Nằm ở vị trí địa lý thuận lợi, Việt Nam có ưu thế trong giao thương với thế giới khi phần lớn diện tích lãnh thổ được tiếp giáp với biển Đông cùng với nhiều cảng biển lớn, nhỏ đã được xây dựng trải khắp từ Bắc đến Nam. Số lượng và giá trị hàng hóa được giao nhận qua các cảng biển ngày càng gia tăng trong bối cảnh hội nhập quốc tế sâu rộng. Gắn liền với sự phát triển các mối quan hệ thương mại quốc tế là sự ra đời và phát triển mạnh mẽ của các công ty cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải ngoại thương. Với bề dày kinh nghiệm hoạt động trong suốt 17 năm qua, công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á đã gặt hái được nhiều thành tựu nhất định. Tuy nhiên, để có thể vươn cao và xa hơn nữa trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay, công ty cần phải có những giải pháp thực tế, linh hoạt và nhạy bén với một số hạn chế còn tồn tại nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như gia tăng hiệu quả kinh doanh trong hoạt động giao nhận vận tải của mình. Chính vì thế, tác giả đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á”.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU
Một số khái niệm, phân loại và tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu
2.1.1 Khái niệm giao nhận vận tải và người giao nhận
Nghiệp vụ giao nhận vận tải
Giao nhận vận tải là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối hàng hóa, một khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai mặt chủ yếu của chu trình tái sản xuất của xã hội.
Giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai của lưu thông phân phối là phân phối vật chất, khi mặt thứ nhất là thủ tục thương mại đã hình thành.
Giao nhận gắn liền và song hành với quá trình vận tải Thông qua giao nhận, các tác nghiệp vận tải được tiến hành: tập kết hàng hoá, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ Với nội hàm rộng như vậy, nên có rất nhiều định nghĩa về giao nhận (Vũ Thị Hải, 2018)
Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “Dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”.
Theo luật Thương mại Việt Nam năm 2005 thì Giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác.
Như vậy về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) (Vũ ThịHải, 2018)
Khái niệm người giao nhận
Trong thương mại quốc tế, việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua thường phải trải qua nhiều hơn một phương thức vận tải với các thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu và những thủ tục liên quan khác Vì vậy xuất hiện người giao nhận với nhiệm vụ thu xếp tất cả những vấn đề thủ tục và các phương thức vận tải nhằm dịch chuyển hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác một cách hợp lý và giảm thiểu chi phí.
Theo quy tắc mẫu của FIATA thì “Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở”.
Theo điều 233 – Mục 4: Dịch vụ Logistics của Luật Thương mại năm
2005 của Việt Nam thì người giao nhận (thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics) là: “Thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao”.
Người giao nhận có thể đảm đương các vai trò dưới đây:
+ Môi giới hải quan: Người giao nhận có nhiệm vụ là làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu Sau đó họ mở rộng hoạt động dịch vụ ra cả hàng xuất khẩu và dành chỗ chở hàng trong thương mại quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự uỷ thác của người xuất khẩu (XK) hoặc người nhập khẩu (NK) tuỳ thuộc vào hợp đồng mua bán Trên cơ sở được nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người XK hoặc người NK để khai báo, làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan.
+ Đại lý: Người chuyên chở chỉ hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở, như một đại lý của người gửi hàng Người giao nhận, nhận uỷ thác từ chủ hàng hoặc người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như: nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho trên cơ sở hợp đồng uỷ thác và phải chịu trách nhiệm về các việc sau:
- Giao hàng không đúng chỉ dẫn
- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn
- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan
- Chở hàng đến sai nơi quy định
- Giao hàng cho người không phải là người nhận
- Giao hàng không thu tiền từ người nhận
- Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế
- Những thiệt hại về người và tài sản cho bên thứ ba do chính người chuyên chở gây ra.
Khi làm đại lý giao nhận phải tuân thủ theo: “Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình.
+ Người gom hàng: Trong ngành vận tải hàng hoá bằng container dịch vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến lô hàng lẻ (LCL) thành lô hàng nguyên (FCL) để tận dụng sức chở của container và giảm cước phí vận tải.
+ Người chuyên chở: Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.
Người giao nhận ở đây phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà họ thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình.
Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của họ như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà họ cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng.
Mô hình và quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu
2.2.1 Đặc điểm giao nhận vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển
- Giao nhận hàng hoá quốc tế bằng đường biển phụ thuộc vào yếu tố bên ngoài.
Giao nhận hàng hoá quốc tế bằng đường biển là việc phục vụ cho quá trình chuyên chở hàng hoá xuất nhập khẩu từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu Là một bộ phận của giao nhận hàng hóa quốc tế cho nên giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố liên quan bên ngoài như là sự chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu của người gửi hàng, phương tiện vận tải quốc tế của người chuyên chở, pháp luật thương mại đặc biệt là luật hàng hải, hải quan của các nước, điều kiện tự nhiên Cho nên trong quá trình giao nhận hàng hoá bằng đường biển không thể hoàn toàn chủ động được.
- Giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển có tính thời vụ, chịu ảnh hưởng trực tiếp của thị trường xuất nhập khẩu.
Tính thời vụ là một thuộc tính của dịch vụ giao nhận do nó phục vụ cho quá trình xuất nhập khẩu Chỉ khi nào hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra mạnh mẽ thì dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế mới có điều kiện phát triển mà hoạt động xuất nhập khẩu lại mang nặng tính thời vụ có thời điểm diễn ra mạnh song có thời điểm hoạt động ít.
- Giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển phụ thuộc vào cơ sở vật chất kĩ thuật và kinh nghiệm, nghiệp vụ của người kinh doanh giao nhận.
Tiến hành kinh doanh dịch vụ giao nhận thì phải có các phương tiện chuyên chở, các đội tàu, phương tiện quản lý liên lạc, phương tiện lưu giữ hàng hoá để tiến hành kinh doanh các dịch vụ liên quan như: Gom hàng, vận chuyển, bốc xếp, nhận hàng, Yêu cầu của các dịch vụ đó còn đòi hỏi người kinh doanh dịch vụ giao nhận phải có trình độ, bản lĩnh kinh doanh và kinh nghiệm.
2.2.2 Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu đường biển
Hình 2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển
Khách hàng, phòng giao nhận và người giao nhận là ba nhân tố cơ bản tham gia vào quy trình giao nhận hàng nhập khẩu qua đường biển Thông qua phòng giao nhận, khách hàng và nhân viên giao nhận sẽ có được những thông tin quan trọng phục vụ cho quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu Đối với khách hàng, đó là thời điểm nhận hàng, chi phí cho hoạt động giao nhận và các chứng từ cần thiết cần cung cấp cho người giao nhận Đối với nhân viên giao nhận, các thông tin từ phòng giao nhận sẽ giúp cho việc thực hiện quy trình giao nhận diễn ra một cách chính xác ở các yếu tố như đặc điểm của hàng hóa được giao nhận, các loại chứng từ cần chuẩn bị, các thủ tục hải quan cần thiết cần thực hiện và thời điểm, phương thức giao hàng được quy định trong hợp đồng.(Vũ Thị Hải, 2018)
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu
Việc khách hàng vận chuyển mặt hàng nào, khối lượng bao nhiêu, địa điểm ở đâu, thời hạn giao nhận hàng trong hợp đồng… tất cả đều ảnh hưởng trực tiếp tới quy trình giao nhận của doanh nghiệp Đối với dịch vụ giao nhận thì khi thương mại quốc tế ngày càng phát triển khách hàng nhận thấy vai trò đại lý môi giới của người giao nhận trở nên hạn chế rất nhiều, đặc biệt là việc các đại lý giao nhận không chịu trách nhiệm về hàng hoá trong quá trình chuyên chở Khách hàng mong muốn có người thu xếp toàn bộ quá trình chuyên chở cũng như dịch vụ khác có liên quan như gom hàng và mua bảo hiểm, thuê phương tiện vận tải…hoàn toàn chịu trách nhiệm trong quá trình chuyên chở đó để khách hàng tránh phải khiếu nại khi có tổn thất xảy ra Do vậy mà người giao nhận phải cung cấp các dịch vụ liên quan theo yêu cầu của khách hàng, phải phát triển dịch vụ giao nhận theo nhiều mặt, nhiều hướng. (Vũ Thị Hải, 2018)
2.3.2 Các nhân tố nội tại doanh nghiệp
- Trình độ đội ngũ nhân viên
Trình độ đội ngũ công nhân viên tác động rất lớn đến kinh doanh dịch vụ giao nhận kho vận Đó là vì hoạt động kinh doanh này đòi hỏi các cán bộ phải có trình độ cao về nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ, am hiểu luật pháp, có kiến thức sâu rộng và có sự nhạy bén trong công việc Khách hàng chỉ uỷ thác giao nhận toàn quyền cho công ty khi họ thấy sự tin tưởng vào hoạt động của công ty.
Với cơ chế quản lý cồng kềnh như hiện nay gây rất nhiều khó khăn cho hoạt động giao nhận Thời gian kể từ khi trình lên cấp trên chờ phê duyệt hoặc từ cấp trên gửi xuống khá dài do phải thông qua nhiều tầng nấc… Chính vì vậy đã không ít lần bỏ lỡ cơ hội kinh doanh; thông tin liên lạc thì thiếu độ chính xác, làm sai lệch hướng nhận định dẫn tới việc giải quyết sai.
Ngoài việc sử dụng đồng vốn để nâng cấp trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho đơn vị kinh doanh, dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế còn phải dùng trong quá trình thực hiện các dịch vụ như ứng trước tiền thuê tàu, tiền làm thủ tục hải quan, nộp thuế xuất nhập khẩu nên nếu không có vốn hoặc vốn yếu sẽ gây rất nhiều khó khăn trong quá trình kinh doanh.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty
Dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế đòi hỏi người kinh doanh phải có một khối lượng cơ sở vật chất nhất định để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và khắt khe của khách hàng, đó là hệ thống kho bãi chứa hàng, số lượng đầu xe vận chuyển và các loại xe chuyên dụng, trang thiết bị, phương tiện thông tin liên lạc hiện đại để liên lạc như hệ thống mạng máy tính kết nối internet, các phương tiện viễn thông quốc tế, các phương tiện dùng trong quản lý hiện trường Chỉ khi có đủ điều kiện về phương tiện giao nhận vận tải, các thiết bị thông tin hiện đại mới có thể cạnh tranh trên thị trường và đáp ứng yêu cầu giao nhận phát triển ngày càng mạnh mẽ như hiện nay (Vũ Thị Hải, 2018)
2.3.3 Các nhân tố về điều kiện hạ tầng dịch vụ
Cơ sở hạ tầng cũng là một nhân tố ảnh hưởng tới dịch vụ giao nhận Ví dụ với cơ sở hạ tầng cũ nát chắp vá, địa hình hiểm trở của nước ta hiện nay gây ra không ít khó khăn trong quá trình vận chuyển Hệ thống giao thông đường bộ chật hẹp, chưa được nâng cấp hoàn chỉnh, còn nhiều đoạn đường xấu khó đi, nhiều cầu có tải trọng nhỏ không chịu được sức nặng của nhiều lô hàng siêu trọng và nhiều đường sắt không phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế nên làm cho hàng hoá dễ bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển và thời gian kéo dài Sở dĩ như vậy là vì để chở qua được cầu nhỏ buộc phải xé nhỏ lô hàng hoặc phải chuyển tải khi qua địa phận khác Trong quá trình chuyển tải, xé lẻ hàng hoá dễ bị đổ vỡ, bị xước và khi đó tất nhiên là thời gian sẽ bị kéo dài Nếu thời gian kéo dài quá hạn giao hàng cũng như hàng hoá bị hư hỏng, người vận chuyển sẽ bị phạt bồi thường và dẫn đến chi phí vận chuyển tăng, khi đó việc kinh doanh sẽ không có lãi thậm chí là lỗ Vì vậy nếu cơ sở hạ tầng được đảm bảo, nâng cấp thường xuyên sẽ góp phần nâng hiệu quả dịch vụ giao nhận (Vũ Thị Hải, 2018)
Các chứng từ cơ bản sử dụng trong hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển
- INV (Commercial invoice) – Hóa đơn thương mại
Là một chứng từ dùng để thanh toán giữa người bán và người mua, nội dung thể hiện rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa.
(1) Người phát hành: Người xuất khẩu
(2) Thời điểm phát hành: Sau khi ký hợp đồng đến trước khi giao hàng
(3) Số bản thường phát hành: 3 bản gốc
(4) Phải ghi bằng loại tiền của Thư tín dụng
(5) Không cần phải ký (theo UCP600)
(6) Mô tả hàng hóa trong hóa đơn thương mại phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong Thư tín dụng.
- P/L (Packing list) – Phiếu đóng gói
Phiếu đóng gói là bản kê khai tất cả hàng hóa trong một kiện hàng (thùng hàng , container ) và trong một lô hàng Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hóa với nội dung bao gồm: Tên người bản và người mua, tên hàng, số hiệu hợp đồng, số L/C, tên tàu, ngày bốc hàng, cảng bốc, cảng dỡ, số thứ tự của kiện hàng, trọng lượng hàng hóa đó, thể tích của kiện hàng, số lượng container và số container,
(1) Người phát hành: Người xuất khẩu
(2) Thời điểm phát hành: Sau khi ký hợp đồng đến trước khi giao hàng
(3) Số bản thường phát hành: 3 bản gốc
- B/L (Bill of lading) – Vận đơn đường biển
Vận đơn đường biển là chứng từ do người vận tải hoặc người giao nhận phát hành cho người gửi hàng để làm cơ sở xác định việc giao hàng của người xuất khẩu và làm căn cứ thanh toán của người nhập khẩu Vận đơn đường biển cho biết những thông tin quan trọng về lô hàng, ngày hàng được bốc lên tàu và thông tin liên hệ để giải phóng hàng tại cảng đến…
(1) Người phát hành: Người vận tải (Hãng vận tải) hoặc người giao nhận (Forwarder)
(2) Thời điểm phát hành: Sau khi giao hàng
(3) Số bản thường phát hành: 3 bản gốc/ 3 bản copy
(4) Phải chỉ rõ tên của người chuyên chở
(5) Được ký bởi người chuyên chở hoặc đại lý hoặc thuyền trưởng hoặc người đại diện
(6) Chỉ rõ hàng hóa đã được xếp lên một con tàu chỉ định tại cảng giao hàng quy định trong Thư tín dụng
(7) Chỉ rõ chuyến hàng được giao từ cảng xếp hàng tới cảng dỡ hàng quy định trong Thư tín dụng
(8) Là bản vận đơn gốc duy nhất hoặc nếu phát hành hơn một bản gốc là trọn bộ bản gốc như thể hiện trên vận đơn.
- C/O (Certificate of origin) – Giấy chứng nhận xuất xứ
Là văn bản do cơ quan có thẩm quyền thuộc quốc gia hoặc vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hóa cấp dựa trên những quy định và yêu cầu liên quan về xuất xứ, chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.
(1) Người phát hành: Cơ quan có thẩm quyền của chính phủ nước xuất khẩu
(2) Thời điểm phát hành: Sau khi giao hàng
(3) Số bản thường phát hành: 1 bản gốc/ 2 bản copy
- C/Q (Certificate of quality) – Giấy chứng nhận chất lượng
Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh chất lượng hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận chất lượng có thể do xưởng hoặc nhà máy sản xuất hàng hóa, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp.
(1) Người phát hành: Nhà sản xuất hoặc Cơ quan kiểm định chất lượng
(2) Thời điểm phát hành: Trước khi giao hàng hoặc khi hàng đến
(3) Số bản thường phát hành: 1 bản gốc/ 2 bản copy
- Insurance policy/ Certificate – Chứng từ bảo hiểm
Là chứng từ chứng minh hàng hóa đã được mua bảo hiểm và sẽ được bồi thường khi có tổn thất xảy ra Tùy thuộc vào cách thức mua bảo hiểm mà chứng từ bảo hiểm có thể gặp gồm 2 loại: Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) và Đơn bảo hiểm (Insurance Policy).
(1) Người phát hành: Công ty bảo hiểm
(2) Thời điểm phát hành: Trước khi giao hàng
(3) Số bản thường phát hành: 1 hoặc nhiều bản gốc/ 2 bản copy
(4) Phải được chữ ký bởi công ty bảo hiểm hoặc đại lý
(5) Nếu chứng từ bảo hiểm ghi rõ là đã được phát hành nhiều hơn một bản gốc, thì tất cả bản gốc phải được xuất trình
(6) Ngày của chứng từ bảo hiểm không được muộn hơn ngày giao hàng, trừ khi trên chứng từ bảo hiểm thể hiện là bảo hiểm có hiệu lực từ một ngày không chậm hơn ngày giao hàng
(7) Phải ghi rõ số tiền bảo hiểm và cùng loại tiền của Thư tín dụng
- Phytosanitary certificate – Giấy chứng nhận kiểm dịch
Với hàng nhập khẩu có liên quan hoặc có nguồn gốc thực vật/ động vật, kiểm dịch là để đảm bảo không cho mầm bệnh theo hàng hóa đi vào nước nhập khẩu Với hàng xuất khẩu, công việc cũng tương tự, nhưng là để chứng minh hàng đảm bảo điều kiện về kiểm dịch để xuất khẩu ra nước ngoài Sau khi các hoạt động kiểm dịch được thực hiện với lô hàng xuất – nhập khẩu thì lô hàng sẽ được cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch.
(1) Người phát hành: Cơ quan có thẩm quyền của chính phủ nước xuất khẩu
(2) Thời điểm phát hành: Trước khi giao hàng
(3) Số bản thường phát hành: 1 bản gốc
- Fumigation certificate – Giấy chứng nhận hun trùng
Một số mặt hàng có nguồn gốc hữu cơ và gỗ nếu không xử lý bằng hóa chất thì trong quá trình vận chuyển sẽ phát sinh mối, mọt, nấm mốc hoặc côn trùng gây hại môi trường Do đó, hải quan ở các nước nhập khẩu yêu cầu hàng hóa phải được hun trùng Để chứng minh hàng đã được hun trùng, các nhà xuất khẩu phải xuất trình Giấy chứng nhận hun trùng (Phạm Ngọc Anh, 2021)
(1) Người phát hành: Cơ quan có thẩm quyền thực hiện hun trùng
(2) Thời điểm phát hành: Trước khi giao hàng
(3) Số bản thường phát hành: 1 bản gốc
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI MỸ Á
Lịch sử hình thành và phát triển Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á
Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á
Tên quốc tế: Amerasian Shipping Logistics Corporation
Địa chỉ: Số 139A/10, đường Nhánh Rẻ Đông Nhì, phường Lái Thiêu, thành phố Thuận An, tỉnh Bình Dương, Việt Nam
Người sáng lập: bà Võ Thị Phương Lan
3.1.1 Quá trình hình thành của công ty
Công ty Cổ Phần Giao Nhận Vận Tải Mỹ Á (ASL) được thành lập ngày 25 tháng 01 năm 2005 tại trụ sở 237 Khánh Hội Quận 4, Thành phố HồChí Minh, người sáng lập là bà Võ Thị Phương Lan – Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc Với tâm huyết và kinh nghiệm lâu năm trong ngành giao nhận vận chuyển quốc tế, các cổ đông sáng lập đã không ngừng nỗ lực để xây dựng ASL Corp phát triển mạnh mẽ và đạt được thành tựu to lớn.
Hình 3.2 Ban lãnh đạo công ty ASL Trải qua hơn 17 năm hình thành và phát triển, ASL Logistics trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế, dịch vụ giao nhận, khai thuê hải quan và vận chuyển nội địa hàng đầu tại Việt Nam Hệ thống các chi nhánh và văn phòng đại diện trong nước tại thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng,
Hà Nội, Đà Nẵng, Bình Dương và ngoài nước tại Los Angeles (Hoa Kỳ) đã được xây dựng ngày càng vững mạnh Đội ngũ cán bộ công nhân viên chuyên nghiệp có trình độ đại học,trên đại học, trình độ ngoại ngữ đang làm việc tại các văn phòng Mạng lưới đại lý hợp tác tại hơn 190 quốc gia, cơ sở hạ tầng và thiết bị công nghệ phục vụ cho công việc được trang bị hiện đại ASL logistics sở hữu đội xe container và xe tải cùng kết cấu cơ sở hạ tầng nội bộ ngày càng hoàn thiện, áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001-2015 trong quy trình tác nghiệp, triển khai Kaizen-5S tạo mội trường làm việc lành mạnh, thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao
Năm 2018 đánh dấu một năm gặt hái thành công của ASL khi trở thành đối tác ủy quyền tại Việt Nam của tập đoàn thương mại điện tử lớn nhất thế giớiAlibala về dịch vụ thương mại điện tử B2B trên sàn giao dịch điện tử
Alibaba.com nhằm kết nối nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu toàn cầu, thực hiện thành công chiến lược hợp tác đầu tư với tập đoàn Ryobi- Nhật Bản để phát triển chuỗi cung ứng lạnh hiện đại “Cold storage” tại Việt Nam
3.1.2 Quá trình phát triển của công ty
* Phát triển hệ thống văn phòng, chi nhánh
- Năm 2005: Được cấp giấy phép thành lập
- Năm 2008: Thành lập Văn Phòng Đại Diện tại tỉnh Bình Dương
- Năm 2008: Thành lập Văn Phòng Đại Diện tại Thành phố Hải Phòng
- Năm 2009: Thành lập công ty thành viên chuyên vận chuyển nội địa- Công ty Cổ Phần Vận Tải An Sinh Lợi (ASL Trucking)
- Năm 2011: Khánh thành trụ sở làm việc riêng của ASL LOGISTICS. tại 31/34A Ung Văn Khiêm, phường 25, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
- Năm 2012: Thành lập Văn Phòng Đại Diện tạị Hà Nội
- Năm 2013: Đầu tư xây dựng và đưa vào sử dụng bãi xe container, gara sửa chữa xe tải và trạm cấp dầu nội bộ hơn 5000m2 tại Thị xã Thuận An, Bình Dương
- Năm 2013: Liên kết với đối tác tại Hoa Kỳ chuyển giao xây dựng thương hiệu ASL U.S đặt trụ sở tại Los Angeles Hoa Kỳ: Amerasian Shipping Logistics U.S (ASL U.S); số Bond: 024563NF
- Năm 2018: Thành lập Văn Phòng Đại Diện tại Biên Hòa, Đồng Nai
- Năm 2018: Thành lập Văn Phòng Đại Diện tại Đà Nẵng
- Năm 2018: Trở thành đối tác chiến lược của tập đoàn thương mại điện tử thế giới Alibaba.com nhằm phát triển sàn thương mại điện tử B2B tại Việt Nam
- Năm 2019: Hợp tác đầu tư với tập đoàn Ryobi Holdings – Nhật Bản nhằm phát triển chuỗi cung ứng lạnh tại Việt Nam.
* Được cấp các loại giấy phép, chứng chỉ, giấy chứng nhận
- Năm 2008: Được cấp chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng ISO9001:2008
- Năm 2012: Được cấp giấy chứng nhận đại lý hải quan của Tổng Cục Hải Quan Việt Nam
- Năm 2012: Được cấp giấy phép kinh doanh vận tải đa phương thức Quốc tế của Bộ Giao Thông Vận Tải
- Năm 2013: Được cấp giấy phép kinh doanh vận tải bằng ô tô của Sở Giao Thông Vận Tải
- Năm 2013: Được cấp giấy chứng nhận hội viên doanh nghiệp Bình Thạnh
- Năm 2013: Được cấp giấy chứng nhận thương hiệu uy tín - Trusted Brand
- Năm 2014: Được cấp tái chứng nhận chứng chỉ quản lý chất lượng ISO 9001:2008.
- Năm 2014: Được cấp giấy chứng nhận TOP 300 " THƯƠNG HIỆU HÀNG ĐẦU VIỆT NAM" năm 2014
- Năm 2014: Được cấp giấy chứng nhận TOP 10 " DOANH NGHIỆP LOGISTICS VIỆT NAM" năm 2014
- Năm 2015: Được cấp giấy chứng nhận " Customer Choice Brand 2015 - Thương Hiệu Được Khách Hàng Tín Nhiệm 2015”
- Năm 2015: Bà Võ Thị Phương Lan – Tổng giám đốc ASL Logistics – được Vinh danh “Doanh Nhân có thành tích Xuất sắc trong sự nghiệp phát triển kinh tế đất nước”
- Năm 2015: Được cấp giấy chứng nhận Top 20 Doanh nghiệp Logistics Việt Nam 2015
- Năm 2015: Được cấp giấy chứng nhận "TRUSTED BRAND 2015 - THƯƠNG HIỆU UY TÍN 2015"
- Năm 2016: Được cấp giấy chứng nhận "TRUSTED BRAND 2016 - THƯƠNG HIỆU UY TÍN 2016"
- Năm 2018: Được cấp giấy phép vận tải xuyên biên giới
- Năm 2018: Được cấp chứng chứng nhận lái xe sinh thái và lái xe an toàn
- Năm 2018: Được cấp chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015
- Năm 2018: Đạt giải thưởng Sao Vàng Đất Việt
- Năm 2018: Đạt giải thưởng Doanh nghiệp tiêu biểu Tp Hồ Chí Minh
- Năm 2020: Đạt danh hiệu doanh nhân Thành Phố Hồ Chí Minh Tiêu Biểu
- Năm 2020- 2021: đạt giải thưởng doanh nhân Việt Nam tiêu biểu
- Năm 2022: đạt giải thưởng Sao Vàng Đất Việt
* Thành viên các hiệp hội
Hiện nay ASL Logistics có đội ngũ hơn 180 cán bộ công nhân viên làm việc trong các bộ phận vận tải quốc tế, khai thuê hải quan, vận tải nội địa…tại các văn phòng chi nhánh trong và ngoài nước Với hệ thống đại lý trên toàn thế giới, trang thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dịch vụ đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng, ASL Logistics trở thành thương hiệu mạnh trong nước với tốc độ phát triển hàng năm trung bình từ 20-25%.
- Năm 2005: Hội viên chính thức của phòng TM & CN Việt Nam - VCCI
- Năm 2006: Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam, nay là Hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam – VLA (2013)
- Năm 2007: Hội Viên chính thức của Liên Đoàn Giao Nhận Kho Vận Quốc tế - FIATA
- Năm 2014: Hội Viên hiệp hội Vận Tải Hàng Không Quốc Tế (IATA)
- Năm 2016: Hội viên chính thức của WCA - Hiệp hội World Cargo Association (WCA)
- Năm 2021: Hiệp hội Logistics TP Hồ Chí Minh (HLA)
3.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty
ASL Logistics trở thành doanh nghiệp cung cấp giải pháp logistics hàng đầu tại Việt Nam Với phương châm không ngừng đổi mới, lấy khách hàng làm trung tâm, lấy văn hóa làm nền tảng, lấy con người làm tài sản, lấy niềm tin làm cốt lõi.
Mang đến cho cộng đồng những giá trị thiết thực, hiệu quả và bền vững:
• Không ngừng cải tiến, sáng tạo với nhiều giải pháp logistics tối ưu nhất cho khách hàng.
• Nâng cao uy tín với khách hàng và đối tác với cam kết chất lượng dịch vụ & phong cách phục vụ khách hàng chuyên nghiệp.
• Đồng hành hiệu quả & bền lâu với khách hàng và đối tác toàn cầu.
• Tích cực tham gia vào các hoạt động chia sẻ, đóng góp cộng đồng. Nâng cao trách nhiệm xã hội và bảo vệ môi trường.
• Là môi trường tốt nhất để nhân sự tài năng đồng hành cùng phát triển.
Hệ thống tổ chức
3.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 3.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty ASL
3.2.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban
- Tổng giám đốc do Chủ tịch hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm theo để nghị của Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Vận Tải Mỹ Á (ASL) Tổng giám đốc là người đại diện pháp nhân và tổ chức điều hành trong mọi hoạt động của công ty
Phó giám đốc tài chính
- Chức năng nhiệm vụ: Phân nhiệm việc theo dõi thông tin cho bộ máy tài chính
- Phó giám đốc tài chính là quản lý tài chính như nghiên cứu, phân tích và xử lí các mối quan hệ tài chính trong doanh nghiệp; xây dựng kế hoạch tài chính; khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn vốn, cảnh báo các nguy cơ đối với doanh nghiệp thông qua phân tích tài chính và đưa ra những dự báo đáng tin cậy trong tương lai
Chức năng nhiệm vụ các phòng ban:
Phòng vận tải nội địa: Là một phần quan trọng của logistics nhằm hoàn thiện chuỗi cung ứng tích hợp logistics 3PL Là một dịch vụ vận chuyển hàng hóa trên đường biển và đường bộ Bắc- Nam của công ty, thực hiện công việc giao nhận vận chuyển hàng hóa chuyên nghiệp
Là phòng phụ trách việc tổ chức, thực hiện yêu cầu giao nhận và vận chuyển hàng hóa, báo cáo định kì theo quy định Bộ phận giao nhận phụ trách công việc giao nhận hàng hóa, về các thủ tục nhập xuất có liên quan trực tiếp đến công tác giao nhận, chịu trách nhiệm điều phối, theo dõi kiểm tra và giám sát với đoàn xe và các nhà đối tác vận tải hợp pháp về các chứng từ có liên quan trực tiếp đến công tác giao nhận, chịu trách nhiệm xử lý các trường hợp hao hụt trong vận chuyển và sai lệch về chứng từ theo qui định, chịu trách nhiệm báo cáo định kỳ về công tác giao nhận
Là bộ phận tham mưu, giúp công việc cho Tổng giám đốc về công tác dịch vụ của công ty, công tác nghiên cứu và phát triển dịch vụ, phát triển thị trường, công tác xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng Đây là bộ phận hết sức quan trọng, đóng vai trò chủ chốt trong Công ty Đảm bảo đầu vào đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng
Phòng chứng từ và DVKH
Là phòng nghiệp vụ về chứng từ, hồ sơ của các lô hàng xuất- nhập nhận được từ phòng kinh doanh; Tư vấn dịch vụ cho khách hàng; Thường xuyên cập nhật tin tức, thông báo, các dịch vụ mới của công ty lên website công ty để khách hàng nắm bắt được những thông tin mới nhất về dịch vụ của công ty
Là phòng nghiệp vụ tham mưu về quản lý hoạt động tài chính, hạch toán kinh tế và hoạch toán kế toán trong toàn công ty, quản lý kiểm soát các thủ tục thanh toán, đề xuất các biện pháp giúp công ty thực hiện các chỉ tiêu tài chính Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liêu, …và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của Công ty
Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban Giám đôc
Phòng hành chính nhân sự
Là phòng tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thông và quan hệ công chúng (PR) của công ty.
Lập báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị quyết định, …Tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của Công ty, theo dõi quản lý lao động, đề xuất khen thưởng Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi, …
Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các mặt chế độ, chính sách cho người lao động, và đóng bảo hiểm xã hội thành phố theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
Tổng quan về tình hình nhân sự của doanh nghiệp
Bảng 3.1 Tình hình nhân sự công ty ASL
Nguồn: Phòng Nhân sự công ty ASL – Bình Dương
* Nhận xét: Số liệu thống kê trên cho thấy độ chênh lệch giữa tỉ lệ nam và nữ không quá lớn, thông thường nam sẽ làm việc ở các vị trí ở các phòng ban giao nhận và vận tải, còn nữ chủ yếu làm việc ở phòng chứng từ và kế toán Về trình độ học vấn, tuỳ thuộc vào tính chất vị trí làm việc sẽ yêu cầu về bằng cấp tương ứng Về độ tuổi, cho thấy đội ngũ nhân sự nằm trong độ tuổi