CHƯƠNG 2: THỰC TẾ TỔ CHỨC HỆ THỐNG HỒ SƠ KIỂM TOÁN
2.1. Tổng quan về Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC)
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Công ty
Do AASC là Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ chuyên ngành nên việc tổ chức bộ máy quản lý có những đặc thù riêng của ngành. Từ khi thành lập đến nay bộ máy quản lý của Công ty có nhiều thay đổi phù hợp với sự phát triển của Công ty bao gồm: Ban giám đốc, 2 phòng chức năng và 7 phòng nghiệp vụ. Ban Giám đốc là bộ phận quản lý cao nhất trong Công ty bao gồm có 5 thành viên: 1 Giám đốc và 4 Phó Giám đốc.
Giám đốc Công ty là người chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tài chính và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Công ty. Phó Giám đốc Công ty là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các mảng hoạt động mà mình phụ trách.
Hiện nay Công ty có hai phòng chức năng là Phòng Hành chính tổng hợp và Phòng Tài chính kế toán. Phòng Hành chính tổng hợp có chức năng quản lý hành chính và nhân sự trong Công ty đảm nhận việc lên kế hoạch hàng tháng về lao động, tiền lương, lập kế hoạch mua sắm đồ dùng văn phòng, …Phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ quản lý vốn bằng tiền của Công ty thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền trong kinh doanh. Phòng này cũng trực thuộc và chịu sự quản lý của Ban Giám đốc.
Các phòng nghiệp vụ của Công ty gồm:
+ Phòng Công nghệ thông tin: Phòng này có nhiệm vụ thực hiện cài đặt các phần mềm cho Công ty. Đồng thời Phòng còn sản xuất các phần mềm kế toán
để cung cấp theo đơn đặt hàng của khách hàng và các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của công việc.
+ Phòng Kiểm toán dự án: Phụ trách kiểm toán các dự án ngoài ra vẫn có thể thực hiện các cuộc kiểm toán cho các khách hàng là doanh nghiệp trừ lĩnh vực kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản.
+ Phòng Tư vấn và Kiểm toán: Ngoài các dịch vụ chung phòng còn đảm nhiệm chức năng tư vấn. Các dịch vụ tư vấn của phòng rất đa dạng như tư vấn thuế, tư vấn thành lập doanh nghiệp,…
+ Phòng Kiểm toán các ngành thương mại và dịch vụ: Thực hiện các cuộc kiểm toán cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ.
+ Phòng Kiểm toán xây dựng cơ bản: Chuyên sâu kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản. Năm 2001 thị phần của Công ty về công tác kiểm toán các công trình xây dựng cơ bản chiếm tới 55%.
+ Phòng Đào tạo và Kiểm soát chất lượng: Phòng chuyên đào tạo nhân viên mới cho Công ty. Hàng năm phòng tổ chức đào tạo và thi tuyển nâng cấp cho các nhân viên trong Công ty. Đồng thời phòng còn làm nhiệm vụ soát xét lại các báo cáo kiểm toán trước khi phát hành.
+ Phòng Kiểm toán các ngành sản xuất vật chất: Bên cạnh dịch vụ kế toán, kiểm toán và tư vấn tài chính phòng còn đảm nhiệm các hoạt động tiếp thị của Công ty như hệ thống thư chào hàng, các phương thức quảng cáo cho các loại hình dịch vụ của Công ty.
Việc phân chia này chỉ mang tính chất tương đối vì các phòng nghiệp vụ đều có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ chuyên môn theo chỉ tiêu mà Công ty giao cho bao gồm cả dịch vụ kiểm toán, dịch vụ kế toán và tư vấn tài chính.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy Công ty AASC Ban giám đốc
Phòng Kiểm toán xây dựngcơ
bản
Phòng Kiểm toán dự
án
Phòng Tư vấn kiểm
toán
Phòng Kiểm toán các
ngành thương mạidịch
vụ
Phòng Công
nghệ thông tin
Phòng Hành chính tổnghợp
Phòng Kiểm
toán các ngành
sản xuất vật chất Phòng
Kế toán
Phòng Đào tạo và Kiểm
soát chất lượng
Chi nhánh tại
Thanh Hóa Chi nhánh tại Vũng Tàu
Chi nhánh tại QuảngNinh
Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo kiểu phân tán. Các chi nhánh và văn phòng đại diện của Công ty tại các tỉnh, thành phố hạch toán độc lập. Tại trụ sở chính sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán như sau:
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:
Kế toán trưởng: Có trách nhiệm điều hành chung công việc của cả phòng. Nhiệm vụ chính là hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Công ty, giúp Giám đốc chấp hành chính sách, chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, sử dụng quỹ tiền lương và các quỹ phúc lợi xã hội cũng như chấp hành các chính sách tài chính. Đồng thời ông cũng chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc cấp trên và các cơ quan lãnh đạo về các thông tin kế toán cung cấp.
Kế toán tổng hợp: Kiêm kế toán thanh toán lương, phụ trách công việc tổng hợp thanh toán lương hàng tháng cho công nhân viên trong toàn Công ty và lập báo cáo cho Công ty.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý số tiền mặt hiện có của Công ty, theo dõi các khoản tiền gửi ngân hàng.
Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm trừ năm đầu tiên thành lập thì niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 14/5/1991 đến 31/12/1991. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi sổ kế toán là
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Thủ quỹ
đồng Việt Nam (VNĐ). Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán do tự Công ty áp dụng là phần mềm E - ASPlus 3.0.