1 CHUYÊN ĐỀ : ĐẶ T M Ụ C TIÊU, L Ậ P K Ế HO Ạ CH VÀ QU Ả N LÝ TH Ờ I GIAN 1 Gi ớ i thi ệ u chung Cu ộ c s ố ng hi ện đại đã đáp ứng cho con người đầy đủ các nhu c ầ u t ừ cơ bản đế n cao c ấp Nhưng cũng chính việ c có quá nhi ề u ti ện ích đó mà cuộ c s ố ng hi ện đại đã chiế m h ế t qu ỹ th ời gian có đượ c trong ngày c ủ a m ỗi chúng ta Đặ c bi ệ t, trong xu th ế phát tri ể n hi ệ n nay, m ỗ i cá nhân c ầ n có s ự cân b ằ ng gi ữ a công vi ệ c và phát tri ể n b ản thân Do đó, đòi hỏ i chúng ta ph ả i có m ộ t m ụ c tiêu c ụ th ể rõ ràng, m ộ t k ế ho ạch hành độ ng chi ti ế t và các công c ụ qu ả n lý th ờ i gian ch ặ t ch ẽ cho c ả cu ộc đờ i, cho m ỗ i m ộ t ngày trôi qua trong công vi ệ c và phát tri ể n b ản thân Đây là mộ t trong nh ữ ng k ỹ năng quan trọ ng mà m ỗ i chúng ta c ầ n ph ả i h ọ c t ậ p và rèn luy ện để hình thành m ộ t thói quen t ố t trong nh ữ ng ho ạ t độ ng hàng ngày N ội dung chương II là đặ t m ụ c tiêu, l ậ p k ế ho ạ ch và qu ả n lý th ờ i gian s ẽ cung c ấ p cho sinh viên nh ữ ng ki ế n th ứ c, k ỹ năng và thái độ v ề vi ệc đặ t m ục tiêu đúng, lậ p k ế ho ạ ch hi ệ u qu ả và qu ả n lý th ờ i gian phù h ợ p, ch ủ độ ng trong k ế ho ạ ch hành động đặ t ra phù h ợ p v ớ i m ục tiêu Đồ ng th ờ i, n ội dung chương cũng cung cấ p các công c ụ hi ện đạ i và phương pháp thự c hành giúp sinh viên có th ể th ự c hi ệ n thành th ạ o các n ộ i dung này áp d ụ ng cho công vi ệ c, h ọ c t ậ p và phát tri ể n b ả n thân sinh viên 2 Các khái ni ệ m liên quan 2 1 Khái ni ệ m m ụ c tiêu M ục tiêu là định hướ ng, là k ế t qu ả mong đợi đạt đượ c t ừ m ộ t ho ặ c nhi ề u ho ạ t độ ng công vi ệ c trong m ộ t kho ả n th ờ i gian nh ất đị nh M ụ c tiêu có th ể đo lường hay đị nh lượng đượ c Nói cách khác, m ụ c tiêu là n ề n t ả ng ho ạt độ ng c ủ a k ế ho ạch hành độ ng và làm cơ sở cho vi ệc đánh giá kế ho ạch đã đưa ra 2 Xét theo m ộ t t ầng nghĩa cụ th ể hơn, trong cuố n sách “Nhữ ng v ấn đề c ố t y ế u c ủ a qu ản lý” , nhóm tác gi ả đã đúc kế t r ằ ng m ụ c tiêu là k ế t qu ả mà nh ữ ng nhà qu ả n tr ị mu ố n đạt được trong tương lai cho tổ ch ứ c c ủ a h ọ Không có m ụ c tiêu ho ặ c m ụ c tiêu không rõ ràng thì k ế ho ạ ch s ẽ m ất phương hướ ng Các t ổ ch ức thông thườ ng không ph ả i ch ỉ hướ ng t ớ i m ộ t m ục tiêu, mà thườ ng là m ộ t h ệ th ố ng các m ụ c tiêu ph ụ thu ộ c và ràng bu ộ c l ẫ n nhau M ụ c tiêu c ủ a công tác ho ạch đị nh và m ụ c tiêu c ủ a các k ế ho ạ ch là h ế t s ứ c phong phú, chúng có th ể đượ c phân thành nh ữ ng lo ạ i sau: (1) M ụ c tiêu th ậ t và m ụ c tiêu tuyên b ố ; (2) M ụ c tiêu ng ắ n h ạ n, trung h ạ n và dài h ạ n; và (3) M ục tiêu đị nh tính và m ụ c tiêu đị nh l ượ ng (Koontz, H ; Odonnell, C và Weihrich, H, 1998) M ụ c tiêu th ậ t và m ụ c tiêu tuyên b ố : Các m ụ c tiêu tuyên b ố tùy theo đối tượ ng c ủ a t ổ ch ứ c là ai mà nh ữ ng m ụ c tiêu này s ẽ đượ c di ễn đạ t khác nhau Ví d ụ như mụ c tiêu tuyên b ố v ớ i c ổ đông, vớ i khách hàng, v ớ i nh ữ ng thành viên trong t ổ ch ứ c, ho ặ c v ớ i c ả các đố i th ủ c ạnh tranh… thườ ng không gi ố ng nhau M ụ c tiêu tuyên b ố có th ể khác v ớ i m ụ c tiêu th ật nhưng chúng đề u ch ứa đự ng s ự th ậ t N ếu không như vậ y t ấ t nhiên m ụ c tiêu đó khó có thể thuy ế t ph ụ c M ụ c tiêu ng ắ n h ạ n, trung h ạ n và dài h ạ n : M ụ c tiêu ng ắ n h ạ n là nh ữ ng m ụ c tiêu mà t ổ ch ứ c c ần đạt đượ c trong ng ắ n h ạ n (th ờ i h ạn dướ i m ột năm), mụ c tiêu trung h ạn đòi h ỏ i th ờ i gian t ừ m ột đến năm năm, và mụ c tiêu dài h ạ n có tính ch ấ t chi ến lượ c trong dài h ạ n (th ờ i gian d ài hơn năm năm) M ục tiêu đị nh tính và m ục tiêu định lượ ng: M ục tiêu đị nh tính thì không th ể đo lường đượ c ho ặ c r ất khó đo lườ ng M ục tiêu định lượ ng ch ỉ ra rõ ràng nh ữ ng k ế t qu ả có th ể đo lường đượ c Nh ữ ng nhà qu ả n tr ị ngày nay cho r ằ ng m ục tiêu đị nh tính v ẫ n có th ể lượng hóa đượ c, ví d ụ như đánh giá mức độ làm t ốt đế n m ứ c nào ho ặ c th ế nào là hoàn thành nhi ệ m v ụ 2 2 Khái ni ệ m k ế ho ạ ch và l ậ p k ế ho ạ ch Theo Steyner thì : “ L ậ p k ế ho ạ ch là m ộ t quá trình b ắt đầ u t ừ vi ệ c thi ế t l ậ p các m ụ c tiêu, quy ết đị nh các chi ến lượ c, các chính sách, k ế ho ạ ch chi ti ết để đạt đượ c m ục tiêu đã đị nh L ậ p k ế ho ạ ch cho phép thi ế t l ậ p các quy ết đị nh kh ả thi và bao g ồ m c ả chu k ỳ m ớ i c ủ a vi ệ c thi ế t l ậ p m ụ c tiêu và quy ết đị nh chi ến lượ c nh ằ m hoàn thi ện hơn nữa ” 3 Theo Ronner ho ạt độ ng c ủ a công tác l ậ p k ế ho ạ ch là m ộ t trong nh ữ ng ho ạt độ ng nh ằm tìm ra con:“đường để huy độ ng và s ử d ụ ng các ngu ồ n l ự c c ủ a doanh nghi ệ p m ộ t cách có hi ệ u qu ả nh ất để ph ụ c v ụ cho các m ục tiêu kinh doanh ” Theo H enrypayh:“Lậ p k ế ho ạ ch là m ộ t trong nh ữ ng ho ạt động cơ bả n c ủ a quá trình qu ả n lý c ấ p công ty, xét v ề m ặ t b ả n ch ấ t thì ho ạt độ ng này nh ằ m m ục đích xem xét các m ục tiêu, các phương án kinh doanh, bước đi trình tự và cách ti ế n hành các ho ạt độ ng s ả n xu ất kinh doanh” Như vậ y, L ậ p k ế ho ạch là quá trình xác đị nh các m ụ c tiêu và l ự a ch ọn các phương th ức để đạt đượ c các m ục tiêu đó Lậ p k ế ho ạ ch nh ằ m m ục đích xác đị nh m ụ c tiêu c ầ n ph ải đạt được là cái gì? và phương tiện để đạt đượ c các m ục tiêu đó như thế nào? T ứ c là, l ậ p k ế ho ạ ch bao g ồ m vi ệc xác đị nh rõ các m ụ c tiêu c ần đạt đượ c, xây d ự ng m ộ t chi ế n lượ c t ổ ng th ể để đạt đượ c các m ục tiêu đã đặ t ra, và vi ệ c tri ể n khai m ộ t h ệ th ố ng các k ế ho ạch để th ố ng nh ấ t và ph ố i h ợ p các ho ạt độ ng 2 3 Khái ni ệ m th ờ i gian và qu ả n lý th ờ i gian hi ệ u qu ả Qu ỹ th ờ i gian c ủ a m ỗ i cá nhân trong xã h ộ i 1440 phút/ngày Th ời gian đượ c ví như vàng vì đây là thứ tài s ả n duy nh ất mà con ngườ i không th ể tái t ạo đượ c, không thay đổi đượ c dù v ớ i b ấ t kì lý do hay hình th ức nào Có người đã viế t “Muố n bi ế t giá tr ị m ộ t đời ngườ i, hãy h ỏi người đan g h ấ p h ố i; mu ố n bi ế t giá tr ị m ột năm, hãy hỏ i sinh viên trượt đạ i h ọ c; mu ố n hi ể u h ế t v ề giá tr ị c ủ a m ộ t tháng, hãy ti ế p xúc v ới ngườ i m ẹ đã phả i sinh con thi ếu tháng; để hi ểu đượ c giá tr ị c ủ a m ộ t tu ần, hãy đế n g ặ p t ổ ng biên t ậ p c ủ a t ờ báo tu ầ n; mu ố n bi ế t giá tr ị m ộ t ngày, hãy h ỏ i tù nhân; mu ố n bi ế t giá tr ị m ộ t gi ờ , h ỏ i người đang chờ đợi; để đánh giá đúng giá trị c ủ a m ột phút, hãy đặ t mình vào tình c ả nh c ủ a m ột ngườ i v ừ a l ỡ chuy ế n bay ho ặ c chuy ế n tàu; mu ố n bi ế t giá tr ị m ộ t giây, hãy h ỏ i ngườ i v ừ a thoát ch ế t kh ỏ i tai n ạn; và để đánh giá đúng giá trị c ủ a m ộ t ph ầ n ngàn giây, hãy đế n g ặp ngườ i v ừ a m ất huy chương vàng tạ i k ỳ thi đấ u th ể thao Olympic” (Nguy ễ n M ạ nh Hùng, 2010) Hay như theo một quan điể m khác thì “1 giây không nhiều nhưng cũng không ít 1 giây khôn g làm được gì nhưng có thể làm đượ c t ấ t c ả ; 1 giây là th ờ i gian, mà th ờ i gian là vòng xoay b ấ t t ậ n, 1 giây c ủa hôm nay không như 1 giây củ a hôm qua và càng không 4 gi ố ng 1 giây c ủ a ngày mai Hãy s ống để không bao gi ờ ph ả i h ố i ti ế c dù ch ỉ 1 giây ng ắ n ng ủ i Có th ể ch ỉ 1 giây s ẽ thay đổ i cu ộc đời người ” (Sưu tầ m) Theo tác gi ả Brian Tracy, qu ả n lý th ờ i gian là quá trình l ậ p danh sách nh ững điề u ph ả i làm, nguyên t ắ c th ự c hi ệ n th ờ i gian bi ểu, đả m b ả o r ằ ng m ọ i vi ệc đượ c th ự c hi ệ n theo đúng kế ho ạ ch, không b ị lãng phí Vi ệ c qu ả n lý th ời gian đượ c hi ểu là hành độ ng ho ặ c quá trình th ự c hi ệ n ki ể m soát có ý th ứ c v ề s ố lượ ng th ờ i gian cho ho ạt độ ng c ụ th ể, đặ c bi ệt là để tăng hiệ u qu ả năng suấ t Qu ả n lý th ờ i gian b ắt đầ u t ừ vi ệ c cân nh ắ c, xem xét nh ữ ng công vi ệ c chúng ta ph ả i làm, vi ệ c nào chúng ta mu ố n làm và m ụ c tiêu c ủ a chúng ta là gì Vi ệ c ti ếp theo là đo lườ ng th ời lượ ng mà chúng ta s ẽ ph ả i b ỏ ra để hoàn thành các công vi ệc đó Cuố i cùng là t ậ p k ế ho ạ ch trong ngày, trong tu ầ n, trong tháng nh ằ m giúp chúng ta tránh rơi vào tình tr ạ ng quá t ả i trong công vi ệ c Qu ả n lý th ờ i gian có th ể đượ c h ỗ tr ợ b ở i m ộ t lo ạ t các k ỹ năng, công cụ và k ỹ thu ậ t khi th ự c hi ệ n m ộ t nhi ệ m v ụ c ụ th ể Ban đầ u, qu ả n lý th ờ i gian ch ỉ có ý nghĩa đố i v ớ i các ho ạt độ ng kinh doanh ho ặ c công vi ệc, nhưng sau đó đượ c m ở r ộng để bao g ồ m các ho ạt độ ng cá nhân M ộ t h ệ th ố ng qu ả n lý th ờ i gian là m ộ t s ự k ế t h ợ p thi ế t k ế các công trình, công c ụ , k ỹ thu ật và phương pháp Như vậ y, chúng ta th ậ t s ự không bao gi ờ qu ản lý đượ c th ời gian mà điề u con ngườ i có th ể làm đượ c là s ắ p x ế p và s ử d ụ ng th ờ i gian sao cho hi ệ u qu ả nh ất Ai cũng có th ể làm ch ủ đượ c th ờ i gian, ch ỉ c ầ n h ọ c, luy ệ n t ậ p, k ỷ lu ậ t và kiên trì thì s ẽ làm ch ủ đượ c th ờ i gian Hãy nh ớ r ằ ng: “Tiề n có th ể mua đượ c m ộ t chi ếc đồ ng h ồ nhưng không mua đượ c th ời gian” và “Thờ i gian không bao gi ờ ch ờ đợi ai” (Khuy ế t danh) 3 Nh ững khó khăn trong quá trình lậ p k ế ho ạ ch và qu ả n lý th ờ i gian Trong b ấ t kì khía c ạ nh nào c ủ a cu ộ c s ống, chúng ta thườ ng hay có nh ững lúc lơ đãng, không tậ p trung vào công vi ệ c, vào cu ộ c s ố ng c ủ a b ả n thân và gây ra s ự lãng phí th ời gian để r ồ i ti ế c nu ố i b ở i nh ững gì đã qua mà không bao giờ có th ể l ấ y l ại đượ c Có nhi ều khó khăn cũng như nguyên nhân gây ra tình trạ ng trên mà chúng ta có th ể t ạ m chia thành hai lo ại là “ Nguyên nhân ch ủ quan ” và “ Y ế u t ố ngo ạ i tác ”: 3 1 Nguyên nhân ch ủ quan 3 1 1 Các v ấn đề liên quan đế n m ụ c tiêu 5 Khi không đặ t ra m ụ c tiêu, b ạ n s ẽ không bi ế t mình nên làm gì có ích cho cu ộ c s ố ng c ủ a mình, không bi ế t công vi ệ c nào quan tr ọng để ưu tiên làm trước Ngượ c l ại, như Albert Einstein đã từng nói “Lý do tồ n t ạ i duy nh ấ t c ủ a th ời gian là để m ọ i th ứ không x ả y ra cùng lúc” Do đó, khi chúng ta có quá nhiề u m ụ c tiêu, b ạ n s ẽ m ấ t nhi ề u th ờ i gian cân nh ắ c l ự a ch ọ n m ụ c tiêu khi th ự c hi ệ n các m ụ c tiêu, cu ố i cùng d ẫn đế n h ệ qu ả là không m ục tiêu nào đượ c th ự c hi ệ n m ộ t cách tr ọ n v ẹn và đạ t hi ệ u qu ả t ố t nh ất Đặ t m ụ c tiêu cho b ả n thân r ấ t quan tr ọng để chúng ta qu ả n lý th ờ i gian hi ệ u qu ả , vì nh ữ ng m ụ c tiêu giúp b ạn định hướng rõ ràng cho con đườ ng s ự nghi ệp Khi đã biết rõ nơi muốn đế n, b ạ n có th ể ch ủ độ ng cho nh ữ ng vi ệ c c ần ưu tiên Việ c l ậ p m ục tiêu cũng giúp bạ n quy ết định đâu là vi ệc đáng để dành th ời gian và đâu là nhữ ng th ứ ch ỉ gây xao lãng 3 1 2 Làm vi ệ c không có k ế ho ạ ch C húng ta thườ ng s ẽ không ki ểm soát đượ c các vi ệ c c ầ n làm và r ơi vào tình trạ ng lúc thì th ảnh thơi lúc thì “vắ t chân lên c ổ ” để gi ả i quy ế t công vi ệ c Tuy nhiên, công vi ệ c đã đượ c lên k ế ho ạ ch không ph ả i c ứ ng nh ắc đượ c th ự c hi ệ n theo th ời gian đã đị nh trong k ế ho ạch, đôi khi chúng ta phả i bi ết điề u ch ỉ nh linh ho ạ t cho phù h ợ p v ớ i tình tr ạ ng công vi ệ c và khi có nh ữ ng tình hu ố ng b ấ t ng ờ đế n 3 1 3 Làm nhi ề u vi ệ c cùng lúc Để hoàn thành nhanh nhi ều đầ u công vi ệ c, chúng ta s ẽ có xu hướ ng làm nhi ề u công vi ệ c cùng m ột lúc như gọi điệ n tho ạ i, vi ế t email, làm bài t ậ p, chu ẩ n b ị báo cáo, nghe nh ạ c, xem phim, n ấu cơm Tuy nhiên, chúng ta không bi ế t r ằng điề u này s ẽ làm b ả n thân m ỗi ngườ i ph ả i m ấ t thêm 20 - 40% kho ả ng th ờ i gian c ầ n thi ết để hoàn t ấ t so v ớ i khi làm tu ầ n t ự t ừ ng vi ệ c m ộ t (Academy vn) K ế t qu ả là hi ệ u qu ả công vi ệ c thường không đượ c t ố t vì s ự kém t ậ p trung c ủ a chúng ta Vì th ế , t ố t nh ấ t chúng ta nên t ậ p trung gi ả i quy ế t t ừ ng vi ệ c m ột Như th ế , b ạ n s ẽ làm vi ệ c hi ệ u qu ả hơn vớ i ch ất lượ ng công vi ệ c t ốt hơn 3 1 4 Tính trì hoãn Đôi khi chúng ta không thể vượt qua đượ c s ức ì trong tư tưởng Đó là lúc bạ n ch ầ n ch ừ , trì hoãn công vi ệ c m ột cách vô đị nh v ớ i nh ữ ng lý do không rõ ràng hay có th ể nói là s ự t ự ng ụ y bi ệ n và huy ễ n ho ặ c b ản thân Điề u này s ẽ làm cho công vi ệ c c ủ a chúng ta b ị 6 tăng lên đế n lúc quá t ả i và không th ể ki ểm soát được, khi đó sẽ là lúc b ạ n nh ậ n ra r ằ ng th ấ t b ại đã ở ngay trướ c m ặ t V ậ y nên, chúng ta hãy luôn ghi nh ớ trong đầu suy nghĩ rằ ng “Đừ ng ch ầ n ch ừ Ch ẳ ng có lúc nào là th ời điể m hoàn h ả o c ả” – Napoleon Hill 3 1 5 Không bi ết định lượ ng th ờ i gian Có khi nào b ạn rơi vào trườ ng h ợ p, b ạn đị nh làm vi ệc gì đó trong vòng 2 tiế ng đồ ng h ồ Nhưng 2 tiế ng sau, b ạ n v ẫn chưa làm xong việ c và b ạ n ph ả i dành ra 1 ti ế ng đáng lẽ làm công vi ệc khác để hoàn thành n ố t vi ệ c này? Hãy h ọc cách định lượ ng th ờ i gian cho công vi ệ c c ủ a b ạ n Tr ả l ờ i các câu h ỏi “mình sẽ làm vi ệc đó bao nhiêu lâu? Thờ i gian c ụ th ể s ẽ th ự c hi ệ n vi ệc đó là gì…?, thời gian đi từ A đế n B m ấ t bao nhiêu phút, vi ệ c gi ặ t áo qu ầ n m ấ t bao nhiêu th ời gian…” Khi đó, chúng ta sẽ hình thành đượ c ph ả n x ạ đị nh l ượ ng th ờ i gian, t ừ đó sắ p x ế p công vi ệ c m ộ t cách h ợp lý hơn, linh động hơn 3 1 6 Theo ch ủ nghĩa hoàn hả o Nhi ều ngườ i luôn lo l ắ ng vi ệc mình làm đã hoàn thiện chưa, liệ u có sai sót gì không, do đó họ dành nhi ề u th ờ i gian cho nh ữ ng vi ệ c nh ỏ , không quá quan tr ọ ng Th ậ m chí, h ọ có th ể có ý nghĩ sẽ lùi th ờ i h ạ n l ại để b ảo đả m m ọ i vi ệc đượ c hoàn h ảo hơn 7 Hình 1: Ngườ i theo ch ủ nghĩa hoàn hả o dành nhi ề u th ờ i gian cho các công vi ệ c nh ỏ 3 2 Y ế u t ố ngo ạ i tác Bên c ạ nh nh ữ ng nguyên nhân ch ủ quan, đôi khi chúng ta cũng sẽ b ị tác độ ng và ảnh hưở ng không nh ỏ t ừ nh ữ ng v ấn đề ngo ạ i tác xung quanh 3 2 1 Môi trườ ng làm vi ệ c b ừ a b ộ n, thi ếu ngăn nắ p Đơn cử như việ c góc h ọ c t ậ p, làm vi ệ c, sinh ho ạ t không g ọ n gàng thì b ạ n s ẽ m ấ t th ời gian để tìm ki ế m v ậ t d ụ ng h ọ c t ậ p/làm vi ệ c/sinh ho ạ t khi b ạ n c ầ n Bàn làm vi ệ c c ủ a chúng ta là t ổ h ợ p c ủ a gi ấ y t ờ, đồ ăn vặ t hay b ấ t c ứ đồ dùng không c ầ n thi ế t nào thì chúng d ễ làm b ạ n sao nhãng và m ấ t th ời gian để tìm ki ế m nh ữ ng gi ấ y t ờ và đồ dùng c ầ n thi ết vào đúng thời điể m quan tr ọ ng Bên c ạnh đó, việ c s ắ p x ếp nơi làm việc không ngăn n ắ p còn khi ế n cho b ạ n m ấ t tho ả i mái và h ứng thú để làm vi ệ c do t ốc độ làm vi ệ c ch ậ m l ạ i và m ấ t nhi ề u th ờ i gian cho nh ữ ng vi ệ c không c ầ n thi ế t 3 2 2 Quá t ập trung vào “Giải trí” “ Ni ềm đam mê ” củ a chúng ta dành quá nhi ều cho Điệ n tho ạ i – Internet thì th ờ i gian s ẽ tr ở nên quá lãng phí n ế u b ạ n dành nhi ề u th ờ i gian cho nh ắn tin, chat, chơi game, các m ạ ng xã h ộ i Nh ữ ng s ự phân tâm này có th ể tiêu t ố n c ủa chúng ta đế n hàng gi ờ đồ ng h ồ m ỗ i ngày Hãy gi ả m thi ể u nh ữ ng y ế u t ố gây xao lãng này b ằ ng vi ệc hãy cương quyế t t ắ t các c ử a s ổ chat khi b ạ n c ầ n t ậ p trung và n ếu ai đó đang làm bạn xao lãng, đừ ng ng ạ i nói v ớ i h ọ điều đó Chúng ta cũng cầ n h ọ c cách nâng cao kh ả năng tậ p trung, b ắt đầ u b ằ ng m ộ t b ữa sáng đầy đủ dinh d ưỡ ng và u ố ng th ậ t nhi ều nước trong ngày Đừ ng ôm đồ m quá nhi ề u vi ệ c m ột lúc, đóng cử a phòng l ạ i và nghe m ộ t chút âm nh ạ c n ếu điề u này giúp b ạ n c ả m th ấ y t ập trung hơn 3 2 3 Không bi ết nói “không” Đặ c bi ệ t, trong các y ế u t ố này, con người cũng là tác nhân c ự c kì quan tr ọ ng Trong các m ố i quan h ệ xã h ộ i c ủ a m ỗi cá nhân đố i v ới gia đình, bạn bè, đồ ng nghi ệ p N ế u chúng ta không có kh ả năng nói “Không” vớ i nh ữ ng công vi ệc mà ngườ i khác nh ờ b ạn làm thì lúc đó chính chúng ta đã tự làm m ấ t th ờ i gian c ủ a chính mình v ớ i nh ữ ng công vi ệ c không ph ả i c ủ a mình, không liên quan và không mang l ạ i l ợ i ích nào cho b ả n thân 3 2 4 Không dành th ờ i gian ngh ỉ ngơi 8 Đôi khi chúng ta có suy nghĩ rằ ng s ẽ th ậ t hay n ế u mình có th ể làm vi ệ c liên t ụ c 8- 10 gi ờ đồ ng h ồ không ng ừ ng ngh ỉ , nh ất là khi đang cậ n k ề v ớ i deadline Tuy nhiên, không ai có th ể t ậ p trung làm vi ệ c v ới năng suấ t cao mà không dành cho b ộ não c ủ a mình đôi chút thời gian để ngh ỉ ngơi và nạp năng lượ ng Qua nh ữ ng phân tích trên, chúng ta có th ể th ấ y r ằ ng m ỗi người đề u có m ộ t ngày 24 ti ếng như nhau Ngườ i thành công là nh ững ngườ i s ẽ s ử d ụ ng nó th ậ t hi ệ u qu ả , còn nh ữ ng ai phung phí nó, s ố ng lê l ế t cho h ết ngày đoạ n tháng, hi ể n nhiên s ẽ luôn là ngườ i nghèo khó N ế u b ạn đang mắ c nh ữ ng sai l ầm trên đây thì hãy thay đổ i ngay t ừ bây gi ờ K ỹ năng đặ t m ụ c tiêu, l ậ p k ế ho ạ ch và qu ả n lý th ờ i gian hi ệ u qu ả là m ộ t k ỹ năng s ố ng khó rèn luy ệ n, tuy nhiên, không có gì là không th ể Hãy t ậ p cho mình thói quen lên k ế ho ạ ch qu ả n lý th ờ i gian khoa h ọ c ngay t ừ bây gi ờ Qu ản lý đượ c th ờ i gian, thành công s ẽ nhanh đế n v ớ i b ạ n 4 Các phương pháp và quá trình thự c hành k ỹ năng hiệ u qu ả 4 1 Công c ụ giúp xác đị nh m ục tiêu theo phương pháp SMART M ụ c tiêu c ủ a b ạn trong 5 năm tớ i là gì? B ạ n s ẽ tr ở thành m ột doanh nhân thành đạ t hay là m ộ t lu ật sư, bác sĩ, kỹ sư nổ i ti ếng? Để th ự c hi ện đượ c nh ững ước mơ đó bạ n không th ể ng ồ i ch ờ thành công đế n tìm mà c ầ n t ạo ra cơ hội để thành công Cơ hội đó chính là vi ệ c b ạn đặ t ra m ụ c tiêu cho chính b ản thân mình Khi xác đị nh m ụ c tiêu, b ạ n nên quan tâm đế n giá tr ị c ủ a nó khi hoàn thành V ớ i các m ụ c tiêu có giá tr ị thì độ ng l ực để hoàn thành nó là r ấ t l ớ n N ế u b ạ n không hào h ứ ng v ớ i k ế t qu ả , ho ặ c m ụ c tiêu không thích h ợ p v ớ i m ụ c tiêu l ớn hơn thì bạ n s ẽ b ỏ ít công s ức để th ự c hi ệ n và m ụ c tiêu khó có kh ả năng hoàn thành Hãy đặ t ra nh ữ ng m ục tiêu ưu tiên cần trướ c ch ứ đừng đặ t ra m ụ c tiêu quá xa v ờ i ho ặ c nhi ề u m ụ c tiêu s ẽ khi ế n b ạn không đủ th ời gian để th ự c hi ệ n chúng ho ặc đuố i s ứ c vì m ụ c tiêu c ầ n r ấ t lâu m ớ i hoàn thành Để xác đị nh m ụ c tiêu cho b ả n thân, b ạ n hãy t ự tr ả câu h ỏi “Tôi muốn đạt đượ c gì?” Bạ n c ầ n theo nguyên t ắc dưới đây để m ụ c tiêu c ủ a b ạ n tr ở thành m ụ c tiêu SMART (thông minh) 9 Hình 2: Nguyên t ắ c SMART – Ngu ồ n: Kênh tuy ể n sinh Specific – C ụ th ể : m ụ c tiêu c ủ a b ạ n c ầ n ph ả i có s ự rõ ràng c ụ th ể v ề cái gì, ai, ở đâu, khi nào và tạ i sao Có m ụ c tiêu c ụ th ể b ả n thân b ạ n s ẽ bi ế t mình c ầ n gì, bi ế t mình c ầ n b ắt đầ u t ừ đâu và khi nào kế t thúc Measurable – Đo lường đượ c : M ụ c tiêu b ạn đặ t ra ph ải đo lường đượ c c ụ th ể giá c ả , s ố lượ ng ho ặ c kh ối lượ ng, th ời gian … Achievable – Kh ả thi : Ph ải đả m b ả o m ục tiêu đặ t ra có kh ả năng thự c hi ện đượ c n ế u không b ạ n s ẽ d ễ dàng m ấ t t ự tin và th ấ y n ản lòng Tuy nhiên đừng đề ra nh ữ ng m ụ c tiêu quá đơn giả n ho ặ c d ễ dàng th ự c hi ệ n v ớ i b ản thân mình quá Khi đó bạ n s ẽ ch ủ quan và đạt đượ c m ụ c tiêu d ễ dàng quá s ẽ không t ạ o ra cho b ạ n c ả m giác hài lòng T ố t nh ấ t nên thi ế t l ậ p m ộ t m ụ c tiêu th ự c t ế nhưng thử thách để cân b ằ ng m ọ i th ứ khi ế n b ạ n ph ả i “nâng cao khả năng” và mang lạ i s ự hài lòng l ớ n nh ấ t cho b ả n thân Relevant – Thích h ợ p : Khi đặ t m ụ c tiêu thích h ợ p v ới định hướ ng cu ộ c s ố ng và s ự nghi ệ p, b ạ n có th ể t ập trung để luôn ti ế n lên và hoàn thi ệ n mình Còn n ếu đặ t m ụ c tiêu quá r ộ ng và không phù h ợ p, b ạ n s ẽ th ấ y th ờ i gian s ẽ đi một đườ ng, còn cu ộ c s ố ng s ẽ đi m ộ t n ẻ o Timebound – Th ờ i h ạ n : M ụ c tiêu ph ả i có th ời gian để b ạ n bi ế t mình c ầ n th ự c hi ệ n cách nào nhanh nh ấ t, th ờ i gian b ạ n ch ờ đợ i k ế t qu ả là khi nào N ế u không có th ờ i gian c ụ th ể s ẽ khi ế n b ạ n nhanh n ả n lòng 4 2 Quy trình l ậ p k ế ho ạ ch 4 2 1 Phương pháp 5W - 1H - 2C - 5M 10 Để l ậ p đượ c m ộ t b ả n k ế ho ạ ch chi ti ế t, c ụ th ể và khoa h ọ c, chúng ta có th ể dùng phương pháp 5W - 1H - 2C - 5M bao g ồ m các y ế u t ố sau: Xác đị nh m ụ c tiêu, yêu c ầ u công vi ệ c 1W (why) Khi ph ả i làm m ộ t công vi ệc, điều đầ u tiên mà b ạ n ph ả i quan tâm là: - T ạ i sao b ạ n ph ả i làm công vi ệ c này? - Nó có ý nghĩa như thế nào v ớ i t ổ ch ứ c, b ộ ph ậ n c ủ a b ạ n? - H ậ u qu ả n ế u b ạ n không th ự c hi ệ n chúng? Why (t ạ i sao?) là 1W trong 5W Khi b ạ n th ự c hi ệ n m ộ t công vi ệc thì điều đầ u tiên b ạn nên xem xét đó chính là why vớ i n ội dung như trên Xác định đượ c yêu c ầ u, m ụ c tiêu giúp b ạn luôn hướ ng tr ọ ng tâm công vi ệ c vào m ục tiêu và đánh giá hiệ u qu ả cu ố i cùng Xác đị nh n ộ i dung công vi ệ c 1W (what) - 1W = what? N ộ i dung công vi ệc đó là gi? - Hãy ch ỉ ra các bước để th ự c hi ệ n công vi ệc đượ c giao - B ạ n hãy ch ắ c r ằng, bướ c sau là khách hàng c ủa bướ c công vi ệc trướ c Xác đị nh 3W (where, when, who) - Where: ở đâu, có thể bao g ồ m các câu h ỏ i sau: Công vi ệc đó thự c hi ệ n t ại đâu? Giao hàng t ại địa điể m nào? Ki ể m tra t ạ i b ộ ph ậ n nào? Testing nh ững công đoạn nào?… - When: Công vi ệc đó thự c hi ệ n khi nào, khi nào thì giao, khi nào k ết thúc… Để xác định đượ c th ờ i h ạ n ph ả i làm công vi ệ c, b ạ n c ần xác định đượ c m ức độ kh ẩ n c ấ p và m ức độ quan tr ọ ng c ủ a t ừ ng công vi ệ c Có 4 lo ạ i công vi ệ c khác nhau: Công vi ệ c quan tr ọ ng và kh ẩ n c ấ p; Công vi ệ c không quan tr ọng nhưng khẩ n c ấ p; Công vi ệ c quan tr ọng nhưng không khẩ n c ấ p; Công vi ệ c không quan tr ọ ng và không kh ẩ n c ấ p B ạ n ph ả i th ự c hi ệ n công vi ệ c quan tr ọ ng và kh ẩ n c ấp trướ c - Who: Ai, bao g ồ m các khía c ạ nh sau: Ai làm vi ệc đó ? 11 Ai ki ể m tra? Ai h ổ tr ợ ? Ai ch ị u trách nhi ệ m? Xác đị nh cách th ứ c th ự c hi ệ n 1H (how) - H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao g ồ m các n ộ i dung: - Tài li ệu hướ ng d ẫ n th ự c hi ệ n là gì (cách th ứ c th ự c hi ệ n t ừ ng công vi ệ c)? - Tiêu chu ẩ n là gì? - N ế u có máy móc thì cách th ứ c v ậ n hành như thế nào? Xác định phương pháp kiể m soát và ki ể m tra 2C (control, check) - Cách th ứ c ki ể m soát (control) s ẽ liên quan đế n: Công vi ệc đó có đặ c tính gì? Làm th ế nào để đo lường đặc tính đó? Đo lườ ng b ằ ng d ụ ng c ụ, máy móc như thế nào? Có bao nhiêu điể m ki ểm soát và điể m ki ể m soát tr ọ ng y ế u - Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đế n các n ộ i dung sau: Có nh ững bướ c công vi ệ c nào c ầ n ph ả i ki ểm tra Thông thườ ng thì có bao nhiêu công vi ệc thì cũng cầ n s ố lượng tương tự các bướ c ph ả i ki ể m tra T ầ n su ấ t ki ể m tra như thế nào? Vi ệ c ki ểm tra đó thự c hi ệ n 1 l ần hay thườ ng xuyên (n ế u v ậ y thì bao lâu m ộ t l ầ n?) Ai ti ế n hành ki ể m tra? Nh ững điể m ki ể m tra nào là tr ọ ng y ế u? Xác đị nh ngu ồ n l ự c th ự c hi ệ n 5M (man, money, material, machine và method) Nhi ề u k ế ho ạch thườ ng ch ỉ chú tr ọng đế n công vi ệ c mà l ạ i không chú tr ọng đế n các ngu ồ n l ự c, mà ch ỉ có ngu ồ n l ự c m ới đả m b ả o cho k ế ho ạch đượ c kh ả thi Ngu ồ n l ự c bao g ồ m các y ế u t ố : - Man = ngu ồ n nhân l ự c Nh ữ ng ai s ẽ th ự c hi ệ n công vi ệ c, h ọ có đủ trình độ , kinh nghi ệ m, k ỹ năng, phẩ m ch ấ t, tính cách phù h ợ p? Ai h ỗ tr ợ ? 12 Ai ki ể m tra? N ế u c ầ n ngu ồ n phòng ng ừa thì có đủ ngu ồ n l ực con người để h ỗ tr ợ không? - Money = Ti ề n b ạ c - Material = nguyên v ậ t li ệ u/h ệ th ố ng cung ứ ng Xác đị nh tiêu chu ẩ n NVL Tiêu chu ẩ n nhà cung ứ ng Xác định phương pháp giao hàng Th ờ i h ạ n giao hàng - Machine = máy móc/công ngh ệ - Method = phương pháp làm việ c 4 2 2 Truy ngượ c m ụ c tiêu V ớ i công c ụ này, chúng ta có th ể lên k ế ho ạch hành động theo các giai đoạ n th ờ i gian như kế ho ạch hành độ ng c ủa năm, kế ho ạch hành độ ng c ủ a tháng, k ế ho ạ ch hành độ ng c ủ a tu ầ n và k ế ho ạch hành độ ng c ủ a ngày C ụ th ể : K ế ho ạch hành độ ng c ủa năm Chúng ta xác định đượ c m ục đích số ng c ủ a cu ộc đờ i mình, t ừ đó xác đị nh m ụ c tiêu c ụ th ể cho t ừng giai đoạ n c ủ a cu ộc đờ i Do v ậ y, k ế ho ạch hành độ ng c ủ a t ừng năm sẽ th ự c hi ệ n m ụ c tiêu c ụ th ể (định lượng đượ c) t ừng năm vớ i ti ến độ th ự c hi ệ n trong 12 tháng Các m ụ c tiêu c ụ th ể hành độ ng g ợi ý theo năm của sinh viên như: - V ề ki ế n th ứ c Hoàn thành các môn h ọc trong năm vớ i k ế t qu ả khá/gi ỏ i Tham gia 1 khóa đào tạ o, b ồi dưỡ ng nâng cao ki ế n th ứ c chuyên môn khác Tham gia 1 cu ộ c thi tìm hi ể u v ề ngh ề nghi ệp đang được đào tạ o Xin th ự c t ậ p ho ặ c làm c ộng tác viên trong đơn vị d ự đị nh làm vi ệ c sau khi t ố t nghi ệ p - V ề k ỹ năng Hoàn thành các l ớ p k ỹ năng xã hộ i t ại trườ ng Tham gia 1 câu l ạ c b ộ để luy ệ n k ỹ năng mề m khác Tham gia 1 khóa h ọ c ngo ạ i ng ữ m ớ i 13 Tham gia 1 khóa h ọ c tin h ọ c - V ề thái độ Cu ộ c s ố ng tích c ực và năng động hơn trong năm trướ c Có thái độ hòa đồ ng, c ở i m ở và ch ấ p nh ậ n s ự khác bi ệ t v ớ i m ọi người hơn Có chia s ẻ và c ố ng hi ế n cho xã h ộ i K ế ho ạch hành độ ng c ủ a tháng K ế ho ạch hành độ ng c ủa năm sẽ xác đị nh th ự c hi ện trong 12 tháng Do đó, kế ho ạch hành độ ng c ủ a tháng s ẽ tri ể n khai nh ữ ng m ục tiêu được xác đị nh trong k ế ho ạ ch c ủa năm Trong đó: - Xác đị nh th ời gian để tri ể n khai t ừ ng m ục tiêu năm trong 12 tháng cho phù hợ p v ớ i l ị ch h ọ c t ậ p c ủ a b ả n thân sinh viên - Chia nh ỏ m ụ c tiêu theo tháng c ụ th ể hơn - Li ệ t kê nh ữ ng công vi ệc tháng trướ c còn t ồ n t ạ i - Li ệ t kê nh ữ ng công vi ệ c m ớ i phát sinh g ần đây - Xác đị nh công vi ệ c quan tr ọ ng c ủ a tháng K ế ho ạch hành độ ng c ủ a tu ầ n Tương tự k ế ho ạ ch tháng, k ế ho ạ ch tu ầ n s ẽ tri ể n khai nh ững hành độ ng nh ỏ hơn trong m ộ t tháng phân b ổ m ụ c tiêu và công vi ệ c c ụ th ể trong 4 tu ần Trong đó: - Xác đị nh th ời gian để tri ể n khai t ừ ng m ụ c tiêu tháng trong 4 tu ầ n cho phù h ợ p v ớ i l ị ch h ọ c t ậ p trong tháng c ủ a b ả n thân sinh viên - Chia nh ỏ m ụ c tiêu theo tu ầ n c ụ th ể hơn - Li ệ t kê nh ữ ng công vi ệ c tu ần trướ c còn t ồ n t ạ i - Li ệ t kê nh ữ ng công vi ệ c m ớ i phát sinh g ần đây - Xác đị nh công vi ệ c quan tr ọ ng c ủ a tu ầ n K ế ho ạch hành độ ng c ủ a ngày K ế ho ạ ch ngày là ho ạt động hàng ngày đượ c ghi chú thành l ị ch trình c ụ th ể trong 7 ngày/tu ầ n K ế ho ạch ngày nên đượ c ghi chú vào s ổ làm vi ệc để có th ể ki ểm tra và đánh giá m ức độ hoàn thành công vi ệ c m ỗi ngày Trong đó: 14 - Xác đị nh th ời gian để tri ể n khai t ừ ng m ụ c tiêu tu ầ n trong 7 ngày cho phù h ợ p v ớ i l ị ch h ọ c t ậ p c ủ a b ả n thân sinh viên - Chia nh ỏ m ụ c tiêu theo ngày c ụ th ể hơn - Li ệ t kê nh ữ ng công vi ệc ngày hôm trướ c còn t ồ n t ạ i - Li ệ t kê nh ữ ng công vi ệ c m ớ i phát sinh trong ngày - Xác đị nh công vi ệ c quan tr ọ ng c ủ a ngày 4 2 3 Ứ ng d ụ ng khoa h ọ c k ỹ thu ậ t Hi ệ n nay, khoa h ọ c và công ngh ệ h ỗ tr ợ chúng ta r ấ t nhi ề u trong vi ệ c qu ả n lý công vi ệc hành độ ng d ễ dàng và ti ế t ki ệ m th ời gian như mộ t s ố ứ ng d ụ ng sau: Due Nhanh chóng, đơn giả n và hi ệ u qu ả Chúng ta cũng không c ầ n t ạ o tài kho ả n, không c ần cài đặ t ngày b ắt đầ y hay k ế t thúc, ch ẳ ng c ầ n s ắ p x ế p theo th ứ t ự ưu tiên hay danh m ụ c Quan tr ọ ng là b ạ n c ầ n làm vi ệ c gì, hãy li ệ t kê vào Due, Due s ẽ nh ắ c b ạ n Các tính năng nổ i b ậ t c ủ a Due: - Liên t ụ c nh ắ c nh ở m ỗ i 1, 5, 10, 15, 30 hay 60 phút v ớ i auto- snooze cho đế n khi b ạn đánh dấ u hoàn thành - Theo dõi nh ữ ng task n ổ i b ậ t v ớ i Smart Badges - 59 âm thanh báo v ới độ dài khác nhau - Tái s ử d ụng tính năng đếm lùi, chính xác đế n t ừ ng giây, phù h ợ p khi canh gi ờ n ấ u ăn, pha cà phê Cài đặ t 1 l ầ n và s ử d ụ ng ti ế p nh ữ ng l ầ n sau - Thi ế t l ậ p nh ữ ng nh ắ c nh ở l ặ p l ạ i hàng ngày, hàng tu ầ n hay vào m ỗ i ngày th ứ tư c ủ a tu ầ n th ứ ba hàng tháng - Ho ạt độ ng không yêu c ầ u k ế t n ố i internet Wunderlist Không ch ỉ mi ễ n phí mà còn s ử d ụng đượ c trên t ấ t c ả các h ệ máy quan tr ọng như iOS, Android, Windows Phone, Windows, Mac OSX, t ấ t c ả đều được đồ ng b ộ hoá để b ảo đảm dù đang ở đâu, sử d ụ ng thi ế t b ị gì thì t ấ t c ả công vi ệ c c ủ a b ạn đều đượ c c ậ p nh ậ t Thu ậ t này cho phép b ạ n qu ả n lý công vi ệ c theo List, b ạ n có th ể phân chia list thành nhi ề u project hay lo ạ i công vi ệc khác nhau (ăn uống / đi chơi / mua sắ m ), có th ể đặ t 15 ngày hoàn thành công vi ệ c và nh ậ n nh ắ c nh ở t ừ Wunderlist Các tính năng nổ i b ậ t c ủ a Wunderlist: - Giao di ệ n g ọ n gàng và thông minh giúp b ạ n t ậ p trung hoàn thành m ụ c tiêu m ỗ i ngày - Đính kèm video, audio, photo và tậ p tin vào task - Cài đặt “nhiệ m v ụ l ặp” vớ i nh ữ ng task c ần đượ c th ự c hi ện thườ ng xuyên - K ế t n ố i v ớ i các tài kho ả n m ạ ng xã h ộ i và email c ủ a b ạ n - Chia s ẻ công vi ệ c v ớ i b ạn bè, người thân, đồ ng nghi ệ p để cùng nhau hoàn t ấ t Evernote N ế u b ạ n c ầ n m ộ t d ị ch v ụ để lưu trữ và vi ế t note, Evernote là ứ ng d ụ ng phù h ợ p g ần như vớ i t ấ t c ả m ọi ngườ i, ngoài App trên iPhone, iPad, b ạ n còn có th ể t ạ o và xem các note trên Windows, Mac, Trình duy ệ t web, Andoird, Windows Phone… hầu như là tấ t c ả các thi ế t b ị thông minh, dùng Evernote, b ạ n có th ể mang theo các note c ủa mình đi khắ p m ọi nơi Dĩ nhiên là không chỉ có th ể lưu lạ i các thông tin trên website, b ạ n v ẫ n có th ể t ự vi ế t ghi chú thông qua ứ ng d ụ ng web c ủ a Evernote ho ặ c ứ ng d ụ ng trên máy Cái này r ấ t thích h ợp để dành ghi chú bài h ọ c, m ộ t thông tin quan tr ọ ng ng ắ n ng ủ i hay lên k ế ho ạ ch cho vi ệ c làm s ắ p t ới vì nó có kèm theo tính năng Reminder để b ạn đặ t gi ờ thông báo cho t ừng ghi chú Các tính năng nổ i b ậ t c ủ a Evernote: - T ự qu ả n lý note - Chia s ẻ ghi chú - Đặ t l ị ch nh ắ c nh ở cho t ừ ng ghi chú - Chat v ớ i nh ững ngườ i trong liên l ạ c - Dùng mi ễ n phí Ch ỉ có phí khi b ạ n có nhu c ầ u b ả o m ậ t cao và c ần dung lượng lưu tr ữ l ớ n Trello Đây có thể đượ c g ọ i là ứ ng d ụ ng có cách s ử d ụng độc đáo và dễ hi ể u nh ấ t hi ệ n nay Cách th ứ c ho ạt độ ng c ủ a nó là s ẽ cho phép b ạ n t ạ o ra nhi ề u Board (ng ầ m hi ể u là m ộ t d ự án) và trên m ỗi board đó bạ n s ẽ t ạ o ra c ấ c list vi ệ c c ầ n làm, trong m ỗ i list vi ệc làm đó s ẽ có nhi ề u công vi ệ c c ầ n x ử lý để b ạ n qu ả n lý t ừ ng vi ệ c làm Ứ ng d ụ ng cho phép b ạ n 16 g ử i l ờ i m ờ i (invite friend) không gi ớ i h ạ n vào tham gia làm vi ệ c chung v ớ i d ự án, b ạ n có th ể ủ y quy ề n h ọ theo dõi m ột list nào đó hoặ c h ọ có th ể t ự t ạ o thêm các list và b ổ sung công vi ệc vào Đây là mộ t ứ ng d ụ ng hoàn toàn mi ễ n phí mà hi ệ n t ạ i h ọ chưa công bố các tính năng trả phí Đây cũng là mộ t trong s ố các ứ ng d ụ ng m ới đượ c nhi ều ngườ i s ử d ụ ng trên th ế gi ớ i, có th ể áp d ụ ng vào các d ự án nh ỏ ho ặ c l ớ n Clear List Clear List là m ộ t ứ ng d ụ ng có giao di ện khá đẹ p m ắ t và nhi ề u màu s ắ c nh ằ m giúp ngườ i dùng qu ả n lý danh sách các ho ạt độ ng c ần làm Ngườ i dùng có th ể d ễ dàng ghi chú l ạ i các công vi ệ c ph ả i gi ả i quy ế t trong ngày, b ộ phim mu ố n xem và th ậ m chí có th ể chia s ẻ nh ững thông tin này cho ngườ i thân ho ặ c b ạn bè Ngườ i dùng có th ể tùy ch ỉ nh màu s ắ c theo t ừng tiêu đề công vi ệc để d ễ qu ả n lý và gi ả i quy ế t m ộ t cách hi ệ u qu ả hơn Bên cạ nh phiên b ả n mi ễ n phí, nhà phát tri ển cũng cung cấ p b ả n tr ả phí v ớ i nhi ều tính năng nâng c ấp hơn 4 3 Kh ả năng quả n lý th ờ i gian hi ệ u qu ả 4 3 1 Nguyên lý Pareto Nguyên lý Pareto đượ c l ấ y tên t ừ nhà kinh t ế h ọc ngườ i Ý V Pareto cho chúng ta th ấ y r ằ ng, ở b ấ t k ỳ m ộ t h ệ th ố ng nào, xu th ế c ủ a nó là kho ả ng 80% k ế t qu ả là do 20% nguyên nhân gây ra D ự a vào vi ệ c qu ả n lý th ời gian và năng suấ t s ả n xu ấ t, n guyên lý đó cho th ấ y 20% th ờ i gian mà chúng ta tiêu t ố n cho m ộ t công vi ệc nào đó để s ả n sinh ra 80% s ản lượ ng, trong khi 80% th ờ i gian còn l ạ i có th ể ch ỉ đem lạ i 20% s ản lượ ng Có nghĩa nế u chúng ta có danh sách 10 vi ệ c c ầ n làm, ch ỉ 2 vi ệ c trong s ố đó đem l ạ i nhi ề u giá tr ị hơn toàn bộ 8 vi ệ c còn l ạ i Th ự c t ế , nh ữ ng công vi ệc mà chúng ta thườ ng né tránh vì ph ứ c t ạp hay khó khăn chính là nhữ ng vi ệ c quan tr ọng và đem lạ i giá tr ị cao nh ấ t M ộ t câu h ỏi được đặt ra là nguyên lý Pareto nên đượ c s ử d ụng như thế nào trong vi ệ c qu ả n lý th ờ i gian Nguyên lý Pareto ch ỉ có vai trò như là mộ t y ế u t ố hướ ng d ẫ n nó ch ỉ rõ s ự phát sinh t ấ t y ế u c ủ a m ộ t tình tr ạ ng n ế u chúng ta không n ắ m v ững đượ c quy ề n ch ủ độ ng trong công vi ệ c Do v ậy, điề u c ố t lõi là chúng ta c ầ n ph ả i bi ế t vi ệ c gì là quan tr ọ ng nh ấ t, vi ệ c nào c ần làm trướ c, vi ệ c nào c ầ n làm sau, vi ệc nào đem lạ i giá tr ị cao nh ấ t cho chúng ta 17 Sơ đồ 1: Ma tr ậ n qu ả n lý th ờ i gian C ấ p thi ế t Không c ấ p thi ế t Quan tr ọ ng ( I) Quan tr ọ ng và c ấ p thi ế t Làm ngay (II) Không cấp thiết vàq uan trọng Có k ế ho ạ ch làm h ợ p lý Không quan tr ọ ng (III) C ấ p thi ế t và Không quan tr ọ ng Làm càng s ớ m càng t ố t (IV) Không c ấ p thi ế t và không quan tr ọ ng Làm sau cùng Kh ẩ n c ấ p (Urgent): Nh ữ ng ho ạt độ ng này yêu c ầ u s ự chú ý ngay l ậ p t ức, nhưng thườ ng liên k ế t v ới người khác hơn là vào mụ c tiêu c ủ a chúng ta Kh ẩ n c ấ p và quan tr ọ ng (Urgent and Important): Các ho ạt động trong lĩnh vự c liên quan đế n giao d ị ch v ớ i các v ấn đề quan tr ọ ng khi chú ng ta phát sinh và đáp ứ ng cam k ế t quan tr ọng Đó là nhữ ng vi ệc như tiế p công dân theo l ị ch h ẹ n, thi ế t b ị g ặ p s ự c ố,… N ế u vì b ố i r ố i, không am hi ể u và s ắ c bén trong m ọ i tình hu ố ng có thì có th ể chúng ta ph ả i m ấ t khá nhi ề u th ời gian để gi ả i quy ế t Gi ả i quy ế t nh ữ ng công vi ệc này thườ ng khi ế n chúng ta tiêu t ố n nhi ề u th ờ i gian và d ễ b ị strees Quan tr ọng, nhưng không khẩ n c ấ p (Important, but Not Urgent): Nh ữ ng thành công theo định hướ ng nhi ệ m v ụ r ấ t quan tr ọng để đạt đượ c m ục tiêu Đây là nhữ ng công vi ệ c chúng ta có th ể dành nhi ề u th ời gian và tâm trí để gi ả i quy ế t nh ằm đạt đượ c hi ệ u qu ả cao Đó là nhữ ng k ế ho ạch trong tương lai gần như đổ i m ớ i ho ạt động, đào tạ o, b ồi dưỡ ng cán b ộ , công ch ức, điề u hành t ổ ch ức… Nhữ ng công vi ệ c này xem ra không c ầ n s ự v ộ i vàng, g ấ p gáp, chúng ta có th ể th ự c hi ệ n m ột cách thư thả nhưng phả i c ẩ n th ậ n trong t ừ ng khâu, ph ả i d ồ n m ọ i c ố g ắ ng và n ỗ l ự c T ỉ m ỉ chính là y ế u t ố đòi hỏi đầ u tiên t ừ nhà qu ả n lý Ti ế p theo là th ời gian đầu tư vào công việc tương đố i nhi ều Qua loa và đạ i khái thì không th ể thành công 18 Kh ẩ n c ấp nhưng không quan trọ ng (Urgen, but Not Important): Nh ữ ng vi ệ c v ặ t không phát tri ển đế n nh ữ ng m ục đích riêng của chúng ta Đó là việc thông báo các văn b ả n ngày ngày, li ệ t kê nh ữ ng k ế ho ạ ch, ti ế p nh ận điệ n tho ại… Nhữ ng công vi ệ c này yêu c ầ u c ầ n th ự c hi ện nhanh chóng nhưng không mấ t quá nhi ề u th ờ i gian và không th ự c s ự quan tr ọ ng Hãy trì hoãn chúng, c ắ t gi ả m chúng Không kh ẩ n c ấ p và không quan tr ọ ng (Not Urgen And Not Important): Nh ữ ng gián đoạ n t ầm thườ ng ch ỉ là s ự phân tâm và nên tránh n ế u có th ể Đó là việ c không tham gia nh ữ ng cu ộ c h ọ p ứng lương, cuộ c h ọ p dài và không có ch ủ đề chính Đố i v ớ i tính ch ấ t c ủ a các công vi ệc này, điều đầu tiên ngườ i qu ản lý nên làm là đặ t cho mình câu h ỏi: “Nế u không làm nó thì li ệ u có v ấn đề gì không?” Câu trả l ời “Sẽ không phát sinh” thì có thể ung dung b ỏ qua, để đỡ m ấ t th ờ i gian Tuy nhiên, hãy c ẩ n th ận không để không m ắ c sai l ầm trong đánh giá nhữ ng th ứ như thời gian dành cho gia đình và các hoạt độ ng gi ả i trí (tưởng như không quan trọ ng) Thông thườ ng, chúng ta luôn ph ả i gi ả i quy ế t r ấ t nhi ề u vi ệ c trong m ộ t ngày Tuy nhiên, không ít ngườ i cho r ằ ng mình nên làm t ố t nh ữ ng vi ệ c th ứ y ếu trước để l ấ y tinh th ần độ ng viên và t ạ o c ả m h ứ ng r ồi sau đó mớ i b ắ t tay vào công vi ệ c quan tr ọ ng nh ấ t Đây rõ ràng là phương pháp sử d ụ ng th ờ i gian không hi ệ u qu ả M ộ t công vi ệ c quan tr ọ ng luôn m ấ t nhi ề u th ời gian để suy ng ẫ m và gi ả i quy ế t th ỏ a đáng, khi chúng ta mất đa số th ờ i gian c ủ a ngày và tinh l ực để làm nh ữ ng vi ệ c th ứ y ế u thì đế n vi ệ c quan tr ọ ng nh ấ t, chúng ta s ẽ ch ị u nh ữ ng áp l ự c và s ự m ệ t m ỏ i khó tìm ra ngay gi ả i pháp t ối ưu Là một ngườ i qu ả n lý th ờ i gian thông minh, chúng ta c ầ n kh ắ c ph ụ c nh ững điều này để cân b ằ ng l ạ i m ọi phương pháp, nhậ n th ức đượ c t ầ m quan tr ọ ng c ủ a công vi ệ c Chúng ta d ồ n m ọ i tâm trí và s ự nh ạ y bén c ủ a mình vào công vi ệ c quan tr ọ ng, th ời gian cũng thoải mái hơn và không bị ảnh hưở ng b ở i s ự căng thẳ ng, do v ậ y, hi ệ u qu ả và hi ệ u su ấ t c ủ a công vi ệc cũng được tăng theo M ỗ i cá nhân r ấ t d ễ m ắ c ph ả i nh ữ ng sai l ầm như dùng tấ t c ả th ờ i gian trong ngày để l ấp đầ y m ọ i ho ạt độ ng, không dành th ờ i gian nào cho nh ữ ng vi ệ c phát sinh ngoài ý mu ố n N ế u có tình hu ố ng n ảy sinh thì ngườ i qu ả n lý không th ể không t ạ m gác công vi ệ c theo k ế ho ạ ch c ủ a mình và bu ộ c ph ả i b ắ t tay vào nh ữ ng vi ệc đó Thờ i gian bi ể u th ự c hi ệ n 19 trong m ộ t ngày c ủ a chúng ta, vì th ế , l ại tăng thêm tầ n su ấ t công vi ệ c, n ặ ng n ề hơn rấ t nhi ề u cho các ho ạt độ ng Công vi ệc như mộ t cu ộ c ch ạ y marathon, luôn xoay chuy ể n không ng ừ ng và không d ừ ng l ạ i gi ữ a ch ừng, do đó, chúng ta nên thiế t l ậ p m ộ t k ế ho ạ ch t ố t nh ất cho mình, căn cứ theo tính ch ấ t công vi ệ c mà dành ra nh ữ ng kho ảng “ th ờ i gian tr ố ng ” để gi ả i quy ế t nh ữ ng v ấn đề phát sinh Kho ả ng th ời gian này nên dành để tăng cường giao lưu nhân viên, tìm hi ể u và trò chuy ệ n thân m ật hơn vớ i h ọ, suy nghĩ và t ổ ng k ế t nh ững đượ c, m ấ t trong công vi ệc, đặ c bi ệt nên “tặng” bả n thân nh ữ ng phút ngh ỉ ngơi quý giá, để tăng thêm sứ c l ự c và s ự minh m ẫ n V ậ y chúng ta mu ố n công vi ệ c c ủ a mình n ằ m trong ô ph ần tư nào? Nế u ch ọ n ô ph ần tư thứ nh ấ t, chúng ta d ễ lâm vào tình tr ạng căng thẳ ng (stress), ki ệ t s ứ c vì làm quá nhi ề u vi ệ c và luôn trong tình tr ạ ng kh ủ ng ho ả ng, vì v ậ y, có th ể chúng ta s ẽ làm c ả nh ữ ng công vi ệ c ngoài ph ạ m vi ch ức năng củ a mình Nh ững ngườ i ch ỉ bi ế t t ậ p trung vào công vi ệ c trong ô s ố I thì ô s ố I c ủ a h ọ ngày càng phình to H ọ luôn căng thẳ ng, su ố t ngày theo đuổ i h ế t th ờ i h ạn này đến cơn khủ ng hoàng khác H ọ s ẽ s ử d ụ ng 90% th ờ i gian trong ô s ố I và 10% th ờ i gian còn l ạ i vì h ọ quá căng thẳ ng nên h ọ s ẽ s ử d ụ ng h ế t trong ô s ố IV N ế u ch ọ n ô ph ần tư thứ ba, có l ẽ chúng ta ch ỉ t ậ p trung vào nh ữ ng công vi ệ c ng ắ n h ạ n, v ụ n v ặ t, mang tính s ự v ụ Chúng ta s ẽ không coi tr ọ ng m ụ c tiêu, không l ậ p k ế ho ạ ch, luôn luôn trong tình tr ạ ng th ụ độ ng Các m ố i quan h ệ đượ c xây d ự ng h ế t s ứ c h ờ i h ợ t Còn ch ọ n ô ph ần tư thứ tư, có l ẽ chúng ta thích vui chơi hơn là làm việ c, ch ỉ nghĩ đế n l ợ i ích c ủ a cá nhân ch ứ không ph ả i t ậ p th ể vì v ậ y ch ỉ tiêu t ố n th ờ i gian mà thôi Chúng ta s ẽ tr ở thành nh ững ngườ i vô trách nhi ệ m v ớ i công vi ệ c, v ới ngườ i khác và ngay v ớ i b ả n thân mình Do v ậ y, mu ốn thành đạt thì ngườ i ta ph ả i c ố g ắ ng gi ả m ho ạt độ ng trong ô s ố III và IV đế n m ứ c t ối đa, phả i bi ế t t ừ ch ố i nh ữ ng vi ệ c không quan tr ọ ng, b ở i vì n ế u th ự c hi ệ n nh ữ ng vi ệ c không quan tr ọ ng, s ẽ không còn th ời gian và năng lượng để th ự c hi ệ n nh ữ ng vi ệ c quan tr ọ ng V ậ y có ph ả i ô ph ần tư số 2 là s ự l ự a ch ọ n? N ế u công vi ệ c n ằ m trong ô ph ần tư thứ hai, rõ ràng chúng ta s ẽ có đượ c r ấ t nhi ề u l ợ i ích vì nh ữ ng công vi ệc đó sẽ giúp nâng cao t ầ m nhìn, phát tri ể n kh ả năng và tậ p cho chúng ta tính k ỷ lu ậ t t ố t Ngoài ra nó còn giúp 20 chúng ta cân b ằ ng, s ự sáng su ố t, k ỷ lu ậ t, tính t ự ch ủ và h ạ n ch ế t ối đa những “khủ ng ho ảng”, nhữ ng v ấn đề đau đầ u do công vi ệ c hay cu ộ c s ố ng gây ra 4 3 2 Các công c ụ h ỗ tr ợ khác và bi ể u m ẫ u Chúng ta có th ể l ậ p k ế ho ạch hàng ngày theo các bướ c sau: - L ậ p danh sách các vi ệ c c ầ n làm - Quy ết đị nh trình t ự gi ả i quy ế t các công vi ệ c c ần làm đó - Phân b ổ th ờ i gian và tính th ời lượ ng cho t ừ ng công vi ệ c - Mô t ả k ế t qu ả c ần đạt đượ c c ủ a t ừ ng công vi ệ c Để c ụ th ể hóa, chúng ta có th ể s ử d ụ ng bi ể u m ẫu dưới đây để l ậ p k ế ho ạ ch cá nhân trong ngày: B ả ng 1: K ế ho ạ ch cá nhân trong ngày Th ờ i gian Công vi ệ c Th ờ i lư ợ ng ư ớ c tính K ế t qu ả L ậ p k ế ho ạ ch START M ộ t ki ể u k ế ho ạ ch khác b ạ n có th ể s ử d ụng để qu ả n lý th ờ i gian và t ổ ch ứ c công vi ệ c là ki ể u STARS C ụ th ể : B ả ng 2: L ậ p k ế ho ạ ch ki ể u STARS Các bư ớ c Th ờ i gian Công vi ệ c Ngư ờ i ch ị u trách nhi ệ m Tiêu chí thành công Trong đó, các yế u t ố đượ c hi ểu như sau: - Steps – Các bướ c (s ố th ứ t ự ) - Timing – Th ờ i gian - Assignment – Công vi ệ c - Responsibility – Ngườ i ch ị u trách nhi ệ m - Success Criteria – Tiêu chí thành công Lưu ý rằ ng, dù theo cách th ức nào thì chúng ta cũng cầ n ph ải đừ ng chia quá ít th ờ i gian cho nh ữ ng vi ệ c tr ọ ng y ế u, ch ỉ để làm xong nhi ề u vi ệc hơn trong hôm nay, vì như thế 21 b ạ n s ẽ th ấ t b ạ i C ần xác định đâu là việ c c ầ n thêm th ời gian và đâu là việ c có th ể rút ng ắ n th ờ i gian th ự c hi ệ n Bên c ạnh đó, cần chú ý đôi khi có nhữ ng vi ệ c chen ngang, có nh ữ ng chuy ện độ t xu ấ t ngoài d ự tính, các b ạn đề u ph ả i ghi nó ra gi ấy, để xem xét và phân b ố l ạ i th ờ i gian Cu ố i cùng là vi ệc, đán h d ấ u chéo vào vi ệc đã hoàn thành trong ngày Dù là việ c r ấ t nh ỏ nhưng một khi đã làm tròn theo đúng kế ho ạ ch, nó s ẽ khi ế n b ạ n vui v ớ i c ả m giác thành công (L ạ i Th ế Luy ệ n, 2010) 4 3 3 Ki ể m tra cách s ử d ụ ng th ờ i gian M ộ t cách quan tr ọng để qu ả n lý th ờ i gian, đó là biết mình đang thự c s ự s ử d ụ ng qu ỹ th ờ i gian c ủa mình như thế nào Có th ể ki ểm tra chính xác điề u này b ằ ng cách ghi l ạ i t ừ ng chi ti ế t trong ngày Có hai cách để bi ết đượ c b ạ n dành bao nhiêu th ờ i gian cho nh ữ ng nhi ệ m v ụ khác nhau: m ột là ước lượ ng, hai là ghi chép t ỉ m ỉ l ạ i công vi ệc đã làm Cách thứ hai ưu việ t hơn Nếu làm điều đó trong mộ t ngày, b ạ n s ẽ có th ể ng ạ c nhiên khi th ấ y r ấ t nhi ề u nhi ệ m v ụ đã tiêu tố n nhi ề u th ời gian hơn ta thường nghĩ B ả ng 3: Ki ể m tra th ờ i gian s ử d ụ ng Mô t ả Th ờ i gi an b ắ t đ ầ u Th ờ i gian k ế t thúc Th ờ i gian tính b ằ ng phút Ưu tiên V ớ i c ột “Ưu tiên”, hãy lự a ch ọ n m ức độ t ừ 1 đế n 5, v ớ i 1 là m ức độ ưu tiên cao nh ấ t và 5 là m ức độ ưu tiên thấ p nh ấ t Hãy ghi chép chi ti ế t ở m ức độ này ch ắ c ch ắ n s ẽ b ộ c l ộ nh ững điề u mà b ạn chưa nh ậ n th ức đượ c v ề ngày làm vi ệ c c ủ a mình Ch ẳ ng h ạ n, nó có th ể ch ứ ng t ỏ r ằ ng b ạ n tiêu t ố n nhi ề u th ời gian hơn cho việc đi lạ i ho ặ c làm nh ữ ng nhi ệ m v ụ thườ ng nh ậ t, ho ặ c b ạ n dành ít th ời gian hơn mứ c c ầ n thi ế t cho vi ệ c l ậ p k ế ho ạch hay suy nghĩ Khi ghi chép vào c ột “Ưu tiên” cần lưu ý trả l ờ i nh ữ ng câu h ỏ i sau: - Nh ữ ng nhi ệ m v ụ nào là trung tâm v ớ i vai trò c ủ a b ạ n? - Nh ữ ng nhi ệ m v ụ nào có th ể ủy thác cho ngườ i khác? - Nh ữ ng nhi ệ m v ụ nào có th ể đượ c th ự c hi ệ n m ộ t cách hi ệ u qu ả hơn? 22 - Nh ữ ng nhi ệ m v ụ nào đáng ra bạ n không nên làm ngay t ừ đầ u? Tr ả i qua quá trình rèn luy ệ n, chúng ta s ẽ nh ậ n ra m ộ t th ự c t ế r ằ ng qu ả n lý th ờ i gian không ch ỉ đơn giả n là vi ệc xác đị nh khung th ờ i gian cho công vi ệ c mà ph ả i bi ế n nh ững suy nghĩ, những ý tưở ng, nh ữ ng k ế ho ạ ch thành nh ững hành độ ng c ụ th ể Đó là nh ững bước đi đầ u tiên c ủ a b ấ t kì m ộ t cá nhân thành công nào trong b ấ t kì xã h ộ i, Qu ố c gia hay lĩnh vực nào đi chăng nữ a 5 Hình thành và rèn luy ện thái độ , ph ẩ m ch ấ t cho b ả n thân Thông qua quá trình tìm hi ể u và h ọ c t ậ p n ộ i dung c ủa chuyên đề, ngườ i h ọ c có th ể hi ể u v ề b ản thân hơn từ nh ững phương diện liên quan đế n cách chúng ta s ử d ụ ng th ờ i gian c ủa mình, như việc chúng ta xác đị nh nh ữ ng gì chúng ta mong mu ố n trong cu ộ c s ố ng, m ụ c tiêu c ủa chúng ta cũng như khi nào và làm cách nào chúng ta làm vi ệ c t ố t nh ấ t, điều đó sẽ giúp chúng ta hi ểu đượ c th ứ t ự ưu tiên chung củ a mình Vi ệ c rèn luy ện thườ ng xuyên các k ỹ năng này để chúng tr ở thành m ộ t ph ầ n trong cách s ố ng, cách làm vi ệ c s ẽ giúp ngườ i h ọ c trau d ồ i kh ả năng tư duy logic và là m vi ệ c m ộ t cách khoa h ọ c, m ộ t trong nh ữ ng y ế u t ố quan tr ọng để hướng đế n s ự thành công Chúng ta hãy t ậ p trung vào nh ững độ ng l ực thúc đẩ y m ỗ i cá nhân làm vi ệ c, nh ững điề u chúng ta mong mu ốn đạt đượ c và nh ữ ng thành t ựu cá nhân có ý nghĩa vớ i chúng ta Trướ c khi b ắt đầ u nhìn vào cách chúng ta s ử d ụ ng th ờ i gian ở nơi họ c t ậ p - làm vi ệ c, vi ệ c nghĩ về cu ộ c s ố ng c ủa chúng ta trên phương diệ n r ộng hơn sẽ r ất có ý nghĩa Chúng ta hãy đặ t ra các câu h ỏ i: Chúng ta có m ộ t t ầ m nhìn rõ ràng cho cu ộ c s ố ng c ủ a chính mình hay không? Điề u gì khi ế n ta say mê nh ấ t? Vi ệ c tr ả l ờ i nh ữ ng câu h ỏ i này s ẽ giúp chúng ta quy ết đị nh nh ững điề u th ự c s ự quan tr ọ ng trong cu ộ c s ố ng và t ừ đó chúng ta sẽ l ự a ch ọ n cách s ử d ụ ng th ờ i gian c ủ a mình M ột khi đã xác đị nh và tr ả l ời đượ c nh ữ ng câu h ỏi đó thì có nghĩa là bạn đã biết cách để ki ể m soát cu ộc đờ i c ủ a chính mình m ộ t cách hi ệ u qu ả và khoa h ọ c 6 K ế t lu ậ n Đặ t m ụ c tiêu, l ậ p k ế ho ạ ch và qu ả n lý th ờ i gian là m ộ t quá trình luôn song hành v ớ i m ỗ i cá nhân dù là ở b ấ t c ứ nơi đâu hay lao độ ng, h ọ c t ậ p trong b ấ t c ứ lĩnh vự c nào K ế ho ạ ch ch ỉ n ằ m trên gi ấ y n ế u ta không th ự c hi ệ n B ả n thân chúng ta c ầ n ph ả i t ự 23 nghiêm kh ắ c v ớ i b ản thân, có thưở ng khi hoàn thành và có ph ạt khi không đạt đượ c, t ừ đó việ c qu ả n lý th ờ i gian m ớ i suôn s ẻ đượ c Vi ệ c thi ế t l ậ p danh sách công vi ệc, đặ t m ụ c tiêu và l ậ p k ế ho ạch để qu ả n lý th ờ i gian hi ệ u qu ả tuy t ố n th ời gian lúc đầu nhưng hiệ u qu ả nó mang l ạ i s ẽ vượt mong đợ i c ủ a b ạ n Làm ch ủ đượ c k ỹ năng này, bạ n s ẽ ti ế n m ộ t bước dài đế n cánh c ửa thành công trong tương lai khôn g xa 7 Tóm t ắt chương N ội dung chương này đã cung cấ p cho sinh viên các lý thuy ế t và công c ụ để hình thành m ụ c tiêu, l ậ p k ế ho ạ ch và qu ả n lý th ời gian để đạt đượ c nh ữ ng m ụ c tiêu trong cu ộ c s ố ng, h ọ c t ậ p và công vi ệ c Đồ ng th ời, sinh viên đã đượ c th ự c hành thành th ạ o các công c ụ đặ t m ụ c tiêu, l ậ p k ế ho ạ ch và ki ể m soát th ờ i gian hi ệ u qu ả T ừ đó, sinh viên biế t cách gi ả i quy ế t v ấn đề c ủ a b ả n thân g ặ p ph ải để phát m ạ nh kh ắ c y ế u và xây d ự ng m ụ c tiêu, tri ể n khai các ho ạt độ ng để hoàn thành các m ụ c tiêu trong cái h ữ u h ạ n c ủ a m ỗi cá nhân là “thời gian” Đặ c bi ệ t, sinh viên s ẽ hình thành được thái độ và tác phong làm vi ệ c chuyên nghi ệ p, s ắ p x ế p logic cũng như khả năng kiể m soát th ờ i gian khoa h ọc, đạ t hi ệ u qu ả cao 8 Câu h ỏ i th ả o lu ậ n 1 Phân bi ệ t hai khái ni ệm “phân chia thờ i gian h ợp lý” và “quả n lý th ờ i gian hi ệ u qu ả” 2 Hãy vi ế t 1 m ụ c tiêu SMART mà b ạ n mu ốn đạt đượ c trong 6 tháng t ớ i 3 Li ệ u th ời gian có là “kim cương, vàng, bạc”? 4 B ạn đang “làm chủ” thời gian hay đang là “nô lệ”? 5 B ạ n làm gì v ớ i th ờ i gian m ộ t ngày 24 ti ế ng? 6 T ạ i sao ph ả i qu ả n tr ị th ờ i gian? 7 B ạ n v ậ n d ụ ng nh ữ ng nguyên t ắc nào để qu ả n lý th ờ i gian hi ệ u qu ả ? 9 Tài li ệ u tham kh ả o 1 Robin Sharma, (2012), Đờ i ng ắn đừ ng ng ủ dài , NXB Tr ẻ 2 Jocelyn K Glei, (2016), Đừng để nước đế n chân m ớ i nh ả y , NXB Lao Độ ng Xã H ộ i 3 Brian Tracy, (2010), Thu ậ t qu ả n lý th ờ i gian , NXB Th ế gi ớ i 4 Bích Nga, T ấn Phướ c, Ph ạ m Th ị Sáu (Biên d ị ch), (2006), Qu ả n lý th ờ i gian , NXB T ổ ng h ợ p TP H ồ Chí Minh 24 5 Martin Manser, (2007), Qu ả n lý th ờ i gian , NXB Lao Độ ng – Xã h ộ i 6 Nguy ễn Vũ Thùy Chi và Đặ ng Anh Tài, (2007), K ỹ năng quả n lý th ờ i gian , ĐH An Giang 7 L ạ i Th ế Luy ệ n, (2010), K ỹ năng quả n lý th ờ i gian , NXB Văn hóa Thông tin
Trang 1
CHUYÊN ĐỀ: ĐẶT MỤC TIÊU, LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN
1 Giới thiệu chung
Cuộc sống hiện đại đã đáp ứng cho con người đầy đủ các nhu cầu từ cơ bản đến cao cấp Nhưng cũng chính việc có quá nhiều tiện ích đó mà cuộc sống hiện đại đã chiếm hết quỹ thời gian có được trong ngày của mỗi chúng ta Đặc biệt, trong xu thế phát triển hiện nay, mỗi cá nhân cần có sự cân bằng giữa công việc và phát triển bản thân Do đó, đòi hỏi chúng ta phải có một mục tiêu cụ thể rõ ràng, một kế hoạch hành động chi tiết và các công cụ quản lý thời gian chặt chẽ cho cả cuộc đời, cho mỗi một ngày trôi qua trong công việc và phát triển bản thân Đây là một trong những kỹ năng quan trọng mà mỗi chúng ta cần phải học tập và rèn luyện để hình thành một thói quen tốt trong những hoạt động hàng ngày
Nội dung chương II là đặt mục tiêu, lập kế hoạch và quản lý thời gian sẽ cung cấp cho sinh viên những kiến thức, kỹ năng và thái độ về việc đặt mục tiêu đúng, lập kế hoạch hiệu quả và quản lý thời gian phù hợp, chủ động trong kế hoạch hành động đặt ra phù hợp với mục tiêu Đồng thời, nội dung chương cũng cung cấp các công cụ hiện đại
và phương pháp thực hành giúp sinh viên có thể thực hiện thành thạo các nội dung này áp dụng cho công việc, học tập và phát triển bản thân sinh viên
2 Các khái niệm liên quan
2.1 Khái niệm mục tiêu
Mục tiêu là định hướng, là kết quả mong đợi đạt được từ một hoặc nhiều hoạt động công việc trong một khoản thời gian nhất định Mục tiêu có thể đo lường hay định lượng được Nói cách khác, mục tiêu là nền tảng hoạt động của kế hoạch hành động và làm cơ sở cho việc đánh giá kế hoạch đã đưa ra
Trang 2Xét theo một tầng nghĩa cụ thể hơn, trong cuốn sách “Những vấn đề cốt yếu của
quản lý”, nhóm tác giả đã đúc kết rằng mục tiêu là kết quả mà những nhà quản trị muốn
đạt được trong tương lai cho tổ chức của họ Không có mục tiêu hoặc mục tiêu không rõ ràng thì kế hoạch sẽ mất phương hướng Các tổ chức thông thường không phải chỉ hướng tới một mục tiêu, mà thường là một hệ thống các mục tiêu phụ thuộc và ràng buộc lẫn nhau Mục tiêu của công tác hoạch định và mục tiêu của các kế hoạch là hết sức phong phú, chúng có thể được phân thành những loại sau: (1) Mục tiêu thật và mục tiêu tuyên bố; (2) Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn; và (3) Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng (Koontz, H.; Odonnell, C và Weihrich, H, 1998)
Mục tiêu thật và mục tiêu tuyên bố: Các mục tiêu tuyên bố tùy theo đối tượng của
tổ chức là ai mà những mục tiêu này sẽ được diễn đạt khác nhau Ví dụ như mục tiêu tuyên bố với cổ đông, với khách hàng, với những thành viên trong tổ chức, hoặc với cả các đối thủ cạnh tranh… thường không giống nhau Mục tiêu tuyên bố có thể khác với mục tiêu thật nhưng chúng đều chứa đựng sự thật Nếu không như vậy tất nhiên mục tiêu
đó khó có thể thuyết phục
Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn: Mục tiêu ngắn hạn là những mục tiêu
mà tổ chức cần đạt được trong ngắn hạn (thời hạn dưới một năm), mục tiêu trung hạn đòi hỏi thời gian từ một đến năm năm, và mục tiêu dài hạn có tính chất chiến lược trong dài hạn (thời gian dài hơn năm năm)
Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng: Mục tiêu định tính thì không thể đo
lường được hoặc rất khó đo lường Mục tiêu định lượng chỉ ra rõ ràng những kết quả có thể đo lường được Những nhà quản trị ngày nay cho rằng mục tiêu định tính vẫn có thể lượng hóa được, ví dụ như đánh giá mức độ làm tốt đến mức nào hoặc thế nào là hoàn thành nhiệm vụ
2.2 Khái niệm kế hoạch và lập kế hoạch
Theo Steyner thì : “Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa.”
Trang 3Theo Ronner hoạt động của công tác lập kế hoạch là một trong những hoạt động nhằm tìm ra con:“đường để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh ”
Theo Henrypayh:“Lập kế hoạch là một trong những hoạt động cơ bản của quá trình quản lý cấp công ty, xét về mặt bản chất thì hoạt động này nhằm mục đích xem xét các mục tiêu, các phương án kinh doanh, bước đi trình tự và cách tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh”
Như vậy, Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó Lập kế hoạch nhằm mục đích xác định mục tiêu cần phải đạt được là cái gì? và phương tiện để đạt được các mục tiêu đó như thế nào? Tức là, lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ các mục tiêu cần đạt được, xây dựng một chiến lược tổng thể để đạt được các mục tiêu đã đặt ra, và việc triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động
2.3 Khái niệm thời gian và quản lý thời gian hiệu quả
Quỹ thời gian của mỗi cá nhân trong xã hội 1440 phút/ngày Thời gian được ví như vàng vì đây là thứ tài sản duy nhất mà con người không thể tái tạo được, không thay
đổi được dù với bất kì lý do hay hình thức nào Có người đã viết “Muốn biết giá trị một
đời người, hãy hỏi người đang hấp hối; muốn biết giá trị một năm, hãy hỏi sinh viên trượt đại học; muốn hiểu hết về giá trị của một tháng, hãy tiếp xúc với người mẹ đã phải sinh con thiếu tháng; để hiểu được giá trị của một tuần, hãy đến gặp tổng biên tập của tờ báo tuần; muốn biết giá trị một ngày, hãy hỏi tù nhân; muốn biết giá trị một giờ, hỏi người đang chờ đợi; để đánh giá đúng giá trị của một phút, hãy đặt mình vào tình cảnh của một người vừa lỡ chuyến bay hoặc chuyến tàu; muốn biết giá trị một giây, hãy hỏi người vừa thoát chết khỏi tai nạn; và để đánh giá đúng giá trị của một phần ngàn giây, hãy đến gặp người vừa mất huy chương vàng tại kỳ thi đấu thể thao Olympic” (Nguyễn
Mạnh Hùng, 2010)
Hay như theo một quan điểm khác thì “1 giây không nhiều nhưng cũng không ít 1
giây không làm được gì nhưng có thể làm được tất cả; 1 giây là thời gian, mà thời gian
là vòng xoay bất tận, 1 giây của hôm nay không như 1 giây của hôm qua và càng không
Trang 4giống 1 giây của ngày mai Hãy sống để không bao giờ phải hối tiếc dù chỉ 1 giây ngắn ngủi Có thể chỉ 1 giây sẽ thay đổi cuộc đời người.” (Sưu tầm)
Theo tác giả Brian Tracy, quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều phải làm, nguyên tắc thực hiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, không bị lãng phí Việc quản lý thời gian được hiểu là hành động hoặc quá trình thực hiện kiểm soát có ý thức về số lượng thời gian cho hoạt động cụ thể, đặc biệt là để tăng hiệu quả năng suất Quản lý thời gian bắt đầu từ việc cân nhắc, xem xét những công việc chúng ta phải làm, việc nào chúng ta muốn làm và mục tiêu của chúng
ta là gì Việc tiếp theo là đo lường thời lượng mà chúng ta sẽ phải bỏ ra để hoàn thành các công việc đó Cuối cùng là tập kế hoạch trong ngày, trong tuần, trong tháng nhằm giúp chúng ta tránh rơi vào tình trạng quá tải trong công việc Quản lý thời gian có thể được
hỗ trợ bởi một loạt các kỹ năng, công cụ và kỹ thuật khi thực hiện một nhiệm vụ cụ thể Ban đầu, quản lý thời gian chỉ có ý nghĩa đối với các hoạt động kinh doanh hoặc công việc, nhưng sau đó được mở rộng để bao gồm các hoạt động cá nhân Một hệ thống quản
lý thời gian là một sự kết hợp thiết kế các công trình, công cụ, kỹ thuật và phương pháp
Như vậy, chúng ta thật sự không bao giờ quản lý được thời gian mà điều con người có thể làm được là sắp xếp và sử dụng thời gian sao cho hiệu quả nhất Ai cũng có thể làm chủ được thời gian, chỉ cần học, luyện tập, kỷ luật và kiên trì thì sẽ làm chủ được
thời gian Hãy nhớ rằng: “Tiền có thể mua được một chiếc đồng hồ nhưng không mua
được thời gian” và “Thời gian không bao giờ chờ đợi ai” (Khuyết danh)
3 Những khó khăn trong quá trình lập kế hoạch và quản lý thời gian
Trong bất kì khía cạnh nào của cuộc sống, chúng ta thường hay có những lúc lơ đãng, không tập trung vào công việc, vào cuộc sống của bản thân và gây ra sự lãng phí thời gian để rồi tiếc nuối bởi những gì đã qua mà không bao giờ có thể lấy lại được Có nhiều khó khăn cũng như nguyên nhân gây ra tình trạng trên mà chúng ta có thể tạm chia
thành hai loại là “Nguyên nhân chủ quan” và “Yếu tố ngoại tác”:
3.1 Nguyên nhân chủ quan
3.1.1 Các vấn đề liên quan đến mục tiêu
Trang 5Khi không đặt ra mục tiêu, bạn sẽ không biết mình nên làm gì có ích cho cuộc sống của mình, không biết công việc nào quan trọng để ưu tiên làm trước Ngược lại, như Albert Einstein đã từng nói “Lý do tồn tại duy nhất của thời gian là để mọi thứ không xảy
ra cùng lúc” Do đó, khi chúng ta có quá nhiều mục tiêu, bạn sẽ mất nhiều thời gian cân nhắc lựa chọn mục tiêu khi thực hiện các mục tiêu, cuối cùng dẫn đến hệ quả là không mục tiêu nào được thực hiện một cách trọn vẹn và đạt hiệu quả tốt nhất Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để chúng ta quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu
là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây xao lãng
3.1.2 Làm việc không có kế hoạch
Chúng ta thường sẽ không kiểm soát được các việc cần làm và rơi vào tình trạng
lúc thì thảnh thơi lúc thì “vắt chân lên cổ” để giải quyết công việc Tuy nhiên, công việc
đã được lên kế hoạch không phải cứng nhắc được thực hiện theo thời gian đã định trong
kế hoạch, đôi khi chúng ta phải biết điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp với tình trạng công việc và khi có những tình huống bất ngờ đến
3.1.3 Làm nhiều việc cùng lúc
Để hoàn thành nhanh nhiều đầu công việc, chúng ta sẽ có xu hướng làm nhiều công việc cùng một lúc như gọi điện thoại, viết email, làm bài tập, chuẩn bị báo cáo, nghe nhạc, xem phim, nấu cơm
Tuy nhiên, chúng ta không biết rằng điều này sẽ làm bản thân mỗi người phải mất thêm 20 - 40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm tuần tự từng việc một (Academy.vn) Kết quả là hiệu quả công việc thường không được tốt vì sự kém tập trung của chúng ta Vì thế, tốt nhất chúng ta nên tập trung giải quyết từng việc một Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn
Trang 6tăng lên đến lúc quá tải và không thể kiểm soát được, khi đó sẽ là lúc bạn nhận ra rằng thất bại đã ở ngay trước mặt Vậy nên, chúng ta hãy luôn ghi nhớ trong đầu suy nghĩ rằng
“Đừng chần chừ Chẳng có lúc nào là thời điểm hoàn hảo cả” – Napoleon Hill
3.1.5 Không biết định lượng thời gian
Có khi nào bạn rơi vào trường hợp, bạn định làm việc gì đó trong vòng 2 tiếng đồng hồ Nhưng 2 tiếng sau, bạn vẫn chưa làm xong việc và bạn phải dành ra 1 tiếng đáng lẽ làm công việc khác để hoàn thành nốt việc này? Hãy học cách định lượng thời gian cho công việc của bạn Trả lời các câu hỏi “mình sẽ làm việc đó bao nhiêu lâu? Thời gian cụ thể sẽ thực hiện việc đó là gì…?, thời gian đi từ A đến B mất bao nhiêu phút, việc giặt áo quần mất bao nhiêu thời gian…” Khi đó, chúng ta sẽ hình thành được phản xạ định lượng thời gian, từ đó sắp xếp công việc một cách hợp lý hơn, linh động hơn
3.1.6 Theo chủ nghĩa hoàn hảo
Nhiều người luôn lo lắng việc mình làm đã hoàn thiện chưa, liệu có sai sót gì không, do đó họ dành nhiều thời gian cho những việc nhỏ, không quá quan trọng Thậm chí, họ có thể có ý nghĩ sẽ lùi thời hạn lại để bảo đảm mọi việc được hoàn hảo hơn
Trang 7Hình 1: Người theo chủ nghĩa hoàn hảo dành nhiều thời gian cho các công việc nhỏ
3.2 Yếu tố ngoại tác
Bên cạnh những nguyên nhân chủ quan, đôi khi chúng ta cũng sẽ bị tác động và ảnh hưởng không nhỏ từ những vấn đề ngoại tác xung quanh
3.2.1 Môi trường làm việc bừa bộn, thiếu ngăn nắp
Đơn cử như việc góc học tập, làm việc, sinh hoạt không gọn gàng thì bạn sẽ mất thời gian để tìm kiếm vật dụng học tập/làm việc/sinh hoạt khi bạn cần Bàn làm việc của chúng ta là tổ hợp của giấy tờ, đồ ăn vặt hay bất cứ đồ dùng không cần thiết nào thì chúng dễ làm bạn sao nhãng và mất thời gian để tìm kiếm những giấy tờ và đồ dùng cần thiết vào đúng thời điểm quan trọng Bên cạnh đó, việc sắp xếp nơi làm việc không ngăn nắp còn khiến cho bạn mất thoải mái và hứng thú để làm việc do tốc độ làm việc chậm lại
và mất nhiều thời gian cho những việc không cần thiết
3.2.2 Quá tập trung vào “Giải trí”
“Niềm đam mê” của chúng ta dành quá nhiều cho Điện thoại – Internet thì thời
gian sẽ trở nên quá lãng phí nếu bạn dành nhiều thời gian cho nhắn tin, chat, chơi game, các mạng xã hội Những sự phân tâm này có thể tiêu tốn của chúng ta đến hàng giờ đồng
hồ mỗi ngày Hãy giảm thiểu những yếu tố gây xao lãng này bằng việc hãy cương quyết tắt các cửa sổ chat khi bạn cần tập trung và nếu ai đó đang làm bạn xao lãng, đừng ngại nói với họ điều đó Chúng ta cũng cần học cách nâng cao khả năng tập trung, bắt đầu bằng một bữa sáng đầy đủ dinh dưỡng và uống thật nhiều nước trong ngày Đừng ôm đồm quá nhiều việc một lúc, đóng cửa phòng lại và nghe một chút âm nhạc nếu điều này giúp bạn cảm thấy tập trung hơn
3.2.3 Không biết nói “không”
Đặc biệt, trong các yếu tố này, con người cũng là tác nhân cực kì quan trọng Trong các mối quan hệ xã hội của mỗi cá nhân đối với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp Nếu chúng ta không có khả năng nói “Không” với những công việc mà người khác nhờ bạn làm thì lúc đó chính chúng ta đã tự làm mất thời gian của chính mình với những công việc không phải của mình, không liên quan và không mang lại lợi ích nào cho bản thân
3.2.4 Không dành thời gian nghỉ ngơi
Trang 8Đôi khi chúng ta có suy nghĩ rằng sẽ thật hay nếu mình có thể làm việc liên tục
8-10 giờ đồng hồ không ngừng nghỉ, nhất là khi đang cận kề với deadline Tuy nhiên, không ai có thể tập trung làm việc với năng suất cao mà không dành cho bộ não của mình đôi chút thời gian để nghỉ ngơi và nạp năng lượng
Qua những phân tích trên, chúng ta có thể thấy rằng mỗi người đều có một ngày
24 tiếng như nhau Người thành công là những người sẽ sử dụng nó thật hiệu quả, còn những ai phung phí nó, sống lê lết cho hết ngày đoạn tháng, hiển nhiên sẽ luôn là người nghèo khó Nếu bạn đang mắc những sai lầm trên đây thì hãy thay đổi ngay từ bây giờ
Kỹ năng đặt mục tiêu, lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng
sống khó rèn luyện, tuy nhiên, không có gì là không thể Hãy tập cho mình thói quen lên
kế hoạch quản lý thời gian khoa học ngay từ bây giờ Quản lý được thời gian, thành công
sẽ nhanh đến với bạn
4 Các phương pháp và quá trình thực hành kỹ năng hiệu quả
4.1 Công cụ giúp xác định mục tiêu theo phương pháp SMART
Mục tiêu của bạn trong 5 năm tới là gì? Bạn sẽ trở thành một doanh nhân thành đạt hay là một luật sư, bác sĩ, kỹ sư nổi tiếng? Để thực hiện được những ước mơ đó bạn không thể ngồi chờ thành công đến tìm mà cần tạo ra cơ hội để thành công Cơ hội đó chính là việc bạn đặt ra mục tiêu cho chính bản thân mình Khi xác định mục tiêu, bạn nên quan tâm đến giá trị của nó khi hoàn thành
Với các mục tiêu có giá trị thì động lực để hoàn thành nó là rất lớn Nếu bạn không hào hứng với kết quả, hoặc mục tiêu không thích hợp với mục tiêu lớn hơn thì bạn
sẽ bỏ ít công sức để thực hiện và mục tiêu khó có khả năng hoàn thành Hãy đặt ra những mục tiêu ưu tiên cần trước chứ đừng đặt ra mục tiêu quá xa vời hoặc nhiều mục tiêu sẽ khiến bạn không đủ thời gian để thực hiện chúng hoặc đuối sức vì mục tiêu cần rất lâu mới hoàn thành
Để xác định mục tiêu cho bản thân, bạn hãy tự trả câu hỏi “Tôi muốn đạt được gì?” Bạn cần theo nguyên tắc dưới đây để mục tiêu của bạn trở thành mục tiêu SMART (thông minh)
Trang 9Hình 2: Nguyên tắc SMART – Nguồn: Kênh tuyển sinh
Specific – Cụ thể: mục tiêu của bạn cần phải có sự rõ ràng cụ thể về cái gì, ai, ở
đâu, khi nào và tại sao Có mục tiêu cụ thể bản thân bạn sẽ biết mình cần gì, biết mình cần bắt đầu từ đâu và khi nào kết thúc
Measurable – Đo lường được: Mục tiêu bạn đặt ra phải đo lường được cụ thể giá
cả, số lượng hoặc khối lượng, thời gian …
Achievable – Khả thi: Phải đảm bảo mục tiêu đặt ra có khả năng thực hiện được
nếu không bạn sẽ dễ dàng mất tự tin và thấy nản lòng Tuy nhiên đừng đề ra những mục tiêu quá đơn giản hoặc dễ dàng thực hiện với bản thân mình quá Khi đó bạn sẽ chủ quan
và đạt được mục tiêu dễ dàng quá sẽ không tạo ra cho bạn cảm giác hài lòng Tốt nhất nên thiết lập một mục tiêu thực tế nhưng thử thách để cân bằng mọi thứ khiến bạn phải
“nâng cao khả năng” và mang lại sự hài lòng lớn nhất cho bản thân
Relevant – Thích hợp: Khi đặt mục tiêu thích hợp với định hướng cuộc sống và sự
nghiệp, bạn có thể tập trung để luôn tiến lên và hoàn thiện mình Còn nếu đặt mục tiêu quá rộng và không phù hợp, bạn sẽ thấy thời gian sẽ đi một đường, còn cuộc sống sẽ đi một nẻo
Timebound – Thời hạn: Mục tiêu phải có thời gian để bạn biết mình cần thực hiện
cách nào nhanh nhất, thời gian bạn chờ đợi kết quả là khi nào Nếu không có thời gian cụ thể sẽ khiến bạn nhanh nản lòng
4.2 Quy trình lập kế hoạch
4.2.1 Phương pháp 5W - 1H - 2C - 5M
Trang 10Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, chúng ta có thể dùng phương pháp 5W - 1H - 2C - 5M bao gồm các yếu tố sau:
Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
Why (tại sao?) là 1W trong 5W Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng
Xác định nội dung công việc 1W (what)
- 1W = what? Nội dung công việc đó là gi?
- Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao
- Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước
Xác định 3W (where, when, who)
- Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
Công việc đó thực hiện tại đâu?
Giao hàng tại địa điểm nào?
Kiểm tra tại bộ phận nào?
Testing những công đoạn nào?…
- When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc
Có 4 loại công việc khác nhau: Công việc quan trọng và khẩn cấp; Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp; Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp; Công việc không quan trọng và không khẩn cấp Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước
- Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:
Ai làm việc đó?
Trang 11 Ai kiểm tra?
Ai hổ trợ?
Ai chịu trách nhiệm?
Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
- H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra 2C (control, check)
- Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:
Công việc đó có đặc tính gì?
Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
- Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:
Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra
Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?)
Ai tiến hành kiểm tra?
Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
Xác định nguồn lực thực hiện 5M (man, money, material, machine và method)
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
- Man = nguồn nhân lực
Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
Ai hỗ trợ?
Trang 12- Machine = máy móc/công nghệ
- Method = phương pháp làm việc
4.2.2 Truy ngược mục tiêu
Với công cụ này, chúng ta có thể lên kế hoạch hành động theo các giai đoạn thời gian như kế hoạch hành động của năm, kế hoạch hành động của tháng, kế hoạch hành động của tuần và kế hoạch hành động của ngày Cụ thể:
Kế hoạch hành động của năm
Chúng ta xác định được mục đích sống của cuộc đời mình, từ đó xác định mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn của cuộc đời Do vậy, kế hoạch hành động của từng năm sẽ thực hiện mục tiêu cụ thể (định lượng được) từng năm với tiến độ thực hiện trong 12 tháng Các mục tiêu cụ thể hành động gợi ý theo năm của sinh viên như:
- Về kiến thức
Hoàn thành các môn học trong năm với kết quả khá/giỏi
Tham gia 1 khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kiến thức chuyên môn khác
Tham gia 1 cuộc thi tìm hiểu về nghề nghiệp đang được đào tạo
Xin thực tập hoặc làm cộng tác viên trong đơn vị dự định làm việc sau khi tốt nghiệp
- Về kỹ năng
Hoàn thành các lớp kỹ năng xã hội tại trường
Tham gia 1 câu lạc bộ để luyện kỹ năng mềm khác
Tham gia 1 khóa học ngoại ngữ mới