Đề tài Quản lý vật liệu xây dựng

Ngày nay tin học đã thâm nhập vào tất cả mọi hoạt động của xã hội loài người và máy tính điện tử trở thành một công cụ đắc lực không chỉ giảm nhẹ lao động (kể cả lao động trí tuệ) mà còn giúp thêm cho con người những năng lực mới mà trước đây chúng ta khó hình dung được

Trang 1

Lời nói đầu

Ngày nay tin học đã thâm nhập vào tất cả mọi hoạt động của xã hộiloài người và máy tính điện tử trở thành một công cụ đắc lực không chỉ giảmnhẹ lao động (kể cả lao động trí tuệ) mà còn giúp thêm cho con người nhữngnăng lực mới mà trước đây chúng ta khó hình dung được

Ở Việt Nam máy tính, đặc biệt máy vi tính trong những năm gần đây

đã quen thuộc với mọi người Bước đầu tin học đã đưa vào các trường trunghọc, các trường đại học nhằm đi tới phổ cập tin học cho toàn xã hội Sốlượng máy tính ngày một nhiều và ta có thể gặp khắp mọi nơi Phạm vi ứngdụng công nghệ tin học ngày càng được mở rộng trên nhiều lĩnh vực: truyềnthông, đo lường, tự động, y tế, giáo dục, giao thông, quản lý các hoạt độngkhác của con người và xã hội Những thành tựu về tin học hoá công tácquản lý mang lại hiệu quả thiết thực tạo ra những phương pháp quản lý mớihiệu quả, nhanh chóng, chính xác, giúp cho các nhà quản lý có tầm nhìn baoquát, nắm bắt kịp thời những thông tin và yêu cầu xử lý thông tin Do vậymột vấn đề lớn được đặt ra là làm thế nào để khai thác hết công suất các máytính và làm thế nào để tin học thực sự hữu ích cho tin học

Trong đề tài “Quản lý vật tư” chúng em đã đi sâu vào tìm hiểu

những vấn đề có thể và đã cố gắng nghiên cứu tài liệu để hoàn thành các yêu cầu đặt ra Đề tài này được chúng em khảo sát thực tế tại Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An - Đội thi công công trình số 6 (trụ sở chính tại số 45 - Đường Trần Phú - Thành phố Vinh

- Tỉnh Nghệ An) chuyên xây dựng công trình: dân dụng, công

nghiệp, giao thông (cầu, đường), thủy lợi, điện năng (đường dây, trạm biến áp đến 500 KV), các công trình hạ tầng kỹ thuật…

Chúng em xin chân thành cảm ơn sự tận tình giúp đỡ của Thạc sĩ:

thầy Lê Văn Tấn, ban lãnh đạo và nhân viên Công ty cổ phần Xây dựng

Dầu khí Nghệ An và các thầy cô giáo trong khoa CNTT đã động viên, giúp

đỡ chúng em trong suốt quá trình qua

Tuy nhiên, vì khả năng và thời gian còn hạn chế nên quá trình phântích thiết kế hệ thống,cài đặt chương trình quản lý còn có những chỗ chưa tối

ưu và không thể tránh khỏi những thiếu sót Vậy chúng em rất mong được

sự góp ý, bổ sung của các thầy cô giáo và các bạn để chương trình đượchoàn thiện hơn

Trang 2

Vinh, ngày 17 tháng 11 năm 2009

Nhóm sinh viên

1.Trần Văn Huy 6.Phan Thị Đông2.Lê Mai Trang 7.Nguyễn Thị Hiền3.Hoàng Trung Thành 8 Đỗ Thị Phương4.Nguyễn Bùi Hậu 9.Sung Văn Lênh5.Bùi Thị Vui

Phần I

Tổng quan về đề tài – khảo sát hệ thống

I TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Trong xã hội ngày nay, việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào trongcông việc không còn là điều mới mẻ Song để đưa Công nghệ thông tin sátnhập vào cuộc sống của mỗi chúng ta nhiều hơn thì vẫn còn một khoảngcách Chúng em những Sinh Viên khoa Công nghệ thông tin vẫn mong sẽgiúp được một phần nào đó nối lại khoảng cách ấy

- Hiện nay đã có nhiều chương trình quản lý được viết ra nhằm giúpcho nhà quản lý và khách hàng thụân tiện hơn trong việc xuất nhập hànghoá Chương trình quản lý vật tư là một trong những chương trình như vậy.-Quản lý bằng máy tính có thể giúp các công ty quản lý được cácnguyên vật liệu nhập và xuất cả về loại lẫn số lượng

Trang 3

-Ngoài ra còn giúp cho công ty có thể quản lý được cả nhân sự trongcông ty.

Nhận thấy, mức độ công việc lớn mà làm bằng thủ công nên có thể gây

ra sai sót trong việc tính toán, thực hiện công việc một cách chậm chạm, khónhọc trong việc tìm kiếm và tra cứu thông tin Nhằm để phục vụ tốt chocông việc cũng như rèn luyện kiến thức vững chắc thì nhóm của chúng em

đã chọn chủ đề “Quản lý vật tư” làm đề tài.

II PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

Để thực hiện tốt đề tài Chúng em đã tổ chức thảo luận, tiến hành thựchiện công việc như sau:

Đối với Hệ thống cũ nhóm đã đến khảo sát thực tế tại Công ty cổ phầnXây dựng Dầu khí Nghệ An - Đội thi công công trình số 6 để tìm hiểu cơ cấu tổ chức, các tài liệu liên quan và các quy trình xử lý dữ liệu của hệ thốnghiện tại, bằng cách quan sát mọi hoạt động, phỏng vấn nhân viên quản lý, nhân viên thủ kho, xem xét các tài liệu sổ sách, hoá đơn, danh mục … Sau

đó bàn bạc, đưa ra các nhận xét và lập phương hướng cho Hệ thống mới

Đối với Hệ thống mới, phải dựa trên hệ thống cũ tiếp tục phát huynhững ưu điểm, khắc phục nhược điểm Phác hoạ công việc của Hệ thốngmới, xem xét tính khả thi và lựa chọn công cụ cài đặt cho hệ thống

III YÊU CẦU CỦA ĐÈ TÀI

Trang 4

Thông qua việc nghiên cứu một số vấn đề và thực trạng của tình hìnhquản lý vật tư để từ đó đưa ra các phương thức quản lý mới đạt hiệu quảhơn.

Xác định được các chức năng yêu cầu quản lý của hệ thống

Xây dựng chương trình quản lý vật tư dựa vào yêu cầu và chức năngcủa hệ thông, ứng dụng công nghệ tin học vào hệ thống quản lý vật tư nhằmmục đích:

 Khắc phục những hạn chế của hệ thống cũ

 Tạo ra cơ chế tổ chức mới gọn nhẹ, chặt chẽ và hiệu quả

 Tăng tốc độ tra cứu, tìm kiếm thông tin

 Làm gọn nhẹ khối lượng công việc

 Giám sát và chỉ đạo kiểm tra của lãnh đạo được dễ dàng

 Thu hút được sự quan tâm của các chủ đầu tư xây dựng.

Phần II

Khảo sát hệ thống

I MÔ TẢ HỆ THỐNG CŨ

1 Nhiệm vụ cơ bản

Hệ thống quản lý vật tư ở Đội xây dựng số 6 thuộc công ty cổ phần

xây dựng dầu khí Nghệ An với phương châm phục vụ “ nhanh chóng an toàn

và chất lượng” Đội đã cố gắng phục vụ tốt nhất với các nhiệm vụ cơ bản :

- Liên hệ nơi cung cấp để biết những vật liệu tốt nhất

Trang 5

- Xem xét nhập hàng về mỗi khi cần, vật liệu được nhập về thì nhân viênphải phân loại vật liệu, bổ sung vào những loại đã sử dụng hết

- Đổ hàng cho công trình xây dựng

- Thống kê các công việc sổ sách để đưa ra những thông tin cần thiết như :thống kê trong ngày…

Về việc nhập và cung ứng vật tư thì công ty thực hiện như sau:

- Vật liệu được nhập chủ yếu là sắt thép của công ty Gang thépThái Nguyên, xi măng Hoàng Mai…Đầu tiên đội làm đơn đặt hàng tạinhà cung cấp, sau đó chờ vật tư được nhập về

- Vật tư được bảo quản tại kho, tại công trường đang thi công.Kho vật tư có thủ kho của đội quản lí việc nhận và xuất vật tư cho độixây dựng Vật tư được nhập về khi lượng trong kho đã hết hoặc đếnngưỡng, cũng có thể nhập theo phiếu yêu cầu của đội thi công

- Vật tư xuất ra kho bằng con đường chủ yếu như sau: đổ cáccông trình xây dựng

- Khi đội thi công có nhu cầu lấy vật tư thì thủ kho kiểm tra xemcòn loại vật tư mà đội thi công yêu cầu không, nếu hết hoặc không đủ

để xuất thì yêu cầu nhập thêm vật tư vào kho

Nhập hàng về có hai cách:

- Đưa trực tiếp đến nơi thi công

- Đưa gián tiếp qua kho (chủ yếu)

+ Từ kho đến nơi thi công phải tiến hành lập kho làm thủ tục xuất nhập cócán bộ thủ kho giám sát việc xuất nhập hàng ngày

Trang 6

+ Khi kết thúc công trình thì tiến hành quyết toán vật tư số lượng thừa thiếu,chủng loại dưới hai dạng: Quyết toán theo số lượng hoặc theo đơn gía

+ Tổ chức giao nhận giữa nhà cing cấp và đội, làm thủ tục giao nhận gồm:Hoá đơn giao nhận và cập nhật dữ liệu ( cập nhật hoá đơn bán hàng)

Khi hàng đựơc chuyển đến đội tại công trình đang thi công thì nhà cung cấpgiao hàng và kèm theo một bản sao đơn hàng mua mà đội đã gửi đến nhàcung cấp Khi đó thủ kho nhận hàng và lưu lại thông tin nhập hàng vào mộtđơn hàng, liên một giao cho nhà cung cấp và giữ lại liên hai hàng để sau này

xử lí

Trong trường hợp xảy ra sự cố là nhà cung cấp phát hiện ra loại vật liệu nào

đó đã đựơc nhập tới kho nhưng họ vẫn chưa nhận đựơc tiền thanh toán Khi

đó bộ phận thủ quỹ kiểm tra lại các loại giấy tờ nhập vật liệu Nếu khôngđúng như vậy thì không giải quyết Ngược lại thì liên hệ trực tiếp lại với nhàcung cấp để cùng thoả thuận giải quyết Cuối cùng lập phiếu thanh toán chonhà cung cấp thông qua bộ phận chức năng, qua bộ phận kế toán của côngty

Trang 7

2 Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm

A Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên

1.Ông: Phan Hải Triều Chủ tịch HĐQT

2.Ông: Nguyễn Ngọc Bảng Uỷ viên HĐQT

3.Ông: Đồng Xuân Bình Uỷ viên HĐQT

4.Ông: Lê Phi Hùng Uỷ viên HĐQT

5.Ông: Hoàng Văn Thắng Uỷ viên HĐQT

B CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN

Trang 8

1 BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN: TOÀ NHÀ DẦU KHÍ NGHỆ AN

Địa chỉ: Số 07 Quang Trung - TP Vinh - Nghệ An

Trưởng Ban: Ông - Lê Phi Hùng

Địa chỉ: Phường Trường Thi - TP Vinh - Nghệ An

Đội trưởng: Ông - Phan Mạnh Hùng

2 ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 3

Địa chỉ: Phường Hưng Phúc - TP Vinh - Nghệ An

Đội trưởng: Ông - Nguyễn Đức Thắng

Đội trưởng: Ông - Đậu Anh Tuấn

Đội trưởng: Ông - Trần Hữu Tích

Đội trưởng: Ông - Nguyễn Quốc Hiển

Đội trưởng: Ông - Phạm Đình Cương

Trang 9

Đội trưởng: Ông - Nguyễn Văn Tuyết

Đội trưởng: Ông - Lê Tiến Dũng

9 ĐỘI XE MÁY THIẾT BỊ

Đội trưởng: Ông - Lê Văn Đồng

10 ĐỘI XÂY DỰNG HƯNG ĐÔNG

Địa chỉ: Xã Hưng Đông - TP Vinh - Nghệ An

Đội trưởng: Ông - Phạm Thuỳ Dương

11 ĐỘI ĐIỆN NƯỚC VÀ XÂY LẮP

Đội trưởng: Ông - Lương Ngọc Thành

Các mẫu phiếu:

Mẫu phiếu nhập kho:

Trang 10

Mẫu phiếu xuất kho:

Mẫu giấy đề nghị thanh toán:

Trang 11

Như vậy việc của quản lý vật tư bao gồm những công việc sau:

* Quản lý kho vật tư

* Liên hệ và thống kê theo yêu cầu

III Đánh giá hệ thống cũ

1 Ưu điểm của hệ thống cũ:

- Chức năng làm việc đơn giản

- Công cụ và phương tiện làm việc rẻ tiền

- Ít phụ thuộc những ảnh hưởng sự cố đột xuất, những tác động củakhách quan bên ngoài

- Hoạt động tương đối dễ hiểu có thể mô phỏng trên máy tính để giảmbớt khối lượng công việc

Trang 12

2 Nhược điểm

- Khối lượng công việc lớn, hệ thống cồng kềnh

- Khi có yêu cầu công việc tìm kiếm, báo cáo rất mất thời gian

- Việc cập nhật, sữa đổi thông tin thiếu chính xác

- Việc lưu chuyển thông tin chậm, kém hiệu quả

3 Công tác quản lý:

- Mọi hoạt động chủ yếu được ghi lại theo sổ sách hay các mẫu báobiểu in sẵn nên việc điều phối hoạt động mất thời gian, phải cận thận tỷ mỉ

4 Yêu cầu của hệ thông mới

Với những tồn tại như trên, chúng tôi đã xây dựng một hệ thống mới với sựtrợ giúp đắc lực của Công Nghệ Thông Tin có thể giải quyết được các khókhăn trên, giúp người quản lý cập nhật dữ liệu, bổ sung, thống kê và tìm kiếmcác thông tin về vật tư và các vấn đề liên quan theo một số yêu cầu nào đónhanh chóng và thuận tiện hơn

Trang 13

Phần III Phân tích mô hình dữ liệu

I Thông tin đầu vào của hệ thống

Thông tin đầu vào chính là yêu cầu quan trọng nhất, là mục đích xây

dựng cho toàn bộ hệ thống Thông tin đầu vào chính là thông tin nguồn đểquá trình xử lý thông tin sẽ được kết quả như mong muốn ảnh hưởng củaquá trình biến đổi thông tin mà hệ thống cần đáp ứng không chỉ thể hiện quachính xác yêu cầu đó mà còn thể hiện qua:

- Yếu tố thời gian nhanh chóng, chính xác, rõ ràng

- Tổ chức dữ liệu gọn gàng, đầy đủ, dễ dàng cập nhật

Việc tổ chức thông tin đầu vào cho hệ thống phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Đảm bảo cho phép đáp ứng các thông tin đầu ra chính xác sau cácquá trình xử lý

- Tối thiểu hoá về mặt kích thước và số liệu nhưng vẫn phải đảm bảođáp ứng đầy đủ các thông tin đầu ra

- Thuận lợi cho quá trình cập nhật, lưu trữ và xử lý thông tin

- Cho phép khai thác từ nhiều khía cạnh

- Đảm bảo tính độc lập tương đối của dữ liệu

Có rất nhiều loại thông tin đầu vào như: Thông tin không thay đổi,thông tin thay đổi…và từ thực tế của hệ thống quản lý vật tư, thông tin đầuvào được đặc tả như sau:

Thông tin về nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp, địachỉ, điện thoại, Email

Thông tin về vật tư: Mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính và thành tiền,…

Trang 14

II Thông tin đầu ra của hệ thống

Thông tin đầu ra là thông tin mà hệ thống ứng dụng để đáp ứng, cácthông tin đó chủ yếu là do các cán bộ quản lý và cán bộ nghiệp vụ đưa racho hệ thống đáp ứng, do đó thông tin đầu ra cần phải đáp ứng được các yêucầu sau:

- Tập hợp, thống kê được các thông tin mà người quản lý yêu cầu

- Dự báo được các thông tin mới có thể phát sinh

- Thông tin đầu ra chính xác dựa trên các thông tin đầu vào

- Triển khai trên máy tính điện tử và các thiết bị của hệ thông

- Phân loại theo các tiêu chuẩn khác nhau

- Thông tin đầu ra độc lập tương đối với nhau

- Trên cơ sở phân tích hệ thống đầy đủ có thể đưa vào thêm các yêucầu mới trên cơ sở:

tin đầu vào một cách triệt để

Nâng cao hiệu quả ứng dụng của hệ thống

Hệ thống phải có tính, đáp ứng được cho việc nâng cấp hệ thống vềsau

* Căn cứ vào yêu cầu của hệ thống, vào cách tổ chức quản lý các thông tin

đầu ra được cụ thể hoá như sau:

- Xuất vật tư đáp ứng yêu cầu đội thi công

- Báo cáo chi tiết nhập xuất, tồn kho

- In ấn các chứng từ và hoá đơn

Trang 15

III Các chức năng chính của hệ thống

Hệ thống quản lý vật tư của “Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6

 Nhập vật tư

Nhập hoá đơn

In hoá đơn nhập Lưu thông tin nhập

 Xuất vật tư

Nhập hoá đơn

In hoá đơn xuất Lưu thông tin xuất  Giải quyết sự cố

Kiểm tra sự cố trong sổ

1 Lập bảng phân tích các yếu tố bài toán:

Từ bài mô tả bài toán của hệ thống và các hồ sơ tài liệu nhóm đưa ra bảng phân tích như sau:

Trang 16

Phiếu yêu cầuĐơn hàngHoá đơnPhiếu thanh toánGiấy chứng nhận kiểm địnhKết quả TN Mác bê tôngBiên bản lấy mẫu hiện trườngNghiệm thu công việc xây dựngBiên bản sự cố

Tác nhânTác nhânTác nhânTác nhân

=

Hồ sơ tài liệu

2 Phân tích tác nhân và xác định tương tác

Từ cột 3 của bảng phân tích ta rút ra các yếu tố có thể là tác nhân là: Nhân viên, Nhà cung cấp, Thủ kho và Đội thi công

Tuy nhiên chỉ có Nhà cung cấp và Đội thi công là tác nhân ngoài, vì các tác nhân kia là các tác nhân thực hiện chưc năng của hệ thống

Qua mô tả bài toán ta xác định được 11 luồng thông tin

- Có 5 luồng dữ liệu từ tác nhân ngoài vào hệ thống

- Có 6 luồng dữ liệu từ hệ thống ra tác nhân ngoài

Trang 17

ĐỘI THI CÔNG

Trang 18

HỆ THỐNG QUẢN LÝ

VẬT TƯ

2.2.Lập hoá đơn xuất vật tư

2.4.Kiểm tra vật tư tồn

1.3.In hoá đơn và lưu

thông tin nhập

2.3.In hoá đơn và lưu thông tin xuất

1.1.Kiểm tra vật tư 2.1.Kiểm tra phiếu yêu cầu

1.2.Lập hoá đơn cho NCC

Trang 19

4 Đặc tả chức năng lá:

4.1 Chưc năng: Kiểm tra loại và chất lượng vật tư

Khi vật tư trong kho đã hết hoặc đến ngưỡng hoặc có yêu cầu nhập một hay nhiều loại vật tư nào đó từ đội thi công thì thủ kho kiểm tra loại vật tư

đó còn có trong kho hay không cung như chất lựng của nó, rồi xem xét nhập hay không Nếu nhập thì liên hệ với nhà cung cấp

4.2 Chưc năng: Lập hoá đơn cho nhà cung cấp

Khi nhập vật tư từ nhà cung cấp thì thủ kho làm thủ tục giao nhận (lập hoá đơn) với Nhà cung cấp Được phân làm hai bản,bản sao gửi Nhà cung cấp, bản gốc giữ lại làm sổ sách

4.3 Chưc năng: In hoá đơn và lưu thông tin nhập

Sau khi nhập hàng thì thủ kho lưu lại thông tin cần thiết

Trang 20

4.4 Chưc năng: Kiểm tra phiếu yêu cầu

Khi đội thi công cần một loại vật tư để xây dựng, thì đội trưởng đến kho gặp thủ kho để làm thủ tục xuất, thủ kho kiểm tra phiếu yêu cấu của đội trưởng đội thi công, nếu thấy đúng thì xuất vật tư theo yêu cầu của đội Nếu không hợp lệ thì không xuất

4.5 Chưc năng: Lập hoá đơn xuất vật tư

Sau khi kiểm tra phiếu yêu cầu nếu thấy hợp lệ thì thủ kho lập hoá đơn xuất xật tư cho đội thi công

4.6 Chưc năng: In hoá đơn và lưu thông tin xuất

Thủ kho lưu lại hoá đơn khi xuất vật tư Nếu cần thiết thì sao lại một bảngửi cho đội trưởng đội thi công và lưu toàn bộ thông tin xuất vào toàn bộ sổ sách

4.7 Chưc năng: Kiểm tra vật tư tồn

Sau khi xuất vật tư cho đội thi công hoặc kết thúc công trình thi thủ kho kiểm tra lại lượng vật tư tồn trong kho Nếu thấy vật tư hết hoặc đến ngưỡngthì liên hệ với Nhà cung cấp nhập tiếp

4.8 Chưc năng: Kiểm tra sự cố

Khi Nhà cung cấp phát hiện vật tư nào đó đã được nhập tới kho nhưng vẫn chưa nhận được tiền thanh toán hoặc thủ kho phát hiện vật tủ nhập đến không đảm bảo chất lượng- số lượng thi hai bên : Nhà cung cấp và thủ kho kiểm tra lại giấy tờ, đơn nhập hàng Nếu sai sót thì hai bên hợp tác giải quyết

4.9 Chưc năng: Lập biên bản

Trang 21

Khi xảy ra sự cố thi thủ kho hoặc bộ phận chưc năng bên nhà cung cấp lậpbiên bản báo cáo sự cố để giải quyết.

4.10 Chưc năng: Giải quyết sự cố

Nếu sự cố xảy ra là đúng thì giải quyết, có thể bồi thường hoặc theo mức

độ nặng nhẹ mà giải quyết Còn không đúng thì không giải quyết

Định dạng
Số trang	47
Dung lượng	890,5 KB

Đề tài Quản lý vật liệu xây dựng

Form chức năng giải quyết sự cố