Giáo trình kế toán khách sạn nhà hàng

Giáo trình kế toán khách sạn nhà hàng. Giáo trình thực hành kế toán nhà hàng khách sạn. Tài liệu kế toán nhà hàng khách sạn giảng dạy, học tập. Khách sạn – Hotel và Khu nghỉ dưỡng – Resort (được gọi chung là Khách sạn) là một ngành có tính năng động và đang phát triển nhanh. Khách sạn ngoài tuân thủ các nguyên tắc kế toán của chế độ kế toán Việt Nam ban hành thì kế toán khách sạn còn có những đặc điểm nổi bật bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố

HOTEL FINANCIAL ACCOUNTING

HFA TRAINING

Zalo: 0971 421 305 Youtube: https://www.youtube.com/@hfatraining Website: https://www.hfatraining.vn/

Đào tạo:

Kế toán khách sạn nhà hàng (Học phần I)

Kế toán khách sạn nhà hàng (Học phần II)

Kế toán kiểm soát chi phí Cost Controller khách sạn nhà hàng Đọc hiểu, phân tích báo cáo P&L và kiểm soát chi phí khách sạn Lập báo cáo kết quả kinh doanh lãi lỗ P&L khách sạn

Lập ngân sách Budget khách sạn

Kiểm soát tài chính các quy trình hoạt động khách sạn

Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Smile

Workshop, Sách các chủ đề kế toán khách sạn nhà hàng

Tư vấn chuyên sâu kế toán khách sạn nhà hàng

Xây dựng mô tả công việc JD kế toán và quy trình SOP kế toán

T R A I N I N G

F A h

Khách sạn – Hotel và Khu nghỉ dưỡng – Resort (được gọi chung là Khách sạn) là một ngành có tính năng động và đang phát triển nhanh Khách sạn ngoài tuân thủ các nguyên tắc kế toán của chế độ kế toán Việt Nam ban hành thì kế toán khách sạn còn

có những đặc điểm nổi bật bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố Nội dung chính của cuốn Sách này sẽ được HFA Training trình bày như sau:

I CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG KẾ TOÁN KHÁCH SẠN

1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý khách sạn

Khách sạn là loại hình kinh doanh cung cấp dịch vụ lưu trú (phòng ngủ) và các dịch

vụ bổ sung (ăn uống nhà hàng, giặt là, minibar, spa ) cho khách hàng nhằm đáp ứng mọi nhu cầu nghỉ ngơi, ăn uống, giải trí của họ tại các địa điểm du lịch nhằm mục đích thu lại lợi nhuận kinh tế

Để một khách sạn hoạt động thì cần sự phối hợp của rất nhiều bộ phận vận hành đến các bộ phận khối văn phòng Cùng HFA Training xem dưới đây là tổ chức bộ máy khách sạn phân chia theo bộ phận (chuyên môn công việc trách nhiệm):

Các yếu tố ảnh hưởng

kế toán khách sạn Đặc điểm nổi bật của kế toán khách sạn

Kế Toán Khách Sạn

Cơ cấu tổ chức quản lý

khách sạn

Hệ thống kế toán quốc tế

Sự phát triển của

công nghệ phần mềm

Báo cáo kết quả kinh doanh lãi lỗ (P&L) khách sạn

Sổ nhật ký bán hàng và thanh toán

Độc lập nghiệp vụ

kế toán theo từng nhóm

Trung tâm trách nhiệm

Profit

center

Cost

center

Cơ cấu tổ chức quản lý khách sạn theo bộ phận

HOTEL

Front

office

Security HR Finance

House Keeping

Room Department Food & BeverageDepartment

Kitchen Restaurant Bar

Other Operated Department

Spa Swimming

Sales &

Marketing IT Engineering Utility

Bộ phận Phòng (Room Department): Bộ phận phòng thường tiếp xúc trực tiếp với khách Nhân viên lễ tân (Front Office) đăng ký khách nhận phòng, nhân viên buồng phòng (House Keeping) dọn dẹp phòng và thực hiện các dịch vụ khác trong suốt thời gian lưu trú của khách ở lại khách sạn.

Bộ phận Ẩm thực (Food & Beverage Department): Bộ phận này (Bar, Nhà hàng, Bếp) có nhân sự liên quan đến việc chuẩn bị và phục vụ đồ ăn

và đồ uống cho khách.

Bộ phận Doanh thu khác (Other Operated Department): Bộ phận này cung cấp các dịch vụ hồ bơi (Swimming), Minibar, Spa cho khách.

Bộ phận Quản lý (Administration & General): Bộ phận này hỗ trợ việc quản lý kinh doanh khách sạn bao gồm nhiều nhiều bộ phận nhỏ riêng biệt như ban điều hành, kế toán (Finance), nhân sự (HR), an ninh (Security).

Bộ phận Thông tin liên lạc (IT): Bộ phận này liên quan đến thiết bị phần mềm máy tính

Bộ phận Kinh doanh (Sales & Marketing): Bộ phận này chuyên tiếp thị và bán các sản phẩm dịch vụ của khách sạn đến khách hàng.

Bộ phận Kỹ thuật (Engineering): Bộ phận này chuyên thực hiện việc sửa chữa và bảo trì các thiết bị, sửa chữa tòa nhà.

Bộ phận Năng lượng (Utility): Bộ phận này liên quan đến các chi phí điện, nước.

Để khách sạn hoạt động đúng kế hoạch thì nhà quản lý yêu cầu cần có thông tin tài chính và báo cáo để đo lường hiệu quả hoạt động của từng bộ phận Như vậy, trong khách sạn, Kế toán là bộ phận thực hiện chức năng này để phục vụ nhà quản lý

Căn cứ cơ cấu tổ chức quản lý khách sạn, Kế toán phải

tổ chức theo dõi chi phí và lợi nhuận theo bộ phận hay gọi

là trung tâm trách nhiệm (Cost Center, Profit Center) .

Thứ nhất, Báo cáo tài chính cung cấp

thông tin mang tính tổng hợp về tình

hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt

động của toàn doanh nghiệp Do đó, tính

chi tiết tới từng bộ phận, từng sản phẩm

dịch vụ, từng khoản mục cấu thành của

các chỉ tiêu trong báo cáo không được

thể hiện Điều này làm cho việc phân

tích và ra quyết định của nhà quản lý

doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn.

Thứ hai, các mẫu Báo cáo tài chính được quy định đồng nhất và áp dụng chung cho toàn bộ các doanh nghiệp ở mọi ngành nên việc so sánh số liệu được phân tích giữa các doanh nghiệp trong cùng một ngành chưa có nhiều ý nghĩa.

1.2 Hệ thống kế toán quốc tế

Báo cáo tài chính theo quy định gồm 3 phần báo cáo khác nhau, bao gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Báo cáo tài chính là loại báo cáo bắt buộc của doanh nghiệp và phải tuân thủ các quy định của cơ quan Nhà nước Điều này làm nảy sinh một số hạn chế nhất định đối với nhà quản lý doanh nghiệp khi sử dụng thông tin của các Báo cáo tài chính để phân tích số liệu

và ra quyết định quản trị doanh nghiệp, như sau:

Ví dụ 1: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH NĂM THEO TT 200 (TT 133)

Với mục đích có Báo cáo tài chính riêng được áp dụng chung cho ngành khách sạn, tại Mỹ có hệ thống kế toán khách sạn áp dụng cho tất cả các khách sạn phù hợp với thông

lệ kế toán quốc tế Do đó, việc đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn cũng như so sánh với các khách sạn khác trên thị trường và mức trung bình của ngành khách sạn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều Cùng HFA Training nghiên cứu ví dụ 1 và 2 để hiểu rõ thêm:

DIỄN GIẢI/ DESCRIPTION HILTON HOTEL

SỐ TIỀN SỐ TIỀN

SHERATON HOTEL

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Giá vốn hàng bán

Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ

7.514.142.705 2.320.751.843 5.193.390.862 5.589.990.412

2.959.473.670 8.549.464.082

Ví dụ 2: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH NĂM THEO BÁO CÁO

NGÀNH KHÁCH SẠN

DIỄN GIẢI/ DESCRIPTION HILTON HOTEL

SỐ TIỀN SỐ TIỀN

SHERATON HOTEL

Tổng doanh thu

Tổng doanh thu phòng (Rooms Revenue)

Tổng doanh thu ẩm thực (F&B Revenue)

Tổng doanh thu hoạt động khác

(Other Revenue)

Tổng doanh thu và PPV

Bộ phận phòng

Giá vốn hàng bán (Cost Of Sales)

Chi phí lương (Labor Cost and Related)

Chi phí khác (Other Expenses)

Lợi nhuận gộp bộ phận Phòng

Bộ phận Ẩm Thực

Giá vốn hàng bán (Cost Of Sales)

Chi phí lương (Labor Cost and Related)

Chi phí khác (Other Expenses)

Lợi nhuận góp bộ phận Ẩm thực

TỔNG LỢI NHUẬN GỘP BỘ PHẬN

4.863.423.568 2.650.719.137

7.511.142.705

5.197.139.492 3.352.324.590

%

%

64,7 64,7

60,8 35,3

100 8.549.454.082 100

482.396.978 9,9 526.220.398 15,7 475.685.858 9,6 581.999.288 17,4 3.905.340.732 80,3 2.244.104.904 66,9

364.796.917 13,8 930.188.264 17,9 514.960.789 19,4 423.960.789 8,2 482.911.301 18,2 497.104.931 9.6 1.288.050.130 48,6 3.345.885.508 64,4 5.193.390.862 69,1 5.589.990.412 65,4

Qua ví dụ 1, nếu dựa vào báo cáo kết quả theo quy định Nhà nước thì nhà quản lý khách sạn có thể đánh giá sai lầm và chưa chính xác về hiệu quả kinh doanh giữa khách sạn Hilton và Sheraton Thoạt nhìn, có thể thấy khách sạn Sheraton có doanh thu và lợi nhuận cao hơn khách sạn Hilton và từ đó nhà quản lý đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn Sheraton tốt hơn Điều này là chưa đúng Hãy cùng xem ví dụ 2 khi vẫn số liệu

đó nhưng được trình bày theo báo cáo của ngành khách sạn

Ở ví dụ 2, báo cáo kết quả theo ngành khách sạn được thể hiện cho nhà quản lý thấy:

Với sự phát triển của toàn cầu hóa của các chuỗi khách sạn thương hiệu quốc tế đến từ

Mỹ như Hilton (Hilton, Hilton Garden Inn), Marriott (Marriott, Sheraton, Four Points), Wyndham, Radisson, Hyatt mà hệ thống kế toán khách sạn đã phổ biến trong toàn bộ các khách sạn trên thế giới

Điều này, đặt ra yêu cầu kế toán Việt Nam phải hội nhập kế toán quốc tế khách sạn đã được thừa nhận trên thế giới Nhằm tạo ra sự thống nhất về cách trình bày và cách thức

sử dụng các thông tin kế toán khách sạn giữa các quốc gia; tạo nên sự kết hợp giữa các quy định về kế toán của một quốc gia với các thông lệ, quy định quốc tế

Với thời đại công nghệ 4.0, hiện nay các khách sạn đã áp dụng phần mềm quản lý khách sạn (hay còn gọi là PMS) nhằm quản lý thông tin dữ liệu kinh doanh giữa các bộ phận được nhanh chóng, chính xác và tránh thất thoát tài sản cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng

Phần mềm quản lý khách sạn sẽ tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các bộ phận bắt đầu từ bộ phận kinh doanh, lễ tân đến cuối cùng kế toán như ví

dụ 3 bên dưới mà HFA Training trình bày Giúp khách sạn có được hệ thống thông tin, cơ

sở dữ liệu đầy đủ, liên kết, đồng bộ giữa các bộ phận, từ đó giúp các nhà quản lý có được cái nhìn tổng thể, phục vụ tối đa công tác quản lý, điều hành

Tại Việt Nam, các khách sạn thương hiệu quốc tế và các khách sạn nội địa 3 – 5 sao đã áp dụng hệ thống kế toán quốc tế khách sạn kết hợp với hệ thống kế toán Việt Nam theo Thông tư 200 (Thông tư 133)

1.3 Sự phát triển của công nghệ phần mềm

Về doanh thu, khách sạn Hilton có

doanh thu phòng cao hơn khách sạn

Sheraton Ngược lại, khách sạn

Sheraton có doanh thu ẩm thực cao hơn

khách sạn Hilton Qua đó, nhà quản lý

biết rằng, điểm mạnh và điểm yếu của

từng khách sạn để có giải pháp phù hợp.

Về lợi nhuận, khách sạn Hilton có tỷ

lệ lợi nhuận/doanh thu (69,1%) cao hơn khách sạn Sheraton (65,4%) Do đó, nhà quản lý đánh giá khách sạn Hilton kinh doanh hiệu quả tốt hơn khách sạn Sheraton

Như vậy, phần mềm kế toán là một phân hệ nằm trong phần mềm quản lý khách sạn được thiết kế để thực hiện công việc kế toán khách sạn Phần mềm kế toán đóng vai trò là điểm cuối cùng báo cáo thông tin cho Nhà quản lý, phần mềm sẽ có nhiệm vụ thu thập và tổng hợp số liệu từ các bộ phận khác tự động gửi về Với phần mềm quản lý khách sạn, người kế toán có thể dễ dàng truy xuất dữ liệu về hoạt động hàng ngày của từng bộ phận một cách nhanh chóng

Tại Việt Nam, phụ thuộc vào nhận thức người kế toán cũng như ngân sách đầu tư của Chủ đầu tư mà khách sạn sẽ tích hợp hoặc không tích hợp phân hệ kế toán vào phần mềm quản lý khách sạn Hiểu đơn giản, là phần mềm kế toán dùng chung hệ thống với các bộ phận khác hoặc phần mềm kế toán sử dụng tách riêng hệ thống với các bộ phận khác Cùng HFA Training xem ví dụ 4 như bên dưới:

Ví dụ 4: SƠ ĐỒ HÌNH THỨC PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG

PHẦN MỀM KHÁCH SẠN

Ví dụ 3: SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN TRONG KHÁCH SẠN

Tại Việt Nam, các khách sạn thương hiệu quốc tế và các khách sạn nội địa 4 – 5 sao áp dụng hình thức Phần mềm kế toán dùng chung

hệ thống với các bộ phận khác vì nó có nhiều ưu điểm như phân tích trên

Điểm khác biệt giữa phần mềm kế toán dùng chung hệ thống với các bộ phận khác và phần mềm kế toán sử dụng tách riêng hệ thống với các bộ phận khác như sau:

Hạch toán doanh thu tự

động Dữ liệu giao dịch từ các bộ phận vận hành (phòng, ẩm thực) sẽ

được tổng hợp và hạch toán tự động trên phần mềm kế toán

Người kế toán phải tự tổng hợp

dữ liệu từ các bộ phận vận hành

và thực hiện hạch toán trực tiếp lên phần mềm

Độ tin cậy về doanh thu

bán hàng Người dùng phần mềm không được phép xóa bất kỳ một giao

dịch hạch toán nào khi đã hạch toán vào hệ thống liên quan đến bán hàng Để sửa sai giao dịch, phần mềm sử dụng hạch toán ghi

âm để điều chỉnh, đây sẽ là công

cụ giúp các số liệu kế toán có độ tin cậy cao hơn

Những số liệu kế toán phản ánh giao dịch bán hàng có độ tin cậy không cao, vì có thể điều chỉnh được trực tiếp

Khác biệt Phần mềm kế toán dùng chung hệ thống với các

bộ phận khác

Phần mềm kế toán sử dụng tách riêng hệ thống với các bộ phận khác

Ghi nhận giao dịch bán

hàng hoạt động 24 giờ

trong ngày

Mỗi giao dịch của khách hàng trong quá trình lưu trú đều được ghi nhận chi tiết trên hệ thống liên tục 24 giờ trong ngày

Các giao dịch của khách hàng được ghi chép tách rời giữa bộ phận phòng, ẩm thực và kế toán, chưa đạt tính thống nhất cao về dữ liệu cũng như phương pháp kế toán không đáp ứng được yêu cầu giao dịch liên tục 24 giờ trong ngày

Thường trong các doanh nghiệp sản xuất, trên báo cáo kết quả kinh doanh theo quy định Nhà nước, các chi phí đều được tập hợp cho sản phẩm để tính giá vốn hàng bán được xác định đó là chi phí trực tiếp hay chi phí gián tiếp

Chi phí trực tiếp là các nguyên vật liệu và chi phí lao động nhân công mà có thể tập hợp trực tiếp đến sản phẩm đã được sản xuất

Chi phí gián tiếp là các chi phí sản xuất chung ví dụ lương quản lý xưởng, dụng cụ, khấu hao Vì các chi phí này không thể nào trực tiếp tập hợp cho một sản phẩm cụ thể nào

đó nên được thực hiện bằng phương pháp phân bổ cho từng sản phẩm

Ngược lại, trên báo cáo kết quả kinh doanh lãi lỗ (P&L) khách sạn, báo cáo nhấn mạnh bắt đầu vào doanh thu bộ phận, từ đó trừ chi phí trực tiếp (là chi phí bộ phận phòng, bộ phận ẩm thực, bộ phận doanh thu khác) và chi phí gián tiếp (là chi phí bộ phận quản lý, bộ phận IT, bộ phận kinh doanh, bộ phận kỹ thuật, bộ phận năng lượng) Việc này đến từ nguyên tắc, chi phí được sắp xếp theo các cấp bậc khác nhau theo trách nhiệm kiểm soát của người quản lý Cấp độ đầu tiên (chi phí trực tiếp) người quản lý có thể kiểm soát được chi phí này vì nó phụ thuộc doanh thu biến động tăng hay giảm Và cấp độ thứ hai (chi phí gián tiếp) người quản lý cũng kiểm soát được chi phí vì trong chi phí gián tiếp có một số chi phí cũng sẽ biến động tăng hay giảm theo doanh thu

2 ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT CỦA KẾ TOÁN KHÁCH SẠN

2.1 Báo cáo kết quả kinh doanh lãi lỗ (P&L) khách sạn

Ví dụ 5: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH THEO QUY ĐỊNH NHÀ NƯỚC

Do đó, trong khách sạn, những chi phí mà liên quan trực tiếp đến bộ phận phòng, bộ phận ẩm thực, bộ phận doanh thu khác thì được gọi là chi phí bộ phận Còn những chi phí gián tiếp không dễ dàng xác định đến một bộ phận cụ thể ví dụ chi phí điện, nước, IT, quản

lý, kinh doanh thì được gọi là chi phí không phân bổ Cùng HFA Training xem ví dụ 6 là mẫu báo cáo kết quả kinh doanh lãi lỗ (P&L) khách sạn:

Tổng doanh thu

Tổng doanh thu phòng

Tổng doanh thu ẩm thực

Tổng doanh thu hoạt động khác

Tổng doanh thu và PPV

Bộ phận phòng

Giá vốn hàng

Chi phí lương

Chi phí khác

Lợi nhuận gộp bộ phận Phòng

Bộ phận Ẩm Thực

Bộ phận hoạt động khác

Chi phí không phân bổ

Lợi nhuận hoạt động khách sạn(GOP)

TỔNG CHI PHÍ BỘ PHẬN

TỔNG LỢI NHUẬN GỘP BỘ PHẬN

Giá vốn hàng bán

Chi phí lương

Chi phí quản lý

Chi phí thông tin liên lạc

Chi phí bảo trì

Chi phí chi phí bán hàng

Chi phí năng lượng

Chi phí khác

Lợi nhuận gộp bộ phận hoạt động khác

Tổng chi phí không phân bổ

Giá vốn hàng bán

Chi phí lương

Chi phí khác

Lợi nhuận gộp bộ phận Âm Thực

Ví dụ 6 ở trên, phần doanh thu và chi phí hoạt động của bộ phận được chia riêng biệt cho các bộ phận trực tiếp tạo ra doanh thu của khách sạn, bao gồm: bộ phận Phòng, bộ phận ẩm thực và bộ phận doanh thu khác (Spa, Giặt là, Vận chuyển, Shop) Tương ứng với mỗi bộ phận đó, lợi nhuận sẽ được tạo ra theo bộ phận

Tiếp đến là, phần chi phí hoạt động không phân bổ là các chi phí thực sự không thể phân bổ cho một bộ phận, do đó, các chi phí này không nằm trong chi phí bộ phận Chi phí hoạt động không phân bổ có thể kể đến là các chi phí phát sinh tại bộ phận gián tiếp là bộ phận bán hàng (Kinh doanh), bộ phận Quản lý (Ban điều hành, Nhân sự, Kế toán, An ninh), bộ phận bảo trì (Kỹ thuật), bộ phận IT và bộ phận năng lượng Sau phần chi phí hoạt động không phân bổ, ta tính được lợi nhuận hoạt động của khách sạn (GOP)

Đến, phần chi phí sau hoạt động được hiểu là các khoản không liên quan đến hoạt động kinh doanh hoặc có thể là các chi phí mà chủ sở hữu phải chịu Bao gồm: Thu nhập khác, Chi phí thuê, Bảo hiểm, Thuế tài sản Qua phần chi phí sau hoạt động, ta tính được lợi nhuận trước lãi vay, thuế và khấu hao (EBITDA)

Phần lãi vay, khấu hao, thuế được hiểu là các chi phí cố định và không biến động khi doanh thu tăng hay giảm Qua phần lãi vay, khấu hao, thuế, ta tính được lợi nhuận ròng (lợi nhuận sau thuế)

DIỄN GIẢI/ DESCRIPTION

Chi phí sau hoạt động

Thu nhập tài chính và thu nhập khác

Phí quản lý

Chi phí thuê

Bảo hiểm

Chi phí thuê

Tổng chi phí sau hoạt động

Lợi nhuận trước lãi vay,

thuế và khấu hao (EBITDA)

Khấu hao TSCĐ hữu hình

Lãi vay và khấu hao

Khấu hao TSCĐ vô hình

Chi phí tài chính

Tổng lãi vay và khấu hao

LỢI NHUẬN TRƯỚC THUẾ TNDN

Thuế TNDN

LỢI NHUẬN SAU THUẾ TNDN

Ví dụ 6: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH LÃI LỖ (P&L) KHÁCH SẠN