Hoạt động mua hàng cho thiết bị it của công ty tnhh bosch việt nam nhà máy long thành

p.1 Một cách đơn giản, Bùi Đức Tuân 2006 thì cho rằng mua hàng là hoạt động nghiệp vụ cơ bản của mọi công ty nhằm tạo ra nguồn hàng hóa để đảm báo cung ứng đầy đủ, kịp thời cho các nhu c

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

GVHD: THS VÕ VĂN CÔNG SVTH: ĐOÀN PHAN MINH PHƯƠNG

NGÀNH KINH DOANH QUỐC TẾ

HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CHO THIẾT BỊ IT CỦA CÔNG TY

TNHH BOSCH VIỆT NAM - NHÀ MÁY LONG THÀNH

S K L 0 1 0 2 5 4

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HCM

KHOA KINH TẾ

************

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH: KINH DOANH QUỐC TẾ

ĐỀ TÀI

LONG THÀNH

MỞ ĐẦU

GVHD: ThS VÕ VĂN CÔNG SVTH: ĐOÀN PHAN MINH PHƯƠNG MSSV: 19136071

KHÓA: 2019 - 2022

TP HỒ CHÍ MINH, THÁNG 06 - 2023

HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CHO THIẾT BỊ IT CỦA CÔNG TY TNHH BOSCH VIỆT NAM – NHÀ MÁY

Bên cạnh đó, trong suốt thời gian học tập và làm việc ở Bosch tại phòng ban ICO tôi cảm thấy mình đã được tiến bộ rất nhiều từ kiến thức chuyên môn, những kỹ năng văn phòng quan trọng và đặc biệt là có thể trải nghiệm được môi trường thực tập vô cùng thân thiện và hòa đồng Các anh chị luôn tạo điều kiện cho tôi để phát triển bản thân và nhiệt tình hỗ trợ tôi trong bài báo lần này

Sau cùng, tác giả xin kính chúc Quý thầy cô trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh lời chúc sức khỏe và thành công trong sự nghiệp trồng người Kính chúc các anh chị làm việc tại phòng ban ICO luôn luôn khỏe mạnh và giúp công ty ngày càng phát triển, gặt hái nhiều thành công

Tác giả xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH MỤC VIẾT TẮT i

DANH MỤC HÌNH ẢNH ii

DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ iii

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Phương pháp nghiên cứu 2

4 Đối tượng nghiên cứu 2

5 Kết cấu của đề tài 2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ DOANH NGHIỆP 3

1.1 Thông tin chung về doanh nghiệp 3

1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Bosch Việt Nam - HcP 4

1.3 Sản phẩm và thị trường tiêu thụ 6

1.3.1 Sản phẩm 6

1.3.2 Thị trường tiêu thụ 7

1.4 Sơ đồ tổ chức và tình hình nhân sự tại HcP 8

1.4.1 Sơ đồ tổ chức 8

1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 9

1.4.3 Tình hình nhân sự ở Nhà máy Bosch (HcP) 12

1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của nhà máy Bosch Việt Nam – Long Thành (HcP) từ năm 2020 – 2022 12

1.6 Định hướng phát triển 16

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG 18

2.1 Hoạt động mua hàng 18

2.1.1 Khái niệm về mua hàng 18

2.1.2 Mục tiêu của mua hàng 18

2.2 Những nội dung cơ bản về hoạt động mua hàng 20

2.2.1 Lập kế hoạch mua hàng 20

2.2.1.1 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp trước khi tiến hành đặt hàng 23

2.2.1.2 Thực hiện thương lượng và ký kết hợp đồng mua hàng 25

2.2.1.3 Giao nhận và thực hiện kiểm tra hàng hóa 27

2.2.1.4 Đánh giá sau mua hàng 29

2.2.2 Hoạt động mua hàng bằng hệ thống SAP ERP 30

2.2.2.1 Khái niệm về SAP ERP 30

2.2.2.2 Lợi ích của SAP ERP 30

2.2.2.3 Quy trình mua hàng trong SAP 31

2.2.2.4 Vai trò của SAP trong mua hàng 32

2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng 33

2.2.3.1 Nhân tố bên trong 33

2.2.3.2 Nhân tố bên ngoài 35

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG Ở BOSCH VIỆT NAM 38

3.1 Toàn cảnh chuỗi cung ứng của Bosch nói chung và khối mua hàng nói riêng 38

3.1.1 Toàn cảnh của chuỗi cung ứng của Bosch 38

3.1.1.1 Tổng quan về chuỗi cung ứng của Bosch hiện nay 38

3.1.1.2 Chuỗi cung ứng tại Nhà máy Bosch Việt Nam – HcP 40

3.1.2 Tổng quan về hoạt động mua hàng tại nhà máy Bosch Việt Nam – HcP……… 41

3.1.3 Quy trình mua hàng chung tại nhà máy HcP 42

3.2 Phân tích hoạt động mua thiết bị công nghệ tại nhà máy Bosch – HcP 44

3.2.1 Phân tích tình hình mua hàng theo nhóm hàng và mặt hàng chủ yếu 44

3.2.2 Phân tích tình hình mua hàng theo nguồn hàng 48

3.3 Hoạt động mua hàng cho thiết bị công nghệ trong nhà máy Bosch – HcP 50

3.3.1 Lập kế hoạch mua hàng 50

3.3.1.1 Xác định nhu cầu mua hàng 50

3.3.1.2 Xác định ngân sách 52

3.3.1.3 Xác định thời điểm mua hàng 53

3.3.2 Quy trình mua hàng cho thiết bị IT 54

3.3.3 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp 56

3.3.4 Thương lượng, đặt hàng và ký hợp đồng mua bán 60

3.3.5 Công tác theo dõi, kiểm tra và nhận hàng 62

3.3.6 Đánh giá kết quả mua hàng 64

3.4 Các nhân tố tác động đến hoạt động mua hàng cho thiết bị IT ở Bosch 65

3.4.1 Nhà cung cấp 65

3.4.2 Năng lực nhân viên 65

3.4.3 Hệ thống công nghệ thông tin 65

3.4.4 Tình hình y tế xã hội 65

3.5 Đánh giá toàn bộ công tác quản trị mua hàng cho thiết bị IT ở Bosch tại nhà máy Bosch Long Thành (HcP) theo mô hình SWOT 66

3.5.1 Điểm mạnh (S) 66

3.5.2 Điểm yếu (W) 66

3.5.3 Cơ hội (O) 67

3.5.4 Thách thức (T) 67

CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP GIÚP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CHO THIẾT BỊ IT TẠI VIỆT NAM 69

4.1 Một số hạn chế trong việc mua hàng cho thiết bị IT tại nhà máy Bosch Việt Nam 69

4.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng cho thiết bị IT tại nhà máy Bosch Việt Nam 70

4.2.1 Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc thu thập nhu cầu mua hàng 70

4.2.2 Thực hiện những đãi ngộ thu hút nhân tài 72

4.2.3 Nội địa hóa nguồn hàng 73

4.2.4 Nâng cao chiến lược lựa chọn nhà cung cấp 75

KẾT LUẬN 79

TÀI LIỆU THAM KHẢO 80

PHỤ LỤC 82

DANH MỤC VIẾT TẮT

CVT Continuously Variable Transmission Dây đai truyền lực biến đổi liên

tục

EasyRFQ Easy Request for Quotation Xin báo giá

HcP Ho Chi Minh city Plant Nhà máy Hồ Chí Minh

ICO Information Coordination and

Organization

Phòng Công nghệ thông tin

MIGO Material Inward Goods Chứng từ vật liệu

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Logo doanh nghiệp 3

Hình 1.2 Nhà máy Bosch – HcP Long Thành 5

Hình 1.3 Một số thương hiệu của Bosch 6

Hình 1.4 Dây đai truyền lực biến đổi liên tục CVT (Continuously Variable Transmission Pushbelt) 7

Hình 1.5 Mặt cắt của dây đai truyền lực biến đổi liên tục CVT 7

Hình 1.6 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của nhà máy Bosch (HcP) – Long Thành 9

Hình 3.1 Chuỗi cung ứng ổn định nhờ vào sự kết quy trình tự động và số hóa 38

Hình 3.2 Hình ảnh minh họa cho chuỗi cung ứng của Bosch 39

Hình 3.3 Đơn yêu cầu mua thiết bị từ phòng ban 51

Hình 3.4 Hình minh họa quy trình quản lý mua hàng ở Nhà máy Bosch – HcP Long Thành……….54

Hình 3.5 So sánh các yếu tố giữa các nhà cung cấp 58

Hình 3.6 Nhà cung cấpmới báo giá thiết bị 59

Hình 3.7 So sánh cácnhà cung cấp dựa trên 3 yếu tố bên ngoài 59

Hình 3.8 Mẫu đơn đặt hàng (PO) của Bosch 61

Hình 3.9 Thông báo giao hàng từ nhà cung cấp 63

Hình 3.10 Biên bản giao hàng và nghiệm thu hàng hóa 64

DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

Bảng 1.1 Số lượng sản phẩm CVT được bán ra cho các công ty từ năm 2022 8

Bảng 1.2 Cơ cấu nhân sự theo phòng ban tại nhà máy HcP 12

Bảng 1.3 Bảng tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của nhà máy Bosch – HcP Long Thành……… 13

Bảng 3.1 Tình hình hoạt động mua hàng ở nhà máy Bosch – HcP từ 2020 – 2022 38

Bảng 3.2 Bảng tóm tắt chi phí mua hàng cho thiết bị IT của nhà máy từ năm 2020 – 2022 41

Bảng 3.3 Các mốc thời gian để xin và xem xét lại ngân sách mua hàng cho thiết bị IT tại nhà máy Bosch Việt Nam 48

Bảng 3.4 Thời gian xác nhận tiến độ giao hàng 59

Bảng 4.1 Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp 73

Sơ đồ 3.1 Quy trình Chuỗi cung ứng của Công ty TNHH Bosch Việt Nam (Nhà máy HcP) 36

Biểu đồ 1.1 Doanh thu của nhà máy Bosch – Long Thành từ năm 2020 đến năm 2022… 16

Biểu đồ 1.2 Chi phí của nhà máy Bosch – Long Thành từ năm 2020 đến năm 2022………17

Biểu đồ 1.3 Lợi nhuận của nhà máy Bosch – Long Thành từ năm 2020 đến năm 2022… 18

Biểu đồ 3.1 Tình hình mua hàng nội địa và nhập khẩu cho ngành hàng thiết bị it từ năm

2020 đến năm 2022 45 Biểu đồ 3.4 Sự biến động của nhà cung cấp từ năm 2020 đến năm 2022 của nhà máy HcP Long Thành 54

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, những yêu cầu của khách hàng không ngừng tăng lên và thay đổi Dưới những áp lực đó ngành mua hàng luôn phải vận hành và phát triển liên tục để có thể đáp ứng kịp với những nhu cầu của người tiêu dùng Bên cạnh đó, ngành mua hàng còn đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng trong môi trường kinh doanh mới này, tạo ra lợi nhuận lớn cho công ty nhờ thúc đẩy được quá trình lưu thông và sản xuất hàng hóa

Đối với các doanh nghiệp trong nước và quốc tế sự cạnh tranh hiện nay không còn nằm giữa các công ty với nhau nữa, mà nó nằm giữa các chuỗi cung ứng của các công ty đó Vì thế, để có thể giúp được mối liên kết của các thành viên trong chuỗi cung ứng ngày càng tăng, nâng cao được chất lượng và danh tiếng công ty và cũng như là quản lý được các rủi

ro nhà cung cấp, giúp chuỗi cung ứng ngày càng nhạy bén thì mua hàng đóng vai trò vô cùng trọng và không thể thiếu

Bosch là một trong những công ty dẫn đầu về đổi mới trong Internet vạn vật (IoT) Họ luôn muốn nắm bắt các cơ họi chuyển đổi kỹ thuật số để có thể ứng dụng vào việc mua hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất Tuy nhiên, hoạt động mua hàng thực tế tại công ty cũng có một số hạn chế cần quan tâm Thấy được tầm quan trọng của việc mua hàng trong doanh nghiệp và cùng với quá trình học tập, trải nghiệm thực tập tập tại doanh nghiệp tác giả lựa chọn và thực hiện đề tài: “Hoạt động mua hàng cho thiết bị IT của công ty TNHH Bosch Việt Nam – Nhà máy Long Thành”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chính của bài nghiên cứu là có thể phân tích được thực trạng việc mua hàng cho thiết bị IT tại nhà máy Bosch Việt Nam và thông qua đó cũng có thể biết tình trạng hiện này và chỉ ra được những điểm mạnh, điểm yếu, cũng như nhận thức được những cơ hội, thách thức của ngành mua hàng tại Bosch hiện nay

Đồng thời cũng có thể đề xuất ra được những giải pháp nằm nâng cao hiệu quả của quá trình mua hàng cho thiết bị IT để đóng góp một phần nhỏ của mình vào sự phát triển của công ty

3 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập và sàng lọc các số liệu, tài liệu và thông tin liên quan đến công ty để làm rõ các dẫn chứng trong bài

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Tiến hành phân tích rồi tổng hợp lại các thông tin,

từ đó có thể thấy được những điểm còn tồn đọng trong quy trình mua hàng và đề xuất các phương án khác để nó hoàn thiện Phương pháp phân tích – tổng hợp: Tổng hợp lại tất cả các thông tin và phân tích đưa vào bài báo cáo

4 Đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Quá trình mua hàng của Công ty TNHH Bosch Việt Nam (Nhà máy HcP), các giải pháp đề xuất và cải thiện lại quá trình mua hàng của Công ty

- Phạm vi nghiên cứu: Giai đoạn từ năm 2020 - 2022

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mục lục và mở đầu thì bài báo cáo có tổng cộng là 3 chương:

- Chương 1: Giới thiệu về doanh nghiệp

- Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng

- Chương 3: Thực trạng về hoạt động mua hàng ở Bosch Việt Nam

- Chương 4: Đề xuất giải pháp giúp nâng cao hiệu quả của hoạt động mua hàng cho thiết bị IT ở Bosch Việt Nam

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ DOANH NGHIỆP 1.1 Thông tin chung về doanh nghiệp

Bosch là tập đoàn tiên phong về Internet vạn vật (IoT) chuyên cũng cấp các dịch vụ và công nghệ hàng đầu thế giới Bosch theo đuổi tầm nhìn về việc di chuyển bền vững, a toàn,

và thú vị Bosch sử dụng những kiến thức chuyên sâu về công nghệ cảm biến, phần mềm và dịch vụ, cũng như nền tảng đám mây IoT để cung cấp cho khách hàng các giải pháp kết nối

và đa lĩnh vực từ một nguồn duy nhất

- Tên đầy đủ: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bosch Việt Nam

- Tên giao dịch tiếng Anh: Bosch Vietnam Co., Ltd

- Ngành nghề kinh doanh: Công nghệ và sản xuất

- Lĩnh vực kinh doanh: Bosch được xem là một trong những công ty đứng đầu trên thế giới về công nghệ và dịch vụ Tất cả các hoạt động bao trùm từ Bán hàng, Sản xuất, Nghiên cứu – Phát triển cho đến Trung tâm Dịch vụ toàn cầu Hoạt động Tập đoàn Bosch được chia thành bốn lĩnh vực kinh doanh: Giải pháp Di chuyển, Công nghệ trong Công nghiệp, Hàng tiêu dùng, Công nghệ Năng lượng và Xây dựng

Lĩnh vực Chi tiết

Bán hàng Phụ tùng và thiết bị ô tô Kỹ thuật truyền động và điều khiển

Bảng 1.1 Tổng quan về các hoạt động của Bosch tại Việt Nam

Nguồn: Bosch Việt Nam (2021), Bosch Vietnam Introduction

1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Bosch Việt Nam - HcP

Bosch thành lập văn phòng đại diện đầu tiên tại Thành phố Hồ Chí Minh Kể từ năm

2007, Bosch đã mở rộng hoạt động tại Việt Nam với hai văn phòng chi nhánh tại Hà Nội và

Đà Nẵng, cùng nhà máy Hệ thống Truyền động ở tỉnh Đồng Nai sản xuất dây đai truyền lực biến đổi liên tục CVT (Continuously Variable Transmission Pushbelt) trong ô tô

Nhà máy sản xuất dây đai truyền động lực biến đổi liên tục tại Đồng Nai còn có tên gọi là

Hồ Chí Minh City Plant (HcP) Sản phẩm được bắt đầu sản xuất tại và cho ra đời 1,6 triệu dây vào năm 2008 Tính đến tháng 3 năm 2018, nhà máy HcP đã sản xuất hơn 25 triệu sản phẩm dây đai CVT Sản phẩm dây đai CVT hiện được sản xuất tại ba nhà máy của Bosch trên toàn thế giới, bao gồm Hà Lan, Việt Nam và Mexico Nhà máy tại Việt Nam là nhà máy sản xuất dây đai CVT lớn nhất của Bosch toàn cầu

Điện tử ô tô

Hệ thống An ninh Công nghệ nhiệt

Công nghệ đóng gói Dụng cụ điện cầm tay

Sản xuất Sản xuất dây đai truyền động lực – CVT tại nhà máy Bosch Long Thành, HcP

Hình 1.2 Nhà máy Bosch – HcP Long Thành

Nguồn: Bosch.com.vn (2016)

Bên cạnh đó, tại thành phố Hồ Chí Minh, vào năm 2007, Bosch cũng đang vận hành một trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Công nghệ và các giải pháp cho doanh nghiệp và được mở rộng quy mô hoạt động ở Hà Nội vào tháng 6 năm 2022

Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc đáp ứng được với nhu cầu của khách hàng ngày càng khó tính hiện nay và nguồn sản phẩm có sẵn có rộng rãi là vô cùng khó khăn Vì thế, một số thương hiệu khác nhau ở đa dạng các lĩnh vực cũng được Bosch nghiên cứu và xây dựng Để có thể phục vụ được nhu cầu của tất cả người tiêu dùng giúp cải thiện được chất lượng của cuộc sống

Hình 1.3 Một số thương hiệu của Bosch

CVT là một dây truyền lực hỗ trợ kết nối động cơ xe với các bánh xe Sản phẩm được cấu thành từ hàng trăm thành phần bằng thép riêng lẻ, được thiết kế chuyên dụng gắn với nhau dọc theo hai bên bộ vòng bằng thép hợp kim cao Nó có thể điều chỉnh sao cho phù hợp với công suất cần thiết Dây đai truyền động lực cho phép động cơ vận hành hiệu suất cao nhưng vẫn tiết kiệm nhiên liệu, giảm thiểu được khí CO2 thải ra, giúp tăng tốc nhanh chóng và giảm thiểu tiếng ồn từ động cơ, đem lại một trải nghiệm an toàn, thoải mái cho người lái xe

Hình 1.4 Dây đai truyền lực biến đổi liên tục CVT (Continuously Variable Transmission

đó là một số nhà sản xuất xe hơi nổi tiếng thế giới như Toyota, Honda, Mercedes Benz… Song song với đó, hiện nay công ty đã và đang mở rộng thị trường sang một số khu vực châu

Jatco Toyota Honda Mercees-Benz Khu vực khác

Số lượng 1.150.000 900.000 750.000 500.000 600.000

Hình 1.6 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của nhà máy Bosch (HcP) – Long Thành

nhà máy Song song với đó là phảm đảm bảo được rằng các quy trình đều tuân thủ đúng theo các chuẩn mực và luật kế toán hiện hành

Phòng Nhân sự

Tổ chức, thực hiện tuyển dụng và quản lý, đào tạo nguồn lao động theo kế hoạch nguồn nhân lực Ngoài ra, phòng nhân sự còn thực hiện việc lên kế hoạch cho đơn giá tiền liên, phân bổ và quyết toán quỹ tiền lương cho các phòng ban

Hợp tác với một số phòng ban khác để thực hiện những buổi chia sẻ tọa đàm với nhân viên

Phòng Công nghệ thông tin

Xây dựng và quản lý hệ thống CNTT của toàn công ty như: Cơ sợ hạ tầng CNTT, hệ thống wifi, hệ thống cơ sở dữ liệu…

Quản lý toàn bộ thiết bị IT của nhà máy như: Máy tính bàn, laptop, tai nghe, ổ cứng, USB…để có thể đảm bảo được an toàn thông tin cho cả nhà máy

Phòng Logistics

Thực hiện quản lý và điều hành toàn bộ chuỗi cung ứng

Tiếp nhận hàng hóa, đảm bảo hàng hóa đầy đủ số lượng, đúng mặt hàng và kịp với tiến

độ giao hàng bằng những phương thức, phương tiện vận chuyển phù hợp nhất

Giám sát chặt chẽ, kiểm tra toàn bộ quá trình vận chuyển, kho bãi, hậu cần và dịch vụ khách hàng

lao động

Phòng An toàn, sức khỏe và môi trường

Giám sát và đảm bảo việc thực hiện an toàn lao động cho toàn bộ công nhân của toàn nhà máy HcP

Thường xuyên theo dõi và báo cáo tình hình lao động và tai nạn lao động cho toàn bộ nhân viên nhà máy

Phòng Sản xuất

Thực hiện kiểm tra, giám sát tất cả quy trình sản xuất và đảm bảo nhà máy vận hành với đầy đủ nguồn lực Giải quyết, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất và giải quyết các khiếu nại của khách hàng về tiến độ sản uất của sản phẩm

Tổng hợp kết quả sản xuất và làm báo cáo đánh giá sản xuất của nhà máy theo định

Tham mưu cho tổng giám đốc nhà máy để thực hiện các biện pháp bảo vệ an toàn và

an ninh, trật tự cho nhà máy Bên cạnh đó, phải đảm bảo quản lý được tất cả nhân viên tuân

thủ nội quy ra vào HcP để bảo vệ được tài sản cho toàn nhà máy

Phòng Công nghệ kỹ thuật

Triển khai, xây dựng các kế hoạch bảo dưỡng và sửa chữ thiết bị của nhà máy nói chung và của từng phòng ban nói riêng Để đảm bảo được chất lượng của từng thiết bị, sẵn sàng để đưa ra hạch toán, đấu thầy và kí kết hợp đồng

Tiến hành tham mưu cho phía giám đốc kỹ thuật về các công nghệ và công tác kỹ thuật của nhà máy

1.4.3 Tình hình nhân sự ở Nhà máy Bosch (HcP)

Nhân viên tại công ty được gọi bằng cộng sự với số lượng tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2020 khoảng 395.000 cộng sự trên toàn cầu Tại 129 địa điểm trên toàn cầu, Tập đoàn Bosch sử dụng khoảng 73.000 cộng sự trong lĩnh vực nghiên cứu và phát triển, trong đó gần 34.000 kỹ sư phần mềm Riêng tại nhà máy HcP, tính đến 31/12/2021 Bosch đã tuyển dụng tổng cộng gần 2000 nhân viên, cơ cấu nhân sự theo phòng ban thể hiện trong bảng dưới đây

Bảng 1.2 Cơ cấu nhân sự theo phòng ban tại nhà máy HcP

Đơn vị: lao động

Phòng Nhân sự 11 Phòng Sản xuất 1484

Phòng Nghiên cứu 31 Phòng Công nghệ kỹ thuật 192

Hành chính (Kế toán, Công nghệ

thông tin, Đào tạo nghề, An ninh) 49

Phòng An toàn, sức khỏe và môi

Bảng 1.3 Bảng tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của nhà máy Bosch – HcP Long Thành

19, năm 2020 doanh thu của Bosch bị tác động đáng kể và chi phí Vào năm 2021, bệnh dịch

đã dần được khống chế thì mức doanh thu và lợi nhuận đã được cải thiện đáng kinh ngạc, tăng 31.81% đối với doanh thu và lợi nhuận thì cao 39.14% so với năm 2020 Bên cạnh đó, doanh thu của năm sau đều cao hơn các năm trước, năm 2022 tăng 1378 nghìn tỷ đồng tương đương 58.8% so với năm 2020 Doanh thu có tốc độ tăng cao hơn 2 năm trước là do đã ổn định hơn sau khi thực hiện chính sách Bình thường mới với Covid-19, toàn bộ nhân viên đã được trở lại làm việc và nhà máy có thể hoạt động tối đa 100% công suất Vì lợi nhuận thì

tỷ lệ thuận với doanh thu, dựa trên doanh thu và lợi nhuận, có thể thấy được biên lợi nhuận tăng, tức là công ty đạt được hiệu quả hoạt động tốt hơn và có khả năng sinh lời cao hơn Phân tích chi tiết tình hình doanh thu, chi phí và lợi nhuận của nhà máy Bosch – Long Thành:

2021 (37.81%) và từ năm 2021 đến năm 2022 (15.24%) cho thấy Bosch đã duy trì đà tăng trưởng và có khả năng tiếp tục tăng trưởng trong tương lai Bên cạnh đó, tăng trưởng doanh thu liên tục cũng có thể chỉ ra rằng Bosch đang áp dụng các chiến lược kinh doanh hiệu quả và quản lý tài chính hiệu quả Nếu Bosch tiếp tục duy trì sự tăng trưởng ổn định

và nắm bắt được cơ hội trong ngành công nghiệp, doanh thu có thể tiếp tục tăng và tạo ra lợi nhuận lớn hơn

Biểu đồ 1 2 Chi phí của nhà máy Bosch – Long Thành từ năm 2020 đến năm 2022

Nguồn: Phòng Kế toán

Nhận xét:

Từ năm 2020 đến năm 2022, chi phí của Bosch có xu hướng tăng lên Vì sự tác động của Covid-19, do đó việc vận chuyển hàng hóa, nguồn cung, chi phí vận hành…tăng đột biến, khiến chỉ số chi phí tăng lên Từ năm 2020 đến năm 2021, chi phí tăng lên từ 1809 lên

2486, tăng 37.42% Đây là một mức tăng trưởng đáng kể trong chỉ một năm Tuy nhiên, từ năm 2021 đến năm 2022, tăng trưởng chi phí không còn mạnh mẽ như trước, chỉ tăng thêm 12.55% từ 2486 lên 2798 Kết hợp với Bảng 1.3, Biểu đồ 1.1 và Biểu đồ 1.2, có thể thấy rằng, tuy chi phí tăng theo thời gian, nhưng tốc độ tăng trưởng chi phí thấp hơn tốc độ tăng trưởng doanh thu cho thấy Bosch đã có sự quản lý hiệu quả chi phí và tối ưu hóa hiệu suất với mức tăng trưởng doanh thu tương đối cao Ngoài ra, nhiều yếu tố có thể dẫn đến tăng chi phí, bao gồm tăng giá nguyên liệu, chi phí lao động, chi phí vận hành và đầu tư vào nâng cấp hạ tầng và công nghệ Điều này có thể là một phần của chiến lược mở rộng và phát triển

của Bosch, nhưng cần được kiểm soát để đảm bảo tăng trưởng bền vững

Biểu đồ 1 2 Lợi nhuận của nhà máy Bosch – Long Thành từ năm 2020 đến năm

có thể thấy rằng Bosch đã đạt được sự thành công trong việc phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường, cải thiện quy trình sản xuất và đang dần khôi phục lấy lại đà tăng trưởng mạnh hơn sau đại dịch

1.6 Định hướng phát triển

Với tầm nhìn của một công ty đa quốc gia, nhân viên chia sẻ tầm nhìn của Bosch toàn

cầu "Tạo ra giá trị, chia sẻ giá trị" Bosch luôn coi trọng việc học hỏi và khuyến khích cải tiến liên tục Bosch thúc đẩy thái độ phấn đấu cải thiện kể một cách tốt nhất để làm cho sản

phẩm trở nên đổi mới và cạnh tranh hơn Ngoài ra, tầm nhìn của công ty là không ngừng cải tiến và phát triển toàn công ty, bắt đầu từ nguồn nhân lực và tài năng của nhân viên tại công

ty để vận hành các quy trình và đổi mới hiện đại

Sứ mệnh của Tập đoàn Bosch là hướng dẫn nhân viên phấn đấu hướng tới tạo điều

kiện cho khách hàng bằng cách tối đa hóa giá trị như một đối tác nước ngoài trong lĩnh vực sản xuất và công nghệ Đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai bằng công nghệ được “sáng tạo vì cuộc sống” - “INVENTED FOR LIFE”

Bosch đề ra mục tiêu chiến lược là mang lại một cuộc sống kết nối bằng các sản phẩm

và dịch vụ được ứng dụng trực tiếp trí tuệ nhân tạo (AI), hoặc được sản xuất và phát triển

nhờ vào trí tuệ nhân tạo

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG

2.1 Hoạt động mua hàng

2.1.1 Khái niệm về mua hàng

Mua hàng là một trong những khâu tiền đề mở đầu cho quá trình lưu thông hàng hóa trong quản trị chuỗi cung ứng của một công ty, giúp cho sản xuất – kinh doanh được diễn ra nhịp nhàng và liên tục Bên cạnh đó, mua hàng còn được hiểu như là một hoạt động thông qua việc trao đổi bằng tiền hoặc một số công cụ tiền tệ khác để sở hữu hàng hóa vật tư Ngoài ra, còn có rất nhiều định nghĩa về mua hàng khác như:

Theo Michael H Hugos (2010):

Mua hàng là hoạt động thường xuyên liên quan đến việc phát hành đơn đặt hàng cho

các sản sản phẩm cần thiết Có hai loại sản phẩm mà một công ty sẽ mua: Một là,

nguyên liệu trực tiếp hoặc mang tính chiến lược để sản xuất các sản phẩm mà công ty

bán cho khách hàng; Hai là, sản phẩm gián tiếp hoặc MRO (bảo trì, sửa chữa và hoạt

động) mà công ty tiêu thụ như một phần của hoạt động hằng ngày (p.77)

Theo Nguyễn Thị Thanh Huyền (2006):

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về trị giá hàng hoá thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn doanh nghiệp chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá - Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hoá nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp (p.1)

Một cách đơn giản, Bùi Đức Tuân (2006) thì cho rằng mua hàng là hoạt động nghiệp

vụ cơ bản của mọi công ty nhằm tạo ra nguồn hàng hóa để đảm báo cung ứng đầy đủ, kịp thời cho các nhu cầu khách hàng (p.76)

Mua sắm quản lý rủi ro chuỗi cung ứng thông qua đàm phán hiệu quả hợp đồng, chi phí và mẫu mã giá cả, chất lượng và các đặc điểm cung cấp thiết yếu khác

Dựa trên những nhu cầu sản xuất và tiêu dùng, công ty thường xuyên nghiên cứu và tìm hiểu về nguồn cung hàng hóa trên thị trường, khả năng cung ứng của các nhà cung cấp (NCC), đàm phán về giá cả, thời gian giao hàng, chất lượng và số lượng…để có thể đi đến

kí kết những hợp đồng mua hàng tiết kiệm chi phí và quản lý được rủi ro chuỗi cung ứng nhưng vẫn đảm bảo chất lượng hàng hóa mua về cho công ty

2.1.2 Mục tiêu của mua hàng

Theo tạp chí Inc của Mỹ (2020): “Bộ phận mua hàng của một công ty hiện nay, trung bình dành khoảng 50% đến 70% doanh thu cho các mặt hàng từ nguyên liệu thô đến dịch vụ” Vì vậy hoạt động mua hàng ngày càng được chú ý hơn trong những năm gần đây khi các công ty tìm cách giảm chi phí hoạt động của họ và được coi là một chức năng chiến lược

có thể được sử dụng để kiểm soát chi phí cuối cùng Do đó, việc thiết lập mục tiêu để thoả mãn được như cầu mua hàng là vô cùng cần thiết để có thể đảm bảo được rằng doanh nghiệp

có thể được đáp ứng được lượng nguyên vật liệu đáng tin cậy

Một số mục tiêu mua hàng được chú trọng trong doanh nghiệp:

Đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời: Vì mua hàng được coi như là hoạt động tiền đề

cho chuỗi cung ứng, tạo ra nguồn lực đầu vào, duy trì, đảm bảo và dự trữ được lượng hàng hóa, nguyên vật liệu cho doanh nghiệp để có thể đáp ứng được yêu cầu của các nhóm khách hàng Do đó, để đạt được yêu cầu này, phòng mua hàng cần phải mua được các sản phẩm đúng với đặt điểm kỹ thuật, giá cả hợp lý và số lượng phù hợp Bên cạnh đó, không quên sắp xếp thời gian giao hàng và địa địa điểm giao hàng hợp lý, hiệu quả giúp thỏa mãn được yêu cầu khác hàng kịp thời

Tiết kiệm được chi phí: Giảm được chi phí là yếu tố quan trọng mà phòng mua hàng

cần phấn đấu Vì thế, đòi hỏi nội bộ của phòng mua hàng cần phải thương lượng được mức giá và cái điều kiện mua bán sao cho phù hợp để có thể tiết kiệm không những chi phí mua hàng mà còn có thể tiết kiệm được chi phí đóng gói, chi phí vận chuyển và nhiều chi phí khác Ngoài ra, phải luôn nắm bắt tình hình về biến động thị trường như việc khan hiếm

hàng hóa hay tăng giá sắp xảy ra

Mở rộng và phát triển nguồn cung ứng: Khám phá các cơ hội thị trường cung ứng và

thực hiện các chiến lược nguồn lực mang lại kết quả cung ứng tốt nhất có thể cho tổ chức, các bên liên quan và khách hàng của tổ chức Thêm vào đó, phải thường xuyên làm việc việc và phát triển mối quan hệ cùng có lợi để có thể hỗ trợ chuỗi cung ứng thật nhanh khi cần thiết cùng với nguồn cung đáng tin cậy Nhờ đó, bộ phận mua hàng cũng có thể quản lý

tốt mạng lưới cung ứng lợi thế về cả chất lượng, giá thành, thời gian giao hàng…

Xây dựng được mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban trong tổ chức: Để có thể mua

được một sản phẩm với đúng yêu cầu, đòi hỏi bộ phận mua hàng của công ty phải duy trì mối quan hệ, hợp tác tích cực, lành mạnh với các phòng ban đảm nhiệm những chức năng

khác để có thể nhận được những thông tin và tư vấn khi cần thiết

2.2 Những nội dung cơ bản về hoạt động mua hàng

2.2.1 Lập kế hoạch mua hàng

- Xác định nhu cầu mua hàng

Vòng đời mua hàng bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu Trong hầu hết các trường hợp, nhân viên mua hàng có quy trình lập kế hoạch hàng năm hoặc hai năm một lần, trong đó họ

sẽ xem xét mô hình chi tiêu cho tổ chức (qua phân tích chi tiêu, sẽ được thảo luận sau trong chương) và chuẩn bị một dự báo về những gì sẽ được mua Trong một số trường hợp, có thể

có một loạt các yêu cầu mới chưa được lập kế hoạch (như trong việc giới thiệu sản phẩm mới) Trong những trường hợp như vậy, nhân viên mua hàng gặp gỡ các khách hàng nội bộ

để thảo luận về nhu cầu của họ trong năm tới Trong nhiều công ty ngày nay, mua hàng là phương tiện chính để đạt được đầu vào từ bên ngoài từ các nhà cung cấp, điều đó có nghĩa

là nhân viên mua hàng phải làm việc với một số lượng lớn khách hàng nội bộ, thường bao gồm bộ phận marketing, vận hành, tài chính, công nghệ thông tin và các khách hàng nội bộ khác Thông qua một cuộc đối thoại có cấu trúc, bộ phận mua hàng sẽ hiểu và lập kế hoạch cho những gì các khách hàng này sẽ mua và chuyển đổi điều này thành một dự báo được chia sẻ với nhà cung cấp

Xác định nhu cầu mua hàng là một bước quan trọng trong quá trình mua hàng, giúp đảm bảo rằng các yêu cầu của tổ chức được đáp ứng đúng cách và đúng hẹn Quá trình này thường bắt đầu từ việc thu thập thông tin về nhu cầu từ các bên liên quan như các phòng ban

sử dụng hàng hóa, dịch vụ hoặc nguyên liệu, và sau đó phân tích và đánh giá thông tin đó

để xác định các yêu cầu chính và ưu tiên của tổ chức

Xác định nhu cầu mua hàng còn có thể được định nghĩa dễ hiểu như việc khi mua một mặt hàng bất kì thì phải xuất phát từ nhu cầu Do đó khi muốn thực hiện quá trình mua hàng phải xác định được nhu cầu cần mua, số lượng bao nhiêu, mua cái gì và chất lượng như thế nào

Một số phương pháp xác định lượng nguyên vật liệu (NVL) cần mua:

- Phương pháp 1: Dựa vào bài nghiên cứu của Hoàng Thanh Phương (2020) ta có công

Số lượng NVL cần mua trong kỳ = Số lượng NVL cần tiêu thụ trong kỳ + Số

lượng NVL tồn kho cần cho cuối kỳ - Số lượng NVL tồn kho còn đầu kỳ

thức xác định nhu cầu mua hàng như sau:

- Phương pháp 2: Áp dụng công thức cân đối lưu chuyển để xác định mua thực tế với

số lượng cần là bao nhiêu, đã được nghiên cứu trong bài của Nguyễn Thị Hương (2019):

Ta có: M + Ddk = B + Dck + Dhh

Trong đó:

M: Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kỳ kinh doanh

B: Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kỳ

Dck: Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh doanh

tiếp theo

Ddk: Lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh

Dhh: Định mức hao hụt (nếu có)

Dựa vào công thức trên ta xác định được nhu cầu mua hàng trong một kỳ như sau:

Công thức cân đối lưu chuyển:

Công thức trên được sử dụng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp được tính bằng tổng các lượng hàng mua vào của từng mặt hàng Chất lượng hàng mua vào được xác định dựa trên nhu cầu bán ra của doanh nghiệp Việc mua vào phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp, bao gồm số lượng hàng bán ra, chất lượng hàng hóa và cơ cấu sản phẩm

- Xác định ngân sách mua hàng

Ngân sách mua hàng là mức chi tiêu được dành riêng cho hoạt động mua sắm và tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài Nó đại diện cho số tiền hoặc tài nguyên tài chính mà doanh nghiệp dự định và phân bổ để mua các mặt hàng, nguyên liệu, thành phẩm hoặc dịch vụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Xác định ngân sách mua hàng giúp đảm bảo rằng việc chi tiêu cho mua hàng được sử dụng một cách hiệu quả và tiết kiệm Nó giúp kiểm soát chi phí, tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo rằng mua hàng được thực hiện với giá trị tốt nhất Bên cạnh đó, Ngân sách mua hàng cung cấp một khung tham chiếu cho quá trình đàm phán và thương lượng với nhà cung cấp Nó giúp xác định phạm vi và giới hạn chi phí trong quá trình đàm phán, từ đó tạo ra lợi thế đàm phán và đảm bảo rằng mua hàng được thực hiện với giá cạnh tranh

M =B + Dck -Ddk + Dhh

Dựa trên nghiên cứu của Monczka và các cộng sự (2009), có 2 phương pháp chính để xác định ngân sách mua hàng:

Phương pháp ngân sách trong năm (Current Budget Plus Adjustment – CBPA): Đây

là một phương pháp thông thường nhất để xác định ngân sách mua hàng Bằng cách sử dụng ngân sách hiện tại làm điểm khởi đầu và sau đó điều chỉnh ngân sách dựa trên các yếu tố khác nhau Các yếu tố này có thể bao gồm điều kiện kinh doanh dự kiến, yêu cầu của các bộ phận khác trong tổ chức, hoặc những thay đổi trong chiến lược và mục tiêu của công ty Thay vì xây dựng ngân sách hoàn toàn mới, phương pháp CBPA tập trung vào việc điều chỉnh ngân sách hiện tại dựa trên các yếu tố như tình hình kinh doanh dự kiến, mục tiêu tài chính, biến động giá cả và các yêu cầu đặc biệt của phòng mua hàng Việc điều chỉnh ngân sách cho phù hợp với tình hình thực tế và mục tiêu của doanh nghiệp giúp đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả trong quản lý ngân sách

Phương pháp điều chỉnh tỷ lệ (Control Ratios - CR): Tỷ lệ kiểm soát này thường được

tính toán dựa trên một chỉ số hoặc một số liệu thống kê liên quan đến hoạt động mua hàng, chẳng hạn như tổng số tiền chi cho vật liệu trực tiếp Bằng cách sử dụng tỷ lệ kiểm soát này, ngân sách mua hàng có thể được ước tính và điều chỉnh cho phù hợp với dự báo chi phí và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Phương pháp này giúp quản lý đưa ra quyết định về phân bổ ngân sách mua hàng một cách hiệu quả và nhằm đạt được mục tiêu tài chính của doanh nghiệp Ngân sách quản lý mua hàng trở thành như sau:

Tỷ số kiểm soát chi phí (Cost control ratios): Được tính dựa trên sự đánh giá và kiểm

soát các chỉ số liên quan đến chi phí mua hàng, bao gồm tỷ lệ chi phí mua hàng so với

doanh thu hoặc tỷ lệ chi phí tiết kiệm đạt được từ hoạt động mua hàng

- Xác định thời điểm mua hàng

Xác định thời điểm mua hàng là quá trình đánh giá và quyết định lựa chọn thời điểm phù hợp để thực hiện việc mua hàng Điều này bao gồm việc xác định thời điểm tốt nhất để mua hàng dựa trên các yếu tố như nhu cầu, giá cả, sự khả dụng của hàng hóa, yếu tố thị trường, và các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến quá trình mua hàng như yếu tố thời tiết, y

tế xã hội Xác định thời điểm mua hàng đúng cách giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình

Ngân sách mua hàng (Purchasing Budget) = Chi phí dự kiến cho NVL trực tiếp

(Estimated Expenditures for Direct Materials) x Tỷ số kiểm soát chi phí* (Control Ratio)

mua hàng, đảm bảo sự đáp ứng đúng lúc và hiệu quả về mặt tài chính

2.2.1.1 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp trước khi tiến hành đặt hàng

Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tin cậy, tăng cường hợp tác và cộng tác để đạt được lợi ích chung và cải thiện hiệu suất toàn bộ chuỗi cung ứng, duy trì được nguồn cung ổn định cho hoạt động kinh doanh, tránh được tình trạng thiếu hụt hàng hóa khi sản xuất Ngoài ra, quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp cho phép doanh nghiệp so sánh và đánh giá các giá trị, giá cả và điều kiện từ các nhà cung cấp khác nhau Điều này giúp kiểm soát chi phí mua hàng và tối ưu hóa giá trị, đảm bảo rằng doanh nghiệp nhận được sự tương xứng giữa chất lượng và giá trị

từ nhà cung cấp

Thực chất, việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp nhầm mục địch quyết định được mua sản phẩm của ai và doanh nghiệp sẽ phải tiến hành tìm ở đâu và như thế nào, để có thể xây dựng được một mạng lưới nhà cung cấpđáng tin cậy, đáp ứng được yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng nhưng vẫn tối ưu hóa chi phí và tạo sự hợp tác, tuân thủ trong hoạt động kinh doanh

Trước hết, để có thể xác định được nhà cung cấp phù hợp, nhân viên Mua hàng phải

phân loại nhà cung cấp NCC hiện nay được phân loại theo nhiều cách nhưng có ba cách

phổ biến sau:

Theo giá trị hàng mua: Nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ

Theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới

Theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài

Sau khi đã thu thập được nhu cầu hàng hóa, doanh nghiệp sẽ tiến hành lựa chọn nhà

cung cấp phù hợp Doanh nghiệp có thể căn cứ vào các hình thức dưới đây để tìm kiếm nhà

cung cấp mới:

Rà soát thị trường: Tổ chức nghiên cứu và khảo sát thị trường để xác định các nhà cung cấp tiềm năng Quá trình này có thể bao gồm tìm kiếm thông tin trên mạng, tham khảo các nguồn tin tức và đánh giá sự phù hợp của các nhà cung cấp trong ngành như sử dụng các trang web và nền tảng thương mại điện tử như Alibaba, Amazon, eBay và các trang web

chuyên ngành để tìm kiếm nhà cung cấp mới Ngoài ra, có thể tìm hiểu ý kiến và đánh giá

từ các nguồn tin độc lập như các diễn đàn, bài đánh giá trực tuyến hoặc nguồn thông tin chuyên ngành về hiệu suất, chất lượng và đáng tin cậy của các nhà cung cấp

Hội chợ thương mại: Tham gia các hội chợ, triển lãm và sự kiện thương mại để tìm kiếm nhà cung cấp mới Đây là cơ hội tốt để gặp gỡ và giao tiếp trực tiếp với các nhà cung cấp tiềm năng và khám phá các sản phẩm và dịch vụ mới trên thị trường

Hợp tác với tổ chức đối tác: Xem xét việc hợp tác với các tổ chức đối tác trong ngành hoặc các tổ chức liên quan khác Họ có thể có kiến thức và thông tin về các nhà cung cấp đáng tin cậy trong lĩnh vực mà doanh nghiệp cần tìm

Giới thiệu từ nguồn đáng tin cậy: Xin ý kiến và giới thiệu từ các nguồn đáng tin cậy trong ngành, như các đối tác kinh doanh, đồng nghiệp hoặc cơ quan quản lý Họ có thể có kinh nghiệm và thông tin về các nhà cung cấp đáng tin cậy và có thể đáng xem xét

Việc tìm kiếm nhà cung cấp mới đòi hỏi thời gian và nỗ lực để nghiên cứu và đánh giá,

vì thế doanh nghiệp cần phải đảm bảo thực hiện quy trình kiểm tra và xác minh cẩn thận để đảm bảo rằng nhà cung cấp được chọn đáp ứng được nhu cầu và yêu cầu của tổ chức Khi đã lựa chọn được danh sách nhà cung cấp nổi bật, công ty sẽ tiến hành tiến đến

việc xây dựng các tiêu chí đánh giá để chọn lọc được những nhà cung cấp tốt nhất Các

tiêu chí đó có thể dựa trên các thành phần như:

Chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đạt chất lượng cao, đáp ứng các yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng của doanh nghiệp

Giá cả: Xem xét sự cân đối giữa chất lượng và giá trị, để đảm bảo rằng doanh nghiệp

có thể tối ưu hóa được ngân sách

Độ tin cậy và hiệu suất: Mưc độ đáp ứng đúng hẹn của nhà cung cấp, giao hàng với đủ hàng hóa hoặc dịch vụ và đảm bảo hiệu suất hoạt động liên tục

Khả năng cung cấp và quy mô: Đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng cung cấp đủ

số lượng và khối lượng cần thiết cho nhu cầu của doanh nghiệp, bằng cách xem xét khả năng sản xuất, quy mô và khả năng mở rộng của nhà cung cấp

Dịch vụ khách hàng: Những dịch vụ về bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật và lắp đặt cho doanh nghiệp

Tuân thủ pháp luật và đạo đức kinh doanh: Đảm bảo rằng nhà cung cấp tuân thủ các quy định pháp luật và có tiêu chuẩn đạo đức kinh doanh cao

Một số nguyên tắc khi lựa chọn nhà cung cấp:

Quy tắc “Lựa chọn mua hàng của nhiều nhà cung cấp”: Khi lựa chọn được nhiều nhà cung cấp có thể phân tán bớt rủi ro của doanh nghiệp Điều này giúp tránh tình huống một nhà cung cấp duy nhất gặp vấn đề và doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả Bên cạnh đó, điều này cũng tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp và giúp đảm bảo giá cả và điều kiện mua bán tốt hơn

Quy tắc “Giữ thế chủ động”: Người mua hàng nên giữ thế chủ động trong quan hệ với nhà cung cấp Điều này bao gồm việc tìm cách phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu của nhà cung cấp cho đến khi tìm được điều kiện mua hàng tốt hơn, nếu người bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình Người mua hàng phải đánh giá cẩn thận các thông tin từ nhà cung cấp để không trở nên bị động trong quá trình đàm phán

Quy tắc “Đảm bảo sự hợp lý”: Đảm bảo sự cân nhắc và cân bằng lợi ích giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp Không chấp nhận những điều kiện bất lợi cho doanh nghiệp nhưng cũng không ép nhà cung cấp mà không quan tâm đến lợi ích của họ Điều này giúp đảm bảo

sự thoả thuận và thực hiện hợp đồng một cách hiệu quả và duy trì mối quan hệ lâu dài

2.2.1.2 Thực hiện thương lượng và ký kết hợp đồng mua hàng

Sau khi đã xác định được số lượng thười gian mua hàng và lựa chọn được những nhà cung cấp phù hợp Việc thực hiện thương lượng và ký kết hợp đồng được tiến hành

Thương lượng hợp đồng trong mua hàng là quá trình đàm phán và thỏa thuận các điều kiện, điều khoản, và giá cả của hợp đồng mua bán giữa bên mua và bên cung cấp Quá trình thương lượng hợp đồng thường xuyên xảy ra trong quá trình mua hàng, nhằm đạt được các điều khoản và giá cả tốt nhất cho cả hai bên

Theo Nguyễn Kim Anh (2006) cho rằng:

Thương lượng hợp đồng với nhà cung cấp dựa trên một danh sách đã được lựa chọn ngày càng phổ biến trong kinh doanh Thương lượng hợp đồng có thể giải quyết các vấn đề như danh mục sản phẩm, giá cả, mức phục vụ (p.51)

Quá trình thương lượng hợp đồng trong mua hàng yêu cầu sự hiểu biết về thị trường, sản phẩm, giá cả và các điều khoản thương mại liên quan Ngoài ra, nó cũng đòi hỏi kỹ năng thương lượng, khả năng lắng nghe, đàm phán và đạt được sự đồng thuận giữa hai bên Bởi

vì, mục tiêu cuối cùng của thương lượng hợp đồng là tạo ra một hợp đồng mua hàng có lợi cho cả hai bên và đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của cả hai bên

Trong quá trình thương lượng hợp đồng mua hàng, có một số vấn đề quan trọng mà cần được thương lượng và đạt được sự đồng thuận giữa bên mua và bên cung cấp Dưới đây

là một số vấn đề cần xem xét và thương lượng:

Số lượng: Thương lượng về số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ cần được mua Điều này bao gồm xác định số lượng cụ thể, các điều kiện về việc điều chỉnh số lượng, và điều kiện

về việc tăng hoặc giảm số lượng trong quá trình thực hiện hợp đồng

Giá cả và sự giao động của giá cả: Đây là một yếu tố quan trọng trong thương lượng hợp đồng mua hàng Bên mua và bên cung cấp cần thương lượng về giá cả để đạt được mức giá hợp lý và công bằng Phải xác định được giá cả đã bao gồm những chi phí gì, ví dụ như giá cả hàng có thể bao gồm các chi phí giao hàn, bảo hành, bảo trì, hay bảo hiểm hàng hóa…

Chất lượng: Việc xác định các yêu cầu chất lượng, thông số kỹ thuật, quy trình kiểm tra, chứng nhận chất lượng, bao bì và các cam kết về việc giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng luôn luôn phải có mặt trong hợp đồng để đảm bảo, nâng cao trải nghiệm tiêu dùng của người

Thời gian giao hàng: Thương lượng về thời gian giao hàng và các điều kiện liên quan đến lịch trình giao hàng Bên mua và bên cung cấp cần thống nhất về thời gian giao hàng, các khoảng thời gian cụ thể, và các điều khoản về việc điều chỉnh lịch trình giao hàng nếu cần

Điều kiện thanh toán: Thương lượng về các điều kiện thanh toán, bao gồm phương thức thanh toán, thời gian thanh toán, và các điều khoản liên quan đến việc điều chỉnh thanh

toán trong quá trình thực hiện hợp đồng

Điều khoản bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật: Xác định các điều khoản về bảo hành sản phẩm hoặc dịch vụ, cam kết hỗ trợ kỹ thuật, và các điều kiện liên quan đến việc giải quyết các vấn đề sau bán hàng Ví dụ như: Thời gian bảo hành sản phẩm là 6 tháng, 12 tháng hay

24 tháng… sau khi mua hàng

Điều khoản chấm dứt hợp đồng: Xác định các điều khoản về chấm dứt hợp đồng, bao gồm điều kiện và quy trình chấm dứt, và các quyền và nghĩa vụ của cả hai bên khi chấm dứt hợp đồng

Sau khi đã đàm phán về các điều khoản, điều kiện và hai bên đã chấp nhận các thỏa thuận, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước ký kết hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp theo đúng hợp đồng và phù hợp với quy định pháp luật Hợp đồng này sẽ do hai bên thống nhất, được lập nhiều hơn hai bản và mỗi bên sẽ giữ một bản Hợp đồng được ký sẽ trở thành bằng chứng trước pháp luật, để nếu một trong hai bên vi phạm hợp đồng hoặc không tiến hành theo đúng các điều khoản đã thỏa thuận trước đó

Nội dung trong hợp đồng bao gồm những ý cơ bản sau:

Thông tin về bên mua và bên bán bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc

Mô tả về hàng hóa hoặc dịch vụ như thông số kỹ thuật, số lượng, chất lượng, đóng gói

Giá của hàng hóa và dịch vụ, chi phí vận chuyển, thuế, phí bảo hiểm…và các điều kiện thanh toán như thời gian giao hàng, phương thức giao hàng…

Thời gian bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật

Điều khoản chấm dứt hợp đồng hay các điều khoản pháp lý và quy định về giải quyết các tranh chấp

Hợp đồng ký kết thành công thì quá trình thương lượng và đặt hàng được đã được tiến hành thành công, tiếp theo sẽ là quá trình giao nhận và thực hiện kiểm tra hàng hóa

2.2.1.3 Giao nhận và thực hiện kiểm tra hàng hóa

Việc giao nhận hàng được thực hiện dựa trên hợp đồng hoặc đơn đặt hàng Tuy nhiên,

để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn, doanh

nghiệp cần đẩy nhanh quá trình giao hàng bằng cách hối thúc và theo dõi nhà cung cấp Ví

dụ như: Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào thời gian giao hàng để nhắc nhở doanh nghiệp chuẩn

bị hàng hóa Nếu thời gian giao hàng khoảng 1 tháng, công ty sẽ gọi điện, liên hệ cho NCC trước khoảng từ 8-12 ngày

Doanh nghiệp cần giám sát toàn bộ quá trình giao hàng của nhà cung cấp để đảm bảo tuân thủ các điều kiện trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng Ví dụ, khi hàng nhập kho, phải tiến hành nghiệm thu hàng hoá đạt yêu cầu về số lượng và chất lượng, và nhận đủ các chứng

từ giao hàng trước khi ký chứng từ nhập kho

Nếu phát hiện hàng giao không phù hợp, chẳng hạn hàng bị hỏng hoặc bao bì bị hỏng, doanh nghiệp cần từ chối nhận hàng và lập biên bản thông báo tới nhà cung cấp để được hoàn trả hoặc đổi lại hàng hợp lý

Quy trình tiến hành giao nhận và kiểm tra hàng hóa cho doanh nghiệp:

Chuẩn bị cho quá trình giao nhận: Trước khi hàng hóa được giao, cần thực hiện các

công việc chuẩn bị như xác định địa điểm giao nhận, chuẩn bị các tài liệu liên quan như phiếu giao hàng, hóa đơn, hợp đồng mua bán, và các công cụ kiểm tra hàng hóa

Nhận hàng: Khi hàng hóa được giao đến, quá trình nhận hàng bao gồm kiểm tra số

lượng hàng, kiểm tra tình trạng bên ngoài của hàng, kiểm tra tính đúng đắn của thông tin trên phiếu giao hàng và hóa đơn, và ghi lại thông tin nhận hàng

Kiểm tra hàng hóa: Sau khi nhận hàng, quá trình kiểm tra hàng hóa được thực hiện để

đảm bảo rằng hàng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu đặt hàng Các bước kiểm tra có thể bao gồm kiểm tra chất lượng, kiểm tra số lượng, kiểm tra tính đúng đắn của sản phẩm, kiểm tra các thông số kỹ thuật, và kiểm tra các yêu cầu khác được quy định trước

Xử lý khiếu nại: Nếu hàng hóa không đáp ứng yêu cầu, cần thực hiện các bước xử lý

như đàm phán với nhà cung cấp, yêu cầu điều chỉnh hoặc đổi trả hàng Thông tin về kết quả kiểm tra và xử lý cần được ghi lại và báo cáo cho các bên liên quan trong công ty và tiến hành liên hệ với nhà cung cấp để thương lượng hoặc yêu cầu hoàn trả, sửa chữa hoặc thay thế hàng hóa

Lưu trữ và quản lý hàng hóa: Sau khi kiểm tra và xử lý, hàng hóa được lưu trữ và quản

lý để đảm bảo việc sử dụng và tiếp quản trong quá trình sản xuất, bán hàng hoặc sử dụng dịch vụ

Cập nhật hệ thống: Thông tin về giao nhận và kết quả kiểm tra hàng hóa sẽ được cập

nhật vào hệ thống quản lý mua hàng, để đảm bảo việc theo dõi, ghi nhận và báo cáo liên quan đến quá trình mua hàng

2.2.1.4 Đánh giá sau mua hàng

Quá trình đánh giá nội dung của công tác mua hàng sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng là một phần quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và hiệu suất của hoạt động mua hàng Quá trình này dựa trên việc đánh giá kết quả và tiến độ mua hàng so với các mục tiêu

và tiêu chuẩn đã được xác định trước đó

Các yếu tố cơ bản trong việc đánh giá nội dung công tác mua hàng bao gồm:

Mục tiêu mua hàng: Xác định và đánh giá mức độ đạt được các mục tiêu mua hàng đã

được đề ra từ đầu, ví dụ như tiết kiệm chi phí, cải thiện chất lượng hàng hóa, tăng cường quản lý rủi ro, đảm bảo sự cung ứng đúng hẹn

Tương quan với mục tiêu bán hàng và tài chính: Đánh giá mức độ phù hợp của hoạt

động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp Đây là để đảm bảo rằng việc mua hàng đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp

Đo lường kết quả: Đánh giá kết quả mua hàng bằng cách đo lường những thành công

và những khía cạnh còn hạn chế của hoạt động mua hàng Điều này có thể bao gồm việc đo lường hiệu quả tài chính, đánh giá chất lượng hàng hóa, đánh giá khả năng cung ứng, bộ phận liên quan và xác định trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận

Đánh giá đóng góp của các bộ phận: Xem xét đóng góp của từng bộ phận trong công

tác mua hàng, từ quản lý đến nhân viên thực hiện Điều này giúp xác định trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong quá trình mua hàng

Đề xuất biện pháp cải thiện: Dựa trên kết quả đánh giá, đề xuất các biện pháp cải thiện

và điều chỉnh trong công tác mua hàng Các biện pháp này có thể liên quan đến việc cải thiện quy trình, đào tạo nhân viên, thay đổi nhà cung cấp, hoặc áp dụng công nghệ mới để

nâng cao hiệu quả mua hàng

Trường hợp 1: Sau khi tiến hành phân tích đánh giá, nếu nhu cầu của doanh nghiệp

được thỏa mãn thì nhà cung cấpđã đáp ứng được các yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp → Kết quả mua hàng của doanh nghiệp có hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu mua hàng

Trường hợp 2: Khi đã đánh giá sau mua hàng, nhà cung cấp không đáp ứng được nhu

cầu của doanh nghiệp và các mục tiêu của doanh nghiệp đề ra cho NCC thì quyết định mua hàng có thể chưa hợp lý và cần tìm cách khắc phục bằng việc lựa chọn nhà cung cấp mới, tìm ra những lỗi sai trong quá trình mua hàng và cải thiện chúng

Mỗi lần hợp đồng mua hàng được kết thúc, các công ty sẽ tiến hành tổ chức đánh giá hiệu quả, kết quả mua hàng Quá trình đánh giá nội dung công tác mua hàng không chỉ giúp đánh giá hiệu quả và hiệu suất mua hàng mà còn tạo ra cơ sở để cải thiện hoạt động mua hàng trong tương lai

2.2.2 Hoạt động mua hàng bằng hệ thống SAP ERP

2.2.2.1 Khái niệm về SAP ERP

SAP ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp tích hợp, được phát triển bởi SAP SE, một công ty công nghệ phần mềm có trụ sở tại Đức SAP ERP bao gồm các thành phần phần mềm, gọi là các module, mỗi module tập trung vào một chức năng kinh doanh cần thiết, chẳng hạn như tài chính và kế toán, nhân sự, sản xuất, quản lý vật liệu hoặc quản lý quan hệ khách hàng (CRM) Tổ chức chỉ sử dụng những module cần thiết để điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

2.2.2.2 Lợi ích của SAP ERP

SAP ERP tích hợp các chức năng và quy trình kinh doanh khác nhau vào một hệ thống duy nhất, giúp tạo ra sự hiệu quả và tính nhất quán trong quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Hệ thống này cung cấp thông tin thời gian thực và giúp các bộ phận trong doanh nghiệp tương tác và chia sẻ dữ liệu một cách liền mạch, từ đó nâng cao sự hiệu quả, tăng cường khả năng ra quyết định và cải thiện quy trình kinh doanh

SAP ERP cung cấp một loạt các mô-đun chức năng, như tài chính, quản lý nhân sự,

quản lý vật liệu, quản lý sản xuất, quản lý bán hàng và quản lý dịch vụ Do đó, doanh nghiệp

có thể tùy chỉnh và triển khai các mô-đun phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình

SAP ERP được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu và là một trong những giải pháp ERP hàng đầu trên thị trường Nó cung cấp các công cụ quản lý hiện đại để tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nâng cao năng suất và sự cạnh tranh của doanh nghiệp

2.2.2.3 Quy trình mua hàng trong SAP

Quy trình mua hàng trong SAP còn có tiếng anh là Purchase-to-Pay Business Process Tương tự như quy trình mua hàng truyền thống việc mua hàng qua SAP bao gồm các bước như sau:

Xác định yêu cầu (Determination of requirements): Bộ phận chịu trách nhiệm tạo yêu

cầu mua hàng để thông báo cho bộ phận mua hàng về nhu cầu của mình Hệ thống có thể tự động tạo yêu cầu mua hàng thông qua quy trình lập kế hoạch vật liệu (MRP)

Xác định nguồn cung cấp /Lựa chọn nhà cung cấp (Determination of Supply Source /

Supplier Selection): Hệ thống hỗ trợ người mua hàng trong việc xác định các nguồn cung cấp tiềm năng Doanh nghiệp có thể tham khảo các đơn đặt hàng, các hợp đồng và hồ sơ thông tin mua hàng đã tồn tại trong hệ thống Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo yêu cầu báo giá

từ người bán hàng (RFQs) Để tìm ra nhà cung cấp có giá tốt nhất, doanh nghiệp có thể so sánh giá giữa các nguồn cung cấp hoặc báo giá

Xử lý đơn đặt hàng (Purchase Order Processing): Tương tự như yêu cầu mua hàng,

doanh nghiệp có thể tạo đơn đặt hàng bằng cách thủ công hoặc để hệ thống tạo tự động Khi tạo đơn đặt hàng, doanh nghiệp có thể sao chép dữ liệu từ các tài liệu khác (như yêu cầu mua hàng hoặc báo giá) để giảm số lượng nhập liệu cần phải thực hiện

Giám sát đơn đặt hàng (Purchase Order Monitoring): Giám sát trạng thái xử lý của các

đơn đặt hàng trong hệ thống Ví dụ, công ty có thể xác định xem đã nhận được giao hàng hoặc hóa đơn cho một mục đơn đặt hàng chưa hoặc cũng có thể nhắc nhở nhà cung cấp về các giao hàng chưa hoàn thành

Nhận hàng (Goods Receipt): Nhập thông tin về hàng hóa đến trong hệ thống bằng cách

tham chiếu đến đơn đặt hàng liên quan để giảm số lượng nhập liệu cần phải thực hiện Tham