Bài Giảng Tin Học văn phòng Cơ sở - Moudule - Microsoft Excel

Trang 7 Các thẻ trên thanh Ribbon Các thẻ Mô tả File Dùng để hiển thị Backstage, chứa các câu lệnh thông dụng như in ấn, tạo mới hay chia sẻ sổ tính Home Thực hiện các chức năng cơ bản

CHƯƠNG TRÌNH

BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL

Các khái niệm cơ bản

• Microsoft Excel là một phần mềm ứng dụng trong bộ phần mềm Microsoft Office, dùng để tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, xử lý dữ liệu theo định dạng bảng tính và phân tích dữ liệu, chia sẻ hay quản lý các dữ liệu thông qua các đối tượng trực quan như bảng (tables) hay biểu đồ (charts)

• Bảng tính trong Excel là tài liệu dạng điện tử có chức năng lưu trữ và thao tác với các loại dữ liệu khác nhau như dữ liệu số, văn bản, các ký tự đặc biệt trong định dạng bảng

• Định dạng bảng bao gồm các dòng (row) và cột (columns), khi giao với nhau tạo thành các ô (cells)

• Cách 1:

Khởi động Microsoft Excel

Cách 2: Nháy đúp vào biểu tượng MS Excel

để khởi động ứng dụng

Giao diện Microsoft Excel

Trang tính (Worksheets)

Các thẻ trên thanh Ribbon

Các thẻ Mô tả

File Dùng để hiển thị Backstage, chứa các câu lệnh thông dụng như in ấn, tạo

mới hay chia sẻ sổ tính

Home Thực hiện các chức năng cơ bản như định dạng bảng, thêm/ sử style, thêm

các định dạng căn bản cho ô dữ liệu

Insert Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký

Review Kiểm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các

ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính

View Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia

màn hình

Tạo sổ tính và gõ dữ liệu

Các lệnh ghi tệp

a Ghi tệp

 C1: Kích chuột vào biểu tượng Save

 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S

 C3: Vào menu File/Save…

b Ghi tệp với tên khác

 Vào menu File/Save As

Làm việc với các ô trong Excel

Di chuyển

Một ô về phía bên trái/phải/lên/xuống Các phím mũi tên tương ứng trái/phải/lên/

xuống

Di chuyển đến cột A trong dòng Nhấn phím Home

Di chuyển lên hay xuống một trang màn hình Page Down hoặc Page Up

Di chuyển màn hình về phía trái/phải Di chuyển sang trái: Alt + Page Up

Di chuyển sang trái: Alt + Page Down

Di chuyển đến một ô bên phải Nhấn phím Tab

Di chuyển đến một ô bên trái Nhấn phím Shift +Tab

Di chuyển đến ô A1 Ctrl + Home

Lựa chọn Hành động

Chọn một ô đơn Nháy chuột vào ô cần chọn

Chọn nội dung trong ô Nháy chuột vào ô để đặt vị trí cần chọn trong ô và

nháy đúp lần nữa để chọn nội dung của ô Chọn một dải các ô liên tiếp Chọn ô đầu tiên, giữ phím Shift, di chuyển đến ô cuối

• Trong Excel thì bạn có thể chọn đến một ô hay dải các ô đó

• Tên của ô không phân biệt chữ hoa, chữ thường và lên đến

Nhập dữ liệu

và định dạng bảng tính

Excel cho phép nhập 3 kiểu dữ liệu trong một ô gồm: Nhãn - Các giá trị - Ngày tháng thời gian

• Nhãn: Kiểu dữ liệu dạng văn bản, chứa các ký tự, số

và các ký hiệu

Khái niệm cơ bản khi nhập liệu

Kiểu dữ liệu

• Giá trị: Kiểu dữ liệu dùng để tính toán

• Ngày, tháng, thời gian là kiểu dữ liệu cho phép hiển thị thông tin về ngày, giờ

Khái niệm cơ bản khi nhập liệu

Kiểu dữ liệu (tiếp)

Thao tác dữ liệu trong sổ tính Excel

Câu lệnh Undo và Redo

Thao tác dữ liệu trong sổ tính Excel

Chức năng Auto Fill

Thao tác dữ liệu trong sổ tính Excel

Câu lệnh Clear

Địa chỉ tham chiếu

• Tham chiếu tương đối và tham chiếu ô trong công thức mà tham số đó sẽ thay đổi khi công thức được sao chép đến vị trí ô khác

<địa chỉ cột><địa chỉ dòng>

• Tham chiếu tuyệt đối: là tham chiếu ô trong công thức mà tham số đó không thay đổi khi công thức được sao chép đến vị trí ô khác

• Ngoài cách gõ trực tiếp ký tự $, bạn có thể nhấn phím F4, địa chỉ ô vừa gõ trong công thức sẽ thay đổi xoay vòng:

Tương đối  Tuyệt đối  Hỗn hợp cố định hàng 

Hỗn hợp cố định cột  Tương đối

• Tham chiếu giữa các sheet và book:

Địa chỉ tham chiếu của ô hiện hành tuân theo qui tắc:

[TênBook]TênSheet!Địa chỉ tham chiếu

Công thức và tính toán cơ bản

• Công thức trong Excel là một tập hợp câu lệnh toán học dùng để tính toán dữ liệu trong trang tính Excel

• Công thức có thể chứa một vài hoặc tất cả các thành phần sau:

Bắt đầu với dấu bằng “=”

Thành phần Mô tả

References

(Tham chiếu)

Địa chỉ ô hoặc dải các ô trong trang tính, dùng

để tham chiếu đến vị trí các dữ liệu cần tính toán

Operators

(Toán tử)

Các ký hiệu dùng để thực hiện các phép tính như: +, -, *, /, …

Toán tử toán học Chức năng

Toán tử trong Excel

Tạo công thức trong Excel

Enter

Áp dụng công thức sử dụng tính năng

Function Library

Các thông báo lỗi khi nhập sai công thức

#DIV/0! Lỗi do chia một số cho số 0

#N/A Lỗi do không tìm thấy dữ liệu phù hợp Thường xuất

hiện trong các hàm dò tìm khi không tìm thấy giá trị cần tìm

#NAME? Lỗi do sử dụng tên chưa được định nghĩa Thường do

nhập sai tên hàm hoặc kiểu chuỗi trong công thức không đặt trong dấu nháy kép (“ ”)

#NULL! Lỗi do kết hợp 2 vùng dữ liệu mà không thể kết hợp

#REF! Lỗi do tham chiếu đến vùng dữ liệu không hợp lệ

#VALUE! Lỗi do sử dụng sai kiểu dữ liệu

Cách dùng hàm trong công thức

• Lý do cần sử dụng hàm trong Excel?

 Những công thức phức tạp, những phép tính đơn thuần không giải quyết được

 Tiết kiệm thời gian xử lý

 Độ chính xác và tốc độ xử lý được nâng cao

• Hàm là công thức được xây dựng sẵn trong Excel, dùng để xử lý các thao tác tính toán

• Thành phần của hàm gồm tên hàm và các tham số đầu vào

• Ví dụ: =SUM(D29:F29)

SUM: tên hàm tính giá trị tổng

(D29:F29): dải tham chiếu

từ ô D29 đến F29

Hàm trong Excel

Hàm Mô tả

Sum Tổng giá trị của các tham số đầu vào

Average Tính giá trị trung bình của các tham số

Min Tìm giá trị nhỏ nhất

Max Tìm giá trị lớn nhất

Count Tìm số các ô chứa giá trị dạng số trong một

dải tham số

Counta Tìm số các ô chứa bất kỳ loại dữ liệu nào

trong một dải các tham số, không tính các ô trống

Các hàm đơn giản trong Excel

Trên thanh Ribbon, chọn Fomulas -> Financial Ngày giờ

Trên thanh Ribbon, chọn Fomulas -> Math & Trig

Nhóm hàm trong Excel (tiếp)

Nhóm hàm Mô tả

Thống kê Các hàm thực hiện để phân tích, thống kê trên giải

dữ liệu trong trang tính hoặc trong biểu đồ Hàm

AVERAGE để tính giá trị trung bình cộng trên các

giá trị là ví dụ đơn giản nhất trong nhóm hàm này

Trên thanh Ribbon, chọn Fomulas -> Statistical

Cơ sở dữ

liệu

Các hàm thực hiện các thao tác liên quan đến cơ sở

dữ liệu Thông thường hàm sẽ thực hiện phép tính khi điều kiện trong công thức trả về kết quả TRUE

Trên thanh Ribbon, chọn Fomulas -> Database Văn bản Các hàm thao tác với dữ liệu văn bản trong trang

tính Ví dụ: để thay đổi chữ in hoa/ thường, ta dùng hàm UPPER, LOWER hoặc PROPER

Trên thanh Ribbon, chọn Fomulas -> Text

Nhóm hàm trong Excel (tiếp)

Nhóm hàm Mô tả

Logical Các hàm thực hiện phân tích dựa trên điều kiện đúng hoặc sai

Trên thanh Ribbon, chọn Fomulas ->Logical

Thông tin Các hàm thực hiện phân tích trên dải dữ liệu để xác định

loại dữ liệu hoặc định dạng dữ liệu trong ô Ví dụ ta sử dụng hàm này để xác định dữ liệu đã được nhập vào ô hay chưa

Trên thanh Ribbon, chọn Fomulas -> Information

Tìm kiếm

và tham

chiếu

Các hàm thường để tìm kiếm hoặc định vị tham chiếu của

ô trong dải dữ liệu Thường hữu hiệu khi làm việc với dải

dữ liệu nằm trên nhiều trang/ sổ tính Hai hàm phổ biến là VLOOKUP, HLOOKUP

Trên thanh Ribbon, chọn Fomulas ->Lookup &

Reference

Nhóm hàm trong Excel (tiếp)

Các hàm này không được xây dựng sẵn trong Excel

Nó được thêm vào thông qua việc cài đặt thêm từ phía người dùng

Trên thanh Ribbon, chọn Fomulas -> User defined

• Quy tắc của hàm là cấu trúc của hàm, gồm tên hàm và thứ tự các tham số trong hàm

• Quy tắc của hàm hiển thị tên của tham số, thứ tự và tham số đó có cần thiết hay không

• Mỗi hàm sẽ có một quy tắc khác nhau

• Ví dụ: Quy tắc hàm IF trong Excel được biểu diễn

như sau:

=IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

Quy tắc sử dụng hàm

Tên hộp thoại Mô tả

Insert

Function

Giúp bạn chọn hàm từ danh sách các nhóm hàm

Function

Arguments

Sau khi chèn hàm, bạn sử dụng hộp thoại này để nhập các tham số theo đúng quy tắc của hàm

Hộp thoại Function Entry

• Nhập dấu “=” trên thanh

công thức hoặc trực tiếp

trong ô

• Nhập tên hàm và dấu

“(”, sau đó ấn Insert

Function trên thanh

công thức hoặc trên

nhóm Function Library

trên thẻ Formulas

Thêm hàm bằng các hộp thoại

• Nhập dấu “=” trên thanh

công thức hoặc trực tiếp

trong ô

• Nhập tên hàm và dấu

“(”, sau đó ấn Insert

Function trên thanh

công thức hoặc trên

Hàm tài chính

Rate Lãi suất vay tại từng thời điểm, hoặc phần trăm chiết

khấu hoặc lợi tức trên vốn đầu tư

Nper (Number of PERiod) Số lượng các kỳ (như tổng số kỳ thanh toán trong

mỗi năm, mỗi tháng, mỗi ngày )

Pmt (PayMenT) Số tiền trả cho mỗi kỳ

Pv (Present Value) Giá trị hiện tại, là giá trị tiền gộp cho việc đầu tư hay

cho vay

Fv (Future Value) Giá trị tương lai, là số tiền của việc đầu tư trong một

khoảng thời gian ở tương lai

Type Hình thức thanh toán - khi kết thúc hoặc bắt đầu kỳ

Có thể có giá trị là 0 hoặc là 1 Nếu lờ đi thì mặc định là giá trị 0

Hàm tài chính (tiếp)

FV(Rate, Nper, Pmt, Pv, Type) Trả về giá trị tương lai của các khoản đầu tư

giống nhau trong nhiều kỳ

PV(Rate, Nper, Pmt, Fv, Type)) Trả về giá trị hiện tại của các khoản đầu tư giống

nhau trong nhiều kỳ

RATE(Nper, Pmt, Pv, Fv, Type) Tính lãi suất tiền gửi / tiền vay

PMT(Rate, Nper, Pv, Fv, Type) Tính số tiền phải trả dòng kỳ cho những khoản

nợ vay/ số tiền nhận được dòng kỳ của những khoản cho vay

NPER(Rate, Pmt, Pv, Fv, Type) Trả về số kỳ phải trả lãi/ nhận lãi của các khoản

đầu tư

Hàm ngày giờ

NOW() Trả về ngày-tháng-năm và giờ hiện hành mà máy

đang lưu giữ

TODAY() Trả về ngày-tháng-năm hiện hành mà máy đang lưu

giữ

DATE(năm, tháng, ngày) Trả về ngày-tháng-năm tương ứng

DAY(ngày-tháng-năm) Trả về một con số (1  31) chỉ ngày tương ứng với

tham số ngày-tháng-năm

MONTH(ngày-tháng-năm) Trả về một số (1  12) chỉ tháng tương ứng với

tham số ngày-tháng-năm

YEAR(ngày-tháng-năm) Trả về một con số (gồm 4 chữ số) chỉ năm tương

ứng với tham số ngày-tháng-năm

Hàm ngày giờ (tiếp)

HOUR(Serial-number) Trả về giờ của một giá trị thời gian Giờ trả về là có dạng

số nguyên nằm trong khoảnh từ 0 đến 23

MINUTE(Serial-number) Chuyển đổi một số giá trị thời gian về thành một phút

trong biểu thức giờ phút giây Phút được trả về dưới dạng số nguyên trong phạm vi từ 0 đến 59

SECOND(Serial-number) Trả về phần giây của giá trị thời gian Có dạng số nguyên

trong phạm vi từ 0 đến 59

Hàm Toán học và lượng giác

ABS(x) Trả về giá trị tuyệt đối (ABSolute) của x

INT(x) Trả về số nguyên (INTeger) lớn nhất còn nhỏ hơn hoặc

PRODUCT(x1 , … , xn) Trả về tích các số x1 , x2 , … , xn (n có thể lên tới 255)

Hàm Toán học và lượng giác (tiếp)

SUM(x1 , x2 , … , xn) Trả về tổng các số x1 , x2 , … , xn

SUMIF(range,

criteria,sum_range)

Hàm Toán học và lượng giác (tiếp)

Trả về tổng của tích các ô tương ứng trong mảng 1, mảng

2, … Đối số của hàm SUMPRODUCT đều là các mảng,

RANK( number, ref, [order]) Trả về thứ hạng của một số trong danh sách các số

Ref: Một mảng hoặc tham chiếu đến danh sách các số Order: Số chỉ rõ cách xếp hạng Nếu Order = 0 thì xếp

hạng theo thứ tự giảm dần, order là số khác thì xếp hàng theo thứ tự tăng dần

DGET(database, field,

criteria)

Trích một giá trị từ cột dữ liệu trong danh sách hay cơ sở

dữ liệu thỏa mãn điều kiện được chỉ định

Hàm cơ sở dữ liệu (tiếp)

DSTDEVP(database,

field, criteria)

Hàm tính độ lệch chuẩn của một tập hợp dựa trên toàn bộ tập hợp bằng cách sử dụng các số trong một trường dữ liệu của danh sách hoặc cơ sở dữ liệu với các điều kiện được chỉ định

Hàm cơ sở dữ liệu (tiếp)

GETPIVODATA(data_fie

ld, pivot_table, field1,

item1, field2, item2,…)

Trả về dữ liệu được lưu giữ trong báo cáo PivotTable, các bạn có thể sử dụng hàm GETPIVOTDATA để truy xuất dữ liệu tóm tắt từ báo cáo PivotTable nếu dữ liệu tóm tắt đó

có thể nhìn thấy trong báo cáo

Hàm text

LEFT(text, n) Trả về n ký tự phía bên trái của chuỗi text Lưu ý: nếu ta bỏ qua

n thì mặc định n=1

RIGHT(text, n) Trả về n ký tự phía bên phải của chuỗi text

MID(text,m,n) Trả về n ký tự trong chuỗi text bắt đầu từ vị trí m

TRIM(text) Trả về chuỗi đã cắt bỏ những khoảng trống của chuỗi, khi đó

mỗi từ chỉ cách nhau một khoảng trắng

LOWER(text) Trả về chuỗi chữ thường tương ứng với chuỗi đã cho

UPPER(text) Tả về chuỗi chữ hoa tương ứng với chuỗi đã cho

Hàm text (tiếp)

PROPER(text) Trả về một chuỗi mà ký tự đầu của mỗi từ đều là chữ hoa

tương ứng với chuỗi đã cho

LEN (text) Trả về chiều dài của chuỗi, nghĩa là số ký tự kể cả khoảng

trắng trong chuỗi đã cho

Thay thế num_chars ký tự trong chuỗi (old_text) bắt đầu từ

ký tự start_num bằng chuỗi mới (new_text)

TEXT(number,format) Chuyển đổi một số thành văn bản theo định dạng được cho

trước

VALUE (text) Đổi chuỗi ký tự chứa số thành giá trị số

• Excel cung cấp 7 hàm logic để

phân tích nội dung của ô và trả

về giá trị dạng Boolean TRUE

hoặc FALSE: AND, FALSE,

IF, IFERROR, NOT, OR,

TRUE

Hàm logic

• Hàm IF được sử dụng để thực hiện phép so sánh logic và tùy thuộc vào kết quả trả về của biểu thức là TRUE hay

FALSE mà thực hiện các hành động tương ứng

• Quy tắc: IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

Hàm logic (IF)

• Các hàm tương tự hàm IF

 SUMIF (Tính tổng dữ liệu dựa trên điều kiện) và SUMIFS (Tính

tổng dữ liệu dựa trên tập hợp nhiều điều kiện)

 COUNTIF (Đếm dữ liệu khi thỏa mãn điều kiện) và COUNTIFS

(Đếm dữ liệu dựa trên tập nhiều điều kiện)

 AVERAGEIF (Tính giá trị trung bình của tập hợp dữ liệu dựa trên điều kiện) và AVERAGEIFS (Tính giá trị trung bình nếu thỏa mãn tạp hợp nhiều điều kiện)

 SUMIFS, COUNTIFS, và AVERAGEIFS

FUNCTION_NAME(sum_or_average_range, criteria range 1, criteria 1, criteria range 2, criteria 2)

Hàm logic (IF tiếp)

• Hàm AND là hàm logic được sử dụng để tính 2 hoặc nhiều phép so sánh và trả về TRUE nếu tất cả các biểu thức so sánh trả về TRUE, và sẽ trả về FALSE nếu một trong các biểu thức so sánh trả về FALSE

• Quy tắc: AND(logical 1, logical 2, )

Hàm logic (AND)

• Hàm OR là hàm logic được sử dụng để tính 2 hoặc nhiều phép so sánh và trả về TRUE nếu một trong các biểu thức so sánh trả về TRUE, và sẽ trả về FALSE nếu tất cả các biểu thức so sánh trả về FALSE

• Quy tắc: OR(logical 1, logical 2, )

Hàm logic (OR)

• Hàm NOT là hàm logic trả về giá trị ngược lại với kết

quả của biểu thức so sánh truyền vào thân hàm

• Nếu phép so sánh trong hàm NOT trả về kết quả TRUE thì hàm NOT trả về FALSE và ngược lại

• Quy tắc: OR(logical _expression)

Hàm logic (NOT)

Hàm thông tin

CELL(info_type,reference) Trả về thông tin về định dạng, vị trí hay nội dung của

một ô

ERROR.TYPE(error_val) Trả về số tương ứng với một trong các giá trị lỗi trong

Excel hoặc trả về lỗi #N/A nếu không có lỗi

INFO(type_text) Trả về thông tin về môi trường điều hành (Microsoft

Excel) hiện thời

ISBLANK(value) Trả về giá trị boolean, trả về TRUE nếu value là trống

(rỗng), nếu không trả về giá trị FALSE

ISERR(value) Kiểm tra giá trị value có lỗi hay không và trả về TRUE

nếu có lỗi

ISERROR(value) Kiểm tra xem giá trị có phải là lỗi hay không và trả về

TRUE nếu có lỗi, FALSE nếu không lỗi

ISEVEN(number) Kiểm tra number có phải là một số chẵn hay không Trả

về TRUE nếu là số chẵn và FALSE nếu là số lẻ