Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần sản xuất thương mại xnk boss farm

LỜI CẢM ƠNĐể hoàn thành quá trình thực hiện đồ án “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt t

BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là kết quả nghiên cứu do chính em thực hiện Các sốliệu, kết quả trong đồ án tốt nghiệp của em là hoàn toàn chân thực dựa trên tình hìnhthực tế tại công ty em tham gia thực tập

Sinh viên

Lê Thị Trúc Oanh

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành quá trình thực hiện đồ án “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn, thầy

cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế cùng các cán bộ và nhân viên của Công

ty CP sản xuất thương mại XNK BOSS FARM.

Đầu tiên, em xin gửi lời tri ân đến thầy giáo TS.Hà Văn Sang Thầy đã luôn

quan tâm, tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em rất nhiều mặt về chuyênmôn lẫn kỹ năng trong quá trình hoàn thiện đồ án Nhờ có sự chỉ bảo của thầy đãgiúp em có kiến thức hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô trong khoa Hệ thốngthông tin kinh tế trường Học viện Tài Chính đã dạy bảo và truyền đạt cho emnhững kiến thức bổ ích trong suốt quá trình học tập tại trường Nhờ có sự dạy dỗcủa thầy cô mà em có nền tảng vững chắc để hoàn thành đồ án này

Cuối cùng, em cũng xin chân thành cảm ơn cán bộ và nhân viên Công ty Cổ phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM đã tạo điều kiện, nhiệt tình giúp

đỡ và hướng dẫn em trong suốt quá trình em thực tập tại công ty

Do kiến thức và thời gian có hạn nên trong quá trình thực hiện đồ án em khôngtránh khỏi những thiếu sót Em mong sẽ nhận được lời góp ý quý báu từ thầy côcũng như bạn bè để đồ án của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, Ngày tháng năm

Sinh Viên

Lê Thị Trúc Oanh

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT vii

DANH MỤC CÁC HÌNH viii

DANH MỤC CÁC BẢNG ix

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1 Tổng quan về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 4

1.1.1 Tổng quan về phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 4

1.1.2 Sự cần thiết của phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 10

1.1.3 Phân loại phần mềm kế toán 11

1.1.4 Quy trình xây dựng phầm mềm kế toán trong doanh nghiệp 12

1.1.5 So sánh các phần mềm kế toán phổ biến được sử dụng ở Việt Nam 23

1.2 Cơ sở lý luận chung về kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp 25

1.2.1 Khái quát về kế toán doanh thu bán hàng 25

1.2.2 Những lưu ý khi hạch toán doanh thu bán hàng 26

1.2.3 Nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng 27

1.2.4 Các tài khoản kế toán sử dụng 28

1.2.5 Các chứng từ kế toán sử dụng 29

1.2.6 Các sơ đồ luân chuyển chứng từ 30

1.2.7 Các hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán 32

1.2.8 Quy trình hạch toán kế toán doanh thu bán hàng 36

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH THU BÁN

HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XNK BOSS FARM 42

2.1 Tổng quát về Công ty Cổ phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM 42

2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty 42

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 42

2.1.3 Định hướng phát triển của công ty 43

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 43

2.2 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM hiện nay 46

2.2.1 Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM hiện nay 46

2.2.2 Mục tiêu kinh doanh trong thời gian sắp tới 47

2.2.3 Những thuận lợi cũng như khó khăn của công ty 47

2.3 Thực trạng hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM 48

2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 48

2.3.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán 51

2.3.3 Hệ thống tài khoản sử dụng 52

2.3.4 Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng 53

2.3.5 Quy trình luân chuyển chứng từ 54

2.3.6 Hệ thống báo cáo 55

2.3.7 Quy trình hạch toán Kế toán doanh thu tại công ty 56

2.3.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty 58

2.4 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM 59 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XNK BOSS

FARM 64

3.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần sản

xuất thương mại XNK BOSS FARM 64

3.1.1 Mô tả bài toán 64

3.1.2 Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra của hệ thống 66

3.1.3 Mục tiêu của hệ thống 67

3.1.4 Yêu cầu chức năng đối với hệ thống 67

3.1.5 Yêu cầu phi chức năng đối với hệ thống 67

3.1.6 Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ 69

3.2 Phân tích hệ thống thông tin phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM 71

3.2.1 Tổng quan các chức năng của hệ thống 71

3.2.2 Mô hình hóa các sơ đồ nghiệp vụ 72

3.3 Thiết kế hệ thống thông tin phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM 119

3.3.1 Xây dựng các lớp 119

3.3.2 Xây dựng biểu đồ lớp 123

3.4 Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM 142

3.4.1 Các form hệ thống 142

3.4.2 Các form nhập liệu đầu vào Error! Bookmark not defined 3.4.3 Mẫu chứng từ Error! Bookmark not defined 3.4.4 Các form sổ, báo cáo đầu ra Error! Bookmark not defined. PHẦN KẾT LUẬN 153

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 155

PHỤ LỤC 156

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 161

NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN 162

DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Hình 1-1 Lợi ích của phần mềm kế toán 11

Hình 1-2 Các giai đoạn xây dựng phần mềm 17

Hình 1-3 Nhiệm vụ của việc khảo sát thực trạng hệ thống 18

Hình 1-4 Nhiệm vụ của việc lập kế hoạch triển khai dự án 19

Hình 1-5 Sơ đồ luân chuyển – xử lý phiếu xuất kho 30

Hình 1-6 Sơ đồ luân chuyển – xử lý chứng từ hóa đơn GTGT 31

Hình 1-7 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký chung 33

Hình 1-8 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái 34

Hình 1-9 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ 34

Hình 1-10 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ 35

Hình 1-11 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức kế toán máy 36

Hình 2-1 Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty CP sản xuất thương mại XNK BOSS FARM 44

Hình 2-2 Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty CP sản xuất thương mại XNK BOSS FARM 49

Hình 2-3 Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng 55

Hình 3-1 Tổng quan quy trình nghiệp vụ doanh thu bán hàng 69

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 So sánh phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng và phươngpháp phân tích thiết kế hướng hướng cấu trúc 17Bảng 2.1 Các tài khoản sử dụng 53

LỜI MỞ ĐẦU

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Ngày nay, trong bối cảnh của cuộc cánh mạng công nghiệp 4.0, việc áp dụngcông nghệ thông tin vào các lĩnh vực dần trở nên quan trọng và cấp thiết Đối vớicác doanh nghiệp, việc quản lý tài chính - kế toán là vô cùng phức tạp và đòi hỏi độchính xác cao Việc quản lý thủ công trên sổ sách giấy tờ hay các công cụ phầnmềm thô sơ không còn mang lại hiệu quả tối ưu, mất nhiều thời gian, công sức

Với Công ty CP sản xuất thương mại XNK BOSS FARM thì hoạt động chủ yếu

và quan trọng để tạo ra doanh thu và lợi nhuận là mua bán hàng hóa Hiện tại, công

ty đang sử dụng phần mềm Microsoft Excel để làm kế toán nên còn gặp rất nhiềuvấn đề khó khăn Việc xây dựng phần mềm để quản lý công tác kế toán là rất cầnthiết, giúp công việc quản lý được thực hiện đồng bộ, hiệu quả, dễ kiểm soát từ đótăng thêm lợi ích cho công ty

Với kiến thức được học tại trường cùng với thời gian thực tập tại Công ty CP sản xuất thương mại XNK BOSS FARM và được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo

TS.Hà Văn Sang cùng toàn thể anh chị phòng Tài chính – Kế toán của công ty, em

quyết định lựa chọn đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XNK BOSS FARM”.

2 MỤC TIÊU CHỌN ĐỀ TÀI

Thứ nhất, vận dụng tối đa kiến thức đã học tại trường vào thực tiễn, từ đó củng

cố và nâng cao kiến thức

Thứ hai, thông qua khảo sát để chỉ ra ưu nhược điểm và đưa ra những phương

pháp cải thiện và phát triển hệ thống thông tin kế toán

Thứ ba, được người dùng chấp nhận và sử dụng trong quá trình quản lý và

hạch toán tại công ty

Thứ tư, thông qua việc thực hiện giúp em hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ kế toán

cũng như thực tế công việc kế toán bán hàng.

Từ đó, em xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty CP sản xuất thương mại XNK BOSS FARM, nhằm:

+ Cung cấp một phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp, đáp ứng cơ bản cácyêu cầu nghiệp vụ của công ty

+ Cung cấp thông tin, số liệu một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ, phục vụ tốtcho quá trình quản lý bán hàng cũng như bộ phận bán hàng

+ Giúp nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu sai sót trongquá trình hoạch toán

+ Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con ngườinhằm nâng cao hiệu quả quản lý

3 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU TRONG ĐỀ TÀI

Đề tài là tập trung vào nghiên cứu công tác kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM.

4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Dựa trên tình hình thực tế các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, trong kếtoán bán hàng có các phân hệ chính là:

+ Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng

+ Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng

+ Kế toán tổng hợp xác định kết quả kinh doanh

Do thời gian và kiến thức còn có hạn nên em gói gọn nghiên cứu đề tài trongphạm vi kế toán doanh thu bán hàng

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Các phương pháp nghiên cứu mà đề tài sử dụng là:

+ Phương pháp phỏng vấn: trao đổi và phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, nhân

viên trong công ty, đặc biệt là cán bộ, nhân viên phòng Tài chính - kế toán.

+ Phương pháp quan sát: tiến hành quan sát kết hợp với ghi chép về quy trình

xử lý các nghiệp vụ tại công ty

+ Phương pháp phân tích tài liệu: phân tích và thu thập các thông tin dựa trêncác tài liệu đã có sẵn

+ Phương pháp thống kê: Liệt kê những thông tin, dữ liệu thu thập được từ cácchứng từ, sổ sách liên quan

+ Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh giữa lý thuyết được học và tìnhhình thực tế tại công ty

+ Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin: Từ các nghiệp vụ kếtoán của công ty, tiến hành phân tích hệ thống về chứ năng, dữ liệu, từ đó thiết kế

để xây dựng phần mềm sao cho phù hợp

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Tổng quan về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1 Tổng quan về phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của phần mềm

Phần mềm hay còn được gọi là Software, là một khái niệm khá trừu tượng Có

thể hiểu đơn giản, phần mềm là tập hợp các câu lệnh hoặc chỉ thi được lập trìnhbằng một hay nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau theo một trật tự nhất định, giúpmáy tính hiểu và thực hiện được các chức năng cụ thể nào đó

Phần mềm được chia thành nhiều loại tùy vào mục đích và như cầu sử dụngnhưng chủ yếu có 2 loại là: Phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng

▪ Phần mềm hệ thống: là các phần mềm thực hiện quản lý và hỗ trợ hoạt động

của hệ thống máy

▪ Phần mềm ứng dụng: là các chương trình dùng để thực hiện các công việc nhất

định của người sử dụng máy tính

Đặc điểm của phần mềm nói chung:

▪ Phần mềm được tạo ra bằng 2 cách: tạo bởi con người hoặc được những

1.1.1.2 Khái niệm phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

“Phần mềm kế toán [1]: Là một phần mềm ứng dụng, được xác định bao gồm

hệ thống các chương trình được lập trình sẵn nhằm thực hiện xử lý tự động các

thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên chứng từ theo quy trình của kế toán sau đó in ra các

sổ kế toán và báo cáo kế toán.”

Phần mềm kế toán là công cụ quan trọng để hỗ trợ kế toán trong việc thu thập

và xử lý dữ liệu khi có nghệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Phần mềm kế toán phảiđược cài đặt trên nền tảng phần cứng phù hợp với yêu cầu của công việc và đảmbảo tính bảo mật, ổn định

Để đáp ứng nhu cầu quản trị kế toán của doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước,hiện nay có nhiều loại phần mềm kế toán với tính năng và mức giá khác nhau Phầnmềm kế toán hoạt động theo phương thức là các chứng từ, số liệu sẽ được nhập trựctiếp vào máy tính, sau khi kết thúc quá trình xử lí thông tin, phần mềm sẽ đưa ra cácghi chép, báo cáo chính xác và hiệu quả, góp phần tiết kiệm thời gian đồng thờinâng cao hiệu quả trong công tác kế toán

Một phần mềm kế toán cơ bản có các thành phần sau:

▪ Cơ sở dữ liệu (Database): Cơ sở dữ liệu là một hệ thống bao gồm nhiều thông

tin, dữ liệu được xây dựng theo cấu trúc nhất định, nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác,

sử dụng các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hayquá khứ của doanh nghiệp Dữ liệu được chia thành hai phần: Dữ liệu phản ảnh cấutrúc nội bộ của cơ quan và dữ liệu phản ánh hoạt động kinh doanh của cơ quan

▪ Hệ thống giao diện (Interface): Giao diện phần mềm là giao diện tương tác

giữa người sử dụng và phần mềm Thường một phần mềm lế toán sẽ có các giaodiện như: form đăng nhập, chương trình chính, nhập liệu, báo cáo, …

▪ Chương trình (Code): Là tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ lập trình

mà máy có thể hiểu được để thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán chỉ ra

▪ Hệ thống báo cáo (Reports): Báo cáo là tài liệu chứa các thông tin được đưa ra

từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng Báo cáo thường chứa cácthông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu Báo cáo hiển thị ra nàm hình hay máy

in tùy theo nhu cầu của người sử dụng.

▪ Hệ thống Menu: gồm các nút lệnh được thiết kế theo trật tự phù hợp, giúp

người dùng có thể dễ dàng tương tác với phần mềm

▪ Form: Chứa đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào đó Mỗi form khi

thực hiện sẽ tạo một màn hình giao diện cho người dùng Gồm có: Form nhập liệu,Form để thực hiện các thao tác xem sửa xóa, Form để in báo cáo

1.1.1.3 Đặc điểm của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Phần mềm kế toán là công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp dựa trên cơ

sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ để cung cấp thông tin đầu ra theo yêu cầu.Đầu vào là các chứng từ do doanh nghiệp lập hoặc các chứng từ bên ngoài Đầu ra

là các báo cáo, sổ sách liên quan

Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán trên máy tính là các công việc kế toánđược thực hiện trên một phần mềm kế toán trên máy tính

Phần mềm kế toán được xây dựng theo nguyên tắc một trong bốn hình thức kếtoán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định Một phần mềm kế toán phải tuântheo các chế độ, chuẩn mực kế toán, dựa trên thông tư và nghị định về kế toán

Dữ liệu đầu vào và kết quả đầu ra phải đảm bảo sự chính xác, dựa trên nềntảng và thủ tục theo các tài liệu có sẵn

Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổcủa hình thức kế toán đó

Phần mềm kế toán cập nhật liên tục, kịp thời các thông tư, công văn, tuân thủcác chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán Phần mềm kế toán có khả năng thay đổilinh hoạt để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi yêu cầucủa doanh nghiệp

Hoạt động của phần mềm kế toán được chia thành 3 giai đoạn chính như sau:

▪ Giai đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào Người dùng phân loại các chứng từ phát

sinh sau đó nhập vào hệ thống Chứng từ sau khi nhập sẽ được lưu trữ vào CSDLtrong máy.

▪ Giai đoạn 2: Xử lý Các thông tin tài chính kế toán được lưu trữ, tổ chức thông

tin và tính toán dựa trên các chứng từ đã nhập

▪ Giai đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra Phần mềm thực hiện kết xuất báo cáo tài

chính, hay các báo cáo khác và các loại sổ, … để in ra hoặc lưu trữ

1.1.1.4 Các yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Phần mềm phải tuân theo luật kế toán số 88/2025/QH13, thông tư số200/2014/TT - BTC, thông tư số 210/2014/TT - BTC, thông tư số 133/2016/TT -BTC và thông tư số 103/2005/TT - BTC về tiêu chuẩn phần mềm kế toán

◦ Phần mềm kế toán phải có hỗ trợ cho người sử dụng các quy định cụ thể của Nhà nước về Kế toán

Khi sử dụng phần mềm kế toán thì sẽ không làm thay đổi bản chất, nguyên tắchay phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kếtoán:

▪ Đối với chứng từ kế toán: Khi chứng từ kế toán được tạo ra và in trên máy tính

theo phần mềm kế toán thì phải có đầy đủ nội dung của chứng từ kế toán theo quyđịnh và quy định riêng cho mỗi loại chứng từ kế toán trong chế độ kế toán hiệnhành Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các thông tin khác vào chứng từ kế toánđược tạo ra trên máy tính theo yêu cầu của quản lý, trừ các chứng từ phải bắt buộcphải tuân theo đúng quy định Chứng từ kế toán điện tử được áp dụng để ghi sổ kếtoán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ quy định về chứng từ kế toán và quy địnhriêng về chứng từ điện tử

▪ Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản sử

dụng và phương pháp kế toán được sử dụng trong phần mềm phải tuân thủ quy địnhcủa kế độ kế toán hiện hành, phù hợp với hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lýcủa doanh nghiệp Các tài khoản trong hệ thống phải được mã hóa một cách hợp lý

▪ Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần mềm kế

toán được in ra phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

+ Đảm bảo đầy đủ sổ kế toán, mối quan hệ giữa sổ kế toán trong chế độ kếtoán;

+ Số liệu trên sổ kế toán phải được kết xuất từ số liệu trên chứng từ đãđược truy cập;

+ Đảm bảo tính chính xác khi chuyển từ sổ này sang sổ khác

Đơn vị kế toán có thể thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán nếu cần thiết.Phần mềm kế toán không cần phải hiển thị đầy đủ các quy trình ghi sổ kế toánnhưng phải in ra đầy đủ các sổ kế toán và báo cáo phục vụ cho công tác quản lý,thống kê

▪ Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính khi in phải phải tuân thủ về hình

thức, nội dung và phương pháp tính toán của các chỉ tiêu theo quy định của chế độ

kế toán hiện hành đối với từng lĩnh vực

▪ Đối với chữ số và chữ viết: Số và chữ viết trên giao diện của phần mềm và khi

in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật kế toán Nếu đơn vị kế toán cần sử dụngtiếng nước ngoài trên cửa sổ phần mềm kế toán thì có thể thiết kế và trình bày bảnsong ngữ Giao diện của mỗi màn hình phải rõ ràng, thuận tiện và dễ tìm kiếm

▪ In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm kế toán

phải có đầy đủ các yếu tố pháp lý, bảo đảm tính nhất quán giữa số liệu kế toán đượclưu trên máy tính và số liệu in ra Tài liệu kế toán phải được lưu trữ trong thời hạnquy định và phải đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật để đọc được khi cần thiết

◦ Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có.

▪ Đảm bảo khâu khai thác dữ liệu ban đầu một cách chính xác và đầy đủ, bao

gồm cả những trường hợp thêm hoặc sửa đổi các chứng từ, biểu mẫu, nội dung hoặc

cách ghi chép đã được sử dụng trong hệ thống

▪ Có thể thêm tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp hạch toán đối

với các tài khoản đã sử dụng trong hệ thống

▪ Nếu cần thiết, có thể thay đổi hoặc bổ sung mẫu sổ kế toán mới, nội dung và

cách ghi chép sổ kế toán hiện hành, nhưng phải đảm bảo tính nhất quán và liên kếtgiữa các sổ với nhau

▪ Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại biểu mẫu, nội dung, cách lập, cách trình bày

báo cáo tài chính được sử dụng trong hệ thống

◦ Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu

▪ Phần mềm kế toán cần có khả năng tự động hóa và chính xác cao Tự động xử

lý, lưu trữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kế toán cũng như phươngpháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành

▪ Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lặp số liệu.

▪ Có khả năng dự báo, phát hiện và ngăn chặn sai sót khi nhập liệu và quá trình

xử lý thông tin kế toán

◦ Phần mềm kế toán cần phải đảm bảo tính bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu

▪ Để bảo vệ thông tin và dữ liệu khỏi bị xâm nhập, cần phải thực hiện việc phân

quyền sử dụng cho người dùng theo chức năng gồm: kế toán trưởng và kế toán viên.Mỗi vị trí được phân công có nhiệm vụ và quyền hạn khác nhau trong hệ thống

▪ Có khả năng theo dõi được người dùng theo các tiêu thức: thời gian truy cập,

các thao tác của người dùng, các đối tượng bị tác động, …

▪ Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong trường hợp có

sự cố phát sinh

▪ Có khả năng lưu lại các thay đổi trên sổ kế toán về việc sửa chữa số liệu kế

toán đã được duyệt chính thức vào hệ thống theo từng phương pháp sửa chữa sổ kếtoán theo quy định, chỉ cho phép những người có thẩm quyền mới được sửa chữa

sai sót đối với các nghiệp vụ được duyệt vào hệ thống.

◦ Ngoài ra, phần mềm kế toán còn phải đáp ứng được các yêu cầu như:

▪ Phần mềm phải dễ sử dụng, tiện lợi, dễ hiểu và sử dụng cho người dùng

▪ Có công cụ hỗ trợ các thao tác trên phần mềm.

▪ Phần mềm phải để ở dạng biên dịch thay vì dạng mã nguồn, khi cài đặt chỉ tiến

hành một thao tác duy nhất là chạy chương trình Phần mềm kế toán cần tương thíchvới các phần mềm khác trên máy tính để tránh tình trạng xung đột xảy ra

▪ Phần mềm không được gây ra sự lãng phí tài nguyên bộ nhớ, thiết bị ngoại vi

hay là tốc độ xử lý chậm

▪ Khi một phần mềm kế toán đưa ra sử dụng phải đính kèm tài liệu giới thiệu và

hướng dẫn sử dụng phần mềm

1.1.2 Sự cần thiết của phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Kế toán là bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, có nhiệm vụ duy trì vàphát triển các mối liên kết trong doanh nghiệp, điều tiết hoạt động kinh doanh Mọi

bộ phận trong doanh nghiệp đều liên quan đến kế toán

Phần mềm kế toán là một công cụ hỗ trợ hiệu quả cho các hoạt động kế toántài chính và kế toán quản trị của doanh nghiệp Khi sử dụng phần mềm kế toán,doanh nghiệp có thể thực hiện các nghệp vụ kế toán một cách chính xác, nhanhchóng, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực Phần mềm kế toán còn giúp doanhnghiệp tạo báo cáo và phân tích tình hình hoạt động, giúp doanh nghiệp tuân thủ cácquy định về thuế, tài chính và báo cáo của Nhà nước

Trong thời đại công nghệ 4.0, doanh nghiệp cần trang bị phần mềm kế toánhiện đại để đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường và khách hàng.Phần mềm kế toán không chỉ giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến sổ sách,chứng từ, báo cáo, … mà còn có thể liên kết nối với các hệ thống khác như ngânhàng, hóa đơn điện tử, thuế, … để tăng hiệu quả và an ninh cho doanh nghiệp Cóthể điểm qua những lợi ích của phần mềm kế toán mang lại như:

Hình 1-1 Lợi ích của phần mềm kế toánTrên thị trường hiện nay có rất nhiều loại phần mềm kế toán với những ưunhược điểm khác nhau về cả tính năng và giá thành Tùy thuộc vào quy mô, ngànhnghề, quy trình sản xuất và quản lý của mỗi doanh nghiệp, tiêu chí và yêu cầu đốivới phần mềm kế toán sẽ khác nhau Vì vậy, việc lựa chọn và phát triển phần mềm

kế toán cho doanh nghiệp là quan trọng và cần thực hiện cẩn thận

Tóm lại, phần mềm kế toán là một công cụ hữu ích để hỗ trợ cho công tác kếtoán của doanh nghiệp Nhờ có phần mềm kế toán mà nhân viên và nhà quản lý cóthể làm việc nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn Phần mềm kế toán không chỉgiúp làm việc hiệu quả hơn mà còn mang lại lợi ích cho doanh nghiệp về nhiều mặt

1.1.3 Phân loại phần mềm kế toán

Phân loại phần mềm theo 2 tiêu thức: bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh(ứng với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp) và theo hình thức sản phẩm

◦ Dựa theo bản chất nghiệp vụ phát sinh, phần mềm kế toán chia thành 2 loại:

▪ Phần mềm kế toán bán lẻ: phục vụ các siêu thị, nhà hàng, cửa hàng kinh

▪ Phần mềm kế toán tài chính quản trị: đầu ra của phần mềm kế toán bán lẻ là

đầu vào cho phần mềm kế toán này

◦ Dựa theo hình thức sản phẩm, phần mềm kế toán được chia thành 2 loại:

▪ Phần mềm đóng gói: Là phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói

thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa càiphần mềm Loại phần mềm này thường được bán rộng rãi trên thị trường Do sảnphẩm đóng gói nên giá thành rẻ, nhưng không đáp ứng được với một số yêu cầu đặcthù của doanh nghiệp

▪ Phần mềm đặt hàng: Là phần mềm được nhà cung cấp thiết kế riêng cho một

doanh nghiệp, dựa vào các yêu cầu cụ thể nên phần mềm sẽ đáp ứng được yêu cầuđặc thù của doanh nghiệp Do thiết kế theo yêu cầu nên giá thành rất cao

1.1.4 Quy trình xây dựng phầm mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.4.1 Phân tích thiết kế hướng đối tượng

a Khái quát về phân tích thiết kế hướng đối tượng

Phân tích thiết kế hướng đối tượng (Object Oriented Analysis and Design –OOAD) là một quá trình phát triển phần mềm dựa trên các đối tượng và các mốiquan hệ giữa chúng Nó dựa trên nguyên tắc chung đó là một tập các hướng dẫn đểgiúp ta tránh khỏi một thiết kế xấu và tạo ra một phần mềm hoàn thiện Trong quytrình phân tích thiết kế hướng đối tượng có 2 giai đoạn chính: phân tích và thiết kế

▪ Phân tích là giai đoạn xác định các yêu cầu của người dùng và đối tượng liên

quan đến ứng dụng Các đối tượng có thể là lớp, thuộc tính, phương thức và cácquan hệ giữa chúng Mục tiêu của giai đoạn này là hiểu được bản chất của vấn đềcần giải quyết và từ đó mô tả hoạt động của hệ thống bằng các Use Case Diagram

▪ Thiết kế là giai đoạn xác định các lớp, thuộc tính, phương thức và quan hệ

giữa chúng để cấu trúc hệ thống Các biểu đồ tuần tự (sequence diagram), biểu đồtrạng thái (state diagram), biểu đồ hoạt động (activity diagram), biểu đồ sơ đồ phân

rã chức năng (functional decomposition diagram),…được sử dụng để mô tả thiết kế.UML là công cụ hỗ trợ cho việc phân tích thiết kế hướng đối tượng UML làngôn ngữ mô hình hóa chuẩn cho việc biểu diễn khái niệm của ứng dụng bằng cácbiểu đồ khác nhau Các biểu đồ của UML có thể bao gồm: Use Case Diagram, Class

Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, State Diagram.

Phân tích thiết kế hướng đối tượng là một quy trình linh hoạt và có thể điềuchỉnh theo từng dự án phầm mềm Nó giúp giảm thiểu sự phức tạp của hệ thốngbằng cách khai thác tính trừu tượng, tính bao gói, tính kế thừa, tính đa hình củangôn ngữ lập trình hướng đối tượng

b Ưu điểm khi sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng

Phân tích thiết kế hướng đối tượng sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa thống nhấtUML, giúp việc giao tiếp giữa các bên liên quan về việc trao đổi thông tin cũng nhưhiểu biết về yêu cầu và thiết kế trở nên hiệu quả hơn

Tái sử dụng mã nguồn được thực hiện bằng cách sử dụng kế thừa và thànhphần hóa Điều này làm giảm thiểu chi phí và thời gian phát triển phần mềm

Nâng cấp và bảo trì phần mềm dễ hàng và hiệu quả hơn do có thiết kế rõ ràng

và chặt chẽ Tăng khả năng thích ứng với những thay đổi

Giảm sự phức tạp của vấn đề bằng cách chia nhỏ thành nhiều thành phần nhỏ.Tăng tính tái sử dụng và bảo trì của mã nguồn Đẩy mạnh sự trừu tượng hóa và chegiấu thông tin Linh hoạt và mở rộng của ứng dụng

Như vậy, phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng là một trong nhữngphương pháp hiện đại và được áp dụng rộng rãi trong ngành công nghệ thông tin

Nó mang lại nhiều lợi ích cho việc xây dựng các phần mềm chất lượng cao

c Các loại biểu đồ thường được sử dụng

▪ Biểu đồ Use Case (Use Case Diagram): Biểu diễn các chức năng mà hệ thống

cung cấp cho tác nhân ngoài

▪ Biểu đồ lớp (Class Diagram): Biểu diễn cấu trúc tĩnh của các lớp và mối quan

hệ giữa chúng

▪ Biểu đồ đối tượng (Object Diagram): Biểu diễn các trường hợp cụ thể của cá

lớp và liên kết giữa chúng

▪ Biểu đồ trạng thái (State Diagram): Biểu diễn các trạng thái và sự kiện của mộ

đối tượng hoặc một lớp

▪ Biểu đồ trình tự (Sequence Diagram): Biểu diễn sự tương tác giữa các đối

tượng theo thời gian

▪ Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram): Biểu diễn luồng điều kiện của một hoạt

động hay một Use Case

d Các bộ tài liệu của quá trình

Các bộ tài liệu khi thực hiện phân tích thiết kế hướng đối tượng là những tàiliệu quan trọng để mô tả các yêu cầu, đặc điểm và cấu trúc của hệ thống phần mềm.Gồm:

▪ Mô hình yêu cầu (Requirement Model): Đây là một mô hình cao cấp về yêu

cầu hệ thống được phát triển dựa trên các nhu cầu của người dùng Nó bao gồm cácbiểu đồ UML như Use Case Diagrams và Activity Diagrams Kèm theo đó là bộ tàiliệu yêu cầu, đây là bộ tài liệu chứa các yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệthống, được thu thập từ các người dùng và các bên liên quan

▪ Mô hình phân tích (Analysis Model): Đây là mô hình cụ thể về các đối tượng,

các mối quan hệ giữa chúng và cách chúng tương tác với nhau Nó bao gồm cácbiểu đồ UML như Class Diagrams, Object Diagrams, State Diagrams, SequenceDiagrams và Collaboration Diagrams

▪ Mô hình thiết kế (Design Model): Đây là mô hình cụ thể về cách các đối tượng

được triển khai trong hệ thống Nó bao gồm các biểu đồ UML như ComponentDiagrams, Deployment Diagrams và Package Diagrams Kèm theo đó là bộ tài liệuthiết kế đây là bộ tài liệu chứa các chi tiết về thiết kế hướng đối tượng của hệ thống,được xây dựng từ các yêu cầu đã phân tích

▪ Mô hình triển khai (Implementation Model): Đây là mô hình cụ thể về cách

các đối tượng được triển khai trong hệ thống Nó bao gồm các mã nguồn, cấu trúc

dữ liệu và các thư viện

▪ Bộ tài liệu mô tả (Description Documents): Đây là các tài liệu mô tả chi tiết về

các đối tượng, các mối quan hệ giữa chúng và cách chúng tương tác với nhau

▪ Bộ tài liệu kiểm tra (Testing Documets): Là bộ tài liệu chứa các kịch bản kiểm

tra và kết quả kiểm tra của hệ thống, được lập ra để kiểm tra tính chính xác và hiệunăng của hệ thống

▪ Bộ tài liệu hướng dẫn (User Manuals): Đây là tài liệu hướng dẫn cho người sử

Phương pháp phân tích thiết kế hướng cấu trúc và phương pháp phân tích thiết

kế hướng đối tượng là hai kỹ thuật tiếp cận khác nhau để xây dựng một ứng dụnghay hệ thống Chúng có những điểm khác biệt:

Phương pháp phân tích thiết kế

hướng cấu trúc

Phương pháp phân tích thiết kế

hướng đối tượng

Cách

tiếp

cận

Phân chia chương trình chính thành

nhiều chương chình con nhằm thực

hiện một công việc xác định

Tập trung vào việc phát triển các

chương trình con hay hàm để thực

hiện các chức năng của hệ thống

Tuân theo hình thức tiếp cận từ trên

xuống (top – down) khi thiết kế

chương trình Phương pháp này tiến

hành phân rã các bài toán thành bài

toán nhỏ hơn đến khi nhận được các

bài toán có thể cài đặt được

Là một lối tư duy theo cách ánh xạcác thành phần trong bài toán vàocác đối tượng ngoài đời thực Một hệthống được chia thành các phần nhỏgọi là đối tượng Mỗi đối tượng sẽ

có cả dữ liệu và hành động liênquan Các đối tượng tương đối độclập nhau Phần mềm được xây dựngbằng cách kết hợp các đối tượng đólại với nhau thông qua các mối quan

hệ và tương tác giữa chúng

Tuân theo hình thức tiếp cận từ dướilên (bottom – up) Bắt đầu từ nhữngthuộc tính cụ thể sau đó tiến hành

trừu tượng hóa thành các lớp Tuântheo bốn tính chất của lập trìnhhướng đối tượng.

Trọng

tâm

Chỉ quan tấm đến thuật toán hay

logic của chương trình và ít chú ý

đến dữ liệu Dữ liệu của hệ thống di

chuyển từ hàm này qua hàm khác và

được dùng chung giữa các hàm

Quan tâm đến dữ liệu hay thuộc tínhcủa các đối tượng và ít quan tâm đếnthuật toán hay logic Dữ liệu của mỗiđối tượng được bảo vệ bởi cácphương thức nội bộ của nó

Đặc

trưng

đóng

gói

Đặc trưng của phương pháp là cấu

trúc dữ liệu và giải thuật, mối quan

hệ chặt chẽ của giải thuật và cấu trúc

module sẽ có một vai trò riêng biệt

trong việc giải quyết vấn đề

Sử dụng kỹ thuật lập trình hướng đốitượng để xây dựng các lớp cho từngloại đối tượng Mỗi lớp sẽ có một sốthuộc tính và một số phương thứcliên quan

Qúa

trình

thực

thi

Sử dụng kiểu gọi (call) và quay lại

(return) khi gọi các module con từ

module cha Quyền kiểm soát luôn ở

module cha

Sử dụng kiểu gửi thông điệp khi gọicác phương thức của các lớp con từlớp cha Quyền kiểm soát được giaocho lớp con

Ưu

nhượ

c

điểm

▪ Ưu điểm: tư duy rõ ràng, chương

trình dễ hiểu, phân tích được chức

năng của hệ thống, dễ theo dõi

▪ Nhược điểm: không tái sử dụng,

không phù hợp phát triển phần mềm

lớn, khó quản lý mối quan hệ và dễ

gây ra lỗi, khó kiểm tra và bảo trì

▪ Ưu điểm: gần gũi, tái sử dụng dễ

dàng, đóng gói che giấu thông tinlàm cho hệ thống trở nên tin cậyhơn, thừa kế làm giảm chi phí và hệthống có tính mở cao hơn

▪ Nhược điểm: phương pháp khá

phức tạp, khó theo dõi luồng dữ liệu.Lĩnh

vực

áp

dụng

Phù hợp với bài toán nhỏ, có luồng

dữ liệu rõ ràng, tư duy rõ ràng,

người lập trình có thể tự quản lý mọi

truy cập đến dữ liệu của chương

trình

Thường được áp dụng cho cácbài toán lớn, phức tạp, hoặc có nhiềuluồng dữ liệu khác nhau

Bảng 1.1 So sánh phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng và phương pháp

phân tích thiết kế hướng hướng cấu trúc

1.1.4.2 Các giai đoạn xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Hình 1-2 Các giai đoạn xây dựng phần mềm

◦ Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch

▪ Khảo sát hiện trạng:

Đây là bước đầu tiên trong tiến trình xây dựng phần mềm kế toán Đây là quátrình tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát triển phần mềm Từ đó sẽ xâydựng được bản kế hoạch chi tiết cho việc thiết kế phần mềm kế toán Các nhiệm vụchính bao gồm:

Hình 1-3 Nhiệm vụ của việc khảo sát thực trạng hệ thống

Mục tiêu của việc khảo sát hệ thống là để trả lời các câu hỏi: Các vấn đềnghiệp vụ là gì? Nguyên nhân chính của vấn đề là gì? Cần phát triển một hệ thốngthông tin mới không? Giải pháp đưa ra là gì? …

Khảo sát hiện trạng được chia thành 2 giai đoạn là khảo sát sơ bộ và khảo sátchi tiết Khi tiến hành khảo sát cần phải trung thực, khách quan, không bỏ sót thôngtin, không trùng lặp và các thông tin cần được tổng hợp đầy đủ Tiến hành khảo sátbằng nhiều nguồn khác nhau Bên cạnh đó phải sử dụng kết hợp nhiều phương phápnhư viết tài liệu, quan sát, phỏng vấn, … để khảo sát Tất cả thông tin sau khi thuthập sẽ được sử dụng để lập kế hoạch triển khai dự án

▪ Lập kế hoạch triển khai dự án:

Sau quá trình khảo sát thực trạng là quá trình lập kế hoạch triển khai dự án.Bao gồm các nhiệm vụ:

Hình 1-4 Nhiệm vụ của việc lập kế hoạch triển khai dự án

Mục tiêu của giai đoạn này là để giải quyết các vấn đề:

+ Hiểu được nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến quátrình xử lý thông tin.

+ Xác định được các chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt

+ Định ra các giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi

+ Đánh giá, xác định được yêu cầu, quy tắc và lập kế hoạch thực hiện cụ thể

Nội dung của công việc khảo sát bao gồm:

+ Tìm hiểu về môi trường kinh tế - xã hội và kỹ thuật liên quan của hệ thống.+ Tìm hiểu và nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống thông tin

+ Xác định chức năng và nhiệm vụ cũng như quyền hạn của các đơn vị

+ Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ và sổ sách, …

+ Thu thập các quy tắc quản lý công ty như văn bản và quy định, …

+ Nghiên cưu chu trình luân chuyển và xử lý thông tin

+ Thống kê lại các phương tiện và công cụ được sử dụng trong hệ thống.+ Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, yêu cầu của người dùng,quy tắc xử lý nghiệp vụ, các đánh giá về hệ thống cũng như nguyện vọng và kếhoạch phát triển

+ Đánh giá thực trạng và đề ra các giải pháp thực hiện sơ bộ

Phương pháp khảo sát: tiến hành thu thập tài lệu, quan sát, phỏng vấn, điều

tra, …

Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình xây dựng phầnmềm kế toán Phân tích giúp làm rõ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ thống Giai đoạn này là đào sâu vào tìm hiểu các chi tiết, bản chất của phần mềm cầnphải xây dựng Trên cơ sở thông tin từ bước khảo sát thực trạng, tiến hành xây dựng

mô hình hệ thống và đề ra cái giải pháp thiết kế sơ bộ

▪ Phân tích hệ thống nhằm:

+ Xác định các chức năng và nhiệm vụ của hệ thống

+ Xác định các dữ liệu nghiệp vụ mà hệ thống cần lưu trữ và xử lý

+ Xác định các quy trình nghiệp vụ của hệ thống

+ Xác định dữ liệu, chức năng hoạt động nghệp vụ của hệ thống trong tưonglai

+ Xác định ràng buộc và quan hệ giữa hệ thống với môi trường

▪ Phân tích hệ thống bao gồm 2 hoạt động tương đối độc lập là:

+ Phân tích hệ thống về chức năng: Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầutiên của quá trình phân tích hệ thống Qúa trình phân tích này cần chỉ ra “Chức năngcần của hệ thống là gì?” và “Hệ thống làm gì?”

+ Phân tích hệ thống về dữ liệu: Mục đích là để làm rõ cấu trúc của dữ liệu,đặc biệt là cách tổ chức, lưu trữ và mối liên kết giữa chúng

◦ Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống

Sau khi có thông tin chi tiết về yêu cầu của hệ thống từ việc phân tích, tiếnhành thiết kế chi tiết và lựa cọn công nghệ phù hợp cho hệ thống Thiết kế chính làquá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ởtrên Bao gồm các công việc:

▪ Thiết kế kiến trúc hệ thống;

▪ Thiết kế CSDL hệ thống;

▪ Thiết kế cấu trúc xử lý các module chương trình;

▪ Thiết kế giao diện chương trình.

Đây là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logc thành các đặc tả dữ liệu vật lý

để lưu trữ dữ liệu Việc thiết kế cơ sở dữ liệu là dựa trên mô hình quan hệ và phụthuộc

◦ Giai đoạn 4: Xây dựng phần mềm

Đây là giai đoạn xây dựng lên hệ thống theo các thiết kế đã xác định trước đó.Giai đoạn này chính là việc tạo một dự án Trước hết cần chọn công cụ tin học,công cụ tạo báo cáo hợp lý, ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở phù hợp Tiếptheo là triển khai xây dựng phần mềm kế toán Các công việc để xây dựng phầnmềm như sau:

▪ Tạo cơ sở dữ liệu:

+ Thiết kế CSDL: Xác định mục đích sử dụng của CSDL, xác định các bảng

và view cần thiết cho CSDL, xác định mối quan hệ trên các bảng và view

+ Phân tích nguồn dữ liệu: Từ các yêu cầu của dữ liệu để cung cấp thông tincho hệ thống, người ta nhóm các yêu cầu vào các bảng Dựa vào đặc tính của bảng

và các nhóm ứng dụng để nhóm

Thông tin trên bảng thể hiện trên trường và bản ghi, trong đó mỗi trường sẽghi một thuộc tính của đối tượng, mỗi bản ghi sẽ chứa thông tin của một đối tượng

Số lượng bảng cần thiết có thể nhiều hơn loại đối tượng quản lý nếu cần

▪ Tạo các lớp: Nhằm sử dụng tính kế thừa và đóng gói các đối tượng Có rất

nhiều đối tượng sử dụng chung ở nhiều chỗ trong ứng dụng nên tạo các lớp là cácđối tượng được sử dụng nhiều lần để giảm công sức khi thiết kế mà vẫn hiệu quả

▪ Tạo màn hình giao diện: Màn hình giao diện xuất hiện ngay khi khởi động

chương trình Các form được gọi từ màn hình giao diện thường liên quan đến mộtnhóm tác vụ của người dùng, trong đó các form thứ cấp thực hiện một tác vụ cụ thể

▪ Tạo các truy vấn, view và các báo cáo: Các truy vấn, báo cáo là công cụ thông

tin mà hệ thống phải cung cấp để trả lại người dùng dựa trên các bảng trong CSDLcủa hình hay trong các CSDL từ xa Đa số các truy vấn, view và báo cáo được hiểnthị ngay trên màn hình hoặc máy in

▪ Tạo code: Viết code cho phần mềm là khâu quan trọng nhất nhưng lại bị giấu

đi với người dùng Khi đánh giá chương trình thì đây là nơi được xem xét đầu tiên

◦ Giai đoạn 5: Kiểm thử

Sau khi xây dựng xong, phần mềm phải được thử tra để xác định lỗi và đưa ragiải pháp khắc phục Việc kiểm tra toàn bộ chương trình được thực hiện bằng cáchchạy thử chúng với một bộ dữ liệu giả định có tính đặc trưng sau đó đối chiếu vớiyêu cầu để tìm ra lỗi Các lối có thể là: lỗi không đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụhay lỗi xảy ra bên trong hệ thống như lỗi lập trình, thiết kế, …

◦ Giai đoạn 6: Triển khai và đào tạo

▪ Trước hết phải có phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

▪ Cài đặt phần mềm

▪ Chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ thống mới

▪ Đưa vào vận hành

▪ Hướng dẫn cho người sử dụng biết cách dùng phần mềm Đảm bảo cho phần

mềm được hoạt động đúng nguyên tắc đã thiết kế như thỏa thuận của hai bên

◦ Giai đoạn 7: Bảo hành, bảo trì

Bảo trì là việc bảo dưỡng và nâng cấp để đảm bảo cho phần mềm duy trì đượccác điều kiện làm việc, đảm bảo kĩ thuật Là dịch vụ mà người dùng phải trả phí.Bảo trì bao gồm điều chỉnh các lỗi mà chưa được phát hiện trong các giai đoạntrước, nâng cấp tính năng sử dụng và an toàn vận hành của phần mềm Nhiệm vụcủa giai đoạn bảo trì là giữ cho phần mềm được cập nhật khi môi trường thay đổi vàyêu cầu của người dùng thay đổi

Bảo hành là thời gian mà nhà cung cấp và phát triển chịu trách nhiệ sửa chữakhi phần mềm được mua bởi người dùng Nhà phát triển có trách nhiệm trong thờigian bảo hành với những lỗi do phần mềm

1.1.5 So sánh các phần mềm kế toán phổ biến được sử dụng ở Việt Nam

◦ Phần mềm kế toán MISA.NET 2022

▪ Đặc điểm: Là phần mềm đóng gói Liên kết thông minh với: Tổng cục thuế,

ngân hàng, hóa đơn điện tử, …

▪ Thiết kế: Giao diện đơn giản, trực quan, thân thiện với người dùng Giúp

người quản lý dễ dàng và chính xác, tiết kiệm được nhiều chi phí cho doanh nghiệp

▪ Quản trị số liệu: Phân tán dữ liệu thành rất nhiều phần tương ứng với mỗi

phân hệ kế toán, sẽ khó khăn nếu muốn xem toàn bộ số liệu đã nhập

▪ Tính tương tác dữ liệu: Cho phép người dùng thiết lập các chỉ tiêu báo cáo tài

chính bằng các hàm chi tiết và số dư tài khoản

▪ Hệ điều hành: Windows, Fenix, Desktop 2009, Asianux Desktop 3.5.

▪ Tốc độ: Trung bình

▪ Thị trường: Doanh nghiệp vừa và nhỏ Giá thành thấp.

▪ Ngôn ngữ: Ngôn ngữ C#

▪ Kế cấu: Dựa trên máy khách và máy chủ.

◦ Phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING

▪ Đặc điểm: Phát triển dựa trên công nghệ của Microsoft Có thể chạy trên máy

đơn lẻ, mạng nội bộ hoặc làm việc từ xa

▪ Thiết kế: Giao diện dễ dùng, sổ sách chứng từ cập nhật, bám sát chế độ kế

toán Hệ thống báo cáo đa dạng, người dùng yên tâm về yêu cầu quản lý của mình

▪ Quản trị số liệu: Quản trị số liệu tập trung trên một sổ nhật ký, tiện cho người

quản trị theo dõi số liệu nhập vào

▪ Tính tương tác dữ liệu: Hạn chế người dùng tương tác thiết lập chỉ tiêu báo

cáo tài chính

▪ Hệ điều hành: Chạy trên cơ sở dữ liệu đám mây Azure của Microsoft.

▪ Tốc độ: Nhanh

▪ Thị trường: Doanh nghiệp siêu nhỏ đến lớn Giá thành thấp.

▪ Ngôn ngữ: Ngôn ngữ C#.NET, SQL Server.

▪ Kế cấu: Lưu trữ trên đám mây.

◦ Phần mềm kế toán BRAVO

▪ Đặc điểm: Là phần mềm đặt hàng Được xây dựng dựa trên FoxRro hay

Visual FoxPro

▪ Thiết kế: Giao diện dễ dùng Có thể linh động tùy chỉnh để hợp với nhu cầu

của từng người hay phòng ban, đơn giản hóa thao tác, tiết kiệm thời gian

▪ Hệ điều hành: Tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

▪ Tốc độ: Nhanh

▪ Thị trường: Doanh nghiệp vừa và lớn Giá thành cao.

▪ Ngôn ngữ: Ngôn ngữ C#

▪ Kế cấu: Dựa trên máy khách và máy chủ, lưu trữ cả trên đám mây.

1.2 Cơ sở lý luận chung về kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp 1.2.1 Khái quát về kế toán doanh thu bán hàng

1.2.1.1 Bán hàng và doanh thu bán hàng

“Bán hàng [5]: là chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với

phần lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Bán hàng là gia đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh và đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hóa thành hình thái vốn bằng tiền hoặc vốn thanh toán.”

Doanh thu bán hàng hàng là tổng lợi ích mà công ty thu được trong kỳ do hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty mang lại, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu Doanh thu thuần bằng tổng doanh thu trừ đi các chi phí

Tùy theo loại hình sản xuất kinh doanh thì có doanh thu bán hàng, doanh thucung cấp dịch vụ, doanh thu từ tiền lãi, bản quyền, cổ tức, lợi tức được chia

1.2.1.2 Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

Các khoản giam trừ doanh thu như: chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh

toán, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại “Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở để tính doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán.” [5].

Các khoản này phải được hạch toán, theo dõi riêng trên các tài khoản phù hợp, đểnhằm cung cấp thông tin cho việc lập Báo cáo tài chính

Doanh thu bán hàng

và cung cấp dịch vụ =

Tổng doanh thu bán hàng vàcung cấp dịch vụ -

Các khoản giảm trừdoanh thu

▪ Chiết khấu thương mại: là tiền người bán giảm trừ cho người mua, vì người

mua đã mua số lượng hàng hóa lớn theo thỏa thuận đã ghi trên hợp đồng hoặc camkết mua bán hàng hóa

▪ Chiết khấu thanh toán: là tiền người bán giam trừ cho người mua do người

mua thanh toán tiền hàng hóa dịch vụ trước thời gian ghi theo hợp đồng

▪ Giảm giá hàng bán: là tiền người bán giảm trù cho người mua trong các trường

hợp đặc biệt như: hàng hóa kém chất lượng, hàng hóa sai quy cách, hàng hóa dịch

vụ lạc hậu, …

▪ Hàng bán bị trả lại: là sản phẩm hàng hóa mà doanh nghiệp đã ghi nhận doanh

thu nhưng lại bị khách hàng trả lại do vi phạm điều kiện đã cam kết trong hợp đồng

1.2.1.3 Thuế giá trị gia tăng

Theo Điều 2 Luật Thuế giá trị gia tăng (2008): “Thuế giá trị gia tăng là thuế tính trên giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng.”

1.2.2 Những lưu ý khi hạch toán doanh thu bán hàng

1.2.2.1 Điều kiện ghi nhận doanh thu (theo VAS14)

Các khoản hàng bán được ghi nhận là doanh thu khi thỏa mãn 5 điều kiện sau:

▪ “Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền

sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;

▪ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý sản phẩm, hàng hóa như

người sở hữu sản phẩm, hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;

▪ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.

▪ Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch bán

hàng;

▪ Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.” [5]

1.2.2.2 Các nguyên tắc xác định doanh thu

▪ Doanh thu chỉ đươc ghi nhận khi đã thỏa mãn các điều kiện ghi nhận doanh

thu Nếu không thỏa nãm các điều kiện thì không hoạch toán

▪ Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phỉa được ghi nhận

đòng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính

▪ Nếu lấy hàng hóa dịch vụ này trao đổi lấy hàng hóa hoặc dịch vụ khác tương

tự về bản chất thì không ghi nhận doanh thu

▪ Cần theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, từng mặt hàng, từng sản phẩm, …

theo dõi chi tiết các tài khoản giảm trừ doanh thu để làm cơ sở cho việc xác địnhdoanh thu thuần của từng loại doanh thu, theo dõi chi tiết các sản phẩm để phục vụviệc cung cấp thông tin kế toán để quản trị doanh nghiệp và lập báo cáo

1.2.3 Nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng

◦ Quản lý về mặt giá cả: phải xây dựng bảng giá thích hợp cho từng mặt hàng, địa

điểm bán hàng, đối tượng khách hàng và phương thức bán hàng

◦ Quản lý về số lượng, chất lượng, giá trị hàng hóa bán ra: bao gồm quản lý từng

người mua hàng, lần gửi bán, lần xuất hàng, nhóm hàng

◦ Quản lý về việc thu hồi tièn hàng, doanh thu từ bán hàng: biết được doanh thu

của doanh nghiệp, theo dõi công nợ của từng khách hàng, …

Để đáp ứng nhu cầu quản lý về thành phẩm và hàng hóa kế toán doanh thu bánhàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

▪ “Phản ánh, ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến

động của từng loại thành phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.” [5]

▪ “Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản doanh thu, các

khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp Đồng thời, theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng.” [5]

▪ “Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình

hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết.” [5]

▪ “Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và

định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá tình bán hàng, xác định và phân phối kết quả.” [5]

▪ Cung cấp các thông tin cần thết về tình hình bán hàng để phục vụ cho việc chỉ

đạo và điều hành hoạt đông kinh doanh

▪ Tham mưu cho lãnh đạo các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng.

1.2.4 Các tài khoản kế toán sử dụng

◦ TK 111 – Tiền mặt

TK 1111: Tiền Việt Nam

TK 1112: Ngoại tệ

TK 1113: Vàng tiền tệ

◦ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng

TK 1121: Tiền Việt Nam

TK 1122: Ngoại tệ

TK 1123: Vàng tiền tệ

◦ TK 131 – Phải thu khách hàng

◦ TK 155 – Thành phẩm

TK 1551: Thành phẩm nhập kho

TK 1552: Thành phẩm bất động sản

◦ TK 156 – Hàng hóa

TK 1561: Giá mua hàng hóa

TK 1562: Chi phí thu mua hàng

TK 1567: Hàng hóa bất động sản

◦ TK 157 – Hàng gửi đi bán

◦ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt

TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu

TK 3334: Thuế xuất nhập doanh nghiệp

◦ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa

TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm

TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá

TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư

TK 5118: Doanh thu khác

◦ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu

TK 5211: Chiết khấu thương mại

TK 5212: Hàng bán bị trả lại

TK 5213: Giảm bán hàng bán

◦ TK 632 – Giá vốn hàng bán

1.2.5 Các chứng từ kế toán sử dụng

Các chứng từ sử dụng gồm:

▪ Hóa đơn GTGT (mẫu 01GTKT3/001);

▪ Hóa đơn bán hàng (mẫu 02GTKT3/001);

▪ Bảnh thanh toán hàng đại lí, kí gửi (mẫu 01- BH);

▪ Các chứng từ (phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, giấy báo nợ, …);

▪ Chứng tư khác như: phiếu xuất, phiếu nhập kho hàng trả lại, …

1.2.6 Các sơ đồ luân chuyển chứng từ

Hình 1-5 Sơ đồ luân chuyển – xử lý phiếu xuất kho

(6): Phiếu xuất kho được thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho.

(7): Kế toán hàng tồn kho dựa vào phiếu xuất kho đã để ghi sổ kế toán

(7’): Kế toán hàng tồn kho nhập dữ liệu trên phiếu xuất kho vào máy tính.(8): Phiếu xuất kho được chuyển cho bộ phận kế toán liên quan

(9): Bộ phận kế toán liên quan dùng phiếu xuất kho để ghi sổ kế toán

(10): Phiếu xuất kho được chuyển về bộ phận kế toán hàng tồn kho để lưu giữ

Chú ý: Trường hợp xuất kho sản phẩm hàng hóa đến nơi nhận là cửa hàng, chi

nhánh thì hạch toán vào sổ hoặc xuất để chuyển sang kho khác trong nội bộ doanh

nghiệp thì sử dụng "phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" Trường hợp xuất sản

phẩm hàng hóa giao cho các đại lý thì sử dụng "phiếu xuất kho hàng gửi đại lý"