(Tiểu luận) đề tài tìm hiểu hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanhnghiệp (erp)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ BÀI THẢO LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Mã LHP: 2302eCIT0311 Đề tài Tìm hiểu hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanh nghiệp (ERP) Thực hiện: Nhóm GVHD: Th.S Nguyễn Quang Trung ~ Hà Nội – 2023 ~ MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Khái niệm 1.2 Vai trò 1.3 Các phân hệ hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP .7 2.1 Thực trạng ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanh nghiệp Việt Nam 2.2 Những thuận lợi, khó khăn triển khai ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanh nghiệp 2.2.1 Thuận lợi 2.2.2 Khó khăn nguyên nhân 2.3 Những loại hình doanh nghiệp phù hợp với hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanh nghiệp 10 2.4 Những điều kiện để triển khai ứng dụng .12 CHƯƠNG 3: CÔNG TY SỮA VINAMILK ĐÃ ỨNG DỤNG THÀNH CÔNG HỆ THỐNG 13 3.1 Giới thiệu công ty Vinamilk 13 3.2 Hoạt động Vinamilk trước ứng dụng ERP 15 3.3 Hoạt động Vinamilk sau ứng dụng ERP .15 3.3.1 Công nghệ 15 3.3.2 Quy trình 17 3.3.3 Nhân lực 18 3.3.4 Ngân sách 18 3.5 Đánh giá 19 3.5.1 Tích cực 19 3.5.2 Hạn chế 20 3.6 Bài học kinh nghiệm từ Vinamilk 20 KẾT LUẬN 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO .23 LỜI MỞ ĐẦU Những năm gần đây, tổ chức nói chung, doanh nghiệp nói riêng, hệ thống thơng tin quản lý đóng vai trị vơ quan trọng việc cung cấp thông tin hỗ trợ hoạt động nghiệp vụ sản xuất kinh doanh Từ vị trí sử dụng để hỗ trợ số hoạt động văn phịng, hệ thống thơng tin trở nên có vai trò chiến lược doanh nghiệp Đặc biệt, thành tựu công nghệ thông tin ứng dụng chúng lĩnh vực đa dạng khác doanh nghiệp khiến cho doanh nghiệp ngày ý nhiều tới việc áp dụng thành tựu công nghệ thông tin nhằm gia tăng ưu cạnh tranh tạo hội cho Hiện nay, trào lưu ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không giới hạn doanh nghiệp lớn tầm cỡ đa quốc gia mà lan rộng tất dạng doanh nghiệp kể doanh nghiệp vừa nhỏ nước phát triển Tuy nhiên, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin đơn giản doanh nghiệp tầm cỡ quốc gia dồi kinh nghiệm, nguồn tài lực nhân lực Hơn nữa, ứng dụng thành công doanh nghiệp chưa đem lại thành cơng tương tự cho doanh nghiệp khác Trong thảo luận nhóm chúng em làm rõ hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP ứng dụng hệ thống ERP Công ty cổ phần sữa Vinamilk CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Khái niệm Hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức, doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning- ERP) hệ thống thông tin dựa số mô đun phần mềm thích hợp số sở liệu trung tâm dùng chung toàn hệ thống Các sở liệu thu thập liệu từ nhiều phận, nhiều phòng ban khác tổ chức, doanh nghiệp từ nhiều quy trình kinh doanh quan trọng hoạt động tổ chức, doanh nghiệp sản xuất, hoạt động sản xuất, hoạt động tài kế tốn, bán hàng tiếp thị bán hàng, quản trị nguồn lực người Các nguồn liệu sau xử lý lưu trữ hệ thống sở liệu chung hệ thống để hỗ trợ cho ứng dụng tác nghiệp truy cập sử dụng phận khác doanh nghiệp Nói cách khác, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hệ thống quản lý tổng thể tài nguyên doanh nghiệp, cho phép tổ chức, doanh nghiệp tự kiểm soát nguồn lực mình, từ đưa kế hoạch khai thác tài nguyên cách hợp lý từ quy trình nghiệp vụ xây dựng hệ thống : nguồn lực bên giúp tổ chức, doanh nghiệp tồn tại, phát triển bao gồm nguồn lực tài chính, nguồn lực nhân sự, nguồn lực công nghệ với phần cứng, phần mềm, nguồn lực liệu thơng tin, Vì vậy, ứng dụng ERP tổ chức, doanh nghiệp cần hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu nguồn lực tổ chức nhằm khai thác tối đa điểm mạnh hạn chế bớt điểm yếu tổ chức để mang lại giá trị lớn cho hoạt động kinh doanh : kế hoạch,các nguyên tắc quy trình nhằm xây dựng, bổ sung, hồn thiện hoạt động tổ chức Việc hoạch định cần dựa nguồn lực để phát huy hiệu quả, suất nguồn lực khác doanh nghiệp Trong trình hoạt động tổ chức, doanh nghiệp nhà quản lý cần tính tốn, lập kế hoạch, đưa báo cáo khả phát sinh trình điều hành, sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Chẳng hạn ứng dụng ERP tính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho nhà máy sản xuất để cung cấp đầy đủ cho đơn hàng nhà cung cấp, phải hoạch định kế hoạch sản xuất cho hợp lý, không thiếu không thừa để đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp Hoạch định chiến lược kinh doanh tổ chức, doanh nghiệp dựa phạm vi thị trường, sách giá doanh nghiệp, tỷ lệ chiết khấu, tổ chức, doanh nghiệp mục đích cuối ERP, kết hợp tất phận, phòng ban, tất chức nghiệp vụ tổ chức, doanh nghiệp vào chung hệ thống quản lý dựa hệ thống máy tính mà đáp ứng tất nhu cầu quản lý khác phận phòng ban doanh nghiệp 1.2 Vai trò Hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức, doanh nghiệp cung cấp hai khả cho tổ chức: Thứ tăng hiệu hoạt động kinh doanh thứ hai cung cấp thông tin trung gian hoạt động giúp nhà quản lý đưa định tốt Việc sử dụng thống sở liệu, đồng nghiệp vụ tác nghiệp hệ thống làm giảm độ trễ xử lý, tránh nhiều sai sót q trình kết xuất báo cáo xử lý tiến trình, làm tăng suất hoạt động giúp cho lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp đưa định nhanh chóng xác Giúp đáp ứng nhanh chóng yêu cầu khách hàng thông tin liệu sản phẩm Hệ thống ERP giúp xử lý thông tin hệ thống tốt đưa thông tin sản phẩm khách hàng đặt hàng, số xác cần mua sắm từ nhà cung cấp nguyên vật liệu, giúp trình tạo đơn đặt hàng sát với thực tế hệ thống, từ giảm thiểu thời gian lưu kho sản phẩm.đáp ứng nhanh chóng yêu cầu khách hàng thông tin liệu sản phẩm Hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức, doanh nghiệp cung cấp thơng tin có giá trị giúp việc quản lý cấp quản lý có quyền truy cập để cập nhật giây, phút thông tin liệu, doanh số bán hàng, hàng tồn kho liệu sản xuất Từ đó, dự báo doanh thu xác đưa dự báo sản xuất phù hợp 1.3 Các phân hệ hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Các phân hệ thường bao gồm: - Phần mềm quản lý Mua hàng - Phần mềm quản lý Bán hàng - Phần mềm quản lý sản xuất - Phần mềm quản lý Kho - Phần mềm Kế toán - Phần mềm quản lý Hồ sơ nhân - Phần mềm quản lý công việc - Phần mềm quản lý Quan hệ khách hàng – CRM - Etc Document continues below Discover more Hệ thống thông from: tin quản lý MIS_22 Trường Đại học… 49 documents Go to course 21 39 tiểu luận Hệ thống thơng tin quản lý tí… Hệ thống thơng tin… 100% (4) Bài thảo luận Htttql Bài thảo luận TÌM… Hệ thống thơng tin… 100% (1) Biên họp nhóm httt - biên họp… Hệ thống thông tin… None Bkt2 - Bài ktra 33 Hệ thống thông tin… None Htttkt final - Bài thảo luận Hệ thống thông tin… None Bai tap mau PTTK HTQL Thu Vien Sinh… CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH 12 NGUỒN TỔ CHỨC Hệ thống DOANH NGHIỆP thông tin… 2.1 Thực trạng ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanh nghiệp Việt Nam Hiện nay, trào lưu triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp doanh nghiệp bắt đầu phát triển Việc ứng dụng ERP mang lại nhiều hiệu tích cực cho doanh nghiệp Nổi bật cải thiện hiệu suất kinh doanh nhờ hệ thống tích hợp phận phòng ban, liệu chung truy xuất tức thời; kiểm sốt tồn kho xác thời điểm Các nghiệp vụ, quy trình quản lý đặc thù ngành chuẩn hóa áp dụng hệ thống SAP Thông tin cập nhật kịp thời xác giúp cấp lãnh đạo kiểm sốt chi phí thực tế, chi phí kế hoạch, ngân sách tức thời Bên cạnh đó, cịn nhiều doanh nghiệp giai đoạn tác nghiệp riêng lẻ tức phịng ban có riêng hệ thống máy tính để xử lý cơng việc gần độc lập phòng ban khác Mỗi phòng ban doanh nghiệp sử dụng phần mềm khác nhau, phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị, việc chuyển thông tin nội doanh nghiệp thực cách thủ cơng, suất thấp khơng có tính kiểm sốt Điểm yếu hệ thống sở liệu phân tán, không đồng dẫn đến loạt vấn đề bảo mật, lưu phục hồi Nhưng rõ sở liệu không kết nối với xảy tình trạng liệu bị trùng lặp khơng xác Mặt khác, liệu khơng mang tính trực tuyến nên nhà quản lý cần báo cáo phải đợi nhân viên hồn tất việc nhập liệu Nếu báo cáo liên quan đến nhiều phòng ban vấn đề trở nên phức tạp nhiều Vì vậy, việc áp dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp thành viên toàn ngành thực cần thiết, tất yếu Tuy nhiên, tồn nhiều khó khăn với doanh nghiệp Việt Nam áp dụng ERP, cụ thể: - Nguồn nhân lực: Khó khăn lớn bao trùm doanh nghiệp vận dụng ERP vấn đề người Làm để nhân lực cơng ty hịa nhịp với mơi trường mới, quy trình Đặc biệt, doanh nghiệp có đội ngũ lao động chưa đào tạo khó khăn tăng lên Q trình triển khai ERP địi hỏi cơng đoạn chạy thử, kiểm tra sau đưa vào áp dụng Vì vậy, cơng việc nhân viên tăng lên, yêu cầu trình độ nhân viên phải nâng cao None - Cơng nghệ: Một khó khăn khơng phần quan trọng vấn đề cơng nghệ Cơng nghệ điều kiện để hoạt động ERP Theo đó, cơng nghệ bao gồm yếu tố sau: hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai Các phần mềm ERP tiên tiến sử dụng cơng nghệ web Chính vậy, việc triển khai cho cơng ty thành viên gặp khó khăn hệ thống mạng máy tính khơng đồng - Chi phí: Việc đầu tư hệ thống ERP khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ Chi phí ước tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, sở hạ tầng, truyền thơng (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ ); chi phí quyền (gồm việc mua cho máy tính, máy chủ, phần mềm nhà cung cấp ERP yêu cầu, thường hệ quản trị liệu); chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP Ngồi ra, doanh nghiệp phải trả số chi phí chi phí tư vấn ban đầu thuê tư vấn hệ thống riêng, chi phí đào tạo phát sinh có thay đổi nhân q trình triển khai, chi phí phát sinh thêm trình vận hành Đối với doanh nghiệp có quy mơ trung bình việc vận dụng ERP việc khó thực Điều tạo nên sức ép chi phí cho doanh nghiệp giai đoạn đầu 2.2 Những thuận lợi, khó khăn triển khai ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanh nghiệp 2.2.1 Thuận lợi Tình hình ứng dụng ERP ngày phát triển Việt Nam: ngày nhiều doanh nghiệp ngành nghề khác ứng dụng hệ thống vào công tác quản lý, với lợi ích dài hạn sau: Hệ thống ERP mơ hình có cấu trúc liệu phân cấp, bao gồm nhóm phân hệ phân hệ Các thành phần liên kết liệu chặt chẽ với Và thơng tin kế thừa lẫn Nó khơng thu thập xử lý khối lượng lớn giao dịch hàng ngày, mà cịn nhanh chóng lập phân tích phức tạp báo cáo đa dạng Tất thông tin tổ chức khai báo kiểm duyệt qua nhiều phận, phòng ban nhiều người Giống hệ thống kiểm soát nội ứng dụng ERP Nên giúp nhà quản lý có thơng tin quản trị nhanh, kịp thời đáng tin cậy Từ đưa định kịp thời Nhóm phân hệ tài kế tốn hệ thống ERP giúp hạn chế sai sót mà nhân viên thường mắc phải cách hạch toán thủ công Phân hệ quản lý kho hệ thống ERP giúp cơng ty theo dõi hàng tồn kho xác xác định mức tồn kho tối ưu, nhờ giảm nhu cầu vốn lưu động, tăng hiệu sản xuất Phân hệ quản trị sản xuất giúp cơng ty lên kế hoạch tính tốn xác cơng suất máy móc cơng nhân Làm giảm chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm Bằng cách sử dụng hệ thống nhất, doanh nghiệp chắn giảm chi phí tăng suất làm việc Ngồi ERP tự động hóa tất quy trình sản xuất doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị nguyên liệu sản phẩm thị trường Ứng dụng ERP giúp phận nhân xếp hợp lý quy trình quản lý nhân tính lương, giảm chi phí quản lý hạn chế sai sót gian lận hệ thống lương Hệ thống ERP thường yêu cầu cơng ty xác định quy trình rõ ràng để giúp phân quyền, phân công công việc rõ ràng Hạn chế công việc trùng lặp ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra theo dõi tính đồng chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch phân bổ nhân lực cách hợp lý tùy nhu cầu dự án 2.2.2 Khó khăn nguyên nhân Hiện phần lớn phần mềm ERP nước ngồi cơng ty Việt Nam làm trung gian triển khai Và có giá khoảng vài triệu USD cho khoảng 50 người dùng (user) Phần mềm cơng ty Việt Nam viết vào khoảng cho vài trăm triệu đến vài tỷ đồng Mức giá tùy thuộc vào số lượng user thỏa thuận kèm nguồn tổ chức để quản lý hoạt động kinh doanh cách hiệu đảm bảo an tồn bảo mật thơng tin tài 2.4 Những điều kiện để triển khai ứng dụng : Các doanh nghiệp có quy mơ lớn phức tạp thường có nhu cầu sử dụng ứng dụng doanh nghiệp để quản lý tài nguyên hoạch định nguồn Đây doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh bán lẻ, tài chính, bất động sản, vv : Các doanh nghiệp cần có hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanh nghiệp để quản lý tài nguyên họ, đảm bảo nguồn lực sử dụng hiệu giảm thiểu chi phí Các ứng dụng doanh nghiệp hỗ trợ quản lý nguồn lực người, tài chính, thời gian, vv : Các doanh nghiệp có quy trình kinh doanh phức tạp cần nhiều cơng việc nhóm để hoạt động hiệu Các ứng dụng doanh nghiệp hỗ trợ quy trình kinh doanh cách tối ưu hóa quy trình, tăng cường đồng hóa phịng ban giảm thiểu thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ Các doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu kỹ thuật định để triển khai sử dụng ứng dụng doanh nghiệp Điều bao gồm yêu cầu phần cứng, phần mềm, mạng bảo mật Triển khai ứng dụng doanh nghiệp địi hỏi đầu tư tài đáng kể Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo họ có đủ nguồn lực tài để hỗ trợ triển khai vận hành ứng dụng doanh nghiệp 12 CHƯƠNG 3: CÔNG TY SỮA VINAMILK ĐÃ ỨNG DỤNG THÀNH CÔNG HỆ THỐNG 3.1 Giới thiệu công ty Vinamilk Vinamilk tên gọi tắt Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam Dairy Products Joint Stock Company) công ty sản xuất, kinh doanh sữa sản phẩm từ sữa thiết bị máy móc liên quan Việt Nam, công ty lớn thứ 15 Việt Nam vào năm 2007 Công ty doanh nghiệp hàng đầu ngành công nghiệp chế biến sữa, chiếm lĩnh 75% thị phần sữa Việt Nam Ngoài việc phân phối mạnh nước với mạng lưới 183 nhà phân phối gần 94.000 điểm bán hàng phủ 64 tỉnh thành, sản phẩm Vinamilk xuất sang nhiều nước Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức, khu vực Trung Đông, Đông Nam Á Sau 30 năm mắt người tiêu dùng, Vinamilk xây dựng nhà máy, xí nghiệp xây dựng thêm nhà máy mới, với đa dạng sản phẩm, Vinamilk có 200 mặt hàng sữa tiệt trùng, trùng sản phẩm làm từ sữa Tính theo doanh số sản lượng, Vinamilk nhà sản suất sữa hàng đầu Việt Nam Năm 2021, Vinamilk đánh dấu 45 năm phát triển với việc thương hiệu Đông Nam Á lọt vào nhiều bảng xếp hạng toàn cầu Đây kết chiến lược tâm đưa thương hiệu sữa Việt tiến lên vị cao đồ ngành sữa giới Danh mục sản phẩm Vinamilk bao gồm: sản phẩm chủ lực sữa nước sữa bột; sản phẩm có giá trị cộng thêm sữa đặc, yoghurt ăn yoghurt uống, kem mát Vinamilk cung cấp cho thị trường danh mục sản phẩm, hương vị quy cách bao bì có nhiều lựa chọn Đa phần sản phẩm sản xuất chín nhà máy với tổng công suất khoảng 570.406 sữa năm Công ty sở hữu mạng lưới phân phối rộng lớn nước, điều kiện thuận lợi để đưa sản phẩm đến số lượng lớn người tiêu dùng.Sản phẩm Công ty chủ yếu tiêu thụ thị trường Việt Nam xuất sang thị trường nước Úc, Campuchia, Irắc, Philippines Mỹ.Vinamilk thương hiệu sữa có đa dạng mặt hàng phục vụ nhu cầu người tiêu dùng sữa hộp, sữa bịch, sữa đóng chai Khách hàng có nhiều lựa chọn để tìm mặt hàng phù hợp nhu cầu sở thích riêng thân Sữa tươi nguyên chất Vinamilk 100% Organic khách hàng tin dùng với ưu điểm khác biệt nguyên tắc vinamilk không: 13 - Không sử dụng hormone tăng trưởng cho bò: Đàn bò chăn thả đồng cỏ tự nhiên không sử dụng chất kích thích hay hoc-moon tăng trưởng - Khơng dư lượng thuốc kháng sinh, thuốc trừ sâu: Thức ăn cho bị cỏ tươi phần thức ăn thô khác, cỏ tươi gieo trồng tự nhiên không thuốc trừ sâu - Không chất bảo quản biến đổi gen: Không sử hạt giống biến đổi gen đảm bảo không chứa thành phần gây biến đổi gen Bởi sữa sản xuất từ nguồn sữa bò chăn thả tự nhiên trang trại Organic Của Vinamilk nên không đảm bảo chất dinh dưỡng dồi mà giữ trọn hương vị tự nhiên sữa tươi Sữa tươi tách béo Vinamilk 100% - Sữa Tươi sử dụng công nghệ tách béo tiên tiến giúp giảm 1/3 lượng chất béo sữa phù hợp với người ăn kiêng, người muốn kiểm sốt lượng chất béo cho thân Ngồi ra, sữa sản xuất theo công nghệ tiệt trùng UTH, giúp loại bỏ khuẩn có hại giữ lại tối đa lượng dưỡng chất thiết yếu - Sữa tươi Vinamilk 100% Sữa Tươi bổ sung vitamin D3, A, C Selen giúp hỗ trợ miễn dịch, phát triển xương tốt cho thị giác Người tiêu dùng ưa chuộng sữa tươi Vinamilk 100% sữa tươi có nhiều hương vị để lựa chọn (có đường, khơng đường, đường, hương dâu, hương socola), lại dễ uống đầy đủ chất dinh dưỡng cần thiết - Sữa dinh dưỡng có đường Vinamilk A&D3 có dạng bịch tiện dụng, phù hợp cho thành viên gia đình đa dạng độ tuổi Sữa bổ sung nhiều dưỡng chất thiết yếu vitamin A, D3 canxi, hỗ trợ phát triển thị lực hệ xương khỏe - Sữa dinh dưỡng Vinamilk ADM Gold (có đường, hương dâu, hương socola, hương chuối 110ml) bổ sung nhiều vi chất vitamin A Giúp sáng mắt, vitamin D calci có lợi cho việc phát triển chiều cao, vitamin B omega tốt trí não - Sữa dinh dưỡng không đường Vinamilk Flex không lactoza không lactoza với chức giúp hệ xương khoẻ, ngừa loãng xương đồng thời giữ cho thể ln cân đối Những chọn dịng sản phẩm hài lòng hương vị dưỡng chất bật bổ sung canxi giàu vitamin D Sữa tươi Vinamilk Nhập 14 100% sữa tươi 100% sữa bò nguyên chất phù hợp cho tìm kiếm dịng sữa khơng có hương liệu đường 3.2 Hoạt động Vinamilk trước ứng dụng ERP Trước ứng dụng ERP vào quản lý sản xuất, quản lý chiến lược kinh doanh quản lý hàng hóa, Vinamilk sử dụng số phần mềm đơn lẻ khác Mỗi phần mềm phân quy trình tách biệt dựa đặc điểm nghiệp vụ Tuy nhiên, quy mô doanh nghiệp mở rộng khiến phần mềm cũ trở nên lạc hậu, không đáp ứng tốt u cầu cơng việc Khó khăn quản lý đầu vào – đầu Thời gian đầu Vinamilk theo dõi hàng hóa nhập vào xuất hồn tồn thủ cơng file excel Điều gây tình trạng tốn nhiều thời gian nhập liệu, số liệu cập nhật chậm thời gian thực Sự chậm trễ từ khâu quản lý dẫn đến số lượng hàng tồn kho liên tục tăng cao Vinamilk tốn nhiều ngun liệu, nhân cơng q trình sản xuất Lợi nhuận tổ chức từ bị ảnh hưởng nghiêm trọng Hạch tốn chi phí chưa sát với thực tế Với phận kế tốn – tài chính, việc hạch tốn thủ cơng vơ khó khăn Lượng giấy tờ, thủ tục phải xử lý lớn khiến nhân dễ mắc sai lầm bỏ sót số liệu Hạch toán nghiệp vụ quan trọng doanh nghiệp nên vấn đề sai phạm cần phải khắc phục để tránh mát tài nguyên chung Các khâu sản xuất hoạt động rời rạc Quy trình vận hành doanh nghiệp tạo nên tương tác, phối hợp phịng ban Vinamilk có cấu tổ chức lớn nên cần gắn kết chặt chẽ tất quy trình Mặc dù vậy, việc liên kết từ khâu sản xuất, hoàn thiện đến cung ứng, bán hàng, truyền thông quảng bá doanh nghiệp thời gian đầu chưa ổn định hiệu Dữ liệu truyền tải đứt quãng, khó chia sẻ Mỗi phận dùng phần mềm nghiệp vụ riêng chúng thiếu tính đồng thơng minh Do đó, Vinamilk khơng thể chia sẻ, liên thơng liệu nội công ty Để chuyển giao thông tin người phụ trách phải lưu file thủ công in ấn cứng Cách làm không tốn nhiều thời gian, cơng sức mà cịn giảm suất lao động, tăng nguy thất thoát liệu 15 3.3 Hoạt động Vinamilk sau ứng dụng ERP Vinamilk tập trung đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin ứng dụng thành công hệ thống ERP 3.3.1 Công nghệ Quản lý kênh phân phối thách thức doanh nghiệp Hệ thống vận hành có hiệu khơng giúp quy trình quản lý chặt chẽ, cung cấp dịch vụ rộng, kịp thời mà cách tiếp cận người tiêu dùng nhanh nhằm tạo ưu cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Nhờ ứng dụng công nghệ thơng tin, Vinamilk quản lý có hiệu kênh phân phối sản phẩm Vinamilk số doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng SAP Đây dự án giai đoạn việc triển khai ERP công ty Sau tháng, dự án ERP giai đoạn nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau triển khai đến 40 nhà phân phối dự kiến tất nhà phân phối khác tích hợp vào hệ thống Với nỗ lực đầu tư trang thiết bị hệ thống SAP CRM, Vinamilk mong muốn có cơng cụ hỗ trợ nhân viên công việc, cho phép phân phối Vinamilk nước kết nối thơng tin với trung tâm hai tình online offline Thông tin tập trung giúp Vinamilk đưa xử lý kịp thời hỗ trợ xác việc lập kế hoạch Việc thu thập quản lý thông tin bán hàng đại lý để đáp ứng kịp thời, đem lại thỏa mãn cho khách hàng cấp độ cao Hiện nay, hệ thống thông tin báo cáo định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence -BI) thiết lập trung tâm để quản lý kênh phân phối bán hàng chương trình khuyến mại Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thơng tin Chương trình giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối cơng ty qua phần mềm ứng dụng Quá trình hỗ trợ nhân viên nâng cao lực, tính 16 chun nghiệp khả nắm bắt thơng tin thị trrờng tốt nhờ sử dụng thông tin chia sẻ toàn hệ thống Vinamilk quản lý xuyên suốt sách giá, khuyến mại hệ thống phân phối Trong đó, đối tượng quan trọng doanh nghiệp khách hàng đầu cuối hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày cải thiện Trong hạch toán, kế toán thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch toán theo kiểu thủ công, cán quản lý Vinamilk khơng dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Từ lý cụ thể này, Vinamilk tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu tình trạng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM trung tâm, sở liệu quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn số liệu ngày từ nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ nhân viên bán hàng Một hệ thống thông tin tập trung báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ nhà phân phối Trên sở đó, nhân viên trung tâm phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa hướng xử lý, tiêu lên kế hoạch phân phối hàng xác Hệ thống SAP xây dựng tảng công nghệ SAP NetWeaver Tại Vinamilk, NetWeaver tích hợp thơng tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS với hệ thống Solomon sử dụng nhà phân phối ứng dụng PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng NetWeaver tích hợp thành hệ thống (Business Warehouse-BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thơng minh, giúp ban lãnh đạo có thơng tin xác trực tuyến tình hình hoạt động kinh doanh tồn quốc 3.3.2 Quy trình Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis cung cấp bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm phân hệ tài – kế tốn, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất phân tích kết hoạt động (Business Intelligence - BI) Công việc chuyển giao cơng nghệ diễn tồn cơng 17 ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở TP.HCM, xí nghiệp kho vận chi nhánh, nhà máy tồn quốc Q trình triển khai ERP Vinamilk thực chất trải qua đợt Vì tồn cơng ty Vinamilk có tình trạng nơi sử dụng ERP, nơi chưa có ERP nên phát sinh vấn đề hệ thống báo cáo, điều hành cơng ty Bên cạnh phân hệ ERP chính, Vinamilk cịn tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất liệu thông minh BI (Business Intelligence) cho phân hệ Pythis phải lập trình 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình Vinamilk Đây tài sản trí tuệ lớn thu từ dự án Việc chia nhỏ q trình giúp cơng ty tiếp cận hệ thống dễ dàng hơn, bên liên quan giải vấn đề phát sinh, giúp cho đợt mở rộng thêm quy mô, áp dụng thêm công nghệ kĩ thuật giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ thành công Thực việc khảo sát mơ tả quy trình tại: Phòng CNTT Vinamilk thành lập với 26 nhân viên chia thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ - sở liệu, nhóm lập trình nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon phần mềm microsoft) Quy trình triển khai ERP tuân theo quy trình chuẩn ERP áp dụng rộng rãi doanh nghiệp sản xuất thương mại giúp đỡ tận tình nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle đặc biệt tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk 3.3.3 Nhân lực Vinamilk có quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành tâm thay đổi giai đoạn đầu giai đoạn vơ khó khăn Những nhà quản trị nhân viên vượt qua thử thách, kiên trì thực mục tiêu Cơng ty có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống cách cử nhóm người có trình độ, có lực đào tạo, huấn luyện Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực, niềm tin tưởng cho nhân viên, mục tiêu chung Cùng với quy định, tinh thần kỷ luật việc tuân thủ quy trình hoạt động 18 Về cấu tổ chức công ty, việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời 3.3.4 Ngân sách Để triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp phải xác định tốn khoản ngân sách lớn Chi phí lớn ngân sách chi tiêu cho ERP nằm phần triển khai Xác định trước khoản mục chi phí giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ chất lượng, không, dễ bị sa lầy thất bại Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm nhiều mục, tùy thuộc vào nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí thường chi phí quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống Ngồi chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung phần cứng, hạ tầng mạng Hiện Việt Nam có doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định bỏ khoản ngân sách lớn để đầu tư xây dựng hệ thống ERP Còn chưa có doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam triển khai Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho hệ thống công nghệ thông tin tổng cộng triệu đô la Mỹ (một khoảng lớn đầu tư cho hệ thống ERP) 3.4 Đánh giá 3.4.1 Tích cực Sau thời gian tháng ứng dụng hệ thống ERP Vinamilk toàn phận cơng ty, doanh nghiệp có thay đổi tích cực Việc kiểm sốt thực hoạt động công ty tiến hành cách chặt chẽ, tránh rủi ro không mong muốn cơng tác kế tốn Hệ thống ERP Vinamilk hỗ trợ người quản lý đánh giá xác hiệu công việc mà nhân viên mang lại Một nhân cập nhật trạng thái cơng việc người quản đồng thời nhận thông báo Điều đảm bảo q trình nắm bắt thơng tin liên tục, cụ thể Mặt khác, ERP cịn phân tích liệu thu thập để đề xuất kế hoạch, phương hướng giải 19