(Luận văn tốt nghiệp) xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần việt com

Đồ án tốt nghiệp i Học viện Tài LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu Các số liệu, kết nêu đồ án tốt nghiệp trung thực xuất phát từ tình hình thực tế đơn vị thực tập Sinh viên thực Nguyễn Thùy Linh Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp ii Học viện Tài LỜI CẢM ƠN Trong q trình nghiên cứu hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm kế tốn xác định doanh thu bán hàng Cơng ty cổ phần Việt Com”, em nhận giúp đỡ nhiệt tình thầy giáo hướng dẫn, thầy cô khoa hệ thống thông tin kinh tế, ban lãnh đạo Công ty cổ phần Việt Com, kế tốn trưởng anh chị phịng kế tốn Với lịng biết ơn vơ sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS Hoàng Hải Xanh tận tình hướng dẫn giúp đỡ em suốt thời gian qua Em thật cám ơn thầy nhiều, thầy đồng hành sát cánh bên cạnh em Thầy ln tận tình bảo, cung cấp cho em kiến thức quý báu để em hoàn thành đồ án Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa hệ thống thơng tin kinh tế có giảng bổ ích thực tuyệt vời giảng dạy nhiệt tình với giàng tuyệt với suốt thời gian em theo học trường, để em vận dụng tốt kiến thức chun mơn hồn thành tốt đồ án tốt nghiệp.Em khắc ghi công lao to lớn thầy cô học viện trang bị kiến thức bổ ích làm hành trang cho thân sau tôt nghiệp Khi thực đề tài em cịn nhận giúp đỡ tận tình anh các chị, đơn vị thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty cổ phần Việt Com tạo điều kiện giúp đỡ em suốt trình thực tập Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè người thân ln ln động viên, khích lệ ủng hộ em suốt q trình học tập Đồ án hồn thành, song không tránh khỏi hạn chế định em mong muốn tiếp tục nhận ý kiến đóng góp thầy bạn bè Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2014 Sinh viên Nguyễn Thùy Linh Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp iii Học viện Tài MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC VIẾT TẮT vii LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG 1.1 Nhận thức chung xây dựng phần mềm kế toán 1.1.1 Tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp 1.1.1.1 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn .3 1.1.1.2 Các thành phần hệ thống thông tin doanh nghiệp 1.1.1.3 Vai trò nhiệm vụ hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp 1.1.2 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán doanh nghiệp 1.1.2.1 khái niệm, đặc điểm yêu cầu phần mềm kế tốn .5 1.1.2.2 Các cơng cụ tin học sử dụng xây dựng phần mềm kế tốn 1.1.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 10 1.2 Nhận thức chung kế toán xác định doanh thu bán hàng 15 1.2.1 Những khái niệm kế toán xác định doanh thu bán hàng 15 1.2.2 Yêu cầu quản lý nghiệp vụ xác định doanh thu bán hàng .15 1.2.3 Nhiệm vụ kế toán bán hàng xác định doanh thu 16 1.2.4 Các tài khoản kế toán hệ thống chứng từ sử dụng 16 Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp iv Học viện Tài 1.2.5 Các hình thức kế tốn hệ thống sổ kế toán .17 .18 1.2.6 Quy trình hạch tốn kế toán doanh thu bán hàng 22 2.1 Giới thiệu khái quát Công ty cổ phần Việt Com 27 2.1.1 Giới thiệu khái quát công ty .27 2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh công ty 27 2.1.3 Định hướng phát triển công ty 28 2.1.4 Sơ đồ tổ chức máy quản lý Công ty 29 2.2.1 Đặc điểm quản lý hàng bán, q trình bán hàng Cơng ty Cổ phần Việt Com: 32 2.2.2 Tổ chức máy kế tốn Cơng ty .33 2.2.3 Hình thức kế tốn 38 2.2.4 Quy trình luân chuyển chứng từ 40 2.2.5 Quy trình hạch tốn kế toán 43 2.2.6 Hệ thống sổ kế toán .44 2.2 Đánh giá hệ thống kế tốn doanh thu bán hàng Cơng ty huớng khắc phục 45 2.3.1 Về tổ chức máy kế toán, sở vật chất 45 2.3.2 Tài khoản sử dụng 45 2.3.3 Các chứng từ sử dụng 46 2.3.4 Tổ chức sổ kế toán 46 2.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 47 2.3.6 Tình hình ứng dụng cơng nghệ thông tin: .48 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT COM .49 3.1 Phân tích hệ thống .49 3.1.1 Xác định u cầu mơ tả tốn 49 3.1.1.1 Xác định yêu cầu 49 Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp v Học viện Tài 3.1.1.2 Mơ tả toán .49 3.1.2 Sơ đồ ngữ cảnh 51 3.1.3 Biểu đồ phân cấp chức 52 3.1.4 Ma trận thực thể chức 54 3.1.5 Phân tích mơ hình khái niệm logic 56 3.1.6 Mô hình khái niệm liệu 60 3.1.7Mơ hình khái niệm liệu E-R 64 3.1.7 Chuyển mơ hình E - R sang mơ hình quan hệ .65 3.1.8 Thiết kế sở liệu vật lý 68 3.2 Xây dựng phần mềm kế tốn doanh thu bán hàng Cơng ty 72 3.2.1 Hệ thống giao diện hệ thống 73 3.2.2 Một số form 75 3.2.3 Các báo cáo 81 PHẦN KẾT LUẬN 86 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 87 Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp vi Học viện Tài DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký- sổ .20 Hình 1.2: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung .21 Hình 1.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ 22 Hình 1.4: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chứng từ 23 Hình 1.5: Trình tự ghi sổ kế tốn máy vi tính 24 Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức máy quản lý Công ty Cổ phần Việt Com 27 Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức máy kế toán 36 Hình 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật kí chung .40 Hình 2.4: Trình tự luân chuyển phiếu thu 43 Hình 2.5: Trình tự luân chuyển phiếu chi 44 Hình 2.8: Trình tự kế tốn bán hàng tăng doanh thu 45 Hình 2.9: Trình tự kế toán giảm trừ doanh thu 46 Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh 53 Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức .54 Hình 3.3: Ma trận thực thể chức 57 Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp vii Học viện Tài DANH MỤC VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT TÊN ĐẦY ĐỦ CSDL Cơ sở liệu CTGS Chứng từ ghi sổ GTGT Giá trị gia tăng HTTT Hệ thống thông tin KT Kế toán TK Tài khoản TS Tài sản HTL Hàng trả lại XK Xuất kho XN Xác nhận HBTL Hàng bán trả lại Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp Học viện Tài LỜI MỞ ĐẦU 1) Tính cấp thiết đề nghiên cứu Ngày nay, thông tin coi nhu cầu vô thiết yếu đời sống xã hội, công cụ để điều hành, quản lý, đạo quốc gia, phương tiện hữu hiệu để mở rộng giao lưu hiểu biết quốc gia, dân tộc, nguồn cung cấp tri thức mặt cho công chúng nguồn lực phát triển kinh tế - xã hội Cùng với phát triển vượt bậc khoa học kỹ thuật, tin học ngày trở thành lĩnh vực quan trọng, thiết yếu thời đại ngày Tin học hóa diện đóng vai trị quan trọng khơng thể thiếu trình quản trị, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp.Bất lĩnh vực sống người ta phải ứng dụng tin học để nâng cao chất lượng hoạt động Đặc biệt, doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học bắt buộc muốn tồn đứng vững thị trường Khối lượng công việc đồ sộ doanh nghiệp khơng có trợ giúp máy tính điện tử Một máy tính điện tử giúp người ta thực hàng chục triệu phép tính vịng giây, giảm thiểu thời gian công sức người bỏ nên tiết kiệm chi phí nhân cơng, lại có thơng tin nhanh chóng, xác, kịp thời Vì vậy, ngày doanh nghiệp cần ứng dụng tin học Xuất phát từ xu chung xã hội, hàng loạt phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị đời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết doanh nghiệp Qua thời gian nghiên cứu Công ty cổ phần Việt Com, em nhận thấy công ty chuyên cung cấp kinh doanh sản phẩm hóa chất sản xuất sơn việc quản lý kế tốn doanh thu bán hàng có hiệu quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch, chiến lược phát triển công ty doanh thu, lợi nhuận công ty Hệ thống phần mềm doanh thu bán hàng tin học hoá số lượng sản phẩm nhiều, ngày đa dạng phong phú địi hỏi cần có phần mềm tin học có khả quản lý cách xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin cách kịp thời cho người sử dụng quản trị hệ thống Vậy nên, em chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế tốn doanh thu bán hàng” cơng ty cổ phần Việt Com Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp Học viện Tài 2) Mục đích đề tài: - Được người sử dụng chấp nhận - Cung cấp thông tin cách đầy đủ, xác,kịp thời nhằm phục vụ hiệu cơng tác kế tốn doanh thu bán hàng khoản giảm trừ doanh thu bán hàng Công ty - Tận dụng tối đa nguồn tài nguyên (hệ thống máy tính), lực người nhằm nâng cao hiệu cơng tác hạch tốn 3) Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng Công ty cổ phần Việt Com 4) Phạm vi nghiên cứu đề tài: Việc phân tích thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho cơng tác kế tốn doanh thu bán hàng, khoản giảm trừ doanh thu bán hàng Cơng ty cách có hiệu Nghiên cứu hệ thống kế toán kế toán doanh thu bán hàng khoản giảm trừ doanh thu bán hàng Cơng ty, sở sử dụng ngơn ngữ lập trình Visual FoxPro để thiết kế ứng dụng cho toán kế toán doanh thu bán hàng khoản giảm trừ doanh thu bán hàng đáp ứng thực trạng Công ty 5) Phương pháp nghiên cứu đề tài: Nghiên cứu đề tài theo phương pháp vật biện chứng Thu thập thông tin thông qua vấn, ghi chép, trưng cầu ý kiến chun gia kế tốn Phương pháp phân tích hệ thống thông tin Phương pháp tin học công cụ lập trình Visual FoxPro để giải tốn phân tích 6) Kết cấu đề tài gồm phần: PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG gồm chương:  Chương I: Nhận thức chung xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng  Chương II: Thực trạng HTTT kế toán doanh thu bán hàng Công ty cổ phần Việt Com  Chương III: Xây dựng hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng Công ty cổ phần Việt Com PHẦN KẾT LUẬN Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp Học viện Tài Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp 81 Học viện Tài  Menu nghiệp vụ Menu nghiệp vụ gồm lập hoá đơn GTGT, lập phiếu thu /chi, cập nhật giấy báo nợ /có, lập phiếu xuất kho, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại Thao tác thêm, sửa, xố, in hố đơn Hình 3.25: Form hố đơn GTGT Khi phát sinh giao dịch bán hàng hoá trả hàng, lập hoá đơn GTGT bán hàng, hàng trả lại Dữ liệu lấy từ bảng hoadon, khachhang, hanghoa Lúc lập hoá đơn lưu lại liệu vào bảng hoadon + Form phiếu thu/chi Lập phiếu thu/ chi cho khách hàng, cập nhật thêm, sửa, xoá hoá đơn in hoá đơn Dữ liệu thay đổi lưu vào bảng phieutc Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp 82 Học viện Tài Hình 3.25: Form phiếu chi Hình 3.26: Form giấy báo có Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp 83 Học viện Tài  Menu Tìm kiếm Khi có yêu cầu ban lãnh đạo kế tốn trưởng muốn tra cứu hay tìm kiếm hoá đơn khoảng thời gian bất kỳ, kế toán thể in danh sách hoá đơn trình lên kế tốn trưởng Hình 3.28: Form tìm hố đơn Hình 3.29: Form tìm phiếu thu/ chi Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp 84 Học viện Tài CHƯƠNG 27: Các báo cáo  Báo cáo tổng hợp doanh thu Hình 3.30: Báo cáo tổng hợp doanh thu Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp 85 Học viện Tài  Bảng kê hố đơn bán hàng Hình 3.31: Bảng kê hoá đơn bán hàng Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp 86 Học viện Tài  Sổ chi tiết TK 511 Hình 3.32: Sổ chi tiết TK 511 Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp 87 Học viện Tài  Sổ chi tiết doanh thu Hình 3.33: Sổ chi tiết doanh thu  Báo cáo tổng hợp hàng bán Hình 3.34: Báo cáo tổng hợp hàng bán Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp 88 Học viện Tài  Báo cáo tổng hợp bán hàng theo khách hàng Hình 3.35: Báo cáo tổng hợp bán hàng theo khách hàng Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp 89 Học viện Tài PHẦN KẾT LUẬN Với tốc độ phát triển chóng mặt hệ thống máy tính điện tử ngành cơng nghệ thơng tin việc thiết kế cài đặt trình ứng dụng cho người dùng cần thiết Ý tưởng quản lý doanh thu bán hàng thơng qua hệ thống máy tính tự động không mẻ phần giúp khách hàng doanh nghiệp có nhu cầu thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian chi phí việc quản lý hệ thống thông tin bán hàng vốn vô phức tạp, lưu lượng thông tin lớn hay biến đổi Trong khuôn khổ đồ án tốt nghiệp, em đạt số kết sau: - Khảo sát trạng hệ thống bán hàng Công ty cổ phần đầu tư phát triển Việt Com - Phân tích chi tiết đề tài kế tốn doanh thu bán hàng - Thiết kế mơ hình: mơ hình nghiệp vụ, mơ hình liệu khái niệm ER, mơ hình liệu logic, thiết kế sở vật lý, mơ hình luồng liệu - Thiết kế giao diện chương trình, cho số báo cáo Bằng cố gắng, nỗ lực thân với tảng kiến thức tiếp thu ghế nhà trường , thông qua việc thực đề tài tốt nghiệp này, em bước đầu sâu nghiên cứu ứng dụng hệ quản trị sở liệu Visual Foxpro vào thực tế Với hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình cùa thầy giáo Th.S Hoàng Hải Xanh, em xây dựng thành cơng phần mềm kế tốn bán hàng cho cơng ty Do thời gian nghiên cứu có hạn nên đề tài em cịn nhiều thiếu sót Em mong nhận đóng góp nhiệt tình thầy cô khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế bạn để đề tài hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn nhiệt tình thầy giáo Hồng Hải Xanh giúp đỡ tồn thể cán nhân viên phịng tài kế tốn Cơng ty cổ phần Việt Com trình thực đề tài! Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp 90 Học viện Tài DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Văn Ba - Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin - Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội, Hà Nội 2006 [2] Nguyễn Văn Vỵ - Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin - Nhà xuất Nông nghiệp, Hà Nội 2004 [3] ThS Vũ Bá Anh - Giáo trình Cơ sở liệu II - Học viện tài [4] GS.TS Ngơ Thế Chi, TS Trương Thị Thủy - Giáo trình Kế Tốn Tài Chính - Nhà xuất Tài Chính 2010 [5] Google.com.vn Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp 91 Học viện Tài PHỤ LỤC Mẫu phiếu thu,Hóa đơn GTGT Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp 92 Học viện Tài Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp Học viện Tài NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên giảng viên hướng dẫn: ThS HOÀNG HẢI XANH Sinh viên: NGUYỄN THÙY LINH Lớp:CQ 49/41.04 Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Tên đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng Công ty cổ phần Việt Com” Nội dung nhận xét: Điểm: - Bằng số: - Bằng chữ: Hà Nội, ngày tháng năm 2014 Người nhận xét (Ký, ghi rõ họ tên) Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp Học viện Tài NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI PHẢN BIỆN Họ tên người phản biện: Nhận xét đồ án: Sinh viên: NGUYỄN THÙY LINH Lớp: CQ 49/41.04 Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đề tài: “Xây dựng phần mềm kế tốn doanh thu bán hàng Cơng ty cổ phần Việt Com” Nội dung nhận xét: …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Điểm: - Bằng số: - Bằng chữ: Hà Nội, ngày tháng năm 2014 Người nhận xét (Ký, ghi rõ họ tên) Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp Học viện Tài Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van ... HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VIỆT COM CHƯƠNG 8: Giới thiệu khái quát Công ty cổ phần Việt Com CHƯƠNG 9: Giới thiệu khái quát công ty Tên đầy đủ : Công ty Cổ phần Việt Com Tên giao dịch : Công ty Cổ phần. .. hàng Cơng ty cổ phần Việt Com  Chương III: Xây dựng hệ thống phần mềm kế tốn doanh thu bán hàng Cơng ty cổ phần Việt Com PHẦN KẾT LUẬN Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp... án tốt nghiệp Học viện Tài 1.1.2 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán doanh nghiệp 1.1.2.1 khái niệm, đặc điểm yêu cầu phần mềm kế toán  Khái niệm phần mềm kế toán Phần mềm kế toán