TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
Lí do chọn đề tài
Theo Báo cáo của Hiệp hội Dệt may Việt Nam, nửa đầu năm 2019, kinh tế toàn cầu có xu hướng chậm lại do biến động chính trị và thương mại, đặc biệt là sự gia tăng của chính sách bảo hộ và chiến tranh thương mại Ngành Dệt may Việt Nam đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm căng thẳng thương mại Mỹ-Trung làm ảnh hưởng đến tỷ giá và giá hàng hóa gia công cao hơn so với các nước trong khu vực, dẫn đến tác động tiêu cực đến đơn hàng xuất khẩu Dịch Covid-19 cũng khiến chỉ số sản xuất công nghiệp ngành Dệt giảm 0,5%, trong khi ngành Sản xuất trang phục giảm 4,9%, làm đứt gãy nguồn cung nguyên liệu và thu hẹp thị trường tiêu thụ Nhu cầu sản phẩm dệt may giảm mạnh khi người tiêu dùng chỉ chú trọng đến hàng thiết yếu và phòng chống dịch Một vấn đề lớn khác là sự phụ thuộc vào nguyên phụ liệu nhập khẩu, làm kéo dài quá trình sản xuất do các yếu tố khách quan như chiến tranh, dịch bệnh và biến động chính trị toàn cầu.
Quá trình sản xuất tại doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như biến động nhân công và cơ sở vật chất kém Để đảm bảo sản xuất diễn ra thuận lợi, các doanh nghiệp may cần lập kế hoạch cụ thể từ khâu chuẩn bị nguyên phụ liệu đến xuất hàng thành phẩm Kế hoạch này giúp theo dõi, giám sát và điều phối quá trình sản xuất, đồng thời ứng phó kịp thời với các tình huống phát sinh Việc lập kế hoạch sản xuất chi tiết giúp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo giao hàng đúng hạn và duy trì uy tín doanh nghiệp, từ đó gia tăng lợi nhuận.
Tại công ty TNHH Evoluton Enterprises, việc lập kế hoạch sản xuất trong ngành may mặc đóng vai trò quan trọng Để xây dựng một bản kế hoạch sản xuất hoàn chỉnh, cần xem xét các yếu tố thiết yếu như nguồn lực, thời gian, và quy trình sản xuất Sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phân tích chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Mục tiêu nghiên cứu
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Evolution Enterprises, nhóm sinh viên đã có cơ hội học hỏi và tiếp xúc với công việc của nhân viên lập kế hoạch phòng Kế Hoạch Qua đó, nhóm đã tìm hiểu sâu hơn về quy trình lập kế hoạch tại công ty, từ đó rút ra những bài học và kinh nghiệm quý giá ngoài lý thuyết sách vở, giúp chuẩn bị hành trang cho việc tham gia vào thực tế sau khi tốt nghiệp Đại Học.
Đối tượng nghiên cứu
Để triển khai công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty TNHH Evolution Enterprises, cần nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp như năng lực của các nhà máy (may, wash, in thêu), số lượng đơn hàng và sản phẩm, cũng như nhân công tham gia trực tiếp và gián tiếp tại các nhà máy Công tác lập kế hoạch sản xuất cần được thực hiện một cách hiệu quả để đảm bảo sự đồng bộ và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Phạm vi nghiên cứu
Tìm hiểu quy trình lập kế hoạch sản xuất tại công ty TNHH Evolution Enterprises bằng cách khai thác thông tin từ các bộ phận như merchandise, purchasing, kế hoạch, sản xuất và các bộ phận liên quan Mỗi bước trong quy trình này góp phần hoàn thiện kế hoạch sản xuất cho từng đơn hàng.
Phương pháp nghiên cứu
Tài liệu tham khảo từ công ty, thông tin trên internet, và giáo trình "Lập kế hoạch sản xuất ngành may" của Th.S Trần Thanh Hương, cùng với các đồ án của sinh viên khóa trước, đã cung cấp kiến thức quý báu Bên cạnh đó, việc quan sát và tiếp cận thực tế tại doanh nghiệp may cũng giúp nâng cao hiểu biết về quy trình lập kế hoạch sản xuất.
SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT
Giới thiệu về Lập kế hoạch sản xuất
1.1 Khái niệm lập kế hoạch sản xuất
Lập kế hoạch là chức năng quản lý cơ bản và thiết yếu, liên quan đến việc lựa chọn các chương trình hành động cho tương lai Nó không chỉ là nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản lý ở mọi cấp độ trong tổ chức, mà còn là nền tảng cho các chức năng quản lý khác để hoạt động hiệu quả.
-Chức năng lập kế hoạch: dự kiến các nội dung cần phải làm và thời gian cần phải tiến hành
Chức năng xây dựng tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc xác định rõ ràng các công việc cần thực hiện nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng, bao gồm cả các khía cạnh vĩ mô và vi mô.
Chức năng xác định biên chế là rất quan trọng, vì nó giúp xác định số lượng nhân sự trong mỗi bộ phận và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên Điều này đảm bảo rằng hoạt động sản xuất diễn ra một cách nhịp nhàng và hiệu quả.
Chức năng lãnh đạo và kiểm tra đóng vai trò quan trọng trong việc xác định phương hướng quản lý phù hợp cho từng giai đoạn, đồng thời theo dõi tiến độ và chất lượng công việc đã hoàn thành.
1.2 Lập kế hoạch sản xuất là gì ?
Lập kế hoạch sản xuất là quá trình xác định và dự kiến một cách hệ thống các công việc cần thiết để đạt được mục tiêu sản xuất cuối cùng Điều này ảnh hưởng lớn đến năng suất, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, lợi nhuận và uy tín của doanh nghiệp Do đó, lập kế hoạch sản xuất không chỉ là một khẩu hiệu mà còn là chương trình hành động quan trọng trong mọi công ty.
Lập kế hoạch sản xuất là quá trình xác định các công việc cụ thể và thiết lập tiến trình thực hiện chúng, phù hợp với các điều kiện hiện có và khả năng đạt được, nhằm đạt được mục tiêu ban đầu của nhà sản xuất.
Vai trò của việc lập kế hoạch
Trong quá trình sản xuất, việc lập kế hoạch giữ một vai trò hết sức quan trọng, nó góp phần giúp doanh nghiệp:
Lập kế hoạch là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp ứng phó với sự bất định và thay đổi trong môi trường kinh doanh Sự bất ổn định yêu cầu các nhà quản lý phải dự đoán các biến động cả từ nội bộ lẫn bên ngoài, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp Khi mục tiêu đã được xác định, việc lập kế hoạch cụ thể sẽ giúp đạt được mục tiêu dễ dàng hơn, vì nó cung cấp một lộ trình rõ ràng để thực hiện Việc ghi chép và vạch ra từng bước trong kế hoạch không chỉ giúp duy trì sự tập trung mà còn tạo động lực thúc đẩy tiến độ thực hiện mục tiêu nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Lập kế hoạch kinh tế giúp giảm chi phí sản xuất, thời gian và công sức bằng cách tối ưu hóa các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả Mỗi nhân công và chuyền may sẽ được tính toán cẩn thận để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra hiệu quả, từ đó tăng năng suất lao động.
Việc kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch trở nên thuận lợi hơn khi người kiểm tra có thể dựa vào các tính toán trước đó để đánh giá xem kế hoạch có được thực hiện đúng như dự định hay không.
Hệ thống các loại kế hoạch
Tùy theo tính chất cụ thể của các hoạt động cần có trong tương lai mà người ta phân chia các loại kế hoạch như sau :
Kế hoạch thực hiện các chiến lược là yếu tố quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, phản ánh nhiều lĩnh vực khác nhau Thuật ngữ "chiến lược" thường được hiểu theo ba ý nghĩa chính.
-Các chương trình hành động tổng quát và sự triển khai các nguồn lực quan trọng để đạt đến mục tiêu toàn diện
Chương trình mục tiêu của tổ chức bao gồm các thay đổi cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra Để thực hiện điều này, tổ chức cần sử dụng hiệu quả các nguồn lực sẵn có, đồng thời áp dụng các chính sách phù hợp nhằm quản lý việc thu thập, sử dụng và phân bổ các nguồn lực này một cách hợp lý.
Chương trình mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp bao gồm việc xác định các mục tiêu cơ bản và lựa chọn các chiến lược hoạt động phù hợp Đồng thời, doanh nghiệp cần phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả để đạt được những mục tiêu đã đề ra.
-Ngoài ra, trong kế hoạch về việc thực hiện kế hoạch chiến lược, nguời ta còn quan tâm đến việc phân loại sau:
1 Kế hoạch về việc thực hiện chiến lược: Quan niệm về chiến lược phát triển dần theo thời gian và người ta tiếp cận nó theo nhiều cách khác nhau Ngày nay, người ta cho rằng: "Chiến lược là một hệ thống các quan điểm cơ bản, các mục tiêu dài hạn và các giải pháp chủ yếu được lựa chọn một cách có căn cứ khoa học trên cơ sở huy động và sử dụng tối ưu các nguồn lực và lợi thế của hệ thống để đạt được mục tiêu đã đề ra"
2 Kế hoạch về việc thực hiện quy hoạch: Nếu chiến lược là vạch ra các đường nét hướng đạo cho sự phát triển trong một thời gian dài thì qui hoạch thể hiện tầm nhìn, sự bố trí chiến lược về thời gian, không gian lãnh thổ, xây dựng khung vĩ mô về tổ chức không gian để chủ động hướng tới mục tiêu, đạt hiệu quả cao và phát triển bền vững
3 Kế hoạch về việc thực hiện các chính sách: Chính sách là quan điểm, phương hướng và cách thức chung định hướng cho việc ra quyết định trong tổ chức Chính sách đưa ra những phạm vi hay những giới hạn cho phép mà các quyết định có thể dao động trong đó
17 cách chi tiết và biện pháp chính xác để thực hiện một hoạt động nào đó Đây là chuỗi các hoạt động cần thiết được sắp xếp theo thứ tự thời gian và cấp bậc quản trị.
5 Kế hoạch về việc thực hiện các qui tắc: Các qui tắc giải thích rõ ràng để có thể nhận biết rõ những hành động nào có thể làm, những hành động nào không được làm Đây là loại kế hoạch đơn giản nhất
6 Kế hoạch về việc thực hiện các chương trình: Các chương trình bao gồm một số các mục đích, chính sách, thủ tục, qui tắc, các nhiệm vụ được giao, các bước phải tiến hành, các nguồn lực có thể huy động và các yếu tố khác.Kế hoạch về việc thực hiện các ngân quĩ:Ngân sách là bản tường trình các kết quả mong muốn được biểu thị bằng các con số
7 Kế hoạch về việc thực hiện theo thời gian thực hiện:
Kế hoạch dài hạn là một chiến lược quan trọng kéo dài từ 5 năm trở lên, nhằm cụ thể hóa phương hướng phát triển của tổ chức Nó xác định các chỉ tiêu cơ bản, những lĩnh vực ưu tiên hoạt động và các chính sách cụ thể cần thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra.
Kế hoạch trung hạn, kéo dài từ 1 đến 5 năm, là sự cụ thể hóa chiến lược, chính sách và mục tiêu của tổ chức Nó có tính thực tiễn cao, giúp duy trì sự cân bằng giữa các yếu tố và nguồn lực hoạt động trong tổ chức.
Kế hoạch ngắn hạn, kéo dài dưới 1 năm, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ của kế hoạch dài hạn và trung hạn Nó không chỉ có tính chất pháp luật mà còn được phân công cụ thể, như kế hoạch 5 năm, giúp điều chỉnh các nhiệm vụ hàng năm của kế hoạch này.
8 Kế hoạch về việc thực hiện một mục đích ( hay một nhiệm vụ ở tầng vĩ mô): đây là công tác cần đạt tới của các doanh nghiệp trong hệ thống quốc gia
Nhà sản xuất cần xây dựng kế hoạch hiệu quả để sản xuất và phân phối sản phẩm đến tay người tiêu dùng, phù hợp với chiến lược phát triển chung của quốc gia.
- Công việc của tòa án là làm thế nào giải thích và áp dụng luật pháp phù hợp (với thể chế chung của toàn quốc gia)
- Công việc của nhà trường là giảng dạy và nghiên cứu
9 Kế hoạch về việc thực hiện các mục tiêu bộ phận (hay mục tiêu ở tầng vi mô): Đây là những kế hoạch hết sức cụ thể của doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu chủ yếu và gìn giữ sao cho các mục tiêu này không ngoài chiến lược kinh doanh, sự phát triển về kinh tế của cả quốc gia
Qui trình thực hiện lập kế hoạch sản xuất
Hình 2.1: Quy trình lập kế hoạch sản xuất
Các nguyên tắc ưu tiên trong lập lịch trình sản xuất
Lập lịch trình hiệu quả yêu cầu cán bộ kế hoạch phải có kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thực tiễn và khả năng xử lý tình huống linh hoạt Phòng kế hoạch cần dựa vào dữ liệu về thời gian, năng suất và phương pháp tính toán để tối ưu hóa quy trình sản xuất Để sắp xếp công việc một cách hợp lý, việc nắm vững các nguyên tắc ưu tiên là rất quan trọng.
5.1 Các nguyên tắc ưu tiên: a) Các nguyên tắc:
Nguyên tắc 1: Công việc nào được đặt hàng trước thì làm trước (FCFS - First Come First Service) yêu cầu rằng những đơn hàng, công việc hoặc khách hàng đến trước sẽ được ưu tiên thực hiện trước, trong khi những đơn hàng, công việc hoặc khách hàng đến sau sẽ được xử lý sau.
Nguyên tắc 2: Công việc nào có thời hạn hoàn thành sớm nhất sẽ được ưu tiên thực hiện trước, theo nguyên tắc EDD (Earliest Due Date) Nguyên tắc này sắp xếp các công việc trong hàng chờ dựa trên ngày đến hạn của từng công việc, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng được hoàn thành đúng hạn.
+Nguyên tắc thời hạn hoàn thành sớm nhất cho rằng đơn hàng nào yêu cầu hoàn thành sớm nhất thì được ưu tiên làm trước
Nguyên tắc 3 : công việc nào có thời gian thực hiện ngắn nhất thì làm trứớc SPT: Shorter Processing Time
Nguyên tắc 4: công việc nào có thời gian thực hiện dài nhất thì làm trước LPT: Longest Processing Time
5.2 Đánh giá mức độ hợp lý của các công việc (MĐHL): Đôi khi khó có thể lựa chọn và sắp xếp các công việc ưu tiên theo các nguyên tắc vừa nêu Do đó, cần xét thêm một đại lượng nữa gọi là kiểm tra lại mức độ hợp lý của các công việc, giúp ta có thể đi đến quyết định lựa chọn sự ưu tiên cho các công việc, giúp ta có thể đi đến quyết định lựa chọn sự ưu tiên cho các công việc được dễ dàng hơn
-Công dụng của chỉ tiêu MĐHL khi lập lịch trình:
-Quyết định vị trí của các công việc đặc biệt
-Lập quan hệ ưu tiên giữa các công việc đặc biệt
-Lập quan hệ giữa các công việc được lưu lại để giành thời gian thực hiện các công việc phải thực hiện ngay
Điều chỉnh thứ tự ưu tiên và thay đổi theo yêu cầu dựa trên sự tiến triển của các công việc là rất quan trọng Đồng thời, việc theo dõi chặt chẽ sự tiến triển và vị trí của các công việc cũng cần được thực hiện để đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc.
5.3 Phương pháp vẽ sơ đồ GANTT:
Đối với các chương trình sản xuất dịch vụ đơn giản và ngắn hạn, phương pháp sơ đồ GANTT, được phát triển bởi Herry Gantt vào năm 1910, là công cụ hiệu quả để lập lịch trình sản xuất.
Mục tiêu chính là tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn tài nguyên và nguồn lực, đảm bảo phù hợp với quy trình sản xuất và đáp ứng đúng thời gian yêu cầu.
Phương pháp sơ đồ Gantt là cách thức biểu diễn các công việc và thời gian thực hiện chúng theo dạng nằm ngang, với tỉ lệ được quy định trước.
Lịch trình được xây dựng theo phương pháp tiến tới từ trái sang phải, sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, với những nhiệm vụ cần thực hiện trước được đặt ở đầu và những công việc thực hiện sau được xếp ở cuối, tương tự như yêu cầu trong công nghệ.
Có thể tạo sơ đồ theo phương pháp giật lùi từ phải sang trái, trong đó công việc cuối cùng được đặt ở vị trí trước và tiến dần về công việc đầu tiên.
Cả hai kiểu tiến tới và giật lùi đều có giá trị như nhau, không kiểu nào vượt trội hơn kiểu nào Tuy nhiên, trong thực tế, kiểu tiến tới thường được ưa chuộng hơn do tính đơn giản và dễ dàng trong việc thể hiện.
Phương pháp sơ đồ Gantt là công cụ quản lý thời gian phổ biến trong các doanh nghiệp Ví dụ, công ty X cần hoàn thành hợp đồng sản xuất với 4 công việc A, B, C, D Sau khi cân đối vật tư, thiết bị và nhân lực, công ty đã xác định thời gian thực hiện cho từng công việc và lập lịch trình thực hiện hợp lý.
• Các ưu nhược điểm của Sơ đồ Gantt
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ lập
Nhìn thấy rõ các công việc, thời gian thực hiện chúng
Thấy rõ tổng thời gian hoàn thành tất cả các công việc
Không thấy rõ mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc như thế nào
Không thấy rõ công việc nào là trọng tâm, phải tập trung chỉ đạo
Khi có nhiều phương án lập lịch trình cho một nhóm công việc, việc đánh giá sơ đồ nào là tốt nhất trở nên khó khăn Điều này gây khó khăn trong việc xác định hiệu quả của từng sơ đồ và lựa chọn phương án tối ưu.
Không có điều kiện giải quyết bằng sơ đồ các yêu cầu về tối ưu hóa tiền bạc, thời gian cũng như các nguồn lực khác
Yếu tố ảnh hưởng tới việc lập KHSX
Khả năng tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch sản xuất (KHSX), giúp nhà sản xuất có cái nhìn toàn diện và ứng phó kịp thời với biến động Khi khả năng tài chính suy yếu, nhiều yếu tố khác cũng sẽ bị ảnh hưởng theo.
Nhu cầu khách hàng có thể biến động lớn tùy thuộc vào thời điểm và chiến lược tiếp thị của doanh nghiệp, cũng như mức độ cạnh tranh trong thị trường Sự thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến việc tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp Do đó, trong quá trình lập và thực hiện kế hoạch, yếu tố tiếp thị cạnh tranh luôn cần phải gắn liền với việc tìm hiểu nhu cầu khách hàng.
Hình 1.2 Hình ảnh minh họa sơ đồ Gantt
Trong quá trình lập kế hoạch, người ta thường thiết lập các kế hoạch nhằm tối ưu hóa công suất thiết kế của thiết bị, dụng cụ, nhà xưởng và nguồn nhân lực Tuy nhiên, họ thường bỏ qua việc dự đoán và chuẩn bị cho những trục trặc, khó khăn có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kế hoạch.
Công nghệ hoàn chỉnh và ổn định đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được kế hoạch sản xuất công nghiệp Việc cải tiến công nghệ và chuyên môn hóa sản xuất không chỉ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn đảm bảo tính đồng nhất, từ đó hỗ trợ tốt hơn cho việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
-Sự biến động về nguồn cung ứng vật tư đầu vào:
Sự biến đổi các yếu tố đầu vào như nguyên liệu, trang thiết bị, máy móc và chính sách có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến quá trình lập kế hoạch sản xuất (KHSX) Để lập KHSX hiệu quả, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về đặc điểm, kỹ năng, công suất và phương thức giao dịch của các nhà cung ứng Việc này giúp dự đoán và xử lý kịp thời các trục trặc liên quan đến nguồn cung ứng nguyên phụ liệu Hơn nữa, xây dựng mối quan hệ đa dạng với các nhà cung ứng sẽ giảm thiểu tác động tiêu cực từ nguồn cung ứng đến KHSX.
Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong sản xuất và kinh doanh, vì vậy khi lập kế hoạch sản xuất, cần thiết lập các biện pháp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực hiện có và áp dụng chính sách hỗ trợ để duy trì sự ổn định Đồng thời, cần khuyến khích đội ngũ cán bộ công nhân viên gắn bó với lợi ích của công ty Trong các kế hoạch dài hạn, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược thu hút, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu xã hội và nhu cầu của doanh nghiệp.
Quản trị thu hồi vốn đầu tư là quá trình đánh giá hiệu quả của các phương án đầu tư, trong đó yếu tố thời gian đóng vai trò quan trọng Cần chú trọng đến những phương án không chỉ giảm thiểu mức đầu tư và hạ giá thành sản phẩm, mà còn rút ngắn thời gian thực hiện, đảm bảo khả năng phân phối kịp thời sản phẩm trên thị trường, từ đó thu hồi vốn và quay vòng vốn nhanh chóng.
KHAI CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang phát triển và hội nhập quốc tế, ngành Dệt may nổi bật với năng lực cạnh tranh cao và là một trong những ngành xuất khẩu chủ lực của đất nước Sự gia tăng lợi thế và lợi nhuận từ ngành Dệt may đã thu hút sự chú ý của nhiều nhà đầu tư và doanh nghiệp, đặc biệt là vào ngày 19 tháng 01 năm
Năm 2016, ông Marian Gunnar Kolja Von Rappard, người Đức, đã quyết định đầu tư vào Việt Nam và thành lập công ty TNHH Evolution Enterprises Việt Nam (EEVN) Công ty chuyên sản xuất và gia công các sản phẩm may mặc, đặc biệt là hàng jean như quần jeans, áo jacket, đầm và váy để xuất khẩu ra thị trường quốc tế.
Hình 3.1 Hình ảnh công ty TNHH Evolution Enterprises
Thông tin chi tiết về công ty:
Tên công ty: Công ty TNHH Evolution Enterprises
Tên quốc tế: Evolution Enterprises Company Limited
Tên viết tắt: Evolution Enterprises CO., LTD Địa chỉ: 63C, đường Lò Lu, phường Trường Thạnh, TP.Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Số điện thoại: 028 37311 625 Fax: 028.37311598 Đại diện pháp luật: Marian Gunnar Kolja Von Rappard
Quản lý bởi: Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh
Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài
Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất, gia công, xuất khẩu hàng may mặc
Quốc gia đầu tư: HongKong
Quy mô hoạt động của doanh nghiệp: Doanh nghiệp vừa (dưới 300 công nhân viên)
-Những đóng góp của doanh nghiệp đối với xã hội:
Ngành may mặc Việt Nam đóng góp đáng kể vào sản lượng hàng xuất khẩu hàng năm, giúp thúc đẩy sự hội nhập của ngành này vào thị trường quốc tế.
Xã hội đóng vai trò quan trọng trong việc mang lại giá trị tích cực, với các hoạt động như bảo vệ môi trường thông qua chiến dịch “Không nhựa”, đồng thời hướng tới cộng đồng qua các hoạt động thiện nguyện nhằm hỗ trợ những hoàn cảnh khó khăn.
Hình 3.2 Cán bộ nhân viên công ty đang chuẩn bị quà cho chương trình từ thiện
Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh
3.2.1 Các sản phẩm kinh doanh
Trang phục không từ da và lông thú bao gồm nhiều loại như quần jeans, áo jacket, yếm, đầm, váy, áo liền quần, áo phông, túi xách, mũ vải, tạp dề và quần đi biển.
Loại hình kinh doanh: sản xuất và gia công hàng may mặc (không có công đoạn in, thêu, giặt, tẩy, nhuộm, hồ, in,…)
Key clients of EEVN include Dawn and Tom Tailor from Germany, Afends from Australia, and Street One from Germany Overall, EEVN primarily serves brands that specialize in denim apparel.
Hình 3.3 Các sản phẩm chính của công ty
Dawn và Afends là khách hàng chính của Evolution Enterprises Ngoài ra còn có Tom Tailor, Street One,…
Hình 3.5 Trang web của khách hàng Afends
Hình 3.4 Trang web của khách hàng Dawn
Hình 3.6 Trang web của khách hàng Street One Hình 3.5 Trang web của khách hàng Tom Tailor
Cơ cấu tổ chức công ty
3.3.1 Sơ đồ tổ chức công ty
3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, vị trí công việc
Ban Giám đốc (BOD) đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và phát triển chiến lược cho công ty, thiết lập chính sách quản lý hiệu quả, giám sát các trưởng bộ phận và đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến hoạt động của công ty.
-Giám đốc: phụ trách điều hành hoạt động chung của công ty
Phó Giám đốc 1 chịu trách nhiệm về lĩnh vực sản xuất và kinh doanh, làm việc trực tiếp với các nhà máy gia công Ông/bà đảm nhận việc ký kết hợp đồng gia công, hợp đồng mua bán và thanh lý nguyên phụ liệu.
+Bộ phận Kinh Doanh (MD-Merchandise):
Nhân viên theo dõi đơn hàng (Merchandiser) có trách nhiệm làm việc trực tiếp với khách hàng, tiếp nhận tài liệu kỹ thuật và chuyển cho nhân viên Kỹ thuật dịch Họ tiến hành may mẫu để khách hàng duyệt, và sau khi được chấp thuận, sẽ nhận tất cả thông tin liên quan đến đơn hàng, bao gồm giá cả, nguyên phụ liệu và hình ảnh.
Hình 4 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Evolution Enterprises
Hình 3.7 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
29 nhập khẩu để lên kế hoạch giao nhận nguyên phụ liệu và hàng thành phẩm
Nhân viên Mua hàng chịu trách nhiệm đặt mua nguyên phụ liệu, bao bì, chỉ và thùng cho từng khách hàng Họ phối hợp với bộ phận Kế hoạch, Kho và Xuất nhập khẩu để cập nhật tình hình nguyên phụ liệu cho các nhà máy Đồng thời, nhân viên này cũng cung cấp chứng từ mua hàng cho Kế toán nhằm thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp.
+Bộ phận Kế hoạch (Planning): Là bộ phận quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty
Trưởng bộ phận Kế hoạch chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của Bộ phận Kế hoạch, giám sát quy trình làm việc của nhân viên Vị trí này cũng yêu cầu làm việc chặt chẽ với các nhà máy gia công và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất chung để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Nhân viên kế hoạch tổng có nhiệm vụ nhận thông tin từ trưởng Bộ phận để lập bảng kế hoạch tổng Họ phối hợp với các nhân viên khác trong phòng Kế hoạch và các bộ phận liên quan nhằm theo dõi quá trình thực hiện kế hoạch ở từng công đoạn.
Nhân viên kế hoạch chịu trách nhiệm lập kế hoạch cho quá trình in, thêu, may và wash mẫu Size Set, tạo điều kiện cho việc chỉnh sửa rập chuẩn trước khi đưa vào sản xuất Họ cũng theo dõi và đôn đốc tiến độ thực hiện mẫu Size Set, đồng thời tổ chức các cuộc họp Pre-Production để đảm bảo mọi khâu diễn ra suôn sẻ.
Nhân viên kế hoạch may có nhiệm vụ lập kế hoạch cho quy trình may và wash hàng sản xuất Họ cũng theo dõi và đôn đốc quá trình may, wash và đóng gói để đảm bảo thực hiện đúng theo kế hoạch đã đề ra.
+Bộ phận Sản xuất (Production): Trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất
Văn phòng sản xuất được lãnh đạo bởi Quản lý sản xuất, người chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của xưởng Dưới sự quản lý này, Quản đốc phân xưởng làm việc trực tiếp với công nhân, nắm bắt thông tin về công việc, máy móc và tình trạng sản xuất hàng ngày để báo cáo lại Ngoài ra, Tổ trưởng cũng theo dõi tình hình sản xuất của từng công nhân trong tổ của mình để kịp thời báo cáo lên cấp trên.
Nhân viên IE nhận sản phẩm mẫu từ bộ phận Kế hoạch và phân tích sản phẩm, sau đó xây dựng quy trình công nghệ và viết quy trình may Họ cũng hướng dẫn quy trình và tính toán SMV để đưa ra đơn giá cho Bộ phận Kế hoạch và Xuất nhập khẩu, nhằm ký kết hợp đồng gia công với các nhà máy bên ngoài.
Để nâng cao hiệu suất sản xuất, chúng tôi đã thu thập ý kiến từ các tổ trưởng về SMV và đề xuất các biện pháp khắc phục cho những sản phẩm may chậm Đồng thời, chúng tôi theo dõi thao tác của công nhân tại từng bộ phận và xây dựng thao tác chuẩn cho mỗi công đoạn Việc bấm thời gian cho từng công đoạn giúp thiết lập định mức thời gian chuẩn cho chuyền may, từ đó cải tiến năng suất Cuối cùng, chúng tôi tính toán hiệu suất làm việc và phối hợp với Bộ phận Nhân sự để tính lương cho công nhân một cách hợp lý.
● Tổ cắt, tổ may mẫu, 2 chuyền may, tổ QC, tổ hoàn thành: Trực tiếp tham gia quá trình sản xuất
Bộ phận Kho, do Thủ kho đứng đầu, đảm nhiệm việc lưu trữ và quản lý thông tin về nguyên phụ liệu Bộ phận này có trách nhiệm giao nhận nguyên liệu cho các nhà máy gia công và cập nhật số liệu xuất, nhập, tồn kho cho Bộ phận Kế toán.
+Bộ phận Kiểm tra chất lượng (QC): chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi giao cho khách hàng
Nhân viên Kỹ thuật chịu trách nhiệm dịch tài liệu kỹ thuật của khách hàng và triển khai may sản phẩm mới theo đúng rập, hàng mẫu cho các chuyền sản xuất Họ thường xuyên kiểm tra và hướng dẫn quá trình may theo từng công đoạn để đảm bảo tuân thủ yêu cầu trong tài liệu kỹ thuật Ngoài ra, họ tham gia xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật may và định mức nguyên phụ liệu cho sản phẩm, thử nghiệm tính độ co giãn để cung cấp thông tin cho bộ phận Rập và MD, và chuẩn bị mẫu rập cho cuộc họp PP trước khi sản xuất hàng đại trà.
Nhân viên Rập (Pattern) có nhiệm vụ thiết kế rập dựa trên tài liệu kỹ thuật của khách hàng, thực hiện quy trình ra rập, nhảy size và lập bảng định mức, đồng thời tính toán các thông số cần thiết Họ cũng kiểm tra thông số của mẫu Size Set trước và sau khi giặt, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất, và điều chỉnh thông số rập sau khi giặt Ngoài ra, nhân viên Rập tham gia các cuộc họp PP cùng với bộ phận MD, Kỹ thuật và các nhà máy gia công, cũng như chuẩn bị rập để gửi đến các nhà máy gia công.
Nhân viên QC tại xưởng EEVN thực hiện kiểm tra các thông số và quy cách may, đóng nút, in thêu, cũng như vệ sinh công nghiệp trước và sau khi giao wash.
Giới thiệu Bộ phận Kế hoạch công ty TNHH Evolution Enterprises
3.4.1 Cơ cấu tổ chức của bộ phận Kế hoạch: 1 Trưởng Bộ phận; 1 Phó bộ phận; 1 nhân viên kế hoạch in, thêu, mẫu Size set; 1 nhân viên may, wash hàng sản xuất
3.4.2 Chức năng và nhiệm vụ
● Quản lý nhân sự trong bộ phận mình
●Tư vấn, tham mưu với Phó Giám đốc các vấn đề liên quan đến sản xuất, kinh doanh
●Tạo lập các mối quan hệ với các nhà máy gia công
●Chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc đôn đốc, đảm bảo tiến độ sản xuất
Nhận thông tin đơn hàng từ MD sau khi lập bảng Forecast, chứa các đơn hàng dự kiến do MD cung cấp Chờ thông tin từ khách hàng về việc duyệt mẫu để cập nhật vào kế hoạch chung.
Nhận mẫu từ bộ phận MD và phối hợp với IE để tính giá sản phẩm Tiến hành phân tích cho nhà máy gia công mới và cập nhật năng lực của nhà máy đã từng gia công, bao gồm tay nghề công nhân, máy móc thiết bị, năng suất và chất lượng.
●Gửi mẫu báo giá cho các nhà máy đủ điều kiện
●Cập nhật thông tin vải từ Bộ phận Purchasing tại nhà máy EEVN hay ở các nhà máy gia công
Hình 3.8 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ phận Kế hoạch
33 hàng cho MD để MD thông tin lại cho khách hàng
- Nhân viên kế hoạch tổng:
● Hỗ trợ Trưởng Bộ phận làm việc với các nhà máy gia công
● Theo dõi quá trình nhập nguyên phụ liệu về kho EEVN
● Quản lí toàn bộ các kế hoạch sản xuất
● Phối hợp với các thành viên trong Bộ phận giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch
● Cập nhật PO mới và tình hình vải, phụ liệu từ Trưởng Bộ phận
● Xác định nhà máy may và nhà máy làm xuất nhập khẩu
● Gửi thông tin ngày cắt hàng và xác nhận ngày giao hàng với nhà máy gia công
● Gửi thông tin cho bộ phận Xuất nhập khẩu để làm Hợp đồng gia công
● Gửi kế hoạch sản xuất cho các bộ phận liên quan
● Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch chung đến Trưởng Bộ phận
-Nhân viên kế hoạch in, thêu, mẫu Size Set:
● Lên kế hoạch và thực hiện mẫu Size set
● Lên kế hoạch in, thuê cho mã hàng
● Theo dõi, đôn đốc quá trình in, thêu tại nhà máy gia công
● Phối hợp với Phó Bộ phận giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch + Nhiệm vụ:
● Lập bảng kế hoạch mẫu Size Set (tính toán ngày cần may Size Set, ngày may xong, ngày gửi wash và nhận wash Size Set)
● Chuẩn bị bảng thông tin nguyên phụ liệu dùng để may Size Set để gửi xưởng sản xuất
● Kiểm tra thông tin nguyên phụ liệu và làm việc với bộ phận Mua hàng về nguyên phụ liệu cần dùng để may mẫu Size set
● Nhận Size set sau khi may
● Gửi Size set đi wash ở nhà máy gia công Theo dõi tiến độ thực hiện của nhà máy
● Nhận Size set sau wash về EEVN
● Gửi bộ phận MD, Rập, Kỹ thuật kiểm tra Size set Giải quyết các tình huống phát sinh
● Gửi trả Size set về nhà máy wash và lên kế hoạch họp PP
● Lập kế hoạch in, thêu ở nhà máy gia công
● Theo dõi quá trình giao nhận hàng in, thêu về nhà máy EEVN
● Đôn đốc tiến độ thực hiện của nhà máy gia công
● Giải quyết các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch in, thêu
● Báo cáo với tình hình thực hiện kế hoạch đến Trưởng bộ phận
-Nhân viên kế hoạch may, wash hàng sản xuất:
● Lên kế hoạch và theo dõi quá trình cắt, may, wash và hoàn tất cho mã hàng
● Làm việc với nhà máy may, nhà máy gia công wash
● Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện các kế hoạch
● Nhận KH tổng và thông tin may xong Size Set
● Lập kế hoạch cắt,may cho nhà máy EEVN
● Lập kế hoạch wash cho các nhà máy gia công
● Thường xuyên theo dõi, cập nhật tiến độ input và output trong kế hoạch may
● Theo dõi quá trình ra mẽ đầu chuyền trong kế hoạch wash
● Đôn đốc tiến độ cắt, may wash tại các nhà máy
● Lập kế hoạch hoàn tất cho các mã hàng
● Theo dõi tiến độ trả hàng của nhà máy wash cho kịp kế hoạch đóng gói và hoàn tất
● Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch
● Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch đến Trưởng bộ phận
Sau khi có PO có PO
Tiếp nhận và cập nhật thông tin FC Đặt chuyền may
Kiểm tra và cập nhật tình hình NPL
Sắp xếp và điều chỉnh kế hoạch ắp xếp kế hoạch tổng
Kiểm tra và cập nhật tình hình NPL
Sắp xếp và điều chỉnh kế hoạch
Gửi thông tin ngày cắt và làm hợp đồng Đóng gói
Gửi thông tin đơn hàng cho NM
Xác nhận và chốt kế hoạch với khách hàng
Lập Kế hoạch in, thêu
Lập Kế hoạch họp PP
Sơ đồ 3.1 Quy trình làm việc của Bộ phận Kế hoạch của công ty EEVN
3.6 Triển khai công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty TNHH Evolution Enterprises
3.6.1.1 Tiếp nhận và cập nhật thông tin Forecast a) Tiếp nhận thông tin Forecast
Tại công ty TNHH Evolution Enterprises, trước khi lập kế hoạch cho đơn hàng chính thức, bộ phận Kế hoạch tiếp nhận thông tin về đơn hàng dự kiến từ bộ phận MD Thông tin này được cung cấp sau khi bộ phận Kinh doanh chào bán sản phẩm từ các mẫu SMS, với mỗi kiểu dáng và màu sắc có khoảng 200-250 sản phẩm Mỗi mùa thường có từ 25-30 kiểu dáng khác nhau Sau khi hoàn thành, bộ phận Kinh doanh sẽ tổng hợp số lượng đã bán cho từng kiểu dáng, từ đó đưa ra số lượng dự kiến và gửi tới MD để lập bảng đơn hàng dự kiến, gửi cho bộ phận Kế hoạch.
Mục đích của bảng dự báo này là giúp bộ phận Kế hoạch xác định lịch trình sản xuất cho đơn hàng trong tháng tới, nhằm duy trì hoạt động liên tục của doanh nghiệp và tránh tình trạng gián đoạn sản xuất Dưới đây là bảng Dự báo mà bộ phận MD đã gửi cho Kế hoạch.
Hình 3.1: Bảng Forecast MD gửi Bộ phận Kế hoạch
1 Pro.Group Nhóm sản phẩm
6 22-Jun Số lượng đơn hàng cập nhật đến ngày 22 tháng 6
7 07-July Số lượng đơn hàng cập nhật đến ngày 07 tháng 7
8 16-July Số lượng đơn hàng cập nhật đến ngày 16 tháng 7
10 Fabric Status Hang 23.07.2022 Cập nhật tình trạng vải tính đến ngày 23/07/2022
12 EMB Mã hàng có cần thêu hay không
13 PRINT Mã hàng có cần in hay không
15 Shipmode Hình thức giao hàng
16 PO date Ngày khách hàng xác nhận PO
17 Remark Description Kiểu wash của mã hàng b) Cập nhật thông tin Forecast
STT THÔNG TIN CỘT DIỄN GIẢI
Hình 3.2 Bảng Forecast trước khi nhận xác định nhà máy may Bảng 3.1 Bảng Forecast MD gửi Bộ phận Kế hoạch
1 Code Customer Mã của khách hàng
6 Color Màu sắc của mã hàng
7 Fabric code Tên loại vải
8 Fabric status Tình hình vải
9 Q''TY Số lượng sản phẩm
Sau khi nhận thông tin dự báo từ MD, nhân viên Kế hoạch sẽ cập nhật vào bảng theo dõi kế hoạch của bộ phận Các đơn hàng dự kiến sẽ được tô màu vàng trong bảng để dễ dàng theo dõi.
Để đảm bảo thời gian giao hàng cho các đơn hàng lớn, nhà máy EEVN sẽ hợp tác với các nhà máy gia công như Wayhong, Sơn Tùng và Protrade, do năng lực sản xuất của EEVN không đủ Nhân viên kế hoạch sẽ phân tích năng lực sản xuất của từng nhà máy và cập nhật thông tin từ họ để cân đối số lượng hàng cần giao Việc này giúp EEVN tối ưu hóa quy trình sản xuất và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Bảng 3.2 Chú thích cho bảng Forecast bảng cập nhật thông tin Forecast
Theo bảng phân tích năng lực sản xuất, trong tháng 8, nhà máy Sơn Tùng và Protrade có năng lực sản xuất mỗi nhà máy là 5.000 sản phẩm, trong khi nhà máy EEVN đạt 9.200 sản phẩm Tổng nhu cầu sản phẩm từ các nhà máy là 19.200, trong khi số lượng đơn hàng dự kiến là 22.229 sản phẩm Do đó, số lượng đơn hàng dự kiến trong tháng này có thể được phân chia hợp lý giữa các nhà máy.
Sau khi xác định số lượng đơn hàng dự kiến phù hợp để phân chia cho từng nhà máy, nhân viên kế hoạch sẽ đánh giá năng lực của từng nhà máy để phân bổ các mã hàng tương ứng.
Ví dụ: Năng lực sản xuất trong tháng 11 của nhà máy Sơn Tùng là 28000 sản phẩm, dựa vào bảng
Nhân viên Kế hoạch sẽ xác định các đơn hàng có số lượng và ngày xuất hàng phù hợp với kế hoạch sản xuất hiện tại của nhà máy Họ cũng sẽ cập nhật tạm thời tên nhà máy gia công vào cột “Style”.
Hình ảnh 3.3 Năng lực sản xuất của các nhà máy
Bên cạnh việc sắp xếp số lượng cho các nhà máy may hợp lí thì có những trường hợp sẽ xảy ra như:
-Trường hợp 1: Tổng sản lượng ( total need regular) của các nhà máy gia công nhỏ hơn sản lượng dự kiến (forecast regular) trong tháng
Nhân viên kế hoạch sẽ tìm kiếm thêm nhà máy gia công nhằm đáp ứng sản lượng hàng hóa vượt quá khả năng sản xuất của các nhà máy gia công hiện tại của EEVN.
Trong tháng 8, tổng sản lượng hàng của các nhà máy gia công đạt 19,200 sản phẩm, trong khi dự báo tổng sản lượng là 22,229 sản phẩm, dẫn đến thừa 3,029 sản phẩm Nhân viên kế hoạch EEVN có thể thương lượng với nhà máy để nhận thêm hàng, giúp nhà máy sắp xếp công việc hiệu quả hơn.
Hình 3.4 Sắp xếp đơn hàng may cho Sơn Tùng với số lượng 28000 sản phẩm
41 nhà máy gia công khác để sản xuất số lượng thừa trên
-Trường hợp 2: Tổng sản lượng ( total need regular) của các nhà máy gia công lớn sản lượng dự kiến (forecast regular) trong tháng
Trong trường hợp thiếu hàng sản xuất, các nhà máy gia công sẽ gặp tình trạng đứt chuyền sản xuất Nhân viên Kế hoạch sẽ thông báo cho MD để xin thêm đơn hàng từ khách hàng nhằm bù đắp số lượng thiếu Nếu không thể xin thêm đơn hàng, nhân viên kế hoạch EEVN sẽ yêu cầu nhà máy gia công sắp xếp giảm ca làm cho công nhân, nhằm tránh việc trả lương cho thời gian không có việc làm.
Trong tháng 11, tổng sản lượng hàng hóa từ các nhà máy gia công đạt 104,200 sản phẩm, trong khi tổng sản lượng dự kiến trong bảng Forecast chỉ là 90,140 sản phẩm Điều này dẫn đến sự thiếu hụt 14,060 sản phẩm để đáp ứng năng lực sản xuất của các nhà máy.
Việc chọn nhà máy gia công may hiện tại chỉ là tạm thời, vì nhân viên Kế hoạch cần thực hiện báo giá gia công để so sánh giữa các nhà máy Mục tiêu là ưu tiên lựa chọn nhà máy mang lại lợi ích cao nhất cho EEVN.
Triển khai công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty TNHH Evolution Enterprises
3.6.1.1 Tiếp nhận và cập nhật thông tin Forecast a) Tiếp nhận thông tin Forecast
Tại công ty TNHH Evolution Enterprises, bộ phận Kế hoạch tiếp nhận thông tin từ bảng Forecast do bộ phận MD cung cấp trước khi lập kế hoạch cho đơn hàng chính thức Thông tin này được lấy từ các sản phẩm mẫu SMS (Salemans sample) do bộ phận Kinh doanh chào bán, với khoảng 200-250 sản phẩm cho mỗi kiểu dáng và màu sắc khác nhau, thường có từ 25-30 kiểu dáng mỗi mùa Sau khi hoàn thành, bộ phận Kinh doanh sẽ chào bán các sản phẩm này cho khách hàng, và khách hàng sẽ tổng hợp số lượng đã bán để gửi dự kiến cho MD lập bảng đơn hàng, từ đó gửi cho bộ phận Kế hoạch.
Mục đích của bảng dự báo (forecast) là giúp bộ phận Kế hoạch lên lịch sản xuất cho đơn hàng trong tháng tới, nhằm duy trì sự liên tục trong hoạt động của doanh nghiệp và tránh tình trạng gián đoạn trong sản xuất Dưới đây là bảng dự báo mà bộ phận MD đã gửi cho Kế hoạch.
Hình 3.1: Bảng Forecast MD gửi Bộ phận Kế hoạch
1 Pro.Group Nhóm sản phẩm
6 22-Jun Số lượng đơn hàng cập nhật đến ngày 22 tháng 6
7 07-July Số lượng đơn hàng cập nhật đến ngày 07 tháng 7
8 16-July Số lượng đơn hàng cập nhật đến ngày 16 tháng 7
10 Fabric Status Hang 23.07.2022 Cập nhật tình trạng vải tính đến ngày 23/07/2022
12 EMB Mã hàng có cần thêu hay không
13 PRINT Mã hàng có cần in hay không
15 Shipmode Hình thức giao hàng
16 PO date Ngày khách hàng xác nhận PO
17 Remark Description Kiểu wash của mã hàng b) Cập nhật thông tin Forecast
STT THÔNG TIN CỘT DIỄN GIẢI
Hình 3.2 Bảng Forecast trước khi nhận xác định nhà máy may Bảng 3.1 Bảng Forecast MD gửi Bộ phận Kế hoạch
1 Code Customer Mã của khách hàng
6 Color Màu sắc của mã hàng
7 Fabric code Tên loại vải
8 Fabric status Tình hình vải
9 Q''TY Số lượng sản phẩm
Sau khi nhận thông tin dự báo từ MD, nhân viên Kế hoạch sẽ cập nhật vào bảng theo dõi kế hoạch của bộ phận Các đơn hàng dự kiến trong bảng sẽ được tô màu vàng để thuận tiện cho việc theo dõi.
Để đáp ứng các đơn hàng lớn mà nhà máy EEVN không thể sản xuất đủ, EEVN sẽ hợp tác với các nhà máy gia công như Wayhong, Sơn Tùng và Protrade nhằm đảm bảo thời gian giao hàng cho khách hàng Nhân viên kế hoạch sẽ phân tích năng lực sản xuất của từng nhà máy để sắp xếp đơn hàng phù hợp, trong khi các nhà máy sẽ cập nhật khả năng sản xuất của họ cho EEVN, giúp cân đối số lượng hàng giao.
Bảng 3.2 Chú thích cho bảng Forecast bảng cập nhật thông tin Forecast
Dựa vào bảng phân tích năng lực sản xuất, trong tháng 8, nhà máy Sơn Tùng và Protrade đều có khả năng sản xuất 5,000 sản phẩm, trong khi nhà máy EEVN có năng lực cao hơn với 9,200 sản phẩm Tổng nhu cầu sản phẩm của các nhà máy là 19,200 sản phẩm, trong khi số lượng đơn hàng dự kiến lên tới 22,229 sản phẩm Điều này cho thấy rằng số lượng đơn hàng dự kiến trong tháng đó có thể được phân chia hợp lý giữa các nhà máy dựa trên năng lực sản xuất của từng đơn vị.
Sau khi xác định số lượng đơn hàng dự kiến phù hợp cho từng nhà máy, nhân viên kế hoạch sẽ đánh giá năng lực của mỗi nhà máy để phân bổ các mã hàng một cách hợp lý.
Ví dụ: Năng lực sản xuất trong tháng 11 của nhà máy Sơn Tùng là 28000 sản phẩm, dựa vào bảng
Dự báo của nhân viên Kế hoạch sẽ xác định các đơn hàng có số lượng phù hợp và ngày xuất hàng cho những mã hàng tương thích với kế hoạch sản xuất hiện tại của nhà máy Nhân viên Kế hoạch cũng sẽ tạm thời cập nhật tên nhà máy gia công vào cột “Style”.
Hình ảnh 3.3 Năng lực sản xuất của các nhà máy
Bên cạnh việc sắp xếp số lượng cho các nhà máy may hợp lí thì có những trường hợp sẽ xảy ra như:
-Trường hợp 1: Tổng sản lượng ( total need regular) của các nhà máy gia công nhỏ hơn sản lượng dự kiến (forecast regular) trong tháng
Trong tình huống này, nhân viên kế hoạch sẽ tiến hành tìm kiếm thêm các nhà máy gia công nhằm đáp ứng sản lượng hàng hóa vượt quá khả năng sản xuất của các nhà máy gia công hiện tại của EEVN.
Trong tháng 8, tổng sản lượng hàng của các nhà máy gia công đạt 19,200 sản phẩm, trong khi tổng sản lượng dự báo (Forecast) là 22,229 sản phẩm, dẫn đến việc thừa 3,029 sản phẩm Nhân viên kế hoạch EEVN có thể thương lượng với nhà máy để nhận thêm hàng, và nhà máy sẽ sắp xếp để đáp ứng yêu cầu này.
Hình 3.4 Sắp xếp đơn hàng may cho Sơn Tùng với số lượng 28000 sản phẩm
41 nhà máy gia công khác để sản xuất số lượng thừa trên
-Trường hợp 2: Tổng sản lượng ( total need regular) của các nhà máy gia công lớn sản lượng dự kiến (forecast regular) trong tháng
Trong trường hợp các nhà máy gia công thiếu hàng sản xuất, dẫn đến đứt chuyền sản xuất, nhân viên Kế hoạch sẽ thông báo cho MD MD sẽ liên hệ với khách hàng để xin thêm đơn hàng bù vào số lượng thiếu Nếu không thể xin được đơn hàng, nhân viên kế hoạch EEVN sẽ yêu cầu nhà máy gia công sắp xếp giảm ca làm cho công nhân, nhằm tránh việc trả lương cho thời gian không có việc làm.
Vào tháng 11, tổng sản lượng hàng của các nhà máy gia công đạt 104,200 sản phẩm, trong khi tổng sản lượng dự báo (Forecast) chỉ là 90,140 sản phẩm, dẫn đến việc thiếu hụt 14,060 sản phẩm để đáp ứng năng lực sản xuất của các nhà máy.
Việc lựa chọn nhà máy gia công may hiện tại chỉ mang tính tạm thời, vì nhân viên Kế hoạch cần thực hiện quy trình báo giá để so sánh giữa các nhà máy Mục tiêu là ưu tiên chọn nhà máy mang lại lợi ích cao nhất cho EEVN Cuối cùng, việc đặt chuyền may sẽ được thực hiện sau khi có sự so sánh và đánh giá kỹ lưỡng.
Sau khi điều chỉnh số lượng hàng trong bảng dự báo cho các chuyền của các nhà máy gia công hiện tại theo năng lực, bộ phận kế hoạch sẽ tiến hành đặt chuyền may cho các đơn hàng với các nhà máy Nếu số lượng trong bảng dự báo vẫn chưa đủ, nhân viên Kế hoạch sẽ lập kế hoạch để đặt thêm chuyền may từ nhà máy gia công hiện tại hoặc tìm kiếm nhà máy gia công mới nhằm đảm bảo kịp thời gian xuất hàng.
Ví dụ : nhà máy Sơn Tùng (Tp Thủ Đức) EEVN đặt 5 chuyền may, nhà máy Protrade (tỉnh Bình
EEVN đã đặt 2 chuyền tại nhà máy Wayhong ở huyện Củ Chi, Tp.HCM, và 1 chuyền tại một nhà máy khác Thông tin chi tiết về "Line number of" được thể hiện trong hình Bảng đánh giá năng lực của nhà máy may cũng đã được cập nhật.
Một yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn nhà máy gia công là giá gia công Nhân viên Kế hoạch sẽ mượn sản phẩm mẫu từ MD để phân tích loại sản phẩm Phân tích này giúp xác định nhà máy nào có khả năng sản xuất phù hợp, dựa trên thế mạnh của từng nhà máy Đặc biệt, đối với các mã hàng quần jean, việc này càng trở nên cần thiết.