Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại ubnd phường ngọc lâm, quận long biên, hà nội

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG NGỌC LÂM, QUẬN LONG BIÊN, HÀ NỘI Mã số: DTSV.2023.001 Chủ nhiệm đề tài : Vương Quế Chi Lớp/Khoa : 2105VTLA Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Cán hướng dẫn : Th.s Phạm Thị Hạnh Hà Nội – 2023 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu khoa học “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn lập hồ sơ UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội” thực với giúp đỡ giảng viên hướng dẫn Th.s Phạm Thị Hạnh cán bộ, công chức công tác UBND phường Ngọc Lâm Các nội dung nghiên cứu đề tài xác thực không chép hình thức Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2023 Nhóm sinh viên Vương Quế Chi Nguyễn Thùy Linh LỜI CẢM ƠN Nhóm nghiên cứu xin gửi lời cảm ơn giảng viên khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng, Học viện Hành Quốc gia - người truyền đạt kiến thức quý báu cho nhóm nghiên cứu suốt thời gian học tập vừa qua Xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ths Phạm Thị Hạnh tận tình hướng dẫn cho suốt thời gian thực đề tài Sau xin cảm ơn gia đình, bạn bè cán bộ, công chức UBND phường Ngọc Lâm giúp đỡ, hỗ trợ trình làm đề tài nghiên cứu Trong trình thực hiện, kiến thức, kinh nghiệm chúng tơi cịn số hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót Vậy, mong quan tâm đóng góp thầy, cô cán bộ, công chức UBND phường Ngọc Lâm để đề tài nghiên cứu khoa học chúng tơi hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2023 Nhóm sinh viên Vương Quế Chi Nguyễn Thùy Linh BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Tên viết tắt Tên đầy đủ VBQPPL Văn quy phạm pháp luật CNTT Công nghệ thông tin CTVT Công tác văn thư CSDL Cơ sở liệu DANH MỤC BẢNG BIỂU Tên bảng STT Trang Bảng 2.1 Thống kê số lượng văn UBND phường ban hành từ năm 2020 đến 26 13/4/2023 Bảng 2.2 Bảng mô tả tên trường thông tin Bảng 2.3 Thống kê văn đến từ năm 2020 – 13/4/2023 Bảng 2.4 Bảng mô tả tên trường thông tin 29 34 36 DANH MỤC HÌNH ẢNH Tên hình ảnh STT Hình 2.1 Giao diện phần mềm quản lý văn Điều hành tác nghiệp Văn phòng UBND phường Ngọc Lâm Trang 23 Hình 2.2 Giao diện phần mềm quản lý văn điều hành đăng nhập thành công Văn phòng UBND phường Ngọc 28 Lâm Hình 2.3 Giao diện quản lý văn phần mềm Điều hành tác nghiệp Văn phòng UBND phường Ngọc Lâm Hình 2.4 Giao diện thơng tin đăng ký văn Văn phòng UBND phường Ngọc Lâm Hình 2.5 Giao diện “chờ phát hành” phần mềm Điều hành tác nghiệp Văn phòng UBND phường Ngọc Lâm 28 29 30 Hình 2.6 Giao diện thơng tin trích yếu phần mềm Điều hành tác nghiệp Văn phòng UBND phường Ngọc 30 Lâm Hình 2.7 Đóng dấu văn UBND phường Ngọc Lâm Hình 2.8 Sao y từ văn giấy Văn phịng UBND phường Ngọc Lâm Hình 2.9 Giao diện lưu văn hệ thống Văn phòng UBND phường Ngọc Lâm 31 32 33 Hình 2.10 Giao diện phần mềm quản lý văn điều hành 10 đăng nhập thành cơng Văn phịng UBND phường Ngọc Lâm 35 Hình 2.11 Giao diện mục quản lý văn phần mềm 11 Điều hành tác nghiệp Văn phòng UBND phường Ngọc 35 Lâm Hình 2.12 Giao diện thơng tin văn đến phần 12 mềm Điều hành tác nghiệp Văn phịng UBND phường 36 Ngọc Lâm Hình 2.13 Giao diện văn đến xử phần 13 mềm Điều hành tác nghiệp Văn phòng UBND phường 37 Ngọc Lâm 14 15 16 Hình 2.14 Giao diện chi tiết văn đến phần mềm Điều hành tác nghiệp Văn phịng UBND phường Ngọc Lâm Hình 2.15 Bìa hồ sơ cơng việc phận địa - xây dựng UBND phường Ngọc Lâm Hình 2.16 Kho lưu trữ UBND phường Ngọc Lâm 38 43 44 DANH MỤC SƠ ĐỒ Tên sơ đồ STT Trang Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội Quy trình tiếp nhận văn điện tử 17 đến Sơ đồ Quy trình tiếp nhận văn điện tử đến 18 Sơ đồ Quy trình soạn thảo quản lý văn 19 Sơ đồ Quy trình lập hồ sơ UBND phường Ngọc Lâm 40 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan vấn đề nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Giả thuyết khoa học Kết cấu đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Ý nghĩa việc ứng dụng CNTT công tác quản lý văn lập hồ sơ 1.1.3 Yêu cầu ứng dụng CNTT công tác quản lý văn lập hồ sơ 11 1.1.4 Trách nhiệm ứng dụng CNTT công tác quản lý văn lập hồ sơ 12 1.2 Cơ sở pháp lý 14 1.2.1 Quy định Nhà nước 14 1.2.2 Quy định UBND thành phố Hà Nội ứng dụng CNTT công tác quản lý văn lập hồ sơ 17 CHƯƠNG THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG NGỌC LÂM, QUẬN LONG BIÊN, HÀ NỘI 16 2.1 Giới thiệu khái quát UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội 16 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển UBND phường Ngọc Lâm 16 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Ngọc Lâm 16 2.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND phường Ngọc Lâm 17 2.2 Văn quy định UBND phường Ngọc Lâm ứng dụng CNTT công tác quản lý văn lập hồ sơ 17 2.3 Cơ sở vật chất nhân phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác quản lý văn lập hồ sơ UBND phường Ngọc Lâm, Quận Long Biên, Hà Nội 21 2.3.1 Cơ sở vật chất 21 2.3.2 Nhân 24 2.4 Ứng dụng CNTT công tác quản lý văn lập hồ sơ UBND phường Ngọc Lâm, Quận Long Biên, Hà Nội 24 2.4.1 Quản lý văn 26 2.4.2 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 38 CHƯƠNG NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG NGỌC LÂM, QUẬN LONG BIÊN, HÀ NỘI 48 3.1 Nhận xét 44 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn lập hồ sơ Error! Bookmark not defined 3.2.1 Xây dựng ban hành văn quy định, hướng dẫn việc ứng dụng CNTT công tác quản lý văn lập hồ sơ 48 3.2.2 Tăng cường lãnh đạo, đạo UBND phường Ngọc Lâm việc ứng dụng CNTT công tác quản lý văn lập hồ sơ 53 3.2.3 Tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, công chức ứng dụng CNTT công tác quản lý văn lập hồ sơ 54 3.2.4 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn lập hồ sơ 55 Công chức chuyên trách vào Danh mục hồ sơ UBND phường lựa chọn hồ sơ tài liệu, xác định hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản từ năm trở lên, thực việc nộp lưu tài liệu điện tử tài liệu định dạng khác hệ thống quản lý văn điều hành vào lưu trữ quan Lưu trữ UBND phường kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ theo Danh mục hồ sơ 3.2 Xây dựng ban hành quy chế văn thư, lưu trữ UBND phường Ngọc Lâm Căn Luật tổ chức quyền địa phương; Luật ban hành văn quy phạm pháp luật; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định 30/2020/NĐCP công tác văn thư; Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu Nhóm nghiên cứu đề xuất dự thảo quy chế công tác văn thư, lưu trữ cho UBND phường Ngọc Lâm Nội dung quy chế gồm nội dung sau: - Phạm vi đối tượng áp dụng quy chế + Quy chế quy định hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo UBND phường Ngọc Lâm; + Nội dung công tác văn thư, công tác lưu trữ UBND phường + Quy chế áp dụng tất cán bộ, công chức người lao động UBND phường Ngọc Lâm - Giải thích từ ngữ: văn bản, văn hành chính, văn chuyên ngành, văn điện tử, văn đi, văn đến, hồ sơ, lập hồ sơ… - Trách nhiệm thực công tác văn thư, lưu trữ UBND phường: lãnh đạo UBND, công chức chun trách, cơng chức văn phịng- thống kê - Bảo vệ bí mật nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ - Quy định cụ thể quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản, lập hồ sơ (đặc biệt trọng đến nội dung ứng dụng CNTT công tác này), nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; quản lý, sử dụng 52 dấu thiết bị lưu khố bí mật UBND phường; trách nhiệm lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Quy định hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ: thu thập, bổ sung tài liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; lưu trữ, sử dụng văn điện tử ký số; bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Khen thưởng, xử lý vi phạm công tác văn thư, lưu trữ quan Quy chế văn thư, lưu trữ phải đảm bảo tính hợp pháp, xác, rõ ràng, đảm bảo tính thực tiễn, tính hiệu quả, khoa học từ cán bộ, công chức thực công tác văn thư, lưu trữ nói chung, cơng tác quản lý văn lập hồ sơ nói riêng 3.3 Tăng cường lãnh đạo, đạo UBND phường Ngọc Lâm việc ứng dụng CNTT công tác quản lý văn lập hồ sơ Trong quan, tổ chức, lãnh đạo, đạo lãnh đạo điều kiện tiên quyết định đến chất lượng cơng việc quan UBND phường Ngọc Lâm ứng dụng CNTT xử lý công việc vài năm trở lại Vì vậy, việc ứng dụng CNTT công tác quản lý văn lập hồ sơ cần đến quan tâm, đạo lãnh đạo hết Lãnh đạo UBND phường Ngọc Lâm người trực tiếp đưa phương án triển khai công việc cho phận nên họ có ảnh hưởng trực tiếp đến công việc công chức chuyên trách Đối với việc ứng dụng CNTT công tác quản lý văn lập hồ sơ cần tăng cường tra, kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn phận chấp hành theo quy định pháp luật văn thư, lưu trữ Ngoài ra, lãnh đạo UBND cần thường xuyên thẩm định, kiểm tra quy trình, chất lượng kết thực việc ứng dụng CNTT vào công tác quan Hàng năm phải rà soát, xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT vào cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn lập hồ sơ nói riêng 53 Cơng chức chun trách, cơng chức văn phịng- thống kê tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo tầm quan trọng ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn lập hồ sơ; công chức phụ trách công nghệ thông tin kết hợp với văn thư quan đề xuất, xây dựng phương án ứng dụng CNTT công tác quản lý văn lập hồ sơ lên lãnh đạo UBND; nhằm nâng cao chất lượng cho công tác 3.4 Tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, công chức ứng dụng CNTT công tác quản lý văn lập hồ sơ Công tác quản lý văn lập hồ sơ có vai trị quan trọng hoạt động quan, tổ chức nói chung, UBND phường Ngọc Lâm nói riêng Thực cơng tác không trách nhiệm cá nhân mà “chung tay” nhiều cá nhân quan Để nội dung thực tốt, quy định, phát huy hiệu quả, việc cử cán công chức tham gia lớp tập huấn ứng dụng CNTT công tác quản lý văn lập hồ sơ vô cần thiết Cán bộ, công chức chuyên trách người trực tiếp sử dụng xử lý công việc máy tính Vì vậy, kĩ tin học nói chung CNTT phần mềm quản lý văn nói riêng cần trọng bồi dưỡng liên tục Không thể phủ nhận rằng, thời đại công nghệ ngày cải tiến đại ngày kĩ cơng nghệ thơng tin giúp công chức chuyên môn sử dụng phần mềm để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải thu thập thơng tin có hiệu Đồng thời, giúp họ nhận thức hệ thống, hệ thống thông tin chuyên nghiệp thiết bị điện tử để ứng dụng trực tiếp công tác Đặc biệt, cần tập trung đào tạo việc sử dụng phần mềm, cần trực tiếp thực thao tác mẫu để cán bắt kịp tiến độ am hiểu phần mềm, từ cơng tác xử lý trơn chu xác Ngồi ra, cán công chức UBND phường Ngọc Lâm cần phải trải nghiệm, thực hành trực tiếp khâu nghiệp vụ hướng 54 dẫn chuyên gia Nếu nghe bồi dưỡng lý thuyết không đủ, tổ chức buổi tập huấn lãnh đạo UBND phường Ngọc Lâm cần trọng đến việc cải thiện nâng cao kĩ cán công chức Mặt khác, UBND phường tiến hành kiểm tra định kì chất lượng cán cơng chức để điều chỉnh phương án bồi dưỡng, tập huấn phù hợp 3.5 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn lập hồ sơ Để nâng cao hiệu chất lượng ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn lập hồ sơ cần phải có đầu tư kinh phí để chi trả, mua quyền hệ thống, trang thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin Hiện nay, Văn phòng UBND trang bị máy tính, máy scan tương đối đại bước đầu đáp ứng nhu cầu quản lý văn bản, tra tìm thông tin phục vụ cho công việc cán cơng chức Trước phát triển nhanh chóng thời đại khoa học công nghệ ngày nay, đầu tư khơng lựa chọn tính tốn kỹ dẫn đến lạc hậu việc nâng cấp khó theo kịp với phát triển Các trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn lập hồ sơ máy tính, máy in, máy scan, fax, hệ thống quản lý văn điều hành cần phải kiểm tra định kỳ Các trang thiết bị tài sản Văn phòng để theo dõi quản lý, cuối năm cần phải kiểm kê toàn thiết bị CNTT để xây dựng kế hoạch mua sắm, nâng cấp thiết bị phục vụ cho ứng dụng CNTT, đáp ứng yêu cầu quản lý sử dụng Đối với máy tính tần suất sử dụng cao khối lượng lưu trữ lớn nên cần phải kiểm tra thường xuyên giải phóng nhớ 3.6 Cập nhật nâng cao chất lượng phần mềm quản lý văn theo định kì tháng lần Mọi ứng dụng thời đại công nghệ bị lỗi thời nhà sản xuất không kịp thời cập nhật phát triển Phần mềm UBND sử dụng để phục vụ cho công tác quản lý văn vậy, cần phải thường xuyên 55 khởi động, chạy lại cập nhật tính mới, phát triển công cụ cho phù hợp với thời đại công việc Qua khảo sát thực tế, phần mềm Điều hành tác nghiệp không phục vụ cơng tác quản lý văn mà cịn tích hợp nhiều tính khác để thực hiện, xử lý cơng việc hành khác UBND phường Ngọc Lâm Chính thế, lượt truy cập khối lượng tài liệu lưu trữ phần mềm quan tương đối nhiều, không thường xuyên “dọn dẹp”, cập nhật phát triển hệ thống bị trì trệ, đơ, lỗi, ảnh hưởng tới cơng việc Dựa tảng có sẵn, hàng năm, lãnh đạo UBND quận Long Biên nói chung phường Ngọc Lâm nói riêng nên cho tiến hành cải thiện bổ sung tính mới, phù hợp cần thiết phần mềm Điều hành tác nghiệp Thời gian thích hợp để bảo hành phần mềm tháng lần Khi thực việc cập nhật nâng cao chất lượng phần mềm, nên trọng vào khả lưu trữ tài liệu, tập trung phát triển tính tiện ích, nhanh gọn tránh rườm rà nhiều bước thao tác xử lý công việc hệ thống Đặc biệt, sau hồn tất bảo hành phần mềm, cơng chức chuyên trách UBND phường Ngọc Lâm trải nghiệm, thực công việc trực tiếp, đưa nhận xét, đánh giá góp ý để hồn thiện tạo phiên tốt cho phần mềm, tránh việc kĩ sư CNTT tập trung phát triển mà quên phần mềm phải phù hợp với người trực tiếp sử dụng 3.7 Xây dựng tính lập hồ sơ điện tử phần mềm Điều hành tác nghiệp quan Hiện nay, phần mềm Điều hành tác nghiệp có hệ thống quản lý văn đi, đến, lãnh đạo UBND quận Long Biên, lãnh đạo UBND phường Ngọc Lâm cần nhanh chóng cho triển khai xây dựng tính lập, lưu hồ sơ hệ thống Qua khảo sát thực tế UBND phường Ngọc Lâm, số lượng hồ sơ, tài liệu quan tương đối nhiều UBND phường Ngọc Lâm có kho lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu Tuy nhiên cách mạng cơng nghiệp 4.0 nay, việc tích hợp hệ thống quản lý văn điều hành với phần mềm lập hồ sơ quản lý hồ sơ phần mềm Điều hành 56 tác nghiệp cần thiết Lãnh đạo UBND quận Long Biên cần kết hợp với lãnh đạo UBND phường Ngọc Lâm, thảo luận với ban ngành liên quan đến công nghệ để đưa kế hoạch cụ thể Sau xây dựng kế hoạch lãnh đạo cần cho triển khai nghiên cứu phát triển cơng cụ hệ thống nhanh chóng Nhà cung cấp phần mềm Điều hành tác nghiệp có trách nhiệm tiếp nhận xử lý đầu mục cần có hệ thống lập nộp hồ sơ điện tử kế hoạch đề (Danh mục hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, chế độ quản lý hồ sơ, quản lý tra cứu hồ sơ ) Khi tích hợp hệ thống lập nộp hồ sơ điện tử phần mềm Điều hành tác nghiệp, nhà cung cấp cần điều chỉnh nội dung cho phù hợp với thao tác xử lý công việc cán cơng chức chun trách, tránh tình trạng xáo trộn, khó thực làm việc Việc xây dựng tích hợp nhiều ứng dụng phần mềm giúp thông tin, giấy tờ, tài liệu có liên quan tập trung thành khối thống nhất, hỗ trợ việc quản lý, tra cứu lưu trữ an toàn, hiệu Tiểu kết chương 3: Từ thực trạng nhóm khảo sát chương 2, chương đề xuất vài giải pháp tới lãnh đạo UBND phường, tới quan cấp để đưa sách nhằm giải vấn đề cịn hạn chế nâng cao cơng tác quản lý văn lập hồ sơ UBND phường Ngọc Lâm Ứng dụng CNTT việc mang tính cập nhật cần thiết nên cơng tác quản lý văn đi, đến lập hồ sơ cần phải quan tâm sát đặc biệt trọng đến 57 KẾT LUẬN Trong thời đại 4.0, công nghệ thông tin lĩnh vực ưu tiên trọng hàng đầu hầu hết quốc gia giới Công nghệ thông tin vào đời sống xã hội người, phần thiếu tạo giá trị, thành tựu bật giúp ích nhiều cho nhân loại Hiện nay, Việt Nam đà phát triển, hội nhập quốc tế, mà Đảng Nhà nước đặc biệt quan tâm đến lĩnh vực mang xu hướng phát triển đại hóa Nhận thức rõ tầm quan trọng cơng nghệ thơng tin vào q trình xử lý, giải cơng việc, Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội nói chung, UBND phường Ngọc Lâm nói riêng triển khai phần mềm điện tử nhằm phục vụ, đáp ứng công tác quản lý điều hành hoạt động quan Việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn lập hồ sơ hỗ trợ cho việc quản lý, lưu trữ thông tin quan dễ dàng Quản lý văn lập hồ sơ phần mềm tránh tình trạng tài liệu bị thất lạc, ngồi thư viện điện tử cịn tạo thuận lợi cho việc tra cứu thông tin, tài liệu nhanh chóng, xác Đề tài chủ yếu hệ thống lại thông tin việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn lập hồ sơ UBND phường Ngọc Lâm Qua trình tìm hiểu việc ứng dụng CNTT vào cơng tác quản lý văn lập hồ sơ UBND phường Ngọc Lâm, thấy bản, phịng ban thuộc quan thực tốt công tác quản lý văn lập hồ sơ theo quy định Đồng thời trước thực trạng ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn lập hồ sơ UBND phường Ngọc Lâm đánh giá ưu điểm, hạn chế, nhóm nghiên cứu đề xuất số giải pháp nhằm hạn chế tồn phát huy, đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn lập hồ sơ Vì vậy, với đề tài nói riêng lĩnh vực ứng dụng CNTT vào công tác cải cách hành nói chung cần tìm tịi, nghiên cứu sâu 58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Triệu Văn Cường, Giáo Trình Văn Thư (NXB Lao Động 2017) Dương Mạnh Hùng (2007), Một vài ý kiến xây dựng danh mục hồ sơ, hồ sơ tập lưu công văn điện tử; Dương Văn Khảm (2018), Xây dựng văn thư- lưu trữ theo mơ hình chuyển đổi số phủ điện tử, số 11/2018; Kiều Thị Ngọc Mai (2000), Ý kiến công tác quản lý tài liệu lập hồ sơ Cơ quan quản lý hành nhà nước, số 6/2000; Nguyễn Quang Ninh, Hồng Dân (1996), Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục Hà Nội, Hà Nội; Tôn Bảo Nga (2023) Chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội; Văn Tất Thu (1998), Học Tập cách viết Bác Hồ nhằm nâng cao chất lượng văn quản lý hành nhà nước, Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 05/1998; Kế hoạch số 179/KH-UBND ngày 27/05/2019 công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2020 - 2025 tầm nhìn đến năm 2030 UBND phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội 10 Luật Công nghệ thông tin năm 2006 11 Luật Tổ chức quyền địa phương 2015 số 77/2015/QH13; 12 Luật bảo vệ bí mật nhà nước 2018 số 29/2018/QH14; 13 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật 2015 số 80/2015/QH13; 14 Luật số 63/2020/QH14 Quốc hội: Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; 16 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Cơng tác văn thư; 59 17 Quyết định 12/2020/QĐ-UBND Hà Nội Quy chế tiếp nhận, xử lý quản lý văn điện tử; 18.Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 Bộ Thông tin Truyền thông việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước; 19 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội Vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức hệ thống quản lý tài liệu điện tử qua trình xử lý công việc quan, tổ chức 20 Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT Bộ Thông tin Truyền thông: Quy định Danh mục tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số theo mơ hình ký số thiết bị di động ký số từ xa 21 Thông tư 10/2022/TT-BNV thời hạn quản tài liệu 22 Bộ Giáo Dục Và Đào Tạo, Bộ GDĐT ban hành Thông tư quy định ứng dụng CNTT quản lý, tổ chức đào tạo qua mạng, năm 2016 https://moet.gov.vn/giaoducquocdan/tang-cuong-ung-dung cntt/Pages/Default.aspx?ItemID=3787 (truy cập 19/12/2022) 23 Ủy Ban Nhân Dân - Phường Ngọc Lâm, http://ngoclam.longbien.hanoi.gov.vn/uy-bannhan-dan (truy cập 15/11/2022) 60 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Trụ sở UBND phường Ngọc Lâm 61 Phụ lục 2: Cán văn phòng thống kê UBND phường Ngọc Lâm thao tác phần mềm quản lý văn Điều hành tác nghiệp Phụ lục 3: Cán văn phòng thống kê kiêm nhiệm văn thư làm 62 Phụ lục 4: Sinh viên vấn cán công chức văn phòng thống kê 63 Phụ lục 5: Cán công chức chuyên trách hướng dẫn thao tác phần mềm Điều hành tác nghiệp 64 Phụ lục 6: Kệ tủ để hồ sơ văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh UBND phường Ngọc Lâm Phụ lục 7: Tủ để hồ sơ, tài liệu, văn , giấy tờ văn phòng UBND phường Ngọc Lâm 65 Phụ lục 8: Hình ảnh Quyết định 12/2020/QĐ-UBND Hà Nội Quy chế tiếp nhận, xử lý quản lý văn điện tử 66