Bài tiểu luận kết thúc học phần tình huống công ty tiến phát

Quá trình tuyển chọn bao gồm hai hoạt động: tuyển mộ và tuyển chọn. Lợi ích của việc tuyển đúng người: Tăng cường năng suất làm việc Tiếp nhận công việc nhanh chóng Giảm yêu cầu về g

ĐẠI HỌC UEH KHOA QUẢN TRỊ

BỘ MÔN: QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Tình huống Công ty Tiến Phát

“ Giảng viên hướng dẫn: TS Phan Quốc Tấn ”

“ Mã lớp học phần: 23C1MAN50200401 ”

“ Sinh viên thực hiện: ”

“ MSSV:

“ Lớp:

“ TP Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2023 ”

“ Lời Mở Đầu ”

Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển lâu dài thì nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng và đầu tiên nhất vì con người là gốc rễ của tổ chức Có con người thì các nguồn lực khác mới có khả năng phát huy Đầu tư vào yếu tố con người mang lại hiệu quả cao hơn so với các nguồn lực khác Quản trị nhân sự là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng, vì “ mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người” và có mặt trong bất

kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào

1- Trình bày lý thuyết về quản trị nguồn nhân lực có liên quan đến tình huống

Dựa vào tình huống công ty Tiến Phát, tôi đã xác định được các nghiệp vụ liên quan

và lý thuyết về quản trị nguồn nhân lực của các nghiệp vụ đó chính là

1.1 Nghiệp vụ tuyển dụng

 Khái niệm:

 Tuyển dụng: quá trình tìm kiếm, làm cho hấp dẫn và chọn lọc các ứng viên có đủ năng lực để đảm nhận các vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển, thông qua sử dụng các nguồn khác nhau

 Tuyển chọn: quá trình đánh giá và phân loại ứng viên nhằm lựa chọn những người có khả năng thành công cao nhất trong vị trí tuyển dụng Trong quá trình này, mục tiêu chính là tìm ra những ứng viên thích hợp với văn hóa tổ chức và tiêu chuẩn tuyển chọn Quá trình tuyển chọn bao gồm hai hoạt động: tuyển mộ và tuyển chọn

 Lợi ích của việc tuyển đúng người:

 Tăng cường năng suất làm việc

 Tiếp nhận công việc nhanh chóng

 Giảm yêu cầu về giám sát và đào tạo

 Mức độ cam kết làm việc cao hơn

 Tạo điều kiện người quản lý/ tuyển dụng có nhiều thời gian hơn cho chuyên môn của họ

 Các bước trong quy trình tuyển chọn

 Bước 1: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên

Sàng lọc là tổng hợp và đánh giá các thông tin về ứng viên thể hiện trong hồ sơ dự tuyển trên cơ sở đối chiếu với yêu cầu công việc để chọn

ra ứng viên có triển vọng phù hợp cho các vòng tuyển chọn sau Chọn ra những tiêu chuẩn cơ bản, giảm khối lượng công việc cho những bước sau

 Bước 2: Sơ tuyển

Mục đích: loại bỏ những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu cơ bản của doanh nghiệp Sơ tuyển có thể bao gồm:

- Kiểm tra, trắc nghiệm: kiểm tra kiến thức chuyên môn, kiểm tra

kỹ năng chuyên môn, trắc nghiệm (MBTI, EQ, CQ,…)

- Phỏng vấn sơ bộ: đánh giá diện mạo

 Bước 3: Phỏng vấn

- Mục đích: Đánh giá ứng viên một cách toàn diện để đạt được tính giá trị, khẳng định tin cậy và không có sự phân biệt đối với ứng viên và để quyết định xem họ có phù hợp với vị trí công việc và công ty hay không

- Lựa chọn các phương pháp phỏng vấn: có cấu trúc, không cấu trúc, phỏng vấn nhóm, nhóm phỏng vấn, phỏng vấn căng thẳng

 Bước 4: Xác minh, điều tra

Xác minh, điều tra là quá trình làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối với những ứng viên có triển vọng tốt

 Bước 5: Đánh giá và ra quyết định tuyển dụng

- Tổng hợp thông tin:

+ Kết quả từ các bài kiểm tra

+ Kết quả phỏng vấn: khả năng thực tế đánh giá được, nguyện vọng cá nhân, niềm tin của ứng viên, thái độ ứng viên

+ Thông tin tham khảo

- Quyết định tuyển chọn: chọn ứng viên phù hợp với

+ Yêu cầu của vị trí công việc

+ Mục tiêu tuyển chọn

- Mời nhận việc

- Ngoài ra, cần thông báo cho những ứng viên không thành công

 Bước 6: Tiếp nhận nhân viên mới

Tiếp nhận là tiến trình hướng dẫn, thực hiện những việc cần thiết nhằm giúp thành viên mới hội nhập vào đơn vị, nhanh chóng thân thuộc với môi trường đồng thời tiếp cận và bắt kịp tiến độ công việc

 Bước 7: Theo dõi trong thời gian thử việc

Giai đoạn thử việc này, cho phép người sử dụng lao động đánh giá nhân viên mới có thực sự thích hợp với công việc hay không Mặt khác, nó

cũng cho phép nhân viên mới xem có thích ứng với vị trí này hay không

để tự quyết định tiếp tục công việc hay rời bỏ Khi chấm dứt thời gian thử việc, sẽ có cuộc trao đổi giữa người sử dụng lao động với nhân viên mới về kết quả và sự tiến bộ của nhân viên mới trong thời gian thử việc Nếu cả hai bên đồng ý thì nhân viên mới sẽ được nhận thông báo trong trường hợp nhân viên mới không phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp

1.2 Nghiệp vụ đào tạo và phát triển

 Khái niệm:

 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là hoạt động cung cấp kiến thức cơ bản hoặc nâng cao kỹ năng chuyên môn để nâng cao năng lực và khả năng làm việc của nhân viên

 Đào tạo là những hoạt động nhằm trang bị, bổ sung, phát huy năng lực của nhân viên liên quan đến kiến thức, kỹ năng, tố chất và thái độ

để giúp họ thực hiện tốt công việc hiện tại góp phần vào việc đạt được mục tiêu cho tổ chức

 Phát triển là những hoạt động nhằm tích lũy, mở rộng, nâng cao năng lực của nhân viên có liên quan đến kiến thức, kỹ năng, thái độ của nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển của tổ chức trong tương lai

 Phân biệt đào tạo và phát triển:

 Đào tạo là việc tăng cường kiến thức và kỹ năng của người lao động

để họ có thể thực hiện một công việc cụ thể (hiện tại)

 Phát triển là quá trình nâng cao kỹ năng, khả năng, và tài năng của người lao động để họ có thể đối mặt và làm việc hiệu quả trong các nhiệm vụ công việc phức tạp hơn

 Lợi ích của đào tạo

Về mặt doanh nghiệp Về mặt cá nhân

 Giúp tăng hiệu quả làm việc

 Làm tăng niềm tin và động lực làm việc của nhân viên,

từ đó giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu

đã đặt ra

 Hạn chế phàn nàn từ phía khách hàng

 Xây dựng một lực lượng lao động lành nghề, linh hoạt và có khả năng thích nghi với những thay đổi

 Hài lòng với công việc hiện tại mà công ty giao cho

 Tăng lòng tự hào bản thân

 Tạo cơ hội thăng tiến

 Có thái độ tích cực và động lực làm việc

 Quy trình đào tạo

 Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo

- Phân tích nhu cầu đào tạo

Khía cạnh phân tích Nội dung phân tích Phân tích doanh nghiệp Cần đánh giá các chỉ số:

 Hiệu quả về mặt tổ chức

 Kế hoạch cho việc sẵn sàng nguồn nhân lực dự phòng

 Nhân viên và môi trường

tổ chức Phân tích tác nghiệp Xác định các kỹ năng và hành vi

quan trọng mà nhân viên cần để thực hiện công việc một cách xuất sắc

Phân tích nhân viên Để thực hiện tốt công việc chú

trọng đến các kỹ năng và các đặc tính của nhân viên Đánh giá

hiệu suất và kết quả công việc của

họ so với các mục tiêu cụ thể đã được đề ra để xác định những người cần được đào tạo

- Xác định nhu cầu đào tạo:

+ Đối chiếu với chiến lược phát triển và kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp

+ Dựa vào việc đánh giá năng lực và thành tích của nhân viên.+ + Chú ý vào nguyện vọng của người lao động

+ Khả năng tài chính của doanh nghiệp ( ngân sách cho hoạt động đào tạo)

 Bước 2 : Thiết lập chương trình đào tạo

- Là việc sắp xếp và lên lịch trình cho quá trình đào tạo sao cho khi

hoàn thành toàn bộ chương trình, kế hoạch này phải đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra Mục tiêu này có thể liên quan đến việc phát triển năng lực, kỹ năng, hoặc thể hiện qua việc thực hiện công việc cụ thể

 Bước 3: Tiến hành đào tạo:

- Phương pháp đào tạo ngoài nơi làm việc:

+ Theo cách thức giao tiếp với học viên: giảng bài/ thuyết trình; kiểm tra; minh họa; động não; thảo luận nhóm; phân tích tình huống,

+ Theo các công cụ được sử dụng cho hoạt động đào tạo: bảng – phấn; đèn chiếu

 Bước 4: Đánh giá và kiểm tra

 Đánh giá hiệu quả đào tạo

Mức độ 1

Phản ứng

Mức độ 2

Sự tiếp thu

Mức độ 3 Hành vi

Mức độ 4 Kết quả

Mức độ 5 ROI

(Reaction) (Learning) (Behavior) ( Result)

Đo lường

những gì học

viên đánh giá

và cảm nhận

về khóa học

Đo lường mức

độ gia tăng kiến thức và

kỹ năng của học viên

Đo lường về

sự thay đổi về năng lực và hành vi của học viên

Đo lường kết quả đạt được thông qua hiệu quả làm việc của học viên

Đo lường chi phí và lợi ích

Thực hiện

bảng đánh giá

chất lượng

khoa học

Cho học viên làm bài kiểm tra, thực tập, đóng vai

Theo dõi sau đào tạo, quan sát kiểm tra với cấp trên

Sản lượng, doanh số, chất lượng, chi phí, mức

độ hài lòng của khách hàng

R > 1

1.3 Nghiệp vụ đánh giá kết quả thực hiện công việc

 Khái niệm:

 Đánh giá kết quả thực hiện công việc là đánh giá cách mà một nhân viên đã làm việc trong quá khứ và hiện tại dựa trên các tiêu chuẩn về hiệu quả công việc

 Mục đích:

 Giúp quản lý và doanh nghiệp nhận được phản hồi của nhân viên và phương pháp quản lý và chính sách công ty Bên cạnh đó, còn giúp nâng cao được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thông qua sự thành công của từng cá nhân

 Giúp nhân viên thấy được mặt mạnh và những mặt cần cải thiện của bản thân cũng như giúp họ hiểu được nhu cầu huấn luyện và hướng phát triển nghề nghiệp

2 Anh chị cho biết nhận xét của mình về công tác Quản trị nhân sự nói chung và các sai lầm trong hoạt động tuyển dụng và đào tạo của công ty Tiến Phát.

Công tác quản trị nhân sự là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp Một đội ngũ nhân sự chất lượng, được đào tạo bài bản, có kỹ năng và thái độ làm việc tốt sẽ là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển bền vững Tuy nhiên, hoạt động quản trị nguồn nhân lực ở công ty Tiến Phát trong tình huống trên chưa thực sự hiệu quả, còn gặp nhiều hạn chế Điều này dẫn tới những vấn

đề như doanh thu tăng chậm, nhân viên chưa đáp ứng được yêu cầu công việc cũng như chưa có sự gắn kết với nhau và môi trường làm việc không mấy thân thiện

Dựa vào thông tin đề bài có thể thấy công ty Tiến Phát đã mắc phải những sai lầm trong tuyển dụng và đào đạo Cụ thể như sau:

 Sai lầm trong tuyển dụng:

 Chưa xây dựng được hệ thống tiêu chuẩn tuyển dụng rõ ràng, cụ thể

 Chưa chú trọng đến việc đánh giá năng lực và thái độ của ứng viên trong quá trình phỏng vấn

 Chưa có biện pháp để sàng lọc ứng viên phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp

 Sai lầm trong đào tạo:

 Chưa có kế hoạch đào tạo cụ thể, phù hợp với chiến lược doanh nghiệp

 Chưa có các phương pháp đào tạo hiệu quả, phù hợp với đặc thù của từng đối tượng nhân viên

 Chưa có hệ thống đánh giá kết quả đào tạo để đảm bảo hiệu quả của công tác đào tạo

Minh chứng của hai sai lầm này chính là “hai phần ba trong số học tốt nghiệp đại học

và có chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với việc được giao” và “tất cả phong cách và thói quen của họ không hề phù hợp với yêu cầu của công việc” Bên cạnh đó, các nhân viên bán hàng có thái độ chưa tốt khi khách hàng tới mua, cửa hàng trưởng thì không quản lý được nhân viên cấp dưới, môi trường làm việc không mấy thân thiện khi các nhân viên đố kỵ, tị nạnh lẫn nhau

3 Nếu là giám đốc, anh/chị sẽ làm gì?

Với những sai lầm mà công ty Tiến Phát mắc phải như đã nêu ở trên, nếu là Giám đốc, tôi sẽ đầu tư vào các hoạt động cụ thể như sau:

 Thứ nhất, tập trung vào quy trình tuyển dụng

Tôi sẽ làm việc với các bộ phận phòng ban trong công ty để biết được tình hình nhân sự và nhu cầu tuyển dụng Sau đó, dựa vào bản mô tả công việc và yêu cầu công việc, tôi tiến hành thiết lập hệ thống tiêu chuẩn tuyển dụng rõ ràng

Để tìm kiếm và thu hút được ứng viên giỏi, tôi sẽ đăng bài tuyển dụng lên các kênh tuyển dụng như TopCV, LinkedIn và đặc biệt tôi sẽ trực tiếp phỏng vấn ứng viên ứng tuyển vị trí ở các bộ phận văn phòng nhằm đánh giá ứng viên một các toàn diện phù hợp với vị trí công việc và mục tiêu chiến lược của công công ty Bên cạnh đó, tôi sẽ đánh giá, cải tiến quy trình tuyển dụng liên tục để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi

 Thứ hai, đầu tư mạnh vào đào tạo và phát triển nhân viên

Trước khi tiến hành đào tạo, tôi sẽ xác định nhu cầu đào tạo Ở đây tôi chia các nhân viên cần được đào tạo thành hai nhóm đó là nhóm nhân viên văn phòng

và nhân viên bán hàng Sau đó, tôi thiết lập các chương trình đào tạo phù hợp nhất cho từng vị trí và cung cấp cơ hội cho các nhân viên đều tham gia đào tạo

Cụ thể,

Đối với nhóm nhân viên văn phòng: Lâm hiện tại đảm nhiệm hoạt động tuyển dụng và đào tạo nhân viên trong công ty nhưng chưa biết bắt đầu như thế nào thì ban đầu tôi sẽ giao cho Lâm những công việc phù hợp với năng lực và khả năng của anh ấy Đồng thời, tôi cho Lâm tham gia các khóa học, hội thảo về tuyển dụng và đào tạo nhân viên Từ đó, giúp Lâm nâng cao kiến thức, kỹ năng

và hỗ trợ chính cho tôi trong việc cải thiện hoạt động tuyển dụng và đào tạo ở công ty Chính những điều này giúp Lâm đáp ứng được yêu cầu vị trí công việc của anh ấy Tương tự, với những nhân viên khác như nhân viên ở các phòng ban như Marketing, Sale, cửa hàng trưởng…thì tôi sẽ tạo điều kiện để họ được

đi học các khóa học bên ngoài, hoặc nếu cần thiết tôi sẽ mời chuyên gia đào tạo

để về giảng dạy cho cả phòng ban, bộ phận

Đối với các nhân viên bán hàng, việc cho họ đi học các khóa học bên ngoài không khả thi do họ không có thời gian nên tôi quyết định sẽ cho họ được đào tạo tại chính nơi làm việc mà người đào tạo là cửa hàng trưởng của họ (đương nhiên những cửa hàng trưởng này đã được đào tạo về kỹ năng, thái độ bán hàng , )

Theo tình trạng của công ty Tiến Phát, các nhân viên được đào tạo nhưng họ không khá lên được bởi không có một thước đo nào để đánh giá theo dõi hiệu suất của họ Chính vì thế, tôi sẽ xây dựng một hệ thống theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên sau quá trình đào tạo để đảm bảo họ áp dụng kiến thức vào công việc thực tế

Hệ thống đánh giá này sẽ bao gồm 5 mức độ lần lượt bao gồm: mức phản ứng (Reaction), sự tiếp theo (Learning), mức hành vi (Behaviour), mức kết quả (Results), mức ROI Sau 2-3 tháng kết thúc đào tạo, tôi mới tiến hành đánh giá mức hành vi

Việc đào tạo này rất tốn chi phí nhưng tôi nhận thức được rằng, đây là một khoản đầu tư có lãi nếu nó được triển khai hiệu quả Giữ chân nhân viên giỏi làm việc lâu cho công ty, cũng là quá trình xây dựng thương hiệu tuyển dụng cho doanh nghiệp

 Xây dựng môi trường làm việc tích cực, chuyên nghiệp

Thực trạng hiện tại của công ty Tiến Phát đó là các cửa hàng trưởng không kiểm soát được nhân viên do họ ngang bằng tuổi, các nhân viên tị nạnh nhau khi làm việc và ganh tỵ nhau khi nhận lương thưởng Vì vậy, tôi sẽ thúc đẩy tinh thần đồng đội và cộng tác trong công ty bằng cách thiết lập môi trường làm việc thoải mái, thân thiện, tạo sự gắn kết giữa các thành viên với nhau thông qua các chương trình ngoại khóa như Hội thao, Hội diễn văn nghệ của công ty

hằng quý/năm Bên cạnh đó, để tránh tình trạng tị nạnh, người làm nhiều kẻ làm ít, tôi sẽ xây dựng hệ thống quản lý kết quả công việc để đảm bảo vai trò, trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm của từng nhân viên đối với vị trí họ đảm nhiệm Ngoài ra, tôi muốn xây dựng tinh thần khuyến khích thái độ tích cực, sáng tạo và tự quản lý công việc của từng nhân viên

Tạo một văn hóa doanh nghiệp tốt không những giúp cải thiện tình trạng bên trong mà còn giúp công ty tạo dựng được thương hiệu tuyển dụng Điều này góp phần rất lớn trong công tác tuyển dụng thu hút nhân tài

4 Tại sao hoạt động tuyển dụng và đào tạo không hiệu quả tại phần lớn các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam?

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang có nhiều thay đổi, phần lớn doanh nghiệp nhỏ và vừa đang đối diện với thách thức lớn trong việc tuyển dụng và đào tạo nhân sự, thể hiện qua sự không hiệu quả của hai hoạt động này Điều này gây ra lãng phí nguồn nhân lực và ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp Vậy nguyên nhân của sự không hiệu quả này nằm ở chỗ:

 Kinh phí hạn chế

Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có quy mô nhỏ nguồn tài chính hạn chế Thông thường khi có một nhân viên mới vào công ty, quá trình On Boarding sẽ kéo dài khoảng 2 tháng – 1 năm kể từ khi nhân viên mới vào làm Có thể thấy, đây là một khoảng thời gian khá dài và tốn nhiều chi phí nên nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ không đủ nguồn lực để sẵn sàng đầu tư, các nhà quản lý của công ty này thường có suy nghĩ nếu người này nghỉ thì tuyển người khác dẫn đến tình trạng nhân lực ra vào liên tục

Không chỉ những nhân sự mới, những nhân sự cũ nếu không có kinh phí để được cho đi đào tạo và phát triển thì họ ngày càng bị tụt hậu, không cập nhật được kiến thức mới trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, nền kinh tế biến động không ngừng Từ đó, họ cảm thấy không được coi trọng, không có cơ hội trau dồi, thăng tiến thì sớm muộn họ cũng rời bỏ công ty