(Tiểu luận) đề tài tìm hiểu về một hệ thống thông tin quản lý được sử dụng tại cácđơn vị công

Ví dụ hệ thống quản lý công tác phí cung cấp thông tin về công tácphí của nhân viên các phòng ban trong một khoảng thời gian nào đó, từ đó nhàquản lý nắm được các trường hợp chi phí thực

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

BÀI THẢO LUẬN

ĐỀ TÀI

“ Tìm hiểu về một hệ thống thông tin quản lý được sử dụng tại các

đơn vị công ”

Hà Nội 2023

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

1 Phạm Thị Yến Nhi Tổng hợp word

4 Nguyễn Thị Phương Thảo Nhóm trưởng

Chương 1

Mở đầu

5 Nguyễn Thị Thu Thủy Powerpoint

6 Lương Thị Thủy Tiên Thuyết trình

Chương 4 Kết luận

Ụ Ụ

LỜI MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG 1 : LÍ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG ĐƠN VỊ CÔNG 5

1.1 Khái niệm 5

1.1.1 Dữ liệu và thông tin 5

1.1.2 Hệ thống và hệ thống thông tin 5

1.2 Phân loại 6

1.2.1Phân loại các hệ thống thông tin theo cấp quản lý 6

1.2.2 Phân loại các hệ thống thông tin theo chức năng 6

1.2.3 Phân loại hệ thống thông tin theo mô hình tích hợp 7

1.3 Cấu trúc hệ thống thông tin 7

1.3.1 Các thành phần của cấu trúc tổng quát 7

CHƯƠNG 2: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH (FMS) 8

2.1 Khái niệm 8

2.2 Thành phần thiết yếu của hệ thống quản lý tài chính (FMS) 8

2.3 Vai trò 9

2.4 Chức năng 9

2.5 Đầu vào, đầu ra của hệ thống quản lý tài chính (FMS) 10

2.5.1 Đầu vào 10

2.5.2 Đầu ra 10

CHƯƠNG 3: THUẬN LỢI CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH (FMS) 11

3.1 Thuận lợi của hệ thống quản lý tài chính (FMS) 11

3.2 Khó khăn của hệ thống quản lý tài chính (FMS) 12

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP 12

KẾT LUẬN 14

TÀI LIỆU THAM KHẢO 14

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm trở lại đây, hệ thống thông tin đang dần trở thành một phần không thể thiếu và đóng vai trò quan trọng đối với các mọi tổ chức trong

đó có các đơn vị công Trong điều kiện môi trường đang thay đổi liên tục, việc

áp dụng hệ thống thông tin vào chu trình quản lý sẽ giúp các đơn vị công thu thập đầy đủ, kịp thu được những thông tin về các diễn biến thuộc môi trường vĩ

mô và vi mô, nhận diện, đánh giá được mức độ tác động của chúng Từ đó, các

có thể đưa ra được những biện pháp, chiến lược ứng phó kịp thời Trong các hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin quản lý tài chính quy trình nghiệp vụ chiếm vai trò khá quan trọng Để hiểu rõ hơn về hệ thống trên, nhóm chúng tôi xin lựa chọn đề tài “Tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý tài chính được sử dụng tại các đơn vị công’’ Có thể bài thảo luận không tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình nghiên cứu và trình bày Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn Nhóm chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1 : LÍ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG ĐƠN

VỊ CÔNG.

1.1 Khái niệm

1.1.1 Dữ liệu và thông tin

- Dữ liệu (data) là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩ với người sử dụng Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản, hình ảnh,… )

- Thông tin là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích, tổng hợp, v.v ), phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức saocho nó mang lại một ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể trong một ngữ cảnh cụ thể

- Thông tin giá trị có các đặc điểm:

+ Chính xác, xác thực

+ Đầy đủ, chi tiết

+ Rõ ràng (dễ hiểu)

+ Đúng lúc, thường xuyên

+ Thứ tự, có liên quan…

1.1.2 Hệ thống và hệ thống thông tin

- Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tương tác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để hướng tới một mục tiêu chung

- Mục tiêu của hệ thống là lý do tồn tại của hệ thống Để đạt được mục tiêu, hệ thống tương tác với môi trường bên ngoài của nó (các thực thể tồn tại bên ngoài

hệ thống)

*Phân loại hệ thống

Hệ thống cha và hệ thống con

Hệ thống đóng và hệ thống mở

- Hệ thống thông tin là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ

liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình, thủ tục khác nhằm thu thập,

xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp Mục tiêu tồn tại: tạo ra thông tin có ý nghĩa phục vụ người sử dụng

1.2 Phân loại

1.2.1Phân loại các hệ thống thông tin theo cấp quản lý

- Hệ thống thông tin quản lý cấp chiến lược giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý các vấn đề và đưa ra các quyết định chiến lược và các xu hướng phát triển dài hạn Mục tiêu của HTTT là giúp tổ chức có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi từ môi trường HTTT hỗ trợ các nhà quản lý trả lời các câu hỏi như: Tổ chức cần tuyển thêm bao nhiêu lao động trong 5 năm tới? Nên sản xuất sản phẩm gì sau 5 năm nữa?…

- Hệ thống thông tin quản lý cấp chiến thuật được thiết kế hỗ trợ điều khiển, quản lý, tạo quyết định và tiến hành các hoạt động quản lý của các nhà quản lý cấp trung gian Các hệ thống này thường cung cấp các báo cáo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quí hoặc hàng năm) hơn là thông tin chi tiết

về các hoạt động, giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm việc có tốt hay không Ví dụ hệ thống quản lý công tác phí cung cấp thông tin về công tác phí của nhân viên các phòng ban trong một khoảng thời gian nào đó, từ đó nhà quản lý nắm được các trường hợp chi phí thực vượt quá mức cho phép

- Hệ thống thông tin quản lý cấp tác nghiệp trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng nhóm, quản đốc, các chuyên viên thuộc các phòng ban quản lý… trong việc theo dõi các giao dịch và hoạt động cơ bản của tổ chức như bán hàng, hoá đơn, tiền mặt, tiền lương, hàng tồn kho… Mục đích chính của các hệ thống này là để trả lời các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch của tổ chức Các hệ thống này đòi hỏi thông tin phải được cập nhật thường xuyên, đầy

đủ, chính xác và dễ sử dụng Ví dụ về một số HTTT cấp tác nghiệp: HTTT theo dõi giờ làm việc của công nhân; HTTT quản lý các khoản tiền rút từ một máy rút tiền tự động ATM; HTTT tính lương của CBCNV; HTTT quản lý thu học phí của sinh viên…

1.2.2 Phân loại các hệ thống thông tin theo chức năng

- Hệ thống thông tin marketing (MIS) đề cập đến việc thu thập, phân tích, giải thích, lưu trữ và phổ biến thông tin thị trường một cách có hệ thống, từ cả nguồn bên trong và bên ngoài, đến các nhà marketing một cách thường xuyên, liên tục

Discover more

from:

ECIT1221

Document continues below

Quản trị hệ

thống thông tin

Trường Đại học…

16 documents

Go to course

Câu 3 Qthttt Doanh Nghiệp TMU

Quản trị hệ

thống thông… None

42

Giao-trinh-he-thong-thong-tin-… Quản trị hệ

thống thông… None

125

Hệ thống thông tin quản lý 0001

Quản trị hệ

thống thông… None

14

HỆ THỐNG Thông TIN QUẢN LÝ - ĐỀ… Quản trị hệ

thống thông… None

9

HỆ THỐNG Thông TIN QUẢN LÝ MỚI…

68

- Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là cấu trúc mà cơ quan hoặc doanh nghiệp sử dụng để thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính-kế toán của mình Hệ thống thông tin kế toán có thể được sử dụng bởi nhân viên kế toán, chuyên gia tư vấn, chuyên gia phân tích kinh doanh, ban lãnh đạo, giám đốc tài chính (CFOs), kiểm toán viên, hay các nhà quản lý và cơ quan thuế

- Hệ thống thông tin sản xuất và kinh doanh được hiểu là hệ thống cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, điều hành và quản lí sản xuất

- Hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tự động, giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt, như kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý nhân sự, và các nghiệp vụ khác của doanh nghiệp Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần, sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý toàn diện của doanh nghiệp

1.2.3 Phân loại hệ thống thông tin theo mô hình tích hợp

- Hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực ASOFT ERP là một hệ thống phần mềm quy mô, tập hợp nhiều nghìn tính năng và báo biểu, giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động như: Kinh doanh, Sản xuất, Kho, vật tư, hàng hóa, Nhân sự, Kế toán-Tài chính,…

- Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng được hiểu là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn

1.3 Cấu trúc hệ thống thông tin

1.3.1 Các thành phần của cấu trúc tổng quát

Phần cứng

Phần mềm

Mạng truyền dữ liệu

Dữ liệu

Quản trị hệ thống thông… None BÀI THẢO LUẬN NHÓM 10 2249 ( đã… Quản trị hệ

thống thông… None

43

Con người trong hệ thống thông tin

Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý

- Theo cấu trúc nội dung, Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo,

hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định

+ Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều

tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn

+ Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài

+ Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là

có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin

+ Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn

CHƯƠNG 2: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH (FMS) 2.1 Khái niệm

- Hệ thống thông tin quản lí tài chính là việc sử dụng các thông tin phản ánh chính xác tình trạng tài chính của một doanh nghiệp để phân tích điểm mạnh điểm yếu của nó và lập các kế hoạch kinh doanh

2.2 Thành phần thiết yếu của hệ thống quản lý tài chính (FMS)

- Kế toán chung và đóng tài chính: Các công cụ kế toán và tài chính chặt chẽ giúp thực hiện các nhiệm vụ kế toán cơ bản như sổ cái, các khoản phải trả, các khoản phải thu và bảng lương Họ hỗ trợ các nhóm tạo báo cáo, tạo báo cáo tài chính về thu nhập, chi phí và số dư, cũng như đóng sổ sách một cách nhanh chóng và hiệu quả

- Quản lý doanh thu, tiền mặt và ngân quỹ: Với các giải pháp kế toán doanh thu, nhóm tài chính có thể tự động hóa quy trình thanh toán, phân tích thanh toán theo thời gian thực Phần mềm quản lý tiền mặt và ngân quỹ hỗ trợ nhóm dự báo dòng tiền, cải thiện tính thanh khoản và chủ động giảm thiểu rủi ro

- Lập kế hoạch và phân tích tài chính: Bộ công cụ lập kế hoạch, dự báo, lập ngân sách và phân tích này hỗ trợ các giám đốc tài chính và các nhóm của họ trong việc hỗ trợ sức khỏe tài chính tổng thể của công ty Phần mềm FP&A rất quan trọng để theo dõi chi phí và lợi nhuận, nâng cao hiệu suất, dự đoán và điều hướng các điều kiện trong tương lai.Nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập

kế hoạch đa kịch bản và phối hợp giữa bộ phận tài chính và tất cả các bộ phận khác

- Quản trị, rủi ro và tuân thủ: Các giải pháp (GRC) hỗ trợ các nhóm điều chỉnh các hoạt động của tổ chức với các mục tiêu kinh doanh, xác định và giảm thiểu các loại rủi ro khác nhau, đồng thời đảm bảo tuân thủ các luật và quy định khác nhau Các công ty có thể hoạt động hiệu quả hơn, vượt qua sự không chắc chắn

và hành động chính trực bằng cách đồng bộ hóa dữ liệu trong các quy trình quản trị công ty, quản lý rủi ro và tuân thủ

2.3 Vai trò

- Mang lại sức mạnh đầu tư: Quản lí nguồn vốn hiệu quả mang lại sức mạnh đầu

tư cho doanh nghiệp Một doanh nghiệp với khả năng tài chính mạnh luôn đủ lực khi được huy động cho việc đầu tư các lĩnh vực mới Tỉ lệ thành công khi đó cũng luôn cao hơn so với các doanh nghiệp với nguồn vốn nhỏ

2.4 Chức năng

- Hệ thống thông tin quản lý tài chính (Financial Management System - FMS) có nhiều chức năng quan trọng để hỗ trợ việc quản lý tài chính của một tổ chức Dưới đây là một số chức năng chính của FMS:

+ Quản lý Hạch toán: Theo dõi và ghi nhận các giao dịch tài chính, bao gồm thu, chi, hợp đồng, và giao dịch khác, để duy trì sổ cái chính xác

+ Quản lý Ngân sách: Tạo, theo dõi và quản lý ngân sách của tổ chức Đảm bảo rằng việc chi tiêu được thực hiện theo kế hoạch và không vượt quá ngân sách + Tạo Báo cáo Tài chính Tự động tạo ra các báo cáo tài chính như báo cáo lợi nhuận và lỗ, bảng cân đối kế toán, và báo cáo luồng tiền

+ Quản lý Thu Chi: Theo dõi và quản lý quá trình thu và chi tiền mặt của tổ chức, bao gồm quản lý tài chính và nguồn lực tài chính

+ Quản lý Tài sản Theo dõi và quản lý tài sản của tổ chức, bao gồm quản lý tài sản cố định và tài sản lưu động, cũng như việc theo dõi đáng giá và khấu hao

+ Quản lý Thuế: Tính toán, theo dõi và quản lý các khoản thuế phải nộp, bao gồm thuế thu nhập cá nhân và thuế giá trị gia tăng (VAT)

+ Bảo mật và Kiểm soát : Đảm bảo tính bảo mật của thông tin tài chính và xác định quyền truy cập để ngăn chặn truy cập trái phép và ghi lại các hoạt động tài chính

+ Tích hợp với Hệ thống Khác: Liên kết với các hệ thống khác như hệ thống quản lý nhân sự hoặc hệ thống quản lý dự án để đảm bảo tính nhất quán trong thông tin và quy trình làm việc

+ Phân tích Dữ liệu Tài chính: Cung cấp công cụ phân tích dữ liệu để hỗ trợ quá trình ra quyết định, ví dụ: dự báo tài chính, phân tích hiệu suất tài chính, và so sánh với mục tiêu kinh doanh

+ Báo cáo và Tuân thủ: Hỗ trợ việc tạo ra các báo cáo tài chính cần thiết để tuân thủ các quy định và luật pháp tài chính Chức năng của FMS có thể biến đổi tùy theo sản phẩm cụ thể và nhu cầu của tổ chức, nhưng những chức năng trên đây thường là các yếu tố quan trọng của một hệ thống thông tin quản lý tài chính hiệu quả

2.5 Đầu vào, đầu ra của hệ thống quản lý tài chính (FMS)

2.5.1 Đầu vào

- Dữ liệu Tài chính: Các giao dịch tài chính như hóa đơn, biên lai thu chi, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, và thông tin liên quan đến tài sản, nợ phải trả, và vốn chủ sở hữu là các đầu vào quan trọng Dữ liệu tài chính này là nguồn thông tin chính để quản lý tài chính

- Dự án Kinh phí: Thông tin về ngân sách và dự án kinh phí cũng là đầu vào quan trọng cho FMS Điều này bao gồm thông tin về kế hoạch chi tiêu, dự trù nguồn tài chính, và kế hoạch tài trợ dự án

- Thông tin về thuế và tuân thủ pháp luật: Dữ liệu liên quan đến thuế, các quy định thuế và tuân thủ pháp luật tài chính là quan trọng để đảm bảo tổ chức tuân thủ các quy định thuế và pháp luật tài chính liên quan

- Thông tin về khách hàng và nhà cung cấp: Dữ liệu về khách hàng và nhà cung cấp, bao gồm thông tin về hợp đồng, danh sách khách hàng và nhà cung cấp, làm việc với hệ thống quản lý tài chính để xác định và theo dõi các giao dịch

2.5.2 Đầu ra

- Báo cáo Tài chính: Một trong những đầu ra quan trọng nhất của FMS là các báo cáo tài chính, bao gồm báo cáo lợi nhuận và lỗ lãi, báo cáo cân đối kế toán,

và báo cáo dòng tiền Các báo cáo này cung cấp thông tin tổng quan về tình hình tài chính của tổ chức

- Phân tích Tài chính: FMS cung cấp các công cụ và khả năng phân tích dữ liệu tài chính, giúp quản lý hiểu rõ hơn về hiệu suất tài chính và tạo ra các phân tích

và dự đoán

- Quản lý Ngân sách: FMS hỗ trợ trong việc quản lý ngân sách bằng cách theo dõi và so sánh các dự án kinh phí với thực tế chi tiêu, giúp đảm bảo tuân thủ ngân sách

- Thông tin Thuế và Tuân thủ Pháp luật: FMS có thể tạo ra các báo cáo liên quan đến thuế và tuân thủ pháp luật, giúp tổ chức tuân thủ các quy định thuế và pháp luật tài chính

- Quản lý Khách hàng và Nhà cung cấp: FMS có khả năng quản lý thông tin về khách hàng và nhà cung cấp, giúp theo dõi các giao dịch và quản lý mối quan hệ với họ

CHƯƠNG 3: THUẬN LỢI CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH (FMS)

3.1 Thuận lợi của hệ thống quản lý tài chính (FMS)

- Tự động hóa quy trình: FMS giúp tự động hóa các quy trình quản lý tài chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức

- Tính chính xác cao: FMS giúp giảm thiểu sai sót và lỗi trong quá trình quản lý tài chính, đảm bảo tính chính xác cao trong thông tin tài chính

- Tính truy cập dễ dàng: FMS cho phép người dùng truy cập vào thông tin tài chính từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet

- Tính linh hoạt: FMS cho phép tùy chỉnh nguyên tắc và quy trình quản lý tài chính cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

Ngoài ra còn một số thuận lơi khác như :

- Hợp lí hóa hoạt động tài chính và kế toán

- Khả năng thích ứng nhanh

- Thông tin chi tiết và khả năng hiển thị về hoạt động