Mô tả chi tiết chức năng lá:
(1.1) Cập nhật bảng giá: Ban lãnh đạo đưa ra bảng giá từng loại mặt hàng
(1.2) Cập nhật bảng định mức CKTM: Khi khách hàng mua hàng với một số lượng lớn thì sẽ được hưởng một mức chiết khấu thương mại được ghi trong hợp đồng kí kết giữa 2 bên mua và bán.
(1.3) Cập nhật danh mục khách hàng: Mỗi khách hàng khi đến mua hàng sẽ được cập nhật thông tin vào danh mục khách hàng.
(1.4) Cập nhật danh mục hàng hóa: Mỗi khi nhập thêm loại hàng hóa mới sẽ được cập nhật thơng tin vào danh mục hàng hóa.
(1.5) Cập nhật danh mục tài khoản: Khi có thêm tài khoản mới được sử dụng sẽ được cập nhật thông tin vào danh mục tài khoản.
(1.6) Cập nhật thông tin biểu thuế: Khi có thay đổi thơng tin biểu thuế sử dụng sẽ được cập nhật thông tin vào danh mục tài khoản.
(2.1) Nhận hợp đồng kinh tế: Hợp đồng kinh tế sau khi được giám đốc phê duyệt sẽ được chuyển lên từ Phịng kế hoạch – kỹ thuật của cơng ty.
(2.2) Lập phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho được lập kèm theo hóa đơn GTGT, khách hàng sẽ ký vào phiếu xuất kho khi nhận hàng.
(2.3) Lập hóa đơn GTGT: Căn cứ vào thông tin bán cho khách hàng được viết trong phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế, kế tốn doanh thu bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT.
(3.1) Nhận hóa đơn/bảng kê hàng bán trả lại: Kế tốn doanh thu bán hàng sẽ tiến hành nhận hóa đơn/bảng kê hàng bán trả lại từ khách hàng
(3.2) Nhận quyết định xử lý hàng bán trả lại: Kế toán trưởng gửi xuống kế toán DTBH quyết định xử lý hàng bán trả lại
(3.3) Lập phiếu nhập kho hàng bán trả lại: Căn cứ vào hóa đơn hàng bán trả lại, và quyết định xử lý HBTL kế toán doanh thu bán hàng lập phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại chuyển cho thủ kho.
(3.4) Lập phiếu giảm giá hàng bán: Tiến hành lập phiếu giảm giá hàng bán khi khách hàng mua hàng trong thời gian cơng ty có chương trình chiết khấu giảm giá hoặc khách hàng yêu cầu giảm giá do lỗi kĩ thuật hoặc hàng hóa bị giảm chất lượng do bên bán.
(4.1) Lập sổ cái các tài khoản: Căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán doanh thu bán hàng sẽ tiến hành lập sổ cái TK511, TK521.
(4.2) Lập sổ chi tiết: Căn cứ vào chứng từ phát sinh, kế toán doanh thu bán hàng tiến hành lập sổ chi tiết bán hàng.
(4.3) Lập sổ chi tiết bán hàng theo ngày: Căn cứ vào chứng từ phát sinh, kế toán doanh thu bán hàng tiến hàng lập sổ chi tiết bán hàng theo ngày.
(5.1) Lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng: Cuối mỗi kì kế tốn, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng căn cứ vào các hóa đơn GTGT, các hợp đồng đã ký để lập Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng gửi lên cho kế toán trưởng.
(5.2) Lập báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng: Cuối mỗi kì kế tốn, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT, các hợp đồng đã ký, các chứng từ liên quan để lập Báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng gửi lên kế toán trưởng.
(5.3) Lập báo cáo doanh thu bán hàng theo mặt hàng: Cuối mỗi kì kế tốn, bộ phận kế tốn doanh thu bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT, các hợp đồng đã ký, các chứng từ liên quan để lập Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng gửi lên cho kế toán trưởng.
(5.4) Lập bảng kê hàng bán trả lại: Căn cứ vào Hóa đơn/bảng kê hàng bán trả lại, bộ phận kế toán bán hàng lập Bảng kê hàng bán bị trả lại để gửi lên kế toán trưởng.
(5.5) Lập báo cáo giảm trừ doanh thu: Căn cứ vào Hóa đơn hàng bán trả lại, phiếu giảm giá, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng lập Báo cáo giảm trừ doanh thu bán hàng gửi lên kế tốn trưởng.
(5.6) Lập bảng kê hóa đơn đầu ra: Căn cứ vào hóa đơn GTGT bán ra trong kỳ tính thuế, kế tốn doanh thu bán hàng tiến hành lập bảng kê hóa đơn đầu ra gửi kế tốn thuế.
3.1.3.3 Ma trận thực thể chức năng
Danh sách hồ sơ sử dụng:
Chứng từ a) Bảng giá
b) Bảng định mức CKTM c) Danh mục khách hàng d) Danh mục hàng hóa e) Danh mục tài khoản f) Biểu thuế
g) Hợp đồng kinh tế h) Hóa đơn GTGT i) Phiếu xuất kho
j) Hóa đơn hàng bán trả lại k) Quyết định xử lý HBTL l) Phiếu nhập kho
m) Phiếu giảm giá hàng bán Sổ sách, báo cáo
n) Bảng kê hóa đơn đầu ra o) Sổ cái TK511, TK521
q) Sổ chi tiết bán hàng theo ngày
r) Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng
s) Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng khách hàng t) Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng u) Bảng kê hàng bán bị trả lại
Ma trận thực thể chức năng Bảng 3.1: Ma trận thực thể chức năng CÁC HỒ SƠ SỬ DỤNG a. Bảng giá b.Bảng định mức CKTM c.Hồ sơ khách hàng d.Hồ sơ hàng hóa e. Hồ sơ tài khoản f. Biểu thuế
g. Hợp đồng kinh tế
h. Hóa đơn GTGT i. Phiếu xuất kho j. Hóa đơn hàng bán trả lại
k. Quyết định hàng bán trả lại l. Phiếu nhập kho m. Phiếu giảm giá hàng bán
n. Bảng kê hóa đơn đầu ra
o. Sổ cái TK511, TK521
p. Sổ chi tiết TK511, TK521 q. Sổ chi tiết bán hàng theo ngày r. Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng
s. Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng khách hàng t. Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng u. Bảng kê hàng bán bị trả lại v. Báo cáo giảm trừ doanh thu CÁC CHỨC NĂNG a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v 1. Cập nhật thông tin tiền xử lý R R U U U U 2. Hạch toán tăng doanh thu R C C C 3.Hạch toán giảm doanh thu R R C C 4. Lập sổ kế toán R R R R R C C C 5. Lập báo cáo R R R C C C C C 3.2.1.