký với ngân hàng: chữ ký của ban quản lý Dự án (giám đốc, quản lý tài chính) và của nhân viên nhà tài trợ; Nếu một trong hai người đăng ký chữ ký ngân hàng không làm việc cho Dự án nữa thì phải báo ngay cho ngân hàng; Theo dõi sổ chi tiết các nghiệp vụ phát sinh qua ngân hàng theo từng tài khoản (Biểu mẫu – Phụ lục 2); Lập bảng đối chiếu số dư ngân hàng hàng tháng, xem xét và phê duyệt bởi một người độc lập trong quá trình thực hiện (Biểu mẫu – Phụ lục 3); Đối với chi phí: sử dụng tỷ giá trung bình hàng tháng để chuyển đổi các giao dịch bằng tiền tệ khác đồng tiền trên báo cáo (USD); Tất cả các khoản mục có số dư ngoại tệ phải được đánh giá theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại ngày kết thúc niên độ. Việc không đánh giá những khoản mục có số dư có gốc ngoại tệ tại thời điểm cuối năm dẫn đến rủi ro làm sai lệch tài sản và nợ của dự án. Ngoài ra, Việc không đánh giá số dư có gốc ngoại tệ cuối năm cũng không tuân thủ theo chuẩn mựcquy định kế toán. 2 2.1. QUẢN LÝ TIỀN MẶT TẠI QUỸ CÁC VẤN ĐỀ VỀ QUẢN LÝ TIỀN Các khoản chi tiêu thông thường bao gồm Tạm ứng cho chi phí đi lại và các chi phí lặt vặt khác của dự án; Chi phí lương cho giảng viên, chuyên gia bên ngoài; Ký gửi tiền có kỳ hạn. Một số lưu ý về sử dụng quỹ tiền mặt Cần lập Biên lai nhận tiền mỗi khi tiến hành thanh toán để mô tả mục đích của khoản chi tiêu. Biên lai nhận tiền cần kèm theo các chứng từ hóa đơn cho khoản tiền đã chi. Biên Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận 8 nhận này cũng nhằm mục đích chứng thực rằng nhà cung cấp đã nhận tiền từ tổ chức bên cạnh các hóa đơn do nhà cung cấp phát hành (Biểu mẫu – Phụ lục 4); Phải có sự phê duyệt bằng văn bản trước khi thanh toán; Lập phiếu thu, phiếu chi cho các khòan thu tiền mặt và chi tiền mặt (Biểu mẫu – phụ lục 5-6); Cần duy trì Sổ quỹ tiền mặt để theo dõi toàn bộ các khoản chi tiêu (Biểu mẫu – Phụ lục 7); Để giảm thiểu rủi ro tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục đích hoặc bị mất mát mà không được phát hiện kịp thời, cần phải phân chia trách nhiệm giữa kế toán và thủ quỹ. Kế toán là người ghi nhận chi tiêu và thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt và thanh toán; Kiểm kê quỹ tiền mặt hàng tháng (hay ít nhất hàng quý nếu chi tiêu không thường xuyên), nên có cán bộ độc lập với kế toánthủ quỹ tiến hành kiểm kê quỹ đột xuất và cần phải lập biên bản kiểm kê quỹ để làm bằng chứng cho việc kiểm kê. Việc kiểm kê quỹ sẽ giúp phát hiện chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách và số dư tiền thực tế kịp thời, từ đó có biện pháp sửa chữa (Biểu mẫu – Phụ lục 8); Nên giới hạn số dư tiền mặt tại quỹ, ví dụ: 1,000 USD hay 20 triệu đồng, vì dự án sẽ không hoạt động hiệu quả nếu số dư tiền quá thấp hoặc tăng nguy cơ mất mát nếu số dư tiền quá cao; Giới hạn các khoản chi bằng tiền mặt, nên thanh toán bằng tiền mặt cho những giao dịch nhỏ, những chi phí lớn sẽ được thanh toán bằng séc hoặc qua chuyển khoản; Về việc chi tiền cho cá nhân VD: Phụ cấp tiền xăng xe khi đi tham dự hội thảo. Dự án nên thu thập các danh sách người nhận tiền với đầy đủ chữ ký kèm họ tên và số chứng minh nhân dân của những người tham gia trong danh sách nhận tiền cũng như đính kèm với các phiếu chi cho những khoản chi tiền  chứng minh cho việc thanh toán tiền thực sự đã diễn ra đồng thời thủ tục chi tiền đã được tuân thủ. Và không chấp nhận việc ký thay. Bí quyết để tiết kiệm tiền: Gửi nhanh tiền thu được bằng tiền mặt vào tài khoản ngân hàng để nhận được khoản lãi. Tiền giữ tại két sắt sẽ không thu được thêm bất kỳ khoản nào. Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận 9 CÁC VẤN ĐỀ TRONG MUA SẮM 3 QUY TRÌNH MUA SẮM HÀNG HÓA (Biểu mẫu – Phụ lục 09) Đề nghị mua hàng cần được lập đối với các khoản mua sắm lớn (trên 5 triệu đồng hoặc tùy theo quy định của từng dự án) và khuyến khích nên lập với mọi khoản mua sắm khác. Đề nghị mua hàng cần được gửi đến người phê duyệt để được chấp nhận. Một số lưu ý với đề nghị mua hàng: Không nên cam kết mua sắm trước khi đề nghị mua hàng được chuẩn bị và được phê duyệt; Nếu đề nghị mua hàng không được phê duyệt hoặc hủy, nên lưu vào hồ sơ “đề nghị mua hàng đã hủy”; Đề nghị mua hàng phải bao gồm những nội dung cơ bản sau: - Số thứ tự của đề nghị mua hàng - Ngày đề nghị mua hàng - Tên người đề nghị - Loại hàng hóa, quy cách, Sau khi đề nghị mua hàng được phê duyệt, cần phân tích về giá cả cho khoản mua sắm. Việc thu thập đủ 03 báo giá là một trong những cách phân tích giá. Các báo giá sẽ được xem xét và đánh giá nhà cung cấp để chọn ra hàng hóa và dịch vụ tốt nhất cho tổ chức. Cần phải có hồ sơ đánh giá nhà cung cấp và lưu như chứng từ kế toán. Bản đánh giá nhà cung cấp phải viết ngắn gọn, cụ thể, gợi ý nên chọn nhà cung cấp nào và lý do chọn nhà cung cấp đó (đặc biệt trong trường hợp chỉ có thể lấy được ít hơn số báo giá quy định do độc quyền, mua tại xưởng sản xuất…. nên giải thích rõ nguyên nhân) Nếu do điều kiện khách quan, không lấy được 3 báo giá bằng văn bản, có thể hỏi giá qua điện thoại và ghi lại bản kê chi tiết các thông tin về tên, địa chỉ cửa hàng, số điện thoại, người cung cấp giá… Nên lưu lại bảng báo giá để dể dàng cho việc kiểm toán về việc tuân thủ. ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG BƯỚC 1 Khi đã lựa chọn được nhà cung cấp, tổ chức sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với nhà cung cấp (hoặc đơn đặt hàng) và thanh toán sau khi đã nhận đủ hàng. MỜI THẦU - PHÂN TÍCH GIÁ BƯỚC 2 THỰC HIỆN VIỆC MUA SẮM VÀ GHI SỎ KẾ TOÁN BƯỚC 3 Không nên cam kết mua sắm trước khi đề nghị mua hàng được chuẩn bị và được phê duyệt “ ”Nên lưu lại bảng báo giá để dể dàng cho việc kiểm toán về việc tuân thủ “ ” Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận 10 Người đề nghị mua hàng cũng nên giữ một bản sao đơn đặt hàng đề dễ dàng trong việc kiểm tra hàng hóa. Trường hợp phải tạm ứng trước cho nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ thì số tạm ứng không nên vượt quá 40 tổng số tiền phải trả cho hàng hóa và dịch vụ. Kiểm tra đối chiếu hàng nhận với đơn đặt hànghợp đồng – quy cách, tên hàng, số lượng…. Kiểm tra cả về chất lượng hàng nhận. Ký nhận trên đơn đặt hàng; Người nhận hàng cập nhật tình hình nhận hàng với người đặt mua để xử lý các vấn đề liên quan đến việc nhận hàng; Nếu nhận chưa đủ hàng, xác nhận lại với nhà cung cấp để tìm hiểu về lý do, ngày giao hàng tiếp theo; Chuyển toàn bộ chứng từ mua hàng cho phòng kế toán, bao gồm: yêu cầu mua hàng, yêu cầu mở thầu, đánh giá nhà cung cấp, phê duyệt mua hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn; Khi kết thúc hợp đồng, phải có biên bản thanh lý ghi đầy đủ các nội dung đã thực hiện; Kế toán kiểm tra đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng – giá và số lượng hàng thực nhận. Nếu có chênh lệch, cần giải quyết kịp thời; Kế toán lập đề nghị thanh toán và phê duyệt bởi người có thẩm quyền; Đóng dấu “Đã thanh toán” trên hóa đơn; MỘT SỐ LƯU Ý TẠM ỨNG VÀ HOÀN TẠM ỨNG 4 Các tổ chức nên xây dựng quy trình tạm ứng phù hợp với hoạt động của tổ chức. Một quy trình cơ bản cần đáp ứng các yêu cầu: Đề nghị tạm ứng được lập bởi người trực tiếp nhận tiền tạm ứng và khoản tạm ứng phải phù hợp với ngân sách. Cần có thời gian hoàn tạm ứng cụ thể. (Biểu mẫu – phụ lục 11); Số tiền chi trên phiếu chi phải khớp với số tiền được duyệt trên phiếu tạm ứng; Không tạm ứng số tiền lớn bằng tiền mặt cho nhân viên; Khi một nhân viên đã quá thời gian hoàn ứng mà tiếp tục tạm ứng thì cần giải thích lý do; Cần có sổ theo dõi các khoản tạm ứng (Biểu mẫu – phụ lục 12). Tổ chức cũng cần xây dựng quy trình hoàn ứng phù hợp với hoạt động của mình. Quy trình cần đáp ứng những điều cơ bản sau: Nhân viên tạm ứng tiền sẽ trực tiếp làm hồ sơ hoàn tạm ứng, cần thu thập đầy đủ chứng từ đã chi ra bằng khoản tạm ứng và kê khai vào bản hoàn tạm ứng. Trường hợp các khoản chi không có chứng từ (hóa đơn tài chính đối với khoản >200.000 VND hoặc hóa đơn bán lẻ), nhân viên cần phải có thông tin, chữ ký của người nhận tiền và bảng kê hàng hóa mua lẻ đó. (Biểu mẫu – phụ lục 13); Thời gian hoàn tạm ứng cần phải đúng với thời gian đã nêu ra trên phiếu tạm ứng; Phiếu hoàn tạm ứng cần phê duyệt của bộ phận có thẩm quyền, sau đó, kế toán sẽ xóa khoản tạm ứng và thu lại khoản tiền chưa sử dụng hoặc trả thêm dựa trên số tiền được duyệt. 4.1. TẠM ỨNG 4.2. HOÀN ỨNG Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận 11 5Ngân sách dự án là một khâu quan trọng trong việc quản lý tài chính của dự án. Việc xây dựng ngân sách sẽ vẽ được bức tranh tổng quan về dự án. Đưa ra ngân sách hợp lý với hoạt động của dự án sẽ đóng góp cho sự thành công của dự án. Do đó, cần lập ngân sách thích hợp đối với quy mô của dự án, tránh thiếu hụt ngân sách khiến cho dự án bị trì trệ, thiếu hiệu quả hoặc quá dư thừa ngân sách. MỘT SỐ LƯU Ý TRONG KỸ THUẬT LẬP NGÂN SÁCH Kỹ thuật lập ngân sách không chỉ đơn giản là lấy chi phí của năm trước để đưa vào, ngân sách không phải là yêu cầu về hành chính tài chính của nhà tài trợ mà Ngân sách cần thể hiện một bức tranh tổng quan về hoạt động của dự án so với tình hình chi phí hiện tại. Do đó, cần lưu ý một số vấn đề về lập ngân sách để tránh trường hợp thiếu hụt hoặc dư thừa ngân sách. Trước khi lập ngân sách: Theo thực tế quản lý một tổ chức, để lập ngân sách tốt cần bao gồm mục tiêu cụ thể, kế hoạch chi tiết và cân nhắc tính toán hợp lý; Khi chuẩn bị ngân sách cho từng giai đoạn và khi thực tế lập ngân sách, cần đặt ra các câu hỏi: - Chúng ta có thể chi ít hơn năm trước mà vẫn đạt kết quả tương tự hoặc tốt hơn không? - Chúng ta có lãng phí tiền trong những giai đoạn trước không và nếu có thì nên làm thế nào để tránh trường hợp đó trong tương lai?. Các cách lập ngân sách: Ngân sách tăng dần dựa theo chi phí phát sinh năm trước; Ngân sách lập trên cơ sở mới hoàn toàn. Các vấn đề xung quanh ngân sách: Cần dự trù yếu tố tăng giá trong Ngân sách. Ngân sách nên chi tiết từng khoản mục để tránh trường hợp thiếu hụt hoặc dư thừa kinh phí; Nên có số dự phòng các khoản phát sinh; BIỂU MẪU Ngân sách (Phụ lục 14) Đề nghị ứng tiền (Phụ lục 15) Kỹ thuật lập ngân sách không chỉ đơn giản là lấy chi phí của năm trước để đưa vào “ ” NGÂN SÁCH DỰ ÁN Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận 12 MƯỜI (10) NGUYÊN LÝ QUẢN LÝ NGÂN SÁCH Ngân sách phải được thiết lập để cung cấp công cụ cho: Các hoạt động cần thiết để đạt được mục đích và mục tiêu của dự án. Thước đo tình hình hiện tại của dự án. Phát hiện các sai sót trọng yếu. Phát hiện những thay đổi quan trọng trong tình hình và điều Phải được lập trên cơ sở thực tế, có căn cứ và phải có tính khả thi. Ngân sách phải được xây dựng dựa trên phân tích chặt chẽ, bao gồm: Xác định rõ ràng mục đích của dòng ngân sách đối với sứ mệnh, mục đích và mục tiêu của Dự án, Đánh giá toàn diện nhu cầu tài chính của Dự án trong việc thực hiện các mục đích của mình, Lập kế hoạch nhằm nâng cao các nguồn lực hoặc thay đổi các mục đích, mục tiêu nếu các nguồn lực hiện có không đáp Kết quả tài chính thực tế phải được thường xuyên so sánh với ngân sách để: Phát hiện thay đổi trong tình hình hoặc trong môi trường kinh doanh, Phát hiện các sai sót, Đánh giá việc thực hiện tài chính, Loại bỏ được các chi phí không cần thiết, Đảm bảo các chi tiêu phù hợp và cần thiết trong việc hoàn thành các mục đích của Dự án, Các giao dịch phải có đầy đủ các chứng từ cần thiết Trong trường hợp các kết quả tài chính khác với ngân sách, người quản lý phải: Xác định nguyên nhân Đánh giá hoạt động Đưa ra quyết định để sửa sai Dự án phải hoạt động phù hợp với ngân sách. Nếu chi tiêu vượt quá ngân sách, phải lý giải được nguyên nhân cho việc chi tiêu quá ngân sách đó. Ngoài ra, các Dự án cần có kế hoạch nghiêm túc để giải quyết vấn đề chi quá ngân sách này. Tất cả các khoản chi phải được tuân thủ theo các chính sách, các nguyên tắc, các quy định liên quan Mỗi Dự án phải đánh giá kết quả tài chính trước khi bắt đầu hoạt động mới hoặc thay đổiloại bỏ hoạt động hiện tại. Mỗi một Dự án cần đảm bảo được các lợi ích dự tính phải lớn hơn các chi phí chi cho các hoạt động dự tính hoặc đang thực hiện. Mỗi Dự án phải có các biện pháp chống mất mát hoặc sử dụng sai mục đích các tài sản của Dự án. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 NGÂN SÁCH DỰ ÁNTài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận 13 6KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH Mục đích của việc kiểm toán là giúp chắc chắn rằng mọi ghi chép và các báo cáo tài chính đang thể hiện bức tranh tổng quát về những hoạt động đang diễn ra tại tổ chức. Rất nhiều người cho rằng kiểm toán là tốn kém chi phí và kiểm toán viên thì luôn luôn tìm kiếm các sai sót của tổ chức. Tuy nhiên, ở một số trường hợp được chỉ định, thì kiểm toán viên mới đi tìm sai sót của tổ chức. Kiểm toán đòi hỏi kiểm toán viên phải đưa ra ý kiến về việc đảm bảo sự phù hợp của Báo cáo tài chính. Đánh giá hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát nội ...

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ KIỂM TOÁN PHI LỢI NHUẬN TRUNG TÂM HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN CỘNG ĐỒNG LIN VÀ DỰ ÁN IRISH AID 1 MỤC LỤC Giới thiệu _3 Lời tri ân 4 1 Các vấn đề về quản lý tài chính 5 1.1 Báo cáo tài chính 5 1.2 Quản lý chứng từ kế toán _5 1.2.1 Chứng từ kế toán _5 1.2.2 Quy định về lưu chứng từ kế toán 6 1.2.3 Cách lưu chứng từ kế toán _6 2 Các vấn đề về quản lý tiền 7 2.1 Tiền gửi ngân hàng 7 2.2 Quản lý tiền mặt tại quỹ 7 3 Các vấn đề trong mua sắm 9 4 Tạm ứng và hoàn tạm ứng 10 4.1 Tạm ứng _10 4.2 Hòan ứng _10 5 Ngân sách dự án _11 6 Kiểm tóan báo cáo tài chính _13 7 Các câu hỏi thường gặp _14 Bảng kê phụ lục _17 Về Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Cộng đồng 30 2 GIỚI THIỆU Dưới sự tài trợ từ dự án Irish Aid trong năm 2011, 9 tổ chức phi lợi nhuận TP.HCM đã tham gia khóa huấn luyện về Quản lý tài chính và Kiểm toán phi lợi nhuận Đây là dự án được Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Cộng đồng LIN (LIN) kết hợp với công ty kiểm toán và tư vấn ECOVIS thực hiện Dưới đây là danh sách 9 tổ chức tham gia dự án này Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Cộng đồng LIN (LIN); Cơ Sở Xã Hội Bình Lợi; Cơ Sở Xã Hội Hóc Môn; Trung tâm Mồ côi Khánh Hội; Quỹ học bổng Huỳnh Tấn Phát; Trung tâm Nghiên cứu, Tư vấn & Đào tạo Người Khiếm thính (CED); Trung tâm Khuyết tật và Phát triển (DRD); Cơ sở Dạy nghề Người khuyết tật Thiện Tâm Hương; Nhóm Nụ Cười Mục tiêu chính của dự án là hỗ trợ nâng cao năng lực về quản lý tài chính và kiểm toán giúp tổ chức minh bạch hóa các hoạt động tài chính của mình nhằm phát triển tổ chức và tìm kiếm các nguồn tài trợ Với sự tham gia của các tổ chức thông qua 4 ngày tập huấn và tiến hành việc kiểm toán (được Irish Aid hỗ trợ 80% chi phí kiểm toán), ECOVIS đã hệ thống hóa các nội dung và biểu mẫu nhằm giúp tổ chức hiểu rõ hơn về quy trình, cơ chế và cách xây dựng tổ chức minh bạch trong việc báo cáo quyết toán phi lợi nhuận Thông qua dự án này, Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Cộng đồng LIN đã tổng hợp toàn bộ tài liệu quá trình 4 ngày tập huấn, các đúc kết và chia sẻ kinh nghiệm khi tiến hành việc kiểm toán Việc tổng hợp này có mục đích giúp: (1) 9 tổ chức tham gia dự án sử dụng như là tài liệu tham khảo; (2) các tổ chức phi lợi nhuận không tham gia tập huấn có thể sử dụng để nâng cao tính minh bạch về tài chính của tổ chức mình; và (3) các chuyên gia có thể đóng góp ý kiến phù hợp để hoàn thiện bộ tài liệu này hỗ trợ các tổ chức phi lợi nhuận 3 LỜI CẢM ƠN Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Cộng đồng LIN chân thành cảm ơn tổ chức Irish Aid đã hỗ trợ toàn bộ cho dự án nâng cao năng lực về Quản lý tài chính và kiểm toán phi lợi nhuận và từ đó hỗ trợ xây dựng bộ tài liệu này Chúng tôi cũng chân thành cảm ơn các giảng viên của công ty ECOVIS, đối tác tham gia việc biên soạn tài liệu và tham gia tập huấn cho các tổ chức Từ tài liệu biên soạn đó đã giúp chúng tôi tổng hợp cuốn sách này Cuối cùng, chúng tôi cũng cảm ơn 8 tổ chức: Cơ Sở Xã Hội Bình Lợi; Cơ Sở Xã Hội Hóc Môn; Trung tâm Mồ côi Khánh Hội; Quỹ học bổng Huỳnh Tấn Phát; Trung tâm Nghiên cứu, Tư vấn & Đào tạo Người Khiếm thính (CED); Trung tâm Khuyết tật và Phát triển (DRD); Cơ sở Dạy nghề Người khuyết tật Thiện Tâm Hương và Nhóm Nụ Cười đã tham gia dự án và giúp chúng tôi đóng góp ý kiến trong việc xây dựng bộ tài liệu này 4 Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận 1 CÁC VẤN ĐỀ VỀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 1.1 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Lựa chọn một phương pháp hạch toán tổ chức đúng thời gian quy định, Báo kế toán phù hợp với chức năng hoạt cáo quyết toán dự án cũng cần thực động của tổ chức để áp dụng hợp lý hiện đúng thời hạn là yêu cầu cơ bản của quản lý tài chính kế toán của tổ chức Tổ chức áp dụng Khi ghi nhận chi phí cần ghi nhận phương pháp đã đăng ký trong suốt đúng dòng ngân sách của loại chi phí quá trình hoạt động, trừ khi chức năng đó Tránh trường hợp các chi phí dự hoạt động thay đổi đáng kể hoặc việc án không được ghi nhận theo đúng áp dụng sự thay đổi của quyết định từ nguồn vốn của nhà tài trợ cơ quan có thẩm quyền Nên theo dõi khỏan thuế giá trị gia Lập và trình bày báo cáo tài chính của tăng được hoàn lại để tiện việc hoàn thuế sau này (Biểu mẫu – Phụ lục 1) 1.2 QUẢN LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 1.2.1 Chứng từ kế toán nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi Chứng từ kế toán phải có những nội bằng số; tổng số tiền của chứng dung chủ yếu sau đây: từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; • Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; • Ngày, tháng, năm lập chứng từ • Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có kế toán; liên quan đến chứng từ kế toán • Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá Vì một số tổ chức hoạt động nhiều dự nhân lập chứng từ kế toán; án cùng một lúc, để đảm bảo chi phí • Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá của được ghi nhận theo đúng nguồn của từng nhà tài trợ cần tuân thủ một nhân nhận chứng từ kế toán; số lưu ý khi quản lý chứng từ kế tóan • Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài như sau: chính phát sinh; • Đối với dự án sử dụng phương • Số lượng, đơn giá và số tiền của 5 Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận pháp kế toán thực thu, thực chi: tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế Chứng từ đã ghi sổ phải đóng toán năm hoặc kết thúc công dấu “Đã thanh toán” và “tên của việc kế toán; Dự án”, việc đóng dấu “Đã thanh • Đơn vị kế toán chịu trách nhiệm toán” nhằm giảm rủi ro hóa đơn tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu dùng chi trả nhiều lần; kế toán; • Việc các hóa đơn thanh toán không • Tài liệu kế toán phải được lưu trữ mang tên Dự án có thể dẫn đến rủi theo thời hạn sau đây: ro là khoản chi đó đã xảy ra nhưng không phục vụ cho các hoạt động a) Tối thiểu năm năm đối với tài của Dự án hoặc được sử dụng cho liệu kế toán dùng cho quản lý, các Dự án khác trong trường hợp điều hành của đơn vị kế toán, cơ quan thực hiện nhiều Dự án gồm cả chứng từ kế toán không cùng lúc; sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; • Chứng từ đã ghi sổ nên đóng dấu “Đã ghi sổ”; b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực • Việc các chứng từ không có dấu tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo “Đã ghi sổ” có thể dẫn đến rủi ro cáo tài chính, sổ kế toán và báo là khoản chứng từ đó có thể bị cáo tài chính năm, trừ trường ghi trùng hai lần hợp pháp luật có quy định khác; 1.2.2 Quy định về lưu chứng từ c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý kế toán nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng • Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn 1.2.3 Cách lưu chứng từ kế toán trong quá trình sử dụng và lưu trữ; • Phân biệt chứng từ thu chi; • Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính Trường hợp tài liệu kế toán • Thiết lập ký hiệu chứng từ theo bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có từng loại hình; biên bản kèm theo bản sao chụp • Đánh số tham chiếu và sắp xếp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị chứng từ theo thứ tự thời gian huỷ hoại thì phải có biên bản kèm Vd: PT2011/00001; theo bản sao chụp có xác nhận; • Những chứng từ liên quan đến • Tài liệu kế toán phải đưa vào mua tài sản cố định cần phải “lưu trữ trong thời hạn mười hai lưu riêng Việc các hóa đơn thanh toán không mang tên Dự án có thể dẫn đến rủi ro là khoản chi đó đã xảy ra nhưng không phục vụ cho các hoạt động của Dự án hoặc được sử dụng cho các Dự án khác trong trường hợp cơ quan thực hiện nhiều Dự án cùng lúc 6 Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận 2.1 2 CÁC VẤN ĐỀ 2.1 VỀ QUẢN LÝ TIỀN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Các khoản chi tiêu thông thường bằng việc cho Dự án nữa thì phải báo tiền gửi ngân hàng: ngay cho ngân hàng; • Theo dõi sổ chi tiết các nghiệp • Thanh toán trực tiếp cho nhà vụ phát sinh qua ngân hàng cung cấp dịch vụ hoặc mua theo từng tài khoản (Biểu mẫu sắm tài sản; – Phụ lục 2); • Lập bảng đối chiếu số dư ngân • Chuyển quỹ sang giai đoạn khác hàng hàng tháng, xem xét và hoặc địa điểm thực hiện khác, rút phê duyệt bởi một người độc tiền về Quỹ tiền mặt; lập trong quá trình thực hiện (Biểu mẫu – Phụ lục 3); • Chi phí lương cho nhân viên; • Đối với chi phí: sử dụng tỷ giá • Chi phí lương cho giảng viên, trung bình hàng tháng để chuyển đổi các giao dịch bằng chuyên gia bên ngoài tiền tệ khác đồng tiền trên báo Một số lưu ý về sử dụng tiền gửi cáo (USD); ngân hàng: • Tất cả các khoản mục có số dư ngoại tệ phải được đánh • Cần phải mở tài khoản ngân giá theo tỷ giá bình quân liên hàng dưới tên dự án – không ngân hàng tại ngày kết thúc dưới tên cá nhân Việc theo dõi niên độ Việc không đánh giá dự án bằng tài khoản riêng biệt những khoản mục có số dư có sẽ dễ dàng trong việc quản lý gốc ngoại tệ tại thời điểm cuối tiền nhận từ nhà tài trợ và hạn năm dẫn đến rủi ro làm sai lệch chế việc sử dụng tiền của Dự án tài sản và nợ của dự án Ngoài sai mục đích; ra, Việc không đánh giá số dư có gốc ngoại tệ cuối năm cũng • Cần có hai chữ ký mẫu đăng ký không tuân thủ theo chuẩn với ngân hàng: chữ ký của ban mực/quy định kế toán quản lý Dự án (giám đốc, quản lý tài chính) và của nhân viên nhà tài trợ; • Nếu một trong hai người đăng ký chữ ký ngân hàng không làm QUẢN LÝ TIỀN MẶT TẠI QUỸ Các khoản chi tiêu thông thường Một số lưu ý về sử dụng bao gồm quỹ tiền mặt • Tạm ứng cho chi phí đi lại và các chi phí lặt vặt khác của dự án; • Cần lập Biên lai nhận tiền mỗi khi tiến hành thanh toán để • Chi phí lương cho giảng viên, mô tả mục đích của khoản chi chuyên gia bên ngoài; tiêu Biên lai nhận tiền cần kèm theo các chứng từ hóa đơn • Ký gửi tiền có kỳ hạn cho khoản tiền đã chi Biên 7 Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận nhận này cũng nhằm mục đích kịp thời, từ đó có biện pháp sửa chứng thực rằng nhà cung cấp chữa (Biểu mẫu – Phụ lục 8); đã nhận tiền từ tổ chức bên cạnh các hóa đơn do nhà cung • Nên giới hạn số dư tiền mặt tại cấp phát hành (Biểu mẫu – Phụ quỹ, ví dụ: 1,000 USD hay 20 triệu lục 4); đồng, vì dự án sẽ không hoạt động hiệu quả nếu số dư tiền quá • Phải có sự phê duyệt bằng văn thấp hoặc tăng nguy cơ mất mát bản trước khi thanh toán; nếu số dư tiền quá cao; • Lập phiếu thu, phiếu chi cho các • Giới hạn các khoản chi bằng khòan thu tiền mặt và chi tiền tiền mặt, nên thanh toán bằng mặt (Biểu mẫu – phụ lục 5-6); tiền mặt cho những giao dịch nhỏ, những chi phí lớn sẽ được • Cần duy trì Sổ quỹ tiền mặt để thanh toán bằng séc hoặc qua theo dõi toàn bộ các khoản chi chuyển khoản; tiêu (Biểu mẫu – Phụ lục 7); • Về việc chi tiền cho cá nhân VD: • Để giảm thiểu rủi ro tiền mặt có Phụ cấp tiền xăng xe khi đi tham thể bị sử dụng sai mục đích hoặc dự hội thảo Dự án nên thu thập bị mất mát mà không được phát các danh sách người nhận tiền với hiện kịp thời, cần phải phân chia đầy đủ chữ ký kèm họ tên và số trách nhiệm giữa kế toán và thủ chứng minh nhân dân của những quỹ Kế toán là người ghi nhận người tham gia trong danh sách chi tiêu và thủ quỹ là người chịu nhận tiền cũng như đính kèm với trách nhiệm quản lý tiền mặt và các phiếu chi cho những khoản thanh toán; chi tiền  chứng minh cho việc thanh toán tiền thực sự đã diễn • Kiểm kê quỹ tiền mặt hàng tháng ra đồng thời thủ tục chi tiền đã (hay ít nhất hàng quý nếu chi tiêu được tuân thủ Và không chấp không thường xuyên), nên có cán nhận việc ký thay bộ độc lập với kế toán/thủ quỹ tiến hành kiểm kê quỹ đột xuất Bí quyết để tiết kiệm tiền: Gửi nhanh và cần phải lập biên bản kiểm kê tiền thu được bằng tiền mặt vào tài quỹ để làm bằng chứng cho việc khoản ngân hàng để nhận được khoản kiểm kê Việc kiểm kê quỹ sẽ giúp lãi Tiền giữ tại két sắt sẽ không thu phát hiện chênh lệch giữa số liệu được thêm bất kỳ khoản nào trên sổ sách và số dư tiền thực tế 8 Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận 3 CÁC VẤN ĐỀ TRONG MUA SẮM QUY TRÌNH MUA SẮM HÀNG HÓA BƯỚC 1 BƯỚC 2 BƯỚC 3 ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG MỜI THẦU - THỰC HIỆN VIỆC MUA SẮM VÀ GHI SỎ KẾ TOÁN (Biểu mẫu – Phụ lục 09) PHÂN TÍCH GIÁ Khi đã lựa chọn được nhà cung Đề nghị mua hàng cần được Sau khi đề nghị mua hàng được cấp, tổ chức sẽ tiến hành ký kết lập đối với các khoản mua sắm phê duyệt, cần phân tích về giá hợp đồng với nhà cung cấp (hoặc lớn (trên 5 triệu đồng hoặc tùy cả cho khoản mua sắm Việc thu đơn đặt hàng) và thanh toán sau theo quy định của từng dự án) thập đủ 03 báo giá là một trong khi đã nhận đủ hàng và khuyến khích nên lập với những cách phân tích giá Các mọi khoản mua sắm khác Đề báo giá sẽ được xem xét và đánh nghị mua hàng cần được gửi đến người phê duyệt để được giá nhà cung cấp để chọn ra chấp nhận “ hàng hóa và dịch vụ tốt nhất cho Không nên Một số lưu ý với đề nghị cam kết mua mua hàng: tổ chức sắm trước khi đề nghị mua hàng • Không nên cam kết mua Cần phải có hồ sơ đánh giá nhà được chuẩn bị sắm trước khi đề nghị cung cấp và lưu như chứng từ và được phê mua hàng được chuẩn bị kế toán Bản đánh giá nhà cung và được phê duyệt; cấp phải viết ngắn gọn, cụ thể, gợi ý nên chọn nhà cung cấp nào • Nếu đề nghị mua hàng và lý do chọn nhà cung cấp đó không được phê duyệt (đặc biệt trong trường hợp chỉ hoặc hủy, nên lưu vào hồ có thể lấy được ít hơn số báo giá sơ “đề nghị mua hàng đã hủy”; quy định do độc quyền, mua tại duyệt xưởng sản xuất… nên giải thích • Đề nghị mua hàng phải rõ nguyên nhân) Nên lưu lại bao gồm những nội dung bảng báo giá để cơ bản sau: Nếu do điều kiện khách quan, dể dàng cho việc không lấy được 3 báo giá bằng - Số thứ tự của đề nghị kiểm toán về mua hàng ” văn bản, có thể hỏi giá qua điện việc tuân thủ - Ngày đề nghị mua hàng thoại và ghi lại bản kê chi tiết các thông tin về tên, địa chỉ cửa - Tên người đề nghị “ hàng, số điện thoại, người cung - Loại hàng hóa, quy cách, cấp giá… Nên lưu lại bảng báo giá để dể dàng cho việc kiểm toán về việc 9 ” tuân thủ Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận MỘT SỐ LƯU Ý Người đề nghị mua hàng cũng nên giữ 4 TẠM ỨNG một bản sao đơn đặt hàng đề dễ dàng trong việc kiểm tra hàng hóa VÀ HOÀN TẠM ỨNG Trường hợp phải tạm ứng trước cho 4.1 TẠM ỨNG nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ thì số tạm ứng không nên vượt quá 40% Các tổ chức nên xây dựng quy trình tổng số tiền phải trả cho hàng hóa và tạm ứng phù hợp với hoạt động của dịch vụ tổ chức Một quy trình cơ bản cần đáp ứng các yêu cầu: • Kiểm tra đối chiếu hàng nhận với đơn đặt hàng/hợp đồng – quy • Đề nghị tạm ứng được lập bởi cách, tên hàng, số lượng… Kiểm người trực tiếp nhận tiền tạm tra cả về chất lượng hàng nhận ứng và khoản tạm ứng phải phù Ký nhận trên đơn đặt hàng; hợp với ngân sách Cần có thời gian hoàn tạm ứng cụ thể (Biểu • Người nhận hàng cập nhật tình mẫu – phụ lục 11); hình nhận hàng với người đặt mua để xử lý các vấn đề liên quan • Số tiền chi trên phiếu chi phải khớp đến việc nhận hàng; với số tiền được duyệt trên phiếu tạm ứng; • Nếu nhận chưa đủ hàng, xác nhận lại với nhà cung cấp để tìm hiểu về • Không tạm ứng số tiền lớn bằng lý do, ngày giao hàng tiếp theo; tiền mặt cho nhân viên; • Chuyển toàn bộ chứng từ mua • Khi một nhân viên đã quá thời hàng cho phòng kế toán, bao gồm: gian hoàn ứng mà tiếp tục tạm yêu cầu mua hàng, yêu cầu mở ứng thì cần giải thích lý do; thầu, đánh giá nhà cung cấp, phê duyệt mua hàng, đơn đặt hàng, • Cần có sổ theo dõi các khoản tạm hóa đơn; ứng (Biểu mẫu – phụ lục 12) • Khi kết thúc hợp đồng, phải có 4.2 HOÀN ỨNG biên bản thanh lý ghi đầy đủ các nội dung đã thực hiện; • Kế toán kiểm tra đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng – giá và số lượng hàng thực nhận Nếu có chênh lệch, cần giải quyết kịp thời; • Kế toán lập đề nghị thanh toán và phê duyệt bởi người có thẩm quyền; • Đóng dấu “Đã thanh toán” trên hóa đơn; Tổ chức cũng cần xây dựng quy trình thông tin, chữ ký của người nhận hoàn ứng phù hợp với hoạt động của tiền và bảng kê hàng hóa mua lẻ mình Quy trình cần đáp ứng những đó (Biểu mẫu – phụ lục 13); điều cơ bản sau: • Thời gian hoàn tạm ứng cần phải • Nhân viên tạm ứng tiền sẽ trực đúng với thời gian đã nêu ra trên tiếp làm hồ sơ hoàn tạm ứng, phiếu tạm ứng; cần thu thập đầy đủ chứng từ đã chi ra bằng khoản tạm ứng và • Phiếu hoàn tạm ứng cần phê kê khai vào bản hoàn tạm ứng duyệt của bộ phận có thẩm quyền, Trường hợp các khoản chi không sau đó, kế toán sẽ xóa khoản tạm có chứng từ (hóa đơn tài chính đối ứng và thu lại khoản tiền chưa sử với khoản >200.000 VND hoặc hóa dụng hoặc trả thêm dựa trên số đơn bán lẻ), nhân viên cần phải có tiền được duyệt 10 7Tài liệu QCuảnÁlýCtài cChínÂh vUà KiểHm toỎánIPhTi lợiHnhuƯậnỜNG GẶP TRẢ LỜI ? 7 Làm sao biết được tỷ giá liên ngân 8 Nếu báo giá qua điện thoại thì làm hàng? sao có chứng từ cho nhà tài trợ cũng Theo dõi qua báo chí hàng ngày và qua như việc kiểm tra? mỗi tuần đều có đánh giá tỷ giá liên Nên chọn cửa hàng khác, nơi có bảng NH báo giá bằng văn bản Có thể tham khảo tại trang điện tử: http://www.sbv.gov.vn 10 Hóa đơn, biên nhận không có dấu mộc thì nhà tài trợ có chấp nhận 9 Tôi gặp khó khăn trong việc lấy không? bảng báo giá của công ty xây dựng Nên ghi lại những thông tin về người thì nên làm thế nào? Tôi muốn xin dự báo giá, tên và địa chỉ, số điện thoại trù để xây dự án, nhưng công ty xây cửa hàng Hóa đơn biên nhận ghi tay dựng lấy giá sàn, phần chênh lệch đính kèm biên bản khảo sát có chữ ký cao hơn hay thấp hơn tôi phải chịu, của người xây dựng và người yêu cầu nhưng cũng chỉ báo miệng, như vậy đúng hay sai? 12 Thay vì lấy tiền hoa hồng, tôi Nên yêu cầu công ty xây dựng viết tay mua sản phẩm khác từ tiền hoa hồng bảng báo giá nội dung sửa chữa sửa, đó được không? giá trị bao nhiêu Được nhưng khó minh bạch Trừ thẳng hoa hồng trên hóa đơn 11 Việc này rất khó kiểm tra nếu hàng hóa là thiết bị điện tử? 14 Dùng phần mềm, không có sổ Người đề nghị mua hàng nên tham nhật ký chung, chỉ có báo cáo tiền gia kiểm tra, nhận hàng vì họ là người mặt còn bao nhiêu, tháng này còn đề nghi mua hàng, họ hiểu hơn về sản bao nhiêu có được không? phầm muốn mua Được 13 Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết trên 16 Nhà tài trợ không yêu cầu hóa máy vi tính có được không? đơn thuế giá trị gia tăng nhưng ví Về nguyên tắc, công ty dùng phần dụ khi mua máy tính là 8 triệu nhưng mềm khi khóa sổ phải in ra khi có hóa đơn là 8 triệu 8, trên giấy tờ chỉ có 8 triệu Xử lý như thế nào? 15 Nếu không có phần mềm thì xử lý Khi đó phải mua máy tính có giá thấp như thế nào? hơn 8 triệu để chi phí cộng vào thuế Sử dụng mẫu có sẵn và sử dụng excel giá trị gia tăng không vượt quá 8 triệu và google docs để chia sẻ Định kỳ nên Khi lên ngân sách phải tính thêm thuế chép ra đĩa CD để tránh sự cố Virus giá trị gia tăng và báo cho nhà tài trợ hoặc các tình huống xấu, không nên Phải thuyết phục nhà tài trợ nên lấy để đĩa CD ở văn phòng tránh trường hóa đơn thuế giá trị gia tăng, sau đó hợp hỏa hoạn đăng ký mã số thuế để hoàn thuế 16 Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận BẢNG KÊ PHỤ LỤC PHỤ TÊN BẢNG BIỂU MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG LỤC 1 Sổ theo dõi thuế giá trị Để theo dõi các khỏan thuế của từng dự án nằm trong chính gia tăng được hòan sách hòan thuế 2 Sổ chi tiết tiền gửi ngân Theo dõi các giao dịch bằng tiền gửi ngân hàng hàng 3 Bảng đối chiếu số dư Kiểm tra số dư thực tế theo kế toán và số theo ngân hàng ngân hàng nhằm phát hiện sai sót để điều chỉnh kịp thời 4 Biên lai nhận tiền Làm bằng chứng đã thanh toán tiền cho nhà cung cấp 5 Phiếu thu Ghi nhận đã thu tiền mặt từ bên ngoài, nhân viên 6 Phiếu chi Làm bằng chứng đã thanh toán tiền mặt cho nhân viên, nhà cung cấp 7 Sổ quỹ tiền mặt Theo dõi chi tiêu bằng tiền mặt 8 Bảng kiểm kê quỹ Kiểm tra số dư giữa sổ quỹ tiền mặt và tiền còn trong tủ 9 Phiếu yêu cầu mua Đề nghị mua hàng hóa khi có nhu cầu hàng 10 Sổ theo dõi tài sản cố Theo dõi số tài sản của tổ chức và sự biến động trong giá trị định của tài sản 11 Giấy đề nghị tạm ứng Cá nhân dùng để ứng tiền khi có nhu cầu chi tiêu trong thời gian tới 12 Sổ chi tiết tạm ứng, phải Theo dõi phát sinh tạm ứng cho từng cá nhân, tổ chức thu, phải trả theo đối tượng 13 Hoàn ứng Quyết toán ứng lại cho tổ chức sau khi đã thực hiện các khoản chi tiêu 14 Ngân sách Lên ngân sách hoạt động cho toàn bộ dự án 15 Đề nghị ứng tiền Đề nghị ứng tiền từ ngân sách theo tiến độ dự án 17 Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận PHỤ LỤC 1 (Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng được hoàn) Đơn vị: Địa chỉ: MST: SỔ THEO DÕI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG ĐƯỢC HOÀN Năm ……… Chứng từ Số hiệu Ngày/ Diễn giải Số thuế GTGT Số thuế GTGT đã tháng được hoàn lại hoàn lại C A B Số dư đầu kỳ 1 2 Cộng số dư phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Người ghi sổ Ngày tháng năm (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 18 PHỤ LỤC 2 SỔ CHI TIẾT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Từ ngày ……… đến ngày ……… (Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng) Tài khoản tiền: ……… Đơn vị: Địa chỉ: MST: Nơi mở tài khoản giao dịch: Nơi mở tài khoản giao dịch: Đơn vị tính: VNĐ Ghi chú Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh ghi số D đối ứng Còn lại A Số hiệu Ngày Thu (gửi Chi (rút ra) B tháng vào) C E 1 2 3 F Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận Số tồn đầu kỳ 19 Số phát sinh trong kỳ Người lập Cộng phát sinh trong kỳ Ngày tháng năm (Ký, họ tên) Số tồn cuối kỳ Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tài liệu Quản lý tài chính và Kiểm toán Phi lợi nhuận Số: Chênh lệch PHỤ LỤC 3 (Bảng đối chiếu số dư ngân hàng) Đơn vị: Địa chỉ: MST: BẢNG ĐỐI CHIẾU SỐ DƯ NGÂN HÀNG Ngày…… tháng…… năm …… Bảng đối chiếu số dư ngân hàng tại thời điểm: ………………………… Số tài khoản Số dư theo sổ kế toán Số dư theo sổ phụ NH Tổng cộng - Lý do: + Thừa: + Thiếu: - Kết luận sau đối chiếu: Kế toán Người chịu trách nhiệm đối chiếu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) PHỤ LỤC 4 BIÊN LAI NHẬN TIỀN Số: Ngày…… tháng…… năm …… (Biên lai nhận tiền) Đơn vị: Địa chỉ: - Họ, tên người nộp: ………………………………………………………………………………………… - Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………… - Nội dung nhận tiền:………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… - Số tiền nhận:………………….(Viết bằng chữ): …………………………………………………………… Người nộp tiền Người thu tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 20