Nhiệm Vụ
Bộ phận đón tiếp
Nhiệm vụ chính bao gồm đón tiếp và giải quyết yêu cầu của khách hàng, chuyển thông tin đến các bộ phận liên quan, hướng dẫn khách hàng trong thủ tục đăng ký và trả phòng, cũng như thu phí cho các dịch vụ khác mà khách sử dụng Bên cạnh đó, cần lưu trữ thông tin khách hàng trên hệ thống và báo cáo tình hình hoạt động cho quản lý, đồng thời liên kết và hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Bộ phận buồng phòng
Nhiệm vụ chính bao gồm chuẩn bị buồng và duy trì trạng thái sẵn sàng đón khách, thực hiện vệ sinh buồng phòng hàng ngày cùng với các khu vực tiền sảnh và công cộng Cần kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị và vật dụng trong quá trình làm vệ sinh Ngoài ra, nhận và giao các dịch vụ phục vụ khách, đồng thời thông báo cho bộ phận lễ tân về các vấn đề liên quan và nắm bắt tình hình khách thuê phòng.
Bộ phận nhà hàng
Nhiệm vụ chính của hoạt động kinh doanh ăn uống bao gồm ba lĩnh vực: chế biến thực phẩm, lưu thông hàng hóa và tổ chức phục vụ dịch vụ ăn uống tại khách sạn Đội ngũ cũng đảm bảo phục vụ ăn uống cho nhân viên khách sạn và cung cấp các dịch vụ bổ sung như tổ chức tiệc, buffet cho hội thảo, cùng các sự kiện tiệc theo yêu cầu của khách hàng.
Bộ phận kế toán – tài chính
Nhiệm vụ bao gồm lập chứng từ liên quan đến việc hình thành và sử dụng vốn, xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận cũng như toàn bộ khách sạn, và lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm Ngoài ra, cần quản lý và giám sát các hoạt động thu, chi một cách hiệu quả.
Bộ phận nhân sự
Nhiệm vụ chính bao gồm tổ chức và sắp xếp cán bộ, nhân viên, ban hành các thể chế và quy chế làm việc, đồng thời theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên ở các bộ phận khác nhau.
Bộ phận kĩ thuật
Nhiệm vụ bao gồm theo dõi và bảo trì định kỳ các thiết bị trong khách sạn, sửa chữa công cụ và thiết bị theo yêu cầu của các bộ phận khác, cũng như thực hiện công việc trang trí sân khấu và chuẩn bị âm thanh cho hội trường khi khách sạn tổ chức hội nghị, hội thảo hoặc khi có yêu cầu từ khách hàng.
Bộ phận bảo vệ
Nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ bao gồm tuần tra và canh gác theo ca, luôn sẵn sàng ứng phó với sự cố Họ có trách nhiệm trông giữ xe cho khách và nhân viên của các bộ phận khác trong khách sạn Bên cạnh đó, nhân viên bảo vệ còn hỗ trợ bộ phận lễ tân trong việc hướng dẫn và chuyển hành lý của khách vào và ra khỏi khách sạn, đồng thời hợp tác với các bộ phận khác để hoàn thành nhiệm vụ chung.
Bộ phận kinh doanh tổng hợp
Nhiệm vụ chính bao gồm lập kế hoạch tìm kiếm khách hàng, tiếp thị sản phẩm, và nghiên cứu thị trường cùng với đối thủ cạnh tranh Ngoài ra, cần thống kê, phân tích và đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn Việc khảo sát ý kiến khách hàng cũng rất quan trọng để cung cấp thông tin cho cấp trên nhằm đổi mới và nâng cấp dịch vụ một cách hiệu quả.
Bộ phận quầy hàng, bán hàng lưu niệm
Nhiệm vụ của chúng tôi là tìm kiếm những sản phẩm đẹp, độc đáo và chất lượng để giới thiệu đến khách hàng của khách sạn, đồng thời phát hiện các sản phẩm riêng biệt nhằm tạo điểm nhấn thu hút cho khách sạn.
Bộ phận vui chơi giải trí: thể thao, spa, massage, casino, vũ trường
Nhiệm vụ: tìm hiểu nhu cầu và thiết kế các chương trình phù hợp; tổ chức các buổi tiệc, liên hoan, các trò chơi khi có yêu cầu.
Các Nghiệp Vụ
Công việc 1: Vai trò và chức năng của người quản lý khách sạn
1 Tổ chức và vai trò của người quản lý khách sạn nhỏ
2 Quản lý khách sạn nhỏ
3 Chức năng và công việc hàng ngày của người quản lý khách sạn nhỏ
4 Trách nhiệm của người quản lý khách sạn nhỏ trong việc kiểm soát nội bộ
5 Chăm sóc khách với cương vị là người quản lý khách sạn span>
6 Chăm sóc khách với cương vị là người quản lý khách sạn (kiến thức)
Công việc 2: Quản lý nghiệp vụ buồng
1 An ninh và an toàn
3 Kiểm tra tình trạng buồng
Công việc 3: Quản lý nghiệp vụ lễ tân
1 Quy trình nhận đặt buồng
2 Công nghệ thông tin và lễ tân
3 Quy trình nhận và trả buồng
4 An ninh, kiểm soát chìa khóa và đối phó với các trường hợp khẩn cấp
Công việc 4: Quản lý nghiệp vụ ăn uống
1 Xác định nhu cầu của khách
2 Các loại đồ ăn, đồ uống phục vụ trong nhà hàng và lập thực đơn
3 An toàn và vệ sinh thực phẩm
4 Chuẩn bị ca làm việc của nhà hàng
5 Các mối quan hệ công việc hiệu quả và phương pháp làm việc
Công việc 5: Quản lý nghiệp vụ kế toán
1 Hiểu biết các khái niệm cơ bản của kế toán
2 Thực hành kế toán và thuật ngữ kế toán
5 Báo cáo kết quả kinh doanh
Công việc 6: Quản trị nhân sự
1 Giới thiệu về chức năng quản lý nhân sự
2 Tuyển dụng, thuê và sa thải nhân viên
3 Hợp đồng lao động và lương
4 Đào tạo định hướng và sổ tay nhân viên
5 Bản mô tả công việc
6 Đánh giá năng lực làm việc
Công việc 7: Quản lý hoạt động Marketing
3 Công cụ marketing P – Sản phẩm : Định vị thị trường và đánh giá sản phẩm
5 Công cụ marketing P – Địa điểm: Kênh phân phối và đại diện
6 Công cụ marketing P – Xúc tiến: Quảng cáo
7 Công cụ marketing P – Xúc tiến: Tìm hiểu thực tế/ Quan hệ công chúng/ Bán hàng cá nhân
8 Nghiên cứu và thống kê
Điều Kiện
Hệ thống của chúng tôi dễ dàng truy cập, đảm bảo rằng khi hết hàng, chúng tôi sẽ nhanh chóng nhập thêm hàng để đáp ứng nhu cầu Cổng thanh toán được thiết kế rõ ràng, giúp khách hàng dễ dàng thực hiện giao dịch Chúng tôi cam kết cung cấp bảo mật dữ liệu tối ưu, bảo vệ thông tin của khách hàng Ngoài ra, hệ thống quản lý khách hàng hiệu quả, cho phép theo dõi và chăm sóc khách hàng tốt hơn Chúng tôi cũng đảm bảo trả lương nhân viên hàng tháng một cách kịp thời và chính xác, đồng thời tổng kết tiền hàng tháng để quản lý tài chính hiệu quả.
SƠ ĐỒ USE CASE
SƠ ĐỒ ACTIVITY
Quản lý nhân viên
- Tóm tắt : Giúp người quản trị khách sạn có thể quản lý nhân viên của mình.
- Dòng sự kiện chính : nhẫn “Cập nhật”, thông tin về nhân viên sẽ được cập nhật vào bảng CSDL.
Để xóa nhân viên, người quản trị cần nhập mã nhân viên (NV) và chọn tùy chọn xóa Sau khi thực hiện, hệ thống sẽ tự động cập nhật danh sách nhân viên trong khách sạn.
● Nếu như chọn thêm thì không cần nhập thông tin mã khách hàng vì mã KH tự tăng.
Trong quá trình nhập liệu, nếu xảy ra lỗi liên quan đến họ tên, số CMTND hoặc SĐT, hệ thống sẽ thông báo lỗi để người quản trị nắm bắt Ví dụ, lỗi có thể xuất hiện khi họ tên ngắn hơn 4 ký tự hoặc số CMTND không đúng 9 chữ số.
● Hoặc khi đăng nhập có sai sót về tên truy cập hoặc mật khẩu khi admin đăng nhập , hệ thống cũng hiện thông báo cho người quản trị biết
Khi quyết định xóa một nhân viên, hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận Nếu bạn chọn không, nhân viên sẽ được giữ lại; ngược lại, nếu bạn chọn có, nhân viên sẽ bị xóa.
Lập hóa đơn
- Tóm tắt : Ca sử dụng này cho phép lập và ¡n hóa đơn tính tiền , chi phí mà khách hàng phải trả dụng.
● Sau đó , nhân viên có nhiệm vụn và sao lưu hóa đơn, giữ lại và giao cho khách
● Nếu có sai sót trong khâu nhập : về ngày thuê , ngày trả
VD: như ngày thuê sau ngày trả, hệ thông sẽ thông báo cho nhân viên biết và yêu cầu nhập lại
Khi thông tin được nhập thành công, hóa đơn sẽ tự động được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu sau khi in, giúp dễ dàng tìm kiếm và chỉnh sửa sau này.
Lập báo cáo
Ca sử dụng giúp quản trị viên thu thập thông tin và báo cáo từ nhân viên, từ đó tổng hợp thành báo cáo hàng tháng hoặc theo yêu cầu về doanh thu, tình trạng phòng, và danh sách khách hàng thuê.
● Lựa chọn cách tổng hợp : có thể theo tháng, tuần , hoặc theo thời gian
● Người quản trị chọn “Lưu” và có thể in báo cáo
Nếu có sai sót trong tên truy cập hoặc mật khẩu của người quản trị khi đăng nhập, hệ thống sẽ hiển thị thông báo để người quản trị được thông báo.
Quản lý tiện nghi
Ca sử dụng này giúp quản lý thông tin về các tiện nghi trong phòng khách sạn, đồng thời tự động cập nhật vào bảng cơ sở dữ liệu (CSDL).
Nếu nhân viên quyết định xóa, họ cần nhập chính xác thông tin về mã tiện nghi Sau khi xác nhận lựa chọn xóa, thông tin liên quan đến tiện nghi đó sẽ được loại bỏ khỏi cơ sở dữ liệu.
● Nếu như thêm tiện nghi thì không cần phải nhập mã tiện nghi vì mã tiện nghi tự tăng
Nếu trong quá trình nhập liệu xảy ra sai sót, chẳng hạn như nhập mã tiện nghi để xóa hoặc sửa mà mã đó không tồn tại trong cơ sở dữ liệu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo cho nhân viên biết.
Quản lý dịch vụ
- Tóm tắt : Dùng đề quản lý dịch vụ có trong khách sạn
● Nhân viên đăng nhập vào hệ thống bằng tài quản của mình , lựa chọn từng chức
Nếu nhân viên quyết định xóa dịch vụ, họ cần nhập chính xác mã dịch vụ cần xóa Sau khi nhân viên xác nhận, thông tin về dịch vụ đó sẽ được loại bỏ khỏi cơ sở dữ liệu.
● Nếu có sai sót trong quá trình nhập (tên DV, giá DV ), hệ thông có hiện thông báo cho nhân viên biết
Quản lý thuê dịch vụ
- Tóm tắt : Ca sử dụng dùng đề quản lý việc cho thuê dịch vụ trong khách sạn
● Nhân viên lễ tân lập phiếu đăng ký sử dụng dịch vụ cho khách hàng
Sau khi hoàn tất dịch vụ, nhân viên lễ tân sẽ lập phiếu thu và in sao lưu để giao cho khách hàng Chi phí dịch vụ sẽ được cộng vào tổng số tiền trong hóa đơn thanh toán khi khách trả phòng.
VI SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ