Cơ sở lý luận thực tiễn của vấn đề
Lý thuyết
Từ góc độ tâm lý - xã hội: Khủng hoảng có thể được coi là sự mất cân bằng giữa những yêu cầu do một tình huống, một vấn đề đặc biệt đặt ra và nỗ lực sẵn có thể giải quyết những nhu cầu đó.
=> Như vậy, trên bình diện tâm lý xã hội, khủng hoảng (crisis) có thể được hiểu là trạng thái mất thăng bằng về hoạt động cảm xúc, lý trí khi một người (hay một nhóm người) phải đối diện với một sự kiện xảy ra bất ngờ; thường là những sự kiện có nguy cơ gây nguy hại, hoặc đối diện với một giai đoạn chuyển tiếp trong phát triển có độ thách thức cao.
Từ góc độ kinh doanh, theo Jonathan Bernstein cho rằng: “Khủng hoảng là tình thế đe dọa nghiêm trọng tới uy tín, làm gián đoạn nghiêm trọng công việc hoặc hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng nghiêm trọng tới giá trị cổ phiếu”.
Tóm lại, Khủng hoảng: là tất cả các tình huống có thể đe dọa danh tiếng hay sự ổn định, đặc biệt là sự sống còn của cơ quan/ tổ chức/ doanh nghiệp
Khủng hoảng truyền thông là bất kỳ một sự kiện ngoài ý muốn nào mang mối đe dọa nghiêm trọng đến uy tín, sự sống còn của cơ quan, tổ chức Sự kiện có thể là một hành động vi phạm lòng tin, một sự thay đổi trong môi trường cạnh tranh, cáo buộc bởi các nhân viên hoặc những người khác, một nghị định đột ngột của chính phủ, lỗ hổng trong sản phẩm, hoặc bất kỳ tác động tiêu cực nào khác
Quản trị khủng hoảng là cách tiếp cận có hệ thống và tổng hợp để kiểm soát, ngăn chặn và giảm thiểu những ảnh hưởng của tình trạng khủng hoảng Bất cứ
Cơ quan chính phủ, tổ chức phi chính phủ hay doanh nghiệp nào cũng cần có kiến thức và kỹ năng quản trị khủng hoảng nói chung và quản trị khủng hoảng truyền thông nói riêng Mục đích của quản trị khủng hoảng truyền thống hướng tới bao gồm: kiểm soát được khủng hoảng, giảm thiểu hoặc ngăn chặn được những tác động tiêu cực do khủng hoảng gây ra đồng thời bảo vệ uy tin và hình ảnh của tổ chức Ngoài ra, nếu quản trị khủng hoảng tốt, có thể nhân cơ hội này mà cải thiện mối quan hệ với công chúng, đồng thời khai thác được những tác động tích cực đi kèm theo khủng hoảng.
1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến khủng hoảng truyền thông
Ba yếu tố chung cho một cuộc khủng hoảng:
1 Mối đe dọa đối với tổ chức
3 Thời gian quyết định ngắn
Venette lập luận rằng “khủng hoảng là một quá trình biến đổi trong đó hệ thống cũ không còn có thể được duy trì” Do đó, yếu tố thứ tư của khủng hoảng là sự cần thiết phải thay đổi Nếu không cần thay đổi, sự kiện có thể được mô tả chính xác hơn là sự cố hoặc sự cố.
Bốn yếu tố trong nhận diện khủng hoảng truyền thông
Muốn quản trị khủng hoảng hiệu quả, cần phân tích một cách có hệ thống,khoa học để có một cái nhìn toàn diện về khủng hoảng Để làm được điều đó cần trả lời được 4 câu hỏi sau:
1 WHAT: chuyện gì xảy ra, nó thuộc loại khủng hoảng gì? phải xác định được rõ bản chất của sự việc, nhận diện và xếp loại nó để quyết định cần phải chuẩn bị đối phó hay không?
2 WHEN: Khủng hoảng bắt đầu từ đâu, thời điểm hiện tại đang ở giai đoạn nào của khủng hoảng để ứng phó thích hợp?
3 WHY: Nguyên nhân của khủng hoảng là gì? Đó là nguyên nhân thuộc về kỹ thuật, yếu tố con người hay yếu tố tổ chức?
4 WHO: Khủng hoảng ảnh hưởng đến những đối tượng nào? Và những đối tượng nào ảnh hưởng đến khủng hoảng? Ai chịu trách nhiệm? Ai liên quan? Ai được lợi? Ai bị thiệt hại trong khủng hoảng hoặc nếu khủng hoảng xảy ra?
1.5 Các giai đoạn của khủng hoảng truyền thông
Khủng hoảng truyền thông bao gồm 5 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Nhận biết Đây là giai đoạn nếu nhận biết càng sớm sẽ càng tránh gây ra những hậu quả nặng nề trong quá trình xử lý khủng hoảng về sau
Để quản trị khủng hoảng truyền thông cần thành lập ban/ đội quản trị khủng hoảng với vai trò quyết định và truyền thông tin trong và ngoài tổ chức nhằm kiểm soát khủng hoảng và giải quyết các vấn đề phát sinh Đồng thời, họ cũng là những người kiểm soát và cung cấp các thông tin chính xác trong và ngoài tổ chức, đặc biệt là với các cơ quan truyền thông khi khủng hoảng xảy ra; cũng như tìm các biện pháp thích hợp để ngăn chặn khủng hoảng.
Cần lên kế hoạch quản trị khủng hoảng, từ đó lập các phương án ngăn chặn đối phó với khủng hoảng.
Giai đoạn 3: Ngăn chặn tổn thất
Các biện pháp được sử dụng trong ngăn chặn tổn thất bao gồm:\
Cô lập: đây là biện pháp ngăn chặn khủng hoảng khi tạo ra các vành đai cô lập những những phần, bộ phận, sản phẩm, dòng sản phẩm chính gây ra khủng hoảng để nó không gây ảnh hưởng đến những bộ phận khác.
Cắt bỏ: Người quản trị khủng hoảng cần cắt bỏ những phần, bộ phận, sản phẩm, dòng sản phẩm chính gây ra khủng hoảng.
Phân tán: Khi không thể cô lập hay cắt bỏ, người ta có thể sử dụng cách phân chia những thiệt hại, ảnh hưởng vào một số bộ phận/ địa phương nào đó để có thể giảm thiểu thiệt hại đến những cơ quan, tổ chức
Thực tiễn
Lễ trao giải Giải Báo chí - Truyền thông Thắp sáng (Fire up) 2020 - 2021 là một sự kiện quan trọng nằm trong kế hoạch triển khai cuộc thi Báo chí - Truyền thông Thắp sáng do Viện Báo chí phát động Tuy nhiên, năm nay, sự kiện quan trọng này gặp phải một trở ngại rất lớn, đó là sự bùng phát căng thẳng của đại dịch Covid-19, khiến cho mọi công đoạn triển khai đều trở nên khó khăn hơn (do những quy định cách ly của từng địa phương, những quy định nghiêm ngặt về việc hạn chế tiếp xúc…) Các hoạt động tổ chức, truyền thông của giải hầu như phải thực hiện online và đây có thể coi là một trở ngại khá lớn đối với một sự kiện Mặc dù vậy, Ban tổ chức và các thành viên của sự kiện đã khắc phục điều đó bằng cách khai thác triệt để và hiệu quả các phương tiện truyền thông thời đại mới, áp dụng công nghệ vào việc tổ chức giải, đảm bảo lễ trao giải vẫn được tổ chức, tiếp cận đến động đảo người xem, đáp ứng được các nhu cầu của thí sinh cũng như những người quan tâm đến giải Được tổ chức trong thời kỳ truyền thông đang được chú ý, cuộc thi đã có một điểm sáng đó là mở rộng phạm vi, lĩnh vực của tác phẩm Không chỉ dừng lại ở báo chí, những sản phẩm báo chí đa phương tiện, những sản phẩm truyền thông cũng có cơ hội được tham gia Điều này quả thực mang lại rất nhiều khó khăn, thách thức cho Ban tổ chức nhưng nó lại mở ra một sân chơi công bằng,đầy cơ hội và tiềm năng cho các thí sinh Cùng với đó cuộc thi cũng có một hệ thống giải thưởng phong phú, bao phủ các lĩnh vực, đề cao sự tham gia tương tác, đánh giá của những người quan tâm, điều này khiến cho lượng quan tâm,tham gia, tương tác của giải tăng cao và nâng cao tỷ lệ cho ra đời những tác phẩm xứng đáng Trong hoàn cảnh nhiều trở ngại như hiện nay, việc đó khiến cơ hội tham gia giải trở nên dễ dàng hơn, tạo điều kiện cho sự phát huy năng lực và sự sáng tạo của các thí sinh
Là một giải thưởng lớn, có uy tín và có dự định phát triển lâu dài, nhưng do những diễn biến căng thẳng của dịch Covid-19 buộc phải có phương án tổ chức dưới hình thức online, lễ trao giải năm nay có thể nói đang tiềm ẩn rất nhiều khó khăn và rủi ro có thể phát triển hoặc bị kích động trở thành khủng hoảng Bởi vậy, bối cảnh thực tiễn cho thấy Ban tổ chức cần rất phải lên kế hoạch rất cụ thể tỉ mỉ ở các công đoạn, và đặc biệt, có những phương án đề phòng và xử lý những khủng hoảng có thể xảy ra.
Giải Báo chí - Truyền thông Thắp sáng (Fire up) 2020 - 2021 là giải báo chí truyền thông thường niên của Viện Báo chí, được phát động và trao giải tại sự kiện thường niên FIRE UP của Viện Báo chí vào tháng 10/11 hàng năm.
Giải Báo chí - Truyền thông Thắp sáng (Fire Up) 2020-2021 là cuộc thi uy tín, thường niên của Viện Báo chí - Học viện Báo chí và Tuyên truyền với sự đồng tổ chức của các đơn vị: Ban nghiệp vụ Hội Nhà báo Việt Nam, Hội Truyền thông số Việt Nam, Hội Mỹ thuật Hà Nội, Báo Quân đội nhân dân, Đoàn Thanh niên Thông tấn xã Việt Nam, Đoàn Thanh niên Học viện Báo chí và Tuyên truyền.
Thực trạng
Cơ cấu giải thưởng
Số lượng giải thưởng: 16 giải
Có 01 giải đặc biệt, 01 Giải Báo chí truyền thông bảo vệ nền tảng tư tưởng của Đảng; 03 giải A, 04 giải B, 04 giải C và 04 giải ấn tượng (trong đó có 1 giải do khán giả bình chọn thông qua fanpage cuộc thi).
Giải ý tưởng nội dung xuất sắc nhất
Giải thiết kế ấn tượng nhất
Giải Tác phẩm, sản phẩm, dự án báo chí truyền thông truyền cảm hứng lớn nhất
- Giải Tác phẩm, sản phẩm, dự án báo chí truyền thông tương tác tốt nhất
Đơn vị chủ trì tổ chức Giải
Viện Báo Chí, Học viện Báo chí và Tuyên truyền
Đơn vị phối hợp
STT Cơ quan phối hợp Nội dung phối hợp Ghi chú
Tư vấn chuyên môn về báo chí truyền thông, cơ quan đồng cấp chứng nhận đoạt giải
Tư vấn chuyên môn về truyền thông số, cơ quan đồng cấp chứng nhận đoạt giải
3 Hội Mỹ thuật Hà Nội Tư vấn chuyên môn về mỹ thuật, nghệ thuật
4 Báo Quân đội nhân dân
Tư vấn chuyên môn về hạng mục giải Bảo vệ nền tảng tư tưởng của Đảng, cấp chứng nhận đạt giải và giá trị giải thưởng
Hỗ trợ chuyên môn, tham gia phối hợp xây dựng và gây quỹ “Thắp sáng”, truyền thông cho giải
6 Đoàn thanh niên Học viện Báo chí và
Hỗ trợ chuyên môn, tham gia phối hợp xây dựng và gây quỹ “Thắp sáng”, truyền thông cho giải
Đề xuất phương án quản trị khủng hoảng truyền thông theo từng giai đoạn
Trước lễ trao giải - Sập Page
Nguyên nhân khủng hoảng có thế bắt nguồn từ bên ngoài Trước khi Lễ trao giải của Giải Báo chí Truyền thông Thắp Sáng diễn ra, Ban tổ chức đăng tải các tác phẩm của các thí sinh lên Fanpage chính thức của Giải Báo chí Truyền thông Thắp Sáng có địa chỉ tại đường link https://www.facebook.com/baochitruyenthongthapsang để tiến hành bình chọn Giải tương tác cho các hạng mục Vấn đề xảy ra khi trang fanpage không thể truy cập Các thí sinh và người quan tâm tìm kiếm và truy cập trên trang fanpage để tiến hành bình chọn nhưng không tìm thấy fanpage qua tìm kiếm của
Facebook Họ đã cố gắng sử dụng đường link truy cập nhưng lại nhận được thông báo rằng trang này không tồn tại Thí sinh hoặc công chúng quan tâm đã chụp lại ảnh màn hình, chia sẻ lên trang cá nhân về việc không thể tìm thấy trang fanpage của Giải Báo chí Truyền thông Thắp sáng và phàn nàn về chuyện không thể truy cập để bình chọn cho tác phẩm Trên nền tảng mạng xã hội, các thông tin được đăng tải nhanh chóng lan truyền, nhiều thí sinh và người quan tâm tới giải cũng phát hiện ra vấn đề đó Điều này khiến cho dư luận phân làm hai chiều. Chiều thứ nhất, nhiều người hoang mang, lo lắng và gửi thông tin về Fanpage của Viện báo chí hoặc gửi mail phản ánh cho Ban tổ chức Chiều thứ hai, có một số đối tượng đăng bài công kích, chỉ trích Ban tổ chức làm việc thiếu chuyên nghiệp, đưa ra ý kiến cho rằng fanpage chính thức không phải bị sập mà do Ban tổ chức khóa lại, gây ảnh hưởng tới việc bình chọn của thí sinh. b Xác định đối tượng khủng hoảng
Những đối tượng bị ảnh hưởng bởi khủng hoảng: Ban tổ chức cuộc thi, hình ảnh của cuộc thi, Viện Báo chí (đơn vị tổ chức cuộc thi), Học viện Báo chí và Tuyên truyền, thí sinh có tác phẩm được đăng tải để bình chọn Giải tương tác và gia đình, các đơn vị tài trợ và hợp tác với cuộc thi.
Những đối tượng ảnh hưởng đến khủng hoảng: Dư luận xã hội, báo chí, giới truyền thông.
Ai chịu trách nhiệm: Ban tổ chức cuộc thi, Viện Báo chí
Ai được lợi: Các đối thủ cạnh tranh
Ai bị hại: Ban tổ chức cuộc thi, Viện Báo chí, thí sinh có tác phẩm được đăng tải để bình chọn Giải tương tác và gia đình, các đơn vị tài trợ và hợp tác với cuộc thi. c Các giai đoạn khủng hoảng
Nhận biết: Thông qua 4 yếu tố nhận diện What, When, Why, Who.
Chuẩn bị: Lên kế hoạch quản trị khủng hoảng, xác định các vấn đề như ai giải quyết, hợp tác với ai để giải quyết, giải quyết như thế nào và thông qua những nền tảng nào…
Ngăn chặn tổn thất: dùng các phương pháp ngăn chặn.
Phục hồi: phục hồi thiệt hại về hình ảnh, danh dự sau khủng hoảng.
Rút kinh nghiệm: để phòng tránh xảy ra khủng hoảng tương tự. d Các phương án giải quyết trong từng giai đoạn
Giai đoạn nhận biết Ở giai đoạn này, cần trả lời 4 câu hỏi What, When, Why, Who Ban tổ chức cần xác định chuyện gì đang xảy ra, từ thời điểm nào, bắt nguồn từ ai (tài khoản nào), đăng tải ở đâu, và thái độ chung của dư luận hiện tại như thế nào.
Trước tiên, Ban tổ chức cần xác định nguyên nhân về yếu tố kỹ thuật Ban tổ chức cần liên hệ ngay tới đội Truyền thông của giải để nắm bắt được hiện trạng của fanpage Sau đó, ngay lập tức liên hệ với người có chuyên môn về công nghệ thông tin để có thể tìm ra nguyên nhân, đánh giá mức độ thiệt hại Nếu trang fanpage bị sập do có nhiều người dùng xấu report thì có thể gửi kháng nghị tới Facebook để có thể lấy lại dữ liệu Trong trường hợp fanpage sập do tài khoản quản trị viên bị thành phần xấu tác động thì cần có đội ngũ kỹ thuật đánh giá và xử lý.
Ngoài ra, Ban tổ chức cần xác định nguyên nhân về yếu tố truyền thông Khi có nhiều thí sinh lên tiếng, đồng thời có những thành phần xấu lợi dụng tình hình để chỉ trích Giải, cần xác định nguồn tin xấu và có thể phán đoán lý do tại sao người đó lại làm thế (do mâu thuẫn cá nhân, hay người đó có gì không hài lòng với ban tổ chức).
Trước hết, cần thành lập một ban xử lý khủng hoảng, chịu trách nhiệm điều tra, tìm hiểu, và thông báo sự thật đến truyền thông Ban này cần được thống nhất về cách làm việc và tư tưởng, thống nhất về việc ai là người quyết định cuối cùng trước khi công bố sự việc đến với công chúng Đồng thời cần thống nhất sẽ đăng tải và chia sẻ những thông tin đính chính ở những nền tảng nào.
Giải Báo chí Truyền thông Thắp sáng do Viện Báo chí – Học viện Báo chí và Tuyên truyền tổ chức, bởi vậy, có thể đăng tải bài thông báo nêu rõ nguyên nhân, tình trạng khắc phục và đưa ra lời xin lỗi, công bố thời gian giải quyết dự kiến lên fanpage của Viện Báo chí để trấn an dư luận Các thành viên trong Ban tổ chức cần seeding thông tin về trang cá nhân, các hội, nhóm liên quan Đây là chiến thuật Làm sáng tỏ để phủ nhận thông tin “Ban tổ chức khóa fanpage” là không đúng sự thật.
Cần thiết lập mối quan hệ với báo chí và các đơn vị truyền thông liên quan để đăng tải những thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và rộng rãi tới công chúng nhất Ban tổ chức cần liên hệ hỗ trợ truyền thông từ các fanpage đã hỗ trợ truyền thông cho giải từ trước để đảm bảo thông tin chính xác được truyền tải rộng rãi tới các thí sinh và công chúng. Đồng thời liên hệ tới thí sinh, các đơn vị hợp tác và liên quan bị ảnh hưởng bởi tin đồn để trấn an và hứa sẽ làm rõ mọi việc Ban tổ chức cần liên hệ kịp thời để gửi lời xin lỗi, trấn an tinh thần của thí sinh và các đơn vị hợp tác và liên quan Đối với thí sinh, Ban tổ chức cần giải thích rõ nguyên nhân và hứa đưa ra phương án giải quyết để không ảnh hưởng tới việc dự thi của thí sinh.
Giai đoạn ngăn chặn tổn thất Đối với các thông tin về việc “Ban tổ chức tự khóa fanpage gây ảnh hưởng tới việc bình chọn giải Tương tác của thí sinh”, cần thực hiện biện pháp Vô hiệu hóa, tức là bác bỏ hoàn toàn tin đồn, đăng tải rộng rãi thông tin với thái độ trung lập, hòa nhã Các thông tin được đăng tải chỉ đơn thuần thông báo toàn bộ sự việc đến công chúng, không bày tỏ quan điểm cá nhân, không chỉ trích, công kích hay đổ lỗi cho bất kỳ cá nhân, tổ chức nào Nếu cần thiết (nếu dư luận vẫn không tin tưởng, điều này có thể gây ảnh hưởng xấu tới hình ảnh của ban tổ chức và các bên liên quan), có thể yêu cầu nguồn tin tự mình đính chính, hoặc nhờ sự can thiệp, vào cuộc của các cơ quan chức năng.
Giai đoạn phục hồi Đơn vị tổ chức cần thực hiện một số hành động chữa lành và phục hồi Đối với những tin đồn sai sự thật, đơn bị có thể đẩy mạnh hình ảnh và uy tín hơn nữa,ngay lập tức bằng cách khắc phục yếu tố kỹ thuật Nếu nguyên nhân sập page đến từ việc người dùng xấu cố ý report thì việc lấy lại fanpage sẽ mất nhiều thời gian Thời gian này phụ thuộc vào Facebook, bởi vậy Ban tổ chức khó thể kiểm soát được Trong trường hợp fanpage bị sập do tài khoản Quản trị viên bị tấn công thì việc lấy lại trang fanpage và các thông tin đã đăng tải trên trang trở nên khó khăn và phức tạp hơn Nếu chờ đợi khắc phục sẽ ảnh hưởng tới tiến trình cuộc thi.
Ban tổ chức cần lập một trang fanpage mới, chia sẻ fanpage đó lên fanpage của Viện Báo chí và fanpage của Câu lạc bộ Báo chí Truyền thông CJC để tuyên truyền cho fanpage Ngoài ra, Ban tổ chức cần có một đội ngũ seeding và gửi yêu cầu hỗ trợ truyền thông cho fanpage mới Tuy nhiên, việc xây dựng fanpage mới cần có thời gian, lượng thích và theo dõi còn mới có thể làm ảnh hưởng tới kết quả bình chọn Giải tương tác của thí sinh Ban tổ chức có thể tổ chức lại việc bình chọn Giải tương tác thông qua một trong hai phương án sau Phương án 1: tổ chức bình chọn trên fanpage của Giải Báo chí Truyền thông Thắp Sáng mới Đối với phương án này, kênh đăng tải đúng là fanpage của giải, tuy nhiên, do mới lập lại, lượt theo dõi còn ít, có nguy cơ tương tác kém dẫn tới việc kết quả bình chọn của thí sinh ít lượt tương tác, ảnh hưởng tới tinh thần tham dự cuộc thi của thí sinh Phương án 2: tổ chức bình chọn trên fanpage của Viện Báo chí hoặc Câu lạc bộ Báo chí Truyền thông CJC Ở phương án 2, hai fanpage được đề xuất đều đã có lượt theo dõi ổn định, nhờ đó, thí sinh có thể yên tâm hơn về kết quả bình chọn cho tác phẩm của mình Tuy nhiên, hai fanpage này đều không phải kênh truyền thông chính thức của giải, có nguy cơ gây xao nhãng việc theo dõi của công chúng Ngoài ra khi đăng tải trên fanpage không phải fanpage chính thức của Giải Báo chí Truyền thông Thắp sáng cũng khiến cho việc truyền thông hình ảnh của giải bị ảnh hưởng.
Giai đoạn rút kinh nghiệm
Rút kinh nghiệm từ điểm sai để không mắc lại sai lầm lần nữa Không đổ lỗi,xem xét khủng hoảng một cách khách quan để cải thiện kỹ năng.
Trong lễ trao giải
2.1 Livestream bị thành phần xấu kích động vào comment spam
Nguyên nhân của khủng hoảng này là nguyên nhân khách quan, nằm trong yếu tố con người chứ không xuất phát từ phía ban tổ chức hay vấn đề kỹ thuật của chương trình
Khi buổi livestream Lễ trao giải Thắp sáng được phát sóng sẽ thu hút rất nhiều lượt xem và tương tác từ phía cộng đồng mạng Những thành phần xấu sẽ lợi dụng cơ hội này để comment những nội dung mang tính tiêu cực, nội dung phản động, nội dung bán hàng, vào livestream của chương trình để đạt được mục tiêu xấu như chuyển hướng dư luận hay gây xao nhãng việc tham gia xem lễ trao giải của mọi người
Xác định đối tượng khủng hoảng
Khủng hoảng truyền thông này ảnh hưởng đến một số đối tượng như: ban tổ chức chương trình, đơn vị tài trợ, thí sinh dự thi, khán giả tham dự, Cụ thể:
Ai là người gây ra khủng hoảng: những người muốn công kích chương trình nhằm mục đích xấu
Đối tượng chịu trách nhiệm: ban tổ chức chương trình Lễ trao giải Thắp sáng
Đối tượng được lợi: những người comment spam livestream, các đối thủ cạnh tranh
Đối tượng bị thiệt hại trong khủng hoảng: ban tổ chức chương trình, thí sinh dự thi, khán giả tham dự, đơn vị hợp tác, đơn vị tài trợ.
Xác định các giai đoạn khủng hoảng
Giai đoạn nhận biết: Nhận biết thông qua 4 yếu tố nhận diện: What, When,Why, Who Khủng hoảng sẽ phát ra những tín hiệu, dấu hiệu mà ban tổ chức có thể cảm nhận được là khủng hoảng hoặc có khả năng xuất hiện hoặc sẽ xuất hiện Ban quản trị khủng hoảng nói riêng và ban truyền thông nói chung phải đặc biệt quan tâm và quan sát kĩ càng để nhận biết được khủng hoảng sớm nhất có thể
Giai đoạn chuẩn bị: lường trước và chuẩn bị các phương án để quản trị khủng hoảng truyền thông này kịp thời, xác định các vấn đề như ai giải quyết, giải quyết như thế nào, sử dụng công cụ gì,
Giai đoạn ngăn chặn tổn thất: cần tìm mọi biện pháp để ngăn chặn, giảm thiệt hại do khủng hoảng gây ra.
Giai đoạn phục hồi: chuẩn bị các kịch bản để phục hồi hình ảnh, uy tín, danh dự của chương trình, thí sinh,
Giai đoạn rút kinh nghiệm: từ khủng hoảng truyền thông này rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích cho các chương trình, sự kiện sau
Đề ra phương án giải quyết trong từng giai đoạn
Giai đoạn nhận biết Ở giai đoạn này, cần trả lời 4 câu hỏi What, When, Why, Who Ban tổ chức cần xác định chuyện gì đang xảy ra, ai là người comment spam quấy rối, từ thời điểm nào, thái độ chung của khán giả hiện tại như thế nào,
Trước hết, cần thành lập một ban xử lý khủng hoảng truyền thông, trong ban cần có ít nhất 1 người phụ trách về phương án và công nghệ chặn được comment spam Ban này cần được thống nhất về cách làm việc và tư tưởng, cần có một leader sáng suốt và có khả năng lãnh đạo tốt, các thành viên phải trang bị tốt về kỹ năng làm việc độc lập cũng như kỹ năng làm việc nhóm
Chuẩn bị sẵn kế hoạch quản trị khủng hoảng, lập các phương án ngăn chặn đối phó với khủng hoảng Tìm hiểu và chuẩn bị các trang thiết bị, các công cụ có thể chặn comment spam Tổ chức đào tạo, huấn luyện cho các thành viên ban tổ chức, có những phản xạ thật nhanh để xử lý khủng hoảng kịp thời
Giai đoạn ngăn chặn tổn thất
Cần tìm mọi biện pháp để ngăn chặn, giảm thiệt hại do khủng hoảng gây ra như:
Trấn an khán giả: MC gửi lời xin lỗi và thông báo về việc đang có những kẻ xấu comment spam chương trình nhằm mục đích trục lợi, gây mất uy tín và danh dự cho chương trình, và khán giả không cần lo lắng về việc này, ban tổ chức sẽ ngay lập tức xử lý những thông tin không đáng này Việc này cần phải thực hiện một cách khéo léo, nếu không sẽ khiến cho khán giả hiểu lầm và bức xúc thêm, gây khủng hoảng nặng nề hơn
Lập tức sử dụng các công cụ để chặn những người dùng comment spam, truy vết người khởi nguồn việc comment spam công kích chương trình để có những biện pháp trừng trị thích đáng
Đồng thời, xoá bỏ tất cả những comment spam trong livestream để tránh gây hiểu lầm cho mọi người.
Có thể sử dụng biện pháp phân tán bằng cách lôi kéo sự chú ý của mọi người tới việc khác, như tiếp tục lễ trao giải, tương tác với khách mời, tương tác với khán giả,
Ban tổ chức cần thực hiện một số hành động chữa lành và phục hồi BTC cần chuẩn bị các kịch bản để phục hồi uy tín, danh dự của chương trình, thí sinh, như: MC chương trình có lời xin lỗi khán giả, thí sinh, khách mời, các bên tài trợ, đối tác, về sự cố không mong muốn này, hứa hẹn chương trình sẽ tiếp tục diễn ra tốt đẹp và sẽ không để tình trạng này xảy ra thêm nữa Bên cạnh đó, có thể đăng bài xin lỗi và đính chính lại sau khi sự kiện kết thúc
Giai đoạn rút kinh nghiệm
Từ khủng hoảng truyền thông này ban tổ chức cần rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích cho các chương trình, sự kiện sau: cần chuẩn bị kỹ càng về mặt thiết bị, công cụ để ngăn chặn và xử lý khủng hoảng kịp thời; chuẩn bị sẵn các kịch bản xấu có thể xảy ra để không bị lúng túng, bỡ ngỡ; xem xét lại việc xử lý khủng hoảng của mình và học hỏi thêm từ các chương trình sự kiện khác, Đặc biệt, không đổ lỗi cho nhau và cần xem xét lại khủng hoảng này một cách khách quan để tránh mắc phải những sai lầm sau này
2.2 Thí sinh đoạt giải dính nghi vấn đời tư không trong sạch a Xác định nguyên nhân:
Nguyên nhân của khủng hoảng này là nguyên nhân khách quan: Thí sinh tham gia cuộc thi có nghi vấn đời tư không trong sạch, đã từng có những vụ việc gây tranh cãi trong quá khứ, vì vậy khi tham gia cuộc thi, những người chứng kiến quá khứ của thí sinh bắt đầu phản ứng và “đào" lại câu chuyện năm xưa Vì vậy hình ảnh thí sinh và chương trình bị ảnh hưởng khá nặng nề Đây là nguyên nhân không xuất phát từ phía ban tổ chức (BTC), mà xuất phát bất ngờ từ phía bên ngoài cuộc thi Thắp sáng b Xác định đối tượng khủng hoảng:
Các nhân vật biết đến quá khứ của thí sinh lan truyền lại câu chuyện quá khứ, ảnh hưởng đến chính thí sinh và BTC cuộc thi Thắp sáng Do đó, đối tượng bị khủng hoảng ở đây chính là:
Sau lễ trao giải
3.1 Tranh cãi về chất lượng bài thi đạt giải nhất chưa thực sự xứng đáng a Xác định nguyên nhân
Nguyên nhân dẫn đến khủng hoảng này là nguyên nhân khách quan, bởi đây là nguyên nhân đến từ phía công chúng chứ không phải ban tổ chức. Đã có rất nhiều cuộc thi từng gây tranh cãi về bài thi đạt giải Nhất Cuộc tranh cãi ấy có thể xuất phát những ý kiến trái chiều.
Những ý kiến trái chiều: Các tác phẩm gửi đến cuộc thi Thắp sáng là những sản phẩm có những sản phẩm đem đến góc nhìn mới mẻ, sáng tạo nên rất có khả năng gặp phải những ý kiến trái chiều khi công bố trước công chúng. Trên thực tế đã có rất nhiều bài dự thi đoạt giải gây tranh cãi trên các phương tiện báo chí - truyền thông:
Link: https://danviet.vn/bai-tho-doat-giai-b-gay-tranh-cai-du-doi-vi-tho-ma- khong-ra-tho-20210411105555357.htm
Giải Nobel Văn học cũng từng gây rất nhiều tranh cãi
Link:https://vnexpress.net/nhung-lan-nobel-van-hoc-gay-tranh-cai-
4172942.html b Xác định đối tượng khủng hoảng
Khủng hoảng ảnh hưởng đến những đối tượng: cơ quan tổ chức, thí sinh đoạt giải, những người quan tâm, giới truyền thông.
Những đối tượng nào ảnh hưởng đến khủng hoảng: giới truyền thông, công chúng quan tâm đến cuộc thi
Ai chịu trách nhiệm: cơ quan tổ chức.
Ai được lợi: các đối thủ cạnh tranh.
Ai bị thiệt hại trong khủng hoảng: cơ quan tổ chức, thí sinh đoạt giải. c Xác định các giai đoạn khủng hoảng
BTC có thể nhận ra khủng hoảng này từ những dấu hiệu như sau:
Có nhiều comment không đồng tình khi công bố kết quả qua hình thức online
Có một số bài post trên FB của những người quan tâm tâm đến cuộc thi đặt nhiều nghi vấn/ nói bóng gió về lễ trao giải Các bài post đó nhận được lượt tương tác cao
Giai đoạn chuẩn bị: Cần lập ra kế hoạch để giảm thiểu tần suất xảy ra khủng hoảng.
Giai đoạn ngăn chặn tổn thất: cần tìm mọi biện pháp để ngăn chặn, giảm thiệt hại do khủng hoảng gây ra.
Giai đoạn phục hồi: thiết kế các chương trình nhằm phục hồi hệ thống sau khủng hoảng
Giai đoạn rút kinh nghiệm: rút ra các bài học xử lý khủng hoảng về việc bài dự thi của thí sinh gây tranh cãi. d Đề ra phương án giải quyết trong từng giai đoạn.
Giai đoạn nhận biết và chuẩn bị:
Lên kế hoạch quản trị khủng hoảng, từ đó lập các phương án ngăn chặn đối phó với khủng hoảng, chuẩn bị trang thiết bị, tổ chức đào tạo, huấn luyện cho các thành viên của Ban/ đội quản trị khủng hoảng và những người có liên quan về kiến thức chuyên môn cao
Giai đoạn ngăn chặn tổn thất: Ở giai đoạn này, đội quản trị khủng hoảng truyền thông cần sử dụng linh hoạt các biện pháp cần thiết như:
Cô lập: Bằng cách lên tiếng sẽ mau chóng kiểm tra, xác minh lại chất lượng của bài thi đạt giải nhất của thí sinh tham gia
Phân tán: phân chia thiệt hại vào một số bộ phận để dù có thiệt hại thì cũng không ảnh hưởng đến sự sống còn của bên tổ chức Vậy nên, người dự thi đoạt giải bị nghi ngờ đạo nhái cần có trách nhiệm trong việc tự kiểm tra, nếu sai cần lên tiếng thừa nhận và trả lại giải cho bên tổ chức
Giảm thiểu: giảm thiệt hại ở từng bộ phận, đặc biệt phải bảo vệ danh tiếng của thí sinh đoạt giải Nhất
Tổ chức họp báo để truyền thông về ý nghĩa của cuộc thi Thắp sáng, cũng như nâng tầm vị thế của thí sinh đoạt giải Nhất.
Phục hồi nhân lực và các yếu tố về con người: phục hồi lại uy tín của Lễ Trao giải Thắp sáng
Phục hồi uy tín, danh dự của thí sinh đoạt giải nhất bằng cách truyền thông những thành tích mà thí sinh đoạt giải nhất đã đạt được.
Giai đoạn rút kinh nghiệm:
Trao đổi kinh nghiệm với các tổ chức khác, đúc kết kinh nghiệm và lên kế hoạch cho tương lai để không xảy ra khủng hoảng trên
Quan tâm nhiều hơn đến việc phân tích, đánh giá, đúc rút kinh nghiệm chứ không kiếm cớ đổ lỗi cho nhau.
3.2 Nghi vấn dàn xếp kết quả a Xác định nguyên nhân
Nguyên nhân khủng hoảng có thể bắt nguồn từ một thông tin của người
“trong cuộc” và được lan truyền, thổi bùng lên thành khủng hoảng Nguồn tin này có thể tự xưng mình là người trong ban tổ chức, hoặc là thí sinh, hoặc liên quan trực tiếp đến việc tổ chức cuộc thi, và tố cáo ban tổ chức cố tình dàn xếp kết quả nhằm nâng đỡ một thí sinh cụ thể nào đó Chỉ tin đồn dàn xếp được tung ra bởi chính người trong cuộc mới có khả năng được dư luận chú ý và lan truyền, tạo nên một làn sóng nghi vấn đặt ra cho ban tổ chức Trong thời đại 4.0 hiện nay, tin đồn sau khi được khơi lên sẽ được chia sẻ với một tốc độ chóng mặt và sẽ được “thêm thắt” các chi tiết nhằm gây sốc, câu view Bởi vậy, không chỉ là tin đồn “dàn xếp kết quả” mà khủng hoảng còn có thể bao gồm những tin đồn khác ví dụ như thí sinh đạt giải có quan hệ gì với ban tổ chức, ban tổ chức nhận được gì sau lần dàn xếp này, các thí sinh khác đã bị đối xử bất công như thế nào, cuộc thi thực tế không hề trong sạch ra sao, a Xác định đối tượng khủng hoảng
Những đối tượng bị ảnh hưởng bởi khủng hoảng: Ban tổ chức cuộc thi, hình ảnh của cuộc thi, Viện Báo chí (đơn vị tổ chức cuộc thi), Học viện Báo chí và Tuyên truyền, thí sinh đạt giải nhất và gia đình, các đơn vị tài trợ và hợp tác với cuộc thi.
Những đối tượng ảnh hưởng đến khủng hoảng: Dư luận xã hội, báo chí, giới truyền thông.
Ai chịu trách nhiệm: Ban tổ chức cuộc thi, Viện Báo chí
Ai được lợi: Các đối thủ cạnh tranh
Ai bị hại: Ban tổ chức cuộc thi, Viện Báo chí, thí sinh liên quan đến tin đồn (và gia đình), các đơn vị tài trợ và hợp tác. b Các giai đoạn khủng hoảng
Nhận biết: Thông qua 4 yếu tố nhận diện What, When, Why, Who.
Chuẩn bị: Lên kế hoạch quản trị khủng hoảng, xác định các vấn đề như ai giải quyết, hợp tác với ai để giải quyết, giải quyết như thế nào và thông qua những nền tảng nào…
Ngăn chặn tổn thất: dùng các phương pháp ngăn chặn.
Phục hồi: phục hồi thiệt hại về hình ảnh, danh dự sau khủng hoảng.
Rút kinh nghiệm: để phòng tránh xảy ra khủng hoảng tương tự. c Các phương án giải quyết trong từng giai đoạn
Giai đoạn nhận biết Ở giai đoạn này, cần trả lời 4 câu hỏi What, When, Why, Who Ban tổ chức cần xác định chuyện gì đang xảy ra, từ thời điểm nào, bắt nguồn từ ai (tài khoản nào), đăng tải ở đâu, và thái độ chung của dư luận hiện tại như thế nào Khi xác định được người tung tin đồn, xác định mối quan hệ của ban tổ chức với nguồn tin đó và có thể phỏng đoán lý do tại sao người đó lại làm thế (do mâu thuẫn cá nhân, hay người đó có gì không hài lòng với ban tổ chức, hay thực sự có hành vi dàn xếp giải của một cá nhân nào đó).
Trước hết, cần thành lập một ban xử lý khủng hoảng, chịu trách nhiệm điều tra, tìm hiểu, và thông báo sự thật đến truyền thông Ban này cần được thống nhất về cách làm việc và tư tưởng, thống nhất về việc ai là người quyết định cuối cùng trước khi công bố sự việc đến với công chúng Đồng thời cần thống nhất sẽ đăng tải và chia sẻ những thông tin đính chính ở những nền tảng nào.
Cần thiết lập mối quan hệ với báo chí và các đơn vị truyền thông liên quan để đăng tải những thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và rộng rãi tới công chúng nhất. Đồng thời liên hệ tới thí sinh, các đơn vị hợp tác và liên quan bị ảnh hưởng bởi tin đồn để trấn an và hứa sẽ làm rõ mọi việc
Tìm mọi cách liên hệ với nguồn tin để tìm hiểu lý do Tự giác điều tra lại trong nội bộ xem tin đồn có thực sự có thật hay không.
Giai đoạn ngăn chặn tổn thất
Có hai trường hợp có thể xảy ra Nếu tin đồn dàn xếp giải là do đơn phương nguồn tin tố cáo, không có thật, cần thực hiện biện pháp Vô hiệu hóa, tức là bác bỏ hoàn toàn tin đồn, đăng tải rộng rãi thông tin tới dư luận với thái độ hòa nhã. Nếu cần thiết (nếu dư luận vẫn không tin tưởng, điều này có thể gây ảnh hưởng xấu tới hình ảnh của ban tổ chức và các bên liên quan), có thể yêu cầu nguồn tin tự mình đính chính, hoặc nhờ sự can thiệp, vào cuộc của các cơ quan chức năng. Đồng thời, Ban tổ chức cũng cần gửi lời xin lỗi thiện chí đến thí sinh và các đơn vị liên quan vì khủng hoảng này và kêu gọi sự ủng hộ từ họ.
Sự cố khi trong lễ trao giải
Do tình hình dịch Covid 19, Lễ trao giải được tổ chức với hình thức online trên nền tảng mạng xã hội Facebook Hình thức này phụ thuộc vào các yếu tố như tốc độ mạng, đường truyền âm thanh, hình ảnh.
4.1 Sự cố đường truyền mạng
Khi đang phát sóng trực tiếp, đường truyền mạng không ổn định dẫn đến tốc độ truyền tải kém Một lúc sau thì mất mạng, mất kết nối với điểm ghi hình Để khắc phục sự cố này, cần có các thành viên trong Ban tổ chức trực tại fanpage Khi sự cố xảy ra, cần kịp thời đăng bài thông báo cho người theo dõi rằng Lễ trao giải gặp phải sự cố về mạng, đưa ra lời xin lỗi, đồng thời công bố thời gian dự kiến để khắc phục sự cố Việc đăng tải bài thông báo là cần thiết, tránh việc người theo dõi hoang mang vì việc phát sóng bị ngừng lại một cách đột ngột.
4.2 Sự cố đường truyền hình ảnh
Hình ảnh phát sóng trực tiếp bị đứng hình, âm thanh vẫn tiếp tục phát nhưng hình ảnh không chuyển động hoặc bị đen hình Người theo dõi bình luận về việc không nhìn thấy hình mà chỉ nghe thấy tiếng từ Lễ trao giải.
Ban tổ chức cần có đội kỹ thuật chuyên xử lý về mặt hình ảnh, âm thanh Khi sự cố xảy ra, cần thông báo ngay cho phía MC, MC thông báo cho người theo dõi về sự cố của Lễ trao giải hoặc đưa thông tin về việc nghỉ giải lao ít phút để chuẩn bị cho phần tiếp theo Trong khi thông báo được đưa ra, đội kỹ thuật cần kịp thời kiểm tra, tìm hiểu nguyên nhân và khắc phục sự cố Ngoài ra, cần có các thiết bị dự phòng để có thể thay thế và tiếp tục chương trình Khi sự cố được khắc phục, cần thông báo để người xem tiếp tục theo dõi.
Những đề xuất và kiến nghị
Đề xuất nhân sự
Đề xuất tiêu chí chọn MC a Vốn kiến thức Đối với một người dẫn chương trình việc có một vốn kiến thức sâu rộng là điều không thể thiếu MC dẫn lễ trao giải cần có những kiến thức cơ bản về báo chí - truyền thông, văn hoá, xã hội Để từ đó người dẫn chương trình này có thể tổng hợp và phân tích từ đó đưa ra những quan điểm cá nhân về các vấn đề Khi một người dẫn chương trình có kiến thức sâu rộng sẽ có những cái nhìn sâu sắc, đa chiều và có thể liên hệ các vấn đề với nhau tốt hơn. b Giọng nói, giọng điệu
Nghề MC hiểu ở một khía cạnh nào đó là nghề truyền thông tin đến người nghe Do vậy, giọng nói, giọng điệu là một tiêu chí ảnh hướng lớn đến khả năng truyền tải thông tin MC không được nói ngọng, nói tiếng địa phương, phải nói rõ ràng và trôi chảy, có nét duyên dáng để thu hút khán giả c Khả năng xử lý tình huống
MC phải có khả năng phản xạ nhanh nhạy vì chương trình sẽ được phát sóng trực tiếp Vì khi xây dựng kịch bản bất kỳ người dẫn chương trình nào cũng không thể lường hết được các tình huống phát sinh Do vậy, MC chương trình phải trang bị cho mình kỹ năng xử lý tình huống thông minh Trong thực tế rất có nhiều người dẫn chương trình xử lý tình huống rất tệ khiến khản giả dở khóc dở cười Những pha xử lý “kém duyên” của người dẫn chương trình như vậy không chỉ khiến khán giả mất thiện cảm với chính người dẫn mà còn mất thiện cảm với chính chương trình đó Vì vậy, khả năng xử lý cũng là một tiêu chí quan trọng để chọn MC cho Lễ trao giải. d Ngoại hình ưa nhìn
Một người dẫn chương trình chuyên nghiệp tất yếu phải có một ngoại hình ưa nhìn, vì điều này sẽ thu hút khán giả hơn Tuy nhiên, ngoại hình mà một người dẫn chương trình cần có không nhằm chỉ nói đến việc phải có nhan sắc đẹp mà còn nói đến việc chỉn chu trong ngoại hình, gọn gàng trong trang phục Một người MC chuyên nghiệp là người biết giữ hình ảnh của mình trông “tươm tất”; biết lựa chọn cho mình những bộ trang phục phù hợp với các chương trình khác nhau.
Tăng cường lực lượng, nhóm người giải quyết khủng hoảng truyền thông:
Trưởng nhóm: Nhân sự có nhiều kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực báo chí - truyền thông, có kinh nghiệm tổ chức sự kiện và quản trị khủng hoảng
Các thành viên: Sinh viên Học viện Báo chí và Tuyên truyền năng động, nhiệt huyết, có tinh thần ham học hỏi và thái độ cầu tiến.
Đề xuất hoạt động
Họp báo: Đề xuất tổ chức họp báo sau cuộc thi Họp báo là một sự kiện kết nối truyền thông có dự tham gia của các phóng viên báo chí, phóng viên truyền hình, doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước hoặc các cá nhân, tổ chức… Với mục đích đưa ra thông báo thống nhất về Lễ trao giải Báo chí - Truyền thông Thắp sáng được công chúng biết đến, tổ chức họp báo là cách giúp BTC công bố các sự kiện, các thông tin có lợi, truyền thông quảng bá về cuộc thi Thắp sáng đến công chúng.
Đề xuất thêm hoạt động trong lễ trao giải: Tặng phần quà cho khán giả tham gia Mini Game trong buổi trao giải
Đề xuất MiniGame: BTC đưa ra các câu hỏi gợi ý cho từ khóa, thí sinh trả lời đúng sẽ nhận được phần quà từ BTC
Gợi ý từ khóa: THẮP SÁNG
Gợi ý câu hỏi: Các câu hỏi liên quan đến tình hình thời sự hiện nay và những vấn đề nổi bật của Báo chí - Truyền thông
Đề xuất phần quà: Khóa học ngắn hạn nghiệp vụ MC/ phóng viên của Học viện Báo chí và Tuyên truyền
Trải nghiệm khi tham gia
Quá trình tham gia Lễ trao giải Giải Báo chí - Truyền thông thắp sáng Fire up 2020 - 2021 đã đem rất nhiều cơ hội cũng như trải nghiệm thú vị và sáng tạo cho các thành viên nhóm 1 Nhờ có giải thưởng Thắp sáng, các thành viên được vận dụng lý thuyết môn Quản trị truyền thông trong khủng hoảng, trở nên linh động và nhanh nhạy hơn các tình huống thực tế trong Lễ trao giải Bên cạnh đó, rút ra được nhiều kinh nghiệm và bài học trong quá trình học tập và làm việc, khắc phục những thiếu sót trong từng công việc cụ thể và trang bị thêm nhiều kiến thức, kỹ năng cần thiết phục vụ cho học tập và công việc trong tương lai.
Trước Lễ trao giải: Quá trình này, các thành viên trong nhóm được phân thành các ban khác nhau Youtube, Facebook, đòi hỏi có sự tương tác, hỗ trợ với các thành viên khác Các thành viên đã thực hiện các công việc như:
Viết kịch bản Youtube và content đăng Facebook (bao gồm việc lên idea, viết, biên kịch bản và content, sửa chữa theo góp ý của leader trước khi được chuyển sang khâu cắt ghép video đăng Youtube và đăng bài trên Fanpage).
Thực hiện chỉnh sửa cắt ghép video (bám sát kịch bản đã được lên và điều chỉnh cắt ghép hình ảnh và thời lượng cho phù hợp).
- Seeding là công việc mà tất cả các thành viên luôn thực hiện.
Trong livestream buổi Lễ trao giải:
Các thành viên trong nhóm đã tích cực seeding bằng cách thả react, bình luận, kêu gọi bạn bè người thân vào xem, chia sẻ về Facebook cá nhân Tương tác sôi nổi với khách mời và các bạn dự thi.
Sau buổi Lễ trao giải:
- Tiếp tục viết bài cảm ơn đăng Facebook
- Seeding là công việc mà tất cả các thành viên luôn thực hiện.
Lễ trao giải Báo chí - Truyền thông Thắp sáng là một cơ hội quý giá để các vừa học vừa thực hành đã giúp các thành viên hiểu hơn về lý thuyết cũng như biết cách vận dụng nó trong những hoàn cảnh thực tế cụ thể Nhờ có cơ hội trải nghiệm tại lễ trao giải Báo chí - Truyền thông Thắp sáng mà những kiến thức của môn học được tiếp thu một cách khoa học và có hiệu quả hơn Hơn nữa, do ảnh hưởng của dịch Covid-19, việc phải tổ chức giải online đã gặp rất nhiều khó khăn Nhưng vượt lên trên điều đó, việc cùng tham gia tổ chức giải đã giúp các thành viên tích lũy được những kinh nghiệm thực tế rất đáng giá, đặc biệt là trong những hoàn cảnh khó khăn và nhiều trở ngại Việc linh hoạt, xoay chuyển khéo léo các hình thức truyền thông, quảng bá, tổ chức sự kiện đã đảm bảo lễ trao giải được diễn ra, và đảm bảo tuân thủ các quy tắc phòng chống dịch Đó cũng chính là một trong số những bài học đáng giá mà các thành viên tích lũy được Hơn nữa, việc cùng tham gia sáng tạo những nội dung truyền thông trên nhiều nền tảng khác nhau đã giúp kích thích sự sáng tạo, nâng cao những kỹ năng (viết kịch bản, phỏng vấn, thu dựng video, làm việc nhóm…) Và việc trực tiếp tham gia vào một kế hoạch truyền thông cụ thể cũng giúp các thành viên hình dung rõ hơn về việc triển khai một kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh, với các khâu trước, trong và sau lễ trao giải Đối với các thành viên nhóm 1, đây thực sự là một trải nghiệm thực tế quý giá và đáng nhớ.
Bài học kinh nghiệm
Qua học phần “Quản trị khủng hoảng truyền thông” và qua quá trình thực hiện “Kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông cho Lễ trao giải báo chí- truyền thông Thắp sáng -Fireup”, nhóm chúng em đã có cơ hội được trải nghiệm thực tế cũng như trau dồi thêm nhiều kỹ năng mềm, kỹ năng nghiệp vụ Bài tập kết thúc môn học này mà cô giảng viên bộ môn giao cho chúng em chính là cơ hội để chúng em được tự trải nghiệm, được trực tiếp tham gia vào các khâu lên kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông cho một sự kiện lớn, được tham gia vào lễ trao giải với tư cách thành viên ban tổ chức, được áp dụng những gì cô đã dạy trên lớp vào thực tiễn Trong quá trình thực hiện sản phẩm này, chúng em cũng đã được trải nghiệm rất nhiều nhưng cũng không tránh khỏi những bỡ ngỡ, khó khăn Qua đó, nhóm chúng em rút ra cho mình một số bài học kinh nghiệm vô cùng bổ ích và quý báu.
Với sự kiện Lễ trao giải báo chí truyền thông Thắp sáng - Fire up, các thành viên trong nhóm chúng em được tham gia với tư cách là những chuyên viên quản trị khủng hoảng truyền thông cho sự kiện Chúng em đã có cơ hội được áp dụng những lý thuyết trên lớp vào thực tế, được tự mình lên kế hoạch quản trị khủng hoảng cho một sự kiện quy mô, chuyên nghiệp từ đầu đến cuối Chúng em nhận thấy rằng đối với bất kì sự kiện nào cũng cần phải có một kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông cẩn thận, kĩ càng để đề phòng, lường trước và có những phương án thiết thực xử lý khi có tình huống không mong đợi xảy ra Bản kế hoạch này cần phải được thực hiện bám sát vào bản đề án của chương trình để mang tính thực tế nhất có thể Những tình huống khủng hoảng, sự cố được dự đoán trong bản kế hoạch cần phải sát nhất với thực tiễn, có nguy cơ xảy ra cao Sau khi dự đoán những khủng hoảng, sự cố có thể xảy ra thì phải lên kế hoạch quản trị, xử lý một cách thông minh và chuyên nghiệp dựa theo những lý thuyết đã được học cũng như những chia sẻ, kinh nghiệm của thầy cô và các chuyên gia Khi kết thúc sự kiện, ban quản trị khủng hoảng cũng không được lơ là, chủ quan mà vẫn phải theo sát sự kiện để đề phòng những khủng hoảng xấu có thể xảy ra Sau sự kiện, ban quản trị khủng hoảng truyền thông phải xem xét lại những sự cố, khủng hoảng xảy ra trong sự kiện và từ đó rút kinh nghiệm, không lặp lại trong các sự kiện sau
Nhóm chúng em cũng có cơ hội được tham gia Lễ trao giải báo chí - truyền thông Thắp sáng - Fireup với tư cách là thành viên ban tổ chức để hỗ trợ truyền thông cho sự kiện Thông qua đó, chúng em trau dồi thêm cho mình các kỹ năng nghiệp vụ cần có khi làm truyền thông cho một sự kiện như kỹ năng viết bài đăng fanpage Facebook, kỹ năng viết kịch bản video cho Youtube, kỹ năng biên tập và dựng video, Bên cạnh đó, chúng em nhận thấy kỹ năng làm việc nhóm cũng như làm việc độc lập trong khi làm sự kiện là rất quan trọng Các thành viên trong nhóm phải phối hợp nhịp nhàng với nhau và hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách tỉ mỉ, đầy trách nhiệm và đúng deadline
Truyền thông, quản trị sự kiện, quản lý cung cấp thông tin cho báo giới: vấn đề truyền thông trước - trong - sau khủng hoảng:
Chúng em được học hỏi một số những thông tin cơ bản cung cấp cho báo giới khi được phỏng vấn như sau: Chủ đề và tâm điểm của cuộc phỏng vấn về nội dung gì? Cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra trong bao lâu? Cuộc phỏng vấn được ghi lại hay phát sóng trực tiếp? Cuộc phỏng vấn sẽ được phát sóng khi nào? Phỏng vấn sẽ được phát sóng toàn bộ hay chỉ để khai thác thông tin, lấy phát ngôn? Địa điểm và thời gian diễn ra phỏng vấn? Đây là cuộc phỏng vấn “một đối một” hay sẽ có thêm những đối tác phỏng vấn khác ?
Thông thường việc hỏi và trả lời sẽ diễn ra rất nhanh Vì các phóng viên là những người săn và viết tin chuyên nghiệp và không có nhiều thời gian, nên họ sẽ thường hỏi thẳng, xoáy vào những vấn đề hay thông tin mà họ cho rằng chưa rõ, trong bản Thông cáo báo chí không nêu, hoặc các vấn đề, thông tin khác có liên quan đến vụ việc, sự cố.
Về phía BTC, phải chuẩn bị sẵn 1 hoặc 2 người, có thể là trưởng BTC hay người phụ trách phía truyền thông - lắng nghe và trả lời NGAY LẬP TỨC các câu hỏi do phóng viên đặt ra tại buổi họp báo Trường hợp không tổ chức họp báo/gặp mặt nhà báo, mà gửi qua email chẳng hạn, thì vẫn có khả năng rất cao là nhà báo sẽ gửi lại câu hỏi và đề nghị BTC trả lời/ phản hồi Thế nên, chắc chắn là BTC phải dự liệu sẵn về khả năng các câu hỏi nào sẽ được đặt ra và nội dung trả lời sẽ ra sao Thậm chí cần soạn sẵn câu hỏi và học thuộc nội dung trả lời từ trước, kể cả những câu hỏi khó nhất, bất ngờ nhất để không bị lúng túng, vấp váp hay không thể trả lời.