XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DƯỢC PHẨM CIC

LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

Cơ sở lý luận để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò và các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Phần mềm, hay còn gọi là Software, là tập hợp các tập tin liên quan chặt chẽ, thực hiện các nhiệm vụ và chức năng trên thiết bị điện tử Những tập tin này có thể bao gồm mã nguồn viết bằng nhiều ngôn ngữ lập trình, file dữ liệu và file hướng dẫn.

Phần mềm kế toán là một hệ thống chương trình máy tính được thiết kế để tự động hóa các nhiệm vụ và chức năng kế toán, giúp giải quyết các vấn đề cụ thể trong quản lý tài chính.

Phần mềm kế toán là công cụ quan trọng giúp thu nhận, lưu trữ và xử lý các nghiệp vụ kế toán trên máy tính Quá trình này bao gồm việc tiếp nhận thông tin từ chứng từ gốc, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin dưới dạng sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và các báo cáo thống kê phân tích khác.

* Yêu cầu của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán cần đảm bảo hỗ trợ người dùng tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán Việc sử dụng phần mềm này không được làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán theo các văn bản pháp luật hiện hành.

Phần mềm kế toán cần có khả năng nâng cấp và tùy chỉnh để phù hợp với những thay đổi trong chế độ kế toán và chính sách tài chính, đồng thời đảm bảo không làm ảnh hưởng đến dữ liệu đã tồn tại.

Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán

Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

1.1.1.2 Vai trò của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán ngày càng trở nên phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong công việc của kế toán và kiểm toán Để tận dụng tối đa lợi ích mà phần mềm kế toán mang lại, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và đặc thù của mình.

Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp ghi chép và xử lý nghiệp vụ kế toán một cách nhanh chóng và hiệu quả Nó cung cấp các báo cáo chi tiết cùng với dữ liệu cần thiết, hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh của công ty.

Hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán hiệu quả, giúp giảm bớt áp lực cho việc quản lý sổ sách kế toán, tính toán và chi trả lương, cũng như giải quyết nhanh chóng các vấn đề liên quan đến thuế thu nhập Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ chuẩn bị khai thuế, duy trì sổ sách kế toán và lập các báo cáo tài chính cần thiết Tính năng tự động tạo bút toán định kỳ, bút toán phân bổ và kết chuyển cuối kỳ, cùng khả năng kết nối thống nhất số liệu từ tất cả các phân hệ trong phần mềm, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác kế toán.

Việc tin học hóa công tác kế toán đã thay thế hoàn toàn hoặc một phần công việc ghi chép và xử lý thủ công của kế toán Nhờ vào thông tin từ phần mềm kế toán, nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý và nhanh chóng.

Vai trò của số hóa thông tin trong phần mềm kế toán là rất quan trọng, giúp hình thành một xã hội số Thông tin kế toán được lưu trữ dưới dạng tập tin điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho việc số hóa và trao đổi thông tin qua các báo cáo điện tử Thay vì sử dụng giấy tờ truyền thống, kế toán hiện nay có thể gửi thông tin qua các công cụ điện tử như E-mail, Internet và các phương tiện truyền thông khác.

1.1.1.3 Đặc điểm phần mềm kế toán

- Công việc kế toán thực hiện theo một chương trình PMKT trên máy vi tính

- Thiết kế theo nguyên tắc của 1 trong 4 hình thức kế toán hoặc kết hợp

- PMKT thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có loại sổ của hình thức kế toán đó

1.1.1.4 Các thành phần của phần mềm kế toán

Hiện nay có hai công nghệ lập trình: lập trình cấu trúc và lập trình hướng đối tượng.

Trong lập trình cấu trúc, phần mềm được cấu thành từ các file chương trình và file dữ liệu Mỗi file chương trình bao gồm chương trình chính và các chương trình con, được tổ chức dưới dạng hàm hoặc thủ tục, nhằm thực hiện các công việc theo thiết kế đã định sẵn.

Do đó PMKT hướng cấu trúc thường được sử dụng để xây dựng phần mềm hệ thống.

 Trong lập trình hướng đối tượng, một PMKT gồm sáu thành phần:

Cơ sở dữ liệu bao gồm một tệp DBC, lưu trữ toàn bộ thông tin về các tệp trong hệ thống và mối quan hệ giữa chúng, cùng với các tệp DBF được tổ chức dưới dạng các bảng.

 Lớp (Class): là nơi lưu trữ các lớp do người sử dụng tự tạo dưới dạng các file, mỗi file có thể chứa nhiều lớp.

Giao diện (Form) là một thành phần quan trọng trong phần mềm ứng dụng, đóng vai trò là cầu nối giữa người dùng và máy tính Khi chạy Form, nó tạo ra một cửa sổ tương tác, cho phép người dùng thực hiện các thao tác như đăng nhập, nhập dữ liệu và xem báo cáo Các loại Form phổ biến bao gồm Form đăng nhập, Form giao diện chính và Form báo cáo, giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.

 Báo cáo (Report): là tài liệu để đưa ra dữ liệu từ cơ sở dữ liệu ra ngoài theo khuôn dạng đã định trước.

Hệ thống Menu được cấu trúc với các lệnh theo thứ tự hợp lý, giúp người dùng dễ dàng tương tác với phần mềm Menu thường được tổ chức theo dạng phân cấp từ 2 đến 3 cấp, tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và sử dụng các chức năng.

 Thành phần khác: Các thành phần khác bao gồm các file ảnh, text,…

 Hoạt động của PMKT được chi làm 4 giai đoạn:

 Giai đoạn 1: Nhập dữ liệu

Trong giai đoạn kế toán, việc phân loại chứng từ phát sinh thành các nhóm như hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào và phiếu nhập kho là rất quan trọng Sau khi phân loại, kế toán cần nhập dữ liệu thủ công vào phần mềm kế toán (PMKT) theo đúng quy chuẩn của từng loại phần mềm.

Lý luận chung về kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp

1.2.1 Một số khái niệm liên quan đến kế toán doanh thu bán hàng a Bán hàng và doanh thu bán hàng

Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong quá trình tái sản xuất, diễn ra thông qua việc thực hiện các giao dịch trao đổi Giai đoạn này sử dụng các phương tiện thanh toán để chuyển giao giá trị của sản phẩm, hàng hóa, lao vụ và dịch vụ.

Cung cấp dịch vụ là việc thực hiện các công việc đã được thỏa thuận trong hợp đồng, diễn ra trong một hoặc nhiều kỳ kế toán, bao gồm các dịch vụ như vận tải, du lịch và cho thuê tài sản cố định.

Doanh thu bán hàng là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, qua đó góp phần tăng cường vốn chủ sở hữu.

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm tổng số tiền thu được từ các giao dịch và hoạt động tạo ra doanh thu, chẳng hạn như bán hàng, sản phẩm và cung cấp dịch vụ.

 Thuế tiêu thụ là nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước về hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ Gồm thuế:

 Thuế giá trị gia tăng

 Thuế tiêu thụ đặc biệt

 Thuế xuất khẩu b Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại Những khoản này là cơ sở để xác định doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán Để đảm bảo tính chính xác, các khoản giảm trừ doanh thu cần được hạch toán và theo dõi chi tiết trên các tài khoản kế toán phù hợp, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính.

Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp giảm trừ cho người mua khi họ mua sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ với khối lượng lớn Khoản chiết khấu này được xác định theo thỏa thuận ghi trong hợp đồng kinh tế hoặc cam kết mua bán hàng.

Hàng bán bị trả lại là số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do không đáp ứng các điều kiện trong hợp đồng hoặc chính sách bảo hành Nguyên nhân có thể bao gồm hàng hóa kém chất lượng, sai quy cách hoặc không đúng chủng loại.

Giảm giá hàng bán là khoản tiền mà doanh nghiệp giảm trừ cho bên mua trong các trường hợp đặc biệt như hàng hóa kém phẩm chất, không đúng quy cách hoặc không đúng thời hạn theo hợp đồng Ngoài ra, thuế giá trị gia tăng phải nộp được xác định theo phương pháp trực tiếp.

Thuế GTGT là loại thuế gián thu, áp dụng cho giá trị gia tăng của hàng hóa và dịch vụ trong quá trình sản xuất, lưu thông và tiêu dùng.

1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng

Để đảm bảo hạch toán chính xác, cần theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ, đồng thời kiểm soát tình hình thanh toán với khách hàng và ngân sách liên quan đến các khoản thuế phải nộp.

 Hạch toán chính xác giá vốn hàng bán của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ,tiêu thụ.

 Hạch toán chi tiết về nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng vào mẫu sổ Kế toán chi tiết phù hợp.

Thường xuyên theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc cũng như tình hình hợp đồng bán hàng là rất quan trọng Đôn đốc quá trình thanh toán tiền bán hàng và đảm bảo việc thanh toán diễn ra chính xác sẽ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và tối ưu hóa kết quả bán hàng.

 Định kỳ lập báo cáo doanh thu theo yêu cầu của doanh nghiệp

Để xác định kết quả kinh doanh, cần phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời toàn bộ doanh thu tiêu thụ, bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại Trên cơ sở đó, doanh thu thuần sẽ được xác định.

Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ là một phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin kế toán Thông tin này hỗ trợ lập Báo cáo Tài Chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, từ đó giúp xác định và phân phối kết quả hiệu quả.

1.2.3 Các tài khoản kế toán sử dụng

 TK sử dụng: Kế toán bán hàng sẽ lập sổ cái và sổ chi tiết cho các tài khoản

 TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

 TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa

 TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm

 TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

 TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá.

 TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư

 TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu

 TK 5211: Chiết khấu thương mại

 TK 5212: Giảm giá hàng bán

 TK 5213: Hàng bán bị trả lại

 TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

 TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

 TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt

 TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu.

+ TK 1551: Thành phẩm nhập kho

+ TK 1552: Thành phẩm bất động sản

 TK 1561: Giá mua hàng hoá

 TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá

 TK 157: Hàng gửi đi bán

 TK 632: Giá vốn hàng bán

 TK 131: Phải thu của khách hàng

 TK 112: Tiền gửi Ngân hàng

( Đối với tài khoản Tiền gửi Ngân hàng có thể mở tài khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết cho từng ngân hàng)

1.2.4 Các chứng từ kế toán sử dụng

Các chứng từ kế toán sử dụng để kế toán doanh thu bán hàng bao gồm:

+ Hóa đơn GTGT (mẫu 01GTKT3/001).

+ Phiếu xuất kho bán hàng

+ Phiếu nhập kho hàng bị trả lại

+ Phiếu giảm giá hàng bán

1.2.5 Các hình thức sổ kế toán Áp dụng theo TT200/2014/TT-BTC

Doanh nghiệp áp dụng một trong năm hình thức kế toán có những mẫu sổ tương ứng sau:

 Hình thức kế toán Nhật ký chung ghi các sổ: Sổ Nhật kí chung, Sổ Nhật kí đặc biệt.

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái bao gồm các loại sổ như Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái, cùng với các sổ khác và Thẻ kế toán chi tiết.

 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ ghi các sổ: Nhật ký - sổ cái, Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết

 Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ ghi các sổ: Nhật ký chứng từ,

Bảng kê, Sổ cái, Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Hình thức kế toán trên máy vi tính thực hiện công việc kế toán thông qua phần mềm kế toán, được thiết kế dựa trên một trong bốn hình thức kế toán Mặc dù phần mềm này không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ, nhưng vẫn đảm bảo in ấn đầy đủ sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo quy định Mỗi loại phần mềm kế toán sẽ có các loại sổ tương ứng với hình thức kế toán mà nó áp dụng, tuy nhiên, các mẫu sổ này không hoàn toàn giống với sổ kế toán ghi bằng tay.

1.2.7 Quy trình hạch toán kế toán doanh thu bán hàng

Đánh giá thực trạng công tác kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty

đã cũ và sử dụng từ lâu nên hầu như tốc độ xử lý của các máy đều rất chậm.

-Năng lực phục vụ của máy tính chưa thực sự hiệu quả Còn nhiều việc phải làm thủ công.

Công ty đang tìm kiếm nhân viên có trình độ tin học cao hơn và sẽ tổ chức các buổi đào tạo chuyên sâu về công nghệ thông tin cho tất cả nhân viên.

Cơ sở vật chất: Phòng kế toán cần đề xuất với ban lãnh đạo quyết định thay hệ thống máy tính mới, hoạt động tốt hơn.

2.3.2 Hình thức sổ kế toán và chế độ kế toán sử dụng

Các chứng từ liên quan đến bán hàng và xác định doanh thu được lập và luân chuyển theo trình tự hợp lý, đảm bảo các yếu tố pháp lý như chữ ký bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ và nội dung kinh tế rõ ràng Chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi sổ, nhằm đảm bảo hiệu lực và tính hợp pháp Việc lập chứng từ có sự độc lập và kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau, trong khi các chứng từ luân chuyển nội bộ được thiết kế phù hợp, cung cấp thông tin cần thiết cho công tác quản lý bán hàng của Công ty Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được lưu trữ và bảo quản cẩn thận.

Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Dược Phẩm CIC sử dụng hệ thống tài khoản kế toán bán hàng và xác định doanh thu chủ yếu là tài khoản tổng hợp, tạo nên sự đơn giản trong quy trình kế toán Các tài khoản này được cấu trúc và nội dung thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính.

- Tài khoản 511 mới chỉ mở đến tài khoản cấp 2:

 TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa.

- Công ty chưa mở sổ chi tiết 156 cho từng loại sản phẩm sẽ rất khó để theo dõi tình hình tiêu thụ của mỗi loại hàng hóa.

Công ty nên phân chia tài khoản 156 và tài khoản 5111 thành các tài khoản con chi tiết cho từng loại hàng hóa Việc này sẽ giúp dễ dàng trong việc lập báo cáo doanh thu cho từng mặt hàng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và phân tích doanh thu.

2.3.4.Tổ chức bộ sổ kế toán

Công ty tuân thủ đầy đủ quy định của Bộ Tài chính trong việc quản lý doanh thu bán hàng, sử dụng các loại sổ chi tiết và tổng hợp Sổ sách được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và ghi chép một cách đầy đủ, hợp lý Quy trình ghi sổ kế toán bán hàng được thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành, giúp thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra số liệu.

Mặc dù công ty đã có bộ sổ kế toán, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục Việc ghi chép dễ bị trùng lặp dẫn đến khối lượng công việc tăng lên, ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và hiệu quả của công tác kế toán.

Để khắc phục vấn đề, kế toán viên và kế toán trưởng cần đối chiếu chính xác số liệu giữa các chứng từ ghi sổ với các chứng từ ghi sổ khác do đồng nghiệp ở các phần hành kế toán khác lập Việc này phải được thực hiện trước khi ghi vào Sổ nhật ký chung để đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong công tác kế toán.

2.3.5 Hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Dược Phẩm CIC bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị Trong đó, khoản mục bán hàng được trình bày một cách hợp lý trên báo cáo tài chính.

Báo cáo kế toán quản trị chỉ được lập vào cuối quý, điều này không đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý và điều hành công việc của các cấp lãnh đạo trong công ty.

Báo cáo kế toán quản trị cần được lập định kỳ hàng quý và theo yêu cầu quản lý trong các tình huống biến động bất thường, giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời về sản xuất kinh doanh Do đó, việc thiết lập hệ thống báo cáo kế toán chuyên biệt là rất cần thiết để phân tích tình hình công ty hiệu quả.

2.3.6 Quy trình hạch toán kế toán

Qui trình hạch toán được tổ chức khoa học, đảm bảo phản ánh đầy đủ các giao dịch kinh tế phát sinh và phù hợp với đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp.

Hạch toán hiện vẫn được thực hiện thủ công, với máy tính chỉ hỗ trợ tính toán Điều này có thể dẫn đến sai sót khi số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn.

Để tối ưu hóa công tác kế toán, công ty cần áp dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả Việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp thay cho phương pháp thủ công sẽ giúp giảm thiểu sai sót trong hạch toán và nâng cao hiệu suất làm việc.

2.3.7 Đánh giá Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp

Excel là phần mềm phổ biến trong lĩnh vực kế toán, được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng rộng rãi Với nhiều tiện ích và công cụ tính toán nhanh chóng, Excel mang lại sự thuận tiện cho mọi nhân viên kế toán trong công việc hàng ngày.

Doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản và mẫu chứng từ theo chế độ kế toán Việt Nam, giúp đơn giản hóa quá trình lập báo cáo chi tiết và tổng hợp về tình hình doanh thu bán hàng.

Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý

3.2.1 Thiết kế mô hình logic

3.2.1.1 Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ

Tài khoản => DMTK (Ma_TK, Ten_TK, Cap_TK,TK_Cap_Tren)

Kho => DMKHO (Ma_Kho, Ten_Kho)

Khách hàng => DMKH (Ma_KH, Ten_KH, Dien_Thoai, Dia_Chi,

Hàng hóa => DMHH (Ma_HH, Ten_HH, Dvt)

CKTM => CKTM (Ma_HH, Ngay_HLuc, Tyle_CK, TT_CK)

 Biểu diễn các mối quan hệ:

Nhập (So_Phieu, Ngay_Phieu, TK_No, TK_Co, Ma_KH, Ma_HH, Ma_Kho, Dien_Giai, So_Luong, Don_Gia, Thanh_Tien, CTLQ,

Xuất (So_Phieu, Ngay_Phieu, TK_No, TK_Co, Ma_KH, Ma_Kho, Ma_HH, So_Luong, Don_gia, Thanh_Tien, Dien_Giai, CTLQ,

Bán (So_HD, Ngay_HD, Ma_KH, Thue_Suat, So_Luong,

Don_gia, Thanh_Tien, TK_No_Thanh_Toan, TK_Co_Doanh_Thu, TK_Co_Thue, Tien_Thanh_Toan, Tien_Doanh_Thu, Tien_Thue, HTTT, TK_Chiet_Khau,

Giảm giá (So_Phieu, Ngay_Phieu, TK_No, TK_Co, Ma_HH, So_Luong, Don_Gia, Thanh_Tien)

Trả lại (So_Phieu, Ngay_Phieu, TK_No, TK_Co, Ma_KH, Ma_HH, Dien_Giai, So_Luong, Don_gia, Thanh_Tien, CTLQ, Tong_Tien,)

Chuẩn hóa là quá trình đơn giản hóa các quan hệ có cấu trúc phức tạp thành các quan hệ bền vững hơn Quá trình này phân tích các lược đồ quan hệ dựa trên phụ thuộc hàm và khóa chính, nhằm đạt được các đặc tính như giảm thiểu sự dư thừa và hạn chế các phép cập nhật bất thường.

Hiện nay, có nhiều dạng chuẩn như chuẩn 4, chuẩn 5 và Boyce-Codd có khả năng loại bỏ dữ liệu dư thừa hiệu quả Tuy nhiên, những chuẩn này thường gây khó khăn cho lập trình viên, vì vậy chúng ta sẽ tập trung vào chuẩn 3 Trong đó, việc chuẩn hóa bảng Phieu_Nhap là một bước quan trọng để tối ưu hóa cơ sở dữ liệu.

Phieu_Nhap có các thuộc tính lặp là Ma_HH, So_Luong, Don_Gia nên chưa thỏa mãn chuẩn 1 NF Tách Phieu_Nhap ra làm 2 lược đồ quan hệ:

Phieu_Nhap (So_Phieu, Ngay_Phieu, Ma_KH, Ma_Kho, Dien_Giai, CTLQ, Tong_Tien)

CT_Phieu_Nhap (So_Phieu, Ma_HH, TK_No, TK_Co, So_Luong,

 Thỏa mãn chuẩn 3 NF. b Chuẩn hóa Phieu_Xuat

Phieu_Xuat (So_Phieu, Ngay_Phieu, Ma_KH, Ma_Kho, Dien_Giai, CTLQ, Tong_Tien)

CT_Phieu_Xuat (So_Phieu, Ma_HH, TK_No, TK_Co, So_Luong, Don_Gia, Thanh_Tien)

 Thỏa mãn chuẩn 3 NF. c Chuẩn hóa HDHH

HDHH có các thuộc tính trùng lặp là (Ma_HH, So_Luong, Don_Gia) nên chưa thỏa mãn chuẩn 1 NF Tách HDHH ra làm 2 lược đồ quan hệ:

HDHH (So_HD, Ngay_HD, Ma_KH, Thue_Suat, TK_No_Thanh_Toan, TK_Co_Doanh_Thu, TK_Co_Thue, TK_Chiet_Khau, Tien_CK,

Tien_Thanh_Toan, Tien_Doanh_Thu, Tien_Thue, HTTT)

CT_Hoa_Don (So_HD, Ma_HH, So_Luong, Don_Gia, Thanh_Tien) d Chuẩn hóa Phieu_GiamGia

Phieu_GiamGia có các thuộc tính lặp là Ma_HH, So_Luong, Don_Gia nên chưa thỏa mãn chuẩn 1 NF Tách PhieuGiamGia ra làm 2 lược đồ quan hệ:

Giam_Gia (So_Phieu, Ngay_Phieu, TK_No, TK_Co, Ma_KH, Dien_Giai, CTLQ, Tong_Tien)

CT_GiamGia (So_Phieu, Ma_HH, Ten_HH, Dvt, So_Luong, Don_Gia, Thanh_Tien) e Chuẩn hóa Tra_Lai

Tra_Lai có các thuộc tính lặp là Ma_HH, So_Luong, Don_Gia nên chưa thỏa mãn chuẩn 1 NF Tách Tra_Lai ra làm 2 lược đồ quan hệ:

Tra_Lai (So_Phieu, Ngay_Phieu, TK_No, TK_Co, Ma_KH, Ma_Kho, Dien_Giai, CTLQ, Tong_Tien)

CT_TraLai (So_Phieu, Ma_HH, Ten_HH, So_Luong, Don_Gia,

 Tất cả các quan hệ đã thỏa mãn chuẩn BCNF

3.2.1.2 Mô hình dữ liệu quan hệ

Hình 4.0 Mô hình dữ liệu quan hệ

3.2.1.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý

Trong hệ thống quản lý, chúng ta giữ lại các mối quan hệ quan trọng từ biểu đồ mô hình quan hệ, bao gồm: DMKH (Danh Mục Khách Hàng), DMHH (Danh Mục Hàng Hóa), DMTK (Danh Mục Tài Khoản), HDHH (Hóa Đơn Hàng Hóa), DMKHO (Danh Mục Kho), CTHoaDon (Chi Tiết Hóa Đơn), CKTM (Chiết Khấu Thương Mại), PhieuNhap (Phiếu Nhập), PhieuXuat (Phiếu Xuất), CTPhieuNX (Chi Tiết Phiếu Xuất), PhieuGiamGia (Phiếu Giảm Giá), CTPhieuGiamGia (Chi Tiết Phiếu Giảm Giá), HoaDonTraLai (Hóa Đơn Trả Lại), CTHoaDonTraLai (Chi Tiết Hóa Đơn Trả Lại), và SoDuDauKy (Số Dư Đầu Kỳ).

Quan hệ PhieuNhap và HoaDonTraLai, cùng với CTPhieuNX và CTHoaDonTraLai, có cấu trúc tương đồng, vì vậy chúng ta có thể kết hợp các quan hệ này thành quan hệ PhieuNhap với các trường (SoCT, NgayCT, MaKH, MaKho, LyDo, CTLQ, MaCT) và CTPhieuNX với các trường (SoCT, MaHH, TKNo, TKCo, SoLuong, DonGia, ThanhTien).

Sử dụng Microsoft SQL Server Management để quản lý cơ sở dữ liệu, các bảng được đặt tên theo quy tắc chung, trong đó các ký tự chữ cái đầu tiên sẽ viết tắt cho đối tượng được thể hiện Việc này dựa trên kết quả chuẩn hóa và yêu cầu thực tế hiện tại.

Ta có cơ sở dẽ liệu vật lý được thiết kế như sau:

Tên trường Kiểu dữ liệu Ràng buộc

Bảng 3.3: Bảng cơ sở vật lý danh mục tài khoản

Quy tắc mã hóa tài khoản kế toán doanh nghiệp theo thông tư 200 của Bộ Tài Chính quy định rằng mã tài khoản (Ma_TK) được xây dựng dựa trên số hiệu tài khoản trong Bảng danh mục hệ thống tài khoản kế toán.

Bảng 3.4: Bảng cơ sở vật lý danh mục khách hàng

Bảng 3.5: Bảng cơ sở vật lý danh mục hàng hóa

Bảng 3.6: Bảng cơ sở vật lý danh mục kho

Bảng 3.7: Bảng cơ sở vật lý phiếu nhập

 2 ký tự đầu là viết tắt của phiếu nhập: PN

 4 ký tự sau là số thứ tự của phiếu nhập

Bảng 3.8: Bảng cơ sở vật lý phiếu xuất

 2 ký tự đầu là viết tắt của phiếu xuất: PX

 4 ký tự sau là số thứ tự của phiếu

Tên trường Kiểu Ràng buộc

Bảng 3.9: Bảng cơ sở vật lý chi tiết phiếu nhập

Bảng 3.10: Bảng cơ sở vật lý hóa đơn hàng hóa

 2 ký tự đầu là viết tắt của hóa đơn: HD

 4 ký tự sau là số thứ tự của hóa đơn

Bảng 3.11: Bảng cơ sở vật lý chi tiết hóa đơn

Bảng 3.12: Bảng cơ sở vật lý chiết khấu thương mại

 3 ký tự đầu là viết tắt của chiết khấu mại: CKM

 3 ký tự sau là số thứ tự của bảng chiết khấu

Bảng 3.13: Bảng cơ sở vật lý giảm giá

 3 ký tự đầu là viết tắt của phiếu giảm giá: PGG

 3 ký tự sau là số thứ tự của phiếu

Bảng 3.14: Bảng cơ sở vật lý chi tiết giảm giá

Bảng 3.15: Bảng cơ sở vật lý hóa đơn trả lại

Bảng 3.16: Bảng cơ sở vật lý chi tiết hóa đơn trả lại

Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Dược Phẩm CIC

3.1.1 Hệ thống giao diện tương tác

Menu số dư đầu kỳ

 Giao diện đăng nhập hệ thống

 Giao diện chính của chương trình

 Giao diện danh mục tài khoản

 Giao diện danh mục hàng hóa

 Giao diện danh mục khách hàng

 Giao diện danh mục kho

 Giao diện cập nhật,thêm mới

 Phiếu giảm giá hàng bán

 Hóa đơn trả lại hàng bán

 Sổ chi tiết tài khoản

 Báo cáo doanh thu khách hàng

 Báo cáo doanh thu theo mặt hàng

 Báo cáo giảm trừ doanh thu

 Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường cạnh tranh hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý là yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp, đặc biệt là hệ thống quản lý doanh thu bán hàng Đề tài "Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Dược Phẩm CIC" được thực hiện nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế, giúp giảm thiểu khó khăn trong việc quản lý doanh thu Qua quá trình nghiên cứu và hoàn thiện đề tài, tôi đã đạt được một số kết quả đáng ghi nhận.

- Khảo sát được hiện trạng hệ thống bán hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Dược Phẩm CIC

- Phân tích chi tiết đề tài

- Xây dựng hoàn thành chỉnh cơ sở dữ liệu về quản lý bán hàng tại Công ty.

- Xây dựng được một số module cơ bản của công tác quản lý doanh thu bán hàng tại công ty.

Vì thời gian và kiến thức có hạn, cùng với kinh nghiệm còn thiếu sót, đề tài của em không tránh khỏi những điểm chưa hoàn thiện Em rất mong nhận được sự góp ý chân thành từ các thầy cô và bạn bè để có thể cải thiện và hoàn thiện đề tài này hơn.

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô đã hỗ trợ tôi trong quá trình thực hiện đồ án, cũng như các anh chị trong phòng tài chính kế toán của Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Dược Phẩm CIC đã giúp tôi hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ kế toán Đặc biệt, tôi xin cảm ơn cô ThS Đồng Thị Ngọc Lan đã trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành đồ án này.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] TS Vũ Bá Anh - Giáo trình Cơ sở dữ liệu II - Học viện Tài Chính

[2] TS Vũ Bá Anh - Giáo trình Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin - Học viện Tài Chính

[3] ThS Phan Phước Long – Bài giảng gốc Cơ sở dữ liệu III - Học viện Tài chính

[4] TS Hà Văn Sang – Bài giảng gốc Cơ sở lập trình II - Học viện Tài Chính

[5] TS Nguyễn Hữu Xuân Trường – Bài giảng gốc Cơ sở lập trình III – Học viện Tài Chính

[6] GS.TS Ngô Thế Chi, TS Trương Thị Thủy - Giáo trình Kế Toán Tài Chính - Nhà xuất bản Tài Chính 2010.

Phụ lục A: Các mẫu chứng từ, mẫu sổ, mẫu báo cáo

Phụ lục B: Một số mẫu chứng từ, mẫu sổ, mẫu báo cáo của Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Dược Phẩm CIC

Phụ lục C: Một số đoạn code cơ bản

 MỘT SỐ ĐOẠN CODE CƠ BẢN

The article discusses the implementation of a registration form using the System namespace in a C# application It incorporates essential libraries such as System.Collections.Generic, System.ComponentModel, System.Data, System.Drawing, System.Text, System.Windows.Forms, and DevExpress.XtraEditors, alongside System.Data.SqlClient for database connectivity This setup is crucial for developing a user-friendly interface and managing data efficiently within the KeToan namespace.

{ public partial class frmDangKy : DevexpressNVP.frmBase

InitializeComponent(); foreach (Control control in this.Controls)

} cboRole.Properties.DataSource = SqlConnect.connect.GetTable("SELECT

1 AS Quyen, N'Toàn quyền' AS TenQuyen UNION ALL SELECT 2, N'Nhập liệu' UNION ALL SELECT 3, N'Xem báo cáo' ORDER BY Quyen"); cboRole.Properties.ValueMember = "Quyen"; cboRole.Properties.DisplayMember = "Quyen";

} public void btnDangKy_Click(object sender, EventArgs e)

MessageBox.Show("Tên người dùng không được để trống", "Thông txtUser.Focus(); return;

MessageBox.Show("Mật khẩu không được để trống", "Thông báo"); txtPassword.Focus(); return;

} if (txtPassword2.Text != txtPassword.Text)

MessageBox.Show("Xác nhận mật khẩu không đúng", "Thông Báo"); txtPassword2.Refresh(); txtPassword2.Focus(); return;

} if (SqlConnect.connect.CheckPrimary("NguoiDung", "TenDN", txtUser.Text.Trim()) == false)

{ string tentruong = "TenDN, MatKhau, TenNguoiDung, Quyen"; string giatri = "'" + txtUser.Text + "','" + txtPassword.Text + "',N'" + txtFullName.Text + "'," + cboRole.EditValue + "";

SqlConnect.connect.Insert("NguoiDung", tentruong, giatri, "TenDN", txtUser.Text.Trim(), true);

MessageBox.Show("Đăng kí thành công", "Thông báo"); this.Close();

MessageBox.Show("Tên người dùng đã tồn tại", "Thông báo"); txtUser.Refresh(); txtPassword.Refresh(); txtPassword2.Refresh();

} public void btnThoat_Click(object sender, EventArgs e)

To create a form for data entry in a C# application, utilize the necessary namespaces such as System, System.Collections.Generic, System.ComponentModel, System.Data, System.Drawing, System.Linq, System.Text, System.Threading.Tasks, and System.Windows.Forms Additionally, incorporate DevExpress.XtraGrid.Views.Base for enhanced grid view functionalities This setup is essential for developing a robust data entry interface within the KeToan namespace.

{ public partial class frmPhieuNhapEdit : DevexpressNVP.frmCatalogBase {

// Load dữ liệu khi sửa int isLoadEdit = 0; public frmPhieuNhapEdit()

} public void frmDMTKEdit_Load(object sender, EventArgs e)

// Load dữ liệu ngầm định base.LoadData(); isLoadEdit = 1; controls_EditValueChanged(null, null); isLoadEdit = 0;

// Load dữ liệu cho GridLookupEdit

SqlConnect.connect.GridLookUpEditData(cboMaKH, "DMKH", "MaKH, TenKH, MaSoThue", "MaKH", "MaKH");

SqlConnect.connect.GridLookUpEditData(cboMaKho, "DMKho",

SqlConnect.connect.GridLookUpEditData(cboMaTK, "DMTK", "MaTK, TenTK", "MaTK", "MaTK");

SqlConnect.connect.GridLookUpEditData(cboMaHH, "DMHH", "MaHH, TenHH", "MaHH", "MaHH");

// Gán mã chứng từ txtMaCT.EditValue = SqlConnect.connect.maCT; txtMaCT.Visible = false;

// Xử lý tự tăng số chứng từ if (SqlConnect.connect.isAdd == 1) txtSoCT.EditValue SqlConnect.connect.CreateColKeyNew("PhieuNhap", "SoCT",

} public override void grv_CellValueChanged(object sender,

{ base.grv_CellValueChanged(sender, e); var editor = sender as DevExpress.XtraGrid.Views.Grid.GridView; if (e.Column.FieldName == "MaHH")

{ string s = SqlConnect.connect.GetTable("SELECT T1.TenHH FROM DMHH T1 WHERE MaHH = N'"

"'").Rows[0][0].ToString(); editor.SetRowCellValue(e.RowHandle, "TenHH",

SqlConnect.connect.GetTable("SELECT T1.TenHH FROM DMHH T1 WHERE MaHH = N'"

"'").Rows[0][0].ToString()); editor.SetRowCellValue(e.RowHandle, "DVT",

SqlConnect.connect.GetTable("SELECT T1.DVT FROM DMHH T1 WHERE MaHH = N'"

} if (e.Column.FieldName == "SoLuong" || e.Column.FieldName ="DonGia")

Math.Round((Convert.ToDecimal(editor.GetRowCellValue(e.RowHandle,

Convert.ToDecimal(editor.GetRowCellValue(e.RowHandle,

} public override void controls_EditValueChanged(object sender, EventArgs e) { if(cboMaKH.ContainsFocus || isLoadEdit == 1)

{ txtTenKH.EditValue = SqlConnect.connect.GetValue("SELECT TenKH FROM DMKH WHERE MaKH = N'"

+ cboMaKH.EditValue + "'"); txtDiaChi.EditValue = SqlConnect.connect.GetValue("SELECT DiaChi FROM DMKH WHERE MaKH = N'"

To create a Form HDHH in the KeToan namespace, utilize essential System libraries such as System.Collections.Generic, System.ComponentModel, System.Data, System.Drawing, System.Linq, System.Text, and System.Threading.Tasks, along with DevExpress.XtraGrid.Views.Base for enhanced grid view functionalities.

{ public partial class frmHDHHEdit : DevexpressNVP.frmCatalogBase

// Load dữ liệu khi sửa int isLoadEdit = 0; public frmHDHHEdit()

} public void frmDMTKEdit_Load(object sender, EventArgs e)

// Load dữ liệu ngầm định base.LoadData(); isLoadEdit = 1; controls_EditValueChanged(null, null); isLoadEdit = 0;

// Load dữ liệu cho GridLookupEdit

SqlConnect.connect.GridLookUpEditData(cboMaKH, "DMKH", "MaKH, TenKH, MaSoThue", "MaKH", "MaKH");

SqlConnect.connect.GridLookUpEditData(cboMaTK, "DMTK", "MaTK, TenTK", "MaTK", "MaTK");

"DMTK", "MaTK, TenTK", "MaTK", "MaTK");

SqlConnect.connect.GridLookUpEditData(cboTKCoDoanhThu, "DMTK",

SqlConnect.connect.GridLookUpEditData(cboTKChietKhau, "DMTK",

SqlConnect.connect.GridLookUpEditData(cboTKCoThue, "DMTK",

SqlConnect.connect.GridLookUpEditData(cboMaHH, "DMHH", "MaHH, TenHH", "MaHH", "MaHH");

// Gán mã chứng từ txtMaCT.EditValue = SqlConnect.connect.maCT; txtMaCT.Visible = false;

// Xử lý tự tăng số chứng từ if (SqlConnect.connect.isAdd == 1) txtSoCT.EditValue = SqlConnect.connect.CreateColKeyNew("HDHH",