1.3.Khái quát về hồ sơ kiểm toán1.3.1.Khái niệm hồ sơ kiểm toán Do bằng chứng kiểm toán được thu thập bằng nhiều thủ tục và từ nhiềunguồn gốc khác nhau, nên chúng cần được biểu hiện bằng
Website: http://www.docs.vn Email :1lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiƯp Khoa KÕ to¸n LỜI MỞ ĐẦU Cơ chế thị trường mở thời kỳ phát triển sôi động đầy rủi ro cho kinh tế Việt Nam Trong thơng tin tài mối quan tâm nhiều người làm cơng tác quản lý nội doanh nghiệp bên ngồi doanh nghiệp Vì xác thơng tin kinh tế tài địi hỏi cần đáp ứng kịp thời Kiểm toán hoạt động đem lại niềm tin cho người quan tâm đến tình hình tài doanh nghiệp Trách nhiệm pháp lý cao địi hỏi kiểm tốn viên Cơng ty kiểm tốn phải trọng đến chất lượng kiểm tốn Trong kiểm tốn hồ sơ kiểm tốn đóng vai trị quan trọng Nó khơng phương tiện lưu giữ chứng thông tin quan trọng giúp kiểm toán viên đưa kết luận mà sở pháp luật cho việc kiểm soát đánh giá chất lượng kiểm toán tiến hành Nhận thức tầm quan trọng việc lập hồ sơ kiểm toán, với kiến thức thực tế có qua thời gian thực tập Cơng ty Dịch vụ Tư vấn Tài Kế toán Kiểm toán (AASC), em chọn đề tài: “Hồn thiện tổ chức hồ sơ kiểm tốn kiểm tốn báo cáo tài Cơng ty Dịch vụ Tư vấn Tài Kế tốn Kiểm tốn” nhằm tìm hiểu rõ cách thức lập, tổ chức lưu trữ, sử dụng bảo quản tài liệu hồ sơ kiểm tốn báo cáo tài Cơng ty Dịch vụ Tư vấn Tài Kế tốn Kiểm tốn Khóa luận tốt nghiệp, ngồi lời mở đầu kết luận, bao gồm ba phần chính: Chương I: Những vấn đề lý luận hồ sơ kiểm toán Chương II: Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán kiểm toán báo cáo tài Cơng ty Dịch vụ Tư vấn Tài Kế tốn Kiểm tốn Ngun ThÞ Tut Trinh KiĨm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email :2lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Khãa ln tèt nghiƯp Khoa KÕ to¸n Chương III: Một số nhận xét đánh giá phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức hồ sơ kiểm AASC Do giới hạn thời gian điều kiện thực tế nhiều hạn chế việc tiếp cận nghiên cứu đề tài dừng lại mức độ kết hợp nghiên cứu lý luận với quan sát thực tiễn, vấn, vấn đề chưa giải cụ thể Em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Bùi Thị Minh Hải anh chị cơng tác phịng Kiểm tốn ngành sản xuất vật chất Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài Kế tốn Kiểm tốn (AASC) tận tình giúp đỡ em hồn thành khóa luận thực tập Nguyễn Thị Tuyết Trinh Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :3lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỒ SƠ KIỂM TỐN 1.1.Khái niệm kiểm tốn Thuật ngữ “kiểm toán” xuất giới từ lâu thực sử dụng nước ta từ chục năm cuối kỷ XX Kiểm tốn khơng giới hạn kiểm tốn bảng khai tài hay tài liệu kế tốn mà thâm nhập vào nhiều lĩnh vực khác hiệu hoạt động kinh tế, hiệu quản lý xã hội, hiệu lực hệ thống pháp lý hoạt động,…Trong trình sử dụng thuật ngữ hiểu: “Kiểm tốn xác minh bày tỏ ý kiến thực trạng hoạt động cần kiểm toán hệ thống phương pháp kỹ thuật kiểm toán chứng từ kiểm tốn ngồi chứng từ kiểm tốn viên có trình độ nghiệp vụ tương xứng thực sở hệ thống pháp lý có hiệu lực”.(*) Tùy theo tiêu thức mà phân loại kiểm tốn thành nhiều loại khác Theo đối tượng kiểm toán, kiểm tốn phân thành kiểm tốn tài chính, kiểm toán hoạt động kiểm toán liên kết Theo hệ thống máy kiểm toán, kiểm toán phân thành kiểm toán nhà nước, kiểm toán độc lập kiểm tốn nội Trong loại hình kiểm tốn kiểm tốn tài hoạt động đặc trưng kiểm tốn Đặc trưng bắt nguồn từ đối tượng kiểm tốn, từ quan hệ chủ thể khách thể kiểm toán, từ chức kiểm toán, từ phương pháp kiểm toán, từ sở pháp lý thực kiểm toán 1.2.Đối tượng, chức phương pháp kiểm tốn tài Đối tượng kiểm tốn tài bảng khai tài phận quan trọng báo cáo tài Hiện theo quy định Nhà (*): Chủ biên GS.TS Nguyễn Quang Quynh, giáo trình Lý thuyết kiểm tốn, NXB Tài chính, năm 2005, tr 40 Nguyễn Thị Tuyết Trinh Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :4lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n nước báo cáo tài bắt buộc phải lập doanh nghiệp là: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ thuyết minh báo cáo tài Ngồi báo cáo tài bảng khai tài cịn bao gồm bảng kê khai có tính pháp lý khác như: bảng kê khai tài sản cá nhân, bảng kê khai tài sản đặc biệt,…Để xác minh bày tỏ ý kiến bảng khai tài chính, kiểm tốn tài phải tiến hành liên kết tài liệu kế toán, hoạt động kinh doanh tổ chức quản lý khách thể kiểm tốn nhằm xác minh độ tin cậy thơng tin bảng khai tài Trong kiểm tốn tài có hai cách để phân chia đối tượng kiểm toán thành phần hành kiểm toán phân chia theo khoản mục phân chia theo chu trình Phân chia theo khoản mục cách phân chia theo khoản mục nhóm khoản mục theo thứ tự bảng khai tài vào phần hành Phân chia theo chu trình cách chia vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn khoản mục, yếu tố chu trình chung hoạt động tài Tùy thuộc vào cách phân chia đối tượng kiểm toán thành phần hành mà có cách thức tổ chức hồ sơ kiểm tốn cho phù hợp Kiểm tốn tài loại hình kiểm tốn nên có chức kiểm tốn nói chung xác minh bày tỏ ý kiến Chức xác minh nhằm khẳng định mức độ trung thực tài liệu, tính pháp lý việc thực nghiệp vụ hay lập bảng khai Kết chức xác minh thể báo cáo kiểm toán Báo cáo kiểm toán báo cáo tài nhằm xác minh độ trung thực thơng tin trình bày báo cáo tài với việc tuân thủ chuẩn mực, chế độ kế toán hành lập báo cáo tài Chức bày tỏ ý kiến bao gồm kết luận chất lượng thông tin pháp lý, tư vấn qua xác minh Trong kiểm tốn báo cáo tài chính, chức bày tỏ ý kiến thường thể thơng Ngun ThÞ Tut Trinh KiĨm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email :5lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Khãa ln tèt nghiƯp Khoa KÕ to¸n qua thư quản lý Về chức xác minh bày tỏ ý kiến, kiểm tốn tài hướng tới cơng khai tài bên có lợi ích khác từ thu thập chứng đầy đủ tin cậy Để thực chức xác minh bày tỏ ý kiến kiểm tốn tài sử dụng phương pháp kiểm toán chứng từ (kiểm toán cân đối, đối chiếu logic, đối chiếu trực tiếp) kiểm tốn ngồi chứng từ (kiểm kê, thực nghiệm, điều tra) Tuy nhiên kiểm tốn tài có đối tượng cụ thể khác nhau, chức cụ thể khác nhau, khách thể kiểm toán khác nên cách thức kết hợp phương pháp kiểm toán khác Trong kiểm tốn tài phải thực hai loại thử nghiệm để thu thập chứng kiểm tốn đầy đủ thích hợp thử nghiệm thử nghiệm tuân thủ Thử nghiệm việc thẩm tra lại thông tin biểu tiền phản ánh bảng tổng hợp việc kết hợp phương pháp kiểm toán chứng từ kiểm tốn ngồi chứng từ theo trình tự cách thức kết hợp xác định Thử nghiệm tuân thủ dựa vào kết hệ thống kiểm soát nội hệ thống tồn hoạt động có hiệu lực Để khẳng định tồn hiệu lực cần khảo sát thẩm tra đánh giá hệ thống kiểm soát nội Thử nghiệm tuân thủ thực thấy hệ thống kiểm soát nội tồn đánh giá hoạt động có hiệu lực Tuy nhiên trường hợp thử nghiệm thực Trong trường hợp hệ thống kiểm soát nội khơng tồn hoạt động khơng hiệu lực kiểm tốn tài khơng thực thử nghiệm tuân thủ mà tăng cường thử nghiệm với quy mô lớn để đảm bảo độ tin cậy kết luận kiểm tốn Trong kiểm tốn tài chính, việc vận dụng phương pháp kiểm toán chứng từ kiểm tốn ngồi chứng từ vào việc xác minh nghiệp vụ, số dư tài khoản khoản mục cấu thành bảng khai tài theo Nguyễn Thị Tuyết Trinh Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :6lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n cách thức hay trình tự xác định gọi trắc nghiệm Việc kết hợp phương pháp kiểm toán khác số lượng trình tự kết hợp từ hình thành nên loại trắc nghiệm bản: trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm trực tiếp số dư trắc nghiệm phân tích Trắc nghiệm cơng việc hiểu cách thức trình tự rà sốt nghiệp vụ hay hoạt động cụ thể quan hệ với tồn hiệu lực hệ thống kiểm soát nội mà trước hết hệ thống kế toán Trắc nghiệm công việc hướng vào hai mặt tổ chức kế toán thủ tục kế toán độ tin cậy thơng tin kế tốn Căn vào hai mặt mà trắc nghiệm công việc phân thành trắc nghiệm đạt yêu cầu trắc nghiệm độ vững chãi Trắc nghiệm đạt u cầu cơng việc trình tự rà soát thủ tục kế toán hay thủ tục quản lý có liên quan đến đối tượng kiểm tốn Nếu đối tượng rà sốt dựa dấu vết kiểm tốn viên đối chiếu chữ ký chứng từ, chức trách quyền hạn người phê duyệt Nếu đối tượng rà sốt khơng có dấu vết kiểm tốn viên thực phương pháp vấn quan sát Trắc nghiệm độ vững chãi cơng việc trình tự rà sốt thông tin giá trị hành tự kế tốn Kiểm tốn viên phải tính tốn lại số tiền chứng từ kế toán kế toán viên làm so sánh số tiền chứng từ kế tốn sổ sách có liên quan Trắc nghiệm trực tiếp số dư cách thức kết hợp phương pháp cân đối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê điều tra thực tế để xác định độ tin cậy số dư cuối kỳ tổng số phát sinh Trắc nghiệm thực tùy thuộc vào kết trắc nghiệm đạt yêu cầu công việc trắc nghiệm độ vững chãi cơng việc Trắc nghiệm phân tích cách thức xem xét mối quan hệ kinh tế xu hướng biến động tiêu kinh tế thơng qua việc kết hợp đối Ngun ThÞ Tut Trinh KiĨm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email :7lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Khãa ln tèt nghiƯp Khoa KÕ to¸n chiếu trực tiếp, đối chiếu logic, cân đối trị số tiêu phận cấu thành tiêu 1.3.Khái quát hồ sơ kiểm toán 1.3.1.Khái niệm hồ sơ kiểm toán Do chứng kiểm toán thu thập nhiều thủ tục từ nhiều nguồn gốc khác nhau, nên chúng cần biểu tài liệu xếp theo nguyên tắc định để giúp kiểm toán viên quản lý cơng việc, làm sở để hình thành ý kiến dẫn chứng để bảo vệ ý kiến Mặt khác trình làm việc kế hoạch, chương trình kiểm tốn, thủ tục kiểm tốn áp dụng,…cần ghi chép lưu trữ để phục vụ cho kiểm toán để chứng minh tiến hành công việc theo chuẩn mực kiểm toán Tất phải thu thập lưu trữ hồ sơ kiểm toán VSA 230 “Hồ sơ kiểm toán” định nghĩa: “Hồ sơ kiểm toán tài liệu kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng lưu trữ Tài liệu hồ sơ kiểm toán thể giấy, phim, ảnh, phương tiện tin học hay phương tiện lưu trữ khác theo quy định pháp luật hành.” Hồ sơ kiểm tốn bao gồm thơng tin cần thiết liên quan đến kiểm toán đủ làm sở cho việc hình thành ý kiến kiểm toán viên chứng minh kiểm toán thực theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (hoặc chuẩn mực kiểm toán quốc tế chấp nhận) Theo chuẩn mực nguyên tắc đạo kiểm tốn quốc tế thì: “Hồ sơ kiểm tốn dẫn chứng tài liệu trình làm việc kiểm toán viên, chứng thu thập để hỗ trợ q trình kiểm tốn làm sở pháp lý cho ý kiến kiểm toán viên báo cáo kiểm toán.” (Những chuẩn mực ngun tắc đạo kiểm tốn qc t, 1992, trang 85) Nguyễn Thị Tuyết Trinh Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email :8lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiƯp Khoa KÕ to¸n Theo giáo trình kiểm tốn ALVIN.ARENS - JAMESK.LOEBBECKE hồ sơ kiểm toán là: “Tư liệu sổ sách kiểm toán viên ghi chép thủ tục áp dụng, khảo sát thực hiện, thơng tin thu kết luận thích hợp đạt cơng tác kiểm tốn Các tư liệu phải bao gồm tất thông tin mà kiểm toán viên cho cần thiết để tiến hành trình kiểm tra đầy đủ cung cấp cho báo cáo kiểm toán.” (*) Qua khái niệm đưa khái niệm khái quát hồ sơ kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán tập hợp tất giấy tờ làm việc kiểm toán viên, chứa đựng thơng tin mà kiểm tốn viên thu thập được, thủ tục mà kiểm toán viên áp dụng kết luận kiểm toán viên đạt q trình kiểm tốn để làm sở cho việc quản lý cơng việc kiểm tốn làm sở để đưa ý kiến thực chức “xác minh bày tỏ ý kiến” Hồ sơ kiểm tốn phải bao gồm tất thơng tin mà kiểm toán viên cho cần thiết để tiến hành trình kiểm tra đầy đủ để cung cấp cho báo cáo kiểm toán Hồ sơ kiểm tốn chứng kiểm tốn có mối liên hệ chứa đựng chặt chẽ Hồ sơ kiểm toán cất giữ chứng kiểm tốn, cịn chứng kiểm tốn phần hồ sơ kiểm tốn Vì vậy, phải có chứng kiểm tốn đạt u cầu tính đầy đủ tính giá trị, xếp hợp lý với giấy tờ làm việc kiểm toán viên tạo nên hồ sơ kiểm tốn khoa học mang tính giá trị đầy đủ Nhưng mặt khác khái niệm kiểm tốn viên khơng thể khơng phải thu thập tài liệu liên quan đến kiểm toán mà thu thập lưu trữ thơng tin kiểm tốn viên cho cần thiết liên quan trực tiếp đến kết luận kiểm tốn viên mà thơi (*): Alvin Arens James K Loebbecke, Auditing, NXB Thống kê, 1995, trang 137 Ngun ThÞ Tut Trinh KiĨm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email :9lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Khãa ln tèt nghiƯp Khoa KÕ to¸n Ngồi hồ sơ kiểm toán lưu trữ tất ý kiến văn mà kiểm toán viên đưa sau tiến hành kiểm tốn Tồn tư liệu kiểm toán viên tạo thành hồ sơ kiểm toán, cần phải lưu trữ, quản lý theo quy định kiểm toán 1.3.2.Phân loại hồ sơ kiểm tốn Theo tính chất tư liệu kiểm tốn viên, hồ sơ kiểm tốn phân thành hồ sơ kiểm toán chung hồ sơ kiểm toán năm Hồ sơ kiểm tốn chung thơng tin chung khách hàng liên quan từ hai kiểm toán trở lên gồm số hồ sơ lập riêng để có hiểu biết tóm tắt sách tổ chức đơn vị cho kiểm toán viên lưu trữ hồ sơ khoản mục ít, khơng biến động đáng kể năm Hồ sơ kiểm toán chung thường bao gồm: Các thông tin chung khách hàng, tài liệu thuế, tài liệu nhân sự, tài liệu kiểm toán, hợp đồng thỏa thuận với bên thứ ba có hiệu lực thời gian dài tài liệu khác Hồ sơ kiểm toán chung cập nhật hàng năm có thay đổi liên quan đến tài liệu Hồ sơ kiểm tốn năm bao gồm tồn hồ sơ kiểm toán để làm sở cho báo cáo kiểm toán năm tài Hồ sơ kiểm tốn năm thường bao gồm: thông tin người lập, người kiểm tra, soát xét hồ sơ kiểm toán; văn tài chính, thuế, kế tốn,…của quan Nhà nước cấp có liên quan đến năm tài chính; báo cáo kiểm tốn, thư quản lý, báo cáo tài chính; hợp đồng kiểm tốn; kiện phát sinh sau kết thúc niên độ; ghi chép nội dung, chương trình phạm vi thủ tục kiểm toán thực kết thu được; bút toán điều chỉnh bỳt toỏn phõn loi, Nguyễn Thị Tuyết Trinh Kiểm toán 45A Website: http://www.docs.vn Email 10 : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Khãa ln tèt nghiƯp Khoa KÕ to¸n Khi hồn thành kiểm toán, hồ sơ kiểm toán tập hợp lưu trữ thành hồ sơ theo thứ tự đánh số để giúp tra cứu dễ dàng Hồ sơ kiểm tốn tài sản cơng ty kiểm toán Phải bảo quản hồ sơ kiểm toán theo ngun tắc an tồn bí mật số liệu Việc lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo theo yêu cầu mặt nghiệp vụ luật pháp 1.3.3.Chức hồ sơ kiểm toán Hồ sơ kiểm toán tài liệu đặc biệt quan trọng hoạt động kiểm tốn nói chung kiểm tốn tài nói riêng Trong quy trình kiểm tốn, hồ sơ kiểm toán phần quan trọng đảm nhận nhiều chức khác Xuất từ khâu lập kế hoạch khâu kết thúc kiểm toán, hồ sơ kiểm toán tài liệu lưu trữ bắt buộc, sử dụng nhiều năm sau ngày kết thúc kiểm tốn Hồ sơ kiểm tốn có chức sau: Thứ nhất, hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc phân cơng phối hợp kiểm tốn Cơng việc kiểm toán thường tiến hành nhiều người thời gian định, việc phân cơng phối hợp làm việc yêu cầu cần thiết Hồ sơ kiểm tốn cơng cụ hữu hiệu cho mục đích này, biểu sau: - Các kiểm tốn viên vào chương trình kiểm tốn để lập hồ sơ kiểm tốn cho cơng việc chi tiết giao cho trợ lý kiểm tốn thực Những cơng việc trợ lý kiểm toán tiến hành kết thu phản ánh hồ sơ kiểm tốn Như vậy, thơng qua cách này, kiểm tốn viên giao việc giám sát cơng việc nhiều trợ lý kiểm toán - Hồ sơ kiểm tốn cung cấp thơng tin kiểm tốn viên để phối hợp hoạt động Kết công việc kiểm tốn viên sử dụng kiểm tốn viên khác để tiếp tục cơng việc hay thực cơng việc khác có liờn quan Nguyễn Thị Tuyết Trinh Kiểm toán 45A