Công tác lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu trong hình thành và phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận các hoạt động của cơ quan. Công tác lưu trữ góp phần quan trọng trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật, an ninh quốc gia. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ do vậy ngày 25 tháng 11 năm 2011, Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã ký lệnh công bố Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011. Đây là văn bản pháp luật cao nhất của Việt Nam về công tác lưu trữ, Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012. Ngay từ khi Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành, Công ty chúng tôi đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với các hoạt động của Sở:
MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Công tác lưu trữ nghiệp vụ quan trọng khơng thể thiếu hình thành phát triển đơn vị, ghi nhận hoạt động quan Cơng tác lưu trữ góp phần quan trọng công xây dựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật, an ninh quốc gia Nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ ngày 25 tháng 11 năm 2011, Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký lệnh công bố Luật Lưu trữ Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Đây văn pháp luật cao Việt Nam công tác lưu trữ, Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng năm 2012 Ngay từ Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành, Cơng ty nhận thấy tầm quan trọng công tác lưu trữ hoạt động Sở: Góp phần nâng cao chất lượng hiệu hoạt động hệ thống quản lý, thúc đẩy trình thực cơng cải cách hành chính; Tài liệu lưu trữ cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý xác cho hoạt động quản lý nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quản lý nhà nước Thực tốt công tác lưu trữ góp phần tạo hành phát triển, đại hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân Hồ sơ tài liệu lưu trữ chứng chân thực có độ xác cao để cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, phù hợp, đắn q trình giải cơng việc, từ kiểm tra, đánh giá hoạt động quan Chính Cơng ty chúng tơi ban hành văn quy định công tác văn thư lưu trữ ngành Chúng tôi: Quy chế văn thư, lưu trữ Công ty ; Quy chế thực công tác bảo vệ bí mật nhà nước ngành Chúng tơi tỉnh ;Quy chế quy định ứng dụng CNTT quản lý văn điện tử điều hành công việc Công ty ; Danh mục hồ sơ Sở công văn đạo công tác văn thư lưu trữ, xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ Sở đồng thời tổ chức lớp tập huấn cho công tác lưu trữ Hàng năm Sở Chúng kiểm tra đơn vị trực thuộc công tác lưu trữ lồng ghép với kiểm tra công tác cuối năm ngành Trong năm qua quan tâm đạo Đảng ủy, Ban giám đốc Sở hoạt động công tác lưu trữ ngành vào nề nếp, có hiệu theo quy định Nhà nước Công ty phối hợp với Chi cục lưu trữ tỉnh tiến hành chỉnh lý tài liệu Sở Chúng từ năm 2012, Sở bố trí kho lưu trữ lưu trữ khoảng 2600 hồ sơ Tuy nhiên tài liệu tồn đọng phòng Sở Hiện kho lưu trữ thiếu nhiều tài liệu cho cán cần khai thác cần thu thập bổ sung để hồn thiện Phông lưu trữ Công ty Với lý chọn đề tài “ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ công ty chúng tôi” làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Trong lịch sử đề tài có hướng tiếp cận sau: - Lịch sử phát triển Công ty - Mục lục hồ sơ lưu trữ phông lưu trữ Công ty từ năm 2001 đến năm 2017 - Báo cáo tổng kết 05 năm thi hành Luật lưu trữ Công ty - Quyết định ban hành danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ Cơng ty chúng tơi Ngồi cịn số tài liệu khác có đề cập đến công tác lưu trữ, công văn, nghị định, Luật lưu trữ thông tư Bộ Nội vụ Đồng thời cịn có giúp đỡ đồng chí Phó chánh văn phịng phụ trách cơng tác lưu trữ Công ty Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu: * Đối tượng: Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Công ty * Phạm vi nghiên cứu: - Phông lưu trữ Công ty - Các vấn đề liên quan đến công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Công ty 02 năm 2016 2017 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu: * Mục tiêu: Làm sáng tỏ lý thuyết công tác lưu trữ, tầm quan trọng việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tìm số giải pháp để hồn thiện phơng lưu trữ Cơng ty * Nhiệm vụ nghiên cứu: - Lý luận chung công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ khái quát công ty - Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Công ty - Giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác thu thập, bổ sung tài liệu Công ty Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp quan sát - Phương pháp khảo sát thực tế - Phương pháp xử lý thơng tin, phân tích tổng hợp Đóng góp đề tài: Cơng trình nghiên cứu tơi trở thành tài liệu tham khảo cho nghiên cứu cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Cơng ty chúng tơi nói riêng Các giải pháp đề cập đề tài nâng cao hiệu công tác lưu trữ Công ty chúng tơi Cấu trúc Đề tài: Ngồi phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo… Thì đề tài chia thành 03 chương sau: Chương 1: Lý luận chung công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ khái quát công ty 1.1 Cơ sở lý luận công tác lưu trữ 1.1.1 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ 1.1.2 Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ 1.2 Khái quát công ty 1.2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ Công ty Chương 2: Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Công ty 2.1 Khái quát quy định Nhà nước công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 2.2 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ 2.2.1 Xác định nguồn tài liệu thu thập 2.2.2 Lập kế hoạch thu thập tài liệu 2.2.3 Chuẩn bị kho tàng, phương tiện tiếp nhận tài liệu 2.2.4 Tổ chức tiếp nhận lập biên giao nhận tài liệu 2.3 Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ 2.3.1 Đánh giá xem xét mức độ hồn thiện phơng lưu trữ 2.3.2 Tìm kiếm, bổ sung tài liệu cịn thiếu Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác thu thập, bổ sung tài liệu Công ty 3.1 Đánh giá thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu Công ty 3.1.1 Ưu điểm 3.1.2 Nhược điểm 3.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác thu thập, bổ sung tài liệu Công ty 3.2.1 Nâng cao nhận thức vai trò hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống văn hướng dẫn thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 3.2.3 Xác định nguồn tài liệu cần thu thập, bổ sung 3.3.4 Thực nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu 3.3.5 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin quy trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CHÚNG TÔI 1.1 Cơ sở lý luận công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân [2; Tr 31] Một nội dung quan trọng công tác lưu trữ việc thực nghiệp vụ lưu trữ só công tác thu thập, bổ sung tài liệu 1.1.1 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ: Thu thập tài liệu q trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc Phông lưu trữ quan Phông lưu trữ Quốc gia để từ lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quy định Nhà nước Theo quy định pháp luật hành công tác lưu trữ, thu thập tài liệu tiến hành sau: - Xác định nguồn thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ quan từ văn thư quan từ phòng, ban, đơn vị trực thuộc quan - Lập kế hoạch thu thập tài liệu - Chuẩn bị kho tàng, phương tiện tiếp nhận tài liệu - Tổ chức tiếp nhận lập biên giao nhận tài liệu 1.1.2 Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ Bổ sung tài liệu trình thực biện pháp liên quan đến việc xác định tài liệu cần bổ sung hàng năm tài liệu cịn thiếu để tiến hành tìm kiếm bổ sung nhằm hồn thiện Phơng lưu trữ quan Phông lưu trữ Quốc gia theo quy định Nhà nước Bổ sung tài liệu thực theo hai giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào phơng lưu trữ quan qua q trình thu thập để xem xét mức độ hoàn thiện phơng lưu trữ Trên sở đó, cán lưu trữ đề xuất biện pháp bổ sung thêm nguồn thành phần tài liệu cần nộp lưu Giai đoạn 2: Sau xem xét mức độ hồn chỉnh phơng hồ sơ thuộc phơng, cán lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, bổ sung tài liệu thiếu 1.2 Khái quát công ty 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Công ty Hiện cấu tổ chức Công ty thực theo Thông tư liên tịch số 51/2015/TTLT-BYT-BNV Bộ Nội vụ-Bộ Chúng : Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Chúng thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Phịng Chúng tơi Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Gồm có: - Ban Giám đốc; - Văn Phòng; - Phòng Kế hoạch -Tài chính; - Phịng Nghiệp vụ Y; - Phịng Nghiệp vụ Dược; - Phòng Quản lý hành nghề Bảo hiểm chúng tơi; - Phịng Thanh Tra; - Các quan trực thuộc: Chi cục Dân số kế hoạch hóa gia đình, Chi cục An tồn vệ sinh thực phẩm 10 đơn vị nghiệp trực thuộc 1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ Công ty Vị trí, chức 1.1 Cơng ty chúng tơi ( Sau goi tắt Sở) quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh , có chức tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực chức quản lý nhà nước chăm sóc bảo vệ sức khoẻ nhân dân, gồm: dự phòng; khám, chữa bệnh; phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; an toàn vệ sinh thực phẩm; trang thiết bị chúng tôi; dân số; bảo hiểm 1.2 Cơng ty chúng tơi có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, tra, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Chúng Nhiệm vụ quyền hạn 2.2 Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh: a) Dự thảo quy hoạch phát triển ngành; quy hoạch mạng lưới sở chúng tôi; kế hoạch dài hạn, năm, hàng năm; đề án, chương trình phát triển chúng tơi, cải cách hành phân cấp quản lý, xã hội hố lĩnh vực chúng tơi địa phương; b) Dự thảo Quyết định, Chỉ thị thuộc thẩm quyền ban hành Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh lĩnh vực chúng tôi; c) Dự thảo Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục trực thuộc Sở; d) Dự thảo Quy định tiêu chuẩn chức danh trưởng, phó đơn vị thuộc Sở; trưởng phó trưởng Phịng Chúng tơi 2.3 Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh: a) Dự thảo Quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể đơn vị thuộc Sở theo quy định pháp luật; b) Dự thảo Quyết định, Chỉ thị thuộc thẩm quyền ban hành Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh lĩnh vực chúng tôi; c) Dự thảo Quy định mối quan hệ công tác Sở Chúng với Uỷ ban nhân dân huyện, Phịng Chúng tơi đơn vị có liên quan địa bàn; d) Dự thảo chương trình, giải pháp huy động, phối hợp liên ngành phòng, chống dịch bệnh địa phương 2.3 Hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực - Các văn quy phạm pháp luật, sách, quy hoạch, kế hoạch, đề án, chương trình vấn đề khác sau phê duyệt; tổ chức thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Sở 2.4 Về chúng tơi dự phịng 2.4.1 Quyết định biện pháp điều tra, giám sát, phát xử lý dịch bệnh, thực báo cáo dịch theo quy định pháp luật 2.4.2 Hướng dẫn, kiểm tra, tra xử lý vi phạm thực quy định chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia phòng, chống bệnh truyền nhiễm; HIV/AIDS; bệnh xã hội; bệnh không lây nhiễm; bệnh nghề nghiệp, tai nạn thương tích; sức khoẻ mơi trường, sức khoẻ trường học, vệ sinh sức khoẻ lao động; dinh dưỡng cộng đồng; kiểm dịch biên giới; hố chất, chế phẩm diệt trùng, diệt khuẩn dùng lĩnh vực gia dụng địa bàn tỉnh; 2.4.3 Làm thường trực lĩnh vực phòng, chống HIV/AIDS Ban đạo phòng, chống AIDS phòng, chống tệ nạn ma tuý, mại dâm cấp tỉnh; đạo, quản lý, tổ chức thực kiểm tra, đánh giá việc thực hoạt động phòng, chống HIV/AIDS địa bàn tỉnh 2.5 Về khám, chữa bệnh phục hồi chức 2.5.1 Hướng dẫn, kiểm tra, tra xử lý vi phạm thực quy định chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật sở khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng, phẫu thuật tạo hình, giải phẫu thẩm mỹ, giám định y khoa, giám định pháp y, giám định pháp y tâm thần sở quy định, hướng dẫn Bộ Chúng theo phân cấp theo phân tuyến kỹ thuật; 2.5.2 Cấp, đình thu hồi chứng hành nghề khám, chữa bệnh; giấy chứng nhận đủ điều kiện hành nghề cho sở khám, chữa bệnh tư nhân theo quy định pháp luật theo phân cấp 2.6 Về y dược cổ truyền 2.6.1 Tổ chức thực việc kế thừa, phát huy, kết hợp y dược cổ truyền với y dược đại phòng bệnh, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, đào tạo cán bộ, nghiên cứu khoa học sản xuất thuốc y dược cổ truyền địa phương; 2.6.2 Hướng dẫn, kiểm tra, tra xử lý vi phạm việc thực pháp luật y dược cổ truyền địa bàn tỉnh; 2.6.3 Cấp, đình thu hồi chứng hành nghề, giấy chứng nhận đủ điều kiện hành nghề y dược cổ truyền tư nhân theo quy định pháp luật theo phân cấp 2.7 Về thuốc mỹ phẩm 2.7.1 Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát chất lượng, tra xử lý vi phạm sản xuất, kinh doanh sử dụng thuốc theo quy định pháp luật; 2.7.2 Cấp, đình chỉ, thu hồi chứng hành nghề dược; giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thuốc; giới thiệu thuốc, mỹ phẩm địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật theo phân cấp 2.8 Về an toàn vệ sinh thực phẩm 2.8.1 Tổ chức thực tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia an toàn vệ sinh thực phẩm; kiểm tra, tra xử lý vi phạm pháp luật an toàn vệ sinh thực phẩm sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật; 2.8.2 Xác nhận công bố tiêu chuẩn sản phẩm thực phẩm; cấp, đình chỉ, thu hồi giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm cho sở, doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thực phẩm; tiếp nhận thẩm định nội dung chuyên môn đăng ký quảng cáo sản phẩm thực phẩm theo phân cấp theo quy định pháp luật 2.9 Về trang thiết bị cơng trình chúng tơi 2.9.1 Hướng dẫn, giám sát, đánh giá việc thực quy định pháp luật trang thiết bị cơng trình chúng tơi; 2.9.2 Thực kiểm tra, tra xử lý vi phạm việc thực quy định, quy trình, quy chế chun mơn trang thiết bị theo quy định pháp luật theo phân cấp 2.10 Về dân số - kế hoạch hố gia đình sức khoẻ sinh sản 2.10.1 Tổ chức triển khai thực hệ thống tiêu, báo thuộc lĩnh vực dân số - kế hoạch hố gia đình; đạo, hướng dẫn quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình chun mơn, nghiệp vụ dịch vụ chăm sóc sức khoẻ sinh sản kế hoạch hố gia đình; 2.10.2 Tổ chức triển khai thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, đánh giá việc thực sách, chương trình, đề án, dự án, mơ hình liên quan đến lĩnh vực dân số - kế hoạch hoá gia đình chăm sóc sức khoẻ sinh sản; 2.10.3 Thẩm định, Quyết định cho phép thực xác định lại giới tính, thực sinh theo phương pháp khoa học, dịch vụ tư vấn sở hành nghề dịch vụ tư vấn dân số - kế hoạch hố gia đình theo quy định pháp luật 2.11 Về bảo hiểm 2.11.1 Tổ chức triển khai thực quy định pháp luật bảo hiểm chúng tôi; 2.11.2 Kiểm tra, tra xử lý vi phạm pháp luật bảo hiểm 2.12 Về đào tạo nhân lực 2.12.2 Tổ chức thực kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo nguồn nhân lực chúng tơi sách phát triển nguồn nhân lực địa bàn tỉnh; 2.12.3 Quản lý trường Trung cấp theo phân công Uỷ ban nhân dân tỉnh 2.13 Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, hội tổ chức phi phủ lĩnh vực chúng tơi địa phương theo quy định pháp luật 2.14 Thực hợp tác quốc tế lĩnh vực theo quy định pháp luật 2.15 Chịu trách nhiệm hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực quản lý ngành chúng tơi Phịng Chúng 2.16 Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực giao 2.17 Giải khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật; phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí 10 Số lượng hồ sơ Hồ sơ bảo quản có thời hạn 511 1939 258 234 452 293 425 Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn 148 520 63 86 121 94 154 Bảng 3: Số lượng hồ sơ có kho lưu trữ Cơng ty chúng tơi Tuy nhiên nói ngồi tài liệu phịng chun mơn trực tiếp Công ty cần thu thập tài liệu lưu trữ lịch sử quan, đơn vị trực thuộc, nhiện nguồn tài liệu tồn đọng quan đơn vị trực thuộc công tác lưu trữ quan tâm, phổ biến, quán triệt tới quan, đơn vị nhiên quan, đơn vị chưa tiến hành theo quy định Lượng tài liệu tồn đọng lớn chưa xử lý theo ngun tắc cơng tác lưu trữ Đây vấn đề cần khắc phục công tác lưu trữ Công ty Công ty chúng tơi thức thành lập vào hoạt động kể từ tháng 01 năm 1991, khối lượng tài liệu hình thành trình hoạt động lớn khối lượng tài liệu lưu kho lưu trữ chỉnh lý từ năm 1991 đến Bên cạnh cịn nhiều tài liệu lịch sử lưu trữ đơn vị tài liệu chưa thu thập, xử lý tồn đọng, chất đống thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử chưa lưu trữ Toàn tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Công ty tài liệu giấy, chưa có tài liệu khác như: Tài liệu điện tử hay tài liệu nghe nhìn Hai loại hình tài liệu loại hình tài liệu có phát sinh q trình hoạt động Công ty nhiên chưa thu thập vào kho chưa có văn cụ thể quy định cho loại tài liệu 2.3.2 Tìm kiếm, bổ sung tài liệu cịn thiếu Trên bảng Số lượng hồ sơ có kho lưu trữ Công ty ta nhận thấy chênh lệch hồ sơ bảo quản vĩnh viễn từ năm 2016 sang năm 2017, Trong năm 2017 bổ sung thêm 110 hồ sơ năm 2016 Có 20