ứng dụng tin học trong kế toán

Những vấn đề nêu trên có một số nguyên nhân chủ quan và khách quan nhưsau: - Việc triển khai các hệ thống quản lý tài chính kế toán phụ thuộc nhiều vàoviệc cải tiến các quy trình nghiệp

2.2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM HIỆN NAY.

Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phối hợp cùng Tập đoàn

Dữ liệu Quốc tế tại Việt Nam (IDG Việt Nam) đã thực hiện cuộc điều tra “Thực trạngứng dụng CNTT-TT trong doanh nghiệp Việt Nam”, được công bố ngày 23/3/2006,nhằm đánh giá tổng quan thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp năm 2004-

2005 Đã có 2.233 doanh nghiệp tại 5 thành phố lớn là Hà Nội, TP HCM, Đà Nẵng,Hải Phòng và Cần Thơ tham gia cuộc điều tra Theo cuộc điều tra này, tỷ trọng đầu tưcho CNTT trong doanh nghiệp cho thấy các doanh nghiệp chi tiêu cho phần cứngchiếm 59,9%, trong khi chi tiêu cho phần mềm chiếm 10,9%; đầu tư cho Internet vàwebsite chiếm 12,7%; dịch vụ 9,8%; đào tạo 4,8% và phụ kiện 1,8% Theo ôngNguyễn Trí Thanh, Trưởng phòng tin học của Viện Tin học Doanh nghiệp thì “tỷ lệđầu tư này cho thấy sự bất hợp lý giữa chi tiêu cho phần cứng và phần mềm so với tỷ

lệ chung của thế giới Hơn nữa, chi tiêu cho đào tạo (4,8%) là quá thấp để nâng cao kỹnăng CNTT cho đội ngũ nhân viên doanh nghiệp”

Về ứng dụng phần mềm, số lượng phần mềm chuyên dùng chiếm tới 79,2%,trong đó đa số là các phần mềm kế toán, có khoảng 60% doanh nghiệp sử dụng phầnmềm kế toán Thị trường phần mềm kế toán dường như rất đa dạng khi Top 10 phầnmềm kế toán thông dụng nhất cũng chỉ chiếm 35% thị phần Một công trình khảo sáttrên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam(Thực hiện bởi nhóm nghiên cứu củatrường Đại học Kinh tế TP.HCM – PGS TS Nguyễn Việt chủ nhiệm) về việc sử dụngcác phần mềm kế toán cho ta thấy tỷ lệ như sau:

 Mua phần mềm có sẵn chiếm tỷ lệ 48%;

 Thuê các công ty phần mềm viết chiếm tỷ lệ 24%;

 Tự doanh nghiệp viết phần mềm chiếm tỷ lệ 21%;

 Còn lại là 7% các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm kế toán

Thực tế hiện nay cho thấy, tình trạng sử dụng phần mềm ở các doanh nghiệpcòn rất sơ khai, ngoài phần mềm kế toán, các phần mềm sử dụng phổ biến nhất là cácphần mềm văn phòng của Microsoft, chiếm tỷ lệ 19,7%, sau đó là ứng dụng Internet

cơ bản như lướt Web hay thư điện tử Đa số các doanh nghiệp vẫn tỏ ra lưỡng lự khi

đầu tư vào các phần mềm quản lý Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP)chỉ chiếm 1,1%, trong đó ngành sản xuất đứng đầu trong ứng dụng ERP Các doanhnghiệp nhỏ cảm thấy hài lòng với kiểu quản lý thủ công hiện nay và chưa tính toánthấu đáo về khả năng đầu tư vào gói phần mềm quản lý

Bên cạnh việc thiếu thông tin về lợi ích của ứng dụng tin học và nhận thức chưacao đã dẫn đến việc các doanh nghiệp chưa hoặc không đầu tư phù hợp cho lĩnh vựcnày Điều này khiến doanh nghiệp sẽ gặp nhiều thiệt thòi

Hiện tại việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính kế toán đã bao quát hầu hếtcác hoạt động nghiệp vụ chính, giúp giảm nhẹ công việc của cán bộ nghiệp vụ, tăngkhối lượng công việc hoàn thành, tạo thuận lợi cho hoạt động tác nghiệp đã phát huyhiệu quả tốt Tuy nhiên đa phần các ứng dụng trong doanh nghiệp hiện nay đều triểnkhai theo mô hình cục bộ, xử lý dữ liệu phân tán

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc áp dụng tin học trong doanh nghiệpvẫn còn tồn tại một số bất cập sau:

 Áp dụng tin học mới chỉ dừng ở mức thấp hỗ trợ tác nghiệp thay thế một phầncác lao động thủ công

 Xét trên khả năng đáp ứng của việc ứng dụng CNTT với quy trình kinh doanhhiện tại, trên một số lĩnh vực chính vẫn còn nhiều yếu kém như:

- Chưa cung cấp được các thông tin mang tính hỗ trợ ra quyết định cho Lãnhđạo

- Các hệ thống vẫn mang tính độc lập trong từng hệ thống, mức độ liên kết chia

sẻ, trao đổi dữ liệu chưa cao

Những vấn đề nêu trên có một số nguyên nhân chủ quan và khách quan nhưsau:

- Việc triển khai các hệ thống quản lý tài chính kế toán phụ thuộc nhiều vàoviệc cải tiến các quy trình nghiệp vụ, trong khi đó các quy trình nghiệp vụ chưa đượcchuẩn hóa và thiếu sự liên kết giữa các lĩnh vực khác nhau với nhau, do vậy việc ápdụng tin học phải phân nhỏ theo lĩnh vực, do vậy mức độ đáp ứng đối với yêu cầuquản lý của ứng dụng chưa cao

- Giữa việc hoạch định chính sách và xây dựng các mô hình áp dụng tin họcchưa đồng bộ được với nhau, đặc biệt thiếu những quy hoạch, định hướng cụ thể chotừng lĩnh vực quản lý.

- Hạ tầng kỹ thuật chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý và chưa được quan tâmđầu tư đồng bộ

- Đội ngũ cán bộ phục vụ trực tiếp cho công tác CNTT còn rất thiếu, hầu hết làcán bộ kiêm nhiệm Hơn nữa tổ chức đội ngũ này chưa được quan tâm đúng mức nênhiệu quả triển khai chưa cao

Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, bộ máy cồng kềnh hơn, hiệu quả kinhdoanh đòi hỏi cao hơn hay khi doanh nghiệp sắp lên sàn chứng khoán thì đó cũng làlúc việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính, kế toán cần phải được quan tâm hàngđầu Bên cạnh đó nhiều thách thức mới cũng sẽ nảy sinh đòi hỏi các doanh nghiệp phảitìm cách khắc phục

2.3 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỄN THÔNG KHU VỰC III HIỆN NAY.

Được thành lập để hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ viễn thông, một ngànhcông nghệ hiện đại và có tốc độ tăng trưởng nóng hiện nay ở Việt Nam, nên ngay từkhi mới thành lập, VNP3 đã được GPC và Tập đoàn BCVT Việt Nam đầu tư khá chuđáo cho việc ứng dụng CNTT tại đơn vị Nhờ có hệ thống máy móc, thiết bị phần cứnghiện đại, được trang bị để phục vụ cho việc xây dựng, quản lý, vận hành, bảo dưỡng,

và khai thác mạng lưới các dịch vụ viễn thông, nên việc ứng dụng CNTT ở VNP3được tiến hành khá thuận lợi Phòng kế toán của VNP3 đã được sử dụng các phầnmềm trong công tác kế toán ngay từ buổi đầu đi vào hoạt động (năm 1997), trong khivào thời điểm đó đa số các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang làm kế toán thủ công làchính, và CNTT thời bấy giờ vẫn chưa phát triển mạnh ở Việt Nam Điều này cho thấyVNP3 đã có một nền tảng vững chắc cho việc tiếp cận với công nghệ hiện đại và nângcấp các ứng dụng CNTT trong quá trình hoạt động của mình Những phần mềm được

sử dụng tại phòng kế toán của Trung tâm lúc bấy giờ gồm có Microsoft Word vàMicrosoft Excel phiên bản 1997, và chương trình kế toán trên máy vi tính với Foxprofor Dos Qua 10 năm hoạt động, Trung tâm đã có nhiều lần nâng cấp các hệ điều hành,

phần mềm cũng như thay đổi các chương trình kế toán sử dụng Hiện nay, Trung tâmđang sử dụng phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp do Trung tâm điện toán vàtruyền số liệu (VDC), đơn vị trực thuộc Tập đoàn BCVT Việt Nam thiết kế, và bộMicrosoft Office 2003, mỗi nhân viên kế toán đều được trang bị một máy tính hiện đại

có tốc độ xử lý cao, tất cả các máy tính của phòng kế toán đều chạy trên hệ điều hànhWindow XP

2.3.1 Một số nét tổng quát về chương trình Tài chính doanh nghiệp (Verison 5.10VB).

2.3.1.1 Cơ sở dữ liệu, giao diện với người sử dụng.

Phần mềm Tài chính doanh nghiệp được sử dụng thống nhất trên toàn Tập đoànBCVT Việt Nam và được áp dụng tại VNP3 từ đầu năm 2006 Phần mềm sử dụng hệquản trị CSDL Oracle 8i; Hệ quản trị mạng Windows NT 4.0, NT 2000, Win XP,Unix; Sử dụng cho các máy trạm chạy trên nền các hệ điều hành Windows 95, 98, NTworkstasion, NT 2000, XP; Giao diện sử dụng Visual Basic 6.0 (sp4 trở lên)

Việc sử dụng Hệ quản trị CSDL Oracle 8i cho phần mềm Tài chính doanhnghiệp là một quyết định đúng đắn và có tầm nhìn chiến lược của Tập đoàn BCVTViệt Nam Hệ quản trị CSDL Oracle rất phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh củangành BCVT cũng như xu hướng sử dụng Hệ quản trị CSDL của các Tập đoàn lớn ởViệt Nam và trên thế giới Có thể nói, Hệ quản trị CSDL Oracle là một hệ quản trịCSDL hàng đầu trên thế giới Hơn hai phần ba trong số 500 Tập đoàn công ty lớn nhấtthế giới (Fortune 500) sử dụng Oracle Ở Việt Nam hầu hết các đơn vị lớn thuộc cácngành ngân hàng, kho bạc, thuế, bảo hiểm, bưu điện, hàng không, dầu khí,… đều sửdụng hệ quản trị CSDL Oracle Có được như thế là vì Oracle hiện đang dẫn đầu về cáctính năng như:

 Độ ổn định và tin cậy cao

 Khả năng xử lý dữ liệu rất lớn, có thể lên đến hàng trăm TeraByte (1TeraByte ~ 1,000 GigaByte ~ 1,000,000,000 KiloByte) mà vẫn đảm bảo tốc độ xử lý

dữ liệu rất cao

 Khả năng bảo mật rất cao, Oracle đạt độ bảo mật cấp C2 theo tiêu chuẩn bảomật của Bộ Quốc Phòng Mỹ và công nghệ CSDL Oracle vốn được hình thành từ yêucầu đặt hàng của các cơ quan an ninh FBI và CIA

Mặc dù đã có mặt tại Việt nam từ những năm 90 nhưng mãi cho đến cách đâyvài năm, Oracle vẫn chỉ mới được các cơ quan nhà nước và các tổng công ty rất lớn sửdụng, vẫn chưa có nhiều doanh nghiệp quan tâm vì Oracle vốn được các doanh nghiệpliệt vào hạng “cao cấp và đắt tiền” Cũng chính vì lẽ đó mà không có nhiều công typhần mềm dám đầu tư xây dựng sản phẩm phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp theocông nghệ này Vì vậy, Tập đoàn BC-VT Việt Nam đã tự đầu tư xây dựng phần mềmTài chính doanh nghiệp cho riêng mình chứ không tìm mua phần mềm đã được cáccông ty phần mềm thiết kế sẵn ngoài thị trường

Việc tự thiết kế phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp có những thuận lợi

và những khó khăn nhất định Về thuận lợi là người viết am hiểu công việc của Tậpđoàn, nên phần mềm viết ra sẽ nhanh chóng hỗ trợ được cho công việc, tiến độ có thểkiểm soát được và khi cần mở rộng phần mềm thì có thể được thực hiện dễ dàng.Những khó khăn sẽ gặp phải trong khi tự thiết kế phần mềm là người viết đôi khikhông thành thạo hết các lĩnh vực nên đòi hỏi phải có người mô tả công việc, phảikhảo sát công việc lâu dài, đối với doanh nghiệp lớn như Tập đoàn BCVT Việt Namthì phải huy động nhiều người tham gia, kể cả những người nằm ngoài doanh nghiệp

và điều quan trọng là chi phí thiết kế phần mềm khá cao

2.3.1.2 Nguyên tắc phân quyền và lưu chuyển số liệu.

a Phân quyền sử dụng chương trình.

- Kế toán trưởng của đơn vị được quy định là người có quyền cao nhất trongviệc sử dụng chương trình

- Mỗi kế toán viên khi sử dụng chương trình đều có một mã duy nhất gắn vớicác quyền sử dụng với mức độ khác nhau đối với hệ thống và từng phần hành nghiệpvụ

- NSD chịu trách nhiệm về số liệu do mình cập nhật

- NSD khác chỉ có quyền xem hoặc tách thống kê tài khoản, không thể sửa hạchtoán tài khoản và tổng tiền Nợ, Có.

b Lưu chuyển số liệu.

- Trong một đơn vị độc lập CSDL được quản lý tập trung và duy nhất

- Số liệu giữa các cấp được truyền tự động theo yêu cầu quản lý và đảm bảo antoàn số liệu Trong trường hợp đường truyền xấu có thể truyền theo phương pháp thủcông

- Việc khai báo chế độ lưu chuyển thông tin do quản trị hệ thống mạng đơn vịđảm nhiệm

2.3.1.3 Các Modules.

Chương trình Tài chính doanh nghiệp được chia thành các Modules sau:

 Module Kế toán: phản ánh nghiệp vụ kế toán tổng hợp

 Module Vật tư, công cụ: phản ánh nghiệp vụ kế toán vật tư, công cụ

 Module Công nợ: phản ánh nghiệp vụ kế toán công nợ

 Module Tiền tệ: phản ánh nghiệp vụ kế toán tiền tệ các loại

 Module XDCB: phản ánh nghiệp vụ kế toán xây dựng cơ bản

 Module Thuế VAT: phản ánh nghiệp vụ kế toán thuế GTGT

 Module Tài sản: phản ánh nghiệp vụ kế toán tài sản

 Module Doanh thu: phản ánh nghiệp vụ kế toán kinh doanh hàng hoá

KẾ TOÁN

 Module Ngoại bảng: phản ánh nghiệp vụ kế toán tài khoản ngoại bảng

 Module Bảo hiểm: phản ánh nghiệp vụ bảo hiểm

 Module Séc CK: theo dõi nghiệp vụ Séc chuyển khoản

2.3.1.4 Vào chương trình.

Khi mở chương trình, hệ thống sẽ yêu cầu NSD nhập các thông số cần thiết (Mãđơn vị, Mã NSD, mật khẩu), sau khi NSD nhập đúng, đủ các thông số yêu cầu rồi bấmphím [Nhập], màn hình sử dụng chương trình sẽ hiện ra Nếu nhập sai, chương trìnhhiện thông báo “Cấm xâm nhập” Đây là biện pháp bảo mật dữ liệu của chương trình

Về cơ bản, phần mềm Tài chính doanh nghiệp có nội dung tương tự như phầnmềm Fast Accounting đã được tiếp cận ở trường và các phần mềm kế toán khác có sẵntrên thị trường Màn hình giao diện chính của Tài chính doanh nghiệp được thiết kếtheo kiểu thực đơn và theo các phân hệ nghiệp vụ phù hợp với hoạt động kế toán của

Tập đoàn Menu chính của chương trình (Hình 2.3.1) gồm các mục sau:

Hình 2.3.1: Menu chính của chương trình

 Hệ thống: Khai báo các thông số hệ thống của chương trình và các mã nghiệp

vụ Menu hệ thống bao gồm các menu con sau:

- Hệ thống nội bộ, gồm các phần khai báo về đặc trưng của đơn vị mình là: Hệ thống mã đơn vị; mã phòng; Mã cán bộ; Mã người sử dụng chương trình.

- Hệ thống chung, khai báo các phần dùng chung trong chương trình, gồm: Mã sản phẩm, dịch vụ; Hệ thống mã khu vực; Hệ thống mã ngân hàng; Hệ thống

mã loại doanh nghiệp; Hệ thống mã tài khoản ngân hàng

- Số liệu, gồm các phần khai báo: Ưu tiên nghiệp vụ (khai báo các loại

nghiệp vụ và sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng loại nghiệp vụ trong quá trình tạo chứng

từ ghi sổ); Hạn thay đổi số liệu (chỉ ra hạn thay đổi số liệu theo từng nghiệp vụ);Truyền số liệu lên cấp trên;

- Thay đổi người sử dụng.

 Kế toán: Nhập hạch toán kế toán tổng hợp, chứa các nghiệp vụ và thông sốliên quan đến phần kế toán, gồm các phần như: Hệ thống mã Tài khoản chi tiết; Hệthống mã thống kê; Hệ thống mã tài khoản - thống kê; Mã loại chứng từ hạch toán;Nhập số dư đầu; Tổng hợp lại số liệu; Nhập chứng từ hạch toán…

 Vật tư, Công nợ, Tiền tệ, XDCB, Thuế VAT, Tài sản, Ngoại bảng, Bảo

hiểm…: là các menu quản lý nghiệp vụ chi tiết.

Bên cạnh đó, phần mềm Tài chính doanh nghiệp cũng có những điểm khác biệt

so với Fast Accounting và các phần mềm kế toán khác có sẵn trên thị trường

Chương trình Tài chính doanh nghiệp được chia làm hai chương trình con làchương trình Nhập chứng từ và chương trình Lập báo cáo, giao diện của hai chươngtrình này đều giống nhau Sau khi nhập chứng từ xong, nếu muốn lập báo cáo thì phảichuyển qua đăng nhập vào chương trình Lập báo cáo, hệ thống không cho phép vừanhập chứng từ vừa lập báo cáo trên cùng một chương trình con Đây là điểm khác biệt

so với chương trình kế toán máy Fast Accounting 2005 đã được học ở trường TrongFast Accounting 2005, NSD vừa nhập chứng từ vừa lập báo cáo trên cùng một giaodiện của chương trình

Một điểm khác biệt nữa là chương trình Tài chính doanh nghiệp được thiết kếtheo nguyên tắc của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, do đó chương trình chỉ chophép ghi chép sổ sách kế toán theo hình thức này mà thôi Còn trong Fast Accounting,NSD có thể lựa chọn một trong ba hình thức ghi sổ kế toán là: Chứng từ ghi sổ; Nhật

ký chung; Nhật ký chứng từ để ghi sổ kế toán Sở dĩ có sự khác biệt này là do yêu cầu

sử dụng của mỗi phần mềm khác nhau

Fast Accounting là phần mềm được công ty Cổ phần Phần mềm Tài chính kếtoán thiết kế sẵn để cung cấp cho khách hàng, là các công ty có nhu cầu sử dụng phầnmềm kế toán máy Vì mỗi công ty khác nhau thì áp dụng một hình thức ghi sổ kế toánkhác nhau tại đơn vị mình, nhằm đáp ứng được nhu cầu của tất cả các công ty, phầnmềm Fast Accounting phải được thiết kế để sử dụng được nhiều hình thức ghi sổ kế

toán khác nhau Còn phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp được Tập đoàn BCVTViệt Nam tự đầu tư thiết kế nên nó phải được thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động

kế toán của Tập đoàn, đồng thời thiết kế phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệpchỉ sử dụng một hình thức ghi sổ kế toán là hình thức Chứng Từ ghi sổ sẽ giúp Tậpđoàn tiết kiệm chi phí hơn Đây cũng là điểm khác nhau cơ bản giữa phần mềm kếtoán máy do doanh nghiệp tự đầu tư thiết kế với phần mềm kế toán máy được các công

ty phần mềm thiết kế sẵn trên thị trường

Cửa sổ khai báo các thông số hệ thống của chương trình Tài chính doanhnghiệp và thông số liên quan đến phần kế toán được thiết kế bao gồm hai phần:

 Phần bên trái hiển thị toàn bộ các thông số đã nhập

 Phần bên phải là phần nhập chi tiết cho từng thông số, chứa hai nút [Nhập] và[Xoá] ở phía dưới phần nhập dữ liệu để NSD nhận hay xoá bỏ phần dữ liệu đã nhập

Cả hai phần này đều nằm trên cùng một cửa sổ, khi NSD chọn một thông số ở phầnbên trái cửa sổ nhập liệu thì phần bên phải sẽ hiển thị thông tin chi tiết của thông số đó

để NSD có thể nhập, sửa hoặc xoá các thông số này (Hình 2.3.2 và 2.3.3) Kiểu thiết

kế cửa sổ khai báo như vậy tạo điều kiện cho NSD vừa xem được toàn bộ các thông số

đã nhập, vừa có thể thực hiện thao tác chỉnh sửa hay nhập liệu cùng một lúc Điều nàygiúp cho NSD đối chiếu và kiểm tra các thông số đã nhập một cách dễ dàng, nhanhchóng hơn

Hình 2.3.2: Hệ thống mã tài khoản chi tiết

Hình 2.3.3: Hệ thống mã sản phẩm, dịch vụ

So với kiểu thiết kế cửa sổ nhập liệu của phần mềm kế toán Fast Accounting,cửa sổ nhập liệu của chương trình Tài chính doanh nghiệp tỏ ra hiệu quả hơn Trongphần mềm kế toán Fast Accounting 2005, cửa sổ nhập các thông số hệ thống và cácthông số liên quan đến phần kế toán được thiết kế gồm hai cửa sổ riêng biệt Sau khiNSD chọn trên thực đơn phần thông số cần nhập, cửa sổ hiển thị toàn bộ các thông sốhiện có thuộc phần thông số đã chọn sẽ hiện ra trước tiên Khi NSD muốn nhập, sửahay xoá một thông số nào đó trên cửa sổ này thì dịch con trỏ đến vị trí của thông số đó

và dùng các phím chức năng do chương trình quy định để thực hiện thao tác, khi đó,

một cửa sổ khác sẽ hiện ra để NSD tiến hành cập nhật dữ liệu (Hình 2.3.5 và 2.3.6).

Nếu NSD muốn xem lại toàn bộ các thông số đã nhập thì phải sử dụng phím chứcnăng để thoát ra khỏi cửa sổ nhập liệu để trở về cửa sổ ban đầu Như vậy, kiểu thiết kếcửa sổ nhập liệu của Fast Accounting làm cho NSD mất nhiều thời gian hơn cho việckiểm tra, đối chiếu và cập nhật các thông số vì phải lặp lại nhiều lần các thao tác, đồngthời dễ gây ra nhầm lẫn hoặc bỏ sót các dữ liệu

Hình 2.3.5: Màn hình hiển thị chi tiết các tài khoản

Hình 2.3.6: Màn hình cập nhật một tài khoản

- Trong phần nhập chứng từ, chương trình Tài chính doanh nghiệp cho phépNSD nhập chứng từ tổng hợp trước tiên, sau khi đã kiểm tra tính chính xác của cácthông tin ban đầu trên chứng từ tổng hợp, hệ thống sẽ nhận chứng từ này và cho phépNSD liên kết tới phần nhập chứng từ chi tiết thuộc loại nghiệp vụ phát sinh gốc củachứng từ đã nhập Chương trình có các loại nghiệp vụ phát sinh gốc sau: VT: vật tư;

BH: bảo hiểm; CN: công nợ; TT: tiền tệ; NX: nguồn XDCB; CX: chi XDCB; NB:

ngoại bảng; TV: thuế GTGT; TS: tài sản; TK: thống kê (Hình 2.3.7) Đây cũng là một

điểm khác nữa của chương trình Tài chính doanh nghiệp so với Fast Accounting 2005.Trong Fast Accounting 2005, khi muốn nhập chứng từ, NSD phải xác định chứng từchuẩn bị nhập thuộc loại nghiệp vụ phát sinh gốc nào, sau đó tìm trên chương trìnhthanh thực đơn của loại nghiệp vụ gốc đó, vào phần nhập chứng từ nằm trong nghiệp

vụ đó và hạch toán So với Fast Accounting 2005, phần nhập chứng từ trong chươngtrình Tài chính doanh nghiệp đảm bảo quy trình kiểm soát chứng từ trên máy chặt chẽhơn Chương trình Tài chính doanh nghiệp cho phép NSD có thể kiểm soát nhữngthông tin cơ bản trên chứng từ (ngày chứng từ, loại chứng từ, số chứng từ, định khoản,

số tiền) được hạch toán chính xác trước khi nhập tiếp các thông tin chi tiết Điều nàycũng sẽ giúp tiết kiệm được thời gian chỉnh sửa trong trường hợp nhập sai thông tintrên chứng từ

Hình 2.3.7:Màn hình nhập chứng từ hạch toán

2.3.2 Các phần mềm khác được sử dụng tại VNP3.

Bên cạnh việc sử dụng phần mềm kế toán máy hỗ trợ cho công việc kế toán, tạiphòng kế toán của Trung tâm còn sử dụng bộ phần mềm tin học văn phòng MicrosoftOffice 2003 Hai chương trình được sử dụng nhiều nhất là Mirosoft Word vàMicrosoft Excel Microsoft Word được sử dụng cho việc soạn thảo các văn bản, cáchợp đồng, các báo cáo kiểm kê, thiết kế mẫu chứng từ… của Trung tâm Còn

Microsoft Excel thường được sử dụng cho việc lập bảng tính thuế, bảng tổng hợp ngàycông, tiền lương, bảng kê chi tiết đầu tư XDCB,…Kế toán đầu tư XDCB, kế toán thuế

là những người thường xuyên sử dụng Microsoft Excel

Ngoài ra, các chương trình ứng dụng Internet cơ bản như lướt Web (InternetExplorer) hay thư điện tử cũng được sử dụng tại phòng kế toán của Trung tâm nhằmtrao đổi thông tin với Tập đoàn và truyền số liệu lên cấp trên trong trường hợp đườngtruyền trên phần mềm Tài chính doanh nghiệp bị lỗi

2.3.3 Tình hình sử dụng các phần mềm tin học trong công tác kế toán tại VNP3.

Tuy phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp mới được đưa vào sử dụngtrong năm 2006, nhưng cho đến nay, tất cả các nhân viên của phòng kế toán đã sửdụng khá thành thạo chương trình Điều này cho thấy công tác tổ chức đào tạo, hướngdẫn sử dụng chương trình Tài chính doanh nghiệp ở Trung tâm đã được thực hiệnnghiêm túc và đảm bảo chất lượng

Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp ở Trungtâm vẫn còn tồn tại những bất cập Do phần mềm này được VDC thiết kế để sử dụngchung cho toàn Tập đoàn, bao gồm cả các đơn vị hạch toán độc lập, đơn vị hạch toánphụ thuộc và đơn vị sự nghiệp, nên khi được áp dụng tại các loại hình đơn vị này sẽ cónhiều hạn chế VNP3 là đơn vị hạch toán phụ thuộc, chỉ hoạt động trong lĩnh vực viễnthông nên không sử dụng các phân hệ kế toán XDCB, Thuế VAT, séc CK, Tài sản,Ngoại bảng và Bảo hiểm Mặc dù tại Trung tâm có kế toán XDCB, kế toán TSCĐ, kếtoán thuế nhưng vì tính chất hạch toán phụ thuộc của đơn vị nên các phần hành kế toánnày chỉ thực hiện hạch toán ban đầu hoặc theo dõi các nghiệp vụ phát sinh và tình hìnhtăng giảm bên ngoài phần mềm để báo cáo lên đơn vị cấp trên, không được hạch toántrên phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp

Phần mềm Tài chính doanh nghiệp được thiết kế và xây dựng đáp ứng mô hình

tổ chức và phân cấp của một Tổng công ty, nên quy mô của chương trình khá lớn, do

đó việc áp dụng phần mềm vào một doanh nghiệp có quy mô vừa như VNP3 cũng gâykhó khăn cho đơn vị Khó khăn trước hết là nhân viên kế toán của Trung tâm phải mấtnhiều thời gian và công sức hơn cho việc tìm hiểu cách sử dụng phần mềm, thay vì chỉ

mất một ít thời gian khi sử dụng các phần mềm được thiết kế theo quy mô phù hợp vớicác doanh nghiệp vừa và nhỏ Mặc dù mất khá nhiều thời gian và công sức tìm hiểucách sử dụng phần mềm nhưng mức độ ứng dụng chương trình lại không cao, một sốphần hành kế toán vẫn phải thực hiện ngoài chương trình vì những phần hành kế toánnày trong chương trình chỉ cho phép sử dụng đối với các đơn vị hạch toán độc lập.

Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word cũng được các nhân viên kếtoán của Trung tâm sử dụng khá thành thạo trong công việc Tuy nhiên, do tính chấtcông việc không sử dụng nhiều đến chương trình này nên các nhân viên kế toán củaTrung tâm vẫn chưa am hiểu và sử dụng thành thạo được toàn bộ các tính năng củaMicrosoft Word Điều này sẽ dẫn đến sự lúng túng của kế toán viên nếu gặp phải côngviệc đột xuất cần sử dụng một số tính năng đặc biệt của Microsoft Word trong soạnthảo văn bản

Sau Tài chính doanh nghiệp thì Microsoft Excel là chương trình không thể thiếutrong công việc kế toán hàng ngày tại Trung tâm Một số phần hành kế toán như thuế,đầu tư XDCB không sử dụng phần mềm Tài chính doanh nghiệp nên Microsoft Excel

là chương trình trợ giúp đắc lực cho công việc của các phần hành kế toán này Đồngthời, chương trình Excel còn được sử dụng cho công tác kiểm kê Tài sản-Nguồn vốntrên toàn ngành BCVT Tuy nhiên, hiệu quả sử dụng Excel trong công việc hàng ngàytại Trung tâm nhìn chung chưa cao Cũng giống như đối với chương trình MicrosoftWord, vẫn còn nhiều nhân viên kế toán chưa sử dụng thành thạo Excel trong côngviệc, cũng như chưa am hiểu được toàn bộ các tính năng quan trọng của chương trìnhnày Các kế toán viên cũng chưa biết cách tận dụng những tính năng rất hữu ích và độcđáo của Excel để hỗ trợ cho công việc

Phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp chỉ hỗ trợ cho kế toán trong việchạch toán và tổng hợp số liệu, còn phần lớn công việc tính toán, kiểm tra tính chínhxác của các phép tính trên chứng từ, đặc biệt là đối với các chứng từ phát sinh từ cácđơn vị bên ngoài Trung tâm và Tập đoàn, như hoá đơn điện, nước thuê ngoài, hoá đơnthuê các trạm BTS, đều do kế toán thực hiện ngoài chương trình Do đó, nếu các nhânviên kế toán của Trung tâm sử dụng thành thạo Excel, đặc biệt là các chức năng hỗ trợcho công việc kế toán của Excel thì việc tính toán sẽ nhanh chóng hơn mà vẫn đảmbảo độ chính xác cao, đồng thời khối lượng công việc hàng ngày cũng sẽ được giảm

nhẹ đi rất nhiều Tuy nhiên hiện nay, công việc này phần lớn vẫn được các kế toánviên của Trung tâm thực hiện thủ công là chính.

Tại Trung tâm sử dụng các chương trình hỗ trợ Internet và hộp thư điện tử đểgửi báo cáo lên đơn vị cấp trên khi đường truyền trên chương trình kế toán Tài chínhdoanh nghiệp bị lỗi Ngoài ra, Trung tâm còn sử dụng trình duyệt Web truy cập vàotrang Web nội bộ của Tập đoàn BCVT Việt Nam để thực hiện các cuộc kiểm kê Tàisản-Nguồn vốn trên toàn ngành, cũng như để tra cứu các thông tin nội bộ Tập đoàn

Nhìn chung, so với nhiều doanh nghiệp hiện nay của Việt Nam, công tác tổchức ứng dụng CNTT hỗ trợ cho công việc kế toán tài chính tại VNP3 khá tốt Nhờchính sách và sự quan tâm đầu tư hợp lý cho ứng dụng CNTT của Tập đoàn BCVTViệt Nam mà VNP3 đã có được sự tiếp cận nhanh chóng đối với những tiến bộ củaCNTT Bên cạnh việc đầu tư cho các thiết bị phần cứng hiện đại, Trung tâm cũng đã

có được sự đầu tư đúng mực cho các phần mềm ứng dụng, hỗ trợ cho công tác kế toáncủa đơn vị Đặc biệt, việc tăng cường ứng dụng Internet hỗ trợ công tác quản lý, kiểmsoát trong lĩnh vực Kế toán-Tài chính-Thống kê của Tập đoàn BCVT Việt Nam đã tạođiều kiện cho các đơn vị thành viên của Tập đoàn, trong đó có VNP3, khai thác đượcnhững tiện ích của Internet và phát triển công nghệ Internet trong kinh doanh nóichung và kinh doanh BCVT nói riêng

Mặc dù hiệu quả ứng dụng các phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán tại Trungtâm chưa cao, song với sự chú trọng đầu tư và phát triển các ứng dụng của CNTT vàocông tác kế toán tài chính như hiện nay, trong thời gian sắp tới Trung tâm sẽ có điềukiện để cải thiện và nâng cao hiệu quả sử dụng các phần mềm, hỗ trợ đắc lực cho hoạtđộng kế toán tài chính của đơn vị