Giáo trình thực hành kế toán máy

Cuốn giáo trình này giúp người học hiểu được quy trình xử lý của phần mềm kế toán nói chung và phần mềm kế toán MISA nói riêng; Đặc biệt Giáo trình này tập trung vào việc hướng dẫn người

TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Khái niệm phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy định của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác

- Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc

- Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành

- Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ công

Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:

Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào

- Trong công đoạn này người dùng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể

- Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu

- Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau

- Trong công đoạn này sau khi người dùng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán) phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản

Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra

- Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích, Từ đó, người dùng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các

15 hệ thống phần mềm khác

- Tùy theo nhu cầu của người dùng thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, người dùng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị

- Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công.

Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công

Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo cáo tài chính, quản trị có liên quan đều phải được lập lại từ đầu và thời gian tiêu tốn cho việc này có thể mất vài ngày, thậm chí tới một tuần để hoàn thành; thì nay với sự hỗ trợ của phần mềm, người dùng có thể giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống còn vài phút

Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy nhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần mềm kế toán mang tính nhất quán cao Trong khi đó, với công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tới tình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế toán tổng hợp bị sai lệch

Trong xã hội cạnh tranh hiện nay thông tin chính là sức mạnh, ai có thông tin nhanh hơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn Với khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn

Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán Trong khi phần mềm kế toán, do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các khách hàng, đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính, kiểm toán

16 và đầu tư Đây là một yếu tố có giá trị khi xây dựng một thương hiệu cho riêng mình

Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng, cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn.

Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán

+ Đối với kế toán viên:

- Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay

- Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ

+ Đối với kế toán trưởng:

- Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo

- Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu

+ Đối với giám đốc tài chính:

- Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng

- Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng

+ Đối với giám đốc điều hành

- Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả

- Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của đối tác, khách hàng và nhà đầu tư

4.2 Đối với cơ quan thuế và kiểm toán

Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại doanh nghiệp

Phân loại phần mềm kế toán

5.1 Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh a) Phần mềm kế toán bán lẻ

Phần mềm kế toán bán lẻ (còn gọi là hệ thống POS - Point Of Sales hoặc hệ thống kế toán giao dịch trực tiếp với khách hàng - Front Office Accounting) là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho Nhìn chung phần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho

Loại phần mềm này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến trên Internet Kết quả đầu ra của phần mềm này sẽ là đầu vào cho phần mềm kế toán tài chính quản trị b) Phần mềm kế toán tài chính quản trị

Phần mềm kế toán tài chính quản trị (hay phần mềm kế toán phía sau văn phòng - Back Office Accounting) dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống kê tài chính

5.2 Phân loại theo hình thức sản phẩm a) Phần mềm đóng gói

Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng rãi và phổ biến trên thị trường

- Giá thành rẻ: Do được bán và sử dụng rộng rãi cho nhiều doanh nghiệp nên chi phí phát triển được chia đều cho số lượng người dùng

- Tính ổn định của phần mềm cao

- Nâng cấp, cập nhật nhanh chóng: Do nhà cung cấp phần mềm đóng gói chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc cập nhật sửa lỗi hoặc cập nhật, nâng cấp khi có sự thay đổi của chế độ kế toán sẽ rất nhanh chóng và đồng loạt cho các công ty đang sử dụng tại một thời điểm

- Chi phí triển khai rẻ: Phần mềm đóng gói bao giờ cũng có đầy đủ tài liệu hướng dẫn, tài liệu giảng dạy và rất nhiều các tài liệu khác kèm theo giúp người dùng có thể tự cài đặt và đưa vào sử dụng mà không cần phải qua đào tạo từ phía nhà cung cấp, nên sẽ giảm thiểu được chi phí triển khai cho NSD

- Thời gian triển khai ngắn và dễ dàng

Do được phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn bảo đảm được tính đơn giản, nhỏ gọn và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù của doanh nghiệp sẽ không có trong phần mềm b) Phần mềm đặt hàng

Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng, dựa trên các yêu cầu cụ thể Đặc điểm chung của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành rất cao

* Ưu điểm: Đáp ứng được yêu cầu đặc thù, cụ thể của doanh nghiệp

- Chi phí cao: Do toàn bộ chi phí đầu tư và phát triển phần mềm đều đổ dồn vào một doanh nghiệp nên giá thành của phần mềm sẽ rất cao Ngoài chi phí lớn đầu tư ban đầu, loại phần mềm này còn phải chịu thêm các chi phí khác như chi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển sau này

- Khó cập nhật và nâng cấp: Khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà cung cấp phần mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật nâng cấp cho hàng trăm và thậm chí cả ngàn khách hàng một cách tuần tự, lần lượt, nên doanh nghiệp đầu tư sử dụng phần mềm đặt hàng phải chờ đợi rất lâu mới tới mình

- Tính ổn định của phần mềm kém

- Tính rủi ro cao: Không thể kiểm chứng được lịch sử về uy tín chất lượng đối với các sản phẩm phần mềm kế toán theo đơn đặt hàng một cách dễ dàng, nên rất có thể là sau khi nhận bàn giao không như ý Không thể đưa vào sử dụng hoặc đưa vào sử dụng nhưng không hiệu quả.

Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán

Theo Thông tư 103/2005/TT -BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc "Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán", một phần mềm phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện cốt lõi như sau:

6.1 Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán

- Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người dùng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán

- Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có

- Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán

- Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

6.2 Điều kiện của phần mềm kế toán a) Đảm bảo điều kiện kỹ thuật

- Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp

- Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán

- Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức

- Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu…

- Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật b) Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán

- Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học, được tấp huấn sử dụng thành thạo phần mềm

- Người làm kế toán đáp ứng các tiêu chuẩn theo quy định luật kế toán

* Tổ chức bộ máy kế toán

- Lập kế hoạch và tổ chức bố trí kế toán viên thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán

- Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người dùng trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển c) Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng Công ty, Công ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính

20 hợp nhất, thì cần chỉ đạo cho các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán sao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo.

Giới thiệu một số phần mềm kế toán thông dụng hiện nay

7.1 Phần mềm kế toán MISA

Là một trong những phần mềm kế toán phổ biến nhất Việt Nam với hơn 130.000 doanh nghiệp đang sử dụng, MISA SME.NET hiện đang là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp hiện nay bởi những tính năng kế toán ưu việt, đầy đủ, chính xác và hệ sinh thái hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian

Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ tài chính – kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC của các DN thuộc mọi lĩnh vực: Thương mại, Sản xuất, Xây lắp và dịch vụ Được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA với hơn 25 năm kinh nghiệm, phần mềm kế toán MISA SME.NET được hơn 130.000 doanh nghiệp Việt tin dùng MISA SME.NET đạt chuẩn ISO 9000, ISO 27000, CSA Star và không ngừng tích hợp những tính năng tối ưu nhất cho người kế toán:

- Phần mềm tự động cập nhật phiên bản mới nhất giúp doanh nghiệp kịp thời cập nhật các quy định, thông tư mới nhất của Bộ tài chính Do đó, kế toán viên sẽ không bỏ sót bất cứ điều khoản cũng như gặp phải những sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện công việc

- MISA SME.NET là phần mềm kế toán đầu tiên có thể quản lý tình hình tài chính – kế toán thông qua mobile Thông qua MISA SME.NET Mobile, kế toán hay chủ doanh nghiệp có thể truy cập và nắm bắt tức thời mọi hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp mình

- Đặc biệt, MISA SME.NET là phần mềm kế toán tiên phong tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử, ngân hàng điện từ và kết nối thẳng với Tổng cục thuế giúp cho công việc quản lý hóa đơn, nghiệp vụ ngân hàng, kê khai thuế thuận tiện, đơn giản và tiết kiệm chi phí

Bên cạnh đó, độ chính xác cao và công nghệ bảo mật cũng là một trong những điểm mạnh của phẩn mềm: độ bảo mật gần như tuyệt đối vì phần mềm được chạy trên cơ sở dữ liệu SQL, doanh nghiệp không cần lo lắng vấn đề bảo mật này như khi chạy trên các cơ sở dữ liệu khác

Phần mềm kế toán MISA SME.NET cho phép doanh nghiệp dùng thử miễn phí phần mềm để trải nghiệm các tính năng hữu ích trước khi đưa ra quyết định mua nên khiến nhiều doanh nghiệp hài lòng với phần mềm hơn

7.2 Phần mềm kế toán FAST Đây là phần mềm có tốc độ và thời gian xử lí nhanh gọn, hiệu quả, ưu tiên sử dụng ở các doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp xây dựng Phần mềm kế toán FAST cũng có một hệ thống báo cáo đa dạng giúp doanh nghiệp thực hiện thao tác dễ dàng và cũng rất tiện lợi trong việc truy xuất thông tin

Tuy nhiên, độ bảo mật của FAST còn chưa thực sự cao Các tài liệu hướng dẫn đính kèm còn có phần sơ sài, chưa chuyển thể thành dạng video giúp người dùng dễ theo dõi như phần mềm của MISA

7.3 Phần mềm kế toán 3TSOFT

Phần mềm kế toán 3TSOFT có tốc độ xử lý nhanh, gọn nhẹ, cắt giảm hầu hết các thao tác “nút bấm” và “Click chuột”, từ đó tiệt kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc Phần mềm không giới hạn số máy tính sử dụng, số người sử dụng, số công ty trên một phần mềm Đây còn là phần mềm đa ngôn ngữ nên lại càng tiện lợi

Giá thành thấp, cùng với ưu đãi 1 năm bảo trợ miễn phí, cập nhật, nâng cấp thay đổi phiên bản không tốn thêm chi phí được coi là ưu điểm nổi bật của phần mềm kế toán 3TSOFT

Tuy nhiên, giao diện khó sử dụng khiến người dùng phải mất một khoảng thời gian nhất định để làm quen Phần mềm nên có những cách hỗ trợ người dùng trực tiếp trên phần mềm

Trên đây là 3 phần mềm kế toán thông dụng hiện nay được nhiều doanh nghiệp sử dụng Giáo trình này tập trung vào việc hướng dẫn người học biết cài đặt và sử dụng phần mềm kế toán MISA cụ thể là phiên bản MISA SME.NET

THIẾT LẬP THÔNG TIN BAN ĐẦU

Giới thiệu tổng quan về phần mềm MISA SME.NET và hướng dẫn cài đặt

1.1 Giới thiệu tổng quan về phần mềm MISA SME.NET

MISA SME.NET là phần mềm kế toán được thiết kế dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, gồm các phân hệ chính liên quan đến các hoạt động kế toán của doanh nghiệp, đó là các phân hệ nghiệp vụ như:

- Nhập số dư ban đầu…

Phần mềm kế toán MISA có thể được nâng cấp hàng năm và có phiên bản năm kèm theo, ví dụ: MISA SME.NET 2019, MISA SME.NET 2020… Các doanh nghiệp muốn sử dụng phần mềm MISA thì phải mua giấy phép sử dụng bản quyền

Phần mềm kế toán làm việc được trên cả mạng nội bộ LAN và mạng diện rộng WAN hay Internet Với hàng loạt các tính năng ưu việt, MISA SME.NET giúp tự động hóa hầu hết các nghiệp vụ kế toán hàng ngày của kế toán viên, trở thành công cụ đắc lực cho công tác quản lý doanh nghiệp

Với quy trình hạch toán bằng hình ảnh, MISA SME.NET giúp người dùng dễ dàng nắm bắt được trình tự công việc cần làm, phù hợp với sự đa dạng về trình độ kế toán của người dùng

1.2 Hướng dẫn cài đặt Để có thể sử dụng phần mềm MISA SME.NET, hệ thống máy tính người dùng phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Máy tính: Bộ vi xử lý Intel Dual Core CPU 1.0 GHz hoặc cao hơn

- Bộ nhớ trong (RAM): 1GB trở lên

- Đĩa cứng: 5 GB đĩa trống hoặc nhiều hơn

- Màn hình: Độ phân giải 1024x768 hoặc cao hơn

- Hệ điều hành: Windows 7; Windows XP SP3; Windows Vista SP2; Windows 8/8.1; Windows 10; Windows Server 2003 SP2; Windows Server

2003 R2 SP2; Windows Server 2008 SP2; Windows Server 2008 R2; Windows Server 2012; Windows Server 2012 R2

Trước khi tiến hành cài đặt MISA SME.NET, Người dùng cần kiểm tra cấu hình máy tính của mình có đáp ứng yêu cầu về hệ thống không? Sau đây là cách kiểm tra một số yêu cầu thiết yếu:

* Kiểm tra hệ điều hành và máy tính:

- Kích chuột phải vào biểu tượng My Computer trên màn hình Desktop, chọn Properties

Kiểm tra xem có phải là một trong các hệ điều hành được liệt kê ở trên hay không

Kiểm tra bộ vi xử lý có phải là Intel Dual Core trở lên hay không Nếu nhỏ hơn thì máy tính không đủ đáp ứng yêu cầu để cài đặt được phần mềm này

Kiểm tra bộ nhớ trong (RAM) có >= 1GB hay không Nếu nhỏ hơn thì người sử dụng có thể lắp thêm RAM để đạt được yêu cầu này Trong hình trên là RAM 4GB

- Kích chuột phải vào biểu tượng My Computer trên màn hình Desktop, chọn Open

- Kích chuột phải vào biểu tượng ổ C: (Ổ cài hệ điều hành của máy tính), chọn Properties

- Kiểm tra dung lượng được thống kê tại mục Free space có >= 5GB hay không Nếu nhỏ hơn thì người dùng cần làm trống ổ đĩa trước khi cài đặt phần mềm MISA SME.NET

- Sau khi chắc chắn máy tính đáp ứng được yêu cầu về hệ thống trước khi cài đặt, NSD đóng tất cả các ứng dụng đang mở để chuyển sang thao tác cài đặt

2.2 Thực hiện cài đặt Để cài đặt phần mềm MISA SME.NET, cần phải có bộ cài của phần mềm

Có 2 cách để có được bộ cài:

Cách 1: Tải bộ cài từ website công ty cổ phần MISA

- Người dùng vào web MISA theo đường link: http://misa.com.vn

- Trên website, nhấn vào mục Sản phẩm\Phần mềm kế toán doanh nghiệp

- Chọn sản phẩm MISA SME.NET

- Nhập thông tin để download bộ cài

- Sau khi điền thông tin xong, nhấn Download, MISA sẽ gửi vào email của người dùng thông báo đường link download sản phẩm

- Nhấn vào đường link vào đây để download sản phẩm

- Sau khi đã download xong bộ cài về máy, người dùng giải nén file để chuẩn bị các bước cài đặt phần mềm MISA SME.NET

Cách 2: Chép bộ cài từ USB vào máy tính để cài.

- Người dùng cắm USB vào máy tính, vào My Computer, chọn ổ đĩa chứa USB

- Copy tệp nén của bộ cài (thường là tệp có đuôi RAR hay ZIP), hay thư mục chứa bộ cài (Thường là thư mục màu vàng, có tên MISA SME.NET…) vào ổ D, ổ E trên máy tính

Thực hiện cài đặt phần mềm MISA SME.NET:

- Sao chép (copy) bộ cài phần mềm vào ổ đĩa của máy tính hoặc download bộ cài phần mềm từ trên mạng xuống

- Nhấn đúp chuột vào tệp cài đặt (.exe)

- Sau khi chương trình chạy được 100% thì hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại chuẩn bị cài đặt

- Sau khi chạy xong phần chuẩn bị cài đặt, hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại sau

- Nhấn Tiếp tục, để chuyển sang bước Thỏa thuận sử dụng

- Người sử dụng đọc kỹ thoả thuận, sau đó tích chọn Đồng ý

- Nhấn Tiếp tục, để chuyển sang bước lựa chọn Thư mục cài đặt

- Nếu chọn Tiếp tục thì chương trình sẽ mặc định cài đặt vào thư mục mặc định, nếu chọn Thay đổi chương trình cho phép chọn lại thư mục cài đặt

- Sau khi chọn xong thư mục cài đặt, nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước lựa chọn Loại cài đặt

- Tùy theo hình thức sử dụng tích chọn loại hình cài đặt tương ứng Nếu máy tính vừa dùng để lưu trữ dữ liệu kế toán đồng thời chạy phần mềm thì chọn

Máy chủ và máy trạm Nếu máy tính chỉ để truy cập và làm việc với dữ liệu nằm trên máy tính khác thì chọn Máy trạm

- Sau khi lựa chọn xong Loại cài đặt, nhấn Tiếp tục

- Nhấn Cài đặt, để thực hiện việc cài đặt phần mềm

- Khi quá trình cài đặt hoàn thành, xuất hiện màn hình thông báo:

- Nếu tích chọn Chạy MISA SME.NET, hệ thống sẽ tự khởi động phần mềm sau khi nhấn Hoàn thành.

Các bước tiến hành tạo bộ số liệu

Thông thường đối với một doanh nghiệp mới thành lập hoặc một doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm nhưng bắt đầu một năm tài chính mới thì phải tiến hành mở sổ kế toán mới tương ứng với năm tài chính đó Việc mở sổ kế toán (hay còn gọi là tạo dữ liệu kế toán) được thực hiện ngay lần đầu tiên khi người dùng bắt đầu sử dụng phần mềm Để bắt đầu tạo dữ liệu kế toán mới, NSD tiến hành như sau:

Mở phần mềm MISA SME.NET, đóng các bảng thông báo lại, chọn Tạo mới dữ liệu kế toán

Hoặc vào Tệp chọn Tạo mới dữ liệu kế toán

Tại màn hình gồm các chức năng như Xem dữ liệu kế toán mẫu, Tạo mới dữ liệu kế toán và Mở dữ liệu kế toán, nhấn Tạo mới dữ liệu kế toán, xuất hiện hộp hội thoại:

Trong quá trình mở sổ, có tất cả 7 bước để khai báo các thông tin cần thiết như: Tên dữ liệu và nơi lưu, thông tin về doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, dữ liệu đa chi nhánh hay không có chi nhánh, thông tin dữ liệu (ngày bắt đầu hạch toán, chế độ kế toán áp dụng, loại tiền…), phương pháp tính giá xuất kho, phương pháp tính thuế GTGT… Với mỗi bước, người dùng tích chọn các thông tin sao cho phù hợp với đơn vị mình và nhấn Tiếp theo để chuyển sang các bước tiếp Nếu phải sửa đổi thông tin ở các bước trước đó, nhấn Quay lại để thực hiện chỉnh sửa

- Chọn tên máy chủ là tên máy tính

- Đặt tên dữ liệu kế toán, ví dụ: HAQUANG-KETOAN2019

- Chọn đường dẫn lưu trữ

- Email (có thể gõ hoặc không)

Nhập các thông tin tương ứng, các chỉ tiêu có dấu (*) bắt buộc phải điền đầy đủ Nhấn

Chọn các lĩnh vực phù hợp với doanh nghiệp Nhấn

- Chọn năm tài chính, ngày bắt đầu hạch toán

- Chọn chế độ kế toán áp dụng tại đơn vị

- Nếu doanh nghiệp có sử dụng phần mềm để quản lý phát hành hóa đơn hoặc dùng hóa đơn điện tử thì tích chọn Sử dụng phần mềm để quản lý phát hành hóa đơn

- Chọn loại tiền sử dụng chính tại doanh nghiệp

2.5 Phương pháp tính giá xuất kho

Chọn phương pháp tính giá xuất kho áp dụng tại đơn vị

2.6 Phương pháp tính thuế GTGT

Chọn phương pháp tính thuế GTGT áp dụng tại đơn vị

Nhấn để tạo dữ liệu kế toán

Khi tạo dữ liệu thành công nhấn để tiếp tục thực hiện

Nếu nhập dữ liệu từ đầu, Chọn để xuất hiện bàn làm việc sau:

38 Trên giao diện này đã xuất hiện các phân hệ của phần mềm để người dùng có thể sẵn sàng làm việc:

Thiết lập thông tin ban đầu

Đây là bước cần thiết để doanh nghiệp xác định các thông tin ban đầu, các thông tin có ảnh hưởng chung đến toàn bộ hệ thống kế toán trong suốt quá trình làm việc của người dùng Việc thiết lập các thông tin này sẽ giúp cho người dùng thực hiện các công việc kế toán một cách thuận lợi hơn

Một số thông tin ban đầu cần được thiết lập:

- Danh mục hệ thống tài khoản

- Loại công cụ dụng cụ, tài sản cố định…

3.1 Danh mục Hệ thống tài khoản

Danh mục Hệ thống tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản, vì hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên tài khoản Thông thường các phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính Tuy nhiên, với mỗi doanh nghiệp lại có một đặc thù sản xuất kinh doanh riêng vì thế mà yêu cầu quản lý các tài khoản chi tiết trên cơ sở hệ thống tài khoản cũng khác nhau Phần mềm kế toán MISA SME.NET cho phép người dùng mở thêm các tài khoản chi tiết trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn Hệ thống tài khoản này sẽ được sử dụng trong các bút toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thêm mới hoặc chi tiết thêm tài khoản cho phù hợp với yêu cầu quản lý, người dùng vào mục Danh mục/Tài khoản/Hệ thống tài khoản/chọn tài khoản cần mở chi tiết Thêm/Cất

Ví dụ: Doanh nghiệp muốn theo dõi tiền mặt chi tiết theo từng chi nhánh A,

B, C…Người dùng vào Danh mục/Tài khoản/Hệ thống tài khoản/chọn tài khoản 1111 Thêm điền các thông tin/Cất

Khi đó TK 1111 có thêm tài khoản chi tiết TK 1111- A

Ngoài ra trong đanh mục Tài khoản, người dùng có thể thiết lập, chỉnh sửa: Tài khoản kết chuyển, Tài khoản ngầm định, Định khoản tự động phù hợp với doanh nghiệp cụ thể

3.2 Danh mục Cơ cấu tổ chức

Trong danh mục này người dùng có thể thiết lập được các chi nhánh, các phòng ban cho dữ liệu bằng cách chọn: Danh mục/Cơ cấu tổ chức/Thêm/Cất

Ví du: Tại Công ty TNHH Hà Quang Thái Nguyên có 2 phòng ban là: Văn phòng và Bán hàng, người dùng thao tác như trên, phần mềm sẽ xuất hiện giao diện sau:

- Các chỉ tiêu có dấu (*) bắt buộc phải diền đầy đủ

- Khai báo phòng ban tiếp theo chỉ tiêu Thuộc đơn vị (*) sẽ ngầm định là phòng ban đã khai trước do vậy người dùng phải xoá và chọn lại cho đúng

Sau khi khai báo xong phòng ban, ta có:

Trong danh mục Đối tượng, người dùng sẽ khai báo danh mục về khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên Đối với danh mục khách hàng và nhà cung cấp được người dùng khai báo nhằm quản lý thống kê mua, bán hàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ được nhận diện bằng mã khác nhau gọi là mã khách hàng, nhà cung cấp Mã này thông thường sẽ do người dùng đặt sao cho phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý của

42 doanh nghiệp Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải được đặt một mã khác nhau a) Khai báo khách hàng

Cách thực hiện: Danh mục/Đối tượng/Khách hàng/Thêm/Cất

Ví dụ: Tại Công ty TNHH Hà Quang Thái Nguyên có khách hàng là Công ty CP ứng dụng Quốc Tế, địa chỉ: Xuân Giang – Sóc Sơn – Hà Nội, MST:

- Vào menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng

- Chọn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới khách hàng

- Khai báo các thông tin liên quan về khách hàng sau đó nhấn “Cất” để lưu thông tin vừa nhập

Nếu đơn vị có sử dụng hóa đơn điện tử thì ngoài việc điền đủ thông tin ở Tab 1.Thông tin chung thì điền thêm thông tin Người nhận hóa đơn ở Tab 2 Khác để khi lập hóa đơn cho đối tượng này thì phần mềm sẽ tự động lấy thông tin của người nhận hóa đơn

43 b) Khai báo nhà cung cấp : tương tự như khai báo khách hàng

Mỗi khách hàng, nhà cung cấp có thể liên quan đến mọi TK công nợ Vì vậy, thông qua mã khách hàng, nhà cung cấp người dùng có thể xem được các báo cáo công nợ không chỉ liên quan đến một TK công nợ mà liên quan đến mọi

TK công nợ của khách hàng, nhà cung cấp đó Phần mềm sẽ tự động cộng gộp theo danh mục khách hàng, nhà cung cấp các phát sinh, số dư TK để có các sổ tổng hợp phát sinh, số dư các TK công nợ theo từng đối tượng c) Khai báo nhân viên:

Cho phép khai báo các thông tin liên quan đến nhân viên trong doanh nghiệp phục vụ cho việc quản lý, trả lương, theo dõi tạm ứng…

Cách thực hiện: Danh mục/Đối tượng/Nhân viên/Thêm/Cất

Tại Công ty TNHH Hà Quang Thái Nguyên, người dùng khai báo nhân viên Nguyễn Thị Thu Hương, chức danh: Kế toán, làm việc tại bộ phận văn phòng

- Người dùng vào Danh mục/Đối tượng/Nhân viên/Thêm giao diện sau xuất hiện:

- Khai báo mới nhân viên

- Nhập đầy đủ các thông tin liên quan

- Nhấn để lưu thông tin vừa nhập

3.4 Danh mục Vật tư hàng hóa

Trong danh mục này, người dùng sẽ khai báo danh mục về kho và vật tư hàng hóa

* Bước 1: Khai báo kho để khai báo các kho tương ứng tại doanh nghiệp: Cách thực hiện: Danh mục/Vật tư hàng hóa/Kho/Thêm để khai báo mã kho, tên kho, tài khoản kho /Cất

Doanh nghiệp có thể khai báo thêm các kho cho phù hợp, ví dụ kho vật liệu, kho thành phẩm…và sử dụng tài khoản kho tương ứng với TK kế toán

* Bước 2: Khai báo danh mục vật tư hàng hóa:

- Vào menu Danh mục/Vật tư hàng hóa/ Vật tư hàng hóa

- Nhấn Thêm và khai báo đầy đủ thông tin về Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Thính chất, Đơn vị tính, Kho ngầm định, Tài khoản kho, Thuế suất thuế GTGT…

Nhấn để lưu thông tin vừa nhập

Mục này dùng để khai báo số tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp Cách thực hiện:

Danh mục/Ngân hàng/Tài khoản ngân hàng/Thêm/Cất

3.6 Nhập số dư ban đầu

Sau khi khai báo xong các danh mục cần thiết, người dùng tiến hành nhập số dư ban đầu của các tài khoản

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

Kế toán tiền mặt

Trong phần mềm kế toán MISA SMI, phân hệ Quỹ dùng để hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm tiền mặt trừ nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay và nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay (hai loại nghiệp vụ này được hạch toán trong phân hệ

Mua hàng và Bán hàng)

Người dùng vào phân hệ Quỹ/Thu tiền/nhập đầy đủ thông tin vào Phiếu thu/Cất

Hoặc vào menu Nghiệp vụ/ Quỹ/Thu tiền/nhập đầy đủ thông tin vào Phiếu thu/Cất

Tùy từng trường hợp thu tiền cụ thể, người dùng lựa chọn loại nghiệp vụ cho phù hợp tại ô Lý do nộp

52 Trường hợp người dùng chọn Lý do nộp là Thu khác thì có thể kích chuột phải ở tab 1 Hạch toán để chọn nghiệp vụ và định khoản phù hợp

Người dùng vào phân hệ Quỹ/Chi tiền/nhập đầy đủ thông tin vào Phiếu thu/Cất

Hoặc vào menu Nghiệp vụ/ Quỹ/Chi tiền/nhập đầy đủ thông tin vào Phiếu thu/Cất

1.3 Một số nghiệp vụ cụ thể a Nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ:

Ví dụ: Ngày 11/02/2019, bà Nguyễn Thị Thu Hương phòng kế toán rút TGNH về nhập quỹ 50.000.000đ Số tài khoản: 39010000913253 tại ngân hàng đầu tư và phát triển BIDV Thái Nguyên

Vào phân hệ Quỹ/Thu tiền

54 Đối tượng: Chọn nhân viên là Nguyễn Thị Thu Hương => sau đó, phần mềm sẽ tự động hiển thị ở mục tên nhân viên và tên người nộp

Lý do nộp: Chọn lý do là Rút tiền gửi về nộp quỹ từ trong danh sách Ngày chứng từ: 11/02/2019

Nợ 1111/Có TK 1121 (Phần mềm đã tự mặc định)

Nhấn Cất để lưu phiếu thu vừa nhập b Nghiệp vụ tạm ứng:

Ngày 05/02/2019 bà Trần Thị Khánh Ngọc - Nhân viên bán hàng - tạm ứng 4.500.000đ bằng tiền mặt để đi công tác

Ngày 10/02/2019 bà Trần Thị Khánh Ngọc thanh toán tạm ứng, tổng số tiền đã chi có chứng từ hợp lệ là 4.400.000đ trong đó thuế GTGT 400.000đ (Hóa đơn GTGT số 0002518), số tiền thừa đã nộp lại quỹ Đối với nghiệp vụ này người dùng thực hiện như sau:

Vào phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Chi tiền

Chọn lý do chi là Tạm ứng cho nhân viên

Khai báo thông tin chứng từ, sau đó nhấn Cất

Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in

- Bước 1: Quyết toán tạm ứng:

Vào menu Nghiệp vụ/ Tổng hợp, chọn chức năng Chứng từ quyết toán tạm ứng bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Chứng từ nghiệp vụ khác chọn chức năng Thêm\Chứng từ quyết toán tạm ứng)

Khai báo thông tin chi tiết về chứng từ nghiệp vụ khác: Diễn giải, Ngày hạch toán, ngày chứng từ (10/02/2019), Số chứng từ,

Lưu ý: tại tab Hóa đơn, nhập số hóa đơn GTGT (nếu có)

- Bước 2: Số tiền tạm ứng thừa nộp lại quỹ:

Vào phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Thu tiền Chọn lý do nộp là Thu hoàn ứng

Khai báo thông tin chứng từ, sau đó nhấn Cất

Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in c Nghiệp vụ thu tiền khách hàng:

Vào phân hệ Quỹ/Thu tiền khách hàng chọn khách hàng, nhập ngày thu tiền, nhấn Lấy dữ liệu nhập số tiền, chọn chứng từ

Nhấn Thu tiền phần mềm sẽ xuất hiện Phiếu thu tiền mặt khách hàng

Kiểm tra thông tin và nhấn Cất để lưu chứng từ

Ví dụ: (xem Chương 6) d Nghiệp vụ trả tiền nhà cung cấp :

Vào phân hệ Quỹ/Trả tiền nhà cung cấp chọn nhà cung cấp, nhập ngày trả tiền, nhấn Lấy dữ liệu nhập số tiền, chọn chứng từ

Nhấn Trả tiền phần mềm sẽ xuất hiện Phiếu chi trả tiền nhà cung cấp

Kiểm tra thông tin và nhấn Cất để lưu chứng từ

Kế toán tiền gửi

Trong phần mềm kế toán MISA SMI, phân hệ Ngân hàng dùng để hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm tiền gửi ngân hàng trừ nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay và nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay (hai loại nghiệp vụ này được hạch toán trong phân hệ Mua hàng và Bán hàng)

Người dùng vào phân hệ Ngân hàng/Thu tiền/nhập đầy đủ thông tin vào phiếu Thu tiền gửi/Cất

Hoặc vào menu Nghiệp vụ/ Ngân hàng /Thu tiền/nhập đầy đủ thông tin vào phiếu Thu tiền gửi//Cất

Tùy từng trường hợp thu tiền cụ thể, người dùng lựa chọn loại nghiệp vụ cho phù hợp tại ô Lý do thu

Người dùng vào phân hệ Ngân hàng/Chi tiền/nhập đầy đủ thông tin vào Ủy nhiệm chi/Cất

Hoặc vào menu Nghiệp vụ/Ngân hàng/Chi tiền/nhập đầy đủ thông tin vào Ủy nhiệm chi /Cất

Người dùng có thể nhập trực tiếp định khoản hoặc chọn các nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng phù hợp tại ô Nội dung TT chọn nội dung Chi khác

61 Kích chuột phải tại tab 1 Hạch toán để chọn Định khoản tự động phù hợp

2.3 Một số nghiệp vụ cụ thể a Nghiệp vụ vay tiền:

Vào phân hệ Ngân hàng/Thu tiền/ chọn Lý do thu là Vay nợ, nhập đầy đủ thông tin vào phiếu Thu tiền gửi/Cất

63 b Nghiệp vụ thu tiền khách hàng:

Vào phân hệ Ngân hàng/Thu tiền khách hàng chọn Khách hàng nhập ngày thu tiền, nhấn Lấy dữ liệu nhập Số tiền hoặc chọn chứng từ, nhấn Thu tiền

Phần mềm sẽ hiện chứng từ Thu tiền gửi ngân hàng

Nhập số tài khoản ngân hàng vào ô Nộp vào TK, kiểm tra lại thông tin và nhấn Cất để lưu chúng từ c Nghiệp vụ trả tiền nhà cung cấp:

Vào phân hệ Ngân hàng/Trả tiền nhà cung cấp chọn nhà cung cấp, nhập ngày trả tiền, nhấn Lấy dữ liệu, nhập số tiền hoặc chọn chứng từ, nhấn Trả tiền

Phần mềm sẽ xuất hiện chúng từ Ủy nhiệm chi trả tiền nhà cung cấp

Nhập số Tài khoản ngân hàng chi tiền vào ô Tài khoản chi, kiểm tra thông tin và nhấn Cất để lưu chúng từ d Nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền mua hàng bằng TGNH:

Vào phân hệ Ngân hàng / Thu tiền chọn lý do thu là Thu khác, nhập đối tượng (khách hàng), nhập ngày chứng từ, nhập số tài khoản ngân hàng vào ô

Nộp vào TK, nhâp số tiền

Nhấn Cất để lưu chứng từ.

Xem và in báo cáo

3.1 Xem và in báo cáo tiền mặt tại quỹ

Vào menu Báo cáo chọn Quỹ, chọn kỳ báo cáo, chọn tài khoản, nhấn Đồng ý

3.2 Xem và in báo cáo tiền gửi ngân hàng

Vào menu Báo cáo chọn Ngân hàng, chọn loại báo cáo cần xem, chọn kỳ báo cáo, chọn tài khoản, nhấn Đồng ý

KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ

Nghiệp vụ mua hàng

1.1 Mua hàng trong nước nhập kho

Người dùng vào menu Nghiệp vụ/Mua hàng/Chứng từ mua hàng hóa – Chọn mục 1 Mua hàng trong nước nhập kho, chọn hình thức thanh toán, nhập đầy đủ thông tin vào Phiếu nhập và Hóa đơn/Cất

Ví dụ: Tại Công ty TNHH Hà Quang Thái Nguyên:

Ngày 05/01/2019, mua hàng của công ty TNHH thương mại Tiến Anh chưa thanh toán, có thông tin theo hóa đơn sau:

STT TÊN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐƠN VỊ TÍNH SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN

1 Điều hòa Daikin ASG9R Bộ 4 4.800.000 19.200.000

2 Điều hòa LG JC12E Bộ 2 5.800.000 11.600.000

3 Điều hòa Daikin A12FTXD35 Bộ 8 5.814.200 46.513.600

85.044.960 Địa chỉ: Tổ 4 – P Tích Lương – TP Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Ngày 05 tháng 01 năm 2019 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại Tiến Anh

Mã số thuế: 4601551658 Địa chỉ: Tổ 6 - P Đồng Quang - TP Thái Nguyên Điện thoại: 02083756895 Fax:

Số tài khoản: Ngân hàng:

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng

Tên đơn vị: Công ty TNHH Hà Quang Thái Nguyên

(Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) Đơn vị cung cấp dịch vụ Hóa đơn điện tử: Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel), MST:0100109106 Tra cứu hóa đơn điện tử tại Website: https://sinvoice.viettel.vn/tracuuhoadon Mã số bí mật: PA12YS7VHY

Số tài khoản: 39010000913253 Ngân hàng: Ngân hàng BIDV Thái Nguyên

Số tiền ghi bằng chữ: Tám mươi lăm triệu không trăm bôn mươi bốn nghìn chín trăm sáu mươi đồng./

Người mua hàng Người bán hàng

Ký bởi CÔNG TY TNHH TM TIẾN ANH

Hình thức thanh toán: TM/CK

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:

TỔNG CỘNG TIỀN THANH TOÁN

Người dùng nhập dữ liệu vào phần mềm như sau:

Vào menu Nghiệp vụ/Mua hàng/Chứng từ mua hàng hóa

Hoặc: vào tab Mua hàng/Chứng từ mua hàng hóa

- Chọn mục 1 Mua hàng trong nước nhập kho

- Hình thức thanh toán: Chọn Chưa thanh toán

- Nhà cung cấp: chọn Mã TA, phần mềm sẽ tự động hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của nhà cung cấp (nếu chưa khai báo nhà cung cấp hoặc khai báo bổ sung nhà cung cấp mới thì tại mục Nhà cung cấp nhấn để khai báo thêm)

- Nhập ngày tháng năm của chúng từ: 05/01/2019

- Nhập mẫu số hóa đơn: 01GTKT0/001

- Nhập ký hiệu hóa đơn: TA/16P

- Chọn mã hàng, phần mềm sẽ tự động hiện tên hàng, kho, TK kho, ĐVT, người dùng nhập số lượng, đơn giá (nếu chưa khai báo hàng hoặc khai báo bổ sung thì tại mục Mã hàng nhấn để khai báo)

- Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng kiểm tra lại và nhấn Cất để lưu chứng từ vừa nhập

- Nếu mua hàng có hóa đơn → chọn Nhận kèm hóa đơn

- Nếu mua hàng chưa có hóa đơn → chọn Không kèm hóa đơn

- Nếu mua hàng không có hóa đơn → chọn Không có hóa đơn

- Nhập đầy đủ thông tin về hóa đơn: Mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn

1.2 Mua hàng hóa trong nước không qua kho Đối với nghiệp vụ mua hàng hóa trong nước không qua kho hay nói cách khác là mua hàng sử dụng ngay, sản xuất luôn, mua dịch vụ… thì người dùng thực hiện như sau:

Vào menu Nghiệp vụ/Mua hàng/Chứng từ mua hàng hóa – Chọn mục

2 Mua hàng trong nước không qua kho, chọn hình thức thanh toán, nhập đầy đủ thông tin /Cất

Nghiệp vụ mua dịch vụ như thanh toán tiền điện nước, chi tiếp khách, phí hải qua, phí mua hàng… người dùng thực hiện như sau:

Vào phân hệ Mua hàng/Mua hàng hóa dịch vụ/Thêm – thêm chứng từ mua dịch vụ → nhập đủ thông tin/Cất

Ví dụ: Tiền điện → nhập số lượng là 1, đơn giá nhập theo hóa đơn

Lưu ý: Sau khi nhập xong định khoản phải kiểm tra thông tin về thuế GTGT, nhập đầy đủ số hóa đơn GTGT

1.4 Trả lại hàng mua đã nhập kho

Nghiệp vụ "Trả lại hàng mua về nhập kho" được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Hạch toán nghiệp vụ trả lại hàng mua về nhập kho

- Vào phân hệ Mua hàng\tab Trả lại hàng mua

- Tích chọn Trả lại hàng trong kho

- Thiết lập điều kiện tìm kiếm chứng từ mua hàng (chọn nhà cung cấp, khoảng thời gian), sau đó nhấn Lấy dữ liệu

- Tích chọn các mặt hàng bị trả lại và nhập số lượng hàng bị trả lại

- Nhấn Đồng ý, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin của hàng bị trả lại vừa chọn sang chứng từ mua hàng

- Lựa chọn phương thức giảm trừ cho chứng từ trả lại hàng là Giảm trừ công nợ hoặc Thu tiền mặt

- Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất => Khi đó hệ thống sẽ đồng thời sinh một bản ghi trên tab Xuất hóa đơn của phân hệ Bán hàng

- Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in

Trường hợp chọn phương thức giảm trừ là Thu tiền mặt, sau khi chứng từ được lập, Thủ quỹ sẽ đăng nhập vào phần mềm để thực hiện Ghi sổ cho các phiếu thu trong trường hợp trả lại hàng mua

Bước 2: Xuất hóa đơn cho hàng mua bị trả lại

- Vào phân hệ Bán hàng\tab Xuất hóa đơn

- Chọn chứng từ trả lại hàng mua, sau đó chọn chức năng Xem

- Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn: Nhấn Sửa, sau đó nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT tại mục Hóa đơn

- Nếu có sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn: Chọn chức năng Cấp số hóa đơn trên thanh công cụ

- Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in

1.5 Giảm giá hàng mua đã về nhập kho

Nghiệp vụ "Giảm giá hàng đã mua về nhập kho" được thực hiện trên phần mềm như sau:

- Trên phân hệ Mua hàng\tab Giảm giá hàng mua, chọn chức năng Thêm

- Tích chọn Giảm giá trị hàng nhập kho

- Thiết lập điều kiện tìm kiếm chứng từ mua hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu

- Tích chọn các mặt hàng được giảm giá và nhập giá trị được giảm

- Nhấn Đồng ý, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin của nhà cung cấp và hàng hóa từ chứng từ mua hàng sang

- Lựa chọn phương thức giảm trừ cho chứng từ giảm giá là Giảm trừ công nợ hoặc Thu tiền mặt

Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất

1.6 Mua hàng nhập khẩu nhập kho

Nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu nhập kho được thực hiện theo các bước sau:

* Bước 1: Hạch toán chi phí nhập khẩu (chi phí trước hải quan, chi phí vận chuyển hàng về nhập kho…)

Vào phân hệ Mua hàng, chọn Chứng từ mua dịch vụ (hoặc vào tab Mua hàng hóa, dịch vụ, nhấn Thêm\Chứng từ mua dịch vụ)

- Chọn phương thức thanh toán

- Tích chọn Là chi phí mua hàng và khai báo thông tin chi tiết về phí trước hải quan

- Sau khi khai báo xong, nhấn Cất để lưu chứng từ

➢ Với các chi phí trước hải quan phát sinh bằng ngoại tệ, cần lựa chọn Loại tiền ngoại tệ và nhập Tỷ giá quy đổi để khai báo giá trị chi phí trước hải quan

➢ Trước khi lập chứng từ mua dịch vụ, kế toán cần phải khai báo một hàng hoá là phí trước hải quan có tính chất là Dịch vụ trên danh mục Vật tư hàng hoá

* Bước 2: Hạch toán chứng từ mua hàng nhập khẩu về nhập kho

Trước tiên vào menu Hệ thống/Tùy chọn/Tùy chọn chung , tích chọn ô

Tính Giá tính thuế nhập khẩu dựa trên Phí trước HQ nguyên tệ, Phí trước

HQ bằng tiền hạch toán/ Đồng ý

Sau đó vào phân hệ Mua hàng, chọn Chứng từ mua hàng hóa (hoặc vào tab Mua hàng hóa, dịch vụ, nhấn Thêm/Chứng từ mua hàng hóa) để khai báo các thông tin chi tiết của chứng từ mua hàng:

- Chọn loại chứng từ mua hàng cần lập là Mua hàng nhập khẩu nhập kho

- Lựa chọn phương thức thanh toán

- Chọn Loại tiền và nhập Tỷ giá quy đổi

Tại tab Phí trước hải quan, thực hiện phân bổ phí trước hải quan đã được khai báo ở bước 1:

- Thiết lập các điều kiện tìm kiếm chứng từ chi phí, sau đó nhấn Lấy dữ liệu

- Tích chọn chứng từ hạch toán chi phí trước hải quan cần phân bổ vào giá trị hàng nhập khẩu

- Nhập lại số tiền được phân bổ nếu chứng từ chi phí trước hải quan được sử dụng để phân bổ cho nhiều chứng từ mua hàng khác nhau

- Chọn phương thức phân bổ và nhấn Phân bổ

- Nhấn Đồng ý Chương trình sẽ tự động phân bổ phí trước hải quan bằng ngoại tệ và phí trước hải quan bằng tiền hạch toán vào giá trị hàng nhập khẩu, đồng thời cập nhật giá trị tương ứng vào cột Phí trước HQ bằng ngoại tệ, cột Phí trước HQ bằng tiền hạch toán trên tab Thuế và cột Phí trước hải quan trên tab Hàng tiền

Nhập tỷ giá theo tờ khai hải quan vào cột Tỷ giá hải quan

Khai báo thuế suất thuế nhập khẩu/thuế TTĐB (nếu có)/thuế GTGT hàng nhập khẩu Chương trình sẽ tự động xác định tiền thuế phải nộp theo đúng thực tế trên tờ khai hải quan

Tại tab Phí hàng về kho, thực hiện phân bổ chi phí hàng về kho tương tự như phân bổ chi phí trước hải quan

Tại tab Hóa đơn: nhập thông tin của chứng từ, biên lai nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu

Nghiệp vụ công nợ phải trả

2.1 Quản lý công nợ phải trả

Mục đích: Tra cứu nhanh công nợ đối với từng nhà cung cấp hoặc tất cả nhà cung cấp

- Vào phân hệ Mua hàng\tab Công nợ

- Nhập ngày cần thống kê, nhấn Lấy dữ liệu => Chương sẽ liệt kê toàn bộ các nhà cung cấp có phát sinh công nợ

2.2 Trả nợ nhà cung cấp

Vào phân hệ Quỹ (Ngân hàng)/chọn Trả tiền nhà cung cấp/chọn Nhà cung cấp nhập đầy đủ các thông tin liên quan/ Cất

* Nếu trả tiền theo từng chứng từ thì phần mềm sẽ tự động đối trừ chứng từ đó:

Ví dụ: Ngày 25/01/2019, trích TGNH trả nợ cho Công ty TNHH Huyền Nguyên Châu theo Hóa đơn GTGT số 0088063 ngày 06/01/2019

Vào phân hệ Ngân hàng/chọn Trả tiền nhà cung cấp/chọn Nhà cung cấp

- Nhập mã nhà cung cấp: HNC – phần mềm sẽ tự động hiện thông tin về nhà cung cấp là Công ty TNHH Huyền Nguyên Châu

- Chọn chứng từ mua hàng ngày 06/01/2019

81 Nhập số tài khoản ngân hàng và ô Tài khoản chi

Nhấn Cất để lưu chứng từ

* Nếu trả tiền theo từng đợt thì phần mềm sẽ ngầm định đối trừ với những chứng từ phát sinh trước theo trình tự thời gian:

Ngày 25/03/2019, trích tiền gửi ngân hàng trả nợ cho Công ty TNHH Huyền Nguyên Châu 300.000.000 đ

Vào phân hệ Mua hàng / chọn tab Công nợ / Chọn nhà cung cấp là Công ty TNHH Huyền Nguyên Châu để xem các khoản còn phải trả cho nhà cung cấp này là bao nhiêu, gồm những chứng từ nào…

Khi hạch toán nghiệp vụ trả tiền cho nhà cung cấp, người dùng có thể vào phân hệ Ngân hàng / chọn Trả tiền nhà cung cấp (hoặc: menu Nghiệp vụ / Ngân hàng / Trả tiền nhà cung cấp; hoặc: phân hệ Mua hàng / Trả tiền nhà cung cấp)

Chọn nhà cung cấp: Công ty TNHH Huyền Nguyên Châu

Nhấn Cất để lưu chứng từ

Cách xem và in chứng từ, báo cáo

3.1 Cách xem và in chứng từ

Sau khi nhập xong chứng từ mua hàng, phần mềm hỗ trợ lập phiếu nhập kho và các chứng từ kế toán liên quan, khi cần xem và in chứng từ người dùng thực hiện như sau:

Vào phân hệ Mua hàng/Mua hàng hóa, dịch vụ - click đúp chọn chứng từ cần in phiếu nhập kho

Ví dụ: click đúp vào chứng từ mua hàng ngày 05/01/2019:

Sau đó chọn In và chọn mẫu chứng từ cần in:

Menu Báo cáo/Mua hàng – xem các báo cáo liên quan

KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU

Nghiệp vụ bán hàng

1.1 Bán hàng chưa thu tiền

Người dùng vào menu Nghiệp vụ/Bán hàng/Chứng từ bán hàng – nhập đầy đủ các thông tin liên quan/Cất

Ví dụ: Ngày 16/01/2019 Công ty TNHH Hà Quang Thái Nguyên bán hàng hóa cho Công ty CP ứng dụng Quốc tế, chưa thu tiền theo thông tin trên hóa đơn như sau:

Cách nhập liệu như sau:

Vào menu Nghiệp vụ/Bán hàng/Chứng từ bán hàng sau đó khai báo các thông tin chi tiết:

STT TÊN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐƠN VỊ TÍNH SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN

1 Điều hòa LG JC12E Bộ 2 9.200.000 18.400.000

2 Điều hòa Daikin ASG9R Bộ 4 6.200.000 24.800.000

3 Điều hòa Daikin ASG24R Bộ 5 15.000.000 75.000.000

130.020.000 Địa chỉ: Tổ 4 – P Tích Lương – TP Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Ngày 16 tháng 01 năm 2019 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH HÀ QUANG THÁI NGUYÊN

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:

TỔNG CỘNG TIỀN THANH TOÁN Điện thoại: 0945112233 Fax:

Số tài khoản: 39010000913253 Ngân hàng:

Họ tên người mua hàng: Hoàng Thị Hương

Tên đơn vị: Công ty CP ứng dụng Quốc Tế

Mã số thuế: 0109039492 Địa chỉ: Xuân Giang - Sóc Sơn - Hà Nội

(Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) Đơn vị cung cấp dịch vụ Hóa đơn điện tử: Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel), MST:0100109106 Tra cứu hóa đơn điện tử tại Website: https://sinvoice.viettel.vn/tracuuhoadon Mã số bí mật: PA12YS7VHY

Số tiền ghi bằng chữ: Một trăm ba mươi triệu không trăm hai mươi nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng

Ký bởi CÔNG TY TNHH HÀ QUANG THÁI NGUYÊN

Số tài khoản: Ngân hàng:

Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán

- Lựa chọn loại chứng từ bán hàng là “Bán hàng hoá, dịch vụ trong nước”, kích chọn Kiêm phiếu xuất kho; Lập kèm hóa đơn để phần mềm cho phép in phiếu xuất kho và xuất luôn hoá đơn cho khách hàng

- Lựa chọn phương thức thanh toán là “Chưa thu tiền”

- Tại tab Chứng từ ghi nợ: chọn mã khách hàng: QT, phần mềm sẽ tự động hiện thông tin liên quan đến khách hàng đó (nếu đã khai báo), trường hợp chưa khai báo thông tin khách hàng thì nhấn để khai báo thêm

- Tại tab Hóa đơn: nhập đầy đủ thông tin về hóa đơn:

Mẫu số HĐ: chọn 01GTKT0/001

Ngày hóa đơn: 16/01/2019 (phần mềm tự động hiện theo ngày chứng từ đã nhập)

Chọn chức năng Cấp số hoá đơn trên thanh công cụ (đối với đơn vị có sử dụng quản lý phát hành hóa đơn trên phần mềm)

- Tại tab 1 Hàng tiền chọn mã hàng tương ứng trên hóa đơn, nhập số lượng, đơn giá

Kiểm tra lại các thông tin sau đó nhấn Cất để lưu chứng từ vừa nhập

1.2 Bán hàng thu tiền ngay

Người dùng vào menu Nghiệp vụ/Bán hàng/Chứng từ bán hàng – nhập đầy đủ các thông tin liên quan/Cất

Ngày 18/01/2019 Công ty TNHH Hà Quang Thái Nguyên bán 04 bộ điều hòa Daikin ASG24R cho Công ty CP thiết bị công nghiệp Thiên Long, giá bán chưa thuế 11.200.000/bộ, thuế GTGT 10% Thu toán bằng TGNH (HĐ GTGT số 0000002, GBC số 00452)

Vào menu Nghiệp vụ/Bán hàng/Chứng từ bán hàng sau đó khai báo các thông tin chi tiết:

- Lựa chọn loại chứng từ bán hàng là “Bán hàng hoá, dịch vụ trong nước”, kích chọn Kiêm phiếu xuất kho; Lập kèm hóa đơn để phần mềm cho phép in phiếu xuất kho và xuất luôn hoá đơn cho khách hàng

- Lựa chọn phương thức thanh toán là “Thu tiền ngay”, chọn loại tiền thanh toán là “Chuyển khoản”

- Tại tab Thu tiền gửi: chọn mã khách hàng: TL, phần mềm sẽ tự động hiện thông tin liên quan đến khách hàng đó

- Tại ô Nộp vào TK: chọn số TK ngân hàng: 39010000913253

- Tại tab Hóa đơn: nhập đầy đủ thông tin về hóa đơn:

Mẫu số HĐ: chọn 01GTKT0/001

Ngày hóa đơn: 18/01/2019 (phần mềm tự động hiện theo ngày chứng từ đã nhập)

Chọn chức năng Cấp số hoá đơn trên thanh công cụ (đối với đơn vị có sử dụng quản lý phát hành hóa đơn trên phần mềm)

- Tại tab 1 Hàng tiền chọn mã hàng: DKAG24R; nhập số lượng: 4; đơn giá: 11.200.000 phần mềm sẽ tự tính các chỉ tiêu còn lại

Kiểm tra lại các thông tin trên các tab khác sau đó nhấn Cất để lưu chứng từ vừa nhập

Khi bán hàng có phát sinh chiết khấu thương mại cho từng mặt hàng, NSD sẽ nhập tỷ lệ hoặc số tiền chiết khấu trên tab Hàng tiền (tương ứng với từng mặt hàng) Trường hợp chỉ có tỷ lệ chiết khấu chung cho cả hoá đơn bán hàng, người dùng sẽ chọn chức năng Phân bổ chiết khấu Nhập số tiền, lựa chọn phương pháp phân bổ, sau đó nhấn Đồng ý, phần mềm sẽ tự động phận bổ số tiền chiết khấu theo phương pháp đã chọn

1.3 Bán hàng có chiết khấu thương mại: Đối với nghiệp vụ này người dùng thực hiện như sau:

Vào phân hệ Bán hàng, chọn Chứng từ bán hàng (hoặc vào tab Bán hàng, nhấn Thêm)

- Khai báo các thông tin chung của chứng từ bán hàng

Kiêm phiếu xuất kho: Nếu tích chọn: trên giao diện sẽ hiển thị thêm tab

Phiếu xuất để lập chứng từ bán hàng đồng thời với phiếu xuất kho

Lập kèm hóa đơn: Nếu tích chọn: Trên giao diện sẽ hiển thị thêm tab Hóa đơn để xuất hóa đơn đồng thời với lập chứng từ bán hàng (Nếu có sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, sau khi cất chứng từ bán hàng Kế toán thực hiện Cấp số HĐ (với hóa đơn đặt in/tự in) hoặc phát hành hóa đơn điện tử)

Khách hàng: Chọn khách hàng đã được khai báo trên danh mục khách hàng hoặc nhấn biểu tượng dấu cộng để thêm nhanh khách hàng

Nhân viên bán hàng: Chọn nhân viên bán hàng, chương trình sẽ thống kê lên các báo cáo theo dõi tình hình bán hàng chi tiết theo nhân viên bán hàng Điều khoản thanh toán: (Áp dụng với phương thức Chưa thu tiền): Chọn điều khoản thanh toán đã thiết lập trên danh mục Điều khoản thanh toán (nếu có thỏa thuận về điều kiện thanh toán với khách hàng)

Việc thiết lập điều khoản thanh toán là để: Theo dõi tình hình công nợ theo hạn nợ; Xác định số tiền chiết khấu cho khách hàng hay được hưởng từ nhà cung cấp theo chính sách chiết khấu đã thiết lập

- Khai báo thông tin các mặt hàng được bán

- Khai báo chiết khấu thương mại cho các mặt hàng được bán ra bằng cách: Nhập trực tiếp tỷ lệ chiết khấu (hoặc số tiền chiết khấu) cho từng mặt hàng

95 Nhấn chọn Phân bổ chiết khấu, nếu chỉ có giá trị chiết khấu chung cho cả hóa đơn

Lưu ý: Trường hợp các mặt hàng đã được hưởng một tỷ lệ chiết khấu rồi, nhưng do khách hàng mua với số lượng lớn nên được hưởng thêm chiết khấu trên tổng hóa đơn Khi đó, Kế toán sẽ thực hiện phân bổ như hướng dẫn trên, nhưng sẽ tích chọn Cộng thêm vào số tiền chiết khấu khi phân bổ

1.4 Giảm giá hàng bán Đối với nghiệp vụ này người dùng thực hiện như sau:

Vào phân hệ Bán hàng, chọn Giảm giá hàng bán (hoặc vào tab Giảm giá hàng bán, nhấn Thêm)

- Chọn loại chứng từ bán hàng cần giảm giá

- Lựa chọn phương thức giảm trừ cho chứng từ giảm giá

- Chọn chứng từ bán hàng có mặt hàng được giảm giá

Khai báo thêm các thông tin trên chứng từ giảm giá hàng bán như: số lượng hàng được giảm, giá trị giảm,

Khai báo các thông tin phục vụ cho việc xuất hóa đơn cho hàng bán được giảm

Nhấn Cất để lưu chứng từ vừa nhập

In hóa đơn GTGT để xuất cho khách hàng => Có thể in được hóa đơn theo mẫu chương trình thiết lập sẵn hoặc theo mẫu đặt in để gửi cho khách hàng

Sau khi chứng từ giảm giá hàng bán được cất giữ, chương trình sẽ tự động sinh ra thông tin hóa đơn giảm giá hàng bán trên tab Xuất hóa đơn của phân hệ Bán hàng

Nếu lựa chọn phương thức thanh toán là Trả lại tiền mặt và trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ

1.5 Hàng bán bị trả lại Đối với nghiệp vụ này người dùng thực hiện như sau:

Vào phân hệ Bán hàng, chọn Trả lại hàng bán (hoặc vào tab Trả lại hàng bán, nhấn Thêm)

Khai báo thêm các thông tin trên chứng từ trả lại hàng bán

Tích chọn ô Kiêm phiếu nhập kho, nếu muốn lập luôn phiếu nhập kho cho hàng bán bị trả lại

Khai báo thông tin hóa đơn trả lại hàng bán của khách hàng

Nghiệp vụ công nợ phải thu

2.1 Quản lý công nợ phải thu

Tra cứu nhanh công nợ đối của từng khách hàng hoặc của tất cả các khách hàng Đồng thời phân tích được công nợ theo thời hạn nợ: quá hạn, sắp đến hạn

- Vào phân hệ Bán hàng\tab Công nợ

- Nhập ngày cần thống kê và chọn loại nợ, tình trạng nợ

- Nhấn Lấy dữ liệu => Chương trình sẽ tự động liệt kê tất cả các khách hàng có phát sinh công nợ theo điều kiện vừa thiết lập

- Tab Phân tích nợ: hiển thị công nợ chi tiết theo hạn nợ và tình trạng nợ Trong đó: Thông tin hạn nợ sẽ được chương trình tự động tính căn cứ vào Hạn thánh toán đã được cập nhật trên chứng từ bán hàng

- Tab Chi tiết nợ: liệt kê tất cả các chứng từ phát sinh công nợ của khách hàng => Tại đây Kế toán cũng có thể cập nhật lai tình trạng đối với từng khoản nợ bằng cách nhấn chuột phải, chọn Cập nhật tình trạng nợ và chọn tình trạng tương ứng

Kế toán có thể lập luôn chứng từ thu hồi công nợ của khách hàng hoặc in

Thông báo công nợ để gửi cho khách hàng; in Biên bản đối chiếu và và xác nhận công nợ, Tổng hợp công nợ phải thu bằng cách nhấn chuột phải trên màn hình danh sách

2.2 Thu nợ của khách hàng Đối với nghiệp vụ này người dùng thực hiện như sau:

Vào phân hệ Quỹ (Ngân hàng)/chọn Thu tiền khách hàng/chọn Khách hàng nhập đầy đủ các thông tin liên quan/ Cất

* Nếu thu tiền theo từng chứng từ thì phần mềm sẽ tự động đối trừ chứng từ đó:

Ví dụ: Ngày 28/02/2019, thu nợ của Công ty CP ứng dụng Quốc tế 15.400.000đ bằng tiền mặt, theo Hóa đơn số 0000005 ngày 14/02/2019

Vào phân hệ Quỹ/chọn Thu tiền khách hàng/chọn Khách hàng/ Lấy dữ liệu

104 Sau đó tích chọn chứng từ thanh toán

Nhấn Cất để lưu chứng từ

* Nếu thu tiền theo từng đợt thì phần mềm sẽ ngầm định đối trừ với những chứng từ phát sinh trước theo trình tự thời gian:

Ngày 30/03/2019, Công ty CP kỹ thuật lạnh Minh Châu trả nợ 400.000.000đ bằng tiền gửi ngân hàng

Vào phân hệ Ngân hàng/chọn Thu tiền khách hàng/chọn Khách hàng/

Nhập Số tiền 400.000.000, sau đó nhấn Thu tiền

Tại ô Nộp vào TK: nhập số tài khoản ngân hàng 39010000913253

Nhấn Cất để lưu chứng từ.

Cách xem báo cáo

Để xem báo cáo, người dùng vào menu Báo cáo/chọn báo cáo cần xem/ nhấn Đồng ý

Ví dụ: Muốn xem sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán

Vào menu Báo cáo/Tổng hợp/ chọn sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán/ Chọn mã tài khoản, chọn mã khách hàng/ Đồng ý

KẾ TOÁN KHO

Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán

Phân hệ kho dùng để hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất hàng tồn kho (trừ nghiệp vụ nhập, xuất kho do mua và bán – Nghiệp vụ này hạch toán trong phân hệ Mua hàng và Bán hàng) như: Nhập kho hàng mua đang đi đường, nhập kho thành phẩm, nhập kho nguyên vật liệu đã xuất dùng nhưng không sử dụng hết, nhập kho hàng bán bị trả lại, nhập kho hàng đã gửi gia công chế biến, nhận gia công chế biến…; Xuất kho vật liệu để sử dụng, góp vốn đầu tư vào đơn vị khác, để biếu tặng, trả lại hàng mua…

1.1 Nhập kho hàng mua đang đi dường:

Khi mua hàng nhưng cuối tháng hàng chưa về kho thì người dùng tiến hành nhập liệu như sau:

- Vào phân hệ Mua hàng / tab Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng

Thêm / Chứng từ mua hàng hóa

- Chọn loại chứng từ mua hàng cần lập là Mua hàng trong nước nhập kho hoặc Mua hàng nhập khẩu nhập kho

- Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng

- Hạch toán nghiệp vụ mua hàng đang đi đường, sau đó nhấn Cất

Tháng sau, khi hàng về kho kế toán ghi nhận như sau:

- Vào phân hệ Kho / tab Chuyển kho, nhấn Thêm

- Chọn loại chứng từ chuyển kho là Xuất chuyển kho nội bộ

- Khai báo chứng từ chuyển kho từ kho hàng mua đang đi đường sang kho tương ứng

- Sau khi khai báo xong, nhấn Cất

Nghiệp vụ "Nhập kho thành phẩm sản xuất" được thực hiện trên phần mềm như sau:

- Vào phân hệ Kho/tab Nhập, xuất kho, chọn chức năng Thêm/Nhập kho (hoặc vào phân hệ Kho/chọn Nhập kho ở góc trên bê trái màn hình, phần mềm sẽ xuất hiện Phiếu nhập kho)

- Chọn loại phiếu nhập kho là Thành phẩm sản xuất

- Khai báo các thông tin hàng hóa, tài khoản, số lượng, của chứng từ nhập kho, sau đó nhấn Cất

Lưu ý: Trong trường hợp chưa khai báo thành phẩm thì vào Danh mục/Vật tư hàng hóa/Vật tư hàng hóa, chọn chức năng Thêm để khai báo

1.3 Kế toán công cụ dụng cụ

Khi phát sinh nghiệp vụ mua công cụ, dụng cụ người dùng thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Hạch toán mua CCDC:

- Mua CCDC nhập kho: Hạch toán tương tự nghiệp vụ mua hàng hóa (xem Chương 5)

- Mua CCDC sử dụng ngay:

Vào menu Nghiệp vụ / Tổng hợp / Chứng từ nghiệp vụ khác nhập đầy đủ thông tin / Cất

Ngày 18/02/2019, mua điều hòa tủ đứng Funiki PH42 2 chiều 42.000BTU của Công ty TNHH thương mại Tiến Anh, giá mua chưa thuế 27.800.000, thuế GTGT 10%, Hóa đơn GTGT số 0000026, chưa thanh toán Tài sản này dùng ngay cho văn phòng, phân bổ vào chi phí trong 36 tháng

Người dùng thực hiện như sau:

Vào menu Nghiệp vụ / Tổng hợp / Chứng từ nghiệp vụ khác

- Nhập diễn giải, ngày chứng từ

- Nhập định khoản, số tiền, đối tượng… tại tab 1 Hạch toán

- Nhập thuế suất thuế GTGT và số hóa đơn tại tab 2 Thuế

- Nhấn Cất để lưu chúng từ

Bước 2: Ghi tăng CCDC vào sổ theo dõi CCDC:

Người dùng vào phân hệ Công cụ dụng cụ / Ghi tăng

- Nhập Tên CCDC: Điều hòa tủ Funiki

- Nhập Số kỳ phân bổ: 36

Tại tab 1 Đơn vị sử dụng nhập đơn vị sử dụng là VP

Tại tab 4 Nguồn gốc hình thành chọn chứng từ nguồn gốc hình thành

1.4 Xuất kho sản phẩm, hàng hóa để biếu, tặng:

Vào phân hệ Kho / Xuất kho nhập đầy đủ thông tin về đối tượng, diễn giải, ngày chứng từ, định khoản, số lương / Cất

Xem và in báo cáo kho

Vào menu Báo cáo / Chọn Kho chọn loại Báo cáo cần xem

Chọn loại hàng hóa cần xem chi tiết

Chọn In trên thanh công cụ:

KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Kế toán tăng tài sản cố định

* Mua đưa vào sử dụng ngay:

Tùy trường hợp TSCĐ mua mới thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi hay chưa thanh toán mà người dùng vào phân hệ tiền mặt, ngân hàng hay tổng hợp

Ví dụ: Nhận bàn giao xe ô tô Toyota 4 chỗ của công ty TNHH Thiên

Quang theo hóa đơn GTGT số 0006547, mẫu số 01GTGTKT0/001, ký hiệu hóa đơn TQ/19E, trị giá xe ô tô chưa thuế 520.000.000, thuế GTGT 10%

Thông tin liên quan: Lệ phí trước bạ 12% trên tổng giá thanh toán, phí đăng kiểm chưa thuế 218.182, thuế GTGT 10%, lệ phí cấp giấy chứng nhận đăng ký 100.000 thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt Ô tô đã bàn giao đưa vào sử dụng cho bộ phận văn phòng Thời gian sử dụng ước tính 10 năm

Bước 1: Hạch toán nghiệp vụ mua

Cách nhập liệu như sau:

Vào menu Nghiệp vụ/Tổng hợp/Chứng từ nghiệp vụ khác sau đó khai báo các thông tin:

Nội dung diễn giải: Mua ô tô 4 chỗ Toyota

Tại tab1 Hạch toán nhập các thông tin:

Tài khoản Nợ: 2112, 1331 Tài khoản Có: 331

Số tiền: 520.000.000, 52.000.000 Đối tượng Có: TQ_Công ty Thiên Quang

Tại tab 2 Thuế nhập các thông tin:

Mẫu số HĐ: chọn 01GTKT0/001

Bước 2: Ghi tăng TSCĐ vào sổ TSCĐ

Vào phân hệ Tài sản cố định, nhấn Ghi tăng

- Tab 1 Thông tin chung: khai báo các thông tin về tài sản như tên, loại, đơn vị sử dụng, nước sản xuất

Tài liệu đính kèm bao gồm: như Biên bản giao nhận tài sản, Hồ sơ kỹ thuật, vào thông tin TSCĐ được ghi tăng để tiện tra cứu khi cần

- Tab 2 TT khấu hao: khai báo thông tin phục vụ cho việc quản lý và tính khấu hao TSCĐ như: Nguyên giá, Thời gian sử dụng

Lưu ý: Với những TSCĐ có quy định về mức tối đa khi tính khấu hao, nếu tích chọn thông tin Giới hạn giá trị tính KH theo luật thuế TNDN và nhập Giá trị tính KH theo luật, thì khi thực hiện tính khấu hao TSCĐ hàng tháng, phần chênh lệch giữa Giá trị KH hàng tháng với Giá trị tính KH theo luật (chênh lệch > 0) sẽ được tính vào chi phí không hợp lý

- Tab 3 Thiết lập phân bổ: chọn đối tượng sẽ được phân bổ chi phí khi thực hiện tính khấu hao TSCĐ hàng tháng => Chương trình mặc định đối

123 tượng phân bổ theo thông tin Đơn vị sử dụng bên tab Thông tin chung, nhưng cho phép chọn lại thành: công trình, đối tượng tập hợp chi phí, đơn vị, đơn hàng, hợp đồng

- Tab 4 Nguồn gốc hình thành: chọn Nguồn gốc hình thành Đồng thời, tập hợp các chứng từ hình thành nên Nguyên giá TSCĐ (như: chứng từ mua TSCĐ, phiếu chi vận chuyển, tháo dỡ TSCĐ )

- Tab 5 Bộ phận cấu thành/6 Dụng cụ, phụ tùng kèm theo: Trường hợp TSCĐ được cấu thành từ nhiều bộ phận hoặc có các phụ tùng kèm theo: Kế toán có thể khai báo thông tin trên tab Bộ phận cấu thành và Dụng cụ, phụ tùng kèm theo để quản lý

- Tab 7 BB giao nhận: Khai báo các thông tin để phục vụ cho việc in Biên bản giao nhận

Cuối cùng nhấn Ghi tăng

* Mua qua thời gian lắp đặt chạy thử:

TSCĐ được hình thành qua quá trình xây dựng, lắp đặt, chạy thử:

Ví dụ: Ngày 20/01/2019, mua các thiết bị của máy phát điện của công ty Phú Thế, giá đã có thuế GTGT (10%) là 33.200.000 VND theo hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu AE/15P, số 0005634, đã thanh toán bằng tiền mặt Công ty tiến hành lắp đặt, chạy thử với tổng chi phí là

250.000 VND chưa bao gồm 10% thuế GTGT Đến ngày 22/01/2019 công ty mang vào sử dụng cho phòng hành chính, thời gian sử dụng 5 năm

Cách nhập liệu như sau:

- Đầu tiên hạch toán chi phí lắp đặt, chạy thử TSCĐ qua các chứng từ khác như phiếu chi, mua hàng chưa thành toán trên các phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi, Tổng hợp… VD trong trường hợp này là phiếu chi => Tại phân hệ Quỹ, Người dùng chọn chức năng Chi tiền (hoặc trên tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:

- Hiển thị trên sổ: Chọn chế độ sổ kế toán làm việc

- Đối tượng: Chọn đối tượng là Công ty Phú Thế => sau đó, phần mềm sẽ tự động hiển thị ở mục tên đối tượng và cột Đối tượng

- Lý do chi: Chọn lý do là “Chi khác”, sau đó nhập nội dung chi tiết tại mục bên cạnh

- Chọn loại tiền hạch toán: VND

- Mua thiết bị về lắp đặt chạy thử : Nợ TK 2411/Có TK 1111 số tiền: 33.200.000 VND

- Chi phí chạy thử: Nợ TK 2411/Có TK 1111 số tiền 250.000 VND

- Thuế GTGT: Nợ TK 1332/Có TK 1111 số tiền 3.345.000 VND

- Tab Thuế, nhập mức thuế suất: 10% phần mềm tự động tính ra giá tính thuế NSD nhập các thông tin về hóa đơn như: ký hiệu hóa đơn AE/15P, số

0005634 Nhóm hàng hóa dịch vụ: 1

- Nhấn để lưu chứng từ vừa nhập

- Tiếp theo người dùng hạch toán chi phí mua TSCĐ sau khi đã lắp đặt chạy thử xong

=> Tại phân hệ Tổng hợp, chọn chức năng Chứng từ nghiệp vụ khác

(hoặc trên tab Chứng từ nghiệp vụ khác, chọn chức năng Thêm\Chứng từ nghiệp vụ khác), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:

- Cuối cùng, thực hiện ghi tăng TSCĐ => thực hiện tương tự bước ghi tăng TSCĐ thuộc nghiệp vụ mua mới TSCĐ trên: b) Mua TSCĐ nhập khẩu

Ví dụ: Một xe ô tô nhập khẩu có giá CIF: 40.000 USD; thuế suất thuế nhập khẩu của mẫu xe này là 70%; thuế suất thuế TTĐB là 45%; giả sử tỷ giá để tính thuế nhập khẩu tại thời điểm nhập khẩu là 22.500 VND/USD Giá bán chưa có thuế GTGT ghi trên hóa đơn của nhà nhập khẩu là 2.218.500.000 đồng (gồm giá tính thuế NK, thuế NK và thuế TTĐB) DN đã thanh toán bằng TGNH Phí trước bạ 10%

Thực hiện trên phần mềm như sau:

Lập chứng từ mua hàng có loại là Mua hàng nhập khẩu không qua kho, hình thức thanh toán là Ủy nhiệm chi

- Tab Hàng tiền: Khai báo các thông tin về giá mua của xe ô tô

- Tab Thuế: Khai báo thông tin thuế như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu

Lập chứng từ ghi nhận các khoản chi phí phát sinh khác trong quá trình mua sắm tài sản cố định Ví dụ: Phí trước bạ

Khi ghi tăng tài sản cố định cần lưu ý:

- Nguyên giá TSCĐ = Giá mua thực tế + Các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) + Các khoản chi phí liên quan (tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng)

- Tại tab Nguồn gốc hình thành, chọn các chứng từ bao gồm: chứng từ mua TSCĐ và các chứng từ hạch toán chi phí phát sinh liên quan

Kế toán giảm tài sản cố định

a) Giảm TSCĐ do thanh lý, nhượng bán

Ví dụ: Ngày 31/01/2019, thanh lý nhượng bán ô tô tải đang sử dụng tại bộ phận bán hàng cho công ty TNHH Anh Tuấn với giá bán chưa thuế 100.000.000, thuế GTGT 10% thu bằng TGNH theo hóa đơn số 000006

Bước 1: Ghi giảm TSCĐ nhượng bán

- Vào phân hệ Tài sản\tab Ghi giảm, chọn chức năng Thêm

- Chọn lý do ghi giảm là Nhượng bán, thanh lý

- Tab Tài sản: khai báo thông tin tài sản bị ghi giảm

- Tab Hạch toán: ghi nhận bút toán ghi giảm TSCĐ do thanh lý, nhượng bán

Bước 2: Hạch toán doanh thu, chi phí (nếu có) do thanh lý, nhượng bán TSCĐ

- Vào phân hệ Ngân hàng\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Thu tiền

- Chọn lý do nộp là Thu khác

- Hạch toán doanh thu do thanh lý, nhượng bán TSCĐ, sau đó nhấn Cất

Lưu ý: Bút toán ghi nhận doanh thu và chi phí của hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ còn có thể thực hiện được trên phân hệ Ngân hàng hoặc Tổng hợp tùy thuộc vào phương thức thu tiền b) Góp vốn đầu tư bằng TSCĐ

Ngày 31/01/2019, đầu tư góp vốn kinh doanh vào công ty Phú Thái bằng văn phòng kinh doanh 2 Giá trị tài sản được công ty Phú thái chấp nhận là

NSD tiến hành nhập liệu như sau:

- Đầu tiên hạch toán nghiệp vụ ghi giảm TSCĐ => Tại phân hệ Tài sản cố định, NSD chọn chức năng Ghi giảm (hoặc trên tab Ghi giảm, chọn chức năng Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:

- Lý do ghi giảm: Chọn lý do là “Góp vốn vào công ty liên kết”

- Mã TSCĐ: Chọn mã của tài sản văn phòng kinh doanh 2, phần mềm sẽ tự động hiển thị các thông tin liên quan

- Tab Hạch toán: Phần mềm tự động hạch toán nghiệp vụ ghi giảm TSCĐ theo lý do đã chọn ở trên

- Nhấn để lưu chứng từ vừa nhập

- Tiếp theo để phản ánh được giá trị tài sản được đánh giá tăng, Người dùng thực hiện khai báo trên Chứng từ nghiệp vụ khác thuộc phân hệ Tổng hợp => Việc nhập liệu tương tự nghiệp vụ Xuất vật

- Các nghiệp vụ trả vốn góp đầu tư bằng TSCĐ hoặc điều chuyển cho đơn vị khác => Người dùng hạch toán tương tự các nghiệp vụ ghi giảm TSCĐ khác.

Xem và in báo cáo tài sản cố định

Tại phân hệ Tài sản cố định, chọn Sổ tài sản Để xem tình hình sử dụng từng tài sản

Tại phân hệ Tài sản cố định, chọn Báo cáo phân tích, tại đây điền các thông tin: Báo cáo, kỳ báo cáo, đơn vị sử dụng, loại TSCĐ sau đó chọn Đồng ý

Lưu ý: Có thể chọn xem báo cáo thống kê tài sản cố định bằng cách chọn mục Báo cáo\tab Báo cáo\nhóm báo cáo Tài sản cố định, sau đó nhấn đúp chuột vào báo cáo cần xem

Trên giao diện Sổ tài sản cố định, có thể chỉnh sửa trang sổ sau đó chọn

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG

Khai báo các danh mục liên quan

Phân hệ Tiền lương quản lý số công, tiền lương và các khoản chi phí lương của từng cán bộ nhân viên theo từng phòng ban Do vậy, trước khi thực hiện chấm công, tính lương và thanh toán lương Người dùng cần phải khai báo các thông tin như: Danh mục phòng ban, nhân viên, ký hiệu chấm công, tỷ lệ tính bảo hiểm

Phần mềm kế toán MISA SME.NET đã thiết lập sẵn một số ký hiệu chấm công theo quy định của chế độ kế toán để phục vụ cho việc chấm công của doanh nghiệp Người dùng cũng có thể thêm mới, sửa, xóa các ký hiệu này cho phù hợp với việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên bằng cách vào menu

Danh mục\Lương nhân viên\Ký hiệu chấm công

Tỷ lệ hưởng lương: là căn cứ để phần mềm tự động tính lương dựa vào bảng chấm công nhân viên

Là ký hiệu mặc định khi lập bảng chấm công: nếu tích chọn thông tin này, thì khi lập bảng chấm công phần mềm sẽ tự mặc định chấm công cho cán bộ nhân viên trong kỳ bằng ký kiệu này

- Khai báo mức lương được hưởng, mức lương đóng bảo hiểm của từng nhân viên

- Khi khai báo thông tin nhân viên trên Danh mục\Đối tượng\Nhân viên, Người dùng khai báo luôn thông tin về mức lương thoả thuận, hệ số lương, lương đóng bảo hiểm, số người phụ thuộc (nếu có) để phục vụ cho việc tính lương:

- Khai báo mức lương tối thiểu, giảm trừ bản thân, tỷ lệ các khoản trích… NSD vào menu Nghiệp vụ\Tiền lương\Quy định lương:

- Các thông tin như: mức lương tối thiểu, mức lương tối đa đóng BHXH, tỷ lệ các khoản trích…đã được chương trình tự động hiển thị theo chế độ hiện hành

- Người dùng có thể sửa các thông tin ngầm định này sau đó nhấn

Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán

Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương trong phần mềm kế toán MISA SME.NET, người dùng thực hiện chọn đến phân hệ Tiền lương Sau đây là hướng dẫn nhập liệu một số nghiệp vụ cụ thể: a) Chấm công: Cho phép chấm công theo ngày, tuần hoặc tháng cho từng nhân viên làm căn cứ theo dõi quá trình đi làm của nhân viên và căn cứ tính lương Trước đó người dùng vào Hệ thống/Tùy chọn/Tiền lương để khai báo thêm thông tin về tiền lương: Chấm công ngày thứ 7, chủ nhật hay không, lương cơ bản dựa vào đâu

Người dùng thực hiện theo hướng dẫn sau: Đầu tiên lập bảng chấm công chi tiết => Tại phân hệ Tiền lương, chọn chức năng Chấm công (hoặc trên tab Chấm công, chọn chức năng Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết sau:

- Loại chấm công: Chọn chấm công theo buổi hoặc chấm công theo giờ

- Chọn thời gian lập bảng chấm công

- Tích chọn phòng ban/bộ phận được lập bảng chấm công

- Nhấn phần mềm sẽ hiển thị bảng chấm công tương ứng:

- Tích chọn các thông tin tương ứng về ngày công làm việc của mỗi nhân viên các ngày trong tháng

- Nhấn để lưu bảng chấm công vừa lập

137 b) Lập bảng Tổng hợp chấm công:

Người dùng vào phân hệ Tiền lương, chọn chức năng Tổng hợp chấm công (hoặc trên tab Tổng hợp chấm công, chọn chức năng Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết sau:

- Loại chấm công: Chọn chấm công theo buổi hoặc chấm công theo giờ

- Chọn thời gian lập bảng tổng hợp chấm công

- Tích chọn phòng ban/bộ phận được lập bảng tổng hợp chấm công

- Trường hợp muốn lập bảng tổng hợp chấm công từ các bảng chấm công chi tiết đã được lập trên tab Chấm công, người dùng tích chọn vào thông tin

“Tổng hợp từ các bảng chấm công chi tiết”

- Nhấn phần mềm sẽ hiển thị bảng tổng hợp chấm công tương ứng:

Phần mềm MISA SME.NET cho phép người dùng lập 3 loại bảng lương: Bảng lương cố định, bảng lương thời gian và bảng lương tạm ứng

Lập bảng lương tạm ứng: Cho phép lập và quản lý các Bảng lương tạm ứng được lập trong kỳ của doanh nghiệp để phục vụ việc trả lương nhiều lần trong tháng Bảng lương tạm ứng là cơ sở để phần mềm lấy lên cột “Tạm ứng kỳ I” trên Bảng lương chính của tháng => Tại phân hệ Tiền lương, chọn chức năng

Tính lương (hoặc trên tab Tính lương, chọn chức năng Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết sau:

- Loại bảng lương: Chọn loại bảng lương là “Lương tạm ứng”

- Chọn thời gian lập bảng lương

- Tích chọn phòng ban/bộ phận được lập bảng lương

- NSD có thể lựa chọn tạo bảng tính lương từ một bảng lương đã có trên phần mềm hoặc tạo một bảng lương hoàn toàn mới

- Nhấn phần mềm sẽ hiển thị bảng lương tạm ứng của nhân viên:

Lập bảng lương dựa trên bảng tổng hợp chấm công: Cho phép lập và quản lý các bảng lương được tính dựa trên công làm việc của nhân viên trên bảng tổng hợp chấm công => Tại phân hệ Tiền lương, chọn chức năng Tính lương (hoặc trên tab Tính lương, chọn chức năng Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết sau:

- Loại bảng lương: Chọn loại bảng lương là “Lương thời gian theo buổi” hoặc “Lương thời gian theo giờ”

- Chọn thời gian lập bảng lương

- Tích chọn phòng ban/bộ phận được lập bảng lương

- NSD có thể lựa chọn tạo bảng tính lương từ một bảng lương đã có trên phần mềm hoặc tạo một bảng lương hoàn toàn mới

- Nhấn phần mềm sẽ hiển thị bảng lương của nhân viên:

Lập bảng lương cố định (không dựa vào bảng chấm công): Cho phép lập và quản lý các bảng lương được tính dựa trên thông tin lương cố định khi khai báo nhân viên => Tại phân hệ Tiền lương, chọn chức năng Tính lương

(hoặc trên tab Tính lương, chọn chức năng Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết sau:

- Loại bảng lương: Chọn loại bảng lương là “Lương cố định (không dựa trên bảng chấm công)”

- Chọn thời gian lập bảng lương

- Tích chọn phòng ban/bộ phận được lập bảng lương

- Người dùng có thể lựa chọn tạo bảng tính lương từ một bảng lương đã có trên phần mềm hoặc tạo một bảng lương hoàn toàn mới

- Nhấn phần mềm sẽ hiển thị bảng lương của nhân viên:

Nhấn để lưu bảng lương vừa lập

141 d) Tính lương và các khoản trích theo lương

Tại phân hệ Tiền lương, chọn chức năng Hạch toán chi phí lương (hoặc trên tab Hạch toán chi phí, chọn chức năng Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết sau:

Chọn bảng lương cần hạch toán chi phí lương, sau đó nhấn , phần mềm sẽ tự động sinh ra chứng từ hạch toán chi phí lương:

Nhấn Cất để lưu chứng từ vừa lập e) Trả lương cho nhân viên Để thực hiện nghiệp vụ trả lương cho nhân viên, vào phân hệ Tiền lương chọn chức năng Trả lương bên thanh tác nghiệp, sau đó lựa chọn một trong hai cách thức trả lương sau:

+ Nghiệp vụ "Trả lương bằng tiền mặt" được thực hiện trên phần mềm như sau

Vào phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Trả lương Nhập Ngày trả lương

Tích chọn xong những nhân viên được trả lương, nhấn Trả lương => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Phiếu chi trả lương nhân viên

- Kiểm tra chứng từ, sau đó nhấn Cất

- Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in

+ Nghiệp vụ "Trả lương bằng tiền gửi ngân hàng" được thực hiện trên phần mềm như sau:

Vào phân hệ Ngân hàng\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Trả lương

- Tích chọn xong những nhân viên được trả lương, nhấn Trả lương => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Ủy nhiệm chi trả lương nhân viên

- Kiểm tra chứng từ chi tiền gửi và chọn tài khoản ngân hàng chi tiền

- Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn chứng từ chi tiền gửi cần in f) Nộp bảo hiểm cho nhân viên Để thực hiện nghiệp vụ nộp bảo hiểm cho nhân viên, vào phân hệ Tiền lương chọn chức năng Nộp bảo hiểm bên thanh tác nghiệp, sau đó lựa chọn một trong hai cách nộp sau:

+ Nộp bảo hiểm cho nhân viên bằng tiền mặt

Nghiệp vụ "Nộp bảo hiểm bằng tiền mặt" chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ hạch toán chi phí BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:

Vào phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Nộp bảo hiểm

Nhập Ngày nộp bảo hiểm

Tích chọn các khoản bảo hiểm phải nộp và nhấn Nộp bảo hiểm => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Phiếu chi nộp tiền bảo hiểm

- Kiểm tra chứng từ, sau đó nhấn Cất

- Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in

+ Nộp bảo hiểm thông qua tiền gửi ngân hàng

Nghiệp vụ "Nộp bảo hiểm bằng tiền gửi ngân hàng" chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ hạch toán chi phí BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:

Vào phân hệ Ngân hàng\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Nộp bảo hiểm

- Nhập Ngày nộp bảo hiểm

- Tích chọn các khoản bảo hiểm phải nộp và nhấn Nộp bảo hiểm => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Ủy nhiệm chi nộp tiền bảo hiểm

- Kiểm tra chứng từ chi tiền gửi và chọn tài khoản ngân hàng chi tiền

Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn chứng từ chi tiền gửi cần in

Lưu ý: - Sau khi hạch toán xong nghiệp vụ nộp bảo hiểm bằng tiền gửi ngân hàng, phần mềm tự động chuyển thông tin của chứng từ vào Sổ tiền gửi ngân hàng

- Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ việc nộp các khoản trích theo lương có thể gộp 2-3 tháng một lần.

Xem và in các báo cáo

Vào menu Báo cáo chọn Tiền lương, chọn kỳ báo cáo, chọn phòng ban, nhấn Đồng ý

Người dùng chọn chức năng In trên báo cáo, tùy chỉnh rồi chọn Đồng ý

KẾ TOÁN THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Hướng dẫn lập hồ sơ kê khai thuế và nộp thuế

1.1 Lập tờ khai thuế GTGT lần đầu

Phần mềm MISA SME.NET cho phép lập tờ khai thuế GTGT theo từng tháng/từng quý

NSD tiến hành nhập liệu như sau => Tại phân hệ Thuế, chọn chức năng

Tờ khai thuế GTGT khấu trừ (01/GTGT) (hoặc chọn chức năng Thêm\Tờ khai thuế GTGT khấu trừ (01/GTGT trên thanh công cụ), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:

- Chọn kỳ tính thuế: Tháng 1/2019

- Tích chọn lập “Tờ khai lần đầu”

- Tích chọn các phụ lục kèm theo => In kèm theo Bảng kê mua vào và

- Nhấn , xuất hiện giao diện chi tiết tờ khai thuế GTGT và các bảng kê kèm theo:

- Phần mềm tự động lấy dữ liệu lên bảng kê và tờ khai, người dùng có thể tự thêm dòng hoặc xóa dòng trên Bảng kê và nhập dữ liệu vào một số chỉ tiêu trên Tờ khai

- Trường hợp muốn thêm phụ lục, Người dùng nhấn Thêm phụ lục trên thanh công cụ và tích chọn phụ lục cần thêm

- Trường hợp muốn xóa phụ lục khỏi tờ khai, người dùng chọn vào tab của phụ lục cần xóa, sau đó nhấn Xóa phụ lục trên thanh công cụ

- Nhấn để lưu tờ khai vừa lập

- Sau khi tờ khai được cất, người dùng có thể chọn chức năng In để in tờ khai nộp cho cơ quan thuế

Trường hợp một số hóa đơn không đủ điều kiện lên bảng kê do thiếu các thông tin như: ngày hóa đơn, số hóa đơn, nhóm Hàng hóa dịch vụ mua vào hoặc thuế suất GTGT => Người dùng nhấn chọn "Bấm vào đây để xem chi tiết ", phần mềm sẽ liệt kê ra danh sách các hóa đơn không đủ điều kiện lên bảng kê

NSD có thể kích chọn vào link liên kết tại cột Số chứng từ để sửa lại thông tin còn thiếu Sau khi sửa xong, trên giao diện Tờ khai thuế, người dùng chọn chức năng Lấy dữ liệu trên thanh công cụ để cập nhật lại thông tin vừa sửa

Sau khi lập tờ khai thuế GTGT, người dùng kết xuất ra file XML để thuận tiện nhập vào phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (HTKK) Thực tế, khi doanh nghiệp kê khai thuế thường sử dụng phần mềm HTKK để đảm bảo độ chính xác

1.2 Lập tờ khai thuế GTGT bổ sung

+ Nguyên tắc chung: Sai đâu sửa đấy (sai chỉ tiêu nào của tờ khai kỳ nào vào tờ khai bổ sung kỳ đó sửa lại cho đúng)

+ Các sai sót cần kê khai bổ sung thuế GTGT:

- Kê khai thừa hoặc thiếu hoá đơn đầu ra, đầu vào, quên không kê khai hoá đơn (bỏ sót hoá đơn không kê khai)

- Kê khai số tiền, sai thuế thuế suất, sai tiền thuế

Kể từ ngày 1/1/2014 theo khoản 8 điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC thì:

- Hoá đơn đầu vào được kê khai, khấu trừ bổ sung vào thời điểm nào cũng được, trước khi cơ quan thuế có quyết định kiểm tra

Ví dụ: Quý 1/2019 phát hiện có 1 hoá đơn đầu vào ngày 28/4/2018 chưa kê khai vào quý 2/2018, Thì có thể kê khai vào Quý hiện tại phát hiện (Kê khai vào quý 1/2019) => Không cần lập tờ khai bổ sung nếu sót hóa đơn đầu vào

- Hoá đơn đầu ra: Thì phải kê khai vào kỳ xuất hoá đơn

Ví dụ: Quý 1/2019 phát hiện có 1 hoá đơn đầu ra ngày 28/4/2018 chưa kê khai vào quý 2/2018, thì phải kê khai điều chỉnh bổ sung lại Quý xuất hoá đơn (Kê khai điều chỉnh bổ sung quý 2/2018)

- Các trường hợp kê khai bổ sung cụ thể:

Nếu phát hiện kê khai sai trong thời hạn nộp tờ khai

Ví dụ: Đơn vị nộp tờ khai thuế GTGT quý 4/2018 vào ngày 15/01/2019, nhưng đến ngày 25/01/2019 phát hiện kê khai sai số tiền

Hướng dẫn: Vào Phân hệ Thuế, lập lại tờ khai lần đầu của Quý 4/2018 theo số liệu đúng, sau đó xuất lại tờ khai đúng và nộp lại cho cơ quan Thuế (Vì hạn nộp Tờ khai Quý 4/2018 chậm nhất là ngày 30/1/2019 nên cơ quan thuế sẽ chấp nhận tờ khai cuối cùng trong thời hạn nộp tờ khai chính thức)

Nếu phát hiện kê khai sai khi đã hết hạn nộp tờ khai

Ví dụ: Đơn vị nộp tờ khai thuế GTGT quý 1/2018 vào ngày 28/4/2018 nhưng đến ngày 4/5/2018 thì phát hiện kê khai sai (Đã hết hạn nộp tờ khai, vì hạn chậm nhất là ngày 30/04/2018).Cụ thể quý 1 đơn vị kê khai Tờ khai với các số liệu như sau:

153 Đến ngày 04/05/2018 phát hiện kê khai sai số tiền trên hóa đơn đầu vào, cụ thể là giá trị mua vào chưa thuế thiếu 2.000.000, tiền thuế 200.000

Hướng dẫn: Mở Tờ khai bổ sung Quý 1/2018

• Chọn kỳ tính thuế: Quý 1/2018

• Tích chọn lập “Tờ khai bổ sung”

• Nhấn , xuất hiện giao diện chi tiết tờ khai thuế GTGT và bảng giải trình khai bổ sung, điều chỉnh

• Trên tab Tờ khai, phần mềm sẽ tự động

• lấy dữ liệu như tờ khai được lập lần đầu, người dùng tự nhập thông tin điều chỉnh vào từng chỉ tiêu trên tờ khai (Ví dụ: Thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ, )

-> Sửa lại Chỉ tiêu 23, 24, 25 (Vì là kê khai thiếu nên bây giờ phải cộng thêm vào) Vi vậy điều chỉnh tăng ở 3 chỉ tiêu như sau:

(Nếu công ty kinh doanh mặt hàng chịu thuế và không chịu thuế thì 24 và

25 có thể sẽ khác nhau vì phải phân bổ số thuế GTGT dùng chung Nếu công ty chỉ kinh doanh mặt hàng chịu thuế thì 24 và 25 sẽ bằng nhau)

Sau đó, nhấn Tổng hợp KHBS trên thanh công cụ, phần mềm sẽ tự động lấy các chỉ tiêu bị điều chỉnh lên tab Bản giải trình khai bổ sung, điều chỉnh

Thực hiện Cất tờ khai bổ sung, nhấn Hạch toán Điều chỉnh để sinh chứng từ hạch toán điều chỉnh thuế GTGT Nợ TK 133/ Có TK liên quan (Ví dụ

Nợ TK 133/ Có TK 331) Tích vào ô Kê lên tờ khai Nhấn Cất

Sang quý 2/2018 khi lập tờ khai thuế GTGT phải phản ánh phần bổ sung vào chỉ tiêu 38 trên tờ khai

Nếu phải nộp thêm thuế, phần mềm sẽ tự động hiển thị số ngày nộp chậm và số tiền chậm nộp

- Nhập thêm các thông tin khác và nhấn

- NSD có thể chọn chức năng In để in tờ khai nộp cho cơ quan thuế

- Sau khi tờ khai bổ sung được cất giữ, NSD chọn chức năng Hạch toán ĐC trên thanh công cụ, phần mềm sẽ tự động sinh ra chứng từ hạch toán điều chỉnh thuế:

1.3 Thực hiện khấu trừ thuế

Phần mềm kế toán cho phép thực hiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và thuế GTGT đầu ra để xác định số thuế phải nộp trong kỳ hay còn được khấu trừ chuyển kỳ sau

Tại phân hệ Thuế, chọn chức năng Khấu trừ thuế GTGT (hoặc vào menu Nghiệp vụ\Thuế\Khấu trừ thuế GTGT)

- Chọn kỳ cần khấu trừ thuế: Tháng1/2019

- Nhấn , phần mềm tự động sinh chứng từ khấu trừ thuế:

- Kiểm tra lại thông tin chứng từ khấu trừ, sau đó nhấn

Bước 1: Doanh nghiệp nộp tờ khai thuế GTGT qua mạng

Bước 2: Sau khi nhận được email chấp nhận việc nộp hồ sơ khai thuế của cơ quan thuế, doanh nghiệp tiến hành nộp thuế

Việc nộp thuế GTGT được thực hiện theo tháng hoặc quý Thời hạn nộp thuế GTGT của tháng/quý này chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo, ngày

2 Xem và in các báo cáo

Người dùng vào Nghiệp vụ/Thuế/Tờ khai thuế GTGT theo PP khấu trừ

- Chọn kỳ tính thuế: tháng 01 năm 2019

- Chọn phụ lục kê khai: Tích chọn phụ lục cần xem

Sau khi lập xong tờ khai thuế GTGT, người dùng chọn chức năng In trên thanh công cụ:

Tích chọn các phụ lục kèm theo bảng kê, sau đó nhấn :

CÁC BÚT TOÁN CUỐI KỲ VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Tính giá xuất kho

Người sử dụng vào Kho/Tính giá xuất kho, sau đó khai báo các thông tin:

- Chọn khoảng thời gian: Từ 01/01/2019 đến 31/01/2019

Chương trình phần mềm sẽ thực hiện tính giá và xác nhận lại đã thành công hay chưa:

Tính khấu hao tài sản cố định

Người dùng vào phân hệ Tài sản cố định/Tính khấu hao/Thêm để khai báo các thông tin kỳ tính khấu hao rồi chọn Đồng ý

Chương trình xuất hiện bảng tính khấu hao TSCĐ

Kiểm tra thông tin chứng từ tính khấu hao, sau đó nhấn Cất.

Tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Ví dụ: Doanh nghiệp nộp thuế TNDN tạm tính cho cơ quan thuế 1.000.000đ vào ngày 31/01/2019

Hàng quý, doanh nghiệp phải tạm tính số thuế TNDN phải nộp cho cơ quan thuế Để hạch toán số thuế TNDN tạm tính, NSD thực hiện theo hướng dẫn sau => Tại phân hệ Tổng hợp chọn chức năng Chứng từ nghiệp vụ khác (hoặc trên tab Chứng từ nghiệp vụ khác, chọn chức năng Thêm\Chứng từ nghiệp vụ khác), sau đó đó khai báo các thông tin chi tiết sau:

- Diễn giải: Tạm tính thuế TNDN

- Nợ TK 8211/Có TK 3334, số tiền 1.000.000 VND

- Nhấn để lưu chứng từ vừa nhập

Khi nộp thuế TNDN theo số tạm tính vào Ngân sách nhà nước: người dùng nộp qua mạng thông qua trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/

Kết chuyển lãi lỗ

4.1 Thiết lập tài khoản kết chuyển

Thông thường, mỗi phần mềm kế toán thường thiết lập sẵn danh mục tài khoản kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh theo hệ thống tài khoản và theo quy định của chế độ kế toán Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp có thể phát sinh những bút toán kết chuyển tự động khác Vì vậy doanh nghiệp có thể thực hiện khai báo thêm cho phù hợp bằng cách vào menu

Danh mục\Tài khoản\Tài khoản kết chuyển

Sau khi thiết lập thêm những bút toán kết chuyển tự động, kế toán tiến hành kết chuyển lãi lỗ Phần mềm kế toán MISA SME.NET sẽ tự động tổng hợp số liệu và xác định kết quả kinh doanh dựa vào thiết lập nói trên

NSD chọn chức năng Kết chuyển lãi, lỗ tại phân hệ Tổng hợp:

Nhập ngày hạch toán, phần mềm tự động hạch toán các bút toán kết chuyển

- Nếu lỗ: Nhấn để lưu chứng từ

Quay ra tính thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghiệp vụ/Tổng hợp/Chứng từ nghiệp vụ khác

Sau đó vào Nghiệp vụ/Tổng hợp/Kết chuyển lãi, lỗ nhập ngày hạch toán và Cất