Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tuyển sinh đại học cao đẳng 1

Trang 1 Mục lụcTrangLời nói đầu 1Chơng I: Tổng quan về đại học-cao đẳng và hoạt động tuyển sinh-khảo sát hệ thống quản lý tuyển sinh đại học, cao đẳng3I Khái niệm và hoạt động chính của

Mục lục

Trang

Chơng I:

Tổng quan về đại học-cao đẳng và hoạt động tuyển

sinh-khảo sát hệ thống quản lý tuyển sinh đại học, cao đẳng

3

I Khái niệm và hoạt động chính của đại học, cao đẳng 3

2 Các hoạt động chính của đại học, cao đẳng 3

II Khảo sát hệ thống tuyển sinh đại học, cao đẳng 4

Chơng II Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tuyển sinh 8

III Các thông tin đầu vào của hệ thống quản lý tuyển sinh mới 9

B Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin và xây dựng cơ sở dữ

II Mô hình hoá bài toán sử dụng biểu đồ luồng dữ liệu 15

III Xây dựng các thực thể và cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông

KÕt luËn 30

Lời nói đầu

Trong bất kỳ thời đại nào, tri thức, tầm hiểu biết của con ngời luôn giữvai trò trọng yếu trong xã hội Vì thế các trờng đại học, cao đẳng trong cả n-

ớc là cầu nối trung gian giữa một bên là truyền đạt kiến thức hiểu biết và bênkia là tiếp thu kiến thức đó Trong đó hoạt động tuyển sinh ở các trờng đạihọc, cao đẳng là một mảng chính, là một xuất phát điểm của quá trình sửdụng kiến thức đó trong thực tế Trong hầu hết các trờng đại học, cao đẳngthì số lợng thí sinh vào trờng để học tập, tiếp thu kiến thức không phải là nhỏ

có thể lên tới hàng nghìn hay vài nghìn thí sinh trở lên và đợc tuyển sinh liêntục mỗi năm một lần, dới nhiều hình thức đào tạo khác nhau: đào tạo hệchính quy, không chính quy, văn bằng hai… Con số đó cho thấy vai trò Con số đó cho thấy vai tròkhông thẻ thiếu đợc của hoạt động tuyển sinh trong các trờng đại học cao

đẳng Bởi vậy một trong các mục tiêu quản lý của đại hoc, cao đẳng luôn là

đa dạng hoá và hoàn thiện hệ thống quản lý

Đặt trong bối cảnh thời đại công nghệ thông tin hiện nay, mục tiêuhoàn thiện hệ thống ngày càng trở lên cấp thiết do những ảnh hởng của tinhọc hoá trong đời sống Đó là những thành tựu từ những kiến thức của conngời đã tiếp thu đợc trong quá trình học tập trong trờng Trong tất cả cácngành quan trọng thì việc ứng dụng tin học đã và đang đem lại những lợi íchvô cùng to lớn, tiết kiệm đợc thời gian và sức lao động của con ngời

Trong quá trình học tập tại trờng và khảo sát thực tế Dới sự hớng dẫn

chỉ bảo tận tình của thầy: Lê Văn Tấn đã giúp chúng em hoàn thành bài tập lớn với đề tài “ xây dựng hệ thống thông tin quản lý tuyển sinh đại học cao đẳng ”

Hệ thống đợc xây dựng trên cơ sở khảo sát thực tế từ đó thiết kế cácchức năng nhằm đáp ứng nhanh chóng, chính xác các yêu cầu trong hệ thốngquản lý tuyển sinh, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống

Cấu trúc đề tài gồm 2 chơng:

Chơng I: Tổng quan về tuyển sinh các trờng đại học, cao đẳng khảosát hệ thống tuyển sinh

Chơng II: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tuyển sinh

đại hoc, cao dẳng

Mặc dù đã rất cố gắng, bằng những kiến thức trong quá trình học tập

và qua khảo sát thực tế, song vì hiểu biết còn hạn chế nên việc thực hiện đềtài còn nhiều thiếu sót và hạn chế cần khắc phục Vì vậy chúng em rất mong

đợc sự chỉ bảo, góp ý của các thầy cô và các bạn để hoàn thiện đề tài này

Chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo hớng dẫn: Lê Văn Tấn, ngời đã hớng dẫn, chỉ bảo chúng em tận tình trong suốt quá trình

thực hiện đề tài Chúng em xin cảm ơn bố mẹ và gia đình, những ngời đã

động viên, tạo điều kiện và đóng ý kiến giúp chúng em hoàn thành đề tàinày

Hà Nội, 7-2004

Nhóm thực hiện

New beginning

Chơng i tổng quan về đại học, cao đẳng và hoạt động tuyển sinh –

khảo sát hệ thống quản lý tuyển sinh đại học, cao đẳng

I Khái niệm và hoạt động chính của đại học, cao đẳng

1 Khái niệm về đại học, cao dẳng

Đại học, cao đẳng là một tổ chức tri thức đặc biệt ra đời tồn tại và pháttriển cùng với loài ngời trong xã hội Hoạt động ở các trờng đại hoc, cao

đẳng khác nhau ở cách tổ chức mỗi trờng có một bộ máy quản lý và hoạt

động riêng nhằm mục tiêu đào tạo tốt

Đối tợng của các trờng đại học, cao đẳng là các thí sinh, sinh viên, tổchức tuyển sinh nhằm lựa chọn đợc những thí sinh đủ điều kiện để vào trờng

đào tạo

2 Các hoạt động chính của đại hoc, cao đẳng

Hoạt động của đại học, cao đẳng chia làm hai mảng chính: Tuyển sinh

đầu vào và Đào tạo sinh viên trong quá trình học tập trong trờng

Nghiệp vụ “tuyển sinh đầu vào “ đợc thực hiện thông qua hình thức thituyển Ban quản lý tuyển sinh đa ra thông báo tuyển sinh định kỳ vào hàngnăm, nỗi năm một lần, cung cấp cho thí sinh hồ sơ đăng ký dự tuyển nhằmmục đích biết đợc các thông tin về thí sinh dự tuyển Đây là một bớc cơ bảncủa tuyển sinh, sau đó các thí sinh tham gia dự tuyển sẽ thực hiện nhiệm vụvủa mình là điền đầy đủ các thông tin về cá nhân: Họ tên, ngày sinh, địa chỉ,CMT… Con số đó cho thấy vai tròvà các thông tin về tuyển sinh nh: trờng dự thi, khối thi, mã ngành dựthi… Con số đó cho thấy vai trò và nộp lại hồ sơ đó cho ban tuyển sinh tại nơi tiếp nhận hồ sơ thí sinh.Tại đây nơi tiếp nhận hồ sơ tiến hành kiểm tra các hồ sơ có hợp lệ haykhông Từ đó lên SDB, lập danh sách phòng thi, tạo thẻ dự thi cho tổng thí sinh và tiến hành tổ chức thi tuyển đầu vào sau khi thi tuyển xong sẽtiến hành xử lý kết quả thi rồi lên điểm theo phách và tính điểm chuẩn Cuốicùng là thông báo kết quả thi

Hình thức thứ hai là:”.đào tạo sinh viên” bằng nghiệp vụ chuyên môncác trờng tiến hành đào tạo các sinh viên trong quá trình học tập trong trờng,

đi thực tế Mục tiêu đào tạo: các sinh viên ra trờng phải có kiên thức để ápdụng trong thực tế

II Khảo sát hệ thống quản lý tuyển sinh đại học, cao đẳng

1 Mô tả hệ thống

Qua khoả sát hệ thống quản lý tuyển sinh, quy trình hoạt động tuyểnsinh và quản lý tuyển sinh đợc thực hiện nh sau:

Đại học cao đẳng có ban tuyển sinh phụ trách các nghiệp vụ liên quan

đến tuyển sinh Trong ban tuyển sinh có ba bộ phận, các bộ phận đều sửdụng các máy tính tơng thích với nhau

Trực tiếp tham gia vào hoạt động tuyển sinh gồm có ba bộ phận:

- Nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển từ thí sinh, kiểm tra các hồ sơ có hợp lệ

hay không

- Cập các thông tin thí sinh vào hệ thống bao gồm: họ tên, ngày sinh, số

CMT, địa chỉ, khối thi, mã ngành dự thi, chế độ u tiên… Con số đó cho thấy vai trò

- Lên SBD và lập danh sách phòng thi

- Tiến hành tạo thẻ dự thi và trả về cho thí sinh

1.2Bộ phận xử lý kết quả thi tuyển

- Nhận lại các bài thi của thí sinh sau khi đã thi tuyển

- Tiến hành tổ chức thành lập các hội đồng chấm thi để xử lý kết quả

tuyển sinh

1.3Bộ phận quản lý hệ thống

- Sau khi đã cập nhật thông tin thí sinh từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ Yêu

cầu in ra báo cáo tổng số thi sinh dự thi và danh sách thí sinh dự thi

- Bộ phận xử lý kết quả tuyển sinh : phải đa ra kết quả dự thi của thí

sinh và báo cáo danh sách những thí sinh đỗ, thí sinh đạt loại xuất sắc

- Kiểm tra điểm chuẩn và điểm của thí sinh

- Ký, đóng dấu và chuyển cho bộ phận báo cáo thống kê của đại học

cao đẳng

1.4Các hình thức u tiên

Hầu hết các trờng đại học, cao đẳng đang áp dụng các loại hình thức utiên sau:

- Ưu tiên theo khu vực: KV1, KV2-NT, KV2, KV3

- Ưu tiên theo thành tích: Đại giải QG, đạt loại giỏi tốt nghiệp PTTH

- Ưu tiên theo chế độ: Con thơng binh, con liệt sĩ

1.5Các mức u tiên tại đại học, cao đẳng

Tơng ứng với từng loại hình u tiên, các mức u tiên mà đại học, cao đẳngcung cấp cho thí sinh nh sau:

Loại u tiên Điểm u tiên

-Thông tin vào: Thông tin từ thí sinh, bao gồm hồ sơ đăng ký dự tuyển

Họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số CMT, khối thi, mã ngành thi… Con số đó cho thấy vai trò

-Thông tin ra: Cơ sở dữ liệu dới dạng các bản nghi trên hệ thống về thísinh, gồm các thông tin Danh sách thí sinh dự thi, SBD, phòng thi, thẻ dựthi, phiếu báo điểm, điểm chuẩn… Con số đó cho thấy vai trò

2.2 Tính điểm chuẩn

-Thông tin vào: Kết quả thi tuyển của các thí sinh, chỉ tiêu tuyển sinh-Thông tin ra: Điểm chuẩn

2.3 Báo cáo

-Thông tin vào: Cơ sở dữ liệu về thông tin thí sinh trên hệ thống

-Thông tin ra: Danh sách thí sinh dự thi, kết quả thi tuyển, số thí sinhtrúng tuyển… Con số đó cho thấy vai trò

3 Đánh giá hiện trạng của hệ thống

3.1 Thông tin vào

- Thông tin hồ sơ thí sinh khai bởi thí sinh

- Thông tin từ bộ phận quản lý bao gồm: Loại hình u tiên, biểu điểm u

tiên ứng với từng loại hình u tiên

- Cơ sở dữ liệu thí sinh dới dạnh các bản nghi trên hệ thống

- Danh sách thí sinh dự thi

- Kết quả tuyển sinh

- Hệ thống cha có khả năng tạo các báo cáo tổng hợp về thí sinh theo

các tiêu thức quản lý khác nhau

- Hệ thống cha có chức năng tra cứu thông tin, điểm của các thí sinh

theo yêu cầu cụ thể nào đó nh: SBD, họ tên, ngày sinh… Con số đó cho thấy vai trò

Chơng ii phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tuyển sinh

a.phân tích yêu cầu cảu bài toán

I.Mô tả bài toán

Từ khảo sát thực tế và những yếu kém trong hệ thống quản lý tuyểnsinh hiện tại, mục tiêu của đề tài thiết kế xây dựng một hệ thống quản lýtuyển sinh hoàn thiện hơn và đáp ứng đợc đầy đủ các chức năng cần thiết củamột hệ thống thông tin quản lý tuyển sinh sau đây:

- Cập nhật và lu trữ thông tin

- Truy xuất thông tin

- Xử lý và tính toán thông tin

- Báo cáo thống kê

- Các chức năng của hệ thống

Các chức năngcủa hệ thống mới này sẽ đợc mô tả chi tiết hơn trong phần

B của chơng II, phần mô tả các chức năng của hệ thống

Tuy nhiên, trong khuôn khổ của đề tài, do hạn chế về thời gian và trình

độ, hệ thống quản lý tuyển sinh chỉ dừng ở phạm vi xử lý dữ liệu tập chungchứ cha cho phép xử lý cơ sở dữ liệu phân tán

II.Mô tả hệ thống quản lý tuyển sinh mới

Hệ thống mới gồm bốn bộ phận: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ, bộ phận xử

lý kết quả thi tuyển và bộ phận quản lý hệ thống Bộ phận tiếp nhận hồ sơlàm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ đăng ký dự thi từng thí sinh, bộ phận xử lý kếtquả tuyển sinh làm nhiệm vụ chấm thi, đa ra kết quả thi và bộ phận quản lýthực hiện các công tác quản lý chung

Biểu điểm chế độ u tiên và các loại hình u tiên sẽ đợc nhập vào máybởi một ngời có chức danh ”.Quản trị” hay là ngời đợc phân quyền

đăng nhập đợc thêm vào hệ thống Ngời này là ngời chịu trách nhiệm

và cũng là ngời duy nhất có quyền nhập, sửa đổi điểm và các loại hình u tiên

Ngời quản trị cũng là ngời chịu trách nhiệm in ra các báo cáo cho mục

đích quản lý tuyển sinh Tuy nhiên, lu ý rằng bất cứ ngời sử dụng nào trên hệthống cũng có thể in hoặc xem các báo cáo

Các cán bộ không phải nhập loại hình u tiên một cách thủ công vàomáy thay vào đó họ chỉ phải nhập loại hình u tiên dới hình thức chọn mộttrong những loại hình u tiên đang có trong hệ thống Điểm u tiên sẽ đợc hệthống tự động gán giá trị tơng ứng với từng loại hình u tiên theo biểu điểm đã

đợc ngời quản trị cập nhập

Hệ thống cho phép in ra các báo cáo cho mục đích quản lý tại bất kỳthời điểm nào, chi tiết các báo cáo đợc trình bày cụ thể trong phần B ch-

ơngIII của hệ thống

III.Các thông tin đầu vào của hệ thống quản lý tuyển sinh mới

1 Đầu vào thông tin từ thí sinh

a) Họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số CMT nhân dân

Hệ thống quản lýTuyển sinh

b) Khối thi, mã ngành dự thi mà thí sinh có nguyện vọng đăng ký thi

vào

c) Các chế độ u tiên và thông tin khác liên quan

2 Đầu vào thông tin từ đại học

a) Các loại hình u tiên

b) Biểu điểm u tiên ứng với từng loại hình u tiên

IV.Các thông tin đầu ra của hệ thống

1 Hồ sơ thông tin về thí sinh

2 Cơ sở dữ liệu dới dạng bản nghi về thông tin thí sinh

3 Các báo cáo tổng hợp cho mục đích quản lý của đại học

b phân tích, thiết kế hệ thống thông tin và xây dựng cơ sở dữ liệu cho bài toán

Tra cứu

điểm

Báo cáo kết quả dự thi Làm phách

Ghép phách

Tra cứu

2 Mô tả các chức năng của hệ thống

Phần này mô tả chi tiết các chức năng của hệ thống mới đã đợc trình ở

trên cho mục đích thiết kế hệ thống nh sau:

2.1 Chức năng tiếp nhận hố sơ

a)Chức năng cập nhật hồ sơ thí sinh

Cập nhật thông tin là một chức năng cầu tối cần thiết của tất cả các hệ

quản trị Nó là sơ sở cho các chức năng xử lý và phân tích tiếp theo cũng nh

là cơ sở dữ liệu cho các phép truy xuất dữu liệu

Trong khuôn khổ đề tài, hệ quản lý tuyển sinh cập nhật và lu trữ các

thông tin chính sau:

b) Các thông tin liên quan đến thí sinh dự tuyển, bao gồm

- Họ và tên đầy đủ của thí sinh

Báo cáo ds thí sinh dự thi

Giấy báo điểm

BC số thí sinh giỏi

c) Các thông tin về tuyển sinh, bao gồm

d) Các thông tin liên quan từ bộ phận tuyển sinh

- Danh sách các loại hình u tiên

- Biểu điểm u tiên ứng với loại hình u tiên

Các thông tin cập nhật và lu trữ trên, chức năng tiếp nhận hồ sơcủa hệ thốngcó thể đợc phân rã thanh các chức năng con sau:

b) Chấm thi

c) Ghép phách

d) Tinh điẻm chuẩn

e) Xoá sửa điểm

Phần này chỉ có ngời “Quản trị” duy nhất có quyền xoá, sửa điểm

2.3 Chức năng tra cứu

Chức năng tra cứu phục vụ cho việc tra cứu về các thông tin liên quan

đến thí sinh và tra cứu điểm cho cả ban quản lý tuyển sinh và thí sinh

2.4 Chức năng báo cáo thống kê

Báo cáo thống kê là mổt trong những chức năng đ ợc hoàn thiện của hệthống quản lý tuyển sinh mới Các chức năng xử lý thông tin cho hệ thống đ-

ợc xây dựng để đáp ứng các tieu chí sau:

 Báo cáo danh sách thí sinh dự thi: báo cáo này cho phép liệt kê tất cảcác thí sinh tham gia dự thi dành cho mục đích liên hệ với các hội đồng coithi, tránh tình trạng thiếu hụt về hội đồng coi thi

 Báo cáo kết quả thi: báo cáo này cho phép kiểm kê để phát hiệnnhững sai sót có thể có trong quá trình lên điểm và căn cứ vào tổng thí sinhcần tuyển sinh sẽ tính đợc ra điểm chuẩn

 Giấy báo điểm: mỗi thí sinh sẽ có một giấy báo điểm sau khi đã thamgia thi tuyển và đợc ban tuyển sinh gửi trả lại cho thí sinh

 Số thí sinh đỗ: căn cứ vào điểm của thí sinh và đối chiếu với điểmchuẩn đã nêu ra thì lập ra danh sách những thí sinh trúng tuyển để gửi giấybáo trúng tuyển

 Số thí sinh đạt loại giỏi: lập ra danh sách những thí sinh có kết quả thixuất sắc để có chế độ đào tạo đặc biệt Từ đó cho biết đợc chất lợng của việctuyển sinh đầu vào nh thế nào

 Đăng nhập

 Sao lu dữ liệu

Chức năng sao lu dữ liệu cho phép ngời quản trị hệ thống thực hiện thaotác sao lu dữ liệu định kỳ hoặc theo yều cầu đối với dữ liệu trong hệ thốngnhằm mục đích lu trữ, tránh mất mát dữ liệu

Chức năng này đợc thực hiện bởi ngời quản trị hệ thống thông qua chứcnăng Replicate của Access cho phép sao lu toàn bộ dữ liệu

II Mô hình hoá bài toán sử dụng biểu đồ luồng dữ liệu

1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh(BLD0)

Yêu cầu/Trả lời

Điểm

Hồ sơ đăng ký dự thi

Yêu cầuBáo cáo/

Tính điểm chuẩn yêu cầu

Tổng chỉ tiêu tuyển thông tin/

Ban giám khảo

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (BLD1)

Thẻ dự thiYêu

I.5

Quản lý hệthống

Yêu cầu/ Yêu cầu/

báo cáo báo cáo

Phân quyền đăngnhập

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh (BLD2) – phân rã chức năng tiếp nhận hồ sơ thí sinh

thẻ dự thi

thôngtinthí sinh thẻ dự thi

4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh (BLD3)-phân rã chức năng xử

lý kết quả thi tuyển

I.1.5

Xoá sửa TT thí sinh

I.2.1

Làm phách

Ban Giám Khảo

B¸o c¸o

5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh(BLD4)-phân rã chức năng tra cứu

Yêu cầu /trả lời

ThÝ sinh

Bé phËn qu¶n lý tuyÓn sinh

I.4.1 B¸o c¸o DSTS dù thi

I.4.2

B¸o c¸o KQ thi

I.4.3 GiÊy b¸o ®iÓm

B¸o C¸o

®¨ng nhËp

Tµi kho¶n quy chÕ

B« phËn qu¶n lý tuyÓn sinh

III Xây dựng các thực thể và cơ sở dữ liệu cho hệ thông thông tin 1) Xác định các thực thể

- Hồ sơ thí sinh: chứa các thông tin về số báo danh, số hồ sơ

- Phòng thi: chứa tên phòng thi, mã phòng thi

- Điểm: chứa điểm, số phách

- Phách: chứa số báo danh, số phách của từng thí sinh

- Ngành: chứa mã ngành, tên ngành

- Hồ sơ: chứa các thông tin cá nhân của thí sinh

- Khu vực: chứa mã khu vực, tên khu vực

- Đối tợng u tiên: chứa mã đối tợng u tiên, tên đối tợng u tiên

- Danh sách thí sinh phòng: chứa số báo danh, tên thí sinh, mã phòng thi 2) Xây dựng các thuộc tính của thực thể