Sơ đồ quy trình điều phối vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ...21 Trang 8 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮTSốthứtựTừ viết tắtGiải nghĩa từ viết tắt1 CS Nhân viên chăm sóc khách hàng2 Booking Việc chủ
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ECOTRUCK
Lịch sử hình thành và quá trình phát triển
EcoTruck là công ty logistics được thành lập vào cuối năm 2017, với mạng lưới cơ sở hạ tầng và phương tiện vận tải phủ khắp toàn quốc Công ty áp dụng công nghệ tiên tiến trong quản lý và vận hành, chuyên tập trung vào phân khúc hàng hóa lớn EcoTruck cung cấp một hệ sinh thái dịch vụ bổ trợ cho vận tải, bao gồm xăng dầu, lốp xe, bảo hiểm, sửa chữa, hỗ trợ tài chính mua xe, dòng tiền vận tải và bãi đậu xe.
Ecotruck, với tư duy tiên phong trong ngành vận tải và dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp xuất nhập khẩu, hiện áp dụng mô hình kinh tế chia sẻ, công nghệ dữ liệu và hệ thống dịch vụ khách hàng kết hợp giữa con người và công nghệ Mục tiêu của Ecotruck là đảm bảo chi phí thấp nhất và chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Năm 2017, Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck được thành lập với vai trò là cầu nối giữa các chủ hàng và các đơn vị hậu cần EcoTruck không chỉ là một môi giới thông thường mà còn quản lý toàn bộ quá trình vận hành liên tục từ chủ hàng đến nhà xe Công ty cung cấp bảo hiểm trách nhiệm hàng hoá cho các xe và giải quyết mọi sự cố trong quá trình vận hành, mang lại giải pháp khả thi cho ngành công nghiệp hậu cần, vốn đang đối mặt với thách thức từ cơ sở hạ tầng kém phát triển, hàng tồn kho lớn và quy trình lỗi thời liên quan đến thủ tục giấy tờ.
Quá trình phát triển của Công ty được thể hiện qua những cột mốc như sau:
EcoTruck đã hợp tác với hơn 200 nhà xe, đáp ứng nhu cầu vận chuyển quy mô lớn với khả năng thực hiện hơn 3.500 chuyến hàng xe container và xe tải mỗi ngày, cùng với hơn 8.500 tuyến đường vận chuyển Hiện tại, hơn 2.000 khách hàng đã tin tưởng hợp tác với EcoTruck, bao gồm các tên tuổi lớn như Vinafco, Draco, Sotrans, Tân Cảng Cát Lái, Gilimex trong lĩnh vực may mặc; các tập đoàn LG, Tôn Hoa Sen; và Việt Úc trong lĩnh vực thủy sản, cùng với Opec, Maruni, Eastwood Energy, AceCook.
EcoTruck đang dẫn đầu trong lĩnh vực logistics công nghệ, đặc biệt là First Mile Logistics, phục vụ cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu Là một trong những startup phát triển nhanh nhất tại Việt Nam, EcoTruck đã huy động thành công 1.7 triệu USD trong vòng pre-Series A.
EcoTruck được thành lập với mục tiêu tạo ra một hệ sinh thái hoàn chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả cho ngành logistics Việt Nam và cải thiện chất lượng dịch vụ Sau 5 năm hoạt động (2017-2022), EcoTruck đã phát triển thành hệ sinh thái vận tải lớn nhất và có năng lực vận hành mạnh mẽ tại Việt Nam Nhờ vào lợi thế công nghệ, EcoTruck cho thấy rằng khi quy mô tăng lên, hiệu quả hoạt động cũng được cải thiện, đồng thời chi phí giảm Cụ thể, khi quy mô của EcoTruck tăng gấp đôi, số lượng nhân sự chỉ tăng 20%.
Cơ cấu bộ máy tổ chức và nhân sự
2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và chức năng phòng ban
Cơ cấu tổ chức của Công ty được quản lý bởi Ban Giám đốc, bao gồm các phòng ban chức năng như Bộ phận Hiện trường, Bộ phận Kinh Doanh, Bộ phận Quản lý vận hành, Bộ phận Phát triển kinh doanh, Khối Công nghệ, và Khối Văn phòng Trong đó, Bộ phận Kinh doanh được chia thành 5 nhóm chức năng chính: Nhân viên kinh doanh, Quản lý - Chăm sóc khách hàng, Marketing, Quản lý vận tải, và Mở rộng kinh doanh, với nhiều nhân sự nòng cốt.
Hình 2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty EcoTruck
Theo báo cáo chiến lược kinh doanh năm 2022, Ban giám đốc của công ty có nhiệm vụ xây dựng chiến lược tổng thể và đảm bảo triển khai công nghệ hiệu quả, hỗ trợ quy trình vận hành và quản lý tối ưu Bộ phận Hiện trường xử lý giấy tờ liên quan đến vận chuyển, trong khi Bộ phận Quản lý vận hành thiết lập và quản lý quy trình, giải quyết vấn đề liên phòng ban Bộ phận Phát triển kinh doanh tư vấn nghiên cứu và phát triển dịch vụ ngoài vận tải, mở rộng thị trường và hỗ trợ ban giám đốc trong việc bán sản phẩm Khối Công nghệ duy trì và cải tiến hệ thống, bảo đảm an ninh thông tin, đồng thời thu thập yêu cầu tính năng từ các phòng ban để thiết kế hệ thống phù hợp.
Phòng Bộ phận Kinh doanh đóng vai trò quan trọng, được chia thành 5 nhóm chức năng chính: Nhân viên bán hàng, Quản lý - Chăm sóc khách hàng, Marketing, Quản lý vận tải, và Mở rộng kinh doanh.
Nhóm nhân viên kinh doanh tiếp xúc trực tiếp với khách hàng để giới thiệu sản phẩm và nắm bắt nhu cầu, từ đó tư vấn các lựa chọn phù hợp Nhóm Quản lý - Chăm sóc khách hàng xây dựng mối quan hệ với khách hàng, phân tích phương án kinh doanh và xử lý vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành đơn hàng Nhóm Marketing tập trung vào xây dựng thương hiệu và quảng bá trên các phương tiện truyền thông, đồng thời tìm kiếm cơ hội thu hút nhà xe và chủ hàng Nhóm Quản lý vận tải có nhiệm vụ tìm kiếm nhà xe mới, báo giá và quy hoạch đơn hàng Cuối cùng, nhóm Mở rộng kinh doanh thực hiện chức năng mở rộng hoạt động kinh doanh.
Khối Văn phòng bao gồm phòng Nhân sự, có nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển năng lực nhân viên, đồng thời phân bổ nhân sự cho các bộ phận khác để hỗ trợ hoạt động kinh doanh Họ quản lý thời gian làm việc, lương thưởng và đánh giá năng lực, thái độ làm việc của nhân viên dựa trên báo cáo từ quản lý trực tiếp Trong trường hợp vi phạm quy định, phòng Nhân sự sẽ thực hiện các biện pháp xử lý hoặc sa thải nhân viên Bên cạnh đó, Kế toán & Tài chính phụ trách theo dõi và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty thông qua các bản biểu và số liệu kế toán.
2.2.2 Tổng quan về Nhân sự Đối với EcoTruck, nhân sự được xem là hạt nhân vững chắc và là nguồn lực quan trọng đằng sau sự phát triển ổn định của Công ty Điều đặc biệt là, đội ngũ nhân viên tại đây không chỉ là những người làm việc và gắn bó với Công ty lâu năm mà còn là những người có kinh nghiệm, sự chuyên nghiệp, sự hiểu biết sâu rộng về ngành vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, và khả năng thích nghi linh hoạt trong môi trường làm việc đầy thách thức Sự cam kết và tinh thần trách nhiệm của họ đã đóng góp không ngừng vào sự thành công của Công ty, làm nền tảng cho sự phát triển bền vững và định vị EcoTruck trong ngành công nghiệp vận chuyển.
Năm 2023, Công ty có 155 nhân viên chính thức, được chia thành ba nhóm dựa trên kinh nghiệm và sự gắn bó Nhóm đầu tiên là những người trên 30 tuổi, giàu kinh nghiệm và thường giữ vị trí quản lý Nhóm thứ hai bao gồm lao động từ 24 đến 44 tuổi, gắn bó với Công ty trên 2 năm và có chuyên môn nghiệp vụ Cuối cùng, nhóm thứ ba là các quản trị viên tập sự, độ tuổi 21, gồm sinh viên năm 4 sắp tốt nghiệp, với thời gian làm việc dưới 1 năm, được đào tạo bài bản để trở thành nguồn lực chủ chốt trong tương lai.
Trong Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck năm 2023, nhân viên nam chiếm ưu thế hơn nhân viên nữ Về trình độ học vấn, 4.5% nhân viên chưa tốt nghiệp (thuộc nhóm quản trị viên tập sự), trong khi 95.5% có trình độ từ đại học trở lên Đặc biệt, 100% nhân viên làm việc toàn thời gian.
Hình 3 Đội ngũ nhân viên Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck
(Nguồn: Báo cáo chiến lược kinh doanh, Năm 2023, Bộ phận phụ trách nhân sự)
Năng lực doanh nghiệp
Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck, được thành lập vào ngày 03/11/2017, có mã số thuế 0314715626 và thuộc quản lý của chi cục thuế Quận Phú Nhuận Với vốn điều lệ 9.8 tỷ đồng, ông Lê Hoàng Anh là người sáng lập công ty.
Cuối năm 2020 và đầu năm 2021, EcoTruck đã nhận khoảng 150 tỷ đồng vốn đầu tư từ VNG, STIC Ventures và các nhà đầu tư khác, nhằm phát triển nhân sự, công nghệ và mở rộng kinh doanh Trong bối cảnh đại dịch Covid-19, EcoTruck vẫn mở thêm 02 văn phòng mới, nâng tổng số văn phòng lên 04 tại các thành phố lớn như TP HCM, Hà Nội, Hải Phòng và Đà Nẵng Đồng thời, công ty cũng khai trương 02 EcoTruck Hubs tại Bình Dương và Hải Phòng, trong kế hoạch xây dựng mạng lưới trung tâm dịch vụ và vận tải lớn nhất Việt Nam.
Công ty hiện có trụ sở chính tại 139/1A Phan Đăng Lưu, Phường 2, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, cùng với 3 văn phòng đặt tại các thành phố lớn Hà Nội, Hải Phòng và Đà Nẵng.
Tất cả các văn phòng của EcoTruck đều được trang bị đầy đủ phòng họp, phòng làm việc và phòng nghỉ trưa, cùng với các thiết bị máy móc hiện đại Công ty cung cấp cà phê, bánh và hoa quả cho nhân viên, tạo nên một môi trường làm việc thân thiện và cởi mở Điều này không chỉ thể hiện sự chăm sóc và động viên nhân viên mà còn giúp nâng cao năng suất và hiệu quả công việc.
Khái quát kinh doanh
EcoTruck đóng vai trò trung gian giữa các chủ hàng và nhà xe, tập trung vào việc hỗ trợ các nhà xe cá nhân mở rộng hoạt động vận tải hàng hóa trên toàn quốc Công ty phục vụ cả khách hàng trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, bao gồm các nhóm khách hàng như nhà máy sản xuất, công ty thương mại, khách hàng tại các khu chế xuất, khách hàng Forwarder, các hãng tàu và nhà xe.
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đáng tin cậy và chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu linh hoạt của các doanh nghiệp Chúng tôi cam kết phục vụ nhanh chóng mọi yêu cầu vận chuyển, từ đơn hàng nhỏ đến quy mô lớn, đồng thời tối ưu hóa chi phí cho khách hàng.
2.4.2 Hoạt động/ Dịch vụ chính
EcoTruck kết nối chủ hàng với nhà xe bằng cách phân tích thông tin chi tiết từ khách hàng để đề xuất nhà xe phù hợp nhất cho việc vận chuyển hàng hóa Nền tảng này còn tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí Chủ hàng chỉ cần tạo tài khoản trên hệ thống EcoTruck để theo dõi đơn hàng, trong khi bộ phận dịch vụ khách hàng đảm nhận việc liên hệ với nhà xe, theo dõi đơn hàng, và hoàn tất thủ tục hải quan Đặc biệt, chủ hàng được hỗ trợ 24/7 từ đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp của công ty.
EcoTruck áp dụng mô hình kinh tế chia sẻ và công nghệ khoa học dữ liệu thông minh để tối ưu hóa chi phí và quy trình vận hành trong chuỗi logistics Hiện tại, EcoTruck đã hợp tác với nhiều khách hàng từ các lĩnh vực quan trọng, cung cấp đa dạng dịch vụ vận tải và logistics Công ty cung cấp một số dịch vụ chính như sau:
Dịch vụ vận tải hàng hóa First Mile bằng xe đầu kéo container mang lại sự thuận tiện và hiệu quả cho chuỗi cung ứng Công ty sử dụng công nghệ hiện đại và đội ngũ chuyên nghiệp nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng thời hạn từ nguồn cung đến cơ sở sản xuất hoặc kho hàng của khách hàng.
Dịch vụ Vận tải Cơ bản của EcoTruck không chỉ cung cấp giải pháp vận chuyển hàng lẻ và hàng nguyên container trong nước, mà còn bao gồm các phương thức vận chuyển đa dạng như "Milk Run" và vận chuyển đa phương thức, đáp ứng nhu cầu linh hoạt của khách hàng.
Công ty cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng không chỉ với các giải pháp quản lý vận tải như TMS và FMS, mà còn tạo ra các giải pháp tùy biến cho từng doanh nghiệp Dịch vụ Vận tải Đặc biệt của EcoTruck kết hợp chuyên môn và kỹ thuật, đáp ứng yêu cầu vận chuyển khó khăn như xuyên biên giới, chuỗi cung ứng lạnh, và hàng hóa nguy hiểm Công ty cam kết đảm bảo an toàn và tính thực tiễn cho mọi loại hàng hóa, bất kể độ phức tạp hay tiêu chuẩn yêu cầu.
EcoTruck cung cấp một hệ sinh thái vận chuyển hàng hóa đa dạng, bao gồm các dịch vụ thiết yếu góp phần quan trọng vào hoạt động của ngành vận tải.
Hình 4 Hệ sinh thái của EcoTruck
Kết quả kinh doanh
Bảng 1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Công nghệ
EcoTruck giai đoạn 2020 - 2022 (Đơn vị: tỷ đồng)
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck, 2020
Hình 5 Biểu đồ cột thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần
Công nghệ EcoTruck giai đoạn 2020 – 2022
Tổng doanh thu hàng năm không chỉ bao gồm doanh thu thuần từ cước vận chuyển mà còn được thúc đẩy bởi các dịch vụ bổ trợ trong hệ sinh thái của EcoTruck, cùng với dịch vụ hải quan và cước tàu.
Trong giai đoạn 2020-2021, mặc dù đại dịch Covid-19 gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh do giãn cách xã hội, EcoTruck vẫn nhận được sự đầu tư từ các tập đoàn lớn, giúp công ty duy trì khả năng xoay vòng vốn Hơn nữa, với việc ứng dụng công nghệ và sở hữu hệ sinh thái đa dạng, EcoTruck không bị ảnh hưởng quá nhiều bởi tình hình khó khăn chung.
Theo báo cáo, doanh thu của Công ty trong năm 2020 đạt gần 182,8 tỷ đồng, với tổng chi phí đầu tư khoảng 180 tỷ đồng, mang lại lợi nhuận sau thuế gần 3,8 tỷ đồng Sang năm 2021, doanh thu của Công ty tăng lên gần 279 tỷ đồng, tăng 52,5% so với năm 2020 Tổng chi phí đầu tư năm 2021 cũng tăng lên hơn 272 tỷ đồng, tăng gần 52,15% so với năm trước.
Về lợi nhuận, năm 2021 đạt gần 6.3 tỷ đồng, tăng 68,7% so với lợi nhuận năm 2020.
Các đợt bùng phát dịch liên tiếp đã làm giảm sức chống chịu của nhiều doanh nghiệp Logistics Đồng thời, các công ty vừa và nhỏ đang chuyển đổi số để đáp ứng nhu cầu thị trường Tuy nhiên, EcoTruck vẫn phát triển thị phần nhờ vào nền tảng công nghệ sẵn có và sự hợp tác với các khách hàng lớn.
Theo kết quả kinh doanh của Công ty năm 2022, thì doanh thu đạt mức gần
402 tỷ đồng, tăng gần 44,2% so với năm 2021, tiếp theo là tổng chi phí đầu tư năm
2022 của Công ty là hơn 392 tỷ đồng, tăng gần 44% so với tổng chi phí đầu tư năm
2021, về lợi nhuận sau thuế năm 2022 đạt hơn 9.6 tỷ đồng, tăng gần 54% so với lợi nhuận năm 2021.
PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ECOTRUCK
Mô tả vị trí thực tập
Tác giả đã đảm nhận vị trí Nhân viên chăm sóc khách hàng tại phòng Chăm sóc khách hàng dưới sự hướng dẫn của chị Trần Thanh Tú Quyên Nhân viên chăm sóc khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tương tác với khách hàng, từ lập kế hoạch, theo dõi đến xử lý các vấn đề liên quan đến đơn hàng và chứng từ Trong quá trình thực tập, tác giả không chỉ thực hiện các nhiệm vụ này mà còn được hướng dẫn theo dõi các tiêu chí đánh giá chất lượng vận hành và phản hồi từ khách hàng, những yếu tố then chốt trong công tác chăm sóc khách hàng.
3.1.1 Những thuận lợi trong quá trình thực tập
Là nhân sự mới, tác giả nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ đồng nghiệp và ban lãnh đạo, mặc dù mỗi người đều có công việc riêng Mọi người lắng nghe ý kiến của nhau để hướng tới mục tiêu chung, giúp tác giả nhanh chóng làm quen với công việc và môi trường công ty.
3.1.2 Những khó khăn trong quá trình thực tập
Trong quá trình thực tập, nhân viên chăm sóc khách hàng thường bắt đầu công việc từ 6 giờ sáng để gửi thông tin về hình ảnh container và số seal cho khách Công việc này yêu cầu họ phải túc trực để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa, dẫn đến sức khỏe của tác giả bị ảnh hưởng do chưa quen với giờ giấc Có những hôm, tác giả thức dậy trễ, gây ảnh hưởng đến quy trình vận chuyển Thêm vào đó, việc tiếp nhận công việc từ nhân viên cũ mà quy trình đào tạo chưa được hệ thống hóa khiến tác giả không rõ các nhiệm vụ cần hoàn thành, dẫn đến việc quên cập nhật chi phí trên hệ thống Tuy nhiên, sau khi được đồng nghiệp hướng dẫn, tác giả đã dần quen với công việc và khắc phục những lỗi sai.
Nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ tại EcoTruck
3.2.1 Tư vấn và ký kết hợp đồng Đầu tiên, các nhân viên bán hàng sẽ tìm các chủ hàng (doanh nghiệp) có nhu cầu vận chuyển hàng hóa thông qua việc bán hàng qua điện thoại, tìm kiếm thông tin trên Internet, trên các trang thông tin của các doanh nghiệp, tham dự các sự kiện, các diễn đàn được tổ chức hàng năm để tìm kiếm các cơ hội hợp tác Đối với việc Telesales, các thông tin thường sẽ được tìm kiếm bằng trên các trang web cung cấp thông tin doanh nghiệp như Trang Vàng (trangvangvietnam.com), Đấu thầu (dauthau.net), Hồ sơ Công ty (hosocongty.vn), Danh bạ Công ty (danhbacongty.org), Ngoài ra, các dữ liệu của khách hàng còn có thể được cung cấp thông qua bên thứ 03.
Khi đã xác định được khách hàng mục tiêu, nhân viên bán hàng sẽ tìm cách kết nối và cung cấp giải pháp vận chuyển phù hợp với giá cả cạnh tranh Công ty không chỉ tập trung vào dịch vụ vận chuyển mà còn mở rộng ra các dịch vụ đường biển, hợp tác với hãng tàu và đáp ứng nhu cầu của khách hàng với dịch vụ trọn gói.
Hiện nay, các nhân viên bán hàng và quản lý khách hàng đang tập trung vào các khách hàng lớn với nhu cầu vận chuyển cao, nhằm tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận Để tiếp cận những khách hàng này, việc phân tích chuỗi giá trị và đường cong giá trị của họ là rất cần thiết Hơn nữa, hiểu rõ nỗi đau mà khách hàng gặp phải sẽ giúp nhân viên tìm ra giải pháp phù hợp để đáp ứng nhu cầu và thực hiện chiến lược Upsell hiệu quả Cuối cùng, nhiệm vụ của nhân viên bán hàng và chăm sóc khách hàng không chỉ là bán sản phẩm và duy trì mối quan hệ, mà còn phải gắn liền với giá trị mà họ có thể mang lại cho đối tác.
3.2.3 Tạo đơn hàng trên hệ thống
Sau khi nhận thông tin đơn hàng từ phía khách hàng, về cơ bản sẽ bao gồm những thông tin như sau:
*Tên hàng hóa, loại hàng hóa, quy cách đóng gói
Tùy thuộc vào đặc tính hàng hóa, quy cách đóng gói sẽ khác nhau Chẳng hạn, hạt cà phê thường được đóng gói theo hai phương thức: đóng bao và đóng thổi Đối với phương thức đóng bao, cà phê hạt sẽ được cho vào các bao có kích thước khác nhau để xếp vào container Còn với phương thức đóng thổi, cần sử dụng màng bọc ở bốn góc của container và máy thổi để đưa hạt cà phê vào Đối với các hàng hóa như bao bì, thường sẽ được đóng trong thùng carton hoặc trên pallet.
Địa điểm giao hàng là nơi xe đến để lấy hàng, thường là kho, nhà máy hoặc xưởng sản xuất của khách, chủ yếu nằm trong các khu công nghiệp Thời gian giao hàng cũng rất quan trọng, vì việc đến đúng giờ giúp nhân viên kho thực hiện công việc hiệu quả, tránh gây trễ kế hoạch Nếu xe đến muộn, chủ hàng có thể phải chịu chi phí phát sinh do thay đổi kế hoạch bốc xếp, và có thể gặp phải tình trạng neo xe nếu hàng hóa cần thời gian đóng gói lâu Do đó, việc thống nhất khung giờ giao hàng giữa các bên là cần thiết để đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
Để xác nhận loại container cần thiết, như 20’DC, 40’DC, 40’HC hoặc 45’, việc dựa vào ‘booking’ là rất quan trọng Điều này giúp đảm bảo quy hoạch xe phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận chuyển, cung cấp bằng chứng cho việc giao nhận hàng hóa thông qua biên bản giao nhận Đối với hàng xuất, còn có các chứng từ bổ sung cần thiết để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong giao dịch.
Hình 6 Hình ‘booking’ đối với hàng xuất
Dựa theo ‘booking’ với hãng tàu, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ cần phải lọc ra những thông tin như sau:
*Mã số đặt chỗ (booking number)
Mã số hoặc chữ số mà các hãng vận tải hoặc công ty vận chuyển sử dụng để theo dõi số lượng hàng hóa đã đặt chỗ trên tàu là rất quan trọng.
*Giờ cắt máng (cut-off time)
Thời gian cắt máng, hay còn gọi là cut-off time, là thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải hoàn tất thủ tục thông quan và thanh lý container để hàng hóa được xếp lên tàu Các loại cut-off time quan trọng bao gồm Cut-off SI, Cut-off VGM, Cut-off CY và Cut-off Draft BL Trong đó, nhân viên chăm sóc khách hàng cần chú ý đặc biệt đến Cut-off SI và Cut-off CY để đảm bảo việc tạo lô hàng và giúp bộ phận vận tải (TSM) sắp xếp xe phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
*Nơi lấy container rỗng (Empty pickup location)
Dựa vào Booking, bạn có thể xác định địa điểm lấy container rỗng Tuy nhiên, đối với một số booking, việc lấy container rỗng yêu cầu phải có sự duyệt lệnh Mẫu email để duyệt lệnh được trình bày như dưới đây.
Hình 7 Mail mẫu duyệt lệnh cấp container rỗng
*Nơi hạ container đầy (Full Return Location)
Sau khi lấy container rỗng tại địa điểm chỉ định, xe sẽ vận chuyển container này đến kho đóng hàng Sau khi hoàn tất quá trình đóng hàng, xe sẽ chuyển container đầy hàng hóa đến địa điểm theo booking, thường là cảng Cần lưu ý một số thông tin quan trọng như số lượng container, số lượng xe, loại xe và mooc, thông tin liên hệ tại kho, các ghi chú vận hành tại kho, ghi chú cho tài xế và thông tin cho Bộ phận vận tải.
Lệnh giao hàng điện tử (EDO) là công cụ quan trọng trong việc quản lý hàng nhập, giúp đảm bảo thông tin được chính xác và thuận tiện Để tối ưu hóa quy trình này, cần lọc ra các thông tin thiết yếu từ EDO.
Số container là thông tin quan trọng để xác định và theo dõi số lượng container sử dụng cho hàng nhập Nó không chỉ giúp xác định loại hình vận chuyển mà còn cần thiết cho việc kiểm soát hàng hóa hiệu quả.
Mã nhận container là thông tin định danh riêng biệt cho mỗi container, giúp xác định rõ ràng và liên kết với các thông tin khác như hàng hóa, nguồn gốc và vị trí trong quá trình vận chuyển.
Các trường hợp đặc biệt liên quan đến các thủ tục Hải Quan như khai báo Eport, đóng phí địa phương (Local charge), phí Cơ sở hạ tầng.
3.2.4 Kết nối với các chủ phương tiện vận chuyển
Quy trình theo dõi đơn hàng, xử lý sự cố
Sau khi gửi đơn hàng và phân công cho nhà xe, việc giám sát thực thi trở nên quan trọng Đầu tiên, cần đảm bảo xe đến đúng giờ và địa điểm Đối với hàng xuất, thời gian xe lấy container rỗng ảnh hưởng đến tiến độ, trong khi hàng nhập phụ thuộc vào thời gian xe lấy container đầy Để kịp giờ đến kho đóng hàng theo yêu cầu của khách hàng, tài xế cần tự dự kiến thời gian lên kho dựa vào quãng đường.
Sau khi hoàn tất việc lấy hàng, việc hạ container cần được chú ý kỹ lưỡng, đặc biệt với yêu cầu giờ cắt máng cho hàng xuất Dù đã quy hoạch và phân công tài xế, vẫn có thể xảy ra trục trặc như xe bị neo do hàng hóa chưa hoàn thành hoặc sự cố kỹ thuật Trong những tình huống này, việc đảo xe trở thành giải pháp cần thiết Nếu không thực hiện thành công việc đảo xe, có thể dẫn đến việc hủy đơn hàng vào ngày hôm sau.
Cuối cùng, sự cố liên quan đến con người có thể xảy ra, như việc cập nhật thông tin chậm từ Bộ phận Quản lý đội xe (VAM) qua Bộ phận Chăm sóc khách hàng (CS) và khách hàng, hoặc thông tin bị mất trong quá trình trao đổi Ngoài ra, tình trạng tài xế ngủ quên hoặc không vào được kho cũng là những vấn đề cần lưu ý Những sự cố này sẽ được Bộ phận Chăm sóc khách hàng xử lý, đồng thời đảm bảo việc cập nhật và trao đổi thông tin liên tục giữa khách hàng, nhà xe và quản lý đội xe.
Trong quá trình vận chuyển, việc ghi nhận và theo dõi các vấn đề là rất quan trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ Sau khi hoàn thành lô hàng, cần đánh giá các tiêu chí đã được thống nhất Ngoài ra, các vấn đề phát sinh do đặc tính hàng hóa, như hàng quá tải trọng, cũng yêu cầu sự hợp tác từ các bên liên quan như TSM và MAM.
Đánh giá/Nhận xét về hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck
3.5.1 Đánh giá hiệu quả quy trình điều phối vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck
Tác giả nhận thấy rằng mô hình hiện tại đang kết nối hiệu quả giữa các nhà xe và nhu cầu của chủ hàng, giúp điều phối đơn hàng nhanh chóng và chính xác Hệ thống cho phép kiểm soát linh hoạt các chi phí, đồng thời theo dõi và xử lý các vấn đề xuyên suốt quá trình vận hành đơn hàng cho đến khi hoàn tất.
3.5.2 Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu quy trình điều phối vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Eco Truck
EcoTruck đóng vai trò quan trọng trong ngành logistics, tối ưu hóa quy trình điều phối vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ Một số điểm mạnh nổi bật của công ty bao gồm khả năng cải thiện hiệu suất vận chuyển, giảm chi phí logistics và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
EcoTruck tối ưu hóa quy trình tạo đơn hàng bằng cách áp dụng hệ thống thông tin hiệu quả, giúp tạo ra đơn hàng nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, từ đó cải thiện đáng kể quá trình vận hành.
Lưu trữ đơn hàng là cần thiết để dễ dàng tìm kiếm, đối chiếu chứng từ và chi phí, đồng thời giúp ghi nhận và theo dõi các vấn đề để đánh giá hiệu quả.
Tất cả các chi phí đều được ghi chép một cách rõ ràng từ lúc tạo đơn hàng cho đến khi chốt bảng kê, giúp khách hàng dễ dàng theo dõi và đánh giá chi phí của mình Sự minh bạch này không chỉ tạo dựng niềm tin mà còn góp phần xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững và mạnh mẽ.
Khi tải chứng từ lên hệ thống, khách hàng vẫn có thể dễ dàng tải xuống để theo dõi, mang lại sự tiện lợi và linh hoạt Hơn nữa, việc upload tài liệu trực tuyến giúp giảm thiểu tình trạng thất thoát và lưu trữ giấy tờ, từ đó tối ưu hóa quá trình quản lý và bảo quản tài liệu.
Việc tích hợp GPS vào xe của EcoTruck mang lại thông tin chính xác về vị trí và tiến độ vận chuyển, cho phép khách hàng và nhân viên chăm sóc khách hàng theo dõi thời gian thực Điều này tăng cường tính linh hoạt và độ tin cậy trong quản lý đơn hàng Hệ thống GPS cũng giúp EcoTruck tối ưu hóa lộ trình và ứng phó linh hoạt với các tình huống bất ngờ, đồng thời cung cấp dữ liệu chính xác để đánh giá hiệu suất vận chuyển.
Quy trình chốt bảng kê và tích hợp chứng từ trên hệ thống giúp tiết kiệm chi phí, đồng thời giảm áp lực về nhân lực cho khách hàng, cho phép họ tập trung vào quản lý và phát triển kinh doanh.
Mặc dù Công ty Cổ phần Công nghệ EcoTruck sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật trong quy trình điều phối vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, nhưng vẫn tồn tại một số nhược điểm cần được chú ý.
Công ty đang vận hành dựa trên hệ thống và quy trình, tuy nhiên, sự khác biệt giữa các bộ phận đã tạo ra thách thức trong việc thực thi Việc có quá nhiều quy trình cùng lúc đã dẫn đến sự rối rắm, khiến công ty có thể đã bỏ qua yếu tố "Sự đơn giản", điều này ảnh hưởng đến hiệu quả cả về quy trình lẫn con người.
EcoTruck là một công ty logistics tiên tiến, sử dụng công nghệ để quản lý mọi quy trình qua hệ thống Để đảm bảo hiệu quả và độ tin cậy, công ty cần đầu tư lớn vào việc cập nhật, bảo trì và nâng cấp hệ thống Mặc dù đây là một khoản đầu tư cần thiết để duy trì và cải thiện hoạt động, nhưng chi phí duy trì hệ thống khá cao có thể tạo áp lực lên nguồn lực tài chính của công ty.
Việc đào tạo và chuyển giao công việc giữa các nhân viên cũ và mới sẽ gặp khó khăn nếu không có lộ trình cụ thể Việc training chỉ dựa trên các đầu mục công việc sẽ không hiệu quả do thiếu cái nhìn tổng quan, dẫn đến việc không nắm vững quy trình và hiệu suất làm việc không cao Do đó, cần có một phương pháp tóm tắt tổng quan để giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Đề xuất về đơn giản hóa quy trình
EcoTruck có khả năng xem xét và đơn giản hóa quy trình vận chuyển hàng hóa, giúp giảm bớt sự rối rắm do mỗi phòng ban có quy trình riêng biệt Việc tạo ra các quy trình tổng quan, dễ hiểu sẽ hỗ trợ trong việc thực thi và giảm thiểu các bước lặp lại, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.
Đề xuất về nghiệp vụ tư vấn và ký kết hợp đồng
Giải pháp tập trung vào các giai đoạn sau khi đã tư vấn và ký kết hợp đồng bao gồm hai khía cạnh quan trọng:
*Khả năng vận chuyển của nội bộ:
Trong quá trình tư vấn và ký kết hợp đồng, không chỉ cần tập trung vào việc bán hàng mà còn phải xem xét năng lực vận hành nội bộ có đáp ứng được nhu cầu của khách hàng hay không Điều này rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc khách hàng sử dụng dịch vụ và khả năng giữ chân họ Đối với những đơn hàng phức tạp, cần có nhân viên giàu kinh nghiệm để xử lý, trong khi những nhân viên ít kinh nghiệm cần được hướng dẫn và hỗ trợ từ đồng nghiệp có kinh nghiệm hơn.
*Chuyển giao thông tin hiệu quả:
Sau quá trình tư vấn, việc chuyển giao thông tin giữa bộ phận tư vấn và bộ phận chăm sóc khách hàng, cũng như vận hành, cần sự linh hoạt và chính xác Điều này không chỉ giúp quy trình chuyển giao thông tin trở nên minh bạch mà còn đảm bảo rằng các thông tin quan trọng được truyền đạt đầy đủ và đúng thời điểm.
Đào tạo nhân viên về quy trình chuyển giao thông tin là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo hiệu quả và độ tin cậy trong công việc.
Đề xuất về nghiệp vụ tiếp nhận đơn hàng
Sau khi tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng, công ty sẽ tổ chức cuộc họp giữa các phòng ban liên quan để thảo luận về quy trình vận chuyển và hiểu rõ yêu cầu của khách hàng Điều này giúp đảm bảo mọi bộ phận đều nắm bắt thông tin cần thiết và phối hợp hiệu quả trong quá trình thực hiện đơn hàng.
Cuộc họp này sẽ tập trung vào quy trình hoạt động để xử lý các vấn đề phát sinh và đưa ra các phương án giải quyết khả thi.
Trong cuộc họp, các bộ phận đã thảo luận về các tình huống có thể xảy ra khi nhận đơn hàng và đề xuất giải pháp ứng phó Việc này nhằm xây dựng kế hoạch linh hoạt để xử lý sự cố trong quá trình tiếp nhận đơn hàng, từ lỗi hệ thống đến đơn hàng khẩn cấp Cuộc họp cũng nhấn mạnh việc cải thiện quy trình và nâng cao sự hiểu biết, sẵn sàng cho nhân viên liên quan.
Đề xuất về nghiệp vụ kết nối với chủ các phương tiện vận tải
Trong quản lý vận chuyển hàng hóa, việc duy trì mối quan hệ với các chủ xe gặp nhiều thách thức, đặc biệt liên quan đến giá cả và hiệu suất Mặc dù khó khăn này đáng kể, chất lượng đội ngũ nhà xe lại đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo dịch vụ vận chuyển đạt tiêu chuẩn cao Việc lựa chọn đối tác vận chuyển có chất lượng đầu vào tốt là cần thiết để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra mượt mà và hiệu quả.
Đào tạo nhà xe là yếu tố quan trọng để nâng cao kỹ năng và hiểu biết về quy trình vận hành của công ty Khi chất lượng đầu vào được đảm bảo qua đào tạo, EcoTruck có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ khách hàng Điều này không chỉ duy trì mối quan hệ vững chắc với các chủ xe và tài xế mà còn đảm bảo khách hàng nhận được dịch vụ vận chuyển hàng hóa tốt nhất.
Đề xuất về đào tạo nhận sự trong hoạt động vận chuyển hàng hóa
EcoTruck nên xem xét áp dụng hình thức đào tạo trực tuyến để cung cấp thông tin hiệu quả và đồng đều cho nhân viên, đồng thời chú trọng đến việc phát triển kỹ năng và xây dựng mối quan hệ đối tác chặt chẽ nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Công ty cần tổ chức các cuộc họp để tránh lãng phí thời gian trong việc truyền đạt thông tin Để cạnh tranh trong thị trường khốc liệt, EcoTruck cần bổ sung nhân sự Marketing, tự tìm kiếm cơ hội và phát triển mối quan hệ với khách hàng cũ Việc thành lập một phòng chuyên trách về dịch vụ khách hàng là cần thiết, giúp công ty đáp ứng yêu cầu cơ bản của ngành nghề về tính nhanh gọn, an toàn và chính xác với chi phí tối ưu.