Người thiết lập BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Tài liệu số MTCV 11 3100 5 CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ Lần ban hành 00 Lần kiểm soát 00 Số trang 06 Ngày ban hành Người thiết lập Người xem xét Người phê duyệt[.]
BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC CHUN VIÊN HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ Tài liệu số: MTCV 11_3100-5 Lần ban hành: 00 Lần kiểm soát: 00 Số trang: Ngày ban hành: 06 Người thiết lập Chức danh: Người xem xét Chức danh: Người phê duyệt Chức danh: Ghi rõ họ tên: Ghi rõ họ tên: Ghi rõ họ tên: Chức danh cơng việc: Chun viên Hành quản trị Bộ phận/ Tổ: Hành tổng hợp Địa điểm làm việc: Khối/ Phòng ban: Báo cáo cho: Nhân viên quyền (nếu có): Hành tổng hợp Cấp trực tiếp: Cấp gián tiếp: Số lượng: Vị trí: 1/ MỤC ĐÍCH CƠNG VIỆC: - Giúp việc cho Phó phịng Hành tổng hợp - phụ trách Hành quản trị Phó phịng Hành tổng hợp phụ trách Pháp chế - Nhân - Truyền thông công việc có liên quan đến hoạt động văn phịng cơng tác hành quản trị - Đảm bảo công tác quản trị luôn hỗ trợ tốt, kịp thời, nhanh chóng 2/ CÁC ĐỐI TƯỢNG CHÍNH CĨ QUAN HỆ LÀM VIỆC: Bên trong: Bên ngoài: Cơ quan ban ngành & quyền: Quan Quan hệ với cấp hệ giao dịch với cấp quyền nhà Xin ý kiến, chịu đạo giải nước để giải vấn đề liên quan đến điều hành công việc hàng ngày hoạt động hành Cơng ty có Cập nhật tiến độ công việc giao nhiệm vụ cấp Tìm kiếm trợ giúp giải vấn đề Tham mưu đề nghị giải công việc Quan hệ xã hội: Phối hợp hoạt động Nhận lời giải thích hướng dẫn rõ mang tích xã hội nhằm tăng cường hình ảnh, cơng việc uy tín cơng ty đạt hỗ trợ Đáp lại yêu cầu cấp Quan hệ với khách hàng: Thực cơng việc có liên quan đến nhiệm vụ Quan hệ hàng ngang với đồng nghiệp giao ngang cấp Phối hợp hoạt động Nhà cung cấp: Thực cơng việc có Trang 1/6 Chia sẻ ý tưởng cải tiến Trợ giúp Hiểu rõ đồng nghiệp hoạt động họ liên quan đến nhiệm vụ giao 3/ NHIỆM VỤ: STT Nội dung công việc I Công việc A Cơng tác hành chính: Theo dõi, tham gia xếp lịch làm việc cho Cơ quan Giám đốc Cập nhật, theo dõi, tổng hợp kịp thời thông tin, kiện liên quan đến công tác đối nội, đối ngoại Thực thủ tục xuất cảnh (xin cấp hộ chiếu, thị thực) cho CBCNV công ty tham quan, học tập, công tác nước ngồi bảo đảm nhanh chóng kịp thời Thực thủ tục nhập xuất cảnh cho chuyên gia nước ngồi đến làm việc cơng ty (khi có yêu cầu) Phụ trách, đàm phán, theo dõi, tốn hợp đồng tham quan, cơng tác nước phạm vi giao Thực theo dõi thủ tục liên quan đến quảng cáo, giới thiệu thông tin công ty báo ( có yêu cầu) Thực theo dõi thủ tục tài trợ, ủng hộ từ thiện…liên quan đến công tác xã hội ( có yêu cầu) Thực thủ tục cung cấp dịch vụ phục vụ cho CBCNV Tổng công ty cơng tác ngồi nước như: đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, đặt xe, dịch vụ ăn uống, Thực làm thủ tục mua sắm vật dụng, nhu yếu phẩm như: hoa, quà tặng, bánh, trái, trà,… 10 Làm thủ tục tốn chi phí hành hàng tháng, tốn chi phí phục vụ cho cơng tác Cơ quan Tổng Giám đốc số Ban, Phòng chức khác… 11 Tham gia vào công tác định mức, kiểm sốt sử dụng hiệu chi phí hành văn phịng, đảm nhận cơng tác thu, chi Phòng 12 Soạn thảo văn liên quan đến cơng việc hành Văn phịng Cơ quan Tổng Giám đốc có yêu cầu 13 Thiết lập, theo dõi sổ sách, chứng từ thực thủ tục nhập - xuất – tồn kho: hàng hóa - vật tư – cơng cụ dụng cụ - máy móc – trang thiết bị, nhiên liệu…nội thuộc Văn phòng quản lý theo quy định 14 Thanh tốn tiền cước chuyển phát nhanh, tiền đặt báo chí hàng Cơ sở để theo dõi (Bằng chứng Mức công việc dựa vào độ kết đánh giá quan thành tích cơng trọng tác theo phương pháp BSC) 95% Trang 2/6 tháng, tốn tiền in phong bì,…phục vụ công ty B Công tác văn thư lưu trữ: 15 Quản lý sử dụng dấu, bảo mật thông tin hồ sơ pháp lý công ty 16 Tiếp nhận văn giấy tờ chuyển đến công ty; Phân loại, vào sổ, chuyển cho đơn vị liên quan trình quan Tổng Giám đốc theo quy định 17 Tiếp nhận, kiểm tra đảm bảo quy chế, thể thức văn quy định; Trình duyệt giấy tờ đóng dấu văn Lãnh đạo công ty ký theo quy định; Chuyển phát văn bản, giấy tờ theo yêu cầu đơn vị 18 Vào sổ, cập nhật máy vi tính cơng văn đi, cơng văn đến, thơng báo nội tìm thơng tin cơng văn cho Cơ quan Tổng giám đốc đơn vị có nhu cầu 19 Kiểm tra, rà soát, chuyển phát nhanh (bưu phẩm, bưu kiện, báo chí,…) đơn vị gởi; Tổng hợp, báo cáo chi phí chuyển phát nhanh để có sở tốn 20 Lập bảng tổng hợp nhu cầu đăng ký về: lịch, thiệp, sổ tay, tặng phẩm,…vào cuối năm cho Ban, Phịng cơng ty 21 Lập bảng tổng hợp cấp phát đồng phục cho đơn vị Tổng công ty theo danh sách nhân phê duyệt 22 Cấp giấy đường, giấy giới thiệu cho CBCNV phòng chức công tác liên hệ công tác 23 Kiểm tra, rà soát, chuyển phát nhanh (bưu phẩm, bưu kiện, báo chí,…) đơn vị gởi; Tổng hợp, báo cáo chi phí chuyển phát nhanh để có sở tốn 24 Hỗ trợ cấp phát văn phịng phẩm, đồng phục, vật dụng, tặng phẩm,… 25 Thực xếp quản lý lưu trữ hồ sơ theo quy định 26 Quản lý kiểm kê kho: tặng phẩm văn phịng phẩm 27 Làm cơng văn đề nghị mua tặng phẩm 28 Lập bảng tổng hợp nhu cầu đăng ký về: giấy in tiêu đề, dự trù văn phòng phẩm, đặt báo, túi xách, phong bì…cho Ban, Phịng cơng ty 29 Cấp phát văn phịng phẩm, đồng phục, vật dụng, tặng phẩm,… 30 Hỗ trợ tiếp đón hướng dẫn khách đến làm việc công ty C Cơng tác quản trị: 31 Kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng sở hạ tầng, bố trí văn phòng, phòng họp, đề xuất sửa chữa, thay có hư hỏng 32 Tiếp nhận phiếu đăng ký sử dụng xe lập lệnh điều động xe giao cho lái xe thực 33 Quản lý, kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng hệ thống thơng tin liên lạc ( tổng đài điện thoại nội bộ, mạng cố định mạng di động) đề xuất sửa chữa, thay có hư hỏng Trang 3/6 34 Quản lý, kiểm tra, giám sát việc bảo trì trang thiết bị: Máy photocopy, máy fax, quạt hút, điều hòa,…bàn ghế tủ, vật linh tinh, hệ thống âm thanh, hệ thống đèn chiếu sáng,…và đề xuất sửa chữa, thay có hư hỏng 35 Quản lý sử dụng quà tặng, nước uống cho CBCNV, vật tư sửa chữa nhỏ, công cụ dụng cụ vệ sinh đảm trách 36 Quản lý hồ sơ, kiểm kê tài sản, cơng cụ dụng cụ thuộc Văn phịng quản lý 37 Quản lý xuất nhập vật tư, hàng hố văn phịng phẩm v.v… theo quy định 38 Quản lý, kiểm tra, giám sát kiểng trang trí cho Ban, Phòng làm việc, đề xuất thay có hư hỏng Tổ chức cơng việc quản lý, chăm sóc xanh, mơi trường cơng ty 39 Phối hợp với Đội bảo vệ kiểm tra, bảo vệ an tồn PCCC, bảo vệ tài sản cơng ty 40 Phối hợp với Đội bảo vệ thực việc giữ xe cho CBCNV xe ôtô 41 Phối hợp, kiểm tra, giám sát việc sửa chữa, bảo trì, sở hạ tầng, bảo trì văn phịng, hệ thống cung cấp điện nước sinh hoạt 42 Lập kế hoạch dự trù chi phí để mua sắm vật tư tạm ứng chi phí để mua vật tư, thiết bị dự phịng, trang thiết bị, văn phòng phẩm, … phục vụ hoạt động Ban, Phòng Phụ trách, đàm phán, theo dõi, toán hợp đồng kinh tế phạm vi hành quản trị cụ thể sau: 43 Hợp đồng quảng cáo, bảng đường Hợp đồng mua bán, bảo trì trang thiết bị, kiểng Hợp đồng cung cấp đồng phục, thẻ nhân viên, văn phòng phẩm, Hợp đồng dịch vụ tổ chức kiện Hợp đồng chuyển nhượng, mua bán xe ơtơ Hợp đồng th văn phịng làm việc, trông giữ xe ôtô - gắn máy 44 Hỗ trợ thực việc mua xe ôtô, chuyển nhượng chủ quyền xe ôtô Tổng công ty 45 Chuẩn bị, thực công tác tổ chức hội nghị, kiện (Đại hội Cổ đông, Đại hội công nhân viên chức, Hội nghị Sơ - Tổng kết, hội thảo, chuyên đề,…) định kỳ đột xuất theo quy trình cơng ty 46 Phối hợp với Tổ CNTT thực công tác in ấn danh thiếp,… 47 Phối hợp với Tổ CNTT hỗ trợ âm thanh, ánh sáng,… phục vụ chương trình cho đại hội, hội nghị, ca nhạc (nếu có) 48 Cập nhật danh bạ điện thoại nội có thay đổi 49 Thống kê lưu trữ huân chương, huy chương, kỉ niệm chương, cờ, khen, giấy khen, tặng phẩm, Tổng công Trang 4/6 ty 50 Thực báo cáo cho cấp theo quy định 51 Lập kế hoạch mục tiêu cơng việc cá nhân định kỳ trình cấp xem xét , phê duyệt chịu đánh giá thành tích cơng tác cấp theo quy định 52 Thường xuyên cập nhật kiến thức chuyên môn nghiệp vụ liên quan đến công việc giao 53 Sử dụng hiệu nguồn lực giao 54 Áp dụng thủ tục, hướng dẫn công việc liên quan đến lĩnh vực Hành quản trị D 55 56 II Khác Thực nhiệm vụ khác theo giao việc cấp Mô tả chức danh vị trí cơng việc điều chỉnh có thay đổi 4/ TRÁCH NHIỆM: Theo mục tiêu hệ thống thẻ cân điểm ( BSC – KPOs & KPIs) thực tế giao 5/ ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC: Thời làm việc: Giờ làm việc hành chánh - Sáng: từ 8h00 đến 12h00 - Chiều: từ 12h30 đến 16h30 Làm việc theo ca Máy móc/ cơng cụ/ trang thiết bị: Máy móc/ cơng cụ/ trang thiết bị văn phịng: - Máy móc/ công cụ/ trang thiết bị phục vụ công việc: - Thời gian làm việc đặc biệt Máy vi tính, máy in, máy photocopy, điện thoại bàn, văn phịng phẩm, Theo quy định công ty Bảo hộ lao động: Đồng phục: - Theo quy định công ty Bảo hộ lao động cá nhân: - Khơng có Mơi trường làm việc Điều kiện làm việc bình thường: - Giờ hành chính, cơng tác theo u cầu ( có) Điều kiện làm việc nặng nhọc/ nguy hiểm: - Khơng có Điều kiện làm việc đặc biệt nặng nhọc/ nguy hiểm: - Khơng có 6/ CÁC U CẦU CẦN CĨ CHO VỊ TRÍ CƠNG TÁC NÀY: Theo phiếu thiết lập tiêu chuẩn lực (đính kèm) Ghi chú: - Tùy theo tình hình thực tế, cấp trực tiếp cấp cao bổ sung nhiệm vụ thường xuyên hoặc/ đột xuất khác Bảng Mô tả công việc Trang 5/6 NGƯỜI LAO ĐỘNG NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG Trang 6/6