(Tiểu luận) đề tài tìm hiểu hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanhnghiệp (erp)

Các nguồn dữ liệu nàysau đó được xử lý và lưu trữ trong một hệ thống cơ sở dữ liệu chung của hệ thống đểhỗ trợ cho các ứng dụng tác nghiệp có thể truy cập và sử dụng tại các bộ phận khác

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ

BÀI THẢO LUẬN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Mã LHP: 2302eCIT0311

Đề tài Tìm hiểu hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanh

nghiệp (ERP)

Thực hiện: Nhóm 6 GVHD: Th.S Nguyễn Quang Trung

~ Hà Nội – 2023 ~

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 4

1.1 Khái niệm 4

1.2 Vai trò 5

1.3 Các phân hệ chính trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 5

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 7

2.1 Thực trạng ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay 7

2.2 Những thuận lợi, khó khăn khi triển khai ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanh nghiệp 8

2.2.1 Thuận lợi 8

2.2.2 Khó khăn và nguyên nhân 9

2.3 Những loại hình doanh nghiệp phù hợp với hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanh nghiệp 10

2.4 Những điều kiện để triển khai ứng dụng 12

CHƯƠNG 3: CÔNG TY SỮA VINAMILK ĐÃ ỨNG DỤNG THÀNH CÔNG HỆ THỐNG 13

3.1 Giới thiệu về công ty Vinamilk 13

3.2 Hoạt động của Vinamilk trước khi ứng dụng ERP 15

3.3 Hoạt động của Vinamilk sau khi ứng dụng ERP 15

3.3.1 Công nghệ 15

3.3.2 Quy trình 17

3.3.3 Nhân lực 18

3.3.4 Ngân sách 18

3.5 Đánh giá 19

3.5.1 Tích cực 19

3.5.2 Hạn chế 20

3.6 Bài học kinh nghiệm từ Vinamilk 20

KẾT LUẬN 22

TÀI LIỆU THAM KHẢO 23

hệ thống ERP tại Công ty cổ phần sữa Vinamilk.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Khái niệm

Hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức, doanh nghiệp (Enterprise ResourcePlanning- ERP) là hệ thống thông tin dựa trên một số các mô đun phần mềm thích hợp

và một số cơ sở dữ liệu trung tâm dùng chung trên toàn bộ hệ thống Các cơ sở dữ liệuthu thập dữ liệu từ nhiều bộ phận, nhiều phòng ban khác nhau trong một tổ chức,doanh nghiệp và từ nhiều quy trình kinh doanh quan trọng trong các hoạt động của tổchức, doanh nghiệp như sản xuất, hoạt động sản xuất, hoạt động tài chính và kế toán,bán hàng và tiếp thị và bán hàng, quản trị nguồn lực con người Các nguồn dữ liệu nàysau đó được xử lý và lưu trữ trong một hệ thống cơ sở dữ liệu chung của hệ thống để

hỗ trợ cho các ứng dụng tác nghiệp có thể truy cập và sử dụng tại các bộ phận khácnhau của doanh nghiệp

Nói cách khác, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một hệ thốngquản lý tổng thể tài nguyên doanh nghiệp, cho phép tổ chức, doanh nghiệp tự kiểmsoát được các nguồn lực của mình, từ đó đưa ra các kế hoạch khai thác tài nguyên mộtcách hợp lý từ các quy trình nghiệp vụ đã xây dựng trong hệ thống

: là các nguồn lực bên trong giúp tổ chức, doanhnghiệp có thể tồn tại, phát triển được bao gồm nguồn lực về tài chính, nguồn lực nhân

sự, nguồn lực công nghệ với phần cứng, phần mềm, nguồn lực dữ liệu thông tin, Vìvậy, khi ứng dụng ERP các tổ chức, doanh nghiệp cần hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếucủa các nguồn lực trong tổ chức nhằm khai thác tối đa điểm mạnh và hạn chế bớt điểmyếu của tổ chức để có thể mang lại các giá trị lớn cho hoạt động kinh doanh

: là các kế hoạch,các nguyên tắc và quy trình nhằmxây dựng, bổ sung, hoàn thiện các hoạt động trong các tổ chức Việc hoạch định cầndựa trên các nguồn lực để phát huy hiệu quả, năng suất của các nguồn lực khác nhautrong doanh nghiệp Trong quá trình hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp nhà quản lýcần tính toán, lập các kế hoạch, đưa ra các báo cáo về khả năng phát sinh trong quátrình điều hành, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chẳng hạn như khi ứng dụngERP thì sẽ tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho nhà máy sản xuất đểcung cấp đầy đủ cho các đơn hàng của nhà cung cấp, phải hoạch định ra kế hoạch sảnxuất sao cho hợp lý, không thiếu cũng như không thừa để đem lại lợi nhuận cao nhấtcho doanh nghiệp Hoạch định ra các chiến lược kinh doanh của tổ chức, doanh

nghiệp dựa trên phạm vi thị trường, chính sách giá của doanh nghiệp, tỷ lệ chiếtkhấu,

các tổ chức, doanh nghiệp là mục đích cuốicùng của ERP, làm sao kết hợp tất cả các bộ phận, phòng ban, tất cả các chức năngnghiệp vụ của tổ chức, doanh nghiệp vào chung một hệ thống quản lý dựa trên hệthống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau củatừng bộ phận hoặc phòng ban trong các doanh nghiệp

1.2 Vai trò

Hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức, doanh nghiệp cung cấp cả hai khảnăng cho tổ chức: Thứ nhất là tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh và thứ hai là cungcấp thông tin trung gian trong hoạt động giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định tốthơn Việc sử dụng thống nhất cơ sở dữ liệu, đồng bộ các nghiệp vụ tác nghiệp trong

hệ thống làm giảm độ trễ khi xử lý, tránh được nhiều sai sót trong quá trình kết xuấtbáo cáo cũng như xử lý các tiến trình, làm tăng năng suất trong hoạt động và giúp cholãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.Giúp đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng về các thông tin hoặc

dữ liệu của sản phẩm Hệ thống ERP giúp xử lý thông tin trong hệ thống tốt hơn vàđưa ra được thông tin về các sản phẩm khách hàng đã đặt hàng, các con số chính xáccần mua sắm từ các nhà cung cấp nguyên vật liệu, giúp quá trình tạo đơn đặt hàng sátvới thực tế của hệ thống, từ đó giảm thiểu thời gian lưu kho của các sản phẩm.đáp ứngnhanh chóng các yêu cầu của khách hàng về các thông tin hoặc dữ liệu của sản phẩm

Hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức, doanh nghiệp cung cấp thông tin cógiá trị giúp việc quản lý của các cấp quản lý có quyền truy cập để cập nhật từng giây,từng phút về thông tin dữ liệu, doanh số bán hàng, hàng tồn kho cũng như dữ liệu sảnxuất Từ đó, dự báo về doanh thu chính xác hơn đưa ra các dự báo sản xuất phù hợphơn

1.3 Các phân hệ chính trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

bao gồm:

- Phần mềm quản lý Mua hàng

- Phần mềm quản lý Bán hàng

- Phần mềm quản lý sản xuất

- Phần mềm quản lý Kho

- Phần mềm Kế toán

- Phần mềm quản lý Hồ sơ nhân sự

- Phần mềm quản lý công việc

- Phần mềm quản lý Quan hệ khách hàng – CRM

- Etc

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN TỔ CHỨC

DOANH NGHIỆP 2.1 Thực trạng ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay

Hiện nay, trào lưu triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp trong các doanhnghiệp bắt đầu phát triển Việc ứng dụng ERP đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực chocác doanh nghiệp Nổi bật là cải thiện hiệu suất kinh doanh nhờ hệ thống tích hợp các

bộ phận phòng ban, dữ liệu chung và truy xuất tức thời; kiểm soát tồn kho chính xáctại một thời điểm bất kỳ Các nghiệp vụ, quy trình quản lý đặc thù ngành được chuẩnhóa và áp dụng trên hệ thống SAP Thông tin được cập nhật kịp thời và chính xác giúpcác cấp lãnh đạo kiểm soát được chi phí thực tế, chi phí kế hoạch, ngân sách tức thời.Bên cạnh đó, còn rất nhiều doanh nghiệp đang ở giai đoạn tác nghiệp riêng lẻtức là mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý công việccủa mình và gần như độc lập đối với các phòng ban khác Mỗi phòng ban trong mộtdoanh nghiệp sử dụng các phần mềm khác nhau, như phần mềm kế toán, quản lý nhân

sự, vật tư, thiết bị, việc chuyển thông tin trong nội bộ doanh nghiệp được thực hiệnmột cách thủ công, năng suất thấp và không có tính kiểm soát Điểm yếu của hệ thống

là cơ sở dữ liệu phân tán, không đồng bộ dẫn đến một loạt các vấn đề về bảo mật, saolưu và phục hồi Nhưng rõ nhất là khi các cơ sở dữ liệu không kết nối được với nhau

sẽ xảy ra tình trạng dữ liệu bị trùng lặp hoặc không chính xác Mặt khác, dữ liệukhông mang tính trực tuyến nên khi nhà quản lý cần báo cáo thì phải đợi nhân viênhoàn tất việc nhập dữ liệu Nếu báo cáo liên quan đến nhiều phòng ban thì vấn đề trởnên phức tạp hơn nhiều Vì vậy, việc áp dụng hệ thống ERP cho các doanh nghiệpthành viên và trong toàn ngành là thực sự cần thiết, tất yếu Tuy nhiên, còn tồn tạinhiều khó khăn với các doanh nghiệp Việt Nam khi áp dụng ERP, cụ thể:

- Nguồn nhân lực: Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với doanh nghiệp vận

dụng ERP là vấn đề con người Làm thế nào để nhân lực trong công ty hòa nhịp đượcvới môi trường mới, quy trình mới Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có đội ngũ laođộng chưa được đào tạo bài bản thì khó khăn càng tăng lên Quá trình triển khai ERPđòi hỏi công đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng Vì vậy, mặc nhiêncông việc của nhân viên sẽ tăng lên, yêu cầu về trình độ nhân viên cũng phải nângcao

Hệ thốngthông tin… NoneBai tap mau PTTK HTQL Thu Vien Sinh…

Hệ thốngthông tin… None

12

- Công nghệ: Một khó khăn nữa cũng không kém phần quan trọng đó là vấn đề

công nghệ Công nghệ ở đây chính là điều kiện để hoạt động ERP Theo đó, côngnghệ sẽ bao gồm các yếu tố sau: hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị đểtriển khai Các phần mềm ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng công nghệ web Chính

vì vậy, việc triển khai cho các công ty thành viên sẽ gặp khó khăn hơn nếu hệ thốngmạng máy tính không đồng bộ

- Chi phí: Việc đầu tư hệ thống ERP rất khác so với phần mềm hoạt động đơn

lẻ Chi phí ước tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, cơ

sở hạ tầng, truyền thông (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ ); chiphí bản quyền (gồm việc mua cho các máy tính, máy chủ, các phần mềm nhà cung cấpERP yêu cầu, thường là hệ quản trị dữ liệu); chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềmERP Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải trả một số chi phí như chi phí tư vấn ban đầunếu thuê tư vấn hệ thống riêng, chi phí đào tạo phát sinh khi có sự thay đổi nhân sựtrong quá trình triển khai, chi phí phát sinh thêm trong quá trình vận hành Đối với cácdoanh nghiệp có quy mô trung bình thì việc vận dụng ERP là việc khó thực hiện Điềunày sẽ tạo nên sức ép chi phí cho doanh nghiệp trong giai đoạn đầu

2.2 Những thuận lợi, khó khăn khi triển khai ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanh nghiệp.

2.2.1 Thuận lợi

Tình hình ứng dụng ERP đang ngày càng phát triển tại Việt Nam: ngày càngnhiều doanh nghiệp trong các ngành nghề khác nhau đã ứng dụng hệ thống này vàocông tác quản lý, với những lợi ích trong dài hạn như sau:

Hệ thống ERP là mô hình có cấu trúc dữ liệu phân cấp, bao gồm các nhómphân hệ và phân hệ Các thành phần này được liên kết dữ liệu chặt chẽ với nhau Và

do đó các thông tin được kế thừa lẫn nhau Nó không chỉ thu thập và xử lý khối lượnglớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và cácbáo cáo đa dạng

Tất cả thông tin của tổ chức được khai báo và kiểm duyệt qua nhiều bộ phận,phòng ban và nhiều người Giống như một hệ thống kiểm soát nội bộ trên cùng mộtứng dụng ERP Nên giúp nhà quản lý có được thông tin quản trị nhanh, kịp thời vàđáng tin cậy Từ đó đưa ra những quyết định kịp thời

Nhóm phân hệ tài chính kế toán của hệ thống ERP giúp hạn chế sai sót mànhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

-

Phân hệ quản lý kho của hệ thống ERP giúp công ty theo dõi hàng tồn khochính xác và xác định được mức tồn kho tối ưu, nhờ đó giảm nhu cầu vốn lưu động,tăng hiệu quả sản xuất

Phân hệ quản trị sản xuất giúp công ty lên kế hoạch và tính toán chính xác côngsuất của máy móc và công nhân Làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.Bằng cách sử dụng một hệ thống duy nhất, doanh nghiệp chắc chắn sẽ giảm chiphí và tăng năng suất làm việc Ngoài ra ERP sẽ tự động hóa tất cả các quy trình trongsản xuất của doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị nguyên liệu cho đến khi sản phẩm ra thịtrường

Ứng dụng ERP giúp bộ phận nhân sự sắp xếp hợp lý quy trình quản lý nhân sự

và tính lương, giảm chi phí quản lý cũng như hạn chế sai sót và gian lận trong hệthống lương

Hệ thống ERP thường yêu cầu công ty xác định quy trình rõ ràng để giúp phânquyền, phân công công việc rõ ràng Hạn chế công việc trùng lặp

ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượngsản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dựán

2.2.2 Khó khăn và nguyên nhân

-

Hiện nay phần lớn những phần mềm ERP nước ngoài do các công ty của ViệtNam làm trung gian triển khai Và có giá khoảng vài triệu USD cho khoảng 50 ngườidùng (user) Phần mềm do chính các công ty Việt Nam viết vào khoảng cho vài trămtriệu đến một vài tỷ đồng Mức giá còn tùy thuộc vào số lượng user và các thỏa thuận

đi kèm

Trong quá trình ứng dụng ERP, có những khoảng chi phí phát sinh đi kèm Ví

dụ như phần mềm được nâng cấp lên công nghệ mới hơn Doanh nghiệp phải nângcấp phần cứng, điều hành và các phần mềm liên quan khác để tương thích…

Quá trình triển khai ERP trải qua nhiều giai đoạn và thường kéo dài từ 1 đến 3năm Những tập đoàn lớn triển khai cả những công ty con thời gian kéo dài đến 5 nămhoặc hơn

Mức độ ứng dụng ERP vào thực tiễn cũng ở mức tương đối do rào cản của

“văn hóa” tại mỗi doanh nghiệp Một số tổ chức phải sử dụng song song nhiều phầnmềm ERP cùng lúc để có được sự lựa chọn thích hợp

Thực chất thì việc đổi phần mềm cũng không quan trọng bằng việc các nhânviên trong công ty tự thay đổi mình để tận dụng phần mềm Phần mềm ERP giúp cáccông ty tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn so với việc thực hiện công việc thủcông, nhưng nếu bạn chỉ đơn giản cài phần mềm rồi để đó và không chịu thay đổicách thức vận hành thì chỉ là lãng phí mà thôi Có lẽ đây là lý do khiến nhiều dự ánERP thất bại nhất Để sử dụng ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi lối làm việcxưa cũ Nhiều người chưa sẵn sàng thay đổi sẽ từ chối dùng ERP

Việc đưa ERP có thể giúp ích cho doanh nghiệp, cho khách hàng, nhưng lạilàm những nhân viên này mất đi nhóm lợi ích của mình Đây cũng là điều mà cáccông ty rất lo lắng bởi nó dẫn đến sự thất bại của dự án tích hợp ERP

ERP thực hiện chú trọng vào việc cải tiến, phát triển đường lối làm việc bêntrong nội bộ hơn là với khách hàng, nhà cung cấp hay cộng sự Và tất nhiên “cái lợi”của ERP chỉ xuất hiện trong dài hạn nên phải kiên trì thực hiện nó Công trình nghiêncứu 63 công ty của Meta Group đã cho thấy phải mất hết 8 tháng mới thấy được “cáilợi” của ERP sau khi hệ thống mới được cài đặt Nhưng tiền tiết kiệm hằng năm thuđược từ hệ thống ERP là 1.6 triệu đô la Mỹ

2.3 Những loại hình doanh nghiệp phù hợp với hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanh nghiệp.

là một công cụ quan trọng

để giúp các doanh nghiệp phát triển và đạt được mục tiêu kinh doanh của mình Các

loại hình doanh nghiệp phù hợp với hệ thống hoạch định nguồn tổ chức doanh nghiệpbao gồm:

- Các doanh nghiệp mới thành lập: Các doanh nghiệp mới thành lập cần phảithiết kế một hệ thống hoạch định nguồn tổ chức để giúp họ định hướng và quản lý cáchoạt động kinh doanh

- Doanh nghiệp đang mở rộng: Các doanh nghiệp đang mở rộng cần phải cậpnhật hệ thống hoạch định nguồn tổ chức của mình để đảm bảo rằng họ có đủ nguồnlực và nhân sự để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

- Doanh nghiệp có quy mô lớn: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường cónhiều phòng ban và bộ phận hoạt động, do đó cần phải có một hệ thống hoạch địnhnguồn tổ chức để quản lý các hoạt động này

- Doanh nghiệp đa quốc gia: Các doanh nghiệp đa quốc gia cần phải có một hệthống hoạch định nguồn tổ chức để quản lý các hoạt động của họ trên nhiều quốc giakhác nhau

- Doanh nghiệp gia đình: Đây là loại hình doanh nghiệp do các thành viêntrong gia đình sở hữu và quản lý Một hệ thống hoạch định nguồn tổ chức sẽ giúp choviệc quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp gia đình trở nên hiệu quảhơn

- Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Dù là doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng cũng cần

có hệ thống hoạch định nguồn tổ chức để định hướng cho các hoạt động kinh doanhcủa mình và quản lý các tài nguyên một cách hiệu quả

- Các doanh nghiệp đang chuyển đổi sang mô hình kinh doanh trực tuyến: Cácdoanh nghiệp đang chuyển đổi sang mô hình kinh doanh trực tuyến cần phải có hệthống hoạch định nguồn tổ chức để đảm bảo rằng họ có đủ tài nguyên và nhân lực đểquản lý các hoạt động kinh doanh trực tuyến

- Các doanh nghiệp về dịch vụ: Các doanh nghiệp về dịch vụ thường có nhiềunhân viên và các bộ phận hoạt động khác nhau Một hệ thống hoạch định nguồn tổchức sẽ giúp quản lý các hoạt động của các bộ phận này một cách hiệu quả hơn

- Doanh nghiệp về sản xuất: Các doanh nghiệp về sản xuất cần phải có hệthống hoạch định nguồn tổ chức để quản lý quy trình sản xuất, đảm bảo an toàn vàchất lượng sản phẩm, và đạt được mục tiêu sản xuất của mình

- Các doanh nghiệp về tài chính: Các doanh nghiệp về tài chính, chẳng hạn như

nguồn tổ chức để quản lý các hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả vàđảm bảo sự an toàn và bảo mật thông tin tài chính.

2.4 Những điều kiện để triển khai ứng dụng

: Các doanh nghiệp có quy mô lớn và phức tạp thường

có nhu cầu sử dụng các ứng dụng doanh nghiệp để quản lý tài nguyên và hoạch địnhnguồn Đây có thể là các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh bán lẻ, tài chính, bất độngsản, vv

: Các doanh nghiệp cần có hệ thống hoạch địnhnguồn tổ chức doanh nghiệp để quản lý tài nguyên của họ, đảm bảo rằng nguồn lựcđược sử dụng hiệu quả và giảm thiểu chi phí Các ứng dụng doanh nghiệp có thể hỗtrợ quản lý các nguồn lực như con người, tài chính, thời gian, vv

: Các doanh nghiệp có quy trình kinh doanh phức tạp vàcần nhiều công việc nhóm để hoạt động hiệu quả Các ứng dụng doanh nghiệp có thể

hỗ trợ các quy trình kinh doanh bằng cách tối ưu hóa quy trình, tăng cường đồng bộhóa giữa các phòng ban và giảm thiểu thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ

Các doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật nhấtđịnh để triển khai và sử dụng các ứng dụng doanh nghiệp Điều này có thể bao gồmcác yêu cầu về phần cứng, phần mềm, mạng và bảo mật

Triển khai ứng dụng doanh nghiệp có thể đòi hỏi đầu tư tài chínhđáng kể Do đó, các doanh nghiệp cần đảm bảo rằng họ có đủ nguồn lực tài chính để

hỗ trợ triển khai và vận hành các ứng dụng doanh nghiệp