Để tìm hiểu sâu hơn, thấy đượcvai trò và mức độ thông dụng của dạng văn bản này, nhóm xinlựa chọn Đề số 1 với tình huống: “Vừa qua tại quận Y Hà Nộiđã xảy ra vụ cháy Nhà máy sản xuất giấ
Trang 1ĐẶT VẤN ĐỀ
Để thực hoạt động quản lý hành chính một cách tốt nhất, các chủ thể thường xuyên phải sử dụng các văn bản hành chính Có thể thấy, vai trò của các văn bản này trong đời sống
xã hội là vô cùng quan trọng, chúng tác động và tham gia vào mọi lĩnh vực, góp phần giúp cho việc quản lý và thông tin trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn Một trong số những văn bản có vai trò không nhỏ đó là báo cáo Để tìm hiểu sâu hơn, thấy được vai trò và mức độ thông dụng của dạng văn bản này, nhóm xin
lựa chọn Đề số 1 với tình huống: “Vừa qua tại quận Y Hà Nội
đã xảy ra vụ cháy Nhà máy sản xuất giấy của Công ty TNHH Donaco Hãy soạn thảo văn bản để Công ty báo cáo lên cấp trên về tình hình thiệt hại của sự cố này”.
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I CƠ SỞ LÝ LUẬN
Văn bản hành chính thông dụng là văn bản được ban hành nhằm giải quyết những công việc cụ thể của cơ quan, tổ chức như: giao dịch công tác; trao đổi thông tin; phản ánh tình hình hoạt động; ghi nhận sự kiện thực tế xảy ra đáp ứng yêu cầu
Trang 2quản lý có hiệu quả Văn bản hành chính có thể do nhiều chủ thể ban hành (Nhà nước, tổ chức xã hội, doanh nghiệp,…), rất phong phú đa dạng về tên gọi, có nội dung là thông tin được truyền tải trong quá trình quản lý và không có tính chất bắt buộc thực hiện Trước khi đi vào soạn thảo văn bản hành chính thông dụng, chủ thể soạn thảo cần xác định rõ các vấn đề:
1 Về hình thức văn bản
Trong các loại văn bản hành chính thông dụng để thông
tin, giao dịch, báo cáo là văn bản được sử dụng để phản ánh
tình hình thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội làm cơ sở
để đánh giá hoạt động quản lý, đề xuất những biện pháp và chủ trương mới Báo cáo có thể được phân loại dựa vào
khoảng thời gian cần phản ánh tình hình, dựa vào nội dung thông tin cần phản ánh, dựa vào mức độ hoàn thành công việc hoặc dựa vào tính định kỳ
Trong trường hợp này, tình huống đặt ra là sự việc một nhà máy sản xuất giấy của công ty TNHH Donaco bị cháy Đây là một tình huống bất ngờ, một công việc có tính khẩn cấp, thông tin báo cáo cần kịp thời nhanh chóng, vì vậy nhóm chúng em
Trang 3lựa chọn văn bản mà cơ quan có thẩm quyền soạn thảo là báo cáo đột xuất Khi soạn thảo báo cáo, nội dung của báo cáo cần phải trung thực, đảm bảo được tính chính xác, nhanh chóng do công việc cần báo cáo có tính khẩn cấp Văn phong bản báo cáo cần phải rõ ràng, chặt chẽ
2 Về chủ thể có thẩm quyền ban hành
Chủ thể ban hành văn bản trong trường hợp này là Công ty TNHH Donaco vì lý do sau: nhà máy sản xuất bị cháy là tài sản của công ty, chịu sự quản lý trực tiếp của công ty nên chỉ
có công ty mới nắm rõ tình hình thực tế về vụ cháy, cụ thể là các tài sản hiện có và mức độ hao tổn của tài sản cũng như thiệt hại về tính mạng Với tư cách là chủ sở hữu của nhà máy nên Công ty TNHH Donaco có trách nhiệm phải thông báo đầy đủ, minh bạch toàn bộ hiện trạng của nhà máy sau vụ cháy với cơ quan cấp trên có thẩm quyền
Bên cạnh đó, Công ty TNHH Donaco là một doanh nghiệp, kinh doanh dưới loại hình “Công ty trách nhiệm hữu hạn” Loại hình công ty này được pháp luật hiện hành quy định trong Luật Doanh nghiệp năm 2014 Theo đó, cơ cấu tổ chức
Trang 4của loại hình công ty này khá đa dạng, tùy thuộc vào công ty
đó là Công ty TNHH một thành viên hay Công ty TNHH hai thành viên trở lên Do tình huống đặt ra không đủ thông tin, nhóm xin mặc định Công ty TNHH Donaco là Công ty TNHH hai thành viên trở lên Trong trường hợp này, cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNHH Donaco bao gồm: Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, có thể có cả Ban Kiểm soát Trong đó, Hội đồng thành viên bao gồm tất cả các thành viên của công ty, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, với cơ chế hoạt động tập thể Chủ tịch Hội đồng thành viên được Hội đồng thành viên bầu
ra, có quyền thay mặt Hội đồng thành viên ký các văn bản của Hội đồng thành viên Đối mặt với sự cố cháy nhà máy sản xuất giấy, là một bộ phận quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của Công ty, Hội đồng thành viên cần phải họp để thống kê thiệt hại, từ đó báo cáo lên cấp trên để kịp thời xử lý, khắc phục hậu quả
3 Về chủ thể nhận
Cấp trên có thẩm quyền trong trường hợp nàylà Ủy ban nhân dân quận Y vì nhà máy sản xuất giấy nằm trên địa bàn
Trang 5quận Y, chịu sự quản lý của Ủy ban nhân dân quận Y nên công
ty TNHH Donaco sẽ báo cáo lên cấp trên là Ủy ban nhân dân quận Y về tình hình vụ việc Ủy ban nhân dân quận Y có trách nhiệm nhận báo cáo này, từ đó đưa ra các biện pháp xử lý, khắc phục hậu quả, thông báo với truyền thông và trấn an tinh thần người dân ở địa phương
II SOẠN THẢO BÁO CÁO
Dưới đây, nhóm xin trình bày Báo cáo về tình hình thiệt hại của vụ cháy xảy ra tại nhà máy sản xuất giấy của công ty TNHH Donaco do công ty báo cáo lên Ủy ban nhân dân quận Y
CÔNG TY TNHH
DONACO
Số:
…./BC-CTTNHH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 25 tháng 01 năm 2016
BÁO CÁO
Trang 6Về tình hình thiệt hại của sự cố cháy nhà máy sản xuất
giấy
Kính gửi: Ủy ban nhân dân quận Y
Vào hồi 14 giờ 30 phút ngày 24 tháng 01 năm 2016, tại Nhà máy sản xuất giấy của Công ty TNHH Donaco, có trụ sở tại quận Y, thành phố Hà Nội đã xảy ra sự cố cháy lớn Nguyên nhân dẫn đến sự cố được xác định là do sự cố chập điện tại phân xưởng nguyên liệu của nhà máy, đám cháy từ dây chuyền xử lý nguyên liệu (gỗ, tre, nứa), lan ra các dây chuyền và phân xưởng khác Ngay sau khi phát hiện sự cố, ban giám đốc nhà máy đã ngay lập tức liên lạc, yêu cầu hỗ trợ của Phòng Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy quận Y Sau 3 giờ đồng hồ, với sự can thiệp của lực lượng chức năng và sự hỗ trợ của người dân, đám cháy cơ bản đã được khống chế Sau khi
rà soát và thống kê, Ban giám đốc nhà máy báo cáo với cấp trên về thiệt hại của sự cố như sau:
Đám cháy bùng phát và thiêu rụi các phân xưởng của nhà máy với tổng diện tích là hơn 4600 m2, trong đó bao gồm: phân xưởng nguyên liệu rộng 520m2, phân xưởng sản xuất bột
Trang 7giấy rộng 510 m2, phân xưởng xeo giấy rộng 1000m2, phân xưởng hoàn thành rộng 500 m2, phân xưởng thu hồi hóa chất rộng 987m2, kho lưu giấy thành phẩm rộng 1000m2 và tòa nhà quản lý nhà máy rộng 100m2 Các máy móc tại các phân xưởng sản xuất bị hỏng do sự cố về điện tác động, cụ thể:
- Tại phân xưởng nguyên liệu: 4 hệ thống băng chuyền, 4 máy chặt nguyên liệu (3 máy chặt tre nứa và 1 máy chặt gỗ), 2 máy sàng chọn, 2 hệ thống rửa mảnh;
- Tại phân xưởng sản xuất bột giấy: 4 máy rửa lọc chân không, 1 hệ thống trưng bốc, 1 hệ thống sàng, 2 tủ chứa và bảo quản các hóa chất dùng cho việc tẩy bột;
- Tại phân xưởng xeo giấy: 1 hệ thống nghiền bột, 1 hệ thống phụ trợ, 3 hòm phun bột, 1 máy xeo lưới đôi, 1 máy xeo lưới dài, 2 bộ phận ép giấy, 2 bộ phận sấy, 1 lô sấy, 1 bộ phận
ép quang, 1 bộ phận cuộn;
- Tại phân xưởng hoàn thành: 3 máy cắt giấy, 3 băng chuyền;
- Tại phân xưởng thu hồi hóa chất: hệ thống nồi hơi và 2 tủ chứa và bảo quản hóa chất;
Trang 8- Tại kho lưu giấy: cháy toàn bộ hơn 3000 tấn giấy thành phẩm
Bên cạnh đó, một số các thiết bị khác bị méo mó, tả tơi do thời gian cháy kéo dài, một phần diện tích rộng hơn 1000m2 nhà xưởng bị sập Công cụ phục vụ sản xuất, đồ dùng lao động
cá nhân của 1543 người lao động bị thiêu rụi, việc làm của
1543 người lao động bị mất do không có nơi làm việc
Các hợp đồng bị ảnh hưởng:
- Hợp đồng mua bán 2000 tập giấy A4 với Công ty cổ phần Miura, giao hàng ngày 25 tháng 01 năm 2016 tại kho lưu giấy thành phẩm;
- Hợp đồng mua bán 5000 tập giấy A4 và 300 tập giấy A3 với Công ty TNHH Siha, giao hàng ngày 26 tháng 01 năm
2016 tại kho lưu giấy thành phẩm;
- Hợp đồng mua bán 1000 tập giấy A4 với Tập đoàn Hòa phát, giao hàng ngày 27 tháng 01 năm 2016 tại kho lưu giấy thành phẩm;
Trang 9- Hợp đồng mua bán 3000 tập giấy A3 với Trường Đại học Mỹ thuật công nghiệp, đang thỏa thuận về thời điểm giao hàng;
- Hợp đồng lao động với 1543 công nhân và người lao động tại văn phòng của nhà máy
Tổng thiệt hại ước tính là 450 tỉ đồng Không có thiệt hại
về người
Trên đây là báo cáo chi tiết về thiệt hại của sự cố cháy Nhà máy sản xuất giấy thuộc Công ty TNHH Donaco, xin kính trình Ủy ban nhân dân quận Y cho ý kiến chỉ đạo và khắc phục hậu quả
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: VT
TM HỘI ĐỒNG THÀNH
VIÊN CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của công ty)
Họ và tên
Trang 11KẾT THÚC VẤN ĐỀ
Qua nội dung tình huống trên, không thể phủ nhận rằng báo cáo có vai trò hết sức quan trọng và rất thông dụng trong cuộc sống hàng ngày Hình thức, nội dung, chủ thể ban hành, chủ thể ký và chủ thể nhận báo cáo cũng có những nét đặc thù riêng Vì vậy, chúng ta cần phải tìm hiểu và nắm rõ các thành phần trên của báo cáo nói riêng, cũng như tất cả các văn bản hành chính nói chung Có như vậy, công việc quản lý mới được thực hiện tốt, có hiệu quả, phục vụ cho mục đích của các chủ thể tốt hơn Trên đây là nội dung bài tập của nhóm, rất mong nhận được sự nhận xét và góp ý của thầy cô!
Trang 12DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 01 năm 2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
2 Luật Doanh nghiệp năm 2014
3. “Công nghệ trong nhà máy giấy Bãi bằng”
- http://123doc.org/document/661117-cong-nghe-trong-nha-may-giay-bai-bang.htm
4. “Cháy lớn thiêu rụi nhiều tài sản nhà máy giấy Thành Đạt”
– tác giả Quốc Đô & Bá Hoàn – Báo điện tử Dân trí - http:// dantri.com.vn/xa-hoi/chay-lon-thieu-rui-nhieu-tai-san-nha-may-giay-thanh-dat-1399738568.htm
5