Đổi mới nâng cao hiệu quả công tác hành chính quản trị của văn phòng đáp ứng yêu cầu phục vụ các hoạt động của tổng liên đoàn

BỘ NỘI VỤ h HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH àn ĐỀ ÁN ng “ĐỔI MỚI NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC ên HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHỊNG ĐÁP uy ỨNG YÊU CẦU PHỤC VỤ CÁC HOẠT ĐỘNG Ch uy ên đề th ực tậ p ch CỦA TỔNG LIÊN ĐOÀN” Người thực hiện: Hà Nội, tháng năm 2020 Ch uy ên đề ực th p tậ ên uy ch h àn ng NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN MỤC LỤC PHẦN I MỞ ĐẦU PHẦN II: NỘI DUNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÈ CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHỊNG .5 Khái niệm Hành - Quản trị văn phòng h 1.1.Khái niệm Văn phòng àn 1.2.Khái niệm Hành văn phịng ng 1.3.Khái niệm Quản trị văn phòng ên 1.4.Khái niệm Hành - Quản trị văn phịng uy Đặc điểm cơng tác Hàìiỉi - Quản trị văn phịng ch 2.1.Đặc điểm công tác Hành văn phịng .6 p 2.2.Đặc điểm cơng tác Quản trị văn phịng tậ Nội dung cơng tác Hành - Quản trị văn phịng .8 ực Các nhân tố ảnh hưởng đến cơng tác Hành - Quản trị Văn phòng th 4.1.Yếu tố người đề 4.2.Hệ thống trang thiết bị Ch uy ên 4.3.Hệ thống nguyên tắc thủ tục Các quy định cơng tác Hành - Quản trị II THỰC TRẠNG CÔNG TẤC HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TỔNG LIÊN ĐỒN TRONG THỜI GIAN QUA 10 Khái quát cấu tổ chức, chức nhiệm vụ Văn phịng Tổng Liên đồn 10 1.1.Cơ cẩu tể chức Văn phòng Tổng Liên đoàn 10 1.2.Chức Văn phịng Tổng Liên đồn 10 1.3.Nhiệm vụ Văn phịng Tổng Liên đồn 10 Các nhiệm vụ cơng tác Hành - Quản trị Văn phịng 12 2.1: Phịng Hành - Quản trị .12 2.2.Đội xe 14 Thực trạng cơng tác Hành - Quản trị Văn phịng Tổng Liên đồn thịi gian qua .14 3.1.Thực trạng cấu tổ chức phận thực cơng tác Hành Quản trị Vãn phịng Tổng Liên đoàn 14 3.2.Thực trạng hoạt động công tác Hành chỉnh - Quản trị Văn phịng Tổng Liên đồn 15 h 3.3 Đánh giá chung kết đạt được, hạn chế nguyên nhân àn hạn chế cơng tác Hành - Quản trị Văn phịng Tổng Liên đồn ng thời gian qua 18 ên III XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP NHẰM ĐỔI MỚI NÂNG CAO HIỆU uy QUẢ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHỊNG ĐÁP ch ỨNG YÊU CẦU PHỤC VỤ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG LIÊN ĐOÀN.24 p Mục tiêu, quan điểm đổi nâng cao hiệu cơng tác Hành - tậ Quản trị Văn phòng đáp ứng yêu cầu phục vụ hoạt động Tổng Liên đoàn ực từ đến Đại hội Cơng đồn lần thứ XH giai đoạn 2018 - 2023 .24 th 1.1.Mục tiêu 24 đề 1.2.Quan điểm 25 Ch uy ên Nhiệm vụ giải pháp chủ yếu nâng cao hiệu cơng tác Hành Quản trị Văn phịng Tổng Liên đồn từ đến Đại hội Cơng đồn lần thư XII giai đoạn 2018 - 2023 25 2.1.Nhiệm vụ .25 2.2.Các giải pháp đổi nâng cao hiệu cơng tác Hành - Quản trị Văn phòng đáp ứng yêu cầu phục vụ hoạt động Tổng Liên đoàn 26 IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN 32 Lộ trình thực Đề án .32 1.1.Giai đoạn từ đến Đại hội Công đoàn lần thứ XII (từ đến 27/8/2018) 32 1.2 Giai đoạn sau Đại hội (2018 - 2023) 33 Phân công trách nhiệm 34 2.1.Trách nhiệm Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phòng 34 2.2.Phòng Hành chỉnh - Quản trị 34 2.3 Đội xe 35 PHẦN III KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN 36 Đề xuất, kiến nghị với Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam 36 Kết luận .36 Ch uy ên đề th ực tậ p ch uy ên ng àn h TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 PHẦN I MỞ ĐẦU Tính cấp thiết Đề án Đổi nâng cao hiệu cơng tác hành - quản trị Văn phòng đáp ứng yêu cầu phục vụ hoạt động Tổng Liên đoàn chủ trương lớn Thường trực Đoàn chủ tịch Tổng Liên đoàn theo yêu cầu đổi cải cách hành tồn diện hệ thống trị Nhà nước ta trình đổi đất nước hội nhập quốc tế h Thực trạng hoạt động Văn phòng tổng Liên đồn đặc biệt cơng tác àn Hành - Quản trị cịn nhiều mặt hạn chế cần phải nghiên cứu sâu ng sắc có giải pháp khắc phục kịp thời ên Đổi nâng cao chất lượng hoạt động chung Văn phòng Tổng Liên uy đoàn Lao động Việt Nam đặc biệt cơng tác hành - quản trị đáp ứng ch yêu cầu nhiệm vụ tình hình cấp thiết p Cơ sở xây dựng Đề án Cơ sở trị Đề án tậ 2.1 ực Nghiên cứu, tiếp tục cụ thể hóa quan điểm đạo cải cách hành th tổ chức hoạt động Cơng đồn Đảng Cộng sản Việt Nam, Tổng đề Liên đoàn Lao động Việt Nam Cụ thể: Ch uy ên - Cương lĩnh xây dựng dất nước thời kỳ độ lên chủ nghĩa xã hội (Bổ sung, phát triển hăm 2011); - Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thử XII Đảng Cộng sản Việt Nam; - Nghị Đại hội Cơng đồn lần thứ XI Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam 2.2 Cơ sở pháp lý Đề án -Căn Hiến Pháp 2013; - Căn Luật Cơng đồn 2012; - Căn Điều lệ Cơng đồn Việt Nam; - Căn Quyết định số 403/QĐ-TLĐ ngày 25/3/2009 Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam; - Nghị số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 20112020”; - Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04/02/2016 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Kế hoạch cải cách hành nhà nước giai đoạn 2016 - 2020; ng Mục tiêu nội dung nghiên cứu Đề án àn cách hành Tổng Liên đoàn giai đoạn 2016 - 2020 h - Kế hoạch số 12/KH-TLĐ ngày 02/06/2017 Tổng Liên đoàn cải ên 3.1 Muc tiêu uy - Nghiên cứu làm rõ thực trạng, mặt được, chưa được, hạn p Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ch chế yếu ngun nhân cơng tác hành - quản trị Văn phòng tậ - Đề xuất giải pháp chủ yếu để đổi nâng cao chất lượng, hiệu ực cơng tác hành - quản trị Văn phịng Tổng Liên đồn Lao động th Việt Nam, đáp ứng yêu cầu đổi tổ chức Cơng đồn đề 3.2 Nội dung nghiên cứu Đề án Ch uy ên Đề án tập trung nghiên cứu nội dung chính: - Nghiên cứu lý luận cơng tác Hành - Quản trị Văn phịng; - Đánh giá thực trạng cơng tác Hành - Quản trị Văn phịng quan Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam thời gian vừa qua; - Xây dựng giải pháp đổi nâng cao chất lượng cơng tác Hành - Quản trị Văn phòng, đáp ứng yêu cầu đổi tổ chức Cơng đồn Phương pháp nghiên cứu Đề án Đồ án sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học trị xã hội, mà chủ yếu phương pháp: Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn Đảng, Nhà nước; tài liệu lưu trữ văn phòng tạp chí chuyên ngành, website, báo mạng, cơng tác hành - quản trị văn phịng Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn Văn phịng Tổng Liên đồn Lao động Việt Nam cơng tác Hành - Quản trị; chọn lọc phân tích thơng tin, số liệu từ báo cáo sơ kết, tổng kết cơng tác Văn phịng Tổng Liên đoàn Đối tượng, phạm vi giới hạn nghiên cứu 5.1 Đối tượng nghiên cứu ng 5.2 Phạm vi giới hạn nghiên cứu àn trị Văn phịng Tổng Liên đồn Lao động Việt Nam h Nghiên cứu hoạt động Văn phịng đặc biệt cơng tác Hành - Quản ên - Về nội dung: cơng tác Hành - Quản trị Văn phịng Tổng Liên uy đoàn Lao động Việt Nam ch - Về chủ thể: Phịng Hành - Quản trị; Đội xe tậ Ý nghĩa Đề án p - Về thời gian: Từ năm 2016 đến hết năm 2018 ực - Đánh giá thực hạng cơng tác Hành - Quản trị Văn th phịng Tổng Liên đồn sở để lãnh đạo Tổng Liên đoàn, lãnh đạo Văn đề phòng, cá nhân thực nhiệm vụ Hành - Quản trị phát huy Ch uy ên mạnh, điểm tốt, khắc phục điểm hạn chế để nâng cao lực thực hiện, hoàn thành tốt nhiệm vụ thân - Cung cấp luận cứu khoa học để xây dụng đề án tăng cường chất lượng, hiệu cơng tác Hành - Quản trị văn phòng quan tham mưu giúp việc, đặc biệt quan Cơng đồn cấp từ cấp Trung ương đến sở - Góp phần cải tiến lề lối làm việc Văn phòng Tổng Liên đồn, nâng cao vai trị lãnh đạo, đạo Thường trực Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn quan Tổng Liên đồn nói riêng, hệ thống Cơng đồn Việt Nam nói chung; giúp cấp ủy lãnh đạo, đạo, triển khai thực thắng lợi Nghị đại hội XI Tổng Liên đoàn Đại hội XII Đảng Kết cấu đề án Ngoài phần mở đầu, nội dung Đề án thể phần: Thứ nhất: Cơ sở lý luận cơng tác Hành - Quản trị Văn phịng Thứ hai: Thực trạng cơng tác Hành - Quản trị Văn phịng Tổng Liên đồn thời gian qua Thứ ba: Xây dựng giải pháp nhằm đổi nâng cao hiệu công h tác Hành - Quản trị Văn phịng đáp ứng yêu cầu phục vụ hoạt àn động Tổng Liên đồn Lao động Việt Nam tình hình Ch uy ên đề th ực tậ p ên ch uy Cuối Kiến nghị kết luận ng Thứ tư: Tổ chức thực PHẦN II: NỘI DUNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÈ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHỊNG Khái niệm Hành - Quản trị văn phịng 1.1 Khái niệm Văn phòng Trong thực tiễn sống, quan, tổ chức, doanh nghiệp có hoạt động văn phịng lập đơn vị làm cơng tác văn phịng Cùng với àn phịng có nhiều cách hiểu có nhiều tên gọi khác nhau: h phát triển KT - XH tiến khoa học kỹ thuật mà thuật ngữ văn ng Theo Từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ “văn phòng” phận phụ trách ên công việc giấy tờ, hành quan đơn vị uy Văn phịng hiểu trụ sở làm việc, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ch ngoại quan, đơn vị văn phòng thường gắn với địa điểm cụ thể p Văn phòng hiểu máy tham mưu, tổng họp quan tậ trọng quan, đơn vị, cánh tay phải đắc lực phục vụ điều hành lãnh ực đạo th Tóm lại, hiểu cách tổng qt: “Văn phịng máy điều hành đề tổng họp quan, nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động Ch uy ên quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức” 1.2 Khái niệm Hành văn phịng Theo quan điểm Học viện Hành Quốc gia “Hành hoạt động lĩnh vực tổ chức, quản lý điều hành tiến hành sở ràng buộc quy tắc định nhà nước chủ thể khác quy định thừa nhận, có tính chất bắt buộc, áp đặt mệnh lệnh (quyền lực - phục tùng) nhằm đạt tới mục đích phục vụ cho lợi ích chung đư ợc xác định Hành văn phịng bao gồm cơng việc hàng ngày quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, phục vụ đưa đón lãnh đạo, đưa, đón tiếp khách; chế, quy định thực quan Tổng Liên đồn Lao động Việt Nam cịn thiếu đồng bộ, chồng chéo số điểm khơng cịn phù hợp, bất cập với thực tiễn chưa sửa đổi kịp thời Sáu là, sở vật chất, trang thiết bị điều kiện, phương tiện làm việc Văn phịng Tổng Liên đồn cịn hạn chế Một số phận chuyên viên Văn phòng sử dụng trang thiết bị không đồng bộ, cũ kỹ, thường bị hư hỏng, hoật động thiếu ổn định ảnh hưởng trực tiếp đến suất, hiệu công tác h Hành - Quản trị cán Văn phòng àn III XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP NHẰM ĐỔI MỚI NÂNG CAO ng HIỆU QUẢ CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHÒNG ên ĐÁP ỨNG YÊU CẦU PHỤC VỤ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG LIÊN uy ĐỒN ch Trước phát triển nhanh chóng tình hình kinh tế - xã hội đất nước p q trình đẩy mạnh hội nhập quốc tế, Cơng đồn Việt Nam cần tiến hành tậ đổi mạnh mẽ toàn diện để đáp ứng yêu cầu phong trào công nhân ực lao động hoạt động Công đồn tình hình Văn phịng Tổng Liên th đoàn quan tham mưu, giúp việc lãnh đạo Tổng Liên đoàn lãnh đạo, đề điều hành, đạo hoạt động Cơng đồn cấp quan Tổng Liên đồn Ch uy ên Vì vậy, phải đổi nâng cao chất lượng hoạt động công tác văn phịng nói chung đặc biệt cơng tác Hành - Quản trị Văn phịng nói riêng đáp ứng yêu cầu phục vụ hoạt động Tổng Liên đoàn Mục tiêu, quan điểm đổi nâng cao hiệu cơng tác Hành - Quản trị Văn phòng đáp ứng yêu cầu phục vụ hoạt động Tổng Liên đoàn từ đến Đại hội Cơng đồn lần thứ XH giai đoạn 2018 - 2023 1.1 Mục tiêu Đổi nâng cao hiệu cơng tác Hành - Quản trị Văn phịng Tổng Liên đoàn, đáp ứng yêu cầu phục vụ hoạt động Tổng Liên đoàn 24 1.2 Quan điểm Thứ nhất, đổi nâng cao cồng tác Hành - Quản trị Văn phòng phải đảm bảo nguyên tắc tăng cường lãnh đạo, đạo Đoàn Chủ tịch, Ban Chấp hành Tổng Liên góp phần nâng cao chất lượng hoạt động Cơng đồn đáp ứng u cầu tình hình Thứ hai, đổi nâng cao cơng tác Hành - Quản trị Văn phịng phải chủ động, tích cực đảm bảo tơn chỉ, mục đích hoạt động h tổ chức Cơng đồn Gắn suất, hiệu làm việc cán với àn đại hoá máy quản lý hành Cơng đồn, góp phần thực mục tiêu ng đổi nội dung, phương thức hoạt động Văn phịng Tổng Liên đồn thời gian ên tới uy Thứ ba, đổi nâng cao cơng tác Hành - Quản trị Văn ch phịng Tổng Liên đồn hoạt động quan trọng, thiết thực thiếu p quan Tổng Liên đoàn tậ Thứ tư, đổi nâng cao cơng tác Hành - Quản trị Văn phòng ực phải tiến hành đồng bộ, tồn diện có lộ trình cụ thể nhằm tiếp tục hoàn th thiện nâng cao hiệu hoạt động cơng tác hành chính, cơng tác quản trị, Ch uy ên Cơng đồn đề giúp việc lãnh đạo Tổng Liên đoàn lãnh đạo, điều hành, đạo hoạt động Nhiệm vụ giải pháp chủ yếu nâng cao hiệu công tác Hành - Quản trị Văn phịng Tổng Liên đồn từ đến Đại hội Cơng đồn lần thư XII giai đoạn 2018 - 2023 2.1 Nhiệm vụ - Kiện toàn, xếp tổ chức máy cho phận thực cơng tác Hành - Quản trị Văn phịng Tổng Liên đồn tinh gọn, hiệu - Đổi nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Tổng Liên đoàn theo hướng đại, phục vụ có hiệu hoạt động Tổng Liên đoàn; - Đổi nâng cao hiệu phục vụ hội nghị, hội thảo Tổng Liên đoàn 25 - Đổi nâng cao hiệu công tác tài Văn phịng Tổng Liên đồn đảm bảo tiết kiệm, hiệu - Đổi phong cách phục vụ cán lãnh đạo, công chức, viên chức lao động, phục vụ đưa đón khách Đội xe Tổng Liên đồn - Đổi nâng cao chất lượng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tác phong phục vụ cán làm cơng tác Hành - Quản trị Văn phịng Tổng Liên đồn đáp ứng u cầu cải cách hành Cơng đồn h 2.2 Các giải pháp đổi nâng cao hiệu công tác Hành - àn Quản trị Văn phịng đáp ứng yêu cầu phục vụ hoạt động Tổng ng Liên đoàn ên 2.2.1 Kiện toàn tổ chức máy nhân phận thực uy cơng tác Hành - Quản trị Văn phịng Tổng Liên đoàn ch Tập trung kiện toàn máy tổ chức cách đồng tinh, gọn p cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức theo chủ trương Bộ Chính trị, tậ Chính phủ, phù hợp với yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ điều kiện thực tiễn ực Văn phòng Tổng Liên đồn Kiện tồn máy Văn phịng theo hướng chun th mơn hóa dựa chức năng, nhiệm vụ phận Từ đó, xếp cán đề có trình độ chun mơn nghiệp vụ chun sâu lĩnh vực phù hợp với tùng Ch uy ên phận theo hướng chun mơn hóa Chính việc kiện tồn tổ chức máy theo hướng chun mơn hóa góp phần nâng cao hoạt động tổ chức Cơng đồn đáp ứng u cầu thực tiễn Văn phịng Tổng Liên đồn sớm tập trung xây dựng, ban hành tổ chức thực nghiêm túc Quy chế làm việc theo Hướng dẫn số 1173/HDTLĐ ngày 31/7/2015 Xây dựng Đồ án vị trí việc làm cấu ngạch công chức quan, đơn vị hệ thống Cơng đồn Việt Nam Bởi vì, xác định vị trí việc làm giúp cho Văn phịng Tổng Liên đồn, đặc biệt phận thực cơng tác Hành - Quản trị quản lý, xác định số lượng, cấu, chất lượng nhân lực bảo đảm cho việc thực nhiệm vụ 26 Rà soát, xếp, bố trí cán chun trách theo chun mơn nghiệp vụ đào tạo; Gắn đào tạo, bồi dưỡng với giao nhiệm vụ, bố trí, đề bạt, sử dụng cán bộ, đồng thời khuyến khích cán có sáng kiến áp dụng trực tiếp vào nhiệm vụ thực hiện, từ có sách khen thưởng đề xuất với Thường trực Đoàn chủ tịch Tổng Liên đồn để thực cơng tác ln chuyển, tạo điều kiện để cán Văn phòng đặc biệt cán phận thực cơng tác Hành - Quản trị trưởng thành h Quan tâm trang bị sở vật chất, phương tiện, điều kiện làm việc Hiện àn trang thiết bị điều kiện làm việc Văn phòng nhiều hạn chế Việc ng triển khai áp dụng biện pháp kỹ thuật công nghệ thông tin vào ên hoạt động quản lý hạn chế, hiệu thấp Bởi thế, cần quan tâm trang uy bị sở vật chất, phương tiện, điều kiện làm việc, đại hoá tùng bước theo ch yêu cầu Đồng thời, cần thực tốt chế độ sách cán bộ; công tác thi p đua, khen thưởng Văn phịng Tổng Liên đồn tậ 2.2.2 Xây dựng, bổ sung hoàn chỉnh hệ thống văn hướng dẫn ực quy chế, quy định, quy trình thực cơng tác Hành - Quản trị th Văn phịng Tổng Liên đồn đề Chuẩn hóa quy chế phối hợp hoạt động Văn phòng với Ban, đơn Ch uy ên vị quan Tổng Liên đoàn nội Văn phịng Tổng Liên đồn Quy chế phối hợp hoạt động Văn phòng với Ban, đơn vị có liên quan nội vận phịng dù có bối cảnh số nội dung quy chế khơng cịn phù hợp Do đó, cần lãnh đạo Tổng Liên đồn, lãnh đạo Văn phịng sớm quan tâm, đạo rà sốt, tu chỉnh lại cho phù họp theo hướng đại, chinh xác, chuẩn hóa Cơng tác phục vụ địi hỏi phải trung thực, thận trọng, xác, tỷ mỉ, kịp thời Trong thực tế thực nhiệm vụ, công tác phục vụ Văn phòng đa dạng, phức tạp khó tránh “xung đột, mâu thuẫn”, người ta ví rằng, cơng tác văn phịng nghề “làm dâu trăm họ” Vì vậy, q trình thực cơng tác phục vụ cần phải có quy định, quy chế việc quy trình tổ chức 27 phục vụ hội nghị, hội thảo quan Tổng Liên đồn theo hướng quy định rõ Phịng Hành - Quản trị phải đầu mối tiếp nhận, xử lý điều phối phòng phục vụ họp phạm vi quan Tổng Liên đoàn Đối với Ban, đơn vị thực nhiệm vụ chuyên môn để tổ chức hội nghị, hội thảo cần có quy chế phối hợp, quy định rõ nghĩa vụ trách nhiệm phận trách chồng chéo, thoái thác trách nhiệm Văn phịng Tổng Liên đồn phải đề xuất Thường trực Đoàn Chủ tịch h Tổng Liên đoàn ban hành Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo, cần lưu àn ý nói rõ nội dung cần thiết phải tiến hành trước, sau đại hội, hội ng nghị ên 2.2.3 Nâng cao chất lượng cán cần xem định hướng uy mang tỉnh chiến lược ch Bên cạnh việc hoàn thiện thễ chế kiện toàn tổ chức máy nhân sự, p cần trọng đến yếu tố người (cán bộ) để thực giải pháp tậ Cáh yếu tố quan trọng hoạt động quan, ực đơn vị Nâng cao chất lượng cán vấn đề cấp bách, đặc biệt yêu th cầu trình hội nhập Thực tiễn cho thấy chất lượng cán đề phận thực cơng tác Hành - Quản trị Văn phòng Tổng Liên Ch uy ên đồn cịn nhiều hạn chế như: thiếu kinh ìíghiệm thực tiễn, thiểu cán có chun mơn nghiệp vụ sâu cơng tác Hành - Quản trị, thiếu người tâm huyết với nghề Nâng cao chất lượng cán phải thực đồng từ lãnh đạo đến chuyên viên, người lao động Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác Hành - Quản trị Văn phịng thời gian tới cần: Một là, dựa vào chức năng, nhiệm vụ phận thực công tác Hành - Quản trị để tổ chức đào tạo, bồi dưỡng trình độ cho cán như: - Phịng Hành - Quản trị, Đội xe cần phải xây dựng kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chun mơn cho cán cách chi tiết gắn với thực 28 tiễn công việc làm Mặc dù, hàng năm xây dựng kế hoạch đào tạo, cử dị đào tạo, số cán chưa đáp ứng nhiẹm vụ cụ thể - Cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn bổ sung kiến thức nghiệp vụ cho cán nhằm tăng tính chuyên nghiệp thực nhiệm vụ, tạo điều kiện cho cán tiếp cận với đổi cơng tác Hành - Quản trị như: cán làm công tác văn thư lưu trữ, cần phải cử học nghiệp vụ văn h thư lưu trữ; cán Phịng Hành - Quản trị cử học nghiệp vụ lễ tân, tổ àn chức hội nghị, hội thảo; cán tài vụ bồi dưỡng chuyên sâu công tác tài ng vụ; cán lái xe nên cử lớp bồi dưỡng kỹ lái xe văn hóa giao ên thơng uy Hai là, công tác tuyển dụng cán phần ảnh hưởng trực tiếp ch tới chất lượng cơng việc Vì cơng tác tuyển dụng cán Văn phịng p thơng qua hình thức thi cơng chức, viên chức, Văn phịng khơng trực tiếp tuyển tậ dụng nên để đảm bảo chất lượng cán lãnh đạo Văn phịng đặc biệt lãnh ực đạo phụ trách cơng tác Hành - Quản trị Văn phòng phải xây dựng th yêu cầu ứng viên vị trí cần tuyển chuyển cho Ban Tổ chức Ch uy ên yêu cầu đề Tổng Liên đoàn Việc hạn chế tình trạng cán khơng đáp ứng Ngồi ra, lãnh đạo phụ trách cơng tác Hành - Quản trị cần phải nắm vững tình hình cán phận thực cơng tác Hành Quản trị Nâng cao nhận thức cán công chức, viên chức, lao động vị trí, vai trị cứa cơng tác Hành - Quản trị Văn phịng Tổng Liên đồn Chính điều tác động lớn tới ý thức làm việc cán góp phần vào cơng tác quản lý, đạo điều hành lãnh đạo Văn phịng Tổng Liên đồn, lãnh dạo Tổng Liên đồn Ba là, đổi chương trình, nội dung, phương thức đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức, cần xây dựng nội dung, chương trình đào tạo 29 dành riêng cho đối tượng Theo đó, nội dung đào tạo bồi dưỡng phải bảo đảm quán triệt đường lối, quan điểm đổi đất nước Đảng; đáp ứng yêu cầu cải cách hành hội nhập; đáp ứng yêu cầu chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu bổ sung, cập nhật kiến thức, kỹ nhằm nâng cao lực hoạt động thực tiễn cán bộ, công chức, viên chức 2.2.4 Hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng thành tựu khóa học kỹ thuật h Cùng với phát triển khoa học công nghệ, đặc biệt thời kỳ công àn nghệ 4.0, tất lĩnh vực phải cải Cách theo hướng đại hóa ng ẹho phù họp vói tình hình chung giới Đặc biệt, cơng tác cải cách hành ên theo hướng đại hóa xem nhiệm vụ hàng đầu hành uy nước nhà Với vai trị quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ lĩnh ch vực quản lý hành chính, việc ngày đại cơng tác góp phần quan p trọng giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải ực số nội dung sau: tậ thông tin phục vụ cho hoạt động quan Tổng Liên đoàn Vấn đề thể th Một là, công tác văn thư quan Tổng Liên đồn cần tiếp tục đề Văn phịng chủ động ứng dụng công nghệ thông tin đưa vào hoạt động Ch uy ên năm tới, góp phần nâng cao hiệu việc xây dựng sở liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn đi, văn đến; tạo môi trường trao đổi thơng tin thuận lợi Phịng, Ban quan Tổng Liên đồn thơng qua hệ thống mạng thơng tin nội mạng thông tin quốc gia Hai là, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, chuyên viên việc tra cứu tài liệu luư trữ phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ thư viện Tuy nhiên, đại hóa cơng tác luu trữ cần tập trung sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật đại cho công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hại như: trang bị máy móc chun dụng cơng tác bảo quản tài liệu, máy bồi nền, phợi tài liệu, đóng tài liệu Xây dựng hệ thống điện an toàn hệ thống 30 báo cháy kho, Ba là, tiếp tục nghiên cúu chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước để hoàn thiện quy định Tổng Liên đồn cơng tác văn thư, lưu trữ thông qủa việc xây dựng Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn quan Tổng Liên đoàn đáp ứng việc ứng dụng công nghệ thông tin 2.2.5 Nâng cao chất lượng công tác biên soạn loại văn h Để nâng cao chất lượng soạn thảo, biên tập, phát hành văn cần thiết àn phải: xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức thực có trình độ, lực, phẩm ng chất đạo đức cách mạng việc tổ chức thực Quy trình biên soạn ên phát hành văn Tổng Liên đoàn; xác định rõ trách nhiệm chuyên uy viên, lãnh đạo từ khâu xây dựng đề cương, viết dự thảo, thẩm định, ch kiểm duyệt đến khâu trình ký, ban hành theo quy trình biên soạn, phát hành p loại văn gồm bước bản: tậ (1) Xác định chủ trương ban hành văn ực (2) Thu thập xử lý thông tin tư liệu cho biên soạn văn th (3) Viết thảo văn đề (4) Lấy ý kiến đóng góp cho thảo hoàn chỉnh văn Ch uy ên (5) Nhân phát hành văn Cần đổi mới, nâng cao vai trò, trách nhiệm Văn phịng việc kiểm sốt thể thức văn bản, thẩm định nội dung trình ký văn Đồng thời, cần tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin việc kiểm soát thể thức văn bản, thẩm định nội dung góp phần nâng cao chất lượng, hiệu công tác soạn thảo văn hiệu văn đưa vào thực 2.2.6 Tăng cường kiểm tra nội bộ, giảm sát tuân thủ quy chế kiểm tra chất lượng hoạt động Kiểm tra, giám sát khâu thiếu hoạt động quản lý Sau hoàn thiện quy chế hoạt động, Lãnh đạo Văn phòng cần tăng cường kiểm 31 tra nội bộ, giám sát tuân thủ quy chế hoạt động phận, nhân Văn phịng; trọng tới tính đồng khả thi chế hoạt động Nhiệm vụ giao cho cán phụ trách hành - nhân đảm nhiệm, đạo đồng chí Phó Chánh văn phịng, theo quy định phê duyệt Lãnh đạo Liên đoàn Việc kiểm tra chất lượng hoạt động văn phòng cần vận dụng theo tư “hậu mãi” - kiểm soát chất lượng kết đầu Bởi lẽ, h nội dung hoạt động Hành - Quản trị Văn phịng, xét chất àn tham chiếu quy chuẩn nguyên lý quản trị văn phòng - doanh nghiệp đại ng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 phương pháp ên quản lý chất lượng áp dụng vào tổ chức giúp cho lãnh đạo Văn uy phòng kiểm sốt hoạt động nội văn phịng thúc đẩý hoạt ch động đạt hiệu múc cao Đây xu hướng chung đổi tậ p hoạt động văn phòng thời đại ực IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN th Lộ trình thực Đề án Ch uy ên 27/8/2018) đề 1.1 Giai đoạn từ đến Đại hội Công đoàn lần thứ XII (từ đến - Xây dựng ban hành Kế hoạch triển khai thực công tác đổi nâng cao hiệu công tác Hành - Quản trị Văn phịng đáp ứng u cầu phục vụ hoạt động Tổng Liên đoàn giai đoạn 2017 - 2018 - Xây dựng ban hành Kế hoạch rà sốt tổng thể quy trình, thủ tục thực cơng tác Hành - Quản trị giai đoạn 2017 - 2018 Trong đó, trọng làm rõ hạn chế, vướng mắc để đưa giải pháp khắc phục kịp thời - Xây dựng ban hành Kế hoạch nâng cao chất lượng đội ngũ cán Văn phòng, đặc biệt trọng bồi dưỡng lực chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ cán làm cơng tác Hành - Quản trị - Nghiên cứu, tổ chức xây dựng ban hành Ke hoạch xếp lại cấu 32 tổ chức Văn phòng góp phần bảo đảm tính tinh gọn hoạt động hiệu lực, hiệu - Đẩy mạnh rà soát, ban hành sửa đổi bổ sung quy định cơng tác Hành - Quản trị cịn thiếu khơng cịn phù hợp, nhiều vướng mắc - Từng bước hoàn thiện sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cơng tác Hành - Quản trị Văn phòng h 1.2 Giai đoạn sau Đại hội (2018 - 2023) àn - Xây dựng ban hành Kế hoạch triển khai thực công tác đổi ng nâng cao hiệu cơng tác Hành - Quản trị Văn phòng đáp ứng yêu ên cầu phục vụ hoạt động Tổng Liên đoàn hàng năm, theo hoạt động uy cụ thể ch - Thường xun rà sốt, đánh giá cần thiết, tính hợp lý, hợp pháp p hiệu quy trình, thủ tục, quy chế thực cơng tác Hành - Quản tậ trị Văn phòng; tiếp tục đơn giản hố đề xuất huỷ bỏ quy trình, thủ tục, ực quy chế rườm rà, không cần thiết theo hướng tiết kiệm thời gian nguồn lực th thực đề - Tiến hành rà soát, đánh giá hiẹu chế phối hợp phận Ch uy ên trực thuộc Văn phòng thực thi nhiệm vụ Văn phòng với phòng, ban khác Tổng Liên đồn Qua đó, xây dựng chế phối hợp hiệu quả, bảo đảm phát huy tối đa khả làm việc Văn phòng, đặc biệt trọng cơng tác Hành - Quản trị - Huy động nguồn lực đầu tư phát triển sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ cơng tác Hành - Quản trị, trọng ứng dụng khoa học - kĩ thuật công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, hồ sơ, số liệu; xây dựng cải tạo trụ sợ đảm bảo theo tiêu chuẩn quy định - Căn vào điều kiện thực tế Văn phòng, xác định Kế hoạch tiến hành thường kỳ việc cử cán học lớp bồi dưỡng nâng cao kỹ cộng tác Hành - Quản trị 33 Phân công trách nhiệm 2.1 Trách nhiệm Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng - Căn vào Kế hoạch thực Đề án Kế hoạch thực nâng cao hiệu hoạt động hàng năm đơn vị, Chánh Văn phòng cần xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ trọng tâm, khâu đột phá, giải pháp chủ yếu, phân công tổ chức thực hiện, tiến độ, thời gian hoàn thành dự tốn kinh phí thực h - Chánh Văn phịng phải ln chủ động đạo, phối hợp chặt chẽ với àn Phó Chánh Văn phịng, phịng ban thuộc khối Hành - Quản trị ng việc thực Đồ án, đặc biệt phải chịu trách nhiệm người đứng đầu với hiệu ên Đề án uy - Chánh Văn phịng có trách nhiệm định việc kiểm tra, giám ch sát tiến độ thực Đề án; định kỳ 06 tháng 01 năm báo cáo cấp kết p để theo dõi đạo Đề án tậ 2.2 Phòng Hành chỉnh - Quản trị ực 2.2.1 Trách nhiệm Trưởng phòng Hành chỉnh - Quản trị th - Xây dựng trình Chánh Văn phịng kế hoạch cụ thể triển khai thực đề Đề án đổi nâng cao hiệu cơng tác Hành - Quản trị Văn Ch uy ên phòng đáp ứng yêu cầu phục vụ hoạt động Tổng Liên đoàn giai đoạn 2017 - 2018 2018 - 2023 - Chủ trì, tham mưu triển khai thực nội dung cơng tác Hành - Quản trị Phó Chánh Văn phịng phụ trách Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng người đứng đầu chịu trách nhiệm hiệu Đồ án - Có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực nhiệm vụ thành viên Phòng; định kỳ tổng hợp kết quả, sau báo cáo Phó Chánh Văn phòng phụ trách Chánh Văn phòng 2.2.2 Trách nhiệm cá nhãn Phịng Hành - Quản trị - Nghiêm túc thực nhiệm vụ theo nội dung Đề án xác định 34 - Chủ động phối họp với cá nhân Phòng để thực nhiệm vụ, bảo đảm tiết kiệm tối đa thời gian nguồn lực thực - Chủ động tham mưu Trưởng phòng phát điểm chưa hợp lý Đề án - Chịu trách nhiệm kết thực cơng việc cá nhân đảm nhiệm 2.3 Đội xe h 2.4.1 Trách nhiệm Đội trưởng àn - Xây dựng trình Chánh Văn phịng kế hoạch cụ thể phân công phụ ng trách xe; kiểm tra kỹ thuật đảm bảo an toàn xe năm đáp ứng yêu cầu phục ên vụ hoạt động Tổng Liên đoàn giai đoạn 2017 - 2018 2018 - 2023 uy - Chịu trách nhiệm phân cơng cán phụ trách xe ch - Có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực nhiệm vụ p thành viên Đội; định kỳ tổng hợp kết quả, sau báo cáo Chánh Văn tậ phòng ực 2.4.2 Trách nhiệm cá nhân Đội xe th - Nghiêm túc thực nhiệm vụ theo nội dung Kế hoạch đề - Chủ động thực nhiệm vụ phân công, bảo đảm tiết kiệm tối Ch uy ên xăng dầu cho quan - Chủ động tham mưu Đội trưởng phát điểm chưa hợp lý Kế hoạch - Chịu trách nhiệm kết thực cơng việc cá nhân đảm nhiệm 35 PHẦN III KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN Đề xuất, kiến nghị với Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam - Đề nghị thành lập Tổ thư ký, giúp việc cho Chủ tịch Phó Chủ tịch Tổng Liên đồn trực thuộc Văn phịng Tổng Liên đồn Lao động Việt Nam - Xây dựng quy chế phối họp Văn phịng Tổng Liên đồn với Ban, đơn vị quan Tổng Liên đoàn; h - Xây dựng, ban hành tổ chức thực Đề án vị trí việc làm Văn àn phịng Tổng Liên đoàn; ng - Thường xuyên kiện toàn máy, xây dựng đội ngũ công chức, viên ên chức, lao động Văn phịng uy - Cần có quy định việc trích ngân sách hàng năm để đầu tư đại ch hóa cơng tác Văn phịng từ làm tiền đề, sở cho đại hóa hoạt động p quản lý, điều hành lãnh đạo quan Tổng Liên đoàn tậ - Quan tâm đào tạo, bồi dương nghiệp vụ cho cán làm công tác Văn ực phòng, thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, trao đổi kinh nghiêm Văn đề Cơng đồn với th phịng Cơng đồn cấp với Văn phịng Cơng đồn cấp Văn phịng Ch uy ên - Quan tâm, động viên kịp thời đời sống tinh thần vật chất cán công chức, viên chức, lao động Văn phòng - Tổ chức thực tốt cơng tác thi đua khen thưởng; Có sách nhà ở, nhà công vụ để hỗ trợ cán cơng chức, viên chức, lao động có khó khăn nhà Kết luận Cơng tác Hành - Quản trị nhiệm vụ đóng vai trị quan trọng, mắt xích, cầu nối tổ chức, quan hoạt động Nếu cơng tác hành chính, quản trị Văn phịng quan Tổng Liên đồn khơng đáp ứng u cầu quan, tổ chức đề ra, điều làm giảm chất lượng, hiệu tổ chức kéo máy hoạt động trì trệ 36 Trước phát triển nhanh chóng tình hình kinh tế - xã hội đất nước trình đẩy mạnh hội nhập quốc tế, Cơng đồn Việt Nam cần tiến hành đổi mạnh mẽ toàn diện để đáp ứng yêu cầu phong trào công nhân lao động hoạt động Cơng đồn tình hình Để tổ chức Cơng đồn Việt Nam thực mục tiêu đề ra, tổ chức, đơn vị hệ thống phải có đổi Cơ quan Tổng Liên đoàn đơn vị cấp Trung ương nơi điển hình việc thực đổi mới, nâng cao chất lượng hoạt động h Văn phịng Tổng Liên đoàn quan tham muư, giúp việc lãnh đạo Tổng Liên àn đoàn lãnh đạo, điều hành, đạo hoạt động Cơng đồn cấp ng quan Tổng Liên đoàn Là quan tham mưu tình hình CNVCLĐ cơng tác ên Cơng đồn; trực tiếp quản lý tài chính, tài sản phối hơp với Ban đảm bảo uy phục vụ hoạt động quan Tổng Liên đoàn trung tâm thông tin ch tổng hợp phục vụ lãnh đạo Vì vậy, phải đổi nâng cao chất lượng hoạt động p cơng tác văn phịng nói chung đặc biệt cơng tác Hành - Quản trị tậ Văn phịng nói riêng đáp ứng u cầu phục vụ hoạt động Tơng Liên ực đồn th Đây lý lựa chọn nghiên cứu đề tài với mong muốn đề tài đề nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cá nhân làm việc hệ thống văn Ch uy ên phịng cấp thuộc Tổng Liên đồn, để từ lãnh đạo Tổng Liên đồn, lãnh đạo Văn phịng, cá nhân thực nhiệm vụ Hành - Quản trị phát huy mạnh, điểm tốt, khắc phục điểm hạn chế để nâng cao lực thực hiện, hoàn thậnh tốt nhiệm vụ văn phòng Tổng Liên đoàn thời kỳ 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Căn Hiến Pháp 2013; - Căn Luật Cơng đồn 2012; - Căn Điều lệ Cơng đoàn Việt Nam; - Căn Quyết định số 403/QĐ-TLĐ ngày 25/3/2009 Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam việc ban hành Quy định chức năng, h nhiệm vụ, cấu tổ chức quan Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam; àn - Nghị số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ng phê duyệt “Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011- ên 2020”; uy - Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04/02/2016 Thủ tướng Chính phủ ch phê duyệt Kế hoạch cải cách hành nhà nước giai đoạn 2016 - 2020; p - Kế hoạch số 12/KH-TLĐ ngày 02/06/2017 Tổng Liên đoàn cải Ch uy ên đề th ực tậ cách hành Tổng Liên đồn giai đoạn 2016 - 2020 38