1.3.Khái quát về hồ sơ kiểm toán1.3.1.Khái niệm hồ sơ kiểm toán Do bằng chứng kiểm toán được thu thập bằng nhiều thủ tục và từ nhiềunguồn gốc khác nhau, nên chúng cần được biểu hiện bằng
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ
Khái niệm kiểm toán
Thuật ngữ "kiểm toán" đã xuất hiện từ lâu trên thế giới, nhưng chỉ được áp dụng tại Việt Nam trong hơn một thập kỷ cuối thế kỷ XX Kiểm toán không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra các báo cáo tài chính hay tài liệu kế toán, mà còn mở rộng ra nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm hiệu quả hoạt động kinh tế, hiệu năng quản lý xã hội và hiệu lực của hệ thống pháp lý trong từng hoạt động.
Kiểm toán là quá trình xác minh và đưa ra ý kiến về tình hình hoạt động thông qua các phương pháp kỹ thuật, bao gồm kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ Hoạt động này được thực hiện bởi các kiểm toán viên có trình độ chuyên môn phù hợp, dựa trên hệ thống pháp lý hiện hành.
Kiểm toán có thể được phân loại thành nhiều loại khác nhau tùy theo tiêu thức, bao gồm kiểm toán tài chính, kiểm toán hoạt động và kiểm toán liên kết dựa trên đối tượng kiểm toán Theo hệ thống bộ máy kiểm toán, có kiểm toán nhà nước, kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ Trong số các loại hình này, kiểm toán tài chính nổi bật nhất, với đặc trưng chính là mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm toán, cùng với chức năng, phương pháp và cơ sở pháp lý của hoạt động kiểm toán.
Đối tượng, chức năng và phương pháp kiểm toán tài chính
Đối tượng kiểm toán tài chính bao gồm các bảng khai tài chính, trong đó báo cáo tài chính đóng vai trò quan trọng nhất Theo quy định hiện hành của Nhà nước, việc kiểm toán này nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính.
Theo giáo trình Lý thuyết kiểm toán của GS.TS Nguyễn Quang Quynh, các báo cáo tài chính bắt buộc đối với doanh nghiệp bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài ra, bảng khai tài chính còn bao gồm các bảng kê khai pháp lý khác như bảng kê khai tài sản cá nhân và bảng kê khai tài sản đặc biệt Để xác minh và đưa ra ý kiến về bảng khai tài chính, kiểm toán tài chính cần liên kết các tài liệu kế toán, hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của từng đối tượng kiểm toán nhằm đảm bảo độ tin cậy của thông tin Trong kiểm toán tài chính, có hai phương pháp chính để phân chia đối tượng kiểm toán: theo khoản mục và theo chu trình.
Phân chia theo khoản mục là phương pháp tổ chức các khoản mục hoặc nhóm khoản mục theo thứ tự trong bảng khai tài chính vào từng phần hành cụ thể Trong khi đó, phân chia theo chu trình dựa trên mối liên hệ chặt chẽ giữa các khoản mục và yếu tố trong một chu trình tài chính chung Việc phân chia đối tượng kiểm toán thành các phần hành sẽ quyết định cách thức tổ chức hồ sơ kiểm toán một cách hợp lý và hiệu quả.
Kiểm toán tài chính là một hình thức kiểm toán với chức năng chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ trung thực của tài liệu và tính pháp lý của các nghiệp vụ Chức năng xác minh khẳng định độ tin cậy của thông tin trong báo cáo tài chính, đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán hiện hành, và kết quả được thể hiện qua báo cáo kiểm toán Bày tỏ ý kiến bao gồm kết luận về chất lượng thông tin và tư vấn pháp lý, thường được thể hiện qua thư quản lý Kiểm toán tài chính hướng đến việc công khai thông tin tài chính giữa các bên có lợi ích khác nhau và thu thập bằng chứng đầy đủ, tin cậy Để thực hiện chức năng này, kiểm toán tài chính áp dụng các phương pháp như kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ, với cách thức kết hợp khác nhau tùy thuộc vào đối tượng và chức năng cụ thể của kiểm toán.
Trong một cuộc kiểm toán tài chính, cần thực hiện cả thử nghiệm cơ bản và thử nghiệm tuân thủ để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp Thử nghiệm cơ bản liên quan đến việc xác minh thông tin tài chính trên bảng tổng hợp thông qua các phương pháp kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ Ngược lại, thử nghiệm tuân thủ dựa vào hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, và chỉ được thực hiện khi hệ thống này tồn tại và hoạt động hiệu quả Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ không tồn tại hoặc không hiệu lực, kiểm toán sẽ không thực hiện thử nghiệm tuân thủ mà sẽ tăng cường thử nghiệm cơ bản với quy mô lớn để đảm bảo độ tin cậy của các kết luận kiểm toán.
Trong kiểm toán tài chính, trắc nghiệm là quá trình vận dụng các phương pháp kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ để xác minh nghiệp vụ, số dư tài khoản và các khoản mục trong bảng khai tài chính Sự kết hợp giữa các phương pháp kiểm toán cơ bản có thể khác nhau về số lượng và trình tự, từ đó hình thành ba loại trắc nghiệm cơ bản: trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm trực tiếp số dư và trắc nghiệm phân tích.
Trắc nghiệm công việc là phương pháp kiểm tra các hoạt động trong hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là hệ thống kế toán Nó tập trung vào hai khía cạnh chính của tổ chức kế toán: quy trình kế toán và độ tin cậy của thông tin kế toán Dựa trên hai khía cạnh này, trắc nghiệm công việc được chia thành hai loại: trắc nghiệm đạt yêu cầu và trắc nghiệm độ vững chãi.
Trắc nghiệm đạt yêu cầu của công việc là quy trình kiểm tra các thủ tục kế toán và quản lý liên quan đến đối tượng kiểm toán Khi đối tượng rà soát có dấu vết, kiểm toán viên có thể so sánh chữ ký trên chứng từ với chức trách và quyền hạn của người phê duyệt Nếu không có dấu vết, kiểm toán viên có thể áp dụng các phương pháp phỏng vấn hoặc quan sát để thu thập thông tin.
Trắc nghiệm độ vững chãi của công việc là quy trình kiểm tra thông tin giá trị trong hành động kế toán Kiểm toán viên cần tính toán lại các số tiền trên chứng từ kế toán, tương tự như các kế toán viên đã thực hiện, và so sánh chúng với số liệu trong các sổ sách liên quan.
Trắc nghiệm trực tiếp số dư là phương pháp kết hợp giữa cân đối, phân tích và kiểm kê thực tế nhằm xác định độ tin cậy của số dư cuối kỳ Quy trình này được thực hiện dựa trên kết quả của các trắc nghiệm yêu cầu công việc và độ vững chãi của các kiểm tra liên quan.
Trắc nghiệm phân tích là phương pháp nghiên cứu các mối quan hệ kinh tế và xu hướng biến động của các chỉ tiêu kinh tế Phương pháp này kết hợp đối chiếu trực tiếp, đối chiếu logic và cân đối giữa trị số của các chỉ tiêu hoặc các bộ phận cấu thành chỉ tiêu.
Khái quát về hồ sơ kiểm toán
1.3.1.Khái niệm hồ sơ kiểm toán
Bằng chứng kiểm toán được thu thập từ nhiều nguồn và thủ tục khác nhau, cần được biểu hiện bằng tài liệu và sắp xếp theo nguyên tắc nhất định để hỗ trợ kiểm toán viên trong việc quản lý công việc, hình thành ý kiến và bảo vệ quan điểm của mình Ngoài ra, các kế hoạch, chương trình kiểm toán và thủ tục đã áp dụng cũng cần được ghi chép và lưu trữ để chứng minh rằng công việc đã được thực hiện theo các chuẩn mực kiểm toán Tất cả thông tin này phải được thu thập và lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán.
Theo VSA 230, "Hồ sơ kiểm toán" được định nghĩa là tài liệu do kiểm toán viên tạo ra, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ Hồ sơ này có thể bao gồm thông tin trên giấy, phim, ảnh, hoặc các phương tiện lưu trữ điện tử khác theo quy định pháp luật Hồ sơ kiểm toán chứa đựng tất cả thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán, giúp hình thành ý kiến của kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hoặc các chuẩn mực quốc tế được công nhận.
Theo các chuẩn mực kiểm toán quốc tế, hồ sơ kiểm toán được định nghĩa là tài liệu chứng minh quá trình làm việc của kiểm toán viên Hồ sơ này bao gồm các bằng chứng thu thập được nhằm hỗ trợ cho quá trình kiểm toán và cung cấp cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trong các báo cáo kiểm toán.
(Những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quôc tế, 1992, trang 85).
Theo giáo trình kiểm toán của Alvin Arens và James K Loebbecke, hồ sơ kiểm toán được định nghĩa là tư liệu mà kiểm toán viên ghi chép về các thủ tục áp dụng, cuộc khảo sát thực hiện, thông tin thu được và các kết luận đạt được trong quá trình kiểm toán Tất cả các tư liệu này phải bao gồm những thông tin cần thiết để đảm bảo quá trình kiểm tra đầy đủ và cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán là tập hợp các tài liệu làm việc của kiểm toán viên, bao gồm thông tin thu thập, thủ tục áp dụng và kết luận đạt được trong quá trình kiểm toán Hồ sơ này không chỉ hỗ trợ quản lý công việc kiểm toán mà còn là cơ sở để kiểm toán viên đưa ra ý kiến xác minh Để đảm bảo tính đầy đủ và giá trị, hồ sơ kiểm toán cần chứa tất cả thông tin cần thiết và được sắp xếp hợp lý Mối liên hệ giữa hồ sơ kiểm toán và bằng chứng kiểm toán là chặt chẽ, trong đó bằng chứng kiểm toán là một phần quan trọng của hồ sơ, góp phần tạo nên một hồ sơ kiểm toán khoa học và có giá trị.
Mặc dù các khái niệm này chỉ ra rằng kiểm toán viên không cần thu thập mọi tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán, nhưng họ chỉ nên tập trung vào việc thu thập và lưu trữ những thông tin mà họ cho là cần thiết và có liên quan trực tiếp đến kết luận của mình.
(*): Alvin Arens và James K Loebbecke, Auditing, NXB Thống kê, 1995, trang 137
Ngoài ra hồ sơ kiểm toán cũng lưu trữ tất cả các ý kiến bằng văn bản mà kiểm toán viên đưa ra sau khi tiến hành cuộc kiểm toán.
Toàn bộ những tư liệu của kiểm toán viên tạo thành hồ sơ kiểm toán, cần phải được lưu trữ, quản lý theo quy định kiểm toán.
1.3.2.Phân loại hồ sơ kiểm toán
Theo tính chất của tư liệu của kiểm toán viên, thì hồ sơ kiểm toán được phân thành hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm.
Hồ sơ kiểm toán chung cung cấp thông tin tổng quát về khách hàng từ hai cuộc kiểm toán trở lên, bao gồm các tài liệu riêng biệt nhằm giúp các kiểm toán viên hiểu rõ hơn về chính sách và tổ chức của đơn vị Đồng thời, hồ sơ này cũng lưu trữ thông tin về các khoản mục ít hoặc không có sự biến động đáng kể qua các năm.
Hồ sơ kiểm toán chung bao gồm thông tin về khách hàng, tài liệu thuế, tài liệu nhân sự, tài liệu kiểm toán, hợp đồng hoặc thỏa thuận dài hạn với bên thứ ba, cùng các tài liệu khác Những hồ sơ này được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan.
Hồ sơ kiểm toán năm là tài liệu quan trọng, bao gồm toàn bộ thông tin cần thiết để lập báo cáo kiểm toán cho một năm tài chính Hồ sơ này thường chứa các thông tin về người lập và kiểm tra, các văn bản tài chính, thuế và kế toán từ cơ quan Nhà nước có liên quan Ngoài ra, hồ sơ cũng bao gồm báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính, hợp đồng kiểm toán, và ghi chép về các sự kiện phát sinh sau niên độ Cuối cùng, hồ sơ ghi lại nội dung, chương trình, phạm vi thủ tục kiểm toán thực hiện cùng với kết quả và các bút toán điều chỉnh, phân loại.
Sau khi hoàn thành cuộc kiểm toán, hồ sơ kiểm toán được sắp xếp và lưu trữ theo thứ tự đánh số để dễ dàng tra cứu Những hồ sơ này là tài sản của công ty kiểm toán và cần được bảo quản an toàn, bảo mật thông tin Việc lưu trữ phải tuân thủ các yêu cầu về nghiệp vụ và pháp luật hiện hành.
1.3.3.Chức năng của hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán là tài liệu thiết yếu trong hoạt động kiểm toán, đặc biệt là kiểm toán tài chính Nó đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quy trình kiểm toán, từ giai đoạn lập kế hoạch đến khi kết thúc kiểm toán Là tài liệu lưu trữ bắt buộc, hồ sơ kiểm toán được sử dụng nhiều năm sau khi kiểm toán hoàn tất và thực hiện nhiều chức năng khác nhau.
Hồ sơ kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc phân công và phối hợp công việc kiểm toán, thường được thực hiện bởi nhiều người trong một khoảng thời gian nhất định Việc sử dụng hồ sơ kiểm toán giúp đảm bảo sự hiệu quả trong phân công nhiệm vụ và tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.
Các kiểm toán viên chính lập hồ sơ kiểm toán dựa trên chương trình kiểm toán và phân công công việc cho các trợ lý kiểm toán Kết quả công việc của các
Hồ sơ kiểm toán là nguồn thông tin quan trọng giúp các kiểm toán viên phối hợp hiệu quả trong công việc Kết quả từ kiểm toán viên này có thể được các kiểm toán viên khác sử dụng để tiếp tục hoặc thực hiện các công việc liên quan, đảm bảo tính liên tục và chính xác trong quá trình kiểm toán.
Mỗi hồ sơ kiểm toán là một bước hoàn thành trong quá trình kiểm toán Kiểm toán viên chính sử dụng số lượng hồ sơ đã phát hành và thu hồi để đánh giá tiến độ và điều hành công việc hiệu quả.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hồ sơ kiểm toán
Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nội dung của hồ sơ kiểm toán nhưng có thể nêu lên một số điểm chủ yếu sau:
- Mục đích và nội dung của cuộc kiểm toán.
- Hình thức báo cáo kiểm toán.
- Đặc điểm và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của khách hàng.
- Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Phương pháp, kỹ thuật kiểm toán được sử dụng trong quá trình kiểm toán.
Nhu cầu về việc hướng dẫn, kiểm tra và soát xét các công việc do trợ lý kiểm toán và cộng tác viên thực hiện ngày càng trở nên quan trọng trong nhiều tình huống cụ thể Việc này không chỉ đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của các báo cáo tài chính mà còn giúp nâng cao chất lượng công việc của đội ngũ kiểm toán Do đó, các tổ chức cần xây dựng quy trình rõ ràng để thực hiện các bước kiểm tra và giám sát hiệu quả.
Các mô hình hồ sơ kiểm toán
Cách tổ chức tài liệu trong hồ sơ kiểm toán phụ thuộc vào quy định của từng công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán viên, nhưng cần đảm bảo tính hệ thống Tài liệu phải được sắp xếp theo từng mục, vấn đề, và vụ việc để thuận tiện cho việc lưu trữ và tra cứu Hồ sơ kiểm toán không chỉ là báo cáo và thư quản lý, mà còn là cơ sở cho việc kiểm tra và có thể trở thành bằng chứng pháp lý cho công ty kiểm toán Quan trọng là hồ sơ kiểm toán và phương pháp kiểm toán có mối liên hệ chặt chẽ; phương pháp nào được áp dụng trong kiểm toán thì hồ sơ sẽ được tổ chức theo phương pháp đó.
Hiện nay, trên thế giới có hai mô hình hồ sơ kiểm toán phổ biến: mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu và mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ.
1.5.1.Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu
Mô hình này liên quan đến phương pháp thủ công, cung cấp cách tổ chức giấy tờ làm việc và hệ thống đánh tham chiếu dựa trên chữ cái La Tinh.
Bảng 1.1.: Bảng hệ thống tham chiếu mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu
6 Tài sản lưu động khác
8 Tài sản cố định hữu hình
10 Chi phí xây dựng cơ bản dở dang
11 Ký quỹ ký cược ngắn hạn
12 Các kinh phí trả ngắn hạn
13 Vốn kinh doanh và quỹ
15 Kết quả hoạt động kinh doanh
Các tài khoản ngoài bảng
Cột “có” hoặc “không” để kiểm toán viên tích vào tùy theo tài liệu đó hoặc không có trong hồ sơ.
Theo phương pháp đánh tham chiếu, hồ sơ làm việc được tổ chức theo thứ tự các mục trong bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của Việt Nam, với các mục được sắp xếp theo thứ tự chữ cái.
Mục A bao gồm tất cả các phần kiểm tra chung, như đối chiếu giữa bảng cân đối kế toán và sổ cái, cũng như giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết của các báo cáo Các giấy tờ làm việc chủ yếu trong mục này rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kiểm toán.
Bảng 1.2.: Các giấy tờ làm việc trong mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu
Phần tổng hợp Có Không
4 Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ
5 Các vấn đề còn vướng mắc
6 Các ghi chú cho cuộc kiểm toán năm sau
7 Thư giải trình của ban giám đốc
8 Báo cáo tài chính trước điều chỉnh
9 Bảng cân đối kế toán
10.Báo cáo kết quả kinh doanh
11.Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh
12.Các bút toán phân loại lại
13.Các bút toán điều chỉnh chi tiết
14.Kiểm tra số dư đầu kỳ và các sự kiện phát sinh sau ngày lập báo cáo kiểm toán năm trước
15.Các nghĩa vụ với các bên có liên quan
16.Các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ
18.Phân tích soát xét báo cáo tài chính trước khi lập kế hoạch
Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu có những ưu điểm sau:
- Trang thiết bị phục vụ cho kiểm toán không quá lớn, giảm được chi phí.
Kết cấu hồ sơ được thiết kế khoa học, giúp người sử dụng dễ dàng chuyển đổi giữa các giấy tờ làm việc chi tiết và phần tổng hợp, tạo sự thuận tiện trong quá trình tra cứu và quản lý thông tin.
- Khả năng xét đoán và hoạt động độc lập của kiểm toán viên được phát huy tối đa.
- Trong điều kiện ở Việt Nam hiện nay là phù hợp khi sử dụng mô hình trên.
Tuy nhiên mô hình này cũng bộc lộ một số hạn chế sau:
- Tốn thời gian công sức mà độ chính xác lại không cao.
- Các giấy tờ làm việc không có mối liên hệ chặt chẽ vì chưa có sự liên kết theo chiều ngang.
- Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán gặp nhiều khó khăn.
- Bảo quản cần nơi an toàn, tốn kém mà nguy cơ thất lạc, hư hỏng cao.
- Rủi ro kiểm toán cao đặc biệt là với những khách hàng lớn.
1.5.2.Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ
Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ, đại diện là phương pháp AS/2, sử dụng hệ thống lập tự động có tham chiếu, giúp kiểm toán viên giảm bớt khối lượng công việc và giảm thiểu rủi ro nghề nghiệp Phương pháp AS/2 dựa trên sự hiểu biết, năng lực và sự năng động của từng nhân viên, bao gồm các yếu tố như phương pháp kiểm toán, hệ thống hồ sơ kiểm toán và phần mềm kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán AS/2 được tổ chức theo một chỉ mục thống nhất, gọi là “chỉ mục hồ sơ kiểm toán”, tương tự như danh mục tài khoản kế toán Chỉ mục này liệt kê các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên theo một trình tự nhất định, chia thành các phần tương ứng với các giai đoạn của cuộc kiểm toán hoặc các mục, tiểu mục trong báo cáo tài chính Nội dung của hệ thống chỉ mục tổng hợp được thiết kế để đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng tra cứu.
Bảng 1.3 : Nội dung các chỉ mục tổng hợp của hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ được xây dựng bao gồm chỉ mục tổng hợp được đánh số thứ tự từ
Các chỉ mục từ 1000 đến 4000 trong hồ sơ kiểm toán chứa đựng thông tin quan trọng, bao gồm thông tin chung về khách hàng, phân tích sơ bộ, kế hoạch kiểm toán và báo cáo kiểm toán.
Các chỉ mục từ 5000 đến 8000 trong hồ sơ làm việc cung cấp thông tin chi tiết về kiểm toán các khoản mục trên báo cáo tài chính Nội dung này bao gồm các chỉ mục quan trọng như kiểm tra chi tiết tài sản, công nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và báo cáo lãi lỗ.
Các giấy tờ làm việc cơ bản trong hồ sơ kiểm toán AS/2 tuân thủ mẫu quy định của hệ thống, với định dạng thống nhất và được đánh số theo từng chỉ mục trong phần mềm AS/2 Kiểm toán viên sử dụng các giấy tờ này để hoàn thiện hồ sơ kiểm toán, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của quá trình kiểm toán.
Chỉ mục hồ sơ kiểm toán tổng hợp
1000 Lập kế hoạch kiểm toán
3000 Quản lý cuộc kiểm toán
5000 Kiểm tra chi tiết - tài sản
6000 Kiểm tra chi tiết - công nợ phải trả
7000 Kiểm tra chi tiết - vốn chủ sở hữu
8000 Kiểm tra chi tiết - báo cáo lãi lỗ
Do đặc thù khác nhau của từng khách hàng mà kiểm toán viên có thể có những thay đổi nhỏ về giấy tờ làm việc cho phù hợp.
Việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên chủ yếu được thực hiện trên máy vi tính thông qua phần mềm AS/2, tạo ra sự liên kết thông tin chặt chẽ giữa các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán Sự liên kết này không chỉ diễn ra theo “quan hệ dọc” mà còn được thực hiện một cách chặt chẽ theo “quan hệ ngang” trong từng chỉ mục và giữa các chỉ mục khác nhau.
Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ có những ưu điểm sau:
Mô hình vi tính hóa giúp tạo ra các giấy tờ làm việc một cách nhanh chóng và chính xác, đảm bảo tính thống nhất Việc áp dụng các công thức vi tính hóa không chỉ giảm bớt khối lượng công việc mà còn nâng cao độ chính xác trong quá trình làm việc.
- Giấy tờ làm việc khi làm xong có mối liên kết chặt chẽ, tự động hóa.
- Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán đơn giản hơn rất nhiều.
Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ một cách an toàn và tiện lợi thông qua hai hình thức: giấy tờ làm việc và đĩa mềm Phương pháp này không chỉ giúp đảm bảo độ an toàn cao mà còn mang lại sự gọn nhẹ và thuận tiện cho việc tra cứu thông tin.
- Rủi ro kiểm toán thấp.
THỰC TẾ TỔ CHỨC HỆ THỐNG HỒ SƠ KIỂM TOÁN
Tổng quan về Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC)
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Sau cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu từ 1929 đến 1933, các nhà kinh tế đã nhận thức rõ tầm quan trọng của việc phát hiện các nguy cơ tiềm ẩn trong hoạt động tài chính Tại Mỹ, từ năm 1934, Ủy ban Bảo vệ và trao đổi tiền tệ (SEC) đã thiết lập quy chế kiểm toán viên bên ngoài nhằm phát hiện doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả và xác minh tính trung thực của báo cáo tài chính Ở Việt Nam, kiểm tra kế toán đã được chú trọng ngay từ giai đoạn đầu xây dựng đất nước, đặc biệt từ những năm sau đó.
Sau khi chuyển đổi cơ chế kinh tế vào năm 1990, kiểm toán độc lập đã chính thức được hình thành Sự kiện đánh dấu sự ra đời của kiểm toán độc lập là vào ngày 13 tháng 5 năm 1991.
Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 164 – TC/QĐ/TCCB để thành lập Công ty Dịch vụ Kế toán, tiền thân của Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán cùng với Công ty Kiểm toán Việt Nam Sau hơn 15 năm hoạt động, Công ty đã khẳng định vị thế trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán Hoạt động của Công ty có thể chia thành hai giai đoạn chính: Giai đoạn 1 (1991 – 1993) là thời kỳ mới thành lập với vốn ban đầu 229.107.173đ, trong đó 137.040.000đ là từ ngân sách Nhà nước, được cấp bằng tiền mặt và hiện vật Công ty lúc này mang tên Công ty Dịch vụ Kế toán với tên giao dịch quốc tế.
Công ty Dịch vụ Kế toán (ASC) chuyên cung cấp các dịch vụ kế toán như hướng dẫn doanh nghiệp tuân thủ quy định tài chính, xây dựng mô hình và tổ chức bộ máy kế toán, cũng như tư vấn về tài chính và thuế Sau thời gian hoạt động, ASC đã hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và ngày càng nâng cao năng lực nghiệp vụ Tuy nhiên, do quy định của Bộ Tài chính, lĩnh vực hoạt động của công ty còn hạn chế, không đáp ứng được nhu cầu thị trường đang gia tăng Vì vậy, Ban lãnh đạo đã đề nghị Bộ Tài chính cho phép mở rộng các loại hình dịch vụ để phong phú hóa dịch vụ cung cấp và gia tăng số lượng khách hàng.
Giai đoạn 2, bắt đầu từ năm 1993, đánh dấu sự chuyển mình quan trọng khi ngày 14 tháng 9 năm 1993, Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 639/TC/QĐ/TCCB, bổ sung các dịch vụ mới cho Công ty và đổi tên thành Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) Đây là tên giao dịch chính thức của Công ty cho đến nay, với mục tiêu cung cấp dịch vụ chuyên ngành về kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán cho doanh nghiệp và tổ chức kinh tế xã hội.
Hịên nay trụ sở chính của Công ty tại số 1 – Lê Phụng Hiểu - Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội và có 4 chi nhánh như sau:
Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh: 29 Võ Thị Sáu - Quận I – Thành phố
Chi nhánh Vũng Tàu tọa lạc tại số 42 Đường Thống Nhất, Thành phố Vũng Tàu; chi nhánh Thanh Hóa nằm ở số 25 Phan Chu Trinh, Thành phố Thanh Hóa; và chi nhánh Quảng Ninh đặt tại Cột 3, Thành phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh.
Sau hơn 15 năm hoạt động, công ty đã không ngừng phát triển và mở rộng, với kết quả kinh doanh năm sau luôn cao hơn năm trước.
1992 doanh thu chỉ đạt được 840 triệu đồng thì đến năm 2003 doanh thu đạt
Từ năm 2001, doanh thu của Công ty đã tăng trưởng đáng kể, từ 25.200 triệu đồng lên 41.005 triệu đồng vào năm 2005 Để hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động kinh doanh, chúng ta có thể tham khảo bảng tổng hợp số liệu trong 4 năm qua.
Bảng 2.1: Tổng hợp về tình hình kinh doanh của Công ty Đơn vị: Nghìn đồng
TT Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
4 Tiền lương bình quân của người LĐ
Doanh thu năm 2005 đạt mức tăng trưởng 127,05% so với năm 2004 và 194,84% so với năm 2002 Trong đó, doanh thu từ dịch vụ kiểm toán tăng 120,19%, dịch vụ tư vấn tăng 165,73%, và các hoạt động khác tăng 107,27% so với năm 2004 Sự gia tăng doanh thu chủ yếu đến từ dịch vụ tư vấn, mặc dù doanh thu từ dịch vụ kiểm toán cũng tăng, nhưng tỷ trọng của nó đã giảm từ 65,997% năm 2004 xuống 62,43% năm 2005 Đây là xu hướng phát triển chung của Công ty, với doanh thu chủ yếu đến từ các công ty nhà nước.
Hiện nay, AASC đang chuẩn bị chuyển đổi sang mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn từ 2 thành viên trở lên vào năm 2007, theo lộ trình chuyển đổi sở hữu các doanh nghiệp kiểm toán nhà nước Đồng thời, AASC cũng tăng cường hợp tác với các bộ ngành, cơ quan nghiên cứu và trường đại học trên toàn quốc nhằm nâng cao hiệu quả công tác chuyên môn và đào tạo nghiệp vụ kiểm toán kế toán.
2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Công ty
2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty
Công ty AASC chuyên cung cấp dịch vụ chuyên ngành, do đó có bộ máy quản lý đặc thù Từ khi thành lập, bộ máy quản lý đã trải qua nhiều thay đổi để phù hợp với sự phát triển, bao gồm Ban giám đốc, 2 phòng chức năng và 7 phòng nghiệp vụ Ban Giám đốc, là bộ phận quản lý cao nhất, gồm 5 thành viên: 1 Giám đốc và 4 Phó Giám đốc.
Giám đốc Công ty có trách nhiệm toàn diện trước Bộ trưởng Bộ Tài chính và pháp luật về mọi hoạt động của Công ty Phó Giám đốc Công ty hỗ trợ Giám đốc và chịu trách nhiệm về các lĩnh vực hoạt động cụ thể mà mình phụ trách.
Công ty hiện có hai phòng chức năng chính: Phòng Hành chính tổng hợp và Phòng Tài chính kế toán Phòng Hành chính tổng hợp chịu trách nhiệm quản lý hành chính và nhân sự, bao gồm lập kế hoạch lao động, tiền lương và mua sắm văn phòng phẩm Trong khi đó, Phòng Tài chính kế toán đảm nhận việc quản lý vốn tiền tệ và thực hiện các giao dịch tài chính trong kinh doanh, đồng thời báo cáo và chịu sự quản lý từ Ban Giám đốc.
Các phòng nghiệp vụ của Công ty gồm:
Phòng Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm cài đặt phần mềm cho Công ty, đồng thời phát triển các phần mềm kế toán theo đơn đặt hàng của khách hàng Ngoài ra, phòng còn thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu công việc.
Phòng Kiểm toán dự án có trách nhiệm thực hiện kiểm toán cho các dự án, đồng thời cũng có khả năng tiến hành các cuộc kiểm toán cho khách hàng doanh nghiệp, ngoại trừ lĩnh vực kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản.
Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC
2.2.1 Một số đặc điểm của Công ty có ảnh hưởng đến công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán
AASC là doanh nghiệp Nhà nước dưới sự quản lý của Bộ Tài chính, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp Toàn bộ hệ thống sổ sách và tài liệu của Công ty đều tuân thủ quy định của Bộ Tài chính Mô hình hồ sơ và chương trình kiểm toán được AASC áp dụng được xây dựng phù hợp với các quy định và điều kiện cụ thể của Công ty.
AASC, cùng với VACO, là một trong hai doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Tài chính, được thành lập năm 1991 và hoạt động trong lĩnh vực kế toán, tài chính và kiểm toán Ban đầu, theo chỉ thị của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, VACO chuyên sâu về kiểm toán, trong khi AASC phụ trách kế toán và tư vấn tài chính Đến năm 1993, AASC được phép mở rộng sang lĩnh vực kiểm toán và đổi tên thành "Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán" Mặc dù kiểm toán độc lập đã xuất hiện tại Việt Nam từ sớm, chỉ đến những năm gần đây, lĩnh vực này mới trở thành hoạt động chủ yếu và mang lại doanh thu lớn nhất cho AASC.
Sự phát triển của nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa đã thúc đẩy sự lớn mạnh của nền kinh tế Việt Nam, làm cho kiểm toán, đặc biệt là kiểm toán độc lập, trở thành dịch vụ thiết yếu Mặc dù AASC gia nhập lĩnh vực kiểm toán muộn hơn so với VACO và không sở hữu công nghệ hiện đại như các công ty kiểm toán 100% vốn nước ngoài như PWC hay KPMG, nhưng công ty đã nỗ lực khẳng định vị thế của mình Với đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và giàu kinh nghiệm, cùng hệ thống trang thiết bị hiện đại, AASC cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Hiện nay, dịch vụ kiểm toán đóng góp 75% doanh thu hàng năm cho công ty, với hơn 1000 khách hàng thường xuyên và nhiều khách hàng mới mỗi năm Tuy nhiên, công ty vẫn đối mặt với nhiều khó khăn do khởi đầu muộn và hệ thống cơ sở vật chất hạn chế, dẫn đến việc chưa thể áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin mới nhất vào công việc thực tế.
Hiện nay, công ty vẫn áp dụng mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu do hạn chế về tài chính và nhân lực Hồ sơ kiểm toán được tổ chức thủ công, với việc ghi chép và phân tích chủ yếu trên giấy tờ mà không có sự can thiệp của công nghệ tin học Mặc dù công ty đã đầu tư vào hệ thống máy vi tính hiện đại, nhưng việc lập và lưu trữ hồ sơ vẫn chủ yếu thực hiện một cách thủ công, phụ thuộc vào kinh nghiệm và năng lực của kiểm toán viên.
2.2.2 Phân loại hồ sơ kiểm toán tại AASC
Hồ sơ kiểm toán là tài liệu do kiểm toán viên lập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong quá trình kiểm toán Tài liệu này có thể được thể hiện trên giấy hoặc các phương tiện lưu trữ khác theo quy định hiện hành Tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán, hồ sơ kiểm toán được chia thành hai loại: hồ sơ kiểm toán thường thực và hồ sơ kiểm toán năm.
2.2.2.1 Hồ sơ thường trực (hồ sơ kiểm toán chung)
Hồ sơ kiểm toán thường trực là tập hợp các tài liệu ổn định, bao gồm thông tin chung về khách hàng, liên quan đến nhiều cuộc kiểm toán trong các năm tài chính khác nhau.
2.2.2.2 Hồ sơ kiểm toán năm
Hồ sơ kiểm toán năm là tài liệu quan trọng chứa thông tin khách hàng liên quan đến cuộc kiểm toán trong một năm tài chính cụ thể Tại AASC, hồ sơ này được thiết lập trong và sau quá trình kiểm toán cho năm tài chính hiện hành Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm dữ liệu áp dụng cho năm kiểm toán và được phân chia
Hồ sơ tổng hợp chứa thông tin quan trọng về việc thực hiện hợp đồng kiểm toán trong năm kiểm toán Hồ sơ này được lập bởi các nhóm trưởng kiểm toán và lưu trữ các thông tin chung của năm kiểm toán cụ thể Tuy nhiên, kiểm toán viên vẫn cần phải tạo ra một hồ sơ làm việc riêng biệt để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu.
Hồ sơ làm việc là tài liệu ghi lại quá trình kiểm toán viên thực hiện kiểm toán tại công ty khách hàng, bao gồm các thủ tục kiểm toán nhằm thu thập bằng chứng để hình thành ý kiến về báo cáo tài chính Hồ sơ này lưu giữ toàn bộ giấy tờ liên quan đến các khoản mục trên báo cáo tài chính, bao gồm phần tham chiếu Nội dung của hồ sơ làm việc bao gồm các trang tổng hợp, trang kết luận, trang chương trình làm việc và các trang giấy làm việc chi tiết.
- Các vấn đề chung về kiểm toán các khoản mục
- Các vấn đề chung về khách hàng
- Kiểm toán khoản mục tiền
- Kiểm toán khoản mục tài sản cố định
Trên mỗi trang làm việc của hồ sơ kiểm toán đều có các thông tin về người thực hiện, ngày thực hiện, người kiểm tra và ngày kiểm tra.
2.2.3 Nguyên tắc và nội dung tổ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC
2.2.3.1 Nguyên tắc tổ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC
Mục tiêu kiểm toán báo cáo tài chính là cung cấp cơ sở để kiểm toán viên đánh giá tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính của khách hàng Để đưa ra ý kiến này, kiểm toán viên cần dựa vào các bằng chứng thích đáng thu thập trong quá trình kiểm toán, được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán Hồ sơ kiểm toán không chỉ là căn cứ lập kế hoạch và ghi chép các bằng chứng mà còn là dữ liệu cho quyết định loại báo cáo phù hợp, phục vụ cho việc soát xét giữa kiểm toán viên và giám đốc Do đó, việc tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán hợp lý là rất quan trọng để đảm bảo tính pháp lý cho ý kiến kiểm toán và đáp ứng yêu cầu quản lý AASC đã đề ra một số nguyên tắc để sắp xếp tài liệu nhằm quản lý hồ sơ kiểm toán một cách khoa học và hiệu quả.
Hồ sơ kiểm toán cần có đề mục rõ ràng để dễ dàng phân biệt và tìm kiếm thông tin cho từng cuộc kiểm toán, từng khoản mục và nội dung cụ thể Đề mục thường được đặt ở đầu mỗi hồ sơ và bao gồm các thông tin như tên đơn vị được kiểm toán.
+ Đối tượng kiểm toán: là các tài khoản hay chỉ tiêu trên trên các tài liệu đó.
+ Kỳ kiểm toán: ghi ngày bắt đầu và kết thúc của niên độ kế toán.
+ Số hiệu hồ sơ kiểm toán: các số hiệu này được ghi để tiện cho việc tra cứu.
+ Ngày thực hiện kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán cần phải có đầy đủ chữ ký của các kiểm toán viên, điều này không chỉ chứng minh kết quả làm việc mà còn khẳng định trách nhiệm của họ đối với thông tin ghi trong hồ sơ Ngoài ra, trong quá trình soát xét các báo cáo, những người có trách nhiệm cũng phải ký tên đầy đủ vào hồ sơ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
- Hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp khoa học:
Trong một cuộc kiểm toán, số lượng tài liệu trong hồ sơ thường rất lớn, do đó việc đánh số các tài liệu này một cách hệ thống và khoa học là cần thiết Điều này giúp đảm bảo việc sử dụng và kiểm tra tài liệu trở nên dễ dàng hơn.
Tại AASC, hồ sơ kiểm toán được phân loại thành hồ sơ kiểm toán thường trực và hồ sơ kiểm toán năm Hồ sơ kiểm toán thường trực được tổ chức theo thứ tự bao gồm: thông tin tổng hợp, thông tin pháp luật, tài liệu thuế, tài liệu nhân sự, thông tin về hệ thống kế toán của khách hàng, và thông tin hợp đồng Trong khi đó, hồ sơ kiểm toán năm được chia thành hai loại khác nhau.
MỘT SỐ NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỒ SƠ KIỂM TOÁN TẠI AASC
Nhận xét về công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC
3.1.1 Những ưu điểm của hồ sơ kiểm toán của AASC
Trong suốt 15 năm hoạt động, AASC đã khẳng định tiềm lực và cam kết chất lượng dịch vụ, từ đó nâng cao uy tín và vị thế của mình trong ngành kiểm toán AASC luôn được coi là một trong hai công ty hàng đầu trong lĩnh vực kiểm toán tại Việt Nam.
Vấn đề đổi mới để phù hợp với sự phát triển của thời đại luôn được chú ý, đặc biệt trong lĩnh vực kiểm toán Kể từ năm 2002, Công ty đã xây dựng hệ thống hồ sơ kiểm toán chuẩn theo mô hình Tây Âu, đã được điều chỉnh theo quy định của Bộ Tài chính và quy định nội bộ Mặc dù đã có nhiều nỗ lực trong việc hoàn thiện hệ thống này, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục để nâng cao chất lượng công tác kiểm toán.
Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu liên quan chặt chẽ đến phương pháp kiểm toán thủ công, và nghiên cứu cho thấy phương pháp này mang lại những ưu điểm và nhược điểm riêng cho mô hình hồ sơ kiểm toán.
Ưu điểm của mô hình hồ sơ kiểm toán tại AASC.
Công tác kiểm toán tại Công ty chủ yếu sử dụng phương pháp thủ công, do đó yêu cầu về trang thiết bị, đặc biệt là hồ sơ kiểm toán, không quá lớn Kiểm toán viên có khả năng tự hoàn thiện giấy tờ làm việc mà không cần sự hỗ trợ từ hệ thống máy tính Điều này dẫn đến chi phí trang thiết bị phục vụ kiểm toán thấp, từ đó giúp giảm chi phí tổng thể cho cuộc kiểm toán.
Trong mô hình hồ sơ kiểm toán này, kiểm toán viên thể hiện tính chủ động cao, điều chỉnh thủ tục kiểm toán theo từng cuộc kiểm toán cụ thể Hồ sơ làm việc linh hoạt, phụ thuộc vào khả năng xét đoán của kiểm toán viên và đặc điểm khách hàng, không nhất thiết phải đầy đủ như mẫu quy định Việc không thu thập tài liệu không cần thiết giúp tiết kiệm thời gian và công sức Khi kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ cao và hiểu biết sâu sắc về khách hàng, họ có thể đưa ra phán xét nghề nghiệp nhanh chóng và chính xác.
Phần lớn khách hàng của AASC là những khách hàng lâu năm, cho phép kiểm toán viên nắm vững đặc điểm hoạt động kinh doanh và tính liêm chính của ban giám đốc Thông qua hồ sơ thường trực, kiểm toán viên có được những hiểu biết quan trọng về các yếu tố ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Kiểm toán viên có khả năng đưa ra đánh giá về rủi ro kiểm toán mà không cần thực hiện nhiều thủ tục phức tạp, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho quá trình kiểm toán mà vẫn đảm bảo hiệu quả không bị giảm sút.
Kết cấu hồ sơ kiểm toán của AASC được thiết kế khoa học và tiện lợi, giúp người dùng dễ dàng tra cứu thông tin Việc sắp xếp từ chỉ mục chi tiết đến tổng hợp cùng với hệ thống đánh số tham chiếu cụ thể cho phép tra cứu giấy tờ một cách hiệu quả, từ chi tiết đến tổng hợp và ngược lại.
Hồ sơ chuẩn của AASC, được xây dựng dựa trên mô hình kiểm toán Tây Âu và sự đóng góp của các chuyên gia có kinh nghiệm, đảm bảo tính khoa học và trung thực Hồ sơ này hướng dẫn cho tất cả các cuộc kiểm toán, quy định về lập, lưu trữ và sắp xếp giấy tờ làm việc Thông qua hệ thống hồ sơ kiểm toán, người kiểm tra có khả năng kiểm soát toàn bộ công việc, thủ tục và quy trình kiểm toán.
Trong bối cảnh hiện nay, việc tổ chức hồ sơ kiểm toán theo mô hình này tại AASC là hoàn toàn phù hợp Với cơ sở vật chất chưa đầy đủ và trình độ khoa học công nghệ còn hạn chế, mô hình này mang lại sự tiện lợi và không yêu cầu chi phí lưu giữ bảo quản cao.
3.1.2 Một số hạn chế của mô hình tổ chức hồ sơ kiểm toán của AASC
Bên cạnh những ưu điểm trên thì vẫn còn một số nhược điểm sau:
Trong bối cảnh hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin đã làm lộ rõ nhiều hạn chế trong mô hình hồ sơ kiểm toán của AASC, đặc biệt là mô hình kiểm toán Bắc.
Mô hình hồ sơ kiểm toán AS/2 của Mỹ nổi bật với nhiều ưu điểm vượt trội, bao gồm việc cung cấp mẫu hồ sơ kiểm toán chuẩn và giấy tờ làm việc được xây dựng theo một mẫu thống nhất, với từng chỉ mục cụ thể và được đánh số rõ ràng Phần mềm AS/2 hỗ trợ kiểm toán viên trong việc ghi chép giấy tờ làm việc, giúp liên kết thông tin giữa các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán một cách chặt chẽ Thông tin nhập vào giấy tờ làm việc sẽ được xử lý, lọc và tự động chuyển đến các giấy tờ liên quan, mang lại hiệu quả cao trong công việc So với mô hình hồ sơ kiểm toán năm ở Tây Âu, AS/2 thể hiện rõ những hạn chế của mô hình này.
Mô hình kiểm toán AASC hiện đang sử dụng phương pháp thủ công để lập các giấy tờ làm việc, dẫn đến việc ghi chép và tính toán của kiểm toán viên trở nên phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức với độ chính xác không cao Đặc biệt, trong trường hợp các công ty khách hàng lớn với nhiều chi nhánh, việc phân loại và sắp xếp tài liệu gặp nhiều khó khăn Ngược lại, giấy tờ làm việc được thiết kế trên phần mềm AS/2 không chỉ có độ chính xác cao mà còn giúp tiết kiệm thời gian, nhờ vào việc hình thành tài liệu trên máy tính và tuân theo các mẫu thiết kế sẵn có, mang lại sự thuận tiện cho quá trình kiểm toán.
Việc lập giấy tờ làm việc theo phương pháp thủ công dẫn đến sự thiếu liên kết chặt chẽ giữa các tài liệu, chỉ có mối liên hệ từ giấy tờ tổng hợp đến chi tiết và ngược lại Điều này gây khó khăn cho kiểm toán viên khi cần truy xuất thông tin liên quan, khiến họ phải tìm kiếm thông tin trên nhiều giấy tờ khác nhau, dẫn đến việc lặp lại thông tin và tốn thời gian, công sức Ngược lại, mô hình AS/2 với việc số hóa giấy tờ làm việc tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các phần và chỉ mục, giúp luồng thông tin tự động và dễ dàng hơn Khi sử dụng phần mềm, máy tính yêu cầu kiểm toán viên điền đầy đủ thông tin mà không bỏ sót giấy tờ nào, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ tại phòng làm việc của nhóm kiểm toán viên thực hiện kiểm toán, chủ yếu dưới dạng giấy tờ, dẫn đến nguy cơ hư hỏng, mất mát và chiếm nhiều diện tích Đặc biệt, với công ty có nhiều chi nhánh, việc vận chuyển hồ sơ cồng kềnh gây khó khăn Trong khi đó, mô hình AS/2 cho phép lưu trữ hồ sơ cả trên giấy và đĩa mềm, mang lại độ an toàn cao hơn và tiện lợi cho việc tra cứu Việc vi tính hóa và kết nối mạng giữa các máy tính trong mô hình AS/2 giúp trao đổi thông tin qua email, tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý kiểm soát tiến độ kiểm toán.