Kiểm tra kho để thụng bỏo cho bộphận mua hàng nhập những mặt hàng nào đó hết cựng với số lượng cụ thể để biết được mặt hàng nào được khỏch hàng yờu cầu và tỡnh hỡnh xuất nhập trong kho v
Đề tài tốt nghiệp chơng trìnhQuản lý Kho hâng Mở ®Çu Việt Nam nước nhạy bén với Công nghệ thông tin giới , đà tiến hành cơng nghiệp hố đại hố đất nước Mong muốn làm bạn với tất nước để phát triển Việt Nam nhận thức sâu sắc vai trị Cơng nghệ thơng tin phát triển kinh tếxã hội năm tới Chính Việt Nam coi Cơng nghệ thông tin mục tiêu , động lực phát triển kinh tế- xã hội Muốn khai thác nguồn lực , đáp ứng mục tiêu phát triển kinh tế- xã hội bền vững Việt Nam xác định Công nghệ thơng tin quốc sách hàng đầu, chìa khố vàng để mở cửa tiến vào tương lai Đã có nhiều chương trình nghiên cứu, nhiều sách ban hành nhằm phát triển nguồn lực, tạo điều kiện để kinh tế-xã hội phát triển Để hoàn thiện chương trình quản lý kho hàng góp phần nhỏ vào việc phát triển kinh tế -xã hội Do thời gian viết luận văn khơng đựơc nhiều trình độ hạn chế, nên đề tài em cập nhật số vấn đề để quản lý kho hàng Em dùng ngôn ngữ Visual Basic dựa công cụ quản trị sở liệu Micrsoft access- nội dung đề tài gồm ba chương : - Chương thứ I: Khảo sát xác định yêu cầu hệ thống - Chương thứ II: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý kho hàng - Chương thứ III: Thiết kế hệ thống quản lý kho hàng - Chương thứ IV: Thiết kế giao diện Trong trình thực đề t ài, em giúp đỡ vô quý báu thầy cô giáo trường trung h ọc công nghiệp Hà Nội v đặc biệt thầy Nguyễn Thái Hà - người trực tiếp hướng dẫn em viết báo cáo n ày Em xin chân thành cảm ơn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc giúp đỡ ny! Nguyễn Xuân Huy Lớp T2002-A1 Đề tài tốt nghiệp chơng trìnhQuản lý Kho hâng CHNG I KHO SÁT VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG I YÊU CẦU KHẢO SÁT HỆ THỐNG Quản lý kho hàng phần nhỏ quản lý bán hàng, nguồn hàng kho hàng nhà cung cấp, nhà sản xuất, cơng ty ngồi nước cung cấp, đối tượng kho hàng xuất nhập kho khách hàng Khách hàng vào quầy tự chọn mặt hàng quầy thu ngân để toán Việc lựa chọn mặt hàng, kết thúc hoá đơn với khách hàng biết lượng hàng, lượng tồn kho chủng loại mặt hàng có kho Kiểm tra kho để thông báo cho phận mua hàng (nhập) mặt hàng hết với số lượng cụ thể để biết mặt hàng khách hàng yêu cầu tình hình xuất nhập kho với loại mặt hàng tháng, quý, năm Để giảm bớt khó khăn tăng độ xác cao cho cơng tác quản lý kho hàng cần phải xây dựng hệ thống thơng tin Quản lý kho hàng cách khoa học cần thiết Hệ thống phải cho phép cập nhật thông tin xuất nhập kho cách nhanh chóng tìm kiếm chủng loại hàng mặt hàng Hệ thống quản lý kho hàng cài đặt máy tính cá nhân mạng cục phòng kế tốn giúp cho cán phịng quản lý, cập nhật thơng tin xuất- nhập kho cách nhanh chóng tìm kiếm tra cứu thông tin mặt hàng không nhiều thời gian từ quy trình làm việc tổ chức khoa học hơn, hiệu công việc cao hơn, độ tin cậy lớn việc thu ngân nhập kho hàng phải có báo cáo lên lãnh đạo Tuy nhiên khơng phải lúc đáp ứng có yêu cầu, hàng ngày cần phải biết tình hình cụ thể để kịp thời bổ sung đưa xác định như: - Nhập kho loại mặt hàng cần sử dụng - Xuất kho cho đơn vị kinh doanh khác - Cập nhật giấy tờ, sổ sách, chứng từ thu chi, xuất nhập Việc đưa tin học hố vào cơng tác quản lý kho hàng cần phát huy tối đa, bảng xuất- nhập phải minh bạch, rõ ràng, khơng nhầm lẫn, khơng thiếu thừa, quy trình tin học hố phần tính xuất nhập phần làm giảm bớt nhầm lẫn chủ quan tính tốn phận quản lý kho hàng đồng thời đưa số xác Ngun Xu©n Huy Lớp T2002-A1 Đề tài tốt nghiệp chơng trìnhQuản lý Kho h©ng tình hình thu chi tháng, quý vừa qua thời gian tới LỰA CHỌN CƠNG CỤ Với chương trình đặt cập nhật, quản lý thơng tin tình hình xuất nhập ngày, tháng, quý năm phải lựa chọn cơngcụ quản lý để chuyển sang hệ thống quản lý sở liệu Trên cở sở thiết kế để xử lý cở sở liệu theo hướng yêu cầu người quản lý đặt Với chương trình quản lý kho hàng (QLKH), cơng cụ lựa chọn Micrsoft access vì: - Micrsoft access hệ quản trị c s d ữ li ệu môi trường Windows – ứng dụng Microsoft office, có sẵn côngcụ hữu hiệu đáp ứng yêu cầu cho quản lý dựa Micrsoft access ta dùng ngôn ngữ V isual b asic – ngơn ngữ lập trình mạnh mẽ II XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG a Nhận xét hệ thống cũ Chi phí cho thiết bị ít, cần nhiều nhân lực, hiệu thấp , thời gian theo dõi không kịp thời , kế tốn thống kê khơng chuẩn b u cầu người sử dụng hệ thống Khắc phục nhựơc điểm hệ thống cũ , tìm kiếm thông tin nhanh Quản lý kho hàng chương trình phần mềm hệ thống có chức sau: - Chức Ql xuất kho - Chức Ql nhập kho - Chức quản lý báo cáo c Yêu cầu chức Chức quản lý xuất nhập : - Xem bảng thống kê chi tiết tình hình nhập kho ngày, tháng, quý, năm - Thống kê tình hình chi trả tiền nợ Chức quản lý xuất kho - Xem bảng thống kê chi tiết tình hình xuất kho ngày, tháng, quý, năm - Thống kê tình hình thu vào tồn nợ Chức báo cáo : - Tổng hợp báo cáo , kết xuất thông tin theo yêu cầu cụ thể - Báo cáo chi tiết xuất nhập đưa bảng xuất nhập chi tiết - Thống kê tình hình thu chi tháng, quý, năm - Đưa cơng nợ Ngun Xu©n Huy – Lớp T2002-A1 Đề tài tốt nghiệp chơng trìnhQuản lý Kho h©ng d u cầu chức Ngồi chức cịn số vấn đề mà giúp cho hệ thống 1cách hoàn chỉnh - Đ ảm bảo môi trường hệ thống làm việc tốt - Hệ thống làm việc nhanh chóng đảm bảo tin cậy - Hệ thống thân thiện với người sử dụng - Hệ thống dễ sử dụng Ngun Xu©n Huy Lớp T2002-A1 Đề tài tốt nghiệp chơng trìnhQuản lý Kho h©ng CHƯƠNG II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG I YÊU CẦU VỀ CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG Từ liệu đầu vào yêu cầu quản l ý ,hệ thống quản l ý kho hàng cần có nhữngchức nhiệm vụ sau: - Dữ liệu cập nhật xác từ bàn phím thơng qua biểu mẫu (Form) Các biểu mẫu thiết kế đầy đủ trường thơng tin tránh dư thừa liệu, sau cần có thơng tin phản hồi từ hệ thống kiểm tra sai lệch nhập liệu - Tính toán thu chi chức hệ thống Dựa vào số liệu ban đầu d ữ liệu cụ thể xuất nhập cho ngày tháng, quý,từng năm để hệ thống tính tốn thu chi - Hệ thống phải cung cấp thơng tin theo u cầu tìm kiếm đối tượng yêu cầu người quản l ý - Với yêu cầu cụ thể hệ thống “QL Kho h àng” ta tiến hành phân t ích theo bước sau : II PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CĨ CẤU TRÚC - Phương pháp cách tiếp cận đại với giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống Một điểm mạnh phương pháp đề mơ hình cần phải xây dựng giai đoạn.Ta xây dựng mơ hình hệ thống sau : - Xây dựng mô tả tiến trình hệ thống Trong mơ hình người phân tích hệ thống thơng tin Mơ hình tổ chức hệ thống , tiến hành bao gồm bước xử l ý v luồng thơng tin chức Mỗi tiến trình phải bắt đầu kiện đó.Trong bước xử l ý phân tích ta thơng tin- loại xử l ý nhập liệu,báo cáo, xử l ý liệu - Sơ đồ luồng liệu - Mô hình thực tế liên kết - Sơ đồ phân cấp chức a Sơ đồ luồng liệu Sơ đồ bao gồm chức năng, d ữ li ệu, tác nhân ngoài, tác nhân Trong sơ đồ chức phân thành chức Nguyễn Xuân Huy Lớp T2002-A1 Đề tài tốt nghiệp chơng trìnhQuản lý Kho hâng thp hn, nú a đường liệu, thông tin vào chức năng, tiện cho việc phân tích hệ thống b Sơ đồ phân cấp chức năng: Sơ đồ thực việc phân cấp chức đến mức thấp Nó phải đưa mô tả chi tiết cho chức c Mơ hình thực thể liên kết Đây mơ hình chủ chốt phương pháp Đó mơ hình trực tiếp liên quan chúng Trong thực thể phải thuộc tính liệu nó, khố chính, ghi thêm th ông tin cho thực thể, giai đoạn mơ hình thực thể quan hệ phải đảm bảo dạng chuẩn (1NF,2NF,3NF) để tránh dư thừa liệu d Tạo thiết kế ban đầu Sau phân tích kiểm tra kết bước thiết kế ban đầu sau: - Tạo thiết kế C s liệu ban đầu - Các thực thể ánh xạ bảng - Các quan hệ 1- nhiều kiểm tra khoá tham chiếu - Tạo thiết kế ứng dụng ban đầu Sơ đồ chức thành sơ đồ cấu trúc modul, sơ đồ sở để sinh hệ thống menu sau e Thiết kế liệu Sau phân tích liệu ban đầu ta có bảng, cột, ràng buộc tham chiếu Nhiệm vụ thiết kế tổ chức bảng, cột cho hợp lý để đạt kết cao Công việc thiết kế bao gồm: - Chỉnh cột bảng cho hợp lý với thực tế để nâng cao hiệu sử dụng thông tin - Đ ịnh nghĩa form (mẫu biểu) f Cài đặt chương trình - Tiến hành cài đặt chương trình hệ thống - Bảo vệ trì hoạt động , sửa lại lỗi - Thường xuyên cập nhật thông tin, tăng cường chức hệ thống c sở d ữ li ệu - Xác định truy vấn thơng qua khố Trên sở lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống, với cơng cụ Micrsoft access ngôn ngữ Visual Basic ta thực để thiết kế chương trình Qu ản l ý kho h àng III SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG Từ khảo sát phân tích chương trình đặt ta xác định hệ thống chương trình quản lý kho hàng gồm chức bản: + Nhập kho Ngun Xu©n Huy – Líp T2002-A1 Đề tài tốt nghiệp chơng trìnhQuản lý Kho hâng + Xuất kho + Báo cáo nhằm giải công việc cụ thể để tránh chồng chéo xử lý công việc nhầm lẫn thông tin a Biểu đồ phân cấp chức Thông quan thực tế phân tích chức ta cụ thể hóa sơ đồ phân cấp chức sau: * Chức nhập kho: nhập kho nhập hàng Chi trả Hệ thống phải thực công việc sau: nhập hàng vào kho sau chi trả tiền Mục đích : biết lượng hàng nhập vào kho cần nhập kho Chức xuất kho: xuất kho xuất hàng Thu Hệ thống phải thực công việc sau: xuất hàng từ kho thu tiền Mục đích: biết lượng hàng xuất Chức báo cáo Ngun Xu©n Huy – Líp T2002-A1 Đề tài tốt nghiệp chơng trìnhQuản lý Kho h©ng Báo cáo xuất nhập Thu chi Hệ thống thực công việc sau: thống kê lượng hàng xuất nhập kho hàng, hạch toán thu chi, làm hóa đơn tốn Mục đích : tổng hợp tất liệu để xử lý : lượng hàng kho , thu – chi kho Quản lý kho hàng nhập kho chi nhập hàng xuất kho thu xuất hàng Báo cáo chi tiết nhập kho xuất kho Thu chi III SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU Sơ đồ nhằm diễn tả tập hợp chức xử lý hệ thống quản lý mối quan hệ trước sau tiến trình xử lý hệ thống trao đổi thơng tin với tác nhân người lãnh đạo- người trực tiếp quản lý kho Hệ thống quản lý kho hàng chia thành chức biểu đạt nhiệm vụ sau: - Cập nhật liệu đầu vo Nguyễn Xuân Huy Lớp T2002-A1 Đề tài tốt nghiệp chơng trìnhQuản lý Kho hâng - Tính toán thu chi - Thống kê tình hình xuất nhập - Báo cáo Trong trình xử lý thông tin vào chức xử lý lu lại thời gian để sau vài chức xử lý sử dụng, xuất kho thông tin Quá trình xử lý luồng thông tin hệ thống quản lý kho hàng, mối quan hệ luồng thông tin vào chức năng, kho liệu Các thành phần: a Chức năng: Là hoạt động có liên quan đến biến đổi hay tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hay tạo thông tin mới: Tên gọi : Là động từ + bổ ngữ Ký hiệu: Tên chức b Tác nhân ngoài: Là ngời mét nhãm ngêi n»m ngoµi hƯ thèng nhng cã trao ®ỉi trùc tiÕp víi hƯ thèng Sù cã mỈt cđa nhân tố sơ đồ giới hạn hệ thống, định rõ mối quan hệ hệ thống với giới bên - Tên gọi: Là danh từ - Biểu diễn: hình chữ nhật c Kho liệu: - Biểu diễn cho thông tin cần cất giữ sau để nhiều chức sử dụng chúng - Tên gọi bao gồm: Danh từ + tính từ - Biểu diễn: Là cặp đờng thẳng song song thông tin cần cất giữ Ví dụ: Nguyễn Xuân Huy Lớp T2002-A1 Đề tài tốt nghiệp chơng trìnhQuản lý Kho hâng Kho Kho Kho Ra Vào Cập nhật d Luồng liệu: - Đó luồng thông tin vào khỏi chức - Tên gọi: bao gồm danh từ + tính từ - Biểu diễn: mũi tên ghi thông tin di chuyển Ví dụ: Hàng Ghi nhận Hàng đạt tiêu chuẩn e Các tác nhân trong: Là chức hệ thống hệ thống xét đợc trình bày trang khác Vì lý trình bày nên tác nhân xuất nhiều nơi - Tên gọi: Là động từ + bổ ngữ - Biểu diễn: Là hình chữ nhật thiếu cạnh Ví dụ: tác dơng: - Cho mét thiÕt kÕ s¬ bé vỊ thùc chức - Là phơng tiện giao tiếp ngời thiết kế ngời sử dụng Mục đích: - Diễn tả chức hệ thống mối quan hệ trớc sau tiến trình xử lý việc trao đổi thông tin cho - Cung cÊp bøc tranh tỉng thĨ vỊ hƯ thèng Phân mức: + Biểu đồ luồng liệu hệ thống phức tạp xếp gọn trang, sơ đồ luồng liệu đợc ph©n r· nh sau: Ngun Xu©n Huy – Líp T2002-A1