Bài Giảng Microsoft Word

Trang 1 CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Trang 2 Giới thiệu chung • MS.. Word là phần mềm soạn thảo văn bản mạnh, nằm trong bộ công cụ văn phòng của hãng Microsoft.. Trang 8 Mở một tập t

CHƯƠNG TRÌNH SOẠN

THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD

Giới thiệu chung

• MS Word là phần mềm soạn thảo văn bản mạnh, nằm trong bộ công cụ văn phòng của hãng Microsoft

• Một số phiên bản Microsoft Office: Office 97, Office 2000, Office XP, Office 2003, Office

2007, Office 2010

Khởi động Microsoft Word

Đóng và thoát khỏi Microsoft Word

 Kích nút dấu , tại góc trên, bên phải cửa sổ

 Bấm tổ hợp phím Ctrl + F4 - để đóng tài liệu word

hiện hành

 Bấm tổ hợp phím Atl + F4 - để đóng tài liệu word

hiện tại và ứng dụng MS Word

Đóng và thoát khỏi Microsoft Word

Giao diện Microsoft Word

Mở một tập tin mới

Dùng phím nóng:

Ctrl + N

Mở một tập tin đã có

Dùng phím nóng:

Ctrl + O

Lưu tài liệu

Dùng phím nóng:

Ctrl + S

Loại tập tin Save As Save

Tập tin chưa lưu Phần mềm mở cửa

sổ Save As hỏi về:

 Tên tập tin

 Loại tập tin

 Vị trí lưu

Hoạt động giống Save As

Tập tin đa từng lưu Phần mềm mở cửa

sổ Save As hỏi về:

 Tên tập tin mới

 Loại tập tin mới

 Vị trí lưu mới

Phần mềm sẽ lưu những thay đổi trực tiếp lên tập tin đang làm việc

Lưu tài liệu

Page Up Lên 1 trang

Page Down Xuống 1 trang

Home Di chuyển tới đầu dòng

End Di chuyển tới cuối dòng

Ctrl +  Sang trái 1 từ

Ctrl +  Sang phải 1 từ

Ctrl +  Lên đầu đoạn trên

Ctrl +  Xuống đầu đoạn dưới

Ctrl + Home Di chuyển tới đầu tài liệu

Ctrl + End Di chuyển tới cuối tài liệu

Các phím di chuyển trong Word

Thao tác bàn phím

Phím hoặc tổ hợp Mô tả tác dụng

Tab Nhập một ký hiệu căn tab cho văn bản

Enter Nhập một ký hiệu cắt đoạn

Delete Xóa ký tự bên phải

Backspace Xóa ký tự bên trái

Caps Lock Bật/Tắt chế độ viết hoa

Shift Đảo chế độ viết hoa, hoặc nhập dãy ký tự trên đầu dãy số

Shift+Enter Nhập một ký hiệu cắt dòng

Thao tác bàn phím

Phím hoặc tổ hợp Mô tả tác dụng

Insert Chế độ chèn, đè: (nhấn nút Insert để chuyển chế độ)

- Insert (chèn): chữ gõ vào sẽ đẩy các ký tự ra sau

- Overwrite (đè): chữ gõ vào sẽ đè và xóa ký tự đang có

Chọn khối văn bản:

- Kéo rê chuột từ đầu đến cuối vùng chọn

- Sử dụng phím Shift + các phím di chuyển(,,,) để quét chọn khối

- Sử dụng phím Alt + kéo rê chuột để quét khối theo chiều dọc

Để chọn Cách làm

Một từ Double Click vào từ

Một câu Ấn giữ Ctrl trong khi Click vào giữa câu

Một dòng Click con trỏ chuột đầu dòng

Một vài dòng Click chọn dòng rồi kéo rê chuột xuống hoặc lên

Một đoạn Click 3 lần trong đoạn hoặc Double Click đầu dòng của

đoạn

Toàn bộ tài liệu Nhấn Ctrl + A hoặc giữ Ctrl và Click đầu một dòng hoặc

Click 3 lần ở đầu một dòng

Chọn văn bản

Tìm văn bản

Thay thế nội dung trong tài liệu

Di chuyển bằng tính năng Go to

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

TRONG WORD

1 Chọn Font, Size, màu chữ (style)

2 Lưu văn bản (dù chưa có chữ nào)

3 Nhập văn bản thô (nên lưu dự phòng thường xuyên

để tránh mất tài liệu)

4 Lưu văn bản (nhấn Ctrl + S)

5 Tiến hành định dạng văn bản, chèn hình, …

6 Kiểm tra văn bản lần cuối (chính tả, định dạng)

Các bước tiến hành soạn thảo văn bản

Chức năng Mô tả

Font Cho phép thiết lập phông chữ trong danh sách phông chữ

có trong hệ thống được phần mềm hỗ trợ

Font style Cho phép thiết lập kiểu phông chữ theo các dạng sẵn có

như: thông thường, nghiêng, đậm, kết hợp đậm- nghiêng

Size Cho phép thiết lập độ lớn của nội dung được chọn

Font color Cho phép đặt màu cho nội dung được chọn

Underline style Cho phép đặt kiểu dòng kẻ chân

Underline color Cho phép đặt màu cho dòng kẻ chân, tính năng này chỉ

được kích hoạt khi bạn sử dụng chức năng dòng kẻ chân

Effects Nhóm tùy chọn về hiệu ứng cho nội dung được chọn Các

hiệu ứng bao gồm: chỉ số trên, chỉ số dưới, chữ hoa…

Default Cho phép đặt các thiết lập trong cửa sổ Font hiện tại là thiết

lập mặc định cho văn bản trong tài liệu

Chức năng trong hộp thoại Font

Ctrl + > Tăng kích cỡ chữ theo danh sách Size

Ctrl + < Giảm kích cỡ chữ theo danh sách Size

Ctrl + = Chuyển thành chỉ số dưới

Ctrl + + Chuyển thành chỉ số trên

Ctrl + Shift + F Thay đổi font chữ

Thực hành định dạng ký tự

• Lề trang: phần nội dung trống hiển thị quanh văn bản, được dùng để xác lập độ lớn của văn bản trên một trang giấy

Định dạng đoạn văn bản

• Hộp thoại Paragraph chứa các

chức năng liên quan tới việc

Tùy chọn trong hộp thoại Paragraph

Tùy chọn Mô tả

Nhóm General

Left Căn lề trái Right Căn lề phải

Center Căn lề giữa Justify Căn đều 2 bên

Nhóm Indentation

Left khoảng cách từ lề trái đoạn đến lề trái của trang văn bản

Right khoảng cách từ lề phải đoạn đến lề phải của trang văn bản

First line thiết lập độ thụt dòng của dòng đầu so với dòng kế tiếp vào mục By

None huỷ bỏ chế độ thụt đầu dòng trên đoạn

Hanging thụt dòng của dòng thứ 2 trở đi trong đoạn so với dòng đầu tiên một

khoảng vào mục By

Nhóm Spacing

Before đặt khoảng cách giữa đoạn hiện tại và đoạn trước đó

After đặt khoảng cách giữa đoạn hiện tại và đoạn tiếp theo

Line spacing đặt khoảng cách giữa các dòng trong đoạn hiện tại

Tùy chọn Mô tả

First Line Indent Điều chỉnh độ thụt của dòng đầu trong đoạn

Hanging Indent Điều chỉnh độ thụt của các dòng sau dòng đầu tiên

trong đoạn

Left Indent Điều chỉnh độ thụt tại cạnh trái của tất cả các dòng

Right Indent Điều chỉnh độ thụt tại cạnh phải của tất cả các dòng

Thụt đầu dòng

Nhóm Paragraph

• Nhóm Paragraph có trong thẻ Home trên Ribbon chứa các chức năng cơ bản thường sử dụng khi định dạng các đoạn văn bản trong tài liệu

Thực hành căn chỉnh đoạn

Thực hành thiết lập thụt dòng

Thực hành thiết lập độ giãn dòng

Thực hành thiết lập khoảng cách đoạn

• Tab là một trong các tùy chọn điều khiển văn bản, cho phép di chuyển và căn văn bản tại một vị trí xác định theo chiều ngang

• Có thể đặt một hoặc nhiều vị trí Tab cho đoạn văn bản

• Ở trạng thái mặc định, tài liệu được được đặt sẵn Tab với khoảng cách nửa inch một Tab, bắt đầu từ lề trái

Tab trong Word

Loại Tab Mô tả

tab căn trái Xác lập điểm căn trái của văn bản tại vị trí tab

tab căn giữa Xác lập điểm chính giữa văn bản tại vị trí tab

tab căn phải Xác lập điểm căn phải của văn bản tại vị trí tab

tab căn số Đối với văn bản có k tự dạng chữ liền sau tab: tác

dụng tương tự tab căn phải

Đối với văn bản có ký tự số liền sau tab: căn phải đối với chuỗi ký tự số liên tục Bắt đầu từ ký tự chữ đầu tiên sẽ tự động căn trái

tab căn cột Xác lập một đường kẻ dọc trên văn bản tại vị trí có

tab

Các loại Tab

• Hộp thoại Tabs chứa các thông tin liên quan tới việc thiết lập đặt tab trong tài liệu

Hộp thoại Tabs

Xóa thiết lập tab đang có

Đặt lại khoảng cách mặc định giữa các tab

Xóa toàn bộ các thiết lập tab hiện tại

Cho phép xóa bỏ hoặc

đặt đường gióng dọc tab

gồm các đường chấm,

đứt, nối Đặt kiểu căn

của tab

Đặt và xóa vị trí Tab bằng thước

Đặt tab bằng hộp thoại Tabs

Xóa tab bằng hộp thoại Tabs

Định dạng liệt kê theo hoa thị

Định dạng liệt kê theo hoa thị riêng

Định dạng liệt kê theo dãy số

Định dạng liệt kê theo dãy số riêng

Đường viền và Đánh bóng

Hộp thoại Borders and Shading

CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT

VÀ ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA

Chèn biểu tượng và ký hiệu đặc biệt

Thực hành chèn biểu tượng

Thực hành chèn ký hiệu đặc biệt

• Nhóm Illustrations nằm trong thẻ Insert của phần

mềm Word, cho phép người sử dụng có thể thêm vào các đối tượng như:

Hình ảnh trên máy (Picture)

Chèn hình bất kỳ trong máy

Chèn hình từ ClipArt

BẢNG BIỂU TRONG WORD

• Bảng là dạng cấu trúc lưới được thiết lập bởi việc sắp xếp tập hợp dữ liệu theo dạng dòng hoặc cột

Bảng biểu trong Word

Xác định số dòng/cột mong muốn và các tùy chọn khác

Tạo bảng bằng cách dùng chuột “vẽ” bảng trực tiếp trên tài liệu

Xây dựng bảng tính trên Excel rồi chuyển sang Word

Tạo nhanh bảng trong Word sử dụng các bảng

đã được xây dựng sẵn

Hộp thoại Insert Table

Có thể chỉ định số

lượng dòng/cột tùy ý

Có thể đặt được cách

thức tự động căn cột

Thẻ Design thuộc Table Tools

Bao gồm các chức năng cho phép điều chỉnh đường viền các

ô bảng, bao gồm các tùy chọn định dạng, các tính năng thực hiện thao tác vẽ và xóa

Thẻ Layout thuộc Table Tools

Gồm các chức năng

tương tác và điều

chỉnh bảng

Gồm các chức năng hỗ trợ thay đổi độ lớn, kích thước các ô trong bảng

Gồm các chức năng hỗ trợ căn chỉnh các đoạn văn bản trong các ô bảng, thay đổi chiều hướng

và lề của nội dung

Gồm các chức năng tương tác với dữ liệu như: sắp xếp dữ liệu, lặp lại tiêu đề khi sang trang, chuyển đổi văn bản và thực hiện tính toán

• Hộp thoại Table Properties gồm các tính năng cho phép thay đổi thông số của dòng, cột, toàn bảng hoặc một ô cụ thể

Hộp thoại Table Properties

Điều chỉnh các thông

số của toàn bảng như

thay đổi kích cỡ, căn

chỉnh văn bản, đường

viền…

Cho phép thay đổi thông số về độ rộng của cột theo đơn

vị tính mặc định

Thực hành tạo bảng mới dùng lưới

(Áp dụng cho bảng dưới 10 cột, 8 dòng)

Thực hành tạo bảng mới

(Áp dụng với số lượng dòng/cột bất kỳ)

• Cách 1

• Cách 2

Chèn thêm dòng/ cột

Xóa dòng/ cột

• Cách 1

• Cách 2

Di chuyển dòng/ cột

• Tách ô:

• Trộn ô:

Một số thao tác với bảng

• Sắp xếp trong bảng

Một số thao tác với bảng

• Style cho bảng

Một số thao tác với bảng

• Tính toán trong bảng

Một số thao tác với bảng

• Để chuyển văn bản thành bảng, các dữ liệu thuộc phần văn bản phải tuân thủ một cấu trúc nhất định ví dụ như dữ liệu cách nhau bởi các dấu tab theo quy luật hoặc dấu chấm phẩy (;) dấu chấm (.)

• Sử dụng hộp thoại Convert Text to Table trong nhóm Tables thuộc thẻ Insert để chuyển văn bản thành bảng

Chuyển đổi văn bản thành bảng

Hộp thoại Convert Text to Table

Cho biết số lượng dòng, cột của

bảng mới Các thông số có sẵn do

phần mềm tự xác định dựa trên cấu

tạo đoạn văn bản bạn chọn Có thể

điều chỉnh lại các chỉ số này

Xác định cách tự động điều chỉnh

bảng phù hợp với nội dung

Lựa chọn ký hiệu phân cách dữ liệu

Thực hành chuyển đổi văn bản thành bảng

Chuyển đổi bảng thành văn bản

• Để chuyển bảng thành văn bản, các dữ liệu thuộc phần bảng cũng có quy luật như: các nội dung phân biệt nhau bởi các ký hiệu như tab, dấu phẩy (,) dấu trừ (-)

• Sử dụng hộp thoại Convert Table to Text trong nhóm Data thuộc thẻ Layout để chuyển bảng thành văn bản

Hộp thoại Convert Table to Text

Có thể chọn các ký hiệu

xuống dòng (Paragraph

marks), tab, dấu phẩy

(Commas) làm ký hiệu đại

diện cho phân tách giữa các ô

Có thể sử dụng lựa chọn

Other để chọn cho mình

một ký hiệu riêng

Thực hành chuyển đổi bảng thành văn bản

ĐỊNH DẠNG CÁC TRANG

TÀI LIỆU

Tạo viền trang văn bản

Đặt nền trang

Thêm hình mờ cho tài liệu

Thêm hình mờ cho tài liệu

• Tiêu đề đầu trang và tiêu đề chân trang lần lượt

là hai tính năng Header và Footer trong phần mềm Word

• Header và footer có thể chứa các thông tin dạng chữ, hình ảnh

• Thông thường sẽ thấy header và footer mang các thông tin về tiêu đề, ngày tháng, số trang…

Tiêu đề đầu trang và tiêu đề chân trang

Header & Footer Tools

thông tin như: ngày

tháng, trường, thông tin

tài liệu, hình ảnh…

Hỗ trợ việc di chuyển giữa các phần tiêu đề trên/

dưới khác nhau

Định dạng khác biệt với trang đầu, giữa các trang chẵn/lẻ, hiển thị phần văn bản chính của tài liệu

Điều chỉnh vị trí của tiêu đề trên, tiêu đề dưới, sử dụng tab căn nội dung

Thoát khỏi chế độ điều chỉnh Header/ Footer

Thực hành thêm Header & Footer

(Sử dụng thư viện)

Thực hành thêm Header & Footer

(Thông thường)

Thực hành đánh số trang

KIỂM DUYỆT TÀI LIỆU

• Mở tập tin cần kiểm tra

• Để kiểm tra chính tả, ngữ pháp ngay khi nhập liệu:

 Nhấp chuột phải lên từ/câu có đường sóng xanh hoặc đỏ

 Trong trình đơn hiện ra, nhấp tùy chọn bạn thấy đúng

• Chọn thẻ Review

• Trong nhóm Proofing, nhấn Spelling & Grammar

• Trong hộp thoại Spelling & Grammar, sử dụng các

tùy chọn để soát lỗi chính tả trong tập tin

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

Sử dụng Comment

AutoCorrect

IN TÀI LIỆU

Thay đổi khổ giấy

Thay đổi lề và hướng giấy

1 Mở tài liệu muốn in

2 Trên thanh Ribbon, chọn thẻ File

3 Chọn mục Print

4 Để xem trước khi in

 Trong mục Print, chọn Print Review

 Sử dụng nút Next/Previous để xem thử các trang

 Sử dụng nút Zoom/ Zoom In/ Zoom Out để điều chỉnh

độ phóng đại khi cần

5 Thực hiện thao tác in

 Đặt các thông số in: Máy in, Đặt trang cần in, Kích cỡ giấy

 Nhấn nút Print để in tài liệu

Xem trước khi in và thực hiện in

THAM CHIẾU VÀ

CHÚ THÍCH

Để chèn chú thích dạng Footnote/ Endnote

• Đặt con trỏ vào vị trí bạn muốn chèn thêm chú thích

• Trên Ribbon, chọn thẻ Refences

• Nhấn nút Insert Footnote/ Insert Endnote để chèn

thêm Footnote/ Endnote

• Nhập nội dung cho phần mô tả chú thích chân trang/

cuối tài liệu

• Nhấp chuột vào nội dung tài liệu chính để di chuyển

khỏi Footnote/ Endnote, hoặc nhấn đúp vào chỉ số

đánh dấu để quay về vị trí cũ

Thêm chú thích chân trang/ cuối tài liệu

Thêm chú thích cho đối tượng

(Hình, bảng)

Chèn thêm mục lục sử dụng mẫu

Chèn thêm mục lục tùy biến

TRỘN THƯ

1 Xác định nội dung văn bản chính: đây là nội

dung chính cho thư, thư điện tử, nhãn hay phong

bì Nội dung này có thể được nhập vào từ đầu hoặc sử dụng nội dung trong tập tin có sẵn

2 Tạo nguồn dữ liệu: nguồn dữ liệu có thể được

tạo mới bằng cách nhập tuần tự trong quá trình thực hiện, hoặc sử dụng từ nguồn dữ liệu bên ngoài như các tập tin Excel, Word…

3 Đưa các trường dữ liệu vào vị trí cần thiết trong tài liệu chính

4 Thực hiện việc trộn các thông tin, xem các nội dung thay đổi, và xuất kết quả thành các tập tin riêng biệt, in hay gửi qua thư điện tử

Tiến trình trộn thư

Thao tác trộn thư trên Ribbon

Thao tác trộn nhãn hay phong bì