Hà Văn Sang 2020: “Phần mềm kế toán là một chương trình hoạt độngtrên máy vi tính có chức năng quản lý các dữ liệu thành một hệ thống có tơ chức.Phần mềm kế tốn hoạt động theo phương thứ
TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ
NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG
1.1.1 Khái niệm chung về hệ thống thông tin
Ts Vũ Bá Anh (2016): “Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn lực, công cụ được tổ chức thành một thể thống nhất để thực hiện quá trình xử lý thông tin. Quá trình xử lý thông tin bao gồm 4 khâu: thu nhận, lưu trữ, xử lý và truyền tin.”
1.1.2 Khái niệm, đặc điểm, vai trò và các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp a Khái niệm phần mềm kế toán
Ts Hà Văn Sang (2020): “Phần mềm là một tập hợp các tập tin có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đảm bảo thực hiện một số nhiệm vụ, chức năng nào đó trên thiết bị điện từ.”
Ts Hà Văn Sang (2020): “Phần mềm kế toán là một chương trình hoạt động trên máy vi tính có chức năng quản lý các dữ liệu thành một hệ thống có tô chức. Phần mềm kế toán hoạt động theo phương thức là các chứng từ, số liệu sẽ được nhập trực tiếp vào máy tính, sau khi kết thúc quá trình xử lý thông tin, các phần mềm sẽ đưa ra các ghi chép, báo cáo chính xác và hiệu quả, góp phần tiết kiệm thời gian và công sức của người sử dụng.” b Đặc điểm
Một phần mềm được gọi là phần mềmikế toán khi có một sốiđặc điểm cơ bản sau:
- Có chức năng kế toán căn bản: doanh nghiệp nào cũng phải dùng hầu hết các chức năng căn bản được thể hiện trong phần mềm kế toán như lập hoá đơn, theo dõi chi phí và doanh thu, báo cáo, quản lý
- Có chức năng công nghệ cải tiến hữu ích cho doanh nghiệp như tính tiền, thanh toán định kỳ, thông báo đáo hạn và các quy trình khác dựa trên sự tự động của công nghệ nhằm tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp thay bằng sự thủ công
- Sử dụng các báo cáo được thiết kế (dựa trên quy định) để tạo báo cáo cho khách hàng, sau đó sẽ được chuyển thành hoá đơn tự động
- Nhiều người dùng được cho phép truy cập cùng lúc để cùng tham gia quá trình hoạt động và sản xuất của doanh nghiệp giúp mọi người cùng chia sẻ công việc
- Sử dụng mọiilúcimọi nơi, trên mọi thiết bị công nghệ có kết nối Internet khi có tài khoản đăng nhập Đặc biệt hữu dụng cho lãnhiđạo hay đi công tác, không thể ở doanh nghiệp hoặc quản lý thủ công
- Việc vận hành doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn thông qua việc tự động cập nhật theo thời gian thực được cung cấp từ các ứng dụng và công cụ mà doanh nghiệp sử dụng Ví dụ như: máy tính, máy chấm công, cân điện tử… c Vai trò
- Giúp tăng tính chính xác cho các phép tính của công ty, doanh nghiệp bởi khả năng tính toán, quản lý nhanh nhạy của thiết bị máy tính luôn tốt hơn bộ óc của con người.
- Các lập trình trong phần mềm giúp cho hoạt động kế toán của doanh nghiệp đỡ phức tạp hơn, tránh tình trạng trùng lặp hay bỏ sót từ đó tiết kiệm được nhiều thời gian và tăng hiệu quả làm việc của người sử dụng và doanh nghiệp.
- Chi phí của doanh nghiệp sẽ được giảm thiểu.
- Giúp lưu trữ dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác, lưu lượng lưu trữ nhiều hơn, thuận tiện hơn so với sổ sách giấy tờ Dễ dàng tra cứu và hạn chế nguy cơ bị thất lạc thông tin.
- Giúp cho ban lãnh đạo cũng sẽ dễ dàng hơn trong công tác quản lý các sổ sách, báo cáo và quản trị các chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp.
1.1.3 Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán
Một phần mềm kế toán thông thường sẽ có những thànhaphần cơ bản sau:
Hệ thống khai báo thông tin, chính sách kế toán chung: hệ thống này yêu cầu người sử dụng phần mềm khai báo các thông tin cơ bản ghi nhận ban đầu vào hệ thống nhập: tên doanh nghiệp, mã số thuế, năm tài chính, chế độ kế toán sử dụng…
Danh mục tài khoản: danh mục các tài khoản doanh nghiệp sử dụng để hạch toán và tổ chức khai báo, cách thức quản lý nhằm phục vụ cho công tác kế toán khi ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Chức năng khai báo số dư: Khai báo các số dư để phần mềm và người sử dụng có thể quản lý,theo dõi và tính toán các số liệu kế toán đầu kỳ.
Chức năng nhập liệu: các chức năng nhập liệu có thể tổ chức chung hoặc tách riêng theo từng phần hành kế toán, từng loại nghiệp vụ chức năng.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Khái niệm và nhiệm vụ kế toán vật tư
PGS.TS Trương Thị Thuỷ - PGS TS Ngô Thị Thu Hằng (2019): “Kế toán là việc thu thập xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian bảo đảm.”
PGS.TS Trương Thị Thuỷ - PGS TS Ngô Thị Thu Hằng (2019): “Vật tư là tài sản ngắn hạn dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vật tư bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ,…”
PGS.TS Trương Thị Thuỷ - PGS TS Ngô Thị Thu Hằng (2019): “Kế toán vật tư là người quản lý, theo dõi toàn bộ hoạt động nhập-xuất-tồn các loại vật tư, công cụ, nguyên vật liệu, hàng hoá Các hoạt động mua vào nhập kh và xuất kho để sử dụng, bán, công trình… bằng phiếu nhập kho, xuất kho và sổ sách các loại, thẻ kho…đảm bảo cẩn thận, chi tiết, chính xác.”
1.2.1.2 Nhiệm vụ của kế toán vật tư
Một kế toán vật tư trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
1 Thực hiện việc phân loại, đánh giá vật tư, thành phẩm, hàng hoá phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
2 Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư, thành phẩm hàng hoá cả về giá trị và hiện vật; tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực tế) của từng loại, từng thứ vật tư, thành phẩm, hàng hoá nhập, xuất tồn kho; đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư, thành phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp.
3 Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ, sử dụng và tiêu thụ từng loại vật tư, thành phẩm, hàng hoá đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
1.2.1.3 Phân loại và đánh giá vật tư a Phân loại
Hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp sẽ có những tính chất khác nhau và sử dụng các loại vật tư khác nhau
Mỗi doanh nghiệp sẽ có các loại hình, nội dung và chức năng riêng nên vật liệu có thể được phân loại như sau:
Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: là thành phần chính cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm.
- Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ hoạt động bình thường như: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, giẻ lau,…
- Nhiêu liệu: là vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: xăng, dầu, than, củi,…
- Vật tư thay thế: là vật tư được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất,…
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: vật liệu chưa được xếp vào các loại trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lí TSCĐ.
Căn cứ vào nguồn hình thành:
- Vật liệu nhập ngoài: do mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng,…
- Vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất.
Căn cứ vào mục đích sử dụng và công dụng:
- Vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh: vật liệu được sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm; vật liệu được sử dụng dùng cho quản lý ở phân xưởng, bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp
- Vật liệu dùng cho nhu cầu khác: nhượng bán; đem góp vốn liên doanh; đem quyên tặng. b Đánh giá vật tư
Nguyên tắc đánh giá vật tư
Khi đánh giá vật tư phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc giá gốc: giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực thế của vật tư là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những vật tư đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại
- Nguyên tắc thận trọng: Vật tư được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể được thực hiện Giá trị thuần có thể được thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
- Nguyên tắc nhất quán: Các phương kế toán áp dụng trong đánh giá vật tư phải đảm bảo tính nhất quán Nghĩa là khi kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán.
Xác định trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập:
- Nhập kho do mua ngoài: trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư; trừ đi các khoản chiết khâu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất.
- Nhập do tự sản xuất: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công chế biến
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH S-MAC HT VINA
2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH S-mac HT Vina
Công ty TNHH S-mac HT Vina là công ty hoạt động theo luật doanh nghiệp, là đơn vị hạch toán kế toán độc lập Công ty có tư cách pháp nhân kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật ngày 15/07/2019.
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH S-MAC HT VINA
- Tên giao dịch: S-MAC HT VINA CO., LTD
- Địa chỉ: Khu Công nghiệp Đồng Văn I, phường Bạch Thượng, Thị xã Duy Tiên, Tỉnh Hà Nam, Việt Nam
- Người đại diện: Kim Doo In
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH ngoài Nhà Nước
- Loại hình kinh doanh: Sản xuất thiết bị chiếu sáng
- Nhà máy của Công ty được thiết kế theo tiêu chuẩn phòng sạch, khép kín với các sản phẩm chính sản xuất, gia công các thiết bị đèn LED cho ô tô bao gồm:
- Công suất nhà máy: 2.000.000 sản phẩm/năm
Là một trong những công ty sản xuất các sản phẩn đèn LED có uy tín hàng đầu tại Hàn Quốc, việc đầu tư sản xuất tại Việt Nam là chiến lược đầu tư lâu dài, tuy thời gian mới thành lập tại Việt Nam không lâu nhưng những sản phẩm do Công ty TNHH SMAC HT Vina Việt Nam đã khẳng định được thương hiệu riêng của mình.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH S-Mac HT Vina
Cơ cấu bộ máy của Công ty bao gồm có 6 phòng ban, mỗi phòng ban đều có trưởng phòng, phó phòng chịu trách nhiệm giám sát và hỗ trợ trực tiếp Cơ cấu bộ máy của công ty đang được thực hiện theo cơ cấu trực truyến- chức năng:
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH S-Mac HT Vina
Bộ máy của công ty bao gồm:
- Chủ tịch tập đoàn: là lãnh đạo cấp cao nhất của công ty, có quyền ra quyết định, chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động của công ty trong hoạt động kinh doanh cũng như trong pháp luật
- Đội sản xuất: có nhiệm vụ chính là tham gia thực hiện quá trình sản xuất, lắp ráp các sản phẩm để tạo ra thành phẩm cuối cùng đáp ứng được nhu cầu của thị trường.
- Đội công nghệ sản xuất: có nhiệm vụ nghiên cứu, thiết kế và triển khai sử dụng các công nghệ, máy móc thiết bị hiện đại vào quá trình gia công, sản xuất lắp đặt những chi tiết bộ phận nhằm tối ưu hoá quy trình sản xuất, nâng cao năng suất lao động của Công ty.
- Đội chất lượng: có nhiệm vụ chính là kiểm tra, đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra đủ điều kiện, quy chuẩn, chất lượng đáp ứng được nhu cầu thị hiếu của thị trường Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến chất lượng của sản phẩm.
- Đội hỗ trợ quản lý: có chức năng chính là hỗ trợ, cung cấp cho các bộ phận quản lý khác trong Công ty bao gồm: tài chính, hành chính, nhân sự, thông tin/ máy tính
- Đội mua hàng: có chức năng chính là quản lý các hoạt động mua hàng, mua vật tư, nguyên vật liệu đảm bảo cho quy trình sản xuất, kinh doanh.
- Đội bán hàng: có chức năng chính là quản lý quá trình bán hàng, tiếp cận cận, tìm kiếm khách hàng và đảm bảo doanh số bán hàng của công ty.
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH S-
2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Theo mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty, phòng ban kế toán có những chức năng sau:
- Kế toán trưởng: Chỉ đạo, kiểm tra, giám sát hoạt động kinh tế tài chính hàng ngày Cuối kỳ tập hợp số liệu từ các bộ phận, phòng ban và tiến hành lập Báo cáo tài chính, xác định kết quả kinh doanh, đánh giá hoạt động kinh doanh của Công ty theo kỳ kế toán
- Kế toán bán hàng: Theo dõi, ghi chép số lượng hàng hoá, thành phẩm bán và tiêu thụ Báo cáo tình hình bán hàng, giám sát số lượng hàng hoá, thành phẩm mà Công ty bán ra.
- Kế toán mua hàng: Theo dõi, ghi chép và phản ánh chính xác chỉ tiêu mua hàng về số lượng, chủng loại, quy cách, thời điểm ghi nhận mua hàng.
- Kế toán công nợ: Theo dõi, ghi chép các thông tin về các khoản nợ và khoản phải thu của Công ty, thực hiện các giao dịch liên quan đến công nợ, theo dõi và cập nhật dữ liệu trong hệ thống kế toán để cuối kỳ báo cáo lên kê toán trưởng.
- Kế toán giá thành: Theo dõi việc ghi chép nhập, xuất hàng hoá tại các kho Tập hợp tính giá thành, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp theo kỳ kế toán
- Kế toán ngân hàng, thanh toán: Theo dõi các khoản thu chi bằng tiền của doanh nghiệp, kiểm tra chứng từ thanh toán với người mua, người bán. Lập chứng từ thanh toán, tập hợp số liệu thanh toán lên phần mềm
- Kế toán vật tư: Theo dõi việc nhập, xuất vật tư tại các kho Lập phiếu nhập, xuất kho vào sổ chi tiết theo dõi nhập xuất tồn kho từng mặt hàng. Kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho.
- Thủ quỹ: Quản lý nhập, xuất tiền mặt phục vụ cho hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty Kiểm kê tồn quỹ tiền mặt và đối chiếuisố liệu.
- Kế toán TSCĐ: Theo dõi, kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ rồi lập các báo cáo về TSCĐ Phân tích tình trạng của TSCĐ nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế.
- Kế toán tiền lương: Theo dõi, quản lý, tính toán và hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương dựa trên các dữ liệu chấm công, các giấy tờ liên quan…
2.2.2 Hình thức kế toán Áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/ TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính.
Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán : Nhật ký chung.
- Kỳ kế toán: từ 01/01/N đến 31/12/N theo năm dương lịch
- Đơn vị tiền tệ : VNĐ
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
- Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
2.2.3 Hệ thống tài khoản sử dụng
Kế toán Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014
TK 112 Tiền gửi ngân hàng
TK 131 Phải thu khách hàng
TK 217 Bất động sản đầu tư
TK 411 Vốn chủ sở hữu
TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính
TK 821 Thuế thu nhập doanh nghiệp
Bảng 2.1 Hệ thống tài khoản Công ty Trong hạch toán vật tư, Công ty sử dụng hệ thống tài khoản sau:
TK 1521001 Nguyên vật liệu chính
TK 1521002 Nguyên vật liệu phụ
TK 1541001 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Bảng 2.2 Hệ thống tài khoản vật tư Công ty Các tài khoản liên quan: TK 111, TK 112, TK 141…
2.2.4 Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển
Kế toán Công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 bao gồm:
- Hoá đơn bán hàng (Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03PXK-3LL)
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 03-VT)
- Bảng kiểm kê quỹ (08a-TT)
2.2.4.2 Quy trình luân chuyển chứng từ
Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho
Hình 2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho
- Khi mua vật tư về, có yêu cầu nhập kho thì thủ kho sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng của vật tư có phù hợp với tiêu chuẩn cần thiết của doanh nghiệp hay không.
- Sau khi kiểm và nhập kho, kế toán vật tư sẽ nhận hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm và giấy tờ liên quan sau đó sẽ lập phiếu nhập kho và yêu cầu ký nhận của người lập, người giao hàng, người phụ trách mua vật tư, kế toán trưởng và thủ kho.
- Thủ kho sau khi nhận được phiếu nhập kho sẽ tiến hành nhập kho và ghi thẻ kho.
- Từ thẻ kho, kế toán vật tư sẽ ghi sổ kế toán vật tư và hạch toán
Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho
Hình 2.4 Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho
- Khi có yêu cầu xuất kho, bộ phận có yêu cầu sẽ lập yêu cầu xuất kho và gửi cho kế toán
- Kế toán bắt đầu kiểm kê lại lượng hàng tồn trong kho rồi lập phiếu xuất kho rồi gửi cho thủ kho.
- Khi nhận được phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất kho vật tư cho bộ phận có yêu cầu xuất kho
- Bộ phận có yêu cầu nhận vật tư và khú và phiếu xuất kho và nhận 1 liên
- Thủ kho sẽ nhận lại 1 phiếu xuất kho, tiến hành ghi thẻ kho và trả phiếu xuất cho kế toán vật tư
- Kế toán nhận lại phiếu xuất kho, ghi sổ và hạch toán hàng đã xuất.
2.2.5 Hệ thống sổ kế toán và báo cáo sử dụng a Hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán công ty đang sử dụng bao gồm:
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá (S06-DNN)
- Sổ cái (S03b-DNN) b Các báo cáo sử dụng
Hệ thống báo cáo kế toán công ty đang sử dụng bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh Báo cáo tài chính
- Báo cáo nhập- xuất vật tư
- Báo cáo nhập-xuất-tồn
- Báo cáo chênh lệch kiểm kê
2.2.6 Quy trình hạch toán kế toán
Hình 2.5 Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu về kế toán vật tư tại công ty
2.2.7 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty TNHH S- MAC HT VINA
Cơ sở vật chất, hạ tầng của công ty đầy đủ, tiện nghi đảm bảo đáp ứng cho các hoạt động và nghiệp vụ của các bộ phận
Hiện tại, các phòng ban trong công ty đều được trang bị đầy đủ hệ thống máy tính phù hợp với yêu cầu công việc của các phòng ban Phòng kế toán cũng được trang bị đầy đủ hệ thống máy tính, mỗi nhân viên đều được sử dụng từ 1-2 máy tính để phục vụ các công tác quản lý sổ sách, số liệu
Toàn bộ hệ thống mạng của công ty được thiết kế theo hình thức mạng LAN,kết nối đến máy chủ để quản lý toàn bộ hệ thống dữ liệu của tổ chức
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH SMAC-HT VINA
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH SMAC-HT VINA
2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, hạ tầng, con người
- Bộ máy kế toán: được xây dựng, phân chia khoa học, hợp lý phù hợp với nhu cầu của công ty mà vẫn đảm bảo đáp ứng được các công tác nghiệp vụ, chính sách kinh tế pháp luật của Nhà Nước và đem lại hiệu quả hoạt động cho Công ty.
- Cơ sở vật chất, hạ tầng: khang trang, sạch sẽ tạo môi trường làm việc hiệu quả cho nhân viên Mỗi nhân viên đều được trang bị đầy đủ từ 1-2 máy tính có kết nối mạng, các thiết bị văn phòng cần thiết cho công việc như máy in, máy fax…
- Con người: các kế toán viên đều được đào tạo bài bản, có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm và được phân vào các vị trí phù hợp với điểm mạnh của bản thân để tạo ra những hiệu quả cao nhất cho công việc.
- Cơ sở vật chất: các máy tính đều là máy tính có dung lượng nhỏ nên tốc độ xử lý nếu có nhiều dữ liệu lớn sẽ rất chậm Các thiết bị được kết nối như máy in, máy fax…thường xuyên bị sập đột ngột do số lượng sử dụng quá nhiều và liên tục
- Con người: các kế toán viên chỉ sử dụng phần mềm Excel trong công việc, chưa nắm rõ được các phần mềm ứng dụng tin học khiến các công tác kế toán gặp nhiều khó khắn, tốc độ xử lý chậm vì khối lượng công việc nhiều
- Cần đề xuất nâng cấp hệ thốngimáy tính mới có cấu hình mạnh, ổn định hơn Tổ chức, hướng dẫn các lớp đào tạo cho phòng ban kế toán về cá phần mềm, ứng dụng tin học, nâng cao trình độ chuyên môn.
- Công ty hiện áp dụng hình thức nhật ký chung để tiến hành ghi sổ kế toán Các nghiệp vụ kế toán sẽ được cập nhật, ghi chép liên tục thường xuyên để đảm bảo không bỏ sót thông tin, số liệu sẽ được lưu trữ chính xác phục vụ cho công tác ghi sổ cái
- Công ty đã sử dụng đầy đủ cácaloại sổ theo quy định của BTC; tự thiết kế các biểu mẫu sổ, thẻ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu của công ty nhưng vẫn đảm bảo cần đáp ứng đầy đủ các thông tin cần thiết theo đúng quy định hiện hành của BTC
- Là doanh nghiệp vừa có nhiều số liệu, các nghiệp vụ liên tục nên sử dụng hình thức nhật ký chung cũng có nhiều hạn chế Phải cập nhật số liệu qua nhiều loại sổ liên tục có thể dẫn đến những số liệu, báo cáo trùng lặp haybỏ sót số liệu Hình thức ghi sổ tốn nhiều thời gian cho công tác hạch toán
- Đào tạo, hướng dẫn phòng ban kế toán áp dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng để xử lý nghiệp vụ tránh được sự trùng lặp hay bỏ sót, tiết kiệm thời gian, chi phí cho người dùng, đem lại hiệu quả cho người dùng cũng như công ty.
- Công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu là tài khoản tổng hợp khiến cho hệ thống tài khoảnađơn giản Kết cấu và nội dung của các tài khoản theo dõi vật tư được thực hiện và sử dụng theo đúng quy định của BTC.
- Các tài khoản được mở thêm cấp, chi tiết nên theo dỗi dễ dàng, chi tiết từng loại.
- Công ty tự thiết kế cấp tài khoản kế toán vật tư để phù hợp với công tác quản lý và tình hình sản xuất của Công ty.
- Công ty chưa sử dụng tài khoản 2294- tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Khi có những tổn thất, thiệt hại về vật tư sẽ khó hạch toán và làm giảm kết quả doanh thu của Công ty.
- Công ty cần bổ sung sử dụng thêm tài khoản 2294 vào hệ thống tài khoản để khắc phục khi có thiệt hại, tổn thất không đáng có.
2.3.4 Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
- Chủ động thiết kế các biểu mẫu sổ, chứng từakế toán phùahợp với đặc điểmahoạt động và yêu cầu của công ty nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng đầy đủ các thông tin cần thiết theo đúng quy định hiện hành của BTC.
- Chứng từ được lập rõ ràng, đầy đủ, chính xác, kịp thời và được đánh số theo thứ tự, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi sổ để đảm bảo sự chính xác trước khi ghi sổ.
- Hệ thống báo cáo được thiết kế phùahợp với đặcađiểm hoạt độngavà yêu cầu của công ty nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng đầy đủ các thông tin cần thiết theo đúng quy định hiện hành của BTC.
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH S-MAC HT VINA
Phân tích hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty TNHH S-MAC HT VINA
3.1.1 Xác định mục tiêu hệ thống
Trong thời đại kỹ thuật số, áp dụng công nghệ hiện đại vào đời sống nói chung và việc kinh doanh sản xuất nói riêng đang là một bước chuyển mình lớn mạnh mang lại hiệu quả kinh tế cao Đối với một doanh nghiệp SXKD, việc quản lý vật tư có thể nói là một yếu tố tiên quyết, quan trọng, một yếu tố hàng đầu quyết định đến kết quả của hoạt động kinh doanh bởi lượng lớn vốn của doanh nghiệp đều được sử dụng để dùng cho vật tư Vì vậy, cần có một hệ thống xây dựng quản lý vật tư phù hợp, ứng dụng cao để đáp ứng nhu cầu cũng như hỗ trợ con người Hệ thống mới được xây dựng cần phải khắc phục những nhược điểm hiện có của hệ thống cũ, đáp ứng được các yêu cầu về thao tác đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng, truy cập dữ liệu nhanh chóng đơn giản chính xác, dễ thực hiện, giao diện trình bày đẹp và một điều quan trọng không thể thiếu đó là vấn đề bảo mật Thông qua việc sử dụng hệ thống quản lý vật tư phù hợp, sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý dữ liệu, tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp nói chung và các nhân viên nói riêng
Như vậy, việc phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT kế toán vật tư tốt sẽ góp phần mang lại hiệu quả cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
3.1.2 Xác định yêu cầu bài toán
Từ các yêu cầu cần thiết của công tác kế toán vật tư, cần phải xây dựng một hệ thống quản lý vật tư đảm bảo đáp ứng hiệu quả công tác quản lý và kế toán vật tư, chuyển các công việc thủ công trước đây sang thực hiện bằng hệ thống phần mềm Để thực hiện được công việc này, hệ thống phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
- Đầu vào: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh thông qua nhập các chứng từ đầu vào như: hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho …
- Đầu ra: xuất các báo cáo khi có nhu cầu như: thẻ kho, sổ chi tiết vật tư, sổ cái, báo cáo nhập-xuất vật tư, báo cáo nhập-xuất-tồn, báo cáo chênh lệch kiểm kê…
Theo tình hình tồn kho vật tư trong quá trình sản xuất, phòng kế hoạch tham mưu bàn bạc với kế toán trưởng và báo lên ban lãnh đạo Được sự đồng ý của ban lãnh đạo, phòng kế hoạch sẽ xây dựng kế hoạch mua vật tư phụ vụ cho hoạt động sản xuất của Công ty, tìm kiếm liên hệ với nhà cung cấp vật tư sau đó mua vật tư và tiến hành lập hợp đồng mua bán vật tư Khi vật tư đặt mua được giao về Công ty cùng hoá đơn GTGT, trước khi nhập kho sẽ được bộ phận KCS tiến hành kiểm tra chất lượng vật tư có đúng mẫu mã, chất lượng phù hợp với kế hoạch sản xuất hay không và sau khi kiểm tra, nếu chất lượng vật tư đạt yêu cầu sẽ được nhập kho và được thể hiện thông qua biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngược lại, nếu không đạt yêu cầu chất lượng của kế hoạch sẽ trả lại cho nhà cung cấp Sau khi nhập kho, kế toán vật tư sẽ dựa vào hợp đồng mua bán vật tư, biên bản kiểm nghiệm vật tư, hoá đơn GTGT (của nhà cung cấp) để tiến hành lập phiếu nhập kho làm 4 liên : 1 liên lưu hồ sơ gốc, 1 liên gửi cho nhà cung cấp, 1 liên chuyển cho thủ kho, và 1 liên để kế toán lưu lại làm công tác hạch toán Kế toán vật tư sẽ chuyển hợp đồng mua bán vật tư và hoá đơn GTGT cho kế toán ngân hàng thanh toán để thanh toán hoặc nợ nhà cung cấp.
Khi có nhu cầu xuất kho vật tư để sản xuất, phân xưởng sẽ lập phiếu yêu cầu xuất vật tư gửi cho ban lãnh đạo duyệt, sau khi được phê duyệt kế toán vật tư sẽ kiểm tra lại số lượng vật tư tồn trong kho Căn cứ vào kết quả kiểm tra, nếu đáp ứng nhu cầu kế toán vật tư sẽ lập phiếu xuất kho làm 3 liên: 1 liên kế toán vật tư giữ lại để làm công tác hạch toán, 1 liên gửi cho thủ kho, 1 liên gửi cho phân xưởng có nhu cầu cấp vật tư
Sau mỗi lần nhập-xuất, thủ kho sẽ ghi thẻ kho để phản ánh đầy đủ lượng vật tư nhập -xuất- tổn trong kho Tất cả các chứng từ liên quan sẽ được luân chuyển đến phòng kế toán và được kế toán vật tư sắp xếp, phân loại và nhập liệu vào phần mềm kế toán rồi đưa ra sổ chi tiết vật tư.
Cuối kỳ, kế toán vật tư, thủ kho và ban kiểm kê tiến hành kiểm kê, đánh giá lại sô lượng vật tư thực tế dưới kho và theo bảng kê nhập-xuất vật tư lập ra biên bản kiểm kê vật tư tồn kho gửi lại cho kế toán trưởng để tiến hành hạch toán điều chỉnh vật tư nếu như có các chênh lệch kiểm kê Cuối cùng, kế toán vật tư tổng hợp lại để lập các báo cáo liên quan như báo cáo nhập-xuất vật tư, báo cáo nhập- xuất-tồn vật tư, báo cáo chênh lệch kiểm kê để gửi lên cho kế toán trưởng.
3.1.4 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty
TNHH S-MAC HT VINA 3.1.4.1 Sơ đồ ngữ cảnh
Hình 3.1 Sơ đồ ngữ cảnh
3.1.4.2 Sơ đồ phân cấp chức năng
Hình 3.2 Sơ đồ phân cấp chức năng
3.1.4.3 Mô tả chức năng lá a Cập nhật thông tin
- Cập nhật danh mục tài khoản: kế toán trưởng sẽ cung cấp một danh mục các tài khoản kế toán cần cập nhật cho kế toán vật tư.
- Cập nhật tồn kho đầu kì: kế toán trưởng sẽ cung cấp bảng số dư đầu kỳ cho kế toán vật tư.
- Cập nhật danh mục nhà cung cấp: kế toán trưởng sẽ cung cấp danh mục nhà cung cấp cần cập nhật cho kế toán vật tư.
- Cập nhật danh mục phân xưởng: kế toán trưởng sẽ cung cấp danh mục sản xuất cho kế toán vật tư.
- Cập nhật danh mục kho: kế toán trưởng sẽ cung cấp danh mục kho cho kế toán vật tư.
- Cập nhật danh mục vật tư: kế toán trưởng sẽ cung cấp danh mục vật tư cho kế toán vật tư. b Nhập kho vật tư
- Nhận hợp đồng mua bán vật tư: kế toán vật tư sẽ nhận hợp đồng mua bán vật tư từ bộ phận kế hoạch của Công ty.
- Nhận hoá đơn GTGT: kế toán vật tư sẽ nhận hoá đơn GTGT từ nhà cung cấp.
- Nhận biên bản kiểm nghiệm: kế toán vật tư sẽ nhận biên bản kiểm nghiệm vật tư từ ban kiểm nghiệm vật tư sau quy trình kiểm tra chất lượng và bắt đầu tiến hành lập phiếu nhập kho.
- Lập phiếu nhập kho: kế toán vật tư sẽ dựa vào số lượng thực nhận và giá trị của vật tư (giá đích danh) để tiến hành viết phiếu nhập kho.
- Ghi thẻ kho: dựa trên số lượng thực tế nhập kho. c Xuất kho vật tư
- Nhận phiếu yêu cầu xuất vật tư: khi phân xưởng có yêu cầu xuất kho vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất, phân xưởng viết phiếu yêu cầu xuất vật tư và gửi cho kế toán vật tư.
- Kiểm tra vật tư tồn kho: kế toán vật tư truy cập vào hệ thống vật tư, kiểm tra lượng tồn của vật tư trên giấy tờ đồng thời liên hệ với thủ kho để biết đượng lượng tồn thực tế của vật tư Nếu đáp ứng đủ nhu cầu của phân xưởng sẽ viết phiếu xuất kho và ngược lại sẽ từ chối yêu cầu xuất kho.
- Lập phiếu xuất kho: kế toán vật tư sẽ dựa trên lượng tồn kho thực tế và số lượng từ yêu cầu xuất vật tư để viết phiếu xuất kho Đồng thời thủ kho sẽ là người điền vào số lượng thực xuất của phiếu xuất kho.
- Ghi thẻ kho: thủ kho sẽ ghi thẻ kho dựa trên số lượng vật tư thực tế xuất kho. d Kiểm kê vật tư
- Tính giá xuất kho: kế toán vật tư căn cứ vào phiếuinhập kho, phiếu xuất kho từ đó tính giá xuất kho bình quân cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền và áp vào các phiếu xuất kho đã lập.
- Kiểm kê vật tư: cuối kỳ, kế toán vật tư cùng thủ kho và ban kiểm kê tiến hành kiểm kê tình hình thực tế số lượng vật tư tồn kho, lập biên bản kiểm kê sau đó gửi về cho kế toán vật tư.
Thiết kế mô hình logic
3.2.1 Chuyển đổi mô hình dữ liệu E/R sang mô hình dữ liệu quan hệ a Biểu diễn thực thể
- VẬT TƯ VẬT TƯ (maVT, tenVT, dvt)
- KHO KHO ( makho, tenkho, diachi, sdt, tentk)
- PHÂN XƯỞNG PHÂN XƯỞNG (mapx, tenpx, mota)
- NHÀ CUNG CẤP NHÀ CUNG CẤP (maNCC, tenNCC, diachi)
- TÀI KHOẢN TÀI KHOẢN (matk, tentk, loạitk, captk)
- TỒN ĐẦU KỲ TỒN ĐẦU KỲ (maVT, makho, soluong, sotien) b Biểu diễn các mối quan hệ
- PHIEUNHAP (sophieu, ngaylap, tkco, tkno, makho, maNCC, lydo, maVT, dvt, soluong, dongia, thanhtien, ctlq, tongtien)
- PHIẼUUAT (sophieu, ngaylap, tkco, tkno, lydo, maVT, makho, mapx, dvt, soluong, dongia, thanhtien, ctlq, tongtien)
- KIEMKE (sobienban, ngaylap, makho, tenuyvien1, tenuyvien2, truongbanKK, maVT, dvt, soluongSS, soluongKK, soluongthua, soluongthieu)
3.2.2 Chuẩn hoá mô hình dữ liệu quan hệ a Chuẩn hoá PHIEUNHAP
PHIEUNHAP có chưa thuộc tính lặp (maVT, tkco, tkno, soluong, dongia, thanhtien) nên chưa ở 1NF, tách PHIEUNHAP thành 2 quan hệ:
- PHIEUNHAP (sophieu, ngaylap, maVT,tkco, tkno, makho, lydo, ctlq, tongtien)
- CHITIETPHIEUNHAP (sophieu, ngaylap, maVT, tenVT, dvt, dongia, soluong, thanhtien) b Chuẩn hoá PHIEUXUAT
PHIEUXUAT có chưa thuộc tính lặp (maVT, tkco, tkno, soluong, dongia, thanhtien) nên chưa ở 1NF, tách PHIEUXUAT thành 2 quan hệ:
- PHIEUXUAT (sophieu, ngaylap, maVT,tkco, tkno, makho, mapx,lydo, ctlq, tongtien)
- CHITIETPHIEUXUAT (sophieu, ngaylap, maVT, tenVT, dvt, dongia, soluong, thanhtien) c Chuẩn hoá BIENBANKIEMKE
BIENBANKIEMKE có chưa thuộc tính lặp (sobienban, maVT, dvt, soluongSS, soluongKK, soluongthua, soluongthieu) nên chưa ở 1NF, tách BIENBANKIEMKE thành 2 quan hệ:
- BIENBANKIEMKE (sobienban, maVT, makho, ngaylap, truongbanKK, tenuyvien1, tenuyvien2)
- CHITIETBIENBANKIEMKE (sobienban, maVT, tenVT, dvt, soluongSS, soluongKK, soluongthua, soluongthieu)
Như vậy các quan hệ đều đã được ở chuẩn 3NF.
Thiết kế mô hình vật lý
3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
Dựa vào tình hình thực tế của Công ty sau khi điều tra, khảo sát và một số yêu cầu của phòng ban kế toán, ta có thể thiết kế cơ sở vật lý như sau: a Bảng PHIEUNHAP
Bảng 3.7 Bảng phiếu nhập b Bảng CHITIETPHIEUNHAP
Bảng 3.8 Bảng chi tiết phiếu nhập c Bảng PHIEU XUAT
Bảng 3.9 Bảng phiếu xuất d Bảng CHITIETPHIEUXUAT e Bảng DANHMUCVATTU
Bảng 3.11 Bảng danh mục vật tư f Bảng DANHMUCKHO
Bảng 3.12 Bảng danh mục kho g Bảng DANHMUCNHACUNGCAP
Bảng 3.13.Bảng danh mục nhà cung cấp h Bảng DANHMUCTAIKHOAN
Bảng 3.14.Bảng danh mục tài khoản i Bảng DANHMUCPHANXUONG
Bảng 3.15.Bảng danh mục phân xưởng j Bảng BIENBANKIEMKE
Bảng 3.16.Bảng biên bản kiểm kê k Bảng CHITIETBIENBANKIEMKE
Bảng 3.17.Bảng chi tiết biên bản kiểm kê l Bảng TONDAUKY
Bảng 3.18.Bảng tồn đầu kỳ m Bảng DANHMUCNGUOIDUNG
Bảng 3.19.Bảng danh mục người dùng
3.3.2 Mô hình dữ liệu quan hệ
Hình 3.10 Mô hình dữ liệu quan hệ
Các giao diện tương tác của phần mềm kế toán
3.4.1 Công cụ xây dựng và các chức năng hệ thống a Công cụ xây dựng hệ thống Để hoàn thành việc xây dựng hệ thống, sử dụng các công cụ:
- Microsoft SQL Server Management Studio 18: dùng để tạo, sửa và lấy dữ liệu.
- Visual Studio 2019: dùng để thiết kế phần mềm theo ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng C#.
- Devexpress: kết hợp với Visual Studio 2019 để thiết kế giao diện cho phần mềm.
- Crystal report: kết hợp với Visual Studio 2019 để thiết kế các báo cáo tài chính cho phần mềm. b Các chức năng của hệ thống
Phần mềm kế toán vật tư được xây dựng đảm bảo đáp ứng được các chức năng sau:
- Cập nhật thông tin:acập nhật các thông tin được lấy từ kế toán trưởng bao gồm danh mục vật tư, danh mục nhà cung cấp, danh mục tài khoản…
- Quản lý các công tác nhập, xuất, tồn kho vật tư về cả số lượng, chất lượng và giá trị cũng như các số liệu của công tác mua hàng, bán hàng từ đó đưa ra các thông tin đầy đủ, chính xác để tính toán và báo cáo.
- Cuối kỳ kế toán hàng đợt, dựa trên các báo cáo và số liệu tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền và cập nhật vào các tài liệu có liên quan.
- Lập và in ra các sổ sách, báo cáo cần thiết đầy đủ thông tin dữ liệu định kỳ hoặc khi có yêu cầu từ kế toán trưởng hay ban lãnh đạo
3.4.2 Các giao diện đặc trưng của hệ thống a Một số màn hình giao diện chính của hệ thống
Giao diện đăng nhập hệ thống
Giao diện màn hình chính
Taskbar trợ giúp b Một số màn hình trong menu hệ thống
form sao lưu dữ liệu c Một số màn hình trong menu danh mục
Form danh mục phân xưởng
Form danh mục nhà cung cấp
Form danh mục tài khoản
Form danh mục vật tư
Form danh mục kho d Một số màn hình trong menu chứng từ
Form phiếu xuất kho e Một số màn hình trong menu báo cáo
Form báo cáo Nhập-xuất-tồn vật tư
Form sổ chi tiết nguyên vật liệu
