Xử lý thông tin bt1 nguồn tin trong tổ chức

Thông tin nội bộ trong bộ phận quản lý đặt phòng của chuỗi khách sạn Mường Thanh- Báo cáo lịch sử đặt phòng của khách hàng.- Thống kê tỷ lệ số phòng được đặt tỷ lệ lấp đầy phòng.- Dữ liệ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THƯ VIỆN THÔNHG TIN HỌC -   - XỬ LÝ THÔNG TIN BT1: Nguồn tin tổ chức Giảng viên: TS Đồn Thị Thu Nhóm: Khoa: Thư viện- Thơng tin học Khố: 2022-2026 GIỚI THIỆU: Tập đoàn khách sạn lữ hành Mường Thanh tập đoàn hàng đầu Việt Nam, sở hữu mạng lưới khách sạn resort rộng lớn trải dài từ Bắc vào Nam, cung cấp loạt dịch vụ tiện nghi đa dạng để đáp ứng nhu cầu du khách Mường Thanh xây dựng danh tiếng mạnh mẽ ngành công nghiệp du lịch Việt Nam phát triển không ngừng cam kết đáp ứng nhu cầu Trong Bộ phận đặt phịng Mường Thanh đóng vai trò quan trọng việc quản lý tối ưu hóa việc đặt chỗ, đảm bảo khách hàng có trải nghiệm lưu trú tốt Đặc biệt, phận khách sạn có trách nhiệm tiếp nhận, lưu trữ xử lý loại thông tin khác nhau, liệu tích lũy hàng ngày có tiềm lớn việc áp dụng kỹ thuật xử lý tin ứng dụng thực tế Vì vậy, nhóm chúng em lựa chọn Bộ phận đặt phòng khách sạn Mường Thanh làm đối tượng nghiên cứu thực tập xử lý tin I Thông tin nội Khái niệm thông tin nội bộ: Thông tin nội thông tin tạo sử dụng bên tổ chức khơng cơng khai chia sẻ ngồi tổ chức Các thuật ngữ khác để thông tin nội bao gồm "thông tin/tài liệu xám" "thông tin tài liệu không công bố." Điều ám thông tin có tính bí mật khơng dành cho cơng chúng bên ngồi tổ chức Thơng tin nội phận quản lý đặt phòng chuỗi khách sạn Mường Thanh - Báo cáo lịch sử đặt phòng khách hàng - Thống kê tỷ lệ số phòng đặt (tỷ lệ lấp đầy phòng) - Dữ liệu cá nhân nhân viên lễ tân, chăm sóc khách hàng - Kế hoạch nâng cấp tiện ích phịng chưa cơng bố - Quy định pháp luật thu nhập thông tin khách hàng - Điều khoản/ sách bảo mật thơng tin khách hàng II Nguồn thơng tin từ bên ngồi vào tổ chức Khái niệm thơng tin từ bên ngồi vào tổ chức:  Bao gồm thơng tin (có liên quan) đưa từ bên vào tổ chức Thơng tin từ bên ngồi vào tổ chức phận quản lý đặt phòng chuỗi khách sạn Mường Thanh: - Thông tin tiếp nhận xử lý yêu cầu đặt phòng cho khách lẻ – khách đoàn từ khách đặt trực tiếp hay khách hàng online qua kênh khác nhau: website, điện thoại - Yêu cầu sửa đổi, hủy đặt phịng chủ động từ phía khách thực quy - trình sửa đổi - hủy đặt phịng khách sạn Thơng tin cập nhật khách thời gian, số lượng phòng, số người, v.v… đầy đủ xác lên phần mềm hệ thống quản lý khách sạn Thông tin đánh giá, phàn nàn khách hàng chất lượng phục vụ đặt phòng khách sạn Quy định quan nhà nước sách lưu trú III Nguồn thơng tin từ bên tổ chức ngồi Khái niệm thông tin từ bên tổ chức ngồi: Bao gồm thơng tin tạo từ tổ chức đưa bên (tổ chức/ cá nhân) nhằm giải vấn đề Ví dụ thơng từ bên tổ chức phận quản lý đặt phòng chuỗi khách sạn Mường Thanh: - Thơng tin phịng tiện ích kèm cung cấp - Các điều khoản quy định chung khách sạn cập nhật website - Các thông tin liên hệ phận đặt phòng khách sạn - Các dịch vụ khách sạn ưu đãi, khuyến đặt phòng - Các thơng tin hạng phịng, giá phịng, dịch vụ tiện ích hình ảnh khách sạn sách đặt phịng cung cấp Ví dụ như: Thơng tin hạng phịng, giá phịng khách sạn Mường Thanh Luxury Sài Gòn, Phú Nhuận IV Nhu cầu thơng tin phận có hệ thơng tin tin xử lý giao dịch mơ q trình xử lý thơng tin phận qua ví dụ Nhu cầu thơng tin phận đặt phịng Bộ phận đặt phòng khách sạn Mường Thanh cần loạt thông tin chi tiết để quản lý từ việc tiếp nhận đơn đặt phòng đến việc lưu trữ thơng tin khách hàng nhằm hướng đến hài lịng chất lượng phục vụ khách sạn Hệ thống thông tin chuyên dụng giúp họ thực tác vụ cách hiệu xác Điều quan trọng đảm bảo giao dịch diễn cách trơn tru hợp pháp để cung cấp trải nghiệm lưu trú tốt cho khách hàng - Thông tin khách hàng: bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, thông tin liên - - - - hệ khách hàng  Thông tin cần thiết để tạo hồ sơ khách hàng liên lạc trường hợp cần thiết Ngày đến - ngày đi: Bộ phận đặt phòng cần biết ngày mà khách hàng dự định đến rời khách sạn  Để taoh hồ sơ lưu trú đặt phịng cho khách hàng vào thời gian thích hợp Loại phòng: Khách hàng thường phải chọn loại phòng mà họ muốn đặt, bao gồm phòng tiêu chuẩn, phòng hướng biển, hộ dịch vụ, suite cao cấp, nhiều loại phịng khác  Thơng tin giúp phận đặt phòng cung cấp tùy chọn phòng phù hợp Số lượng người trẻ em: phận đặt phòng cần biết số lượng người lớn trẻ em phòng  Để đảm bảo khách hàng có đủ giường tiện nghi cho tất khách hàng Yêu cầu đặc biệt: Khách hàng có yêu cầu đặc biệt đưa đón sân bay, đặt tour du lịch, đặt bữa tối, hay đặt vé tham quan hay dịch vụ phịng 24/7 -  Thơng tin cần cần ghi để cung cấp đáp ứng từ chối yêu cầu Thông tin tốn: Bộ phận đặt phịng cần thơng tin phương thức tốn chi tiết thẻ tín dụng (nếu áp dụng) để xác nhận đặt phòng thực tốn Lịch sử đặt phịng: Việc theo dõi lịch sử đặt phòng khách hàng giúp khách sạn cung cấp dịch vụ cá nhân hóa ưu đãi cho khách hàng quen thuộc 2.Hình ảnh thu nhập liệu phận thơng qua ví dụ: Ví dụ: Một gia đình lên kế hoạch cho kỳ nghỉ hè họ thành phố Đà Nẵng Họ định đặt phòng resort Mường Thanh khu vực biển để tận hưởng kì nghỉ Để đặt phòng, họ liên hệ với phận đặt phịng khách sạn Mường Thanh thơng qua trang web khách sạn điện thoại Bộ phận đặt phòng cần thu thập thông tin sau  Tên thông tin liên hệ: Tên tất thành viên gia đình thơng tin liên hệ địa email số điện thoại để liên lạc với họ  Ngày đến ngày đi: Họ cần cung cấp ngày dự kiến đến ngày dự kiến rời khách sạn để đặt phòng khoảng thời gian  Loại phịng: Gia đình cần chọn loại phòng mà họ muốn, chẳng hạn phòng hướng biển để thưởng thức cảnh biển phịng gia đình có trẻ em  Số lượng người trẻ em: Họ cần thông báo số lượng người lớn trẻ em để đảm bảo có đủ giường tiện nghi cho tất  Yêu cầu đặc biệt: Nếu họ muốn đặt dịch vụ bổ sung đưa đón sân bay, đặt tour du lịch đặt bữa tối nhà hàng khách sạn, họ cần cung cấp thông tin yêu cầu  Thông tin tốn: Bộ phận đặt phịng cần thơng tin phương thức tốn, chẳng hạn thẻ tín dụng, banking, để xác nhận tiến hành toán đặt phịng  Lịch sử đặt phịng: Nếu gia đình đặt phòng khách sạn Mường Thanh trước đây, thơng tin lịch sử đặt phịng trước sử dụng để cung cấp ưu đãi dịch vụ cá nhân hóa khác Từ thơng tin này, phận đặt phịng xác định xử lý đặt phịng cách xác để đảm bảo gia đình có kỳ nghỉ tuyệt vời khách sạn Mường Thanh Thông tin thu thập từ giao dịch: (dữ liệu thơ có từ q trình đặt phịng khách hàng) Từ thơng tin khách hàng cung cấp, hệ thống thông tin giao dịch phận quản lý đặt phòng tiếp nhận nguồn liểu đầu vào khách hàng bao gồm: - Thông tin khách hàng:  Tên khách hàng  Số điện thoại  Địa email  Quốc tịch - - - -  Số CCCD hộ chiếu Thơng tin đặt phịng:  Ngày đến ngày dự kiến  Loại phòng  Chi tiết dịch vụ kèm (ví dụ: dịch vụ phịng, ẩm thực, tiện ích)  Số lượng người lớn trẻ em  Yêu cầu đặc biệt (ví dụ: phịng khơng hút thuốc, giường đơi giường đơn)  u cầu hủy phịng Thơng tin tốn:  Phương thức tốn (thẻ tín dụng, tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng)  Thơng tin thẻ tín dụng (nếu áp dụng) Lịch sử giao dịch:  Tổng số tiền toán  Thời gian ngày toán  Trạng thái tốn (đã tốn, chưa tốn) Thơng tin đặt phịng trước (nếu có):  Lịch sử đặt phòng khách hàng  Ưu đãi chương trình khuyến sử dụng trước Mơ xử lý thông tin giao dịch   Xử lý lần TT đầu vào  Đơn đặt phòng Xử lý  Tổng hợp liệu thô từ giao dịch để đưa danh sách TT đầu 1 Danh sách khách hàng: danh sách bao gồm thông tin khách hàng (Tên khách hàng, số điện thoại, địa email, quốc tịch, số CCCD hộ chiếu) Danh sách đặt phòng tương lai: Danh sách bao gồm tất đặt phòng tồn khách sạn, với thông tin tên khách hàng, ngày đến ngày dự kiến, loại phịng, trạng thái tốn Danh sách dịch vụ kèm: Danh sách liệt kê tất dịch vụ kèm mà khách hàng sử dụng, dịch vụ phòng, ẩm thực, tiện ích Danh sách thơng tin toán: Danh sách bao gồm phương thức toán (thẻ tín dụng, tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng), thơng tin thẻ tín dụng trạng thái tốn (đã tốn, chưa tốn) Danh sách đặt phịng hủy: Danh sách liệt kê đặt phòng bị hủy, cung cấp thông tin lý hủy để khách sạn cải thiện sách hủy đặt phòng  Xử lý lần TT đầu vào 2  Danh sách khách hàng → Dữ liệu khách hàng (số lượng khách hàng đặt phòng, phân loại khách hàng, thống kê quốc tịch khách hàng để xác định nguồn khách hàng quốc tế) Danh sách đặt phòng tương lai → Dữ liệu đặt phòng (Tổng số lượt đặt phòng khoảng thời gian cụ thể, số lượng phòng đặt, số lượng khách lớn trẻ em đặt phòng) Danh sách dịch vụ kèm → Dữ liệu quản lý dịch vụ (Phân bố đặt phịng theo loại phịng gói dịch vụ).  Danh sách thơng tin tốn → Dữ liệu tốn (tổng doanh thu từ giao dịch đặt phịng, phương thức tốn, số lần tốn thành cơng số lần chưa toán) Danh sách đặt phịng hủy → Dữ liệu sách hủy đặt phòng (số lần đặt phòng bị hủy lý hủy) Xử lý     Gửi liệu ban thông tin: tiến hành lưu trữ, phân tích Gửi liệu lễ tân: tiến hành xếp thời gian nhận phòng Gửi liệu tổ dịch vụ phòng:  tiến hành chuẩn bị phòng Gửi liệu ban tài chính: kiểm tra thành tốn, hoàn tiền TT đầu  Dữ liệu khách hàng →  Số lượng lượt đặt phòng khoảng thời gian cụ thể  Số lượng khách hàng theo phân loại (ví dụ: khách hàng thường xuyên, khách hàng VIP, khách hàng doanh nghiệp).   Doanh số bán hàng doanh thu từ nhóm khách hàng  Tổng số khách hàng quốc tế đặt phòng, tỷ lệ khách hàng quốc tế so với khách hàng nước, Quốc gia khu vực nguồn khách hàng quốc tế nhiều  Dữ liệu đặt phòng →  Tổng số lượt đặt phòng khoảng thời gian cụ thể Tổng số lượt đặt phòng từ khách hàng quen thuộc (khách hàng trở lại)  Số lượng phịng đặt khoảng thời gian  Số lượng phòng đặt cho loại phòng cụ thể (ví dụ: phịng đơn, phịng đơi, phịng gia đình)  Tổng số phòng trống lại  Số lượng người lớn trẻ em lượt đặt phòng  Số lượng giường cần chuẩn bị cho lượt đặt phòng Dữ liệu quản lý dịch vụ →  Số lượt đặt phịng dựa gói dịch vụ chương trình khuyến cụ thể  Tỷ lệ sử dụng gói dịch vụ Dữ liệu toán →  Tổng doanh thu từ lượt đặt phòng khoảng thời gian cụ thể  Tổng doanh thu từ loại phịng gói dịch vụ khác  Số lượng giao dịch đặt phòng dựa phương thức tốn (ví dụ: thẻ tín dụng, chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt)  Số lượng giao dịch thành công thất bại dựa phương thức toán  Số lượng giao dịch tốn thành cơng (khách hàng tốn đầy đủ)  Số lượng giao dịch chưa toán (khách hàng chưa hồn thành tốn) Dữ liệu sách hủy đặt phịng →  Tổng số lượt đặt phòng bị hủy khoảng thời gian cụ thể  Phân loại lý hủy đặt phịng (ví dụ: thay đổi kế hoạch, thay đổi lịch trình, khơng cần nữa, tham gia)  Tỷ lệ phần trăm lý hủy   Xử lý lần TT đầu vào Thống kế chi tiết người dùng: tập hợp liệu thông tin cụ thể khách hàng bạn Nó bao gồm số số liệu quan trọng người dùng khách hàng bạn, giúp hiểu rõ họ tạo chiến lược dựa thông tin Thống kê quản lý đặt phòng: Bao gồm thống kê lượt đặt phòng lượt đặt phòng từ khách hàng quen thuộc, liệu loại phòng phòng trống Thống kê liệu tiện ích/ dịch vụ: bao gồm thơng tin liên quan đến hiệu suất gói dịch vụ chương trình khuyến cụ thể 4 Thống kê chi tiết toán: thống kê doanh thu, biểu đồ báo cáo tổng doanh thu doanh thu từ loại phòng dịch vụ khác nhau, liệu giao dịch thành công thất bại Thống kê tỷ lệ hủy phòng: báo cáo số liệu thống kê mô tả tỷ lệ phòng đặt bị hủy khoảng thời gian định so với tổng số phòng đặt khoảng thời gian Xử lý  Gửi báo cáo thống kê quan lãnh đạo phận quản lý đặt phòng TT đầu Phân loại khách hàng tiềm năng: Dựa vào thông tin khách hàng, khách sạn xác định phân loại khách hàng theo nhóm khách hàng thường xuyên, khách hàng doanh nhân, khách du lịch cá nhân, khách hàng đoàn Điều giúp tạo chiến lược tiếp thị phục vụ phù hợp cho nhóm khách hàng Tối ưu hóa phân bổ phịng: Dựa thơng tin loại phịng đặt thời gian đặt phịng, quản lý đặt phịng tối ưu hóa phân bổ phịng để đảm bảo tối đa hóa sử dụng nguồn lực doanh thu Dự báo nhu cầu đặt phòng: Dựa lịch sử đặt phòng yếu tố mùa du lịch, kiện địa phương, yếu tố thời tiết, quản lý đặt phịng dự báo nhu cầu đặt phòng tương lai Điều chỉnh cung cấp dịch vụ: Dựa phân tích, điều chỉnh cung cấp dịch vụ tiện ích để đáp ứng nhu cầu mong muốn khách hàng Quản lý chi tiêu doanh thu: Theo dõi lịch sử giao dịch tổng số tiền toán để quản lý tài khách sạn Đánh giá hiệu suất: Theo dõi hiệu suất đặt phòng doanh thu theo thời gian giúp xác định xem chiến lược có hiệu hay khơng Các thay đổi thực dựa liệu để cải thiện hiệu suất tổng thể Đánh giá ổn định: Thơng qua tỷ lệ hủy phịng, tổ chức doanh nghiệp ngành lưu trú (như khách sạn nhà nghỉ) đánh giá ổn định hiệu hệ thống đặt phòng họ dự đoán nhu cầu thực tế khách hàng KẾT LUẬN Chuỗi khách sạn tư nhân lớn Đơng Dương Mường Thanh hồn thành sứ mệnh lĩnh vực dịch vụ, đưa du lịch Việt Nam ngày phát triển Song song Mường Thanh cải thiện ngày sở vật chất, xây dựng thương hiệu, đội ngũ nhân lực… Trong Bộ phận Đặt phịng Mường Thanh có tiến vượt bậc đáp ứng nhu cầu dịch vụ khách hàng Qua trình tìm hiểu phân tích, nhóm nhận thấy Bộ phận hồn thành tốt cơng việc phải xử lý lượng lớn thơng tin, phân tích cập nhật liệu thường xuyên để tránh bị thiếu sót trình làm việc quản lý Một cách tổng quan, phận đóng vai trị trực tiếp việc mang giá trị doanh thu cho khách sạn Sự chuyên nghiệp hiệu suất nhân viên phận góp phần tạo nên uy tín, danh tiến Do đó, nhóm tin Bộ phận đặt phịng Mường Thanh tiếp tục cải thiện phát triển nhiều tương lai Danh mục tham khảo (n.d.) Retrieved from Mường Thanh Hospitality: https://muongthanh.com/ (n.d.) Retrieved from Mường Thanh Booking: https://booking.muongthanh.com/ ĐIỀU KHOẢN CHUNG (n.d.) Retrieved from Mường Thanh Hospitality: https://booking.muongthanh.com/tin-tuc/dieu-khoan-chung QUY ĐỊNH VỀ XÁC NHẬN THÔNG TIN ĐẶT PHÒNG (n.d.) Retrieved from Mường Thanh Hospitality: https://booking.muongthanh.com/tin-tuc/quy-dinh-ve-xac-nhan-thong-tin-datphong Reservation là gì? Tìm hiểu toàn bộ thông tin liên quan chi tiết nhất (n.d.) Retrieved from ezcloud: https://ezcloud.vn/reservation-la-gi-quy-trinh-reservation-trong-khach-san.html BẢNG ĐÁNH GIÁ Q TRÌNH LÀM VIỆC NHĨM Họ tên MSSV Nhiệm vụ Kết thực Nguyễn Ngọc Phương Uyên Lâm Ngọc Trân 225621006 225621006 Chu Thị Minh Thư Nguyễn Mai Xuân Linh 225621006 225621002 Nguyễn Khải Tín 225621005 Tìm hiểu nguồn thơng tin nội Tìm hiểu nguồn thơng tin bên tổ chức ngồi, viết phần kết Tìm hiểu nguồn thơng tin bên ngồi vào tổ chức Nhu cầu thơng tin phận đó, lấy ví dụ để xử lý, phần mở đầu Hình ảnh, sơ đồ tư minh họa, chỉnh sửa trình bày Thơng tin thu thập từ giao dịch, mơ q trình xử lý thông tin ~~~HẾT~~~ Điểm đánh giá Tốt 10 Tốt 10 Tốt 10 Tốt 10 Tốt 10