Đang tải... (xem toàn văn)
1 CHUYÊN ĐỀ : ĐẶ T M Ụ C TIÊU, L Ậ P K Ế HO Ạ CH VÀ QU Ả N LÝ TH Ờ I GIAN 1 Gi ớ i thi ệ u chung Cu ộ c s ố ng hi ện đại đã đáp ứng cho con người đầy đủ các nhu c ầ u t ừ cơ bản đế n cao c ấp Nhưng cũng chính việ c có quá nhi ề u ti ện ích đó mà cuộ c s ố ng hi ện đại đã chiế m h ế t qu ỹ th ời gian có đượ c trong ngày c ủ a m ỗi chúng ta Đặ c bi ệ t, trong xu th ế phát tri ể n hi ệ n nay, m ỗ i cá nhân c ầ n có s ự cân b ằ ng gi ữ a công vi ệ c và phát tri ể n b ản thân Do đó, đòi hỏ i chúng ta ph ả i có m ộ t m ụ c tiêu c ụ th ể rõ ràng, m ộ t k ế ho ạch hành độ ng chi ti ế t và các công c ụ qu ả n lý th ờ i gian ch ặ t ch ẽ cho c ả cu ộc đờ i, cho m ỗ i m ộ t ngày trôi qua trong công vi ệ c và phát tri ể n b ản thân Đây là mộ t trong nh ữ ng k ỹ năng quan trọ ng mà m ỗ i chúng ta c ầ n ph ả i h ọ c t ậ p và rèn luy ện để hình thành m ộ t thói quen t ố t trong nh ữ ng ho ạ t độ ng hàng ngày N ội dung chương II là đặ t m ụ c tiêu, l ậ p k ế ho ạ ch và qu ả n lý th ờ i gian s ẽ cung c ấ p cho sinh viên nh ữ ng ki ế n th ứ c, k ỹ năng và thái độ v ề vi ệc đặ t m ục tiêu đúng, lậ p k ế ho ạ ch hi ệ u qu ả và qu ả n lý th ờ i gian phù h ợ p, ch ủ độ ng trong k ế ho ạ ch hành động đặ t ra phù h ợ p v ớ i m ục tiêu Đồ ng th ờ i, n ội dung chương cũng cung cấ p các công c ụ hi ện đạ i và phương pháp thự c hành giúp sinh viên có th ể th ự c hi ệ n thành th ạ o các n ộ i dung này áp d ụ ng cho công vi ệ c, h ọ c t ậ p và phát tri ể n b ả n thân sinh viên 2 Các khái ni ệ m liên quan 2 1 Khái ni ệ m m ụ c tiêu M ục tiêu là định hướ ng, là k ế t qu ả mong đợi đạt đượ c t ừ m ộ t ho ặ c nhi ề u ho ạ t độ ng công vi ệ c trong m ộ t kho ả n th ờ i gian nh ất đị nh M ụ c tiêu có th ể đo lường hay đị nh lượng đượ c Nói cách khác, m ụ c tiêu là n ề n t ả ng ho ạt độ ng c ủ a k ế ho ạch hành độ ng và làm cơ sở cho vi ệc đánh giá kế ho ạch đã đưa ra 2 Xét theo m ộ t t ầng nghĩa cụ th ể hơn, trong cuố n sách “Nhữ ng v ấn đề c ố t y ế u c ủ a qu ản lý” , nhóm tác gi ả đã đúc kế t r ằ ng m ụ c tiêu là k ế t qu ả mà nh ữ ng nhà qu ả n tr ị mu ố n đạt được trong tương lai cho tổ ch ứ c c ủ a h ọ Không có m ụ c tiêu ho ặ c m ụ c tiêu không rõ ràng thì k ế ho ạ ch s ẽ m ất phương hướ ng Các t ổ ch ức thông thườ ng không ph ả i ch ỉ hướ ng t ớ i m ộ t m ục tiêu, mà thườ ng là m ộ t h ệ th ố ng các m ụ c tiêu ph ụ thu ộ c và ràng bu ộ c l ẫ n nhau M ụ c tiêu c ủ a công tác ho ạch đị nh và m ụ c tiêu c ủ a các k ế ho ạ ch là h ế t s ứ c phong phú, chúng có th ể đượ c phân thành nh ữ ng lo ạ i sau: (1) M ụ c tiêu th ậ t và m ụ c tiêu tuyên b ố ; (2) M ụ c tiêu ng ắ n h ạ n, trung h ạ n và dài h ạ n; và (3) M ục tiêu đị nh tính và m ụ c tiêu đị nh l ượ ng (Koontz, H ; Odonnell, C và Weihrich, H, 1998) M ụ c tiêu th ậ t và m ụ c tiêu tuyên b ố : Các m ụ c tiêu tuyên b ố tùy theo đối tượ ng c ủ a t ổ ch ứ c là ai mà nh ữ ng m ụ c tiêu này s ẽ đượ c di ễn đạ t khác nhau Ví d ụ như mụ c tiêu tuyên b ố v ớ i c ổ đông, vớ i khách hàng, v ớ i nh ữ ng thành viên trong t ổ ch ứ c, ho ặ c v ớ i c ả các đố i th ủ c ạnh tranh… thườ ng không gi ố ng nhau M ụ c tiêu tuyên b ố có th ể khác v ớ i m ụ c tiêu th ật nhưng chúng đề u ch ứa đự ng s ự th ậ t N ếu không như vậ y t ấ t nhiên m ụ c tiêu đó khó có thể thuy ế t ph ụ c M ụ c tiêu ng ắ n h ạ n, trung h ạ n và dài h ạ n : M ụ c tiêu ng ắ n h ạ n là nh ữ ng m ụ c tiêu mà t ổ ch ứ c c ần đạt đượ c trong ng ắ n h ạ n (th ờ i h ạn dướ i m ột năm), mụ c tiêu trung h ạn đòi h ỏ i th ờ i gian t ừ m ột đến năm năm, và mụ c tiêu dài h ạ n có tính ch ấ t chi ến lượ c trong dài h ạ n (th ờ i gian d ài hơn năm năm) M ục tiêu đị nh tính và m ục tiêu định lượ ng: M ục tiêu đị nh tính thì không th ể đo lường đượ c ho ặ c r ất khó đo lườ ng M ục tiêu định lượ ng ch ỉ ra rõ ràng nh ữ ng k ế t qu ả có th ể đo lường đượ c Nh ữ ng nhà qu ả n tr ị ngày nay cho r ằ ng m ục tiêu đị nh tính v ẫ n có th ể lượng hóa đượ c, ví d ụ như đánh giá mức độ làm t ốt đế n m ứ c nào ho ặ c th ế nào là hoàn thành nhi ệ m v ụ 2 2 Khái ni ệ m k ế ho ạ ch và l ậ p k ế ho ạ ch Theo Steyner thì : “ L ậ p k ế ho ạ ch là m ộ t quá trình b ắt đầ u t ừ vi ệ c thi ế t l ậ p các m ụ c tiêu, quy ết đị nh các chi ến lượ c, các chính sách, k ế ho ạ ch chi ti ết để đạt đượ c m ục tiêu đã đị nh L ậ p k ế ho ạ ch cho phép thi ế t l ậ p các quy ết đị nh kh ả thi và bao g ồ m c ả chu k ỳ m ớ i c ủ a vi ệ c thi ế t l ậ p m ụ c tiêu và quy ết đị nh chi ến lượ c nh ằ m hoàn thi ện hơn nữa ” 3 Theo Ronner ho ạt độ ng c ủ a công tác l ậ p k ế ho ạ ch là m ộ t trong nh ữ ng ho ạt độ ng nh ằm tìm ra con:“đường để huy độ ng và s ử d ụ ng các ngu ồ n l ự c c ủ a doanh nghi ệ p m ộ t cách có hi ệ u qu ả nh ất để ph ụ c v ụ cho các m ục tiêu kinh doanh ” Theo H enrypayh:“Lậ p k ế ho ạ ch là m ộ t trong nh ữ ng ho ạt động cơ bả n c ủ a quá trình qu ả n lý c ấ p công ty, xét v ề m ặ t b ả n ch ấ t thì ho ạt độ ng này nh ằ m m ục đích xem xét các m ục tiêu, các phương án kinh doanh, bước đi trình tự và cách ti ế n hành các ho ạt độ ng s ả n xu ất kinh doanh” Như vậ y, L ậ p k ế ho ạch là quá trình xác đị nh các m ụ c tiêu và l ự a ch ọn các phương th ức để đạt đượ c các m ục tiêu đó Lậ p k ế ho ạ ch nh ằ m m ục đích xác đị nh m ụ c tiêu c ầ n ph ải đạt được là cái gì? và phương tiện để đạt đượ c các m ục tiêu đó như thế nào? T ứ c là, l ậ p k ế ho ạ ch bao g ồ m vi ệc xác đị nh rõ các m ụ c tiêu c ần đạt đượ c, xây d ự ng m ộ t chi ế n lượ c t ổ ng th ể để đạt đượ c các m ục tiêu đã đặ t ra, và vi ệ c tri ể n khai m ộ t h ệ th ố ng các k ế ho ạch để th ố ng nh ấ t và ph ố i h ợ p các ho ạt độ ng 2 3 Khái ni ệ m th ờ i gian và qu ả n lý th ờ i gian hi ệ u qu ả Qu ỹ th ờ i gian c ủ a m ỗ i cá nhân trong xã h ộ i 1440 phút/ngày Th ời gian đượ c ví như vàng vì đây là thứ tài s ả n duy nh ất mà con ngườ i không th ể tái t ạo đượ c, không thay đổi đượ c dù v ớ i b ấ t kì lý do hay hình th ức nào Có người đã viế t “Muố n bi ế t giá tr ị m ộ t đời ngườ i, hãy h ỏi người đan g h ấ p h ố i; mu ố n bi ế t giá tr ị m ột năm, hãy hỏ i sinh viên trượt đạ i h ọ c; mu ố n hi ể u h ế t v ề giá tr ị c ủ a m ộ t tháng, hãy ti ế p xúc v ới ngườ i m ẹ đã phả i sinh con thi ếu tháng; để hi ểu đượ c giá tr ị c ủ a m ộ t tu ần, hãy đế n g ặ p t ổ ng biên t ậ p c ủ a t ờ báo tu ầ n; mu ố n bi ế t giá tr ị m ộ t ngày, hãy h ỏ i tù nhân; mu ố n bi ế t giá tr ị m ộ t gi ờ , h ỏ i người đang chờ đợi; để đánh giá đúng giá trị c ủ a m ột phút, hãy đặ t mình vào tình c ả nh c ủ a m ột ngườ i v ừ a l ỡ chuy ế n bay ho ặ c chuy ế n tàu; mu ố n bi ế t giá tr ị m ộ t giây, hãy h ỏ i ngườ i v ừ a thoát ch ế t kh ỏ i tai n ạn; và để đánh giá đúng giá trị c ủ a m ộ t ph ầ n ngàn giây, hãy đế n g ặp ngườ i v ừ a m ất huy chương vàng tạ i k ỳ thi đấ u th ể thao Olympic” (Nguy ễ n M ạ nh Hùng, 2010) Hay như theo một quan điể m khác thì “1 giây không nhiều nhưng cũng không ít 1 giây khôn g làm được gì nhưng có thể làm đượ c t ấ t c ả ; 1 giây là th ờ i gian, mà th ờ i gian là vòng xoay b ấ t t ậ n, 1 giây c ủa hôm nay không như 1 giây củ a hôm qua và càng không 4 gi ố ng 1 giây c ủ a ngày mai Hãy s ống để không bao gi ờ ph ả i h ố i ti ế c dù ch ỉ 1 giây ng ắ n ng ủ i Có th ể ch ỉ 1 giây s ẽ thay đổ i cu ộc đời người ” (Sưu tầ m) Theo tác gi ả Brian Tracy, qu ả n lý th ờ i gian là quá trình l ậ p danh sách nh ững điề u ph ả i làm, nguyên t ắ c th ự c hi ệ n th ờ i gian bi ểu, đả m b ả o r ằ ng m ọ i vi ệc đượ c th ự c hi ệ n theo đúng kế ho ạ ch, không b ị lãng phí Vi ệ c qu ả n lý th ời gian đượ c hi ểu là hành độ ng ho ặ c quá trình th ự c hi ệ n ki ể m soát có ý th ứ c v ề s ố lượ ng th ờ i gian cho ho ạt độ ng c ụ th ể, đặ c bi ệt là để tăng hiệ u qu ả năng suấ t Qu ả n lý th ờ i gian b ắt đầ u t ừ vi ệ c cân nh ắ c, xem xét nh ữ ng công vi ệ c chúng ta ph ả i làm, vi ệ c nào chúng ta mu ố n làm và m ụ c tiêu c ủ a chúng ta là gì Vi ệ c ti ếp theo là đo lườ ng th ời lượ ng mà chúng ta s ẽ ph ả i b ỏ ra để hoàn thành các công vi ệc đó Cuố i cùng là t ậ p k ế ho ạ ch trong ngày, trong tu ầ n, trong tháng nh ằ m giúp chúng ta tránh rơi vào tình tr ạ ng quá t ả i trong công vi ệ c Qu ả n lý th ờ i gian có th ể đượ c h ỗ tr ợ b ở i m ộ t lo ạ t các k ỹ năng, công cụ và k ỹ thu ậ t khi th ự c hi ệ n m ộ t nhi ệ m v ụ c ụ th ể Ban đầ u, qu ả n lý th ờ i gian ch ỉ có ý nghĩa đố i v ớ i các ho ạt độ ng kinh doanh ho ặ c công vi ệc, nhưng sau đó đượ c m ở r ộng để bao g ồ m các ho ạt độ ng cá nhân M ộ t h ệ th ố ng qu ả n lý th ờ i gian là m ộ t s ự k ế t h ợ p thi ế t k ế các công trình, công c ụ , k ỹ thu ật và phương pháp Như vậ y, chúng ta th ậ t s ự không bao gi ờ qu ản lý đượ c th ời gian mà điề u con ngườ i có th ể làm đượ c là s ắ p x ế p và s ử d ụ ng th ờ i gian sao cho hi ệ u qu ả nh ất Ai cũng có th ể làm ch ủ đượ c th ờ i gian, ch ỉ c ầ n h ọ c, luy ệ n t ậ p, k ỷ lu ậ t và kiên trì thì s ẽ làm ch ủ đượ c th ờ i gian Hãy nh ớ r ằ ng: “Tiề n có th ể mua đượ c m ộ t chi ếc đồ ng h ồ nhưng không mua đượ c th ời gian” và “Thờ i gian không bao gi ờ ch ờ đợi ai” (Khuy ế t danh) 3 Nh ững khó khăn trong quá trình lậ p k ế ho ạ ch và qu ả n lý th ờ i gian Trong b ấ t kì khía c ạ nh nào c ủ a cu ộ c s ống, chúng ta thườ ng hay có nh ững lúc lơ đãng, không tậ p trung vào công vi ệ c, vào cu ộ c s ố ng c ủ a b ả n thân và gây ra s ự lãng phí th ời gian để r ồ i ti ế c nu ố i b ở i nh ững gì đã qua mà không bao giờ có th ể l ấ y l ại đượ c Có nhi ều khó khăn cũng như nguyên nhân gây ra tình trạ ng trên mà chúng ta có th ể t ạ m chia thành hai lo ại là “ Nguyên nhân ch ủ quan ” và “ Y ế u t ố ngo ạ i tác ”: 3 1 Nguyên nhân ch ủ quan 3 1 1 Các v ấn đề liên quan đế n m ụ c tiêu 5 Khi không đặ t ra m ụ c tiêu, b ạ n s ẽ không bi ế t mình nên làm gì có ích cho cu ộ c s ố ng c ủ a mình, không bi ế t công vi ệ c nào quan tr ọng để ưu tiên làm trước Ngượ c l ại, như Albert Einstein đã từng nói “Lý do tồ n t ạ i duy nh ấ t c ủ a th ời gian là để m ọ i th ứ không x ả y ra cùng lúc” Do đó, khi chúng ta có quá nhiề u m ụ c tiêu, b ạ n s ẽ m ấ t nhi ề u th ờ i gian cân nh ắ c l ự a ch ọ n m ụ c tiêu khi th ự c hi ệ n các m ụ c tiêu, cu ố i cùng d ẫn đế n h ệ qu ả là không m ục tiêu nào đượ c th ự c hi ệ n m ộ t cách tr ọ n v ẹn và đạ t hi ệ u qu ả t ố t nh ất Đặ t m ụ c tiêu cho b ả n thân r ấ t quan tr ọng để chúng ta qu ả n lý th ờ i gian hi ệ u qu ả , vì nh ữ ng m ụ c tiêu giúp b ạn định hướng rõ ràng cho con đườ ng s ự nghi ệp Khi đã biết rõ nơi muốn đế n, b ạ n có th ể ch ủ độ ng cho nh ữ ng vi ệ c c ần ưu tiên Việ c l ậ p m ục tiêu cũng giúp bạ n quy ết định đâu là vi ệc đáng để dành th ời gian và đâu là nhữ ng th ứ ch ỉ gây xao lãng 3 1 2 Làm vi ệ c không có k ế ho ạ ch C húng ta thườ ng s ẽ không ki ểm soát đượ c các vi ệ c c ầ n làm và r ơi vào tình trạ ng lúc thì th ảnh thơi lúc thì “vắ t chân lên c ổ ” để gi ả i quy ế t công vi ệ c Tuy nhiên, công vi ệ c đã đượ c lên k ế ho ạ ch không ph ả i c ứ ng nh ắc đượ c th ự c hi ệ n theo th ời gian đã đị nh trong k ế ho ạch, đôi khi chúng ta phả i bi ết điề u ch ỉ nh linh ho ạ t cho phù h ợ p v ớ i tình tr ạ ng công vi ệ c và khi có nh ữ ng tình hu ố ng b ấ t ng ờ đế n 3 1 3 Làm nhi ề u vi ệ c cùng lúc Để hoàn thành nhanh nhi ều đầ u công vi ệ c, chúng ta s ẽ có xu hướ ng làm nhi ề u công vi ệ c cùng m ột lúc như gọi điệ n tho ạ i, vi ế t email, làm bài t ậ p, chu ẩ n b ị báo cáo, nghe nh ạ c, xem phim, n ấu cơm Tuy nhiên, chúng ta không bi ế t r ằng điề u này s ẽ làm b ả n thân m ỗi ngườ i ph ả i m ấ t thêm 20 - 40% kho ả ng th ờ i gian c ầ n thi ết để hoàn t ấ t so v ớ i khi làm tu ầ n t ự t ừ ng vi ệ c m ộ t (Academy vn) K ế t qu ả là hi ệ u qu ả công vi ệ c thường không đượ c t ố t vì s ự kém t ậ p trung c ủ a chúng ta Vì th ế , t ố t nh ấ t chúng ta nên t ậ p trung gi ả i quy ế t t ừ ng vi ệ c m ột Như th ế , b ạ n s ẽ làm vi ệ c hi ệ u qu ả hơn vớ i ch ất lượ ng công vi ệ c t ốt hơn 3 1 4 Tính trì hoãn Đôi khi chúng ta không thể vượt qua đượ c s ức ì trong tư tưởng Đó là lúc bạ n ch ầ n ch ừ , trì hoãn công vi ệ c m ột cách vô đị nh v ớ i nh ữ ng lý do không rõ ràng hay có th ể nói là s ự t ự ng ụ y bi ệ n và huy ễ n ho ặ c b ản thân Điề u này s ẽ làm cho công vi ệ c c ủ a chúng ta b ị 6 tăng lên đế n lúc quá t ả i và không th ể ki ểm soát được, khi đó sẽ là lúc b ạ n nh ậ n ra r ằ ng th ấ t b ại đã ở ngay trướ c m ặ t V ậ y nên, chúng ta hãy luôn ghi nh ớ trong đầu suy nghĩ rằ ng “Đừ ng ch ầ n ch ừ Ch ẳ ng có lúc nào là th ời điể m hoàn h ả o c ả” – Napoleon Hill 3 1 5 Không bi ết định lượ ng th ờ i gian Có khi nào b ạn rơi vào trườ ng h ợ p, b ạn đị nh làm vi ệc gì đó trong vòng 2 tiế ng đồ ng h ồ Nhưng 2 tiế ng sau, b ạ n v ẫn chưa làm xong việ c và b ạ n ph ả i dành ra 1 ti ế ng đáng lẽ làm công vi ệc khác để hoàn thành n ố t vi ệ c này? Hãy h ọc cách định lượ ng th ờ i gian cho công vi ệ c c ủ a b ạ n Tr ả l ờ i các câu h ỏi “mình sẽ làm vi ệc đó bao nhiêu lâu? Thờ i gian c ụ th ể s ẽ th ự c hi ệ n vi ệc đó là gì…?, thời gian đi từ A đế n B m ấ t bao nhiêu phút, vi ệ c gi ặ t áo qu ầ n m ấ t bao nhiêu th ời gian…” Khi đó, chúng ta sẽ hình thành đượ c ph ả n x ạ đị nh l ượ ng th ờ i gian, t ừ đó sắ p x ế p công vi ệ c m ộ t cách h ợp lý hơn, linh động hơn 3 1 6 Theo ch ủ nghĩa hoàn hả o Nhi ều ngườ i luôn lo l ắ ng vi ệc mình làm đã hoàn thiện chưa, liệ u có sai sót gì không, do đó họ dành nhi ề u th ờ i gian cho nh ữ ng vi ệ c nh ỏ , không quá quan tr ọ ng Th ậ m chí, h ọ có th ể có ý nghĩ sẽ lùi th ờ i h ạ n l ại để b ảo đả m m ọ i vi ệc đượ c hoàn h ảo hơn 7 Hình 1: Ngườ i theo ch ủ nghĩa hoàn hả o dành nhi ề u th ờ i gian cho các công vi ệ c nh ỏ 3 2 Y ế u t ố ngo ạ i tác Bên c ạ nh nh ữ ng nguyên nhân ch ủ quan, đôi khi chúng ta cũng sẽ b ị tác độ ng và ảnh hưở ng không nh ỏ t ừ nh ữ ng v ấn đề ngo ạ i tác xung quanh 3 2 1 Môi trườ ng làm vi ệ c b ừ a b ộ n, thi ếu ngăn nắ p Đơn cử như việ c góc h ọ c t ậ p, làm vi ệ c, sinh ho ạ t không g ọ n gàng thì b ạ n s ẽ m ấ t th ời gian để tìm ki ế m v ậ t d ụ ng h ọ c t ậ p/làm vi ệ c/sinh ho ạ t khi b ạ n c ầ n Bàn làm vi ệ c c ủ a chúng ta là t ổ h ợ p c ủ a gi ấ y t ờ, đồ ăn vặ t hay b ấ t c ứ đồ dùng không c ầ n thi ế t nào thì chúng d ễ làm b ạ n sao nhãng và m ấ t th ời gian để tìm ki ế m nh ữ ng gi ấ y t ờ và đồ dùng c ầ n thi ết vào đúng thời điể m quan tr ọ ng Bên c ạnh đó, việ c s ắ p x ếp nơi làm việc không ngăn n ắ p còn khi ế n cho b ạ n m ấ t tho ả i mái và h ứng thú để làm vi ệ c do t ốc độ làm vi ệ c ch ậ m l ạ i và m ấ t nhi ề u th ờ i gian cho nh ữ ng vi ệ c không c ầ n thi ế t 3 2 2 Quá t ập trung vào “Giải trí” “ Ni ềm đam mê ” củ a chúng ta dành quá nhi ều cho Điệ n tho ạ i – Internet thì th ờ i gian s ẽ tr ở nên quá lãng phí n ế u b ạ n dành nhi ề u th ờ i gian cho nh ắn tin, chat, chơi game, các m ạ ng xã h ộ i Nh ữ ng s ự phân tâm này có th ể tiêu t ố n c ủa chúng ta đế n hàng gi ờ đồ ng h ồ m ỗ i ngày Hãy gi ả m thi ể u nh ữ ng y ế u t ố gây xao lãng này b ằ ng vi ệc hãy cương quyế t t ắ t các c ử a s ổ chat khi b ạ n c ầ n t ậ p trung và n ếu ai đó đang làm bạn xao lãng, đừ ng ng ạ i nói v ớ i h ọ điều đó Chúng ta cũng cầ n h ọ c cách nâng cao kh ả năng tậ p trung, b ắt đầ u b ằ ng m ộ t b ữa sáng đầy đủ dinh d ưỡ ng và u ố ng th ậ t nhi ều nước trong ngày Đừ ng ôm đồ m quá nhi ề u vi ệ c m ột lúc, đóng cử a phòng l ạ i và nghe m ộ t chút âm nh ạ c n ếu điề u này giúp b ạ n c ả m th ấ y t ập trung hơn 3 2 3 Không bi ết nói “không” Đặ c bi ệ t, trong các y ế u t ố này, con người cũng là tác nhân c ự c kì quan tr ọ ng Trong các m ố i quan h ệ xã h ộ i c ủ a m ỗi cá nhân đố i v ới gia đình, bạn bè, đồ ng nghi ệ p N ế u chúng ta không có kh ả năng nói “Không” vớ i nh ữ ng công vi ệc mà ngườ i khác nh ờ b ạn làm thì lúc đó chính chúng ta đã tự làm m ấ t th ờ i gian c ủ a chính mình v ớ i nh ữ ng công vi ệ c không ph ả i c ủ a mình, không liên quan và không mang l ạ i l ợ i ích nào cho b ả n thân 3 2 4 Không dành th ờ i gian ngh ỉ ngơi 8 Đôi khi chúng ta có suy nghĩ rằ ng s ẽ th ậ t hay n ế u mình có th ể làm vi ệ c liên t ụ c 8- 10 gi ờ đồ ng h ồ không ng ừ ng ngh ỉ , nh ất là khi đang cậ n k ề v ớ i deadline Tuy nhiên, không ai có th ể t ậ p trung làm vi ệ c v ới năng suấ t cao mà không dành cho b ộ não c ủ a mình đôi chút thời gian để ngh ỉ ngơi và nạp năng lượ ng Qua nh ữ ng phân tích trên, chúng ta có th ể th ấ y r ằ ng m ỗi người đề u có m ộ t ngày 24 ti ếng như nhau Ngườ i thành công là nh ững ngườ i s ẽ s ử d ụ ng nó th ậ t hi ệ u qu ả , còn nh ữ ng ai phung phí nó, s ố ng lê l ế t cho h ết ngày đoạ n tháng, hi ể n nhiên s ẽ luôn là ngườ i nghèo khó N ế u b ạn đang mắ c nh ữ ng sai l ầm trên đây thì hãy thay đổ i ngay t ừ bây gi ờ K ỹ năng đặ t m ụ c tiêu, l ậ p k ế ho ạ ch và qu ả n lý th ờ i gian hi ệ u qu ả là m ộ t k ỹ năng s ố ng khó rèn luy ệ n, tuy nhiên, không có gì là không th ể Hãy t ậ p cho mình thói quen lên k ế ho ạ ch qu ả n lý th ờ i gian khoa h ọ c ngay t ừ bây gi ờ Qu ản lý đượ c th ờ i gian, thành công s ẽ nhanh đế n v ớ i b ạ n 4 Các phương pháp và quá trình thự c hành k ỹ năng hiệ u qu ả 4 1 Công c ụ giúp xác đị nh m ục tiêu theo phương pháp SMART M ụ c tiêu c ủ a b ạn trong 5 năm tớ i là gì? B ạ n s ẽ tr ở thành m ột doanh nhân thành đạ t hay là m ộ t lu ật sư, bác sĩ, kỹ sư nổ i ti ếng? Để th ự c hi ện đượ c nh ững ước mơ đó bạ n không th ể ng ồ i ch ờ thành công đế n tìm mà c ầ n t ạo ra cơ hội để thành công Cơ hội đó chính là vi ệ c b ạn đặ t ra m ụ c tiêu cho chính b ản thân mình Khi xác đị nh m ụ c tiêu, b ạ n nên quan tâm đế n giá tr ị c ủ a nó khi hoàn thành V ớ i các m ụ c tiêu có giá tr ị thì độ ng l ực để hoàn thành nó là r ấ t l ớ n N ế u b ạ n không hào h ứ ng v ớ i k ế t qu ả , ho ặ c m ụ c tiêu không thích h ợ p v ớ i m ụ c tiêu l ớn hơn thì bạ n s ẽ b ỏ ít công s ức để th ự c hi ệ n và m ụ c tiêu khó có kh ả năng hoàn thành Hãy đặ t ra nh ữ ng m ục tiêu ưu tiên cần trướ c ch ứ đừng đặ t ra m ụ c tiêu quá xa v ờ i ho ặ c nhi ề u m ụ c tiêu s ẽ khi ế n b ạn không đủ th ời gian để th ự c hi ệ n chúng ho ặc đuố i s ứ c vì m ụ c tiêu c ầ n r ấ t lâu m ớ i hoàn thành Để xác đị nh m ụ c tiêu cho b ả n thân, b ạ n hãy t ự tr ả câu h ỏi “Tôi muốn đạt đượ c gì?” Bạ n c ầ n theo nguyên t ắc dưới đây để m ụ c tiêu c ủ a b ạ n tr ở thành m ụ c tiêu SMART (thông minh) 9 Hình 2: Nguyên t ắ c SMART – Ngu ồ n: Kênh tuy ể n sinh Specific – C ụ th ể : m ụ c tiêu c ủ a b ạ n c ầ n ph ả i có s ự rõ ràng c ụ th ể v ề cái gì, ai, ở đâu, khi nào và tạ i sao Có m ụ c tiêu c ụ th ể b ả n thân b ạ n s ẽ bi ế t mình c ầ n gì, bi ế t mình c ầ n b ắt đầ u t ừ đâu và khi nào kế t thúc Measurable – Đo lường đượ c : M ụ c tiêu b ạn đặ t ra ph ải đo lường đượ c c ụ th ể giá c ả , s ố lượ ng ho ặ c kh ối lượ ng, th ời gian … Achievable – Kh ả thi : Ph ải đả m b ả o m ục tiêu đặ t ra có kh ả năng thự c hi ện đượ c n ế u không b ạ n s ẽ d ễ dàng m ấ t t ự tin và th ấ y n ản lòng Tuy nhiên đừng đề ra nh ữ ng m ụ c tiêu quá đơn giả n ho ặ c d ễ dàng th ự c hi ệ n v ớ i b ản thân mình quá Khi đó bạ n s ẽ ch ủ quan và đạt đượ c m ụ c tiêu d ễ dàng quá s ẽ không t ạ o ra cho b ạ n c ả m giác hài lòng T ố t nh ấ t nên thi ế t l ậ p m ộ t m ụ c tiêu th ự c t ế nhưng thử thách để cân b ằ ng m ọ i th ứ khi ế n b ạ n ph ả i “nâng cao khả năng” và mang lạ i s ự hài lòng l ớ n nh ấ t cho b ả n thân Relevant – Thích h ợ p : Khi đặ t m ụ c tiêu thích h ợ p v ới định hướ ng cu ộ c s ố ng và s ự nghi ệ p, b ạ n có th ể t ập trung để luôn ti ế n lên và hoàn thi ệ n mình Còn n ếu đặ t m ụ c tiêu quá r ộ ng và không phù h ợ p, b ạ n s ẽ th ấ y th ờ i gian s ẽ đi một đườ ng, còn cu ộ c s ố ng s ẽ đi m ộ t n ẻ o Timebound – Th ờ i h ạ n : M ụ c tiêu ph ả i có th ời gian để b ạ n bi ế t mình c ầ n th ự c hi ệ n cách nào nhanh nh ấ t, th ờ i gian b ạ n ch ờ đợ i k ế t qu ả là khi nào N ế u không có th ờ i gian c ụ th ể s ẽ khi ế n b ạ n nhanh n ả n lòng 4 2 Quy trình l ậ p k ế ho ạ ch 4 2 1 Phương pháp 5W - 1H - 2C - 5M 10 Để l ậ p đượ c m ộ t b ả n k ế ho ạ ch chi ti ế t, c ụ th ể và khoa h ọ c, chúng ta có th ể dùng phương pháp 5W - 1H - 2C - 5M bao g ồ m các y ế u t ố sau: Xác đị nh m ụ c tiêu, yêu c ầ u công vi ệ c 1W (why) Khi ph ả i làm m ộ t công vi ệc, điều đầ u tiên mà b ạ n ph ả i quan tâm là: - T ạ i sao b ạ n ph ả i làm công vi ệ c này? - Nó có ý nghĩa như thế nào v ớ i t ổ ch ứ c, b ộ ph ậ n c ủ a b ạ n? - H ậ u qu ả n ế u b ạ n không th ự c hi ệ n chúng? Why (t ạ i sao?) là 1W trong 5W Khi b ạ n th ự c hi ệ n m ộ t công vi ệc thì điều đầ u tiên b ạn nên xem xét đó chính là why vớ i n ội dung như trên Xác định đượ c yêu c ầ u, m ụ c tiêu giúp b ạn luôn hướ ng tr ọ ng tâm công vi ệ c vào m ục tiêu và đánh giá hiệ u qu ả cu ố i cùng Xác đị nh n ộ i dung công vi ệ c 1W (what) - 1W = what? N ộ i dung công vi ệc đó là gi? - Hãy ch ỉ ra các bước để th ự c hi ệ n công vi ệc đượ c giao - B ạ n hãy ch ắ c r ằng, bướ c sau là khách hàng c ủa bướ c công vi ệc trướ c Xác đị nh 3W (where, when, who) - Where: ở đâu, có thể bao g ồ m các câu h ỏ i sau: Công vi ệc đó thự c hi ệ n t ại đâu? Giao hàng t ại địa điể m nào? Ki ể m tra t ạ i b ộ ph ậ n nào? Testing nh ững công đoạn nào?… - When: Công vi ệc đó thự c hi ệ n khi nào, khi nào thì giao, khi nào k ết thúc… Để xác định đượ c th ờ i h ạ n ph ả i làm công vi ệ c, b ạ n c ần xác định đượ c m ức độ kh ẩ n c ấ p và m ức độ quan tr ọ ng c ủ a t ừ ng công vi ệ c Có 4 lo ạ i công vi ệ c khác nhau: Công vi ệ c quan tr ọ ng và kh ẩ n c ấ p; Công vi ệ c không quan tr ọng nhưng khẩ n c ấ p; Công vi ệ c quan tr ọng nhưng không khẩ n c ấ p; Công vi ệ c không quan tr ọ ng và không kh ẩ n c ấ p B ạ n ph ả i th ự c hi ệ n công vi ệ c quan tr ọ ng và kh ẩ n c ấp trướ c - Who: Ai, bao g ồ m các khía c ạ nh sau: Ai làm vi ệc đó ? 11 Ai ki ể m tra? Ai h ổ tr ợ ? Ai ch ị u trách nhi ệ m? Xác đị nh cách th ứ c th ự c hi ệ n 1H (how) - H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao g ồ m các n ộ i dung: - Tài li ệu hướ ng d ẫ n th ự c hi ệ n là gì (cách th ứ c th ự c hi ệ n t ừ ng công vi ệ c)? - Tiêu chu ẩ n là gì? - N ế u có máy móc thì cách th ứ c v ậ n hành như thế nào? Xác định phương pháp kiể m soát và ki ể m tra 2C (control, check) - Cách th ứ c ki ể m soát (control) s ẽ liên quan đế n: Công vi ệc đó có đặ c tính gì? Làm th ế nào để đo lường đặc tính đó? Đo lườ ng b ằ ng d ụ ng c ụ, máy móc như thế nào? Có bao nhiêu điể m ki ểm soát và điể m ki ể m soát tr ọ ng y ế u - Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đế n các n ộ i dung sau: Có nh ững bướ c công vi ệ c nào c ầ n ph ả i ki ểm tra Thông thườ ng thì có bao nhiêu công vi ệc thì cũng cầ n s ố lượng tương tự các bướ c ph ả i ki ể m tra T ầ n su ấ t ki ể m tra như thế nào? Vi ệ c ki ểm tra đó thự c hi ệ n 1 l ần hay thườ ng xuyên (n ế u v ậ y thì bao lâu m ộ t l ầ n?) Ai ti ế n hành ki ể m tra? Nh ững điể m ki ể m tra nào là tr ọ ng y ế u? Xác đị nh ngu ồ n l ự c th ự c hi ệ n 5M (man, money, material, machine và method) Nhi ề u k ế ho ạch thườ ng ch ỉ chú tr ọng đế n công vi ệ c mà l ạ i không chú tr ọng đế n các ngu ồ n l ự c, mà ch ỉ có ngu ồ n l ự c m ới đả m b ả o cho k ế ho ạch đượ c kh ả thi Ngu ồ n l ự c bao g ồ m các y ế u t ố : - Man = ngu ồ n nhân l ự c Nh ữ ng ai s ẽ th ự c hi ệ n công vi ệ c, h ọ có đủ trình độ , kinh nghi ệ m, k ỹ năng, phẩ m ch ấ t, tính cách phù h ợ p? Ai h ỗ tr ợ ? 12 Ai ki ể m tra? N ế u c ầ n ngu ồ n phòng ng ừa thì có đủ ngu ồ n l ực con người để h ỗ tr ợ không? - Money = Ti ề n b ạ c - Material = nguyên v ậ t li ệ u/h ệ th ố ng cung ứ ng Xác đị nh tiêu chu ẩ n NVL Tiêu chu ẩ n nhà cung ứ ng Xác định phương pháp giao hàng Th ờ i h ạ n giao hàng - Machine = máy móc/công ngh ệ - Method = phương pháp làm việ c 4 2 2 Truy ngượ c m ụ c tiêu V ớ i công c ụ này, chúng ta có th ể lên k ế ho ạch hành động theo các giai đoạ n th ờ i gian như kế ho ạch hành độ ng c ủa năm, kế ho ạch hành độ ng c ủ a tháng, k ế ho ạ ch hành độ ng c ủ a tu ầ n và k ế ho ạch hành độ ng c ủ a ngày C ụ th ể : K ế ho ạch hành độ ng c ủa năm Chúng ta xác định đượ c m ục đích số ng c ủ a cu ộc đờ i mình, t ừ đó xác đị nh m ụ c tiêu c ụ th ể cho t ừng giai đoạ n c ủ a cu ộc đờ i Do v ậ y, k ế ho ạch hành độ ng c ủ a t ừng năm sẽ th ự c hi ệ n m ụ c tiêu c ụ th ể (định lượng đượ c) t ừng năm vớ i ti ến độ th ự c hi ệ n trong 12 tháng Các m ụ c tiêu c ụ th ể hành độ ng g ợi ý theo năm của sinh viên như: - V ề ki ế n th ứ c Hoàn thành các môn h ọc trong năm vớ i k ế t qu ả khá/gi ỏ i Tham gia 1 khóa đào tạ o, b ồi dưỡ ng nâng cao ki ế n th ứ c chuyên môn khác Tham gia 1 cu ộ c thi tìm hi ể u v ề ngh ề nghi ệp đang được đào tạ o Xin th ự c t ậ p ho ặ c làm c ộng tác viên trong đơn vị d ự đị nh làm vi ệ c sau khi t ố t nghi ệ p - V ề k ỹ năng Hoàn thành các l ớ p k ỹ năng xã hộ i t ại trườ ng Tham gia 1 câu l ạ c b ộ để luy ệ n k ỹ năng mề m khác Tham gia 1 khóa h ọ c ngo ạ i ng ữ m ớ i 13 Tham gia 1 khóa h ọ c tin h ọ c - V ề thái độ Cu ộ c s ố ng tích c ực và năng động hơn trong năm trướ c Có thái độ hòa đồ ng, c ở i m ở và ch ấ p nh ậ n s ự khác bi ệ t v ớ i m ọi người hơn Có chia s ẻ và c ố ng hi ế n cho xã h ộ i K ế ho ạch hành độ ng c ủ a tháng K ế ho ạch hành độ ng c ủa năm sẽ xác đị nh th ự c hi ện trong 12 tháng Do đó, kế ho ạch hành độ ng c ủ a tháng s ẽ tri ể n khai nh ữ ng m ục tiêu được xác đị nh trong k ế ho ạ ch c ủa năm Trong đó: - Xác đị nh th ời gian để tri ể n khai t ừ ng m ục tiêu năm trong 12 tháng cho phù hợ p v ớ i l ị ch h ọ c t ậ p c ủ a b ả n thân sinh viên - Chia nh ỏ m ụ c tiêu theo tháng c ụ th ể hơn - Li ệ t kê nh ữ ng công vi ệc tháng trướ c còn t ồ n t ạ i - Li ệ t kê nh ữ ng công vi ệ c m ớ i phát sinh g ần đây - Xác đị nh công vi ệ c quan tr ọ ng c ủ a tháng K ế ho ạch hành độ ng c ủ a tu ầ n Tương tự k ế ho ạ ch tháng, k ế ho ạ ch tu ầ n s ẽ tri ể n khai nh ững hành độ ng nh ỏ hơn trong m ộ t tháng phân b ổ m ụ c tiêu và công vi ệ c c ụ th ể trong 4 tu ần Trong đó: - Xác đị nh th ời gian để tri ể n khai t ừ ng m ụ c tiêu tháng trong 4 tu ầ n cho phù h ợ p v ớ i l ị ch h ọ c t ậ p trong tháng c ủ a b ả n thân sinh viên - Chia nh ỏ m ụ c tiêu theo tu ầ n c ụ th ể hơn - Li ệ t kê nh ữ ng công vi ệ c tu ần trướ c còn t ồ n t ạ i - Li ệ t kê nh ữ ng công vi ệ c m ớ i phát sinh g ần đây - Xác đị nh công vi ệ c quan tr ọ ng c ủ a tu ầ n K ế ho ạch hành độ ng c ủ a ngày K ế ho ạ ch ngày là ho ạt động hàng ngày đượ c ghi chú thành l ị ch trình c ụ th ể trong 7 ngày/tu ầ n K ế ho ạch ngày nên đượ c ghi chú vào s ổ làm vi ệc để có th ể ki ểm tra và đánh giá m ức độ hoàn thành công vi ệ c m ỗi ngày Trong đó: 14 - Xác đị nh th ời gian để tri ể n khai t ừ ng m ụ c tiêu tu ầ n trong 7 ngày cho phù h ợ p v ớ i l ị ch h ọ c t ậ p c ủ a b ả n thân sinh viên - Chia nh ỏ m ụ c tiêu theo ngày c ụ th ể hơn - Li ệ t kê nh ữ ng công vi ệc ngày hôm trướ c còn t ồ n t ạ i - Li ệ t kê nh ữ ng công vi ệ c m ớ i phát sinh trong ngày - Xác đị nh công vi ệ c quan tr ọ ng c ủ a ngày 4 2 3 Ứ ng d ụ ng khoa h ọ c k ỹ thu ậ t Hi ệ n nay, khoa h ọ c và công ngh ệ h ỗ tr ợ chúng ta r ấ t nhi ề u trong vi ệ c qu ả n lý công vi ệc hành độ ng d ễ dàng và ti ế t ki ệ m th ời gian như mộ t s ố ứ ng d ụ ng sau: Due Nhanh chóng, đơn giả n và hi ệ u qu ả Chúng ta cũng không c ầ n t ạ o tài kho ả n, không c ần cài đặ t ngày b ắt đầ y hay k ế t thúc, ch ẳ ng c ầ n s ắ p x ế p theo th ứ t ự ưu tiên hay danh m ụ c Quan tr ọ ng là b ạ n c ầ n làm vi ệ c gì, hãy li ệ t kê vào Due, Due s ẽ nh ắ c b ạ n Các tính năng nổ i b ậ t c ủ a Due: - Liên t ụ c nh ắ c nh ở m ỗ i 1, 5, 10, 15, 30 hay 60 phút v ớ i auto- snooze cho đế n khi b ạn đánh dấ u hoàn thành - Theo dõi nh ữ ng task n ổ i b ậ t v ớ i Smart Badges - 59 âm thanh báo v ới độ dài khác nhau - Tái s ử d ụng tính năng đếm lùi, chính xác đế n t ừ ng giây, phù h ợ p khi canh gi ờ n ấ u ăn, pha cà phê Cài đặ t 1 l ầ n và s ử d ụ ng ti ế p nh ữ ng l ầ n sau - Thi ế t l ậ p nh ữ ng nh ắ c nh ở l ặ p l ạ i hàng ngày, hàng tu ầ n hay vào m ỗ i ngày th ứ tư c ủ a tu ầ n th ứ ba hàng tháng - Ho ạt độ ng không yêu c ầ u k ế t n ố i internet Wunderlist Không ch ỉ mi ễ n phí mà còn s ử d ụng đượ c trên t ấ t c ả các h ệ máy quan tr ọng như iOS, Android, Windows Phone, Windows, Mac OSX, t ấ t c ả đều được đồ ng b ộ hoá để b ảo đảm dù đang ở đâu, sử d ụ ng thi ế t b ị gì thì t ấ t c ả công vi ệ c c ủ a b ạn đều đượ c c ậ p nh ậ t Thu ậ t này cho phép b ạ n qu ả n lý công vi ệ c theo List, b ạ n có th ể phân chia list thành nhi ề u project hay lo ạ i công vi ệc khác nhau (ăn uống / đi chơi / mua sắ m ), có th ể đặ t 15 ngày hoàn thành công vi ệ c và nh ậ n nh ắ c nh ở t ừ Wunderlist Các tính năng nổ i b ậ t c ủ a Wunderlist: - Giao di ệ n g ọ n gàng và thông minh giúp b ạ n t ậ p trung hoàn thành m ụ c tiêu m ỗ i ngày - Đính kèm video, audio, photo và tậ p tin vào task - Cài đặt “nhiệ m v ụ l ặp” vớ i nh ữ ng task c ần đượ c th ự c hi ện thườ ng xuyên - K ế t n ố i v ớ i các tài kho ả n m ạ ng xã h ộ i và email c ủ a b ạ n - Chia s ẻ công vi ệ c v ớ i b ạn bè, người thân, đồ ng nghi ệ p để cùng nhau hoàn t ấ t Evernote N ế u b ạ n c ầ n m ộ t d ị ch v ụ để lưu trữ và vi ế t note, Evernote là ứ ng d ụ ng phù h ợ p g ần như vớ i t ấ t c ả m ọi ngườ i, ngoài App trên iPhone, iPad, b ạ n còn có th ể t ạ o và xem các note trên Windows, Mac, Trình duy ệ t web, Andoird, Windows Phone… hầu như là tấ t c ả các thi ế t b ị thông minh, dùng Evernote, b ạ n có th ể mang theo các note c ủa mình đi khắ p m ọi nơi Dĩ nhiên là không chỉ có th ể lưu lạ i các thông tin trên website, b ạ n v ẫ n có th ể t ự vi ế t ghi chú thông qua ứ ng d ụ ng web c ủ a Evernote ho ặ c ứ ng d ụ ng trên máy Cái này r ấ t thích h ợp để dành ghi chú bài h ọ c, m ộ t thông tin quan tr ọ ng ng ắ n ng ủ i hay lên k ế ho ạ ch cho vi ệ c làm s ắ p t ới vì nó có kèm theo tính năng Reminder để b ạn đặ t gi ờ thông báo cho t ừng ghi chú Các tính năng nổ i b ậ t c ủ a Evernote: - T ự qu ả n lý note - Chia s ẻ ghi chú - Đặ t l ị ch nh ắ c nh ở cho t ừ ng ghi chú - Chat v ớ i nh ững ngườ i trong liên l ạ c - Dùng mi ễ n phí Ch ỉ có phí khi b ạ n có nhu c ầ u b ả o m ậ t cao và c ần dung lượng lưu tr ữ l ớ n Trello Đây có thể đượ c g ọ i là ứ ng d ụ ng có cách s ử d ụng độc đáo và dễ hi ể u nh ấ t hi ệ n nay Cách th ứ c ho ạt độ ng c ủ a nó là s ẽ cho phép b ạ n t ạ o ra nhi ề u Board (ng ầ m hi ể u là m ộ t d ự án) và trên m ỗi board đó bạ n s ẽ t ạ o ra c ấ c list vi ệ c c ầ n làm, trong m ỗ i list vi ệc làm đó s ẽ có nhi ề u công vi ệ c c ầ n x ử lý để b ạ n qu ả n lý t ừ ng vi ệ c làm Ứ ng d ụ ng cho phép b ạ n 16 g ử i l ờ i m ờ i (invite friend) không gi ớ i h ạ n vào tham gia làm vi ệ c chung v ớ i d ự án, b ạ n có th ể ủ y quy ề n h ọ theo dõi m ột list nào đó hoặ c h ọ có th ể t ự t ạ o thêm các list và b ổ sung công vi ệc vào Đây là mộ t ứ ng d ụ ng hoàn toàn mi ễ n phí mà hi ệ n t ạ i h ọ chưa công bố các tính năng trả phí Đây cũng là mộ t trong s ố các ứ ng d ụ ng m ới đượ c nhi ều ngườ i s ử d ụ ng trên th ế gi ớ i, có th ể áp d ụ ng vào các d ự án nh ỏ ho ặ c l ớ n Clear List Clear List là m ộ t ứ ng d ụ ng có giao di ện khá đẹ p m ắ t và nhi ề u màu s ắ c nh ằ m giúp ngườ i dùng qu ả n lý danh sách các ho ạt độ ng c ần làm Ngườ i dùng có th ể d ễ dàng ghi chú l ạ i các công vi ệ c ph ả i gi ả i quy ế t trong ngày, b ộ phim mu ố n xem và th ậ m chí có th ể chia s ẻ nh ững thông tin này cho ngườ i thân ho ặ c b ạn bè Ngườ i dùng có th ể tùy ch ỉ nh màu s ắ c theo t ừng tiêu đề công vi ệc để d ễ qu ả n lý và gi ả i quy ế t m ộ t cách hi ệ u qu ả hơn Bên cạ nh phiên b ả n mi ễ n phí, nhà phát tri ển cũng cung cấ p b ả n tr ả phí v ớ i nhi ều tính năng nâng c ấp hơn 4 3 Kh ả năng quả n lý th ờ i gian hi ệ u qu ả 4 3 1 Nguyên lý Pareto Nguyên lý Pareto đượ c l ấ y tên t ừ nhà kinh t ế h ọc ngườ i Ý V Pareto cho chúng ta th ấ y r ằ ng, ở b ấ t k ỳ m ộ t h ệ th ố ng nào, xu th ế c ủ a nó là kho ả ng 80% k ế t qu ả là do 20% nguyên nhân gây ra D ự a vào vi ệ c qu ả n lý th ời gian và năng suấ t s ả n xu ấ t, n guyên lý đó cho th ấ y 20% th ờ i gian mà chúng ta tiêu t ố n cho m ộ t công vi ệc nào đó để s ả n sinh ra 80% s ản lượ ng, trong khi 80% th ờ i gian còn l ạ i có th ể ch ỉ đem lạ i 20% s ản lượ ng Có nghĩa nế u chúng ta có danh sách 10 vi ệ c c ầ n làm, ch ỉ 2 vi ệ c trong s ố đó đem l ạ i nhi ề u giá tr ị hơn toàn bộ 8 vi ệ c còn l ạ i Th ự c t ế , nh ữ ng công vi ệc mà chúng ta thườ ng né tránh vì ph ứ c t ạp hay khó khăn chính là nhữ ng vi ệ c quan tr ọng và đem lạ i giá tr ị cao nh ấ t M ộ t câu h ỏi được đặt ra là nguyên lý Pareto nên đượ c s ử d ụng như thế nào trong vi ệ c qu ả n lý th ờ i gian Nguyên lý Pareto ch ỉ có vai trò như là mộ t y ế u t ố hướ ng d ẫ n nó ch ỉ rõ s ự phát sinh t ấ t y ế u c ủ a m ộ t tình tr ạ ng n ế u chúng ta không n ắ m v ững đượ c quy ề n ch ủ độ ng trong công vi ệ c Do v ậy, điề u c ố t lõi là chúng ta c ầ n ph ả i bi ế t vi ệ c gì là quan tr ọ ng nh ấ t, vi ệ c nào c ần làm trướ c, vi ệ c nào c ầ n làm sau, vi ệc nào đem lạ i giá tr ị cao nh ấ t cho chúng ta 17 Sơ đồ 1: Ma tr ậ n qu ả n lý th ờ i gian C ấ p thi ế t Không c ấ p thi ế t Quan tr ọ ng ( I) Quan tr ọ ng và c ấ p thi ế t Làm ngay (II) Không cấp thiết vàq uan trọng Có k ế ho ạ ch làm h ợ p lý Không quan tr ọ ng (III) C ấ p thi ế t và Không quan tr ọ ng Làm càng s ớ m càng t ố t (IV) Không c ấ p thi ế t và không quan tr ọ ng Làm sau cùng Kh ẩ n c ấ p (Urgent): Nh ữ ng ho ạt độ ng này yêu c ầ u s ự chú ý ngay l ậ p t ức, nhưng thườ ng liên k ế t v ới người khác hơn là vào mụ c tiêu c ủ a chúng ta Kh ẩ n c ấ p và quan tr ọ ng (Urgent and Important): Các ho ạt động trong lĩnh vự c liên quan đế n giao d ị ch v ớ i các v ấn đề quan tr ọ ng khi chú ng ta phát sinh và đáp ứ ng cam k ế t quan tr ọng Đó là nhữ ng vi ệc như tiế p công dân theo l ị ch h ẹ n, thi ế t b ị g ặ p s ự c ố,… N ế u vì b ố i r ố i, không am hi ể u và s ắ c bén trong m ọ i tình hu ố ng có thì có th ể chúng ta ph ả i m ấ t khá nhi ề u th ời gian để gi ả i quy ế t Gi ả i quy ế t nh ữ ng công vi ệc này thườ ng khi ế n chúng ta tiêu t ố n nhi ề u th ờ i gian và d ễ b ị strees Quan tr ọng, nhưng không khẩ n c ấ p (Important, but Not Urgent): Nh ữ ng thành công theo định hướ ng nhi ệ m v ụ r ấ t quan tr ọng để đạt đượ c m ục tiêu Đây là nhữ ng công vi ệ c chúng ta có th ể dành nhi ề u th ời gian và tâm trí để gi ả i quy ế t nh ằm đạt đượ c hi ệ u qu ả cao Đó là nhữ ng k ế ho ạch trong tương lai gần như đổ i m ớ i ho ạt động, đào tạ o, b ồi dưỡ ng cán b ộ , công ch ức, điề u hành t ổ ch ức… Nhữ ng công vi ệ c này xem ra không c ầ n s ự v ộ i vàng, g ấ p gáp, chúng ta có th ể th ự c hi ệ n m ột cách thư thả nhưng phả i c ẩ n th ậ n trong t ừ ng khâu, ph ả i d ồ n m ọ i c ố g ắ ng và n ỗ l ự c T ỉ m ỉ chính là y ế u t ố đòi hỏi đầ u tiên t ừ nhà qu ả n lý Ti ế p theo là th ời gian đầu tư vào công việc tương đố i nhi ều Qua loa và đạ i khái thì không th ể thành công 18 Kh ẩ n c ấp nhưng không quan trọ ng (Urgen, but Not Important): Nh ữ ng vi ệ c v ặ t không phát tri ển đế n nh ữ ng m ục đích riêng của chúng ta Đó là việc thông báo các văn b ả n ngày ngày, li ệ t kê nh ữ ng k ế ho ạ ch, ti ế p nh ận điệ n tho ại… Nhữ ng công vi ệ c này yêu c ầ u c ầ n th ự c hi ện nhanh chóng nhưng không mấ t quá nhi ề u th ờ i gian và không th ự c s ự quan tr ọ ng Hãy trì hoãn chúng, c ắ t gi ả m chúng Không kh ẩ n c ấ p và không quan tr ọ ng (Not Urgen And Not Important): Nh ữ ng gián đoạ n t ầm thườ ng ch ỉ là s ự phân tâm và nên tránh n ế u có th ể Đó là việ c không tham gia nh ữ ng cu ộ c h ọ p ứng lương, cuộ c h ọ p dài và không có ch ủ đề chính Đố i v ớ i tính ch ấ t c ủ a các công vi ệc này, điều đầu tiên ngườ i qu ản lý nên làm là đặ t cho mình câu h ỏi: “Nế u không làm nó thì li ệ u có v ấn đề gì không?” Câu trả l ời “Sẽ không phát sinh” thì có thể ung dung b ỏ qua, để đỡ m ấ t th ờ i gian Tuy nhiên, hãy c ẩ n th ận không để không m ắ c sai l ầm trong đánh giá nhữ ng th ứ như thời gian dành cho gia đình và các hoạt độ ng gi ả i trí (tưởng như không quan trọ ng) Thông thườ ng, chúng ta luôn ph ả i gi ả i quy ế t r ấ t nhi ề u vi ệ c trong m ộ t ngày Tuy nhiên, không ít ngườ i cho r ằ ng mình nên làm t ố t nh ữ ng vi ệ c th ứ y ếu trước để l ấ y tinh th ần độ ng viên và t ạ o c ả m h ứ ng r ồi sau đó mớ i b ắ t tay vào công vi ệ c quan tr ọ ng nh ấ t Đây rõ ràng là phương pháp sử d ụ ng th ờ i gian không hi ệ u qu ả M ộ t công vi ệ c quan tr ọ ng luôn m ấ t nhi ề u th ời gian để suy ng ẫ m và gi ả i quy ế t th ỏ a đáng, khi chúng ta mất đa số th ờ i gian c ủ a ngày và tinh l ực để làm nh ữ ng vi ệ c th ứ y ế u thì đế n vi ệ c quan tr ọ ng nh ấ t, chúng ta s ẽ ch ị u nh ữ ng áp l ự c và s ự m ệ t m ỏ i khó tìm ra ngay gi ả i pháp t ối ưu Là một ngườ i qu ả n lý th ờ i gian thông minh, chúng ta c ầ n kh ắ c ph ụ c nh ững điều này để cân b ằ ng l ạ i m ọi phương pháp, nhậ n th ức đượ c t ầ m quan tr ọ ng c ủ a công vi ệ c Chúng ta d ồ n m ọ i tâm trí và s ự nh ạ y bén c ủ a mình vào công vi ệ c quan tr ọ ng, th ời gian cũng thoải mái hơn và không bị ảnh hưở ng b ở i s ự căng thẳ ng, do v ậ y, hi ệ u qu ả và hi ệ u su ấ t c ủ a công vi ệc cũng được tăng theo M ỗ i cá nhân r ấ t d ễ m ắ c ph ả i nh ữ ng sai l ầm như dùng tấ t c ả th ờ i gian trong ngày để l ấp đầ y m ọ i ho ạt độ ng, không dành th ờ i gian nào cho nh ữ ng vi ệ c phát sinh ngoài ý mu ố n N ế u có tình hu ố ng n ảy sinh thì ngườ i qu ả n lý không th ể không t ạ m gác công vi ệ c theo k ế ho ạ ch c ủ a mình và bu ộ c ph ả i b ắ t tay vào nh ữ ng vi ệc đó Thờ i gian bi ể u th ự c hi ệ n 19 trong m ộ t ngày c ủ a chúng ta, vì th ế , l ại tăng thêm tầ n su ấ t công vi ệ c, n ặ ng n ề hơn rấ t nhi ề u cho các ho ạt độ ng Công vi ệc như mộ t cu ộ c ch ạ y marathon, luôn xoay chuy ể n không ng ừ ng và không d ừ ng l ạ i gi ữ a ch ừng, do đó, chúng ta nên thiế t l ậ p m ộ t k ế ho ạ ch t ố t nh ất cho mình, căn cứ theo tính ch ấ t công vi ệ c mà dành ra nh ữ ng kho ảng “ th ờ i gian tr ố ng ” để gi ả i quy ế t nh ữ ng v ấn đề phát sinh Kho ả ng th ời gian này nên dành để tăng cường giao lưu nhân viên, tìm hi ể u và trò chuy ệ n thân m ật hơn vớ i h ọ, suy nghĩ và t ổ ng k ế t nh ững đượ c, m ấ t trong công vi ệc, đặ c bi ệt nên “tặng” bả n thân nh ữ ng phút ngh ỉ ngơi quý giá, để tăng thêm sứ c l ự c và s ự minh m ẫ n V ậ y chúng ta mu ố n công vi ệ c c ủ a mình n ằ m trong ô ph ần tư nào? Nế u ch ọ n ô ph ần tư thứ nh ấ t, chúng ta d ễ lâm vào tình tr ạng căng thẳ ng (stress), ki ệ t s ứ c vì làm quá nhi ề u vi ệ c và luôn trong tình tr ạ ng kh ủ ng ho ả ng, vì v ậ y, có th ể chúng ta s ẽ làm c ả nh ữ ng công vi ệ c ngoài ph ạ m vi ch ức năng củ a mình Nh ững ngườ i ch ỉ bi ế t t ậ p trung vào công vi ệ c trong ô s ố I thì ô s ố I c ủ a h ọ ngày càng phình to H ọ luôn căng thẳ ng, su ố t ngày theo đuổ i h ế t th ờ i h ạn này đến cơn khủ ng hoàng khác H ọ s ẽ s ử d ụ ng 90% th ờ i gian trong ô s ố I và 10% th ờ i gian còn l ạ i vì h ọ quá căng thẳ ng nên h ọ s ẽ s ử d ụ ng h ế t trong ô s ố IV N ế u ch ọ n ô ph ần tư thứ ba, có l ẽ chúng ta ch ỉ t ậ p trung vào nh ữ ng công vi ệ c ng ắ n h ạ n, v ụ n v ặ t, mang tính s ự v ụ Chúng ta s ẽ không coi tr ọ ng m ụ c tiêu, không l ậ p k ế ho ạ ch, luôn luôn trong tình tr ạ ng th ụ độ ng Các m ố i quan h ệ đượ c xây d ự ng h ế t s ứ c h ờ i h ợ t Còn ch ọ n ô ph ần tư thứ tư, có l ẽ chúng ta thích vui chơi hơn là làm việ c, ch ỉ nghĩ đế n l ợ i ích c ủ a cá nhân ch ứ không ph ả i t ậ p th ể vì v ậ y ch ỉ tiêu t ố n th ờ i gian mà thôi Chúng ta s ẽ tr ở thành nh ững ngườ i vô trách nhi ệ m v ớ i công vi ệ c, v ới ngườ i khác và ngay v ớ i b ả n thân mình Do v ậ y, mu ốn thành đạt thì ngườ i ta ph ả i c ố g ắ ng gi ả m ho ạt độ ng trong ô s ố III và IV đế n m ứ c t ối đa, phả i bi ế t t ừ ch ố i nh ữ ng vi ệ c không quan tr ọ ng, b ở i vì n ế u th ự c hi ệ n nh ữ ng vi ệ c không quan tr ọ ng, s ẽ không còn th ời gian và năng lượng để th ự c hi ệ n nh ữ ng vi ệ c quan tr ọ ng V ậ y có ph ả i ô ph ần tư số 2 là s ự l ự a ch ọ n? N ế u công vi ệ c n ằ m trong ô ph ần tư thứ hai, rõ ràng chúng ta s ẽ có đượ c r ấ t nhi ề u l ợ i ích vì nh ữ ng công vi ệc đó sẽ giúp nâng cao t ầ m nhìn, phát tri ể n kh ả năng và tậ p cho chúng ta tính k ỷ lu ậ t t ố t Ngoài ra nó còn giúp 20 chúng ta cân b ằ ng, s ự sáng su ố t, k ỷ lu ậ t, tính t ự ch ủ và h ạ n ch ế t ối đa những “khủ ng ho ảng”, nhữ ng v ấn đề đau đầ u do công vi ệ c hay cu ộ c s ố ng gây ra 4 3 2 Các công c ụ h ỗ tr ợ khác và bi ể u m ẫ u Chúng ta có th ể l ậ p k ế ho ạch hàng ngày theo các bướ c sau: - L ậ p danh sách các vi ệ c c ầ n làm - Quy ết đị nh trình t ự gi ả i quy ế t các công vi ệ c c ần làm đó - Phân b ổ th ờ i gian và tính th ời lượ ng cho t ừ ng công vi ệ c - Mô t ả k ế t qu ả c ần đạt đượ c c ủ a t ừ ng công vi ệ c Để c ụ th ể hóa, chúng ta có th ể s ử d ụ ng bi ể u m ẫu dưới đây để l ậ p k ế ho ạ ch cá nhân trong ngày: B ả ng 1: K ế ho ạ ch cá nhân trong ngày Th ờ i gian Công vi ệ c Th ờ i lư ợ ng ư ớ c tính K ế t qu ả L ậ p k ế ho ạ ch START M ộ t ki ể u k ế ho ạ ch khác b ạ n có th ể s ử d ụng để qu ả n lý th ờ i gian và t ổ ch ứ c công vi ệ c là ki ể u STARS C ụ th ể : B ả ng 2: L ậ p k ế ho ạ ch ki ể u STARS Các bư ớ c Th ờ i gian Công vi ệ c Ngư ờ i ch ị u trách nhi ệ m Tiêu chí thành công Trong đó, các yế u t ố đượ c hi ểu như sau: - Steps – Các bướ c (s ố th ứ t ự ) - Timing – Th ờ i gian - Assignment – Công vi ệ c - Responsibility – Ngườ i ch ị u trách nhi ệ m - Success Criteria – Tiêu chí thành công Lưu ý rằ ng, dù theo cách th ức nào thì chúng ta cũng cầ n ph ải đừ ng chia quá ít th ờ i gian cho nh ữ ng vi ệ c tr ọ ng y ế u, ch ỉ để làm xong nhi ề u vi ệc hơn trong hôm nay, vì như thế 21 b ạ n s ẽ th ấ t b ạ i C ần xác định đâu là việ c c ầ n thêm th ời gian và đâu là việ c có th ể rút ng ắ n th ờ i gian th ự c hi ệ n Bên c ạnh đó, cần chú ý đôi khi có nhữ ng vi ệ c chen ngang, có nh ữ ng chuy ện độ t xu ấ t ngoài d ự tính, các b ạn đề u ph ả i ghi nó ra gi ấy, để xem xét và phân b ố l ạ i th ờ i gian Cu ố i cùng là vi ệc, đán h d ấ u chéo vào vi ệc đã hoàn thành trong ngày Dù là việ c r ấ t nh ỏ nhưng một khi đã làm tròn theo đúng kế ho ạ ch, nó s ẽ khi ế n b ạ n vui v ớ i c ả m giác thành công (L ạ i Th ế Luy ệ n, 2010) 4 3 3 Ki ể m tra cách s ử d ụ ng th ờ i gian M ộ t cách quan tr ọng để qu ả n lý th ờ i gian, đó là biết mình đang thự c s ự s ử d ụ ng qu ỹ th ờ i gian c ủa mình như thế nào Có th ể ki ểm tra chính xác điề u này b ằ ng cách ghi l ạ i t ừ ng chi ti ế t trong ngày Có hai cách để bi ết đượ c b ạ n dành bao nhiêu th ờ i gian cho nh ữ ng nhi ệ m v ụ khác nhau: m ột là ước lượ ng, hai là ghi chép t ỉ m ỉ l ạ i công vi ệc đã làm Cách thứ hai ưu việ t hơn Nếu làm điều đó trong mộ t ngày, b ạ n s ẽ có th ể ng ạ c nhiên khi th ấ y r ấ t nhi ề u nhi ệ m v ụ đã tiêu tố n nhi ề u th ời gian hơn ta thường nghĩ B ả ng 3: Ki ể m tra th ờ i gian s ử d ụ ng Mô t ả Th ờ i gi an b ắ t đ ầ u Th ờ i gian k ế t thúc Th ờ i gian tính b ằ ng phút Ưu tiên V ớ i c ột “Ưu tiên”, hãy lự a ch ọ n m ức độ t ừ 1 đế n 5, v ớ i 1 là m ức độ ưu tiên cao nh ấ t và 5 là m ức độ ưu tiên thấ p nh ấ t Hãy ghi chép chi ti ế t ở m ức độ này ch ắ c ch ắ n s ẽ b ộ c l ộ nh ững điề u mà b ạn chưa nh ậ n th ức đượ c v ề ngày làm vi ệ c c ủ a mình Ch ẳ ng h ạ n, nó có th ể ch ứ ng t ỏ r ằ ng b ạ n tiêu t ố n nhi ề u th ời gian hơn cho việc đi lạ i ho ặ c làm nh ữ ng nhi ệ m v ụ thườ ng nh ậ t, ho ặ c b ạ n dành ít th ời gian hơn mứ c c ầ n thi ế t cho vi ệ c l ậ p k ế ho ạch hay suy nghĩ Khi ghi chép vào c ột “Ưu tiên” cần lưu ý trả l ờ i nh ữ ng câu h ỏ i sau: - Nh ữ ng nhi ệ m v ụ nào là trung tâm v ớ i vai trò c ủ a b ạ n? - Nh ữ ng nhi ệ m v ụ nào có th ể ủy thác cho ngườ i khác? - Nh ữ ng nhi ệ m v ụ nào có th ể đượ c th ự c hi ệ n m ộ t cách hi ệ u qu ả hơn? 22 - Nh ữ ng nhi ệ m v ụ nào đáng ra bạ n không nên làm ngay t ừ đầ u? Tr ả i qua quá trình rèn luy ệ n, chúng ta s ẽ nh ậ n ra m ộ t th ự c t ế r ằ ng qu ả n lý th ờ i gian không ch ỉ đơn giả n là vi ệc xác đị nh khung th ờ i gian cho công vi ệ c mà ph ả i bi ế n nh ững suy nghĩ, những ý tưở ng, nh ữ ng k ế ho ạ ch thành nh ững hành độ ng c ụ th ể Đó là nh ững bước đi đầ u tiên c ủ a b ấ t kì m ộ t cá nhân thành công nào trong b ấ t kì xã h ộ i, Qu ố c gia hay lĩnh vực nào đi chăng nữ a 5 Hình thành và rèn luy ện thái độ , ph ẩ m ch ấ t cho b ả n thân Thông qua quá trình tìm hi ể u và h ọ c t ậ p n ộ i dung c ủa chuyên đề, ngườ i h ọ c có th ể hi ể u v ề b ản thân hơn từ nh ững phương diện liên quan đế n cách chúng ta s ử d ụ ng th ờ i gian c ủa mình, như việc chúng ta xác đị nh nh ữ ng gì chúng ta mong mu ố n trong cu ộ c s ố ng, m ụ c tiêu c ủa chúng ta cũng như khi nào và làm cách nào chúng ta làm vi ệ c t ố t nh ấ t, điều đó sẽ giúp chúng ta hi ểu đượ c th ứ t ự ưu tiên chung củ a mình Vi ệ c rèn luy ện thườ ng xuyên các k ỹ năng này để chúng tr ở thành m ộ t ph ầ n trong cách s ố ng, cách làm vi ệ c s ẽ giúp ngườ i h ọ c trau d ồ i kh ả năng tư duy logic và là m vi ệ c m ộ t cách khoa h ọ c, m ộ t trong nh ữ ng y ế u t ố quan tr ọng để hướng đế n s ự thành công Chúng ta hãy t ậ p trung vào nh ững độ ng l ực thúc đẩ y m ỗ i cá nhân làm vi ệ c, nh ững điề u chúng ta mong mu ốn đạt đượ c và nh ữ ng thành t ựu cá nhân có ý nghĩa vớ i chúng ta Trướ c khi b ắt đầ u nhìn vào cách chúng ta s ử d ụ ng th ờ i gian ở nơi họ c t ậ p - làm vi ệ c, vi ệ c nghĩ về cu ộ c s ố ng c ủa chúng ta trên phương diệ n r ộng hơn sẽ r ất có ý nghĩa Chúng ta hãy đặ t ra các câu h ỏ i: Chúng ta có m ộ t t ầ m nhìn rõ ràng cho cu ộ c s ố ng c ủ a chính mình hay không? Điề u gì khi ế n ta say mê nh ấ t? Vi ệ c tr ả l ờ i nh ữ ng câu h ỏ i này s ẽ giúp chúng ta quy ết đị nh nh ững điề u th ự c s ự quan tr ọ ng trong cu ộ c s ố ng và t ừ đó chúng ta sẽ l ự a ch ọ n cách s ử d ụ ng th ờ i gian c ủ a mình M ột khi đã xác đị nh và tr ả l ời đượ c nh ữ ng câu h ỏi đó thì có nghĩa là bạn đã biết cách để ki ể m soát cu ộc đờ i c ủ a chính mình m ộ t cách hi ệ u qu ả và khoa h ọ c 6 K ế t lu ậ n Đặ t m ụ c tiêu, l ậ p k ế ho ạ ch và qu ả n lý th ờ i gian là m ộ t quá trình luôn song hành v ớ i m ỗ i cá nhân dù là ở b ấ t c ứ nơi đâu hay lao độ ng, h ọ c t ậ p trong b ấ t c ứ lĩnh vự c nào K ế ho ạ ch ch ỉ n ằ m trên gi ấ y n ế u ta không th ự c hi ệ n B ả n thân chúng ta c ầ n ph ả i t ự 23 nghiêm kh ắ c v ớ i b ản thân, có thưở ng khi hoàn thành và có ph ạt khi không đạt đượ c, t ừ đó việ c qu ả n lý th ờ i gian m ớ i suôn s ẻ đượ c Vi ệ c thi ế t l ậ p danh sách công vi ệc, đặ t m ụ c tiêu và l ậ p k ế ho ạch để qu ả n lý th ờ i gian hi ệ u qu ả tuy t ố n th ời gian lúc đầu nhưng hiệ u qu ả nó mang l ạ i s ẽ vượt mong đợ i c ủ a b ạ n Làm ch ủ đượ c k ỹ năng này, bạ n s ẽ ti ế n m ộ t bước dài đế n cánh c ửa thành công trong tương lai khôn g xa 7 Tóm t ắt chương N ội dung chương này đã cung cấ p cho sinh viên các lý thuy ế t và công c ụ để hình thành m ụ c tiêu, l ậ p k ế ho ạ ch và qu ả n lý th ời gian để đạt đượ c nh ữ ng m ụ c tiêu trong cu ộ c s ố ng, h ọ c t ậ p và công vi ệ c Đồ ng th ời, sinh viên đã đượ c th ự c hành thành th ạ o các công c ụ đặ t m ụ c tiêu, l ậ p k ế ho ạ ch và ki ể m soát th ờ i gian hi ệ u qu ả T ừ đó, sinh viên biế t cách gi ả i quy ế t v ấn đề c ủ a b ả n thân g ặ p ph ải để phát m ạ nh kh ắ c y ế u và xây d ự ng m ụ c tiêu, tri ể n khai các ho ạt độ ng để hoàn thành các m ụ c tiêu trong cái h ữ u h ạ n c ủ a m ỗi cá nhân là “thời gian” Đặ c bi ệ t, sinh viên s ẽ hình thành được thái độ và tác phong làm vi ệ c chuyên nghi ệ p, s ắ p x ế p logic cũng như khả năng kiể m soát th ờ i gian khoa h ọc, đạ t hi ệ u qu ả cao 8 Câu h ỏ i th ả o lu ậ n 1 Phân bi ệ t hai khái ni ệm “phân chia thờ i gian h ợp lý” và “quả n lý th ờ i gian hi ệ u qu ả” 2 Hãy vi ế t 1 m ụ c tiêu SMART mà b ạ n mu ốn đạt đượ c trong 6 tháng t ớ i 3 Li ệ u th ời gian có là “kim cương, vàng, bạc”? 4 B ạn đang “làm chủ” thời gian hay đang là “nô lệ”? 5 B ạ n làm gì v ớ i th ờ i gian m ộ t ngày 24 ti ế ng? 6 T ạ i sao ph ả i qu ả n tr ị th ờ i gian? 7 B ạ n v ậ n d ụ ng nh ữ ng nguyên t ắc nào để qu ả n lý th ờ i gian hi ệ u qu ả ? 9 Tài li ệ u tham kh ả o 1 Robin Sharma, (2012), Đờ i ng ắn đừ ng ng ủ dài , NXB Tr ẻ 2 Jocelyn K Glei, (2016), Đừng để nước đế n chân m ớ i nh ả y , NXB Lao Độ ng Xã H ộ i 3 Brian Tracy, (2010), Thu ậ t qu ả n lý th ờ i gian , NXB Th ế gi ớ i 4 Bích Nga, T ấn Phướ c, Ph ạ m Th ị Sáu (Biên d ị ch), (2006), Qu ả n lý th ờ i gian , NXB T ổ ng h ợ p TP H ồ Chí Minh 24 5 Martin Manser, (2007), Qu ả n lý th ờ i gian , NXB Lao Độ ng – Xã h ộ i 6 Nguy ễn Vũ Thùy Chi và Đặ ng Anh Tài, (2007), K ỹ năng quả n lý th ờ i gian , ĐH An Giang 7 L ạ i Th ế Luy ệ n, (2010), K ỹ năng quả n lý th ờ i gian , NXB Văn hóa Thông tin
CHUYÊN ĐỀ: ĐẶT MỤC TIÊU, LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN Giới thiệu chung Cuộc sống đại đáp ứng cho người đầy đủ nhu cầu từ đến cao cấp Nhưng việc có q nhiều tiện ích mà sống đại chiếm hết quỹ thời gian có ngày Đặc biệt, xu phát triển nay, cá nhân cần có cân cơng việc phát triển thân Do đó, địi hỏi phải có mục tiêu cụ thể rõ ràng, kế hoạch hành động chi tiết công cụ quản lý thời gian chặt chẽ cho đời, cho ngày trôi qua công việc phát triển thân Đây kỹ quan trọng mà cần phải học tập rèn luyện để hình thành thói quen tốt hoạt động hàng ngày Nội dung chương II đặt mục tiêu, lập kế hoạch quản lý thời gian cung cấp cho sinh viên kiến thức, kỹ thái độ việc đặt mục tiêu đúng, lập kế hoạch hiệu quản lý thời gian phù hợp, chủ động kế hoạch hành động đặt phù hợp với mục tiêu Đồng thời, nội dung chương cung cấp công cụ đại phương pháp thực hành giúp sinh viên thực thành thạo nội dung áp dụng cho công việc, học tập phát triển thân sinh viên Các khái niệm liên quan 2.1 Khái niệm mục tiêu Mục tiêu định hướng, kết mong đợi đạt từ nhiều hoạt động công việc khoản thời gian định Mục tiêu đo lường hay định lượng Nói cách khác, mục tiêu tảng hoạt động kế hoạch hành động làm sở cho việc đánh giá kế hoạch đưa Xét theo tầng nghĩa cụ thể hơn, sách “Những vấn đề cốt yếu quản lý”, nhóm tác giả đúc kết mục tiêu kết mà nhà quản trị muốn đạt tương lai cho tổ chức họ Khơng có mục tiêu mục tiêu khơng rõ ràng kế hoạch phương hướng Các tổ chức thông thường hướng tới mục tiêu, mà thường hệ thống mục tiêu phụ thuộc ràng buộc lẫn Mục tiêu công tác hoạch định mục tiêu kế hoạch phong phú, chúng phân thành loại sau: (1) Mục tiêu thật mục tiêu tuyên bố; (2) Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn dài hạn; (3) Mục tiêu định tính mục tiêu định lượng (Koontz, H.; Odonnell, C Weihrich, H, 1998) Mục tiêu thật mục tiêu tuyên bố: Các mục tiêu tuyên bố tùy theo đối tượng tổ chức mà mục tiêu diễn đạt khác Ví dụ mục tiêu tuyên bố với cổ đông, với khách hàng, với thành viên tổ chức, với đối thủ cạnh tranh… thường không giống Mục tiêu tuyên bố khác với mục tiêu thật chúng chứa đựng thật Nếu không tất nhiên mục tiêu khó thuyết phục Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn dài hạn: Mục tiêu ngắn hạn mục tiêu mà tổ chức cần đạt ngắn hạn (thời hạn năm), mục tiêu trung hạn đòi hỏi thời gian từ đến năm năm, mục tiêu dài hạn có tính chất chiến lược dài hạn (thời gian dài năm năm) Mục tiêu định tính mục tiêu định lượng: Mục tiêu định tính khơng thể đo lường khó đo lường Mục tiêu định lượng rõ ràng kết đo lường Những nhà quản trị ngày cho mục tiêu định tính lượng hóa được, ví dụ đánh giá mức độ làm tốt đến mức hoàn thành nhiệm vụ 2.2 Khái niệm kế hoạch lập kế hoạch Theo Steyner : “Lập kế hoạch trình việc thiết lập mục tiêu, định chiến lược, sách, kế hoạch chi tiết để đạt mục tiêu định Lập kế hoạch cho phép thiết lập định khả thi bao gồm chu kỳ việc thiết lập mục tiêu định chiến lược nhằm hoàn thiện nữa.” Theo Ronner hoạt động công tác lập kế hoạch hoạt động nhằm tìm con:“đường để huy động sử dụng nguồn lực doanh nghiệp cách có hiệu để phục vụ cho mục tiêu kinh doanh ” Theo Henrypayh:“Lập kế hoạch hoạt động q trình quản lý cấp cơng ty, xét mặt chất hoạt động nhằm mục đích xem xét mục tiêu, phương án kinh doanh, bước trình tự cách tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh” Như vậy, Lập kế hoạch trình xác định mục tiêu lựa chọn phương thức để đạt mục tiêu Lập kế hoạch nhằm mục đích xác định mục tiêu cần phải đạt gì? phương tiện để đạt mục tiêu nào? Tức là, lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ mục tiêu cần đạt được, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu đặt ra, việc triển khai hệ thống kế hoạch để thống phối hợp hoạt động 2.3 Khái niệm thời gian quản lý thời gian hiệu Quỹ thời gian cá nhân xã hội 1440 phút/ngày Thời gian ví vàng thứ tài sản mà người tái tạo được, không thay đổi dù với lý hay hình thức Có người viết “Muốn biết giá trị đời người, hỏi người hấp hối; muốn biết giá trị năm, hỏi sinh viên trượt đại học; muốn hiểu hết giá trị tháng, tiếp xúc với người mẹ phải sinh thiếu tháng; để hiểu giá trị tuần, đến gặp tổng biên tập tờ báo tuần; muốn biết giá trị ngày, hỏi tù nhân; muốn biết giá trị giờ, hỏi người chờ đợi; để đánh giá giá trị phút, đặt vào tình cảnh người vừa lỡ chuyến bay chuyến tàu; muốn biết giá trị giây, hỏi người vừa thoát chết khỏi tai nạn; để đánh giá giá trị phần ngàn giây, đến gặp người vừa huy chương vàng kỳ thi đấu thể thao Olympic” (Nguyễn Mạnh Hùng, 2010) Hay theo quan điểm khác “1 giây khơng nhiều khơng giây khơng làm làm tất cả; giây thời gian, mà thời gian vịng xoay bất tận, giây hơm không giây hôm qua không giống giây ngày mai Hãy sống để hối tiếc dù giây ngắn ngủi Có thể giây thay đổi đời người.” (Sưu tầm) Theo tác giả Brian Tracy, quản lý thời gian trình lập danh sách điều phải làm, nguyên tắc thực thời gian biểu, đảm bảo việc thực theo kế hoạch, khơng bị lãng phí Việc quản lý thời gian hiểu hành động trình thực kiểm sốt có ý thức số lượng thời gian cho hoạt động cụ thể, đặc biệt để tăng hiệu suất Quản lý thời gian việc cân nhắc, xem xét công việc phải làm, việc muốn làm mục tiêu Việc đo lường thời lượng mà phải bỏ để hồn thành cơng việc Cuối tập kế hoạch ngày, tuần, tháng nhằm giúp tránh rơi vào tình trạng q tải cơng việc Quản lý thời gian hỗ trợ loạt kỹ năng, công cụ kỹ thuật thực nhiệm vụ cụ thể Ban đầu, quản lý thời gian có ý nghĩa hoạt động kinh doanh cơng việc, sau mở rộng để bao gồm hoạt động cá nhân Một hệ thống quản lý thời gian kết hợp thiết kế cơng trình, cơng cụ, kỹ thuật phương pháp Như vậy, thật không quản lý thời gian mà điều người làm xếp sử dụng thời gian cho hiệu Ai làm chủ thời gian, cần học, luyện tập, kỷ luật kiên trì làm chủ thời gian Hãy nhớ rằng: “Tiền mua đồng hồ không mua thời gian” “Thời gian không chờ đợi ai” (Khuyết danh) Những khó khăn q trình lập kế hoạch quản lý thời gian Trong khía cạnh sống, thường hay có lúc lơ đãng, khơng tập trung vào công việc, vào sống thân gây lãng phí thời gian để tiếc nuối qua mà khơng lấy lại Có nhiều khó khăn nguyên nhân gây tình trạng mà tạm chia thành hai loại “Nguyên nhân chủ quan” “Yếu tố ngoại tác”: 3.1 Nguyên nhân chủ quan 3.1.1 Các vấn đề liên quan đến mục tiêu Khi không đặt mục tiêu, bạn khơng biết nên làm có ích cho sống mình, khơng biết cơng việc quan trọng để ưu tiên làm trước Ngược lại, Albert Einstein nói “Lý tồn thời gian để thứ không xảy lúc” Do đó, có nhiều mục tiêu, bạn nhiều thời gian cân nhắc lựa chọn mục tiêu thực mục tiêu, cuối dẫn đến hệ không mục tiêu thực cách trọn vẹn đạt hiệu tốt Đặt mục tiêu cho thân quan trọng để quản lý thời gian hiệu quả, mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho đường nghiệp Khi biết rõ nơi muốn đến, bạn chủ động cho việc cần ưu tiên Việc lập mục tiêu giúp bạn định đâu việc đáng để dành thời gian đâu thứ gây xao lãng 3.1.2 Làm việc khơng có kế hoạch Chúng ta thường khơng kiểm sốt việc cần làm rơi vào tình trạng lúc thảnh thơi lúc “vắt chân lên cổ” để giải cơng việc Tuy nhiên, công việc lên kế hoạch cứng nhắc thực theo thời gian định kế hoạch, phải biết điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp với tình trạng cơng việc có tình bất ngờ đến 3.1.3 Làm nhiều việc lúc Để hồn thành nhanh nhiều đầu cơng việc, có xu hướng làm nhiều cơng việc lúc gọi điện thoại, viết email, làm tập, chuẩn bị báo cáo, nghe nhạc, xem phim, nấu cơm Tuy nhiên, điều làm thân người phải thêm 20 - 40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với làm việc (Academy.vn) Kết hiệu công việc thường khơng tốt tập trung Vì thế, tốt nên tập trung giải việc Như thế, bạn làm việc hiệu với chất lượng công việc tốt 3.1.4 Tính trì hỗn Đơi khơng thể vượt qua sức ì tư tưởng Đó lúc bạn chần chừ, trì hỗn cơng việc cách vô định với lý không rõ ràng hay nói tự ngụy biện huyễn thân Điều làm cho công việc bị tăng lên đến lúc tải khơng thể kiểm sốt được, lúc bạn nhận thất bại trước mặt Vậy nên, ghi nhớ đầu suy nghĩ “Đừng chần chừ Chẳng có lúc thời điểm hoàn hảo cả” – Napoleon Hill 3.1.5 Không biết định lượng thời gian Có bạn rơi vào trường hợp, bạn định làm việc vịng tiếng đồng hồ Nhưng tiếng sau, bạn chưa làm xong việc bạn phải dành tiếng làm cơng việc khác để hồn thành nốt việc này? Hãy học cách định lượng thời gian cho công việc bạn Trả lời câu hỏi “mình làm việc lâu? Thời gian cụ thể thực việc gì…?, thời gian từ A đến B phút, việc giặt áo quần thời gian…” Khi đó, hình thành phản xạ định lượng thời gian, từ xếp cơng việc cách hợp lý hơn, linh động 3.1.6 Theo chủ nghĩa hoàn hảo Nhiều người ln lo lắng việc làm hồn thiện chưa, liệu có sai sót khơng, họ dành nhiều thời gian cho việc nhỏ, khơng q quan trọng Thậm chí, họ có ý nghĩ lùi thời hạn lại để bảo đảm việc hoàn hảo Hình 1: Người theo chủ nghĩa hồn hảo dành nhiều thời gian cho cơng việc nhỏ 3.2 Yếu tố ngoại tác Bên cạnh nguyên nhân chủ quan, bị tác động ảnh hưởng không nhỏ từ vấn đề ngoại tác xung quanh 3.2.1 Môi trường làm việc bừa bộn, thiếu ngăn nắp Đơn cử việc góc học tập, làm việc, sinh hoạt khơng gọn gàng bạn thời gian để tìm kiếm vật dụng học tập/làm việc/sinh hoạt bạn cần Bàn làm việc tổ hợp giấy tờ, đồ ăn vặt hay đồ dùng khơng cần thiết chúng dễ làm bạn nhãng thời gian để tìm kiếm giấy tờ đồ dùng cần thiết vào thời điểm quan trọng Bên cạnh đó, việc xếp nơi làm việc khơng ngăn nắp cịn khiến cho bạn thoải mái hứng thú để làm việc tốc độ làm việc chậm lại nhiều thời gian cho việc không cần thiết 3.2.2 Quá tập trung vào “Giải trí” “Niềm đam mê” dành nhiều cho Điện thoại – Internet thời gian trở nên lãng phí bạn dành nhiều thời gian cho nhắn tin, chat, chơi game, mạng xã hội Những phân tâm tiêu tốn đến hàng đồng hồ ngày Hãy giảm thiểu yếu tố gây xao lãng việc cương tắt cửa sổ chat bạn cần tập trung làm bạn xao lãng, đừng ngại nói với họ điều Chúng ta cần học cách nâng cao khả tập trung, bắt đầu bữa sáng đầy đủ dinh dưỡng uống thật nhiều nước ngày Đừng ôm đồm nhiều việc lúc, đóng cửa phịng lại nghe chút âm nhạc điều giúp bạn cảm thấy tập trung 3.2.3 Khơng biết nói “khơng” Đặc biệt, yếu tố này, người tác nhân quan trọng Trong mối quan hệ xã hội cá nhân gia đình, bạn bè, đồng nghiệp Nếu khơng có khả nói “Khơng” với cơng việc mà người khác nhờ bạn làm lúc tự làm thời gian với cơng việc khơng phải mình, khơng liên quan khơng mang lại lợi ích cho thân 3.2.4 Không dành thời gian nghỉ ngơi Đơi có suy nghĩ thật hay làm việc liên tục 8- 10 đồng hồ không ngừng nghỉ, cận kề với deadline Tuy nhiên, khơng tập trung làm việc với suất cao mà không dành cho não đơi chút thời gian để nghỉ ngơi nạp lượng Qua phân tích trên, thấy người có ngày 24 tiếng Người thành công người sử dụng thật hiệu quả, cịn phung phí nó, sống lê lết cho hết ngày đoạn tháng, hiển nhiên người nghèo khó Nếu bạn mắc sai lầm thay đổi từ Kỹ đặt mục tiêu, lập kế hoạch quản lý thời gian hiệu kỹ sống khó rèn luyện, nhiên, khơng có khơng thể Hãy tập cho thói quen lên kế hoạch quản lý thời gian khoa học từ Quản lý thời gian, thành công nhanh đến với bạn Các phương pháp trình thực hành kỹ hiệu 4.1 Công cụ giúp xác định mục tiêu theo phương pháp SMART Mục tiêu bạn năm tới gì? Bạn trở thành doanh nhân thành đạt luật sư, bác sĩ, kỹ sư tiếng? Để thực ước mơ bạn khơng thể ngồi chờ thành cơng đến tìm mà cần tạo hội để thành cơng Cơ hội việc bạn đặt mục tiêu cho thân Khi xác định mục tiêu, bạn nên quan tâm đến giá trị hồn thành Với mục tiêu có giá trị động lực để hồn thành lớn Nếu bạn khơng hào hứng với kết quả, mục tiêu khơng thích hợp với mục tiêu lớn bạn bỏ cơng sức để thực mục tiêu khó có khả hoàn thành Hãy đặt mục tiêu ưu tiên cần trước đừng đặt mục tiêu xa vời nhiều mục tiêu khiến bạn không đủ thời gian để thực chúng đuối sức mục tiêu cần lâu hồn thành Để xác định mục tiêu cho thân, bạn tự trả câu hỏi “Tơi muốn đạt gì?” Bạn cần theo nguyên tắc để mục tiêu bạn trở thành mục tiêu SMART (thông minh) Hình 2: Nguyên tắc SMART – Nguồn: Kênh tuyển sinh Specific – Cụ thể: mục tiêu bạn cần phải có rõ ràng cụ thể gì, ai, đâu, Có mục tiêu cụ thể thân bạn biết cần gì, biết cần đâu kết thúc Measurable – Đo lường được: Mục tiêu bạn đặt phải đo lường cụ thể giá cả, số lượng khối lượng, thời gian … Achievable – Khả thi: Phải đảm bảo mục tiêu đặt có khả thực không bạn dễ dàng tự tin thấy nản lòng Tuy nhiên đừng đề mục tiêu đơn giản dễ dàng thực với thân q Khi bạn chủ quan đạt mục tiêu dễ dàng khơng tạo cho bạn cảm giác hài lịng Tốt nên thiết lập mục tiêu thực tế thử thách để cân thứ khiến bạn phải “nâng cao khả năng” mang lại hài lòng lớn cho thân Relevant – Thích hợp: Khi đặt mục tiêu thích hợp với định hướng sống nghiệp, bạn tập trung để ln tiến lên hồn thiện Cịn đặt mục tiêu rộng không phù hợp, bạn thấy thời gian đường, sống nẻo Timebound – Thời hạn: Mục tiêu phải có thời gian để bạn biết cần thực cách nhanh nhất, thời gian bạn chờ đợi kết Nếu khơng có thời gian cụ thể khiến bạn nhanh nản lịng 4.2 Quy trình lập kế hoạch 4.2.1 Phương pháp 5W - 1H - 2C - 5M Để lập kế hoạch chi tiết, cụ thể khoa học, dùng phương pháp 5W - 1H - 2C - 5M bao gồm yếu tố sau: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why) Khi phải làm công việc, điều mà bạn phải quan tâm là: - Tại bạn phải làm công việc này? - Nó có ý nghĩa với tổ chức, phận bạn? - Hậu bạn không thực chúng? Why (tại sao?) 1W 5W Khi bạn thực cơng việc điều bạn nên xem xét why với nội dung Xác định yêu cầu, mục tiêu giúp bạn hướng trọng tâm công việc vào mục tiêu đánh giá hiệu cuối Xác định nội dung công việc 1W (what) - 1W = what? Nội dung cơng việc gi? - Hãy bước để thực công việc giao - Bạn rằng, bước sau khách hàng bước công việc trước Xác định 3W (where, when, who) - Where: đâu, bao gồm câu hỏi sau: Công việc thực đâu? Giao hàng địa điểm nào? Kiểm tra phận nào? Testing công đoạn nào?… - When: Cơng việc thực nào, giao, kết thúc… Để xác định thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng công việc Có loại cơng việc khác nhau: Cơng việc quan trọng khẩn cấp; Công việc không quan trọng khẩn cấp; Công việc quan trọng không khẩn cấp; Công việc không quan trọng không khẩn cấp Bạn phải thực công việc quan trọng khẩn cấp trước - Who: Ai, bao gồm khía cạnh sau: Ai làm việc đó? 10 Ai kiểm tra? Ai hổ trợ? Ai chịu trách nhiệm? Xác định cách thức thực 1H (how) - H how, nghĩa nào? Nó bao gồm nội dung: - Tài liệu hướng dẫn thực (cách thức thực cơng việc)? - Tiêu chuẩn gì? - Nếu có máy móc cách thức vận hành nào? Xác định phương pháp kiểm soát kiểm tra 2C (control, check) - Cách thức kiểm soát (control) liên quan đến: Cơng việc có đặc tính gì? Làm để đo lường đặc tính đó? Đo lường dụng cụ, máy móc nào? Có điểm kiểm soát điểm kiểm soát trọng yếu - Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến nội dung sau: Có bước cơng việc cần phải kiểm tra Thơng thường có cơng việc cần số lượng tương tự bước phải kiểm tra Tần suất kiểm tra nào? Việc kiểm tra thực lần hay thường xuyên (nếu lần?) Ai tiến hành kiểm tra? Những điểm kiểm tra trọng yếu? Xác định nguồn lực thực 5M (man, money, material, machine method) Nhiều kế hoạch thường trọng đến công việc mà lại không trọng đến nguồn lực, mà có nguồn lực đảm bảo cho kế hoạch khả thi Nguồn lực bao gồm yếu tố: - Man = nguồn nhân lực Những thực cơng việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp? Ai hỗ trợ? 11 Ai kiểm tra? Nếu cần nguồn phịng ngừa có đủ nguồn lực người để hỗ trợ không? - Money = Tiền bạc - Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng Xác định tiêu chuẩn NVL Tiêu chuẩn nhà cung ứng Xác định phương pháp giao hàng Thời hạn giao hàng - Machine = máy móc/cơng nghệ - Method = phương pháp làm việc 4.2.2 Truy ngược mục tiêu Với công cụ này, lên kế hoạch hành động theo giai đoạn thời gian kế hoạch hành động năm, kế hoạch hành động tháng, kế hoạch hành động tuần kế hoạch hành động ngày Cụ thể: Kế hoạch hành động năm Chúng ta xác định mục đích sống đời mình, từ xác định mục tiêu cụ thể cho giai đoạn đời Do vậy, kế hoạch hành động năm thực mục tiêu cụ thể (định lượng được) năm với tiến độ thực 12 tháng Các mục tiêu cụ thể hành động gợi ý theo năm sinh viên như: - Về kiến thức Hoàn thành môn học năm với kết khá/giỏi Tham gia khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kiến thức chuyên môn khác Tham gia thi tìm hiểu nghề nghiệp đào tạo Xin thực tập làm cộng tác viên đơn vị dự định làm việc sau tốt nghiệp - Về kỹ Hoàn thành lớp kỹ xã hội trường Tham gia câu lạc để luyện kỹ mềm khác Tham gia khóa học ngoại ngữ 12 Tham gia khóa học tin học - Về thái độ Cuộc sống tích cực động năm trước Có thái độ hịa đồng, cởi mở chấp nhận khác biệt với người Có chia sẻ cống hiến cho xã hội Kế hoạch hành động tháng Kế hoạch hành động năm xác định thực 12 tháng Do đó, kế hoạch hành động tháng triển khai mục tiêu xác định kế hoạch năm Trong đó: - Xác định thời gian để triển khai mục tiêu năm 12 tháng cho phù hợp với lịch học tập thân sinh viên - Chia nhỏ mục tiêu theo tháng cụ thể - Liệt kê cơng việc tháng trước cịn tồn - Liệt kê công việc phát sinh gần - Xác định công việc quan trọng tháng Kế hoạch hành động tuần Tương tự kế hoạch tháng, kế hoạch tuần triển khai hành động nhỏ tháng phân bổ mục tiêu công việc cụ thể tuần Trong đó: - Xác định thời gian để triển khai mục tiêu tháng tuần cho phù hợp với lịch học tập tháng thân sinh viên - Chia nhỏ mục tiêu theo tuần cụ thể - Liệt kê cơng việc tuần trước cịn tồn - Liệt kê công việc phát sinh gần - Xác định công việc quan trọng tuần Kế hoạch hành động ngày Kế hoạch ngày hoạt động hàng ngày ghi thành lịch trình cụ thể ngày/tuần Kế hoạch ngày nên ghi vào sổ làm việc để kiểm tra đánh giá mức độ hồn thành cơng việc ngày Trong đó: 13 - Xác định thời gian để triển khai mục tiêu tuần ngày cho phù hợp với lịch học tập thân sinh viên - Chia nhỏ mục tiêu theo ngày cụ thể - Liệt kê cơng việc ngày hơm trước cịn tồn - Liệt kê công việc phát sinh ngày - Xác định công việc quan trọng ngày 4.2.3 Ứng dụng khoa học kỹ thuật Hiện nay, khoa học công nghệ hỗ trợ nhiều việc quản lý công việc hành động dễ dàng tiết kiệm thời gian số ứng dụng sau: Due Nhanh chóng, đơn giản hiệu Chúng ta không cần tạo tài khoản, không cần cài đặt ngày bắt đầy hay kết thúc, chẳng cần xếp theo thứ tự ưu tiên hay danh mục Quan trọng bạn cần làm việc gì, liệt kê vào Due, Due nhắc bạn Các tính bật Due: - Liên tục nhắc nhở 1, 5, 10, 15, 30 hay 60 phút với auto-snooze bạn đánh dấu hoàn thành - Theo dõi task bật với Smart Badges - 59 âm báo với độ dài khác - Tái sử dụng tính đếm lùi, xác đến giây, phù hợp canh nấu ăn, pha cà phê Cài đặt lần sử dụng tiếp lần sau - Thiết lập nhắc nhở lặp lại hàng ngày, hàng tuần hay vào ngày thứ tư tuần thứ ba hàng tháng - Hoạt động không yêu cầu kết nối internet Wunderlist Khơng miễn phí mà cịn sử dụng tất hệ máy quan trọng iOS, Android, Windows Phone, Windows, Mac OSX, tất đồng hoá để bảo đảm dù đâu, sử dụng thiết bị tất cơng việc bạn cập nhật Thuật cho phép bạn quản lý cơng việc theo List, bạn phân chia list thành nhiều project hay loại công việc khác (ăn uống / chơi / mua sắm ), đặt 14 ngày hồn thành cơng việc nhận nhắc nhở từ Wunderlist Các tính bật Wunderlist: - Giao diện gọn gàng thông minh giúp bạn tập trung hoàn thành mục tiêu ngày - Đính kèm video, audio, photo tập tin vào task - Cài đặt “nhiệm vụ lặp” với task cần thực thường xuyên - Kết nối với tài khoản mạng xã hội email bạn - Chia sẻ công việc với bạn bè, người thân, đồng nghiệp để hoàn tất Evernote Nếu bạn cần dịch vụ để lưu trữ viết note, Evernote ứng dụng phù hợp gần với tất người, App iPhone, iPad, bạn cịn tạo xem note Windows, Mac, Trình duyệt web, Andoird, Windows Phone… tất thiết bị thơng minh, dùng Evernote, bạn mang theo note khắp nơi Dĩ nhiên khơng lưu lại thơng tin website, bạn tự viết ghi thơng qua ứng dụng web Evernote ứng dụng máy Cái thích hợp để dành ghi học, thông tin quan trọng ngắn ngủi hay lên kế hoạch cho việc làm tới có kèm theo tính Reminder để bạn đặt thơng báo cho ghi Các tính bật Evernote: - Tự quản lý note - Chia sẻ ghi - Đặt lịch nhắc nhở cho ghi - Chat với người liên lạc - Dùng miễn phí Chỉ có phí bạn có nhu cầu bảo mật cao cần dung lượng lưu trữ lớn Trello Đây gọi ứng dụng có cách sử dụng độc đáo dễ hiểu Cách thức hoạt động cho phép bạn tạo nhiều Board (ngầm hiểu dự án) board bạn tạo cấc list việc cần làm, list việc làm có nhiều cơng việc cần xử lý để bạn quản lý việc làm Ứng dụng cho phép bạn 15 gửi lời mời (invite friend) không giới hạn vào tham gia làm việc chung với dự án, bạn ủy quyền họ theo dõi list họ tự tạo thêm list bổ sung công việc vào Đây ứng dụng hồn tồn miễn phí mà họ chưa cơng bố tính trả phí Đây số ứng dụng nhiều người sử dụng giới, áp dụng vào dự án nhỏ lớn Clear List Clear List ứng dụng có giao diện đẹp mắt nhiều màu sắc nhằm giúp người dùng quản lý danh sách hoạt động cần làm Người dùng dễ dàng ghi lại công việc phải giải ngày, phim muốn xem chí chia sẻ thơng tin cho người thân bạn bè Người dùng tùy chỉnh màu sắc theo tiêu đề công việc để dễ quản lý giải cách hiệu Bên cạnh phiên miễn phí, nhà phát triển cung cấp trả phí với nhiều tính nâng cấp 4.3 Khả quản lý thời gian hiệu 4.3.1 Nguyên lý Pareto Nguyên lý Pareto lấy tên từ nhà kinh tế học người Ý V.Pareto cho thấy rằng, hệ thống nào, xu khoảng 80% kết 20% nguyên nhân gây Dựa vào việc quản lý thời gian suất sản xuất, nguyên lý cho thấy 20% thời gian mà tiêu tốn cho cơng việc để sản sinh 80% sản lượng, 80% thời gian cịn lại đem lại 20% sản lượng Có nghĩa có danh sách 10 việc cần làm, việc số đem lại nhiều giá trị tồn việc cịn lại Thực tế, cơng việc mà thường né tránh phức tạp hay khó khăn việc quan trọng đem lại giá trị cao Một câu hỏi đặt nguyên lý Pareto nên sử dụng việc quản lý thời gian Ngun lý Pareto có vai trị yếu tố hướng dẫn rõ phát sinh tất yếu tình trạng không nắm vững quyền chủ động công việc Do vậy, điều cốt lõi cần phải biết việc quan trọng nhất, việc cần làm trước, việc cần làm sau, việc đem lại giá trị cao cho 16 Sơ đồ 1: Ma trận quản lý thời gian Cấp thiết Không cấp thiết Quan trọng (I) Quan trọng cấp thiết (II) Không cấp thiết vàquan trọng Làm Có kế hoạch làm hợp lý Khơng quan (III) Cấp thiết Không quan trọng (IV) Không cấp thiết trọng không quan trọng Làm sớm tốt Làm sau Khẩn cấp (Urgent): Những hoạt động yêu cầu ý lập tức, thường liên kết với người khác vào mục tiêu Khẩn cấp quan trọng (Urgent and Important): Các hoạt động lĩnh vực liên quan đến giao dịch với vấn đề quan trọng phát sinh đáp ứng cam kết quan trọng Đó việc tiếp công dân theo lịch hẹn, thiết bị gặp cố,… Nếu bối rối, khơng am hiểu sắc bén tình có phải nhiều thời gian để giải Giải công việc thường khiến tiêu tốn nhiều thời gian dễ bị strees Quan trọng, không khẩn cấp (Important, but Not Urgent): Những thành công theo định hướng nhiệm vụ quan trọng để đạt mục tiêu Đây cơng việc dành nhiều thời gian tâm trí để giải nhằm đạt hiệu cao Đó kế hoạch tương lai gần đổi hoạt động, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, điều hành tổ chức… Những công việc xem không cần vội vàng, gấp gáp, thực cách thư thả phải cẩn thận khâu, phải dồn cố gắng nỗ lực Tỉ mỉ yếu tố địi hỏi từ nhà quản lý Tiếp theo thời gian đầu tư vào công việc tương đối nhiều Qua loa đại khái khơng thể thành cơng 17 Khẩn cấp không quan trọng (Urgen, but Not Important): Những việc vặt không phát triển đến mục đích riêng Đó việc thông báo văn ngày ngày, liệt kê kế hoạch, tiếp nhận điện thoại… Những công việc yêu cầu cần thực nhanh chóng không nhiều thời gian không thực quan trọng Hãy trì hỗn chúng, cắt giảm chúng Không khẩn cấp không quan trọng (Not Urgen And Not Important): Những gián đoạn tầm thường phân tâm nên tránh Đó việc không tham gia họp ứng lương, họp dài khơng có chủ đề Đối với tính chất cơng việc này, điều người quản lý nên làm đặt cho câu hỏi: “Nếu khơng làm liệu có vấn đề khơng?” Câu trả lời “Sẽ khơng phát sinh” ung dung bỏ qua, để đỡ thời gian Tuy nhiên, cẩn thận không để không mắc sai lầm đánh giá thứ thời gian dành cho gia đình hoạt động giải trí (tưởng khơng quan trọng) Thơng thường, phải giải nhiều việc ngày Tuy nhiên, khơng người cho nên làm tốt việc thứ yếu trước để lấy tinh thần động viên tạo cảm hứng sau bắt tay vào cơng việc quan trọng Đây rõ ràng phương pháp sử dụng thời gian không hiệu Một công việc quan trọng nhiều thời gian để suy ngẫm giải thỏa đáng, đa số thời gian ngày tinh lực để làm việc thứ yếu đến việc quan trọng nhất, chịu áp lực mệt mỏi khó tìm giải pháp tối ưu Là người quản lý thời gian thông minh, cần khắc phục điều để cân lại phương pháp, nhận thức tầm quan trọng công việc Chúng ta dồn tâm trí nhạy bén vào cơng việc quan trọng, thời gian thoải mái không bị ảnh hưởng căng thẳng, vậy, hiệu hiệu suất công việc tăng theo Mỗi cá nhân dễ mắc phải sai lầm dùng tất thời gian ngày để lấp đầy hoạt động, không dành thời gian cho việc phát sinh ngồi ý muốn Nếu có tình nảy sinh người quản lý khơng thể khơng tạm gác cơng việc theo kế hoạch buộc phải bắt tay vào việc Thời gian biểu thực 18 ngày chúng ta, thế, lại tăng thêm tần suất công việc, nặng nề nhiều cho hoạt động Công việc chạy marathon, xoay chuyển không ngừng không dừng lại chừng, đó, nên thiết lập kế hoạch tốt cho mình, theo tính chất công việc mà dành khoảng “thời gian trống” để giải vấn đề phát sinh Khoảng thời gian nên dành để tăng cường giao lưu nhân viên, tìm hiểu trị chuyện thân mật với họ, suy nghĩ tổng kết được, công việc, đặc biệt nên “tặng” thân phút nghỉ ngơi quý giá, để tăng thêm sức lực minh mẫn Vậy muốn công việc nằm phần tư nào? Nếu chọn ô phần tư thứ nhất, dễ lâm vào tình trạng căng thẳng (stress), kiệt sức làm q nhiều việc ln tình trạng khủng hoảng, vậy, làm cơng việc ngồi phạm vi chức Những người biết tập trung vào công việc ô số I số I họ ngày phình to Họ ln căng thẳng, suốt ngày theo đuổi hết thời hạn đến khủng hoàng khác Họ sử dụng 90% thời gian ô số I 10% thời gian cịn lại họ q căng thẳng nên họ sử dụng hết ô số IV Nếu chọn phần tư thứ ba, có lẽ tập trung vào công việc ngắn hạn, vụn vặt, mang tính vụ Chúng ta không coi trọng mục tiêu, không lập kế hoạch, ln tình trạng thụ động Các mối quan hệ xây dựng hời hợt Cịn chọn phần tư thứ tư, có lẽ thích vui chơi làm việc, nghĩ đến lợi ích cá nhân khơng phải tập thể tiêu tốn thời gian mà Chúng ta trở thành người vô trách nhiệm với công việc, với người khác với thân Do vậy, muốn thành đạt người ta phải cố gắng giảm hoạt động ô số III IV đến mức tối đa, phải biết từ chối việc không quan trọng, thực việc khơng quan trọng, khơng cịn thời gian lượng để thực việc quan trọng Vậy có phải phần tư số lựa chọn? Nếu công việc nằm ô phần tư thứ hai, rõ ràng có nhiều lợi ích cơng việc giúp nâng cao tầm nhìn, phát triển khả tập cho tính kỷ luật tốt Ngồi cịn giúp 19 cân bằng, sáng suốt, kỷ luật, tính tự chủ hạn chế tối đa “khủng hoảng”, vấn đề đau đầu công việc hay sống gây 4.3.2 Các công cụ hỗ trợ khác biểu mẫu Chúng ta lập kế hoạch hàng ngày theo bước sau: - Lập danh sách việc cần làm - Quyết định trình tự giải cơng việc cần làm - Phân bổ thời gian tính thời lượng cho cơng việc - Mơ tả kết cần đạt công việc Để cụ thể hóa, sử dụng biểu mẫu để lập kế hoạch cá nhân ngày: Bảng 1: Kế hoạch cá nhân ngày Thời gian Công việc Thời lượng ước tính Kết Lập kế hoạch START Một kiểu kế hoạch khác bạn sử dụng để quản lý thời gian tổ chức công việc kiểu STARS Cụ thể: Bảng 2: Lập kế hoạch kiểu STARS Các bước Thời gian Công việc Người chịu Tiêu chí trách nhiệm thành cơng Trong đó, yếu tố hiểu sau: - Steps – Các bước (số thứ tự) - Timing – Thời gian - Assignment – Công việc - Responsibility – Người chịu trách nhiệm - Success Criteria – Tiêu chí thành công Lưu ý rằng, dù theo cách thức cần phải đừng chia thời gian cho việc trọng yếu, để làm xong nhiều việc hơm nay, 20